Adviesnota aan gemeenteraad Onderwerp:
Datum
Renovatie/uitbreiding gymzaal Langeweg (gymnastiekvereniging St. Christoffel)
7 april 2010
Kenmerk Afdeling
Maatschappelijke Diensten
Naam steller
Paul Louwerse
Afdelingsmanager
Dorien van der Giessen
Coördinator
Joyce Beulen
Voorstel 1. Instemmen dat het bouwheerschap van de renovatie-uitbreiding van de gymzaal aan de Langeweg bij gymnastiekvereniging St. Christoffel ligt. 2. In lijn met het gemeentelijke aanbestedingsbeleid akkoord gaan met een openbare nationale aanbesteding welke uitgevoerd dient te worden door St. Christoffel. 3. Instemmen met een totale investeringssom van € 970.000,--. 4. Instemmen met een gemeentelijke bijdrage van 2/3 deel van de voorgenomen investering (zijnde: € 646.666,--) als afgebakend budget. 5. Instemmen met een jaarlijkse verzelfstandigingsvergoeding gedurende 20 jaar van € 18.761,-- per jaar voor Christoffel. 6. Instemmen met de dekking voor de financiering van de investering: € 66.666 eenmalige dekking uit het accommodatiefonds en € 580.000,-- financiering over 40 jaar (een gemiddelde kapitaallast van € 30.000,-- per jaar). 7. Instemmen met de structuur/inhoud van de model-overeenkomst tussen de gemeente en Christoffel en besluiten deze verder uit te werken (bijlage 7)
Aanleiding In november is een adviesnota met betrekking tot het dossier Christoffel voorgelegd aan de commissie MD. In de commissie zijn ondermeer kanttekeningen geplaatst bij de hoogte van de voorgenomen investering voor aanpassing van de gymzaal aan de Langeweg in zijn totaliteit en de beoogde bijdrage aan de investering door Christoffel.
Op 30 maart heeft de gemeenteraad ingestemd met het onderzoeken van het vervolgtraject, waarbij Christoffel als initiatiefnemer verantwoordelijk zal zijn voor de uitvoering van de realisatie/uitbreiding. Tevens is een gemaximeerd budget van € 680.000,-- als gemeentelijke bijdrage in de investering vastgesteld.
In de adviesnota van 30 maart zijn de volgende te adviseren onderdelen concreet benoemd: 1) Voor- en nadelen bouwheerschap bij gemeente of Christoffel. 2) Hoogte van de financiële bijdrage door Christoffel en de consequenties hiervan voor een eventuele jaarlijkse exploitatiebijdrage door de gemeente Venray. 3) Uitwerking van bovenstaande in een overeenkomst tussen de gemeente en Christoffel. 4) Concreet voorstel voor realisatietraject voor aanpassing gymzaal Langeweg.
Pagina 1 van 6
Vervolgnota aan Raad Beoogd resultaat In voorliggende adviesnota worden beslispunten voorgelegd met als doel dat de renovatie/uitbreiding van de gymzaal aan de Langeweg op een verantwoorde manier onder verantwoordelijkheid van gymnastiekvereniging St. Christoffel wordt uitgevoerd.
Belangrijke onderdelen als investeringen en exploitatie zijn nader uitgewerkt en er is aandacht besteed aan essentiële kanttekeningen met betrekking tot de aanbesteding, BTW-aspecten en het risico van budgetoverschrijding. Tot slot is ter besluitvorming een model-overeenkomst voorgelegd (bijlage 7), welke in overleg met Christoffel verder dient te worden uitgewerkt.
Het project St. Christoffel wordt beschouwd als pilot voor de onderdelen: - overeenkomst gemeente-vereniging - ontwikkeling van het meetinstrument t.b.v. financiële bijdrage gemeente
Argumenten 1.1.
In de geformuleerde uitgangspunten van het accommodatiebeleid is opgenomen dat het
initiatief tot renovatie/verbouwing in principe bij de vereniging/beheerder dient te liggen. 1.2.
Christoffel heeft zich het afgelopen jaar een deskundige en betrouwbare initiatiefnemer
getoond, waardoor er het vertrouwen bestaat dat het bouwheerschap met succes inhoud en vorm zal krijgen. 1.3.
De oorspronkelijk opzet was overdracht van eigendom van de gymzaal. Hierbij passend was
destijds een traject waarbij Christoffel het bouwheerschap zou vervullen. Christoffel heeft hierop een traject ingezet met als uitgangspunt het eigen bouwheerschap. Architect en aannemers zijn benaderd en er zijn veel werkzaamheden verricht. 1.4
De werkzaamheden van Christoffel en de gemaakte ontwerpen en bouwkostenramingen zijn
getoetst door de gemeente en een onafhankelijke derde (Assay Plan- en Vastgoed Economie). Hierdoor is geborgd dat zowel de tekeningen als de financiële berekeningen aan de kwaliteitscriteria van de gemeente voldoen. 1.5
Inbreng van vrijwilligers is in een constructie met Christoffel als bouwheer beter te realiseren
dan in een constructie waarbij de gemeente het bouwheerschap zal vervullen. Dit heeft een kostenverlagend effect op de investering.
2.1.
In de nu voorliggende berekening van bouwkosten/stichtingskosten zijn mogelijke financiële
voordelen als gevolg van de marktwerking in algemene zin en de ontwikkelingen in de bouwsector in het bijzonder niet voldoende meegenomen. 2.2.
Door een openbare nationale aanbesteding wordt aan bovenstaande aspecten recht gedaan en
zal er zowel aan de door Christoffel beoogde aannemer als andere bouwbedrijven de kans worden gegund het werk te verkrijgen. Hiermee wordt het lokale aanbestedingsbeleid gevolgd (zie verder de kanttekeningen bij aanbestedingsaspecten). 2.3.
De openbare nationale aanbesteding zal door St. Christoffel worden verzorgd, waarbij de
gemeente een adviserende rol zal vervullen. In overleg met St. Christoffel zullen nadere afspraken worden gemaakt over te verstrekken gegevens en de op te stellen gunningscriteria.
Pagina 2 van 6
Vervolgnota aan Raad 2.4. Bij de bepaling van de gunning van de opdracht dienen er, naast financiële, ook kwalitatieve criteria te worden benoemd en gewogen.
3.1
De totale investeringssom is opgebouwd uit verschillende kostencomponenten, waaronder de
bouwkostenraming van het bouwbedrijf, adviserings- en begeleidingskosten, projectkosten gemeente en een post onvoorzien. Deze opbouw is opgenomen in Bijlage 0 en de bijlagen 1 tot en met 4. 3.2
De bijlagen 0 t/m 4 zijn niet openbaar door de volgende uitzonderingsgronden:
- Bedrijfsgegevens die vertrouwelijk aan de gemeente zijn toevertrouwd; - Economische of financiële belangen van de gemeente (en St. Christoffel) t.b.v. de aanbesteding.
4.1.
Er wordt een gemeentelijke bijdrage geadviseerd van 2/3 deel ad. € 646.666,--. De bijdrage
van Christoffel bedraagt derhalve € 323.333,--. Uit eigen middelen kan Christoffel contant een bedrag financieren van € 140.000,--, waardoor een bedrag € 183.333,-- overblijft ter financiering door Christoffel. Een nadere analyse van het gereserveerde bedrag van € 140.000,-- geeft aan dat dit bedrag voor 80% is opgebouwd uit niet uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden de afgelopen jaren waarvoor wel een verzelfstandigingsvergoeding is ontvangen. 4.2.
De financieringskosten van € 183.333,-- door Christoffel worden geschat op € 10.000,- per
jaar (dit is rentebedrag zonder afschrijving). Christoffel dient voor zekerheidsstelling gebruik te maken van de Stichting Waarborg Fonds Sport (SWS). Er wordt geadviseerd om geen garanties te verstrekken ten aanzien van de exploitatie door Christoffel. Indien in het traject van garantstelling door de Stichting waarborgfonds Sport het verstrekken van een gemeentegarantie een nadrukkelijke voorwaarde voor financiering is dan wordt geadviseerd deze garantie te verlenen. Er wordt derhalve geen garantie voor de exploitatie verleend aan Christoffel. 4.3.
Het te financieren bedrag kan door Christoffel worden gereduceerd door het verkrijgen van
financiële middelen door sponsoring en inzet van vrijwilligers op onderdelen van de bouw. 4.4.
In bijlage 3 zijn verschillende exploitatiemodellen opgenomen die dor Christoffel zijn vertrekt.
na interne analyse en overleg met Christoffel is een meerjaren exploitatiebegroting opgesteld voor de jaren 2011-15 (bijlage 4). Christoffel acht de opgestelde exploitatiebegroting als realistisch en haalbaar. Uit de exploitatiebegroting (bijlage 4) blijkt dat Christoffel in 2011 en 2012 een exploitatietekort kent van resp. € -3.049,-- en € 270,--. De jaren daarna volgt een positieve exploitatie. Er wordt vanuit gegaan dat Christoffel de exploitatietekorten van de eerste 2 jaar binnen de eigen exploitatie kan oplossen en er geen sprake is van een extra gemeentelijke bijdrage boven de verzelfstandigingsvergoeding.
5.1.
De verzelfstandigingsvergoeding van € 18.761,-- is gebaseerd op het opgestelde
Meerjarenonderhoudsplan voor komende 20 jaar. Zie hiervoor bijlage 5. Ter vergelijking: de huidige verzelfstandigingsvergoeding bedraagt € 17.000,--.
Kanttekeningen
Aanbestedingsaspecten De accommodatie gymzaal Langeweg is en blijft eigendom van de gemeente Venray. De huidige gebruiker/huurder van de gymzaal is gymnastiekvereniging St. Christoffel, die tevens is belast met de
Pagina 3 van 6
Vervolgnota aan Raad uitvoering van het (groot) onderhoud. Zij ontvangt hiervoor een verzelfstandigingsvergoeding van de gemeente.
De uit te voeren werkzaamheden vallen onder de categorie werken, waarvoor vanaf een bedrag van € 4.850.000,-- het Europees inkoop- en aanbestedingsregime gevolgd moet worden. Op grond van de voorliggende investeringshoogte is dit niet aan de orde. Het werk valt dus onder het lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het lokaal beleid is opgenomen dat bij aanbestedingen met een geraamde waarde groter dan € 250.000,-- er een openbare aanbesteding gehouden moet worden. Het college van B en W heeft echter de bevoegdheid om hiervan af te wijken.
Christoffel dient bij de uiteindelijke gunning in ieder geval met de volgende gemeentelijke voorwaarden rekening te houden: - het werk mag niet worden uitgevoerd met behulp van kinderarbeid - het bedrijf dient integer te zijn - de gemeente controleert of de werkzaamheden conform de voorliggende tekeningen en de financiële randvoorwaarden worden uitgevoerd.
Tevens is het college bevoegd om de opdracht niet als gemeente Venray uit te voeren maar dit te laten doen door St. Christoffel, waarbij zij zich moet houden aan het beleid van de gemeente. Beslispunt 2 houdt in dat, het lokale aanbestedingsbeleid volgend, Christoffel dient zorg te dragen voor een openbare nationale aanbesteding.
BTW-aspecten Advisering door Deloitte geeft aan dat ook bij het bouwheerschap door Christoffel BTW-teruggave zal kunnen plaatsvinden van de stichtingskosten van de gymzaal. Hiervoor dient Christoffel een aparter Stichting op te richten die los staat van de gymnastiekvereniging. De Stichting zal het beheer en de exploitatie van de gymzaal op zich dienen te nemen en dienen te verhuren aan de verschillende gebruikers (Christoffel, scholen, andere verenigingen). Zie bijlage 6 voor het advies van Deloitte.
Subsidiemogelijkheden De komende weken zal er door de gemeente worden onderzocht of met succes een beroep gedaan kan worden op subsidiemogelijkheden door rijk of provincie. Tevens zal Christoffel de mogelijkheden nader onderzoeken van subsidieverwerving. Indien subsidie van derden wordt verkregen dan zullen deze bedragen in mindering worden gebracht op de totale investering. Praktisch gezien betekent dit dat 2/3 deel van de subsidiebedragen ten goede komen aan de gemeente en voor 1/3 deel aan Christoffel.
Budgetoverschrijding Budgetoverschrijding is afgedekt door de garantstelling van de aannemers. Eventuele tegenvallers kunnen worden opgevangen door de reserve van 5%. In een overeenkomst tussen de gemeente en de Stichting gymzaal Langeweg dienen de risico’s van overschrijving neergelegd te worden bij de stichting.
Pagina 4 van 6
Vervolgnota aan Raad
Bestemmingsplan – projectbesluit Momenteel vindt onderzoek plaats of er een bestemmingsplanwijziging aangevraagd dient te worden. Het formuleren van een projectbesluit behoort ook tot de mogelijkheden. U wordt hierover in april 2010 geïnformeerd.
Communicatie Persgesprek bij verschijnen adviesnota
Financiële gevolgen Dekkingsvoorstel: - Eenmalig uit accommodatiefonds € 66.666,-- Kapitaallasten (gemiddeld € 30.000,-- per jaar: 1e jaar € 45.000,--, laatste jaar € 15.000,--) dekking uit onvoorzien structureel. Zie voor een berekening bijlage 6. - Indien in het traject van garantstelling door de Stichting Waarborgfonds Sport het verstrekken van een gemeentegarantie een nadrukkelijke voorwaarde voor financiering is, dan wordt gemeentegarantie verleend.
Juridische gevolgen/rechtmatigheid nvt
Fatale termijnen nvt
Overleg gevoerd met en instemming van: Extern: Jan van Daal
gymnastiekvereniging St. Christoffel
Eric van Broekhoven
gymnastiekvereniging St. Christoffel
John Spronk
Deloitte Belastingadviseurs
Overleg gevoerd met en bijdragen geleverd voor adviesnota: Intern: Patrick van den Broeck
wethouder
Caroline Tebbens
beleidsmedewerker – afd. Maatschappelijke Diensten
Ruud Bosmans
adviseur financiën - afd. Middelen
Mia Litjens
adviseur planning en control, Afd. Middelen
Sandra Arts
medewerker financieel beheer, Afd. Middelen
Otto Geene
senior medewerker financieel beheer – afd. Middelen
Ger Josten
medewerker accommodaties, gebouwenbeheer
Mat Jacobs
adviseur inkoop en aanbesteding
Edwin Teurlinxs
adviseur subsidieverwerving
Marjan Backbier
jurist RO, afdeling Wonen Werken
Pagina 5 van 6
Vervolgnota aan Raad Miriam van de Weijer
juridisch kwaliteitsmedewerker, Afd. Maatschappelijke Diensten
Dorien van der Giessen
afdelingsmanager Maatschappelijke Diensten
Vervolgtraject besluitvorming 6 april 2010
Adviesnota in College
22 april 2010
Adviesnota in Commissie MD
11 mei 2010
Adviesnota in Gemeenteraad
Bijlagen 0. Opbouw stichtingskosten € 970.000,-1. Investeringsbegroting gymnastiekvereniging St. Christoffel 2. Investeringsbegroting Christoffel - aangepast 3. Exploitatiemodellen gymnastiekvereniging St. Christoffel 4. Exploitatiebegroting gymnastiekvereniging St. Christoffel 2011-2015 5. Meerjarenonderhoudsplanning 2012-2021 en 2022-2031 samenvatting 6. Jaarlijkse kapitaallasten bij investering 40 jaar van € 580.000,-7. Model-overeenkomst gemeente en Christoffel
Pagina 6 van 6
