VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Onderwerp:
Normenkader en intern controleplan
Registratienummer:
514552
Op voorstel van het college d.d.:
18 februari 2014
Datum vergadering:
11 maart 2014
Portefeuillehouder:
J.P. Ragetlie
Rol gemeenteraad:
Kaderstellende rol
Voorstel in het kort 1. de opdracht voor controle van de jaarrekening 2014 te verlenen aan Deloitte; 2. de goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten en voor onzekerheden op 3%; 3. de rapporteringstolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie; 4. het normenkader 2014 vast te stellen; 5. het controleprotocol Werkplein 2013 vast te stellen; 6. het controleprotocol Werkplein 2014 vast te stellen.
Samenvatting Met ingang van 2004 is het verplicht dat de accountant de jaarrekening controleert op getrouwheid en rechtmatigheid. De Raad verstrekt hiervoor jaarlijks een opdracht aan de accountant. De jaarlijkse controleverklaring omvat een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening en de daaraan ten grondslag liggende processen. Bij rechtmatigheid gaat het er vooral om of de gemeentelijke organisatie zich heeft gehouden aan wet- en regelgeving, waarbij ook de gemeentelijke regelgeving zoals vastgelegd in raadsbesluiten onderdeel uitmaakt. Door de accountant moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Bijlagen 1. Normenkader 2014 2. Productenlijst begroting 2014 3. Totale lasten programma's 2014 4. Controleprotocol Werkplein 2013 en 2014
1
Deurne, 18-02-2014
Nr. 25 / 00514552
AAN DE RAAD, 1.
Inleiding
Met ingang van 2004 is het verplicht dat de accountant de jaarrekening controleert op getrouwheid en rechtmatigheid. De Raad verstrekt hiervoor jaarlijks een opdracht aan de accountant. De jaarlijkse controleverklaring omvat een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening en de daaraan ten grondslag liggende processen. Bij rechtmatigheid gaat het er vooral om of de gemeentelijke organisatie zich heeft gehouden aan wet- en regelgeving, waarbij ook de gemeentelijke regelgeving zoals vastgelegd in raadsbesluiten onderdeel uitmaakt. Door de accountant moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ten behoeve van de door de accountant uit te voeren werkzaamheden dienen er enkele zaken geregeld te worden. 2.
Doelstelling en beoogd effect
Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante wet- en regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De opsomming van de wet- en regelgeving is niet limitatief, maar beperkt zich tot de financieel relevante processen en wordt jaarlijks geactualiseerd. Om een beeld te kunnen vormen over de kwaliteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk om periodiek metingen (interne controles) te verrichten op de financieel relevante processen. Hierdoor kunnen onvolkomenheden in de uitvoering tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd. Tevens ontstaat hierbij de mogelijkheid om preventieve maatregelen te treffen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Om te bereiken dat de interne controle transparant uitgevoerd wordt en structureel onderdeel is van het proces, is het noodzakelijk om over de vorm en de inhoud afspraken te maken in de vorm van een intern controleplan. 3.
Motivering en argumentatie
Normenkader en Intern controleplan Om tot een (goedkeurende) controleverklaring 2014 voor de gemeente Deurne te komen dient het normenkader voor 2014 door de raad vastgesteld te worden. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheid wordt getoetst op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik). Daarnaast vinden zoals in voorgaande jaren toetsingen plaats op de getrouwheid aan de hand van criteria ten aanzien van calculatie, valutering, volledigheid, adressering, aanvaardbaarheid en levering.
1
Sinds enkele jaren is het streven om te komen tot vereenvoudiging/vermindering van interne controles. Daarvoor wordt het normenkader jaarlijks kritisch bekeken. Om deze discussie zuiver te kunnen voeren is het van belang dat helder in beeld gebracht wordt welke processen onderdeel zijn van de interne controle. Voor 2014 is het normenkader opgesteld met daaraan gekoppeld een uitwerking van de bijbehorende controles in het intern controleplan 2014. In het normenkader staan enkel de door de accountant geselecteerde financieel relevante processen. Aan ieder proces is waar mogelijk de financiële omvang conform de begroting 2014 gekoppeld op basis van de productenlijst in de begroting 2014. Hierdoor wordt inzichtelijk wat het mogelijke financiële risico is indien men zou besluiten een bepaald proces achterwege te laten bij de interne controle. Tevens wordt zichtbaar welke producten (inclusief financiële omvang) geen onderdeel zijn van de interne controle. Afdelingsmanagers zijn verantwoording verschuldigd over de uitvoering van de producten en processen. Onder andere managementrapportages en de jaarrekening zijn hiervan de resultaten. Door de accountant wordt jaarlijks een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de producten en processen binnen de afdelingen. Om een statistisch verantwoorde uitspraak te doen over de kwaliteit van de producten en processen is het van belang om periodiek metingen te verrichten. Transparantie bij de uitvoering van de metingen (interne controles) is daarbij van groot belang. In het intern controleplan is duidelijk omschreven welke controle wanneer, door wie en op welke manier uitgevoerd moet worden. Zowel voor de manager als voor de uitvoerder van de interne controle geeft het intern controleplan gedetailleerd informatie om de uitvoering van de interne controle goed te verankeren in de organisatie. Het periodiek verslag doen van de metingen vormt voor de afdelingsmanagers de informatiebron om sturing te geven aan het proces. Risico’s kunnen door tijdige aanpassing van het proces voorkomen worden. Het intern controleplan dient jaarlijks geactualiseerd en opnieuw vastgesteld te worden. Het is een dynamisch document waarin door de jaren heen opmerkingen en aanbevelingen naar aanleiding van verbeterde inzichten of wijzigingen in het proces en het gebruik van het intern controleplan worden aangebracht. Het college is volgens de financiële verordening ex art. 212 GW primair verantwoordelijk voor een toereikend rechtmatigheidsbeheer. In dat kader dient intern met de nodige periodiciteit en diepgang te worden vastgesteld dat dit beheer toereikend is en in het dienstjaar heeft gefunctioneerd. In de afgelopen jaren is het rechtmatigheidsbeheer binnen de gemeente Deurne steeds verder verbeterd. De accountant heeft aangegeven dat het zelf-controlerend vermogen van de gemeente erbij gebaat is dat de rechtmatigheidscontroles door de eigen organisatie worden uitgevoerd. Er is op dit moment sprake van een minimumvariant met betrekking tot de interne controlewerkzaamheden. Vermindering van controles Om te komen tot vermindering van controlewerkzaamheden zijn de volgende stappen genomen: - Het proces Burgerzaken wordt met ingang van 2012 meerjarig gecontroleerd. Dit houdt in dat voor dit proces jaarlijks een lijncontrole uitgevoerd wordt. Zolang er uit de lijncontrole geen bevindingen komen, wordt de interne controle slechts één keer per 3 jaar uitgevoerd (gelijk aan de contractperiode met de accountant). Indien uit de lijncontrole bevindingen komen wordt het proces weer jaarlijks meegenomen in de interne controle; 2
- Op basis van de resultaten in de afgelopen jaren zijn bij een aantal controles de steekproefaantallen teruggebracht wat resulteert in minder controlewerkzaamheden; - Financiële controles die onderdeel zijn van de jaarrekeningcontrole worden niet meer meegenomen bij de interne controle. Dubbele controles worden hiermee voorkomen. Samenwerkingsverbanden Werkplein: Met ingang van 1 juli 2011 is de gemeente Deurne aangesloten bij Werkplein. De interne controlewerkzaamheden voor de betreffende processen zijn hiermee overgegaan naar Werkplein. Ten behoeve van de accountantscontrole (zowel getrouwheid als rechtmatigheid) van de regelingen die op het Werkplein door de gemeente Helmond worden uitgevoerd is een controleprotocol opgesteld. Het betreft de regelingen: WWB, WIJ, IOAW, IOAZ, BBZ 2004, WWIK, re-integratie en inburgering. In dit protocol zijn kaders gesteld aan de accountantscontrole om te komen tot een gegronde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. Het controleprotocol is afgestemd tussen de gemeente Deurne (financiële medewerkers, interne controle, beleidsmedewerker) en de gemeente Helmond (financiële medewerkers, interne controllers, beleidsmedewerkers). Daarnaast is het protocol afgestemd met de verantwoordelijke accountant van de gemeente Helmond (Deloitte) en de accountant van de gemeente Deurne (Deloitte). In het controleprotocol is opgenomen dat de betrouwbaarheidseis van het accountantsonderzoek 95% bedraagt. Voor de getrouw- en de rechtmatigheid geldt een goedkeuringstolerantie van 5% van de uitkeringsbedragen en ontvangsten. Opgemerkt wordt dat foutencompensatie niet toegestaan is. De rapportagetolerantie voor de accountant bedraagt 0%. Dit betekend dat alle aangetroffen fouten, tekortkomingen en onzekerheden door de accountant in het rapport van bevindingen tot uitdrukking moeten worden gebracht en dat ze indien mogelijk dienen te worden gekwantificeerd. Het staat de accountant vrij zijn eigen controleaanpak te kiezen. De controle van de verantwoordingsinformatie wordt afgesloten met een controleverklaring. De verklaring omvat zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid van de verantwoorde bedragen en aantallen (inburgering). Het controleprotocol wordt in alle deelnemende regio-gemeenten jaarlijks vastgesteld. Aangezien dit in Deurne wat betreft het jaar 2013 nog niet gebeurd was, wordt dat alsnog met dit voorstel meegenomen. Belastingsamenwerking: Met ingang van 1 oktober 2011 zijn de bevoegdheden omtrent de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen overgedragen aan de BSOB. Met betrekking tot de overgedragen processen blijft de gemeente Deurne verantwoordelijk voor de volledigheid van de belastingopbrengsten. De uitvoering van de interne controlewerkzaamheden is in handen van de BSOB. Zorgpoort: Per 1 januari 2014. zijn de werkzaamheden op het gebied van de bijzondere bijstand, minimaregelingen en schuldhulpverlening overgegaan naar de Zorgpoort van de Gemeente Helmond. De uitvoering van de interne controlewerkzaamheden zal niet meer in Deurne zelf plaatsvinden.
3
Nieuwe controles In 2014 wordt een start gemaakt om interne controles op het gebied van informatiebeveiliging op een gestructureerde manier in de organisatie te borgen. Vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden periodiek audits uitgevoerd op het gebied van o.a. de GBA en de BAG en in de toekomst zullen hier nog meer onderwerpen bij komen. Om er voor te zorgen dat de gemeente goed voorbereid de audits kan ondergaan, worden door de interne organisatie controlewerkzaamheden uitgevoerd. Dit is een nieuw onderwerp dat steeds meer (maatschappelijke) aandacht krijgt. SISA en Deelverklaringen Buiten de controles die opgenomen zijn in het interne controle plan, hebben we ook te maken met een aantal andere verplichte controles. We hebben het dan over de SISA controles en deelverklaringen. SISA staat voor single information en single audit. Het is een systematiek die in Nederland door de Rijksoverheid is ingevoerd voor de verantwoording van onder andere specifieke uitkeringen aan medeoverheden. Hierdoor hoeven gemeenten en provincies voortaan nog maar op één moment per jaar (single information) informatie aan het Rijk te leveren. Bij de controle van deze informatie wordt vervolgens gesteund op de controle die de organisatie zelf al uitvoert (single audit). De Rijksoverheid / Provincie voeren hiervoor geen aparte controle (meer) uit. Middels het invoeren van de SISA controles wil de subsidieverstrekker de volgende doelstellingen realiseren: - Een vermindering van het aantal bestaande specifieke uitkeringen door afschaffing en bundeling van bestaande specifieke uitkeringen en terughoudendheid bij het instellen van nieuwe specifieke uitkeringen; - Zoveel mogelijk beleids- en bestedingsvrijheid; - De verantwoordingsbureaucratie verminderen voor de resterende specifieke uitkeringen. Het komt er dus op neer dat de Rijksoverheid/Provincie meer op hoofdlijnen stuurt en meer verantwoordelijkheid bij de medeoverheden legt. Daarnaast hebben we echter toch nog een aantal specifieke deelverklaringen. Deze zijn wisselend van aard en afhankelijk van ontwikkelingen, activiteiten, projecten die zich in een jaar voordoen. Ook deze verklaringen zijn wettelijk verplicht en vaak noodzakelijk om een subsidie definitief binnen te halen. Opdracht aan accountant Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en conform artikel 2 van de Controleverordening gemeente Deurne wordt door de gemeenteraad aan Deloitte Accountants voor het dienstjaar 2014 de opdracht verstrekt tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden, onderverdeeld in de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning. Gelet op bovenstaande stelt de gemeenteraad ten behoeve van de reikwijdte van de accountantscontrole onderstaande rechtmatigheidsnormen vast: 1. Wettelijke kaders en interne regelgeving Deloitte Accountants wordt opgedragen te toetsen op naleving van in- en externe wettelijke kaders zoals weergegeven in het normenkader. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.
4
2. Goedkeuring- en rapportagetolerantie Geadviseerd wordt om Deloitte Accountants tijdens de controle conform het gestelde in de Controleverordening (art. 213 GW) op te dragen de minimum certificeringeis aan te houden ten aanzien van marge van een maximale fout die in een verantwoording wordt geaccepteerd. Op basis van het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) zal ten aanzien van fouten een goedkeuringstolerantie worden gehanteerd van 1% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves; ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt deze tolerantie maximaal 3%. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie. Schematisch ziet er dit als volgt uit: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Fouten in jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Beperking
<= 1%
>1% <3%
Oordeelonthouding -
<= 3%
>3% <10%
>= 10%
Afkeurend
-
>= 3%
Gelet op de raming van lasten in de begroting 2014 (€ 75.698.000,-) betekent dit, dat ten aanzien van fouten een goedkeuringstolerantie wordt gehanteerd van 1% van de totale lasten zijnde afgerond € 757.000,-. Ten aanzien van onzekerheden bedraagt deze tolerantie maximaal 3% zijnde afgerond € 2.271.000,-. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie zijnde afgerond € 76.000,-. De genoemde bedragen zijn indicatief; de definitieve waarden worden bij de jaarrekeningcontrole berekend. De toleranties worden dan berekend inclusief stortingen van reserves. De SISA-toleranties worden conform voorschrift toegepast. Het hanteren van hogere tolerantiegrenzen resulteert niet in een afname van het aantal controles. Het effect hiervan is enkel dat grotere fouten worden geaccepteerd en getolereerd. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de processen en daarmee kan dit ook ten koste gaan van de kwaliteit van de dienstverlening. Aan de achterkant van de processen kan dit weer leiden tot extra werkzaamheden o.a. in het kader van bezwaar en beroep. Accountant Tijdens de interim controle wordt door de accountant de rechtmatigheid van de financiele beheershandelingen met betrekking tot de significante processen gecontroleerd. De accountant baseert het rechtmatigheidsoordeel bij de interim en jaarrekeningcontrole mede op de rapportages naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle volgens het intern controleplan. Op het moment dat de accountant niet afdoende kan steunen op de interne controle omdat de controle niet of niet afdoende uitgevoerd is, dan zal de accountant extra controles door gaan voeren om toch een oordeel te kunnen vellen m.b.t. het onderdeel rechtmatigheid en getrouwheid. Dit zal leiden tot meerwerk en dus extra kosten. 4.
Uitvoering en realisatie
Na vaststelling door de gemeenteraad zal het normenkader bekend worden gemaakt aan de accountant en zal de opdrachtbevestiging worden ondertekend en aan de accountant worden toegezonden.
5
Het intern controleplan 2014 omvat de kaders waarbinnen de interne controle van toepassing is. Deze kaders zijn uitgewerkt in werkplannen voor de significante processen. Door het intern controleplan vast te stellen, kan bij de planning van 2014 rekening gehouden worden met de vastgestelde afspraken. Om uitvoering te geven aan het intern controleplan, wordt het door de medewerkers AO-IC van de afdeling Bedrijfsvoering met de afdelingshoofden / teamleiders / kwaliteitsmedewerkers / interne controlemedewerkers van het betreffende proces / product besproken. De uitvoering van de interne controle en de bevindingen worden door de medewerker AO-IC besproken met de betrokkenen. De uitvoering van de interne controle en de bevindingen zullen tijdens het reguliere overleg tussen het afdelingshoofd en de directie een vast agendapunt vormen om de voortgang te beoordelen. Tijdens de interim controle wordt door de accountant de rechtmatigheid van de financiele beheers handelingen met betrekking tot de significante processen gecontroleerd. De accountant baseert het rechtmatigheidsoordeel mede op de rapportages naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle volgens het intern controleplan. Na afronding van het onderzoek (tussentijds en jaarrekening) stelt de accountant een controlerapport op en afhankelijk van de uitkomst van de controle wordt een goedkeurende of afkeurende controleverklaring ontvangen. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Voorstel Opdracht voor controle van de jaarrekening 2014 te verlenen aan Deloitte; de goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten en voor onzekerheden op 3%; de rapporteringstolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie; het normenkader 2014 vast te stellen; het controleprotocol Werkplein 2013 vast te stellen; het controleprotocol Werkplein 2014 vast te stellen;
Burgemeester en wethouders van Deurne, De secretaris, De burgemeester, (G.J.C. Kusters)
(H.J. Mak)
6
Nr 25a
DE RAAD DER GEMEENTE DEURNE gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 februari 2014, nr. 25 gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Verordening artikel 213 Gemeentewet;
BESLUIT 1.
de opdracht voor controle van de jaarrekening 2014 te verlenen aan Deloitte;
2.
de goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten en voor onzekerheden op 3%;
3.
de rapporteringstolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie;
4.
het normenkader 2014 vast te stellen;
5.
het controleprotocol Werkplein 2013 vast te stellen;
6.
het controleprotocol Werkplein 2014 vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 maart 2014. De griffier,
De voorzitter,
(R.J.C.M. Rutten)
(H.J. Mak)
1
