Handleiding privacy
Inhoudsopgave
DEEL 1....................................................................................................................................................................................3 1.
Inleiding .................................................................................................................................................................................3
2.
De CJG partners & privacy...................................................................................................................................................3
3.
Uitgangspunten CJG Zeewolde ...........................................................................................................................................3
4.
Doel van deze handleiding ...................................................................................................................................................3
5.
De CJG partners & klachtenregeling ...................................................................................................................................3
6.
Privacy: begrippenkader en wet- en regelgeving ...............................................................................................................4
7.
Privacy & netwerken .............................................................................................................................................................4
8.
Dossier ...................................................................................................................................................................................5
9.
Email.......................................................................................................................................................................................6
10.
Geraadpleegde literatuur & websites ..................................................................................................................................6 DEEL 2....................................................................................................................................................................................7
11.
CJG netwerken in Zeewolde.................................................................................................................................................7 DEEL 3....................................................................................................................................................................................9
12.
Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde ....................................................................................................................9
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
2
Handleiding privacy in het CJG Zeewolde DEEL 1 1. Inleiding De omgang met persoonlijke gegevens van ouders/kinderen is voor professionals vaak “lastig”. Want de wettelijke regels hierover beperken de vrije uitwisseling van persoonlijke gegevens. Dat is ook precies de bedoeling. Een ouder/kind moet er van op aan kunnen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met wat hij/zij aan een professional vertelt en dat er in principe niets buiten hem/haar om gebeurt. Dat werkt drempelverlagend: ouders/kinderen zullen eerder om hulp vragen en ook eerder bereid zijn hun zorgen open op tafel te leggen als ze kunnen rekenen op geheimhouding en er op mogen vertrouwen dat de professionals niets buiten hem/haar om doen. In die zin is een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens een voorwaarde voor een toegankelijke hulpverlening. Vertrouwelijkheid en openheid naar ouders/kinderen vormen dus belangrijke aspecten van de beroepshouding. Maar soms is het voor effectieve hulpverlening noodzakelijk dat professionals persoonlijke gegevens aan elkaar uitwisselen omdat alleen op die manier goede hulp kan worden geboden. 2. De CJG partners & privacy Het CJG Zeewolde is een netwerkorganisatie. Er wordt samengewerkt door uitvoerende partijen zoals de GGD (Gemeentelijke GezondheidsDienst), Icare, MDF (Maatschappelijke Dienstverlening Flevoland), BJZ (Bureau JeugdZorg) en signalerende partijen zoals de kinderopvang, peuterspeelzalen en onderwijs. Iedere partner is gebonden aan het privacyreglement van de eigen instelling. De eigen instelling is gebonden aan eventuele melding aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 3. Uitgangspunten CJG Zeewolde Ouders zijn primair verantwoordelijk voor de opvoeding van hun kinderen. Daarom is het een voorwaarde dat gesignaleerde zorgen bij een kind worden besproken met ouders en/of kind (afhankelijk van de leeftijd). De stand van zaken wordt regelmatig teruggekoppeld aan ouders en kind conform afspraken. Voor de privacy is het volgende uitgangspunt van belang: → De uitvoering van het beleid is dicht bij kind en ouders geregeld en de toegang tot de voorzieningen is laagdrempelig. Dit betekent dat we eerst gebruik maken van de eigen kracht en het netwerk van het gezin en het kind. In tweede instantie kan kortdurende professionele hulp worden ingezet. 4. Doel van deze handleiding Deze handleiding geeft praktische informatie over de omgang met persoonlijke gegevens van jeugdige cliënten. De informatie in deze handleiding is beperkt tot de algemene regels. Voor meer (specifiekere) informatie kunt u terecht bij Jennita van den Berg, beleidsmedewerker Welzijn gemeente Zeewolde 036-5229486;
[email protected]). Deze handleiding wordt gepubliceerd op www.cjgzeewolde.nl. 5. De CJG partners & klachtenregeling Ouders die menen dat een medewerker van het CJG onzorgvuldig is omgegaan met de gegevens van hun kind kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure van de betreffende organisatie.
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
3
Als het gaat om het functioneren van het CJG (geen klachten op het gebied van privacy) kunnen ouders een klacht indienen bij het college van burgemeester&wethouders. Voor meer informatie kunnen ouders terecht bij Jennita van den Berg 6. Privacy: begrippenkader en wet- en regelgeving - Persoonlijke gegevens: alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot een bepaalde persoon, bijvoorbeeld naam, adres, aantekeningen over een intakegesprek, over verleende zorg, of over de schoolopleiding. - Ouders/kinderen: de jeugdige, zijn (stief)ouders of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden - Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP): de WBP geeft algemene regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Extra zorgvuldigheid vraagt de wet bij de omgang met bijzondere persoonlijke gegevens zoals medische gegevens en strafrechtelijke gegevens. - Wet op de jeugdzorg: binnen de jeugdzorg geldt voor de meeste professionals niet alleen het algemene kader van de WBP maar ook, en op de eerste plaats, de regels over persoonlijke gegevens en geheimhouding uit de Wet op de jeugdzorg - Wet geneeskundige behandelovereenkomst: medische hulpverleners, zoals de jeugdarts en de jeugdverpleegkundige, zijn op de eerste plaats gebonden aan de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. - Meldcode kindermishandeling: beschrijft hoe beroepskrachten horen te handelen bij (vermoedens van) kindermishandeling. De meldcode biedt houvast bij de stappen die de professional kan zetten, zoals bijvoorbeeld het voorleggen van zijn zorgen aan de ouders. Of hoe hij om moet gaan met dossiervorming en het uitwisselen van gegevens. Daarnaast geeft de meldcode richtlijnen voor het vragen van advies aan en het doen van een melding bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). - Wet Publieke Gezondheid (WPG): regelt o.a. de digitaliseringsplicht voor de jeugdgezondheidszorg. 7. Privacy & netwerken Professionals nemen regelmatig deel aan netwerken met professionals van buiten de eigen organisaties, zoals zorgteams, zorgadviesteams enz. De randvoorwaarden en spelregels die hieronder worden genoemd staan niet letterlijk in de wet. Wel kunnen ze worden afgeleid uit de regels die de wet geeft voor omgang met persoonlijke gegevens. 7a. Randvoorwaarden: 1. Vaststellen doel van het netwerk 2. Duidelijkheid over de status van het netwerk 3. Openheid en aanspreekbaarheid van het netwerk 4. Klachtenregeling 7b. Spelregels voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens: Voor een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens binnen het netwerk gelden een aantal regels. Deze regels gelden ook voor casuïstiekbesprekingen waarbij het noodzakelijk is dat ook persoonlijke gegevens worden uitgewisseld. 1. Er worden alleen persoonlijke gegevens uitgewisseld als het doel van de bespreking niet kan worden bereikt door een anonieme casusbespreking. 2. Het netwerk heeft tot doel het belang te behartigen van het kind dat besproken wordt. 3. De professional die het kind aanmeldt voor het netwerk heeft een directe (behandel)relatie met het kind. 4. De casuïstiek van het kind wordt alleen ingebracht als ouders daarvoor schriftelijke toestemming hebben gegeven aan de professional die de situatie van hun kind wil bespreken. Hebben ouders geen toestemming/instemming gegeven dan wordt de casuïstiek van het kind alleen
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
4
ingebracht als er sprake is van een overmachtsituatie/vermoeden van onveiligheid voor het kind (zie hoofdstuk 12: richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde, toestemming ouders). - Een professional die casuïstiek van het kind inbrengt geeft aan het begin van de bespreking aan of hij toestemming van ouders heeft. Is er geen toestemming, dan legt de professional de overige deelnemers uit waarom hij meent dat er sprake is van een overmachtsituatie waarin het kind, ondanks het ontbreken van toestemming toch besproken moet worden. - De persoonlijke gegevens die door de professionals worden verstrekt zijn noodzakelijk voor het dienen van het belang van het kind en worden alleen verstrekt aan die professionals van het overleg die deze gegevens nodig hebben voor hun taakuitoefening. - Iedere bespreking wordt afgesloten met afspraken over acties of vervolgstappen die naar aanleiding van de bespreking zullen worden ondernomen (handelingsplan). afspraken over de communicatie met ouders. - Bij het maken van afspraken behoudt iedere professional zijn eigen professionele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de zorg. - De professionals die deelnemen aan het netwerk gaan zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens die in het netwerk worden verstrekt. Zij verstrekken deze gegevens alleen aan andere professionals van buiten het netwerk als daarover in het netwerk en met ouders afspraken zijn/worden gemaakt. In dat geval worden alleen die gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor het dienen van het belang van het kind. 5. Verslagen van besprekingen in het netwerk beperken zich tot de afspraken die naar aanleiding van de bespreking zijn gemaakt. Deze verslagen maken deel uit van het dossier dat de verschillende professionals die aan het netwerk deelnemen over het kind hebben aangelegd. - Let op: Ouders hebben recht op inzage in het verslag en dossier. 8. Dossier De jeugdgezondheidszorg (GGD en Icare) moet vanuit haar wettelijke taak de ontwikkeling van kinderen volgen. Zij registreert dit in het kinddossier. In de loop van 2010 wordt het papieren kinddossier vervangen door het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg. Ook de instelling (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) zorgt voor systematische signalering. De instelling registreert deze gegevens in het leerlingdossier, peuter volgsysteem of het dossier van het kinderdagverblijf of peuterspeelzaal. De gegevens in het dossier zijn - Niet bovenmatig - Toereikend - Ter zake dienend - Juist en nauwkeurig - Objectief Toegang tot het dossier - Bevoegde professionals hebben toegang tot het dossier van de eigen instelling en/of discipline. Bevoegde professionals zijn degenen die noodzakelijk betrokken zijn bij de uitvoering van één kind, één gezin, één plan. Inzage in het dossier - Ouders (met gezag) en/of kind hebben recht op inzage in het dossier. - Ouders (met gezag) en/of kind hebben recht op correctie en verwijdering van zijn/haar gegevens als ♦ de gegevens feitelijk onjuist zijn ♦ voor het doel of de doeleinden niet toereikend of ter zake dienend zijn, of
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
5
♦ op andere wijze in strijd met de wet worden verwerkt. - Ouders (met gezag) kunnen voor inzage van het dossier een afspraak maken met de betreffende organisatie. - Ouders kunnen worden gevraagd om bewijs te overleggen waaruit blijkt dat zij gezag hebben over het kind. - Ouders zonder gezag hebben recht op informatie, niet recht op inzage. Bewaartermijn - De wettelijke bewaartermijn van de betreffende organisatie is van toepassing. 9. Email Het gebruik van e-mail heeft binnen organisaties een grote vlucht genomen. Naast de evidente voordelen voor professionals zoals productiviteit, bereikbaarheid en snelheid heeft email ook de negatieve kanten. Gebruiksregels zijn: → Beschrijf de feiten in de email op dezelfde manier als op papier. → Anonimiseer de cliëntgegevens wanneer ouders (nog) niet op de hoogte zijn. → De organisaties beschikken over voldoende beveiliging. → Check na het schrijven van de email het email adres van de geadresseerde. → Voeg de email toe aan het dossier. → Ouders en/of kind hebben recht op inzage in de email(s) (zie hoofdstuk 8: Dossier: Inzage dossier). 10. Geraadpleegde literatuur&websites → Omgaan met cliëntgegevens in de jeugdzorg → Privacy op scholen en in multidisciplinaire zorgteams → Handreiking verwerking persoonsgegevens in Zorg- en adviesteams -IKZ-producten nr. 6 (© 2008 Nederlands Jeugdinstituut Onderwijs & Jeugdzorg / LCOJ/NJi Onderwijs & Jeugdzorg / LCOJ) → www.onderwijsjeugdzorg.nl → www.zat.nl → www.justitie.nl/onderwerpen/jeugd/helpdesk-privacy/HPJG → www.jeugdengezin.nl
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
6
DEEL 2 11.
CJG netwerken in Zeewolde
CJG netwerken in Zeewolde Netwerk
Deelnemers netwerk
Organisator
Doel netwerk
CJG Kernteam 0 – 18 jaar
zorgcoördinator+ medewerker BJZ algemeen maatschappelijk werker schoolmaatschappelijk werker
zorgcoördinator+
één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. medische en/of sociale zorg
ZAT Zorgadviesteam 4 – 12 jaar
Mogelijke deelnemers: IB’er gedragskundige zorgcoördinator+ schoolmaatschappelijk werker leerplicht ambtenaar andere deskundigen per casus te bepalen
IB’er
Integraal handelingsgericht plan Toewijzen casemanagement
4
WSNS 4 – 12 jaar
coördinator van WSNS basisscholen
coördinator WSNS
één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs zorg
3&4
Weer Samen Naar School
ZAT 12 - 23 jaar
Zorg Advies Team
Weer Samen Naar School Mogelijke deelnemers: zorgcoördinator school leerplichtambtenaar zorgcoördinator 12+ BJZ jeugdagent jeugdarts (12 – 19 jaar*) Orthopedagoog Rebound
Handleiding privacy CJG Zeewolde
zorgcoördinator van de school
Zorgniveau* 3
Opmerking: De structuur wordt in 2010 doorontwikkeld in het kader van aansluiting passend onderwijs- CJG. één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. medische en/of sociale zorg
3&4
• Opmerking: GGD levert tot nu toe JGZ tot 19 jaar. De expertise van 19 – 23 jaar is in ontwikkeling.
november 2010
7
CJG netwerken in Zeewolde Netwerk
Casuïstiek bespreking/ ronde tafel bespreking
Steunpunt huiselijk geweld
Vangnet & advies
12 + overleg
Deelnemers netwerk andere deskundigen per casus te bepalen Mogelijke deelnemers: leerplicht / RMC ambtenaar spilfunctionaris VO + BJZ jeugdagent Zorg coördinator 12- en 12+ Zorg coördinatoren VO scholen Herstart Jongerenwerker Schoolmaatschappelijk werk 12Maatschappelijk werk AMK BJZ MDF andere deskundigen per casus te bepalen (jeugd)agent MDF zorgcoördinator12- en 12+ Mogelijke deelnemers: sociaal verpleegkundige GGD medewerker Kwintes Wmo-consulent gemeente Zeewolde medewerker Zorgmaatwerk medewerker MEE IJsseloevers MDF medewerker GGZ de Meerkanten medewerker Tactus medewerker Triade-Flevoland leerplicht/ RMC ambtenaar jeugdagent zorgcoördinator 12+ MDF/gezinscoach Pitstop/Chu Shin BJZ, afdeling Toegang Reclassering BJZ Nieuw Veldzicht
Handleiding privacy CJG Zeewolde
Organisator
Doel netwerk
Zorgniveau*
Leerplichtambtenaar wisselend
één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs en/of medische en/of sociale zorg
4
MDF
integraal handelingsplan nav zorgmeldingen
3&4
sociaal verpleegkundige GGD
één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. sociale zorg
3&4
Zorgcoördinator 12+
Bestrijden van overlast door groepen in de openbare ruimte integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs/dagbesteding en/of medische en/of sociale zorg
3&4
november 2010
8
CJG netwerken in Zeewolde Netwerk
Deelnemers netwerk
Organisator
Doel netwerk
Zorgniveau*
Straathoekwerker Leger des heils, woontrainingscentrum Zeewolde LSG- Rentray Nieuw Veldzicht * Er wordt gewerkt met zorgniveaus 0 t/m 5. Zorgniveau 0 t/m 2: enkelvoudige problematiek; Zorgniveau 3: meervoudige problematiek; Zorgniveau 4: complexe problematiek; Zorgniveau 5: de problematiek is niet opgelost in de voorgaande zorgniveaus.
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
9
DEEL 3 Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming Welke gegevens mogen worden gedeeld ouders/verzorgers Situatie A: De wenselijke praktijksituatie Ouders geven toestemming’: Voor het verstrekken en uitwisselen van informatie met ‘bij naam beschreven externe partijen’ Ouders bekrachtigen dit met plaatsen van hun handtekening
Alle relevante informatie: van kind en signalerende instelling: personalia instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) aanleiding aanmelding, geboden zorg door instelling, gegevens over voortgang en evaluatie uit de dossiers van de overlegdeelnemers: afgesloten contacten actuele contacten, relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag handelingsplannen over voortgang&evaluatie Resultaat overleg: overleg ouders integraal handelingsplan
Dossier signalerende instelling
Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg
Informatie over vervolgacties wordt opgenomen Vermeld daarbij altijd de bron van de informatie Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht
Informatie over vervolgacties wordt opgenomen Vermeld daarbij altijd de bron van de informatie Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht
Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’ en ‘ondubbelzinnige toestemming’. Situatie B: De bijna wenselijke praktijksituatie Ouders hebben na het
Zgn. ‘buitenkantinformatie’:
Handleiding privacy CJG Zeewolde
Informatie over vervolgacties
november 2010
Informatie over vervolgacties
10
Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming Welke gegevens mogen worden gedeeld ouders/verzorgers (schriftelijk) beperkte persoonsgegevens van het kind (naam e.d.) informeren ‘geen bezwaar’ is bekend (geweest) bij (externe) partij en hoe lang (instemming) Resultaat overleg: overleg ouders integraal handelingsplan
Dossier signalerende instelling wordt opgenomen Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht
Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg wordt opgenomen Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht
Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’ en ‘ondubbelzinnige toestemming’. Situatie C: De niet wenselijke praktijksituatie Ouders geven geen toestemming
Anonieme bespreking; het kind mag niet herkenbaar zijn, dus: geen uitwisseling van persoonsgegevens (naam e.d.) geen uitwisseling van andere tot het kind herleidbare informatie bespreking is éénmalig bespreking dient ter ondersteuning van de inbrenger Resultaat overleg: gesprek ouders inbrenger gaat met ouders in gesprek over de zorgen die er zijn over hun kind(eren) en probeert toestemming/instemming voor inbreng problematiek in netwerkoverleg
Informatie kan niet worden opgenomen omdat de casus anoniem is besproken Geadviseerde vervolgacties zijn algemeen Men maakt werkaantekeningen voor eigen gebruik
Informatie kan niet worden opgenomen omdat de casus anoniem is besproken Geadviseerde vervolgacties zijn algemeen Men maakt werkaantekeningen voor eigen gebruik
Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’ en ‘ondubbelzinnige toestemming’. Situatie D: De ongewenste praktijksituatie Uitzonderingssituatie Bij - vermoedens van bedreiging van de persoonlijke levenssfeer* én bij zorgen dat toestemming regelen de situatie kan compliceren of
Alle relevante informatie: van kind en signalerende instelling: personalia instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) aanleiding aanmelding, geboden zorg door instelling,
Handleiding privacy CJG Zeewolde
Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik
november 2010
Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik
11
Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming Welke gegevens mogen worden gedeeld ouders/verzorgers de ernst vergroten gegevens over voortgang en evaluatie uit de dossiers van de overlegdeelnemers: * afgesloten contacten bedreiging van de actuele contacten, persoonlijke levenssfeer: relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag, lichamelijk geweld, handelingsplannen lichamelijke verwaarlozing, over voortgang&evaluatie psychische verwaarlozing, vervolgtraject AMK, BJZ, Raad voor de Kinderbescherming emotionele verwaarlozing, Resultaat overleg: psychische mishandeling, gesprek met ouders emotionele mishandeling, regulier melding AMK of seksueel misbruik. melding AMK met verzoek om crisisinterventie of procescoördinatie of doorzettingsmacht
Dossier signalerende instelling maken
Dossier: AMK/BJZ/Raad
Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’ en ‘ondubbelzinnige toestemming’. Situatie E Alle relevante CRISISinformatie: Informatie over de van kind en signalerende instelling: geadviseerde CRISIS personalia vervolgacties wordt instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, niet opgenomen Een crisis is een situatie peuterspeelzaal) Men kan wel waarin snel/onmiddellijk hulp aanleiding aanmelding, werkaantekeningen nodig is. geboden zorg door instelling, voor eigen gebruik gegevens over voortgang en evaluatie maken uit de dossiers van de overlegdeelnemers: afgesloten contacten Bureau Jeugdzorg kan deze actuele contacten, hulp organiseren of zelf relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag, bieden. handelingsplannen
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg maken
Dossier: AMK/BJZ/Raad
Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik maken
12
Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming Welke gegevens mogen worden gedeeld ouders/verzorgers Voor crisissituaties is het over voortgang&evaluatie Bureau Jeugdzorg 7 dagen vervolgtraject AMK, BJZ, Raad voor de Kinderbescherming per week, 24 uur per dag Resultaat overleg: beschikbaar. ® bellen met de bureaudienst van BJZ te Lelystad met verzoek om onmiddellijke actie Telefoon: 0527-630430
Dossier signalerende instelling
Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg
Dossier: AMK/BJZ/Raad
Dossier: AMK/BJZ/Raad
Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’ en ‘ondubbelzinnige toestemming’.
Handleiding privacy CJG Zeewolde
november 2010
13
