DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK PEMERIKSAAN LKPD PADA BPK-RI PERWAKILAN PROVINSI JAWA TIMUR
BAGUS RESPATI SASONGKO 9108205805 Sidang thesis Senin,26 Juli 2010
LATAR BELAKANG Tersebarnya pengetahuan yang dimiliki oleh g p pemeriksaan LKPD membuat BPK dalam Tugas pemeriksa kesulitan dalam memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan. Pengetahuan yang berasal dari auditor senior tentang pengalaman audit dan penerapan suatu metode audit belum disadari menjadi suatu pengetahuan organisasi. Belum adanya aplikasi dalam BPK-RI yang menunjang auditor dalam mencapture, mencapture menyaring, dan mentransfer dan menyimpan pengetahuan.
PERMASALAHAN Pengetahuan apa yang telah dimiliki dan seharusnya dimiliki oleh BPK BPK-RI RI untuk menjalankan audit laporan keuangan g daerah oleh p pemeriksa BPK-RI? Bagaimana mengumpulkan pengetahuan p g tentang g audit laporan p keuangan daerah yang tersebar diantara pemeriksa BPK-RI? Bagaimana desain untuk knowledge management system pada audit laporan keuangan daerah untuk BPK-RI BPK RI perwakilan Jawa Timur?
BATASAN MASALAH Penelitian tentang analisa kebutuhan terbatas pada kantor perwakilan BPK –RI RI di Surabaya, karena telah mewakili akan pelaksanaan audit laporan p p keuangan g daerah.
TUJUAN Untuk memperoleh peta pengetahuan dalam proses Audit laporan p p keuangan g daerah BPKRI. Mengidentifikasi strategi knowledge managementt dalam d l organisasi i i BPK-RI BPK RI perwakilan Jawa Timur. Mendesain knowledge management system untuk audit laporan keuangan daerah
MANFAAT Pengetahuan organisasi dan individu dapat ditangani secara terpadu Tersedianya media untuk knowledge transfer dan knowledge sharing Membantu dalam pengambilan keputusan untuk kasus yang sama
Bab 2
DEFINISI KNOWLEDGE Kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan Knowledge, while made up of data and information, can be thought g of as much g greater understanding g of a situation, relationships, causal phenomena, and the theories and rules (both explicit and implicit) that underlie a given domain or problem Knowledge is neither data nor information, though it related to both,and the differences between these terms are often a matter of degree
DEFINISI KNOWLEDGE MANAGEMENT Akuisisi, Akuisisi penyimpanan, penyimpanan pengambilan, pengambilan aplikasi, aplikasi generasi, dan meninjau pengetahuan aset dari sebuah organisasi dengan cara yang t k d li terkendali. pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) dengan mengoptimalkan proses penciptaan, komunikasi dan aplikasi semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.
DEFINISI DESAIN SISTEM proses menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi. informasi penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Knowledge life cycle Merupakan alur penciptaan penggunaan sehingga dapat digunakan Penciptaan pengetahuan (creation) Penyimpanan pengetahuan (retention) Pemindahan pengetahuan (transfer) Penggunaan pengetahuan (utilization)
Desain sistem
Langkah –langkah perencanaan, analisis, desain,. Tool desain sistem : UML Desain interface: rancangan tampilan l antar muka k
Gambaran organisasi Perwakilan BPK-RI Jawa Timur g p pokok Tugas Pemeriksaan laporan keuangan pemerintah daerah (LKPD),pemeriksaan kinerja dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu Kondisi pegawai (auditor) berlatarbelakang beberapa disipilin ilmu dan berpindah –pindah pindah daerah penugasan. penugasan Infrastruktur TI : g intranet dan internet telah tersedia jjaringan beserta aplikasi internal untuk menunjang penugasan. knowledge sharing ; Sosialisasi, inhouse training,mailing list
Bab 3
Metodologi penelitian
Langkah 1 perencanaan Studi Literatur Input : jurnal jurnal, buku text text, internet internet, dokumen internal Proses : membaca,memahami,mengutip Output : proposal thesis dan pendukungnya
Menyusun dokumen riset dan pengumpulan l d data Input : hasil studi literatur. Jurnal text book berkaitan Proses ; menyusun dokumen riset untuk wawancara dan kuesioner serta melakukan wawancara dan menyebarkan kuesioner kepada auditor BPK-RI Jatim Output ; dokumen riset dan data siap dianalisis
Analisis Menyusun peta pengetahuan organisasi Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis K-need, K-flow dan K-gap Output : Knowledge map
Identifikasi infrastruktur TI Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis hardware, software, jaringan, personil Output : IT Infratructure map
Identifikasi strategi Knowledge management Input : hasil pengumpulan data Proses ; analisis pada tujuan organisasi dan kebijakan dalam rangka KM Output : strategi KM
Desain Analisis kebutuhan dan kondisi sekarang Input : hasil pengumpulan data Proses : analisis desain sistem KM Output ; spesifikasi kebutuhan
Desain arsitektur, arsitektur interface sistem KM Input : spesisfikasi kebutuhan Proses : mendesain sistem KM dengan UML Output ; desain sistem KM
Review dan evaluasi Input : sistem KM Proses ; mereview dan evaluasi sesuai spesifikasi kebutuhan Output ; cheklist evaluasi
BAB 4 ANALISIS DAN DESAIN Analisis proses bisnis organisasi Analisis peta pengetahuan pemeriksaan LKPD Analisis strategi knowledge management Analisis kebutuhan Desain diagram use case Desain diagram sequence D Desain i diagram di class l Desain user interface
Analisis proses bisnis organisasi Tahap Pemeriksaan LKPD Persiapan
Laporan
1) Pemahaman tujuan pemeriksaan dan harapan penugasan 2) Pemenuhan kebutuhan pemeriksa 3) Pemahaman entitas 4) dst
Pelaksanaan
1) Pelaksanaan pengujian analitis t i i terinci 2) Pengujian SPI 3) Pengujian substantif 4) dst
1) Penyusunan KHP 2) Pembahasan konsep KHP dengan Penanggung jawab 3) Penyampaian kHP kepada pejabat entitas ybs 4) dst
Analisis proses bisnis organisasi Peran yang terlibat Kepala perwakilan Penanggung jawab P Pengendali d li teknis t k i Ketua Anggota tim Tim review
Analisis proses bisnis organisasi Skema aliran pengetahuan Capture
1. Laporan hasil pemeriksaan 2. Kertas kerja pemeriksaan
Hardcopy, sofcopy
Presentasi
penyimpanan
Buku,manual,notulen, pengalaman tahun sebelumnya
penyaringan
distribusi
Sosialisasi , diskusi
In house training, email
Analisis Peta Pengetahuan No
Sumber Pengetahuan
1 2
Buku/handout Daftar peraturan
3
Pemilik Penyimpanan Indiv BPK Hard Soft idu √ √ √ √
Pencarian man digit ual al √ √
√
√
√
√
√
√
Juknis dan Juklak
√
√
√
√
√
√
4
LHP
√
√
√
√
√
5
KKP
√
√
√
6
Notulen IHT
√
√
√
7
Pengalaman
√
8
Pemahaman
√
Analisis Peta Pengetahuan Status
No Pengetahuan
Sumber
1
Auditing
Buku
√
2
Standar Akuntansi Pemerintahan
Buku, Juknis dan Juklak
√
3
Sistem akuntansi keuangan daerah
Buku, Juknis dan Juklak
4
Etika pemeriksaan
Buku, Juknis
√
5
Data entitas
Peraturan, Pengalaman
√
6
P Pengumpulan l bbukti kti ddan analisa li ddata t
B k Buku
√
7
Pemanfaatan Perangkat TI
Buku
√
8
Statistika
Buku, Juknis
√
9
Sistem Pengendalian Intern
Juklak, Juknis
√
10
Risk based audit
Buku
√
11
y kertas kerja j Penyusunan
Juknis
√
12
Penyusunan laporan
Juknis
√
Sudah dimiliki
Belum dimiliki
√
Analisis strategi knowledge management Digitalisasi dokumen peraturan yang terkait. Pengumpulan kertas kerja pemeriksaan berbentuk softcopy ke pengendali teknis. Hal ini memudahkan tim pemeriksa tahun anggaran berikutnya untuk mengakses KKP tahun sebelumnya dan memperoleh pengetahuan yang mendalam d l t t tentang entitas tit pemerintah i t h daerah d h yang akan k diperiksa. Penulisan hasil diklat dan disampaikan kepada atasan. t Menunjuk salah satu satu staf untuk mengumpulkan hasil digitalisasi dan tulisan ke dalam salah satu computer. t
Bentuk-bentuk usaha knowledge management In house training; Diklat teknis; Mentoring; P Pengawasan pemeriksaan; ik Pengawasan kertas kerja;
Analisis kebutuhan Sumber wawancara user Best practices beberapa organisasi Observasi Ob i lapangan l ((proses perencanaan,proses pelaksaan dan proses penyusunan laporan)
Wawancara user Apakah anda tahu tentang knowledge management g dan p penerapannya? p y Kesulitan apa yang dihadapi saat melakukan audit LKPD Pengetahuan apa yang harus dimiliki untuk melakukan audit LKPD dan apakah anda sudah menguasainya. Bila akan dikembangkan KM fitur apa yang diharapkan, Apakah anda mempunyai pengetahuan yang bersifat pengalaman atau pemahaman dan bersedia menyebarkannya kepada auditor lain?
Best Practices No
Hal Penting
1
Pengguna
2
Kategori pengetahuan Most popular document Pengetahuan paling banyak dicari Rangking user teraktif Dukungan file - document d (doc,pdf) -image (JPG,PNG) - Multimedia (avi) Distribusi pengetahuan melalui jaringan email, VPN atau webserver.
3 4 5 6
7
Kampiun
IPB
Pure
Omnistar
pegawai
dosen
publik terdaftar
publik
ada
ada
ada -unlimited
ada – unlimited
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada ada ada
ada ada tidak
ada d ada ada
ada d ada ada
ada
ada
ada
ada
No
Hal Penting
Kampiun
IPB
Pure
Omnistar
ada
tidak
tidak
ada
ada
tidak
tidak
tidak
tidak
tidak
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
ada
8
Media Tanya ke ahli
9
Ruang diskusi
10
Fasilitas pooling
11
Internal search engine
12
Laporan kepada manajemen
13
Fasilitas pengarsipan
ada
ada
ada
ada
14
Penilaian pengetahuan dengan metode vote/rating
ada
ada
ada
ada
Analisis kebutuhan No
Uraian
User
Prioritas
Auditor
Tinggi
Auditor
Tinggi
Auditor
Tinggi
Auditor
Tinggi
Auditor
Tinggi
FUNGSIONAL 1
2
3
4 5
Sistem dapat digunakan untuk menyimpan pengetahuan yang berasal tulisan auditor, karangan orang lain maupun artikel majalah dan internet yang berhubungan dengan topik. p Sistem dapat digunakan untuk melampirkan file dokumen, gambar, suara maupun video ke dalam artikel, dan dapat diakses oleh user lain. Sistem menampilkan p identitas pengirim p g artikel sebagai g kontributor. Hal ini untuk mencegah pengiriman artikel yang tidak jelas sumbernya. Sistem dapat menambahkan komentar yang berasal dari user yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan. Sistem dapat diandalkan untuk melakukan pencarian topik pengetahuan yang terdaftar. Pencarian dilakukan dengan mengetikan kata kunci.
Analisis kebutuhan (lanj) No Uraian
User
Prioritas
6
Auditor Sistem menyediakan tempat untuk user bertanya k d ahli. kepada hli pemahaman h d pengalaman dan l l bih lebih dalaAhli ini merupakan auditor senior yang mempunyai m suatu bidang pemeriksaan. Fasilitas ini juga untuk memperoleh informasi identitas auditor yang mempunyaii kemampuan k l bih dalam lebih d l suatu t pengetahuan t h tertentu.
Tinggi
7
Sistem dapat digunakan User untuk melakukan unduh atas artikel yang tersimpan dalam sistem sesuai dengan haknya. Sistem dapat menyediakan fasilitas menjawab pertanyaan yang diajukan oleh auditor kepada para ahli, sedangkan ahli /auditor senior dapat langsung menjawab melalui sistem atau melalui email yang dilewatkan oleh petugas admin sistem.
Auditor
Tinggi
Pengendali teknis
Tinggi
Pengendali t k i teknis
Tinggi
8
9
Sistem dapat digunakan untuk penyuntingan atas artikel, tik l edit dit kategori k t i dan d pengarsipan i b i pengetahuan bagi t h yang sudah tersimpan.
Analisis kebutuhan (lanj) No Uraian
User
Prioritas
10
Admin KM
Tinggi
Admin KM
Tinggi
Semua auditor
sedang
11
12
Sistem dapat digunakan admin KM untuk melakukan penyesuaian atas data pengguna, pengguna meliputi mengatur data user, manambah user dan menghapus user. Sistem mampu menyediakan laporan aktivitas per periode tertentu, tertentu laporan daftar artikel, artikel dan laporan daftar user serta. Laporan aktivitas berisi jumlah pengunjung sistem, jumlah artikel, jumlah komentar per periode, jumlah contributor dan artikel yang banyak dicari oleh user. Laporan lain Pada halaman utama Sistem dapat menampilkan informasi artikel terbaru dan artikel yang paling banyak dibaca. dibaca
Use case diagram
Use Case name : Menambahkan artikel Primary aktor : Auditor
ID :
U.1
Importance level : High Use case Type : Detail, essential
Stakeholders and interest : 1.Auditor ingin mengirim artikel Brief description : Use case ini digunakan untuk mengirim artikel pengetahuan yang terkait dengan LKPD. Preconditions : Aktor telah login kedalam sistem Post – conditions: artikel pengetahuan berhasil ditambahkan dalam sistem Normal flow of events : 1.Auditor browse halaman utama Sistem menampilkan halaman utama 3.Auditor menekan tombol kirim artikel 4.Sistem menampilkan form kirim artikel 5.Auditor mengetik judul artikel 6.Auditor memilih kategori pengetahuan 7.Auditor mengetik deskripsi singkat 8.Auditor mengetik kata kunci 9.Auditor mengetik isi artikel atau 10.Auditor d menekan k tombol b l file f l lampiran l 11.Sistem menambah artikel Subflows : Alternate/exceptional flow: Bila gagal, auditor harus mengulang proses dari awal
Desain sequence diagram Menambahkan artikel
Sd mencari pengetahuan
Sd menambahkan komentar
Sd bertanya ahli
Sd mengunduh pengetahuan
Sd menjawab pertanyaan
Sd menyunting pengetahuan
Sd mengelola user
sd membuat laporan
Desain class diagram
Daftar Interface Halaman Halaman index (Login) (H.1) Halaman utama (H.2) (H 2) Halaman Pengetahuan (H.3) Halaman tanya ahli (H.4) Halaman a a a manajemen a aje e use user ((H.5) 5) Halaman Manajemen konten (H.6) Halaman bantuan(H.7) Halaman laporan (H.8) Form Form kirim artikel(F.1) Form kirim komentar (F.2) Form unduh pengetahuan (F.3) (F 3) Form jawab pertanyaan (F.4) Form update user (F.5) Form p pencarian ((F.6)) Report Laporan aktivitas sistem (L.1)
Desain user interface Halaman Utama
Halaman Pengetahuan
Halaman Bertanya Ahli
Halaman Admin
REVIEW Ibu Yuni telah selesai menjalani diklat tentang pemanfaatan software arbrutus untuk pemeriksaan LKPD. H il diklat Hasil dikl tersebut b adalah d l h ibu ib Y i mempunyaii Yuni pengetahuan praktis tentang : bagaimana memperoleh data sumber dari auditee dan membuat salinan data sumber hingga analisis data untuk meyakini sistem pengendalian Intern auditee berjalan efektif. Dari diklat tersebut juga didapatkan file contoh dan toolsnya untuk pengolahan data. data Agar teman teman-teman teman sesama auditor juga dapat memahami masalah yang sama, maka melalui sistem KM yang telah dibangun akan ditambahkan pengetahuan tacit dan explicit p hasil diklat.
Halaman login
Halaman utama
Form kirim artikel
Evaluasi Priorit Elemen as Model Sistem dapat digunakan untuk menyimpan Tinggi U.01 Use case pengetahuan yang berasal tulisan auditor, menambah karangan orang lain maupun artikel majalah kan artikel dan internet yang berhubungan dengan topik. Melalui Sistem user dapat melampirkan file Tinggi U.01 Use dokumen, gambar, suara maupun video ke case dalam artikel, dan dapat diakses oleh user lain. menambah kan artikel Sistem menampilkan identitas pengirim artikel Tinggi U.01 Use case sebagai contributor. Hal ini untuk mencegah Menambah pengiriman artikel yang tidak jelas kan artikel sumbernya. Sistem dapat menambahkan komentar yang Tinggi U.03 berasal dari user yang berguna untuk Use case Menambah pengayaan materi pengetahuan. kan komentar Tinggi U.02 Use Sistem dapat diandalkan untuk melakukan case pencarian topik pengetahuan yang terdaftar. Mencari Pencarian dilakukan dengan mengetikan kata Pengetahua kunci.
No. Kebutuhan
Desain interface
1
Halaman Utama (H.2) Halaman artikel (H.3) Form kirim artikel(F.1)
2
3
4
5
Halaman artikel (H.3) Form kirim artikel(F.1)
Halaman artikel (H.3)
Form Komentar (F.2)
Form Pencarian (F6)
No. Kebutuhan
Prioritas
6
Sistem menyediakan tempat untuk user bertanya kepada ahli.
Tinggi
7
Sistem dapat menyediakan fasilitas menjawab pertanyaan yang diajukan oleh auditor kepada para ahli, sedangkan ahli /auditor senior dapat langsung menjawab melalui sistem. Sistem dapat digunakan User untuk melakukan unduh atas artikel yang tersimpan dalam sistem sesuai dengan haknya. Sistem dapat digunakan admin KM untuk melakukan penyesuaian atas data pengguna, meliputi mengatur data user, manambah user dan menghapus user.
Tinggi
8
9
Tinggi
Tinggi
Elemen Model U.04 Use case bertanya kepada ahli U.05 Use case menjawab pertanyaan U.09 Use case mengunduh artikel U.06 Use case mengelola user
Desain interface Halaman tanya ahli (H.4) Form Jawab pertanyaan (F.4)
Form unduh artikel (F.3)
Halaman manajemen user (H.5) Form edit data user (F.5)
No Kebutuhan . 10 Sistem dapat melakukan penyuntingan atas artikel, meliputi koreksi kategori dan update data.
11 Sistem menyediakan laporan aktivitas per periode tertentu yang berisi jumlah pengunjung sistem, jumlah artikel, jumlah komentar per periode, jumlah contributor dan artikel yang banyak dicari oleh user. 12 Pada halaman utama Sistem dapat menampilkan informasi artikel terbaru dan artikel yang paling banyak dibaca.
Prioritas Tinggi
Elemen Model U.07 Menyunting Konten
Tinggi
U.08 Use case membuat laporan
sedang
-
Desain interface Halaman manajemen konten (H.6) Form update konten (F.7) Halaman laporan (H.8) Laporan (L.1)
Halaman utama (H2)
Kesimpulan Terdapat 12 jenis pengetahuan yang wajib dimiliki untuk melaksanakan audit LKPD. Pengetahuan tersebut sebagian besar masih tersimpan dalam bentuk hardcopy . Usaha digitalisasi telah dilakukan. Insiatif sharing knowledge dan transfer knowledge telah dilakukan oleh BPK-RI Perwakilan Jatim melalui metode diskusi supervisi pemeriksaan, in house dan mailing list help desk pemeriksaan LKPD. Spesifikasi kebutuhan yang dihasilkan merupakan gabungan keinginan pengguna, praktek terbaik pada beberapa organisasi serta strategi untuk menerapkan KM yang sudah dijalankan. Desain KM atas pemeriksaan LKPD menghasilkan perancangan sistem i t KM yang akan k membantu b t organisasi i i dan auditor dalam penciptaan, penyimpanan, pemindahan dan pemanfaatan knowledge.
Saran Diadakan penelitian lanjutan tentang interaksi data dalam knowledge system pemeriksaan dengan Storage area network ((SAN)) y yang g akan dikembangkan oleh BPK-RI, sehingga dapat memperluas fungsi integrasi dan utilisasi pengetahuan. Dikembangkan metode lebih lanjut untuk menganalisis li i keefektifan k f ktif sistem i t yang akan dibangun dengan mempertimbangkan faktor pengguna, pengguna content, teknologi dan sistem kerja
DAFTAR PUSTAKA
Albers, James (2009), A Practical Approach to Implementing Knowledge Management, Journal of Knowledge Management Practices Vol 10 no 1 march 2009, online di www.tlnaic.com Booch Grady(1999) ; The Unified Modeling Language User Guide; Addison Wesley; BPK-RI (2005), Rencana Strategis Badan Pemeriksa Keuangan 2006-2010. BPK-RI (2006), Rencana Strategis teknologi Informasi BPK-RI 2006-2010. Dalkir,Kimiz ((2005), ) Knowledge g Management g in Theory y and Practice, Elsevier, Oxford UK. Dharwiyanti,Sri dan Romi Satrio Wahono (2003) Pengantar Unified Modelling Language, www.ilmukomputer.org Firestone, Joseph & McElroy,Mark (2003), Key Issues in The New Knowledge Management,Elsevier,New York Fernandez, Irma Beccera & Leidner,Dorothy (2008) Knowledge management in evolutionary view, McSharne, New York John, Yusuf (2008) Merenovasi senjata pemeriksaan dari balik bayangan cermin, Majalah Peme Pemeriksa iksa nomo nomor 114 edisi September-Oktober Septembe Oktobe 2008 Romi Satria Wahono (2001), Spiralisasi Pengetahuan, www.ilmukomputer.org diakses tanggal 16 November 2009. Rhem,Anthony (2006); UML for developing Knowledge management system, Auerbach Publication Publication, New York
DAFTAR PUSTAKA (lanjutan) Setiarso, Bambang, Nazir harjanto,,Triyono dan Hendro Subagyo (2009), Penerapan Knowledge Management pada organisasi, Graha Ilmu Sherma,Ravi Sherma Ravi & Naguib Chowdury (2007), (2007) On The Use Of A Diagnostic Tool For Knowledge Audit, Journal of Knowledge Management Practices Vol 8 no. 4 December 2007. Swastika, Agung (2008), Penerapan Standar Umum keuangan pada BPKRI Majalah Pemeriksa nomor 114 edisi September-Oktober RI, September Oktober 2008. 2008 Tiwana,Amrit (1999),The Knowledge Management Toolkit, The Prentice Hall. Tobing, Paul L (2007), Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu Watson,Ian (2003), Applying Knowlwdge Management ; Techniques For Building Corporate Memories, Elsevier Science,USA Whitmore B & Albers J.A J A (2006), (2006) Knowledge management in an Accounting organization, Journal of knowledge management practices Vol 7 no. 4 December 2006
