Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 37 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Dalam rangka pelaksanaan rencana kinerja diperlukan adanya pengendalian terhadap pelaksanakan kegiatan yang harus dilaksanakan secara berkala. Salah satu cara untuk melaksanakan pengendalian kegiatan adalah dengan menyampaikan laporan secara berkala. Dari laporan tersebut dapat diketahui mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan, realisasi anggaran, permasalahan yang dihadapi serta bagaimana pemecahan masalah tersebut. Untuk mengoptimalkan mekanisme monitoring pelaksanaan program kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diperlukan mekanisme pelaporan yang baku dan dapat memberikan informasi yang optimal bagi pimpinan. Untuk itu, agar penyusunan Laporan Berkala/Periodik dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka perlu untuk ditetapkan dalam prosedur tetap. Adapun jenis laporan berkala yang harus disusun oleh unit kerja dilingkungan ANRI adalah Laporan Triwulan I s.d Laporan Triwulan IV yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan selama kurun waktu 3 (tiga) bulan dan Laporan Tahunan yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan selama 1 (satu) tahun.
B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas, benar dan pasti mengenai penyusunan laporan berkala/periodik. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan secara terencana yang mampu mendukung kelancaran penyusunan laporan berkala di lingkungan ANRI, serta sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Biro Perencanaan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan ANRI. Prosedur Tetap tentang Laporan Berkala/Periodik ini meliputi Penyusunan Laporan Berkala/Periodik; Persiapan Teknis dan Penyampaian Permintaan Penyusunan Laporan Berkala/Periodik; Penerimaan Laporan Berkala/Periodik dari Unit Kerja Eselon II di Lingkungan ANRI; Pembuatan dan Penulisan Konsep Laporan; Penyampaian, Penelaahan dan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik; Penggandaan dan Distribusi.
Keluaran (output) dari kegiatan ini adalah dokumen Laporan Triwulan I, Laporan Triwulan II, Laporan Triwulan III, Laporan Triwulan IV dan Laporan Tahunan ANRI. Kemanfaatan (outcome) adalah diperolehnya informasi perkembangan pelaksanaan kegiatan secara periodik/berkala, serta mengungkapkan pencapaian pelaksanaan kegiatan ANRI dalam suatu periode tertentu. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata naskah Dinas; 3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan di lingkungan ANRI; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat capaian pelaksanaan suatu kegiatan/ program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan tujuan, sasaran, misi dan visi organisasi. 2. Laporan Berkala adalah laporan pelaksanaan rencana kinerja unit kerja pada satuan organisasi yang disusun oleh pejabat struktural dari tingkat Eselon IV sampai dengan Eselon I berdasarkan jenjang hirarki dalam waktu yang telah ditentukan baik triwulanan maupun tahunan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
3. Laporan Triwulanan adalah laporan yang dibuat oleh unit kerja pada satuan organisasi, setiap tiga bulan sekali untuk melaporkan hasil kinerjanya yang telah dilaksanakan dalam waktu tiga bulan terakhir. 4. Laporan Tahunan adalah laporan yang dibuat oleh unit kerja pada satuan organisasi setiap akhir tahun anggaran yang berisikan uraian tentang pencapaian hasil kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana kinerjanya beserta realisasi anggaran atas pelaksanaan tugas dan fungsi selama tahun anggaran yang terakhir berdasarkan laporan triwulan yang dibuat.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
Prosedur Penyusunan Laporan Berkala/Periodik dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A.
Melaksanakan persiapan teknis dan penyampaian permintaan penyusunan laporan berkala/periodik (3 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menugaskan untuk proses persiapan teknis penyusunan laporan berkala/periodik secara berjenjang kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. 2. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. mengarahkan pelaksana/perencana untuk mempersiapkan penyusunan Laporan Berkala/Periodik b. Menugaskan pelaksana membuat konsep nota dinas permintaan Laporan Berkala/Periodik 3. Pelaksana menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik. 4. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima, melakukan koreksi dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan Berkala/Periodik secara berjenjang kepada Kepala Biro Perencanaan. 5. Kepala Biro memberikan koreksi dan menandatangani nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik dan menugaskan untuk proses pengirimannya. 6. Pelaksana mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan Penyusunan Laporan Periodik kepada seluruh Pejabat Eselon II di lingkungan ANRI. 7. Menunggu Laporan Berkala dari Unit Kerja Eselon II. Keterangan : Proses kegiatan ini dilaksanakan 10 hari kerja sebelum triwulan/tahun yang
bersangkutan berakhir.
B.
Menerima laporan berkala/periodik dari unit kerja eselon II di lingkungan ANRI (10 hari kerja) 1. Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima dan mendisposisi Laporan Berkala dari Unit Kerja Eselon II 2. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Menerima dan menelaah Laporan yang diterima, melakukan konfirmasi ke unit kerja apabila diperlukan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
b. Menugaskan pelaksana untuk mencatat dan menghimpun laporan dari Unit Kerja Eselon II c. Menugaskan perencana untuk mempersiapkan data perencanaan kinerja dan data realisasi ANRI dan menelaah kesesuaian format laporan. 3. Pelaksana/Perencana: a. Menerima, mencatat dan menghimpun Laporan Berkala/Periodik unit Eselon II b. Mengumpulkan dan mempersiapkan data perencanaan kinerja dan realisasi ANRI c. Memeriksa/meneliti kesesuaian laporan yang disampaikan Eselon II dengan format yang ditetapkan. d. Menyerahkan hasil telaah mengenai kesesuaian laporan 4. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan b. Mengembalikan laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan laporan berdasar unit eselon I 5. Pelaksana mengelompokkan Laporan berdasar unit Eselon I
C.
Pembuatan dan Penulisan Konsep Laporan Berkala/Periodik (10 hari kerja): 1. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Membuat konsep, membuat analisis evaluasi pelaksanaan kegiatan dan menyusun laporan berkala/periodik. b. Menugaskan pelaksana untuk membantu penyusunan laporan dan input hasil analisis dan memperbaiki konsep sesuai koreksi. 2. Pelaksana membantu penyusunan laporan dan menginput hasil analisis menjadi konsep Laporan Berkala/Periodik ANRI dan memperbaiki apabila ada koreksi. 3. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan: a. Memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik. b. Menyampaikan Konsep Laporan Berkala/Periodik dan memperbaiki sesuai dengan koreksi. 4. Kepala Bagian Program dan Anggaran: a. Memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik. b. Menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi laporan Berkala/Periodik kepada Kepala Biro Perencanaan. 5. Kepala Biro Perencanaan memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6-
D.
Penyampaian, Penelaahan dan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik (5 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menyampaikan konsep laporan kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan persetujuan. 2. Sekretaris Utama memeriksa dan menelaah Laporan Berkala ANRI untuk kemudian disampaikan kepada Eselon I lainnya untuk dimintakan telaah dan koreksi. 3. Pejabat Eselon I lainnya memeriksa, membuat koreksi dan memaraf konsep laporan Berkala/Periodik dan menyampaikannya kembali kepada Sekretaris Utama. 4. Sekretaris Utama menerima dan mengarahkan untuk penyempurnaan Laporan hasil koreksi dari pejabat Eselon I secara berjenjang. 5. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dibantu pelaksana memperbaiki/ mengadakan penyempurnaan Laporan sesuai koreksi Eselon I dan menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan. 6. Kepala Bagian Program dan Anggaran menyampaikan naskah final laporan berkala secara berjenjang untuk dimintakan persetujuan Sekretaris Utama. 7. Sekretaris Utama meminta persetujuan dan paraf dari Pejabat Eselon I. 8. Pejabat Eselon I membubuhkan paraf persetujuan pada naskah final laporan kemudian disampaikan kembali kepada Sekretaris Utama. 9. Sekretaris Utama menandatangani naskah final Laporan Berkala.
E.
Penggandaan dan Distribusi (7 hari kerja) 1. Kepala Biro Perencanaan menerima berkas laporan berkala yang sudah ditandatangani dan
menugaskan
Kepala
Bagian
Program
dan
Anggaran
untuk
menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala. 2. Kepala Bagian Program dan Anggaran menugaskan Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan untuk menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala. 3. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan memeriksa kelengkapan naskah dan menugaskan untuk menggandakan/mencetak buku Laporan Berkala kepada Pihak Ketiga. Menunggu Pihak Ketiga melaksanakan pencetakan Buku Laporan Berkala dan menyampaikannya kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 4. Kepala Subbagian Evaluasi menerima Buku Laporan Berkala dari Pihak Ketiga dan menugaskan pelaksana untuk mendistribuskannya kepada seluruh unit kerja dan mengarsipkan naskah aslinya. 5. Pelaksana mendistribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja dan mengarsipkan naskah aslinya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit
kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun Laporan
berkala/periodik sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Berkala/Periodik ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 37 TAHUN 2010
TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
LAMPIRAN 2
DIAGRAM
ALIR
PERSIAPAN
TEKNIS
DAN
PENYAMPAIAN
PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK LAMPIRAN 3
DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
DARI UNIT KERJA ESELON II DILINGKUNGAN ANRI LAMPIRAN 4
DIAGRAM ALIR PEMBUATAN DAN PENULISAN KONSEP LAPORAN
LAMPIRAN 5
DIAGRAM
ALIR
PENYAMPAIAN,
PENELAAHAN
PENYEMPURNAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK
LAMPIRAN 6
DIAGRAM ALIR PENGGANDAAN DAN DISTRIBUSI
DAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian
NO
Tahap Kegiatan
1
Melaksanakan Persiapan Teknis dan Menyampaikan permintaan penyusunan laporan berkala/periodik
2
Menerima Laporan berkala/Periodik dari Unit Kerja Eselon II
3
Membuat dan menulis konsep Laporan Berkala ANRI
4
Penyampaian, Penelaahan Dan Penyempurnaan Laporan Berkala/Periodik
5
Penggandaan dan Distribusi
Pelaksana/ Perencana
Norma waktu : 35 hari kerja per laporan
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
Es. I Lainnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PERSIAPAN TEKNIS DAN PENYAMPAIAN PERMINTAAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Menugaskan untuk proses persiapan teknis penyusunan laporan berkala
2
a. mengarahkan pelaksana/ perencana untuk mempersiapkan penyusunan Laporan Berkala/Periodik b. Menugaskan pelaksana membuat konsep notadinas permintaan Laproan Berkala/periodik
3
Menerima arahan, membuat dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik
4
Menerima, melakukan koreksi dan mengajukan konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik
5
Menandatangani konsep nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan berkala/periodik dan menugaskan untuk mengirimkan nota dinas
6
Mengirimkan nota dinas Kepala Biro Perencanaan tentang permintaan penyusunan laporan periodik kepada Seluruh Pejabat Eselon II
7
Menunggu Laporan Berkala di Unit Eselon II
Norma waktu : 3 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Eselon II
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PENERIMAAN LAPORAN PERIODIK/BERKALA DARI UNIT ESELON II Unit Penyelesaian No
1
2
Uraian Prosedur
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Menerima dan mendisposisi Laporan Berkala Eselon II
a. Menerima dan menelaah Laporan yang diterima, melakukan konfirmasi keunit kerja apabila diperlukan b. menugaskan untuk mencatat dan menghimpun c. Menugaskan untuk mempersiapkan data perencanaan kinerja dan data realisasi ANRI dan menelaah kesesuaian format laporan
3
a. Menerima, mencatat dan menghimpun Laporan Berkala/Periodik Eselon II b. Mengumpulkan dan mempersiapkan data perencanaan kinerja dan realisasi ANRI c. Memeriksa/meneliti kesesuaian laporan yang disampaikan Eselon II dengan format yang ditetapkan d. Menyerahkan hasil telaah mengenai kesesuaian laporan
4
a. Memeriksa hasil telaah mengenai kesesuaian laporan yang disampaikan
Tidak
b. Mengembalikan Laporan yang belum sesuai dengan format yang ditentukan c. Menugaskan pelaksana untuk mengelompokkan laporan berdasar Unit Eselon I 5
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Mengelompokkan Laporan berdasar Unit Eselon I
Norma waktu : 10 hari kerja
Ya
Kepala Biro Perencanaan
Eselon II
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PEMBUATAN DAN PENULISAN KONSEP LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No
1
Tahap Kegiatan
a. Membuat konsep, membuat analisis evaluasi pelaksanaan kegiatan dan menyusun laporan berkala b. Menugaskan untuk membantu penyusunan laporan dan input hasil analisis dan memperbaiki konsep sesuai koreksi
2
Membantu penyusunan laporan dan menginput hasil analisis menjadi konsep Laporan Berkala/Periodik ANRI dan memperbaiki apabila ada koreksi
3
a. Memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik b. Menyampaikan Konsep Laporan dan memperbaiki sesuai dengan koreksi
4
a. Memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik b. Menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi
5
Memeriksa dan membuat koreksi konsep laporan Berkala/Periodik
Norma waktu : 10 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Eselon II
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PENYAMPAIAN, PENELAAHAN DAN PENYEMPURNAAN LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Menyampaikan konsep laporan Berkala/Periodik
2
Memeriksa dan menelaah Laporan Berkala ANRI untuk kemudian dimintakan telaah dan koreksi
3
Memeriksa, membuat koreksi dan memaraf konsep laporan Berkala/Periodik dan menyampaikan Konsep Laporan hasil koreksi
4
Menerima dan mengarahkan untuk penyempurnaan Laporan hasil koreksi Eselon I
5
Memperbaiki/mengadakan penyempurnaan Laporan sesuai koreksi Eselon I dan menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan
6
Menyampaikan naskah final Laporan Berkala untuk dimintakan persetujuan Sekretaris Utama
7
Meminta paraf pada naskah final Laporan Berkala
8
Membubuhkan paraf pada naskah final Laporan Berkala
9
Menandatangani naskah final Laporan Berkala
Norma waktu : 5 hari kerja
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Sekretaris Utama
Eselon I Lainnya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal :
DIAGRAM ALIR PENGGANDAAN DAN DISTRIBUSI LAPORAN BERKALA/PERIODIK Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan
1
Menerima dan menugaskan untuk memperbanyak dan mendisribusi naskah final Laporan Berkala yang sudah ditandatangani
2
Menugaskan untuk menggandakan/mencetak naskah final Laporan Berkala
3
Memeriksa kelengkapan naskah dan menugaskan untuk menggandakan/mencetak buku Laporan Berkala
4
Menggandakan/mencetak Buku Laporan Berkala
5
Menerima Buku Laporan Berkala dan menugaskan untuk mendisribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja dan mengarsipkan naskah aslinya
6
Mendistribusikan Buku Laporan Berkala kepada Unit Kerja dan mengarsipkan naskah aslinya
Pelaksana/ Perencana
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Bagian Program dan Anggaran
Kepala Biro Perencanaan
Pihak Ketiga
Norma waktu : 7 hari kerja
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI