Adviesnota aan B en W Onderwerp organisatieontwikkeling gemeente Venray Datum
10 februari 2015
Naam steller
Kenmerk Afdeling
Sebastiaan Klaassen
Algemeen directeur Karel Joosten Middelen/ Bestuurszaken
Afdelingsmanager
Dorien van der Giessen
Voorstel 1.
Instemmen met het ‘organisatieplan gemeente Venray’;
2.
Instemmen met de nieuwe organisatiestructuur per 1 juli 2015 volgens het ‘inrichtingsplan gemeente Venray’;
3.
Instemmen met het per 1 juli 2015 laten vervallen van de huidige functie coördinator en afdelingsmanager en het laten vaststellen van de nieuwe functie afdelingsmanager en teammanager;
4.
Instemmen met de financiële paragraaf;
5.
Instemmen
met
de
tijdelijke
‘regeling
werving
en
selectie
sleutelfunctionarissen
organisatieontwikkeling Venray 2015’; 6.
Opdracht geven aan de algemeen directeur om de organisatieontwikkeling verder uit te laten werken en te
starten
met
de
personele
procedure
om de
invulling van de
nieuwe
managementfuncties te realiseren. Aanleiding De gemeente Venray is ambitieus in haar ontwikkeling als ‘Stad in de Peel’ . Er wordt ingezet op een kwalitatieve ontwikkeling, een faciliterende overheid en verantwoordelijkheid nemen als tweede stedelijke kern in Noord-Limburg. Venray speelt daarbij in op de sterk veranderende rol van de gemeentelijke overheid, met name de toenemende zelfsturing/ netwerksturing en de omvangrijke nieuwe taken. De overheid stelt niet zichzelf centraal, maar de klant, burger of bedrijf (vanuit diverse rollen). Hiervoor is het wenselijk de werkprocessen in te richten op de vraag zoals die op ons afkomt. Dit stelt de organisatie voor grote opgaven, ook in het opnieuw uitvinden van de eigen positie en werkwijzen. We zijn ervan overtuigd dat de veranderingen om ons heen vragen om een verandering van de organisatie. We zien een enthousiaste en vernieuwingsgerichte organisatie, die door een aantal knelpunten niet altijd in staat is resultaten te leveren en de ontwikkeling door te maken die wordt gevraagd. Het risico is overbelast te raken en vast te lopen tussen enerzijds de goede intenties en anderzijds knelpunten in de praktijk. Daarmee is organisatieontwikkeling geen luxe, maar noodzaak. De werkgroep organisatieontwikkeling is gekomen tot een analyse van de actuele situatie in de organisatie, de knelpunten en de mogelijke ontwikkelingsrichtingen. In februari 2014 is dit intensief besproken tijdens een bijeenkomst over organisatieontwikkeling. Daarbij waren het management, coördinatoren, leden van de medezeggenschap en vertegenwoordigers vanuit alle afdelingen aanwezig. Deze input heeft geleid tot een opdracht voor organisatieontwikkeling die door de organisatie met prioriteit is uitgewerkt. In juli 2014 heeft de projectleider organisatieontwikkeling haar eindadvies aangeboden aan de algemeen directeur. Dit advies is op hoofdlijnen integraal overgenomen en is na afstemming met het college en de medezeggenschap uitgewerkt in de voorliggende nota over de ‘organisatieontwikkeling gemeente Venray’.
Pagina 1 van 5
Adviesnota aan B en W
Beoogd resultaat
Efficiënter werken op basis van het zogenaamde ‘rollen-model’ met heldere programmeringen en een duidelijke opdrachtgever-opdrachtnemer relatie .
Vorming van een vraaggerichte hoofdstructuur met drie afdelingen ‘wonen, werken en zorg’, ‘stad, wijk en dorp‘, ‘bedrijfsvoering’ met een onderverdeling in teams en een stafafdeling ‘concern’.
Resultaatgerichte aansturing op basis van een kleinere span of control door een algemeen directeur /gemeentesecretaris, 4 afdelingsmanagers en 13 teammanagers.
Argumenten 1. Het organisatieplan gemeente Venray als fundament voor de nieuwe organisatie. Organisatieontwikkeling is geen doel op zich, maar ondersteunt de organisatie om doelen te kunnen bereiken. Als gemeentelijke organisatie hebben we ook te maken met ontwikkelingen waar we minder invloed op hebben, maar waar we wel op moeten inspelen. Dit heeft gevolgen voor onze interne bedrijfsvoering. De centrale opgave is het faciliteren van een organisatieontwikkeling gericht op de beweging van een activiteitgerichte en beheersmatige organisatie naar een procesgerichte organisatie gericht op ontwikkeling, sámen met interne en externe partners die waarde toevoegen aan de gemeenschap. Belangrijk hierbij is een oplossing te bieden voor de huidige en samenhangende knelpunten op het gebied van personeel, koers en sturing. Dit vraagt om het centraal stellen van de vraag op verschillende niveaus, een andere (aan)sturing en groepering van werkzaamheden en in het bijzonder een andere kijk op ons werk. Deze organisatieontwikkeling is uitgewerkt in het ‘organisatieplan gemeente Venray’. Het organisatieplan is gebaseerd op het eindadvies van de projectleider organisatieontwikkeling en de visie hierop van de algemeen directeur. Het organisatieplan is het fundament voor de nieuwe organisatie. Het geeft een beeld van de aanleiding en knelpunten waar we tegenaan lopen. Ook wordt een nieuwe manier van werken, structuur en aansturing voorgesteld. Het proces is daarmee niet afgerond. In het organisatieplan staan tevens enkele vervolgstappen beschreven om de nieuwe organisatie en organisatieontwikkeling verder vorm te geven. Voor het volledige organisatieplan gemeente Venray wordt verwezen naar bijlage 1. 2. Het inrichtingsplan gemeente Venray als basis voor de nieuwe structuur en aansturing. Om beter aan te sluiten bij onze omgeving gaan we de vraag van de klant meer centraal stellen. Dat vraagt om een aanpassing van onze werkwijze, maar ook van de structuur. Het is belangrijk processen te gaan groeperen op basis van de klantvraag. Samenwerken over afdelingsgrenzen heen is voor ons steeds meer vanzelfsprekend, maar vormt nog steeds een extra schakel. Wanneer we zo efficiënt mogelijk willen werken, en dat is gezien de taakstellingen absoluut noodzakelijk, dan is het verstandig om die schakels er uit te halen. Naast efficiency is er een tweede reden om opnieuw naar de structuur te kijken. De afgelopen jaren is gebleken dat de aansturing van afdelingen met een (te) grote span of control tot knelpunten leiden. Medewerkers ervaren onvoldoende sturing en ondersteuning bij hun ontwikkeling. Tevens vragen de aard van het werk, de klantvragen en het type medewerkers dat zich hiermee bezighoudt om een passende aansturing. Om dit te bereiken is een nieuwe structuur ontwikkeld die bestaat uit drie afdelingen ‘wonen, werken en zorg’ , ‘stad, wijk en dorp’ en ‘bedrijfsvoering’ en een stafafdeling ‘concern’. De afdelingen zijn logisch onderverdeeld in teams. De aansturing is ingezet op een algemeen directeur /gemeentesecretaris, 4 afdelingsmanagers (waarvan één belast wordt met de ‘adjunct taken’) en 13 teammanagers. De nieuwe structuur is uitgewerkt in het bijgaande ‘inrichtingsplan gemeente Venray’ (zie bijlage 2).
Pagina 2 van 5
Adviesnota aan B en W
3. De nieuwe structuur en werkwijze vragen om andere managementfuncties. In de nieuwe organisatie bestaan drie managementlagen: algemeen directeur, afdelingsmanager en teammanager. De algemeen directeur en afdelingsmanagers vormen samen het Concern Management Team (CMT) en opereren vanuit de concern verantwoordelijkheid. Onder leiding van de directeur buigen
de
afdelingsmanagers
zich
in
het
CMT
over
strategische
sturing,
kadervorming
en
programmering. De verantwoordelijkheid voor de eigen afdeling komt daarbij en wordt ondersteund door teammanagers die op basis van een kleinere span of control teams direct aansturen en hierbij verantwoordelijk zijn voor het HR aspect. De nieuwe taken en verantwoordelijkheden vragen om twee nieuwe managementfuncties: afdelingsmanager en teammanager (zie bijlage 3). Gelijktijdig vervallen de oude functies afdelingsmanager en coördinator. De ‘adjunct taken’ worden bij de afdelingsmanager van de stafafdeling ‘concern’ gepositioneerd. Deze taken bestaan niet alleen uit het snel en goed vervangen van de algemeen directeur bij afwezigheid. De adjunct taken bieden de directeur naast de aansturing van de organisatie en de ondersteuning en advisering van het college ook ruimte voor de toenemende taken op het gebied van regio en de aansturing van regionale programma’s. 4. Tijdelijke regeling werving en selectie voor een zorgvuldige invulling van de sleutelfuncties. De nieuwe functies afdelingsmanager en teammanager spelen een cruciale rol voor de ambtelijke organisatie en de organisatieontwikkeling. Het betreft een professionaliseringsslag, waarbij kwaliteit
voorop staat. Vanwege het belang dat ‘de juiste man/vrouw op de juiste plaats komt’ is een tijdelijke regeling werving en selectie voor de sleutelfuncties opgesteld (zie bijlage 4). De regeling vormt de basis voor de onderliggende plaatsingsprocedure van het huidige management. 5. Opdrachtverstrekking voor uitwerking organisatieontwikkeling en starten personele procedure. Vanwege de diverse ontwikkelingen bij de gemeente Venray is bewust gekozen voor een ambitieus tijdspad en de ingangsdatum 1 juli 2015. Hiervoor moet met prioriteit invulling worden gegeven aan de vervolgopdrachten uit het organisatieplan en de bemensing van de sleutelfuncties worden gerealiseerd. De inspanningen om tot de organisatieontwikkeling te komen worden voor het grootste deel door eigen medewerkers geleverd. Dit bespaart kosten en vergroot het draagvlak en de bewustwording. Integraliteit/Relatie met andere beleidsvelden De
organisatieontwikkeling
heeft
raakvlakken
met
alle
afdelingen
in
de
organisatie
en
de
dienstverlening aan de samenleving. Kanttekeningen/risico's
Als gevolg van de ontwikkelingen binnen het sociaal domein is de formatie en span of control toegenomen. Daarom is de noodzaak voor een extra teammanager ontstaan, en is inmiddels besloten een extra teammanager te werven.
Het besef bestaat dat echte veranderingen niet voortkomen uit andere structuren of instrumenten, maar dat deze voortkomen uit onszelf, uit ons allemaal. Het is leren en bijsturen. Dit besluit geeft de richting en start van de ontwikkeling aan.
Communicatie De organisatie is op een transparante manier betrokken bij de organisatieontwikkeling. Hetzelfde geldt voor de medezeggenschap. Ook de Raad is geïnformeerd middels een schriftelijke samenvatting van de voorstellen en mondeling tijdens een inloopbijeenkomst in december 2014. Over de definitieve besluitvorming wordt nog gecommuniceerd, waarna de openbaarmaking zal plaatsvinden.
Pagina 3 van 5
Adviesnota aan B en W Financiële gevolgen De nieuwe structuur levert theoretisch op termijn een structureel financieel voordeel op ter hoogte van € 37.546,- op jaarbasis (peildatum 2015). Hierbij is uitgegaan van het verschil tussen de loonkosten van de nieuwe en de oude functies op het maximum van de betreffende schalen. Het genoemde organieke voordeel zal in de praktijk lager of negatief uitvallen als gevolg van frictiekosten of financiële verplichtingen op basis van het sociaal statuut (zoals salarisgaranties). De feitelijke kosten zijn pas inzichtelijk na het doorlopen van de personele procedure en worden in de nota over het uiteindelijke plaatsingsadvies verwerkt. Zie voor een nadere uitwerking de vertrouwelijke bijlage 5. Personele/organisatorische gevolgen Met de organisatieontwikkeling wijzigt de structuur en aansturing. Het betreft voor de gemeente Venray een meer ingrijpende organisatieverandering die niet van tijdelijke aard is en die personele gevolgen met zich meebrengt. Op deze organisatiewijziging is het ‘HR Frictiebeleid’ en het hieraan verbonden (nieuwe) ‘Sociaal statuut organisatieveranderingen Gemeente Venray’ van toepassing. In aanvulling c.q. afwijking hierop wordt de ‘Regeling werving en selectie t.b.v. het invullen van de sleutelfuncties’ van toepassing verklaard met bijbehorende memo m.b.t. assessments t.a.v. het management. Binnen dit sociaal kader wordt zorgvuldig, effectief, uniform en sociaal verantwoord uitvoering gegeven aan de organisatorische en personele gevolgen. De
organisatiewijziging
heeft
personele
gevolgen
voor
de
managementfuncties.
De
functies
afdelingsmanager en coördinator vervallen. Tegelijkertijd wordt een nieuwe functie afdelingsmanager (schaal 14) en teammanager (schaal 12) geïntroduceerd. Het is de bevoegdheid van de algemeen directeur om deze nieuwe functies indicatief vast te stellen met de bijbehorende waardering. Een externe waarderingsdeskundige heeft de nieuwe functies gewaardeerd. Voor de procedure van de invulling van de nieuwe managementfuncties wordt verwezen naar de regeling werving en selectie t.b.v. de sleutelfuncties. Hierover is overeenstemming bereikt met de medezeggenschap. Door de structuuraanpassing en nieuwe aansturing wijzigt de positionering en naamgeving van teams en afdelingen voor medewerkers. De medewerkers worden hierover schriftelijk geïnformeerd. Bij organisatieveranderingen is inspraak van medewerkers cruciaal. Draagvlak voor de organisatieontwikkeling en acceptatie van de nieuwe structuur en werkwijzen zijn essentieel voor het succes van de organisatieverandering. De medewerkers en de medezeggenschapsorganen zijn en worden zodoende gedurende het proces regelmatig betrokken en geïnformeerd. Gelet op het bepaalde in artikel 25
en 27 van de WOR is de OR tevens verzocht om een advies te geven over de
organisatieontwikkeling/organisatiebesluit en instemming op de aanvullende regeling werving en selectie sleutelfuncties. De OR heeft hierop per brief van 10 november 2014 schriftelijk gereageerd. De adviezen zijn besproken met de ondernemingsraad en heeft geresulteerd in een aantal procesmatige en inhoudelijke aanpassingen van het definitieve besluit. Voor het uiteindelijke positieve advies van de OR, dat per brief d.d. 2 februari 2015 kenbaar is gemaakt, wordt verwezen naar bijlage 6.
Pagina 4 van 5
Adviesnota aan B en W
Juridische gevolgen/rechtmatigheid Als gevolg van dit besluit tot organisatieontwikkeling wijzigt de structuur en aansturing van de organisatie. Het college van B&W kan op basis van de Gemeentewet regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. In 2011 is besloten geen organisatieverordening/besluit vast te stellen, maar te volstaan met de vastgestelde nota’s SWAP (bedrijfsvoering filosofie). De nota SWAP wordt op basis van het organisatieplan aangepast. Onderzocht zal worden of met deze documenten kan worden volstaan of dat aanvullende besluitvorming noodzakelijk is. Tevens wordt het mandaatregister geactualiseerd op de gewijzigde aansturing. Dit zal plaatsvinden in een vervolgopdracht. Fatale termijnen Gelet op de doorlooptijd van de personele procedure is het noodzakelijk dat het college van B&W zo spoedig mogelijk in 2015 een besluit neemt op de voorliggende nota ten einde de ingangsdatum 1 juli 2015 van de nieuwe structuur en aansturing te kunnen realiseren. De vervolgopdrachten en ontwikkelopgaven zullen parallel oplopen en ook na 1 juli 2015 een vervolg krijgen.
Overleg gevoerd met Extern Intern Karel Joosten (Algemeen Directeur), Dorien van der Giessen (Afdelingsmanager BZ), Hanneke Beerkens (Sr. bedrijfsvoeringsadviseur HRM), Sebastiaan Klaassen en Henk van den Heuvel (HRM Adviseurs),
Marty
Arts
(Adviseur
P&C),
Ma
Litjens
(HR
Control),
Loes
Kersten
(Adviseur
Communicatie). Vervolgtraject besluitvorming Na besluitvorming over de organisatiewijziging volgt de personele procedure conform de regeling werving en selectie sleutelfuncties. Hierin wordt het college van B&W geadviseerd over de te nemen plaatsingsbesluiten. De beoogde ingangsdatum is 1 juli 2015. Evaluatie De organisatieontwikkeling wordt regelmatig gemonitord en teruggekoppeld aan het college van B&W en de organisatie. De wijze van evalueren wordt uitgewerkt in één van de vervolgopdrachten in het kader van deze organisatie ontwikkeling.
Bijlagen 1. Het organisatieplan gemeente Venray. 2. Het inrichtingsplan gemeente Venray. 3. De nieuwe functies afdelingsmanager en teammanager. 4. De regeling werving en selectie sleutelfunctionarissen organisatieontwikkeling Venray 2015 met bijbehorende memo m.b.t. assessments t.a.v. het management. 5. Financiële uitwerking (vertrouwelijke bijlage). 6. Het advies/instemming van de ondernemingsraad d.d. 2 februari 2015. Naslagwerk Sociaal statuut organisatieveranderingen Gemeente Venray.
Pagina 5 van 5
