Aan de gemeenteraad
1.
Vermelding onderwerp en beslispunten Meerjarenonderhoudsplan Sportaccommodaties (MOP) - Vaststellen Meerjarenonderhoudsplan Sportaccommodaties (MOP Sportaccommodaties), - Vaststellen aangepast Meerjaren Renovatieplan 2015-2024, - Instemmen met het Meerjaren Onderhoudsplan Sportaccommodaties (MOP Sportaccommodaties) en hierbij het voorbehoud te maken dat instemming met de financiële consequenties van het MOP pas kan plaatsvinden via de begroting 2015 en meerjarig 2016-2018 (na vaststelling van de begroting 2015 en meerjarig 20162018 inclusief het meerjaren renovatieplan 2015-2024).
2.
Doel van het raadsvoorstel en samenvatting Het doel van het raadsvoorstel is het harmoniseren van het beheer van de sportaccommodaties, het vaststellen van de benodigde jaarlijkse onderhoudsbudgetten en het vaststellen van het Meerjaren Renovatieplan 2015-2024 met bijbehorende jaarlijkse dotatie. Het voorliggende raadsvoorstel en rapport beschrijft het belang van harmonisering van het onderhoud van sportaccommodaties en het belang van het meerjarig plannen van investeringen ten behoeve van renovaties en vervangingen. Het stuk handelt uitsluitend over sportaccommodaties (met uitzondering van gebouwen) en verschaft kaders ten aanzien van welke sportelementen behoren tot de basisvoorzieningen sport en welke sportelementen nevenvoorzieningen zijn. Daarnaast geeft het een overzicht van benodigde middelen voor de komende 10 jaar (vanaf 2015) in het Meerjaren Renovatieplan 2015-2024.
3.
Inleiding Vanuit de fusie is er behoefte gebleken aan een uniforme manier van het onderhouden van sportaccommodaties (harmonisatie beheer), waarbij er duidelijkheid verschaft dient te worden welk onderhoud/renovatie uitgevoerd dient te worden en welk uitgavenpatroon hieraan verbonden zit.
4.
Relatie met bestaand beleid, beleidsvisie en kaderstelling Het Raadsprogramma 2011-2014 geeft in programma 8, Volksgezondheid en milieu/duurzaamheid 8.3.a. aan dat u de “Actieve deelname aan sport wil bevorderen.” Daarnaast is er in de voormalige gemeente Margraten een Meerjaren onderhoudsplan grassportvelden 2004-2013 vastgesteld dat een richting aangaf voor regulier (jaarlijks) onderhoud, maar ook een renovatieplan (incl. voorziening) bevatte, dat een basis was voor de benodigde sportrenovaties en vervangingen. Overigens was er in 2012 en 2013 geen renovatie meer voorzien binnen dit plan. Het Meerjaren Onderhoudsplan Grassportvelden 2004-2013 (Margraten) gaf ook een duidelijke
*13IN006653*
Ons kenmerk: 13IN006653
financiële onderbouwing van zowel de renovaties als de jaarlijkse beschikbare budgetten. In de voormalige gemeente Eijsden werd er geen gebruik gemaakt van een meerjarenplanning, maar zijn er wel degelijk renovaties en vervangingen uitgevoerd. 5.
Motivering van het voorstel en de kaders, die de Raad ter zake zou kunnen hanteren Bereik Het bereik van het MOP bestaat uit: - jaarlijks groot onderhoud grassportvelden (voetbal), - benodigde renovaties grassportvelden (meerjarig) in het Meerjaren Renovatieplan 2015-2024, - jaarlijks groot onderhoud kunstgrasbanen tennis en gravelbanen, - benodigde renovaties kunstgrasbanen tennis en gravelbanen (meerjarig) in het Meerjaren Renovatieplan 2015-2024, - jaarlijkse (groot) onderhoud bestratingen, groenvoorzieningen en andere inrichtingselementen binnen sportaccommodaties, - vervanging inrichtingselementen als doelen, publieksafrastering (leunhekwerk) en ballenvangers, complexafrastering, - benodigde vervangingen veldverlichtingen, De gebouwelijke voorzieningen, als kleedlokalen, kantines etc. vallen niet binnen het bereik van het MOP. Er wordt in het MOP een duidelijk splitsing gemaakt tussen jaarlijks onderhoud en meerjarige uitgaven in de vorm van benodigde renovaties en vervangingen. Deze laatste zijn weergegeven in een zogenaamd Meerjaren Renovatieplan 2015-2024. Deze planning geeft een meerjarig doorzicht van benodigde gelden en wordt afgekort met MR-plan. In dit plan staan niet alleen renovaties, maar ook benodigde vervangingen. Aansluiting bij Accommodatiebeleid Het MOP is een onderhoudsplan dat een verbijzondering is van het Accommodatiebeleid, dat eveneens op 17 december 2013 zal worden behandeld. In het accommodatiebeleid wordt strategisch beleid geformuleerd ten aanzien van de sportaccommodaties. Denk hierbij aan bijvoorbeeld door middel van strategische keuzes sportaccommodaties anders te gaan situeren (centraliseren/decentraliseren/clusteren), andere uitgangspunten te hanteren of zelfs een ander spectrum aan sporten aan te bieden. Deze eventuele andere uitgangspunten kunnen belangrijke implicaties met zich meebrengen voor het MOP. Dit is echter niet aan de orde. Er wordt weliswaar geopteerd voor 5 toekomstlocaties waar investeringen zullen plaatsvinden, maar de insteek blijft dat op alle sportaccommodaties regulier beheer wordt uitgevoerd en dat er géén sprake is van het afbouwen van beheer. Deze belangrijke samenhang tussen enerzijds accommodatiebeleid en anderzijds het MOP is oorzaak geweest voor het verwijderen van het plan van de voorraadagenda van de raad in september 2012, en bewust te kiezen voor het parallel laten lopen van beide plannen. In het Accommodatiebeleid wordt een taakverdeling in onderhoud voorgestaan tussen vereniging/club en de gemeente. Hiermee wordt rekening gehouden in dit plan en met name in het MR-plan. De taakverdeling als opgenomen in het accommodatiebeleid is als bijlage opgenomen. Dat er geen clustering of reductie van accommodaties wordt voorgesteld in het accommodatiebeleid betekent niet dat hier voor de toekomst niet aan wordt gewerkt. Zo worden er nu reeds gesprekken gevoerd met vereniging in het kader van accommodatiebeleid en in het bijzonder over het toekomstbestendig maken van sportverenigingen en complexen. Hierbij is het voor de toekomst niet uitgesloten dat er minder velden/complexen te onderhouden zullen zijn als gevolg van mogelijke privatiseringen of clusteringen. Daarnaast wordt er ook gezocht naar mogelijke pilots op het gebied van participatie door het zélf onderhouden van sportelementen. Inventarisatie, MOP-document en bezuinigingen Om een MOP te kunnen maken is het nodig een inventarisatie uit te voeren naar de actuele stand van zaken. Deze inventarisatie is in de laatste helft van 2011 uitgevoerd; dit heeft alles te maken met de oorspronkelijke planning. Daarnaast is het voorliggende MOP definitief gerealiseerd in juli 2012 en staan er aldus niet alle nieuwe ontwikkelingen in. Toch is het document niet onbruikbaar on verouderd. Het stuk geeft een goede doorkijk voor de toekomst aan de eigenlijk benodigde maatregelen en vervangingen; in relatieve zin kan het opgenomen MR-plan bijgesteld worden en kan er gewoon mee gewerkt worden. Echter er is nog een reden om het MR-plan bij te stellen. In de afgelopen jaren is er
2
noodzakelijkerwijs bezuinigd, en is er hard gewerkt aan het sluitend krijgen van de begrotingen. Daar het ter beschikking stellen van extra gelden ten behoeve van het MR-plan dwars staat op de bezuinigingstaakstelling, wordt voorgesteld om dit plan bij te stellen. Als laatste is de afstemming met het accommodatiebeleid ook een factor waardoor bijstelling benodigd is. Enerzijds dus een bijstelling in de tijd, anderzijds een bijstelling op een manier dat alléén de strikt noodzakelijke renovaties en vervangingen worden opgenomen én er rekening gehouden wordt met het accommodatiebeleid. Het is goed te beseffen dat de behoefte voor een meerjarige planning van de uitgaven voor renovaties en vervangingen erg groot is. Het MOP en met name het MR-plan is namelijk een planmatige voortzetting van voor de fusie. In voormalig Eijsden werd namelijk in gevallen waarbij vervangingen/renovaties benodigd waren, deze noodzakelijke vervangingen/renovaties opgenomen in de uitgangspuntennotitie. In voormalige Margraten werd wél gewerkt met een meerjaren renovatieplan 2003-2013 (€ 680.000,--) op basis van een voorziening. In de laatste jaren was er geen renovatie meer voorzien. De financiële vulling van de voorziening heeft plaatsgevonden middels een jaarlijkse dotatie. Deze dotatie is voor de fusie vervallen, omdat er geen renovaties meer waren voorzien. Na de fusie, in de gemeente Eijsden-Margraten is de wens de financiële implicaties van de benodigde renovaties/vervangingen planmatig vast te leggen wederom aanwezig. Vaststelling begroting 2014, 2015 en 2016 U als raad heeft in november de begroting vastgesteld voor 2014 en verder. In dit plan en met name in het MR-plan wordt hiermee rekening gehouden. Alle wijzigingen en vragen voor extra middelen worden enkel voorgestaan vanaf 2015. Noodzaak MR-plan Een renovatie/vervangingsplanning is een noodzaak. Sommige spelinrichting/elementen zijn namelijk noodzakelijk om de sport te kunnen uitoefenen en dienen periodiek vervangen te worden. Daarnaast is een adequaat veld ook een belangrijk vereiste. In dit verband dient gesproken te worden over bijvoorbeeld kunstgrasbanen. Kunstgrasbanen zijn bespelingstechnisch maar onderhoudstechnisch voordelig; echter ze moeten wel periodiek vervangen worden, omdat de kunststof slijt. Is de poollengte (lengte van de kunstof te kort, dan raakt het veld onbespeelbaar, en moet de baan uit gebruik worden genomen. Daarnaast zijn er grassportvelden aanwezig die een dusdanig slechte ondergrond kennen (te lemige ondergrond) dat dit te grote problemen gaat opleveren in de toekomst. Dit soort noodzakelijke vervangingen en renovaties zijn wél opgenomen in het plan. Minder noodzakelijke renovaties zijn in principe niet meer opgenomen in het aangepast MR-plan. Kan er geen geld vrijgemaakt worden, dan betekent dit het uit gebruik nemen van velden. Opbouw MOP Zoals eerder aangegeven is het MOP document zelf van 2012 en dient op punten te worden aangevuld met recente ontwikkelingen en dient het MR-plan te worden bijgesteld. Het MOP is vooral een praktisch stuk. Allereerst geeft het een weergave van de sportaccommodaties van de gemeente (hoofdstuk 2). Vervolgens wordt de algemene visie beschreven op het gebied van onderhoud (hoofdstuk 3), aangevuld met voorgestelde basisvoorzieningen (zie volgende paragrafen). Hierbij wordt duidelijk beschreven welke voorzieningen als noodzakelijk beschouwd worden binnen het kader van de sportbeoefening, en welke voorzieningen dus als nevenvoorziening te boek staan. Hoofdstuk 4 geeft een weergave van de visuele kwaliteitsbeoordeling die in het kader van dit MOP is uitgevoerd; hierbij dient aangegeven te worden dat deze heeft plaatsgehad in 2011. Als laatste is een tabel bijgevoegd waarop het oorspronkelijke MR-plan is te zien, maar ook het bijgestelde. Dit is eigenlijk het belangrijkste onderdeel van het MOP, omdat het met de nodige nauwkeurigheid aangeeft wat, waar en met welke middelen zou moeten worden uitgevoerd. Hieronder volgt een korte toelichting per hoofdstuk. - Toelichting hoofdstuk 2: Gebiedsbeschrijving: De nieuwe gemeente Eijsden-Margraten heeft 16 buitensportaccommodaties gelegen op 11 locaties, het betreffen een gering aantal sporttypen te weten: voetbal, hockey, tennis en handboogschieten. Er is hierbij rekening gehouden met ontwikkelingen rondom BMR, MFA en het beëindigen van de voetbalvereniging SV Gerendal te Scheulder. - Toelichting hoofdstuk 3: Visie: Het beheerplan stoelt op duurzaam verantwoord beheer tegen zo laag mogelijke kosten. De
3
gemeente Eijsden-Margraten wil voor haar inwoners voorwaarden scheppen waardoor inwoners naar eigen keuze en mogelijkheden op verantwoorde wijze sport en recreatiesport kunnen bedrijven. Met behulp van het beschikbaar stellen van de basisvoorzieningen op de sportparken met een voldoende kwaliteitsniveau, wordt hieraan invulling gegeven. Het doel is om het kwaliteitsniveau ‘voldoende’ te kunnen waarborgen. Verder in hoofdstuk 3 worden voor de 4 typen sporten (voetbal, tennis, hockey en handboogschieten) basisvoorzieningen beschreven. Het begrip basisvoorziening is nader toegelicht in een verdere paragraaf. - Toelichting hoofdstuk 4: Visuele kwaliteitsbeoordeling sportaccommodaties: Deze kwaliteitsbeoordeling of inventarisatie is uitgevoerd in 2011 en geeft een beoordeling per veld en per inrichtingselement ten aanzien van het onderhoud en kwaliteit in de categorieën onvoldoende, voldoende en goed. Van belang is zich te realiseren dat deze kwaliteitsbeoordeling voor een belangrijk deel een momentopname is en dat veel van de geconstateerde gebreken wellicht in het voorjaars/groot onderhoud van 2012 of 2013 zijn verholpen. Zo speelt dit met name bij voetbal, maar ook bijvoorbeeld bij hockey. Veel oneffenheden, onkruiden en opgelopen speelschaden bij voetbal zijn reeds verholpen in het onderhoud. Bij de hockeybaan was ook veel onkruidgroei en mos aanwezig; dit is inmiddels met onderhoud verholpen. In de bepaling van de prioritering van de eventuele renovaties zijn de structurele problemen meegenomen. Hierbij valt te denken aan een te hoog leemgehalte en een ligging met een te groot verloop bij grassportvelden. Bij kunstgrasbanen is vooral gekeken naar de poollengte en de in te schatten levensduur van de mat. Inrichtingselementen zijn vooral beoordeeld op ouderdom en functionaliteit. Verlichting is niet technisch bekeken, maar er is op basis van levensduur een afweging gemaakt over een vervangingscyclus. Dit alles is verwerkt in de tabel. Basisvoorzieningen In bovenstaande toelichting is het begrip basisvoorziening reeds genoemd. Het is echter van belang om de implicaties hiervan toe te lichten. Allereerst is er voor gekozen om eenduidig vast te leggen, welke basisvoorzieningen benodigd zijn bij de uitoefening van sporten en welke voorzieningen feitelijk aanvullend zijn: nevenvoorzieningen. De basisvoorzieningen zullen volledig onderhoud genieten, omdat dit noodzakelijke voorzieningen zijn in het licht van de uitoefening van de sport. Hierbij worden de minimale normen van NOC-NSF / ISA Sport gevolgd. De nevenvoorzieningen zullen niet meer geplaatst/onderhouden worden. Hierbij is het geenszins de bedoeling dat recentelijk aangebracht nevenvoorziening zullen worden verwijderd. Nevenvoorzieningen die niet meer door de vereniging zelf worden onderhouden en die gevaarlijk worden / niet meer functioneel zijn, zullen worden verwijderd. Daarnaast heeft de taakverdeling zoals genoemd in het accommodatiebeleid ook zijn weerslag op dit plan. Basisvoorzieningen die nadere toelichting behoeven zijn: - Sporttechnische beplantingen: het is de bedoeling dat er rondom sportaccommodaties een groene gordel aanwezig is, opdat de ‘gebiedsvreemde’ accommodaties deugdelijk in het gebied (landschap) worden ingepast èn de sport binnen een meer visueel afgeschermd, besloten groen kader kan worden beoefend. Deze beplanting zijn opgebouwd uit gebiedseigen materiaal (inheems) en zijn onderhoudsvriendelijk, - Complexafrasteringen: het is de bedoeling dat sportaccommodaties niet vrij toegankelijk zijn. In principe wordt er gekozen voor een groene omlijsting van bijvoorbeeld hagen en dicht struweel teneinde aan te sluiten op de sporttechnische beplanting. In sommige gevallen is de hoeveelheid ruimte te beperkt om deze afscherming met groen vorm te geven. Alleen in deze gevallen zal worden gebruik gemaakt van afrasteringen. Als het blijkt dat de toegangbelemmering middels groen, te beperkt is, kan worden teruggegrepen naar een afrastering binnen een groene omlijsting (bijv. hekwerk binnen een houtsingel). - Dug-outs: volgens de norm zijn dug-outs alleen benodigd bij wedstrijdvelden waar de senioren mannen standaardklasse wedstrijden voetballen (hoofdveld genaamd) en bij hockeyvelden. Voor iedere sportaccommodatie voetbal is één hoofdveld aanwezig. Er wordt dan ook maar één set dug-outs geplaatst. Indien verenigingen dug-outs als
4
-
-
-
nevenvoorziening willen aanbrengen is dat natuurlijk mogelijk, maar dan zullen de inrichtingskosten volledig voor rekening van de vereniging zijn. Vanuit de taakverdeling is voorgestaan dat de vereniging zelf vervolgens zorg draagt voor onderhoud; noodzakelijke vervangingen (cyclus) zijn voor kosten gemeente. Leunhekwerk / publieksafrastering volgens de norm zijn publieksafrasteringen alleen benodigd op hoofdvelden bij voetbal en bij alle banen bij tennis en bij hockey. Er wordt dan ook maar alleen bij het hoofdveld voetbal de publieksafrastering geplaatst. Bij tennis en hockey is een publiekafrastering bij iedere baan een basisvoorziening. Daarnaast wordt voorgestaan om bij kunstgras voetbal altijd een publieksafrastering aan te brengen, vanwege het fragiele karakter van het veld. Vanuit de taakverdeling is voorgestaan dat de vereniging zelf vervolgens zorg draagt voor onderhoud; noodzakelijke vervangingen (cyclus) zijn voor kosten gemeente. Veldverlichting De toepassing van een veldverlichting als basisvoorziening wordt niet voorgestaan bij pure grassportwedstrijdvelden voetbal. In echter veel gevallen is er sprake van een combinatie van wedstrijd/trainingsveld grassport als het gaat over voetbal. Gelet op het complexe karakter van veldverlichting wordt voorgestaan in het accommodatiebeleid/taakverdeling dat de veldverlichting volledig wordt onderhouden door de gemeente. Verhardingen De verharding tussen het gebouw (kleedlokalen, clubgebouw) en het (hoofd)veld wordt als basisvoorziening beschouwd, naast de bestrating rond de dug-outs, kleedkamers en kantine. Daar waar het vanuit beheersmatig aspect noodzakelijk is, is een bestrating ook wenselijk. Denk hierbij aan bestrating rondom kunstgras (ivm vervuiling van de mat). De nu al bestaande verharding zal echter in regulier onderhoud blijven.
Renovatie en vervangingstabel: MR-plan Wezenlijk onderdeel van het MOP is de tabel, die een meerjarenperspectief levert voor de benodigde renovaties en vervanging. Hiertoe is meerjarig een beeld beschikbaar ten aanzien van financiële verplichtingen, náást de benodigde jaarlijkse budgetten ten behoeve van jaarlijks (groot) onderhoud. Het aangepaste MR-plan is bijgevoegd; nogmaals het oude plan zit achter in het boekwerkje van het MOP als referentie. In blauwe kleur is gemarkeerd waar de aanpassingen hebben plaatsgevonden; hetzij een verplaatsing (pijlen), het schrappen of het nieuw aanbrengen van een noodzakelijke renovatie/vervanging. Als extra toelichting op de aanpassingen is er een notitie vervaardigd met de naam: “Notitie Bijstelling Meerjaren Onderhoudsplan Sportaccommodaties 2013 “, deze is als bijlage toegevoegd. Binnen de inventarisatie voorafgaande aan de vervaardiging van deze tabel, zijn de basiskwaliteiten van de veldverlichtingen niet in beeld gebracht; met name de elektrotechnische aspecten en de lichtopbrengsten. Daarom is het van belang in ogenschouw te nemen dat de genoemde vervangingen indicatief zijn benoemd, en dat jaarlijks wordt bekeken welke verlichting aan vervanging toe is. In het MR-plan is ook rekening gehouden met de volgende latere ontwikkelingen: - Sanering baan 5 tot en met 8 van de tennisvereniging te Cadier en Keer: deze vereniging heeft naast gemeentelijke tennisbanen ook 4 eigen banen in opstal op onze grond. De vereniging heeft aangegeven dat ze deze banen niet meer kunnen onderhouden en gebruiken gelet op het teruglopende ledenaantal: sanering van de banen is aldus gewenst. - Sanering Scheulder: zoals bekend is SV Gerendal opgehouden te bestaan. Het terrein wordt nu openbaar gebruikt, echter het voormalige sportveld heeft nog een klein aantal aanpassingen nodig. Denk hierbij aan het verwijderen van nog aanwezige sportelementen en het beter inpassen van het terrein (is nu mogelijk ivm probleem met grootte veld); hiervoor is een gering bedrag opgenomen (€ 10.000). - De tennisvereniging Cadier en Keer heeft gewag gemaakt van een relatieve onveiligheid op het terrein. Het oneigenlijk gebruik van de banen door onbevoegden, vernielingen, inbraak maar ook bedreigingen hebben gespeeld. De vereniging heeft gevraagd voor aanvullende afschermende maatregelen zoals een hekwerk.
5
Kaderstelling MR-plan Voorgesteld wordt het MR-plan als kaderstelling te laten fungeren voor de uitvoering van de jaarlijks geplande renovaties en vervangingen. Het is echter van belang zich te realiseren dat het maken van een meerjarig doorzicht complex is omdat veel aspecten van bijvoorbeeld bespeling en gebruik gedurende de tijd kunnen veranderen. Denk hierbij aan het drastisch verminderen of vermeerderen van de bespeling van een kunstgras of grassportveld als gevolg van respectievelijk daling of stijging van ledenaantallen bij verenigingen. Daardoor is het jaarlijks van belang te bezien òf de geplande maatregelen daadwerkelijk noodzakelijk zijn uit te voeren in het lopende jaar (uitstel), of in een opvolgend jaar geplande renovatie of vervanging niet vervroegd zou moeten worden, dit natuurlijk in samenspraak met financiën mede gelet op de eventuele onmogelijkheden in relatie tot de stand van de voorziening. Het college neemt jaarlijks over de geplande maatregelen een besluit, waarin bovenstaande afwegingen worden behandeld. Daartoe is het nodig een voorziening te gebruiken die flexibele inzet van gelden mogelijk maakt opdat het college de voorgestane werkzaamheden efficiënt en effectief binnen de gestelde kaders kan uitvoeren. Rapportage aan de raad vindt plaats middels de planning en control cyclus. Opmerking: de renovatie van wedstrijdveld Mheer staat tóch nog opgenomen in het MRplan. Dit is ten onrechte, daar de financiële consequenties van de renovatie zijn meegenomen in het dekkingsplan van het project BMR.
Financiële en personele aspecten Reguliere jaarlijkse onderhoudskosten (budgetten, alle genoemde bedragen zijn exclusief btw) In het voorliggende MOP is in hoofdstuk 7 berekend hoe groot de kosten bedragen van regulier jaarlijks onderhoud voor grassportvoetbal, kunstgras voetbal, gravel tennis en kunstgras tennis. Deze berekende kosten geven een gemiddelde beeld ten aanzien van de onderhoudskosten. Per jaar/per element dient echter voor wat betreft het regulier jaarlijks onderhoud bekeken te worden welk onderhoud daadwerkelijk benodigd is. In het geval van grassportvelden variëren de daadwerkelijke kosten aanzienlijk, omdat het natuurproducten zijn, die sterk worden beïnvloed door weersomstandigheden en intensiteit bespeling. Voorts is het zo dat sommige onderhoudswerken reeds zijn weggelegd bij de vereniging door het ter beschikking van materiaal; denk hierbij aan sleepwerkzaamheden (weeklijks onderhoud) bij kunstgras, maar ook het verwijderen van blad bij kunstgras. Deze in de rapportage genoemde kosten zijn dan enigszins kleiner. In onderstaande tabel wordt in de eerste kolom aangegeven welke budgetten reeds meerjarig beschikbaar zijn. In de tweede kolom staat de eigenlijk benodigde hoeveelheid budget genoemd voor de periode 2015-2024 op basis van de rapportage. Dit vergelijk is opgenomen om duidelijk te maken dat de budgetten voor onderhoud sportaccommodaties aan de lage kant zijn, maar nadrukkelijk wordt voorgestaan om geen verhogingen van de budgetten op te nemen vanaf 2015. Het is daarbij goed om te realiseren dat op basis van de berekening binnen hoofdstuk 7 de eigenlijk berekende kosten voor onderhoud grassportvelden € 215.255,70 (22 velden) aanmerkelijk hoger is dan het op dit moment beschikbaar budget. Dit hangt mede samen met eerder doorgevoerde bezuinigingen als gevolg van een voordelige aanbesteding. Voor de toekomst is onduidelijk of een dergelijk voordeel weer kan worden behaald. Wellicht is dit echter op te vangen door een vermindering van het aantal velden op basis van capaciteitsberekeningen (gemaakt in het kader van het accommodatiebeleid). Daarnaast wordt voor de toekomst gekeken naar een stukje eigen inbreng van de vereniging ten aanzien van onderhoud. Blijkt voor de toekomst dat adequaat onderhoud niet meer kan worden uitgevoerd als gevolg van onvoorziene omstandigheden of daadwerkelijk structureel nijpende tekorten, dan zal dit middels de geijkte middelen binnen de P&C cyclus worden aangegeven, zoals respectievelijk de bestuurskrant (onvoorziene omstandigheden) dan wel de uitgangspuntennotitie (structurele tekorten). Extra herinnering is nodig voor wat betreft onderhoud veldverlichting; er is voorgesteld om het totale onderhoud bij de gemeente neer te leggen; dit kan voor de toekomst fricties opleveren voor wat betreft beschikbaar budget.
6
Alle bedragen excl. BTW
Buitensportaccommodaties Onderhoud verlichting 6530110 - 4333080 Buitensportaccommodaties Onderhoud bestrating, hekwerk, hockey, kunstgras voetbal etc. (alles niet groen) : overig 6530110 - 4333050 Buitensportaccommodaties Onderhoud groen 6530110 - 4343400 Buitensportaccommodaties Algemeen advies/controle 6530110 - 4343805 Groene sportvelden Onderhoud grassportvelden 6531000 - 4343400 Tennisaccommodaties Onderhoud tennisbanen 6530107 - 4343400 Totaal:
Begroting 2014 en meerjarig 2015 - 2017
Eigenlijk benodigd budget
€ 13.400
€ 20.000
€ 20.000
€ 20.000
€ 14.250
€ 14.250
€ 4.750
€ 8.000
€ 140.256
€ 215.256
€ 11.600
€ 14.250
€ 204.256
€ 291.756
Bovenstaande tabel geeft dus aan dat er voor het regulier jaarlijks onderhoud eigenlijk meer geld benodigd is, dan nu is opgenomen binnen de reguliere begroting. Er wordt echter voorgesteld om dit vooralsnog niet te verhogen. Renovatie en vervangingstabel (Sportvoorziening) Naast het regulier onderhoud (zie boven) is het eveneens belangrijk te werken aan renovaties en vervangingen (tabel). Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld: het renoveren van een grassportveld, het vervangen van een publieksafrastering die meer dan 25 jaar oud is en het vervangen van de mat van een kunstgrasbaan: zie MR-plan. Hiertoe is het van belang de gelden die benodigd zijn voor dit soort renovaties en vervangingen (tabel) in een voorziening beschikbaar te maken. De beschikkingsbevoegdheid van de voorziening ligt reeds bij het college. Bij kleinere bedragen/maatregelen (<10.000 geraamd) wordt voorgesteld om de autonome uitvoering zo laag mogelijk in de organisatie te leggen (afdelingshoofd), opdat daadkrachtig de benodigde renovaties en vervangingen kunnen worden uitgevoerd, met een zo gering mogelijke overhead. Voor grotere renovaties/vervangingen is hierboven reeds voorgesteld u als college jaarlijks te laten besluiten aangaande de maatregelen binnen het MR-plan. De totale kosten ten behoeve van vervangingen en renovaties over 10 jaar bedragen: € 1.166.122,- naast de benodigde kosten voor regulier onderhoud (€ 204.256 / jaar, budgetten zie boven), startend vanaf 2015. De tabel hieronder laat zien: Het jaarlijkse bedrag benodigd voor renovatie (exclusief BTW); De jaarlijkse dotatie ten gunste van de voorziening groot onderhoud sportvelden; voor de jaarlijkse dotatie geldt: o is gelijk aan het gemiddelde van 4 jaarlagen renovatie en dus constant gedurende 4 jaar; o storting vindt plaats via de primitieve begroting (met ingang van 2015) Als gevolg van de gekozen systematiek bij het bepalen van de dotatie ten gunste van de voorziening komt het voor dat de stand van de voorziening per 31 december in bepaalde jaren negatief is; dit is geen probleem omdat, als gevolg van de gekozen systematiek, de stand van de voorziening per 31 december 0 is
7
jaar
renovatie
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024
€ 87.433 € 128.300 € 252.521 € 70.620 € 31.398 € 156.288 € 135.740 € 71.198 € 139.888 € 92.736
totaal
€ 1.166.122
dotatie prim begr € 134.719 € 134.719 € 134.719 € 134.719 € 98.656 € 98.656 € 98.656 € 98.656 € 104.524 € 104.524
verloop voorziening 1-jan 31-dec € 134.719 € 47.286 € 182.004 € 53.704 € 188.423 -€ 64.099 € 70.620 €0 € 98.656 € 67.258 € 165.914 € 9.626 € 108.282 -€ 27.458 € 71.198 €0 € 104.524 -€ 35.364 € 69.160 -€ 23.576
Voor een gedetailleerd beeld van de renovaties en vervangingen (aangepast MR-plan) wordt verwezen naar de A3 bijlagen. Het oude MR-plan is voor de volledigheid opgenomen achterin de rapportage MOP. Bij de hiervoor genoemde bedragen (vereiste dotaties ten gunste van de voorziening groot onderhoud sportvelden) dient opgemerkt te worden dat de p&c-cyclus leidend is. De hiervoor genoemde mutaties (jaarlijkse storting ten gunste van de voorziening groot onderhoud sportvelden) dienen aangeleverd te worden ten gunste van de uitgangspuntennotitie voor de begroting 2015 (voorjaar 2014). Vervolgens kan uitvoering pas plaatsvinden na vaststelling van de begroting 2015 en meerjarig 2015-2017 door uw raad (november 2014) inclusief de hiervoor genoemde mutaties (jaarlijkse storting ten gunste van de voorziening groot onderhoud sportvelden). Noodzaak tot bezuiniging Nogmaals is het van belang om te stellen dat er bij de totstandkoming van dit MOP en het aangepaste MV-plan gekeken is naar noodzaak in relatie tot bezuinigingen. Het is duidelijk dat de vraag voor enige extra middelen in druist tegen de bezuinigingsdoelstellingen. Daarom wordt voorgesteld om de huidige jaarlijkse budgetten te handhaven en niet te verhogen. Echter het is van belang te realiseren dat het jaarlijks onderhoud van accommodaties voldoende moet kunnen worden uitgevoerd om de basisvoorziening in stand te houden, en in het verlengde daarvan dat vervangingen en renovaties in een cyclus moeten worden uitgevoerd. Anders komt de functionaliteit van de velden snel in het geding. Hierbij kan als voorbeeld worden gesteld dat van grassportvelden de stabiliteit drastisch achteruitgaat en de vlakheid. Daarmee worden dit soort velden erg gevaarlijk en kunnen ze oorzaak zijn van een aantal blessures. Kunstgrasbanen zijn eveneens zeer gevoelig voor een onvoldoende onderhoudsniveau: de infill van de mat raakt vol met materiaal waardoor onkruiden en mossen vrij spel krijgen. De waterdoorlatendheid de mat komt daartoe vlug in gevaar. Daarnaast zal de levensduur sterk verkort raken. In het licht van de bezuiniging is reeds gekeken naar mogelijkheden die er zijn inzake bezuinigingen als het gaat om het MV-plan. Hiervoor is er een aangepast plan gemaakt, waarin de facetten tijd, accommodatiebeleid en bezuinigingen nadrukkelijk zijn meegenomen. Nogmaals is het van belang te beseffen dat het MV-plan een planmatige continuering van financiële consequenties is, die voortvloeien uit noodzakelijke vervangingen en renovaties. Zoals reeds aangegeven: in voormalig Eijsden werd dit ad/hoc opgenomen in de uitgangspuntennotitie, terwijl voormalig Margraten dit wél planmatig heeft uitgevoerd op basis van een meerjarenplan; echter de bijbehorende dotatie is logischerwijs komen te vervallen.
8
7. Planning, uitvoering en evaluatie Het MOP levert, zoals eerder aangegeven, een solide onderbouwing voor de verschillende benodigde vormen van onderhoud (jaarlijks), vervangingen en renovaties binnen budgetten en de voorgestelde sportvoorziening. De tabel is opgebouwd en voorgesteld vanuit de situatie van de kwaliteiten in 2011. Het is van belang om te beseffen dat de vastgestelde kwaliteiten toch nog enigszins kunnen schommelen over de langere termijn. Zo is intensiteit van bespeling en mogelijkheden van herstel middels groot onderhoud bij grassportvelden cruciaal bij de planning van renovaties. Het plannen van vervangingen van kunstgrasbanen is beter te doen. Hierbij wordt periodiek (jaarlijks/tweejaarlijks) de poollengte van de vezel gemeten. Door de afname van de vezelkwaliteit (lengte) te extrapoleren is vast te stellen wanneer de mat aan vervanging toe is. Hierbij geldt echter nadrukkelijk de invloed van bespeling. Bovenstaande uiteenzetting onderstreept het belang van het periodiek (jaarlijks) bijstellen van de tabel. Zo zou het (financieel/planning) mogelijk moeten zijn een vervanging/renovatie te vervroegen als de kwaliteit van dit veld het nodig maakt, of indien mogelijk een of meerdere jaren te verlaten. Hierbij is de tabel een goede kaderstelling voor de renovaties en vervangingen. 8. Communicatie Het voorliggende rapport is opgesteld zonder inspraak van de verenigingen, omdat er geen substantieel belangrijke wijzigingen optreden in beheer, behalve dat er een aangepast MR-plan is. Het is wel uiterst belangrijk om op het moment van renoveren of vervangingen goed en tijdig te communiceren met de vereniging over de aanpak, de kaders, de werkwijze en ze daarbij mee te nemen in het proces.
Burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten, De secretaris, De burgemeester,
Drs. H.J.M. van Dijk
D.A.M. Akkermans
Bijlagen: Naam bijlage: Aangepast MR-plan Taakverdeling onderhoud accommodaties Meerjarenonderhoudsplan MOP Notitie Bijstelling Meerjaren Onderhoudsplan Sportaccommodaties 2013
Corsanummer: 13EB006481 13IN004216
Digitaal beschikbaar Ja / Nee Ja Ja
13EB006492 13EB006476
Ja Ja
9
RAADSBESLUIT
De Raad van de gemeente Eijsden-Margraten; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het advies van de raadscommissie Inwonerszaken;
Besluit : -
Vaststellen Meerjarenonderhoudsplan Sportaccommodaties (MOP Sportaccommodaties), Vaststellen aangepast Meerjaren Renovatieplan 2015-2024, Instemmen met het Meerjaren Onderhoudsplan Sportaccommodaties (MOP Sportaccommodaties) en hierbij het voorbehoud te maken dat instemming met de financiële consequenties van het MOP plaatsvindt bij vaststelling van de begroting 2015-2018.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 17 december 2013
De griffier,
De voorzitter,
Mr. M.G.A.J.T. Verbeet
D.A.M. Akkermans
10
