ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN ADMINISTRASI SISWA PADA SMA KRISTEN 1 MAGELANG
Naskah Publikasi
diajukan oleh Adi Suwardani 06.12.1996
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
1
ANALYSIS AND DESIGN STUDENT ADMINISTRATION PAYMENT INFORMATION SYSTEM OF SMA KRISTEN 1 MAGELANG
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN ADMINISTRASI SISWA PADA SMA KRISTEN 1 MAGELANG
ABSTRACT During of computerization era in this world, there much instance is not using computer function for support their task in that instance. Based of this cause, the writer of this thesis will be try to discusses about optimalitation computer function to perform the task of the instance or office. Besides of that, this thesis have a purpose to support researched object at system development, specifically for administratic sector, agree with the tittle that writer was submited Information system that developed by the researchers is like as cashier application that used for transaction administration student of the researched object, for the next this information system can be used to support they student administration payment process. With the application that will be develop, was hope that this system can support that process in order to be not using much more time to perform the student administration payment task, because all task can be handle with computer in a automatic manner. And at the end Student Administration Payment Information System of SMA Kristen 1 Magelang will give an easier for administration staff and will bring into reality an computer optimalitation of SMA Kristen 1 Magelang.
Keywords : Information System, Student Administration, SMA Kristen 1 Magelang
2
1. Pendahuluan
Meskipun penerapan teknologi informasi terus berkembang, akan tetapi pada kenyataanya masih tedapat instansi-instansi yang belum tersentuh dengan adanya teknologi informasi itu sendiri, seperti halnya di SMA Kristen 1 Magelang. Semua proses penanganan data siswa masih menggunakan proses manual meskipun hampir di setiap meja kerja karyawan terdapat
1unit PC. Dari hal tersebut tentu saja terlihat bahwa
penerapan komputer di instansi tersebut dilihat dari sisi optimalitas dapat dikatakan sangat kurang berdasarkan penelitian penulis baik selama penulis mengadakan penelitian ataupun pengalaman dari apa yang dilihat selama penulis masih bersekolah di sekolah tersebut, setiap tanggal pembayaran uang sekolah ataupun pembayaran administrasi siswa lainya, para siswa harus rela menghabiskan waktu istirahat mereka dengan mengantri untuk membayar uang SPP dan uang administrasi lain karena setiap transaksi pembayaran karyawan harus mencari data siswa di buku besar berisi data-data siswa, mencatatat transaksi pada kolom-kolom yang terdapat pada buku tersebut, kemudian mengisi kolom pada kartu pembayaran sekolah siswa dan menandatangani sebagai bukti kelunasan. Hal tersebut tentu saja memerlukan proses yang lama dan menggangu waktu istirahat siswa yang hanya 15 menit. Dari beberapa hal tersebut dapat dilihat mengenai perlunya pembangunan sebuah sistem informasi khususnya sistem informasi administrasi siswa untuk diterapkan dalam proses pengolahan data administrasi siswa. Pada rencana Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA Kristen 1 Magelang hendaknya sistem yang direncanakan akan mampu menyelesaikan permasalahan menyangkut sistem pembayaran administrasi siswa di SMA Kristen 1 Magelang.
2. Landasan Teori
2.1.
Sistem Informasi. Pengertian Sistem Informasi adalah “Suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” ( Jogiyanto HM, 1996, 11)
2.2.
Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-
sistem informasi untuk menyediakan informasi untuk kebutuhan tingkat manajerial.
3
2.3.
Sistem Informasi Administrasi Siswa. Sistem Informasi Administrasi Siswa adalah suatu rangkaian kerja/proses
pengolahan data administrasi siswa untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Gambaran secara umum mengenai kegiatan yang terjadi didalam Sistem Informasi Siswa sangat luas. Kegiatan pengolahan data meliputi data siswa, hasil studi siswa, administrasi siswa dan lain-lain yang dapat dikembangkan. Akan tetapi dalam laporan ini batasan-batasan ditetapkan pada pengolahan data administrasi siswa secara khusus. Data yang dipakai dalam pengolahan oleh sistem adalah meliputi data siswa, data biaya administrasi siswa, data beasiswa dan data kelas. Hasil dari Sistem Informasi Administrasi Siswa pada laporan ini yang dimaksud adalah bentuk sistem komputerisasi mengingat perilaku kegiatan dalam sistem pengolahan data nilai siswa adalah berulang-ulang dan rentang waktu yang rutin sehingga sistem komputerisasi dapat diterapkan untuk menggantikan perilaku kegiatan yang semula manual. Manfaat yang diperoleh adalah pengolahan data nilai siswa menjadi lebih praktis efisien dan efektif.
2.4.
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
2.5.
Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi requirement tersebut-atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Penentuan kebutuhan sistem merupakan langkah yang paling crucial dalam tahapan SDLC. Kebutuhan Sistem bisa diartikan sebagai berikut: Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh system Pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem Tipe-tipe Kebutuhan Sistem •
Kebutuhan Fungsional (Functional requirement) Functional requirement adalah jenis requirement yang berisi:
1. Proses-proses yang harus dilakukan oleh sistem 2. Informasi-informasi yang harus ada di dalam sistem
4
•
Nonfunctional Requirements Nonfunctional Requirements Adalah tipe requirement yang berisi properti
perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi: a.
Operasional
b.
Performance
c.
Keamanan
d.
Politik dan budaya
2.6.
Studi kelayakan Setiap proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi, yaitu :
2.6.1.
Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional
2.6.3.
Kelayakan Ekonomi(Analisa Biaya dan Manfaat) a.
Analisa Payback (Payback Period).
b.
Analisa Net Present Value.
c.
Return Of investment (ROI)
Pengelolaan Sistem Basis Data. Kegiatan yang biasa terjadi dalam proses pengolahan Sistem Informasi a.
Pencatatan (recording). Pemindahkan data yang ditangkap pada media tertentu yang disiapkan. Hal ini tidak hanya terjadi selama tahap originalitas (pada dokumen sumber) dan tahap distribusi (pada dokumen laporan) tapi terjadi pada seluruh siklus pengolahan.
b.
Duplikasi (duplicating). Kegiatan penggandaan data. Fungsi dan tujuannya mungkin akan digunakan sebagai data cadangan (backup) atau arsip data.
c.
Pemeriksaan (veryfying). Data yang telah dicatat diperiksa kembali secara teliti untuk memastikan tidak terdapat kesalahan-kesalahan di dalamnya.
d.
Klasifikasi. Yaitu pemisahan/pengelompokan data kedalam berbagai kategori tertentu.
e.
Sorting. Yaitu mengatur data dalam urutan tertentu.
f.
Merging. Mencampurkan ke dalam kumpulan data.
5
g.
Kalkulasi. Melakukan pengolahan penghitungan numeris pada data yang betipe numeris.
h.
Memeriksa table, mencari dan mendapatkan kembali data.
i.
Ringkasan dan penulisan laporan.
2.8.
Sistem Manajemen Basis Data. Bahasa basis data merupakan bahasa yang digunakan oleh user (pengguna)
basis data untuk berinteraksi dengan basis data. Agar user dapat mengelola data-data yang terdapat dalam sebuah basis data maka diperlukan sebuah sistem yang menjadi perantaranya. Sistem tersebut dikenal dengan nama Sistem pengolahan Basis Data atau biasa juga disebut Sistem Manajemen Basis Data. (M. Rudyanto Arief, S.T., M.T., 2007, 5) Karasteristik basis data: a.
Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar dapat dengan cepat dan mudah dalam pemanfaatan data yang diperlukan.
b.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa perulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c.
Kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis seperti harddisk.
d.
Prisip utama dari basis data adalah pengaturan data, sedangkan
tujuan
utamanya adalah kemudahan untuk kecepatan pengadaan kembali data.
Sistem basis data merupakan sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri dari sebuah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. Sistem basis data menyusun dan mengelola data record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi sehingga mampu menyediakan informasi yang diperlukan untuk membantu pemakai dalam proses pengambilan keputusan.
3. Analisis 3.1. Analisis Sistem 3.1. 1. Analisis Sistem Pembayaran Administrasi Siswa Pada SMA K 1 Magelang Analisis sistem tidak sengaja mencari permasalahan/kesalahan dalam suatu sistem akan tetapi analisis sengaja akan selalu dilakukan untuk mengevaluasi kelayakan
6
suatu sistem untuk pada saat ini dan untuk perkembangan beberapa waktu mendatang atau juga sistem pada saat ini butuh perbaikan tertentu oleh karena terdapat beberapa kelemahan yang harus/dapat segera diatasi (jika permasalahan/kelemahan cukup berharga untuk diselesaikan berdasarkan analisis biaya dan manfaatnya) misalnya, faktor pendukung teknologi
yang lebih memungkinkan untuk diterapkan. Jika
terlalu/sangat besar biaya yang dibutuhkan daripada manfaat yang diperoleh maka solusi tidak berharga untuk diselesaikan. Dari sistem pembayaran administrasi siswa yang sudah/sedang berjalan sebagai objek dari analisis, akan diuraikan, dievaluasi dan menentukan permasalahan atau kelemahan yang dihadapi oleh SMA Kristen 1 Magelang terkhusus pada sistem pengolahan data pembayaran administrasi siswa. 3.1.2. a.
Analisis PIECES Analisis Kinerja(Performance) Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu jawaban
(respontime) dari suatu system. Analisis
Parameter 1.
2
Jumlah Produksi
Dalam waktu 50 menit karyawan dapat memproses data
(Throughput)
pembayaran sebanyak 40 siswa.
waktu jawaban
Proses pembayaran administrasi siswa untuk 40 siswa:
(respontime)
Pencarian data administrasi siswa = @12 detik Pencatatan pembayaran dan pembuatan nota = @15 detik (12+15) x 40 =20 menit
Proses persiapan dan cetak laporan : 30 menit
JUMLAH : 50 Menit
b.
Analisis Informasi(Information) Parameter
1.
Akurat
Analisis Banyaknya data siswa yang harus diproses menyebabkan kesalahan dalam pengolahan data administrasi siswa masih sering terjadi
2.
Relefan
Pelaporan dipisahkan menjadi beberapa jenis laporan sesuai dengan fungsinya masing-masing sehingga laporan yang dihasilkan relefan dengan apa yang dibutuhkan oleh penerima laporan
7
3.
Tepat Waktu
Masih terdapat keterlambatan penyerahan laporan dikarenakan data siswa yang masih belum tertata pada satu wadah, ataupun karena adanya kekurang telitian karyawan dalam pengolahan data administrasi siswa
c.
Analisis Ekonomi (Economy). Parameter 1.
Biaya
Analisis Operasional untuk satu kali bulan Pembayaran:
Operasional
a. Kertas cetak sampai 2 reams dan 1 cadangan untuk satu kali bulan ajaran atau senilai 120.000 b. Peralatan dan perlengkapan tulis senilai 100.000
TOTAL SENILAI Rp 220.000
d. Analisis Keamanan (Security). Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan dan akses yang tidak diijinkan, Parameter 1.
Analisis
Kerusakan Data
Data Rentan terhadap kerusakan secara fisik seperti basah, robek ata hilang
Keamanan Akses
Keamananya belum diperhatikan sehingga dapat dilihat
2.
oleh pihak lain
e. Analisis Efisiensi (Efficiency). Parameter 1.
Analisis
Pemanfaatan sumber
Manajemen Pengolahan dilakukan terbatas oleh sumber
daya yang ada
daya manusia, sedangkan computer pada meja karyawan hanya digunkan sebagai mesin ketik untuk membuat pelaporan.
2.
Waktu
Sampling waktu yang diperlukan adalah 50 Menit digunakan untuk proses pembayaran administrasi sebanyak 40 siswa secara manual masih dapat diminimalkan dengan adanya sebuah sistem baru
8
3.
Biaya
Beban operasional senilai 220.000 pada sistem manual dapat dikurangi dengan mengurangi biaya perlengkapan tulis sebesar Rp 100.000.
e. Analisis Pelayanan (Service). Pelayanan yang dimaksud adalah dalam berbagai bentuk seperti misalnya hubungan interaksi yang ditawarkan antara sistem dengan pengguna menawarkan banyak kemudahan, keamanan, kenyaman, efisien serta efektif, kecepatan dan lain-lain. Parameter 1.
Pencarian Informasi
Analisis Operator harus mencari data administrasi siswa yang terdapat pada bank data siswa terlebih dahulu
2.
Data storage
Pencarian dan pengumpulan data laporan pembayaran administrasi
siswa
karena
data
terpisah-pisah.
Sehingga pencarian tidak dapat secara cepat dilakukan 3.
Kualitas Informasi
Pendokumentasian
kelengkapan
data
administrasi
siswa kurang mendetail dan tidak tersimpan dalam satu wadah.
Dari Analisis yang dilakukan maka dapat penulis simpulkan bahwa keberadaan sistem saat ini masih terdapat beberapa kelemahan sehingga dibutuhkan adanya sistem baru untuk memperbaiki atau meminimalisir kelahan yang ada pada sistem yang sudah / sedang berjalan saat ini.
3.1.3.
Analisis Biaya dan Manfaat Tabel 3.1. Tabel Biaya dan Manfaat Sistem Baru TAHUN 0 (Rupiah)
I. BIAYA-BIAYA 1. Biaya Pengadaan Perangkat a. Biaya Pembelian Hardware(2 unit) b. Biaya Pembelian Software c. Sistem Baru 2. Biaya Penerapan Sistem a. Biaya Konversi Sistem b. Biaya Pelatihan Personil (2 x @ 50.000)
TAHUN 1 (Rupiah)
TAHUN 2 (Rupiah)
TAHUN 3 (Rupiah)
6.140.000
0
0
0
2.291.000 2.000.000
0 0
0 0
0 0
350.000
0
0
0
0
0
0
9
100.000 3. Biaya Operasi dan Perawatan a. Biaya Overhead (pemakaian listrik) b. Biaya Perawatan Sistem c. Biaya Perlengkapan (Kertas, CD Blank, Tinta Printer) TOTAL BIAYA-BIAYA (A) II. MANFAAT 1. Keuntungan Berwujud. a. Pengurangan Biaya Operasi (Beban lembur) b. Pengurangan Kesalahan Proses. 2. Keuntungan Tak Berwujud. a. Peningkatan Kinerja Personil. TOTAL MANFAAT (B) (B–A) 1).
0
180.000
190.000
195.000
0
800.000
800.000
800.000
0 10.881.000
470.000 1.450.000
480.000 1.470.000
500.000 1.495.000
0
6.000.000
6.400.000
6.500.000
0
900.000
1.200.000
1.500.000
0 0
1.000.000 7.900.000
1.100.000 8.700.000
1.100.000 9.100.000
10.881.000)
6.450.000
7.230.000
7.605.000
Payback Period. Dari perhitungan untuk. Nilai payback period dari investasi sistem baru adalah
1 tahun 7,358 bulan.
2).
ROI (Return on Investment). Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-3 sebesar 68,02 %
dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak di gunakan.
3).
NPV (Net Present Value). Dari hasil perhitungan yang tyelah dilakukan dapat disimpulkan bahwa jumlah
keuntungan yang diterima pada tahun ke-3 adalah : Rp 5.473.303,35 atau NPV lebih besar dari 0, maka proyek tersebut layak dilaksanakan.
3.2. Perancangan Sistem. a.
Flowchart
10
b.
Data Flow Diagram(DFD).
1) Diagram Arus Data Level 0 (Top Level) Nota / kwitansi pembayaran
Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA K 1 Mgl
Siswa
Data Siswa Data Administrasi Pembayaran Data beasiswa
Karyawan TU
Daftar Siswa Kelas Daftar penerima Beeasiswa Daftar Biaya Adm Siswa
Daftar Penerima Beasiswa Lap Pembayaran Administrasi Lap Tunggakan adm
Kepala Sekolah 2)
Diagram Arus Data Level 1
TU Data siswa
TU (Kasir) Data adm
Data Pembayaran
Input Data administrasi siswa
Memasukan data Siswa
Data siswa
Siswa
Data siswa
Pembuatan Laporan Data Siswa
Data adm Administrasi
Data adm
Pembuatan Laporan pembayaran adm.
Daftar Siswa Daftar Biaya Adm Siswa Daftar Penerima Beasiswa
TU
Mencatat Transaksi pembayaran Data pembayaran
Pembayaran
Data pmbyran
Pembuatan kwitansi/ nota pembayaran
Lap pemb adm siswa Lap. Tunggakan adm Daftar Penerima Beasiswa Nota/kwotansi pembayaran
Kepala Sekolah
Siswa
11
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pengolahan data administrasi siswa adalah kegiatan rutin dan kegiatan tersebut rata-rata merupakan kegiatan yang dilakukan di semua lembaga pendidikan sekolah, demikian pula yang selalu terjadi dan dilakukan pada Dinas Pendidikan SMA Kristen 1 Magelang.
Kegiatan pengolahan data administrasi dilakukan pada setiap bulan,
sehingga dalam satu tahun ajaran kegiatan tersebut dilakukan sebanyak duabelas kali. Ketika sampai pada waktu pengolahan data pembayaran administrasi siswa harus dilakukan / diselesaikan, biasanya target hasil serta laporanya sudah ditetapkan, para karyawan TU menjadi sangat disibukan karena setiap kegiatan diselesaikan oleh karyawan TU. Perhitungan untuk mengetahui jumlah biaya yang harus ditanggung siswa satu dan yang lainya berbeda-beda tergantung dengan kemampuan siswa yang ditentukan oleh sekolah, sehingga hal tersebut semakin mempersulit para karyawan yang harus mencari data administrasi siswa satu per satu setiap melakukan proses pengolahan data untuk setiap siswa karena ketidak seragaman antara satu siswa dan lainya. Berikut ini adalah rincian biaya administrasi siswa a. SPS (Sumbangan Pembangunan Sekolah) Biaya SPS merupakan pembayaran yang di lakukan pada awal yaitu saat pertama masuk menjadi siswa di SMA Kristen 1 Magelang. Biaya SPS tiap Siswa berbeda beda tergantung kemampuan siswa dan sifatnya cicilan per bulan b. Biaya Kelengkapan Sekolah Biaya Kelengkapan Sekolah juga dilakukan saat pendaftaran, yaitu untuk penggantian biaya kelengkapan sekolah seperti baju seragam, topi, ikat pinggang, sepatu, dan lain sebagainya. c.
SPP SPP merupakan biaya pokok siswa yang harus dibayarkan setiap bulan. Tidak semua siswa memiliki biaya tanggungan SPP yang sama, Biaya SPP juga ditetapkan oleh sekolah berdasar tingkat ekonomi, besiswa, dan lain sebagainya
d. Daftar Ulang Biaya daftar ulang hampir sama sifatnya dengan biaya SPS, akan tetapi biaya SPS dibayarkan saat siswa naik kelas. e. Sumbangan Ahir Pendidikan Sumbangan ahir pendidikan dibebankan kepada siswa kelas 12 pada saat kelulusan. f.
Biaya administrasi siswa lainya
12
Selain biaya administrasi yang sudah ditetapkan sewaktu-waktu juga bisa terjadi penambahan biaya administrasi siswa, misalnya Pembayaran Buku, Study Tour, dan lain sebagainya. Selain Biaya administrasi diatas juga terdapat pengurangan terhadap biaya yang harus ditanggung siswa, yaitu dengan adanya Beasiswa. Beasiswa ini sediri dikelompokan menjadi beberapa bagian dan bisa berubah-ubah sesuai dengan program yang ada. Misalnya BOS, Beasiswa Siswa Berprestasi, Beasiswa Bantuan bagi siswa yang tidak mampu.
4.1. Pembuatan Program Dalam pembuatan Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA K 1 Magelang Program yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0. Microsoft Visual Basic 6.0 memberikan kemudahan bagi programer untuk merancang sebuah program. Selain bahasanya yang mudah dipahami, perancangan interface dalam Visual Basic tidak memerlukan kode atau bahasa program sehingga memungkinkan untuk sebuah program terselesaikan dengan waktu yang lebih cepat.
4.2. Testing Testing pada Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA K 1 Magelang dilakukan dengan 2 macam
testing yaitu black-box testing dan white-box
testing. 4.2.1. White-Box Testing Berdasarkan pengujian pada Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA K 1 Magelang maka dapat disimpulkan bahwa sistem layak karena tidak memenuhi faktor-faktor kesalahan seperti yang disebutkan diatas.
4.2.2. Black-Box Testing Berdasarkan pengujian pada Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa SMA K 1 Magelang maka dapat diketahui beberapa kekurangan yang masih ditemukan, yaitu : A.
Kolom beasiswa pada form beasiswa hanya dapat ditampilkan berdasarkan pemilihan jenis beasiswa, sehingga saat pemanggilan awal program datagrid beasiswa kosong dan data seluruh beasiswa tidak dapat dilihat.
B.
Masih terdapat kesalahan pada pengisian combo-box. Terjadi duplikasi data yang tertampil.
C. Secara fungsional sistem sudah dapat menghasilkan output yang diharapkan.
13
4.2.3. Contoh Program 1) Menu Login Dan Menu Utama
2) Menu Pembayaran Administrasi Siswa
3) Menu Edit Data Siswa
14
4) Cetak Nota Pembayaran SPP
5) Cetak Laporan Pembayaran Administrasi Siswa
6) Cetak Laporan Daftar Siswa
15
4.3. Implementasi Sistem 4.3.1. Menerapkan Rencana Implementasi. Rencana implementasi merupakan bagian awal dari proses implementasi sistem karena pada bagian ini masih banyak yang perlu dipersiapkan untuk melangsungkan perwujudan dari penerapan sistem baru. Perencanaan dimaksudkan untuk mempersiapkan, mengatur dan merancang biaya-biaya dan waktu yang dibutuhkan
untuk selama tahap implementasi dimulai sampai
dengan proses
implementasi sistem selesai dan sistem siap dioperasikan. Biaya-biaya yang akan diperlukan dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya untuk mengendalikan kedalam target yang telah ditetapkan. Waktu yang diperlukan untuk awal implemantasi sampai dengan selesai diatur dalam bentuk schedule waktu dengan perhitungan-perhitungan perkiraan tertentu sesuai dasar materi yang telah dipersiapkan. Perkiraan yang dibuat hendaknya relatif relefan sehingga target yang telah ditetapkan dapat tercapai. 4.3.2. Kegiatan Implementasi. Kegiatan implementasi yang direncanakan dibagi dalam beberapa kegiatan: Tabel 4.1. Tabel Wakti Implementasi Sistem. No.
Kegiatan
Waktu (Hari)
1. 2. 3. 4.
Pemilihan dan Pelatihan Personil Instalasi Perangkat Keras dan Lunak Pengetesan Program Konversi Sistem
14 2 7 26
Total
49
A. Pemilihan dan Pelatihan Personil. -
Pemilihan Personil. Pemilihan personil dapat ditarik dari pihak dalam yaitu pegawai atau karyawan
SMA K 1 Magelang atau juga dari pengangkatan pihak luar sekolah. -
Pelatihan Karyawan (Training). Pelatihan pegawai yang berada pada SMA K 1 Magelang dilakukan dengan
memakai dua cara yaitu : 1) Pelatihan prosedural Pelatihan prosedur (procedural training) adalah pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih. Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on the job training) Adalah pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.
16
B. Instalasi Perangkat Keras dan Lunak. Proses instalasi perangkat lunak secara fisik dapat dengan mudah dilakukan. Pertama masukkan CD program ke dalam CD Drive kemudian carilah CD Drive berada dari informasi tampilan pada layar komputer (misalnya pada Drive E:) kemudian bukalah folder “SistemInformasiPembayaranAdministrasi” carilah data file “setup.exe”, lakukan double-click pada data file tersebut, tunggu dan ikuti langkah-langkah berikutnya sampai dengan selesai sesuai petunjuk yang dijelaskan dari informasi dari komputer.
C. Konversi Sistem. Pada SMA K 1 Magelang akan dilakukan konversi sistem metode paralel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dan sistem yang baru secara bersama-sama, hal ini menjadi evaluasi untuk meyakinkan bahwa sistem baru telah dapat beroperasi dengan baik seperti yang diharapkan sampai sebelum sistem lama dihentikan. Kelebihan dari konversi ini adalah memberikan perlindungan terhadap terjadinya kegagalan sistem baru sementara sistem lama terus berjalan memenuhi target dan sistem baru untuk diperbaharui. Kelemahan konversi ini diakibatkan oleh besarnya biaya operasi untuk menjalankan dua sistem sekaligus secara bersamaan pada waktu yang sama.
5.
Kesimpulan
Setelah
beberapa
tahapan
dalam
menyelesaikan
Sistem
Informasi
Pembayaran Administrasi Siswa SMA Kristen 1 Magelang ini dapat disimpulkan bahwa:
5.1. Berdasarkan analisa kelayakan system dengan hasil analisa payback periode = 1 tahun 7 bulan, Return On Infestasi = 68,02%, dan Net Present Value sistem = 5.473.303,35, maka system ini layak untuk diterapkan. 5.2. Sistem Informasi Pembayaran Administrasi Siswa pada SMA K 1 Magelang adalah solusi terbaru dari sistem pengolahan data pembayaran administrasi siswa pada SMA K 1 Magelang yang sebelumnya dikerjakan dominan oleh pengolahan manual. Sehingga saat ini pengolahan data administrasi siswa pada SMA K 1 Magelang menjadi lebih praktis, efisien dan efektif yaitu dengan mengoptimalkan segenap perangkat keras dan juga perangkat lunaknya. 5.3. Dengan Sistem Informasi Pembayaran Administrasi memberikan kemudahan bagi staff administrasi memonitoring data administrasi siswa.
17
