gemeente Eindhoven
++
Concernstaf Bestuurssecretariaat
Retouradres Postbus goxso, s6oo RB Eindhoven
Voorzitter en leden van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling (MO)
Behandeld door M. Honing Telefoon (o4o) 238 24 88
Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk CS/BS xx l uni 2oox
Betreft cie MO: Plan van aanpak Openbare Bibliotheek Eindhoven
Geachte commissieleden, Hierbij ontvangt u de adviesnota die betrekking heeft op bovenvermeld onderwerp. De bijlagen liggen voor u ter inzage in het dossier in de leeskamer. Dit onderwerp zal worden behandeld in de openbare vergadering van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling van dinsdag 26 juni 2001, locatie commissiekamer Stadskantoor, aanvang 20.00 uur. Voor nadere technische en inhoudelijke informatie kunt u zich wenden tot de heer H. van den Oord van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, telefonisch te bereiken onder nummer (040) 238 28 38.
Met vriendelijke groet,
M. Honing
Bijlage(n) : 1
mho/EE01026056
Besoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden
Postadres Postbus goxso S6oo RB Eindhoven
ma t/m vr g.oo-x6.00 UUI’
Telefonisch bereikbaar
gemeente Eindhoven
Dienst Maatschappelijke Ontttvikkeling Behandeld door drs. H. van de Oord Manager bijzondere projecten Telefoon (oho) 238 28 38
Inboeknummer oxVooy3zx 3o mei zoox
Adviesnota Openbare bib1iotheek Eindhoven 1 Inleiding De gemeenteraad heeft op 16 juni 1997 besloten de openbare bibliotheek Eindhoven (OBE) een eenmalige subsidie te geven van f 5.485.000,- (6 2 488.984,49) om in een periode van 4 jaar de ambitie waar te maken van een multimediaal centrum. Na drie jaar dient geevalueerd te worden.
2 Probleemstelling Op 15 maart 2001 is op verzoek van de gemeente een evaluatierapport "De openbare bibliotheek Eindhoven en het multimediale project" uitgebracht door de heer P. Schoots, library consultant. Naar aanleiding van de conclusies van dit rapport is een inventarisatie gemaakt van de belangrijke sterkten en zwakten van de bibliotheek Eindhoven ( de locatie De Witte Dame en de filialen). Ook de
kansen en bedreigingen zijn weergegeven in onderstaande matrix Sterkten
t. Markt esitie ca. 309o van de Eindhovense bevolking (= 60.000 leden)is lid van de bibliotheek. Hiervan zijn 28.000 leden gebruikers van de Witte Dame, de overigen van de Filialen. 2. Uitstralin Witte Dame locatie
goede uitstraling, mooi vormgegeven bibliotheek waarin de gedrukte en digitale informatie naast elkaar beschikbaar is en het goed toeven is. 3. Kennis en ervarin ICT De multimediale voorzieningen zoals interactieve Vidiwall, 50 2mb internet werkstations, een associatieve zoekmachine met aquabrowser zijn in de locatie Witte Dame volgens plan gerealiseerd. Associatieve zoeksysteem is succes, evenals werkplekken concept, het bibliotheekautomatiseringssysteem VUBIS en de balie PC’5,
Zwakten
1. Gebruikers onderzoek Er is geen gebruikersonderzoek gedaan naar de locatie Witte Dame, er is geen gebruikersraad
2. Filialen De Eindhovense bibliotheek filialen zijn niet meer van deze tijd. De financiele positie van de bibliotheek is niet sterk. Er is niet gereserveerd voor
vervangingsinvesteringen in de multimediale ontwikkelingen (ondanks de expliciete besluitvorming terzake door de Raad); De gerealiseerde inkomstenstijging van f 660.000,- (6 299.494,94) is in de normale
exploitatiesfeer uitgegeven. Er is onvoldoende geld om de noodzakelijke zondagsopening te realiseren. Er is geen geld om het filialenbeleid aan te passen aan deze tijd. De gemeentesubsidie (per inwoner f 50,ÃćâĆňâĂİ (6
22,69) is volgens benchmarkgegevens relatief laag.
4. Imacmo
De OBE staat door de locatie de Witte Dame
nationaal en internationaal op de kaart.
B. Sti’ in Het bezoek aan de centrale locatie is met 20%o
gestegen; De vraag naar informatie met 229o.
Uitbreiding van openingstijden met 2596.
4. Personeel Het personeelsbestand is ondanks de toegenomen taken niet gestegen; er is onvoldoende geld om kwalitatief goed personeel aan te nemen c.q. het aanwezige personeel extra opleidingen te laten volgen. Er is onvoldoende geld om meer naar prestaties te belonen. 5. Vidiwall locatie Witte Dame De interactieve Vidiwall wordt slecht gebruikt. 6. Subsidie
Verouderde methodiek van subsidieren, geen contractmanagement. 7. V iermarktin De vermarkting van door de OBE ontwikkelde producten verloopt moeizaam.
Kansen
1. Technolo ische ontwikkelin en Partner in het gemeentelijk programma Kenniswijk en de gemeentelijke kenniswijk projecten (o.a. kenniswijkhoeken in bibliotheken). Ministerie van OC en W gaat via de NBLC 3,5 min subsidie steken in de verdere
ontwikkeling van de digitale diensten van de bibliotheken in Eindhoven en Helmond.
2. Maatscha eli’ke ontwikkelln en
Bedrei in en 1. Concurrenten Veel gemeentelijke kenniswijkprojecten voorzien in informatiefunctie (onderwijs, gezondheid, stadsdeelkantoren, zorg en welzijn, gemeentelijke dienstverlening. Boekhandel, muziekwinkels, internetcafes, kiosken.
2. Gebruikersver oedin
Overheid trekt zich terug; bibliotheek als culturele ondernemer dient de Aansluiten op maatschappelijke ontwikkelingen zoals stadsdeelcivic-centra, Brede scholen, gebruikerswensen centraal te stellen en Cultuurhuis. Naast kernfuncties (opbouw beheer producten aan te bieden waarvoor redelijke van collecties, beschikbaar stellen informatie, vergoeding wordt betaald. Kan leiden tot minder uitlenen, beheren ledenadministratie) richten op gebruikers. 3. Autonomie emeenten aanvullende functies (onderwijs, cultuur service punt, organisatie van culturele en educatieve Kleinere regiogemeenten zetten zich af tegen activiteiten (nieuwe media), uitvoeren centrumgemeente vanwege programma leesbevordering en annexatie/herverdeling: hetgeen ook gevolgen achterstandsbestrijding, informatiepunt van infozal hebben voor het realiseren van een adequate agenda tot infowerkzaamheden, regionale bibliotheekstructuur. 4. ICT ontrnoetingsplek) filialen beleid daarop aanpassen. Om de rol van onafhankelijk informatiebemiddelaar te kunnen blijven waar maken moet de bibliotheek blijvend investeren in ICT (apparatuur en personeel), maar daarvoor
3. Re ionale structuur Eindhoven als culturele centrumgemeente met een centrum bibliotheek kan in een regionale structuur over een adequate schaal beschikken van front-office en back-office diensten inclusief
ontbreken de middelen bij de bibliotheek. 5. Onrlezinq Het lezen van boeken neemt in betekenis af. Beeldcultuur en zapgedrag zijn een gegeven.
WSF (voorbeeld fusie regio Utrecht);
fundamentele stelselherziening openbare bibliotheken volgens het rapport" open poort tot Kennis" van de stuurgroep herstructurering openbaar bibliotheekwerk onder voorzitterschap van W. Meier.
Witte Dame locatie kan uitgroeien tot cultureel
stedelijk podium (muziek, voorstellingen, lezingen, tentoonstellingen, literatuurpresentatie) 5. Cultureel ondernemerscha
Nieuwe financieringsbronnen zoeken, contracten afsluiten met derden over het uitvoeren van
aanvullende diensten en projecten. 6. Gebruikersraad Periodieke toetsing en advies over dienstverleningsniveau van de bibliotheek door haar gebruikers. 7. Reconstructie winkelcentrum Woensel 1400 m’ bibliotheek 8. Civic center stratum
Kansen
Bedreigingen
Sterkten I continueren beleid III Externe orientatie
Zwakten
II Interne verbetering IV Noodzaak verandering
Kwadrant I laat zien dat de kansen van de bibliotheek op de terreinen van de technologische ontwikkelingen, de maatschappelijke ontwikkelingen, de regionale structuur en het cultureel podium zeker aanwezig zijn waarop zij door haar sterkten zoals marktpositie, uitstraling van centrumlocatie en kennis en ervaring met ICT kan scoren. Maar de zwakten (filialen, financiele positie en personeelscapaciteit) zijn tegelijkertijd zo dominant dat zij het realiseren van de kansen zwaar belemmeren. De eerste stap om van een bibliotheek oude stijl te komen tot een modern multimediaal informatiecentrum is met succes gerealiseerd voor wat betreft de locatie de Witte Dame. Het project is op basis van een door Origin in opdracht van de bibliotheek opgesteld en door de gemeente in het najaar van 1997 goedgekeurd projectplan gerealiseerd.’
Op basis van puntgewijze rapportage’s zijn de middelen door de gemeente per fase ter beschikking gesteld. Het project is conform plan gerealiseerd binnen het tevoren afgesproken budget van 5,5 min. Daarvoor zijn gerealiseerd: een interactieve Vidiwall,50 2mb internet werkstations, een associatieve zoekmachine met aquabrowser, het bibliotheek automatiseringssysteem VUBIS en de balie PC’ s. In de praktijk zijn deze voorzieningen volgens het evaluatierapport een succes behalve het gebruik van de Vidiwall (investering 1,1 min.). De centrale bibliotheek staat nationaal en internationaal op de kaart. Het bezoek aan de centrale is met 209o gestegen en de vraag naar informatie met 22%. Het advies volgens het evaluatierapport om de gestarte multimedialisering met uitzondering van de Vidiwall te continueren met name voor de gebruikers (overigens niet gestaafd door een gebruikersonderzoek) ligt dan ook voor de hand. Echter het advies kan alleen opgevolgd worden indien daarvoor f 900.000,ÃćâĆňâĂİ (6 408.402,19) structureel
dekking is (hierbij dient te worden aangetekend dat dit bedrag kan worden gewijzigd door exact na te gaan in welk jaar welk volume van de geplande vervangingsinvestering nodig is of wel m.a.w. faseren op basis van realistische marktconforme afschrijvingstermijnen). Deze middelen heeft de bibliotheek niet. Zij heeft de berekende extra inkomsten in haar businessplan 1996 ten gevolge van de in dat plan beschreven beleidsmaatregelen van f 804.000 voor 829o t.o.v. 1996 gerealiseerd (zie bijlage). Dit is vooral gerealiseerd door een stijging van de contributie en leen(s)- gelden en diverse exploitatieinkomsten. Deze inkomsten echter zijn besteed aan kostenstijgingen binnen de exploitatie (leenrechtvergoeding, personeel, bezuinigingen 1992-1996) en niet aangewend voor reserveringen. Bovendien zijn de berekende inkomsten tussentijds verlaagd met f 144.000,ÃćâĆňâĂİ (0 65.344,35) door het
besluit van de bibliotheek om het gebruik van internet voor de leden van de bibliotheek gratis ter beschikking te stellen. De raad heeft aan haar besluit van juni 1997 de expliciete voorwaarde verbonden dat de bibliotheek na 4 jaar de vervangingsinvesteringen uit eigen exploitatie zal dragen. Over deze voorwaarde is in het najaar van 1997 uitvoerig gesproken met de directie van de bibliotheek. Hierbij is ook gesproken over een extra voorwaarde om het raadskrediet beschikbaar te stellen. Deze extra voorwaarde was een meerjarenbegroting/ondernemingsplan waarin is opgenomen: 1. de inzet van de reguliere en extra middelen de komende 4jaar; de stappen die worden gezet om de exploitatie na 4 jaar binnen de beschikbare middelen mogelijk te maken (bezuinigingen/reserveringen), Uiteindelijk is het compromis bereikt om deze extra voorwaarde vanwege de werkdruk ten gevolge van de verhuizing naar de Witte Dame en de realisering van het multimedialiseringsproject te laten vallen, onder de uitdrukkelijke afspraak dat de bibliotheek de voorwaarde van de raad om binnen de exploitatie te blijven zou nakomen, m.a.w. de financiele taakstelling is onverkort blijven gelden. Tijdens een bespreking op 24 juni 1999 over o.a. de jaarrekening 1998 is de directie nog gewezen op deze afspraak, maar de directie gaf te kennen deze afspraak niet te kunnen waar maken. Dit zou voor de afdeling Kunst en Cultuur reden kunnen zijn geweest te adviseren de jaarrekening 1998 niet goed te keuren. Dit werd op dat moment een te zwaar middel geacht. De afdeling Kunst en Cultuur heeft echter wel in haar kwartaalberichten gewezen op de situatie dat het niet reserveren tot problemen zal leiden bij het continueren na 4 jaar.
Deze problemen zijn nu realiteit. Dit heeft inmiddels ertoe geleid dat een concept raadsvoorstel dat in opdracht van het college is voorbereid inzake een aanpassing van het filialenbeleid (vermindering van 11 naar 7) niet in roulatie wordt gebracht. Hoe nu verder?
Uif het rapport van de extern deskundige blijkt op grond van benchmarkgegevens dat de bibliotheek Eindhoven qua structureel subsidie ad f 50,ÃćâĆňâĂİ (6 22,69) per inwoner laag scoort maar desondanks
buitengewoon presteert. In dit rapport wordt voorts geconcludeerd dat de bibliotheek (naast de vervangingsinvesteringen voor de continuering van de multimediale ontwikkelingen) een extra structureel bedrag nodig heeft om de bibliotheek financieel gezond te maken. Er wordt gesproken over: 1. Investeringen in het personeelsbestand. 2. Zondagsopening van de centrale bibliotheek. 3. Reserveren van toekomstige vervangingsinvesteringen. 4. Middelen voor de aanpassing van de filialen
5. Ophogen van structurele subsidiebijdrage aan de bibliotheek op basis van kengetallen van andere grote gemeenten. Het betreft een extra structureel bedrag in de orde van grootte van+ 2 min per jaar, ofwel een verhoging van f 50,ÃćâĆňâĂİ naar f 60,ÃćâĆňâĂİ (6 27,23) per inwoner (hetzelfde als Rotterdam en Groningen). In het
businessplan van 1996 pleitte de directie van de bibliotheek voor een structurele verhoging met fl. 1.260.000,ÃćâĆňâĂİ voor 1998 en volgende jaren. Uiteindelijk heeft de gemeente dit voorstel niet
geaccepteerd en besloten tot een eenmalige investeringsimpuls van 5,5 min. onder de conditie van vervanging uit eigen exploitatie. pinnen het huidige financiele kader van de gemeente is ook thans geen ruimte voor extra structureel geld. Toch willen wij samen met de bibliotheek als partners de volgende stap zetten in het proces van
vernieuwing. De volgende stap is het continueren van het multimediabeleid op de centrale locatie en het aanpassen van de filialen aan de eisen van de toekomst.
De vraag is nu of en zoja in hoeverre binnen de beschikbare middelen de gemeente en de bibliotheek als partners deze volgende stap kunnen zetten.
3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Modulair integraal plan van aanpak op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld. Randvoorwaarde is dat de in gang gezette multimedialisering op de locatie De Witte Dame dient te
worden gecontinueerd en dat het filialenbeleid wordt aangepast aan de eisen van de toekomst. Uitgangspunt is budgettair neutraal scenario.
4 Wijze van aanpak I oplossingsrichting Om dit plan te maken zijn stappen nodig:
1. Inventarisatiefase bedrijfseconomische inventarisatie van de markt (belangen en behoeften van huidige en toekomstige gebruikers van bibliotheekproducten) van de interne bedrijfsprocessen (o.a. personeelscapaciteit) en van de flnanciele positie (financiele ontwikkeling vanaf 1996).
2. Analysefase Welke ambitie heeft Eindhoven met het bibliotheekwerk mede gelet op de voorstellen in het rapport "open poort tot kennis" van de stuurgroep herstructurering openbaar bibliotheekwerk onder voorzitterschap van de heer W Meier. Welke visie moet worden gerealiseerd, welk niveau van dienstverlening binnen de beschikbare gemeentelijke subsidie. Zowel t.a.v. de centrale locatie als de filialen. Uiteindelijk bepaalt de gemeente inhoud en omvang van de bibliotheekvoorziening (aantal vestigingen, openingstijden en vormen van aanvullende dienstverlening). Daarom dienen keuzen te
worden gemaakt m.b.t. Verzorgingsgebied Locatie
Openingstijden Kernfuncties Aanvullende functies Niveau dienstverlening Niveau van professionaliteit personeel
3. Ontwikkelingsfase 1 en 2 leiden tot doelstellingen ÃćâĆňâĂİ taken ÃćâĆňâĂİ acties, welke als prestatie-eisen kunnen worden
geformuleerd in bijvoorbeeld een managementcontract tussen gemeente als opdrachtgever en bibliotheek als opdrachtnemer. Ook andere opdrachtgevers zoals provincie (WSF, bovenlocale samenwerking) zijn denkbaar. In deze fase worden uitspraken gedaan over hoe te continueren wat werkt, over de te stellen prioriteiten van het beschikbaar stellen van structurele middelen, over welke resultaten met welke financiele inzet.
4. Uitvoeringsplan Op basis van 1,2 en 3 kan besloten worden tot het gefaseerd uitvoeren van het plan door de bibliotheek, waarbij de prestaties transparant moeten zijn.
Het bestuur van de OBE dient te worden verzocht om volgens bovenstaande stappen onder leiding van een onafhankelijk extern bureau een modulair integraal plan van aanpak op te stellen op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld. Hierbij is een budgettair neutraalkader uitgangspunt. Randvoorwaarden zijn dat de in gang gezette multimedialisering op de locatie De Witte Dame dient te worden gecontinueerd en dat het filialenbeleid dient te worden aangepast.
5 Financiele gevolgen en risico’ s De onderzoekskosten tot een maximum van f 50.000,ÃćâĆňâĂİ (6 22.689,01) ten laste brengen van het
gemeentelijk budget advieskosten Ernst en Young.
6 Overige gevolgen van de aanpak
Fase Studie
Activiteit
Produkt
Advies nota P rocesbeschrij ving Behandeling B en W Besluit B en W, advies commissie MO en commissie MO Onderzoek Bedrijfseconomische inventarisatie van de markt, van de interne
Wie H. v.d. Oord H. v.d. Oord
projectgroep met interne en externe
Wanneer April 2001 Mei 2001
Juni 2001
partners o.l.v. extern bedrijfsprocessen en van buro Oktober 2001 de financiele positie Strategie Prioritering Conceptmanagementcontract
Behandeling B en W Besluit B en W, advies
H.v.d. Oord
November 2001
H.v.d. Oord
Januari 2001
en commissie MO commissie MO Uitvoering
Management contract
Besluit 8 en W
(prestatie eisen en middelen), monitoren volgens BCF model Welzijn
prioritering
7 Resultaten van overleg / inspraak vertegenwoordiging personeel OBE betrekken bij planproces
8 Communicatie communicatiestrategie ontwikkelen en begeleiden door OBE
9 Voorstel 1. Het bestuur van de OBE verzoeken om binnen de beschikbare middelen een modulair integraal plan van aanpak op te stellen op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld. Externe onderzoekskosten tot een maximum van f 50.000,ÃćâĆňâĂİ (6 22.689,01) kunnen ten laste worden
gebracht van het gemeentelijk budget advieskosten Ernst en Young op basis van een offerte gekoppeld aan een heldere opdrachtomschrijving. Ernst en Young voeren het onderzoek ui.
drs D. Rieme Directeur SchusM1 ////ds01006263
