DATUM
t H API?, 2010
UW BRIEF VAN UW KF.NMERK ONS KENMERK
RKc/u 1 00 2 9 90
coNTACTPERsooN DOORKIESNUMMER E-MAiuDREs AANTAL BI3LAGEN
L.A. Demmendaal 088 974 3 1 35
[email protected] 1
INGEKOMEN NR. oNDERWERp JaaTverslag 2009 Rel<enkamercommissie
11003897 Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta T.a.v. Dhr. A. van Vliet, secretaris - directeur Postbus 4103 2980 GC Ridderkerk
Geachte mevrouw, heer, Het is ons een genoegen u hierbij het jaarversiag van de Rekenkamercomnnissie over het jaar 2009 aan te bieden. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de inhoud van het jaarversiag. Wij zijn gaarne bereid het verslag toe te Iichten in de commissie MBH op 9 juni a.s.
Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamercommissie,
Mr. N. van Eck
Jaarverslag 2009
ekenkamercommissie Holiandse Delta
Jaarverslag
2009 Rekenkamercommissie waterschap Hollandse Delta
Inleiding De werkzaamheden van de Rekenkamercommissie zijn in 2009 vertraagd op gang gekomen. Door het vertrek van de interne leden per einde 2008 en Inet benoemen van de nieuwe interne leden eind februari 2009 kon pas in het voorjaar van 2009 gestart worden met de voorbereidingen van het eerste onderzoek. Ook de discussie omtrent de rol van de commissie IMBH en de rol van de fractievoorzitters met betrekking tot de Rekenkamercommissie heeft tijd gekost. Dit alles leidde ertoe dat het geplande onderzoek met betrekking tot de Externe communicatie weliswaar in 2009 door de Rekenkamercommissie werd afgerond, maar de ambtelijke en bestuurlijke reactie ervoor zorgde dat het onderzoek pas in 2010 wordt opgeleverd. Interne
benoemingen
Vanwege de verkiezingen voor de Verenlgde Vergadering, verliep de benoeming van de interne leden, Hans van de Jagt en Gerben Boot, per 31 december 2008. Een viertal bestuursleden stelde zich kandidaat voor de vrijgekomen functies. In de Verenigde Vergadering van 26 februari 2009 werden de heren Leen Overwater en Marco Schurg in de Rekenkamercommissie benoemd. Daardoor was de Rekenkamercommissie per die datum weer op voile sterkte. Naam Mr. N. van Eck Drs. A. Verhoeff Drs. L. Zwier - Kentle L. A. Overwater Ing. M.Schurg
Functie Voorzitter, extern Plaatsvervangend voorzitter, extern Lid, extern Lid, intern Lid, intern
Periode benoeming t / m aprll 2012 t / m juni 2011 t / m juni 2010 t / m december 2012 t / m december 2012
Eedaflegging Op 26 februari 2009 heeft de dijkgraaf de eed, conform de verordening, afgenomen van de nieuwe interne leden in aanwezlgheld van Mr. N. van Eck, drs. L. ZwIer - Kentle en de secretaris Mevr. L. A. Demmendaal FC.
Lidmaatschap
en cursus
De Rekenkamercommissie was ook in 2009 lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissie (NVRR). De 5-daagse cursus, Rekenkameronderzoek, die de NVVR in samenwerking met Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) heeft ontwikkeld is in november 2009 op de EUR gevolgd door L. A. Overwater en M. Schurg. Ook voor hen bood deze cursus enerzijds een uitstekende basis voor het opzetten van onderzoeken en hebben zij er anderzijds nuttige contacten gelegd met andere rekenkamercommissies. Vanwege het lidmaatschap van de NVRR kreeg het waterschap 15% korting op de kosten voor de cursus. Overleg met bestuur en organisatie De Rekenkamercommissie heeft 4 kennismakingsgesprekken gevoerd met de V.V.-ieden die geinteresseerd waren voor een functie in de Rekenkamercommissie. De Rekenkamercommissie heeft voorjaar 2009 een uitnodiging aan alle fractievoorzitters verstuurd om hen te betrekken in de keuze voor het tweede onderzoeksonderwerp. In de commissie MBH was men echter van mening dat niet de fractievoorzitters maar de commissie MBH benaderd zou moeten worden. Op basis hiervan is het overleg tussen de Rekenkamercommissie en de fractievoorzitters afgezegd. De Rekenkamercommissie heeft middels een brief aan de commissie MBH cc aan de VV kenbaar gemaakt dat: er reeds twee leden van de VV zitting hebben in de Rekenkamercommissie, niet alle fracties vertegenwoordigd zijn in de commissie MBH, de Rekenkamercommissie afstemming zoekt met de gehele VV over onderzoeksonderwerpen, de Rekenkamercommissie onafhankelijk haar onderzoeksonderwerpen kiest, zij de behandeling van een rapport graag ziet gebeuren in de desbetreffende vakcommissie, en daarom graag met de fractievoorzitters wil overleggen. Tevens heeft de Rekenkamercommissie aangegeven het zeer op prijs te stellen indien de commissie MBH een liaison zou willen zijn tussen de Rekenkamercommissie en de Verenigde Vergadering voor het bespreken van het jaarverslag, huishoudelijke zaken, functioneren van de Rekenkamercommissie e.d. alsook het bespreken van onderzoeksrapporten die op het terrein van de commissie MBH liggen. De commissie MBH kon zich hier in vinden. Door de secretaris van Rekenkamercommissie is op 21 april 2009 een presentatie verzorgd in de VV over de rol van de Rekenkamercommissie. Op 25 juni 2009 heeft een constructief gesprek met de fractievoorzitters plaatsgevonden. Hierin kwam naar voren dat de fractievoorzitters graag het onderwerp projecten (investering en/of onderhoud) bestudeerd zouden zien in alle aspecten. Een vervolg gesprek had plaats op 15 oktober 2009, waarin de Rekenkamercommissie een onderzoeksopzet had uitgewerkt. Op basis van de jaarrekening 2008 is een shortlist van 9 investeringsprojecten en een tweetal onderhoudsprojecten opgesteld, waarvan het projectdossier is opgevraagd bij de organisatie. De fractievoorzitters waren bij nadere beschouwing van mening dat een breed integraal onderzoek teveel van het goede is. Bij de voorbereiding van het tweede onderwerp zijn door de Rekenkamercommissie een 11-tal projectdossiers opgevraagd. Hierbij werd gevraagd o m : - Plan van Aanpak, kredietaanvraag, voortgangsrapportages, overdrachtsdocumenten tussen afdelingen en eindverslag. Deze vraag bleek nogal lastig voor de organisatie, daar er geen sluitende afspraken waren over projectdossiers. Naar verluidt heeft de organisatie hier lering uit getrokken en dit felt aangegrepen om hierin verbetering aan te brengen. Door de Rekenkamercommissie zijn een tweetal voorohdefzoeken in de organisatie gedaan m.b.t. het te kiezen tweede onderwerp.
Onderzoek Externe communicatie Voor dit onderzoek is offerte gevraagd aan 3 onderzoeksbureaus. Met alle bureaus zijn eInd maart na de benoeming van de nieuw interne leden gesprekken gevoerd. Omdat er in de commissie MBH bedenkingen waren over iiet door de Rekenkamercommissie gekozen onderwerp Externe communicatie, is de precisering van de offerte opgehouden tot begin juni 2009. In de 2 van de 3 offertes zat een voorstel om de 0-meting over te doen. Omdat dit naar verwachting Iiet budget van de Rekenkamercommissie te boven zou gaan is bij de secretarisdlrecteur geTnformeerd of de organlsatie een mogelijklieid zag om de 1-meting te betalen. Helaas was dit niet mogelljk, waardoor ulteindelijk een beperkte 1-meting is ultgevoerd. Op 8 junI 2009 kon Inet onderzoek van start. Vanwege de reeds eerder genoemde vertraging, Hep de planning mede vanwege de vakantietijd ook uit. Op 2 1 oktober heeft de Rekenkamercommissie haar bevindlngen toegestuurd aan de ambtelijk organlsatie in het kader van hoor- en wederhoor. En op 9 december 2009 aan het college van dljkgraaf en heemraden voor een bestuurlijke reactie. Het onderzoek in februari 2010 gepubliceerd. Onderzoek baggeronderhoudsprojecten Voor dit onderzoek zijn een tweetal bureaus uitgenodigd, waarmee een voorgesprek is gevoerd op basis van een stuk dat door de heer Overwater was gemaakt in het kader van de cursus rekenkameronderzoek bij de EUR. Naar aanlelding van de gesprekken zijn er offertes gevraagd bij belde bureaus. Aantal bijeenkomsten
in 2009
De Rekenkamercommissie heeft twaalf maal vergaderd, waarvan tweemaal met de fractievoorzitters. Tevens is de voorzitter van de Rekenkamercommissie toegevoegd als agendalld van de auditcommissie.
Budget 2 0 0 9 van de Rekenkamercommissie Budget
Uitgaven
Budgetruimte
Onderzoekskosten
€ 38.300
€ 26.476
€ 11.824
Udmaatschap NVRR
€ 1.000
€
952
€48
Representatlekosten
€500
€
310
€ 190
Bezoldiging
€ 10.000
€9.007
€993
Reiskosten
€ 1.000
€
€ 219
Totaal 2009
€ 50.800
€37.526
781
€ 13.274
Conclusies over hetjaar
2009
De Rekenkamercommissie heeft in 2009 veel tijd geTnvesteerd in de positionering van de Rekenkamercommissie en haar reiaties met de Verenigde vergadering. Ondanks de opgetrede vertraging is de commissie nu goed op stoom. Het onderzoek met betrekking tot de externe communicatie kon daardoor niet in 2009 kon worden afgerond waardoor o.a. het budget voor 2009 niet is uitgeput.
