Aan de leden van Provinciale Staten
Nr.: 2006-18.103a/44/A.16, EZ
Groningen, 2 november 2006
Behandeld door Telefoonnummer Antwoord op Bijlage
: A.J. Westerink : (050) 316 4078 : :
Onderwerp
: Toeristische promotie en marketing
Geachte dames en heren, In juni 2004 hebben wij Marketing Groningen opdracht gegeven om het project 'Toeristische promotie 2004-2006' uit te voeren. Deze opdrachtverlening aan Marketing Groningen was gebaseerd op een plan van aanpak, dat wij in februari 2004 hebben vastgesteld. In dat plan van aanpak werd, behalve op het bovengenoemde activiteitenplan, ook ingegaan op de uitvoering van een toeristische mediacampagne. Deze mediacampagne vormt een losstaand project, dat ook in onze opdracht door Marketing Groningen wordt uitgevoerd en dat apart wordt afgerekend. In mei 2005 heeft Marketing Groningen met betrekking tot het project 'Toeristische Promotie 20042006' een verslag met afrekening ingediend over het uitvoeringsjaar 2004. Wij concludeerden toen dat Marketing Groningen in dat jaar op een goede en professionele manier invulling heeft gegeven aan de opdracht. Hierover hebben wij u in juni 2005 schriftelijk geïnformeerd. In maart jl. heeft Marketing Groningen een verslag met afrekening over het uitvoeringsjaar 2005 bij ons ingediend. Bovendien heeft Marketing Groningen op ons verzoek een offerte voor een marketingen promotieplan voor 2007 ingediend, alsmede een offerte voor de vernieuwing van de toeristische website. In deze brief gaan wij in op de verrichte werkzaamheden en resultaten in 2005 en informeren wij u over ons voornemen om Marketing Groningen een tweetal nieuwe opdrachten te geven.
Verantwoording activiteiten 2005 Uit de ingediende tussentijdse verantwoording over 2005, inclusief goedkeurende accountantsverklaring, blijkt dat Marketing Groningen de overeengekomen deelprojecten conform de gemaakte afspraken heeft uitgevoerd. Samengevat is in 2005 het volgende tot stand gekomen: 1. Toeristische website De toeristische website www.groningen.nl/toerisme is in 2004 ontwikkeld op basis van de oude NNBT-website beleefgroningen.nl en is sinds begin 2005 in de lucht. Bezoekers konden vanaf dat
moment voor het eerst op één adres terecht voor toeristische informatie over zowel stad als provincie. De website www.borgen.nl is volledig geïntegreerd in de provinciale toeristische site. Marketing Groningen verzorgt de doorontwikkeling, het contentbeheer en het onderhoud. Het aantal bezoekers van de site was in 2005 ruim 426.000 (2004: ruim 360.000 (oude site). De koppeling aan de mediacampagne (TV-commercials) leverde extra bezoekers op. Ca. 1.400 bedrijven staan met gegevens op de site. 2. Het Groninger Uitburo/Uitgaans- en evenementenwebsite In 2004 is de website www.groningeruitburo.nl gelanceerd. Op deze site is alle actuele culturele en uitgaansinformatie van stad en provincie te vinden. Het aantal bezoekers aan de site zit in de lift. Marketing Groningen verzorgt het contentbeheer, de coördinatie en het lidmaatschap van het landelijk Uitburo. Steeds meer steden in Nederland sluiten zich aan bij het Uitburo, waardoor het merk in betekenis toeneemt. 3. Beurspresentaties In 2005 zijn beurspresentaties verzorgd op drie grote toeristische beurzen: De Vakantiebeurs in Utrecht, Uit & Actief in Utrecht en Reise & Camping in Essen (Dld.). In vergelijking met een aantal jaren geleden is het aantal Groningse beurspresentaties gedaald. Dit heeft te maken met het feit dat het belang van vakantiebeurzen afneemt; consumenten oriënteren zich steeds meer via internet. 4. Aanspreekpunt/PR Het deelproject provinciaal toeristisch aanspreekpunt bestaat uit: a. Informatievoorziening vanuit de de VVV-winkel in Groningen. De VVV-winkel in Groningen is een van de best bezochte VVV-winkels in Nederland (ca. 300.000 per jaar). Een deel daarvan vraagt/ontvangt informatie over de regio's. De VVV verwerkt ook telefonische verzoeken (ca. 15.000 per jaar) en verzoeken via e-mail. b. Persbenadering voor free-publicity. De persbenadering wordt sinds 2005 actief en structureel opgepakt door Marketing Groningen. Onderdeel hiervan is het organiseren van lezersaanbiedingen en het organiseren van persreizen. In 2005 was in het bijzonder de persreis rond de tentoonstelling van het Groninger Museum 'Professor Van Giffen en het geheim van de wierden' effectief. 5. VVV-gids De provinciale VVV-gids is in 2005 gerestyled. De gids is, evenals de stads VVV-gids, aangepast aan de Groninger huisstijl. De indeling van de gids is gebaseerd op de G7, de zeven belangrijkste redenen om naar Groningen te komen. De beschrijving van de G7 is aangevuld met informatie over attracties in de nabijgelegen regio. De gids verschijnt in drie talen (Nl., D. en E.). Naar aanleiding van de TV-commercials moest de oplage van de gids 2005 verhoogd worden. Marketing Groningen ontving ca. 18.000 reacties op de oproep in de 'tag-on' van de commercial om de gids gratis aan te vragen. 6. Overige activiteiten Marketing Groningen wordt steeds meer gezien als provinciaal aanspreekpunt voor de toeristische promotie en opvolger van de oude provinciale VVV; zij wordt gevraagd om te bemiddelen, te adviseren, te coördineren etc. Aan deze verzoeken probeert Marketing Groningen zoveel mogelijk te voldoen, hoewel ze niet direct binnen de provinciale opdrachtverlening passen. Marketing Groningen geeft aan dat het, gezien de groei van het aantal verzoeken, in de toekomst lastig zal zijn om hieraan te blijven voldoen, tenzij deze taak, via een apart deelproject, opgenomen wordt in de provinciale opdracht. Financiële verantwoording 2005 De onderstaande tabel geeft in samenvattende zin een overzicht van de begrote en gerealiseerde kosten (excl. btw) van de activiteiten die in opdracht van de provincie in 2005 zijn verricht. Het betreft het aandeel van de provincie in de totale kosten.
2
Activiteit 1. Toeristische website 2. Uitburo / Uitgaans- evenementenwebsite 3. Aanspreekpunt / PR 4. Beurspresentaties 5. VVV-gids 6. Management en kantoorkosten
begrote kosten '05 (aandeel provincie) € 62.700 65.530 28.302 34.250 9.435 36.575
gerealiseerde kosten '05 (aandeel provincie) € 53.053 53.285 54.169 24.848 14.729 39.142
€ 236.792
€ 239.226
Totaal
Vergelijking opdracht en realisatie 2005 Marketing Groningen heeft de deelprojecten die in de opdracht zijn opgenomen volgens planning uitgevoerd. De activiteiten en producten voldoen aan de vereiste kwaliteitseisen. De toeristische promotie en marketing van stad en regio worden op een professionele wijze geïntegreerd opgepakt. De kosten van de totstandkoming van de producten waren in 2005 iets hoger dan geraamd. Volgens afspraak is deze overschrijding voor risico van Marketing Groningen. Het provinciale aandeel in de kosten komt daarmee op het maximaal beschikbaar gestelde bedrag van € 236.792,-. De kosten van enkele deelprojecten vielen lager uit dan geraamd, van andere deelprojecten hoger. Met name de kosten van het deelproject Aanspreekpunt/PR namen toe. Dit houdt verband met de verhoogde (en succesvol gebleken) inzet op het genereren van vrije publiciteit. Conclusies uitvoeringsjaar 2005 Marketing Groningen heeft in dit tweede projectjaar naar onze mening, net als in 2004, op een goede en professionele manier invulling gegeven aan de provinciale opdracht. Er bestaat synergie tussen het onderhavige project en het project 'Toeristische Mediacampagne' en deze synergie werpt zijn vruchten af. Zo neemt het aantal bezoekers aan de websites toe, is er veel vraag naar de VVV-gids en wordt veel vrije publiciteit gehaald. Een punt van aandacht is het feit dat Marketing Groningen aangeeft dat steeds meer toeristische organisaties en instellingen bij Marketing Groningen aankloppen met verzoeken die niet direct passen binnen de provinciale opdracht (zie hierboven onder 'Overige activiteiten'). Daardoor komt er druk te staan op het aantal door te belasten uren. Zoals u bekend is, is bij de besluitvorming rond de uitvoering van de toeristische promotie en marketing vanaf 2004 gekozen voor een projectmatige aanpak. Dat betekent dat er tussen provincie en Marketing Groningen sprake is van een opdrachtgever-/opdrachtnemer-relatie.
Toeristische promotie en marketing in 2007 De huidige opdracht aan Marketing Groningen loopt tot 1 januari a.s.. Daarom hebben wij Marketing Groningen gevraagd om voor het jaar 2007 een activiteitenplan en kostenoverzicht op te stellen voor de uitvoering van de provinciale toeristische promotie en marketing, waarbij in principe uitgegaan moest worden van een vervolg op de activiteiten in de periode 2004-2006. Wij zijn van mening dat het nieuwe provinciale bestuur een beslissing moet nemen over de wijze van continuering van de provinciale toeristische promotie en marketing vanaf 2008. Ons inziens ligt het voor de hand om dan, bij blijvend goede resultaten, wederom te kiezen voor een meerjarige opdracht aan Marketing Groningen. Activiteitenplan 2007 De door Marketing Groningen voorgelegde marketingactiviteiten in 2007 houden, samengevat, het volgende in: 1.Toeristische website www.groningen.nl/toerisme; contentbeheer, onderhoud en ontwikkeling van het provinciale deel van de site. 2. Groninger Uitburo en Uitgaans-/evenementen website www.groningeruitburo.nl: coördinatie, contentbeheer, lidmaatschap Nederlands Uitburo. Het betreft hier het provinciale deel van de activiteiten.
3
3. Aanspreekpunt toeristische informatie: telefonie- en e-mailafhandeling, activiteitenbudget pr, vergaren vrije publiciteit. 4.VVV gids: distributie, redactie en projectbegeleiding. Het betreft hier het provinciale deel van de activiteiten. 5. Coördinatie en advisering: coördinatie van diverse evenementen en promotiecampagnes, provinciale coördinatie regio-VVV's/VVV Nederland, advisering en ondersteuning ondernemers. 6. Management: aansturing door directie en projectleiders. Marketing Groningen vervult ook toeristische promotie-activiteiten voor de gemeente Groningen. Ook in 2007 zullen de marketingactiviteiten voor provincie en stad elkaar versterken en elkaar aanvullen. Deels vinden combinaties van activiteiten plaats. Wijzigingen ten opzichte van de periode 2004-2006 Ten opzichte van de periode 2004-2006 (lopende opdracht) vinden de volgende wijzigingen plaats: a. De beurspresentaties zijn uit het activiteitenplan geschrapt. De redenen hiervoor zijn het feit dat de consument zich steeds meer via internet oriënteert en de relatief hoge kosten van beurspresentaties. b. Er verschijnt in 2007 één VVV-gids voor de stad Groningen en de provincie in plaats van twee aparte gidsen. Doel is de uitgave van een hoogwaardig magazine van ruim 100 pagina's. Tot en met 2006 gaf Marketing Groningen twee afzonderlijke VVV-gidsen uit. c. Er wordt een apart deelproject 'Coördinatie en advisering' uitgevoerd. Zoals hierboven onder 'Verantwoording 2005' is aangegeven wordt Marketing Groningen steeds meer gezien als provinciaal aanspreekpunt voor de toeristische promotie en als opvolger van de oude provinciale VVV; zij wordt gevraagd om te bemiddelen, te adviseren, te coördineren etc. Wij onderkennen het belang van deze rol en op ons verzoek heeft Marketing Groningen de bijbehorende activiteiten in een apart deelproject ondergebracht. Het gaat om de coördinatie van diverse evenementen en promotiecampagnes, een beperkte coördinerende rol ten aanzien van regio-VVV's (afstemming en samenwerking) en advisering en ondersteuning van toeristisch-recreatieve ondernemers. Kostenverhoging In vergelijking met de kosten die Marketing Groningen in de periode 2004 t/m 2006 jaarlijks in rekening bracht is voor 2007 sprake van een verhoging. De voornaamste oorzaak hiervan is dat Marketing Groningen genoodzaakt is een groter aantal uren per deelproject door te belasten en daarvoor een hoger uurtarief in rekening te brengen. Gebleken is dat Marketing Groningen drie jaar geleden de provinciale deelprojecten te krap heeft begroot. Mede als gevolg van de successen (forse groei websitebezoek, forse toename participerende ondernemers, veel aandacht en vragen van media etc.) legden de provinciale deelprojecten een groter beslag op de organisatie dan was voorzien. Mede door een Kompas-bijdrage gedurende de eerste levensjaren van Marketing Groningen kon dit worden opgevangen. Bovendien zijn de kosten verhoogd als gevolg van de doorberekening van een prijsindexering van 3 %. In onderstaande tabel zijn de begrote kosten over 2007 in beeld gebracht. Activiteit 1. Toeristische website 2. Uitburo / Uitgaans-/evenementenwebsite 3. Aanspreekpunt / PR / Free publicity 4. Beurspresentaties 5. VVV-gids 6. Coördinatie en advisering 7. Management en kantoorkosten Totaal
begrote kosten '07 € 92.700 70.530 65.000 0 9.435 31.000 50.000 € 318.665
4
Vernieuwing van de website De toeristische website www.groningen.nl/toerisme, de geïntegreerde website van stad en provincie, neemt steeds meer een centrale plaats in in de marketing mix die Marketing Groningen hanteert en is een belangrijk medium in het beslissingsproces van de toerist. De huidige site is gebaseerd op de oude NNBT-site beleefgroningen.nl en is technisch verouderd. Bovendien is sprake van een groeiende omvang van de site: het aantal toepassingen neemt toe, alsmede de hoeveelheid informatie, met name als gevolg van een toename van het aantal participerende bedrijven. Deze omstandigheden maken het noodzakelijk de site geheel te vernieuwen; de vormgeving en de structuur moeten grondig worden aangepast, waardoor een optimale vindbaarheid en een optimaal gebruikersgemak gegarandeerd blijft. De vernieuwing betreft zowel het stad-Groninger deel van de website als het provinciale deel. De vernieuwing van de website is een eenmalig project dat buiten het reguliere pakket activiteiten valt dat Marketing Groningen voor de provincie uitvoert. Om die reden hebben wij Marketing Groningen gevraagd het project 'Vernieuwing website' in de vorm van een afzonderlijke projectomschrijving aan ons voor te leggen. Voor het bouwen van de site heeft Marketing Groningen verschillende offertes aangevraagd. De keus is gevallen op het Groninger internetbedrijf iWink. Marketing Groningen is verantwoordelijk voor het projectmanagement en de redactie. Het project zal in de maanden november '06-maart '07 worden uitgevoerd. De totale kosten van de eenmalige vernieuwing van de site zijn geraamd op € 61.255,-. De geraamde provinciale bijdrage is € 29.752,-. Marketing Groningen draagt zelf, uit gemeentelijke middelen, een zelfde bedrag bij in de kosten. Verder wordt geput uit al beschikbaar gestelde Interreg-middelen.
Opdrachtverleningen Wij hebben het voornemen om Marketing Groningen opdracht te verlenen om: a. Het ingediende activiteitenplan 2007 uit te voeren. De geraamde kosten bedragen € 318.665,-. Dekking daarvoor vinden wij in het budget toeristische promotie 2007. b. Het project 'Vernieuwing toeristische website' uit te voeren. Het provinciale aandeel in de kosten bedraagt € 29.752,-. Dekking daarvoor vinden wij in het krediet recreatie en toerisme 2006 en 2007. De verantwoording over 2005, het activiteitenplan 2007 en de projectomschrijving 'Vernieuwing toeristische website' hebben wij ter inzage gelegd in de statenkast. Op grond van artikel 8 van de kaderverordening subsidies kunt u binnen 3 weken na dagtekening van deze brief kenbaar maken aan de Statengriffie (tel. 050-316 4458, e-mail
[email protected]) of u ons besluit wenst te bespreken. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:
, voorzitter.
, secretaris.
5
