Gemeente Amersfoort
Collegebesluit
Opsteller:
AE A.M.M. van Diepen
User-id:
DIE2
Org. onderdeel:
Tel:
4830
Onderwerp:
POSITIONERINGSNOTA ARCHIEF EEMLAND Toelichting:
In het kader van het streven naar optimale efficiency en de verhuizing van Archief Eemland naar het Eemhuis is de vraag actueel of het mogelijk en wenselijk is om het archief te verzelfstandigen. Om daar een volledig en afdoende antwoord op te kunnen geven is opdracht gegeven aan Raamwerk advies en tekst, deskundig op het terrein van positionering van archieven, om deze vraag nader te onderzoeken. Gekeken is zowel naar het publieke belang, het bedrijfseconomisch belang, de mogelijkheid winst te halen op het gebied van vakkennis en innovatief vermogen, de wettelijke kaders en dat er geen private partners het publieke domein worden binnengebracht. Onderzoek wijst uit dat verzelfstandiging van het archief op dit moment geen reele optie is. Vanuit een positie binnen de gemeente Amersfoort richt Archief Eemland zich op de verhuizing naar het Eemhuis zonder budgetverhoging. In samenwerking met de andere partners zet zij zich in om een zo groot mogelijke synergie te behalen. Het college besluit:
In lijn met het onderzoek "Verder dan voordeurdelen? de positie van Archief Eemland in het licht van het Eemhuis" (juni 2011), op dit moment niet over te gaan tot verzelfstandiging van Archief Eemland
Reg.nr. Datum
3897901 26-09-2011
verantwoordelijken
datum
paraaf
……….. sectorcontroller directeur sector directeur sector …… juridisch advies gemeentecontroller staf d.d.
Collegebehandeling agendastuk hamerstuk geheim embargo datum: vergadering
tijd: datum
agd.pnt paraaf
secretaris
Hamerstuk
akkoord
secretaris burgemeester … weth. Boeve weth. Buijtelaar weth. Van 't Erve weth. Tigelaar weth. Van ’t Erve Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen
Collegebesluit d.d.: 27-9-2011
conform aangehouden vervallen
Peiling Voorbereiding besluit
VERDER DAN VOORDEURDELEN? de positie van Archief Eemland in het licht van het Eemhuis
Margreet Windhorst, Raamwerk advies en tekst i.o.v. Archief Eemland 20 juni 2011
2
Inhoudsopgave Samenvatting, p. 5 Inleiding, p. 7 1. 2. 3. 4.
Archief Eemland nu, p. 9 Bewegingsruimte, p. 11 Archief Eemland straks?, p. 19 Conclusies en aanbevelingen, p. 23
Bijlagen: (1) (On)mogelijkheden van verzelfstandigen binnen de kaders van de Archiefwet 1995, p. 25 (2) Lessen uit de praktijk: Het Markiezenhof, Bergen op Zoom, p. 27 (3) Lessen uit de praktijk: Haags Gemeentearchief, p. 29 (4) Lessen uit de praktijk: Regionaal Archief Tilburg, p. 31 (5) Lessen uit de praktijk: Erfgoed Delft e.o., p. 33 (6) Geraadpleegde gesprekspartners en bronnen, p. 35
3
4
Samenvatting De gemeente Amersfoort streeft naar optimale efficiency. ‘Extern, tenzij…’ is daarbij het motto. De aanstaande verhuizing van Archief Eemland naar het Eemhuis maakt de vraag actueel of het ook mogelijk en wenselijk is om deze instelling te verzelfstandigen. Daarbij is het van belang dat het publieke belang goed geborgd is, dat er zowel bedrijfseconomisch als op het gebied van vakkennis en innovatief vermogen winst te behalen is, dat er aan de wettelijke kaders wordt voldaan en dat er geen private partijen het publieke domein worden binnengebracht. Overheden hebben uit hoofde van de Archiefwet 1995 de wettelijke plicht om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Die plicht valt uiteen in een bestuurlijke verantwoordelijkheid, in de wet aangeduid als ‘zorg’, en een ambtelijke verantwoordelijkheid, door de wet ‘beheer’ genoemd. De zorg, een verantwoordelijkheid van het college van B&W als zorgdrager, draait om het scheppen van de randvoorwaarden voor adequaat beheer: voldoende en deskundig personeel, goede huisvesting en voldoende middelen. Het beheer, dat is opgedragen aan de rijks-, gemeente-, streek- of waterschapsarchivaris, behelst alle beslissingen die nodig zijn om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. De zorg voor en het beheer van overheidsarchieven zijn onvervreemdbare overheidstaken. Deze kunnen niet worden geprivatiseerd. De voorbereiding en de uitvoering van beheerhandelingen kunnen desgewenst wel worden uitbesteed of verzelfstandigd. Omdat er sprake is van een nauwe vervlechting van zorg, beheer en uitvoering van beheer, vergt verzelfstandiging van een archiefdienst een minutieuze (juridische) voorbereiding. Nog maar enkele gemeenten hebben hier ervaring mee. De gekozen oplossingen variëren, evenals de mate waarin die voldoen. Op bedrijfseconomische gronden is het zonder meer verzelfstandigen van Archief Eemland niet raadzaam. Archief Eemland is een kleine organisatie, die voor vrijwel alle staftaken zwaar leunt op het ambtelijk apparaat van de gemeente Amersfoort. Als zelfstandige organisatie zal het archief zelf moeten voorzien in haar ondersteuning op het gebied van personeelszaken, financiën, inkoop, ICT etcetera. Dat zal vrijwel zeker geen besparingen opleveren. Wel maakt het de organisatie kwetsbaarder. Verzelfstandigen is voor Archief Eemland daarom alleen een optie als het archief samengaat met andere instellingen. Dat kunnen partners in het Eemhuis zijn, collega-instellingen uit de archiefbranche of andere cultuurhistorische instellingen in Amersfoort. Met sommige partners in het Eemhuis heeft Archief Eemland aanzienlijke raakvlakken, met andere veel minder. Bibliotheken Eemland heeft als informatiedienstverlener het meest gemeen met het archief. De bibliotheek is echter volledig gecommitteerd aan het proces van verregaande bibliotheeksamenwerking in de provincie Utrecht en wil zich voorlopig op dat proces concentreren. De raakvlakken met KadE en Kunst en School zijn te beperkt om meerwaarde te kunnen verwachten van een zware samenwerkingsconstructie. Samenwerking binnen de archiefbranche is, ook voor Archief Eemland, nu al aan de orde van de dag. Vooral op het gebied van digitalisering en digitale toegankelijkheid werkt het archief veelvuldig samen met wisselende partners. Landelijk tekent zich in toenemende mate draagvlak af voor gemeenschappelijke digitale beheervoorzieningen en toegangen. Hoe dat er uiteindelijk uit komt te zien en wat dat voor gevolgen heeft voor de afzonderlijke archiefinstellingen, laat zich nog niet voorspellen. Op het gebied van publieksactiviteiten en ontsluiting werkt Archief Eemland lokaal frequent samen met andere cultuurhistorische partners. Samenwerking tussen archief en musea – in andere gemeenten vaak de basis voor de verzelfstandiging van erfgoedinstellingen – is in Amersfoort echter nauwelijks aan de orde. Waar grond voor samenwerking op activiteitenniveau ontbreekt, is er zeker nog geen basis voor verdergaande vormen van samenwerking.
5
6
Inleiding Archief Eemland is een dienst van de gemeente Amersfoort die zorgt dat de archieven van Amersfoort en andere overheidsorganen in de regio in goede, geordende en toegankelijke staat blijven. In die zin voert het archief een hard core overheidstaak uit waarmee een groot rechtstatelijk belang gemoeid is. Zonder betrouwbare en terugvindbare overheidsinformatie kan de overheid zich immers niet verantwoorden en hebben burgers en volksvertegenwoordigers het nakijken. Tegelijk is Archief Eemland ook een ondernemende, publieksgerichte culturele instelling die de geschiedenis van Amersfoort en de omliggende gemeenten levend houdt en aan de man brengt. En hoewel deze culturele opgave rechtstreeks voortvloeit uit de wettelijke beheertaak, dringt zich soms de vraag op of het archief als culturele instelling wel op zijn plaats is binnen het overheidsapparaat. Die vraag wordt des te prangender nu de gemeente haar ambtelijke organisatie nog efficiënter wil organiseren. Mede in dat licht is het goed om een onderbouwd antwoord te geven op de vraag of en zo ja onder welke condities het archief verzelfstandigd kan worden en/of kan opgaan in een breder samenwerkingsverband en wat daarvan de consequenties en de voor- en nadelen zijn. Daarbij speelt een belangrijke rol dat Archief Eemland binnen afzienbare tijd zal verhuizen naar het Eemhuis, dat nu in aanbouw is. Het Eemhuis zal niet alleen onderdak bieden aan Archief Eemland, maar ook aan de Openbare Bibliotheek, de cultuureducatie-instelling Scholen in de Kunst en kunsthal KadE. De vraag ligt voor de hand of deze gezamenlijke huisvesting verdergaande mogelijkheden biedt voor synergie en samenwerking. Deze nota adresseert de bovenstaande vragen en analyseert de (on)mogelijkheden van verschillende vormen van verzelfstandiging en/of samenwerking. Ter voorbereiding hebben gesprekken plaatsgevonden met vertegenwoordigers van verzelfstandigde archiefinstellingen, van fusieorganisaties waarin archieven zijn samengegaan met andersoortige culturele instellingen, van Bibliotheken Eemland en van één van bij Archief Eemland aangesloten regiogemeenten (Woudenberg). Met het oog op de specifieke juridische vraagstukken die de Archiefwet 1995 oproept, is literatuuronderzoek verricht.
7
8
1. Archief Eemland nu 1.
Missie
Archief Eemland is een professionele dienstverlener van historische informatie in Amersfoort en de regio Eemland, die oog heeft voor de vraag van de klant en deze bedient met kennis van zaken, een gevarieerd productenpakket én persoonlijke aandacht. De basis hiervoor is het verwerven, bewaren en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Archief Eemland is een actief historisch bedrijf dat samen met zoveel mogelijk partners de identiteit van stad en regio bewaart en ontwikkelt en stimuleert er kennis van te nemen.
1.2
Positie
Archief Eemland is een op zichzelf staande gemeentelijke dienst die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris van Amersfoort valt. Daardoor is de beleids- en handelingsvrijheid van het archief aanzienlijk. De formatie telt 14,56 fte. Krap de helft daarvan wordt ingezet op het specialistische, grotendeels archivistische werk. De overige formatie gaat op aan projecten, publiekstaken, management en ondersteuning. Het personeel van Archief Eemland heeft de status van ambtenaar van de gemeente Amersfoort. Archief Eemland leunt, waar het gaat om de staftaken, grotendeels op voorzieningen en diensten van de gemeente Amersfoort. De gemeente verzorgt inkoopondersteuning, juridische ondersteuning, personeelszaken en opleidingen, de ICT en een deel van de financiële administratie.
1.3
Relatie met andere overheidsorganen in het verzorgingsgebied
Archief Eemland beheert niet alleen de archieven van de gemeente Amersfoort maar ook die van Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude en Woudenberg en het waterschap Vallei en Eem. De gemeentearchivaris van Amersfoort is door deze andere overheidsorganen formeel als archivaris benoemd. De beheertaak van de gemeentearchivaris is wettelijk voorgeschreven in de Archiefwet 1995. De regiogemeenten en het waterschap hebben dienstverleningsovereenkomsten (dvo’s) afgesloten met Archief Eemland. Deze overeenkomsten bevatten een standaardpakket afspraken met betrekking tot beheer, toezicht en reguliere studiezaaldienstverlening. Daarvoor wordt onder andere een prijs per strekkende meter in bewaring genomen archief gerekend. Het pakket is naar keuze uitbreidbaar met educatie- en andere cultuurhistorische taken. Voor de gemeenten Soest en Bunschoten voert Archief Eemland, eveneens op basis van een dvo, het toezicht uit op de nog niet overgebrachte archieven van de gemeentelijke diensten. De participanten in Archief Eemland zitten aan het roer voor wat betreft de inkoop van hun eigen pakket, maar hebben verder, anders dan in een gemeenschappelijke regeling, geen zeggenschap over het beleid van de archiefdienst.
1.4
Samenwerkingsrelaties met andere partners in het culturele domein
Behalve met de participerende overheden werkt Archief Eemland samen met partijen die ertoe kunnen bijdragen de identiteit van stad en regio te bewaren en te ontwikkelen en daarvan zo veel mogelijk mensen kennis te laten nemen: • de Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort: Archief Eemland fungeert op basis van een dienstverleningsovereenkomst als documentatiecentrum voor deze stichting;
9
• de Openbare Bibliotheek: door gebruik van de Aquabrowser zorgen archief en bibliotheek voor eenduidige toegankelijkheid van de collecties van beide instellingen ; • museum Flehite: levert net als het archief content voor de website amersfoortopdekaart.nl, met geobased cultuurhistorische informatie; • de Openbare Bibliotheek, Volksuniversiteit, historische vereniging Flehite en andere partners: gezamenlijke organisatie van de Week van de Geschiedenis; • historische vereniging, Gilde, Waterlijn, Vallei en Eem, Armen de Poth, Stadsherstel MiddenNederland en Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed: organisatie van het maandelijkse Historisch Café; • Landschap Erfgoed Utrecht, Scholen in de Kunst en Kunst Centraal: diverse educatieproducten en – projecten; • Gemeentearchief Rotterdam, Stadsarchief Antwerpen e.a : digitale toegang tot bouwdossiers via mijnadres.org; • Stadsarchief Amsterdam, Noord-Hollands Archief, Utrechts Archief en vele andere archiefinstellingen: digitale toegang tot de Militieregisters; • Utrechts Archief en andere archiefinstellingen in de provincie: digitale toegang tot doop-, trouw- en begraafgegevens; • Gemeente Amersfoort en 15 andere maatschappelijke partners: Amersfoort Breed, breedbanddiensten voor de burgers van Amersfoort en Leusden, waarbinnen Archief Eemland content levert en de mogelijkheid krijgt om mobiele cultuurhistorische apps te ontwikkelen; • Wisselende partners: incidentele samenwerkingsverbanden zoals Grid 2011 en Lumineus Amersfoort.
10
2. Bewegingsruimte Niet alles kan als het gaat om de verzelfstandiging van overheidsdiensten of de uitbesteding van overheidstaken. En bij alles wat er kan, is steeds de vraag of en waarom het gewenst zou zijn. Het regiemodel van de gemeente Amersfoort stoelt op het adagium ‘extern tenzij...’ . Als er geen publiek belang gediend is met een taak die de gemeente uitvoert, ligt uitbesteding in de rede: dan is de markt aan zet. Wanneer het publieke belang wel aanwezig is, zoals bij Archief Eemland duidelijk het geval is, kan de gemeente kiezen tussen uitvoeren in eigen beheer of verzelfstandigen met behoud van invloed. Dit hoofdstuk brengt in kaart wat de principiële en juridische randvoorwaarden voor verzelfstandiging zijn en welke voor- en nadelen het met zich mee kan brengen.
2.1
Algemene randvoorwaarden
•
Het publieke belang is optimaal geborgd1.
•
Er is sprake van een duidelijke meerwaarde zowel in bedrijfseconomisch opzicht als op het gebied van vakkennis en innovatief vermogen2.
•
De relevante wettelijke kaders (in casu: de Archiefwet 1995 c.a., de Algemene Wet Bestuursrecht, de Ambtenarenwet, de pensioen- en belastingwetgeving en aanbestedingsregels) worden nageleefd.
•
De samenwerking van gemeentelijke diensten met private partijen leidt niet tot het binnen brengen van deze partijen in het publieke domein3.
2.2
Specifieke archiefwettelijke randvoorwaarden4
•
De zorg, dus de bestuurlijke verantwoordelijkheid, voor overheidsarchieven, is een publiekrechtelijke taak die wettelijk en onvervreemdbaar is opgedragen aan het bestuursorgaan in kwestie. De archiefzorg blijft zodoende een zaak van B&W van Amersfoort en van de bij Archief Eemland aangehaakte gemeenten resp. bij het waterschapsbestuur Vallei en Eem.
•
Het beheer van de naar Archief Eemland overgebrachte overheidsarchieven is een publiekrechtelijke taak die wettelijk en onvervreemdbaar belegd is bij de gemeentearchivaris, die daarom formeel deel uit moet blijven maken van de gemeentelijke organisatie.
•
Het toezicht op de naleving van wettelijke regels met betrekking tot nog niet overgebrachte archieven van de bij Archief Eemland aangesloten overheden is een publiekrechtelijke taak die wettelijk en onvervreemdbaar belegd is bij de gemeentearchivaris, die daarom formeel deel uit moet blijven maken van de gemeentelijke organisatie.
Zo werkt Amersfoort. Deelnemingen: op afstand verbonden (uitgave gemeente Amersfoort, zonder jaar), p. 7. Dit is een vrije en korte vertaling van de verwachtingen die ten grondslag liggen aan het Amersfoortse regiemodel zoals beschreven in: Zo werkt Amersfoort. Regiemodel: besturen van publiek ondernemerschap (uitgave gemeente Amersfoort, zonder jaar), p. 10. 3 Bestuurlijk overleg VNG-OCW dd. 18 oktober 2007. 4 Nader gespecificeerd en uitgelegd in bijlage 1. 1 2
11
Kort en goed komt het er op neer dat de gemeentearchivaris hoe dan ook binnen de gemeente(n) moet blijven en dat de collectie eigendom moet blijven van de gemeente(n). Alleen de uitvoering van de beheertaken komt eventueel in aanmerking voor een vorm van verzelfstandiging. Het gaat dan bijvoorbeeld om het bewerken en toegankelijk maken van archieven, het depotbeheer en de dienstverlening via de studiezaal en de website.
2.3 Binnen of buiten: voor- en nadelen van verzelfstandiging Uit de ervaringen van enkele gemeenten die ervaring hebben met of zich voorbereiden op verzelfstandiging, zijn de volgende voor- en nadelen te destilleren. Voordelen +
Ruimere beleidsvrijheid.
+
Ruimere bestedingsvrijheid: de gemeentelijke overhead waaraan het archief nu nog meebetaalt, komt te vervallen.
+
Meer mogelijkheden om samenwerking met branchegenoten aan te gaan voor bijvoorbeeld de inkoop van materialen en voorzieningen (e-depot!) en de keuze voor systemen.
+
Meer mogelijkheden voor financiering van projecten: als private partij heeft het archief toegang tot particuliere fondsen zoals Stichting DOEN of het VSB-fonds, is het aantrekkelijker voor sponsors en kan het ook zonder meer een beroep (blijven) doen op subsidieregelingen van overheidsfondsen zoals de Mondriaanstichting.5
Nadelen −
Elke vorm van formele herpositionering vergt veel en precieze afspraken rondom bevoegdheden en verantwoordelijkheden, aangezien archiefwettelijke taken niet geprivatiseerd kunnen worden en er voor verschillende collecties (bijvoorbeeld museumcollectie en overheidsarchieven) verschillende juridische kaders gelden.
−
De afhankelijkheden zijn groot en de gezagsverhoudingen tussen de partijen zijn ongelijk. Zo heeft de private partij die het beheer en de publiekstaken uitvoert, geen zeggenschap over de manier waarop de zorgdrager en de beheerder invulling geven aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om de archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. Het zal echter wel in belangrijke mate hiervan afhangen hoeveel de private partij zelf moet investeren om zijn publiek goed te kunnen bedienen.
−
Een private partij kan failliet gaan, met alle risico’s van dien voor de collectie, het beheer en de beschikbaarstelling ervan.
5 De toegankelijkheid van overheidsfondsen voor overheidsinstellingen wordt bemoeilijkt door een aanscherping van de definitie voor specifieke uitkeringen in het kader van de Financiële-verhoudingswet. Ook subsidies voor digitalisering van erfgoed of een bijdrage aan een museum voor de aankoop van een schilderij op een veiling, kunnen onder de reikwijdte van de definitie specifieke uitkering vallen als er sprake is van een gemeentelijke aanvrager. Omdat de specifieke uitkeringen sterk moeten worden teruggedrongen, bestaat bij de vakministers, waaronder OCW, de neiging om gemeentelijke aanvragers uit te sluiten van allerhande subdidieregelingen. De VNG heeft bij brief dd. 28 mei 2009 aan OCW aandacht gevraagd voor het feit dat een uitsluiting van dergelijk subsidies gemeentelijke instellingen op achterstand plaatst van andere vergelijkbare instellingen uit het maatschappelijk middenveld. Bij elke nieuwe subsidieregeling is dat een punt van zorg.
12
−
Uitbesteding kan vallen onder de Europese aanbestedingsregels, met mogelijke ongewenste effecten daarvan.6
−
De private partij kan btw-plichtig zijn, wat nadelig kan zijn voor zowel de overheid als voor het publiek.7
−
De stichting zal zelfvoorzienend moeten zijn en niet langer op de gemeente kunnen leunen voor staftaken zoals personeelszaken en inkoop. Archief Eemland is, met zijn krap 15 fte, een kleine dienst binnen de gemeente Amersfoort. Bij deze schaalgrootte is zonder meer verzelfstandigen nauwelijks een optie; het is niet te verwachten dat dat in financieel opzicht winst oplevert.8 Ook van meerwaarde in vakkennis en innovatief vermogen is in geval van verzelfstandigen op eigen kracht geen sprake. Het is niet voor niets dat de paar gemeenten die de uitvoering van de beheeren publiekstaken van het archief hebben verzelfstandigd ervoor hebben gekozen het archief bij die gelegenheid te laten samengaan met andere partners uit het culturele veld. Verzelfstandigen is voor een archiefdienst alleen een begaanbare en aanbevelenswaardige weg, als er sprake is van samengaan met andere zelfstandige of te verzelfstandigen instellingen.
Vanwege het laatstgenoemde nadeel is de afweging ten aanzien van de positionering van Archief Eemland niet zozeer of er verzelfstandigd moet worden of niet, maar met wie er kansrijke samenwerking mogelijk is. Per combinatie van instellingen is dan vervolgens de vraag aan de orde wat voor zo’n samenwerkingsverband de meest geëigende vorm is: een zelfstandige stichting, een gemeenschappelijke regeling, een dienstverleningsovereenkomst, een samenwerkingsovereenkomst of een combinatie van die vormen.
2.4
Staalkaart van mogelijkheden
Het Nederlandse archievenlandschap is de laatste tien jaar sterk veranderd en kent nu binnen de archiefwettelijke kaders instellingen in allerlei soorten en maten: •
Stand alone archiefdienst. De dienst verzorgt uitsluitend het beheer van de archieven van het eigen overheidsorgaan en werkt daarin niet structureel samen met noch verricht diensten voor derden. Voorbeeld: Haags Gemeentearchief.
6 De literatuur geeft hierover, waarschijnlijk bij gebrek aan casuïstiek, weinig houvast, maar waarschuwt wel voor de risico’s. De Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven aan een privaatrechtelijke organisatie geeft tips om te voorkomen dat de stichting die de beoogd uitvoerder van de beheerhandelingen is achter het net vist bij een (Europese) aanbesteding. De taakopdracht dient zo specifiek mogelijk geformuleerd te worden en het is raadzaam dat de gemeenteraad in de Archiefverordening een bepaling opneemt waarin de stichting met name wordt genoemd als uitvoerder van de beheerhandelingen. 7 Kosten voor bijvoorbeeld kopiëren of het uitvoeren van archiefonderzoek vallen onder de gemeentelijke legesverordening. Als de baten van deze heffingen bij de stichting terecht komen, moet de stichting daarover wel btw berekenen, wat nadelig is voor het publiek. Om te voorkomen dat de gemeente zelf ook btw-nadeel ondervindt als ze gebruik maakt van diensten van de stichting, moet alle dienstverlening deel uit maken van het uitbestedingscontract en niet afzonderlijk worden berekend. 8 M.P.M. Huijben, Overhead gewaardeerd. Verbetering van de balans tussen waarde en kosten van overhead bij organisaties in de publieke sector (2011), p. 68: tussen de omvang van een organisatie en de omvang van de overhead bestaat een nagenoeg proportioneel verband. Alleen kleine organisaties hebben te maken met enige schaalnadelen. Zij kunnen in dat opzicht profiteren van schaalvergroting. Per fte rekent Archief Eemland momenteel met circa 15.000 euro overheadkosten voor de ondersteuning vanuit de gemeente Amersfoort, totaal 218.400 euro. Voor een organisatie van nog geen 15 fte zal het aannemen van deskundig personeel voor de ondersteunende taken nauwelijks mogelijk zijn omdat er dan per discipline te weinig uren beschikbaar zijn voor een aantrekkelijke baan. Ondersteuning zal voor een verzelfstandigd Archief Eemland grotendeels ingekocht moeten worden. Daarbij moet rekening gehouden worden met het feit dat een zelfstandige stichting geen btw kan terugvorderen over de aan haar niet-btw-plichtige activiteiten toe te rekenen kosten en investeringen. Dat maakt inkoop van ondersteunende diensten extra duur. Of een zelfstandig Archief Eemland adequate ondersteuning kan inkopen voor het bedrag van de huidige overheadkosten, is daarom nog maar de vraag. (Veel) goedkoper zal het naar verwachting niet worden.
13
•
Archiefdienst met dienstverleningsovereenkomsten. De centrumgemeente heeft een gemeentearchivaris en een archiefdienst met voorzieningen voor beheer en dienstverlening. Nabij gelegen gemeenten en/of waterschappen belasten de archivaris van de centrumgemeente met het beheer van hun archieven en gaan met de centrumgemeente een dienstverleningsovereenkomst aan als grondslag van de samenwerking. Voorbeeld: Archief Eemland en veel andere (grote) steden die kleinere regiogemeenten het archiefbeheer uit handen nemen.
Archief Eemland en de regiogemeenten: een puur functionele relatie De dvo-constructie waarin de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten samenwerken om hun archiefbeheer te regelen, is vooral een verstandshuwelijk. De regiogemeenten kunnen op een makkelijke en niet al te kostbare manier voldoen aan een wettelijke verplichting en Amersfoort krijgt daardoor de middelen om de archiefdienst wat sterker te maken. Erkend nadeel9 van deze constructie is dat de betrokkenheid van de regiogemeenten niet groot is, mede doordat zij nauwelijks zeggenschap hebben over het beleid van de archiefdienst. Dat is ook in de regio Eemland het geval. Zo ziet de gemeente Woudenberg de stichting Oud Woudenberg als eerst aangewezen partner als het gaat om het levend houden van de lokale geschiedenis. Uit onderzoek naar de invulling van erfgoededucatie in de provincie Utrecht blijkt, dat activiteiten in dit kader primair gericht zijn op lokale instellingen en bezienswaardigheden. De gemeenten vinden het belangrijk dat kinderen in aanraking komen met plaatselijk erfgoed, maar zien erfgoededucatie ook als belangrijk middel om (toekomstig) publiek met de lokale voorzieningen in aanraking te brengen en die daardoor te versterken. Een bezoek aan het regionale archief zit er dan niet in.10 Op het gebied van digitalisering van de informatiehuishouding van de gemeente gaat Woudenberg niet zozeer te rade bij de gemeentearchivaris van Amersfoort, maar zoekt het de collegiale samenwerking met de naburige gemeenten Scherpenzeel en Renswoude. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de gemeente Woudenberg geen uitgesproken opvattingen heeft over de toekomstige positionering van Archief Eemland. Woudenberg is tevreden zolang de instelling die het beheer uitvoert, voldoet aan de wettelijke eisen en in staat is om de dienstverlening en de kwaliteit op peil te houden zonder dat de kosten omhoog gaan. Men vind het voorstelbaar dat een samenwerking met Bibliotheken Eemland, die een vestiging in Woudenberg heeft, het archief meer het dorp in zou kunnen brengen. •
Centrumgemeente-constructie. Dit is te beschouwen als een lichte gemeenschappelijke regeling. De centrumgemeente fungeert dan als ‘gemeenschappelijk orgaan’ dat de zorg van naburige overheidsorganen overneemt. De archiefdienst van de centrumgemeente voert het beheer voor de andere organen uit. Medezeggenschap van de participerende overheidsorganen is geborgd in een advies- of begeleidingscommissie. De gemeenteraad van de centrumgemeente is het besluitvormend orgaan. Voorbeeld: niet bekend.
Zie Archiefbeheer in de praktijk, p. 6565-15. Uitkomsten van een nog niet gepubliceerd onderzoek van Bureau Art in opdracht van de provincie Utrecht, getiteld Erfgoededucatie in het komende decennium.
9
10
14
Mogelijke posities van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie Met de positie van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie wordt verschillend omgegaan. In Amersfoort is het archief, net als in Rotterdam en verschillende andere gemeenten, een op zichzelf staande dienst rechtstreeks onder de gemeentesecretaris. In Den Haag maakt het gemeentearchief deel uit van de Bestuursdienst; in Nijmegen van de directie Inwoners; in Bergen op Zoom van de afdeling Economie, Cultuur en Educatie. Hoe dan ook moet de gemeente-archivaris vanuit zijn toezichtstaak altijd een rechtstreekse lijn hebben naar het college van burgemeester en wethouders (AW 1995, art. 32 tweede lid). De keuze voor de positionering binnen de gemeente heeft veel te maken met de visie op de maatschappelijke rol van de archiefdienst. Daar waar, zoals in het geval van Den Haag, aan het gemeentearchief een duidelijke functie wordt toebedacht in de borging van de duurzaamheid en de betrouwbaarheid van overheidsinformatie, ligt een binding met de bestuursdienst voor de hand. Daar waar met name de culturele rol zwaar is aangezet, ligt het meer in de rede het archief onder te brengen bij het organisatieonderdeel waaronder cultuur ressorteert. Ziet men het archief primair als publieksgerichte instelling met meer dan culturele taken, dan is inbedding in een dienst publiekszaken een logische stap. Opvallend is dat bij de meeste gemeenten de organisatieonderdelen die zich bezig houden met erfgoed sterk versnipperd georganiseerd zijn. Monumenten en archeologie zijn vaak ondergebracht bij dienstonderdelen die zich met ruimtelijke opgaven bezig houden. Musea en museumbeleid maken veelal deel uit van een afdeling cultuur. En zoals gezegd: het gemeentearchief zwerft. Van een integraal erfgoedbeleid is in gemeenten mede daardoor nauwelijks sprake. •
Gemeenschappelijke regeling. Verschillende overheden, met daarbij soms ook een particuliere instelling, sluiten een gemeenschappelijke regeling waarin zij (de uitvoering van) het beheer van hun archiefbescheiden onderbrengen. De gemeenschappelijke regeling heeft een eigen bestuur, waarin de partnerinstellingen vertegenwoordigd zijn. Er is sprake van een openbaar lichaam, dat (achteraf) verantwoording aflegt aan de betrokken overheidsorganen. Voorbeeld: Utrechts Archief en de andere Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden; ook de meeste streekarchieven met partners van enigszins gelijkwaardige grootte.
•
Archiefdienst gefuseerd met andere gemeentelijke onderdelen. De archiefdienst is samengevoegd met verwante gemeentelijke diensten of organisatieonderdelen, zoals een gemeentelijk museum, de openbare bibliotheek en/of de monumentenzorg- en archeologieafdelingen. Veelal zijn zulke diensten intern verzelfstandigd. Voorbeeld: Het Markiezenhof (Bergen op Zoom), Erfgoed Delft e.o.
•
Archiefdienst in verzelfstandigde stichting. De archiefdienst is gefuseerd met andere cultuur(historische) partners en in een zelfstandige stichting ondergebracht; de gemeentearchivaris is binnen de gemeentelijke organisatie gebleven en heeft geen rol en zeggenschap in de stichting. Voorbeeld: CODA (Apeldoorn) en Stichting Mommerskwartier (Tilburg)
15
Verzelfstandigde archieven: een zeldzaamheid11 Apeldoorn bracht het gemeentearchief, de openbare bibliotheek, het Van Reekum Museum en het Historisch Museum Apeldoorn in 2003 samen in de stichting Cultuur onder Dak (CODA). De gemeentearchivaris is niet in deze organisatie opgenomen. Er is voor gekozen de formele taak van de gemeentearchivaris te combineren met de verantwoordelijkheid voor de documentaire informatievoorziening van de gemeente. Hij fungeert als opdrachtgever voor de uitvoering van de beheertaken van de gemeentearchivaris en stuurt via een dienstverleningsovereenkomst en met geld op de output van CODA. Tilburg koos er in 2006 voor om het Textielhistorisch museum, het Stadsmuseum en het Regionaal Archief Tilburg te verzelfstandigen en onder te brengen in de Stichting Mommerskwartier. De instellingen binnen deze stichting zijn gescheiden gehuisvest en functioneren vakinhoudelijk vrijwel los van elkaar. De gemeentearchivaris en de archiefconsulent (archiefinspecteur) zijn in dienst van de gemeente maar wel gehuisvest in het Regionaal Archief. De taken van het hoofd van het Regionaal Archief en die van de gemeentearchivaris zijn strikt gescheiden: de laatste heeft geen enkele zeggenschap over de uitvoering van de beheertaken. Deze strikte scheiding levert in de praktijk de nodige problemen op, die momenteel reden zijn om de gekozen constructie te heroverwegen. Delft en Bergen op Zoom overwegen verzelfstandiging en zullen daarover in 2011 een beslissing nemen. In Delft gaat het om een fusieorganisatie van drie gemeentelijke musea, de gemeentelijke archeologieafdeling en het archief; in Bergen op Zoom om het gemeentelijke museum en de archiefdienst. •
Als vorige, maar dan is gemeentearchivaris gedetacheerd bij de stichting, zodat de formele beheerder wel zeggenschap heeft binnen de stichting die het beheer uitvoert. Voorbeeld: nog geen, maar naar verwachting kiest Het Markiezenhof na de verzelfstandiging voor dit model. De positie van de gemeentearchivaris bij verzelfstandiging Kijkend naar de ervaringen in Tilburg en Apeldoorn is men er in Bergen op Zoom van overtuigd dat de gemeentearchivaris ook een rol moet kunnen spelen in de stichting die het beheer uitvoert. Is dat niet geregeld, dan kan het bijvoorbeeld gebeuren dat de gemeentearchivaris afspraken maakt met een gemeentelijke dienst of een regiogemeente over de overbrenging van een bepaald archief, en dat de stichting die afspraken dwarsboomt omdat die andere prioriteiten stelt. Wat ook meespeelt in de wens om de uitvoering van het beheer niet helemaal te willen losknippen van de beheerverantwoordelijkheid is het zogenoemde records continuum. Deze term drukt uit dat in een digitale wereld de scheiding vervaagt tussen wat we voorheen betitelden als dynamisch archief (overheidsadministratie) en statisch archief (historisch gedeelte). Enerzijds veroudert digitale informatie snel en ligt verval van informatieve waarde al na enkele jaren op de loer. Anderzijds nodigt de digitale omgeving uit tot veelvuldig hergebruik van reeds gecreëerde informatie. Zo beschouwd is een integrale aanpak van archief- en informatiebeheer een vereiste, ook wanneer er voor gekozen wordt de archiefdienst te verzelfstandigen.
11 Zie de gespreksverslagen in de bijlage.
16
• Archiefdienst als samenwerkingspartner. Veel van de samenwerkingsverbanden waarin archiefinstellingen zich bewegen, hebben een lichte juridische constructie, bijvoorbeeld in de vorm van een samenwerkingsovereenkomst, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over doel en duur van de samenwerking en over de inzet van de betrokkenen.
Archiefdienst als lid van een cöoperatie In de provincie Gelderland begint een bijzondere samenwerkingsvariant vorm te krijgen. Het Gelders Archief richt samen met Gelders Erfgoed (de Gelderse equivalent van Landschap Erfgoed Utrecht) een coöperatie op. Deze heeft een tweeledig doel. Enerzijds wil de coöperatie ondersteuning bieden aan haar leden. Beoogde leden zijn archieven, musea, monumentenorganisaties, historische verenigingen en andere cultuurhistorische gemeenschappen in Gelderland. Tweedelijns ondersteuning aan instellingen en verenigingen biedt Gelders Erfgoed nu ook al op het gebied van educatie en klimaatbeheer. De nieuwe samenwerkingsorganisatie wil deze dienstverlening uitbreiden met bijvoorbeeld PR- en communicatiediensten, ICT-ondersteuning en dergelijke. Anderzijds wil de coöperatie ten behoeve van het publiek content uit en over Gelderland bundelen en geïntegreerd presenteren via onder andere www.mijngelderland.nl. Voordeel van en reden voor deze vorm van samenwerking, is dat het hele archiefwettelijke takenpakket bij de archiefinstelling blijft. Door samenwerking op het gebied van de digitale etalage en het niet-vakspecifieke gedeelte van de backoffice, wordt het publiek beter bediend, kunnen ook de kleine instellingen en de verenigingen professionaliseren en groeien de instellingen gaandeweg dichter naar elkaar toe, zo hopen en verwachten de initiatiefnemers.
17
18
3. Archief Eemland straks? Een van de algemene randvoorwaarden voor samenwerking luidt, dat er sprake moet zijn van een duidelijke meerwaarde zowel in bedrijfseconomisch opzicht als op het gebied van vakkennis en innovatief vermogen. Dat betekent dat Archief Eemland iets gemeen moet hebben met een samenwerkingspartner: qua voorzieningen, functies, publiek en/of inhoud moet er wat te winnen zijn met samenwerking. Zo geredeneerd zijn er drie voor de hand liggende groepen potentiële samenwerkingspartners: • •
•
de medebewoners van het Eemhuis, waarmee het Archief Eemland straks de voordeur en een dak deelt en daarmee ook een aantal voorzieningen en verantwoordelijkheden; andere gemeenten (en hun archiefbewaarplaatsen of archiefdiensten), die onder de Archiefwet 1995 vallen en die daardoor vergelijkbare verplichtingen, verantwoordelijkheden en collecties hebben en daardoor ook gemeenschappelijke belangen hebben en dienen; andere cultuurhistorische instellingen in het verzorgingsgebied, waarmee het Archief Eemland inhoudelijk of anderszins raakvlakken heeft.
3.1 Eemhuis: voordeurdelen of meer? De verhuizing naar het Eemhuis brengt Archief Eemland onder één dak met Bibliotheken Eemland, kunsthal KadE en Scholen in de Kunst. Deze huisvestingssituatie noopt zonder meer tot enige vorm van samenwerking. Gebouwbeheer en –onderhoud en het gebruik van gemeenschappelijke voorzieningen zoals een centrale hal zijn zaken die de instellingen binden en waarvoor afspraken en structuren nodig zijn. Tussen het overduidelijk gemeenschappelijke en het overduidelijk eigene van de Eemhuisbewoners, zit een grijs gebied van randvoorwaardelijke zaken als inrichting, facilitaire zaken, communicatie en huisstijl. Per combinatie van instellingen is er wellicht nog een ander grijs gebied waarin gedeelde of verwante kerntaken samenwerking mogelijk en/of aantrekkelijk kunnen maken. Binnen die grijze gebieden moeten de afwegingen en de keuzes gemaakt worden. En die keuzes zullen uiteindelijk mede bepalen hoe innig de relaties achter de voordeur worden. Wat bindt en wat scheidt: bibliotheek en archief Archief en bibliotheek zijn beide primair informatiedienstverleners en hebben als zodanig het nodige gemeen. Ze collectioneren en beheren, verlenen toegang tot hun collecties en verstrekken inlichtingen over het gebruik ervan, hebben een educatietaak en richten zich qua fysiek bezoek vooral op lokaal publiek. Verschillen zijn er natuurlijk ook. De focus van de bibliotheek is breed; die van het archief is specifiek cultuurhistorisch. De bibliotheek is een veel grotere instelling die een veel talrijker en breder publiek bedient. De specifieke aard, uniciteit en kwetsbaarheid van archiefmateriaal stellen andere eisen aan beheer en toegankelijkheid, zowel op het gebied van voorzieningen (geklimatiseerde depots, beveiliging van en toezicht op lees- en studiezalen) als op het gebied van deskundigheid. De synergie tussen archief en bibliotheek is daardoor minder groot dan op het eerste gezicht lijkt.
19
Archieven en bibliotheken: gelukkige en ongelukkige huwelijken Den Haag was de eerste plaats in Nederland waar, zo’n twintig jaar geleden, de stap werd gezet om het gemeentearchief samen te voegen met een andere culturele instelling, in dit geval de openbare bibliotheek. Dit experiment was geen lang leven beschoren. Niet alleen het enorme verschil in schaalgrootte12 brak de fusieorganisatie op. Het ontbreken van een gemeenschappelijke visie was het voornaamste breekpunt. Al na enkele jaren werd de fusie ongedaan gemaakt. CODA in Apeldoorn heeft een moeizame start gehad, met veel problemen op het gebied van huisvesting en geld. Daar heeft de aandacht voor het werkelijk samensmeden van de organisatie onder geleden. Het archief is ondergebracht bij het team Collecties en Informatie. De publiekstaak zit in een apart team. De studiezaal van het archief is van meet af aan geïntegreerd in de bibliotheek. Dat heeft de samenwerking sterk bevorderd. Door deze gecombineerde publieksvoorziening komen meer mensen dan voorheen in aanraking met archieven, zij het oppervlakkig. De bibliotheek beheert ook de bibliotheekcollectie van het archief; medewerkers van het archief fungeren als een soort vakreferent voor lokale en regionale geschiedenis en zijn bepalend voor het collectioneringsbeleid van de bibliotheek op dit gebied. De samenwerking met de bibliotheek loont verder vooral op het gebied van ontsluiting en educatie. In Regionaal Historisch Centrum Tresoar werken het Frysk Letterkundig Museum, het Rijksarchief Fryslan en de Provinciale Bibliotheek Fryslan sinds 2002 samen. De functie van een provinciale bibliotheek laat zich slecht vergelijken met die van een openbare bibliotheek. Het gaat hier om een wetenschappelijke bibliotheek met een sterk accent op informatie over de eigen provincie. Zowel inhoudelijk als qua (onderzoeks)gebruik heeft deze bibliotheek daardoor aanzienlijke raakvlakken met de andere partnerinstellingen, zodat er echt sprake is van synergie. In Eemland liggen de kansrijke samenwerkingsmogelijkheden voor archief en bibliotheek met name op het gebied van educatie en informatievaardigheden (mediawijsheid). Bibliotheken Eemland maakt deel uit van de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken, een ‘doelcorporatie’ op basis van een samenwerkingscontract en met een gezamenlijk werkplan. Ondersteund door het provinciale Bibliotheek Service Centrum werken de regiobibliotheken voortvarend samen aan harmonisatie en afstemming van processen en voorzieningen, formulemanagement, digitalisering, productontwikkeling (met name op het gebied van mediawijsheid), collectionering, marketing, communicatie en HRM-beleid. Erno de Groot, directeur van Bibliotheken Eemland, spreekt zich duidelijk uit: voor zijn organisatie ligt de focus de komende jaren op de samenwerking met de bibliotheekpartners binnen de provincie. Met de partners in het Eemhuis moeten praktische afspraken gemaakt worden over alle randvoorwaarden en gedeelde voorzieningen. Doel moet zijn om harmonieus samen te leven en elkaar te versterken waar mogelijk. De geëigende vorm daarvoor is waarschijnlijk een stichting waaraan de bewoners van het Eemhuis bepaalde ondersteunende en facilitaire taken uitbesteden. Op het gebied van educatie ligt voortzetting en uitbreiding van de bilaterale samenwerking voor de hand.
Cijfers over de jaren negentig zijn niet voorhanden, maar ook de actuele cijfers illustreren de onbalans: de Openbare Bibliotheek van Den Haag telt 220 formatieplaatsen ; het Haags Gemeentearchief (inclusief de Dienstenbibliotheek van de gemeente Den Haag) beschikt over ca. 53 fte. Ten tijde van de fusie was de Openbare Bibliotheek groter en het Gemeentearchief kleiner dan nu.
12
20
Dat geldt zowel voor Amersfoort als voor de andere gemeenten, waar de bibliotheek in veel gevallen gehuisvest is of wordt in een Cultuurhuis waar ook voorzien is of wordt in een Historisch Informatie Punt (HIP).
Wat bindt en wat scheidt: Scholen in de Kunst en het archief Scholen in de Kunst verzorgt cursussen, projecten en voorstellingen op het gebied van beeldende kunst, muziek, dans en theater. De doelgroep is lokaal, primair geïnteresseerd in kunst en actieve kunstbeoefening en bestaat uit zowel kinderen als jongeren en volwassenen. Scholen in de Kunst verzorgt niet alleen educatief aanbod, maar bemiddelt ook tussen scholen enerzijds en cultuureducatie-aanbieders anderzijds. Archief Eemland en Scholen in de Kunst hebben inhoudelijk, functioneel en qua publiek niet veel gemeen. Scholen in de Kunst brengt in zijn makelaarsfunctie de educatieve producten en projecten van (o.a.) Archief Eemland onder de aandacht van de scholen, maar doet zelf weinig op het gebied van erfgoededucatie. De raakvlakken tussen beide instellingen zijn zeer beperkt; grond voor structurele samenwerking is er nauwelijks.
Wat bindt en wat scheidt: KadE en het archief Kunsthal KadE organiseert exposities, rondleidingen, lezingen en debatten. Inhoudelijk richt KadE zich op (moderne) kunst, architectuur, vormgeving & design en eigentijdse cultuur. Het publiek is zowel lokaal als bovenlokaal. De raakvlakken van Archief Eemland met KadE zijn zeer beperkt. Ook het archief heeft een presentatiefunctie, maar de inhoudelijke invulling daarvan staat ver af van de programmering van KadE. Bovendien is Archief Eemland in zijn presentatiefunctie veel sterker dan KadE gericht op digitale presentatie. Incidenteel zal inhoudelijke samenwerking best denkbaar zijn en ook zal KadE Archief Eemland wellicht kunnen helpen bij het verbeteren van zijn tentoonstellingen en het ontwikkelen van vaardigheden en competenties van de medewerkers van het archief op dit gebied. Maar ook hier geldt: de raakvlakken tussen beide instellingen zijn te beperkt om veel winst te verwachten van een zware samenwerkingsconstructie.
3.2 Archiefpartners: achterdeurdelen en een virtuele voordeur open zetten? Op het gebied van digitalisering en (digitale) toegankelijkheid werkt Archief Eemland al met verschillende archiefpartners in het land samen aan concrete projecten en/of producten. Dat sluit goed aan bij ontwikkelingen in de archiefsector, bij de wensen van de rijksoverheid en bij de behoefte van het publiek. Archiefinstellingen voelen steeds sterker de noodzaak samen op te trekken om de duurzame toegankelijkheid van archieven te borgen. De drang tot samenwerking wordt vooral ingegeven door de complexe en omvangrijke beheeropgaven die de informatiehuishouding van de hedendaagse overheid met zich mee brengt. Om digitale overheidsinformatie en –archieven betrouwbaar en toegankelijk te houden, is een afgewogen geheel van kennis, competenties, procedures, kaders, software en hardware nodig. Dat geheel, doorgaans aangeduid met de term e-depot, vergt grote investeringen en legt een flink beslag op schaarse middelen en mensen. Dat alleen al is een reden om samenwerking te zoeken. Daar komt bij dat de moderne overheidsinformatiehuishouding in toenemende mate bestaat uit keten- en andere afhankelijkheidsrelaties. Zelfs overheidsorganen die het zich zouden kunnen permitteren en in staat zouden zijn om op eigen kracht een e-depotvoorziening tot stand te brengen, moeten zich ernstig
21
afvragen of zij dat moeten willen. De archiefbranche zelf heeft het antwoord op die vraag al gegeven13 en ziet samenwerken in deze als de enige weg. Momenteel is de wenselijkheid van gemeenschappelijke edepotvoorzieningen onderwerp van gesprek tussen rijk, IPO en VNG. Een gezamenlijke achterdeur ligt dus in de rede. Maar ook voor de virtuele voordeur naar de archiefcollecties die Nederland rijk is, wordt steeds vaker de weg van de gemeenschappelijkheid gekozen. Dat blijkt uit de initiatieven waar Archief Eemland zelf in participeert. Gemeenschappelijkheid begint waar het het eerste loont: bij algemeen voorkomende en veel geraadpleegde bronnen zoals gegevens van de burgerlijkestand, kadastrale data en bouw- en hinderwetvergunningen. Maar de gedachten gaan inmiddels verder dan dat. De branche- en de beroepsvereniging zijn voorstander van het via een centrale portal toegankelijk maken van alle collecties van alle Nederlandse archiefinstellingen. Sectorinstituut Erfgoed Nederland vraagt de minister van OCW om samen met IPO en VNG te werken aan de totstandkoming van gemeenschappelijke beheer- en publieksvoorzieningen in de archiefsector. Het ministerie van OCW denkt in het kader van een nieuwe departementale beleidsnota hardop na over de mogelijkheden om de Archiefcollectie Nederland online toegankelijk te maken. Dat het publiek daarbij alles te winnen heeft, laat zich raden. Zo is, net als in de bibliotheeksector, ook in de archiefsector de tendens sterk gericht op het tot stand brengen en uitbouwen van samenwerking binnen de branche. En hoewel sectorale samenwerking intersectorale samenwerking niet uitsluit, is het een feit dat gericht kiezen en focussen wel bijdraagt aan succesvolle structurele samenwerking.
3.2 Lokale cultuurhistorische partners: meer dan inhoudelijke verdieping? Is de samenwerking met andere archiefpartners per definitie bovenlokaal, met andere culturele en cultuurhistorische partners wordt met name op lokaal vlak samengewerkt. Het gaat daarbij vooral om het samen organiseren van activiteiten en om integrale ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie. De voordelen en de meerwaarde van lokale samenwerking is met name gelegen in de combinatie van verschillende soorten en bronnen van informatie, kennis, ervaring en contacten. Temidden van alle bestaande samenwerkingsverbanden van Archief Eemland in het Amersfoortse valt het op dat samenwerking met de Amersfoortse musea nauwelijks aan de orde is. In de steden waar sprake is van (voorgenomen)verzelfstandiging van archiefinstellingen, vormt de samenwerking tussen archief en een of meer musea vaak juist de basis van de te verzelfstandigen organisaties. In Amersfoort lijkt dat fundament ver weg. Inhoudelijk liggen er kansen, met name in de samenwerking met museum Flehite, dat de stads(kunst)geschiedenis als belangrijkste verzamelgebied heeft en dus veel inhoudelijke raakvlakken kent met Archief Eemland. De afstand tussen de lokale musea en Archief Eemland is echter zowel figuurlijk als letterlijk groot, ook al vanwege de sterk digitale focus van Archief Eemland. Waar grond voor structurele samenwerking op activiteitenniveau kennelijk zelfs ontbreekt, is er zeker (nog) geen basis voor verdergaande vormen van samenwerking.
13 Rapport van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam, Stadsarchief Amsterdam, alle Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden, de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs en de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland) : e-Depot. Duurzame digitale toegang tot informatie (Den Haag mei 2010)
22
4. Conclusies en aanbevelingen Verzelfstandiging van Archief Eemland ligt niet voor de hand. De organisatie is te klein om op eigen benen te staan. Alleen als Archief Eemland zou fuseren met andere partners, zou verzelfstandiging vanuit de optiek van een doelmatige bedrijfsvoering haalbaar of zelfs wenselijk kunnen zijn. De inhoudelijke overtuiging, laat staan de urgentie, om met welke partner(s) dan ook tot zulke verregaande samenwerking te komen, ontbreekt momenteel nog geheel. Dat geldt zowel voor de partners in het Eemhuis als voor andere cultuurhistorische partners in Amersfoort. Momenteel werkt het Archief Eemland het meest frequent en intensief samen met partners binnen de archiefbranche. Maar ook hier tekent zich vooralsnog geen voor de hand liggende keuze voor een of meerdere partners af. De samenwerkingsverbanden binnen de branche zijn velerlei en doorgaans ingegeven door het bezit van vergelijkbare bronnen en/of de behoefte om die bronnen voor een breed publiek te ontsluiten met geavanceerde digitale technieken. De ervaringen van andere gemeenten leren, dat samenwerking waaraan geen inhoudelijke visie en overtuiging ten grondslag ligt, weinig winst oplevert. Verzelfstandigen en fuseren levert sowieso niet of nauwelijks besparingen op. Als dan, bij gebrek aan visie, ook de inhoudelijke meerwaarde voor publiek en instellingen gering is, is er geen reden te bedenken om naar verzelfstandiging te streven. De archiefwettelijke context maakt verzelfstandiging van een gemeentelijke archiefdienst sowieso tot een lastige kwestie. Formeel juridisch is het allemaal wel te regelen. In de praktijk brengen de gekozen constructies echter wel problemen met zich mee. In Tilburg geeft de als slecht werkbaar ervaren strikte scheiding van de bevoegdheden van de gemeentearchivaris enerzijds en de archiefdienst anderzijds aanleiding tot heroverweging van alle stappen die ten aanzien van verzelfstandiging gezet zijn. De gemeentearchivarissen van Rotterdam en Den Haag zijn van mening dat het op afstand zetten van de archiefdienst risicovol en daarom ongewenst is met het oog op de cruciale fase van digitalisering waarin het overheidsapparaat zich bevindt. Een archiefdienst die op afstand staat, heeft te weinig mogelijkheden om mee te sturen op de duurzame betrouwbaarheid van digitale overheidsarchieven, is daar de opvatting. Het is dan ook aan te bevelen Archief Eemland de tijd te geven om met de partners in het Eemhuis werkende weg te ontdekken hoeveel gemeenschappelijkheid een gedeelde voordeur met zich meebrengt, hoe de samenwerking achter die voordeur loopt en tot welke vorm en intensiteit van samenwerking dat leidt. Door dit proces de tijd te geven, ontstaat er ook ruimte om te bezien of de samenwerking binnen de archiefbranche, al dan niet gestuurd door het ministerie van OCW, eenzelfde dynamiek en reikwijdte krijgt als die momenteel zichtbaar is in het veld van de openbare bibliotheken. Het Archief Eemland zal dan over een jaar of vijf opnieuw op een kruispunt staan en richting moeten kiezen, maar dan zal het veel duidelijker zijn dan nu waarheen de te kiezen wegen leiden.
23
24
Bijlage 1: (On)mogelijkheden van verzelfstandigen binnen de kaders van de Archiefwet 199514 Bij wet opgedragen taken kunnen niet worden geprivatiseerd. De zorg, dus de bestuurlijke verantwoordelijkheid, voor archieven, is wettelijk opgedragen aan het bestuursorgaan in kwestie. Concreet gaat het om: • Het vaststellen van een archiefverordening, een legesverordening, uitvoeringsregels (besluit informatiebeheer o.i.d., studiezaalreglement) en een aanwijzingsbesluit waarbij wordt bepaald welke ruimte als gemeentelijke archiefbewaarplaats dient; • Het beschikbaar stellen van voldoende, structurele en voor het archief geoormerkte gelden; • Het beschikbaar hebben van voldoende en voldoende gekwalificeerd personeel (archivaris en plaatsvervanger zijn gediplomeerd); • Het beschikbaar hebben van voldoende en aan de wettelijke vereisten tegemoet komende depotruimte; • De bevoegdheid tot vernietigen van archiefbescheiden(AW art. 6); • De vervanging van archiefbescheiden (AW art.7); • De vervreemding van archiefbescheiden (AW art. 8); • Het toezien op het retourneren van afgedwaalde archiefbescheiden aan de geëigende zorgdrager (AW art. 10); • Het overbrengen naar de archiefbewaarplaats van blijvend te bewaren archiefbescheiden (AW art. 12); • Het stellen en intrekken van beperkingen aan de openbaarheid en het buiten toepassing laten daarvan (AW art. 15); • Het stellen van regels omtrent de kosten van uitlening (AW art. 19). Ook het beheer is een wettelijke taak, die is belegd bij de rijks-, gemeente- of waterschapsarchivaris. Voor de in die artikelen genoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden geldt de archivaris als overheidsorgaan in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht: • Het beschikbaar stellen van overgebrachte archiefbescheiden aan verzoeker met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen (AW art. 17 lid 1) • Het afwijzen van een verzoek tot raadpleging van originelen omwille van de bescherming van de archiefbescheiden (als die in slechte staat verkeren) of vanwege onvoldoende vertrouwen in de verzoeker (bijvoorbeeld als deze bij eerdere gelegenheid het studiezaalreglement heeft overtreden heeft of bescheiden heeft ontvreemd of beschadigd) • Het uitlenen van originele archiefbescheiden aan de archiefvormer (AW art. 18 lid 1), • Het uitlenen van originele archiefbescheiden (AW art. 18 lid 2) of reprodukties daarvan (AW art. 18 lid 5) aan een instelling (mits die deskundig beheer en veilige bewaring kan waarborgen) • Het afwijzen van een verzoek tot uitlening aan een instelling omwille van de bescherming van de archiefbescheiden (als die in slechte staat verkeren) of vanwege onvoldoende vertrouwen in de verzoeker • Het doorberekenen van kosten van uitlening aan de verzoeker (AW art. 18 lied 6) • Het afgeven van authentieke afschriften van authentieke akten die in de archiefbewaarplaats berusten. (AW art. 20
In belangrijke mate ontleend aan Arnold den Teuling, Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archiven aan een privaatrechtelijke organisatie (Den Haag 2010) en aan het rapport van mr. Jolize J.R. Lautenbach en prof. Mr. Inge C. van der Vlies, Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden (Amsterdam 2006, niet gepubliceerd) 14
25
• Het toezicht op de naleving van wettelijke regels met betrekking tot het beheer van de niet overgebrachte gemeente- en waterschapsarchieven is wettelijk opgedragen aan de gemeente- en de waterschapsarchivaris. (AW art. 32 lid 2; AW art. 37 lid 2). Alleen de voorbereiding en de uitvoering van het beheer kan worden geprivatiseerd, onder de ambtelijke verantwoordelijkheid van de archivaris en onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Aandachtspunten daarbij: • Houd bezwaar- en beroepsprocedures zo transparant mogelijk. Bijvoorbeeld in het geval van de uitvoering van openbaarheidsbeperking door de private partij moet het dienstverleningscontract regelen waar de burger zo nodig terecht kan voor formeel bezwaar (bij de gemeentearchivaris) en beroep (bij b&w) om te voldoen aan de Archiefwet. Voor openbaarheidsbeperkingen op particuliere archieven en voor openbaarheidsbeperkingen op praktische gronden zoals de staat van de stukken of de onbetrouwbaarheid van de aanvrager is dat wettelijk niet voorgeschreven. Toch is het wenselijk om die op dezelfde manier te regelen, omdat het anders bijna niet is uit te leggen aan de burger. • Leg alle bevoegdheden van de private partij minutieus vast in het dienstverleningscontract.
26
Bijlage 2: Lessen uit de praktijk - Markiezenhof, Bergen op Zoom Historisch Centrum Het Markiezenhof in Bergen op Zoom is gemeentearchief en gemeentelijk museum in één. Als archiefinstelling verzorgt Het Markiezenhof op basis van dienstverleningsovereenkomsten ook beheer en dienstverlening voor de gemeenten Steenbergen, Woensdrecht en het voormalig waterschap Scheldekwartier. Archief en museum staan sinds 2003 onder eenhoofdige leiding en zijn sinds eind 2005 organisatorisch samengevoegd. Het Markiezenhof is intern verzelfstandigd. De instelling krijgt een lumpsum financiering, die echter niet zoveel vrijheid geeft als de term suggereert. Het budget gaat, zoals bij vrijwel alle musea en archieven, grotendeels op aan huisvesting en personeelslasten. Het Markiezenhof telt ongeveer 30 fte. Directeur Wim Reijnders, zelf van huis uit archivaris, is enthousiast over de combinatie van collecties en functies die Het Markiezenhof biedt. Als winstpunten van het samengaan voor het archief noemt hij: • • •
• •
de versterking van de front-office. Het museum is vanouds publieksgerichter dan het archief. Op dat punt leren de studiezaalmedewerkers van het archief veel bij. de versterking van de back-office. Het archief is vanoudsher meer op beheer gericht. Sinds de samenvoeging gaat de (kwaliteit van de) collectieregistratie bij het museum er gestaag op vooruit. de inhoudelijke verdieping en verrijking. De combinatie van archief- en museumcollecties en het monumentale en historierijke pand is levendig en gelaagd en daardoor voor veel doelgroepen aantrekkelijk. Digitaal zijn zowel de museale als de archiefcollecties nu via een zoekschil te benaderen. Besparing op huisvestings- en personeelskosten. Dit werd mogelijk doordat de behuizing van het museum ruim genoeg was om de studiezaal en de backoffice van het archief te kunnen herbergen. meer subsidiemogelijkheden. Door het bredere takenpakket kan op meer subsidieregelingen een beroep worden gedaan.
Reijnders noemt als succesfactoren: • • •
De wil om samen te werken/samen te gaan moet aanwezig zijn bij zowel de politiek als bij de betrokken instellingen en personen. Er moet sprake zijn van een gedeelde visie op de (meerwaarde van) de samenwerking en de manier waarop die verzilverd moet worden. De krachtsverhoudingen tussen de samenwerkingspartners moeten enigszins gelijkwaardig zijn, zodat alle partners tot hun recht komen in hun specifieke kwaliteiten, functies en deskundigheden.
Het Markiezenhof streeft op termijn naar volledige verzelfstandiging. Daarbij wordt het model van de verzelfstandiging van de rijksmusea gevolgd: gebouw en collecties blijven gemeentelijk eigendom. De gemeentearchivaris blijft onderdeel van de gemeentelijke organisatie maar wordt gedetacheerd bij de stichting, zodat hij èn zijn wettelijke taken kan waarmaken èn zeggenschap heeft over de uitvoering van de beheertaken. Argumenten voor verzelfstandiging zijn: • • •
meer mogelijkheden voor fondsenwerving. Als zelfstandige stichting kan Het Markiezenhof ook een beroep doen op particuliere fondsen en op ondersteuning door sponsoren. meer vrijheid in beleid en programmering. meer vrijheid in bedrijfsvoering. Het Markiezenhof verwacht goedkoper uit te zijn als de gemeentelijke overhead niet langer wordt doorbelast.
27
28
Bijlage 3: Lessen uit de praktijk - Haags Gemeentearchief, Den Haag Het Haags Gemeentearchief is als een van de weinige gemeentearchieven in Nederland exclusief werkzaam voor de eigen gemeente. In de jaren negentig van de vorige eeuw was Den Haag om een andere reden uniek: als eerste voegde de gemeente haar archief samen met een andere culturele instelling. Deze fusie van archief en openbare bibliotheek was geen succes. Het enorme verschil in schaalgrootte en een gebrek aan overeenstemming binnen het management van de fusieorganisatie waren debet aan het ongedaan maken van de fusie na enkele jaren. Het Haags Gemeentearchief is een van de directies van de Bestuursdienst van de gemeente Den Haag maar hangt bestuurlijk onder de wethouder van Cultuur. De organisatie telt ca. 30 fte. Als er in Den Haag gesproken wordt over de positionering van het gemeentearchief, gaat het met name om de manier waarop het archief moet worden ingebed in de gemeentelijke organisatie. Hamvraag daarbij is welke positie het meest ten goede komt aan de kwaliteit van de taakuitvoering van het archief, meer in het bijzonder om de kwaliteit van het moderne informatiebeheer. De Chief Information Officer (CIO) van de gemeente Den Haag gaat over de informatiearchitectuur en het informatiebeleid; de gemeentearchivaris over het informatiebeheer. Samen moeten ze de digitalisering in goede banen zien te leiden. Het Haags Gemeentearchief bemoeit zich actief met de inrichting van het Document Management Systeem (DMS). In 2011 wordt de Dienstenbibliotheek van de gemeente aan het gemeentearchief toegevoegd. Daarmee krijgt het archief ook het beheer over het Raadsinformatiesysteem (RIS). Gestreefd wordt naar koppeling van het RIS en het DMS. Daarmee schept het Haags Gemeentearchief de voorwaarden voor actieve openbaarheid van overheidsinformatie. In de cruciale fase waarin de digitalisering van de overheidsinformatievoorziening zich nu bevindt, vindt directeur en gemeentearchivaris Maarten Schenk het absoluut noodzakelijk dat het archief onderdeel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Zonder een ‘binnengemeentelijke’ positie kan de archivaris de betrouwbaarheid en duurzaamheid van de overheidsinformatie en daarmee de continuiteit van de opbouw van de collectie niet borgen. Over pakweg vijf jaar, als de belangrijkste digitaliseringsstappen zijn gezet, kan dat heel anders liggen. Als ‘stand alone’ archief werkt het HGA wel op veel fronten samen met allerhande partners. Samenwerking binnen de archiefbranche (Rotterdam met name) ligt voor de hand voor archiefspecifieke taken en voorzieningen zoals document- en recordsmanagement. Met het oog op het bereik van en de interactie met het publiek denkt Schenk meer winst te behalen met lokale samenwerking, primair met de Openbare Bibliotheek en het Haags Historisch Museum. Met de bibliotheek zet het gemeentearchief historische informatiepunten op en organiseert het oral history projecten in de wijkbibliotheken. Gemeentearchivaris Schenk ziet als voordelen van dergelijke lichte samenwerkingsconstructies, dat ze flexibel zijn en resultaatgericht ingezet kunnen worden.
29
30
Bijlage 4: Lessen uit de praktijk - stichting Mommerskwartier en Regionaal Archief Tilburg Het vroegere gemeentearchief van Tilburg groeide aan het einde van de vorige eeuw uit tot een regionaal werkende archiefinstelling waar een snel groeiend aantal regiogemeenten zich door middel van een dienstverleningsovereenkomst aan verbond. Momenteel telt het verzorgingsgebied zo’n 400.000 inwoners, 12 gemeenten en een waterschap. Het archief werd rond 2000 intern verzelfstandigd en ondergebracht bij de dienst Bedrijven van de gemeente Tilburg. Dat gaf de organisatie gelegenheid om de eigen ‘winkel’ te runnen, waarbij geld verdienen was toegestaan. In 2004 besloot de gemeente Tilburg het archief te fuseren met het Textielmuseum en het (nog prille) Stadsmuseum. Bedrijfsvoering, publiekszaken, educatie en onderzoek werden afdelingen die voor de organisatie als geheel werkten. Voor het overige bleven de organisaties van de fusiepartners als afdelingen binnen de nieuwe organisatie redelijk zelfstandig functioneren. De fusieorganisatie, het Museaen Archiefbedrijf Tilburg, had dezelfde plek en status als archief en museum eerder afzonderlijk hadden: intern verzelfstandigd onder de dienst Bedrijven. Per 1 januari 2007 werd het Musea- en Archiefbedrijf Tilburg verzelfstandigd onder de noemer van de stichting Mommerskwartier. Belangrijkste trigger voor deze stap was de sponsoring van het Textielmuseum door mediaconcern Audax. Het regionaal archief werd een afdeling van de stichting Mommerskwartier. Het archief wordt geleid door een afdelingshoofd. De gemeentearchivaris en de archiefconsulent (inspectiefunctie) bleven als ambtenaar in dienst van de gemeente Tilburg. Hoewel zij wel gehuisvest zijn in het Regionaal Archief, hebben zij binnen die organisatie geen enkele zeggenschap. Zij richtten zich met name op de overbrenging van gemeentelijke archieven naar de bewaarplaats en op het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven van de aangesloten overheidsorganen. De uitvoerende taken werden uitbesteed aan de stichting Mommerskwartier. De regiogemeenten hielden vast aan hun dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Tilburg. Voor de uitvoering van de beheertaken van deze gemeenten is er dan ook sprake van getrapte uitbesteding: via de gemeente Tilburg naar de stichting Mommerskwartier. De feitelijke samenwerking met de museale partners is door de verzelfstandiging niet veranderd: die blijft beperkt. Voordelen van de verzelfstandiging volgens gemeentearchivaris Yvonne Weling en hoofd Archief Luud de Brouwer: •
Beleids- en handelingsvrijheid is groter geworden (relativering: die was al aanzienlijk binnen de dienst Bedrijven).
•
Financiële en bedrijfsvoeringsvoordelen: geen gedwongen winkelnering bij de inkoop van voorzieningen en services; meer mogelijkheden voor aanboren van externe geldstromen (particuliere fondsen, sponsoring.
•
Betere zichtbaarheid van het archief als culturele instelling. (relativering: dat is overigens niet te danken aan de fusie met de musea. Binnen die constellatie kost de profilering van de eigenheid van het archief misschien juist wel meer moeite).
Nadelen kent de huidige situatie ook. Die zijn deels te wijten aan de verzelfstandiging, deels aan de fusie met twee musea: •
De overgang van de medewerkers naar een andere CAO (die van de verzelfstandigde rijksmusea)
31
bracht door een andere inschaling van archiefwerkzaamheden een verslechtering van de arbeidsvoorwaarden met zich mee voor een groot aantal archiefmedewerkers. Op HRM-gebied had de nieuwe organisatie daardoor een slechte start, en de gevolgen daarvan ijlden nog lang na. •
Het proces is onder enorme tijdsdruk doorlopen en vanuit de gemeentelijke organisatie sterk en dwingend gestuurd. Een echte visie op het gezamenlijk doel van de fusieorganisatie ontbrak en ontbreekt feitelijk nog steeds.
•
De vakspecifieke taken staan altijd onder druk omdat de neiging bestaat meer te investeren in de gezamenlijkheid.
•
De rigoureuze scheiding tussen de formele beheerder (gemeentearchivaris) en de uitvoerder van de beheertaken (afdeling Archief van de stichting Mommerskwartier) geeft aanleiding tot misverstanden en meningsverschillen en werkt omslachtig; de formatie voor de belangrijke formele taken van de gemeentearchivaris (beheer en toezicht) is klein en daardoor uiterst kwetsbaar; personele uitruil of incidentele versterking van de inspectiefunctie vanuit de beheerorganisatie is vanwege de formele obstakels niet mogelijk.
Vanwege de geconstateerde nadelen staan in Tilburg momenteel de positie en de organisatievorm van het archief weer volledig ter discussie. Daarbij houden de betrokkenen alle opties open. De gekozen oplossing moet in ieder geval tegemoet komen aan de volgende wensen en behoeften: •
De positie van de gemeentearchivaris moet sterker en duidelijker worden.
•
De organisatie moet worden versterkt op de archiefspecifieke taken.
Weling en De Brouwer zien persoonlijk vooral heil in samenwerking binnen de archiefbranche. Daarbij is het zaak om vooral samen te investeren in digitale vindbaarheid van archieven en informatie daaruit.
32
Bijlage 5: Lessen uit de praktijk - Erfgoed Delft e.o. De gemeente Delft heeft per 1 oktober 2006 het Gemeentearchief gefuseerd met het gemeentelijke Vakteam Archeologie en de drie gemeentelijke musea (Museum Lambert van Meerten, Museum Nusantara en museum Het Prinsenhof). Gezamenlijk opereren zij onder de naam Erfgoed Delft en omstreken. Ook het particuliere Winkeltje van Kouwenhoven is in deze organisatie opgenomen. In 2011 staat Erfgoed Delft e.o. opnieuw voor belangrijke beslissingen en ingrijpende wijzigingen in de organisatie. Volledige verzelfstandiging is aanstaande en tegelijk wordt de organisatiestructuur gewijzigd. De sterk horizontaal georiënteerde structuur, waarbij dwars door alle disciplines heen beheerrespectievelijk publiekfuncties waren ondergebracht, werkt niet naar tevredenheid. Elke afzonderlijke discipline stelt specifieke vakinhoudelijke eisen aan het werk en aan de medewerkers, waardoor de bundeling van functies te weinig meerwaarde heeft en zelfs de kwaliteit van de functievervulling aantast. Daarom gaat Erfgoed Delft e.o. in ieder geval op het gebied van beheer terug naar een verticaal naar discipline ingedeelde organisatie. In de nieuwe, zelfstandige organisatie doen de partners alleen de facilitaire taken, de communicatie en de presentatie samen. Op het gebied van presentatie gaat Erfgoed Delft een samenwerkingsverband aan met de Reinwardt Academie. Daarvan verwacht men innovatieve impulsen, versterking van de integraliteit en prikkeling van de nieuwsgierigheid en de leergierigheid van de medewerkers. Inhoudelijk ligt de focus op de stadsgeschiedenis van Delft en de geschiedenis van Delfland. Dat is wat alle partners bindt en op dat gebied heeft de combinatie van instellingen het publiek ook echt verdieping en verrijking te bieden. Het Gemeentearchief Delft heeft een lichte gemeenschappelijke regeling met enkele omringende gemeenten. Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk en Midden-Delfland hebben de gemeentearchivaris van Delft ook als hun eigen archivaris benoemd en het beheer en de uitvoering daarvan belegd bij de gemeente Delft. Net als in Tilburg staat dit arrangement feitelijk buiten de stichting die de uitvoering van de beheeren publiektaken op zich neemt. Erik de Groot is directeur van Erfgoed Delft e.o.; Bennie Blom is gemeentearchivaris van Delft. Beiden geven aan dat de archieftak van Erfgoed Delft e.o. versterking behoeft om goed te kunnen voldoen aan de eisen van de digitale tijd en de verwachtingen van het publiek. Delft heeft daarom de ambitie om het werkgebied van het archief uit te breiden tot de gehele regio Delfland. Dat is historisch gezien ook een eenheid die bovendien een sterke verbondenheid heeft met de stad Delft, dus ook vanuit de inhoud is een dergelijke stap een logische. De gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten die hun archiefbeheer samen organiseren, zal verzwaard moeten worden. Via het bestuur van de gemeenschappelijke regeling hebben dan al deze partners een sterke en gezamenlijke opdrachtgeversrol ten opzichte van de stichting Erfgoed Delft e.o. Over de taakuitvoering van de stichting op archiefgebied zal het bestuur van de gemeenschappelijke regeling prestatieafspraken maken met Erfgoed Delft e.o. Hoe de positie van de gemeentearchivaris, diens inspectietaak en het relatiebeheer met de gemeentelijke administraties vorm krijgt, is vooralsnog niet te zeggen. Voor de inspectiefunctie wordt gedacht aan ophanging binnen de controlafdeling van de gemeente Delft. Delft heeft volgens Blom en De Groot de afgelopen jaren een paar duidelijke lessen geleerd: •
Samenwerking tussenongelijksoortige partners loont alleen als er een gezamenlijke visie aan ten grondslag ligt.
•
Vakinhoudelijke verschillen tussen de disciplines moeten worden erkend en voldoende ruimte krijgen in de nieuwe organisatie.
33
•
De mensen moeten willen; intensieve begeleiding van het veranderingsproces en van het ombuigen van cultuurverschillen is essentieel.
•
Samengaan en verzelfstandigen levert geen wezenlijke besparingen op.
•
Verzelfstandigen is alleen verantwoord als de condities goed zijn, zodat de continuïteit van de instellingen geborgd is.
Ondanks de soms harde lessen, gaat Delft door op de ingeslagen weg en verder richting verzelfstandiging. Beweegredenen daarvoor zijn: •
(Beleids)autonomie.
•
Duidelijker gezicht naar en inhoudelijke meerwaarde voor publiek.
•
Flexibiliteit.
•
Gemeentelijke overhead drukt niet langer op de instellingen.
34
Bijlage 6 : Geraadpleegde gesprekspartners en bronnen Gesprekspartners Bennie Blom, gemeentearchivaris Delft Luud de Brouwer, hoofd Regionaal Archief Tilburg Erik de Groot, directeur Erfgoed Delft e.o. Erno de Groot, directeur Bibliotheken Eemland Martin Jochems, gemeentearchivaris Apeldoorn Fred van Kan, directeur Gelders Archief Simone van der Marck, gemeentesecretaris Woudenberg Wim Reijnders, directeur Het Markiezenhof, Bergen op Zoom Maarten Schenk, directeur Haags Gemeentearchief Jantje Steenhuis, gemeentearchivaris Rotterdam Annet Uithof, senior-medewerker DIV, Woudenberg Yvonne Welings, gemeentarchivaris Tilburg Bronnen e-Depot. Duurzame digitale toegang tot informatie (rapport van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid, Den Haag, mei 2010) M.H. van den Heuvel Habraken en A.J.M. den Teuling Totstandkoming van een streekarchiefdienst (regionale archiefdienst) in: Archiefbeheer in de praktijk (losbladige uitgave Kluwer Deventer, z.j.), p. 6565; 1-51 M.P.M. Huijben, Overhead gewaardeerd. Verbetering van de balans tussen waarde en kosten van overhead bij organisaties in de publieke sector (2011) Mr. Jolize J.R. Lautenbach en prof. Mr. Inge C. van der Vlies Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden (Amsterdam, februari 2006, niet gepubliceerd) A.J.M. den Teuling Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven aan een privaatrechtelijke organisatie (Den Haag, 2010) Peter van der Zant en Margreet Windhorst Erfgoededucatie in het komende decennium (nog niet gepubliceerd onderzoek van Bureau Art in opdracht van de provincie Utrecht, concept, april 2011) Zo werkt Amersfoort. Deelnemingen: op afstand verbonden (uitgave gemeente Amersfoort, zonder jaar) Zo werkt Amersfoort. Regiemodel: besturen van publiek ondernemerschap (uitgave gemeente Amersfoort, zonder jaar)
35
