Convenant Uitvoering bibliotheekwerk 2010-2013 door Stichting Openbare bibliotheek Rivierenland in de gemeenten Rivierenland
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 2 1 Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2 Gemeente en bibliotheek: visie, taken, functies en doelstellingen ..................................................... 3 2.1 Visie gezamenlijke gemeenten ................................................................................................. 3 2.2 Visie, missie en doelstellingen bibliotheek ................................................................................ 4 3 Ontwikkelafspraken tussen gemeenten en bibliotheek....................................................................... 5 4 Prestaties en dienstverlening door de bibliotheek .............................................................................. 5 4.1 Monitoring.................................................................................................................................. 5 4.2 Tussenrapportages ................................................................................................................... 6 4.3 Begroting, jaarrekening en jaarverslag ..................................................................................... 6 4.4 Productenboek: producten en diensten .................................................................................... 6 4.5 Productbegroting ....................................................................................................................... 7 4.6 Prestaties: omvang, aard en kwaliteit van de producten en diensten....................................... 7 4.7 Spreiding bibliotheekvoorzieningen .......................................................................................... 7 4.8 Kwaliteit van de bedrijfsvoering................................................................................................. 8 4.9 Samenwerking met lokale en regionale instellingen ................................................................. 9 5 Subsidiëring ........................................................................................................................................ 9 5.1 Verantwoordingseisen en subsidieverplichtingen ..................................................................... 9 5.2 Basis subsidieniveau................................................................................................................. 9 5.3 Berekening subsidies ................................................................................................................ 9 5.4 Integratie-uitkering Rijk in uitkering gemeentefonds ................................................................. 9 5.5 Vernieuwingsgelden .................................................................................................................. 9 5.6 Huisvestingskosten ................................................................................................................. 10 6 Overige bepalingen ........................................................................................................................... 10 6.1 Onvoorziene omstandigheden ................................................................................................ 10 6.2 Tussentijdse evaluatie............................................................................................................. 10 6.3 Tussentijdse opzegging........................................................................................................... 10 6.4 Looptijd en inwerkingtreding.................................................................................................... 10
Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8
Samenvatting Richtlijn voor de Basisbibliotheek Strategisch beleidsplan 2009-2012 bibliotheek Rivierenland Spreidingsbeleid bibliotheek Rivierenland Indicatieve lijst van samenwerkingsverbanden, partners en institutionele klanten Voorbeeld productbegroting en onderscheid basis-, plus- en extra producten en diensten Model voor producten, diensten en prestatieafspraken en -indicatoren Berekening van de minimale subsidies Subsidiecomponenten en rekenschema voor subsidiebeschikkingen
2
1
Inleiding
Partijen, 1. De college(s) van burgemeester en wethouders van de gemeente Buren, Geldermalsen, Culemborg, Druten, Lingewaal, Maasdriel, Neder Betuwe, Neerijnen, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel, in dezen vertegenwoordigd door de portefeuillehouders bibliotheekzaken, handelend ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraden van de genoemde gemeenten, hierna te noemen de gemeenten, en 2. De Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland, kantoorhoudende te Tiel, vertegenwoordigd door de bestuurder/directeur, hierna te noemen de bibliotheek, komen overeen hetgeen in dit convenant is vastgelegd. Dit convenant is niet aan te merken als een uitvoeringsovereenkomst, als bedoeld in artikel 4:36 van de Algemene wet bestuursrecht, maar als een afspraak waarbij partijen de intentie uitspreken beider beleid, uitvoering en werkwijze af te stemmen. De uniforme Subsidieverordening Basisbibliotheek 2006 en de Samenwerkingsovereenkomst 2006 tussen de gemeenten die de Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland in stand houden zijn van kracht en vormen beiden de formele achtergrond voor dit convenant. De uniforme subsidieverordening betreft de rechtmatigheid voor lokale subsidieverlening en de Samenwerkingsovereenkomst regelt de verhouding tussen de samenwerkende gemeenten. Dit convenant strekt tot doel om voor de jaren 2010 tot en met 2013 afspraken te maken over door de gemeenten te verstrekken subsidies en door de bibliotheek te leveren diensten. Deze te leveren diensten moeten aansluiten bij het gemeentelijk beleid ten aanzien van het bibliotheekwerk en aanpalende beleidsthema's inzake leesbevordering, kennis en (digitale) informatie, cultuur, zelfredzaamheid en leefbaarheid. Ter invulling van dit meerjarige convenant zullen de gemeenten en de bibliotheek jaarlijks vastleggen welke prestaties de bibliotheek zal realiseren. Hiervoor zijn standaard-indicatoren en -kengetallen gedefinieerd en in een vast model opgenomen bij de jaarlijkse subsidiebeschikking. Dit model (Bijlage 6) wordt aangemerkt als uitvoeringsovereenkomst, zoals bedoeld in de subsidieverordening basisbibliotheek Rivierenland. In december 2009 hebben de betrokken overheden (Rijk, VNG en IPO) nadere afspraken gemaakt over het bibliotheekbeleid in de komende jaren, in vervolg op het Koepelconvenant. Dit zogenoemde Bibliotheekcharter zal door de gemeenten en de bibliotheek mede als richtlijn dienen voor beider beleid.
2
Gemeente en bibliotheek: visie, taken, functies en doelstellingen
2.1
Visie gezamenlijke gemeenten
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor een heldere formulering van de visie, het beleid en de beleidsdoelen en de daaruit voortkomende te realiseren resultaten door de bibliotheek. De bibliotheek biedt alle inwoners van de gemeenten toegang tot kennis; ze stimuleert burgers om deel te nemen aan het sociale en culturele leven om hen weerbaar en kritisch te maken, waarbij
3
speciale aandacht uitgaat naar mensen die minder vanzelfsprekend gebruik kunnen maken van de bibliotheek door belemmeringen in mobiliteit, langdurige ziekte of handicap, sociaal-economische, culturele of taal-achterstanden . Zij nodigt burgers uit - door ruime openingstijden, aantrekkelijke huisvesting, promotie, activiteiten in en buiten de bibliotheek - met informatie- en kennisvragen naar de bibliotheek te komen en bemiddelt actief tussen de vragen van de klanten en het aanbod van informatie, en biedt ondersteuning bij kennisverwerving. De bibliotheek is een plaats voor culturele vorming en ontmoeting, waar mensen elkaar treffen en waar verschillende culturen, leeftijden en opvattingen en tradities samenkomen. De bibliotheek is een partner binnen het gemeentelijk beleid op het terrein van leefbaarheid in kernen en wijken, taalachterstanden, leesbevordering, onderwijsondersteuning, ontwikkeling van Brede Scholen en informatieverspreiding. Deze visie is uitgewerkt in een aantal relevante beleidsthema’s voor de komende jaren die de basis zijn voor de opdracht aan de bibliotheek.
Landelijke Richtlijn voor de Basisbibliotheek In het kader van het Koepelconvenant hebben het Ministerie van OCW, de VNG, IPO en de branchevereniging van openbare bibliotheken een landelijke richtlijn voor basisbibliotheken ontwikkeld. Deze Richtlijn bevat een beschrijving van de kernfuncties van een moderne openbare bibliotheek. De Richtlijn is ingedeeld volgens vijf kernfuncties die bibliotheken in het vernieuwde bibliotheekstelsel zijn toebedeeld en bestrijkt het totale spectrum van activiteiten van openbare bibliotheken. Een samenvatting van de Richtlijn is opgenomen als Bijlage 1.
Beleidsthema’s, kernfuncties en doelgroepen in Rivierenland Gemeenten hebben zich beraden op relevante beleidsthema’s waaraan de bibliotheek een bijdrage kan leveren c.q. een toegevoegde waarde kan leveren om bepaalde doelstellingen te bereiken. Deze thema’s zijn gebaseerd op bestaand beleid en de uitvoeringspraktijk van de gemeenten op dit moment. Onderstaand volgt een opsomming van kernfuncties en relevante beleidsthema’s die van belang zijn voor de gemeenten: a. De drie kernfuncties van de bibliotheek, te weten lezen, leren en informeren. b. Cultuur, lezen en literatuur en leesbevordering, inclusief leesbevorderende activiteiten, Makkelijk Lezen Pleinen en Aangepast Lezen; c. Leren, informeren inclusief digitale informatie en mediawijsheid d. Educatieve activiteiten voor het basisonderwijs, zoals doorlopende leeslijn, e. Bestrijden laaggeletterdheid f. Bijdrage aan leefbaarheid in kernen en wijken door - waar mogelijk - het instandhouden van bereikbare bibliotheekvoorzieningen (zie spreidingsbeleid bibliotheek, bijlage 3). De bibliotheek is een voorziening voor alle inwoners van Rivierenland. Op deelterreinen (leesbevordering, educatie) schenkt de bibliotheek extra aandacht aan de volgende doelgroepen d.m.v. gerichte dienstverlening en activiteiten:
Jeugd van 0 - 12 jaar (VVE, basisonderwijs) Kinderen, jongeren en ouders met een taalachterstand
De producten en diensten die aansluiten bij deze thema’s en die worden geleverd door de bibliotheek worden geacht deel uit te maken van het zgn. basispakket aan producten en diensten. De bevordering van de leefbaarheid komt tot uiting in de overeengekomen spreiding van bibliotheekvoorzieningen in de gemeenten (zie hoofdstuk 4).
2.2
Visie, missie en doelstellingen bibliotheek
De visie, missie en doelstellingen van de bibliotheek zijn vastgelegd in het strategisch beleidsplan van de stichting. Een samenvatting is als Bijlage 2 bijgevoegd. De bibliotheek heeft een spreidingsbeleid (zie bijlage 3) waarin de volgende dienstverleningsniveaus gedefinieerd zijn:
4
Steunpunt in instellingen: Bij voorkeur bij andere instellingen (onderwijs, verzorgingshuis), op advies bibliotheek, met vrijwilligers en professionele ondersteuning; Servicepunt: Afgestemd op lokale behoeften en doelgroepen, onderdeel van andere instelling (dorpshuis, Kulturhus, Brede school), werkgebied tot 5.000 inwoners, minimaal 10 uur open, professionele ondersteuning, basispakket producten en diensten met accent op doelgroep, aansluiting bij leefbaarheid; Servicebibliotheek: Werkgebied van 10.000 tot 30.000 inwoners, minimaal 20 uur open, professioneel personeel, partner in sociaal, culturele en educatieve voorzieningen minimaal basispakket producten en diensten (kernfuncties lezen, leren en informeren). Kleine service servicebibliotheken in kernen van 5.000 tot 10.000 inwoners. Servicebibliotheek plus: Eén servicebibliotheek plus in Tiel, minimaal 30 uur open. Naast het basispakket worden aanvullende cursussen en diensten aangeboden. Denk hierbij aan (literaire) lezingen, mediavaardigheden, ondersteuning in het aanbod cultuur- en erfgoededucatie. De bibliotheek werkt actief samen sociaal maatschappelijke, culturele en educatieve instellingen, Afspraken met betrekking tot dit spreidingsbeleid zijn omschreven in 4.7.
3
Ontwikkelafspraken tussen gemeenten en bibliotheek
De gemeenten en de bibliotheek komen overeen dat de volgende onderwerpen prioriteit krijgen in het beleid van de bibliotheek: a. b.
c. d.
Brede School en de rol van de bibliotheek in verschillende vormen (van levering diensten tot volledig jeugdfiliaal); Nieuwe servicemodellen voor kleine kernen en wijken, vooral gebaseerd op combi’s met andere voorzieningen en digitale mogelijkheden. Onderzoek naar succesvolle (effectief bereik inwoners) varianten; Ontwikkelen van programma’s ten behoeve van bestrijding van laaggeletterdheid in samenwerking met onderwijs- en andere instellingen; Verder ontwikkelen informatie-functie. Onderzoek naar de effectiviteit van de bibliotheek als "schakelstation" bij informatieverzameling, -distributie en –bemiddeling ten behoeve van andere taken en functies.
De bibliotheek zal in de tussenrapportages en de jaarlijkse verslaglegging aandacht besteden aan de vorderingen op deze onderwerpen. In de jaarplannen zal de bibliotheek aangeven welke ontwikkelonderwerpen worden aangepakt, de aard van activiteiten (onderzoek, verkenning, haalbaarheid, proefproject), de doelen en de planning. De gemeenten en de bibliotheken werken ter uitvoering van deze ontwikkelafspraken bovendien samen aan:
Het verbinden van de bibliotheek aan netwerken en samenwerkingsverbanden die relevant zijn voor de te onderscheiden kernfuncties van de bibliotheek; Het zoeken naar derde geldstromen uit fondsen, subsidies e.d. ter financiering van de ontwikkelonderwerpen; Het zoeken naar verbinding met andere beleidsterreinen, plannen en geldstromen.
4
Prestaties en dienstverlening door de bibliotheek
4.1
Monitoring
Voor de monitoring wordt gebruik gemaakt van het reguliere instrumentarium van rekening en verantwoording (subsidieaanvraag, jaarrekening, jaarverslag en tussentijdse rapportage), aangevuld met minimaal een voortgangsgesprek over de tussentijdse rapportage.
5
De inhoud van het bibliotheekwerk is een van de belangrijkste onderwerpen op de agenda van het ambtelijk overleg en het portefeuillehouderoverleg van gemeenten. De directeur/bestuurder wordt uitgenodigd om deel te nemen aan dit overleg.
4.2
Tussenrapportages
De tussentijdse rapportage (zie art. 15, lid 3 Subsidieverordening Basisbibliotheek) wordt opgesteld volgens een vastgesteld format en sluit aan bij de overeengekomen kengetallen, prestatie- en kwaliteits-indicatoren (Bijlage 6). Het format van de financiële rapportage sluit aan bij de goedgekeurde begroting en het rekeningsschema van de bibliotheek. De bibliotheek geeft hierbij aan welke risico’s er zijn ontstaan in de bedrijfsvoering, welke afwijkingen zijn opgetreden, de oorzaken en de maatregelen die zijn genomen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen. De tussentijdse rapportage is vóór 1 september van het betreffende jaar in het bezit van de gemeente.
4.3
Begroting, jaarrekening en jaarverslag
De jaarrekening wordt m.b.t. de exploitatierekening van de stichting als geheel, per 2012 (jaarrekening 2011) ingericht conform de Richtlijn 640 en voorzien van de vereiste toelichtingen en verslaglegging. De jaarrekening gaat vergezeld van een accountantsverklaring. Naast de jaarrekening levert de bibliotheek een inhoudelijk en kwantitatief verslag van de verrichte activiteiten. In dit verslag wordt gerapporteerd over de prestaties, zoals overeengekomen in het convenant en de jaarlijkse subsidieverleningen. De bibliotheek geeft hierbij aan welke risico’s er zijn ontstaan in de bedrijfsvoering, welke afwijkingen zijn opgetreden, de oorzaken en de hierop genomen maatregelen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen.
4.4
Productenboek: producten en diensten
De bibliotheek vervaardigt jaarlijks naast de begroting een productenboek waarin de producten en diensten worden beschreven. Dit productenboek wordt ter beschikking gesteld aan de gemeenten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie pakketten van producten en diensten:
Basispakket Het basispakket is een samenhang van diensten die klanten toegang geven tot een kwalitatieve collectie, waarbij deskundig personeel ondersteuning biedt: Openstellen (mobiele) bibliotheekvestigingen Lezen en leesbevordering o Uitleen van romans en tijdschriften o Leesbevorderende activiteiten Leren o Uitleen van studieboeken en andere media o Toegang bieden tot de digitale collectie o Dienstverlening aan educatieve instellingen Informeren o Inlichtingenwerk
Pluspakket Activiteiten die de gemeenten gezamenlijk hebben vastgesteld in het ambtelijk overleg of in het portefeuillehoudersoverleg, die niet in basispakket zijn opgenomen óf onderwerp zijn van de ontwikkelafspraken. Deze diensten worden door iedere gemeente tegen dezelfde condities afgenomen. Een voorbeeld is het beheer van gegevens voor de sociale kaart ten behoeve van WMO/CJG. Aanbod leren plus Aanbod lezen leesbevordering plus Aanbod informatie plus
Extra pakket Producten en diensten waarover een aparte afspraak met één gemeente is gemaakt en waarvoor de gemeente (en eventueel derden) aanvullend budget beschikbaar stelt. Deze producten en diensten worden op maat per gemeente aangeboden.
6
4.5
Aanbod leren extra (bijvoorbeeld Boekenpret, kunst- en cultuurroute, ondersteuning projecten erfgoed-educatie) Aanbod lezen leesbevordering extra (bijvoorbeeld literaire lezingen, Voorleescorso) Aanbod informatie extra (bijvoorbeeld informatieve lezingen, Seniorweb, computercursussen)
Productbegroting
De bibliotheek presenteert naast de exploitatiebegroting vanaf begrotingsjaar 2010 een productbegroting. In de productbegroting worden de kosten gepresenteerd van de bibliotheekvoorzieningen (service-bibliotheek, service-punt en mobiel servicepunt) per openingsuur en de kosten van de diensten aan het basisonderwijs per leerling. De bibliotheek presenteert een productbegroting die Onderscheid maakt tussen basis-, plus- en extra producten en diensten; Bij plusproducten en diensten die door alle of een meerderheid van de gemeenten worden afgenomen, worden de kosten van directie en huisvesting niet als overhead doorbelast naar de producten en diensten; Bij extra-diensten die door één gemeente worden afgenomen of opgedragen worden alle indirecte kosten doorbelast, tenzij deze uit andere externe bronnen worden gedekt; Per gemeente een overzicht van baten, lasten, producten en diensten laat zien; Inzicht geeft in de wijze waarop indirecte, backoffice en overheadkosten worden versleuteld over de gemeenten; Inzicht geeft welke kosten in de eigen begroting worden geacht deel uit te maken van de lokale huisvestingslasten, welke gedekt worden door afzonderlijke subsidies van de gemeenten. Een voorbeeld is toegevoegd als Bijlage 5.
4.6
Prestaties: omvang, aard en kwaliteit van de producten en diensten
Voor het beoordelen van de prestaties, de betekenis en het succes van een openbare bibliotheek kan het volgende in aanmerking worden genomen: de omvang van de dienstverlening, te berekenen naar eenheden en volume; de beschikbaarheid van de producten en diensten, te weten spreiding en openingstijden, standplaatsen, statijden van de mobiele voorzieningen, operationele tijd van de website en de digitale bibliotheek; het bereik van de producten en diensten (toegankelijkheid); de aard van de dienstverlening, de producten en diensten. de kwaliteit van de dienstverlening, de producten en diensten De prestaties worden uitgedrukt in meetbare en controleerbare eenheden die volgens een bestendige en transparante praktijk worden geteld. De eenheden worden onderscheiden in: Kengetallen: omvang van producten en diensten Prestatie-indicatoren: overeengekomen prestaties in relatie tot de subsidie Kwaliteitsindicatoren: overeengekomen kwaliteitscriteria in relatie tot de subsidie Een schema van de overeengekomen kengetallen, prestatie-indicatoren en kwaliteitsindicatoren is als Bijlage 6 opgenomen. Dit schema wordt in overleg geactualiseerd, vastgesteld en opgenomen bij de jaarlijkse subsidiebeschikking. Jaarlijks worden de kengetallen, prestaties en kwaliteit van de bibliotheek na overleg met de bibliotheek geactualiseerd, vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse subsidiebeschikking. Afwijking in negatieve zin in de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren is aanleiding voor overleg. Indien een dergelijke trend zichtbaar is in de tussenrapportages, vermeldt de bibliotheek in deze rapportages een analyse van deze ontwikkeling en geeft de maatregelen aan die worden genomen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen. Zie art. 15, lid 3, van de Subsidieverordening Basisbibliotheek.
4.7
Spreiding bibliotheekvoorzieningen
De spreiding van de bibliotheekvoorzieningen in de regio wordt beschouwd als een essentieel onderdeel van de meerjarige afspraken in dit convenant. Het spreidingsbeleid geeft aanbevelingen aan de gemeenten.
7
Partijen komen de volgende uitgangspunten overeen: a.
b.
c.
d.
e.
Eén servicebibliotheek plus in Tiel, servicebibliotheken in de kernen rond 10.000 inwoners, kleine servicebibliotheken in de kernen met een regiofunctie in kernen tussen 5.000 en 10.000 inwoners en in kernen onder de 5.000 inwoners aanvullend service- en steunpunten samen met andere instellingen, dan wel geen bibliotheek (bv. bij 2-kernenbeleid); De bibliotheek realiseert aanvullende voorzieningen als een doelgroepenbus voor de jeugd in aansluiting op kernfunctie leren, bij primair onderwijs, vroeg- en voorschoolse educatieve instellingen, buitenschoolse opvang en speciaal onderwijs; Uiterlijk in 2012 wordt de bibliobus voor volwassenen beëindigd - mits in een alternatief voorzien is - door aansluiting te zoeken bij gemeentelijke en leefbaarheidsinitiatieven, bij voorzieningen voor ouderen en bij zorginstellingen; De bibliotheek zoekt afstemming met bibliotheken in buurgemeenten, ook in andere provincies, met betrekking tot het gebruik van de landelijke bibliotheekpas, collectiebeleid, marketing, promotie, productontwikkeling en logistiek; De bibliotheek sluit aan bij provinciale en landelijke afspraken op het gebied van logistiek en bibliotheekdiensten, waaronder diensten die via de landelijke portal de Digitale Bibliotheek worden aangeboden met de daarbij overeengekomen voorwaarden en tarieven.
Het spreidingsbeleid en de uitwerking ervan, jaarlijkse ontwikkelingen en wijzigingen in de komende convenantperiode van de spreiding van bibliotheekvoorzieningen, zijn opgenomen in Bijlage 3. De hiermee gemoeide inzet van de bibliotheek is beperkt tot de beschikbare middelen van de bibliotheek zoals berekend in de begroting. Indien een vraag van een gemeente de beschikbare middelen te boven gaat, leidt dit tot een aanpassing in de subsidiebeschikking van de betreffende gemeente.
4.8
Kwaliteit van de bedrijfsvoering
De gemeente erkent het certificeringsysteem van de brancheorganisatie VOB als invulling van kwaliteitseisen. Om de kwaliteit te meten worden de volgende instrumenten gebruikt:
Certificeringsnormen branche openbare bibliotheken De bibliotheek conformeert zich aan kwaliteitsnormen en –standaarden die zijn ontwikkeld door de branchevereniging van openbare bibliotheken en laat conform de eisen van de branchevereniging periodiek een onderzoek uitvoeren. Indien deze normen en standaarden niet worden gehaald bij auditing zal de bibliotheek in een planning aangeven binnen welke termijn en op welke wijze deze alsnog kunnen worden gehaald. De bibliotheek werkt mee aan certificering en een onafhankelijke audit in opdracht van de branchevereniging en informeert de gemeenten over de uitslag van deze audit.
Klanttevredenheidsonderzoeken De bibliotheek voert ééns per vier jaar een standaard-klanttevredenheidsonderzoek uit zoals door de branchevereniging is aanbevolen en stuurt een exemplaar van het onderzoeksrapport naar de gemeenten. Dit onderzoek wordt uitgevoerd in het derde jaar van het convenant. De bibliotheek ontwikkelt een methodiek om de klanttevredenheid van instellingen (bijv. scholen) eens per twee jaar te meten en heeft een eerste onderzoek uitgevoerd in 2009. De bibliotheek rapporteert één keer per twee jaar aan de gemeenten over de klanttevredenheid bij instellingen.
Code Cultural Governance Bestuur, management en toezicht binnen de stichting dient te voldoen aan de eisen van good governance (Code Cultural Governance).
Bedrijfsvoering De bibliotheek is verantwoordelijk voor een gezonde en duurzame bedrijfsvoering en de gevraagde transparantie.
8
4.9
Samenwerking met lokale en regionale instellingen
De bibliotheek werkt actief mee aan een goede afstemming en samenwerking van lokale en regionale instellingen op het gebied van welzijn, cultuur en educatie. De bibliotheek participeert in eventueel op te richten gremia die deze samenwerking tot doel hebben. De bibliotheek werkt samen met partner-instellingen, klant-instelllingen en samenwerkingsverbanden. Als Bijlage 4 is een indicatieve lijst opgenomen. De bibliotheek neemt actief deel aan het landelijke, regionale en provinciale overleggen en samenwerkingsverbanden van bibliotheken en hun samenwerkingspartners. De bibliotheek geeft uitvoering aan plannen en programma’s die worden vastgesteld of goedgekeurd door de branchevereniging VOB het provinciale netwerk van bibliotheken. Zie ook art. 10, lid 3 Subsidieverordening Basisbibliotheek.
5
Subsidiëring
5.1
Verantwoordingseisen en subsidieverplichtingen
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het helder en tijdig communiceren van de verantwoordingseisen cq. subsidieverplichtingen. De gemeenten die per 31 december 2009 het overeengekomen geïndexeerde minimumbedrag aan subsidie per inwoner, exclusief kosten huisvesting, nog niet hadden bereikt, krijgen in afwijking van de samenwerkingsovereenkomst, drie jaar langer, tot 1 januari 2013, de gelegenheid dit minimumniveau te bereiken. Ten aanzien van gemeenten die ná de verlengde termijn van drie jaar niét het overeengekomen niveau van subsidie hebben gerealiseerd, gelden de bepalingen in artikel 6 uit de Samenwerkingsovereenkomst.
5.2
Basis subsidieniveau
De jaarrekening 2008 en de bijbehorende subsidie-afrekening is de administratieve basis voor het eerste jaar van dit convenant.
5.3
Berekening subsidies
De berekening van de minimale subsidies (exclusief huisvestingslasten en projectsubsidies, extradiensten en -producten, e.d) op basis van de samenwerkingsovereenkomst, de subsidieverordening en dit convenant, is overzichtelijk gemaakt in Bijlage 7. De jaarlijkse beschikkingen vermeldt de afzonderlijke subsidiecomponenten (zie Bijlage 8) en de hoogte van subsidiebedrag per subsidiecomponent. De subsidies voor projecten worden apart vermeld.
5.4
Integratie-uitkering Rijk in uitkering gemeentefonds
Voorheen werd de ondersteuningsregeling vorming basisbibliotheken (budget ten behoeve van de directie- en administratievoering) uitbetaald via de Provincie aan gemeenten met maximaal 30.000 inwoners die voldeden aan de instapvereisten en die deelnamen aan een basisbibliotheek (al dan niet in wording). Alle gemeenten met minder dan 30.000 inwoners hebben een verklaring (raadsbesluit) omtrent het vereist behalen van het subsidie-instapniveau ingediend en hadden daarom vanaf de oprichtingsdatum al recht op deze uitkering. Ook na afloop van de vijfjarige integratie-uitkering blijven deze middelen - voor zover zij deel uitmaken van het gemeentefonds - structureel deel uitmaken van de aan de bibliotheek te verlenen subsidie.
5.5
Vernieuwingsgelden
Rijks- en provinciale middelen die in de komende jaren beschikbaar zijn voor vernieuwing van het openbaar bibliotheekwerk komen geheel ter beschikking van de bibliotheek en worden in overleg ingezet.
9
5.6
Huisvestingskosten
De huisvestingskosten worden door de gemeenten apart gesubsidieerd, zoals vastgelegd in art. 2.3 van de samenwerkingsovereenkomst. Onder huisvestingskosten worden begrepen alle kosten die verband houden met de huur, rente en aflossing, onderhoud, energie, afschrijvingen op installaties en inrichting, verzekeringen, belastingen en overige direct aan het gebouw verbonden huisvestingskosten.
6
Overige bepalingen
6.1
Onvoorziene omstandigheden
Uitsluitend indien gemeenten worden getroffen door bezuinigingen vanwege het Rijk of anderszins te maken krijgen met aanzienlijke dalingen in de inkomsten en daardoor genoodzaakt zijn gemeentebreed te bezuinigen op subsidies, zal in het portefeuillehoudersoverleg worden besproken op welke wijze deze bezuinigingen door gemeenten worden vertaald in een bezuiniging op de subsidie aan de bibliotheek. Aan de bibliotheek zal hierbij worden gevraagd aan te geven op welke wijze bezuinigingen doorwerken in kosteneenheden uit de productbegroting, zoals het type vestiging, openingsuren en de omvang van de diensten aan het onderwijs. Hierbij spannen de betreffende gemeenten zich in de kosten van de huisvesting, voorzover deze door de gemeente ter beschikking wordt gesteld aan de bibliotheek, te verlagen door kostenbesparingen in beheerskosten. Hierbij wordt de jaarlijkse calculatie van de subsidie zodanig opgesteld dat de bezuiniging in mindering wordt gebracht op het totaal van minimumsubsidie, de berekende cumulatieve index sinds de inwerkingtreding van de uniforme subsidieverordening en de integratie-uitkering. Aldus: basissubsidie (excl. huisvestingskosten) + index (subsidieverordening basisbibliotheek, artikel 7: Indexering subsidie) + integratie-uitkering -/- bezuiniging.
6.2
Tussentijdse evaluatie
Partijen evalueren uiterlijk 1 april 2012 de afspraken in dit convenant in samenhang met de Samenwerkingsovereenkomst en de werkwijze met de productbegroting.
6.3
Tussentijdse opzegging
Tussentijdse opzegging van het convenant door één der partijen is slechts mogelijk indien een gemeente besluit tot “geheel of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie voor producten en diensten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland”, zoals opgenomen in artikel 6 van de Samenwerkingsovereenkomst. De gemeenten kunnen in het portefeuillehoudersoverleg gezamenlijk besluiten het convenant op te zeggen indien blijkt dat de bibliotheek structureel, zonder enig zicht op verbetering, nalaat de overeengekomen verplichtingen en prestaties na te komen.
6.4
Looptijd en inwerkingtreding
Dit convenant treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2010 tot en is van kracht tot met 31 december 2013. Partijen treden uiterlijk 1 april 2013 in overleg over voortzetting van dit convenant.
PARTIJEN KOMEN OVEREEN HETGEEN IN DIT CONVENANT IS VASTGELEGD.
Aldus in twaalfvoud opgemaakt en getekend te Op
NAMENS DE GEMEENTEN
10
1.
De gemeente Buren, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder: uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
2.
De gemeente Geldermalsen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
3.
De gemeente Culemborg, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
4.
De gemeente Druten, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
5.
De gemeente Lingewaal, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
6.
De gemeente Maasdriel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
7.
De gemeente Neder-Betuwe, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
8.
De gemeente Neerijnen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
9.
De gemeente Tiel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
10.
De gemeente West Maas en Waal, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
11.
De gemeente Zaltbommel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, in deze aangewezen wethouder uitvoering gevend aan het besluit van de raad van:
NAMENS DE STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK Mevrouw M.G.G. Bakker-Otten, directeur/bestuurder
11
