Adviesnota aan B en W Onderwerp Invoering Werkkostenregeling Datum
25 november 2014
Naam steller
Mia Litjens
Kenmerk
--
Afdelingsmanager
Ilse Rutten
Afdeling
Middelen
Coördinator
Ingrid van Groenland
Voorstel 1. Kennisnemen van de invoering van de werkkostenregeling per 1-1-2015; 2. Aanwijzen van de vergoedingen en verstrekkingen, zoals opgenomen in bijlage 1, als eindheffingsloon; 3. Instemmen met de financiële gevolgen van de invoering van de werkkostenregeling zoals vermeld in de financiële paragraaf; 4. Instemmen met een evaluatie in het najaar van 2015.
Aanleiding Met de Fiscale vereenvoudigingswet 2010 (Staatsblad 2009, 611) zijn met ingang van 1 januari 2011 vereenvoudigingen in de Wet op de loonbelasting 1964 doorgevoerd met als doel de administratieve lastendruk voor werkgevers te verlagen. Deze vereenvoudigingen worden aangeduid met de term „werkkostenregeling‟. De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever in Nederland. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Met de voorliggende nota wordt de invoering van de Werkkostenregeling geregeld. Inhoud werkkostenregeling Als hoofdregel in de werkkostenregeling geldt dat alle vergoedingen en verstrekkingen die in het kader van de dienstbetrekking aan een werknemer worden toegekend tot het loon van de werknemer worden gerekend. Dit betekent dat de werknemer er loonbelasting over moet betalen. De werkgever kan er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen als „eindheffingsloon‟ aan te wijzen. Dan betaalt niet de werknemer de loonbelasting, maar de werkgever. Over eindheffingsloon betaalt de werkgever loonbelasting naar een vast tarief van 80%, voor zover het totaal van deze vergoedingen een bepaald bedrag, het zogenaamde forfait of de “vrije ruimte”, overschrijdt. Echter, niet over alle vergoedingen of verstrekkingen is loonbelasting verschuldigd. De werkkostenregeling bevat de volgende elementen die buiten de loonheffing vallen: 1. vrijgesteld loon; 2. gerichte vrijstellingen; 3. nihilwaarderingen; 4. intermediaire vergoedingen; 5. Forfaitaire vergoedingen binnen de vrije ruimte. In bijlage 2 bij deze nota worden deze vrijstellingen nader toegelicht. Het totale bedrag van de forfaitaire vergoedingen, die in de vrije ruimte worden ondergebracht, is bepalend voor de hoogte van de eindheffing die moet worden afgedragen. Het forfait bedraagt 1,2%
Pagina 1 van 5
Adviesnota aan B en W van de fiscale loonsom, de verschuldigde eindheffing van de overschrijding van het forfait bedraagt 80%. Inventarisatie Om te kunnen beoordelen of de werkkostenregeling leidt tot extra kosten is er een inventarisatie gemaakt van de huidige onbelaste vergoedingen en verstrekking op basis van onze rechtspositie en andere relevante interne regelingen. Denk hierbij aan de cao voor gemeenteambtenaren en aan lokale regelingen zoals b.v. onze a la carte regeling, de regeling reis- en verblijfkosten, bewust belonen, etc. Deze inventarisatie is gebaseerd op de uitgaven in en het fiscaal loon over het laatste volledig afgesloten kalenderjaar 2013. Kort samengevat kwam uit de inventarisatie het volgende naar voren: Binnen onze a la carte regeling hebben werknemers het recht om hun persoonlijk budget, in te zetten voor zaken die onder het fiscale regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen onbelast vergoed mogen worden. Daarnaast kan de werknemer zijn persoonlijk budget verhogen door vakantietoeslag, eindejaarsuitkering of brutoloon uit te ruilen tegen onbelaste vergoedingen. Daarmee kan de werknemer een fiscaal voordeel behalen. Van de a la cartebestedingen werd in 2013 het grootste deel, € 241.000, uitgekeerd aan reiskosten woon-werkverkeer. Dit betreft onder de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling en belast niet de vrije ruimte. De overige a la cartevergoedingen bedroegen € 75.000 en nemen daarmee 1/3 deel van de uitgaven in de vrije ruimte in beslag. Daarnaast viel uit de inventarisatie op dat de uitgaven in de vrije ruimte door de leden van het college en de gemeenteraad met € 82.000 een relatief groot deel (36%) van de bestedingen in de vrije ruimte in beslag neemt. Dit wordt vrijwel volledig veroorzaakt door de verplichte dé-brutering van de onkostenvergoedingen t.l.v. de vrije ruimte. Deze aanwijzing is wettelijk geregeld en de bedragen worden jaarlijks door het ministerie vastgesteld. De verplichte dé-brutering van de onkostenvergoeding levert ook een besparing op, die voldoende is om de eindheffing te compenseren. De overige uitgaven in de vrije ruimte zijn de uitgaven voor het Bedrijfszorgpakket, uitgaven in het kader van bewust belonen en interne representatie, jubileum- en afscheidsvieringen, e.d. De conclusie die getrokken kan worden uit de inventarisatie is dat de vrije ruimte wordt overschreden maar dat de kosten van eindheffing kunnen worden gedekt uit de besparing als gevolg van de verplcihte dé-brutering van de onkostenvergoeding. Beoogd resultaat Voldoen aan de wettelijke verplichting om de werkkostenregeling per 1-1-2015 in te voeren en het daartoe aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon worden aangemerkt. Het eindheffingsloon dat niet behoort tot een gerichte vrijstelling belast daarmee de vrije ruimte (het werkkostenforfait). Voorgesteld wordt om hiervoor de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen, die in de bijlage 1 zijn opgenomen. Argumenten 1. De werkkostenregeling bestaat reeds sinds 1-1-2011. Sinds die datum konden werkgevers jaarlijks vrijwillig kiezen voor de werkkostenregeling. Gemeente Venray heeft in de voorgaande jaren gekozen voor het oude fiscale regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 1-1-2015 is de werkkostenregeling verplicht gesteld voor alle werkgevers in Nederland.
Pagina 2 van 5
Adviesnota aan B en W 2. Door de vergoedingen en verstrekkingen die nu onbelast aan medewerkers worden gegeven, ook onder de werkkostenregeling onbelast te vergoeden of te verstrekken, blijven de arbeidsvoorwaarden, waaronder de voor medewerkers belangrijke en gewaardeerde à la carteregeling, ongewijzigd. In de bijlage treft u een opsomming aan van de vergoedingen en verstrekking die onder de eindheffing worden gebracht. Wanneer besloten zou worden om van de huidige regelingen af te wijken, dan dient hiervoor instemming van de medezeggenschapsorganen te worden gevraagd. 3. Met de komst van de werkkostenregeling heeft de werkgever meer keuzevrijheid gekregen om bepaalde zaken aan zijn werknemers onbelast te vergoeden. Daarmee kunnen zaken, die onder het oude belastingregime niet onbelast verstrekt of vergoed mochten worden, onder de werkkostenregeling aangewezen worden als eindheffingsloon. Op basis van de inventarisatie over 2013 blijkt dat met de huidige onbelaste vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte wordt overschreden en er € 46.989 eindheffing zou moet worden afgedragen. Maar de dé-brutering van de onkostenvergoeding van raads- en collegeleden levert een besparing op van € 59.746, zodat per saldo de werkkostenregeling in 2013 een voordeel van € 12.757 zou hebben opgeleverd. Omdat de hoogte van het fiscaal loon en de vergoedingen jaarlijks kunnen fluctueren, wordt voorgesteld 2015 als proefjaar te gebruiken en in de evaluatie eventuele structurele financiële gevolgen in beeld te brengen. Voorgesteld wordt om het voordeel dat nu over 2013 is berekend in te zetten ten gunste van de personele taakstelling, met de kanttekening dat vanwege jaarlijkse schommelingen er een risico bestaat van overschrijding. 4. Het jaar 2015 zal worden gebruikt als proefjaar en gedurende dit jaar wordt bekeken of er schommelingen in het uitgavenpatroon ten opzichte van de inventarisatie plaatsvinden en waardoor deze veroorzaakt worden. Daarnaast kan bekeken worden of andere vergoedingen, die nu nog als bruto loon worden betaald, onder de eindheffing kunnen worden gebracht. Verder kan onderzocht worden of er andere bestedingsdoelen aan het cafetariastelsel kunnen worden toegevoegd, zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt. Verder zullen waar mogelijk regelingen vereenvoudigd worden, omdat fiscale voorwaarden komen te vervallen. In dit proces zal ook de Ondernemingsraad worden betrokken. Wanneer vergoedingen die nu als belast loon worden uitbetaald als eindheffingsloon worden aangemerkt, stijgt het beslag van de vrije ruimte, maar daalt ook het fiscale loon en daarmee het werkkostenforfait. Met al deze factoren zal in de evaluatie rekening gehouden worden. In deze evaluatie zal ook de invoering van het IKB (Individueel Keuze Budget) betrokken worden, dat per 1-1-2016 onderdeel wordt van de CAO voor gemeenteambtenaren. Eind 2015 zal de evaluatie gereed zijn en wordt daarover gerapporteerd aan het college.
Integraliteit/Relatie met andere beleidsvelden Cao gemeenteambtenaren en aanvullende lokale regelingen.
Kanttekeningen/risico's De inventarisatie is gebaseerd op het laatste volledige kalenderjaar 2013. Omdat de uitgaven t.l.v. het forfait kunnen fluctueren en ook de fiscale loonsom kan stijgen en dalen als gevolg van formatiewijzigingen en vacatures, zal er rekening mee gehouden moeten worden, dat de eindheffing jaarlijks schommelingen zal vertonen. Met het besluit om het financiële voordeel op basis van de
Pagina 3 van 5
Adviesnota aan B en W inventarisatie over 2013 ten gunste van de personele taakstelling te brengen, bestaat het risico van budgetoverschrijding als gevolg voor de hiervoor genoemde fluctuaties.
Communicatie De werkkostenregeling raakt niet alleen HRM maar ook een beperkte groep medewerkers door de hele organisatie. Daarbij is het belangrijk dat betrokken medewerkers weten, dat keuzes die gemaakt worden gevolgen kunnen hebben voor de werkkostenregeling. Een voorbeeld daarvan is: een afscheidsreceptie of een personeelsfeest in de raadszaal kwalificeert als nihilwaardering, terwijl een afscheidsreceptie of personeelsfeest in een lokale horecaonderneming t.l.v. de vrije ruimte moet worden gebracht. Hierover zullen de betrokken medewerkers worden geïnformeerd. Financiële gevolgen De inventarisatie over 2013 heeft geleid tot de volgende berekening: Raad en college
Totaal
Overige werknemers
Fiscaal loon
€ 14.125.545
€
975.058
€ 13.150.487
Correctie i.v.m. dé-brutering onkostenvergoeding raad en college
€
-139.753
€
-139.753
Fiscaal loon voor bepaling forfait
€ 13.985.792
€
835.305
Forfait werkkostenregeling (vrije ruimte) 1,2%
€
167.830
€
10.024
€
Uitgaven t.l.v. vrije ruimte college en raad
€
-81.992
€
-81.992
€
-
Uitgaven t.l.v. vrije ruimte overige werknemers
€
-144.574
€
-
€
-144.574
overschrijding van de vrije ruimte
€
-58.736
€
-71.968
€
13.232
Eindheffing 80% over het bedrag van de overschrijding
€
-46.989
€
-57.575
€
10.585
Besparing dé-brutering vergoedingen college en raad
€
59.746
€
59.746
€
-
Voordeel
€
12.757
€
2.171
€
10.585
€
€ 13.150.487
Bovenstaande cijfers zijn gebaseerd op de uitgaven in 2013. Deze kunnen jaarlijks fluctueren, als gevolg van o.m. de keuzevrijheid die medewerkers hebben binnen de cafetariaregeling, schommelingen in jubileum- en afscheidsvieringen e.d. Verder is het forfait berekend over het fiscaal loon, dat ook fluctueert als gevolg van wijzigingen in de formatie en het aantal vacatures. Voorgesteld wordt om het financiële voordeel vrij te laten vallen ten gunste van de personele taakstelling, met de kanttekening dat er een risico bestaat dat als gevolg van de schommelingen een budgetoverschrijding ontstaat.
Personele/organisatorische gevolgen De invoering van de werkkostenregeling leidt tot aanpassingen in het financieel systeem en in het salarissysteem. Deze worden binnen de reguliere werkzaamheden uitgevoerd. Het feit dat de fiscus de werkkostenregeling heeft ingevoerd om de administratieve lastendruk bij werkgevers te verlagen, lijkt op dit moment nog niet van toepassing. Meerdere mensen in de organisatie moeten van de regeling op de hoogte zijn en hebben een rol in het proces. Daarbij zal ook nauwgezet gevolgd moeten worden of met name de facturen ook op de juiste wijze gecodeerd worden i.v.m. een correcte belastingaangifte.
Pagina 4 van 5
0
157.806
Adviesnota aan B en W Juridische gevolgen/rechtmatigheid Er worden op dit moment geen wijzigingen aangebracht in de lokale rechtspositie. In 2015 wordt de werkkostenregeling goed gemonitord en zal worden bekeken of er meer of minder zaken onder het eindheffingsloon kunnen worden gebracht. Hiervoor zal overleg worden gepleegd met OR en/of GO en ingeval van wijzigingen zal instemming gevraagd worden.
Fatale termijnen Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers in Nederland.
Overleg gevoerd met Extern -Intern Marty Arts, P&C-adviseur; Otto Geene, Adviseur Financiën; Frank Peters, medewerker functioneel beheer Middelen; Henk van den Heuvel en Sebastiaan Klaassen, Adviseurs HRM; Susanne Jansens, medewerker personeels- en salarisadministratie, José Hermans en Annelieke Slob, HRM medewerker; Coby Siebers en Anton Saämena, leden van de Ondernemingsraad; Ike Busser, portefeuillehouder HRM. Vervolgtraject besluitvorming -Evaluatie Eind 2015 Bijlagen 1. Overzicht vergoedingen en verstrekking die worden aangewezen als eindheffingsloon. 2. Nadere toelichting werkkostenregeling Naslagwerk --
Pagina 5 van 5
