COMMERCIEEL VERTROUWELIJK OFFERTEAANVRAAG. Europese Aanbestedingsprocedure ICT Diensten & Hardware Ref. RVKO De RVKO

COMMERCIEEL VERTROUWELIJK

OFFERTEAANVRAAG Europese Aanbestedingsprocedure ICT Diensten & Hardware Ref. RVKO-2013-01

De RVKO

Vertegenwoordigd door Yellow Way Consultancy B.V.

Status:

Versie 2.0

Uitgevoerd door:

Yellow Way Consultancy B.V.

In opdracht van:

De RVKO

Datum:

26 februari 2013

Offerteaanvraag Europese Aanbesteding

ICT Diensten & Hardware

BEGRIPPEN Inschrijver, een natuurlijke persoon of rechtspersoon die door middel van een Inschrijving aanbiedt de opdracht uit te voeren. In het geval dat na de definitieve gunning en/of het afsluiten van de Overeenkomst wordt gesproken over een Inschrijver, dan wordt bedoeld de Inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Inschrijving, een naar aanleiding van deze Offerteaanvraag gedaan aanbod. Nota van Inlichting, hierin wordt antwoord gegeven op de vragen van Inschrijvers. De Nota van Inlichting wordt aan alle Inschrijvers geanonimiseerd beantwoord en aan alle Inschrijvers tegelijkertijd verzonden door middel van publicatie op www.aanbestedingskalender.nl. Offerteaanvraag, het onderhavige document, inclusief alle bijlagen, dat als basis dient voor de Inschrijving van de Inschrijver en de daaruit voortvloeiende (Raam)overeenkomst. Opdrachtgever, de RVKO, de Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs, zoals genoemd in paragraaf 1.2 van deze Offerteaanvraag. Oplostijd, de tijd tussen het melden van een storing en het ter goedkeuring aanbieden aan de Opdrachtgever van de geboden oplossing, workaround of uitwijkmogelijkheid. Optionele Dienstverlening, het beheer van de ICT-voorzieningen om vanaf andere locaties te kunnen werken. Overeenkomst, het contract met bijbehorende documenten die de Opdrachtgever aangaat met de Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund naar aanleiding van de Offerteaanvraag. Perceel 1, de dienstverlening zoals omschreven in paragraaf 1.3.2 en bijlage 17A van dit document. Perceel 2, levering van ICT hardware zoals omschreven in paragraaf 1.3.3 en bijlage 17B van dit document. Programma van Eisen en Wensen, in geval van Perceel 1: bijlage 17A van deze Offerteaanvraag. In geval van Perceel 2: bijlage 17B van deze Offerteaanvraag. Raamovereenkomst, zie Overeenkomst

Offerteaanvraag - EA - ICT Diensten & Hardware - t.b.v. RVKO © Yellow Way Consultancy B.V. Referentie: RVKO-2013-01

2



Reactietijd, de tijd tussen het melden van een storing en het starten met het oplossen van de storing. Standaard Dienstverlening, de dienstverlening zoals gevraagd in 1.1 en 1.2 van bijlage 17A. Strategische Inschrijving, een niet-realistische Inschrijving. Dit houdt in dat de Inschrijving niet in overeenstemming is met de werkelijkheid of die in geval van gunning niet kan worden waargemaakt. Telefonische Wachttijd, Onder de Telefonische Wachttijd wordt verstaan de tijd die verstrijkt tussen het overgaan van de telefoon en het opnemen van de telefoon door een medewerker van de Opdrachtnemer.


3



INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING .................................................................................................................................. 6 1.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................ 6 1.2 BESCHRIJVING VAN DE AANBESTEDENDE DIENST .................................................................... 6 1.3 ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST .................................................................................... 7 1.3.1 Beschrijving huidige situatie ........................................................................................ 7 1.3.2 Beschrijving gewenste situatie t.a.v. beheer en onderhoud van de ICT omgeving .... 8 1.3.3 Beschrijving gewenste situatie t.a.v. levering van Hardware .................................... 10 1.4 DOEL VAN DE OVEREENKOMST ............................................................................................. 10 1.5 DUUR VAN DE OVEREENKOMST ............................................................................................. 11 1.6 CONTRACTPARTIJ ................................................................................................................ 11 1.7 PLANNING AANBESTEDING ................................................................................................... 11 1.8 INSCHRIJVING IN SAMENWERKING MET ANDERE ONDERNEMINGEN .......................................... 12

2.

INSCHRIJVINGSPROCEDURE ............................................................................................... 13 2.1 COMMUNICATIE ................................................................................................................... 13 2.1.1 Contactpersonen aanbestedende dienst................................................................... 13 2.1.2 Contactpersoon Inschrijver........................................................................................ 13 2.2 VRAGEN, TOE- EN INLICHTINGEN OP OFFERTEAANVRAAG ...................................................... 13 2.3 WIJZE VAN AANBIEDEN OFFERTES ........................................................................................ 14 2.3.1 Algemene voorschriften............................................................................................. 14 2.3.2 Algemene Inkoopvoorwaarden.................................................................................. 15 2.4 VERZENDING EN AFLEVERING ............................................................................................... 16 2.5 ADRESSERING ..................................................................................................................... 17 2.6 OFFERTE OPENING............................................................................................................... 17 2.7 PRIJS EN PRIJSONDERHANDELINGEN .................................................................................... 17 2.8 ONREGELMATIGHEDEN ........................................................................................................ 18 2.9 AANDUIDING ........................................................................................................................ 18 2.10 PREVALEREN VAN AANBESTEDINGSDOCUMENTEN ................................................................. 18 2.11 TOELICHTING OF AANVULLEND ONDERZOEK .......................................................................... 19 2.12 INTELLECTUEEL EIGENDOM .................................................................................................. 19

3.

SELECTIECRITERIA ................................................................................................................ 20 3.1 3.2

4.

OMZET ................................................................................................................................ 22 REFERENTIES ...................................................................................................................... 22

GUNNINGSCRITERIA .............................................................................................................. 24 4.1 PROCEDURE ........................................................................................................................ 24 4.2 TOELICHTING OP HET GUNNINGSCRITERIUM PRIJS ................................................................. 25 4.2.1 Toelichting op het criterium Prijs voor Perceel 1 ....................................................... 25 4.2.2 Toelichting op het criterium Prijs voor Perceel 2 ....................................................... 26 4.3 TOELICHTING OP HET GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT ......................................................... 27 4.4 GUNNING EN AFWIJZING ....................................................................................................... 28

5.

TOELICHTING GEVRAAGDE DOCUMENTEN EN BIJLAGEN.............................................. 29 5.1

ALGEMENE BIJLAGEN .......................................................................................................... 29


4


5.2 5.3


BIJLAGEN MET BETREKKING TOT SELECTIECRITERIA ............................................................. 29 BIJLAGEN MET BETREKKING TOT GUNNINGSCRITERIA ............................................................ 30


5


1.

INLEIDING

1.1

Algemeen


Voor u ligt het beschrijvend document behorende bij de openbare aanbesteding van ICT Diensten & Hardware voor de RVKO, met aanbestedingsnummer RVKO-2013-01. Dit document omvat alle gegevens met betrekking tot de omschrijving van de opdracht, de specificaties van de gewenste producten en dienstverlening en de eisen die gesteld worden aan de Inschrijver. Gekozen is voor een Europese aanbesteding conform de openbare procedure. Bij deze procedure kunnen alle belangstellende ondernemers naar aanleiding van de publicatie van de betreffende opdracht op www.aanbestedingskalender.nl de Offerteaanvraag opvragen en een Inschrijving doen. De bedragen, diensten, artikelen en aantallen die worden vermeld in de Offerteaanvraag en de bijlagen zijn indicatief. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend.

De aanbestedende dienst zal na ontvangst van de Inschrijvingen controleren of er, op basis van de uitsluitingsgronden, reden is voor uitsluiting van deelname aan deze aanbestedingsprocedure.

Vervolgens stelt de aanbestedende dienst op grond van de in hoofdstuk 2 en 3 gestelde eisen de geschiktheid van de Inschrijvers vast. Als de Inschrijver voldoet aan de geschiktheideisen, wordt de Inschrijving verder beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 4 uiteengezette gunningscriteria.

Indien de Inschrijver wordt uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding of niet voldoet aan de geschiktheideisen, wordt de Inschrijving niet verder in behandeling genomen. De reden(en) voor het niet in behandeling nemen van de Inschrijving zal (zullen) dan schriftelijk aan de Inschrijver kenbaar worden gemaakt. 1.2

Beschrijving van de aanbestedende dienst

De RVKO, de Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs, is een vereniging die al ruim 135 jaar scholen voor Katholiek Onderwijs in Rotterdam en de buitengemeenten bestuurt en beheert. Onder het bestuur van de vereniging ressorteren 60 scholen voor primair onderwijs, waar ruim 18.000 kinderen onderwijs volgen en 1.800 personeelsleden werken. De RVKO is een groot bestuur, één van de grootste van Nederland, welke de zorg en verantwoordelijkheid voor alle betrokkenen bij de scholen buitengewoon serieus neemt. De diversiteit is groot en de scholen werken vanuit de missie van de vereniging. Onderling kunnen scholen sterk verschillen, qua omvang, ICT vaardigheden van de gebruikers en qua budget. Daarnaast heeft de RVKO een bestuurskantoor waar puur administratief werk plaats vindt. Het is voor de RVKO belangrijk dat er voldoende recht wordt gedaan aan de genoemde verschillen.


6



In deze aanbesteding is de RVKO de aanbestedende dienst in de zin van Europese richtlijn 2004/18/EG en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). De RVKO is formeel de Opdrachtgever. Het onafhankelijke inkoopadviesbureau Yellow Way ondersteunt de RVKO bij de uitvoering van de aanbesteding en is de directievoerder. De ICT visie van de RVKO gaat uit van een drietal gedachten. In de eerste plaats streven wij naar “de techniek de deur uit”. Dit betekent dat de RVKO bij voorkeur gebruik wil gaan maken van Saas oplossingen. Deze oplossingen vragen steeds meer van de internetvoorziening. Vandaar dat wij een overstap op glasvezel in gang zullen zetten indien het op een individuele school betaalbaar is. Collectief overstappen op glas is vooralsnog een te kostbare operatie. Voor scholen die de beschikking hebben over een glasvezelverbinding, wordt ook gedacht aan mogelijkheden als een servervrije school en IP-telefonie. Een tweede uitgangspunt is dat de RVKO modern en eigentijds onderwijs willen geven. In het kader daarvan streven wij onder andere naar Wifi op onze scholen. Als scholen beschikken over een draadloos netwerk dan komt een andere eigentijdse dienst binnen bereik: BYOD. De derde gedachte binnen de ICT visie van de RVKO is dat we meer recht willen doen aan de individuele verschillen die er binnen ons scholenveld merkbaar zijn. Net zoals in de maatschappij hebben wij te maken met verschillen binnen het personeel als het gaat om het omgaan met vernieuwingen (Everett M. Rogers). Er zijn zowel scholen die aan de voorkant lopen van de ontwikkelingen, als scholen waar het personeel vindt dat de ontwikkelingen erg snel gaan en waar men eerst de voordelen van ontwikkelingen wil zien. Dit betekent dat er aanzienlijke verschillen zijn in de netwerkomgevingen en het gebruik ervan. Wij willen de scholen de ruimte geven voor deze verschillen. 1.3

Onderwerp van de Overeenkomst

Deze aanbesteding bestaat uit twee percelen: 1) Perceel 1: het beheer en onderhoud van de ICT omgeving, en: 2) Perceel 2: de levering van ICT hardware. U kunt inschrijven op één of op beide percelen. 1.3.1

Beschrijving huidige situatie

Sinds 2008 worden leveringen van hardware en het beheer en onderhoud van de ICT omgeving van de RVKO verzorgd door Station to Station. De RVKO heeft geen eigen systeembeheerder. Iedere school heeft een ICT-coördinator voor de onderwijsinhoudelijke zaken en functioneel applicatiebeheer. Ook is de ICT-coördinator de contactpersoon tussen de school en Station to Station.


7



Er wordt gebruik gemaakt van C3LO van Station to Station. Op iedere school staat een Linux server waarop alle documenten en programmagegevens worden opgeslagen. Dit is tevens de plek waar de gebruikersdatabase zich bevindt. Alle data wordt opgeslagen binnen het netwerk van de school. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van externe storage. Op een aantal scholen staan extra servers om functionaliteit toe te voegen, zoals bijvoorbeeld terminal server (RDP). Ook wordt er gebruik gemaakt van VPN verbindingen.

Het aantal werkstations (laptops en computers) verschilt per locatie, evenals de inzet ervan. In 2008 is een begin gemaakt met het vervangen van alle werkstations door Dell Optiplex machines. Inmiddels zijn de eerste Dell werkstations ook al weer vervangen. Het totaal aantal werkstations bedraagt ongeveer 3.800.

Iedere school heeft een eigen internetverbinding, veelal op basis van ADSL. De router wordt door Station to station beheerd. De ISP voor de meeste scholen is XS4ALL. Een handvol scholen heeft internet via glasvezel of wil daar op korte termijn naar overstappen. De webdomeinen zijn ondergebracht bij een externe leverancier. Momenteel maakt de RVKO gebruik van KPN Exchange online. Naar verwachting zal er dit jaar worden overgestapt naar Office365 bij dezelfde aanbieder.

Sommige scholen hebben deels een draadloos netwerk. Het draadloze netwerk biedt afgeschermde internet toegang voor gastgebruikers en volledige netwerktoegang voor geregistreerde gebruikers. Een aantal scholen heeft een draadloze verbinding tussen locaties. Deze verbinding fungeert als bridge. De gebruikte leerlingensoftware is divers. Administratief wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Office 2003, 2007 of 2010. Ten behoeve van de leerlingadministratie en het ziekteverzuim wordt er gebruik gemaakt van saas-oplossingen. Het bestuursbureau heeft een eigen netwerk dat bestaat uit twee geclusterde servers en een HP storage oplossing. De geclusterde servers herbergen verschillende virtuele servers. Ze werken allemaal met een microsoft besturingssysteem.

1.3.2

Beschrijving gewenste situatie t.a.v. beheer en onderhoud van de ICT omgeving

In verband met het aflopen van het contract met de huidige leverancier is de RVKO op zoek naar één partij die het beheer en onderhoud van haar ICT-omgeving kan uitvoeren. Dit betekent dat de Opdrachtnemer het beheer en onderhoud van werkplekken, servers en overige ICT componenten uitvoert en deze daar waar nodig voorziet van de benodigde functionaliteit, zoals applicaties.


8



Daarnaast zal de Opdrachtnemer namens RVKO de communicatie met andere leveranciers verzorgen (fungeren als SPOC), zoals bijvoorbeeld ISP’s en leveranciers van hardware en mailfunctionaliteiten.

Voor RVKO is het belangrijk dat de Opdrachtnemer fungeert als partner. Dit betekent dat de Opdrachtnemer zich onderscheidt op technische expertise, op expertise m.b.t. de toepassing van ICT in het onderwijs en door mee te kunnen denken over toekomstige ontwikkelingen en over het optimaliseren van de huidige situatie. Ondanks de verschillen in ICT-omgevingen is de gewenste Standaard Dienstverlening voor alle scholen gelijk. Sommige scholen maken gebruik van faciliteiten om vanaf andere locaties te werken, bijvoorbeeld thuis. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een Terminal server oplossing of een VPN-verbinding. Het beheer en onderhoud van deze faciliteiten maakt geen deel uit van de Standaard Dienstverlening, maar wordt gedefinieerd als Optionele Dienstverlening. Voor scholen die beschikken over faciliteiten om op andere locaties te werken moet het mogelijk zijn om per maand aan te geven of ze gebruik willen maken van de Optionele Dienstverlening. Tenzij expliciet aangegeven gelden alle eisen, wensen en andere aspecten van Perceel 1 van deze aanbesteding zowel voor de Optionele als voor de Standaard Dienstverlening.

Op dit moment maakt de RVKO gebruik van de C3LO leeromgeving van Station to Station. De RVKO wenst te migreren naar een reguliere Windows omgeving voor zowel werkstations als servers. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat deze de bestaande werkstations, servers en alle overige relevante apparatuur opnieuw installeert, zodanig dat de Opdrachtnemer in staat is om het beheer en onderhoud uit te voeren conform de specificaties van deze aanbesteding. Het uitgangspunt is dat er geen hardware vervangen zal worden en dat ook op oudere apparatuur een acceptabele performance gehandhaafd blijft. U dient hiermee rekening te houden bij de conversie naar uw beheeromgeving. Station to Station zal daarbij zorgdragen voor deïnstallatie van alle relevante softwarecomponenten. Wij verwachten van u een migratieplan met daarin beschreven, hoe u per locatie in de tijd er voor gaat zorgen dat de informatie opgeslagen op het huidige netwerk 1 op 1 wordt overgezet naar het nieuwe situatie en de infrastructuur gebruiksklaar wordt opgeleverd. Met de op het huidige netwerk opgeslagen informatie wordt bedoeld: zowel de programmatuur, als de bijbehorende data en instellingen en andere documenten. Bijvoorbeeld MS-Office 2007; binnen dit pakket worden gegevens opgeslagen zoals bestandslocaties en de outlook instelling om de e-mail in te stellen. Dit soort informatie dient bewaard te blijven en weer beschikbaar te zijn na migratie. Tevens verwachten wij dat na migratie alle bestaande koppelingen naar externe netwerken weer gebruikt kunnen worden, zoals de internetkoppeling en de (draadloze) koppeling naar nevenvestigingen. De


9



gewenste doorlooptijd van de migratie is 6 maanden. De migratie dient plaats te vinden in overleg en afstemming met Station to Station.

In bijlage 5 is een uitgebreide inventarisatie van de ICT omgeving opgenomen, alsmede een overzicht van de werkzaamheden die Station to Station kan uitvoeren in het kader van de migratie. U dient ermee rekening te houden dat de inventarisatie een momentopname betreft, namelijk de situatie in november 2012.

1.3.3

Beschrijving gewenste situatie t.a.v. levering van Hardware

De RVKO vervangt per jaar ongeveer 950 werkstation en 15 servers ter waarde van ongeveer € 350.000,-. De RVKO heeft zich tot doel gesteld om een Raamovereenkomst te sluiten met drie partijen die kunnen voorzien in de behoefte aan werkstations en servers. De RVKO is daarbij op zoek naar partijen die kunnen fungeren als betrouwbare leverancier met een duidelijke toegevoegde waarde in de dienstverlening.

Binnen deze Raamovereenkomsten zal voor leveringen waarvan het totaalbedrag ligt boven € 5.000,- een offerte worden aangevraagd bij de drie gecontracteerde Opdrachtnemers. Bij leveringen onder dit bedrag houdt de Opdrachtgever zich het recht voor om de levering te laten verzorgen aan de Opdrachtnemer die de voorgaande levering heeft verzorgd. De gewenste bij de prijs inbegrepen dienstverlening omvat o.a. het faciliteren van het inkoop- en bestelproces, het afleveren van apparatuur op locatie en serviceverlening, zoals reparatie en vervanging bij defecten. 1.4

Doel van de Overeenkomst

De doelstellingen voor deze specifieke aanbesteding zijn:

Het contracteren van een partij voor beheer en onderhoud van de ICT omgeving die zich onderscheidt op technische expertise, op expertise m.b.t. de toepassing van ICT in het onderwijs en door mee te kunnen denken over toekomstige ontwikkelingen en over het optimaliseren van de huidige situatie;

Het contracteren van drie partijen die kunnen fungeren als betrouwbare hardwareleverancier met een duidelijke toegevoegde waarde in de dienstverlening;

Minimalisering van de kosten;

Een minimale last voor de Opdrachtgever ten aanzien van het verhelpen van storingen;

Een hoog en constant kwaliteitsniveau van Hardware alsmede van de ICT Dienstverlening.


10


1.5


Duur van de Overeenkomst

De Opdrachtgever heeft voor Perceel 1 de intentie om een Overeenkomst te sluiten met de geselecteerde Inschrijver voor een periode van twee (2) jaar met een optie tot verlenging van twee (2) maal twee (2) jaar. De Opdrachtgever heeft voor Perceel 2 de intentie om een Overeenkomst te sluiten met de geselecteerde Inschrijvers voor een periode van twee (2) jaar met een optie tot verlenging van twee (2) maal een (1) jaar. Voor beide percelen geldt dat de Overeenkomsten niet automatisch worden verlengd na het verlopen van eerste twee (2) jaar. De Opdrachtnemer neemt vier (4) maanden voor afloop van de Overeenkomst contact op met de Opdrachtgever om een eventuele verlenging van de Overeenkomst te bespreken. Uiterlijk twee maanden voor einde van de Overeenkomst geeft de Opdrachtgever schriftelijk aan of deze gebruik maakt van de optionele verlenging. 1.6

Contractpartij

Voor

deze

openbare

aanbesteding

is

een

projectteam

geformeerd,

bestaande

uit

vertegenwoordigers van de aanbestedende dienst, ondersteund door inkoopconsultants van Yellow Way Consultancy B.V. De RVKO is Opdrachtgever en verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten in deze openbare aanbestedingsprocedure. De coördinatie en de begeleiding van de uitvoering van de aanbesteding wordt uitgevoerd door Yellow Way Consultancy B.V. 1.7

Planning aanbesteding

Activiteiten

Planning

Publicatie www.aanbestedingskalender.nl

Maandag 18 februari 2013

Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers voor

Maandag 4 maart 2013,

e

1 Nota van Inlichting

12:00 uur

e

Publiceren 1 Nota van Inlichting via aanbestedingskalender

Woensdag 13 maart 2013

Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers voor

Maandag 18 maart 2013

e

eventuele 2 Nota van Inlichting e

Publiceren eventuele 2 Nota van Inlichting via

Maandag 25 maart 2013

aanbestedingskalender Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van Inschrijvingen

Dinsdag 2 april 2013, 12:00 uur

Verzenden voorlopige gunningbeslissing en afwijzigingen

Vrijdag 26 april 2013

Versturen definitieve gunningbeslissing en afwijzingen

Maandag 13 mei 2013


11



Contractondertekening met gegunde leverancier

Dinsdag 14 mei 2013

Gewenste ingangsdatum Overeenkomst

1 juni 2013

1.8

Inschrijving in samenwerking met andere ondernemingen

Indien de Inschrijver niet zelfstandig in het gevraagde kan of wil voorzien, is de mogelijkheid aanwezig om in te schrijven in samenwerking met andere ondernemingen. Dit kan als combinatie of als hoofdaannemer/onderaannemerconstructie.

Indien een Inschrijving wordt ingezonden door een combinatie dient ieder lid van de combinatie een verklaring te ondertekenen ingevolge welke alle tot dat combinatie behorende ondernemingen gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de Overeenkomst. Tevens dient aangegeven te worden wie de leiding van de combinatie heeft en als verantwoordelijke gemachtigde jegens de Opdrachtgever mag optreden. Indien wordt ingeschreven als combinatie dienen alle gevraagde en van toepassing zijnde documenten (zoals toegevoegd als bijlagen 7, 8, 9, 10 en 11) door de deelnemers aan de combinatie afzonderlijk ingediend te worden onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig zijn.


12


2.

INSCHRIJVINGSPROCEDURE

2.1

Communicatie

2.1.1

Contactpersonen aanbestedende dienst


De contactpersoon gedurende de aanbestedingsfase namens de aanbestedende dienst is:

Contactpersonen

Yellow Way Consultancy B.V.

Contactpersoon:

Kelly Janssens (Bereikbaar op maandag, dinsdag,

Functie: Inkoop Consultant E-mail:

[email protected]

donderdag en vrijdag)

Vervangend contactpersoon:

Bezoek en postadres:

Lars Bakker (Bereikbaar op maandag t/m vrijdag)

Functie: Projectleider E-mail:

[email protected]

Yellow Way Consultancy B.V. Gervenstraat 4, 5211 PD Den Bosch

Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document. Contact met anderen dan de in deze paragraaf aangegeven contactpersoon brengt de transparantie van de aanbesteding en de gelijkheid van potentiële Inschrijvers ernstig in gevaar. Om die reden kunnen partijen die contact zoeken met een ander dan de aangewezen contactpersoon van deelname aan deze aanbesteding worden uitgesloten. 2.1.2

Contactpersoon Inschrijver

De Opdrachtgever wil het contact met de Inschrijver laten verlopen via een vaste contactpersoon of (bij afwezigheid) door een vaste plaatsvervanger van de Inschrijver. Beide contactpersonen van de Inschrijver hebben volledige beslissingsbevoegdheid en zijn gemachtigd om namens de Inschrijver op te treden. U kunt in bijlage 7.: Bedrijfsgegevens (punt j) de gegevens van deze contactpersonen vermelden. 2.2

Vragen, toe- en inlichtingen op Offerteaanvraag

Geïnteresseerden hebben tot de in paragraaf 1.7 vermelde datum om vragen in te dienen. U dient hierbij gebruik te maken van bijlage 4: Format Nota van Inlichting. Deze dient u volledig ingevuld per e-mail te sturen aan de genoemde contactpersoon van de Opdrachtgever: Kelly Janssens, via het e-mailadres: [email protected]. Telefonische vragen of vragen die geen verband


13



houden met het kunnen doen van een Inschrijving ten behoeve van de aanbesteding worden niet beantwoord. e

Bij een eventuele 2 Nota van Inlichting kunnen alleen vragen ingediend worden die betrekking e

hebben op door de Opdrachtgever gegeven antwoorden in de 1 Nota van Inlichting. Overige e

vragen worden in een 2 Nota van Inlichting niet beantwoord.

Uiterlijk op de hierboven vermelde datum wordt de definitieve Nota van Inlichting via www.aanbestedingskalender.nl gepubliceerd. Alle verschenen Nota’s van Inlichtingen (één of meer) gelden als aanvulling op de Offerteaanvraag en maken hiervan onderdeel uit. Ten aanzien van vragen die de contactpersonen ontvangen na de uiterste datum voor het stellen van vragen, beoordeelt de Opdrachtgever van geval tot geval, en met het oog op het belang van het project, of die vragen beantwoord worden. Uitsluitend vragen die betrekking hebben op een eerdere Nota van Inlichting worden eventueel beantwoord. 2.3

Wijze van aanbieden offertes

Het doen van een Inschrijving houdt in dat u met de bepalingen uit dit beschrijvend document instemt. Aanbiedingen welke niet aan de wijze van aanbieden voldoen, zullen door de met de opening belaste medewerkers niet ter evaluatie worden aangeboden. Indien dit laatste het geval mocht zijn dan zult u hierover schriftelijk worden geïnformeerd, onder vermelding van de reden. 2.3.1

Algemene voorschriften

De offerte dient uiterlijk op de vermelde uiterste datum en tijdstip van ontvangst van Inschrijvingen in bezit te zijn van Yellow Way Consultancy. Het risico van iedere vertraging (ook bij aanlevering per post of koeriersdienst) is voor uw eigen rekening.

Alleen offertes die met inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden neemt de Opdrachtgever in behandeling:

De offerte dient in tweevoud met daarnaast één (1 digitaal exemplaar (USB stick, CD-ROM of DVD) te worden aangeleverd;

Inschrijvingen dienen een geldigheidstermijn te hebben van tenminste 90 dagen, gerekend vanaf de deadline voor Inschrijving, binnen welke periode de Inschrijvingen gelden als een onherroepelijk aanbod. Indien Inschrijver(s) een kort geding procedure aanhangig hebben gemaakt waardoor de geldigheidstermijn wordt overschreden, zal de geldigheidstermijn van de Inschrijving met twee weken worden verlengd, gerekend vanaf het moment dat het vonnis is gewezen. Indien de Opdrachtgever naar aanleiding van de uitkomst van het kort geding met een nieuw Gunningsvoornemen dient te komen, wordt de geldigheidstermijn automatisch verlengd met 30 dagen na de bekendmaking van het nieuwe voornemen tot gunning;

Uw Inschrijving dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend;


14



Officiële documenten dienen ondertekend te zijn door een daartoe bevoegde functionaris;

Uw Inschrijving dient voor de Opdrachtgever en Yellow Way Consultancy geheel kosteloos te zijn;

U dient de Inschrijving geheel in overeenstemming met deze Offerteaanvraag en bijbehorende documenten aan te leveren;

De aanduiding van de hoofdstukken in de offerte dient in overeenstemming te zijn met de in de Offerteaanvraag en bijlagen beschreven volgorde en aangegeven aanduiding;

Uw Inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden en de gehanteerde tarieven zijn in euro’s;

Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering welke van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersoon als vermeld onder paragraaf 2.1.1;

Indien u gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat u uw voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor uw Inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen;

U heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins;

Yellow Way Consultancy en de Opdrachtgever zullen uw Inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke welke u in het kader van de aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen;

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de Opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld indien aangeleverde gegevens niet blijken te kloppen;

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om nadere stukken en documenten van Inschrijvers te verlangen ten bewijze dat de betreffende Inschrijving voldoet aan alle eisen en voorwaarden die zijn opgenomen in deze Offerteaanvraag;

Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen berust bij u.

2.3.2

Algemene Inkoopvoorwaarden

Op deze Offerteaanvraag en op alle daaruit voortvloeiende (rechts)handelingen zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever van toepassing. In bijlage 1: Algemene Inkoopvoorwaarden, vindt u een exemplaar. U dient door ondertekening van bijlage 16 expliciet aan te geven dat u instemt met de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever. Uw algemene

verkoopvoorwaarden,

branchevoorwaarden

of

andere

voorwaarden

worden

uitdrukkelijk uitgesloten. Indien dergelijke voorwaarden toch zijn toegevoegd aan een Inschrijving resulteert dit automatisch in ongeldigheid van de betreffende Inschrijving;


15



U mag de gegevens, die de Opdrachtgever en Yellow Way Consultancy u in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt;

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde Overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft de Opdrachtgever geen verplichting tot gunning. Inschrijvers hebben in deze situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het doen van een Inschrijving verklaart u zich akkoord met het voorbehoud en het op dat gebied gestelde;

De specifieke bepalingen zoals opgenomen in dit beschrijvend document prevaleren boven de inkoopvoorwaarden zoals opgenomen in bijlage 1;

2.4

De door u verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd. Verzending en aflevering

-

De aanbieding dient in een gesloten envelop of doos en geanonimiseerd ingeleverd te worden;

-

Frankeer de envelop of doos, waarmee u uw offerte inzendt, voldoende. Met strafport bezwaarde inzendingen kunnen worden geweigerd;

-

De stukken inclusief de vereiste bijlagen mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten;

-

U mag geen andere stukken en informatie bij de offerte toevoegen dan hetgeen wat gevraagd wordt in deze Offerteaanvraag;

-

Offertes dienen per post te worden verstuurd aan Yellow Way Consultancy, of kunnen persoonlijk worden afgegeven. Bezorgen is alleen mogelijk op werkdagen tussen 09.00 uur en 16.30 uur;

-

Als u uw offerte persoonlijk bezorgt, dan mag u deze uitsluitend afgeven bij Yellow Way Consultancy, Gervenstraat 4 te ‘s-Hertogenbosch. Bij persoonlijke bezorging ontvangt u een bewijs van ontvangst met vermelding van datum en tijdstip.

Per e-mail of fax ingediende offertes worden niet in behandeling genomen.


16


2.5


Adressering

U vermeldt op de verpakking expliciet de volgende gegevens:

Yellow Way Consultancy B.V. T.a.v. Kelly Janssens Gervenstraat 4 5211 PD ‘s-Hertogenbosch Perceel 1: Europese aanbesteding beheer en onderhoud ICT omgeving Perceel 2: Europese aanbesteding levering ICT hardware Ref. nr. RVKO-2013-01 Niet openen voor 2 april, 12.00 uur

U vermeldt op de verpakking alleen het perceel waarop u aanbiedt. Biedt u aan op beide percelen, dan vermeldt u beide percelen op de verpakking. 2.6

Offerte opening

De opening van de offertes vindt plaats bij Yellow Way Consultancy, Gervenstraat 4 te ‘sHertogenbosch. De opening is niet openbaar. Iedere Inschrijver ontvangt na opening van de offertes door Yellow Way Consultancy een proces verbaal van opening. 2.7

Prijs en prijsonderhandelingen De Opdrachtgever en de Inschrijver voeren geen prijsonderhandelingen. Dit houdt in dat de Inschrijver de prijs volledig bepaalt door het uitbrengen van een offerte en dat deze slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden;

De in de Inschrijving aangeboden prijzen en kortingen voor Perceel 1 zijn onvoorwaardelijk en gedurende de eerste twee jaar van de Overeenkomst vast en onveranderlijk. Na deze periode mogen de prijzen, na overleg met en schriftelijk akkoord van de Opdrachtgever, één maal per jaar verhoogd worden met maximaal de CBS indexcijfer cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen voor particuliere bedrijven. De eerste mogelijkheid voor een voorstel voor een eventuele prijsverhoging is 1 januari 2015. Opdrachtnemer deelt zijn voorstel voor de nieuwe prijzen voor Standaard en Optionele Dienstverlening steeds uiterlijk op 1 januari mee aan Opdrachtgever. Na akkoord van Opdrachtgever kunnen de prijsverhogingen worden doorgevoerd met ingang van 1 juni van het betreffende jaar;

De in de Inschrijving aangeboden prijzen en opslagpercentages voor Perceel 2 zijn onvoorwaardelijk;

De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief overige belastingen en/of heffingen te zijn;


17



De door u aangeboden prijzen en tarieven zijn inclusief alle overige kosten, waaronder transportkosten,

orderkosten,

verpakkingskosten,

retourkosten,

etc.,

ongeacht

de

afnamehoeveelheid;

Alle bedragen in het kader van deze aanbesteding dienen gesteld te zijn in euro’s exclusief BTW;

Betaling vindt plaats conform het gestelde in bijlage 2, 3, 17A en 17B;

Strategische Inschrijvingen zijn niet toegestaan. Alle aangeboden prijzen en percentages dienen reëel te zijn. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om negatieve opslagpercentages aan te bieden. Wanneer een Inschrijving als een strategische Inschrijving wordt aangemerkt, neemt de Inschrijver het risico dat deze terzijde wordt gelegd en niet verder beoordeeld wordt;

Wijzigingen van prijzen vinden nooit met terugwerkende kracht plaats.

2.8

Onregelmatigheden

Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onduidelijkheden, onvolkomenheden, procedurefouten, tegenstrijdigheden of enige andere onregelmatigheid constateren, dan dient u deze aan te leveren in het kader van uw vragen voor de Nota van Inlichting. Eventuele vragen, dan wel voorstellen tot wijziging, die na de uiterste datum voor het stellen van vragen worden ontvangen, worden niet geaccepteerd. Inschrijvers die Yellow Way Consultancy B.V. hierop niet tijdig attenderen kunnen de Opdrachtgever en Yellow Way Consultancy B.V. op een later moment niet alsnog op onregelmatigheden aanspreken. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden, tegenstrijdigheden of andere onregelmatigheden in deze Offerteaanvraag zitten en deze niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zullen deze in het voordeel van de Opdrachtgever worden uitgelegd. Het is een Inschrijver, op straffe van verval van recht, uitdrukkelijk niet toegestaan eventuele bezwaren op te sparen tot het moment van communiceren van de voorlopige gunningsbeslissing. 2.9

Aanduiding

Indien in deze Offerteaanvraag onverhoopt merken, octrooien, types of een bepaalde oorsprong is aangeduid, dan dient u deze te lezen met de toevoeging ‘of gelijkwaardig alternatief’, tenzij het een weergave/aanduiding betreft van de huidige situatie. Als in de praktijk blijkt dat bij het aanbieden van een gelijkwaardig alternatief het artikel niet gelijk is aan het kwaliteitsniveau van het origineel gevraagde artikel (dit ter bepaling en ter beoordeling van de Opdrachtgevers) wordt alsnog het originele artikel aangeboden tegen dezelfde prijs als het aangeboden vergelijkbare alternatieve artikel. 2.10

Prevaleren van aanbestedingsdocumenten

In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichting en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichting. Indien er meerdere Nota’s van Inlichtingen zijn prevaleert de meest recente Nota van Inlichting. Tevens prevaleert het beschrijvend document


18



boven de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever en prevaleren de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever boven de uitgebrachte offertes van de Inschrijvers. 2.11

Toelichting of aanvullend onderzoek

Na ontvangst van de offertes kan Yellow Way Consultancy, naar aanleiding van eventuele onduidelijkheden, aan de Inschrijver een toelichting vragen. Indien dit gebeurt is de Inschrijver verplicht hierop in te gaan. Het verstrekken van deze toelichting is schriftelijk en maakt deel uit van de offerte van de Inschrijver. Indien de Inschrijver niet ingaat op deze uitnodiging kan Yellow Way Consultancy besluiten desbetreffende Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbestedingprocedure. 2.12

Intellectueel eigendom

U mag deze Offerteaanvraag uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Het is u niet toegestaan de Offerteaanvraag en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze is verstrekt te verveelvoudigen.


19


3.


SELECTIECRITERIA

De Inschrijvers verklaren zich middels het indienen van een offerte akkoord met de opzet en inhoud van de aanbestedingsprocedure zoals in dit beschrijvend document is omschreven. Alleen offertes die volledig voldoen aan alle minimumeisen worden in behandeling genomen. Offertes die hier niet aan voldoen, worden niet beoordeeld.

De offerte moet aangeboden worden volgens de voorschriften zoals omschreven in paragraaf 2.3 en de offerte moet in overeenstemming te zijn met de inhoud van:

Deze Offerteaanvraag en alle bijlagen, in die zin dat offertes alle in dit document omschreven onderdelen moeten bevatten (beoordeling op volledigheid).

De voor de beoordeling van de Inschrijver te hanteren selectiecriteria zijn in onderstaande tabel weergegeven. De daarbij behorende invulformulieren zijn opgenomen in het invuldocument. De Inschrijver dient aan alle in dit hoofdstuk genoemde selectiecriteria te voldoen. Indien aan één of meerdere selectiecriteria niet is voldaan zal uw Inschrijving terzijde worden gelegd. Inschrijvers dienen de volgende gegevens te verstrekken: Bijlage criterium

Bijzonderheden / Opmerkingen

Voldoet ja/nee

7. Bedrijfsgegevens

Rechtsgeldig ondertekend

Ja / nee

8. Uniforme eigen verklaring

Rechtsgeldig ondertekend

Ja / nee

Niet ouder dan 6 maanden

Ja / nee

10. Kopie van polis relevante

Kopie polis niet ouder dan 12 maanden

Ja / nee

aansprakelijkheidsverzekering

vanaf sluitingsdatum van de Inschrijving.

aanbestedingen 9. Bewijs van Inschrijving in nationaal beroeps-/ handelsregister

Het verzekerd bedrag dient ten minste €1.000.000 euro per gebeurtenis te bedragen, met een minimale jaarlijkse dekking van € 2.000.000,11. Bankverklaring waaruit blijkt dat

Rechtsgeldig ondertekend door

organisatie over voldoende financiële

betreffende financiële instelling.

Ja / nee

draagkracht beschikt.


20



12A. Relevante omzetgegevens Perceel 1:

De omzet dient te voldoen aan de in

Opgave van de relevante omzet van de

paragraaf 3.1 vermelde aspecten.

Inschrijver over de laatste twee boekjaren.

Omzetgegevens dienen gewaarmerkt te

Ja / nee

zijn door een accountantsverklaring. 12B. Relevante omzetgegevens Perceel 2:

De omzet dient te voldoen aan de in

Opgave van de relevante omzet van de

paragraaf 3.1 vermelde aspecten.

Inschrijver over de laatste twee boekjaren.

Omzetgegevens dienen gewaarmerkt te

Ja / nee

zijn door een accountantsverklaring. 13A. Referenties Perceel 1: Opgave van

Iedere afzonderlijke referentie dient te

twee lopende of afgeronde

voldoen aan de in paragraaf 3.2 vermelde

referentieopdrachten per perceel. cfr. art.

aspecten.

Ja / nee

49 lid 2 Bao 13B. Referenties Perceel 2: Opgave van

Iedere afzonderlijke referentie dient te

twee lopende of afgeronde

voldoen aan de in paragraaf 3.2 vermelde

referentieopdrachten per perceel. cfr. art.

aspecten.

Ja / nee

49 lid 2 Bao 14. Verklaring nakoming holding of moedermaatschappij

Alleen invullen indien van toepassing

Ja / nee

15. Onderaanneming of combinatie

Alleen invullen indien van toepassing

Ja / nee

16. Verklaringen acceptatie Algemene inkoopvoorwaarden, technische infrastructuur en de definitieve Overeenkomst(en) 17A. Programma van Eisen en Wensen Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving - incl. bijlage 17A 17B. Programma van Eisen en Wensen Perceel 2: Levering ICT hardware - incl. bijlage 17B 18A. Totaalblad prijsgegevens Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Akkoordverklaring met algemene inkoopvoorwaarden, technische infrastructuur en definitieve Overeenkomst(en) Alleen invullen indien Inschrijver een aanbieding uitbrengt voor Perceel 1.

Ja / nee

Ja / nee / nvt

Alleen invullen indien Inschrijver een aanbieding uitbrengt voor Perceel 2.

Ja / nee / nvt


Ja / nee / nvt

18B. Totaalblad prijsgegevens Perceel 2: Levering ICT hardware


Ja / nee / nvt

19. Personeel Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Minimaal 20 personeelsleden die werkzaam zijn in de gevraagde dienstverlening. Dit zijn alle functies, exclusief administratieve en directiefuncties. Alleen invullen indien Inschrijver een aanbieding uitbrengt voor Perceel 1.

Ja / nee / nvt


21



20. Migratieplan

De Inschrijver dient een migratieplan toe te voegen als bijlage 20. Alleen toevoegen indien Inschrijver een aanbieding uitbrengt voor Perceel 1.

Ja / nee / nvt

21. Akkoord verklaring van juistheid en volledigheid gegevens

Akkoordverklaring van juistheid en volledigheid gegevens

Ja / nee

3.1

Omzet

De Inschrijver dient over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken.

De Inschrijver (of combinatie van ondernemingen) op Perceel 1 heeft een (gezamenlijke) omzet van minimaal 1.200.000,- euro per jaar gedurende de afgelopen twee jaar.

De Inschrijver (of combinatie van ondernemingen) op Perceel 2 heeft een (gezamenlijke) omzet van minimaal 1.500.000,- euro per jaar gedurende de afgelopen twee jaar.

Voor een Inschrijving op beide percelen geldt dat de bedragen van de omzeteis bij elkaar opgeteld moeten worden. U dient de omzet aan te geven middels een door een bevoegde accountant ondertekende verklaring. Voeg deze toe als bijlage 12A en 12B. De Opdrachtgever en Yellow Way Consultancy behouden zich het recht voor op ieder gewenst tijdstip deze gegevens te verifiëren. 3.2

Referenties

Ten aanzien van referenties zijn de onderstaande voorwaarden van toepassing:

De Inschrijver (of combinatie van ondernemingen) dient per perceel waarop wordt ingeschreven 2 referenties op te geven van lopende of afgeronde opdrachten;

De referenties moeten Overeenkomsten betreffen die niet langer dan drie (3) kalenderjaren geleden, vanaf de hierboven genoemde sluitingsdatum voor het indienen van de offertes, hebben plaatsgevonden;

Indien voor een perceel meer dan twee referentieopdrachten worden opgegeven, zullen slechts de eerste twee opgegeven referentieopdrachten worden beoordeeld;

Referenties voor Perceel 1 dienen betrekking te hebben op het leveren van vergelijkbare diensten in het primair onderwijs, waarbij:

minimaal één van de referenties een opdrachtwaarde heeft van minimaal € 150.000,- excl. BTW gemiddeld per jaar over een periode van twee jaar;

beide referenties een opdrachtwaarde hebben van minimaal € 100.000,- excl. BTW gemiddeld per jaar over een periode van twee jaar;

Referenties voor Perceel 2 dienen betrekking te hebben op het leveren van vergelijkbare hardware in het primair onderwijs, waarbij:

minimaal één van de referenties een opdrachtwaarde heeft van minimaal € 175.000,- excl. BTW gemiddeld per jaar over een periode van twee jaar


22



beide referenties een opdrachtwaarde hebben van minimaal € 125.000,- excl. BTW gemiddeld per jaar over een periode van twee jaar;

Indien voor een perceel minder dan twee referenties worden opgegeven, volgt uitsluiting van verdere deelname voor het betreffende perceel. Dit betekent dat uw Inschrijving niet verder zal worden beoordeeld;

Voor de uitwerking van de referentie dient u gebruik te maken van bijlage 13A en 13B;

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de Inschrijver contact op te nemen met de referentie.


23


4.

GUNNINGSCRITERIA

4.1

Procedure


Indien uw Inschrijving voldoet aan de in hoofdstuk 2 gestelde eisen en randvoorwaarden en aan de in hoofdstuk 3 gestelde selectiecriteria, dan beoordeelt het projectteam uw offerte. Indien dit niet het geval is wordt uw Inschrijving terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. De gunning van de opdracht vindt plaats op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige aanbieding gebaseerd op de criteria die in de volgende paragrafen zijn beschreven. Beoordeling zal als volgt plaatsvinden:

Voldoen aan de gestelde eisen Alle met een “E” gemarkeerde vragen in het Programma van Eisen en Wensen zijn eisen en gelden als knock-out criterium. Bijlage 17A bevat de eisen en wensen voor Perceel 1, bijlage 17B bevat de vragen voor Perceel 2. De Inschrijver geeft in bijlage 17A en 17B per eis aan dat hij instemt met de inhoud van de betreffende eis. Wij vragen u per eis ja/nee aan te geven alsmede het bijgesloten formulier onder bijlage 17 in het invuldocument te ondertekenen. Het niet onvoorwaardelijk voldoen aan één of meerdere eisen met betrekking tot het relevante perceel betekent uitsluiting van verdere beoordeling. Beoordeling op basis van prijs en kwaliteit Indien de Inschrijving voldoet aan alle knock-out criteria worden via onderstaande methode punten toegekend per gunningcriterium. Beoordelingscriteria Perceel 1

Weging

1.

Prijs

30%

2.

Kwaliteit

70%

Totaal

Beoordelingscriteria Perceel 2

100%

Weging

1.

Prijs

60%

2.

Kwaliteit

40%

Totaal


100%

24



Per criterium kan een Inschrijver maximaal 100 punten behalen. De eindscore komt tot stand door vermenigvuldiging van de behaalde punten per criterium met de wegingsfactor. De Inschrijver kan daardoor totaal maximaal 100 punten behalen.

Voorbeeld: in Perceel 1 resulteert een score van 30 punten op het criterium Prijs en een score van 50 punten op Kwaliteit in een eindscore van 44 (30 x 30% + 50 x 70%). 4.2 Toelichting op het gunningscriterium Prijs 4.2.1

Toelichting op het criterium Prijs voor Perceel 1

Via onderstaande methode worden punten toegekend per gunningcriterium.

Subcriteria prijs

Weging

1.

Prijs migratie per werkplek

20%

2.

Prijs Standaard Dienstverlening per werkplek per jaar

75%

3.

Prijs Optionele Dienstverlening per werkplek per jaar

5%

Totaal

100%

Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze in bijlage 18A de prijzen invult per werkplek voor de Standaard Dienstverlening, de Optionele Dienstverlening en de migratie. Van deze bijlage dient een ondertekende kopie te worden bijgevoegd. De prijsopgave dient te voldoen aan de volgende punten:

De prijsopgave bevat alle benodigde kosten voor licenties, exclusief de Microsoft Windows (client en server), Microsoft Office365 en Microsoft Office licenties die door de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer kosteloos verstrekt worden;

De kosten voor de Standaard Dienstverlening voor een schoollocatie kunnen pas worden gefactureerd na oplevering en acceptatie van de migratie voor de betreffende schoollocatie door de Opdrachtgever;

De te factureren kosten voor de Standaard Dienstverlening na migratie dienen te worden berekend naar rato van de resterende periode over het betreffende jaar. M.a.w.: indien acceptatie van de migratie plaatsvindt op 1 april, dan bedraagt het te factureren bedrag voor de ste

betreffende schoollocatie 275/365

van de opgegeven prijs voor Standaard Dienstverlening;

De prijsopgave is exclusief BTW;

De prijsopgave is een totaalprijs voor de gevraagde dienstverlening zoals beschreven in de verschillende documenten behorende bij deze aanbesteding. Er zijn geen bijkomende kosten, tenzij werkzaamheden vooraf en na schriftelijke goedkeuring van de Opdrachtgever als meerwerk zijn aangemerkt.


25



Per subcriterium kan een Inschrijver maximaal 100 punten behalen. De Inschrijver met de laagste prijs op een subcriterium behaalt 100 punten. Het aantal punten van de overige Inschrijvers wordt berekend met behulp van de formule:

Aantal punten = 100 – ((Prijs Inschrijver – Laagste Prijs) / Laagste Prijs) x 100 Het laagst mogelijke aantal punten per subcriterium bedraagt 0. De eindscore komt tot stand door vermenigvuldiging van de behaalde punten per subcriterium met de wegingsfactor. De Inschrijver kan daardoor totaal maximaal 100 punten behalen. Voorbeeld: een score van 30 punten op “Prijs Migratie”, een score van 50 punten op “Prijs Standaard Dienstverlening” en een score van 40 punten op “Prijs Optionele Dienstverlening” resulteert in een eindscore van 45,5 (30 x 20% + 50 x 75% + 40 x 5%). Indien de huidige leverancier besluit om in te schrijven op deze aanbesteding, dan wordt de volgende maatregel genomen teneinde het voordeel van deze Inschrijver t.a.v. de migratie te minimaliseren. Indien deze Inschrijver bij het subcriterium “Prijs Migratie” het laagste bedrag van alle Inschrijvers heeft, wordt voor deze Inschrijver gerekend met een bedrag dat gelijk is aan het bedrag van de op één na laagste Inschrijving. 4.2.2

Toelichting op het criterium Prijs voor Perceel 2

De Inschrijver dient een aanbieding te doen voor de levering van 100 werkstations met minimaal de volgende specificaties:

Intel® Core™ i3-2120 Processor,

3.30GHz, 3MB w/ Integrated HD2000 Graphics

Geheugen: 2 GB (1 x 2 GB)

1.600 MHz DDR3 niet-ECC

Harde schijf: 250GB 3.5inch

Seriële ATA III (7.200 Rpm)

8x dvd-rom-station

Toetsenbord: US/European

Optical USBmuis

5 jaar, qua serviceniveau minimaal gelijk aan Dell Pro-Support garantie - Next Business Day (NBD)

Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze in bijlage 18B de prijzen invult per item zonder enig voorbehoud. Van deze bijlage dient een ondertekende kopie te worden bijgevoegd. De prijzen dienen inclusief alle overige kosten te zijn, zoals bijvoorbeeld transportkosten, opslagkosten en milieubijdrage. Dit geldt tevens voor alle overige tijdens de looptijd van de Overeenkomst


26



aangeboden units. Facturatie van additionele kosten wordt niet geaccepteerd. De aangeboden opslagpercentages gelden als maximum opslagpercentage voor verdere aanbiedingen tijdens de duur van de Overeenkomst.

Bij het opgeven van prijzen dient de Inschrijver er vanuit gaan dat de Opdrachtgever zelf zorgt voor de benodigde licenties voor het Operating System.

De Inschrijver met de laagste prijs bij punt 3 van bijlage 18B behaalt 100 punten. Het aantal punten van de overige Inschrijvers wordt berekend met behulp van de formule: Aantal punten = 100 – ((Prijs Inschrijver – Laagste Prijs) / Laagste Prijs) x 100 Het laagst mogelijke aantal punten bedraagt 0. De Opdrachtnemer met de hoogste score op het criterium Prijs voor Perceel 2 dient op grond van de Raamovereenkomst een eerste bestelling te leveren conform de geoffreerde prijzen. 4.3

Toelichting op het gunningscriterium Kwaliteit

De Inschrijver dient alle met een “V” gemarkeerde vragen in het Programma van Eisen en Wensen (Bijlage 17) te beantwoorden die betrekking hebben op het perceel waarop wordt ingeschreven. Het is in het belang van de Inschrijver dat deze bij de beantwoording van de vragen de Opdrachtgever een goed en compleet beeld geeft van de werkwijze en toegevoegde waarde van de Inschrijver. Daarbij dient gebruik te worden gemaakt van de geboden ruimte in de bijlage, met uitzondering van het voor Perceel 1 gevraagde migratieplan. Het migratieplan wordt bijgevoegd als bijlage 20. Het migratieplan hoeft alleen toegevoegd te worden indien de Inschrijver een aanbieding uitbrengt voor Perceel 1.

De beoordeling van de antwoorden is in handen van een beoordelingsteam van 8 personen. Per vraag wordt beoordeeld in welke mate het antwoord vertrouwen geeft in de kwaliteit van de dienstverlening van de Inschrijver en de mate waarin de dienstverlening van de Inschrijver aansluit op de aard van de organisatie van de Opdrachtgever.

Per vraag worden de volgende scores toegekend: Score

Basisbeoordelingscriteria

100

Het antwoord geeft zeer veel vertrouwen. Uit het antwoord van de Inschrijver blijkt dat de vraag volledig is begrepen. Het antwoord van de Inschrijver is compleet, alle aandachtspunten zijn aan de orde gekomen, duidelijk en toepasbaar bij de Opdrachtgever. Daarnaast is het gegeven antwoord onderscheidend ten opzichte van andere Inschrijvers.

75

Het antwoord geeft veel vertrouwen. Het antwoord van de Inschrijver beantwoordt


27



volledig de gevraagde aandachtspunten en is duidelijk omschreven. 50

Het antwoord geeft voldoende vertrouwen. Het antwoord van de Inschrijver beantwoordt de gevraagde aandachtspunten, bevat geen zwaktes, maar ook geen positieve uitschieters.

25

Het antwoord geeft onvoldoende vertrouwen. Het antwoord van de Inschrijver is aanvaardbaar, maar bevat zwaktes.

0

Het antwoord geeft geen vertrouwen. Het gegeven antwoord van de Inschrijver bevat geen toelichting op de gevraagde aandachtspunten.

0

Het antwoord ontbreekt.

In bijlage 17 is per vraag een wegingspercentage weergegeven. De score per vraag wordt bepaald door het toegekende aantal punten te middelen over de leden van het beoordelingsteam en vervolgens te vermenigvuldigen met het aangegeven wegingspercentage. De score op het criterium Kwaliteit wordt bepaald volgens de formule: Score “Kwaliteit” = som (behaalde punten per vraag x wegingspercentage van de vraag) 4.4

Gunning en afwijzing

Alle Inschrijvers ontvangen schriftelijk (per e-mail) bericht over de gunningsbeslissing. Het betreft hier een voorlopige gunning. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de ondernemer die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan. Door dit bericht komt derhalve geen Overeenkomst tot stand als bedoeld in artikel 6:217 BW. De Inschrijvers van wie de Inschrijving is afgewezen ontvangen in dit zelfde bericht de motivering van de afwijzing. Bezwaar tegen de afwijzing dient binnen 15 kalenderdagen na datum van de gunningbeslissing, schriftelijk en aangetekend aan de aanbestedende dienst kenbaar gemaakt te worden. Gunning houdt in dat met de desbetreffende begunstigde Inschrijver(s) voor Perceel 1 en Perceel 2 een Overeenkomst wordt aangegaan inclusief alle daarbij behorende voorwaarden. Daarin zal, geheel of gedeeltelijk, worden opgenomen hetgeen door Inschrijver(s) is aangeboden.


28


5.


TOELICHTING GEVRAAGDE DOCUMENTEN EN

BIJLAGEN In dit document zijn diverse bijlagen toegevoegd. U dient gebruik te maken van de in de bijlagen opgenomen modellen voor het indienen van uw offerte. De aan deze aanbesteding toegevoegde bijlagen zijn te verdelen in drie groepen: 5.1

Algemene bijlagen Deze bijlagen voorzien de Inschrijver van relevante informatie met betrekking tot de aanbesteding of geven informatie over eisen en voorwaarden, die op de onderhavige aanbesteding van toepassing zijn;

Deze bijlagen hebben geen directe invloed op het selectie proces;

De volgende algemene bijlagen maken onderdeel uit van deze aanbesteding:

Bijlage 1

Algemene Inkoopvoorwaarden van de RVKO

Bijlage 2

Conceptovereenkomst Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Bijlage 3

Conceptovereenkomst Perceel 2: Levering ICT hardware

Bijlage 4

Format Nota van Inlichting

Bijlage 5A Overzicht servers

Bijlage 5B Overzicht werkstations

Bijlage 5C Overzicht digitale schoolborden

Bijlage 5D Overzicht software

Bijlage 5E Overzicht printers

Bijlage 5F Overzicht routers

Bijlage 5G Migratiewerkzaamheden Station to Station

Bijlage 5H Overzicht infrastructuur bestuursbureau

5.2

Bijlagen met betrekking tot selectiecriteria

Deze bijlagen zijn terug te vinden in het ‘Invuldocument’

Deze bijlagen vormen een leidraad voor de inschrijvende partij om te komen tot een volledige Inschrijving;

Deze bijlagen hebben betrekking op de in hoofdstuk 3 uiteengezette minimumeisen m.b.t. de kwalificaties van de Inschrijver;

De volgende bijlagen met betrekking tot selectie criteria maken onderdeel uit van deze aanbesteding:


29



Bijlage 6

Checklist

Bijlage 7

Bedrijfsgegevens

Bijlage 8

Uniforme eigen verklaring aanbestedingen

Bijlage 9

Recent bewijs van Inschrijving nationaal beroeps-/ handelsregister

Bijlage 10 Kopie polis relevantie aansprakelijkheidsverzekering

Bijlage 11 Bankverklaring

Bijlage 12A Relevante omzetgegevens Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Bijlage 12B Relevante omzetgegevens Perceel 2: Levering ICT hardware

Bijlage 13A Referenties Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Bijlage 13B Referenties Perceel 2: Levering ICT hardware

Bijlage 14 Verklaring nakoming holding of moedermaatschappij

Bijlage 15 Onderaanneming of combinatie

Bijlage 16 Verklaring acceptatie Algemene inkoopvoorwaarden, technische infrastructuur en de definitieve Overeenkomst(en)

Bijlage 19 Personeel

Bijlage 21 Akkoordverklaring van juistheid en volledigheid gegevens

5.3

Bijlagen met betrekking tot gunningscriteria Deze bijlagen vormen een leidraad voor de inschrijvende partij om te komen tot een volledige Inschrijving;

Deze bijlagen hebben betrekking op de in hoofdstuk 4 uiteengezette gunningscriteria;

De Inschrijver dient alle pagina’s van deze bijlagen te voorzien van een paraaf en de laatste pagina van de betreffende bijlage te ondertekenen.

De volgende bijlagen met betrekking tot gunningscriteria maken onderdeel uit van deze Europese Aanbesteding:

Bijlage 17A Programma van Eisen en Wensen Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Bijlage 17B Programma van Eisen en Wensen Perceel 2: Levering ICT hardware

Bijlage 18A Totaalblad prijsgegevens Perceel 1: Beheer en onderhoud ICT omgeving

Bijlage 18B Totaalblad prijsgegevens Perceel 2: Levering ICT hardware

Bijlage 20 Migratieplan


30

COMMERCIEEL VERTROUWELIJK OFFERTEAANVRAAG. Europese Aanbestedingsprocedure ICT Diensten & Hardware Ref. RVKO De RVKO

Recommend Documents