INFORMATIENOTA AAN DE GEMEENTERAAD Onderwerp
Evaluatie bestemmingsplan Buitengebied
Agendanummer
Nummer
Steller
Gerrit Hagoort
Doorkiesnummer steller
0413 - 481317
Coördinerende Coördinerende afdeling afdeling
Directie
Behandeling raadscommissie
13-06-2013
Behandeling gemeenteraad
20-06-2013
Bereikbaar op:
Portefeuillehouder(s)
C.G.A. van Rossum
Bijlagen
1
Coördinerend team
Directie
Wat is het vraagstuk? De gemeenteraad, het college en de organisatie hebben behoefte om het proces van totstandkoming van het nieuwe bestemmingsplan Buitengebied te evalueren.
Wat willen we bereiken? Het doel van de evaluatie is leerpunten te formuleren. Op basis van deze leerpunten zijn aanbevelingen gedaan. De leerpunten hebben betrekking op rollen, verantwoordelijkheden en regie. Daarnaast richten de leerdoelen zich op projectmatig werken en communicatie. De leerdoelen zullen concreet een plek krijgen in de verschillende bestuurlijke en ambtelijke overleggen, teamplannen en opleidingsplannen. De evaluatie van bestemmingsplan Buitengebied staat niet op zich. Eerder heeft de gemeenteraad aandacht gevraagd voor de communicatie rond grote projecten. De leerdoelen die uit de evaluatie komen, zullen dan ook worden ingezet om het projectmatig werken binnen de gemeente te versterken. In het Presidium is afgesproken dat jaarlijks de resultaten van het ontwikkeltraject worden gemeld aan de gemeenteraad.
Toelichting De aanbevelingen zijn in hoofdlijn te verdelen naar de onderwerpen: rollen, verantwoordelijkheden en regie, projectaanpak en communicatie. 1.
Rollen, verantwoordelijkheden en regie: regie: Op belangrijke dossiers moet er een interne projectleider zijn die samen met de portefeuillehouder de regie op zich kan nemen en hiervoor deskundig is (ook bij weerstand). Het is van belang dat, zéker in een project van deze omvang, ieder zich bewust is van de eigen rol en gericht is op samenwerken. Deze rol moet proactief, in het algemeen belang en omgevingsbewust worden gepakt. Bovendien spelen daarbij competenties een belangrijke rol. Als zaken niet goed lopen of als kaders worden bijgesteld moet men dat signaleren en daar elkaar op aanspreken.
1/3
2.
Projectaanpak Werk projectmatig (SMART) en start met een plan van aanpak. Richt het projectteam bij voorkeur in met kundige eigen mensen die gericht zijn op samenwerking. De projectleider moet een interne ambtenaar zijn. Zet een heldere koers uit en blijf die volgen. Pak tijdens het proces regelmatig terug naar dit plan om zo de vinger aan de pols te houden. Genereer beslismomenten.
3. •
Communicatie Schriftelijke communicatie Communiceer volgens de richtlijnen binnen klantgericht communiceren: afgestemd op de ontvanger. Schrijf helder, laagdrempelig en begrijpelijk. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en ben zo compleet mogelijk. Mondelinge communicatie Vertrek vanuit kansen en mogelijkheden, maar ben ook duidelijk. Concludeer gesprekken af en leg afspraken vast en voeg deze toe aan het dossier. Ben je bewust van de eigen rol en voer de gesprekken vanuit de eigen positie of verantwoordelijkheid. Elk gesprek kent dezelfde basis en vertrekt vanuit één organisatie: de gemeente Sint-Oedenrode. Projectcommunicatie Maak een communicatieplan waarvan een krachtenveldanalyse onderdeel uitmaakt. Door gebruik te maken van de krachtenveldanalyse zijn de verschillende en tegengestelde belangen inzichtelijk. Onderken deze (verwachtingenmanagement) en leg de communicatiemomenten in grote lijnen vast. Schakel daarnaast op momenten dat het project daarom vraagt, heb een antenne voor de gevoeligheden in de samenleving. Beoordeel al bij de start van een project (en voor elke fase) de (on-)mogelijkheden van burgerparticipatie.
•
•
Gevolgen Financiën/inkoop en aanbesteding Stand Stand krediet Herziening bestemmingsplan bestemmings plan buitengebied fcl 7810150/6810150 Door de raad beschikbaar gesteld krediet
28-05-2009 30-03-2011
bestedingen 2009/2012 2009/2012 Omschrijving Personeel van derden Advies- en proceskosten Doorbelastingen
restant per 11 -1- 2013
445.000 599.550 1.044.550
2009 101.305 74.902 32.100
2010 165.963 36.729 26.100
2011 270.807 99.229 73.950
2012 42.213 72.511 19.350
totaal 580.288 283.371 151.500
208.307
228.792
443.986 443.986
134.074
1.015.159 1.015.159 29.391 29.391
Het restantbudget is / wordt gebruikt voor de gedeeltelijke herziening van het bestemmingsplan aan de door de gemeenteraad geaccordeerde aanpassing van de gebiedsconcentraties en het VAB beleid. Duurzaamheid Niet van toepassing.
2/3
Communicatie en interactie Het is belangrijk om bij de behandeling in de commissie betrokkenen en deelnemers aan de evaluatie in kennis te stellen van de evaluatie. Het betreft hier: de geïnterviewden de klankbordgroep betrokkenen van de zogenaamde vijf casussen De pers zal vooraf op de gebruikelijke wijze worden geïnformeerd na behandeling in het college.
Bijlage(n) Deze nota bevat de volgende bijlage(n): 1. Evaluatie Bestemmingsplan Buitengebied, wat zijn de leerpunten?
Ter inzage Niet van toepassing Sint-Oedenrode, 13 mei 2013 Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Sint-Oedenrode, de secretaris, de burgemeester,
P.J.E. van de Loo
P.M. Maas
3/3
Evaluatie Bestemmingsplan Buitengebied Wat zijn de leerpunten?
De gemeenteraad, het college en de organisatie hebben behoefte om het proces van totstandkoming van het nieuwe bestemmingsplan Buitengebied te evalueren. Evaluatie van het proces geeft de mogelijkheid leerpunten te formuleren. Er is op twee manieren geëvalueerd: 1. Een evaluatie die zich richt op de communicatie in vijf casussen. 2. Een bredere evaluatie die zich richt op het proces.
Aanpak 1. Een evaluatie die alleen inzoomt op de communicatie in vijf casussen. Om te kunnen evalueren spraken de wethouder, de teamleider Ruimtelijke Ordening en communicatieadviseur op aangeven van enkele raadsleden over vijf verschillende casussen met belanghebbenden. De gesprekken vonden plaats in mei 2012. Voorafgaand aan de gesprekken werd met belanghebbenden de afspraak gemaakt een (vertrouwelijk) verslag te maken op hoofdlijnen. Deze evaluatie richt zich alleen in op dát deel waar het ging over de communicatie door beleidsmedewerker(s) of bestuurder(s). Het gaat hier om zowel mondelinge als schriftelijke communicatie. In deze evaluatie bleef het inhoudelijke deel buiten beschouwing, hoewel dit deel zeker van invloed is geweest op de wijze waarop belanghebbenden hun oordeel over de communicatie gaven. Want het is natuurlijk wel zo, dat inwoners die een “ja” horen, over het algemeen tevreden zijn. Deze evaluatie zou worden betrokken bij de bredere evaluatie onder punt 2. 2. Een bredere evaluatie die inzoomt op het proces. Op 23 oktober 2012 heeft een startoverleg plaatsgevonden met betrekking tot de opdracht. De stuurgroep bestaat uit: Janneke van den Heuvel, Janine Heisterkamp, Freek Glorius, Hans Hulsen, Maarten van Els, Cees van Rossum, Hannie van den Elzen en Lianne Vulders. Dit overleg was vooral bedoeld om de opdracht duidelijk te krijgen. Hieruit kwam dat zowel de aanpak als de doorlooptijd korter moet zijn. Het gaat om de vraag “hoe heb je het proces ervaren?”, waarbij een eventuele politieke achtergrond van ondergeschikt belang is. De evaluatie moet uit de politiek worden gehaald. De informatie wordt verkregen door middel van individuele interviews in een veilige setting. Hierbij heeft Hannie van den Elzen de interviews afgenomen en Lianne Vulders haar ondersteund. Het doel van de interviews was om aanbevelingen te formuleren zodat alle spelers in het veld leren voor de toekomst. De te stellen vragen zijn kortgesloten met de leden van de stuurgroep. Tijdens het gesprek met de opdrachtgever is een lijst ontstaan van de te interviewen personen. Van deze lijst zijn 17 personen, met verschillende rollen of belangen, geïnterviewd. Tijdens het afnemen van de interviews ontstond er een beeld over de aanbevelingen die uiteindelijk een rol zouden kunnen
1
gaan spelen. Omdat deze aanbevelingen ook betrekking hebben op de rol van het college en het ambtelijk apparaat, hebben interviewers het wenselijk gevonden om ook het hele college en de secretaris te interviewen. In totaal zijn 20 personen geïnterviewd. De vragen: 1. Wat was uw eigen rol in het proces? 2. Welke andere rollen waren er volgens u in het proces? (raad – college – portefeuillehouder – ambtelijke organisatie – extern bureau - klankbordgroep) (Wat vond men van de rol van het bureau) (Was de inbreng van de klankbordgroep zichtbaar, samenstelling van de klankbordgroep) (Was het voor ambtenaren duidelijk welke informatie de raad/college van hen nodig had) Bij belangenbehartigers: waarom heeft u de politiek benaderd? 3. Hoe zijn deze rollen gepakt? 4. Wat vond u van de wijze van informeren? a. schriftelijk/mondeling b. tijdig/begrijpelijk/afdoende-volledig 5. Wie had volgens u de regie op welk onderdeel van het proces? Hoe werd deze regierol vervuld? 6. Door amendementen is het bestemmingsplan gewijzigd. Hoe is dat volgens u gelopen? 7. Met welk gevoel heeft u het hele proces ervaren? 8. Waren er bij u bepaalde verwachtingen? (…en hoe kwam dat?) 9. Hoe kijkt u op het proces terug? a. Wat had er anders gemoeten? b. Wat zou u zelf anders doen?
Achtergronden In het buitengebied zijn ongeveer 1000 adressen die allemaal een bestemming kregen. Tijdens de inspraakfase zijn daarover ongeveer 300 reacties ingediend bij het college. Bij de ontwerpfase waren dit er ongeveer 150 bij de gemeenteraad. Bij de Raad van State zijn uiteindelijk 35 beroepen ingesteld. Impressie van de interviews Een aantal geïnterviewden bleek aanvankelijk huiverig en had de nodige scepsis aan het begin van het gesprek. Niet iedereen voelde zich bij aanvang van het interview op zijn/haar gemak. Nadat de bedoeling duidelijk was en het gesprek eenmaal op gang was gekomen kregen wij de indruk dat de meeste geïnterviewden het een prettig gesprek vonden. In de gesprekken hebben wij ervaren dat aanvankelijke achterdocht, wantrouwen en frustratie werd omgezet in een open gesprek. Er was een vertrouwelijke, veilige sfeer, waarin openhartig werd gesproken. De waarborg dat de inhoud uit de gesprekken geanonimiseerd zou worden, was de onderlegger voor deze openhartigheid. Wanneer het in het gesprek over rollen van anderen ging, was dat op een respectvolle manier. Voorafgaand aan het interview geven interviewers aan dat van het gesprek geen woordelijk verslag wordt gemaakt. Ook werd afgesproken nog tijdens de gesprekken samen over te gaan tot het filteren van de leerpunten. Aan het einde van het gesprek is met iedereen consensus bereikt over de door hen genoemde aanbevelingen.
2
Verbeterpunten/leerpunten Uit alle aanbevelingen zijn de grootste gemene delers genomen, die de basis zijn voor de leerpunten naar de toekomst toe. De aanbevelingen zijn gericht op: de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Er is bewust voor gekozen om vooruit te blikken en ons te focussen op de leerpunten, in plaats van de fouten. De opdracht was om na de verschillende interviews of gesprekken aanbevelingen te formuleren zodat alle spelers in het veld leren voor de toekomst. De leerdoelen zullen concreet een plek krijgen in de verschillende bestuurlijke en ambtelijke overleggen, teamplannen en opleidingsplannen. De resultaten zullen jaarlijks worden geëvalueerd. De aanbevelingen zijn in hoofdlijn te verdelen naar de onderwerpen: rollen, verantwoordelijkheden en regie, projectaanpak en communicatie. 1.
Rollen, verantwoordelijkheden en regie: regie : Op belangrijke dossiers moet er een interne projectleider zijn die samen met de portefeuillehouder de regie op zich kan nemen en hiervoor deskundig is (ook bij weerstand). Het is van belang dat, zéker in een project van deze omvang, ieder zich bewust is van de eigen rol en gericht is op samenwerken. Deze rol moet proactief, in het algemeen belang en omgevingsbewust worden gepakt. Bovendien spelen daarbij competenties een belangrijke rol. Als zaken niet goed lopen of als kaders worden bijgesteld moet men dat signaleren en daar elkaar op aanspreken.
2.
Projectaanpak Werk projectmatig (SMART) en start met een plan van aanpak. Richt het projectteam bij voorkeur in met kundige eigen mensen die gericht zijn op samenwerking. De projectleider moet een interne ambtenaar zijn. Zet een heldere koers uit en blijf die volgen. Pak tijdens het proces regelmatig terug naar dit plan om zo de vinger aan de pols te houden. Genereer beslismomenten.
3. •
Communicatie Schriftelijke communicatie Communiceer volgens de richtlijnen binnen klantgericht communiceren: afgestemd op de ontvanger. Schrijf helder, laagdrempelig en begrijpelijk. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en ben zo compleet mogelijk. Mondelinge communicatie Vertrek vanuit kansen en mogelijkheden, maar ben ook duidelijk. Concludeer gesprekken af en leg afspraken vast en voeg deze toe aan het dossier. Ben je bewust van de eigen rol en voer de gesprekken vanuit de eigen positie of verantwoordelijkheid. Elk gesprek kent dezelfde basis en vertrekt vanuit één organisatie: de gemeente Sint-Oedenrode. Projectcommunicatie Maak een communicatieplan waarvan een krachtenveldanalyse onderdeel uitmaakt. Door gebruik te maken van de krachtenveldanalyse zijn de verschillende en tegengestelde belangen inzichtelijk. Onderken deze (verwachtingenmanagement) en leg de communicatiemomenten in grote lijnen vast. Schakel daarnaast op momenten dat het project daarom vraagt, heb een antenne voor de gevoeligheden in de samenleving. Beoordeel al bij de start van een project (en voor elke fase) de (on-)mogelijkheden van burgerparticipatie.
•
•
3
Kwaliteit a.
Klantgericht communiceren Begrijpelijk communiceren zodat de klant weet wat we willen zeggen. Door het instellen van een leespanel kunnen we de kwaliteit regelmatig en steekproefsgewijs testen. De borgingsafspraken binnen dit project stelden we eerder vast: 1. Klinkende Taal Klinkende Taal is een toepassing binnen MS-Word die een tekst controleert aan de hand van de regels in de schrijfwijzer. Ook geeft het aan welk taalniveau een tekst heeft. 2. Schrijfwijzer Als vervolg op de trainingen, staat bij iedere medewerker een schrijfwijzer op zijn/haar bureau. De schrijfwijzer bevat schrijftips voor de algemene schrijfregels, schrijftips per tekstsoort, richtlijnen voor de huisstijl en taaltips. 3. Taalcoaches Naast de toepassing van Klinkende Taal starten we met taalcoaches. Dit zijn collega’s die een bovengemiddeld gevoel voor taal hebben, sleutelfiguur zijn binnen het team of erg enthousiast waren over het project. Zij vormen het vaste aanspreekpunt binnen de organisatie op taalgebied en zorgen dat het onderwerp op de agenda blijft staan van het teamoverleg. 4. Training Nieuwe medewerkers die na de trainingsfase van het project in dienst zijn gekomen of nog komen volgen een training. Medewerkers van P&O geven aan de eenheid Communicatie door wie dit zijn. 5. Werkafspraken Een goede borging vereist goede werkafspraken. Deze werkafspraken moeten ervoor zorgen dat het onderwerp Klantgericht communiceren als een vast en vanzelfsprekend onderdeel binnen het werk wordt ervaren. DT en teamleiders zijn sleutelpersonen voor het behouden en uitbouwen van de behaalde resultaten.
b. Leidraad burgerparticipatie burgerpar ticipatie De gemeente Sint-Oedenrode wil de inwoners meer en op een meer gestructureerde wijze betrekken bij het opstellen en uitvoeren van beleid. Kwaliteit is moeilijk in eisen te vatten. Belangrijker is hoe belanghebbenden de communicatie of participatie hebben beleefd. Een eerste evaluatie van dit beleid volgt binnenkort. De resultaten delen we met college en gemeenteraad. c.
Cultuur, rollen en verantwoordelijkheden Ieder pakt zijn of haar rol. Men spreekt elkaar aan op gedrag en houding. Op de jaarlijkse Heidag met de raads- en collegeleden én bij de evaluatie door het college komen leerpunten aan de orde. Raads- en collegeleden spreken elkaar hierop aan en maken afspraken over de borging hiervan. De politieke partijen nemen het initiatief bij het opstellen van een politiek profiel voor de wethouders. Dit profiel is leidend bij de zoektocht naar kandidaat-wethouders. Competenties van raads- en collegeleden worden versterkt door het vaststellen van een trainingsprogramma.
Risico’s De gemeente Sint-Oedenrode krijgt steeds meer verantwoordelijkheden, onder meer omdat we taken overnemen van het Rijk, vaak met een kleiner budget. Er moet meer met minder. De werkdruk in de organisatie is hoog en de loyaliteit van medewerkers groot: er is een personeelsstop, taken vervallen of verschuiven en het bijstellen van ambities is noodzaak. We moeten daarom zoveel mogelijk verbeteringen doorvoeren op logische momenten, aanhakend bij het reguliere werk. De gemeente Sint-Oedenrode is een kleine organisatie. Dat betekent dat kennis of specialisme soms moet worden ingehuurd, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeente Sint-Oedenrode. De rol van de overheid verandert. Dat vraagt een actieve inzet van zowel de gemeente Sint-Oedenrode als haar inwoners. De eerste stappen zijn hierin gezet, maar dat gaat met vallen en opstaan.
4
