Dag van de WABO
Verandering in 8 stappen
Gemeente Breda Menno Prins
Gemeente Tilburg Marcel Keijman
Wabo 1 oktober 2010 • Invoering van de Wabo brengt veel nieuwe werkwijzen voor overheden met zich mee • Dus…. Verandering • “Change, yes we can” • Oh ja? Hoe dan?
Verandering • Aanpak en ervaringen Breda en Tilburg • Aan de hand van een autoriteit: John Kotter • Kotter: 8 stappen bij het tot stand brengen van een organisatieverandering • Parabel: “onze ijsberg smelt”
• “Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden”
8 Stappen • “Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden” • De invoering van de Wabo op het lijf geschreven, toch? • In Breda en Tilburg niet bewust, maar wel 100% gevolgd bij invoering Wabo • 8 stappen aan de hand van Breda en Tilburg
John Kotter Bereid de weg voor 1. Creëer een gevoel van urgentie 2. Verzamel een leidend team (niet: lijdend ☺) Maak een plan van aanpak 3. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering Zorg dat het gebeurt 4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren 5. Maak het anderen mogelijk om te handelen 6. Genereer korte termijn successen 7. Houdt het tempo hoog Bestendig de nieuwe situatie 8. Creëer nieuwe cultuur
1. Creëer een gevoel van urgentie • Help anderen inzien waarom verandering noodzakelijk is en waarom het belangrijk is de verandering zo snel mogelijk uit te voeren.
2. Verzamel een leidend team • Formeer een sterke groep die de verandering aanstuurt, die leiding kan geven en autoriteit heeft en de noodzaak van de verandering inziet.
3. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering • Maak duidelijk hoe de toekomst verschilt van het verleden en hoe de toekomst kan worden gerealiseerd.
4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren • Zorg ervoor dat zoveel mogelijk anderen de visie en strategie begrijpen en aanvaarden.
5. Maak het anderen mogelijk om te handelen • Neem zoveel mogelijk obstakels weg, zodat degenen die de visie willen realiseren dit ook kunnen doen.
6. Genereer korte termijn successen • Er moeten direct successen worden behaald. Indien dit niet gebeurt kan, zal er desinteresse ontstaan.
7. Houdt het tempo hoog • Voer de druk en het tempo op na de eerste successen, blijf veranderingen doorvoeren tot dat de visie is gerealiseerd.
8. Creëer een nieuwe cultuur • Houdt vast aan de nieuwe werkwijze en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om de oude werkwijzen te vervangen.
Ging alles goed dan? • Nee natuurlijk niet!
En hoe zie je dit in werkprocessen?
Breda
Start: 39% binnen 8 weken Centrale intake
Start
2-5 dagen casemanager • • • •
Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie
Bestemmings plan toets
2-28 dagen BP toetser • MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • WEST: vrijstellingsoverleg • MIDDEN : 4-ogen controle door planbeoordelaar • SBA bijwerken • Dossier retour naar Planbeoordelaar
Koppelen aan planbeoordelaar
1-3 dagen planbeoordelaar • OOST + WEST: Koppelen aan planbeoordelaar
ontvangst & doorzetten dossier
1-7 dagen
Administratieve verwerking
1-14 dagen secretariaat • MIDDEN: koppelen aan Bas • In SBA inboeken • Dossier maken • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen • OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig)
Welstands toets
1- 25 dagen
Toets sloop en andere zaken
1-6 dagen Hans & Maarten • WEST: toets sloop en andere zaken
Inhoudelijk toesen
1-70 dagen
planbeoordelaar
welstandtoetser
planbeoordelaar
• Bijwerken SBA • Dossier naar welstand brengen
• Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Bijwerken SBA • Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging toets • Goedkeuren verslag • Bijwerken SBA • Dossier retour PB
• ‘first-in first out’ behandeling → obv fatale datum • Controle ontvangst alle deeladviezen • Zelf beoordelen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen
Volledigheids toets
1-28 dagen planbeoordelaar • 5 sets dossier maken • Hangmap en label maken • Invoeren in SBA • 1 set uitzetten bij constructeur • WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets • MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager
Besluit nemen
Aanvullende gegevens vraag + ontv.
1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief
• Stempelen binnenkomende post
Aanvullende gegevens beoordelen
Uitzetten deeladviezen
1-14 dagen planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager
1-3 dagen planbeoordelaar Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • brandweer • MIDDEN: bodem
• Bijwerken SBA • Map in andere kast
Eind
1 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen
Processtap
Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap
2
*) Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn.
Overstort tussen secties (puntensysteem Den Bosch?)
Centrale intake
Start
2-5 dagen casemanager • • • •
Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie
Buiten proces organiseren danwel dagelijks toewijzen Koppelen aan planbeoordelaar
1-3 dagen planbeoordelaar • OOST + WEST: Koppelen aan planbeoordelaar
In 1x dossier opmaken én uitzetten (PB, constr., bodem) Administratieve verwerking
1-14 dagen secretariaat • MIDDEN: koppelen aan Bas • In SBA inboeken • Dossier maken • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen • OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig)
Toets sloop en andere zaken
1-6 dagen Hans & Maarten • WEST: toets sloop en andere zaken
Bestemmingsplan- en welstandtoets parallel ipvserieel: Scheelt tussenstap en is sneller
Bestemmings plan toets
2-28 dagen BP toetser • MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • WEST: vrijstellingsoverleg • MIDDEN + OOST: 4ogen controle door planbeoordelaar • SBA bijwerken • Dossier retour naar Planbeoordelaar
ontvangst & doorzetten dossier
1-7 dagen
Afspraak hoe omgaan met te late levering (kost nu 1-14 dagen)
Buiten proces organiseren
Welstands toets
1- 25 dagen
Volledigheids toets
1-28 dagen planbeoordelaar • 5 sets dossier maken • Hangmap en label maken • Invoeren in SBA • 1 set uitzetten bij constructeur • WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets • MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager
Inhoudelijk toesen
1-70 dagen
planbeoordelaar
welstandtoetser
planbeoordelaar
• Bijwerken SBA • Dossier naar welstand brengen
• Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Bijwerken SBA • Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging toets • Goedkeuren verslag • Bijwerken SBA • Dossier retour PB
• ‘first-in first out’ behandeling → obv fatale datum • Controle ontvangst alle deeladviezen • Zelf beoordelen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen
Aanvullende gegevens vraag + ontv.
1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief • Stempelen binnenkomende post
Besluit nemen
1 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen
Aanvullende gegevens beoordelen
Uitzetten deeladviezen
1-14 dagen
1-3 dagen
planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager
Eind
planbeoordelaar Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • Evt. brandweer • MIDDEN: bodem • Bijwerken SBA • Map in andere kast
Totale proces: Verbeteren discipline & besturing
Weigeringsgronden: 1.Bestemmingsplan 2.Welstand 3.Bouwverordening 4.bouwbesluit
Resultaat: 90% binnen 8 weken Centrale intake
Start
Koppelen aan planbeoordelaar
Administratieve verwerking
Volledigheids toets
1-3 dagen casemanager • • • • •
Dagproces 8/9 uur: Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie
Bestemmingsplantoets • Toetsen aan bestemmingsplan • Toetsen aan bouwverordening • SBA bijwerken
Welstands toets • Controle volledigheid dossier • Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): • Toets + bijwerken SBA Commissie (1x / 2 wk): • Commissiebespreking • Verslaglegging + goedkeuring • Bijwerken SBA
Toets constructie • Toesten constructie • SBA bijwerken
Toets brandveiligheid • Toets brandveiligheid • SBA bijwerken
Bouwkundige toets • Toets bouwkundig • SBA bijwerken
1-3dagen
planbeoordelaar • Dagproces: 9/10 uur± • Per sectie koppelen aan planbeoordelaar + constr. + evt bodemtoetser
secretariaat
planbeoordelaar
• koppelen aan PB • In SBA inboeken • 5x dossier uitgebreid maken • schetsplan + fase I toevoegen (indien aanwezig) • Dossier uitzetten bij PB, constr. en bodem • Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen
• Invoeren in SBA • Bij twijfel actie nemen • 1 set voor eigen volledigheidstoets • Verzamelen toetsresultaten • Bij onvolledigheid brief naar aanvrager
Aanvullende gegevens vraag + ontv.
1-2 dagen secretariaat • Verzending brief + kopie naar archief • Stempelen binnenkomende post
Aanvullende gegevens beoordelen
1-3 dagen planbeoordelaar Wel aanv.geg. < 4 wkn: • Toets volledigheid met constructeur • Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: • Overleg • buitenbehandeling stellen in SBA • Brief naar aanvrager
Uitzetten deeladviezen
1-3 dagen planbeoordelaar • Uitzetten bij: • Bestemmingsplan toetser • Constructeur • Brandweer • welstand • Bijwerken SBA • Map in andere kast
Bestemmingsplan toets
1-14dagen BP toetser
Welstands toets
1- 25*) dagen welstand Toets constructie
1- 14 dagen constructeur Toets brand-veiligheid
1-14 dagen
Samenvoegen adviezen
1-7 dagen planbeoordelaar • Controle ontvangst alle deeladviezen • Beoordelen adviezen • Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: • Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen
Besluit nemen
Eind
1 – 3 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: • maakt brief Secretariaat: • Controleert brief • laat ondertekenen, • maakt kopie voor dossier • Dossier naar archief • Nota aanmaken en vergrendelen
brandweer
Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris
Activiteiten in deze processtap
Bouwkundige toets
1-14 dagen planbeoordelaar
Processtap
*) 1-3 dagen bij sneltoets, maximaal 25 dagen bij commissie
Tilburg In ontvangst nemen van de aanvraag.
Advies
Komen tot ontwerpbesluit.
Terinzagelegging
Zienswijzen
Concept besluit
Besluit
1 WEEK
9 WEKEN
2 WEKEN
7 WEKEN
5 WEKEN
1 WEEK
1 WEEK
Voortraject
Terinzagelegging
Afwikkeling
12 WEKEN
7 WEKEN
7 WEKEN
Tilburg Brief ontvangst met mogelijk opvragen van stukken en opschorting termijn
Eventuele opschorting termijn bij niet volledige / juiste aanvraag
3 Afdeling Bouwvergunningen en aanvragen advies
3a Bestemmingsplan -toets
2c Coördinator nodig?
4 Toets op volledigheid en juistheid
Brief met mededeling over terinzagelegging
6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming
Brief met het besluit tot het verlenen of weigeren van een omgevingsvergunning
12 Behandelen zienswijzen door bouwvergunningen
5 Advies opstellen
Figuur 5.2, pagina 49
2b Bibob-toets nodig?
3 Team ABC, Monumenten en aanvragen advies
4 Toets op volledigheid en juistheid
2a Verklaring van geen bedenkingen nodig?
1 Aanvraag
2 Procesbureau / Expertteam
6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming
5 Advies opstellen
3 Team Milieu en aanvragen advies
4 Toets op volledigheid en juistheid
2d Ontvankelijkheidstoets
7 Concept ontwerpbesluit opstellen
8 Ontwerpbesluit opstellen
7a Verklaring van geen bedenkingen terug
9 Aanbieden ter publicatie aan de Tilburgse Koerier
12 Behandelen zienswijzen door Monumenten
10 Terinzagelegging
6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming
11 Wachten op laatste zienswijzen en labellen
12 Behandelen zienswijzen door Milieu
13 Concept besluit
5 Advies opstellen
14 Besluiten
Externe invloed
1a Digitaliseren
Digitaliseren (DIV)
2e Traject bepalen (regulier of uitgebreid)
3 Ingenieursbureau (IBU) en aanvragen advies
4 Toets op volledigheid en juistheid
2f Labellen
3 Afdeling Stedenbouw (kap) en aanvragen advies
5 Advies opstellen
6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming
Taken Procesbureau
12 Behandelen zienswijzen door IBU
Vakafdelingen / Teams Adviseurs
Toets = 1 WEEK
In ontvangst nemen aanvraag =1 WEEK
Advies = 9 WEKEN
Brieven door Procesbureau
12 Behandelen zienswijzen door stedenbouw (kap)
Deeltoestemming =4 WERKDAGEN
Concept besluit = 3 WERKDAGEN
Ontwerpbesluit = 3 WERKDAGEN
Zienswijzen = 5 WEKEN
Komen tot ontwerpbesluit = 2 WEKEN
5.2.1 Voortraject = 12 WEKEN
5.2.2 Terinzagelegging = 7 WEKEN
Figuur 5.1: Hoofdstroomschema voor de uitgebreide procedure van de omgevingsvergunning Bron: Eigen ontwerp
Concept besluit = 1 WEEK
Besluiten = 1 WEEK
5.2.3 Afwikkeling = 7 WEKEN
Vragen
