03
30 De Pensioenwereld in 2015
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 31
Evaluatie uitbesteding vermogensbeheer: de reikwijdte is een bewuste keuze Auteurs: Tim Barlage en Jeroen Ruepert
Pensioenfondsen die het model hanteren waarbinnen een (externe) fiduciair of integraal beheerder1 een centrale rol vervult, stellen doorgaans hoge eisen aan deze partij. Eén van de manieren om de relatie met deze beheerder scherp te houden – en hiermee ervoor te zorgen dat de beheerder aan de eisen blijft voldoen – is het uitvoeren van een periodieke evaluatie. Het is hierbij van belang een bewuste keuze te maken voor de insteek en de reikwijdte van de evaluatie.
Een gedegen en constructieve evaluatie In een eerder artikel2 introduceerden wij een toetsingskader dat een overzicht geeft van de aandachtsgebieden die wat ons betreft minimaal terug zouden moeten komen in een evaluatie van een integraal beheerder. Het betreft hier aspecten zoals organisatie, klantbediening, menselijk kapitaal en kosten. Dit generieke raamwerk geeft pensioenfondsen houvast bij het ontwerpen van een fondsspecifiek evaluatiekader. Wat dit raamwerk echter niet doet, is het expliciet maken van de vraag voor welke aspecten het pensioenfonds naar de beheerder kan kijken en voor welke aspecten er meer introspectie benodigd is. De praktijk laat zien dat dit wel nuttig en noodzakelijk is.
1
2
Zoals toegelicht in ons artikel ‘Integraal vermogensbeheer meer dan een make-over van fiduciair management uit 2011’ verkiezen wij, als het de uitbestedingsrelatie betreft tussen een pensioenfonds en een vermogensbeheerder waarbij de laatste de eerste over de gehele keten van vermogensbeheer ondersteunt, de term integraal management. Integraal vermogensbeheer: een duurzame relatie is een scherpe relatie; De Pensioenwereld in 2014; Tim Barlage en Jeroen Ruepert.
© 2014 KPMG Advisory N.V
32 De Pensioenwereld in 2015
Het startpunt Een eerste reflex bij een evaluatie van uitbesteed vermogensbeheer is vaak om primair te kijken naar de beheerder. De volgende vragen komen op: Hoe tevreden zijn wij nog over onze fiduciair? Zitten wij nog bij de juiste partij? Is het geen tijd om een rondje in de markt te doen? Startpunt van een selectietraject is ook vaak de beheerder. Het gaat hier dan om het profiel en de reputatie van de beheerder, het aanwezige menselijk kapitaal, de aanwezige capaciteiten op de uiteenlopende functionele gebieden en de ervaring van de partij in de markt. Deze aspecten zijn in principe los van de context van het pensioenfonds te evalueren, hoewel hier wel geldt dat de perceptie en het waarderaamwerk van het pensioenfonds een rol spelen. Dit is geïllustreerd in figuur 1 waarin naast de aspecten van evaluatie tevens is weergegeven waar het zwaartepunt van de evaluatie ligt: in dit geval puur op de beheerder.
“Een eerste reflex bij een evaluatie van uitbesteed vermogensbeheer is vaak om primair te kijken naar de rol van de beheerder zelf.”
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 33
MODEL VAN UITBESTEDING Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING
BEHEERDER reputatie mensen capaciteit ervaring
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 1: Evaluatieaspecten gericht op de beheerder
De dienstverlening definieer je zelf De dienstverlening die de beheerder aan het pensioenfonds biedt, maakt vaak deel uit van de initiële vraag. Hier gaat het om aspecten als de kwaliteit van de geleverde diensten en de toegevoegde waarde die de integraal beheerder biedt. Ook het feemodel en de feitelijke vergoedingen zijn hier een onderdeel van. Voor een goede evaluatie van de dienstverlening is het wel van belang om in ogenschouw te nemen dat het pensioenfonds de dienstverlening zelf heeft gedefinieerd. Het handhaven van bestaande dienstverlening en het aanbrengen van wijzigingen in het dienstenpakket zijn zaken die pensioenfonds en beheerder samen overeenkomen en waarbij de vraag van het pensioenfonds het uitgangspunt is.
© 2014 KPMG Advisory N.V
34 De Pensioenwereld in 2015
MODEL VAN UITBESTEDING Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING waarde kwaliteit kosten
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 2: Evaluatieaspecten gericht op de dienstverlening
Een relatie heb je samen Soms kan het echter nodig en nuttig zijn om iets fundamenteler te kijken naar de relatie tussen pensioenfonds en beheerder. In deze ‘schil’ kun je eigenlijk niet meer spreken van het evalueren van iets wat buiten het eigen pensioenfonds staat. Het pensioenfonds is immers zelf medeverantwoordelijk voor de relatie: de diepgang, intensiteit en aard van de relatie worden bepaald door de samenwerking tussen beide partijen. De evaluatie hiervan zou dan ook voor de helft op de eigen organisatie gericht moeten zijn. Hiervoor is moed nodig: het is immers veel moeilijker om jezelf kritisch in de spiegel aan te kijken dan om een ander te beoordelen.
“Het is veel moeilijker om jezelf kritisch in de spiegel aan te kijken dan om een ander te beoordelen.”
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 35
MODEL VAN UITBESTEDING Beheerder
RELATIE
Pensioenfonds
scherpte aandacht extra mile vertrouwen stimulerend intensiteit openheid
DIENSTVERLENING
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 3: Evaluatieaspecten gericht op de relatie
De basis: het model van uitbesteding Allesbepalend voor de uitbesteding is het model dat eraan ten grondslag ligt. Wat doet het pensioenfonds zelf en wat besteedt het uit? Hoe zijn de uitbestede activiteiten over verschillende partijen verdeeld? Ten aanzien van de uitbesteding aan een integraal beheerder is het de vraag hoe de governance op uitbestede activiteiten is georganiseerd, op welke wijze het pensioenfonds de beheerder aanstuurt, welke kernprestatie-indicatoren (KPI’s) het pensioenfonds heeft gedefinieerd en hoe de incentives zijn gericht. Het is primair de verantwoordelijkheid van het pensioenfonds zelf om de reikwijdte en structuur van de uitbesteding te bepalen en het geheel zo in te richten dat de belangen van het pensioenfonds en zijn deelnemers maximaal worden gediend. Een evaluatie van het uitbestedingsmodel is dan ook net zo goed een proeve van zelfreflectie als een evaluatie van een derde partij.
© 2014 KPMG Advisory N.V
36 De Pensioenwereld in 2015
MODEL VAN UITBESTEDING
aansturing governance juridisch kader incentives conflict of interest KPI’s rolverdeling
Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 4: Evaluatieaspecten gericht op het model van uitbesteding
Evaluatie versus selectie Het klassieke onderscheid tussen een evaluatie en een selectie is doorgaans dat de eerste gericht is op het bestendigen van de bestaande relatie en de tweede op het vinden van een nieuwe uitbestedingspartner. Onze ervaring is dat er diverse hybride vormen zijn. Zo is een ‘search’ in de markt – mits met als uitgangspunt dat een ‘switch’ een reële optie is – een goede manier om invulling te geven aan de wens om te toetsen of de bestaande partij en dienstverlening nog wel de optimale oplossing voor het pensioenfonds zijn. Andersom is het in geval van de wens om aan de markt te vragen wat het aanbod anno 2015 is goed om eerst te starten met een evaluatie van wat het pensioenfonds in de huidige situatie meer of minder waardeert. Wellicht wringt het gekozen model van uitbesteding en is er door het bijstellen hiervan veel verbetering te realiseren binnen de context van de huidige partij. Het volledige raamwerk om samen met een pensioenfonds te onderzoeken wat de aard en de diepgang van een selectie of evaluatie zou moeten zijn, is op de volgende pagina weergegeven.
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 37
MODEL VAN UITBESTEDING Gericht op verbeteren dienstverlening en versterken bestaande evaluatie relatie
RELATIE
aansturing governance juridisch kader incentives conflict of interest KPI’s rolverdeling
scherpte aandacht extra mile vertrouwen stimulerend intensiteit openheid
DIENSTVERLENING waarde kwaliteit kosten selectie Gericht op bepalen welke partij in de markt het best in de vraag kan voorzien
BEHEERDER reputatie mensen capaciteit ervaring
Figuur 5: Raamwerk bepaling reikwijdte evaluatie
Conclusie Zoals hiervoor betoogd, verdient het aanbeveling om voor de start van een evaluatie scherp de diepgang van de evaluatie te definiëren. De ‘gemakkelijkste’ weg is om alleen (de kwaliteit van) een aantal aspecten van de beheerder te meten. Het is echter maar de vraag of dat daadwerkelijk voldoende inzichten oplevert om de samenwerking te verbeteren of een goede basis vormt voor besluitvorming over al dan niet continueren van de samenwerking. Wie daadwerkelijk wil komen tot een goed antwoord op de vraag die speelt, moet bereid zijn om ook andere aspecten te analyseren. Wellicht ook aspecten die meer te maken hebben met het pensioenfonds zelf dan met de beheerder. Een te beperkte focus in de evaluatie zal waarschijnlijk alleen de symptomen naar boven brengen en daarmee niet bijdragen aan een echte verbetering. Het is dan ook verstandig om een bewuste keuze te maken voor de reikwijdte van een evaluatie – en daarin de echte vragen te durven op te nemen – alvorens de feitelijke uitvoering te starten.
© 2014 KPMG Advisory N.V
