3. Vaststelling agenda 4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering algemeen bestuur van 29 juni 2015

Terneuzen, 17 september 2015 Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 28 september 2015 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland, Namens de voorzitter nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 28 september 2015. Deze vergadering vindt plaats in de raadszaal van het stadskantoor in Terneuzen van 9.00 tot uiterlijk 10.30 uur. De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Mededelingen en ingekomen stukken: a) Stand van zaken PxQ b) Verslag DB vergadering 6 juli 2015 3. Vaststelling agenda 4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering algemeen bestuur van 29 juni 2015 5. Model dienstverleningsovereenkomst 2016 6. Regeling aanvullende voorzieningen bij werkeloosheid 7. Wijziging arbeidsvoorwaarden 8. Regeling begeleiden van werk naar werk 9. Bestuurlijke rapportage 1e halfjaar 2015 10. Communicatieplan RUD Zeeland 11. Vergaderrooster DB en AB 2016 12. Rondvraag 13. Sluiting Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen

Aan: dagelijks bestuur agendapunt: 4 Onderwerp: verslag vergadering 6 juli 2015 Aanwezig:

Verhinderd:

de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen) de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) mevrouw M. Zandijk (verslaglegging) de heer A.J.G. Poppelaars (waterschap Scheldestromen) de heer G.R.J. van Heukelom (provincie Zeeland)

1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De heren Poppelaars en Van Heukelom hebben zich afgemeld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen a) Verslag deelnemersoverleg 16 juni 2015 De heer Rabelink heeft signalen ontvangen dat men niet hetzelfde denkt over de invulling van het basistakenpakket. De heer van Leeuwen bevestigt dit, dat was ook aanleiding voor het DB om hierover een notitie te vragen. Deze notitie wordt momenteel voorbereid (punt 1 van de actielijst van het DB). De heer Van Hulle leest in het verslag van het deelnemersoverleg veel kritische opmerkingen, vragen en opmerkingen over o.a. de gehanteerde werkwijzen. Dit moet veranderen. De heer Rabelink is het met vorige spreker eens. Een luisterend oor is belangrijk, maar de praktijk wijst uit dat het niet allemaal soepel verloopt. De heer Van der Maas vraagt de heren wat ze dan verwacht hadden. Natuurlijk krijgt ook hij de signalen te horen. Destijds waren veel meer benodigde fte geraamd. Uiteindelijk zijn 78 fte van de 110 geraamde fte overgedragen aan de RUD. Het werkpakket van de deelnemers is overgedragen. Nu wordt verwacht dat de RUD met minder mensen 100% productie levert. Voordat de RUD operationeel was, leverde de deelnemers toen ook 100%? Maar mensen vergeten snel waar ze vandaan kwamen. Zijn de verwachtingen die men heeft van de RUD niet te hoog gegrepen? De heer Rabelink is het daarmee eens, maar als DB lid wil hij graag sturing geven. Hij wil dat de RUD open en transparant is; draagvlak behouden. Hij is van mening dat de deelnemers willen meebouwen aan de RUD. Details zijn voor hem niet belangrijk. Hij waarschuwt voor een averechtse houding van de deelnemer. De heer Van Leeuwen geeft aan dat het goed is dat problemen benoemd worden. Alleen dan kunnen ze worden aangepakt. Hij meent dat de RUD de gesignaleerde problemen en zorgen in beeld heeft en waar nodig of mogelijk oppakt. Daarover is

b)

c)

d) e) f)

ook altijd open en transparant gerapporteerd. Zijn er zaken die niet goed lopen, dan pakt de RUD dit serieus op. Het is niet mogelijk om alle problemen in een keer op te lossen. Hij constateert dat de verwachtingen hoog zijn. Toch probeert de RUD zo veel mogelijk aan de verwachtingen te voldoen. Wat betreft het samenwerken met het deelnemersoverleg heeft een van de deelnemers na overleg met de RUD een voorstel gedaan voor evaluatie met het deelnemersnemersoverleg gedaan. De deelnemers hadden daar helaas geen behoefte aan. De heer Rabelink kan zich het laatste niet voorstellen. Is het dan niet aan het DB om de evaluatie op te leggen? De deelnemers nemen namens de bestuurders aan de vergadering deel. Hij krijgt te veel negatieve signalen te horen en daar wil hij iets aan doen. Daarom hecht hij er aan dat de evaluatie toch wordt gedaan. De heer Van Leeuwen was voorstander van een evaluatie, maar ziet er weinig in als de bereidheid daarvoor binnen deze groep nihil is. De heer Rabelink is het daar niet mee eens. Zijn ambtenaar zit namens de gemeente in dit overleg en hij voelt zich daar verantwoordelijk voor. Voor zijn functioneren als DB lid vindt hij een evaluatie van het deelnemersoverleg noodzakelijk. Als zijn ambtenaar zich negatief uitlaat in het deelnemersoverleg, dan zou hij ook negatief moeten zijn. De heer Van der Maas vindt het voorstel van de heer Rabelink een goed initiatief. Het DB besluit de evaluatie uit te laten voeren conform het voorstel dat in het deelnemersoverleg ter sprake is geweest. De heer Van Hulle adviseert de evaluatie op te zetten conform de informatieve bijeenkomst van het AB. De heer Van Leeuwen vat het besluit van het DB als volgt samen: Het DB wil samen met de ambtelijke ondersteuning het deelnemersoverleg evalueren. De evaluatie bevat drie items: wijze van communiceren met de deelnemer (afspraken nakomen, wel of niet afzeggen), wederzijds begrip en wederzijdse verwachtingen (wat hoort wel bij de RUD en wat niet). Verslag stuurgroep PxQ 18 juni 2015 De heer Van Leeuwen geeft aan dat in het AB van 29 juni aandacht gevraagd is voor een zorgvuldig traject. De planning biedt nog geen ruimte om de raden apart te informeren voor besluitvorming in het AB. Op verzoek van het DB wordt dit in de stuurgroep besproken, want het DB verwacht dat de raden daar problemen mee hebben. Terugkoppeling gesprek Borsele De heer Van Leeuwen heeft een gesprek gehad met de wethouder van Borsele. Helaas heeft dit niet tot consensus geleid. Na de zomervakantie vindt een gesprek op bestuurlijk niveau plaats. Terugkoppeling bezoek gemeenteraad Veere Het bezoek aan de gemeenteraad Veere is goed verlopen. De raad was erg geïnteresseerd in hetgeen de RUD voor de gemeente doet. Aankondiging DB september: overzicht mandaatbesluiten In september krijgt het DB een overzicht mandaatbesluiten en een update over de afspraken uit de informele AB van 26 januari 2015. Terugkoppeling AB 29 juni De heer Van Hulle geeft aan dat de vergadering goed is verlopen. Het AB heeft met alle voorstellen ingestemd.

3. Vaststelling agenda Het dagelijks bestuur stelt de agenda ongewijzigd vast. 4. Concept verslag vergadering dagelijks bestuur van 16 juni 2015 Het DB stelt het verslag van 16 juni 2015 ongewijzigd vast. Het DB stelt de besluitenlijst van 16 juni 2015 ongewijzigd vast. De actielijst wordt besproken en aangepast.

5. Pilot project PxQ gemeente Reimerswaal De heer Van Hulle vindt het voorstel prima, maar om ook af te rekenen conform de systematiek lijkt hem te vroeg. De heer Van Leeuwen geeft aan dat het plan eerst verder uitgewerkt wordt. Een definitief voorstel wordt eerst aan het DB voorgelegd. Het DB stemt in met het voorstel om de pilot verder te onderzoeken. 6. Jaarverslag 2014 vuurwerk De heer Van Hulle vraagt of het nodig is dit jaarverslag zo goed en diepgaand voor te bereiden. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de provincie deze taak heeft overgedragen met dezelfde capaciteit als voorheen. Het opstellen van deze rapportage is een “verplicht nummer” en het werd voorheen ook altijd op deze manier opgesteld. Het DB stemt in met het jaarverslag, maar men is wel kritisch op de diepgang van en de bestede tijd aan deze rapportage. 7. Uniform werkproces stuur- en rapportage informatie De heer Van Leeuwen licht toe dat dit document o.a. is bedoeld om de gebruikers van de systemen te leren de juiste informatie in te vullen in de systemen. Dit is nodig om betrouwbare rapportages te maken. Vijf medewerkers worden vanwege hun kennis en specialisme gedeeltelijk vrijgemaakt. Het DB stemt in met het voorstel, vindt het een duidelijk proces, maar adviseert kritisch te zijn op de personele capaciteit die hierin wordt ingezet. 8. Stand van zaken afdeling Toezicht en Handhaving Deze rapportage schetst op hoofdlijnen de stand van zaken m.b.t. de productie in de eerste vijf maanden van 2015. Deze rapportage is opgesteld omdat het DB bij het bespreken van de bezuiniging besloot de vinger nadrukkelijk aan de pols te houden. Na de zomer volgt een formele rapportage en dat is het moment om besluiten te nemen. De heer Rabelink constateert dat niet alle taken worden uitgevoerd door de RUD. Daar maakt hij zich zorgen om. Hij vraagt zich af hoe het proces wordt geleid zonder dat dit spanningen met zich mee brengt in relatie tot de besparing van € 600.000,00. De heer Van Leeuwen deelt mee dat in september alle deelnemers een individueel gesprek krijgen en dan kunnen o.a. de planning en wensen bijgesteld worden. Het antwoord neemt de zorgen van de heer Rabelink echter niet weg. De heer Van Leeuwen geeft aan dat hij deze zorgen ook heeft. Daarom geeft hij nu aan dat de RUD in 2015 met de opgelegde bezuiniging niet de volledige opgave kan realiseren. De heer Rabelink is van mening dat de RUD daar wel aan moet voldoen. De heer Van Hulle verwacht en is ervan overtuigd dat binnen 1,5 jaar de RUD het beter doet. De heer Van Leeuwen tekent hierbij aan dat de organisatie in opbouw is, niet volledig op sterkte is en tegelijkertijd grote bezuinigingen moet realiseren. Hij geeft aan dat minder geld ook betekent dat er minder personeel is en dus minder kan worden uitgevoerd. Hij kan dit aan de raden uitleggen, ook de raden moeten weten waar men vandaan komt. Hij vraagt het DB of zij meer van hem of de RUD verwachten. Het DB reageert hier als volgt op:  De heer Rabelink zegt dat hij wil voorkomen dat het DB verweten wordt geen sturing te hebben gegeven. De heer Rabelink heeft goede ervaringen met het ondernemersdossier, waarbij de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk liggen. Hij tekent hierbij aan dat de raad geen extra geld beschikbaar wil

 

stellen. Als DB lid moet hij daar rekening mee houden. Hij geeft aan dat de raad het niet accepteert dat de RUD niet al de opgedragen taken uitvoert. De heer Van der Maas deelt ook zijn zorg, maar vraagt zich af hoe dit op te lossen. Het bestuur kan bijvoorbeeld prioriteiten stellen. De heer Van Hulle geeft aan dat door slim te handhaven efficiencywinst behaald kan worden. De RUD is bezig om de processen lean te maken. Ze zijn in opbouw. Hij kan het nu nog uitleggen aan de raad. Hij vertrouwt erop dat de RUD over 1,5 beter presteert, maar dan moet de RUD wel de kans krijgen om te groeien. De heer Van Hulle merkt op dat het gemeentelijk standpunt duidelijk is, maar dat hij benieuwd is naar het standpunt van de provincie.

Met in achtname van het besprokene is de rapportage door het DB voor kennisgeving aangenomen. 9. Rondvraag De heer Rabelink vraagt of de deelnemers geïnformeerd worden wanneer een last onder dwangsom wordt opgelegd. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de deelnemer altijd een afschrift van zo’n brief ontvangt. De heer Rabelink geeft aan dat de factuur conversiekosten bij veel deelnemers verkeerd is gevallen. Dit creëert geen draagvlak. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de afspraken hierover zijn gemaakt voordat de RUD van start ging. Het betreft een afspraak tussen de gemeente Terneuzen en de andere deelnemers. Terneuzen is van mening dat dit in rekening gebracht moet worden bij de deelnemer en heeft gevraagd of de RUD de facturatie wil verzorgen. De reacties van de deelnemers worden geïnventariseerd en in het volgende deelnemersoverleg besproken. De heer Van Hulle voegt hieraan toe dat de overgedragen informatie niet altijd voldeed aan de gestelde eisen, bijv. wijze van aanlevering, format e.d. Dit heeft tot meerkosten geleid en deze kosten wil Terneuzen verhalen. 10. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de heer Van der Maas onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng de vergadering om 10.30 uur.

Vastgesteld d.d. 14 september 2015 de voorzitter,

de secretaris,

A.G. van der Maas

ing. A. van Leeuwen MPA

CONCEPT

Kort verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 29 juni 2015 (raadzaal Terneuzen). Aanwezig: de heer E. Damen (gemeente Kapelle), mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst), de heer C. Dekker (gemeente Middelburg), mevrouw A.M. Demmers (gemeente Vlissingen), de C. van Dis (gemeente Tholen), de heer L.J. Verhulst (gemeente Goes), (gemeente Hulst), de heer G.R.J. van Heukelom (provincie Zeeland), de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen), de heer J. Melse (gemeente Veere), de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland), de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis), de heer A.G.J. Poppelaars (waterschap Scheldestromen), de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal), mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele), de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland), mevrouw M. Zandijk (verslaglegging) Afwezig: de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) en de heer van Heukelom 1. Opening De heer Van Hulle opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heer Van der Maas heeft zich afgemeld. Zijn rol als voorzitter van het algemeen bestuur wordt waargenomen door de heer Van Hulle. De heer Van Heukelom heeft zich eveneens afgemeld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Presentatie stand van zaken ICT De AB leden nemen de presentatie voor kennisgeving aan. Mevrouw Mulder deelt mee dat met de deelnemers wordt nagedacht hoe de ontbrekende informatie van de deelnemers alsnog overgedragen kan worden aan de RUD. Het betreft hier met name de vergunningsaanvragen, eerdere controlerapporten e.d. De heer Damen wil graag inzicht in de problemen die organisatiebreed spelen bij RUD Zeeland. Hij heeft daar nu weinig feeling mee, maar vindt het wel belangrijk dat het AB daarvan op de hoogte is. Mevrouw Mulder zegt toe daar op een later moment op terug te komen. De heer Verhulst is benieuwd naar de overdracht van de archieven RUD Zeeland naar deelnemers. Mevrouw Mulder antwoordt dat een werkgroep door de deelnemers is samengesteld. Deze werkgroep onderzoekt de mogelijkheden om het archief bij de RUD onder te brengen en via een link de stukken te kunnen raadplegen. 1

De heer Verhulst is benieuwd of de deelnemer bij een calamiteit over de juiste stukken kan beschikken. Mevrouw Mulder antwoordt dat deze vraag door de werkgroep wordt onderzocht. b. Stand van zaken PxQ De heer Van Leeuwen geeft een toelichting op het project PxQ. De subwerkgroepen zijn van start. De planning is ambitieus, maar vooralsnog gaat de werkgroep ervan uit dat het eindproduct tijdig opgeleverd kan worden. Mevrouw Van Damme vindt het jammer dat er 3 maanden verloren gegaan zijn. Zij heeft vernomen dat de ervaringscijfers van RUD Zeeland niet worden gebruikt. Dit wordt door de heer Van Leeuwen beaamt; de cijfers zijn niet representatief vanwege de opstartproblemen van de RUD. De heer Van Dis vindt dit zorgelijk. Binnen een paar maanden moet er veel gebeuren en de vraag is of dit haalbaar is en of de kwaliteit van het eindproduct goed is. De heer Van Leeuwen begrijpt deze zorgen, maar vooralsnog heeft hij geen signalen gehoord dat de planning niet haalbaar zou zijn. De heer Boerma voegt hieraan toe dat de leden van de werkgroepen enthousiast van start zijn gegaan met de subwerkgroepen. Er wordt met veel inzet hard gewerkt. De planning is ambitieus. De werkgroep bezit echter voldoende kennis en kwaliteit om een goed eindproduct op te leveren. De heer Dekker vindt het niet bevredigend. Hij is van mening dat er geen progressie wordt gemaakt. Mevrouw Demmers geeft aan dat in maart de conferentie heeft plaatsgevonden, in mei is men echt van start gegaan. Men wist van de uitdaging. Ze is wel benieuwd of de opleveringen die in juli gepland staan, haalbaar zijn. De heer Boerma geeft aan dat in de zomermaanden wordt doorgewerkt. Een aantal (deel)producten wordt voor de zomer opgeleverd. De planning is dat het eindproduct op 27 augustus in de stuurgroep wordt behandeld. Op 1 september vindt een extra deelnemersoverleg plaats ter voorbereiding van het extra DB op 8 september en de informatieve AB vergadering. Alle bijeenkomsten zijn afgestemd op de besluitvorming. De heer Van Dis vraagt om een zorgvuldig proces te doorlopen richting AB, maar ook richting de raden. De heer Van Hulle wijst het AB op hun eigen verantwoording. De opdracht is duidelijk, het project wordt gezamenlijk doorlopen en het AB is er mede verantwoordelijk voor. Hij vraagt het AB om ambtelijk volledige inzet te leveren en zelf enthousiast terug te koppelen richting de achterban. De heer Rabelink maakt zich ernstig zorgen over de financiële kant van het project en verzoek daar goed naar te kijken. De financiën moeten immers door de deelnemers betaald worden. De heer Van Hulle geeft aan dat het AB hierin zijn verantwoordelijkheid heeft. Gezamenlijk is afgesproken dat deze systematiek wordt uitgewerkt en dat dit tot gevolg kan hebben dat de financiële bijdragen van de deelnemers kan wijzigen. c. Verslag deelnemersoverleg 19 mei 2015 De heer Ploegaert vraagt hoe, wanneer en waarom het DB heeft besloten de conversiekosten zelf in rekening te brengen. De heer Van Leeuwen antwoordt dat gemeente Terneuzen deze opdracht heeft uitgevoerd voor de gemeenten

2

d. e. f.

g.

h.

Terneuzen heeft de RUD gevraagd de nota’s te verzenden. De hoogte van de facturen zijn vastgesteld op bais van de inzet die Terneuzen heeft geleverd. Brief Ministerie van Biza inzake elektronische verstrekking van WNT gegegevens Het AB neemt de brief voor kennisgeving aan. Jaarverslag Zeeuwse Ombudsman Het AB neemt het jaarverslag voor kennisgeving aan. Aankondiging rekenkameronderzoek provinciaal opdrachtgeverschap BRZomgevingsdienst Het AB neemt de aankondiging voor kennisgeving aan. Verslag DB vergadering 11 mei 2015 Mevrouw Demmers deelt mee dat de gemeente Vlissingen de termijnen inmimddels heeft betaald. DB besluit procesvoorstel bedrijfsplan 2.0 De heer Dekker vraagt zich af of dit bedrijfsplan uitgesteld kan worden, in ieder geval na afronding van het project PxQ. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het huidige bedrijfsplan niet realistisch is en niet meer is afgestemd op de formatie. Er is behoefte aan een duidelijke beschrijving van de organisatie. Momenteel worden de evaluaties uitgevoerd. De uitkomst hiervan en de besluitvorming over de PxQ systematiek zijn grotendeels bepalend voor de inhoud van het bedrijfsplan 2.0.

3. Vaststelling agenda Het AB stelt de agenda ongewijzigd vast. Mevrouw Miermans deelt mee dat de verkeerde brief is toegevoegd aan de stukken. 4. Verslag vergadering 13 april 2015 Het AB stelt het verslag van 13 april 2015 ongewijzigd vast. De actielijst wordt besproken en aangepast. De heer Van Leeuwen deelt mee dat alle acties zijn uitgevoerd. 5. Procedure methodische functiewaardering De heer Ploegaert merkt op dat het voorstel geen financiële risico’s heeft, maar het aansluiten bij de landelijke commissie en het inhuren van een extern deskundige zijn toch niet gratis? De heer Van Leeuwen antwoordt dat nu alleen de procedure wordt vastgesteld. Als er gebruik gemaakt wordt van de procedure dan zijn daar wel kosten aan verbonden. Mevrouw Van Damme vraagt waarom het opleidingsniveau niet is aangegeven. De heer Van Leeuwen merkt op dat het opleidingsniveau is opgenomen bij de scoretoelichting kenmerk “Kennis”. Het AB stelt de procedure methodische functiewaardering vast. 6. Informatieverordening en besluit informatiebeheer Het AB stelt de informatieverordening en het besluit informatiebeheer vast. 7. Uitstel bestuursrapportage 2015 Mevrouw Van Damme spreekt haar zorgen uit en wacht bestuursrapportage af. Het AB stemt in met het uitstel van de bestuursrapportage 2015. 3

graag

de

8. Klachtenregeling ongewenst gedrag inclusief aanwijzen vertrouwenspersoon De heer Ploegaert zegt dat er veel uitzonderingen vermeld zijn in de regeling, o.a. voor een politiek gezagdrager. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de regeling niet van toepassing is op een politiek gezagdrager. Mocht een medewerker een klacht hebben over een AB lid, dan kan het AB wel besluiten toch gebruik te maken van deze regeling. Dat vergt dus een apart besluit. Het AB stemt in met de klachtenregeling ongewenst gedrag inclusief aanwijzen vertrouwenspersoon. 9. Elektronische bekendmaking besluiten Het AB stemt in met het voorstel elektronische bekendmaking besluiten. 10. Jaarrekening 2015 De heer Van Dis vindt het vreemd dat voor uitgaven in 2014 dekking gezocht wordt in de begroting 2015. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de taken uitgevoerd hadden moeten worden in 2014, maar daadwerkelijke uitvoering heeft plaatsgehad in 2015 en de facturatie ook. De accountant stond niet toe dat de facturen geboekt werden op het saldo 2014. De heer Damen is benieuwd wat het doel is van de reserve voor de cao ontwikkelingen. Zijns inziens zijn deze kosten structureel. De heer Van Leeuwen antwoordt dat de reserve is bedoeld om de meerkosten van de cao te dekken. De heer Riemens voegt hieraan toe dat de begroting 2015 niet voorziet in de extra kosten cao. Wellicht dat de meerkosten gedekt kunnen worden door het inflatiebedrag uit de begroting. Als het toch tot hogere kosten leidt, wordt dit in een begrotingswijziging voorgelegd aan het AB. Het AB stelte de jaarrekening 2015 vast. 11. Begroting 2016 Mevrouw Van Damme deelt mee dat de zienswijze van gemeente Hulst ontbreekt. De heer Vogelaar deelt mee dat de zienswijze van gemeente Reimerswaal eveneens ontbreekt. Het besluit is positief. Mevrouw Demmers geeft aan dat de gemeente Vlissingen een positieve besluit heeft genomen. Het AB stelt de begroting 2016 ongewijzigd vast. Note: de zienswijzen van gemeenten Hulst en Reimerswaal zijn niet ontvangen door de RUD. De gemeente Hulst heeft echter wel het raadsvoorstel verstrekt waarin vermeld staat dat de raad geadviseerd wordt in te stemmen met de begroting. 12. Delegatiebesluit WOB Het AB stelt het delegatiebesluit WOB vast. 13. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

4

14. Sluiting De heer Van Hulle bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 10.00 uur de vergadering.

Vastgesteld d.d. 28 september 2015 de voorzitter,

de secretaris,

A.G. van der Maas


Actielijst Onderwerp 29 juni 1.

Afgehandeld

AB inzicht geven in de problemen die organisatiebreed spelen bij RUD Zeeland

5

BESLUITENLIJST ALGEMEEN BESTUUR VAN 29 juni 2015 1.

Opening

2.

Mededelingen en ingekomen stukken: a. Presentatie stand van zaken ICT b. Stand van zaken PxQ c. Verslag deelnemersoverleg 19 mei 2015 d. Brief Ministerie van Biza inzake elektronische verstrekking van WNT gegegevens e. Jaarverslag Zeeuwse Ombudsman f. Aankondiging rekenkameronderzoek provinciaal opdrachtgeverschap BRZomgevingsdienst g. Verslag DB vergadering 11 mei 2015 h. DB besluit procesvoorstel bedrijfsplan 2.0

V.k.a. V.k.a. V.k.a. V.k.a.

V.k.a. V.k.a.

V.k.a. V.k.a.

3.

Vaststellen agenda

Ongewijzigd vastgesteld.

4.

Verslag, besluitenlijst en actielijst 13 april 2015 Procedure methodische functiewaardering

Ongewijzigd vastgesteld.

Informatieverordening en Besluit informatiebeheer Uitstel bestuursrapportage 2015

Conform voorstel besloten.

8.

Klachtenregeling ongewenst gedrag inclusief aanwijzen vertrouwenspersoon


9.

Elektronische bekendmaking besluiten


5. 6. 7.

10. Jaarrekening 2014 11. Begroting 2016 12. Delegatiebesluit WOB



Conform voorstel besloten. Conform voorstel besloten. Conform voorstel besloten.

Vastgesteld d.d. 28 september2015

de voorzitter,

de secretaris,

.A. van der Maas


algemeen bestuur Datum: 28 september 2015 Agendapunt: Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Staf

voorstel algemeen bestuur

Onderwerp Status Gevraagd besluit

concept model-DVO 2016 en voortgang Jaarplannen 2016 Besluitvormend Openbaar 1. Vaststellen van het concept modeldienstverleningsovereenkomst 2016; 2. Kennisname van de voortgang Jaarplannen 2016.

Besluit algemeen bestuur

Registratienummer:

Paraaf secretaris van het algemeen bestuur

Datum, 28 september 2015

Datum behandeling db + vermelden db besluit

Bijlagen

14 September 2015. Ingestemd met concept modeldienstverleningsovereenkomst 2016 en kennisgenomen van de voortgang Jaarplannen 2016. 1. Concept Model – DVO 2016; 2. Overzicht reacties deelnemers

1. Aanleiding De dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) voor de deelnemers bevatten jaarlijks bepalingen over de uitvoering van de bijlage, namelijk het Jaarplan waarin de door RUD Zeeland te leveren producten, inclusief geraamde aantallen, vermeld staan. Artikel 9 lid 1 Dienstverleningshandvest 2013 bepaalt dat “jaarlijks het algemeen bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland de standaard dienstverleningsovereenkomst voor de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland voor het volgende jaar vaststelt, die later per opdrachtgever kan worden ingevuld met producten, aantallen en bedragen, als ook kan worden aangevuld met overige in onderling overleg tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever te bepalen zaken.” Daarnaast bepaalt artikel 9 lid 1 van de dienstverleningsovereenkomst 2015 die met elke deelnemer gesloten is, dat “de partijen jaarlijks voor 1 januari de overeenkomst voor het volgende jaar overeenkomen.” Dit advies beoogt de basis hiervoor, het model-DVO 2016, te laten vaststellen en tevens u te informeren over de voortgang van de Jaarplannen 2016 als bijlage van de DVO’s 2016. Pagina 1 van 3


2. Voorgeschiedenis De DVO’s 2015, hoewel nog niet door alle deelnemers ondertekend, zijn in volle uitvoering. 3. Overwegingen en advies Het jaarlijkse proces is dit keer in drie delen geknipt: model-DVO 2016, model-Jaarplan 2016 en de tabellen met de ramingen van de aantallen producten per deelnemer. Dit advies betreft het model-DVO 2016. Daarnaast is informatie over beide andere sporen toegevoegd. Model-DVO 2016 De DVO 2015 heeft als uitgangspunt voor dit concept model-DVO 2016 gediend. Een eerder concept is voor inspraak naar de deelnemers gestuurd. Hun opmerkingen zijn in bijgaand concept verwerkt. Voor een overzicht daarvan wordt verwezen naar de toelichting op de model DVO. Paragraaf 3 bevat de inbreng van deelnemers. De inbreng geeft geen aanleiding tot aanpassingen. Twee deelnemers hebben een tekstvoorstel ingebracht over leveringstermijnen. Dat onderwerp komt in de orde in het model-jaarplan, voorstel is om die reacties daarin (deels) mee te nemen. Model-Jaarplannen 2016 Ook het Jaarplan kent een standaard dat jaarlijks aan de deelnemers wordt voorgelegd voor eventuele actualisatie. Dit proces loopt: de 1e reactietermijn sloot 26 augustus jl. Op het moment van schrijven zijn er geen bijzonderheden. Ramingen VTH-producten Het belangrijkste onderdeel van de Jaarplannen vormen uiteraard de producten en hun aantallen. Begin augustus zijn alle deelnemers per mail geïnformeerd over de ramingen van hun producten op het gebied van VTH (vergunningverlening en toezicht/handhaving). Tijdens de bilaterale gesprekken met de deelnemers zijn de ramingen besproken en tot overeenstemming gekomen. ADVIES 1. Vaststellen van het concept model-dienstverleningsovereenkomst 2016. 2. Kennisname van de voortgang Jaarplannen 2016. 4. Consequenties Financiële consequenties: Niet direct. Indirect vormen de DVO’s via het verrichten van diensten aan deelnemers de basis voor de financiering van RUD Zeeland. Voorts is het uitgangspunt in de dienstverleningsovereenkomst 2016 dat de bijdrage van de deelnemers conform de opgenomen bijdrage in de begroting 2016 is. Dekking uit: Begroting 2016. Restant budget na toekenning: N.v.t. Organisatorische / personele consequenties: Geen. Juridische consequenties: Pagina 2 van 3


Via de dienstverleningsovereenkomst verbinden partijen zich op grond van inspanningsverplichting tot het afnemen en leveren van producten tegen geraamde aantallen (‘richtgetallen’ in het Jaarplan). Overige consequenties: Geen. 5. Planning Parallel hieraan vindt het proces m.b.t. het model-Jaarplan 2016 en de tabellen met de geraamde producten (bilaterale gesprekken met de contactpersonen gedurende september) plaats. Een en ander is wel afhankelijk van de zomerperiode. Het streven is dat alle deelnemers hun DVO 2016 voor het einde van dit jaar hebben ondertekend. 6. Communicatie N.v.t.

Pagina 3 van 3

Dienstverleningsovereenkomst 2016 < Deelnemer > Regionale uitvoeringsdienst Zeeland De ondergetekenden:

en

1. De Deelnemer, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door (functie), de heer/mevrouw (naam), overeenkomstig het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet/ artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten d.d. … (hierna te noemen ‘Opdrachtgever’); 2. het gemeenschappelijk openbaar lichaam Regionale uitvoeringsdienst Zeeland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur de heer A. van Leeuwen en handelend op basis van artikel 2, eerste lid onder c van het Besluit mandaat directietaken RUD Zeeland 2014, (hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’).

Gezamenlijk hierna te noemen: Partijen Overwegingen  Het Rijk, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hebben in 2009 in een package deal afspraken gemaakt over de uitvoering van een basistakenpakket door verscheidene regionale uitvoeringsdiensten;  Gedeputeerde staten van de provincie Zeeland, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Middelburg, NoordBeveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Sluis, Terneuzen, Tholen, Veere en Vlissingen en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen hebben op 28 juni 2013 de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland vastgesteld;  De RUD Zeeland voert sinds 1 januari 2014 taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving voor onderdelen van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de Wet milieubeheer;  Deze dienstverleningsovereenkomst is een overeenkomst als bedoeld in artikel 34 van voornoemde Gemeenschappelijke regeling waarin is bepaald dat de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland jaarlijks dienstverleningsovereenkomsten zal sluiten met de provincie, de gemeenten en het waterschap met betrekking tot de uit te voeren taken, zowel structurele als incidentele taken, de financiële vergoeding daarvoor en eventuele aanvullende afspraken daaromtrent;  Over 2015 was tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer een Dienstverleningsovereenkomst gesloten betreffende de dienstverlening voor 2015;  Op 22 september 2014 is door het Algemeen Bestuur de Producten- en Dienstencatalogus RUD Zeeland vastgesteld, daarbij is voor (2015 en) 2016 het volgende afgesproken: - Partijen wensen de systematiek van 2014 voort te zetten voor 2016; - In 2016 werkt Opdrachtnemer met de vastgestelde begroting 2016. De bijdragen van de individuele deelnemers veranderen in 2016 niet; -

Model DVO 2016

1

-



Opdrachtnemer benut 2016 als jaar om samen met opdrachtgever de kentallen te toetsen. - Partijen zoeken met elkaar overeenstemming over een VTH-programma dat voldoet aan het vereiste Zeeuws niveau. Aangezien in 2015 in het kader van PxQ kentallen worden ontwikkeld, waarvoor draagvlak is, wordt het VTH-programma 2016 zodanig samengesteld dat deze kentallen kunnen worden getoetst. Voor 2017 is daarbij in het Algemeen Bestuur afgesproken dat Bijlage I bij deze overeenkomst vanaf 1 januari 2017 opgesteld zal zijn overeenkomstig de Producten- en Dienstencatalogus in combinatie met de systematiek “P x Q”. Dat betekent dat met de deelnemers vooraf wordt afgesproken welke producten zij in welke hoeveelheid willen afnemen (Q) en welke prijs (P) zij daarvoor betalen.

verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Artikel 1 Begrippen Op deze overeenkomst is artikel 1 van het Dienstverleningshandvest van overeenkomstige toepassing. Daarnaast wordt in deze overeenkomst verstaan onder: Opdrachtgever de Deelnemer; Opdrachtnemer de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; Opdracht uitvoering van het takenpakket overeenkomstig artikel 2 door opdrachtnemer in opdracht van de opdrachtgever; Gemeenschappelijke regeling de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; Dienstverleningshandvest het Dienstverleningshandvest Regionale uitvoeringsdienst Zeeland 2013, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; Producten- en Dienstencatalogus de Producten- en Dienstencatalogus van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland bedoeld in artikel 12 van het Dienstverleningshandvest. De PDC is de basis voor PxQ. Aan producten en diensten in de PDC hangt een kwaliteitsniveau en een prijs; PxQ de afname van de producten volgens een vast kwaliteitsniveau van uitvoering die door de RUD worden geleverd. De door RUD Zeeland geleverde producten hebben een afgesproken kwaliteitsniveau en worden afgerekend tegen vastgestelde tarieven; VTH-programma Vergunningen, toezicht en handhavingprogramma. Artikel 2: Opdrachtomschrijving 1. De Opdrachtgever verleent aan de Opdrachtnemer de opdracht tot het uitvoeren van het basistakenpakket overeenkomstig artikel 3 / het standaardtakenpakket overeenkomstig artikel 4 / het plustakenpakket overeenkomstig artikel 5 van het Dienstverleningshandvest. 2. De taken, diensten en producten behorende bij de opdracht zijn opgenomen in bijlage I die onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst. 3. De afspraken over de te hanteren kwaliteit zijn eveneens opgenomen in bijlage I. De Opdrachtnemer garandeert de Opdrachtgever de overeengekomen kwaliteit te hanteren.

Model DVO 2016

2

4. Bij het uitvoeren van de opdracht neemt de Opdrachtnemer het door Opdrachtgever verleende mandaat in acht. 5. Op de opdracht bedoeld in lid 1 is het Dienstverleningshandvest onverkort van toepassing. Artikel 3: Producten- en Dienstencatalogus 1. De Producten- en Dienstencatalogus maakt voor zover van toepassing op de taken, producten en diensten genoemd in bijlage I onderdeel uit van deze overeenkomst. 2. Partijen passen de Producten- en Dienstencatalogus toe bij het maken van nadere afspraken en ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 4: Verplichtingen Opdrachtgever 1. De Opdrachtgever blijft (bestuurlijk) eindverantwoordelijk voor de uitoefening van bevoegdheden die in mandaat zijn opgedragen. De Opdrachtnemer verplicht zich tot een juiste en zorgvuldige uitoefening van de opdracht, met inachtneming van de daarbij te geven instructies en met inachtneming van bestaande weten regelgeving. 2. De Opdrachtgever zal alle informatie die de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland nodig heeft voor haar taakuitvoering op aanvraag digitaal aanleveren. 3. Opdrachtnemer doet een voorstel voor het VTH-programma, welke past binnen de bijdrage van de Opdrachtgever, zoals genoemd in artikel 10, lid 1. Opdrachtnemer legt het voorstel voor aan de deelnemende partijen. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de vaststelling van het VTH-programma. 4. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden en gebreken in bestaande dossiers die zijn opgedragen aan de Opdrachtnemer en voorts voor gebreken ontstaan door afstemming van de verschillende digitale systemen voor zover die zijn ontstaan door gebreken van het systeem van de Opdrachtgever. Artikel 5: Verplichtingen Opdrachtnemer 1. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de taakuitvoering. 2. De Opdrachtnemer bekijkt, indien van toepassing, de situatie ter plaatse en wint, indien nodig, informatie in over de lokale situatie bij het bevoegde gezag. 3. Opdrachtnemer spant zich in om alle benodigde informatie te vergaren. 4. Op verzoek van de Opdrachtgever licht de Opdrachtnemer zijn verleende diensten toe. 5. Opdrachtnemer neemt bij de uitvoering van opdrachten haar verplichtingen over onderwerpen met mogelijke politieke en maatschappelijke gevolgen uit haar mandaat nauwgezet in acht. Artikel 6: Leveringstermijnen 1. De Opdrachtnemer krijgt opdracht zich te houden aan termijnen zoals die voortvloeien uit de wet of afspraken in bijlage I, de Producten- en Dienstencatalogus en voor zover van toepassing overige schriftelijke en mondelinge afspraken. 2. Bij opdrachten met wettelijke beslistermijnen, welke leiden tot een advies aan Opdrachtgever, brengt Opdrachtnemer haar advies uit binnen zeventig procent van de wettelijke beslistermijn. 3. De relatiebeheerders genoemd in artikel 8 zijn bevoegd om bij geconstateerde knelpunten in afwijking van het tweede lid nadere schriftelijke afspraken te maken. Artikel 7: Kwaliteitseisen 1. Partijen kunnen bovenop hetgeen bepaald is in het Dienstverleningshandvest en de afspraken gemaakt in bijlage I en conform de Producten- en Dienstencatalogus nadere schriftelijke afspraken maken over het te hanteren kwaliteitsniveau. 2. Het door de Partijen afgesproken aanvullende kwaliteitsniveau overeenkomstig het vorige lid moet passen binnen de bijdrage door de Opdrachtgever als deelnemer te betalen aan de Opdrachtnemer op basis van de Begroting RUD Zeeland 2016. Model DVO 2016

3

3. De Opdrachtnemer levert een advies, vergunning, toezicht of handhaving van adequaat niveau. Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat de wijze waarop toetsing van aanvragen plaatsvindt, duidelijk, eenduidig, transparant, juridisch correct en herleidbaar dient te zijn. 4. Adviezen alsmede brieven en beschikkingen inzake toezicht of handhaving en vergunningen dienen zorgvuldig tot stand te komen en deugdelijk gemotiveerd te zijn. 5. Bij de wetgever is een wetsvoorstel Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) in voorbereiding. Opdrachtnemer en Opdrachtgever zullen tijdig in overleg treden over de consequenties voor de dienstverlening. Artikel 8: Relatiebeheer 1. Partijen wijzen relatiebeheerders aan die bij de uitvoering van de overeenkomst optreden als aanspreekpunt. 2. De relatiebeheerders van Partijen voeren zo vaak als nodig is overleg over de voortgang van de dienstverlening en de inhoud en werking van de in en krachtens deze overeenkomst gestelde rechten en verplichtingen. Artikel 9: Duur, wijziging, beëindiging 1. De overeenkomst wordt gesloten voor de periode van een kalenderjaar, met dien verstande dat de Partijen jaarlijks voor 1 januari de overeenkomst voor het volgende jaar overeenkomen een en ander overeenkomstig de bepalingen van het Dienstverleningshandvest. 2. Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk tussentijds worden gewijzigd door middel van een aan deze overeenkomst te hechten door de Partijen rechtsgeldig ondertekend addendum. 3. Deze overeenkomst kan niet tussentijds worden opgezegd. 4. Deze overeenkomst kan slechts door rechterlijke tussenkomst worden ontbonden: a. door een der Partijen indien de andere Partij ophoudt te bestaan als zelfstandige rechtspersoon, dan wel dreigt op te houden te bestaan als zelfstandige rechtspersoon; b. door een der Partijen indien de andere Partij haar verplichtingen uit deze overeenkomst blijvend niet meer nakomt dan wel blijvend niet meer kan nakomen, of c. door een der Partijen in de gevallen dat op grond van bijzondere omstandigheden - waaronder, maar niet uitsluitend wijzigingen van nationale en Europese weten regelgeving - verdere nakoming van deze overeenkomst door deze Partij redelijkerwijs niet kan worden verlangd. 5. In geval een of beide Partijen ophouden te bestaan, als bedoeld in lid 4 onder a, en er sprake is van een rechtspersoon die als rechtsopvolger heeft te gelden in algemene dan wel in specifieke zin, rust op de Partijen - in afwijking van lid 4 onder a – de verplichting om zorg te dragen voor een zorgvuldige overdracht van de rechten en verplichtingen conform deze overeenkomst op de rechtsopvolger(s) als hiervoor bedoeld. Artikel 10: Financiële aspecten 1. De bijdrage door de Opdrachtgever als deelnemer te betalen op basis van de Begroting RUD Zeeland 2016 vormt het financiële kader voor de Opdracht. 2. Indien de kosten van de Opdracht niet worden gedekt uit de bijdrage overeenkomstig lid 1 is de Opdrachtgever verplicht de kosten te vergoeden overeenkomstig door de Partijen per geval te maken afspraken. Dit op basis van een offerte door de Opdrachtnemer uitgebracht die door de Opdrachtgever vooraf is geaccordeerd en schriftelijk is bevestigd. Artikel 11: Slotbepalingen

Model DVO 2016

4

Alle bij deze overeenkomst behorende bijlagen, alsmede het dienstverleningshandvest, maken integraal deel uit van de overeenkomst. Aldus in tweevoud getekend De RUD Zeeland, Voor deze de voorzitter van de RUD Zeeland, Namens deze: De directeur van de RUD Zeeland

Opdrachtgever

Naam, functie

A. van Leeuwen Terneuzen, Datum ondertekening: …………………….

Plaats Datum ondertekening: …………………….

Overzicht bijlagen: Bijlage I Jaarplan

Model DVO 2016

5

algemeen bestuur (besloten) Datum: 28 september Agendapunt: Behandeld door: Afdeling:


Onderwerp Status Voorstel


Vaststelling Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid Ter besluitvorming  Vaststellen van een Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid  Afsluiten van een uitvoeringscontract met Loyalis Maatwerk Administraties Registratienummer:

Paraaf voorzitter en secretaris van het algemeen bestuur Afgestemd met Bijlagen

 

Datum:Klik hier als u een datum wilt invoeren.

Regeling aanvullende voorziening bij werkloosheid BWWW offerte Loyalis Maatwerk Administraties

1. Aanleiding De Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) is als rechtspositieregeling voor de RUD Zeeland vastgesteld. In artikel B14 is bepaald dat een algemeen verbindend voorschrift moet worden vastgesteld inzake voorzieningen bij werkloosheid in aanvulling op de Werkloosheidswet, met inachtneming van de hierover in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA) gemaakte afspraken. 2. Voorgeschiedenis Sinds 1 januari 2001 vallen ambtenaren onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet (WW). Voordien was een wachtgeldregeling van toepassing. De uitkering en de duur van het wachtgeld was hoger en veelal langer dan de uitkering op grond van de WW. Als overgangsrecht is een regeling in het leven geroepen die ambtenaren die ontslagen worden op bepaalde gronden zoals bijvoorbeeld reorganisatie-ontslag recht hebben op een bovenwettelijke uitkering en/of een nawettelijke uitkering. In het SPA zijn hierover afspraken gemaakt in de vorm van een Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid. Organisaties die de CAP als rechtspositie hebben moeten de regeling ieder afzonderlijk vaststellen aangezien het SPA geen verordenende bevoegdheid heeft. Sinds 1 januari 2009 is sectoraal afgesproken dat de uitvoering van de bovenwettelijke en nawettelijke uitkering inclusief afhandeling van bezwaar- en beroepschriften bij Loyalis Maatwerk Administraties (LMA) wordt ondergebracht. Ook hiervoor moet iedere afzonderlijke organisatie zelf een contract met LMA sluiten. 3. Overwegingen en advies Op basis van de bepalingen uit de CAP moet een regeling worden vastgesteld. Wij stellen daarom voor de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid zoals Pagina 1 van 2

algemeen bestuur (besloten) Datum: 28 september Agendapunt: Behandeld door: Afdeling:

daarover in het SPA overeenstemming is bereikt vast te laten stellen.

4. Consequenties Zowel de uitkeringskosten als de uitvoeringskosten ontstaan door een besluit tot ontslagverlening door de RUD Zeeland. Als er daadwerkelijk kosten worden gemaakt, komen deze ten laste van overige organisatiekosten. Voor deze kosten is nog niets geraamd. Als er kosten komen zal dit in het ontslagbesluit worden opgenomen en zal er mogelijk een wijziging van de begroting worden voorgesteld waarbij de dekking wordt aangegeven.

5. Communicatie Als een besluit tot vaststelling van de regeling is genomen zal het daarna gelet op de afspraken die daarover in het SPA zijn gemaakt ter kennis gebracht worden aan het GO. Als de regeling eenmaal is vastgesteld zal hij worden gepubliceerd en op het intranet worden geplaatst.

Pagina 2 van 2

REGELING AANVULLENDE VOORZIENINGEN BIJ WERKLOOSHEID (krachtens artikel B.14 van de CAP)

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen

1.

2.

In deze regeling wordt verstaan onder betrokkene de ambtenaar a.

aan wie op grond van artikel B.13 van de CAP ontslag is verleend, alsmede degene die, nadat het voornemen tot zodanig ontslag is medegedeeld, ontslag op aanvraag op grond van artikel B.10 van de CAP is verleend;

b.

aan wie op grond van artikel E.9 van de CAP ontslag is verleend wegens ongeschiktheid tot het verrichten van zijn arbeid wegens ziekte en die ten tijde van het ontslag door het UWV in het kader van de uitvoering van de WIA voor minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard.

In deze regeling wordt verstaan onder: a.

dagloon: het dagloon in de zin van artikel 45 van de Werkloosheidswet, evenwel zonder toepassing van het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen met betrekking tot een loontijdvak van een dag;

b.

vervallen;

c.

vervallen;

d.

diensttijd: tijd, doorgebracht als overheidswerknemer in de zin van artikel 2.4, onderdeel a, van het pensioenreglement welke in aanmerking komt als pensioengeldige tijd, bedoeld in artikel 5.1 van het pensioenreglement, en tijd doorgebracht als werknemer in dienst van de overheid van lidstaten van de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van tijd die in aanmerking is genomen bij de berekening van de duur van een wachtgeld of van een uitkering ter zake van onvrijwillige werkloosheid ten laste van de overheid en met dien verstande dat van tijd die door ontslag onderbroken is geweest de tijd vóór de onderbreking slechts meetelt indien de onderbreking korter dan een jaar heeft geduurd;

e.

CAP: de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies.

HOOFDSTUK II AANVULLENDE UITKERING Artikel 2 Recht op aanvullende uitkering

1.

De betrokkene die recht heeft op een uitkering als bedoeld in hoofdstuk IIA van de Werkloosheidswet heeft recht op een aanvullende uitkering overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 3 tot en met 7 gedurende de uitkeringsduur, bedoeld in artikel 42 van de Werkloosheidswet, zulks met dien verstande dat de verloren arbeidsuren waarvoor hij geen betrokkene is geen aanspraak geven op een aanvullende uitkering.

2.

Voor de toepassing van de artikelen 3, 4 en 5 wordt de uitkering krachtens de Werkloosheidswet, de Ziektewet en de Wet arbeid en zorg steeds geacht onverminderd door betrokkene te zijn genoten.

Artikel 3 Hoogte aanvullende uitkering

1.

De uitkering op grond van hoofdstuk II, A van de Werkloosheidswet wordt na ontslag gedurende de eerste 12 maanden per dag aangevuld tot 80% van het dagloon en tijdens het restant van de uitkeringsduur, bedoeld in artikel 2, eerste lid, tot 70% van het dagloon.

2.

In afwijking van het eerste lid bedraagt het percentage 77 en 67 in plaats van achtereenvolgens 80 en 70 zolang de Wet van 20 december 1984, (Stb. 1984, 657) op betrokkene van toepassing is.

3.

Voor de berekening van de termijn van 12 maanden, bedoeld in het eerste lid, wordt een op grond van artikel 4 gegeven aanvulling per dag tot 80% van het dagloon mede in aanmerking genomen.

Artikel 4 Aanvullende uitkering bij ziekte, zwangerschap en bevalling

1.

Betrokkene die binnen de in artikel 2, eerste lid, bedoelde uitkeringsduur waarin hij recht heeft op een uitkering op grond van hoofdstuk II A van de Werkloosheidswet wegens ziekte ongeschikt is arbeid te verrichten en deswege een uitkering krachtens de Ziektewet geniet, heeft recht op een aanvullende uitkering gedurende de termijn dat die uitkering krachtens de Ziektewet wordt genoten.

2.

De aanvulling van de uitkering krachtens de Ziektewet is gelijk aan die welke zou hebben gegolden indien artikel 3 van toepassing zou zijn.

3.

In afwijking van het tweede lid wordt voor de betrokkene gedurende de termijn dat zij een uitkering geniet krachtens artikel 29a van de Ziektewet, deze uitkering per dag aangevuld tot 100% van het dagloon.

4.

Als betrokkene binnen de in artikel 2, eerste lid, bedoelde uitkeringsduur waarin recht bestaat op een uitkering op grond van hoofdstuk IIA van de Werkloosheidswet, in verband met zwangerschap en bevalling een uitkering krachtens de Wet arbeid en zorg geniet wordt die uitkering per dag aangevuld tot 100% van het dagloon.

5.

Het verplichtingen- en sanctieregime van de Ziektewet is van overeenkomstige toepassing op de aanvullende uitkering bij ziekte als bedoeld in het eerste tot en met derde lid.

Artikel 5 Aanvullende overlijdensuitkering

Bij overlijden van betrokkene die tot en met de dag van overlijden recht heeft op een aanvulling op grond van artikel 3 of artikel 4 wordt de overlijdensuitkering, bedoeld in artikel 35 van de Ziektewet, per dag aangevuld tot 100% van het dagloon.

Artikel 6

1.

Ten aanzien van de aanvullende uitkering, bedoeld in artikel 2, zijn afdeling 1 van hoofdstuk II A - met uitzondering van artikel 41 - alsmede de artikelen 43, 47, tweede en derde lid, 75, 76 en 78 van de Werkloosheidswet van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat: a.

in artikel 26, eerste lid, onder a, van die wet voor "eerste dag van werkloosheid" wordt gelezen: eerste dag van werkloosheid na ontslag;

b.

in artikel 26, eerste lid, onder b, van die wet na "na het intreden van zijn werkloosheid" wordt ingevoegd: na ontslag.

2.

Ten aanzien van de aanvullende uitkering bedoeld in artikel 2, is het bepaalde bij en krachtens de artikelen 34, 35 en 35a van de Werkloosheidswet van overeenkomstige toepassing in die zin dat de daar bedoelde inkomsten in mindering komen op het totaal van de aanvullende uitkering en de uitkering krachtens de Werkloosheidswet.

3.

Een sanctie wegens het niet nakomen van een verplichting op grond van artikel 24, 25 of 26 van de Werkloosheidswet zal niet worden gecompenseerd in de aanvullende uitkering.

4.

De betrokkene aan wie ontslag op aanvraag als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder a, is verleend en aan wie in verband hiermee een sanctie krachtens de Werkloosheidswet in verband met verwijtbare werkloosheid is opgelegd heeft recht op een werkloosheidsuitkering die betrokkene gehad zou hebben indien er geen sanctie zou zijn opgelegd.

Artikel 7 vervallen Artikel 8 Aanvullende uitkering provinciale werknemer die in het buitenland woont

1. De betrokkene die aansluitend aan zijn arbeidsurenverlies als betrokkene buiten Nederland woont en in verband met artikel 71, eerste lid, onderdeel a ii, EG-Verordening 1408/71 geen recht heeft op een uitkering op grond van de Werkloosheidswet, heeft recht op een aanvullende uitkering voor zover de omstandigheid dat hij geen recht heeft op een uitkering op grond van die wet, uitsluitend wordt veroorzaakt doordat hij buiten Nederland woont. 2. De aanvullende uitkering op grond van dit artikel: a.

eindigt niet door de omstandigheid dat betrokkene wegens ziekte of arbeidsongeschiktheid niet beschikbaar is om arbeid te aanvaarden, indien hij geen recht heeft op een uitkering als bedoeld in artikel 19, eerste lid, onderdeel a, b of n, van de Werkloosheidswet vanwege het enkele feit dat zijn verzekering op grond van de daar genoemde wetten is geëindigd;

b.

is, indien betrokkene alsnog of wederom recht krijgt op een uitkering op grond van de Werkloosheidswet, niet van invloed op het recht op een aanvullende of nawettelijke uitkering dat voor betrokkene is verbonden aan dat recht op een uitkering op grond van de Werkloosheidswet.

Het bepaalde in de eerste volzin, onderdeel a, is niet van toepassing zolang betrokkene op grond van de Uitvoeringsregeling rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid aanspraak heeft op doorbetaling van zijn laatstelijk genoten bezoldiging.

3. De uitkering waarop betrokkene op grond van dit artikel recht heeft, is in hoogte en duur gelijk aan de uitkering op grond van de Werkloosheidswet en de aanvullende uitkering waarop hij recht zou hebben gehad indien hij in Nederland zou hebben gewoond. 4. Indien betrokkene aantoont dat hij recht heeft op een uitkering wegens ziekte, zwangerschap of bevalling naar het recht van zijn woonland, wordt die uitkering voor de toepassing van het derde lid gelijkgesteld met de overeenkomstige uitkering op grond van de Ziektewet of de Wet arbeid en zorg. Deze gelijkstelling vindt plaats voor ten hoogste de maximale duur van de overeenkomstige uitkering op grond van de Ziektewet of de Wet arbeid en zorg. Zolang deze gelijkstelling duurt is de uitkering gelijk aan de uitkering op grond van de Ziektewet of de Wet arbeid en zorg en de aanvullende uitkering waarop betrokkene recht zou hebben gehad indien hij in Nederland had gewoond. 5. Indien betrokkene een uitkering wegens werkloosheid, ziekte, zwangerschap, bevalling of arbeidsongeschiktheid naar het recht van zijn woonland ontvangt, wordt deze geheel in mindering gebracht op de uitkering op grond van dit artikel over dezelfde periode. 6. Zolang en voor zover betrokkene tegelijk recht heeft op een uitkering op grond van dit artikel en een uitkering op grond van de Werkloosheidswet, de Ziektewet of de Wet arbeid en zorg, een bovenwettelijke uitkering of een uitkering die daar naar aard en strekking mee overeenkomt, niet zijnde een uitkering naar het recht van zijn woon-land, heeft de uitkering op grond van dit artikel het karakter van een aanvulling tot de hoogte die de uitkering op grond van dit artikel zonder de samenloop zou hebben. Hierbij wordt de wettelijke uitkering geacht onverminderd te zijn ontvangen indien deze op grond van enige wettelijke bepaling geheel of gedeeltelijk is geweigerd, dan wel niet of niet geheel is betaald. HOOFDSTUK III NAWETTELIJKE UITKERING Artikel 9

De betrokkene, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, heeft na het verstrijken van de duur van de uitkering krachtens hoofdstuk II A van de Werkloosheidswet bij voortdurende werkloosheid recht op een nawettelijke uitkering indien de uitkeringsduur, berekend overeenkomstig artikel 10, tweede lid, langer is dan die, berekend overeenkomstig artikel 42 van genoemde wet, en verminderd met 2 dan wel 3,5 jaar overeenkomstig artikel 10, derde lid, zulks met dien verstande dat de verloren arbeidsuren waarvoor hij geen betrokkene is geen aanspraak geven op een nawettelijke uitkering. Artikel 10 Duur nawettelijke uitkering

1.

De duur van de nawettelijke uitkering wordt voor de betrokkene, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, vastgesteld overeenkomstig het bepaalde in het tweede tot en met vijfde lid.

2.

De duur van de nawettelijke uitkering bedraagt drie maanden, vermeerderd met een duur, gelijk aan 18% van de diensttijd als betrokkene op de dag van ontslag nog geen 21 jaar is, met een duur, ge-

lijk aan 19,5% van de diensttijd als hij op de dag van ontslag 21 jaar is en zo vervolgens per leeftijdsjaar opklimmend met 1,5%, met dien verstande dat de duur voor betrokkene die op de dag van ontslag 60 jaar of ouder is, gelijk is aan drie maanden, vermeerderd met een duur, gelijk aan 78% van de diensttijd. 3.

De in het tweede lid berekende duur wordt verminderd met de uitkeringsduur, berekend overeenkomstig artikel 42 van de Werkloosheidswet en verminderd met 2, onderscheidenlijk 3,5 jaar voor de betrokkene die op de eerste dag van werkloosheid jonger is dan 57,5 jaar, onderscheidenlijk 57,5 jaar of ouder is.

4.

De overeenkomstig het tweede en derde lid berekende uitkeringsduur wordt op een volle maand naar boven afgerond.

5.

De duur van de nawettelijke uitkering van betrokkene die ten tijde van het ontslag 59 jaar of ouder is wordt na afloop van de termijn waarover de nawettelijke uitkering is toegekend verlengd tot de dag waarop hij de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, indien hij direct voorafgaand aan het ontslag zonder onderbreking van langer dan twee maanden vijf jaar in dienst is geweest van een of meer provincies.

Artikel 11 Hoogte nawettelijke uitkering

1.

De nawettelijke uitkering bedraagt per dag 70% van het dagloon.

2.

In afwijking van het eerste lid bedraagt het percentage 67 in plaats van 70 zolang de Wet van 20 december 1984 (Stb. 1984, 657) op betrokkene van toepassing is.

Artikel 12 Overlijdensuitkering

1.

Zo spoedig mogelijk na het overlijden wordt de betrokkene die tot en met de dag van overlijden recht heeft op een nawettelijke uitkering, onder overeenkomstige toepassing van artikel 35 van de Ziektewet een overlijdensuitkering toegekend die per dag gelijk is aan 100% van het dagloon.

2.

Op het uit te keren bedrag, bedoeld in het eerste lid, wordt in mindering gebracht het bedrag van de uitkering waarop de nagelaten betrekkingen van betrokkene terzake van diens overlijden aanspraak kunnen maken uit hoofde van een of meer werkloosheidsuitkeringen, arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, uitkeringen op grond van de Ziektewet dan wel uitkeringen die naar aard en strekking overeenkomen met laatstgenoemde uitkeringen waarop betrokkene recht had.

Artikel 13

Ten aanzien van de nawettelijke uitkering is artikel 6, eerste lid, van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat ziekte van betrokkene niet wordt geacht aan werkloosheid in de weg te staan en dat bij ziekte artikel 19, eerste lid, onderdeel a, van de Werkloosheidswet niet van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 14 Nawettelijke uitkering provinciale werknemer die in het buitenland woont

1.

Na het verstrijken van de duur van een aanvullende uitkering op grond van artikel 8 heeft betrokkene recht op de nawettelijke uitkering waarop hij recht zou hebben gehad als hij in Nederland zou hebben gewoond.

2.

Op de uitkering op grond van dit artikel is artikel 8, tweede, vijfde en zesde lid, van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK IV OVERIGE BEPALINGEN Artikel 15 Indexering

Het dagloon wordt telkens aangepast aan de in de provincies geldende algemene salariswijziging. Artikel 16 Verhuiskostenvergoeding

Aan de betrokkene die elders arbeid of bedrijf ter hand gaat nemen kan terzake van de kosten welke voor hem aan een daartoe noodzakelijke verhuizing zijn verbonden, een tegemoetkoming worden verleend tot ten hoogste het bedrag van een vergoeding volgens de daartoe geldende verhuiskostenregeling. Artikel 17 Afkoop

Op verzoek van de betrokkene kan het recht op de aanvullende en nawettelijke uitkering geheel of ten dele worden afgekocht indien daarmee de werkloosheid geheel of gedeeltelijk kan worden opgeheven. Bij gehele, onderscheidenlijk gedeeltelijke afkoop als bedoeld in de eerste volzin eindigt het recht op de aanvullende en nawettelijke uitkering geheel, onderscheidenlijk voor het afgekochte deel. Artikel 18 Vervallen (verhoogde pensioenopbouw) Artikel 19 Uitkering bij ontslag in het belang van de dienst

De ambtenaar aan wie met toepassing van artikel B.9, onderdeel p, van de CAP ontslag is verleend heeft recht op een aanvullende en nawettelijke uitkering die naar het oordeel van gedeputeerde staten met het oog op de omstandigheden redelijk is te achten. Deze uitkering is in geen geval minder dan die waarop aanspraak zou bestaan indien de ambtenaar ontslag zou zijn verleend als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a.

Artikel 20 Eenmalige uitkering

1.

De ambtenaar aan wie ontslag is verleend op grond artikel B.9, onderdeel h van de CAP of op grond van artikel B.9, onderdeel e, heeft recht op een eenmalige uitkering bij ontslag indien het ontslag in overwegende mate is toe te rekenen aan schuld van de provincie.

2.

Gedeputeerde staten bepalen de hoogte van de eenmalige uitkering, gelet op de bijzondere omstandigheden van het concrete geval. Zij houden daarbij in ieder geval rekening met de mate van

schuld van de provincie en de ambtenaar aan het ontslag, met de leeftijd van de ambtenaar en met de duur en de omvang van het dienstverband van de ambtenaar bij de provincie. Artikel 21 Doorwerking wettelijke maatregelen

Tenzij in het SPA anders is overeengekomen werken algemene neerwaartse wijzigingen in duur en hoogte van de uitkering krachtens de Werkloosheidswet - anders dan door wijzigingen als gevolg van individuele feiten en omstandigheden - vanaf de in het Staatsblad vermelde datum van inwerkingtreden van genoemde algemene neerwaartse wijzigingen door in de duur en hoogte van de aanvullende en nawettelijke uitkering. De in de eerste volzin bedoelde doorwerking vindt evenwel niet eerder plaats dan 6 maanden na de datum van publicatie van genoemde algemene neerwaartse wijzigingen in het staatsblad dan wel, indien dat later is, voor de datum van afloop van het lopende akkoord over de arbeidsvoorwaarden in de sector provincies. HOOFDSTUK V OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 22

1.

De wachtgeldregeling en de uitkeringsregeling bij werkloosheid vervallen met ingang van 1 januari 2003. Toegang tot deze regelingen is met ingang van 1 januari 2001 niet meer mogelijk.

2.

De in het eerste lid bedoelde regelingen blijven vanaf 1 januari 2003 onverminderd van kracht voor de gewezen ambtenaren aan wie vóór 1 januari 2001 op grond van die regelingen een wachtgeld of uitkering is toegekend waarvan de duur doorloopt na 1 januari 2003, onderscheidenlijk welke na deze datum herleeft.

3.

De gewezen ambtenaar die uit hoofde van ontslag, einde van het dienstverband of werkloosheid recht heeft op wachtgeld of uitkering op grond van de in het eerste lid bedoelde regelingen heeft uit dien hoofde geen aanspraken op grond van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid.

Artikel 23 Inwerkingtreden en citeertitel

1.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid.

2.

Deze regeling treedt in werking, na uitgifte van het provinciaal blad waarin zij is geplaatst, op 1 januari 2001.

OVERGANGSRECHT BIJ AANPASSING REGELING I.V.M. AFSCHAFFING WWVERVOLGUITKERING Artikel II Overgangsrecht

1.

De bepalingen van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, zoals die luidden op de dag vóór inwerkingtreding van dit besluit, blijven gelden voor de betrokkene op wie artikel 130h van de Werkloosheidswet van toepassing is.

2.

Betrokkene van wie de duur van zijn uitkering op grond van artikel 42 van de Werkloosheidswet afloopt vóór 1 april 2005 en die in deze uitkeringsperiode een aanvullende uitkering geniet op grond van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, heeft aansluitend recht op een uitkering, indien en voor zolang hij op grond van het vervallen artikel 49 van de Werkloosheidswet recht zou hebben gehad op een vervolguitkering. Deze uitkering wordt toegekend tot uiterlijk 1 april 2005. Geen recht op de uitkering bestaat indien op betrokkene artikel 130h van de Werkloosheidswet van toepassing is. De uitkering bedraagt 80% van de berekeningsgrondslag zolang een periode van 12 maanden na de datum van ontslag, onderscheidenlijk het einde van de tijdelijke aanstelling nog niet is verstreken en daarna 70% van de berekeningsgrondslag.

3.

Heeft betrokkene, bedoeld in het tweede lid, op grond van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid aansluitend aan de aanvullende uitkering recht op een nawettelijke uitkering, dan vangt deze nawettelijke uitkering aan op 1 april 2005, aansluitend aan de in het tweede lid bedoelde uitkering. De duur van de nawettelijke uitkering wordt berekend overeenkomstig artikel 10 van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid zoals deze vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit luidt.

Overgangsbepaling bij wijziging provinciale rechtspositieregelingen i.v.m. de WIA en het WIA-akkoord overheid- en onderwijspersoneel Artikel 1, tweede lid, onderdeel c, en artikel 7 van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, zoals die luidden op 31 mei 2007, blijven van toepassing op degene voor wie de Suppletieregeling bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid op grond van artikel IV na 31 mei 2007 van kracht blijft. Overgangsrecht bij wijziging i.v.m. de cao Provincies 2012/2015

Artikel III Artikel 1, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, zoals dat luidde op de dag vóór inwerkingtreding van dit besluit, blijft van toepassing op degene die op grond van die bepaling op die dag recht had op een aanvullende uitkering krachtens die regeling. Artikel IV Artikel 10, vijfde lid, van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, zoals dat luidde op de dag vóór inwerkingtreding van dit besluit, blijft van toepassing op degene die op die dag recht had op een verlengde nawettelijke uitkering krachtens die bepaling. Artikel V Artikel 18 van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, zoals dat luidde op de dag vóór inwerkingtreding van dit besluit, blijft van toepassing op degene die op grond van die bepaling op die dag recht had op een bijdrage van de provincie in de extra pensioenopbouw.

Artikel VI Dit besluit treedt, na publicatie in het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst, in werking op 1 december 2014. TOELICHTING OP DE REGELING AANVULLENDE VOORZIENINGEN BIJ WERKLOOSHEID

1. Inleiding

Vanaf 1 januari 2001 is het overheidspersoneel onder alle sociale verzekeringswetten gebracht. Dat betekent dat ook de provinciale ambtenaar vanaf die datum valt onder de werking van de ZW, WAO, Werkloosheidswet (WW), Toeslagenwet en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW). Dat geldt overigens alleen voor de 'nieuwe gevallen'. Vóór 1 januari 2001 kon de provinciale ambtenaar ingeval van werkloosheid aanspraak doen gelden op wachtgeld of uitkering ingevolge de provinciale wachtgeld- of uitkeringsregeling. Deze ambtelijke regelingen zijn integrale regelingen. Dat houdt in dat daarin geen onderscheid wordt gemaakt tussen aanspraken op WW-niveau en de aanspraken die daarboven uitgaan. De huidige integrale ambtelijke aanspraken moeten worden gesplitst in wettelijke en bovenwettelijke aanspraken. Daarbij zijn de wettelijke aanspraken neergelegd in de WW (en Toeslagenwet en IOAW). Dit betekent dat de wachtgeld- en uitkeringsregeling moet worden vervangen door een nieuwe bovenwettelijke regeling in aanvulling op de WW. De Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid voorziet daarin. 2. Uitgangspunten Aan de nieuwe bovenwettelijke werkloosheidsregeling heeft een aantal uitgangspunten ten grondslag gelegen. Als zodanig kunnen worden genoemd: -

een naadloze aansluiting op de WW-systematiek;

-

een eenvoudige regeling zowel qua regelgeving als qua uitvoering;

-

een regeling die invulling geeft aan het volumebeleid;

-

een regeling waarbij zowel de bovenwettelijke voorzieningen in de marktsector als de huidige ambtelijke regelingen het referentiepunt zijn;

-

een duurzame regeling voor de middellange termijn.

Tussen de eerste twee uitgangspunten is een nauwe samenhang: zonder een goede aansluiting op de WW-systematiek is een eenvoudige regeling niet denkbaar. Een dergelijke regeling zou leiden tot hogere uitvoeringskosten dan strikt genomen noodzakelijk is. Naadloze aansluiting past in de filosofie dat de WW de bodemvoorziening is en de bovenwettelijke regeling een complementaire voorziening. Het derde uitgangspunt impliceert:

-

voor de werknemer dat de regeling voldoende prikkel moet bevatten om zo snel mogelijk weer in het arbeidsproces terug te keren;

-

voor de werkgever dat de regeling voldoende prikkel moet bevatten om zich tot het uiterste in te spannen alternatieven voor werkloosheid te vinden.

Volumebeleid is dan ook een belangrijke taak voor het uitvoeringsorgaan aan wie de uitvoering van de bovenwettelijke regeling zal zijn opgedragen. Met dit uitgangspunt is ook rekening gehouden bij de afspraken over met name hoogte en duur van de bovenwettelijke uitkering: deze mogen uiteraard niet de prikkel tot re-integratie wegnemen. 3. Hoofdlijnen van de regeling a. Eén regeling

De huidige twee afzonderlijke regelingen (wachtgeld- en uitkeringsregeling) worden vervangen door één nieuwe bovenwettelijke regeling. Anders ook dan in de huidige regelingen is de aard van het dienstverband geen onderscheidend criterium meer voor de aanspraken. b. Toegang tot de regeling

Voor toegang tot de regeling is vereist enerzijds dat aanspraak bestaat op een loongerelateerde WW-uitkering en anderzijds dat de ambtenaar ontslag uit provinciale dienst is verleend.

Het eerste vereiste vloeit voort uit het uitgangspunt dat de regeling naadloos moet aansluiten op de WW. Het betekent dat er geen plaats is voor een naastwettelijke werkloosheidsuitkering. In concreto houdt dit, gelet op de in de WW gestelde voorwaarden voor het ontstaan van het recht op een uitkering, het volgende in. Betrokkene moet werknemer zijn in de zin van de WW, d.w.z. de natuurlijke persoon, nog niet AOW-gerechtigd, die in privaatrechtelijke of publiekrechtelijke dienstbetrekking staat. Betrokkene moet werkloos zijn. Daartoe is ontslag geen noodzakelijke voorwaarde in de WW. Van werkloosheid is sprake bij verlies van ten minste 5 arbeidsuren per kalenderweek of van 50% van zijn arbeidsuren per kalenderweek alsmede van het recht op onverminderde doorbetaling van zijn loon over die uren en betrokkene beschikbaar is om arbeid te verrichten. Betrokkene moet voldoen aan de referte-eis voor een loongerelateerde WW-uitkering. Slechts als de werkloze in de 39 weken vóór zijn werkloosheid in ten minste 26 weken als werknemer arbeid heeft verricht en in de periode van vijf jaar direct voorafgaande aan de werkloosheid ten minste gedurende 4 jaar als werknemer in een dienstbetrekking over 52 of meer dagen per jaar loon heeft ontvangen bestaat aanspraak op een loongerelateerde WW-uitkering. Het vereiste van ontslag is een voorwaarde die ook in de huidige wachtgeld- en uitkeringsregeling al voorkomt. Niet ieder ontslag leidt echter tot een recht op bovenwettelijke voorzieningen, ook al zou uit hoofde van dat ontslag recht op een WW-uitkering ontstaan. Van de regeling zijn uitgezonderd ambtenaren aan wie bijvoorbeeld ontslag op aanvraag is verleend, ontslag wegens het bereiken van de AOWgerechtigde leeftijd, FPU-ontslag, strafontslag, ontslag wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid an-

ders dan op grond van ziekte en ontslag na afloop van non-activiteit i.v.m. de vervulling van een politiek ambt. Het recht op bovenwettelijke voorzieningen blijft beperkt tot die ambtenaren aan wie reorganisatieontslag is verleend en ontslag wegens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van minder dan 35%. Daarnaast zijn nog bijzondere voorzieningen getroffen in enkele andere gevallen van ontslag: -

ontslag in het belang van de dienst, bijvoorbeeld wegens onverenigbaarheid van karakters (artikel 19);

-

ontslag wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid anders dan op grond van ziekte en ontslag na afloop van non-activiteit i.v.m. de vervulling van een politiek ambt (artikel 20).

c. Aanvullende en nawettelijke uitkering

De regeling voorziet in een aanvullende uitkering en een nawettelijke uitkering. Voor de aanvullende uitkering komen alle doelgroepen van de regeling in aanmerking als ze aan de daarvoor geldende voorwaarden voldoen. De aanvullende uitkering houdt in een aanvulling van de WW-uitkering, een aanvulling op de uitkering krachtens de ZW in de periode dat wegens ziekte geen recht op een WWuitkering maar op een ZW-uitkering bestaat en, in voorkomende gevallen, een aanvulling op de overlijdensuitkering. De aanvullende uitkering wordt toegekend gedurende de WW-uitkeringperiode. Zij eindigt dus op het moment dat de duur van de loongerelateerde WW-uitkering is afgelopen of zoveel eerder als die wettelijke uitkering eerder is afgelopen i.v.m. bijvoorbeeld het einde van de werkloosheid. De aanvulling bij ziekte wordt slechts toegekend zolang er uit hoofde daarvan aanspraak op een ZW-uitkering bestaat. Een nawettelijke uitkering is een uitkering na afloop van de duur van de loongerelateerde WWuitkering ingeval anders dan vanwege het verstrijken van de uitkeringsduur is voldaan aan de voorwaarden voor een WW-uitkering. De nawettelijke uitkering blijft beperkt tot hen aan wie ontslag is verleend i.v.m. reorganisatie. Voor deze categorie wordt de totale duur van de aanvullende en nawettelijke uitkering berekend overeenkomstig het huidige leeftijd + diensttijdbeginsel als dat gunstiger is dan de WW-duur. De aldus berekende totale uitkeringsduur wordt vervolgens verminderd met 2 respectievelijk 3,5 jaar om te voorkomen dat de per 1 januari 2004 vervallen WW-vervolguitkering (van 2 resp. 3,5 jaar) leidt tot een even zoveel langere nawettelijke uitkeringsduur. De duur van de nawettelijke uitkering is dus gelijk aan het verschil tussen de aldus berekende totale (aanvullende en nawettelijke) uitkeringsduur en de WW-duur. d. Hoogte van de aanvullende en nawettelijke uitkering

Grondslag voor de aanvullende en nawettelijke uitkering is het dagloon dat voor de WW wordt gehanteerd. Dat volgt uit het uitgangspunt om naadloos op de WW aan te sluiten. De maximum dagloongrens wordt echter niet gehanteerd. De hoogte van de aanvullende uitkering is als volgt. In de eerste 12 maanden wordt de WW-uitkering aangevuld tot 80%, daarna tot 70% van het ongemaximeerde dagloon. De aanvulling tot 70% heeft in de WW-loondervingsfase feitelijk alleen betekenis

voor hen wier bezoldiging uitkomt boven de maximum dagloongrens. De hoogte van de nawettelijke uitkering is steeds 70% van het ongemaximeerde dagloon. e. Aansluiting op de WW-systematiek

Zoals hierboven weergegeven is de naadloze aansluiting op de WW-systematiek een belangrijk uitgangspunt. Dit uitgangspunt is, zoals hierboven geschetst, onder meer vertaald in het (grotendeels) overnemen van het dagloonbegrip als berekeningsgrondslag en het vereiste dat de bovenwettelijke regeling alleen openstaat als er recht op WW bestaat. Ook op andere onderdelen wordt in de bovenwettelijke regeling nauw bij de WW-systematiek aangesloten. Zo zijn de bepalingen in de WW inzake gehele of gedeeltelijke beëindiging van het recht op uitkering (artikelen 19 en 20 WW), inzake herleving en verlenging van de uitkering (artikelen 21 en 43 WW), inzake verplichtingen en sancties (artikelen 24 t/m 28 WW), inzake anticumulatie (artikelen 34 en 35 WW) en inzake scholing (artikelen 75, 76 en 78 WW) van overeenkomstige toepassing. Een en ander is geregeld in de artikelen 6 en 13 van de regeling. De WW-systematiek wordt echter niet gevolgd ten aanzien van de indexering. Die blijft gekoppeld aan de algemene salarisontwikkeling in de sector provincies. f. Pensioenopbouw (vervallen) g. Doorwerking van wettelijke maatregelen in het bovenwettelijke traject

Indien de wetgever een neerwaartse wijziging in de hoogte en duur van de WW-uitkering aanbrengt zal dit - tenzij in het sectoroverleg anders wordt overeengekomen - doorwerken naar het bovenwettelijke traject. Gelet op het systeem van de bovenwettelijke uitkering, een aanvulling op de wettelijke uitkering, zou een verlaging van het wettelijke uitkeringsniveau er automatisch toe leiden dat deze verlaging wordt gecompenseerd in de bovenwettelijke uitkering (bij een verlaging van de WW naar 65% bijvoorbeeld zou een aanvulling tot 78% immers niet een aanvulling van 8% maar van 13% zijn). Hetzelfde verhaal geldt bij een duurvermindering in de WW. Dat zou automatisch tot een compensatie in de nawettelijke uitkering leiden doordat de nawettelijke uitkering zou worden verlengd met de periode waarmee de wettelijke uitkeringsduur is bekort. De doorwerkingclausule zoals opgenomen in artikel 21 van de regeling is gelijk aan die welke tussen de overheidssectorwerkgevers en centrales van overheidspersoneel is afgesproken in het model voor een bovenwettelijk invaliditeitspensioen, zij het dat hieraan is toegevoegd dat doorwerking in ieder geval niet plaatsvindt voor de afloop van het lopende SPA-akkoord over de arbeidsvoorwaarden. h. Overgangsrecht

De ambtelijke wachtgeldregeling en uitkeringsregeling vervallen met ingang van 1 januari 2003. Vanaf 1 januari 2001 hebben ambtenaren wier dienstverband op of na die datum is geëindigd, geen toegang meer tot die regelingen. De wachtgeldregeling en de uitkeringsregeling blijven vanaf 1 januari 2003 wel van kracht voor gewezen ambtenaren aan wie direct voorafgaande aan 1 januari 2001 een wachtgeld of uitkering op grond van die regelingen is toegekend.

i. De uitvoering van de regeling

Zowel de Werkloosheidswet als de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid worden uitgevoerd door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV). Wat betreft de uitvoering van de Werkloosheidswet is dat wettelijk geregeld in de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet SUWI). De uitvoering van de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid is contractueel geregeld tussen de provincie en het UWV (als rechtsopvolger van de USZO). Het UWV is de uitvoering van deze regeling, inclusief de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften, gemandateerd. 4. Artikelgewijze toelichting Artikel 1

Het eerste lid geeft aan wie onder de werking van de regeling vallen. Arbeidsongeschikten komen alleen voor een bovenwettelijke uitkering in aanmerking als zij op de ontslagdatum voor minder dan 35% arbeidsongeschikt zijn verklaard door het UWV. De WW, waarop een bovenwettelijke uitkering wordt gegeven, is immers niet van toepassing op hen die voor 35% of meer arbeidsongeschikt zijn verklaard. In het tweede lid is onder d het diensttijdbeginsel vastgelegd. Het komt materieel overeen met het huidige ABP-diensttijdbegrip. Rekening is gehouden met de jurisprudentie inzake meetellen van overheidsdiensttijd bij lidstaten van de Europese Economische Ruimte. De diensttijd is van belang voor de berekening van de duur van de nawettelijke uitkering. Diensttijd die al in aanmerking is genomen voor de bepaling van de duur van een eerdere werkloosheidsuitkering ten laste van de overheid wordt niet opnieuw in beschouwing genomen. Artikel 2

Geen recht op een aanvullende uitkering ontstaat indien geen recht ontstaat op een loongerelateerde WW-uitkering maar slechts op een kortdurende WW-uitkering op grond van hoofdstuk II B van de WW. Na ontslag heeft men slechts recht op een aanvullende uitkering voor zover men recht heeft op een (loongerelateerde) WW-uitkering i.v.m. arbeidsurenverlies ontstaan uit het ontslag bij de provincie. Het tweede lid geldt niet bij vermindering van WW wegens gedeeltelijke werkloosheid op grond van artikel 47, tweede lid, van de WW, maar enkel bij financiële korting of sanctie. Artikel 3

Als het recht op WW-uitkering binnen de eerste 12 maanden na ontslag eindigt (bijvoorbeeld door einde van de werkloosheid) en later herleeft, herleeft ook het recht op de aanvullende uitkering. De herleefde WW-uitkering wordt gedurende de periode dat die 12 maanden niet zijn vol gemaakt aangevuld tot 80% en eerst daarna voor de resterende uitkeringsduur tot 70%. Het tweede lid is noodzakelijk zolang die wet waarin een wettelijke toeslag van 3% is geregeld nog van toepassing is. In navolging van OCW zal worden verzocht deze wet in te trekken voor het provinciaal personeel.

Artikel 4

Bij ziekte eindigt de WW-uitkering. De aanvulling op de ZW-uitkering eindigt op het moment dat de ZW-uitkering eindigt. De WW-uitkering kan herleven als geen nieuw recht op WW ontstaat. De tijd waarin de aanvulling van de ZW-uitkering tot 80% is gegeven telt mee voor de berekening van de duur van de 12 maanden waarin de WW-uitkering tot 80% wordt aangevuld. De aanvulling van de ZW-uitkering daalt van 80% naar 70% op het moment van verstrijken van die 12 maanden. De uitkering bij zwangerschaps- en bevallingsverlof op grond van de Wet arbeid en zorg wordt aangevuld tot 100% van de berekeningsgrondslag. Artikel 5

Artikel 35 van de ZW voorziet in een eenmalige overlijdensuitkering. Die overlijdensuitkering wordt per dag aangevuld tot 100% van het ongemaximeerde dagloon. Artikel 6

Hierin is bepaald dat een groot aantal bepalingen van de WW van overeenkomstige toepassing zijn. Het gaat daarbij om de bepalingen inzake het recht op WW, inzake (gehele of gedeeltelijke) beëindiging van het recht op WW, de bepalingen inzake verlenging en herleving van het recht op WW en inzake verplichtingen en sancties, anticumulatie en scholing. Het tweede lid zorgt ervoor dat als gevolg van de overeenkomstige toepassing van de kortingsbepaling van andere inkomsten geen dubbele korting plaatsvindt: zowel op het wettelijke als het bovenwettelijke deel. Het vierde lid regelt dat, indien een ontslag op eigen verzoek ingeval van een voorgenomen reorganisatieontslag zou leiden tot sancties de wettelijke uitkering omdat sprake zou zijn van verwijtbare werkloosheid de sanctie in het bovenwettelijk deel wordt gecompenseerd. Het is uiteraard van groot belang dat de beslissingen en handelingen t.a.v. de wettelijke en aanvullende/ nawettelijke uitkering op elkaar zijn afgestemd. Voorkomen moet immers worden dat bijvoorbeeld eenzelfde nalatigheid tot verschillende sancties leidt. Artikelen 8 en 14

Op grond van regelgeving van de Europese Unie komt de provinciale werknemer die in het buitenland woont bij volledige werkloosheid niet in aanmerking voor een WW-uitkering in Nederland. Betrokkene zal in dat geval een werkloosheidsuitkering in zijn woonland moeten aanvragen. Daarmee voldoet hij niet aan de in de artikelen 2 en 9 gestelde voorwaarde voor een bovenwettelijke (= aanvullende en nawettelijke) werkloosheidsuitkering dat hij recht moet hebben (gehad) op een WW-uitkering. In de artikelen 8 en 14 is geregeld dat de provinciale werknemer die in het buitenland woont bij volledige werkloosheid toch de aanvullende en eventueel nawettelijke werkloosheidsuitkering ontvangt waarop hij recht zou hebben gehad als hij in Nederland zou hebben gewoond. Daarmee is uitvoering gegeven aan een aanbeveling ter zake van de Raad voor het Overheidspersoneelsbeleid (ROP). De regeling sluit aan bij het model dat Loyalis Contractmanagement B.V. op

verzoek van de ROP bij wijze van handreiking heeft ontwikkeld. Dit model geeft in alle gevallen een garantie op het totale (wettelijke plus bovenwettelijke) uitkeringsniveau dat betrokkene zou hebben gehad als hij in Nederland had gewoond. Hiertoe wordt een fictief werkloosheidsrecht vastgesteld en het bovenwettelijk recht conform de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid. De op deze wijze vastgestelde totale aanspraken worden uitbetaald als een volledige bovenwettelijke uitkering. Als betrokkene een buitenlandse werkloosheidsuitkering ontvangt zal het bedrag van deze buitenlandse uitkering volledig worden gekort op de bovenwettelijke betaling (anticumulatie). Bewijsstukken hiervan levert betrokkene maandelijks aan. De werkloze provinciale werknemer moet Nederlandse werkbriefjes blijven insturen. Veranderingen in de omstandigheden (bijv. werkhervatting of overtreding van verplichtingen) hebben hetzelfde effect dat ze zouden hebben als betrokkene in Nederland woonde. Beoordeling vindt dus steeds plaats op grond van de Nederlandse regels. In geval van ziekte bij of kort na ontslag waarbij de laatstgenoten bezoldiging wordt doorbetaald wordt de bovenwettelijke werkloosheidsuitkering onderbroken. In de overige gevallen van ziekte loopt de bovenwettelijke werkloosheidsuitkering door. In deze situatie zijn er twee mogelijkheden. Als betrokkene een buitenlandse uitkering wegens ziekte, zwangerschap of bevalling heeft en dit aantoont, gaat de fictieve WW-uitkering over in een fictieve uitkering op grond van de Ziektewet of de Wet arbeid en zorg. Dit betekent dat de einddatum van de fictieve WW-uitkering opschuift (bij ziekte alleen als deze meer dan 3 maanden duurt). Bovendien geldt bij zwangerschap en bevalling een hoger uitkeringspercentage. Meldt betrokkene zich ziek maar levert hij geen bewijs van een buitenlandse ziekte-uitkering dan loopt de bovenwettelijke werkloosheidsuitkering door zoals bij werkloosheid. Dus zonder opschuiving van de einddatum en zonder verhoging in geval van zwangerschap en bevalling. Artikel 8, tweede lid, onderdeel b, is van belang als betrokkene later alsnog recht krijgt op WW. Dat is mogelijk in bijzondere situaties, bijv. als hij bij een volgend werkloosheidsgeval wel in Nederland woont. De bovenwettelijke uitkering als “grensarbeider” mag dan niet in mindering worden gebracht op de bovenwettelijke uitkering die is verbonden aan zijn nieuwe Nederlandse WW-recht. Het vijfde lid van artikel 8 regelt de anticumulatie van de woonlanduitkering. Het zesde lid van artikel 8 regelt de situatie van samenloop tussen een uitkering op grond van dit artikel en een andere uitkering. Als beide uitkeringen betrekking hebben op hetzelfde deel van de arbeidsuren wordt de uitkering op grond van dit artikel alleen uitbetaald voor zover die hoger is dan de andere uitkering. Dit lid is alleen van belang in bijzondere situaties, bijvoorbeeld als betrokkene opnieuw uitkering krijgt nadat hij naar Nederland is verhuisd, of anderszins geen “grensarbeider” meer is. Het zesde lid heeft geen betrekking op de woonlanduitkeringen. Zie daarvoor het vijfde lid. Artikel 14, eerste lid, kent betrokkene het recht op een nawettelijke uitkering toe dat hij zou hebben gehad als hij in Nederland had gewoond. Het tweede lid van artikel 14 verwijst naar enkele onderdelen van artikel 8. Zie de toelichting aldaar. Artikel 9

Hierin is het recht op de nawettelijke uitkering geregeld. Zie ook de tweede volzin van de toelichting op artikel 2.

Artikel 10

In het tweede en derde lid is de uitkeringsduur overeenkomstig het leeftijd+ diensttijdbeginsel geregeld, met de correctie vanwege het vervallen van de WW-vervolguitkering (zie onderdeel 3c van de algemene toelichting). Bij (reorganisatie)ontslag op de leeftijd van 59 jaar en ouder wordt de nawettelijke uitkering verlengd tot de AOW-gerechtigde leeftijd als betrokkene bij ontslag direct voorafgaand zonder onderbreking van langer dan 2 maanden een provinciale diensttijd had van ten minste 5 jaar. Artikelen 11 t/m 13

In artikel 13 is artikel 19, eerste lid, onder a, WW waarin beëindiging bij ziekte is geregeld, niet overgenomen bij de nawettelijke uitkering omdat alsdan betrokkene niet meer onder de ZW valt en hij in dat geval op de bijstand zou zijn aangewezen. Voor het overige wordt verwezen naar de toelichting op de hoofdlijnen van de regeling. Artikel 15

De wettelijke indexering van het WW-dagloon conform de Wet koppeling met afwijkingsmogelijkheden geldt niet voor de aanvullende en nawettelijke uitkering. De berekeningsgrondslag voor de aanvullende en nawettelijke uitkering wordt steeds aangepast op het tijdstip van de algemene salarismaatregelen in de sector provincies. Artikelen 16 en 17

Het gaat hier om voorzieningen die ook in de oude wachtgeldregeling al voorkomen. Zij kunnen een bijdrage leveren aan een spoedige re-integratie in het arbeidsproces. Artikel 19

Het gaat hier om een ontslag in het belang van de dienst zoals bedoeld in artikel B.9, onderdeel p, van de CAP. Gedacht moet worden met name aan ontslag ingeval van onverenigbaarheid van karakters. De voorziening sluit aan op die in de huidige rechtspositieregelingen. Artikel 20

4

Hier bedoelde gewezen ambtenaren komen niet in aanmerking voor een aanvullende en nawettelijke uitkering. Wel bestaat recht op een eenmalige uitkering indien de werkgever voor 50% of meer schuld heeft aan het ontslag. Gelet op de Awb zullen gedeputeerde staten een beslissing hierover slechts kunnen nemen na een zorgvuldig onderzoek, gehoord de betreffende ambtenaar. Een paritair uit werkgevers- en werknemersleden en een onafhankelijke voorzitter bestaande commissie zal in het kader van de heroverwegingsprocedure op grond van de Awb het provinciebestuur

4

In het SPA-akkoord 1994/1997 is vastgelegd dat in het lokale georganiseerd overleg een andere samenstelling kan worden overeengekomen van de paritaire commissie. In provincies waar een andere samenstelling is overeengekomen zal de tekst vanzelfsprekend op onderdelen wat anders komen te luiden.

adviseren over het ontslag, het recht en de hoogte van de eenmalige uitkering in hun onderlinge samenhang. De ambtenaar kan zich in alle fasen laten bijstaan door een raadsman (bijv. een vakbond als hij daarvan lid is). Artikel 23

Deze regeling treedt in werking op datum van publicatie met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014.

algemeen bestuur (besloten) Datum:28 september 2015 Agendapunt: Behandeld door: K.Tolhoek Afdeling:


Onderwerp Status voorstel

wijziging arbeidsvoorwaarden Ter besluitvorming  Vaststellen van de wijziging van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP)  Vaststellen van de wijzigingen in de regeling voor Individuele Keuzemogelijkheden Arbeidsvoorwaarden Provincies (IKAP)


Registratienummer:

Paraaf voorzitter en secretaris van het algemeen bestuur


Afgestemd met Bijlagen

R. Mulder en L. Riemens  CAP tot en met 45ste wijziging  Gewijzigde IKAP

1. Aanleiding In het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden is overeenstemming bereikt over een aantal wijzingen in de rechtspositie waarvan de uitwerking is vastgelegd in de CAP en de IKAP:  Wijziging van de salaristabellen  Invoeren van een IKB budget per 1 januari 2015  Wijzigingen van overige artikelen als gevolg van invoering van het IKB  Wijziging in de IKAP als gevolg van invoering van het IKB  Wijzigingen als gevolg van gewijzigde andere wetgeving (WAZO) en overige technische aanpassingen. 2. Voorgeschiedenis Bij de vorming van de Rud Zeeland is besloten de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) te volgen. Dit is ondermeer vastgelegd in het Sociaal Statuut van juli 2013. Over deze cao worden in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA) afspraken gemaakt tussen sociale partners. Deze CAO afspraken moeten nog wel per organisatie formeel worden bekrachtigd. 3. Overwegingen en advies Wij adviseren u daarom om de in het SPA overeengekomen wijzigingen tot en met de 45ste wijziging van 2 april 2015 vast te stellen voor de RUD Zeeland. Het besluit treedt, na publicatie met terugwerkende kracht in werking tot 1 januari 2015. 4. Consequenties Het onderhandelingsresultaat omvat ook afspraken over de loonontwikkeling. In de 1e Pagina 1 van 2

algemeen bestuur (besloten) Datum:28 september 2015 Agendapunt: Behandeld door: K.Tolhoek Afdeling:

halfjaar rapportage 2015 worden de gevolgen hiervan in beeld gebracht. Verder komt er voor de begroting 2016 nog een begrotingswijziging.

5. Communicatie Na publicatie wordt een aangepaste versie van de CAP en de IKAP op intranet geplaatst.

Pagina 2 van 2

IKAP- REGELING PROVINCIES Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder: a.

CAP: Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;

b.

bedrijfsfitness: bedrijfsfitness als bedoeld in artikel 29 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001.

Artikel 2 Recht op keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket

1.

De ambtenaar heeft recht op keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket overeenkomstig het bepaalde in deze regeling.

2.

Keuzen als bedoeld in de artikelen 5 en 6 kunnen eenmaal per kalenderjaar voor het betreffende kalenderjaar worden gemaakt en eenmaal per kalenderjaar voor dat kalenderjaar worden herzien.

3.

Keuzen als bedoeld in artikel 8 kunnen maandelijks worden gemaakt.

4.

Gemaakte keuzen moeten zijn gerealiseerd binnen het kalenderjaar waarop zij betrekking hebben.

Artikel 3 Aanvraag keuze(n)

1.

De ambtenaar maakt zijn keuze(n) kenbaar door middel van een aanvraag. Hij maakt daarbij gebruik van het door gedeputeerde staten vastgestelde aanvraag- formulier.

2.

De aanvraag voor meer uren werken en voor extra verlof, bedoeld in de artikelen 5 en 6 wordt ingediend vóór 1 november van het jaar voorafgaande aan het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft. De aanvraag kan ook gedurende het jaar worden ingediend dan wel worden herzien, mits de keuze nog in hetzelfde kalenderjaar is te verwerken. Het extra verlof kan bij herziening niet worden verkocht.

3.

De keuze, bedoeld in artikel 8, kan tot de maandelijkse sluitingsdatum van de salarisverwerking worden gemaakt.

4.

Gedeputeerde staten kennen de aanvraag voor de keuzen als bedoeld in de artikelen 5 en 6 toe, tenzij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten en beslissen binnen 4 weken op de aanvraag.

Artikel 4 Algemene voorwaarden

1.

Op een gehonoreerde aanvraag kan, behoudens de herzieningsmogelijkheid als bedoeld in artikel 2, tweede lid, gedurende de periode waarop deze betrekking heeft niet meer worden teruggekomen.

2.

De waarde van de gemaakte keuzen bedraagt per aanvraag minimaal € 100.

3.

De ambtenaar kan binnen een kalenderjaar niet kiezen:

4.

a.

voor zowel meer uren werken, bedoeld in artikel 5, als voor extra verlof, bedoeld in artikel 6;

b.

voor meer uren werken, bedoeld in artikel 5, over de periode waarin hij hetzij ouderschapsverlof geniet, hetzij anderszins voor langer dan 4 weken aaneengesloten geheel of gedeeltelijk buitengewoon verlof geniet, hetzij minder werkt als gevolg van deeltijdontslag wegens FPU, deeltijdpensionering of de geboden mogelijkheid om met behoud van de formele arbeidsduur minder te werken;

c.

voor extra verlof, bedoeld in artikel 6, over de periode waarin zijn arbeidsduur met toepassing van artikel D.1, vijfde lid, van de CAP is bepaald op meer dan die in een volledige functie.

De vergoeding voor meer uren werk als bedoeld in artikel 5 en de waarde van extra verlof als bedoeld in artikel 6, worden berekend op basis van het salaris per uur op 1 januari van het betreffende kalenderjaar, onderscheidenlijk op basis van het salaris per uur op de eerste dag van indiensttreding indien de ambtenaar in de loop van het betreffende kalenderjaar in dienst treedt. Eventuele latere aanpassingen van het salaris met terugwerkende kracht naar een datum gelegen op of vóór de peildatum leiden niet tot een aanpassing van het per de peildatum vastgestelde salaris per uur.

Artikel 5 Meer uren werken

1.

De ambtenaar kan een aanvraag indienen om gedurende het kalenderjaar of gedurende een bepaalde periode in dat kalenderjaar meer uren te werken dan de voor hem geldende arbeidsduur.

2.

Het maximumaantal meer te werken uren is 108 per kalenderjaar. Bij een niet volledige arbeidsduur en bij indiensttreding in de loop van het betreffende kalenderjaar geldt een naar evenredigheid verlaagd maximumaantal uren waarbij de uitkomst zo nodig op hele uren naar boven wordt afgerond.

3.

Het totaal van de arbeidsduur en het ingevolge dit artikel toegewezen aantal meer te werken uren bedraagt niet meer dan gemiddeld 40 uur per week.

4.

Voor elk meer gewerkt uur heeft de ambtenaar als vergoeding recht op het salaris per uur op de voor hem geldende peildatum als bedoeld in artikel 4, vierde lid.

Artikel 6 Extra verlof

1.

De ambtenaar kan uit zijn IKB per kalenderjaar maximaal 144 uren aanwenden voor extra verlof. Bij een niet volledige arbeidsduur en bij indiensttreding in de loop van het betreffende kalenderjaar wordt het maximumaantal uren naar evenredigheid verlaagd.

2.

Het extra verlof wordt aangemerkt als vakantieverlof. De artikelen D.5 tot en met D.9 van de CAP zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het extra verlof pas vervalt na verloop van 5 jaren na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak op dit verlof is ontstaan.

Artikel 7 Vervallen Artikel 8 Afzien van aanspraken voor fiscaal aantrekkelijke bestemmingen

1.

De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor of verstrekking van een of meer in het tweede lid genoemde bestemmingsmogelijkheden geheel of gedeeltelijk af te zien van een maximaal 10% van het jaarsalaris.

2.

Binnen de fiscale voorwaarden zoals die golden direct vóór invoering van de Werkkostenregeling zijn de belastingvrije bestemmingsmogelijkheden: a.

bedrijfsfitness;

b.

een fiets voor het woon-werkverkeer met de daarmee samenhangende zaken en een fietsverzekering;

c.

de inrichting van een telewerkruimte;

d.

openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt;

e.

contributies voor het lidmaatschap van een vakorganisatie van overheidspersoneel die is vertegenwoordigd in het SPA dan wel in het overleg, bedoeld in artikel I.1, eerste lid, van de CAP.

3.

Van een aanspraak als genoemd in het eerste lid kan slechts worden afgezien als deze aanspraak nog niet tot uitbetaling is gekomen.

4.

Voor zover de fiscale bepalingen dit mogelijk maken kan de gevraagde belastingvrije vergoeding in een keer worden uitbetaald voorafgaande aan het moment waarop de ingezette aanspraken tot uitbetaling komen.

5.

De ambtenaar dient bij de in het eerste lid bedoelde aanvraag, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de belastingvrije vergoeding, bewijsstukken te overleggen waaruit blijkt dat de kosten waarvoor die vergoeding is verstrekt daadwerkelijk zijn gemaakt.

6.

De ambtenaar kan bij zijn aanvraag om salaris in te zetten voor de in het tweede lid, onderdelen d en e, genoemde bestemmingsmogelijkheden, aangeven dat die aanvraag, behoudens wederopzegging, wordt geacht ook te gelden voor een of meer volgende kalenderjaren. In dat geval wordt, voor zover de fiscale bepalingen dit mogelijk maken, de beslissing op de aanvraag tot wederopzegging geacht ook betrekking te hebben op die volgende kalenderjaren.

Artikel 9 Inhouding, verrekening of uitbetaling

1.

Indien de ambtenaar aan wie een belastingvrije vergoeding is uitbetaald de bewijsstukken als bedoeld in 8, vijfde lid, niet tijdig overlegt worden over die vergoeding alsnog de verschuldigde loonheffingen ingehouden.

2.

In geval van gehele of gedeeltelijke beëindiging van het dienstverband, structurele wijziging in de arbeidsduur, ouderschapsverlof of buitengewoon verlof van lange duur, wordt vastgesteld welke in het kader van deze regeling opgebouwde en in geldswaarde uit te drukken aanspraken en aangegane verplichtingen tussen de provincie en de ambtenaar op dat moment bestaan. Indien van toepassing, vindt verrekening dan wel uitbetaling plaats.

3.

Indien een aanvraag voor meer uren werken niet meer volledig binnen het kalenderjaar kan worden uitgevoerd, heeft een herberekening van de vergoeding plaats op basis van de daadwerkelijk meer gewerkte uren.

4.

Bij overlijden van de ambtenaar wordt gehandeld zoals in het tweede lid aangegeven, waarbij een eventueel saldo ten gunste van de provincie niet wordt ingevorderd.

Artikel 10 Meldingsplicht en verhaal loonheffing

1.

De ambtenaar is verplicht alle informatie en omstandigheden die van betekenis zijn voor de uitvoering van de toegewezen aanvraag in het kader van deze regeling terstond te melden.

2.

Indien achteraf blijkt dat door onjuiste of onvolledige informatie van de ambtenaar een vergoeding ten onrechte belastingvrij is verstrekt, zullen de loonheffingen die over de vergoeding verschuldigd zijn, alsmede de eventuele boetes, op de ambtenaar worden verhaald.

Artikel 11 Hardheidsclausule

Gedeputeerde staten kunnen, wanneer bijzondere omstandigheden van het individuele geval daartoe naar hun oordeel aanleiding geven, ten gunste van de ambtenaar afwijken van deze regeling. Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als IKAP- regeling provincies. OVERGANGSRECHT BIJ INVOERING NIEUWE IKAP- REGELING 2008 Artikel III

De Uitvoeringsregeling IKAP, vastgesteld op 2004, zoals sedertdien gewijzigd, komt te vervallen.

Artikel IV

1.

Aanvragen voor meer en minder uren werken en voor vermindering van het algemeen verlof als bedoeld in achtereenvolgens de artikelen 5, 6 en 7 van de nieuwe IKAP- regeling provincies kunnen voor het kalenderjaar 2008 worden ingediend vóór 2008.

2.

Gedeputeerde staten beslissen op de aanvraag vóór 2008. Bij de beslissing op de aanvraag wordt rekening gehouden met eerdere beslissingen voor het kalenderjaar 2008 op grond van de oude Uitvoeringsregeling IKAP, bedoeld in artikel III.

TOELICHTING

ALGEMEEN Doel IKAP

Met het IKAP- systeem (Individuele Keuzemogelijkheden Arbeidsvoorwaarden Provincies) is een win/win- situatie beoogd voor werkgever en werknemers. De werknemer kan hiermee prioriteiten stellen in zijn arbeidsvoorwaardenpakket waardoor het beter aansluit bij zijn persoonlijke wensen en omstandigheden. Hij is met IKAP – in aanvulling op de instrumenten in de Wet arbeid en zorg en de levensloopregeling - beter in staat om arbeid en zorg te combineren. Hij kan ook beter de fiscale mogelijkheden benutten doordat hij een deel van zijn salaris en het IKB kan inzetten voor een onbelaste vergoeding of verstrekking of eindheffingsloon. Voor de provincie als werkgever kan IKAP (in beperkte mate) bijdragen aan versterking van de arbeidsmarktpositie. De provinciale werkgever heeft baat bij werknemers die tevreden zijn over hun arbeidsvoorwaarden en de keuzes die zij daarin zelf kunnen maken. Een bijkomende (maatschappelijke) doelstelling is de stimulering van het gebruik van het openbaar vervoer en van de fiets en een verdere terugdringing van de autokilometers in het woon-werkverkeer. Uitgangspunten en randvoorwaarden

IKAP voldoet aan een aantal belangrijke uitgangspunten en randvoorwaarden. -

IKAP is gebaseerd op vrijwilligheid en kent dus geen verplichte deelname van de werknemer.

-

IKAP kent alleen keuzemogelijkheden die voorzien in een reële behoefte. Er zijn dus geen keuzes opgenomen waarvan een verwaarloosbaar beperkt gebruik zal worden gemaakt.

-

IKAP betekent geen verhoging van het totale aansprakenniveau maar vergroot enkel de keuzemogelijkheden in het bestaande arbeidsvoorwaardenpakket. In die zin is IKAP budgettair neutraal. Het feitelijk gebruik kan uiteraard wel kosteneffecten hebben. Dat is het geval als per saldo meer tijd wordt verkocht dan gekocht. Daarvoor zal binnen het bestaande budget een oplossing moeten worden gevonden.

-

IKAP leidt niet tot knelpunten in de bedrijfsvoering. Van belang is dat er bij uitruil tussen tijd en geld steeds voldoende werk en budget beschikbaar is. Gelet hierop is in IKAP aan de omvang van de uitruil tussen tijd en geld een maximum gesteld en heeft de manager de bevoegdheid de uitruil tussen tijd en geld op grond van het dienstbelang af te wijzen.

-

IKAP is administratief goed uitvoerbaar. Keuzes die te ingewikkeld c.q. te kwetsbaar zijn, zijn niet in IKAP opgenomen. Daarnaast is vastgelegd dat de gemaakte keuzes onherroepelijk zijn.

-

IKAP is klantvriendelijk. Het is eenvoudig toegankelijk en zodanig ingericht dat de te maken keuzes en de gevolgen van die keuzes voor zowel de werknemer als de manager inzichtelijk zijn.

-

IKAP houdt rekening met de fiscale mogelijkheden en blijft binnen de fiscale en andere wettelijke grenzen (bijv. het wettelijk minimumloon).

-

IKAP doet geen afbreuk aan bestaande beleidsdoelstellingen zoals bijv. geformuleerd in het seniorenbeleid, het arbeidsomstandighedenbeleid of het beleid, gericht op de bevordering van het openbaar vervoer. Dit betekent o.a. dat er geen keuzemogelijkheden zijn die eerder volledig vervroegd uittreden stimuleren of de werkdruk vergroten en dat niet is voorzien in een auto van de zaak in ruil voor andere arbeidsvoorwaarden.

-

Inzet van bronnen voor bedrijfsfitness en telewerken thuis is pas mogelijk als recht op die voorzieningen bestaat.

Hoofdlijnen van IKAP

IKAP geeft de werknemer het recht om binnen bepaalde grenzen zijn individuele arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. Daarbij wordt hem de mogelijkheid geboden om meer of minder te werken en om een aantal rechtspositionele aanspraken in te zetten voor alternatieve bestedingen die betrokkene op grond van belastingwetgeving voordeel oplevert. Deelname aan IKAP geschiedt op basis van vrijwilligheid. Voor wie daarvan geen gebruik maakt blijft het bestaande arbeidsvoorwaardenpakket ongewijzigd in stand. IKAP betreft een ruilmodel waarin bepaalde bronnen kunnen worden ingezet voor bepaalde doelen. IKAP biedt de ambtenaar jaarlijks de volgende keuzemogelijkheden. a.

Een hoger IKB in ruil voor meer uren werken

b.

Meer vrije tijd door inzet van IKB.

c.

Minder inkomen of inzet IKB in ruil voor een aantal vrije vergoedingen of verstrekkingen of voor eindheffingsloon.

Het betreft een limitatieve opsomming van de bronnen en doelen. Wel kunnen provincies in het lokaal Georganiseerd Overleg met de bonden afspraken maken over extra keuzemogelijkheden. IKAP en de gevolgen voor de bedrijfsvoering

Bepaalde keuzes in IKAP hebben betekenis voor de bedrijfsvoering. Dat betreft de mogelijkheid om tijd en geld tegen elkaar uit te ruilen. Daarbij gaat het immers om meer en minder werken. Bij keuzes om inkomen of verlof in te zetten voor fiscaal aantrekkelijke doelen zal de bedrijfsvoering niet in het geding zijn. Gelet op de gevolgen voor de bedrijfsvoering zijn de uitruilmogelijkheden tussen tijd en geld niet onbeperkt. Per kalenderjaar kan IKB worden aangewend voor maximaal 144 uren extra verlof en kunnen maximaal 108 uren meer worden gewerkt (voor deeltijders zijn de maxima naar rato).

IKAP geeft met het oog op de bedrijfsvoering geen absoluut recht op uitruil tussen tijd en geld binnen het aangegeven maximum. De leidinggevende kan een aanvraag weigeren ingeval een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang zich daartegen verzet. Daarbij is aangesloten bij de criteria die gelden in de Wet aanpassing arbeidsduur welke de werknemer een geclausuleerd (wettelijk) recht geeft op vermeerdering of vermindering van de arbeidsduur. Bij inzet van tijd voor geld (= meer werken) is er sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als een en ander leidt tot ernstige problemen van: 1. financiële of organisatorische aard; 2. wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk; of 3. omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting ontoereikend is. Het betreft hier geen limitatieve opsomming. Ook ernstige schade aan andere economische, technische of operationele belangen kan reden zijn tot afwijzing van een aanvraag. Voorbeelden van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang zijn ook: -

schadelijkheid voor de gezondheid (bijv. bij een hoge verzuimfrequentie) bij oneigenlijk gebruik (bijv. als de werknemer gedeeltelijk of volledig arbeidsongeschikt is); In geval van disfunctioneren van de werknemer, waarbij uiteraard wel voorwaarde is dat betrokkene op de hoogte is van de ontevredenheid over zijn functioneren en daarover een behoorlijk gedocumenteerd dossier is bijgehouden.

Bij inzet van geld voor tijd (= minder werken) is er sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als een en ander leidt tot ernstige problemen: 1. 2. 3.

voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren; op het gebied van de veiligheid; of van rooster`-technische aard.

Ook hier betreft het geen limitatieve opsomming en kan afwijzing van een aanvraag ook plaatsvinden als andere economische, technische of operationele belangen ernstig worden geschaad. Zo kan het zijn dat werkruimtes of apparatuur minder worden benut doordat de werknemer minder aanwezig is. Afwijzing van de aanvraag kan in dat geval als toewijzing zou leiden tot ernstige economische of operationele problemen. De aanwezigheid van (aanzienlijke) verlofstuwmeren kan een grond zijn voor afwijzing van een aanvraag om minder te gaan werken. De aanvraag voor meer of minder werken kan eenmaal per jaar worden gedaan. De aanvraag moet vóór 1 november van het voorafgaande jaar zijn ingediend. De ambtenaar kan ook gedurende het kalenderjaar de aanvraag voor meer of minder werken indienen dan wel (eenmalig) om herziening van de gemaakte afspraken over meer of minder werken vragen. Voorwaarde is dat de gemaakte (herziene) keuze nog in hetzelfde kalenderjaar is te verwerken. De overige keuzes kunnen maandelijks worden gemaakt, vóór de sluitingsdatum van de salarisverwerking. Eenmaal gemaakte keuzes kunnen niet worden herroepen of gewijzigd. De beslissingen op de aanvragen voor meer of minder uren werken worden genomen binnen vier weken na 1 november. Hierdoor beschikt de manager tijdig over een totaalbeeld van alle aanvragen voor het nieuwe kalenderjaar binnen zijn organisatie-eenheid. Op basis van dit totaalbeeld zal de manager moeten kunnen aangeven of de keuzes kunnen worden gehonoreerd en welke maatregelen hij moet treffen om een goede uitvoering van taken te waarborgen en de werklast evenwichtig te verdelen.

Het personeelsinformatiesysteem moet daarop zijn afgestemd. Bij het maken van resultaatafspraken in het planningsgesprek met de werknemer zal moeten worden uitgegaan van de feitelijke werktijd en de verlofafspraken die in het kader van IKAP zijn gemaakt. Er zullen duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over de werktijdregeling die zal gaan gelden. De fiscale aspecten van IKAP en de gevolgen voor de loonheffing, sociale zekerheid, pensioenen en andere rechtspositionele aanspraken

1 Fiscale aspecten De IKAP-doelen van artikel 8 zijn onder de Werkkostenregeling (WKR) dezelfde gebleven. De meeste zijn onder de WKR geen gerichte vrijstelling of nihil-waardering. Dat betreffen de fiets, de vakbondscontributie, de inrichting van een telewerkruimte en de bedrijfsfitness buiten de werkplek. Betalingen voor deze IKAP-doelen zijn eindheffingsloon en vallen onder de forfaitaire ruimte van de WKR. 2 Gevolgen voor de sociale zekerheid Gebruik van IKAP en IKB kan gevolgen hebben voor de berekening van het dagloon en de hoogte van de uitkeringen in het kader van de sociale zekerheid. Zo kan het inzetten van brutoloon of IKB leiden tot een lagere (bovenwettelijke) WAO/WIA-uitkering of WW-uitkering. Storting van de vergoeding voor meer gewerkte uren in het IKB wordt bij de bepaling van het dagloon in het kader van de WAO/WIA en de WW meegenomen. 3 Gevolgen voor het pensioen Het salaris en/of het IKB kunnen worden aangewend voor: -

een vrije vergoeding of verstrekking of voor eindheffingsloon; extra vrije tijd; of een levensloopbijdrage.

Deze loonbestanddelen behoren in principe niet tot het pensioengevend loon. De staatssecretaris van Financiën keurt echter onder voorwaarden goed dat pensioenopbouw hierover toch mogelijk is. Zie het besluit van 9 september 2010, DGB2010/ 2733M. De provinciale regeling van het IKB en de IKAP voldoet aan deze voorwaarden. 4 Gevolgen voor andere rechtspositionele aanspraken a. De vergoeding voor meer uren werken wordt in het IKB gestort en niet aangemerkt als salaris of bezoldiging. Zij heeft daardoor ook geen gevolgen voor de aan het salaris of de bezoldiging gerelateerde aanspraken. Er zijn geen gevolgen voor de aan de arbeidsduur gerelateerde rechtspositionele aanspraken zoals het aantal uren vakantieverlof. b. Extra verlof betaalt de ambtenaar uit zijn IKB. Het salaris en de bezoldiging blijven ongewijzigd. Daardoor zijn er ook geen gevolgen voor de aan het salaris of de bezoldiging gerelateerde aanspraken. Er zijn evenmin gevolgen voor de aan de arbeidsduur gerelateerde rechtspositionele aanspraken zoals het aantal uren vakantieverlof.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING Artikel 2 Recht op keuzen in het arbeidsvoorwaardenpakket

Dit artikel vormt de kern van IKAP: het recht om (binnen de grenzen van de regeling) zelf keuzes in het arbeidsvoorwaardenpakket te maken.

Artikel 4 Algemene voorwaarden

Dit artikel bevat een aantal algemene voorwaarden voor deelname aan IKAP. Op de in het eerste lid genoemde voorwaarde is reeds ingegaan in de algemene toelichting. In beginsel kan elke keuze worden gemaakt. Er zijn echter beperkingen. Zo zijn aan elkaar tegengestelde keuzes uitgesloten. De ambtenaar kan bijvoorbeeld niet kiezen voor zowel meer uren werken als extra verlof in het zelfde kalenderjaar. De uitsluiting van tegengestelde keuzes is geregeld in het derde lid. Ten behoeve van de administratieve uitvoerbaarheid is voor de berekening van de vergoeding voor meer gewerkte uren en voor de berekening van de waarde van het extra verlof uitgegaan van het salaris per uur op een vaste peildatum. Latere wijzigingen in het salaris hebben geen gevolgen, zelfs niet als die terugwerken tot en met de peildatum. Dat is in het vierde lid geregeld. Omwille van de administratieve uitvoerbaarheid is voor IKAP ook een minimumwaarde aan de keuze(n) gesteld (tweede lid). Artikel 5 Meer uren werken

De ambtenaar kan worden toegestaan meer te gaan werken. Het totaal aantal extra uren bedraagt ten hoogste 108 uren (= 3 weken van 36 uur) als men gemiddeld 36 of meer uren per week werkt. Bij deeltijdarbeid en tussentijdse indiensttreding is dit naar rato minder. De keuze voor meer werken mag er niet toe leiden dat de ambtenaar meer dan gemiddeld 40 uur per week werkt. Dat kan het geval zijn als meer werken voor korte tijd wordt gevraagd (in plaats van over het hele jaar) of als de ambtenaar al met toepassing van artikel D.1, vijfde lid, van de CAP meer dan gemiddeld 36 uur per week werkt. De bovengrens van gemiddeld 40 uur per week is geregeld in het derde lid. De vergoeding voor meer uren werken wordt in het IKB gestort. Via het IKB kunnen ze worden ingezet voor de IKAP-doelen van artikel 8. Artikel 6 Extra verlof

De ambtenaar kan worden toegestaan in een kalenderjaar te kiezen voor maximaal 144 uur extra verlof (= 4 weken van 36 uur) als men 36 of meer uren per week werkt. Bij deeltijdarbeid en tussentijdse indiensttreding is dit maximum naar rato minder. De formele arbeidsduur blijft ongewijzigd.

De ambtenaar betaalt het extra verlof uit het IKB dat hij heeft opgebouwd. Het extra verlof wordt als vakantieverlof aangemerkt en kan 5 jaar worden opgespaard. Artikel 8 Inzet salaris en IKB voor vrije vergoedingen, verstrekkingen of eindheffingsloon

De ambtenaar kan (maximaal 10% van zijn jaar)salaris of IKB inzetten voor de navolgende doelen: bedrijfsfitness; een fiets voor het woon/werkverkeer en een fietsverzekering; de inrichting van een telewerkruimte; openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt en de vakbondscontributies. Het betreft een limitatieve opsomming. Provincies kunnen in het Georganiseerd Overleg afspraken maken over andere keuzemogelijkheden. Over de fiscale aspecten is hierboven in de algemene toelichting ingegaan. In het tweede lid is geregeld dat de fiscale voorwaarden die golden direct vóór invoering van de Werkkostenregeling gehandhaafd blijven. Vooral voor de IKAP-fiets golden enkele specifieke voorwaarden, onder andere aanschaf van een fiets in drie kalenderjaren, maximale fiscale vergoeding van € 749 en gebruik van de fiets op meer dan de helft van de dagen dat de ambtenaar naar het werk fietst. Deze voorwaarden blijven dus van toepassing. Keuze van inzet van salaris in plaats van IKB heeft gevolgen voor de omvang van het IKB. Omdat het IKB is uitgedrukt in een percentage van het salaris, onderscheidenlijk de bezoldiging, zal een daling van het brutoloon door inzet voor IKAP-doelen van artikel 8 leiden tot een daling van het budget aan IKB. Artikel 9 Inhouding, verrekening of uitbetaling

Indien de ambtenaar aan wie een belastingvrije vergoeding is uitbetaald, de originele op naam gestelde aankoopnota’s niet binnen de daarvoor gestelde termijn overlegt is de sanctie dat over die vergoeding alsnog loonheffing en sociale premies worden ingehouden. In het tweede t/m vierde lid zijn bepalingen opgenomen over verrekening en uitbetaling in situaties waarin de IKAP- aanvraag niet meer volledig binnen het kalenderjaar kan worden uitgevoerd. Artikel 10 Meldingsplicht en verhaal loonheffing

In het kader van IKAP kan de ambtenaar een aantal rechtspositionele aanspraken inzetten voor alternatieve doelen die een fiscaal voordeel opleveren ten opzichte van een netto uitbetaling. Dit betekent wel dat aan de uitvoeringsregelingen van de Belasting- dienst moet zijn voldaan. Indien blijkt dat de ambtenaar zich niet aan die voorschriften houdt (bijv. de fiets wordt niet voor woon/werkverkeer gebruikt of de originele OV- abonnementen worden niet ingeleverd) vervalt de fiscale begunstiging en volgt naheffing. In dat geval vindt doorbelasting plaats naar de ambtenaar.

Het is dus noodzakelijk ontwikkelingen die van belang zijn voor de uitvoering van de regeling zo snel mogelijk met de werkgever te bespreken en vast te stellen of de gemaakte afspraken in stand kunnen blijven. Dan kunnen tijdig gepaste maatregelen worden getroffen en is er geen reden achteraf correcties door te voeren.

Artikel 11 Hardheidsclausule

In bijzondere omstandigheden zou van deze hardheidsclausule gebruik gemaakt kunnen worden.

algemeen bestuur (besloten) Datum: Agendapunt: Behandeld door: K.Tolhoek Afdeling: P&O

voorstel algemeen bestuur RUD-Zeeland

Onderwerp

Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk (VWNW)

Status

Ter besluitvorming

Gevraagd besluit



    

de Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk bij reorganisaties vast te stellen en in werking te laten treden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015; bij de keuze voor de instelling van een paritaire commissie de keuze van de Provincie Zeeland te volgen. de wijziging in artikel B.13 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies vast te stellen; besluiten het SPA model contract VWNW vast te stellen voor gebruik bij de RUD Zeeland. vast te stellen dat er een zevende lid wordt toegevoegd aan artikel B.2 van de CAP; besluiten om ten behoeve van de evaluatie in 2016 de gegevens te registreren zoals aangegeven in bijlage 5.


Registratienummer:

Paraaf voorzitter en secretaris van het algemeen Datum:Klik hier als u een datum wilt bestuur invoeren. Afgestemd met Bijlagen

Hoofd Staf 1. Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk bij reorganisaties 2. Wijziging CAP artikel B.13 3. Wijziging CAP artikel B.2 (VWNW tijdelijk personeel) 4. VWNW model contract 5. Gegevens evaluatie

1. Aanleiding Sociale partners hebben in april 2015 overeenstemming bereikt over een uniforme regeling voor situaties waarin wegens reorganisatie een functie vervalt en er binnen de organisatie geen passende andere functie beschikbaar is voor de medewerker. Pagina 1 van 3


2. Voorgeschiedenis Afspraken over deze regeling zijn gemaakt in het overleg over de cao 2012-2015. Over de voorgestelde regeling is afstemming bereikt door de partijen in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA). De RUD Zeeland volgt de CAP en daarmee ook de afspraken die hierover in het SPA worden gemaakt.. 3. Overwegingen en advies Regeling VWNW De regeling VWNW zorgt er voor dat een werknemer die als gevolg van reorganisatie zijn functie kwijtraakt en geen andere passende functie kan krijgen gedurende een periode van maximaal 24 maanden intensief wordt begeleid bij het vinden van een andere functie. De ambtenaar en de leidinggevende leggen afspraken vast over het verloop van het traject. Van beiden wordt een actieve bijdrage verlangd. De regeling VWNW is voorshands een tijdelijke regeling tot 1 januari 2017. In 2016 wordt de regeling geëvalueerd. De intentie van het SPA is om er een structurele regeling van te maken. De volledige tekst van de regeling is bijgevoegd als bijlage. Wij stellen voor de regeling met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015 vast te stellen. Paritaire commissie De regeling schrift voor dat er een paritaire commissie VWNW wordt ingesteld die belast is met het toezicht op de uitvoering van de regeling. Van de Provincie Zeeland hebben wij begrepen dat het IPO zich nog beraad over de vraag of er een gezamenlijke commissie voor de provincies en sectorvolgers wordt ingesteld. In afwachting van deze besluitvorming stellen wij voor om de keuze van de Provincie Zeeland te volgen in de uiteindelijke aansluiting bij een paritaire commissie. Wijziging CAP in verband met VWNW regeling Vanwege de invoering van de regeling VWNW is het nodig om artikel B.13 van de CAP aan te passen. Wij stellen voor om te besluiten om de wijziging van dit artikel vast te stellen. Zie bijlage 2. Deze wijziging van de CAP is niet als 46ste wijziging opgenomen in de integrale tekst van de cao. Vandaar het voorstel om deze aanpassing ook separaat vast te stellen. Model werkcontract Het SPA heeft een model contract opgesteld dat gehanteerd kan worden bij het maken van afspraken in een VWNW contract. Wij adviseren om dit model over te nemen en vast te stellen. Zie bijlage 4. Relatie met het Sociaal Statuut U heeft een sociaal statuut voor de RUD Zeeland vastgesteld voor de periode van 2012 – 2015. In dit sociaal statuut zijn de procedures opgenomen die gelden bij reorganisaties. Daar waar in het sociaal statuut gesproken wordt over een ‘van werk naar werk traject’ zijn de bepaling in de regeling VWNW van toepassing zodra deze regeling is vastgesteld. In de begripsbepaling van het sociaal statuut is hiermee al rekening gehouden. In een VWNW traject kan een beoordeling plaatsvinden welke functies passend zijn voor de betrokken medewerker(s). In het sociaal statuut 2012-2015 zijn deze criteria benoemd. Deze hoeven dus niet apart benoemd te worden naar aanleiding van vaststelling van de VWNW regeling. Over deze criteria is afstemming in het GO bereikt. Pagina 2 van 3


Regeling VWNW voor tijdelijk personeel In de cao provincies 2012/2015 zijn ook afspraken gemaakt over begeleiding van werk naar werk voor ambtenaren die minimaal 2 jaar in tijdelijke dienst zijn en waarbij de aanstelling voor bepaalde tijd niet zal worden omgezet in een aanstelling voor onbepaalde tijd. In deze situaties kan de ambtenaar verzoeken om begeleiding van werk naar werk. Deze trajecten hebben een doorlooptijd van maximaal zes maanden. Tijdelijk personeel valt niet onder de werking van de VWNW regeling. Om de afspraken voor tijdelijk personeel vast te leggen is een wijziging van artikel B. 2 van de CAP afgesproken in het SPA. Een nieuw lid 7 wordt toegevoegd. Wij adviseren om het AB voor te stellen deze wijziging vast te stellen. Voor de volledige tekst en toelichting zie bijlage 3. Evaluatie Het SPA verzoekt om ten behoeve van de evaluatie gegevens te registreren over VWNW trajecten. Er is een lijst opgesteld met gegevens die bijgehouden kunnen worden. Wij adviseren om in voorkomende gevallen deze gegevens te registreren. Zie bijlage 5. 4. Consequenties Financiële consequenties: concerncontroller? De kosten van een VWNW traject worden gedragen door de RUD Zeeland en bedragen naar verwachting € 5.000,00 tot € 7.500,00. Hiervan kan bijvoorbeeld een gecertificeerd loopbaanadviseur worden ingezet. De kosten van de paritaire commissie komen ook voor rekening van de RUD Zeeland. Hoe hoog deze kosten worden zal afhangen van het aantal situaties dat zich voordoet en bij welke commissie de Provincie Zeeland aansluit. Om een indicatie te geven: de paritaire commissie voor West Brabant gaat uit van een uurtarief van € 75,00 exclusief BTW en reiskosten. Per situatie wordt aangegeven hoeveel uur er (inclusief voorbereiding) aan een zaak wordt besteed. Voor de vakbondsvertegenwoordiger moet rekening gehouden worden met een uurtarief van € 178,00 inclusief voorbereidingstijd. Bij een eventueel besluit tot reorganisatie kan in de besluitvorming rekening gehouden worden met deze kosten. 5. Communicatie Over dit voorstel hoeft geen overleg plaats te vinden met de vakorganisaties in het GO of de ondernemingsraad. Over de regeling is namelijk al overeenstemming bereikt met de vakorganisaties in het SPA. Wel worden GO en OR geïnformeerd. Na vaststelling kan de regeling worden gepubliceerd en op het intranet worden geplaatst.

Pagina 3 van 3

algemeen bestuur Datum: 28 september 2015 Agendapunt: Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf


Onderwerp Status Gevraagd besluit

Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 Besluitvormend Openbaar 1. De Bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland vast te stellen; 2. De begroting 2015 voor het jaar 2015 door middel van een begrotingswijziging 2015 aan te passen aan de financiële prognose zoals opgenomen in hoofdstuk 5 van de Bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland. 3. De aanpassing van de begroting voor de jaren 2016 en verder begin 2016 via een begrotingswijziging aan het AB ter besluitvorming voor te leggen.


Registratienummer:

Paraaf secretaris van het algemeen bestuur

Datum, 28 september 2015

Datum behandeling db + vermelden db besluit Bijlagen

1. Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 2. Halfjaarrapportages 2015 afzonderlijke deelnemers

1. Aanleiding Het besluit van het AB om jaarlijks 2 tussentijdse bestuurlijke rapportages op te stellen. Dit besluit is verwerkt in de Financiële verordening RUD Zeeland 2015. 2. Voorgeschiedenis 3. Overwegingen en advies In de bestuursrapportage worden voor de onderdelen vergunningverlening, Toezicht en Handhaving en Staf de ontwikkelingen en verbeterpunten in beeld gebracht evenals de uitvoering van de opgaaf 2015. Verder zijn ook de financiën beoordeeld. Dit alles met peildatum 30 juni 2015. Pagina 1 van 2

algemeen bestuur Datum: 28 september 2015 Agendapunt: Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf

Advies: 1. Kennisnemen en het vaststellen van de Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland; 2. De begroting 2015 voor het jaar 2015 door middel van een begrotingswijziging 2015 aan te passen aan de financiële prognose zoals opgenomen in hoofdstuk 5 van de Bestuurlijke halfjaarrapportage 2015. 3. De aanpassing van de begroting voor de jaren 2016 en verder zal geschieden via een begrotingswijziging 2016 die eind 2015 begin 2016 aan het AB wordt voorgelegd ter besluitvorming.

4. Consequenties Financiële consequenties: Zie rapportage Dekking uit: n.v.t. Restant budget na toekenning: N.v.t. Organisatorische / personele consequenties: Geen. Juridische consequenties: Overige consequenties: 5. Planning 6. Communicatie Na vaststelling exemplaar verstrekken aan OR en op de website plaatsen

Pagina 2 van 2

Versie :

1

Datum :

7-9-2015

Hoofdstuk:

Bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland

1

1 INLEIDING

9

1.1 ONTWIKKELINGEN EN VERBETERPUNTEN 1.2 WAT KUNNEN DE DEELNEMERS BIJDRAGEN? 1.3 LEESWIJZER

9 9 9

2 STAF

11

2.1 ORGANISATIE BREDE ONTWIKKELINGEN EN VERBETERPUNTEN 2.1.1 ICT 2.1.2 CONTROL 2.1.3 P*Q 2.1.4 KWALITEITSCRITERIA 2.1.5 AANVULLENDE TAKEN 2.1.6 SAMENWERKING TUSSEN RUD EN DEELNEMERS 2.1.7 NIEUWE OMGEVINGSWET 2.1.8 COMMUNICATIE 2.1.9 PERSONEEL &ORGANISATIE 2.1.10 HUISVESTING 2.2 FORMATIE AFDELING STAF 2.3 UITVOERING 2.3.1 BESTUURSONDERSTEUNING 2.3.2 RAPPORTAGE- EN STUURINFORMATIE 2.3.3 EVALUATIE ORGANISATIE- EN FUNCTIEBOEK 2.3.4 RELATIEBEHEER DEELNEMERS 2.3.5 KWALITEIT 2.3.6 JURIDISCHE ZAKEN 2.3.7 PERSONEEL EN ORGANISATIE 2.3.8 INFORMATIEBEHEER EN TECHNOLOGIE 2.3.9 COMMUNICATIE 2.3.10 WEBSITE 2.3.11 HUISVESTING

11 11 12 13 13 14 14 14 14 15 16 16 16 16 16 17 17 17 18 18 20 21 21 22

3 VERGUNNINGVERLENING

23

3.1 ONTWIKKELINGEN EN VERBETERPUNTEN 3.1.1 WETGEVING 3.1.2 PERSONEELSBELEID 3.1.3 WERKPROCESSEN EN OMSTANDIGHEDEN OPTIMALISEREN 3.1.4 KWETSBAARHEDEN TAKEN

23 23 23 24 25

Hoofdstuk:

5

2

SAMENVATTING

4 TOEZICHT EN HANDHAVING

36

4.1 ONTWIKKELINGEN EN VERBETERPUNTEN 4.1.1 PIKET 4.1.2 LANDELIJKE HANDHAVING STRATEGIE (LHS) 4.1.3 KETENTOEZICHT 4.1.4 GROENE HANDHAVING 4.1.5 BRZO 4.2 UITVOERING 4.2.1 INDIRECTE LOZINGEN WATERSCHAP 4.2.2 TAKEN PROVINCIE 4.2.3 TERUGGENOMEN MANDATEN

36 36 36 37 37 37 38 40 41 41

5 FINANCIËN

42

5.1 SAMENVATTING 5.2 PROGNOSE 2015 5.3 TOELICHTING OP VERSCHILLEN TUSSEN BEGROTING 2015 NA WIJZIGING EN DE PROGNOSE 2015: 5.3.1 PERSONEELSLASTEN 5.3.2 MATERIËLE BUDGETTEN 5.3.3 OVERIGE KOSTEN 5.3.4 ALGEMENE BIJDRAGE DEELNEMERS 5.3.5 BIJDRAGEN MATERIEEL BUDGET 5.3.6 OVERIGE INKOMSTEN 5.3.7 ONTTREKKINGEN RESERVES

42 42 43 43 46 46 47 47 47 48

6 VASTSTELLING BESTUURLIJKE HALFJAARRAPPORTAGE 2015 RUD ZEELAND

49

BIJLAGE A STAND VAN ZAKEN ACTIEPUNTEN INFORMELE AB 2015

50

BIJLAGE B VASTGESTELDE REGELINGEN

53

BIJLAGE C OP TE STELLEN REGELINGEN EN TAKEN

56

Hoofdstuk:

28 29 30 30 30 31 31

3

3.1.5 MONITOREN EN INFORMEREN 3.1.6 BEDRIJVEN EN ANDERE EXTERNE CONTACTEN (NIET OVERHEDEN) 3.2 UITVOERING 3.2.1 PRODUCTEN PROGRAMMA VERGUNNINGEN INCLUSIEF PLUSTAKEN: 3.2.2 UITVOERING VERGUNNINGSTAKEN 3.2.3 TERUGGENOMEN MANDATEN 3.2.4 UITVOERING PLUSTAKEN EN TAKEN VAN SPECIALISTEN:

BIJLAGE E TAKEN EN VERPLICHTINGEN (STRUCTUREEL) VOORTVLOEIEND UIT BESTUURLIJKE REGELINGEN RUD ZEELAND

64

BIJLAGE F OVERZICHT VERBETERPUNTEN

70

Hoofdstuk:

59

4

BIJLAGE D TAKEN EN VERPLICHTINGEN (EENMALIG) VOORTVLOEIEND UIT BESTUURLIJKE REGELINGEN RUD ZEELAND

Samenvatting Dit is de bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 van de RUD Zeeland met peildatum 30 juni 2015. In deze rapportage kijken we terug op het eerste halfjaar 2015 en kijken we vooruit naar het 2e halfjaar 2015. Hiermee voldoet de RUD aan hetgeen is afgesproken in de financiële verordening RUD Zeeland 20151 en de aanpassing op deze afspraak zoals besloten in het Algemeen Bestuur van 29 juni 2015. Definitieve afspraken over de rapportagecyclus worden gemaakt de nota planning en control die 4e kwartaal 2015 aan het bestuur wordt aangeboden. Algemeen Op verzoek van het Algemeen Bestuur is in deze bestuurlijke rapportage uitgebreid beschreven wat de RUD Zeeland nog aan ontwikkelopgaven heeft. De rapportage krijgt hierdoor een ander karakter en er ontstaat een beter beeld in de effecten van de bezuinigingen. De ontwikkelingsopgaven realiseert de RUD met de bestaande bezetting. Een bezetting die hierop niet is berekend. Dit gaat voor een groot deel ten kosten van de productie in het primaire proces (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Desondanks is het gelukt de veel besproken productiviteit van de afdeling Toezicht en Handhaving in de 2015 ten opzichte van 2014 met 20 % te verhogen. Dit is te danken aan de grote inzet van betrokken medewerkers die bereid zijn veel klussen op te pakken die buiten hun formele taak vallen. Staf De RUD Zeeland is nu 1,5 jaar operationeel en volop in ontwikkeling. Het eerste jaar van het bestaan van de RUD, 2014, stond in het teken van inrichten. Het 2e jaar, 2015, is de RUD gericht op in control komen. Een prominente ontwikkeling in 2015 en doorlopend in 2016 is ICT, en vooral het niet goed functioneren van het systeem, het nog onvoldoende correct gebruik er van, de juistheid en volledigheid van de data. Daarnaast de ontwikkeling en implementatie van de P*Q, de nieuwe omgevingswet 2.3.4 en de kwaliteitscriteria 2.1. Deze organisatie brede ontwikkelingen zijn beschreven in het hoofdstuk van de afdeling Staf.

-

Door het Algemeen Bestuur vastgesteld op 13 april 2015.

5

1

Bestuursondersteuning; Rapportage- en stuurinformatie; Evaluatie van het functieboek Relatiedeelnemers; Kwaliteit; Juridische Zaken; Personeel en organisatie; Communicatie Huisvesting

Hoofdstuk: Samenvatting

Ten aanzien van de uitvoering wordt uitgebreid in gegaan op de onderstaande onderwerpen:

Afdeling vergunningverlening De afdeling Vergunningen heeft inmiddels de procedures en werkwijzen rondom alle producten redelijk tot goed op orde. Naast de reguliere taken heeft de afdeling te maken met diverse ontwikkelingen waar acties uit voorkomen en/of verbeterpunten. Deze ontwikkelingen zijn in 6 thema’s opgedeeld: -

Wetgeving Personeelsbeleid Werkprocessen en omstandigheden optimaliseren Kwetsbaarheden taken Informeren en monitoren Bedrijven en andere externe contacten (niet overheden)

Uitvoering vergunningstaken: Het aantal omgevingsvergunningen loopt achter op de raming. Op basis van de thans in behandeling zijnde procedure wordt verwacht dat de raming niet wordt behaald. Daarentegen ligt het aantal meldingen Activiteitenbesluit voor op de raming. Een verklaring kan niet worden gegeven, bovendien is het aanbod van aanvragen en meldingen niet te beïnvloeden. Er zijn geen vergunningen van rechtswege verleend (lex silencio). Uitvoering plustaken en taken van specialisten: Onder plustaken vallen adviezen over externe veiligheid, geluid en luchtkwaliteit in het kader van provinciale en gemeentelijke ruimtelijke planvorming, beoordelen van bodemsaneringsrapportages en -meldingen, verlenen van beschikkingen voor vuurwerkevenementen, het uitvoeren van bodemsaneringsprojecten en het afgeven van de benodigde beschikkingen hiervoor, verlenen van TUG-ontheffingen (start en landingen van bv. helikopters), en het verlenen van vergunningen voor ontgrondingen en het onttrekken van grondwater. Deze taken worden veelal uitgevoerd door specialisten. Daarnaast adviseren deze specialisten ook de collega vergunningverleners en toezichthouders op deze thema’s. De uitvoering verloopt goed. Een aandachtspunt is nog wel het inrichten van de systemen op deze taken die buiten de scope vallen waar het primaire systeem op is ingericht, namelijk Wabo taken. Door gebrek aan medewerkers in het vaste personeelsbestand voor de advisering over luchtkwaliteit, geluid, externe veiligheid en bodemsanering, is circa 2,5 fte externe capaciteit ingehuurd.

-

Piket Landelijke Handhaving Strategie (LHS) Ketentoezicht Groene Handhaving BRZO inspecties

6

Naast de reguliere taken heeft de afdeling te maken met diverse ontwikkelingen waar acties uit voorkomen en/of verbeterpunten t.w. Deze ontwikkelingen betreffen:


Toezicht en Handhaving

Uitvoering Toezicht en Handhaving taken (controles): De verwachting is dat voor de periodieke controles 75% van de opgave 2015 zal worden gerealiseerd. Het betreft hier een prognose op basis van handmatig verkregen informatie, welke zuiverder is dan de cijfers welke in juni uit de systemen zijn gecommuniceerd. Dit betekent een stijging ten opzichte van de geleverde productierealisatie in 2014. Want als we de realisatie 2015 afzetten tegen de opgaaf 2014 komt de realisatie 2015 uit op 95% (realisatie 2014 80% van de opgaaf 2014). De redenen dat de opgaaf 2015 niet wordt gerealiseerd wordt veroorzaakt door: -

Vier niet ingevulde vacatures (inspecteurs B); 1e halfjaar 2015 veel noodzakelijke inzet op hercontroles uit controles 2014; Bezuinigingen 2015 waardoor inhuur mogelijkheden beperkt zijn; Relatief hoge uitval medewerkers (langdurige zieken en uitval door overbelasting); Nog niet alle medewerkers inhoudelijk en/of op ICT kennis op het gewenste niveau zijn. Door hoge werkdruk staat het op het gewenste niveau brengen van de alle medewerkers onder druk;

Om de prestatie 2015 ook daadwerkelijk te realiseren zijn de volgende maatregelen genomen: -

Binnen de beperkte middelen 2015 wordt extra inhuur gedaan en ingezet op controles 2015; In de 2e helft 2015 wordt prioriteit gegeven aan de controles 2015 en wordt de prioriteit verlaagd voor de hercontroles voortkomend uit de uitbestede controles 2014; Het uitvoeren van een experiment met “slim handhaven”; Investeren in scholing/ training en/of begeleiding; Om de tekorten ICT kennis op te vangen wordt naast blijven scholen gezocht naar andere oplossingsmogelijkheden.

De verwachting is dat alle geplande BRZO inspecties worden uitgevoerd. Uitvoering toezicht en handhaving (plustaken): Ten aanzien van de plustaken kan worden gemeld dat de opgaaf 2015 met uitzondering van bemonstering indirecte lozingen worden gerealiseerd.

-

controle van badinrichtingen /zwemgelegenheden (realisatie opgaaf 2015); controles op de Boswet, Flora- en Faunawet en toezicht op Natura 2000 (realisatie opgaaf 2015); het taakveld Landschapsverordening LSV (realisatie boven opgaaf 2015);

De opgaaf bemonstering indirecte lozingen, welke zoveel mogelijk bij de integrale controle worden betrokken, zal niet volledig worden gerealiseerd doordat de betrokken medewerker een noodzakelijke intensieve opleiding volgt en intern op dit moment geen vervanging beschikbaar is.

7

-


Het betreft de onderstaande plustaken:

Financiën:

8


Deze prognose toont een resultaat van € 0 in 2015 oplopend naar een nadeel van € 231.000 in 2019. Oorzaak van het tekort wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere dan geraamde salariskosten (onder ander aanpassing cao) waarvan de gevolgen niet kunnen worden opgevangen binnen de VZG richtlijn. Verder zijn er nog enkele kosten niet voorzien in de begroting. De prognose is gebaseerd op de begroting 2015, de ontwikkelingen en de realisatiecijfers tot en met 30 juni 2015 met een doorkijk tot en met 31 december 2015.

1

Inleiding

Dit is de bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 van de RUD Zeeland met als peildatum 30 juni 2015. Hiermee voldoet de RUD aan hetgeen is afgesproken in de financiële verordening RUD Zeeland 20152 en de aanpassing op deze afspraak zoals besloten in het Algemeen Bestuur van 29 juni 2015. Definitieve afspraken over de rapportagecyclus worden gemaakt de nota planning en control die 4e kwartaal 2015 aan het bestuur wordt aangeboden.

1.1 Ontwikkelingen en verbeterpunten Het algemeen bestuur heeft, tijdens de behandeling van de bezuinigingen, gevraagd waar de RUD wat betreft de ontwikkeling staat. In deze rapportage wordt dit in beeld gebracht door bij het programma Vergunningverlening, Toezicht en handhaving en bij het onderdeel ontwikkelingen en verbeterpunten te benoemen. Bij het onderdeel Staf worden ook de organisatie brede ontwikkelingen vermeld. In de bijlage F worden alle ontwikkelingen en verbeterpunten nogmaals samengevat.

1.2 Wat kunnen de deelnemers bijdragen? De deelnemers hebben de missie van de RUD Zeeland als volgt verwoord3: “De RUD Zeeland voert namens de gemeenten, de provincie en het waterschap de taken vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en natuur uit. De RUD Zeeland werkt daardoor samen met gemeenten, de provincie en het waterschap aan een schone en veilige werken leefomgeving. Zij doet dit klantvriendelijk, professioneel, doelmatig en conform vastgelegde kwaliteitseisen en dienstverleningsnormen.” De RUD kan deze missie niet alleen uitvoeren en heeft daarvoor haar deelnemers nodig. Zoals u in deze rapportage kunt lezen, heeft de RUD samen met haar deelnemers al grote stappen gezet. We vragen aan de opdrachtgevers om met de RUD constructief verder te werken aan de gezamenlijke opbouw en de verschillen die er zijn in denkwijzen te overbruggen. Daarnaast vragen we de deelnemers ons vroegtijdig te betrekken bij ontwikkelingen op gebied van VTH die bij hen binnen komen. Zowel vanuit de bedrijven, door klachten, maar ook informatie vanuit het Rijk aan het bevoegd gezag.

1.3 Leeswijzer

A. Stand van zaken actiepunten uit informele sessie Algemene Bestuur januari 2015 B. Geconstateerde verbeterpunten 2 3

Door het Algemeen Bestuur vastgesteld op 13 april 2015. Bedrijfsplan RUD Zeeland, versie 1.0 PBO d.d. 14.01.2013

9

In de bijlagen vindt u:

Hoofdstuk: Inleiding

De hoofdstukken 2, 3 en 4 beginnen met de ontwikkelingen en verbeterpunten die relevant zijn voor het betreffende programma en vervolgen met de rapportage over de uitvoering en een doorkijk naar de tweede helft van 2015. Hoofdstuk 2 betreft de afdeling Staf, hoofdstuk 4 Vergunningverlening en hoofdstuk 2 Toezicht en Handhaving. Hoofdstuk 5 geeft de financiële rapportage over alle programma’s.

10

Hoofdstuk: Inleiding

C. Overzichten van vastgestelde en nog vast te stellen regelingen D. Overzichten van eenmalige en terugkerende verplichtingen voortvloeiende uit de regelingen en verordeningen E. Stand van zaken actiepunten uit informele sessie Algemene Bestuur januari 2015 F. Totaal overzicht ontwikkeling en verbeterpunten

2

Staf

De Staf verzorgt de beleids- en vertegenwoordigende taken voor de RUD 4. Voorbeelden daarvan zijn het opstellen van de programmering, monitoring en verslaglegging en de vertegenwoordiging van de RUD aan de deelnemers en andere gremia, zoals het Openbaar Ministerie. Ook verzorgt deze afdeling de bestuursondersteuning, het directiesecretariaat en de regie op de overhead taken (PIOFACH5). Deze PIOFACH taken voert de gemeente Terneuzen uit voor de RUD. Hiervoor zijn de RUD en de gemeente Terneuzen een dienstverleningsovereenkomst (DVO)6 aangegaan voor de periode 2014 tot 2024. Naast de reguliere PIOFACH taken zijn aanvullend in de DVO met Terneuzen opgenomen de Documentaire Informatie Voorziening (DIV), applicatiebeheer en bedrijfsmaatschappelijk werk.

2.1 Organisatie brede ontwikkelingen en verbeterpunten 2.1.1

ICT

2.1.1.1 Rapportage- en stuurinformatie De rapportages kunnen nog onvoldoende betrouwbaar en geautomatiseerd worden gegenereerd. Dat heeft tot gevolg dat stuur- en rapportage informatie handmatig en met veel moeite geproduceerd moet worden. Dat geeft ten eerste relatief grote administratieve lasten. Maar heeft ook tot gevolg dat de opdrachtgevers van de RUD en de managers van de RUD onvoldoende kunnen sturen. In het project “Uniform werkproces – stuur- en rapportage informatie”· is geanalyseerd wat de oorzaken zijn. Het vervolg van het project richt zich op het verder implementeren van P*Q in de (administratieve) organisatie van de RUD. Dat betreft onder andere data up to date maken in het kader van P*Q (bedrijvenbestand), keuzes maken op werkwijzen, koppelingen tussen systemen optimaliseren en instrueren van medewerkers. Een tussenrapportage over dit project wordt in oktober voorzien.

4

Bedrijfsplan RUD Zeeland, 2013 Personeel, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie, Huisvesting 6 Overeenkomst inzake levering PIOFACH Diensten tussen de gemeente Terneuzen en de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland, vastgesteld door DB 7 oktober 2013. 5

11

2.1.1.2 Systemen a. De software die door Terneuzen is aangeboden voor de primaire en de secundaire processen, het Document Management Systeem en de besluitvorming is nog niet uitontwikkeld. Dat heeft gevolgen voor de efficiency van de RUD en voor de betrouwbaarheid van de stuurinformatie. b. Sommige medewerkers hebben nog onvoldoende kennis en vaardigheden m.b.t. de systemen. Daarvoor worden in de 2e helft 2015 opfris- en verdiepingsinstructies georganiseerd. Onderwerpen zijn: zaakgericht werken, DIV, secundaire

Hoofdstuk: Staf

Dit project wordt door RUD medewerkers uitgevoerd terwijl de bezetting en de formatie hier niet in voorziet. Om P*Q tijdig en met een goed resultaat te implementeren, is meer inzet nodig die ten koste gaat van het primaire proces, maar ook externe inzet met stevige capaciteit en deskundigheid op dit gebied. Dit noopt tot investeringen. De RUD doet hiervoor in het 3e kwartaal 2015 een voorstel aan het bestuur.

besluitvormingsprocessen, toepassing sjablonen, proces naar digitaal tekenen, systeem voor primaire proces. 2.1.1.3 Afspraken Terneuzen Met betrekking tot de informatiesystemen zijn de afspraken met de PIOFACH leverancier onvoldoende afgebakend. Daarvoor levert de gemeente Terneuzen in de 2e helft van 2015 een ICT bestedingsplan, een Service Level Agreement, en een informatieplan. 2.1.2 Control De afdeling Staf richt zich in 2015 op het in control komen van de RUD. Terugkijkend naar 2014 was het eerste jaar van de RUD vooral een jaar van aan de slag gaan met de grote hoeveelheid zaken die directe aandacht vroegen en werkende weg zaken oplossen. Dat heeft er voor gezorgd dat de basis voorwaarden voor medewerkers om hun taken uit te voeren zijn geregeld. In 2015 zet de afdeling Staf in op in control komen. Dat betekent bijvoorbeeld het opzetten van een planning en control cyclus, het in beeld brengen van de risico’s, borgen dat weten regelgeving wordt nageleefd (zie paragraaf 2.3.6) en het project Uniform werkproces – stuur- en rapportage informatie” (zie paragraaf 2.3.2). 2.1.2.1 Inrichting PDCA7 cyclus De PDCA cyclus is nog onvoldoende ingericht. Stappen die de RUD in de 2e helft van 2015 neemt om dit te verbeteren zijn: 1. 2. 3. 4.

Opstellen nota planning en control Pdca cyclus vertalen naar planning, producten (bijvoorbeeld DVO’s) en afdelingen Cyclus verder implementeren in jaarproces, ook met deelnemers Formats rapportages verder ontwikkelen

2.1.2.2 Risicobeheersing en weerstandsvermogen De RUD Zeeland onderkent het belang van risicobeheersing en weerstandsvermogen. In de financiële verordening is opgenomen dat kaders moeten worden opgesteld voor de financiële risicobeheersing. Naar verwachting worden deze in de tweede helft 2015 opgesteld en vervolgens aan het Algemeen Bestuur voorgelegd.

2.1.2.3 Financiële administratie Het inkoop proces op basis van het inkoop beleid van de RUD is nog niet voldoende geïmplementeerd. Daarom wordt in de 2e helft van 2015 dit proces beschreven, gedigitaliseerd en geïmplementeerd. Onderdeel daarvan is bijvoorbeeld het aanleggen van verplichtingen waardoor budgetbestedingen inzichtelijker zijn.

Plan Do Check Act

12

7

Hoofdstuk: Staf

De financiële toezichthouder dringt aan tot de vorming van buffers om optredende risico’s te kunnen opvangen. Op 29 juni 2015 heeft het Algemeen bestuur besloten € 100.000 van het overschot van 2014 toe te voegen aan de reserve ten behoeve van het weerstandvermogen.

De RUD heeft nog geen adequaat proces voor intake en financiële afhandeling van extra opdrachten van deelnemers (het verkoop proces). In de 2e helft van 2015 wordt dit proces beschreven, gedigitaliseerd en geïmplementeerd. De financiële informatie kan vollediger om zo de budgetten van de RUD goed te bewaken. Daarvoor worden budgethouder overleggen gevoerd met de financieel consulent en wordt een verplichtingenadministratie ingevoerd. Het gemeentelijk niveau waarop de PIOFACH taken zijn aangeboden houdt onder andere in dat de RUD medewerkers zelf financieel administratieve handelingen moeten verrichten in het financiële systeem zoals verplichtingen aanleggen en facturen coderen. Deze werkwijze is vanaf januari van kracht. Medewerkers konden echter tot voor kort niet inloggen in het systeem van Terneuzen. Ook hebben ze onvoldoende financieel/administratieve vaardigheden om deze taak goed uit te voeren. In de 2e helft van 2015 worden de medewerkers begeleid. Ook monitort de financieel consulent de gevolgen van deze werkwijze. Dit kan er toe leiden dat de RUD de werkwijze anders gaat organiseren. 2.1.2.4 Besluitvormingsprocessen De besluitvormingsprocessen van de RUD zijn onvoldoende beschreven, afgesproken en geborgd. In de 2e helft van 2015 start de RUD met een bestuurlijke besluitvormingsmodule waarin deze processen bewaakt worden.

13

2.1.4 Kwaliteitscriteria IPO en VNG stellen een landelijke modelverordening op voor de wijze waarop bevoegde gezagen hun kwaliteit willen borgen. De insteek is daarbij om binnen een werkingsgebied van een omgevingsgebied gelijke kwaliteitscriteria af te spreken voor alle deelnemers en de landelijke Kwaliteitscriteria 2.1 (KC2.1) te volgen. De deelnemers van de RUD Zeeland moeten hier nog over besluiten. De uitkomsten hebben gevolgen voor de RUD. Daarom is het belangrijk dat de RUD goed is aangehaakt aan het proces.

Hoofdstuk: Staf

2.1.3 P*Q Het P x Q project heeft in 2014 de producten diensten catalogus (PDC) opgesteld welke eind 2014 door het Algemeen Bestuur (AB) is vastgesteld. Vervolgens heeft het AB een opdracht gegeven om voor de PDC te komen tot een heldere duiding van kwaliteit, te komen tot kentallen en een daarbij horende verrekensystematiek. Om die reden is in maart 2015 samen met de deelnemers de werkgroep PxQ van start gegaan en is er in verschillende subwerkgroepen hard gewerkt aan het beschrijven van kwaliteit voor vergunningen, toezicht en handhaving en BRZO/ plustaken. Daarnaast zijn er subwerkgroepen gevormd voor de verrekensystematiek en kentallen. Dit alles heeft geleid tot een unieke samenwerking, waarbij alle deelnemers de mogelijkheid hadden om een bijdrage te leveren en uiteindelijk geleverd hebben. In het 4de kwartaal van 2015 zal naar verwachting het document door de werkgroep worden opgeleverd voor bestuurlijke besluitvorming. Na bestuurlijke vaststelling zal vervolgens de RUD verder zorgdragen voor de implementatie, zodat begin 2017 kan worden gestart met de nieuwe verrekensystematiek op basis van PxQ. Het implementeren en borgen van de PXQ systematiek is een omvangrijke operatie en zal leiden tot extra kosten. Hiervoor wordt een voorstel aan het AB voorbereid waarbij de dekking van de kosten onder andere wordt gezocht in de reserve transitiekosten PXQ.

In de eerste helft van 2014 heeft de RUD Zeeland de aan de KC2.1 gekoppelde en door het Rijk vastgestelde zelfevaluatie uitgevoerd. Voor de kritieke massa blijkt dat de RUD Zeeland voldoende vakbekwame mensen heeft om de VTH-taken uit te kunnen voeren. Nog kwetsbaar zijn met name de specialistische taken op het gebied van Lucht en Afvalwater/Grondwater en Ketentoezicht. Ook zijn de processen nog onvoldoende geborgd. Oplossingen voor de kritieke massa volgen mede op basis van de uitkomsten van de evaluatie organisatieen functieboek. De processen legt de RUD in de 2e helft van 2015 vast in een kwaliteitshandboek. Begin 2016 volgt de implementatie. De RUD is in 2015 gestart met het verder optimaliseren van het opleidingsniveau van de medewerkers die niet bij de kritieke massa horen maar die nog niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, en met de opzet en implementatie van een kwaliteitshandboek voor de processen. Op basis van de evaluatie van het organisatieen functieboek (uitgevoerd net voor de zomer) besluit de RUD hoe om te gaan met de kwetsbare functies. Daarnaast stelt de BRZO+ aanvullend opleidingseisen aan vergunningverleners en toezichthouders. Dit vraagt inzet op uren en inzet op opleidingsbudget. Hierover vindt overleg plaats met de provincie als bevoegd gezag voor BRZO voor 2.1.5 Aanvullende taken De deelnemers hebben aanvullende verzoeken aan de RUD die buiten de jaarlijkse Dienstverleningsovereenkomsten tussen de RUD en de deelnemers vallen. De RUD ontwikkelt hiervoor beleid (hoe gaat de RUD hier mee om) en administratieve processen (intake en afwikkeling extra opdrachten). 2.1.6 Samenwerking tussen RUD en deelnemers De (werk)relatie tussen de RUD en de deelnemers wordt niet altijd als positief en constructief ervaren. Dat is jammer want dat belemmert de werking van de RUD. Daarom organiseert de RUD op verzoek van het Dagelijks Bestuur, van 1 van de deelnemers en van de RUD in het 3e kwartaal van 2015 een evaluatiemoment met het deelnemersoverleg waarin de volgende vragen met elkaar worden besproken:

-

2.1.7 Nieuwe Omgevingswet De nieuwe omgevingswet heeft gevolgen voor de inrichting van het ICT systeem voor het primaire proces. Daarvoor heeft de RUD middels de ICT adviseur van de PIOFACH leverancier nauw contact met de leverancier van dit pakket. De komende tijd zal een eerste beeld zichtbaar worden van de gevolgen. 2.1.8

Communicatie

2.1.8.1 Bereikbaarheid a. Oplossingen voor technische problemen verder onderzoeken en implementeren.

Hoofdstuk: Staf

-

op welke wijze communiceren wij met elkaar (wederzijds begrip, wantrouwen, indekken, empathie, inlevingsvermogen, enz.)? welke verwachtingen heeft een ieder, van zichzelf en van de ander? weten wij van elkaar wie we zijn, hebben wij het juiste beeld van elkaar?

14

-

b. Resultaten bereikbaarheidsonderzoek omzetten in aanbevelingen en waar mogelijk implementeren. 2.1.8.2 Website a. De web-redacteuren zijn nog onvoldoende uitgerust met kennis over schrijven voor overheids websites. Dit lost de RUD op uit het beschikbare opleidingsbudget. b. De formulieren die beschikbaar zijn voor ondernemers en burgers zijn nog niet interactief. De inrichting van de RUD website als sub-site van de gemeente Terneuzen laat dit niet toe. 2.1.9

Personeel &Organisatie

2.1.9.1 Vastlegging jaargesprekkencyclus en opleidingsniveau medewerkers De RUD volgt de provinciale cao (de CAP). Dat houdt in dat jaarlijkse verhoging van de schaaltrede niet automatisch is. De RUD kan een verhoging van inschaling toekennen tussen 0 en 7%, afhankelijk van een beoordeling. De methodiek is voorgeschreven in de CAP. Dit betekent dat de plannings- en functioneringscyclus betrouwbaar moet worden vastgelegd. In de huidige situatie is dat niet het geval, bovendien is het vastleggen van de cyclus nu zeer inefficiënt en tijdrovend voor de leidinggevend. De RUD wil de opleidingen van haar medewerkers goed kunnen monitoren om twee redenen. Ten eerste wil de RUD zelf een goed beeld hebben van de kwaliteit van haar medewerkers. Ten tweede vereisen de landelijke kwaliteitscriteria een bepaald opleidingsniveau inclusief aanvullende cursussen. Hoewel binnen het werkingsgebied van de RUD Zeeland nog niet is afgesproken dat de RUD aan deze criteria moet voldoen is het wel te verwachten. Om dit goed te kunnen managen kan een systeem zeer behulpzaam zijn. De RUD onderzoekt wat verdere mogelijkheden zijn binnen de door de gemeente Terneuzen gebruikte personeelssystemen of daar buiten.

2.1.9.3 Provinciale CAO volgen De RUD is nog onvoldoende aangehaakt bij de Afspraken die in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA) worden gemaakt over de CAO. Afdeling P&O heeft verschillende malen geprobeerd deze informatie via het Interprovinciaal Overleg te verkrijgen wat niet tot resultaten heeft geleid. Onlangs bleek uit een circulaire8 van het (SPA) dat interprovinciaal is afgesproken dat de

Van werk naar werk regeling, kenmerk IWV 07315/2015/SPA 2015.001, d.d 28 april 2015

15

8

Hoofdstuk: Staf

2.1.9.2 IKB module Vanaf 1 januari 2015 hebben de medewerkers van de RUD een individueel keuzebudget (IKB) zoals voorgeschreven in de provinciale cao. De invulling hiervan leggen medewerkers vast in de IKB module van het salarissysteem dat de gemeente Terneuzen gebruikt. Dit heeft tot grote problemen geleid omdat de vastlegging en daarmee de berekeningen van de salarissen niet correct gebeurde. Dit gaf en geeft onrust bij de medewerkers. De gemeente Terneuzen heeft nauw contact met de leverancier van het pakket. Helaas heeft dit nog niet tot volledige oplossing geleid ondanks herhaalde toezeggingen dat dat wel het geval was. Vanaf salarismaand augustus wordt op basis van een proefrun eerst handmatig correcties aangebracht voordat salarisstroken worden gedraaid.

provincies standaard zorgen voor het informeren van sectorvolgers in hun eigen provincie over alle cao gerelateerde onderwerpen. Deze afspraak moet voor Zeeland nog beter geborgd worden. 2.1.10 Huisvesting Door de medewerkers wordt de kantooromgeving als onprettig ervaren. Er is veel overlast van (geluids)prikkels. De RUD zoekt met de gemeente Terneuzen naar oplossingen.

2.2 Formatie afdeling Staf De afdeling Staf ervaart een formatie tekort. De personele bezetting van de staf is gebaseerd op de going concern situatie. Tijdens de opbouw van de RUD dienen zich diverse taken aan die personele inzet vragen, denk aan de implementatie van P*Q met de inrichting van de rapportagecyclus, en het functioneel applicatiebeheer. De omvang van de rapportagecyclus blijkt van zodanige omvang te zijn dat het niet binnen de huidige formatie past. Het functioneel applicatiebeheer is niet opgenomen in het organisatieen functieboek terwijl vooral bij de inrichting van de RUD het wel een omvangrijke taak blijkt te zijn. Technisch applicatiebeheer ligt bij de gemeente Terneuzen en valt binnen de PIOFACH taken maar functioneel applicatiebeheer niet. Het tekort aan formatie is in de afgelopen periode o.a. opgelost door mensen uit het primaire proces in te zetten en de kwaliteitsmedewerker voor andere taken in te zetten. Het tekort leidt daarmee tot achterstand in uitvoering van reguliere taken en tot grote ervaren werkdruk. Daarnaast blijkt de structurele takenlast groter te zijn dan verwacht. Er is bijvoorbeeld structureel meer bestuurlijk juridische inzet nodig om de juridische basis van de RUD te onderhouden.

2.3 Uitvoering Deze paragraaf beschrijft de uitvoering van de taken van de afdeling Staf. Deze taken hangen veelal samen met de ontwikkelingen en verbeterpunten die RUD breed bestaan en in de vorige paragraaf zijn beschreven. Daarom overlappen deze paragraven op sommige punten. 2.3.1 Bestuursondersteuning Het Algemeen Bestuur heeft op 26 januari 2015 een informele sessie gehouden waaruit een aantal vragen en acties naar voren kwamen. De RUD voert deze acties uit. Bijlage A geeft de stand van zaken weer.

In de eerste helft van 2015 heeft de RUD stappen gezet naar geautomatiseerde rapportage. Zo is een koppeling tussen het systeem voor primair proces (Squit) en het systeem voor tijdregistratie (TimeTell) gerealiseerd. Vervolgens is in de rapportagetool Cognos een set van rapportages ontwikkeld. Uit de eerste Cognos rapportages blijkt dat bij zowel de eenduidige vulling van de

16

2.3.2 Rapportage- en stuurinformatie e In de 2 helft van 2015 is de nota Planning & Control voorzien. Deze nota beschrijft de basis afspraken over rapportage- en stuurinformatie en wordt uitgewerkt in een planning en formats.

Hoofdstuk: Staf

Daarnaast heeft de RUD in de eerste helft van 2015 ondersteuning verleend in de vorm van voorbereiding en verslaglegging van 4 DB vergaderingen, 3 AB vergaderingen, 5 deelnemer overleggen en 3 stuurgroepen P*Q.

systemen (medewerkers) als de koppelingen (techniek) nog verbeteringen nodig zijn om betrouwbare rapportage te kunnen leveren. Hiervoor heeft de projectgroep “Uniform werkproces – stuur- en rapportage informatie” analyses uitgevoerd en een rapportage opgesteld van verbeterpunten. 2.3.3 Evaluatie Organisatie- en Functieboek In de eerste helft van 2015 heeft de RUD haar Organisatie- en Functieboek laten evalueren door een extern bureau. De resultaten van deze evaluatie worden meegenomen in een integraal advies aan het bestuur samen met de evaluatie van de piket en de uitkomsten P*Q. Sommige onderdelen worden aan aangestipt in de bijlage met de verbeterpunten. 2.3.4 Relatiebeheer deelnemers De RUD onderhoudt op verschillende manieren contacten met de deelnemers. Op bestuurlijk niveau via het DB en het AB. Op ambtelijk niveau overleggen de RUD en de deelnemers vanaf april 2014 maandelijks in het zogenaamde deelnemersoverleg over algemene zaken. Daarnaast heeft elke deelnemer een eigen relatiebeheerder bij de RUD waarmee maandelijks overleg plaatsvindt. Contact over inhoudelijke zaken loopt via de relatiebeheerder of direct met de behandelende ambtenaar bij de RUD. De RUD verstrekt de deelnemers wekelijks een overzicht met nieuwe zaken (zoals vergunningaanvragen, meldingen, klachten) en maandelijks een overzicht met uitgevoerde controles. Geconstateerd is dat de samenwerking tussen deelnemers en RUD constructiever kan. In de tweede helft van 2015 verzorgt de RUD daarom, mede op verzoek van het DB, een evaluatie van de samenwerking tussen deelnemers en de RUD. 2.3.5

Kwaliteit

2.3.5.2 Lean Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken worden de RUD processen tegen het licht gehouden volgens de Lean methode. Lean is een managementfilosofie die erop gericht is om toegevoegde waarde te creëren voor de klant en verspillingen, activiteiten die geen toegevoegde waarde leveren, uit processen te elimineren. Door deze 'slanke productie' kan de kwaliteit van producten en diensten omhoog en de kosten omlaag9. Als eerste is het postproces opgepakt. Daarin zijn in de 1e helft van 2015 al verbeteringen aangebracht. Het traject loopt in de 2e helft van 2015 door. In de 2e helft van 2015 worden twee nieuwe processen opgepakt, 1 van vergunningverlening en 1 van toezicht en handhaving. Deze processen worden begeleid door de twee Lean practitioners van Lean voor de overheid, 2012. Bert Teeuwen

17

9

Hoofdstuk: Staf

2.3.5.1 Kwaliteitssysteem De RUD wil haar kwaliteit borgen en daarmee ook voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.1 voor de processen. Dat kan door middel van een kwaliteitszorgsysteem. De provincie heeft hiervoor opdracht gegeven in haar DVO. Daarvoor is een eerste inventarisatie uitgevoerd door een extern bureau. De uitkomsten worden aan het DB voorgelegd. De daadwerkelijke vastlegging van de processen binnen de RUD in een systeem volgt in de 2e helft van 2015. Implementatie is voorzien in de 2e helft 2016.

de RUD en Lean practitioners van de gemeenten Terneuzen (volgens PIOFACH DVO) en Schouwen Duiveland (collegiaal aanbod). 2.3.6 Juridische zaken Bij de operationele start van de RUD was het hoogst noodzakelijk juridisch geregeld. De RUD heeft tot taak de juridische basis verder in te vullen. Dat betreft bestuurlijk, rechtspositioneel en financieel juridische inhoudelijk. Bijlage B geeft een overzicht van de 85 reeds vastgestelde en Bijlage C van de 35 nu nog vast te stellen regelingen en verordeningen. Het aantal vast te stellen regeling fluctueert omdat bijvoorbeeld uit de CAP nieuw regelingen of wijzigingen kunnen voortkomen. Voor 2015 staan nog 18 onderwerpen op de rol voor bestuurlijke besluitvorming. De overige onderwerpen zijn directie besluiten, hebben geen prioriteit, zijn nog niet nodig of kunnen door wettelijke onzekerheid nog niet aangepakt worden. Uit de regelingen en verordeningen volgen eenmalige of structurele taken en verplichtingen (zie Bijlage D en Bijlage E). De juridische basis van de RUD vraagt dus structureel onderhoud en daarmee structurele bestuurlijk juridische inzet die niet was voorzien in het Organisatie- en Functieboek. De RUD publiceert vanaf begin 2015 haar organisatorische regelingen en verordeningen, in een eigen publicatieblad, middels de voor overheden voorgeschreven Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP). 2.3.7

Personeel en Organisatie

2.3.7.1 RI&E In de eerste helft van 2015 heeft de RUD door de Arbodienst een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit laten voeren. Een RI&E beschrijft de risico's voor de veiligheid en gezondheid op de werkplek. Ook staat hierin welke maatregelen een werkgever neemt om deze risico's te verminderen. Elke werkgever is verplicht een RI&E op te stellen. De Arbodienst heeft hiervoor interviews gehouden met een representatieve groep medewerkers van de RUD. Het concept rapport met bevindingen is overhandigd aan de RUD, besproken met een kleine werkgroep waarin ook de OR is vertegenwoordigd, en wordt na de zomer definitief. In de 2e helft van 2015 stelt de werkgroep aanbevelingen op met een planning en een schatting van het benodigde budget.

De overige openstaande formatie is tijdelijk of nog niet ingevuld. De RUD wil hiermee flexibiliteit behouden en kunnen inspelen op ontwikkelingen. Denk hierbij onder andere aan de invulling van de kosten verrekenmethodiek op basis van P*Q.

18

2.3.7.3 Formatie De RUD is op 1 januari 2014 gestart met een ingevulde formatie van 81,2 fte ten opzichte van een geplande formatie van 98,5. Op 1 juli 2015 was de ingevulde formatie 84,86.

Hoofdstuk: Staf

2.3.7.2 Regelingen P&O In de eerste helft 2015 zijn diverse regelingen op P&O gebied opgesteld. Voor een overzicht, zie de bijlagen.

De man/vrouw verdeling van de bezetting van de RUD is per 1 juli 2015 66 % mannen en 34 % vrouwen. Onderstaande tabel geeft de verdeling over de afdelingen. Ten opzichte van de rapportage over 2014 is het totaal 2 gedaald. Dit betreft een administratieve aanpassing. De bezetting van de afdeling Vergunning is met 1 gedaald. Dit betreft minus 2 administratieve aanpassingen en plus 1 overplaatsing van de afdeling Toezicht en Handhaving. De bezetting van de afdeling Toezicht en Handhaving is met 2 gedaald. Dat betreft 1 overplaatsing en 1 uit dienst. Man/vrouw verdeling over afdelingen Afdeling 0010 – Directie 0020 – Staf 0030 – Vergunningen 0040 - Toezicht en Handhaving Totaal

Man 1 2 27 29 59

Vrouw Totaal 1 3 5 10 37 17 46 330 89

De tabel hieronder geeft de leeftijdsopbouw van de RUD totaal en per man/vrouw, per 1 juli 2015 Leeftijdsopbouw Leeftijdsklassen 25 tot 35 35 tot 45 45 tot 55 55 tot 60 60 tot 65 Totaal

Man 6 14 21 15 3 59

Vrouw 7 13 6 3 1 30

Totaal 13 27 27 18 4 89

2.3.7.4 Ziekteverzuim Het verzuim bij de RUD Zeeland over het eerste halfjaar van 2015 is lager dan over het eerste halfjaar van 2014. Een daling van 6,75% naar 4,61%.

Desondanks heeft de RUD Zeeland in totaliteit nog een relatief hoog verzuim ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Dat is momenteel 3,8% (Bron CBS). Dit wordt vooral veroorzaakt door het relatief hoge verzuim bij het team Toezicht en Handhaving. Met intensieve verzuimbegeleiding in samenwerking met de arbodienst wordt gewerkt aan het verder terugdringen van het verzuim. Bevindingen worden met de arbodienst besproken in het Sociaal Medisch Overleg. Verzuimpercentage per afdeling tot 1 augustus 2015

Directie

Gemiddeld aantal werknemers 1

% 0,00

19

Afdelingen

Hoofdstuk: Staf

Een deel van het verzuim wordt net als bij de vorige rapportage veroorzaakt door een aantal langdurige verzuimers. Enkele langdurig zieken die zijn overgekomen bij de start van de RUD zijn inmiddels gedeeltelijk hersteld wat tot uitdrukking komt in een lager verzuimpercentage. Zonder langdurig verzuimers is het verzuimpercentage bij de RUD Zeeland virtueel 3,26%

Staf Vergunning Toezicht en Handhaving Totaal

5 37 46 89

0,60 1,85 11,06 6,75

2.3.8 Informatiebeheer en technologie De RUD werkt zaakgericht. De systemen die dit ondersteunen zijn Squit voor de primaire processen en IZIS voor de overige processen en het archiveren van documenten. Vanaf het 3 e kwartaal wil de RUD ook de bestuurlijke documenten managen met behulp van IZIS. Al vanaf het 3e kwartaal 2014 kunnen deelnemers van alle lopende en afgehandelde zaken de meest basale informatie inzien. Het gaat daarbij om zaak- en status informatie. De deelnemers kunnen vanaf het 3e kwartaal 2015 in hun eigen portaal in IZIS de VTH gerelateerde stukken inzien. Voor nog niet afgehandelde zaken zijn dan ook alle ingekomen documenten uit het OLO of de AIM module in te zien. Voor afgehandelde zaken zijn ook alle door de RUD geproduceerde documenten in te zien. Inmiddels is het voor iedere deelnemer mogelijk om op zaakniveau documenten over te halen naar een eigen systeem van een deelnemer. 2.3.8.1 ICT omgeving De RUD heeft in 2014 door Deloitte een review laten uitvoeren op (inrichting) van de ICT omgeving van de RUD. De daaruit voortvloeiende acties zijn in het 1e kwartaal van 2015 uitgevoerd of zijn langlopend. In het 2e kwartaal van 2015 is aanvullend een interne inventarisatie van resterende knelpunten gedaan bij de medewerkers. Op basis daarvan wordt in het 3e kwartaal een actieplan opgesteld. In de eerste helft van 2015 heeft de RUD tijd geïnvesteerd in het verder inrichten van de ICT systemen van de RUD met als uitgangspunt dat de systemen de RUD processen optimaal moeten ondersteunen. Onderdelen daarvan zijn: a. b. c. d. e.

key-users die collega’s ondersteunen (doorlopend) training financieel pakket inrichting van de primaire processen in Squit (loopt door); inrichten module voor digitale besluitvorming verder ontwikkelen en inrichten digitaal werken zoals digitale handtekening, digitaal archief, digitaal publiceren (doorlopend).

Tweede helft 2015 staat op de rol, naast de doorlopende acties hier boven genoemd:

20

De ICT systemen blijven een aandachtspunt. Dat betreft de inrichting, de techniek en het gebruik door de medewerkers. Voor het systeem van het primaire proces staan enkele grote veranderingen op de rol de komende twee jaren. Dat betreft de implementatie van de Omgevingswet en de samenvoeging van Squit en IZIS tot een web-based versie.

Hoofdstuk: Staf

f. verbetering inrichting systemen ten behoeve van rapportages; g. verdiepingstrainingen voor programmatuur zoals Squit, TimeTell, digitaal archiveren, digitaal ondertekenen, digitale besluitvorming, en het financiële pakket.

2.3.9

Communicatie

2.3.9.1 Pers De RUD ondersteunt of is zelf betrokken bij persmomenten. Dat doet de RUD door het verstrekken van informatie op basis van vragen van de pers, opstellen van persberichten en FAQ dan wel het geven of ondersteunen van interviews door medewerkers of bestuurders. Daarbij worden communicatieprotocollen gehanteerd. Het reguliere communicatieprotocol voor afstemming met de deelnemers en het communicatieprotocol voor Brzo bedrijven voor afstemming met provincie en eventueel de Brzo OD, de bovenregionale Omgevingsdienst. Voorbeelden van concrete uitingen in de pers in eerste helft van 2015:                    

Controle opslagtanks PSG 30, Omroep Zeeland Milieuklachten Yara, PZC Campagne Dumper=Stumper, diverse perscontacten persbericht jaarstukken Aanhouding voor kappen illegaal eikenhout, PZC en Omroep Zeeland Luchtkwaliteit Zeeland, afstemming Provincie, PZC Aantreden Adrie van der Maas als voorzitter RUD bestuur, PZC Raad van State over munitiedepot Oosterschelde, PZC Omroep Zeeland Zienswijze YARA nieuwe installatie, PZC Bodemverontreiniging Kruiningen, Omroep Zeeland Spoedlocaties bodemverontreiniging Nederland, De Limburger Varkenshouderij Zierikzee, PZC Verboden vistuig en snijden zeekraal, PZC en Omroep Zeeland Illegaal snijden zeegroente in beschermd gebied, NOS, PZC Omroep Zeeland Vliegenplaag Indaver Nieuwdorp, PZC Omroep Zeeland persbericht jaarrekening 2014 Raad van State formele zitting inzake bodemverontreiniging BPD op Tholen, Eendrachtbode Visverbod munitiedepot Zierikzee, PZC Kraaienvangkooi Aardenburg, PZC en Omroep Zeeland Kreeftenstropers in de Oosterschelde, PZC en Omroep Zeeland

2.3.10 Website De website is in de eerst helft van 2015 verder gevuld. Verschillende onderdelen zijn aangepakt. Zo wordt het onderdeel “actueel” gevuld met de laatste RUD nieuwtjes, zijn de regelingen en besluiten

21

a. Het algemene nummer van de RUD wordt nu bemand door het callcenter van Terneuzen. b. De technische problemen worden door KPN en leverancier van telefoons geanalyseerd, mogelijke oplossingen worden getest en waar mogelijk toegepast. Dit is een uitgebreid proces omdat niet van alle klachtensoorten de oorzaak duidelijk is. c. Een extern bureau heeft de bereikbaarheid van de RUD getoetst. Dit betreft voornamelijk het omgaan van medewerkers met inkomende telefoontjes. De resultaten worden in de 2e helft van 2015 omgezet in aanbevelingen en waar kan geïmplementeerd.

Hoofdstuk: Staf

2.3.9.2 Bereikbaarheid De telefonische bereikbaarheid van de RUD was onvoldoende. Om die op een beter peil te brengen is in de 1e helft van 2015 op drie fronten ingezet:

van de RUD beschikbaar gekomen, zijn verschillende formulieren beschikbaar gesteld aan ondernemers en burgers, en zijn de provinciale vergunningen in te zien. De genoemde formulieren zijn nog niet interactief. De inrichting van de RUD website als sub-site van de gemeente Terneuzen laat dit niet toe.

22

Hoofdstuk: Staf

2.3.11 Huisvesting De RUD Zeeland huurt haar kantoorhuisvesting van de gemeente Terneuzen inclusief ingerichte werkplekken op basis van Het Nieuwe Werken concept. Het aantal werkplekken is conform afspraken Het Nieuwe Werken. Aanpassing wordt daarom niet voorzien. Wel zijn er veel klachten over (geluids)overlast. Dit leidt tot demotivatie van medewerkers en productieverlies. De RUD bespreekt dit met de gemeente Terneuzen en de architect die de kantoortuin heeft ontworpen in de 2e helft van 2015.

3

Vergunningverlening

3.1 Ontwikkelingen en verbeterpunten De afdeling Vergunningen heeft inmiddels de procedures en werkwijzen rondom alle producten redelijk tot goed op orde. Naast de reguliere taken heeft de afdeling te maken met diverse ontwikkelingen waar acties uit voorkomen en/of verbeterpunten. Deze ontwikkelingen en verbeterpunten zijn hieronder vermeld en in 6 thema’s opgedeeld: 3.1.1 1.

Wetgeving Wet VTH

Probleemstelling: de Wet VTH wordt naar alle waarschijnlijkheid per 2016 van kracht. De gevolgen voor de RUD zijn niet of onvoldoende bekend. Doel: De RUD is tijdig en geheel voorbereid op de Wet VTH 2.

Omgevingswet

Probleemstelling: de Omgevingswet wordt naar alle waarschijnlijkheid per 2018 van kracht. Voor 2015 is het van belang dat medewerkers, MT, DB en AB goed op de hoogte worden gehouden van relevante ontwikkelingen. Doel: diverse belanghebbenden en groepen belanghebbenden van de RUD zijn op de hoogte voor de voor hen relevante zaken. De RUD heeft een goed beeld van eventuele gevolgen die deze wet met zich meebrengt en kan tijdig anticiperen. 3.

Verordening(en) uit Wet VTH

Voor de kwaliteitscriteria 2.0 wordt landelijk een modelverordening opgesteld door IPO/VNG. De RUD ervaart hiervan de gevolgen maar is (nog) niet betrokken bij het opstellen van de Zeeuwse verordening en is onvoldoende aangehaakt op de ontwikkelingen m.b.t. die landelijke modelverordening. Voor het aanhaken op de landelijke ontwikkeling zijn we in overleg.

4.

Personeelsbeleid

Taken Team Account Houders(TAH) beschrijven

Probleemstelling: de functie TAH-er is niet geformaliseerd. Uit de evaluatie van het organisatie en functieboek zal blijken wat de aanbevelingen zijn m.b.t. TAH-ers. Indien deze functies worden geformaliseerd, moet de taakomschrijving duidelijk zijn. Doel: heldere taakomschrijving TAH-ers

23

3.1.2

Hoofdstuk: Vergunningverlening

Doel: Volledig geïnformeerd zijn over landelijke ontwikkelingen en volledige betrokkenheid bij de Zeeuwse verordening. De uiteindelijke verordening heeft een voor de RUD acceptabel niveau van kwaliteit.

5.

Ziekteverzuim; geen langdurig verzuim en frequent verzuim <1

Probleemstelling: er is momenteel binnen de afdeling geen probleem m.b.t. ziekteverzuim; niet m.b.t. langdurig verzuim en ook niet v.w.b. frequent verzuim; beide liggen onder de norm. Maar gezien de hoge werkdruk en de flexibiliteit die van de afdeling wordt gevraagd om vooral snel te reageren op nieuwe taken of verzoeken van gemeenten zou het ziekteverzuim kunnen oplopen. Doel: niemand valt langdurig uit in relatie tot de hoeveel werk en het gemiddeld frequent verzuim blijft lager dan 1. 6.

‘Verstopt’ ziekteverzuim

Probleemstelling: door plaatsen tijds-ongebonden te werken, kan het zijn dat medewerkers ervoor kiezen om een dagje korter te werken op het moment dat ze zich niet lekker of niet fit voelen. De reden waarom medewerkers op een dag korter werken wordt niet geregistreerd, waardoor belangrijke signalen gemist kunnen worden. Doel: het afdelingshoofd moet er op kunnen vertrouwen dat verzuim welke een relatie heeft met het werk altijd bij haar bekend is. Drempels om hierover te praten mogen er niet zijn. 7.

(Maandelijkse) rapportages aan deelnemers in werkoverleggen

Probleemstelling: onze deelnemers krijgen maandelijks een rapportage van de werkzaamheden in onze afdeling, die zijn afgesproken in de DVO’s. Deze DVO’s bevatten ramingen van het aantal producten dat onze afdeling levert in 2015. Deze zijn veelal door vertaald naar individuele jaarplannen. De afdeling moet weten wat we rapporteren en of bijstelling nodig is. Doel: alle medewerkers kennen elke rapportage die naar de deelnemers wordt verzonden. 3.1.3

8.

Werkprocessen en omstandigheden optimaliseren

Doorlooptijden vergunningen monitoren

9.

Alle processen in Squit zijn op maat ingericht

Probleemstelling: hoewel bijna alle processen in Squit inmiddels zijn ingericht, zijn er nog een aantal plustaken waarvan het proces nog niet of onvoldoende in Squit opgenomen zijn. Het genereren van complete rapportages op aantallen en doorlooptijden is dus nog niet mogelijk. Doel: alle processen waarvan het efficiënt is om hiervoor Squit te gebruiken, in Squit brengen. Voor processen waarvan blijkt dat werken met Squit zo lastig is dat het niet opweegt tegen de voordelen (uniforme management-rapportages) moet een andere manier worden gevonden dat deze worden vastgelegd. Dit kan worden meegenomen in het nog op te stellen kwaliteitssysteem.

24

Doel: per product kan de doorlooptijd worden gemonitord en gerapporteerd.


Probleemstelling: momenteel kan uit Squit de doorlooptijd van het afhandelen van meldingen en vergunningen niet, of niet eenvoudig worden gehaald. Hierdoor ontbreekt een management instrument om hierop te kunnen sturen.

10.

Plustaken monitoren

Probleemstelling: de opdrachtgever Provincie wil ambtelijk over de voortgang van de plustaken beter geïnformeerd worden. Belangrijk onderdeel hiervan is het informeren van GS en/of de relevante gedeputeerden Doel: opdrachtgever en bestuurders zijn goed geïnformeerd over de (voortgang van de) plustaken 11.

Bodembeheersplan uitvoeren

Probleemstelling: Vanaf 2015 wordt er ca. 1.5 miljoen euro beschikbaar gesteld voor saneringsprojecten en dat geld is niet ‘weg te zetten’ met de huidige bezetting. In de DVO 2015 is hiervan €200.000 gereserveerd om extra inhuur mogelijk te maken. Deze gelden moeten doelmatig en efficiënt worden ingezet. Doel: Bodembeheersplan up to date houden, voldoende capaciteit organiseren en budgetten volledig inzetten. 12.

Taakveld bodem helder organiseren

Probleemstelling: Het taakveld bodem bestaat grofweg uit het nemen van beschikkingen en afhandelen van meldingen, en uit het (laten) uitvoeren van saneringen. De taakverdeling en verantwoordelijkheden voor wat betreft saneringen, is op onderdelen onduidelijk. Dit wordt nog bemoeilijkt door relatief veel inhuur op dit werkveld. Doel: rollen en verantwoordelijkheden tussen de betrokken medewerkers zijn duidelijk en vastgelegd 13.

Kadaster is bijgewerkt (bodem)

Probleemstelling: Bodemgegevens met betrekking tot verontreinigingen moeten worden opgeslagen in het Kadaster. Hier ligt een zorgelijke achterstand, door moeizaam werkende ICT systemen zowel bij de RUD als bij het Kadaster. Doel: Kadaster 100% compleet Kwetsbaarheden taken

Bij de start van de RUD in 2014 waren er een aantal vacatures. Deze vacatures zijn door de bezuinigingen niet ingevuld. Daarnaast blijkt er op onderdelen meer capaciteit nodig te zijn dan op voorhand was berekend en voldoet de afdeling op onderdelen niet aan de kwaliteitscriteria. Momenteel wordt de oplossing hiervoor gevonden in het inhuren van externen, echter, dit is niet voor alle taken een ideale oplossing. Dit levert voor de afdeling vergunningverlening de volgende verbeterpunten op. 14.

Taken geluid en benodigde capaciteit bepalen


3.1.4

25

Probleemstelling: werkveld ‘geluid’ is sterk onderbezet en zeer kwetsbaar. Er is 1 medewerker die deze taak binnen de RUD uitvoert en 2 medewerkers worden extern ingehuurd. De ingehuurde

externen voldoen niet aan de opleidingseisen v.w.b. de kwaliteitscriteria. Met deze inhuur erbij kan de lopende werkvoorraad worden uitgevoerd, maar achterstanden op bv. luchtvaart en zonering bedrijventerreinen zijn niet weg te werken. Termijnen voor het aanleveren van voorschriften voor vergunningen zijn (te) lang waardoor vergunningen uit de termijn (dreigen te) lopen. De werkdruk is te hoog. Doel: Werkdruk normaliseren, voldoen aan kwaliteitscriteria en de kwetsbaarheid oplossen, bij voorkeur door vaste formatie-uitbreiding. 15.

Taken Externe Veiligheid (EV) en capaciteit bepalen

Probleemstelling: werkveld ‘EV’ is sterk onderbezet en kwetsbaar. Het beoordelen van Veiligheidsrapporten (VR) en Quantitatieve Risico Analyses ( QRA) wordt geheel door externen uitgevoerd. De 2 specialisten op EV zijn nu (deels) met de taak als Team Account Houder (TAHer) belast. Er is momenteel één medewerker in opleiding op EV-gebied. De ingehuurde externen voldoen aan de opleidingseisen v.w.b. de kwaliteitscriteria. Met deze inhuur erbij kan de lopende werkvoorraad redelijk worden beheerst maar door de grote fysieke afstand van de externe bureaus (Utrecht en België) is er te weinig wisselwerking met vergunningverleners. Termijnen voor het afhandelen van VR-en zijn (te) lang. De werkdruk bij de betrokken medewerkers van de RUD is te hoog. Doel: Werkdruk normaliseren, voldoen aan kwaliteitscriteria en de kwetsbaarheid oplossen, bij voorkeur door vaste formatie-uitbreiding. 16.

VR-en zelf beoordelen in 2016

Probleemstelling: Het beoordelen van VR-en wordt momenteel 100% uitbesteed, terwijl dit een expertise is die onontbeerlijk is om bij de RUD in huis te hebben, om te kunnen waarborgen dat de kennis op gebied van veiligheid bij grote bedrijven te allen tijde in de organisatie voor handen is. De aanwezige kennis zit bij medewerkers die nu de taak TAH-er uitvoeren. Doel: voldoen aan de kwaliteitscriteria, kennis en kunde in de RUD organiseren.

Probleemstelling: er is binnen de RUD geen kennis en expertise aanwezig om QRA’s (Quantitatieve Risico Analyse) te kunnen beoordelen. Dit is een specialistisch onderdeel van de Veiligheidsrapportages. Momenteel wordt dit door een extern bureau (DNV) gedaan. Door de afwezige kennis moeten discussies over QRA’s altijd bij externe adviseurs, zoals RIVM en DCMR worden neergelegd. De RUD moet op basis van die adviezen besluiten of de geleverde QRA volledig is of niet. Dit is tijdrovend en bovendien duur. Wil de RUD optimaal geëquipeerd zijn om voor een veilig Zeeland de taken goed en efficiënt uit te voeren, zou de RUD deze kennis en capaciteit zelf in huis moeten hebben. Doel: Voldoen aan kwaliteitscriteria en kennis en capaciteit binnen de RUD beschikbaar hebben. 18.

Bodemtaken ontgrondingen kwetsbaarheid oplossen


QRA’s zelf beoordelen in 2016

26

17.

Probleemstelling: werkveld ontgrondingen en grondwateronttrekking is onderbezet en kwetsbaar. Er is 1 technisch medewerker die deze taak uitvoert op zowel technisch als juridisch gebied. Specifieke juridische capaciteit is niet mee gegaan naar de RUD. Kwetsbaarheid en risico’s liggen zowel op technisch als juridisch gebied. Doel: Voldoen aan kwaliteitscriteria en juridische taken bij een juridisch medewerker onderbrengen. 19.

Bodemtaken beschikkingen kwetsbaarheid oplossen

Probleemstelling: werkveld beschikkingen is onderbezet en kwetsbaar. Er is 1 technisch medewerker die deze taak uitvoert op technisch gebied. Door onderbezetting worden termijnen niet altijd gehaald. Er is wel specifieke juridische capaciteit aanwezig. Doel: Voldoen aan kwaliteitscriteria en werkdruk normaliseren. 20.

Juridische functie kwetsbaarheid oplossen

Probleemstelling: de juridische capaciteit voor het werkveld bodem (beschikkingen en saneringen) is kwetsbaar. Er is 1 juridische medewerker die deze taak uitvoert. De werkdruk is redelijk hoog. Doel: Voldoen aan kwaliteitscriteria en werkdruk normaliseren. 21.

Kwetsbaarheid vergunningverlening/afdoen meldingen

Probleemstelling: er is te weinig capaciteit aan vergunningverleners beschikbaar om alle meldingen en vergunningen binnen de wettelijke termijnen af te handelen. En er is beperkt budget beschikbaar voor inhuur en de werkdruk is hoog. Doel: inzichtelijk maken hoe processen efficiënter kunnen worden ingericht, of de vele administratieve handelingen anders georganiseerd kunnen worden én over een goede rapportage beschikken om te kunnen bepalen hoe veel er buiten de termijn wordt afgedaan. Voor de korte termijn inhuur organiseren voor zover er budget beschikbaar is. Voor langere termijn bezien of structurele uitbreiding nodig is. 22.

Kwetsbaarheid specialisme water + lucht oplossen

23.

Specialisme bestemmingsplannen kwetsbaarheid oplossen

Probleemstelling: er komen meer en meer verzoeken op inzet milieu-expertise op (bestemmings-) plannen en projecten bij de deelnemers; bv. Ontwikkelgebied Kanaalzone van de gemeente Terneuzen en MilieuEffectRapportage (MER) beoordeling van de gemeente Goes. Er is 1 medewerker die de kennis en capaciteit heeft om deze taak uit te voeren en dit is kwetsbaar. Doel: voldoen aan de kwaliteitscriteria en kwetsbaarheid opheffen.

27

Doel: voldoen aan de kwaliteitscriteria en kwetsbaarheid opheffen.


Probleemstelling: het uitvoeren van de specialistische taken ‘water’ en ‘lucht’ is kwetsbaar, omdat er voor elk thema 1 medewerker is die die taak kan uitvoeren.

3.1.5

24.

Monitoren en informeren

Optimaliseren informeren wethouders en gedeputeerden

Probleemstelling: een proces om tijdig en in de juiste vorm bevoegde gezagen te informeren is op onderdelen nog niet uniform ontwikkeld. Soms gaat dit via een ambtenaar van de deelnemer, soms schuift een medewerker van de RUD wel aan bij een bestuurlijk overleg, maar dit verloopt nog ad hoc. Doel: een duidelijk proces over hoe verzoeken van deelnemers om bijstand van de RUD bij een bestuurlijk overleg worden behandeld. 25.

Organisatie Bestuurlijk Overleg BRZO-RUD op orde

Probleemstelling: maandelijks is er een Bestuurlijk Overleg m.b.t. bedrijven die onder verantwoordelijkheid van de BRZO-RUD vallen. Het proces om dit voor te bereiden en de verantwoordelijkheden voor het bijhouden van de aandachtsbedrijvenlijst, het opstellen van de agenda’s en het plannen van de diverse voorbereidingsoverleggen goed te benoemen is nog niet optimaal ingericht. Doel: taken en verantwoordelijkheden in het proces van intern overleg, overleg met de DCMR en het bestuurlijk overleg, zijn duidelijk en worden tijdig uitgevoerd. 26.

Samenwerking BRZO-RUD goed in beeld hebben en visie hierop

Op diverse onderdelen werkt de RUD Zeeland samen met de DCMR in de BRZO-RUD. Dit ontwikkelt zich momenteel nogal ‘organisch’ en op onderdelen met te weinig inzet van beide kanten. De lijnen met de diverse landelijke overleggen, zoals BRZO+ en het BOB zijn niet duidelijk. Ook de ‘bestuurlijke legitimiteit’ van het BRZO+ overleg is niet duidelijk. Doel: Landelijke structuren en mandaten duidelijk in beeld hebben. In de BRZO-RUD de agenda van het MO, het directeurenoverleg en de bezetting van de werkgroepen COZZ goed organiseren. De RUD moet een visie ontwikkelen over hoe in de toekomst de inzet hierop geregeld wordt.

Omgevingsdiensten zijn georganiseerd in Omgevingsdienst.nl. Een overzicht van en de aansluiting op vergunning-gerelateerde werkgroepen en overleggen is niet duidelijk. Doel: een visie ontwikkelen hoe de afd. vergunningen wil inzetten op overleggen e.d. van Omgevingsdienst.nl.


Samenwerking andere RUD’s c.q. Omgevingsdienst.nl

28

27.

3.1.6

28.

Bedrijven en andere externe contacten (niet overheden)

Contact/afstemming met Portiz

Probleemstelling: inmiddels is er 2 keer per jaar een overleg georganiseerd met Portiz. Agendering is een aandachtspunt; welke onderwerpen lenen zich hiervoor? Doel: overleg met Portiz optimaal benutten door een goede agenderen. 29.

Regelmatige bedrijfsbezoeken door afdelingshoofd(en)

Probleemstelling: Bedrijven verzoeken regelmatig om overleg met het afdelingshoofd vergunningverlening en Toezicht/Handhaving. Er is nog geen duidelijke lijn/aanpak m.b.t. het regelmatig bezoeken van bedrijven in het kader van relatiebeheer, al dan niet op eigen initiatief of op verzoek van het bedrijf.

29


Doel: jaarlijks vaststellen welke bedrijven op eigen initiatief worden bezocht.

3.2 Uitvoering De onderstaande gegevens zijn met grote zorg opgesteld maar niet per definitie 100% juist. Dit wordt veroorzaakt doordat: -

Het zaaksysteem waarin we de uitvoering de werkzaamheden vastleggen niet altijd volledig, tijdig en juist wordt ingevuld. Nog niet al onze werkzaamheden in het zaaksysteem kunnen worden vastgelegd omdat onze zaaksysteem daarvoor (nog) niet geschikt is. Deze gegevens zijn nu lastig te achterhalen. Daarnaast is de kans op fouten groter.

Daarnaast is het nog niet mogelijk om te rapporteren op basis van de producten uit de PDC. Producten programma Vergunningen inclusief plustaken:

Adviesverzoek aan RUD Adviesverzoek ander bevoegd gezag Adviesverzoek ander bevoegd gezag (Wabo) Adviesverzoek Terneuzen aan RUD Behandeling WOB-verzoek Beheer en onderhoud Informatie-ontsluiting Intrekken omgevingsvergunning Maatwerkprocedure Melding activiteitenbesluit Omgevingsvergunning Ontheffing geluidsbelasting Sloopmelding Vooroverleg adviesverzoek ander bevoegd gezag Vooroverleg omgevingsvergunning Wijzigen omgevingsvergunning Totaal

Opgave DVO 2015 Aantallen

Aantallen

616

32

5%

61

10%

-555

-90%

9

2

22%

4

44%

-5

-56%

158 277%

101

177%

57

Productie 1e halfjaar 2015 %

85 149%

Verwachte productie 2015 Aantallen

%

0

0

0

27

3

11%

6

22%

Verschil raming 2015 vs verwachte productie Aantallen %

0 -21

-78%

1

0

0%

0

0%

-1

-100%

83

0

0%

0

0%

-83

-100%

0

1

2

12

4

33%

67%

-4

501

323

64%

586 117%

85

17%

256

80

31%

150

59%

-106

-41%

5

0

0%

0

0%

-5

-100%

82

8

10%

15

18%

-67

-82%

0

10

53

52

0

0

1.702

600

8

2

19 98%

19

100 189% 0

35%

1.109

-33%

47

89%

0 65%

-593

-35%

3.2.2 Uitvoering vergunningstaken Het aantal omgevingsvergunningen loopt achter op de raming. Op basis van de thans in behandeling zijnde procedure wordt verwacht dat de raming niet wordt behaald. Daarentegen ligt het aantal meldingen Activiteitenbesluit voor op de raming. Een verklaring kan niet worden gegeven, bovendien is het aanbod van aanvragen en meldingen niet te beïnvloeden. Er zijn geen vergunningen van rechtswege verleend (lex silencio).


Vergunning- en plustaken

30

3.2.1

3.2.3 Teruggenomen mandaten Met het Algemeen bestuur is afgesproken dat de RUD rapporteert over teruggenomen mandaten. In de eerste helft van 2015 zijn dat de volgende: Besluitvorming (afwijking van mandaat)

Deelnemer

Onderdeel

Yara, tijdelijke hogere stofemissie priltoren

Provincie

Vergunningen

Top Onions, nieuwbouw kantoor/loods

Borsele

Vergunningen

Roompot Recreatie Beheer BV, botenkraan aan Sophiahaven te Kamperland

Noord-Beveland

Vergunningen

3.2.4 Uitvoering plustaken en taken van specialisten: Bij de inzet van de vakspecialisten op ‘niet aan VTH gerelateerde taken’ wordt onderscheid gemaakt tussen advisering over producten waarvoor anderen eindverantwoordelijk zijn en producten waarvoor de vakspecialist zelf verantwoordelijk is. Voorbeelden van advisering aan derden zijn adviezen over externe veiligheid en luchtkwaliteit in het kader van provinciale en gemeentelijke ruimtelijke planvorming en het beoordelen van bodemsaneringsrapportages. Voorbeelden van producten waarvoor de vakspecialist zelf verantwoordelijk is, is het verlenen van beschikkingen voor vuurwerkevenementen, het beschikken over het uitvoeren van bodemsaneringsprojecten en het verlenen van vergunningen in het kader van de Ontgrondingenwet. Opvallend aan de gerapporteerde productie is het achterblijven van het aantal adviesverzoeken. Oorzaak hiervan is dat een aantal adviezen telefonisch worden verstrekt en niet worden vastgelegd. De inschatting is dat dit er over het 1e half jaar ongeveer 200 zijn en op jaarbasis 400 waarmee we weer in de pas met de planning zijn. Menskracht Door gebrek aan menskracht voor de advisering over luchtkwaliteit, geluid, externe veiligheid en bodemsanering, is circa 2,5 fte externe capaciteit ingehuurd.

Bodemsanering

De door de vakspecialisten te leveren producten komen voornamelijk vraag-gestuurd tot stand. Voor één geval van niet-ernstige bodemverontreiniging wordt momenteel een beroepsprocedure doorlopen. In het kader van de ‘subsidie bedrijvenregeling’ zijn twee subsidies verleend. Op basis van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (WKPB) zijn 18 adviezen verleend. Het aantal beoordeelde bodemonderzoeksrapporten bedraagt 52. Deze producten zijn (nog) niet in Squit opgenomen. De navolgende tabel bevat gegevens die op onderdelen niet of deels overeenkomen met de Exel tabel. De belangrijkste reden daarvoor is dat deze producten op dit detailniveau niet in Squit zijn opgenomen of momenteel daaruit niet zijn te genereren.

31

a.


Belangrijkste ontwikkelingen per taak

Wet bodembescherming variant

DVO 2015

Halfjaarlijkse BR 2015

Beschikken EST Beschikken EST+SP Beschikken EV Beschikken BUS-EV Beschikken SP/ instemmen afwijken SP Instemmen PvA BUS-melding

26 6 19 31 6 10 65

5 0 23 28 0 17 27

Er zijn duidelijk minder ‘beschikken EST’ afgegeven dan voorspeld. Daarentegen is vaker ingestemd met ingediende plannen van aanpak (PvA) dan geschat. Het aantal ‘beschikken BUS-EV’ lijkt op voorhand te laag te zijn geschat. Het overzicht geeft aan dat deze vraag-gestuurde producten zich in aantallen moeilijk laten voorspellen. Projecten in uitvoering

b.

Vuurwerk

Het navolgende overzicht is niet vanuit SquitXO gegenereerd, omdat deze producten op dat detailniveau daarin niet zijn opgenomen. Bovendien is onderstaand overzicht bijgewerkt tot 5 augustus.

32

Op de locatie Klapstraat Koewacht is de grondsanering uitgevoerd. Aansluitend is de in situ grondwatersanering opgestart die circa 1 jaar zal duren. Op de Westdam Sas van Gent, De Rape in Vogelwaarde en Dorpsstraat Graauw worden in situ saneringen uitgevoerd. Deze worden waarschijnlijk in 2015 of 2016 afgerond. De sanering aan de Lage Geer in Hansweert is afgerond. Op de Sint Annastraat in Sluis werd, na afronding van de sanering, een monitoring voorzien. Hiertoe zijn luchtmetingen uitgevoerd. Voor een locatie in Axel is een sanering inclusief sloop bestaande gebouw in voorbereiding. Getracht wordt dit in 2015 op te starten/uit te voeren. Dit wordt bemoeilijkt doordat de locatie door de eigenaar is verhuurd. Aan de Vlaamseweg wordt in 2015 een landbouwperceel, dat in 2010 is gesaneerd, voorzien van extra grond vanwege te veel inklinking. Door de afdeling Toezicht en Handhaving is verzocht te onderzoeken wat de gelijkheden zijn voor een bestaand benzinestation aan de Lange Viele in Yerseke. Het betreft een ernstige verontreiniging die gesaneerd moet worden. Momenteel worden diverse locaties onderzocht in het kader van de verdere inventarisatie van de maatschappelijke spoedlocaties. Momenteel wordt één medewerker gedetacheerd bij de N62 voor gemiddeld 1 a 2 dagen per week in 2015. Het bodemprogramma 20162020 wordt opgesteld voor onder meer de aanpak van de bodemverontreiniging op (maatschappelijke) spoedlocaties.


De stortplaats Kanaalpolder wordt verder afgedekt met schone grond en zal in 2015 gereed zijn. Daarnaast is de proefperiode voor de in situ sanering gestart die maximaal twee jaar duurt. Daarna zal tot 2023 de full scale sanering uitgevoerd worden.

TOTALEN plustaak vuurwerkevenementen tot en met 5 augustus 2015 aantal vuurwerkevenementen 2015 aangevraagd OT verlenen OT niet verlenen ontbrandingsmelding akkoord ontbrandingsmelding niet akkoord Nb-wet vergunning provincie noodzakelijk (artikel 19d) controle uitgevoerd ontbranding niet doorgegaan (ondanks akkoord) totaal aantal ONTBRANDINGEN OT aanvraag ingetrokken door vuurwerkbedrijf ontbrandingsmelding ingetrokken door vuurwerkbedrijf aanvraag OT ingetrokken door vuurwerkbedrijf

22 8 0 12 2 0 14 2 14 0 0 0

Het aantal uitgevoerde controles (14) bestaat uit reeds gecontroleerde evenementen in 2015 en nog komende evenementen die zijn ingepland. c.

Luchtvaart

Bij het verlenen van TUG ontheffingen treden twee piekmomenten op. In het voorjaar en de zomer in verband met festiviteiten waarvoor locatie gebonden TUG-ontheffingen worden aangevraagd. Ook een piek in december in verband met de generieke TUG-ontheffingen voor het jaar daarop. Vijftig maal is een ontheffing TUG verleend. Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik (TUG) ontheffing luchtvaart is bedoeld voor bedrijf of particulier dat/die met een luchtvaartuig (bijvoorbeeld een helikopter of paramotor) gebruik wil maken van een terrein dat niet bestemd is voor luchtvaart. Momenteel lopen enkele beroepszaken. In het kader van TUG in relatie tot gemotoriseerde luchtsport zijn in 2015 overleggen gevoerd om te bezien of en zo ja op welke wijze het (provinciaal) beleid aangepast moet worden. Voor de omzetting van de vergunde situatie van bestaande luchthavens naar een luchthavenregeling of luchthavenbesluit is op basis van de gemaakte berekeningen zicht op het aantal op te stellen luchthavenbesluiten en luchthavenregelingen. Hiervoor is een prioritering gemaakt.

Diverse Veiligheidsrapportages en kwantitatieve risicoanalyses zijn beoordeeld. Intensief is samengewerkt met de BRZO-RUD Zuid Holland/Zeeland, voor het verzorgen van de programmaleiding BRZO-coördinatie. Vermeldingswaardige projecten in het kader van de uitvoering van het programma externe veiligheid zijn het opstellen van de veiligheidscontour DOWMosselbanken, de Risicoberekening vervoer gevaarlijke stoffen voor de A58 en N62 voor de plan MER Sloegebied en de actualisering van de risicokaart belangrijke aandachtsvelden. Er is ook inzet geweest op het adviseren over EV aspecten voor gemeenten bij ruimtelijke planvorming, o.a. in relatie tot windmolenparken e.

Ontgrondingen en grondwateronttrekking

Zes ontgrondingsvergunningen zijn verleend waarvan van drie vergunningen de procedure in 2014 is gestart. Het verlenen van een ontgrondingsvergunning vergt veelal een omvangrijke proceduretijd. Tegen de vergunningen voor de Hedwigepolder, Het Zwin en de Ameliaweg te Westdorpe is beroep ingesteld bij de Raad van State. Het beroep tegen de Hedwigepolder is door de RvS ongegrond


Externe veiligheid

33

d.

verklaard. De uitspraak van het beroep tegen ’t Zwin wordt in september 2015 verwacht. Het beroep tegen de Ameliaweg komt op 23 september 2015 ter zitting. In het kader van de vergunningverlening onttrekking grondwater- waterwet is één vergunning ingetrokken. Het betreft de vergunning voor winning van drinkwater Oranjezon te Vrouwenpolder. Twee ontheffingen PMV zijn verleend voor werkzaamheden in drinkwaterbeschermingsgebieden. Voor de grondwaterheffing is een overzicht opgesteld van de heffings-plichtige grondwateronttrekkingen. Door het slecht functioneren van het nieuwe Landelijke Grondwater Register heeft dit veel extra tijd gekost. Voor werkzaamheden in grondwaterbeschermingsgebieden (PMV) zijn diverse adviezen gegeven. f.

Geluid

Voor het opstellen van vergunningen zijn diverse akoestische rapporten beoordeeld en zijn voorschriften en overwegingen opgesteld. Ten behoeve van een aantal rechtszaken tegen vergunningen waarin geluid een item was, is ondersteuning verleend. Het Zonebeheer is uitgevoerd voor alle door de provincie Zeeland beheerde geluidszones. Samen met collega’s van de provincie Zeeland is gewerkt aan het opstellen van kwaliteitscriteria voor data nodig voor het uitrekenen van geluidsniveaus voor het invoeren van geluidsproductieplafonds (GGP’s) langs provinciale wegen in 2018. Daarbij is onderzocht in hoeverre de Basisregistratie Grootschalige Topografie daarbij een rol kan spelen. Een bijdrage is geleverd aan de landelijke discussie over de wijze/methode waarop GGP’s straks moeten worden bepaald. Bij verschillende bedrijven zijn handhavings- en/of controle metingen uitgevoerd. Daarbij is gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot het uitvoeren van permanente metingen. Monitoringmetingen in de Kanaalzone en rond Vlissingen-Oost zijn gestart. Daarbij is voor één locatie in Vlissingen-Oost extra appratuur geplaatst om een geluidsanalyse te kunnen doen om de oorzaak van klachten te lokaliseren. Aan verschillende gemeenten is ondersteuning gegeven bij het vaststellen van hogere waarden op grond van de Wet geluidhinder en het opstellen van ruimtelijke plannen.

Voor luchtkwaliteit zijn de structurele werkzaamheden uitgevoerd. Dit omvat onder andere de beoordeling en advisering aan de vergunningverleners over de ingediende luchtrapportages ten behoeve van vergunningen. De RUD wordt steeds vaker benaderd door de deelnemers om advies te geven over luchtkwaliteitsaspecten (bijvoorbeeld ondersteuning bij nota’s aan GS voor de Provincie), maar ook burgers komen met vragen over luchtkwaliteit (bijvoorbeeld: hoe is de luchtkwaliteit in mijn woonomgeving). Vragen komen ook binnen via de milieuklachtenlijn. Verder zijn er diverse MER-beoordelingen uitgevoerd ten behoeve van bestemmingsplannen en/of vergunning trajecten. Landelijk worden via de werkgroep luchtkwaliteit de ontwikkelingen op nationaal en internationaal niveau gevolgd en geïmplementeerd.

I.

Afvalwater

Voor het meten en bemonsteren van afvalwater is voor de provinciale bedrijven in mei het budget voor 2015 beschikbaar gesteld. Het contract met het laboratorium dat tot met 2014 de meting uitvoerde, was beëindigd. Het bedrijf Aquasurvey voert desondanks de metingen in 2015 volgens het meetplan uit. De metingen zijn in juni weer opgestart en daarom zijn over de eerste helft van 2015


Luchtkwaliteit

34

h.

geen analyseresultaten beschikbaar. Bij Yara loopt een proefproject over sanering van een deelstroom met behulp van een nieuwe techniek. Dit project werd door de RUD-Zeeland begeleid. Het onderzoekstraject loopt ten einde en met Yara zijn medio juni de gesprekken gestart om de technieken in definitieve installaties om te zetten en de revisie van de vergunning te starten. Bij Van Cittersbeheer zijn de eerste schoonmaak activiteiten van de installaties gestart. Voor de lozing van het afvalwater is een tijdelijke vergunning verleend. J.

Geur

35


Voor het aspect geur zijn diverse ingediende geurrapporten beoordeeld en is geadviseerd over vergunningvoorschriften (considerans en vergunning normen) en geuronderzoeken. De RUD Zeeland neemt deel het landelijk overleg van de Kennis Alliantie Geurspecialisten met als doel de ontwikkelingen op nationaal en internationaal niveau te volgen en te implementeren.

4 Toezicht en Handhaving 4.1 Ontwikkelingen en verbeterpunten Ook binnen de afdeling Toezicht & Handhaving (T&H) worden we geconfronteerd met diverse ontwikkelingen en verbeterpunten. Onderstaand de op dit moment spelende ontwikkelingen en verbeterpunten.

36

4.1.2 Landelijke Handhaving Strategie (LHS) In juni 2014 is de LHS vastgesteld door het Bestuurlijk Omgevingsberaad voor gebruik binnen het omgevingsrecht en zijn betreffende domeinen. De LHS is inmiddels vastgesteld door alle provincies, diverse gemeenten, de UvW, alle waterschappen, Rijkswaterstaat, het OM en de Nationale Politie. Alle besturen van omgevingsdiensten zijn bekend met het bestaan van de LHS en staan achter vaststelling door alle individueel bevoegde gezagen en zien het voordeel van deze landelijke strategie en een gelijke strategie voor alle deelnemers. Doelstelling is dat de meeste bevoegde gezagen de LHS in de loop van 2016 hebben vastgesteld. Het zal nog de nodige tijd en inspanning vragen voordat alle handhavers de LHS ten volle gebruiken. Plan is om ervaringen tussen de handhavingspartners bestuurs- en strafrecht te gaan delen en daarmee de toepassing van de LHS te monitoren. De voorwaarden hiervoor worden momenteel nog verder opgezet. Dit terwijl een aantal van de partners (gemeenten / omgevingsdiensten en Nationale Politie) ook nog veel energie moeten besteden aan hun eigen organisatie. Inmiddels is door de Staatssecretaris een brief en rapport aangeboden aan de Tweede Kamer over de stand van zaken m.b.t. het landelijk stelsel voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). In het rapport wordt de LHS neergezet als belangrijk onderdeel voor afgestemd en effectief sanctioneren binnen het handhavingsbeleid van de gezamenlijke partners.

Hoofdstuk: Toezicht en Handhaving

4.1.1 Piket Binnen de RUD-Zeeland is milieutoezicht 24-7 geborgd. Klachten worden overdag behandeld door de dagdienst piket en buiten kantooruren door de piketdienst. De piketdienst wordt momenteel functioneel bemenst door ca. 32 inspecteurs Deze inspecteurs zijn verdeeld over 3 functies, te weten inspecteur A, inspecteur B en inspecteur C. De inspecteurs A zijn met 12 mensen verantwoordelijk voor de zwaardere categorie bedrijven in de gehele provincie. De inspecteurs B/C zijn met 20 mensen verantwoordelijk voor de regio’s Noord of Zuid. Door verschillende omstandigheden, zoals het ontbreken van de benodigde kennis of gezondheidsredenen, is een deel van de mensen, al dan niet tijdelijk, niet beschikbaar voor de piketdienst. Hierdoor zijn er in de praktijk momenteel 10 inspecteurs A en 12 inspecteurs B/C beschikbaar, waardoor de inspecteurs B/C maximaal belast worden doordat ze in 2 groepen verdeeld zijn. Om ervoor te zorgen dat de bemensing en dienstverlening binnen piket zo optimaal mogelijk ingericht wordt, is de piketdienst de afgelopen maanden intern geëvalueerd. Voorlopige conclusie is dat we ondanks voorgaande wel voldoen aan de afspraken welke in de piketregeling zijn vastgelegd. De nadere uitkomsten van deze evaluatie wordt in het vierde kwartaal van 2015 verder uitgewerkt. Het aanbestedingstraject van de milieuklachtenlijn is inmiddels doorlopen en heeft geresulteerd in het aangaan van een contract voor twee jaar met de Omgevingsdienst Midden en West Brabant (OMWB). De kosten hiervan zijn een fractie hoger dan begroot en opgenomen in de financiële prognose (hoofdstuk 5).

4.1.3 Ketentoezicht Binnen de afdeling is het afgelopen half jaar gewerkt aan het beter inrichten van het ketentoezicht waar het gaat over de grondstromen en de afvalsector. Binnen de beperkte capaciteit wordt deze taak zo optimaal mogelijk uitgevoerd. Verdere doorontwikkeling gedurende 2015 en 2016 is wenselijk.

Verder is op 8 juli 2015 het Brzo 2015 van kracht geworden. De bijbehorende regeling wordt in 3e of 4e kwartaal verwacht. De wijzigingen van deze wetgeving zullen in de praktijk verankerd moeten gaan worden; dit zal de nodige tijd gaan vergen.

37

4.1.5 BRZO De RUD-Zeeland maakt onderdeel uit van de BRZO Omgevingsdienst Zuid-Holland Zeeland. Binnen deze omgevingsdienst is er een groep van BRZO-inspecteurs welke de doelstelling hebben om de uitvoering van de werkzaamheden te uniformeren om te komen tot een bepaald niveau van kwaliteit. Dit niveau geld niet alleen op het gebied van de uitvoering van ook op het gebied van opleidingen. Alle Brzo-inspecteurs (en vergunningverleners) zijn getoetst aan het vereiste opleidingsniveau. Het resultaat hiervan is dat alle BRZO-inspecteurs aanvullend geschoold moeten gaan worden. De kosten zijn vooralsnog niet opgenomen in de begroting en hierover vindt nog nader overleg plaats tussen de DCMR en Provincie. De samenwerking met de inspectiepartners ISZW en de VR Zeeland is goed maar staat onder druk. De beschikbare capaciteit vanuit de partners wordt naar beneden bijgesteld; dit heeft tot gevolg dat de benodigde inspectiecapaciteit bij de RUD-Zeeland toe zal gaan nemen. Hierdoor komt de planning verder onder druk te staan, want de beschikbare capaciteit binnen de BRZO is volledig ingepland. Dit is overigens een ontwikkeling die in heel het land is waar te nemen.


4.1.4 Groene handhaving Wet natuurbescherming Op 1 juli 2015 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel voor de Wet natuurbescherming aangenomen. In de Wet natuurbescherming zullen de huidige Natuurbeschermingswet 1998 (Nbw), Flora- en faunawet (Ffw) en Boswet opgaan. Op 8 september 2015 bespreekt de Eerste Kamercommissie voor Economische Zaken de verdere procedure. In eerste instantie was het de bedoeling dat de wet per 1 januari 2015 in werking zou treden in verband met de uitvoering van het bestuursakkoord natuur en de daarin opgenomen overheveling van taken naar provincies. Inmiddels wordt uitgegaan van inwerkingtreding per 1 maart 2016. Met het inwerking treden worden ook een groot aantal bevoegdheden, voorheen van het Rijk, overgebracht naar de provincies en gemeenten. Dit heeft gevolgen voor toezicht en handhaving van zowel de gemeenten als de provincies en vanzelfsprekend voor de RUD Zeeland. Daarnaast is per 1 juli 2015 de PAS (Programmatische Aanpak Stikstof) in werking gegaan. Dat brengt de noodzaak met zich mee om gestructureerd alle agrarische en andere bedrijven onder de loep te nemen met het oog op eventuele stikstofemissie en – depositie in stikstofgevoelige Natura 2000gebieden. Daardoor zal RUD Zeeland structureel een aantal nieuwe taken moeten gaan uitvoeren. In het vierde kwartaal 2015 zullen verdere gevolgen van de inwerkingtreding van de Wet natuurbescherming en de PAS in beeld worden gebracht.

4.2 Uitvoering

Periodieke controles en hercontroles 3000 2000 1000

1520

1526

1.694

2.376

0 Controles (intgr + her) Productie 2014 (lijsten)

Opgaaf 2014 (lijsten)

Verwachte productie 2015

Opgaaf DVO 2015

Oorzaak zit op hoofdlijnen in de volgende factoren: -

Vier niet ingevulde vacatures (inspecteurs B); 1e halfjaar 2015 veel noodzakelijke inzet op hercontroles uit controles 2014; Bezuinigingen 2015 waardoor inhuur mogelijkheden beperkt zijn; Relatief hoge uitval medewerkers (langdurige zieken en uitval door overbelasting); Nog niet alle medewerkers inhoudelijk en/of op ICT kennis op het gewenste niveau zijn.

38

De verwachting is dat 75% van de opgave 2015 zal worden bereikt. Dit betekent een stijging ten opzichte van de prestatie van 2014. Als we de verwachte prestatie 2015 vergelijken met de opgave 2014 dan wordt bijna 95% geleverd ten opzichte van de 80% prestatie in 2014. Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk om eenzelfde hoeveelheid externe inhuur plaats te laten plaatsvinden als in 2014. Verwachting is dat een deel van deze controles wederom jaar overschrijdend zullen plaatsvinden. Daarnaast is het noodzakelijk om de opgave 2015 vanaf de zomer voorrang te geven boven het verder vervolg geven aan de hercontroles voortkomend uit de uitbestede controles 2014. Kort gezegd er is onvoldoende capaciteit beschikbaar om alle producten binnen Toezicht en Handhaving af te handelen.


In bovenstaande grafiek is te zien dat de verwachte prestatie 2015 ten opzichte prestatie 2014 voor Toezicht en Handhaving in een stijgende lijn zit. Ondanks dat is de verwachting dat de opgave 2015 niet kan worden gehaald. In de afgelopen maanden is er hard gewerkt aan de opgave 2015 en aan het inzichtelijk maken van gegevens. Uit de gegevens blijkt dat de opgave 2015, door een stijging van de opgave periodieke- en hercontroles met 20 a 25% is toegenomen ten opzichte van de opgave DVO 2014. Dit blijkt niet uit deze grafiek om dat voor 2014 in de grafiek de vergelijking wordt gemaakt ten opzichte van de lijsten 2014 en niet de opgaaf DVO. We hebben derhalve te maken met een vermindering van beschikbare middelen door bezuinigingen en een verhoging van de opgave. Daarnaast is er in 2014 primaire aandacht besteed aan het afwerken van “de lijstje” periodieke controles en is er in 2015 breder ingezet in de taken binnen de DVO, en is er veel noodzakelijke inzet gepleegd in het uitvoeren van hercontroles welke voortkwamen uit de uitbestede controles 2014.

-

Door hoge werkdruk staat het op het gewenste niveau brengen van de alle medewerkers onder druk;

Om ervoor te zorgen dat we een zo hoog mogelijk resultaat bereiken wordt het volgende ondernomen: 







Het uitvoeren van een experiment met “slim handhaven” (zelfcontrole) In meerdere jaarplannen van deelnemers wordt aangegeven dat het toepassen van Slim handhaven voor uitvoering van controles binnen hun grondgebied kan plaatsvinden. Daarnaast zijn er meerdere deelnemers waar het niet expliciet in de jaarplannen vermeld staat, maar slim handhaven wel in het verleden is toegepast. Omdat deze wijze van handhaven efficiënter is dan fysieke handhaving is er voor gekozen om deze wijze van handhaving middels een pilot in 2015 vorm te geven. Inmiddels is er een team geformeerd en is gestart met de pilot. Eind 2016 zal worden bepaald of deze wijze van handhaven vervolg krijgt. Investeren in scholing/ training en/of begeleiding In het afgelopen half jaar zijn de onderlinge verschillen tussen de medewerkers nog duidelijker naar voren gekomen. Verschillen zijn er op vakinhoudelijk en ICT gebied. Het verschil wordt onder andere veroorzaakt door meer/ minder scholingsmogelijkheden bij de vorige werkgever. In de loop van 2015/2016 zal zoveel mogelijk persoonsgericht worden aangestuurd op het creëren van een uniform kennisniveau. Om de tekorten ICT kennis op te vangen wordt naast blijven scholen gezocht naar andere oplossingsmogelijkheden. Op het gebied van ICT kennis is gedurende 2014 en 2015 veel geïnvesteerd in groepsgewijze en individuele bijscholing. Ondanks deze investering hebben sommige medewerkers extra aandacht nodig. Dit gebeurd onder andere door het koppelen van een kundige collega op ICT gebied (soort buddy) aan deze medewerkers. Reeds aanwezige middelen worden ingezet om extern personeel in te huren voor de vervanging van uitgevallen medewerkers en het behalen van de opgave 2015.

   

Toezicht en Handhaving is hard aan het werk om aan de opgave te voldoen. De geleverde prestatie groeit ten opzichte van de prestatie 2014, ( rond de 95% in plaats van 80% van de opgave 2014) De opdracht 2015 zal niet volledig worden gehaald, (voorlopige inschatting is dat 75% van de hogere opgave 2015 wordt gehaald) Het kennisniveau en dus de kwaliteit van de afdeling zal zich in de komende jaren verder door moeten ontwikkelen, De werkdruk is hoog waarbij moet worden opgemerkt dat de huidige werkdruk de doorontwikkeling van de kwaliteit afremt. De afdeling Toezicht en Handhaving kan door de extra bezuiniging niet voldoen aan de opdracht 2015.

In onderstaand overzicht is de volledige opgaaf voor toezicht en handhaving opgenomen en zijn grote verschillen waarneembaar. Primaire reden voor deze verschillen is dat de gezien de beschikbare tijd, de periodieke controles en hercontroles prioriteit hebben gekregen. Resultaat is dat andere producten onderbelicht zijn gebleven en niet voldaan kan worden aan de gestelde vraag.

39

 


Conclusie

Daarnaast zijn veel van de aantallen van de overblijvende producten, maar ook de hercontroles gebaseerd op aannames (bijvoorbeeld x % van het aantal inrichtingen, of x % van het aantal controles). Aangezien kentallen hiervoor ontbreken, blijven dit schattingen. In de komende jaren zullen deze kentallen zich steeds betrouwbaarder gaan ontwikkelen. Daarnaast is dit overzicht niet 100% juist doordat: - Het zaaksysteem waarin we de uitvoering de werkzaamheden vastleggen niet altijd volledig, tijdig en juist wordt ingevuld. - Nog niet al onze werkzaamheden in het zaaksysteem kunnen worden vastgelegd omdat onze zaaksysteem daarvoor (nog) niet geschikt is. Deze gegevens zijn nu lastig te achterhalen. Daarnaast is de kans op fouten groter De verwachte productie 2015 voor periodieke controles bedraagt 75%. Dit percentage is verkregen op basis van de handmatige verkregen getallen (zonder onzuiverheden. Gezien de taak van de afdeling zullen periodieke controles en hercontroles de prioriteit blijven houden. Controlebezoeken gem eenten

Opgave DVO 2015 Aantallen

Productie 1e halfjaar 2015 Verw achte productie 2015 Aantallen

%

Aantallen

%

Verschil raming 2015 vs verw achte productie (C-F) Aantallen %

Behandeling melding ongew oon voorval

83

5

6%

10

12%

-73

Bestuurlijke strafbeschikking milieu

15

7

47%

17

113%

2

13%

4

1

25%

2

50%

-2

-50%

219

2

1%

4

2%

-215

-98%

15

1

7%

15

100%

0

0%

3

0

0%

0

0%

Bestuursdw ang Controle buiten inrichting Controle geluidhinder Gebiedscontrole Hercontrole

-88%

-3 -100% -312 -47%

659

202

31%

347

53%

Ingetrokken aanvraag

1

0

0%

0

Inventariserende controle

0

109

0%

Klacht/melding

966

356

37%

598

62%

-368

-38%

Last onder dw angsom

207

27

13%

47

23%

-160

-77%

2

0

0%

0

0%

Melding ongew oon voorval Opleveringscontrole

201

-1 -100%

201

-2 -100%

155

9

6%

18

12%

-137

-88%

1.717

763

44%

1.347

78%

-370

-22%

Proces verbaal

26

1

4%

16

62%

-10

-38%

Verzoek tot handhaving

37

6

16%

12

-25

4.109

1.489

36%

2.634

32% 64%

-68% -36%

Periodieke controle

Totaal

-1.475

Prognose is dat de planning BRZO inspecties 2015 zal worden gehaald.

Plustaken 4.2.1 Indirecte lozingen Waterschap In het bemonsteringsplan staan het aantal te nemen monsters per instelling per jaar. In de loop van het jaar kan door verandering binnen bedrijven of wetgeving het bemonsteringsplan worden aangepast. Onderstaand een kort overzicht met toelichting op basis van de opdracht in het bemonsteringsplan van 20 juli 2015.

40

Binnen het taakveld BRZO wordt samen met de partners VRZ en I-SZW invulling gegeven aan de jaarplanning. De bezetting binnen het team BRZO inspecteurs is beperkt en binnen het totale team wordt gezocht naar passende oplossingen, waarbij de BRZO inspectie prioriteit heeft boven de Wabo inspectie.


BRZO

Bemonsteringen en Analyses Geplande bemonsteringen: Uitgevoerde bemonsteringen Afmeldingen

198 114 84

Het aantal afmeldingen gaat om regenbedrijven, waar door overmaat of tekort aan regen niet kan worden bemonsterd. Daarnaast kunnen bemonsteringen soms niet worden uitgevoerd door het geen toegang krijgen tot terrein, defecte bemonsteringsapparatuur et cetera. De opgaaf bemonstering indirecte lozingen, welke zoveel mogelijk bij de integrale controle worden betrokken, zal niet volledig worden gerealiseerd doordat de betrokken medewerker een noodzakelijke intensieve opleiding volgt en intern op dit moment geen vervanging beschikbaar is. 4.2.2 Taken Provincie Binnen de RUD-Zeeland worden alle badinrichtingen en zwemgelegenheden gecontroleerd. Omdat deze taak één op één is overgekomen vanuit de provincie met de daarbij behorende bemensing loopt deze taak nagenoeg op planning. Daarnaast wordt er door de RUD-Zeeland gecontroleerd op de Boswet, Flora en Faunawet en wordt toezicht gehouden op Natura 2000 gebieden. Binnen het taakveld van de “groene handhaving” zijn op basis van het “handhaving uitvoeringsprogramma 2015-2016 groene wetgeving” planningen gemaakt voor de uitvoering. De uitvoering vindt volgens deze planning plaats. Het buitenzwemwater wordt volgens rooster in de zomer gemonitord en waar nodig wordt bij calamiteiten ingegrepen. Binnen het taakveld Landschapsverordening LSV zijn in de afgelopen periode meer klachten binnen gekomen dan verwacht en is er intensief gecontroleerd en opgetreden. Verwachting is dat we binnen dit product meer zullen uitvoeren dan de opdracht.

Deelnemer

Onderdeel

NPE advies Last onder bestuursdwang niet overgenomen, maar omgezet naar Last onder dwangsom

Provincie

BRZO

Sluisdeurenwerkplaats, handhavingsverzoek door deelnemer zelf afgehandeld

Gemeente Reimerswaal

Wabo

41

Besluitvorming (afwijking van mandaat)


4.2.3 Teruggenomen mandaten Met het Algemeen bestuur is afgesproken dat de RUD rapporteert over teruggenomen mandaten. In de eerste helft van 2015 zijn dat de volgende:

5

Financiën

5.1 Samenvatting Onderstaande prognose is gebaseerd op de begroting 2015, de ontwikkelingen en de realisatiecijfers tot en met 30 juni 2015 met een doorkijk tot en met 31 december 2015. Deze prognose toont een resultaat van € 0 in 2015 oplopend naar een nadeel van € 221.000 in 2019. Oorzaak van het tekort wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere dan geraamde salariskosten (onder ander aanpassing cao) waarvan de gevolgen niet kunnen worden opgevangen binnen de VZG richtlijn. Verder zijn er nog enkele kosten niet voorzien in de begroting. Voorgesteld wordt om de begroting 2015 aan te passen aan deze prognose en deze bestuurlijke rapportage als 4e begrotingswijziging 2015 aan te merken. Aangezien de financiële gevolgen structureel nadelig zijn zal er ook voor de komende jaren financiële dekking moeten worden gevonden. Er zijn 2 mogelijkheden voor het dekken van het financiële nadeel te weten: bezuinigen of het verhogen van de bijdragen van de deelnemers. Het bezuinigen zal onder andere gevolgen hebben voor de realisatie en kwaliteit van de producten van de RUD. Daar de realisatie en de kwaliteit van de producten als gevolg van eerder bezuinigingen al onder druk staan wordt geadviseerd deze door nieuwe bezuinigingen niet verder onder druk te zetten. Na de vergadering van het Algemeen Bestuur op 28 september 2015 waarin in deze rapportage wordt besproken zal een 1e begrotingswijziging 2016 worden opgesteld. Hierin zal worden voorgesteld het financiële nadeel vanaf 2016 te dekken door het verhogen van de bijdrage van de deelnemers. De begrotingswijziging zal voor zienswijzen worden voorgelegd aan de deelnemers. Daarna zal de begrotingswijziging 2016 begin 2016 ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur zal worden voorgelegd.

5.2 Prognose 2015 Prognose 2015

Verschil tov begroting 2015 (- is nadelig) 2015 2016 2017 2018 2019

Lasten Personele lasten Personeel van derden Materiële budgetten Overige kosten Onvoorzien Toevoegingen reserves Totaal lasten

6.949 359 445 1.826 57 0 9.636

7.186 381 2.301 1.977 57 0 11.902

-237 -22 -1.856 -151 0 0 -2.266

-63 0 0 -25 0 -63 -151

-196 0 0 -25 0 0 -221

-206 0 0 -25 0 0 -231

-206 0 0 -25 0 0 -231

Baten Algemene bijdrage deelnemers Bijdragen materiële budgetten Overige inkomsten Onttrekkingen reserves Totaal baten

9.187 346 103 0 9.636

9.143 2.202 268 289 11.902

-44 1.856 165 289 2.266

0 0 0 65 65

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0

-86

-221

-231

-231

Totaal

Hoofdstuk: Financiën

Begroot 2015

42

Bedragen x € 1.000

Kolom begroot 2015 betreft de vastgestelde begroting 2015 inclusief de 1e, 2e en 3e wijziging van de begroting 2015. De 1e wijziging betreft de aansluiting van de cijfers op juiste begroting 2015. De 2 e wijziging betreft de verwerking van de bezuinigingen. De 3e wijziging betreft de beschikking over de post onvoorziene uitgaven conform het AB-besluit van 13 april 2015. De kolom prognose betreft de verwachte lasten en baten 2015. (peildatum 1 juli 2015)

5.3 Toelichting op verschillen tussen begroting 2015 na wijziging en de prognose 2015: 5.3.1 Personeelslasten De werkelijke verwachte personeelslasten wijken om diverse redenen af van de begroting 2015. Hieronder worden de redenen weergegeven evenals de financiële gevolgen. Vervolgens volgt een toelichting. Verschil tov begroting 2015 (- nadelig) 1. Cao ontwikkelingen

2015 -35.000

2016 -70.000

2017 -70.000

2018 -70.000

2019 -70.000

2. Individueel Keuze Budget (IKB)

-67.000

-67.000

-67.000

-67.000

-67.000

3. Doorontwikkeling salarissen

206.100

116.000

46.000

36.000

36.000

4. Toelagen op basis sociaal statuut

-87.000

-87.000

-87.000

-87.000

-87.000

5. Incidentele prestatiebeloning

-47.000

-47.000

-47.000

-47.000

-47.000

6. Vacatureruimte

-61.750

0

0

0

0

7. Vertrekregeling

-161.800

63.000

0

0

0

8. Reiskosten

-22.000

-11.000

-11.000

-11.000

-11.000

9. Garantievergoeding

-12.000

-10.000

-10.000

-10.000

-10.000

50.000

50.000

50.000

50.000

50.000

-237.450

-63.000

-196.000

-206.000

-206.000

10. Pensioenpremie Totaal

Toelichting:

Eind 2014 is er een akkoord bereikt over een nieuwe cao voor provincie medewerkers vanaf 1 januari 2015. Deze cao is ook van toepassing op de medewerkers van de RUD. Eerder is aangegeven dat de financiële gevolgen van deze cao niet tijdig verwerkt konden worden in de begroting 2016 en dat de gevolgen gepresenteerd worden in de halfjaarrapportage 2015. Het belangrijkste financiële gevolg van deze cao is de procentuele salarisverhoging van 2 % per 1 januari 2015 en 1% per 1 juli 2015. In de begroting is er rekening gehouden met een verhoging van 2%. De effectieve salarisverhoging van de cao aanpassing in 2015 is 2,5% en vanaf 2016 3%. Ten opzichte van de begroting is er voor 2015 is een tekort van 0,5% (€ 35.000) en vanaf 2016 een tekort van 1% (€ 70.000).


Cao ontwikkelingen

43

1.

2.

Individueel Keuze Budget (IKB)

De medewerkers van de RUD beschikken per 1 januari 2015 naast hun salaris ook over een vrij besteedbaar budget, ofwel: het Individueel Keuze Budget (IKB). Het geld in het budget komt uit het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage. Ook het bovenwettelijk verlof is omgezet in geld in het IKB. Het IKB individualiseert zo een deel van de arbeidsvoorwaarden. Medewerkers bepalen voortaan zelf - binnen grenzen - waar ze het budget voor willen inzetten. Zo kunnen ze maandelijks, actief keuzes maken die passen bij hun persoonlijke omstandigheden, de levensfase en individuele behoeften. Het IKB is als gevolg van eerdere cao afspraken per 1 januari 2015 ingevoerd. Het omzetten van het bovenwettelijk verlof in geld kost de RUD € 90.000. Dit is niet voorzien. De verwachting is dat circa 75% (€ 67.000) daadwerkelijk moet worden uitbetaald en dat circa 25% (€ 23.000) door de medewerkers wordt ingezet om het ingeleverde bovenwettelijke verlof terug te kopen. Het uit te betalen deel van € 67.000 is als nadeel opgenomen. 3.

Doorontwikkeling salarissen

In de begroting worden de salarissen op het maximum van de functieschaal geraamd. Omdat niet iedereen op het maximum van de functieschaal is ingeschaald ontstaat er financiële ruimte. Deze financiële ruimte wordt tot nu toe gebruikt om de niet in de begroting opgenomen kosten als toelagen, voortvloeiende uit het sociaal statuut, te betalen. Daarnaast wordt de financiële ruimte ook gebruikt voor incidentele beloning van het personeel. De genoemde financiële ruimte wordt de komende jaren lager omdat de ontwikkeling van de medewerkers tot gevolg heeft dat ze toegroeien naar het maximum van de functieschaal. Er is dan ook gekozen om de doorontwikkeling van de salarissen meerjarig in te schatten en de niet benodigde financiële ruimte te laten vrijvallen. Er wordt niet langer op het maximum van de functieschaal geraamd. Daartegenover staat wel dat de kosten van de genoemde toelagen en de incidentele beloning als kostenpost worden opgenomen (zie hierna). Een en ander komt de transparantie ten goede. 4.

Toelagen op basis van sociaal statuut

Op basis van het sociaal statuut ontvangen een aantal medewerkers een toelage. Deze toelage is niet voorzien in begroting en werd tot nu toe gedekt uit het budget doorontwikkeling salarissen (zie hiervoor). Uit het oogpunt van transparantie worden de toelagen nu afzonderlijk opgenomen in de begroting en wordt de post doorontwikkeling salarissen reëel geschat.

De RUD Zeeland is verplicht jaarlijks 0,75% van de salariskosten op te nemen in de begroting als incidentele prestatiebeloning. Dit is niet voorzien in de begroting. Het gaat om een bedrag van € 47.000 structureel. In de begroting werden deze kosten tot nu toe gedekt uit het budget doorontwikkeling salarissen (zie hiervoor). Uit het oogpunt van transparantie worden de toelagen nu afzonderlijk opgenomen in de begroting en wordt de post doorontwikkeling salarissen reëel geschat. 6.

Vacature ruimte

Bij de besteding van het jaarrekeningsresultaat 2014 is bepaald dat een bedrag van € 61.750 beschikbaar is om kwetsbaarheden in het primaire proces te kunnen opvangen. Door dit bedrag aan


Incidentele prestatiebeloning

44

5.

de vacatureruimte toe te voegen wordt dit voornemen geeffectueerd. Het bedrag wordt onttrokken aan de algemene reserve. 7.

Vertrekregeling

Als gevolg van het vertrek van een medewerker is een vergoeding uitgekeerd. De totale kosten hiervan worden geraamd op € 196.800. Hiervan wordt 50% betaald door de voormalige werkgever van de medewerker (zie overige inkomsten). De kosten die ten lasten van de RUD blijven bedragen naar verwachting € 98.400 (50%). Deze € 98.400 wordt in de begroting van de RUD gedekt door het niet invullen van de vacature in 2014 en 2015 van de betrokken medewerker. In 2014 levert dat € 35.400 op en in 2016 € 63.000. De dekking in 2016 kan uiteraard niet in 2015 worden ingezet. Om de kosten toch gewoon te kunnen betalen in 2015 wordt eveneens in 2015 € 63.000 uit de algemene reserve onttrokken. In 2016 wordt dat bedrag van vanuit de vacatureruimte vervolgens weer toegevoegd aan de algemene reserve. 8.

Reiskosten

De reiskosten bij de RUD bestaan uit km-vergoedingen, parkeer-/tolgelden, treinreizen en overige vergoedingen. Op jaarbasis is dit budget in principe voldoende. Echter omdat de RUD over de tolgelden Westerscheldetunnel de btw niet mag verrekenen ontstaat er toch een nadeel van jaarlijks € 11.000 en in 2015 éénmalig een nadeel van € 22.000 (2014 en 2015). 9.

Garantievergoeding

Als gevolg van interne promotie is de van een deelnemer te ontvangen garantievergoeding verlaagd. 10. Pensioenpremies Met ingang van 2015 is de af te dragen pensioen werkgeverpremie verlaagd. Personeel van derden: Ten behoeve van inhuur personeel van derden wordt een bedrag van € 22.000 bijgeraamd. Hiervan is € 8.000 benodigd voor afhandeling van een lopend vergunningendossier uit 2014, wat bij de jaarrekening 2014 al voorzien was. Voor vervanging tijdens zwangerschapsverlof wordt € 14.000 voorzien, deze lasten worden gedekt door teugontvangst ziektegelden.

Totaal

67.150 88.500 20.000 72.930 20.000 7.150 84.400 21.000 381.130

45

Personeel van derden: Stafafdeling Vergunningverlening Plustaak bodem Geluid Externe veiligheid Bodem gemeenten Toezicht en Handhaving Bodem T&H


Het budget voor inhuur personeel van derden tot 1 september 2015 bedraagt:

5.3.2 Materiële budgetten In de begroting 2015 zijn materiële budgetten opgenomen van de provincie Zeeland (€ 292.500), de gemeente Terneuzen (€ 50.500), de gemeente Tholen (€ 2.550) en waterschap Scheldestromen (€ 50.000). Deze budgetten kunnen alleen ten behoeve van de desbetreffende deelnemer worden besteed. In deze rapportage wordt het materieel budget voor de Provincie verhoogd met een bedrag van € 1.856.000. Dit bedrag is inclusief een bijdrage van de gemeente Reimerswaal voor de sanering aan de Lange Geer te Hansweert ad € 52.000. Het materieel budget van de Provincie wordt aan het eind van het jaar afgerekend. 5.3.3 Overige kosten Onderstaand wordt een aantal noodzakelijke aanpassingen in beeld gebracht van de overige kosten. Begroot Prognose 2015 2015 Individuele trajectbegeleiding Arbovoorzieningen Huur onroerende zaken Kosten vertrouwenspersoon Abonnementen Verzekeringen Milieuklachtenlijn Uitbestede werkzaamheden BTW-compensatie Waterschap Bedrijfscontroles Geluidmetingen Onderhoud meetapparatuur Totaal

0 0 216.340 0 30.100 27.100 51.000 0 27.600 0 0 0

20.000 5.000 214.000 2.500 23.100 17.100 56.000 32.500 26.500 96.000 5.000 5.000

Verschil tov begroting 2015 (- is nadelig) 2015 2016 2017 2018 2019 -20.000 0 0 0 0 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 2.340 2.340 2.340 2.340 2.340 -4.000 -6.000 -6.000 -6.000 -6.000 7.000 0 0 0 0 10.000 5.000 5.000 5.000 5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -31.000 -7.500 -7.500 -7.500 -7.500 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 -96.000 0 0 0 0 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -5.000 -150.560 -25.060 -25.060 -25.060 -25.060

Toelichting op de verschillen: Individuele trajectbegeleiding In 2015 is voor een aantal langdurige zieken een verplichte trajectbegeleiding gestart. Deze kosten zijn niet voorzien en worden doorberekend aan hun voormalige werkgevers. Zie ook overige inkomsten.

Huur onroerende zaken Het begrote bedrag wordt aangepast aan de werkelijke kosten die in rekening gebracht zijn voor de huur van het kantoorgebouw. Kosten vertrouwenspersoon In de begroting van de RUD-Zeeland is geen rekening gehouden met kosten voor een extern vertrouwenspersonen. Deze worden nu begroot.


Arbovoorzieningen In de begroting van de RUD-Zeeland is geen rekening gehouden met diverse Arbovoorzieningen. Deze worden nu begroot.

46

Abonnementen

In het budget is rekening gehouden met een jaarabonnement op een juridische databank. Het abonnement is per 1-7-2015 ingegaan, waardoor eenmalig een voordeel van € 7.000 ontstaat. Verzekeringen In 2015 is een restitutie ontvangen van de premie voor de aansprakelijkheidsverzekering van 2014, die structureel doorwerkt. Milieuklachtenlijn Op basis van de aanbesteding vallen de kosten van de milieuklachtenlijn naar verwachting € 5.000 hoger uit. Uitbestede werkzaamheden Bij het opstellen van de jaarrekening van 2014 bleek dat een aantal verplichtingen niet zijn uitgevoerd. Deze worden alsnog in 2015 uitgevoerd. Het betreft de evaluatie van het functieboek voor € 20.000 en het opstellen van het Risico Inventarisatie en Evaluatie rapport ad € 5.000. Beide bedragen zijn bij het besluit van de jaarrekening 2014 toegevoegd aan de algemene reserve en worden nu onttrokken hieraan. Daarnaast wordt een budget opgenomen van € 6.000 voor diverse kosten (vanaf 2016 € 7.500). BTW compensatie Waterschap Het begrote bedrag wordt aangepast aan de compensatie van BTW voor het Waterschap. Bedrijfscontroles Bij het opstellen van de jaarrekening van 2014 bleek dat een aantal bedrijfscontroles 2014 niet zijn uitgevoerd, deze zijn alsnog in 2015 uitgevoerd. De totale kosten (€ 96.000) worden in overeenstemming met het besluit bij de jaarrekening 2014 onttrokken aan de algemene reserve. Geluidmetingen en onderhoud meetapparatuur In de begroting van de RUD-Zeeland is geen rekening gehouden met kosten van geluidmetingen en onderhoud meetapparatuur. Deze worden nu begroot. 5.3.4 Algemene bijdrage deelnemers In de begroting 2015 is een bijdrage van de deelnemers begroot van € 9.187.000. De bijdrage van de gemeente Noord-Beveland is gebaseerd op een bijdrage van € 44.000 in verband met ingebrachte inhuur personeel welke op declaratiebasis wordt gefactureerd. De verwachting is dat hiervoor geen personeel wordt ingezet.

Bijdrage in vertrekregeling medewerker (zie ook toelichting personele lasten) Ontvangen zwangerschapsgelden Bijdrage in trajectbegeleiding (zie ook toelichting overige kosten) Ontvangen WIA gelden en doorberekende ziektekosten aan voormalige werkgevers Totaal

Bedrag (€) 98.400 30.000 20.000 16.500 164.900

47

5.3.6 Overige Inkomsten Dit betreffen éénmalige ontvangsten voor 2015 en hebben betrekking op:


5.3.5 Bijdragen materieel budget Voor de uitvoering van de werkzaamheden betreffende het materieel budget wordt een bijdrage ontvangen van de provincie (zie ook de toelichting materiële budgetten bij de lasten). Deze bijdrage wordt na afloop van het jaar afgerekend met de Provincie Zeeland.

5.3.7

Onttrekkingen reserves

1. Bij het vaststellen van de jaarrekening 2014 is besloten om een bedrag van maximaal € 130.250 te reserveren voor verplichtingen uit 2014 die uitgevoerd worden in 2015. Bij de overige kosten zijn de verplichtingen uit 2014 opgenomen tot een bedrag van € 129.000.Dit bedrag wordt onttrokken uit de algemene reserve en is als volgt te specificeren:

Uit te voeren bedrijfscontroles 2014 in 2015 Evaluatie functieboek Opstellen Risico Inventarisatie en Evaluatie Afhandelen lopend vergunningendossier

Bedrag (€) 96.000 20.000 5.000 8.000 Totaal 129.000

(zie ook toelichting bij de overige kosten)

2. Eveneens is bij het vaststellen van de jaarrekening 2014 besloten om een bedrag van € 61.750 toe te voegen aan de algemene reserve voor het opvangen van kwetsbaarheden in het primaire proces. Door nu € 61.750 toe te voegen aan de vacature ruimte kunnen in 2015 kwetsbaarheden in het primaire proces worden opgevangen. Dit bedrag wordt dan ook onttrokken uit de algemene reserve.

Opvangen kwetsbaarheden in het primaire proces

Bedrag (€) 61.750

3. Vanwege het vertrek van een medewerker en de bijbehorende vergoeding wordt een bedrag van € 63.000 aangewend uit de algemene reserve. In 2016 wordt hetzelfde bedrag opnieuw aan de algemene reserve toegevoegd door de vacature van de betrokken medewerker in dat jaar nog niet in te vullen.

Vertrekregeling medewerker

Bedrag (€) 63.000

Financiële gevolgen invoering nieuwe cao per 1-1-2015 tlv bestemmingsreserve “invoering cao per 1-1-2015”

Bedrag (€) 35.000

48

4. Eveneens bij het vaststellen van de jaarrekening 2014 is besloten om tot een bedrag van € 100.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve “invoering cao per 1-1-2015”. Uit deze rapportage blijkt dat de gevolgen van de nieuwe cao per 1 januari 2015 voor het jaar 2015 € 35.000 bedragen. De bestemmingsreserve “invoering cao per 1-1-2015” wordt dan ook verlaagd met € 35.000 in 2015. Het restant bedrag ad € 65.000 zal in 2016 worden onttrokken.


Na deze 3 onttrekkingen bedraagt de algemene reserve € 38.250. In 2016 wordt de algemene reserve van de salarisbudgetten aangevuld met € 63.000 tot een bedrag van € 101.250.

6

Vaststelling Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland

Het Algemeen Bestuur van de RUD Zeeland, • Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 14 september 2015;

BESLUIT: • De Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland vast te stellen; • De begroting 2015 voor het jaar 2015 door middel van een begrotingswijziging 2015 aan te passen aan de financiële prognose zoals opgenomen in hoofdstuk 5. • De aanpassing van de begroting voor de jaren 2016 en verder begin 2016 via een begrotingswijziging aan het AB ter besluitvorming voor te leggen.

De secretaris,

A.G. van der Maas


49

De voorzitter,

Hoofdstuk: Vaststelling Bestuurlijke Halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland

Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 28 september 2015.

actie

Status

Het AB verzoekt de directeur een communicatieplan op te stellen en dit direct na de zomer aan het AB voor te leggen.

In bewerking, in AB na de zomer

Het AB verzoekt de directeur in de volgende vergadering inzicht te verschaffen in de juiste stand van zaken, wat er goed gaat en welke zaken nog verbetering behoeven en op welke wijze en welke termijn dit gaat gebeuren. Eventuele financiële consequenties moeten dan ook inzichtelijk zijn.

In DB 11 mei 2015 gedetailleerde presentatie. 29 juni 2015 op hoofdlijnen gepresenteerd aan AB

Hiertoe wordt door het DB een voorstel aan het AB voorgelegd op 13 april 2015.

AB heeft op 13 april besloten brief aan betrokken deelnemers te zenden met een factuur. e Het 1 kwartaal is gefactureerd. In augustus e volgt het 2 kwartaal inclusief gemaakt begeleidingskosten. Op dit moment hebben nog niet alle deelnemers de factuur voldaan.

50

Wat Communicatie Communicatie betreft vooral de communicatie met deelnemers en bestuurders, maar ook en vooral de “achterbannen” (raden, Staten en AV). Juist de achterbannen moeten de RUD gaan begrijpen en dragen. In dit kader bezoekt de RUD in het eerste kwartaal of een ander geschikt moment van elk jaar de raden, Staten en AV. ICT ICT is de ruggengraat van het bedrijf. Zonder een goed werkende ICT geen RUD. Het is daarbij belangrijk te onderkennen dat hier ook een rol ligt weg gelegd voor de medewerkers: zonder een goede vulling van het systeem, kunnen er ook geen goede en juiste dingen uit het systeem gehaald worden. Langdurig zieken De RUD is bij de oprichting op 1 januari 2014 geconfronteerd met, o.a., een aantal zieken. Hierdoor werd de bedrijfsvoering belemmerd. Deze zieken konden en kunnen immers geen of onvoldoende productie leveren, terwijl daar wel op werd en wordt gerekend. Het AB stelt voor deze zaken binnen het AB bespreekbaar te maken en waar nodig een oplossing te zoeken. Het AB is daarbij van mening dat de verantwoordelijkheid voor de overgedragen werknemers in eerste instantie bij de individuele deelnemers ligt.

Hoofdstuk: Stand van zaken actiepunten informele AB 2015

Bijlage A Stand van zaken actiepunten informele AB 2015

Status

Om hier op korte termijn iets aan te kunnen doen, verzoekt het AB de verslagen van de deelnemersoverleggen vanaf heden te agenderen voor het AB.

conform

Het AB verzoekt de directeur een procesvoorstel te doen voor het opstellen van een nieuw bedrijfsplan, het bedrijfsplan 2.0; bij dit opstellen van het bedrijfsplan 2.0 dienen de deelnemers zowel ambtelijk als bestuurlijk betrokken te worden en onderstaande acties worden daarin meegenomen. Het procesvoorstel dient in een volgende vergadering te worden voorgelegd voor instemming. Het bedrijfsplan 2.0 wordt gelijktijdig of zo spoedig mogelijk daarna met de begroting 2017 aan het AB voorgelegd.

Procesvoorstel akkoord in AB van 29 juni 2015. Door extra inzet van de RUD op P*Q wordt de planning naar achteren geschoven.

Het AB is van mening dat terughoudendheid gepast is waar het gaat om het terugnemen van het mandaat. Het AB wil inzicht in welke gevallen en waarom het mandaat is terug genomen en verzoekt de directeur hierover per kwartaal te rapporteren. Daarnaast verzoekt het AB de directeur dit punt ter discussie te agenderen voor een komende vergadering.

Een overzicht is opgenomen in de halfjaar rapportage.

Op korte termijn: afronden opstellen regels en procedures de resterende 20%, evalueren organisatieen functieboek, organisatieplan en piketregeling, Daarnaast worden de verbeteracties uit de ICT-review opgepakt.

Regels en procedures volgens planning. Evaluatie organisatieen functieboek is uitgevoerd. Na de zomer worden de aanbevelingen verwerkt tezamen met resultaten evaluatie piketregeling. Piketregeling volgens planning.


Bedrijfsplan 2.0 Het AB heeft geconstateerd dat het huidige bedrijfsplan niet (meer) voldoet: er staan zaken in die er niet in horen te staan, er staan zaken NIET in die er WEL in hadden moeten staan en de financiële uitgangspunten zijn door de tijd erg achterhaald. Het is noodzakelijk dat er een nieuw bedrijfsplan komt, met daarin helder omschreven wat de visie en missie is van de RUD Zeeland, op welke manier de deelnemers tegen de RUD aankijken en op welke wijze het bedrijf moet worden gerund. Een nieuw ondernemingsplan dus. Politiek gevoelige zaken/intrekken mandaat De deelnemers hebben hun bevoegdheden overgedragen aan de directeur. Daarbij is de afspraak gemaakt dat bij politiek gevoelige zaken dit mandaat kan worden terug genomen. Het AB constateert in zijn algemeenheid dat dit in tegenstelling is tot de uitgangspunten waarmee het Rijk de RUD’s heeft willen oprichten. Het ondermijnt ook het gezag van de RUD. Organisatieontwikkeling

actie

51

Wat Deelnemersoverleg Het AB constateert een zekere kennis ”gap” tussen bestuurders enerzijds en medewerkers anderzijds.

Wat

actie

Status Acties ICT review afgerond. Vervolg consultatieronde teams gedaan. Actieplan volgt.

Op middellange termijn: oppakken resultaten evaluaties, implementeren P*Q, verbeteren interne en externe aandachtspunten uit de presentatie van 26 januari. Op lange termijn sturen op tevredenheid van de stakeholders. Daartoe stuurt de RUD op klanttevredenheid, kwaliteit, flexibiliteit. Dit volgt na de vaststelling van P*Q. Functieboek loopt P*Q loopt Dvo’s lopen Kwaliteitszorg: eerste inventarisatie afgerond. Bouw en implementatie e kwaliteitshandboek 2 helft e 2015 plus 1 helft 2016.

52

Er moet een Zeeuwse toezichts- en handhavingsstrategie worden opgesteld. Het AB heeft daarvoor vele ingrediënten benoemd. Er komt een Zeeuwse kwaliteit (opgebouwd uit verschillende elementen: functieboek met functie-eisen, P*Q-productbeschrijvingen, leveringsafspraken in DVO’s, een kwaliteitszorgsysteem voor de zwaardere onderdelen).


Inhoud van RUD producten:

Bijlage B Vastgestelde regelingen Regeling / onderwerp

17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

Aanwijzingsbesluit plv. secretaris AB en DB 2014 Aanwijzing (plv.)voorzitter AB en DB RUD Zeeland 2013 Aanwijzing voorzitter AB en DB RUD Zeeland 2015 Bedrijfsplan RUD Zeeland 2013 Besluit aanwijzing toezichthouders RUD Zeeland 2014 Besluit aanwijzing toezichthouders zwembaden RUD Zeeland 2014 Besluit mandaat directietaken RUD Zeeland 2014 Besluit ondermandaat directietaken RUD Zeeland 2014 Besluit ondermandaat directeur 2014 Besluit ondermandaat RUD Zeeland 2014 (bevoegde gezagen en DCMR) Besluit tot doormandateren van de directeur DCMR aan de directeur RUD-Zeeland inzake uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE4-bedrijven provincie Zeeland 2014 Besluit tot doormandateren van de directeur DCMR inzake uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO en RIE4-bedrijven provincie Zeeland 2014 Besluit tot doormandateren van de directeur DCMR aan de provincie Zeeland inzake uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE4-bedrijven gemeente Terneuzen 2014 Besluit tot doormandateren van de directeur DCMR aan de provincie Zeeland inzake uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE4-bedrijven gemeente Goes 2014 Besluit van de commissaris van de Koning in Zeeland van 17 december 2013 houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland (Mandaatbesluit RUD Zeeland 2014 commissaris van de Koning provincie Zeeland) Hoofdstuk: Vastgestelde regelingen

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Dienstverleningsovereenkomst PIOFAC - RUD Zeeland – Terneuzen 2014 Huisvestingscontract-Huurovereenkomst RUD Zeeland – Terneuzen 2014 Verzekering aansprakelijkheid onrechtmatige besluiten EXTERNE (ORGANISATIE)STUKKEN Besluit ondermandaat directeur RUD Zeeland 2013 (gemeenten Goes en Terneuzen) Besluit ondermandaat directeur RUD Zeeland 2013 (provincie Zeeland) Dienstverleningsovereenkomst RUD Zeeland 2013 gemeenten 13x Dienstverleningsovereenkomst RUD Zeeland 2013 provincie Zeeland Dienstverleningsovereenkomst RUD Zeeland 2013 waterschap Scheldestromen Mandaatbesluit DCMR 2013 gemeente Goes en Terneuzen Mandaatbesluit DCMR 2013 provincie Zeeland Mandaatbesluit RUD Zeeland 2013 gemeenten 13x Mandaatbesluit RUD Zeeland 2013 provincie Zeeland Mandaatbesluit RUD Zeeland 2013 waterschap Scheldestromen Samenwerkingsovereenkomst DCMR - RUD Zeeland - Gemeente Goes Samenwerkingsovereenkomst DCMR - RUD Zeeland - Gemeente Terneuzen Samenwerkingsovereenkomst DCMR - RUD Zeeland - Provincie Zeeland ORGANISATIESTUKKEN Aanwijzing leden DB RUD Zeeland 2013 Aanwijzing Secretaris AB en DB RUD Zeeland 2013 Aanwijzing plv. directeur RUD Zeeland 2014

53

1. 2. 3.

Regeling / onderwerp

37.

38. 39.

40.

41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69.

Hoofdstuk: Vastgestelde regelingen

36.

Besluit van de werkveldmanager Uitvoering van 25 juni 2013 tot het verlenen van ondermandaat inzake de uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE4-bedrijven provincie Zeeland. Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 12 februari 2013, houdende wijziging van het Besluit noodverband mandaten gedeputeerde staten 2013 Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland van 23 april 2013, kenmerk 13009149, betreffende hetverlenen van mandaten ten behoeve van de uitvoeringvan VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE 4bedrijvenaan de directeur van de DCMR MilieudienstRijnmond 2013 Besluit van het afdelingshoofd tijdelijke RUD van 25 juni 2013 tot het verlenen van ondermandaat inzake de uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZO- en RIE4-bedrijven provincie Zeeland. Besluit van het college van gedeputeerde staten van Zeeland van 17 december 2013 houdende de verlening van mandaat en machtiging, ten behoeve van de uitvoering van VTH-taken voor Wabo BRZOen RIE 4-bedrijven aan de directeur van de DCMR Milieudienst Rijnmond 2014 Besluit van het college van gedeputeerde staten van Zeeland van 17 december 2013 houdende de verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland (Mandaatbesluit RUD Zeeland 2014 gedeputeerde staten provincie Zeeland) Delegatiebesluit Wob 2015 Dienstverleningshandvest Regionale uitvoeringsdienst Zeeland 2013 Gemeenschappelijke Regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland 2013 Handboek Taken Processen en Producten 2013 Informatieverordening 2015 Inkoop en aanbestedingsbeleid 2014 Instructie ondermandaat directeur 2014 Klachtenverordening 2014 Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland ter invulling van artikel 5 Mandaatbesluit RUD Zeeland 2014 Gedeputeerde Staten provincie Zeeland Model Dienstverleningsovereenkomst RUD Zeeland 2013 Model Mandaatbesluit RUD Zeeland 2013 Organisatieverordening RUD Zeeland 2014 Plaatsvervangingsprotocol 2014 Producten- en dienstencatalogus 2014 Reglement van orde voor het Algemeen Bestuur RUD Zeeland 2014 Reglement van Orde voor het Dagelijks Bestuur RUD Zeeland2014 Verordening elektronische bekendmaking RUD Zeeland 2014 ORGANISATIESTUKKEN CONTROL Budgethoudersregeling RUD Zeeland 2015 Controleprotocol RUD Zeeland 2014 Financiële verordening RUD Zeeland 2015 (uitgangspunten financieel beleid, financiële organisatie) PERSONELE ZAKEN Aanwijzen vertrouwenspersoon Sociaal Statuut 2014 Agressieprotocol 2014 Attentierichtlijnen 2015 CAP RUD Zeeland 2013 IKAP, kopen,verkopen verlof, fietsregeling etc. 2014 IKB, uitvoering IKAP 2015 Jubilieumgratificatieregeling RUD Zeeland 2015 Klachtenregeling ongewenst gedrag 2015 Organisatie-en functieboek RUD Zeeland 2013

54

35.


Hoofdstuk: Vastgestelde regelingen

Regeling aanvullende vergoeding reiskosten woon-werkverkeer Procedure regeling methodische functiewaardering 2015 Regeling aanwijzingen en vergoeding bedrijfshulpverlening 2014 Regeling bedrijfsfitness 2014 Regeling jaargesprekken 2015 Regeling omtrent bezwaarschriften voor personeelszaken Regeling piket RUD Zeeland 2014 Regeling reis-en verblijfkosten 2014 Regeling Veilig rijden 2014 Regeling vergoeding consignatiediensten 2014 Regeling verplaatsingskosten 2014 Regeling woon werk verkeer 2014 Sociaal Statuut RUD Zeeland 2015 - 2020 Uitvoeringsregeling rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid 2014 Verzuimprotocol 2014 Werktijdenregeling 2014

55

70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85.

Bijlage C Op te stellen regelingen en taken

Planning bestuur DB

1.

2.

ORGANISATIESTUKKEN Aanwijzen archivaris

3. 4.

Beleid en besluit elektronische post Hier vallen in ieder geval de volgende zaken onder: • Ontvangen en verzenden van elektronische post • Elektronische handtekening Besluit informatiebeheer DVO's komende jaar

5.

Handhavingsprogramma RUD Zeeland = P*Q

6. 7. 8.

instructie directeur en MT instructie secretaris Mandaat DB aan leden DB

9.

Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties.

Wordt meegenomen bij project 14 september 2015 informatieverordening. DB besluit (zie nr. 3) komt na AB besluit informatieverordening d.d. 29 juni 2015. Een consistent overall beleid wacht op meer duidelijkheid over landelijke beleid mbt ontvangen en verzenden van elektronische post.

AB

2017

14 september 2015 AB stelt algemeen DVO vast.

September 2015 ?

Opdrachtnemer doet een voorstel voor een handhavingsprogramma en legt dit voor aan de deelnemende partijen. Bij aanvang van 2014 wordt gewerkt met vigerende handhavingsprogramma’s van de Opdrachtgever. Dit voorstel moet door het afdelingshoofd van Handhaving worden gedaan

Nog niet nodig geweest. Is voor specifieke onderwerpen

14 september 2015

2015 2015 -

Hoofdstuk: Op te stellen regelingen en taken

Stand van zaken / opmerkingen

56


12. 13. 14.

19.

Nota planning en control Treasurystatuut Nota Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Nota Bedrijfsvoering Begrotingswijzigingen 2015 PERSONELE ZAKEN Aanvullende voorziening werkloosheid Basisgedragscode inclusief regeling melden misstanden evaluatie organisatieplan en functie boek

20. 21. 22.

leeftijdbewust personeelsbeleid Medezeggenschapsreglement Meerjaren opleidingsbeleid

23. 24.

Regeling GO RI&E

25. 26. 27. 28.

stagebeleid Vacaturebeleid Regeling detacheringen? Prijs en houding Werktijdenregeling aanpassing

29. 30. 31.

Flexibel belonen invoeren Werving en selectiebeleid Wijziging CAP/IKAP (waar onder IKB)

15. 16. 17. 18.

MT-besluit, najaar 2015 voorstel in financiële verordening huidige voor 2014 en 2015. voor 2016 officieel traject doorlopen.

2015

2015 2015 2015 2015

ww rechten, risico niet groot dat dit snel nodig is

2015 2015

In MT vastgesteld (juni 2015). Implementatie na zomer 2015 i.o.m. OR. Besluiten of dit een wens is Door OR OR denkt mee. Prio bij andere zaken. Naar achteren geschoven

2015 Medio 2016 2016 2015

Inventarisatie uitgevoerd. Vaststelling en actieplan volgt planning Geen prio, naar 2016 onderzoek noodzaak volgt

2015 2016 2015 2016 4e kwartaal 2015

Directeur, september 2015 2016 29 september


11.

Wob-werkinstructie ORGANISATIESTUKKEN CONTROL aanwijzing accountant

57

10.

2015 29 september 2015 Directeur, september 2015 Directeur, september 2015


33. 34.

Regeling van werk naar werk-regeling tijdelijk personeel 2015 Gedragscode flexwerkers Regeling aanstellingskeuring

58

32.

1

Bestuurlijke Artikel regeling Gemeenschap 18 pelijke regeling

2

27 lid 3

3

31 lid 3

4

39 lid 1

5

44

6

Mandaatbeslui ten 2013

2 lid 2

7

Organisatiever ordening

3 lid 6

8

Inkoop- en Aanbestedings beleid RUD Zeeland 2015 (d.d. 10-11-

6.3

Uitwerking

Orgaan

Het algemeen bestuur regelt op welke wijze ambtelijke bijstand wordt verleend aan de leden van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt in een instructie of bestuursreglement nadere regels vast betreffende de taak en de bevoegdheid van de secretaris. De krachtens dit artikel genomen mandaatbesluiten worden opgenomen in een register. Het dagelijks bestuur kan mandaat verlenen aan een of meer leden van het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur stelt een bijdrageverordening vast, die de uitgangspunten voor de toerekening van kosten bevat. De directeur kan de bevoegdheden genoemd in lid 1 (opgenomen in de mandaatlijst) in ondermandaat opdragen aan personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur een instructie voor de directeur en voor het management vast. Inkoop wordt concreet voorbereid en uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopen aanbestedingsbeleid. Het dagelijks bestuur kan deze bevoegdheid in mandaat verlenen aan de

AB

Bijzonderheden (gereed, planning OR, publicatie) Wordt in 2015 bekeken.

AB

Wordt in 2015 bekeken .

DB

Wordt in 2015 geregeld .

DB


AB


Directeur

AB

Is gebeurd bij Besluit ondermandaat directeur 2014 en Instructie ondermandaat directeur 2014. Wordt in 2015 bekeken .

Wordt in 2015 bekeken . DB

Hoofdstuk: Taken en verplichtingen (eenmalig) voortvloeiend uit bestuurlijke regelingen RUD Zeeland

Nr.

59

Bijlage D Taken en verplichtingen (eenmalig) voortvloeiend uit bestuurlijke regelingen RUD Zeeland

10 11

Programmabe groting 2014 Financiële verordening 2015

Par. 7.3 7 lid 1

Nota Weerstandsvermogen en Risicobeheersing

8 lid 1

Het Dagelijks Bestuur biedt een Treasurystatuut aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan. Het Dagelijks Bestuur biedt een nota bedrijfsvoering aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan. Het Dagelijks Bestuur stelt een budgethoudersregeling vast Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken met inachtneming van geldende regels terzake van de Europese Unie. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. De budgethouder wijst een budgetbeheerder aan.

12

9 lid 1

13

13 lid 1

14

14

15

15 lid 1

16 17

Budgethouder sregeling RUD Zeeland 2015

18 19

2 lid 3 2 lid 4 sub c 2 lid 5

CAP RUD Zeeland 2015

B.6 lid 7

20

B.8

21

B.12 lid 3

Voor de budgetbeheerder wordt een vervanger aangewezen door het afdelingshoofd die de budgetbeheerder heeft aangewezen. De aanwijzing van de budgethouders wordt door de controller vastgelegd in een budgethoudersregister Nadere regels inzake de rechtspositie Nadere regels kunnen worden vastgesteld omtrent de te volgen procedure bij reorganisaties en omtrent de personele gevolgen van reorganisaties. Algemeen verbindende voorschriften inzake voorzieningen bij deeltijdontslag en aansluitend

Dagelijks Bestuur (?) Algemeen bestuur Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur Dagelijks bestuur

Gepland voor 2014

Algemeen bestuur

Afhankelijk van verlenging van het besluit van het AB d.d. 22 september 2014.

Directeur Directeur

Is gebeurd bij besluit MT-besluit december 2014 Wordt in 2015 bekeken .

Controller

Is gebeurd.

Gepland in 2015 Gepland in 2015 Wordt in 2015 bekeken (Roelie) Is gebeurd bij DB-besluit d.d. 13 oktober 2014 Is gebeurd bij DB-besluit d.d. 10 november 2014

DB

Wordt onderzocht.

DB

Wordt onderzocht.

DB

Wordt onderzocht.


9

directeur van de RUD Zeeland. Deze kan het vervolgens in ondermandaat verlenen. Nota Reserves en Voorzieningen

60

2014)

23

C.5 lid 3

24

C.12 lid 6 C.14 lid 7 C.19

25

C.20 lid 11 C.21

D.2 lid 1 D.10 E.1 lid 2 E.2 lid 1 E.8 E.11 lid 1 F.1 lid 8 F.1 lid 10 F.1 lid 11 F.4 lid 1

volledig ontslag. Algemeen verbindende voorschriften inzake voorzieningen bij werkloosheid in aanvulling op de Werkloosheidswet. Algemeen verbindende voorschriften m.b.t. systeem van methodische functiewaarderingen, de procedure van totstandkoming van de functiewaardering alsmede een conversietabel. Nadere regels omtrent toelage onregelmatige dienst.

DB

Wordt onderzocht.

DB

Gereed.

DB

Gereed.

Nadere regels kunnen worden gesteld omtrent arbeidsmarkttoelage en bindingspremie. Algemeen verbindende voorschriften omtrent het recht op een gratificatie wegens ambtsjubileum. Nadere regels kunnen worden vastgesteld omtrent vergoeding voor overwerk. Algemeen verbindende voorschriften kunnen worden vastgesteld omtrent het recht op een vergoeding voor andere extra diensten dan overwerk. Algemene werktijdenregeling. Levensloopregeling. Regels m.b.t. ziekteverzuim e.d. Lijst inzake keuring bij aanstelling of functiewijziging. Algemeen verbindende voorschriften mbt aanspraken bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. Afsluiten overeenkomst met zorgverzekeraar.

DB

Wordt onderzocht.

DB

Gereed.

DB

Gereed.

DB

Gereed.

DB DB DB DB DB

Gereed. Wordt onderzocht. Gereed. Wordt onderzocht. Gereed.

DB

Wordt onderzocht.

Aanwijzing van ambtenaren met risico integriteit. Nadere regels kunnen worden gesteld omtrent integriteit. Vaststellen van procedure inzake integriteit.

DB DB

Wordt onderzocht. Wordt onderzocht.

DB

Wordt onderzocht.

Regels inzake reis- en verblijfskosten wegens

DB

Gereed.


B.14

61

22

F.7 F.12 F.14 I.3 lid 5 20

21

Sociaal Statuut RUD Zeeland 2015 - 2020 Informatievero rdening 2015

10

4

22

8 lid 1

23

9

24

25

Besluit informatiebeh eer 2015

4 lid 2

14

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) van RUD Zeeland inzake informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht. Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actueel en sluitend informatiesysteem door middel van een jaarlijks te actualiseren informatiebeheerplan. De beheerders kunnen de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. De beheerders van RUD Zeeland zorgen voor het

DB DB

Gereed. Wordt onderzocht.

DB

Gereed.

DB

Gereed.

DB DB

Wordt onderzocht. Gereed.

DB

Wordt onderzocht.

DB

Lopend (Roelie, Kees Tolhoek).

DB

Gebeurt bij vaststelling Besluit informatiebeheer in DB van 14 september 2015.

DB


DB

Lopend (Roelie).

Beheerder Wordt in 2015 bekeken . s (afdelingsh oofden) Beheerder Wordt in 2015 bekeken .


F.4 lid 4

dienstreizen. Regels inzake vergoeding verhuiskosten. Regels kunnen worden vastgesteld inzake vergoeding van kosten voor dienstkleding en onderscheidingstekens. Regels kunnen worden vastgesteld ter vergoeding van andere kosten. Algemeen verbindende voorschriften omtrent jaargesprekken. Een spaarloonregeling kan worden vastgesteld. Algemeen verbindende voorschriften omtrent individuele keuzemogelijkheden arbeidsvoorwaarden. Nadere afspraken kunnen worden gemaakt over de wijze van overleg met de vakbonden. Het dagelijks bestuur stelt een werving- en selectieprocedure vast.

62

F.4 lid 2 F.4 lid 3

28

29

Regeling piket RUD Zeeland 2013 Klachtenregeli ng ongewenst gedrag RUD Zeeland 2015 Regeling aanwijzingen en vergoedingen Bedrijfshulpve rlening RUD Zeeland 2014

3.1

3 sub a

7

Directeur

Dagelijks Bestuur

Directeur


27

17 lid 4

s (afdelingsh oofden) Beheerder Wordt in 2015 bekeken . s (afdelingsh oofden)

63

26

opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Voor de beveiliging van de informatie worden adequate maatregelen genomen tegen het ongeautoriseerd gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van de informatie. Vaststelling van het piketdraaiboek waarin de piketregeling is uitgewerkt tot operationele afspraken en werkwijzen. Het bevoegd gezag wijst na hierover advies van de Ondernemingsraad te hebben ingewonnen één of meer vertrouwensperso(o)n(en) ongewenst gedrag aan. De directeur RUD Zeeland kan ter uitvoering van deze regeling nadere regels stellen.

1

2

3

4

Bestuurlijke regeling DVO Piofac 2014 (d.d. 4-10-2013)

Artikel

Taak / Verplichting

7 lid 3 sub c

Partijen komen elk boekjaar, niet later dan op de eerste werkdag in oktober, het volume voor het één jaar daarna volgende boekjaar overeen op basis van onderdelen a tot en met c. Dus bij wijze van voorbeeld: uiterlijk de eerste werkdag van oktober 2014 wordt het volume voor het boekjaar 2016 overeengekomen In de boekjaren volgend op 2014 wordt het volume aangepast aan de algemene prijsontwikkeling. De aanpassing overeenkomstig de vorige volzin vindt niet later plaats dan op de eerste werkdag van oktober van het voorafgaande boekjaar. De vergoeding als bedoeld in artikel 7 lid 4 en 5 zal bij vooruitbetaling zonder enige korting of verrekening door de RUD aan Terneuzen moeten worden voldaan, per jaar, in beginsel, voor het eerst uiterlijk 15 februari 2014 voor de dienstverlening van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014 en voor het tweede jaar uiterlijk op 15 februari 2015 voor de dienstverlening van januari 2015 tot en met december 2015 en zo vervolgens, telkens voor 15 februari van enig jaar, na ontvangst van een nota gestuurd door Terneuzen. Op 15 februari van elk boekjaar wordt het gehele afgelopen boekjaar geëvalueerd, op 15 oktober vindt een tussentijdse evaluatie voor het lopende kalenderjaar plaats. De RUD kan Terneuzen vragen om voorafgaand aan de evaluatiegesprekken als hiervoor bedoeld een rapportage opstellen .

8 lid 2

9 lid 1

10

Termijn

Uiterlijk 1 oktober

Orgaan Gemeente Terneuzen en RUD Zeeland

Gemeente Terneuzen Uiterlijk 1 oktober RUD Zeeland Uiterlijk 15 februari

15 februari en 15 oktober

Gemeente Terneuzen en RUD Zeeland

Stand van zaken

Hoofdstuk: Taken en verplichtingen (structureel) voortvloeiend uit bestuurlijke regelingen RUD Zeeland

Nr.

64

Bijlage E Taken en verplichtingen (structureel) voortvloeiend uit bestuurlijke regelingen RUD Zeeland

6

7

8

9 lid 2

9 lid 5

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid RUD Zeeland 2015 (d.d. 10-11-2014)

6.4

Financiële Verordening RUD Zeeland 2015

2 lid 2

9

2 lid 3

10

2 lid 5

11

2 lid 6

12

2 lid 7

De huurprijs als bedoeld in lid 1 zal bij vooruitbetaling zonder enige korting of verrekening door de RUD aan Terneuzen moeten worden voldaan, per jaar, in beginsel, voor de eerste maal uiterlijk 15 februari 2014 voor de huur van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014 en voor de tweede maal uiterlijk op 15 februari 2015 voor de huur van januari 2015 tot en met december 2015 en zo vervolgens, telkens voor 15 februari van enig jaar, na ontvangst van een nota gestuurd door Terneuzen. Partijen overleggen rondom 15 juni en 15 december van elk boekjaar over het feitelijk gebruik van het huisvestingsvolume en in het bijzonder de werkplekken. Monitoring, evaluatie en rapportage van het inkoopbeleid zullen worden meegenomen in de reguliere managementen bestuursrapportages.

Het Dagelijks Bestuur zendt voor 1 april voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerp-begroting toe aan de deelnemers Het Algemeen Bestuur stelt de begroting uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast en zendt deze begroting voor 15 juli voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar naar alle deelnemers. Het Dagelijks Bestuur biedt voor 15 juni volgend op het uitvoeringsjaar de jaarstukken ter vaststelling aan het Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken uiterlijk 1 juli volgend op het uitvoeringsjaar vast. Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde jaarstukken voor 15 juli volgend op het uitvoeringsjaar aan alle deelnemers.

RUD Zeeland Uiterlijk 15 februari

15 juni en 15 december

Gemeente Terneuzen en RUD Zeeland RUD Zeeland

Periodiek

Voor 1 april

Dagelijks Bestuur

Uiterlijk 1 juli en voor 15 juli Voor 15 juni

Algemeen Bestuur

Uiterlijk 1 juli Voor 15 juli

Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur

Dagelijks Bestuur

Periode van 10 jaar met verlenging van steeds 5 jaar.


Huurovereenkomst RUD Zeeland – Terneuzen 2014 (d.d. 4-10-2013)

65

5

14

7 lid f

15

8 lid 3

16

9 lid 2

De nota bedrijfsvoering wordt ten minste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.

17

10 lid 2

Het systeem van kostentoerekening wordt ten minste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.

18

15 lid 4

19

17 lid 2

20

18 lid 4

Het Algemeen Bestuur legt jaarlijks de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vast. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, de secretaris en de controller. Voor 1 mei na afloop van het uitvoeringsjaar worden de gecontroleerde stukken aan het Algemeen Bestuur ter beschikking gesteld. De budgethouder informeert de directeur RUD Zeeland tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het aan hem gemachtigd budget.

21

Budgethoudersregeling RUD Zeeland 2015

3 lid 6

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages ten minste twee keer per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zo nodig voorstellen ter actualisering van de begroting. Ten minste eenmaal per twee maanden wordt aan het Algemeen Bestuur een overzicht verstrekt waaruit blijkt welke lasten in het opende begrotingsjaar ten laste van de post onvoorzien zijn gebracht en wat het resterende saldo van de post onvoorzien is. Het treasurystatuut wordt ten minste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.

Twee keer per jaar

Dagelijks Bestuur

Eenmaal per 2 maanden

Dagelijks Bestuur

Eenmaal in de vier jaar Eenmaal in de vier jaar Eenmaal in de vier jaar Jaarlijks

Dagelijks Bestuur

Periodiek

Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur

Voor 1 mei

Dagelijks Bestuur

Continue

Budgethouder


4 lid 1

66

13

31 lid 3 34

24

48 lid 1

25

48 lid 2

26

49 lid 2

27

49 lid 3

28

50 lid 9

29

61 lid 2

De krachtens dit artikel genomen mandaatbesluiten worden opgenomen in een register. De RUD zal meerjarige, jaarlijks te actualiseren, dienstverleningsovereenkomsten sluiten met de deelnemers. Het Dagelijks Bestuur zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden toe aan de vertegenwoordigende organen. De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd. Van de terinzagelegging geschiedt openbare kennisgeving. Het Dagelijks Bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken. Het Algemeen Bestuur zendt de begroting aan de vertegenwoordigende organen die ter zake bij de minister van Binnenlandse Zaken hun zienswijze naar voren kunnen brengen. Het Dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken. De stemverhouding, bedoeld in artikel 7, wordt voor 1 januari 2015 in opdracht van het Dagelijks Bestuur geëvolueerd en zo nodig aangepast.

30

Reglement van orde voor het algemeen bestuur RUD Zeeland

5 lid 1

Het Algemeen bestuur stelt in de laatste vergadering van het kalenderjaar een vergaderschema voor het navolgende jaar vast.

31

Klachtenverordening

10 lid 1

De klachtencoördinator stelt ieder jaar een overzicht op

Continue Jaarlijks

Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur

Jaarlijks

Dagelijks Bestuur

Jaarlijks

Deelnemers

Voor 15 juli Jaarlijks

Voor 15 juli

Voor 1 januari 2015 Laatste vergaderi ng van het kalenderja ar Jaarlijks

Dagelijks Bestuur

Algemeen bestuur

Dagelijks bestuur

Dagelijks Bestuur

Algemeen Bestuur


23

Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland

Klachten-

67

22

10 lid 2

33

10 lid 3

34

35

36 37

Besluit mandaat directietaken RUD Zeeland 2014 Besluit ondermandaat directietaken RUD Zeeland 2014 CAP RUD Zeeland 2015 Agressieprotocol RUD Zeeland 2014

38 39

Informatieverordening 2015

7 lid 3

2

I.2 lid 3 Registratie Opleiding / Training 9

40

10

41

11

42

Besluit informatiebeheer 2015

18 lid 1

coördinator

Elk afdelingshoofd registreert ieder ondertekend besluit als bedoeld in artikel 1 en doet daarvan opgave aan de directeur. Georganiseerd overleg over de algemene gang van zaken welke van belang is voor de ambtenaren. De leidinggevende ziet erop toe dat het incident wordt geregistreerd in het agressieregistratiesysteem. Periodieke en verplichte training

Continue

Afdelingshoofd

Jaarlijks

DB

Continue

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actueel en sluitend informatiesysteem door middel van een jaarlijks te actualiseren informatiebeheerplan. Het dagelijks bestuur doet ten minste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de Archiefwet Het dagelijks bestuur verstrekt jaarlijks aan Gedeputeerde staten van de provincie Zeeland systematische toezichtsinformatie (kritische prestatie indicatoren) over de uitvoering van de Archiefwet en op deze wet gebaseerde uitvoeringsbesluiten. Jaarlijks wordt een geactualiseerd informatiebeheerplan opgesteld door het hoofd Staf en naar het dagelijks bestuur en de beheerder van de archiefbewaarplaats gezonden.

Jaarlijks

Leidinggevende Leidinggevende Dagelijks Bestuur

Continue

Directeur Directeur Directeur

Tweejaarlijks

Dagelijks Bestuur

Jaarlijks

Dagelijks Bestuur

Jaarlijks

Hoofd Staf


32

waarin per afdeling zijn vastgelegd de in het voorafgaande jaar ingediende klachten. De directeur stelt het in het eerste lid bedoelde overzicht Jaarlijks vast. Het in het eerste lid bedoelde overzicht wordt gepubliceerd Jaarlijks in het jaarverslag. De directeur houdt een register bij van in mandaat genomen Continue besluiten.

68

RUD Zeeland 2014

2 lid 6

5 lid 2

44

Handreiking gedragscode RUD Zeeland 2015

2.2

7.2

45

46

Klachtenregeling ongewenst gedrag RUD Zeeland 2015 Agressieprotocol RUD Zeeland 2014

4 lid 8 / 18

Hfst. 3

47 48

Hfst. 4

49

Hst. 6

50

Regeling piket RUD Zeeland 2013

3.12

De leidinggevende meldt de verzuimmelding meteen bij de P&O-administratie waar de verzuimmelding wordt geregistreerd. De leidinggevende meldt de herstelmelding aan P&Oadministratie, die dit registreert. Geschenken en giften die een ambtenaar uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de RUD Zeeland. Er wordt een passende bestemming voor gezocht. De ambtenaar registreert de aangenomen geschenken en giften op het daarvoor bestemde formulier op SharePoint. Nevenactiviteiten van ambtenaren die een functie vervullen waarvoor een hogere salarisschaal geldt dan salarisschaal 13 worden geregistreerd in een algemeen dossier. De vertrouwenspersoon ongewenst gedrag heeft tot taak het opstellen van een jaarverslag aan het bevoegd gezag waarin de meldingen geanonimiseerd zijn opgenomen. Evaluatie + aanbevelingen voor preventieve maatregelen.

Monitoren van de maatregelen zoals opvang, nazorg en ondersteuning. Registratie van elk gemeld incident in het agressieregistratiesysteem. Periodieke aanbieden van verplichte opleiding en training voor de betrokken medewerkers Iedere inspecteur die piket uitvoert wordt getraind in het uitvoeren van geluidmetingen en het omgaan met agressie en/of geweld.

Waar van toepassin g Waar van toepassin g Continu

Leidinggevende

Continu

Leidinggevende

Jaarlijks

Aangewezen vertrouwenspersoon Afd. P%O gemeente Terneuzen Staf

Jaarlijks

Continu Continu Periodiek Continu

Leidinggevende Leidinggevende

Leidinggevende Leidinggevende Leidinggevende


Verzuimprotocol RUD Zeeland 2014

69

43

Hfdst 2.1.1 2.1.1.1

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN ICT Rapportage- en stuurinformatie

OMSCHRIJVING

MAATREGEL

Systemen, data en gebruik van systemen functioneren nog onvoldoende om inzicht te geven en zo te kunnen sturen en rapporteren.

Staf

2.1.1.2

Systemen

Op orde brengen van de basisgegevens.

Staf

2.1.1.3

Afspraken Terneuzen

PIOFAC taken onvoldoende afgebakend.

Externe deskundigheid informatiemanagement inzetten. Vervolg bestaand project Uniforme werkwijze/ rapportage en stuurinformatie. Opvolging analyse uniforme werkwijze. Doorontwikkelingen van systemen met gemeente Terneuzen en opfris- en verdiepingsinstructies voor medewerkers RUD. Gemeente Terneuzen stelt een ICT bestedingsplan, SLA en een informatieplan op.

Staf Staf

2.1.2 2.1.2.1

CONTROL Inrichting PDCA cyclus

PDCA cyclus is nog onvoldoende ingericht.

Staf Staf

2.1.2.2 2.1.2.3

Risicobeheersing en weerstandsvermogen Financiële administratie

Vaststelling kaders financiële risicobeheersing. Niet alle processen zijn voldoende geïmplementeerd.

Staf

2.1.2.4

Besluitvormingsprocessen

Borging besluitvormingsprocessen.

Staf

2.1.3

P x Q Verrekensystematiek

Implementeren en borgen van de systematiek

In 2015 wordt een Nota planning & control opgesteld, PDCA cyclus vertaald naar planning, producten, afdelingen en rapportage formats. PDCA wordt opgenomen in jaarproces. Opstelling kaders in Q4 2015. In Q4 zal inkoopen verkoopproces worden aangescherpt en geïmplementeerd. Tevens zal er een overleg worden geïntroduceerd voor budgethouders met de financieel consulent voor betere beheersing budgetten. En zal de vastlegging van verplichtingen en codering van facturen worden gemonitord en geëvalueerd. Opstellen van richtlijnen en invoering van een besluitvormingsmodule in Q4 2015. Hiervoor is uitbreiding van de formatie van de

70

PROG. Staf Staf

Hoofdstuk: Overzicht verbeterpunten

Bijlage F Overzicht verbeterpunten

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN

Staf

2.1.4

Kwaliteitscriteria

Staf

2.1.5

Aanvullende taken

Staf

2.1.6

Samenwerking tussen RUD en deelnemers

Staf

2.1.7

Nieuwe Omgevingswet

De RUD ontvangt aanvullende verzoeken buitenom het jaarlijkse DVO. Verbetering van positieve en constructieve (werk) relatie tussen RUD en de deelnemers. Impact nieuwe omgevingswet op ICT.

Staf Staf

2.1.8 2.1.8.1

COMMUNICATIE Bereikbaarheid

Verbetering bereikbaarheid.

Staf

2.1.8.2

Website

Staf Staf

24.1.9 2.1.9.1

PERSONEEL & ORGANISATIE Vastlegging jaargesprekkencyclus en opleidingsniveau medewerkers

Staf

2.1.9.2

IKB module

Staf

2.1.9.3

Provinciale CAO volgen

Staf

2.1.10

Huisvesting

Staf

2.2

Formatie afdeling staf

OMSCHRIJVING in PDCA cyclus en de RUD organisatie. Bewaken van de afgesproken kwaliteitscriteria.

Verbetering informatiegeving en interactiviteit.

Jaargesprekken cyclus is tijdrovend en complex. Opleidingen dienen goed geregistreerd te worden om Kwaliteitscriteria 2.1 te kunnen monitoren. IKB module in het salarissysteem werkt nietcorrect. RUD onvoldoende op de hoogte van de afspraken in het sectoroverleg arbeidsvoorwaarden. Overlast door (geluids)prikkels. Tekort aan formatie doordat de formatie is gebaseerd op een ongoing concern situatie. De opbouw van de RUD vergt extra capaciteit.

MAATREGEL staf noodzakelijk. Vastleggen van processen in een kwaliteitshandboek in Q4. Implementatie in 2016. Ontwikkeling beleid en processen. Evaluatie dienstverlening in Q3 2015. Afspraken met ICT adviseur Terneuzen en leverancier. Verbeteringen uit analyse (technische) storingen en bereikbaarheidsonderzoeken doorvoeren. Vergroten kennis webredactie. Interactiviteit huidige website beperkt doordat site een subsite is van de gemeente Terneuzen. Onderzoeken wat de mogelijkheden zijn in het personeelssysteem van gemeente Terneuzen.

Handmatige verwerking zodat medewerkers het juiste salaris krijgen uitbetaald. Provincie gaat sectorvolgers standaard informeren. Overleg met gemeente Terneuzen over oplossingen. Formatieproblemen worden opgelost door medewerkers uit het primaire proces in te zetten; dit gaat ten koste van andere taken. De RUD komt daarnaast met een voorstel voor aanvullende capaciteit.


Hfdst

71

PROG.

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN WETGEVING nieuwe Wet VTH 2016 Omgevingswet 2018

OMSCHRIJVING

MAATREGEL

Gevolgen nieuwe wet nog onbekend Anticiperen op de gevolgen

Verordening(en) uit Wet VTH

RUD is nog niet aangehaakt op ontwikkelingen en/of opstellen van regionale verordening

Tijdige voorbereiding. Alle belanghebbenden RUD informeren over actuele ontwikkelingen. In overleg om landelijk en regionaal aan te haken.

Verg.

3.

Verg. Verg.

3.1.2 5.

Verg.

6.

Verg. Verg.

7. 8.

Verg. Verg.

3.1.3 9.

Verg.

10.

Verg.

11.

Verg.

12.

Verg. Verg.

13. 14.

Samenwerking vergunningverleners toezichthouders Doorlooptijden vergunningen monitoren Alle processen in Squit zijn op maat ingericht

Verg.

15.

Plustaken monitoren

Verg.

16.

Bodembeheersplan uitvoeren

PERSONEELSBELEID Taken Team Account Houders(TAH) Ziekteverzuim; geen langdurig verzuim en frequent verzuim <1 ‘Verstopt’ ziekteverzuim (Maandelijkse) rapportages aan deelnemers in werkoverleggen WERKPROCESSEN Processen lean maken

Samenwerking vergunningverlener-jurist optimaliseren Samenwerking met specialisten optimaliseren

Functie niet vastgelegd en geformaliseerd Hoge werkdruk risico op uitval

Formaliseren en opstellen van een heldere taakomschrijving. Monitoren.

Niet-ziekmelden door HNW Vertaling van DVO naar individuele jaarplannen medewerkers RUD

Bespreekbaar maken. Medewerkers zijn bekend met de rapportages en/of bijstellingen die aan deelnemers worden verstuurd.

Verhoging efficiency

Start met 1 proces in 2015 meldingen activiteitenbesluit of vergunningen reguliere procedure. Opstellen kwaliteitszorgsysteem.

Inschakeling jurist door vergunningverlener Inschakeling specialist door vergunningverlener Samenwerking afdelingen vergunningen en toezicht en handhaving. Inzicht en overzicht doorlooptijden Volledige administratie van alle (plus) taken is (nog) niet mogelijk in Squit waardoor rapportages nog niet volledig zijn. Provincie wil ambtelijk beter geïnformeerd worden over de plustaken Capaciteit onvoldoende om beschikbare budget voor saneringsprojecten uit te voeren en Bodembeheersplan up to date te houden

Opstellen kwaliteitszorgsysteem en deelname specialist aan werkoverleg. Gezamenlijke werkoverleggen, intervisies en evaluaties. Managementrapportage ontwikkelen. Volledigheid registratie taken meenemen in ontwikkeling kwaliteitssysteem. Afspraken maken en evalueren. Extra budget gereserveerd in DVO voor inhuur.


Hfdst 3.1.1 1. 2.

72

PROG. Verg. Verg. Verg.

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN Taakveld bodem helder organiseren

Verg.

18.

Verg. Verg.

3.1.4 19.

Verg.

20.

Taken Externe Veiligheid ( EV) en capaciteit bepalen

Verg.

21.

VR-en zelf beoordelen in 2016

Verg.

22.

QRA’s zelf beoordelen in 2016

Verg.

23.

Bodemtaken ontgrondingen kwetsbaarheid oplossen

Verg.

24.

Bodemtaken beschikkingen kwetsbaarheid oplossen

Verg.

25.

Juridische functie kwetsbaarheid oplossen

Verg.

26.

Kwetsbaarheid vergunningverlening/afdoen meldingen

Kadaster in bijgewerkt (bodem)

KWETSBAARHEDEN TAKEN Taken geluid en benodigde capaciteit bepalen

OMSCHRIJVING Door relatief veel inhuur is de taakverdeling en verantwoordelijkheden op onderdelen van saneringen onduidelijk Zorgelijke achterstand door ICT problemen bij RUD en Kadaster in de verwerking van de bodemgegevens m.b.t. verontreiniging in Kadaster.

MAATREGEL Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden.

Werkdruk te hoog. Dit wordt momenteel opgelost door externe inhuur maar deze voldoen niet aan de gestelde kwaliteitscriteria. Capaciteit onvoldoende. Het beoordelen van VeiligheidsRapporten (VR) en Quantitatieve Risico Analyses wordt door externen uitgevoerd. Beoordelen VR is een kernexpertise en moet binnen de RUD worden gewaarborgd. Kennis is nog wel aanwezig bij TAH. QRA kennis en kunde ontbreekt binnen RUD en wordt ingekocht. Als QRA als kernexpertise wordt beoordeeld binnen RUD moet dit worden geborgd. Capaciteit onvoldoende. Zowel technische als juridische expertise is belegd bij 1 medewerker Technische expertise bij 1 medewerker belegd waardoor termijnen worden overschreden. Er is 1 medewerker die de taken op het werkveld bodem (beschikkingen en saneringen) uitvoert. Capaciteit te krap om meldingen en vergunningen binnen de wettelijke termijnen uit te voeren. Beperkt budget beschikbaar voor inhuur.

Overwegen uitbreiding vaste formatie.

Monitoren en evalueren.

Overwegen uitbreiding vaste formatie.

Kwaliteit, kennis en kunde binnen RUD borgen. Besluit of QRA kernexpertise is. Borgen kwaliteit, kennis en kunde.

Voldoen aan kwaliteitscriteria en juridische taken bij een juridisch medewerker onderbrengen. Voldoen aan kwaliteitscriteria en werkdruk normaliseren. Voldoen aan kwaliteitscriteria en werkdruk normaliseren. Door Lean het proces optimaliseren. Op termijn opnieuw capaciteit beoordelen.


Hfdst 17.

73

PROG. Verg.

Verg.

28.

Verg. Verg.

3.1.5 29.

Verg.

30.

Verg.

31.

Samenwerking BRZO-RUD goed in beeld hebben en visie hierop

Verg.

32.

Samenwerking andere RUD’s (Omgevingsdienst.nl)

Verg. Verg. Verg.

3.1.6

Verg. T&H

3.2.3 4.1.1

BEDRIJVEN EN ANDERE EXTERNE CONTACTEN Contact/afstemming met Portiz Regelmatige bedrijfsbezoeken door afdelingshoofd(en) Teruggenomen mandaten PIKET

T&H

4.1.2

LANDELIJKE HANDHAVING STRATEGIE (LHS)

T&H

4.1.3

KETENTOEZICHT

T&H T&H

4.1.4

GROENE HANDHAVING Wet natuurbescherming per 1 maart 2016

T&H

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN Kwetsbaarheid specialisme water + lucht oplossen Specialisme bestemmingsplannen kwetsbaarheid oplossen MONITOREN EN INFORMEREN Optimaliseren informeren wethouders en gedeputeerden Organisatie Bestuurlijk Overleg BRZO-RUD op orde

Programmatische Aanpak Stikstof (PAS) per 1 juli

OMSCHRIJVING Voor water en lucht is 1 medewerker die de taak kan uitoefenen. Toename in verzoeken van deelnemers voor inzet milieu expertise van RUD. Er is slechts 1 medewerker beschikbaar.

MAATREGEL Voldoen aan kwaliteitscriteria en kwetsbaarheid opheffen. Voldoen aan kwaliteitscriteria en kwetsbaarheid opheffen.

Geen uniforme proces voor tijdige en in de juiste vorm informeren bevoegde gezagen. Taken en verantwoordelijkheden nog niet optimaal ingericht. Samenwerking verloopt ‘organisch’. Inzet en lijnen met landelijke overleggen niet altijd duidelijk. Ook bestuurlijke legitimiteit van het BRZO+ overleg is niet duidelijk. Aandeel van de RUD in overleggen omgevingsdienst.nl onduidelijk.

Uniformeren proces voor bijstand door RUD in bestuurlijk overleg. Inrichting taken en verantwoordelijkheden onderdeel maken van het intern overleg. Visie ontwikkelen op inzet van RUD. Duidelijkheid verkrijgen over verschillende overleggen en mandaten.

2x per jaar overleg met Portiz. Er zijn geen afspraken gemaakt over bedrijfsbezoeken. Er is 3 keer een mandaat teruggenomen. Niet alle inspecteurs B/C inzetbaar voor Piketdienst. Vaststelling doelstellingen door bevoegd gezagen in 2016. Ondanks beperkte capaciteit is gewerkt aan een beter toezicht op grondstromen en de afvalsector. In 2015 en 2016 zal dit worden doorontwikkeld.

Agendering vaststellen. Jaarlijks vaststellen welke bedrijven op eigen initiatief worden bezocht.

Overheveling taken van het rijk naar T&H provincies en gemeenten.

Monitoren en voorbereiden op ontwikkelingen en in kaart brengen gevolgen voor de RUD. In kaart brengen gevolgen.

Structurele aanpak van (agrarische) bedrijven

Visie ontwikkelen.

Verbetering doorvoeren door interne evaluatie. Monitoren en evalueren. Continu proces.


Hfdst 27.

74

PROG. Verg.

ONTWIKKELINGEN & VERBETERPUNTEN 2015

T&H T&H

4.1.5

BRZO Kwaliteitsniveau BRZO – inspecteurs

T&H

Samenwerking met inspectiepartners

T&H

Wet BRZO 2015

T&H

4.2.3

Teruggenomen mandaten

OMSCHRIJVING op stikstofemische en –depositie in stikstofgevoelige Nature 2000 gebieden.

MAATREGEL

Aanvullende scholing.

Nader overleg met DCMR en provincie over budgettering kosten. Monitoren en evalueren.

ISZW en VRZ verlagen inspectiecapaciteit waardoor capaciteit BRZO onder druk komt te staan. In Q3 of Q4 zal wetgeving van kracht worden. Deze wetgeving moet in praktijk verankerd worden. Er is 2 keer een mandaat teruggenomen.

Monitoren en evalueren.


Hfdst

75

PROG.

algemeen bestuur (openbaar) Datum: Agendapunt: Behandeld door: Hans Dullaert Afdeling: Communicatie


Onderwerp Status voorstel Besluit dagelijks bestuur

besluitvormend openbaar Vaststellen van communicatieplan RUD Registratienummer:

Paraaf voorzitter en secretaris van het dagelijks bestuur

Afgestemd met Bijlagen


Directeur, Hoofd Staf, MT Communicatieplan

1. Aanleiding Het AB heeft de directeur tijdens de informele AB sessie van januari 2015 verzocht een communicatieplan op te stellen en dit direct na de zomer aan het AB voor te leggen. 2. Voorgeschiedenis 3. Overwegingen en advies Overwegende dat

1. de RUD een goede opdrachtnemer/opdrachtgevers relatie wil (ontwikkelen) met de deelnemers; 2. de nota ingaat op het proces dat leidt tot een vertrouwensrelatie inclusief de daartoe beschikbare communicatiemiddelen 3. het toepassen van alle communicatiemiddelen de huidig bezetting van de RUd te boven gaat adviseren wij u met de nota vast te stellen. 4. Consequenties Financiële consequenties: Hangt af van de in te zetten communicatiemiddelen. Wanneer meer communicatie wordt gevraagd dan mogelijk is binnen de huidige bezetting dan heeft dit gevolgen voor de begroting. Dekking uit: Restant budget na toekenning: Organisatorische / personele consequenties: Pagina 1 van 2

algemeen bestuur (openbaar) Datum: Agendapunt: Behandeld door: Hans Dullaert Afdeling: Communicatie

Juridische consequenties: geen Overige consequenties: 5. Communicatie Ter informatie naar OR. Collega’s in inloop café op de hoogte stellen Op SharePoint

Pagina 2 van 2

Communicatieplan RUD Zeeland

1 Missie Zoals op de homepage van onze website staat, luidt de missie van de RUD Zeeland als volgt: “De RUD Zeeland voert namens de gemeenten, de provincie en het waterschap de taken vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en natuur uit. De RUD Zeeland werkt daardoor samen met gemeenten, de provincie en het waterschap aan een schone en veilige werken leefomgeving. Zij doet dit klantvriendelijk, professioneel, doelmatig en conform vastgelegde kwaliteitseisen en dienstverleningsnormen.” Uit deze missie komen verschillende belangrijke aspecten naar voren waar de RUD Zeeland voor staat. Ook komen de doelgroepen voor wie de RUD Zeeland werkt, duidelijk naar voren, namelijk bedrijven, particulieren, omgeving en de deelnemende partijen.

2 Visie communicatie Communicatie geeft ondersteuning aan de uitvoering van de wettelijke taken. Dit dient naar tevredenheid van de deelnemers te gebeuren en aan te sluiten bij hun verwachtingen. Daarom is het noodzakelijk de deelnemers goed te informeren over wat we doen en goed te luisteren naar wat de deelnemers zelf te zeggen hebben over de voortgang. Zo krijgen we een helder beeld van hun verwachtingen. Voor het verbeteren van deze interactieve communicatie zetten we diverse instrumenten in.

3 Doelgroepen/stakeholders Deelnemers:       

13 gemeenten, Colleges B&W en ambtenaren Waterschap, bestuur Provincie, Gedeputeerde Staten Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Gemeenteraden, griffies Provinciale staten, griffie

Achterbannen:  

Burgers Bedrijven

Dit communicatieplan richt zich op de deelnemers, in het bijzonder de bestuurders en de ambtenaren. 1

4 Communicatietrap De communicatietrap is een praktisch model dat de communicatievraag/verwachting bij een doelgroep verbindt aan de inzet van middelen. Bij de eerste trede gaat het om informeren van de betrokken personen. Dat kan door middel van een nieuwsbrief, poster of email. Bij elke stap hoger worden de personen van de doelgroep meer betrokken bij voortgang en verandering van de organisatie. Dan gaat het niet alleen om informeren, maar om toenemende interactie, het peilen van verwachtingen, vragen om reactie en die reacties meenemen in het proces van aanpassing en verandering. Dat kan met het beantwoorden van vragen tijdens een presentatie of in een van de bilaterale gesprekken. Wil je mensen nog meer betrekken bij het proces van de organisatie, dan kun je ervoor kiezen om ze van meet af aan een volwaardige rol te geven in projecten en processen. Momenteel staan we op de eerste twee treden. We informeren de betrokken personen. Het doel is om nog twee treden te maken.

Communicatietrap

Bestuurders Voor de bestuurders geldt dat zij zitting hebben in het bestuur en daarom met regelmaat geïnformeerd worden over de stand van zaken bij de RUD. Als bestuurders overleggen zij over de koers van de RUD en nemen beslissingen over te voeren beleid. Zij krijgen ook de nieuwsbrief en zijn uitgenodigd voor de regionale informatieavonden. Bestuurders zijn actief betrokken op de eerste vier treden van de trap. Ambtenaren Ambtenaren hebben geen zitting in het bestuur en zijn daarom minder betrokken bij beleid. Wel krijgen ze de nieuwsbrief en zijn genodigd voor de regionale informatiebijeenkomst. Maar het zou kunnen zijn dat de ambtenaren onvoldoende betrokken worden. Ze zouden meer op trede 3 en 4, betrokken en meedenken, mogen staan. Er zijn accounthouders aangesteld om contacten te onderhouden. Hierin zijn verbeteringen in aan te brengen.

2

5 Communicatiedoel en communicatiestrategie Communicatiedoel De Omgevingsdienst weet wat er bij de deelnemers speelt, waar gevoeligheden liggen en wat de deelnemers verwachten van de dienst. De dienst zorgt voor een goede afstemming en realistische verwachtingen bij haar deelnemers. Communicatiestrategie De Omgevingsdienst zet in op continue en actieve communicatie met bestuurders en haar omgeving. Daarnaast zorgt de dienst ervoor dat de boodschap op alle niveaus gelijk is en er dus met één mond gepraat wordt. Er zijn gestructureerde informatiestromen, zodat gehaalde informatie bij de deelnemers gemakkelijk en op een juiste manier gedeeld kan worden en toegankelijk is voor de juiste personen. In het bijzonder zal ingezet worden op verwachtingsmanagement en relatiemanagement bij de deelnemers, bestuurders en ambtenaren. Rollen en verantwoordelijkheden Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de communicatie van de Omgevingsdienst, zowel intern als extern. Om aan deze eisen te kunnen voldoen is inspanning van de gehele organisatie vereist. Immers, op veel punten in de organisatie worden voortdurend contacten met de buitenwereld onderhouden en in principe is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het goed verlopen van deze communicatie. Communicatie is een onderdeel van de eigen werkzaamheden. Iedere medewerker is tegelijkertijd het visitekaartje van onze organisatie. Elke medewerker wordt geacht een ambassadeur te zijn namens de RUD Zeeland. Dit houdt in dat iedereen handvatten aangereikt moet krijgen om dit te kunnen doen. Communicatie heeft hierin een adviserende rol. Een goed voorbeeld hiervan is het persprotocol. Daarnaast faciliteert Communicatie bij de ontwikkeling van communicatiemiddelen en het gebruik daarvan bij activiteiten van de dienst.

6 Communicatie concreet Onderstaand vindt u de concrete communicatieactiviteiten. Tot en met de Brzo Communicatie geven we daar uitvoering aan. Daaronder staan activiteiten die we wel zouden willen doen, maar waar nu onvoldoende capaciteit voor hebben. Het gaat hier om zowel adviseren als het realiseren van middelen. In geval van bijeenkomsten/evenementen kunnen groepen gecombineerd worden. Communicatiemiddelen zijn altijd ondersteunend aan de beste vorm van communicatie, direct contact.

Reguliere overleggen bestuurlijk en ambtelijk Belangrijke communicatiemomenten zijn de reguliere overleggen met de partners, zowel de besturen als de ambtelijke contacten. Daarvoor is voorzien in twee overlegstructuren die hieronder staan beschreven. Daarnaast vindt er enkele weken voor de vergadering van het Algemeen Bestuur van de RUD een ambtelijk afstemmingsoverleg tussen de RUD en alle deelnemers plaats. Het initiatief daarvoor ligt bij RUD. Op het moment dat een bestuurder een bezoek brengt aan een bedrijf participeert de RUD desgewenst in de voorbereiding van dit bezoek. Op verzoek van opdrachtgever neemt de RUD deel aan het bezoek. 3

BESTUURLIJK Bilateraal

Collectief (Zeeuwsbreed)

Partijen RUD (directeur / MT-lid) Opdrachtgever (gedeputeerde*, wethouder/burgemeester, dijkgraaf)

Onderwerpen - kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening; actualiteiten; planning; - toekomstverwachtingen

Frequentie 1 x per jaar

AB

- idem als boven o.g.v. jaarrapportages (monitoring); - afstemming - ontwikkelingen

6x per jaar

AMBTELIJK Partijen Wederzijdse relatiebeheerders

Onderwerpen Bilateraal - overzicht van in mandaat genomen besluiten; - urenoverzicht; - werkplanning; - 10 dagen-regeling Collectief Wederzijdse - idem als boven o.g.v. (Zeeuwsbreed) relatiebeheerders jaarrapportages (monitoring); - afstemming - ontwikkelingen - voorbereiding AB *voor de BRZO bedrijven geldt een andere overlegstructuur

Frequentie 1x per twee maanden

1x per maand

Toesturen van resultaten van de reguliere overleggen, verslagen, rapportages met de partners. Idem jaarverslag. Verwachtingsmanagement en relatiemanagement Om te komen tot verbetering van de communicatie met de deelnemers beginnen we met het in kaart brengen wat de wensen en behoeften van bestuurders en ambtenaren zijn. Om meer duidelijkheid te krijgen over de wensen van de deelnemers, gaat RUD Zeeland  een bureau opdracht geven om een onafhankelijk stakeholdersonderzoek te doen bij de deelnemers, bestuurders en ambtenaren. Het onderzoek wordt gedaan aan de hand van individuele interviews.  Bovendien zal eind van het jaar een plenaire bijeenkomst, evaluatie van het deelnemersoverleg, plaats vinden. Uitkomsten van dit onderzoek en overleg dragen bij aan het verbeteren van de communicatie met de deelnemers. Daarnaast inzet van de volgende communicatiemiddelen. Nieuwsbrief Een andere middel om besturen en deelnemers op de hoogte te houden over de voortgang van de RUD is de nieuwsbrief. Deze verschijnt 3 a 4x per jaar. Te overwegen is om gemeenteraadsleden toe te voegen aan de lijst van ontvangers. Daarvoor kan de nieuwsbrief aan de Zeeuwse griffies verstuurd worden die zorgt voor verdere verspreiding. 4

Website De RUD heeft een website waar alle stakeholders informatie over de RUD en haar activiteiten kunnen vinden. De RUD heeft 4 webredacteuren die ondersteuning krijgen van het webteam. De URL van de site wordt in alle uitingen meegenomen. Accounthouders Naast de MT-leden heeft de RUD 4 accounthouders die als relatiebeheerder direct contact onderhouden met de deelnemers. In het contact stellen zij de deelnemers op de hoogte van de voortgang en beantwoorden vragen die bij deelnemers leven. Ondersteunende middelen Bij alle activiteiten zijn ondersteunende middelen in te zetten: folder, organogram, banner, nieuwsbrief, gadgets, advertentie, persbericht, etc.. Perscontacten en communicatieprotocol De RUD is een gemandateerde uitvoeringsorganisatie. Wanneer er perscontacten zijn, worden deze afgestemd met het bevoegd gezag. Hiervoor worden twee communicatieprotocollen gehanteerd. Een voor Brzo bedrijven.In de meeste gevallen is de provincie dan bevoegd gezag. En een protocol voor niet Brzo aangelegenheden. Dan is gemeente of provincie bevoegd gezag. Dit jaar is het Brzo protocol op initiatief van Zeeland aangepast en vastgesteld. Voorheen werd per gemeente verschillende communicatieprotocollen gehanteerd. In overleg met de communicatieadviseurs van de deelnemers in de werkgroep communicatie Zeeland is overeenstemming om tot een gezamenlijk protocol gekomen. Brzo Communicatie De communicatieadviseur zit in de werkgroep Brzo Schiedam. Dit heeft geleid tot een communicatieprotocol, case om uitleg te geven aan bevoegde gezagen die een Brzo bedrijf binnen hun gemeentegrenzen hebben. Brzo informatie voor nieuwe gedeputeerden, publiceren van samenvattingen inspectierapporten op Brzo-web, redigeren van de samenvattingen. Input geven voor de Brzo Nieuwsbrief. Een en ander gebeurt in overleg met de Brzo-coördinator. Hieronder volgen de activiteiten waar we nu onvoldoende capaciteit voor hebben. Presentatie tijdens bijeenkomsten voor besturen en raden van deelnemers De RUD bezoekt in het 1e kwartaal van het jaar of op een ander geschikt moment de raden, staten en algemene vergadering. Het geeft daarin uitleg aan de hand van een (powerpoint)presentatie over de voortgang en resultaten van de RUD. Regionale informatiebijeenkomsten Voor alle stakeholders, of selecties daaruit, kunnen regionale informatiebijeenkomsten georganiseerd worden. Met uitleg over diverse onderwerpen; jaarverslag, nieuwe wetgeving, bedrijven in de regio, projecten, P&Q, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Locatiebezoeken, voeten-in-de-klei-dag Voor alle stakeholders, of selecties daaruit. Dat kan zijn: meelopen met een inspectie bij een bedrijf, bezoek locatie bodemsameringsproject, op pad met de groene inspecteurs tijdens handhaving van groene wetgeving etc.. Ontvangsten op RUD kantoor Bijeenkomsten voor stakeholders op eigen RUD kantoor. Presentatie en rondleiding. Contactpersonen bedrijven 5

Inspecteurs en vergunningverleners onderhouden direct contact met bedrijven. Niet alleen tijdens de inspectie, maar ook daarom heen. In hun contact geven ze informatie over de werkwijze van de RUD. Dat kan zijn: mondeling, de folder, een presentatie, eventueel gezamenlijk met andere inspectiepartners. Eventueel op een avond van BZW. Bedrijven ook uitnodigen op regionale informatieavonden. Naamsbekendheid Naamsbekendheid via media te vergroten. Daarbij rekening houdend met communicatieprotocol. Voor een meer pro-actieve benadering van de pers is het nodig dat in de teams gesproken wordt welke activiteiten, inspecties, projecten etc. in aanmerking zouden kunnen komen voor media-aandacht. Betreffende onderwerp moet aantrekkelijk zijn voor de pers en tot verbeelding spreken. Lezers/kijkers moeten het zich kunnen voorstellen. Geen beleidsachtige zaken, maar concreet, liefst een aanwijsbare verandering voor burgers in begrijpelijke taal. Items die in de pers komen hebben vaak te maken met overlast. Basisvraag is: Kan er geen einde gemaakt worden aan de overlast/gevaar, mag dat überhaupt wel, hebben ze er een vergunning voor. 

publieksinteressante acties uitdragen in de pers. B.v. aanhouden oesterrapers, oprollen van een hennepplantage, campagne Dumper=Stumper.



Persbericht toevoegen bij vergunningverlening en sancties.



Ingaan op verzoeken van de pers om toelichting bij een zaak die in de media speelt. Bv de vliegenplaag in Borsele.



Pers uitnodigen op inspectie of bij een saneringslocatie. Dit moet van te voren wel worden afgestemd met het bedrijf, bevoegd gezag en eventuele inspectiepartners.

Verder kunnen we de naamsbekendheid vergroten zonder dat direct media daarbij aanwezig moet zijn. 

Aansluiten bij informatiebijeenkomsten of Open dagen van bedrijven.



Zelf informatiebijeenkomsten organiseren.



‘Voeten in de klei’ middagen, ‘Op stap met de inspecteur’ locatiebezoek, bedrijfsbezoek met stakeholders; bestuursleden, ambtenaren en gemeenteraadsleden en/of bewoners.



Gebruik bewonersbrieven voor omwonenden



Gebruik Twitter, opbouwen van volgers, te beginnen met een groepje van vrijwilligers.



Contact met gemeenteraden. Maar ook informele contacten met dorpsraden. Inzet relatiebeheerders. Kennis maken, uitleggen wat we doen en vragen wat er bij hun speelt. Open en eerlijk over wat we wel en ook niet kunnen doen.

App MilieuZeeland App MilieuZeeland is een app die beschikbaar kan komen voor alle inwoners van Zeeland. De app geeft op de mobiel of tablet informatie over luchtkwaliteit, zwemwaterkwaliteit, eventuele bodemverontreiniging, geluidscontouren rond bedrijventerreinen, vergunningslocaties en biedt de mogelijkheid om een melding of milieuklacht te doen. Momenteel is de App op basis van vastgesteld concept in de ontwikkelfase. Nagegaan wordt of benodigde bronnen digitaal ontsloten kunnen worden, in het bijzonder via gemeentelijke informatie op www.overheid.nl en of de productie financieel haalbaar is.

6

Matrix van doelgroepen en communicatiemiddelen Doelgroepen Deelnemers en besturen 13 gemeenten, Colleges B&W Waterschap Provincie, Gedeputeerde Staten

Communicatie      



  Gemeenteraden, griffies ook dorpsraden

   



 

Provinciale staten, griffie

   



Bilaterale en Zeeuws-brede overleggen, zowel bestuurlijk als ambtelijk, zie overlegstructuur Toesturen resultaten van de reguliere overleggen, verslagen, rapportages met de partners, jaarverslag Nieuwsbrief Website Contact accounthouder (regionale) presentatie/bijeenkomst over voortgang en resultaten van de RUD, of uitleg over diverse onderwerpen; jaarverslag, nieuwe wetgeving, bedrijven in de regio, projecten, P&Q, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Locatiebezoeken, voeten-in-de-klei-dag. Dat kan zijn: meelopen met een inspectie bij een bedrijf, bezoek locatie bodemsameringsproject, op pad met de groene inspecteurs tijdens handhaving van groene wetgeving etc.. Uitnodiging bezoek/bijeenkomst op eigen RUD kantoor Perscontacten volgens communicatieprotocol, afstemming met bevoegd gezag App MilieuZeeland Nieuwsbrief Website (regionale) presentatie/bijeenkomst over voortgang en resultaten van de RUD, of uitleg over diverse onderwerpen; jaarverslag, nieuwe wetgeving, bedrijven in de regio, projecten, P&Q, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Locatiebezoeken, voeten-in-de-klei-dag. Dat kan zijn: meelopen met een inspectie bij een bedrijf, bezoek locatie bodemsameringsproject, op pad met de groene inspecteurs tijdens handhaving van groene wetgeving etc.. Uitnodiging bezoek/bijeenkomst op eigen RUD kantoor Inzet relatiebeheerders/accounthouders. Kennis maken, uitleggen wat we doen en vragen wat er bij hun speelt. Open en eerlijk over wat we wel en ook niet kunnen doen. App MilieuZeeland Nieuwsbrief Website (regionale) presentatie/bijeenkomst over voortgang en resultaten van de RUD, of uitleg over diverse onderwerpen; jaarverslag, nieuwe wetgeving, bedrijven in de regio, projecten, P&Q, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Locatiebezoeken, voeten-in-de-klei-dag. Dat kan zijn: meelopen met een inspectie bij een bedrijf, bezoek locatie bodemsameringsproject, op pad met de groene inspecteurs 7

Burgers

   



Bedrijven

   



 

    

tijdens handhaving van groene wetgeving etc.. Uitnodiging bezoek/bijeenkomst op eigen RUD kantoor App MilieuZeeland Website Regionale Presentatie/bijeenkomst met uitleg over diverse onderwerpen; bedrijven in de regio, projecten, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Vergroten naamsbekendheid via perscontacten, ook proactief, volgens communicatieprotocol Bewonersbrieven voor omwonenden App MilieuZeeland Website Regionale Presentatie/bijeenkomst. Met uitleg over diverse onderwerpen; jaarverslag, nieuwe wetgeving, bedrijven in de regio, projecten, P&Q, concrete vergunningen, handhavingsbesluiten, meldingen ongewone voorvallen, etc.. Dit kan in de vorm van een informatiemarkt. Inspecteurs als contactpersoon bij bedrijven. In hun contact geven ze informatie over de werkwijze van de RUD. Dat kan zijn: mondeling, de folder, een presentatie, eventueel gezamenlijk met andere inspectiepartners. Eventueel op een avond van BZW. Bedrijven ook uitnodigen op regionale informatieavonden. Locatiebezoeken, voeten-in-de-klei-dag. Dat kan zijn: meelopen met een inspectie bij een bedrijf, bezoek locatie bodemsameringsproject, op pad met de groene inspecteurs tijdens handhaving van groene wetgeving etc.. RUD zoekt aansluiting bij informatiebijeenkomsten of Open dagen van bedrijven Perscontacten volgens communicatieprotocol App MilieuZeeland Periodiek overleg BZW / PORTIZ Periodiek overleg ZMF, ZLTO etc.

8

vergaderrooster DB en AB RUD Zeeland 2016, Onderwerp

Aanleveren bij Miranda

Verzending DB

concept september 2015

Vergaderdatum DB Verzending AB (09.00 – 11.00 uur)

Vergaderdatum AB (09.00 tot 10.30 uur)

4 januari 1 februari Informele AB  Concept begroting 2017

7 januari 4 februari

18 januari 15 februari

21 januari

1 februari

24 mrt*

14 maart 4 apr

14 mrt

17 mrt

21 mrt

7 april

11 april

18 april

 Vaststelling jaarrekening 2015

18 april

21 april*

9 mei

12 mei

23 mei

 Vaststelling begroting 2017

31 mei

3 juni

13 juni

16 juni

27 juni

29 augustus 26 september 7 november

1 september 29 september 10 november

12 september 10 oktober 21 november

15 september 13 oktober 24 november

26 september 31 oktober 5 december

* i.v.m. meivakantie

Voorjaarsvakantie Meivakantie Zomervakantie Herfstvakantie Kerstvakantie

20 februari t/m 28 februari 2016 30 april t/m 8 mei 2016 23 juli t/m 4 september 2016 22 oktober t/m 30 oktober 2016 24 december 2016 t/m 8 januari 2017

Feestdagen 2016: Goede Vrijdag en Pasen: 25 tot 28 maart 2016 Koningsdag: 27 april 2016 Hemelvaartsdag: 5 mei 2016 Pinksteren: 15 en 16 mei 2016

Opmerkingen

3. Vaststelling agenda 4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering algemeen bestuur van 29 juni 2015

Recommend Documents