Gemeente Amersfoort
Collegebesluit
Opsteller:
DIA/IBO mr. D.J. Beens MBA
User-id:
BEED
Org. onderdeel:
Tel:
4715
Onderwerp:
STRATEGIE OPEN STANDAARDEN EN OPEN SOURCE SOFTWARE Toelichting:
In 2007 heeft de Tweede Kamer het actieplan Nederland Open in Verbinding vastgesteld. Doel van deze notitie is het vergroten van de onafhankelijkheid van overheidsorganisaties ten opzichte van leveranciers en het vergemakkelijken van de uitwisseling van gegevens door gebruik van open standaarden en open source software. Voor onze gemeente schrijft de notitie het verplicht gebruik van bepaalde open standaarden voor en verder wordt van de gemeente verwacht dat er een strategie is geformuleerd voor de manier waarop met open source software wordt omgegaan. Een nadere toelichting is opgenomen in bijgevoegd collegevoorstel (nr. 3177478).
Reg.nr. Datum
3313951 12-01-2010
verantwoordelijken
datum
paraaf
……….. sectorcontroller directeur sector directeur sector …… juridisch advies gemeentecontroller
Het college besluit:
1. Kennis te nemen van het rapport van Twijnstra Gudde (bijlage 1); 2. in te stemmen met scenario 3 van dit rapport; 3. de directeur Dia opdracht te geven deze strategie nader uit te werken en te borgen in het Realisatieplan Informatiebeleid 2010 en de zogeheten Amersfoortse Architectuur.
staf IBO
d.d. 17-12-2009
Collegebehandeling agendastuk hamerstuk geheim embargo datum: vergadering
tijd: datum
agd.pnt paraaf
secretaris
Hamerstuk
akkoord
secretaris burgemeester weth. Luchtenveld weth. Hekman weth. Van Daalen weth. Kruyt weth. Boeve weth. Van ’t Erve Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen
Collegebesluit d.d.:
conform aangehouden vervallen
Peiling Voorbereiding besluit
Gemeente Amersfoort
Collegevoorstel
Sector
:
Opsteller
:
Telefoon
:
User-id
:
DIA Corrine Veldhuisen (033) 469 47 85 VEL3
Reg.nr. :
3177478
Datum
20 november 2009
:
Onderwerp
Toepassingen van open standaarden en open source software. Voorstel: Aan het college van Burgemeester en wethouders wordt voorgesteld om: 1) kennis te nemen van het rapport van Twynstra en Gudde (bijlage 1); 2) in te stemmen met scenario 3 van dit rapport, waarin wordt voorgesteld om ervaring op te doen met open source oplossingen in de ICT-infrastructuur op het moment dat vervanging van de bestaande oplossingen aan de orde is en de keuze voor de open source oplossing bedrijfseconomisch verantwoord is; 3) de directeur Dia opdracht te geven deze strategie nader uit te werken en te borgen in het Realisatieplan Informatiebeleid 2010 en de zogeheten Amersfoortse Architectuur1. AANLEIDING In 2007 heeft de Tweede Kamer het actieplan Nederland Open in Verbinding vastgesteld. Doel van deze notitie is het vergroten van de onafhankelijkheid van (overheids)organisaties ten opzichte van leveranciers en het vergemakkelijken van de uitwisseling van gegevens door gebruik van open standaarden2 en open source software3. Deze notitie heeft ook gevolgen voor de gemeente Amersfoort, namelijk: • vanaf december 2008 moeten we open standaarden toepassen, zoals vastgelegd in de basislijst van het College Standaardisatie4; • Per januari 2010 moeten we een strategie hebben voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software. Om deze reden heeft de gemeente Amersfoort Twynstra en Gudde (TG) gevraagd om de mogelijkheden en onmogelijkheden in kaart te brengen voor de toepassing van open standaarden en/of open source software. De bevindingen van TG zijn vastgelegd in een rapport dat is bijgevoegd als bijlage 1. OPEN STANDAARDEN In het rapport staat dat de gemeente voldoet aan alle landelijk verplichte open standaarden. Verdere actie is hier niet nodig. Wel is van belang dat toevoegingen aan de basislijst van open standaarden in het oog worden gehouden en dat hiermee rekening gehouden wordt bij inkoop en gebruik van software. De directeur DIA is hiervoor primair verantwoordelijk. OPEN SOURCE SOFTWARE In het rapport staat dat de gemeente in beperkte mate gebruik maakt van open source software. Verder is de conclusie in het rapport dat in het verleden bewust en op goede gronden keuzes zijn gemaakt voor applicaties van een beperkt aantal leveranciers, die de toepassingsmogelijkheden voor open source software in de toekomst kunnen beperken. Voor een strategie ten behoeve van het gebruik van open source software zijn het rapport zes scenario’s geformuleerd. Deze scenario’s verschillen van zeer behoudend (geen open source software) tot het meest vooruitstrevend (alles vervangen door open source software). Twynstra en Gudde adviseert de
-1-
Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 3177478 Datum :
Gemeente Amersfoort
5 augustus 2009
gemeente om scenario 4 te kiezen, wat inhoudt dat we actief onze architectuur aanpassen en bij gelijke geschiktheid overstappen naar open source software. Een randvoorwaarde daarbij is dat dit tegen redelijke kosten kan gebeuren. Wij stellen voor te kiezen voor het gematigdere scenario 3. In dit scenario doen we eerst ervaring op met open source software. We vervangen de bestaande oplossingen op het moment dat dit aan de orde is en wanneer de keuze voor open source software bedrijfseconomisch verantwoord is. Bedrijfseconomisch verantwoord wil zeggen dat er een businesscase is waaruit blijkt dat de opbrengsten opwegen tegen de kosten (kwalitatief en financieel). We passen daarmee onze architectuur niet actief aan maar we kiezen voor een geleidelijker pad. Twynstra en Gudde geeft zijn advies aan dat dit een goed alternatief is voor hun voorkeursscenario 4. ARGUMENTEN Voor zowel scenario 3 als scenario 4 gelden de volgende argumenten: 1) We voldoen aan het kabinetsbeleid. Na invoering voldoen we aan de voorwaarden van het kabinetsbeleid voor open source software. 2) Minder leveranciersafhankelijkheid. Invoering van deze scenario’s maakt dat we op termijn wat minder afhankelijk worden van een beperkt aantal leveranciers. Dit biedt ons meer vrijheid op de markt en kansen op kostenreductie. Doordat systemen nauw aan elkaar gekoppeld moeten blijven, zal de leveranciersafhankelijkheid overigens deels blijven bestaan. Argumenten om te kiezen voor scenario 3 in plaats van scenario 4 zijn: 1) Geen onnodige kapitaalvernietiging. Met de keuze voor scenario 4 zou een pas op de plaats gemaakt moeten worden met de implementatie van de Midoffice en de vervanging van het huidige Document management systeem. Door te kiezen voor een meer geleidelijke invoer is het niet nodig om deze strategische projecten stil te leggen tot de architectuur is aangepast. Dit voorkomt onnodige kapitaalvernietiging. 2) Minder risico’s. Doordat we gematigd invoeren, vinden wijzigingen vooral in de toekomst plaats en zijn deze behapbaar voor de gemeentelijke organisatie. Daardoor blijft de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering geborgd KANTTEKENINGEN Bij de keuze voor scenario 3 blijven we afhankelijk van de snelheid waarmee een van onze huidige leveranciers haar applicaties geschikt maakt voor open source toepassingen. Wij vinden echter dat de voordelen van scenario 3 opwegen tegen dit nadeel, te meer omdat ook bij leveranciers een (verder te stimuleren) ontwikkeling naar meer openheid van systemen plaatsvindt. Verder is de kans groot dat bij vervanging van delen van de infrastructuur een meer gemengde ICT omgeving zal ontstaan. Dit kan leiden tot toename van beheerlasten en, afhankelijk van welke systemen worden vervangen, tot toename van complexiteit van onze infrastructuur. Uiteraard zal van vervanging van delen van de infrastructuur uitsluitend sprake kunnen zijn als alle kosten en baten leiden tot een positieve businesscase.
-2-
Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 3177478 Datum :
Gemeente Amersfoort
5 augustus 2009
VERVOLG De implementatie van het voorgestelde scenario wordt geïntegreerd in het Realisatieplan 2010 van het Informatiebeleidsplan 2009-2011. Bijlage: Onderzoeksrapport Twynstra en Gudde: ‘het actieplan NOiV in perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source software in de gemeente Amersfoort’ 1) Architectuur is een ontwerp dat de samenhang duidelijk maakt tussen de gemeentelijke, organisatie-inrichting, processen en diensten, informatievoorziening, en technische infrastructuur. Dit ontwerp is gebaseerd op de visie, uitgangspunten en voorkeuren van het college van B&W en het GMT. Met andere woorden is architectuur een uitwerking van het informatiebeleid van de gemeente Amersfoort, biedt de kaders en richtlijnen voor de informatievoorziening en beperkt zich daarmee niet tot enkel ICT.
2)Open source software is software die vrij beschikbaar is zonder licentiekosten. Daarnaast is in het licentiemodel het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren. Een en ander betekent dat een partij die de software aanpast deze in principe weer vrij beschikbaar stelt. 3) Open standaarden zijn standaarden die er voor zorgen dat computer programma’s eenvoudig gegevens kunnen uitwisselen. Standaarden kunnen 'open' zijn of 'gesloten'. Door open standaarden te gebruiken in plaats van standaarden die leveranciersgebonden zijn (door intellectueel eigendomsrecht) kan de gebruiker informatie vastleggen in een toekomstvast formaat 4) Het College en Forum Standaardisatie is ingesteld door het kabinet in 2006. Deze adviesorganen bevorderen de digitale samenwerking (interoperabiliteit) tussen bedrijven, burgers en overheden, met de nadruk op standaardisatie.
-3-
Gemeente Amersfoort Het actieplan NOiV in Amersfoorts perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source-software in de gemeente Amersfoort 25 juni 2009
Gemeente Amersfoort Stationsplein 1 Postbus 907 3800 AX Amersfoort Telefoon 033 4677777 www.twynstragudde.nl
Het actieplan NOiV in Amersfoorts perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source-software in de gemeente Amersfoort
Dr. R. van Wendel de Joode Ing. R. Vink Amersfoort, 25 juni 2009 517021/RVN/AKQ
Samenvatting De gemeente Amersfoort heeft Twynstra Gudde gevraagd een advies uit te brengen over de mogelijkheden en onmogelijkheden van toepassing van open standaarden (hierna OS) en open source-software (hierna OSS). De scope van het onderzoek is daarbij beperkt tot de ICT-infrastructuur. Bij het stellen van de vraag realiseert de gemeente zich dat OSS geen alles of niets keuze is. Het is goed denkbaar dat alleen op bepaalde plaatsen in het ICTlandschap van de gemeente OS en OSS worden toegepast. Dit onderzoek bestaat uit vier stappen. De eerste stap in het onderzoek is het in kaart brengen van de huidige situatie van de infrastructuur. De tweede stap is het opstellen van een toetsingskader. Stap drie wordt gevormd door een beschrijving van een aantal scenario’s met de daarbij behorende eindsituatie. Stap vier is de conclusie en een advies. De onderzoeksaanpak is grafisch weergegeven in onderstaande figuur.
Figuur 1. Onderzoeksaanpak Huidige situatie De adoptie van OS en OSS kan niet los gezien worden van de huidige situatie van de gemeente Amersfoort.
Er zijn in het verleden keuzes gemaakt en systemen aangeschaft die aan de ene kant mogelijkheden bieden ten aanzien van OSS, maar aan de andere kant beperkingen opleggen. Uit de analyse van de huidige situatie blijkt dat de
gemeente voldoet aan alle OS van de basislijst van het College en Forum Standaardisatie. Daarnaast blijken vooral de database en het besturingssysteem van de databaseserver aanknopingspunten te bieden voor toepassing van OSS. Tot slot is de afhankelijkheid van een beperkt aantal leveranciers zeer groot en zijn er grote afhankelijkheden ontstaan tussen de verschillende onderdelen van de architectuur. Gegeven het voorgaande ligt de nadruk van ons onderzoek op de toepassing van OSS. Toetsingskader Tijdens interviews en tijdens twee workshops met belanghebbenden van de gemeente Amersfoort is een toetsingskader opgesteld. Het toetsingskader wordt gebruikt om de scenario’s te toetsen. Het kader bestaat uit twee onderdelen: beleidsmatige criteria en inhoudelijke criteria. Scenario’s Op basis van de huidige situatie zijn zes scenario’s geformuleerd. De scenario’s verschillen in de mate waarin ze OSS nastreven. Scenario 1 is het meest behoudende scenario en scenario 6 het meest vooruitstrevend ten aanzien van OSS. Onderstaande figuur geeft de onderlinge samenhang en de gelaagdheid tussen de scenario’s weer.
Figuur 2. Overzicht gelaagdheid scenario's
Conclusie en advies De scenario’s zijn vervolgens getoetst aan de criteria. Uit de toetsing blijkt dat scenario’s 1 en 6 afvallen. Scenario’s 2 t/m 5 liggen dicht bij elkaar. Ons advies is om scenario 4 te kiezen. Onderstaande tabel geeft een samenvatting van de scenariokeuze weer. Tabel 1. Samenvatting scenariokeuze Scenario 1 2 3 4 5 6
Kern van de motivatie Niets doen, leidt tot onnodige publicitaire risico’s Ervaring opdoen, erg voorzichtig Ervaring opdoen, gematigd voorzichtig Actief drempel verlagen, met redelijke kosten Actief drempel verlagen, met substantiële kosten Proactief vervangen, leidt tot kapitaalvernietiging
Conclusie Valt af Goed alternatief Goed alternatief Voorkeur Goed alternatief Valt af
Advies 1: Volg scenario 4 “Stip aan de horizon” In dit scenario gaat de gemeente Amersfoort actief werken aan een architectuur die leidt tot minder afhankelijkheid tussen systemen, waardoor ook minder afhankelijkheid wordt gecreëerd van leveranciers. Deze strategie past daarmee in het beleid van het NOiV. In dit scenario wordt op natuurlijke momenten overgestapt naar nieuwe systemen. Bij gelijke geschiktheid wordt gekozen voor OSS. De elementen van deze gelijke geschiktheid zijn terug te vinden in het toetsingskader (hoofdstuk 4). Overigens dient het begrip “bij gelijke geschiktheid” verder te worden geëxpliciteerd (zie hoofdstuk 7). Advies 2: Geef invulling aan scenario 4 In dit rapport zijn de scenario’s in enigszins abstracte en algemene termen beschreven. Ons advies is om scenario 4 daarom eerst verder uit te werken en concreet te maken. Advies 3: Herziening van rol MS Sharepoint en Biztalk De Microsoft-afhankelijkheid wordt sterk vergroot door de integratie van Sharepoint met andere specifieke Microsoft functionaliteit. Advies is om Sharepoint zodanig in te zetten dat alleen op OS-gebaseerde webservices geïntegreerd worden en de integratie met specifieke Microsoft- functionaliteit zoveel mogelijk vermeden wordt. Voor documentmanagement zou vervolgens gezocht kunnen worden naar een alternatieve oplossing.
Inhoudsopgave
Samenvatting 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Inleiding Achtergrond Opdrachtgever De onderzoeksvraag Scope van het onderzoek Leeswijzer
1 1 3 3 3 4
2 2.1 2.2 2.3 2.4
Aanpak onderzoek Analyse huidige situatie Opstellen toetsingskader Opstellen scenario’s Kwaliteit van advies
6 6 8 8 8
3 3.1 3.2 3.3
Huidige situatie Beschrijving Bevindingen Samenvatting
9 10 12 14
4
Toetsingskader
16
5
Scenario’s en toetsing
20
Conclusie en advies Conclusie Ranking van de scenario’s Advies 1: Volg scenario 4 “Stip aan de horizon”
32 32 32 34
Aanbevelingen en aandachtspunten voor vervolg
38
6 6.1 6.2 6.3 7
Bijlagen Geïnterviewde medewerkers 2. Totale overzicht toetsingskader 3. Lijst met open standaarden
1.
1
1.1
Inleiding
Achtergrond Het Kabinet wil in deze kabinetsperiode een aantal doelen bereiken, zoals een goede participatie van burgers, duurzaamheid van informatie en innovatie, en een administratieve lastenvermindering (onder andere door eenmalige gegevensverstrekking). Ten einde deze doelen ook op een efficiënte wijze te realiseren, spoort het Kabinet partijen door middel van concurrentiestelling aan om de genoemde doelen te (helpen) verwezenlijken. Interoperabiliteit tussen bedrijven en overheden,burgers en overheden en overheden onderling is een noodzakelijke voorwaarde voor het bereiken van deze maatschappelijke doelen. Het Kabinet definieert interoperabiliteit als het vermogen van (informatie)systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties. Interoperabiliteit is een essentiële randvoorwaarde voor een toekomstvaste ontwikkeling van diensten en toepassingen die door en met ICT in brede zin mogelijk worden gemaakt. De Tweede Kamer heeft aangegeven met het oog op deze maatschappelijke doelen het gebruik van OS en OSS door de overheid en de (semi-) publieke sectoren belangrijk te vinden. Actieplan NOiV Eind 2007 is met het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV) een stap gezet in de bekendheid en toepassing van OS en OSS binnen de Nederlandse overheid. In dit actieplan worden acties geformuleerd rondom OS en OSS. Hoewel het hier gaat om twee verschillende onderwerpen worden ze in het actieplan samen genoemd, omdat ze (zo valt te lezen in het actieplan): “belangrijk zijn voor het realiseren van meer openheid van ICT-systemen.” In het actieplan worden drie doelstellingen geformuleerd1): - vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-Overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van OS; - verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van OS en OSS;
1
)
Uit het actieplan Nederland Open in Verbinding, (NOiV), Ministerie van Economische Zaken 17-09-2007.
1
- bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts het bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van OSS krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan OSS bij gelijke geschiktheid. Om de genoemde doelstellingen te bereiken zet het Kabinet actief in op de volgende beleidsaccenten: - voor brede toepassing van OS wordt het ”comply-or-explain and commit” principe ingevoerd bij opdrachten van Rijksdiensten vanaf april 2008 en vanaf december 2008 voor de overige overheden en instellingen. Daarvoor wordt een basislijst (januari 2008) en een interoperabiliteitsraamwerk (basisversie juni 2008) door het College Standaardisatie opgesteld met richtinggevende keuzes voor interoperabiliteit en de ontwikkeling en het gebruik van standaarden; - implementatiestrategieën voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS worden gerealiseerd door alle ministeries (januari 2009) en door medeoverheden en instellingen in semi-publieke sectoren (onderwijs, zorg, sociale zekerheid) in januari 2010; - de open standaard ODF wordt stapsgewijs ingevoerd voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten (uiterlijk januari 2009 door alle ministeries en mede-overheden ondersteund) op weg naar grootschalig gebruik van “open document formats” voor overheidstoepassingen. Kader 1: Wat is open source? In de basis is OSS een juridisch construct: een licentie die stelt dat de broncode, het voor de mens leesbare deel van software, beschikbaar gesteld moet worden aan (eind-) gebruikers. De broncode stelt eindgebruikers in staat om de software zelf aan te passen. Hierdoor ontstaat een grotere vrijheid in het gebruik van de software. Ook leidt het in potentie tot minder leveranciersafhankelijkheid. Een groot deel van de OSS wordt ontwikkeld in internet communities, maar dat hoeft niet. De communities bestaan vaak uit een interessante mix van softwareleveranciers, freelancers, hobbyisten, studenten en gebruikers. Bekende voorbeelden van OSS zijn Linux, Apache en OpenOffice.org. Consequenties voor de gemeente Amersfoort Kort samengevat betekent het kabinetsbeleid voor de gemeente Amersfoort het volgende: - vanaf december 2008 dient de gemeente de OS zoals genoemd onder punt 1 breed toe te passen; - vanaf januari 2009 dient de gemeente de open standaard ODF voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten te ondersteunen zoals beschreven onder punt 3; - per januari 2010 dient de gemeente een implementatiestrategie te hebben voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS zoals bedoelt onder punt 2.
2
Kader 2: Wat is ODF? ODF staat voor Open Document Format en is een door ISO gepubliceerde open standaard voor het bewaren en uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. Bron: Actieplan NOiV 1.2
Opdrachtgever De opdrachtgever voor dit onderzoek is de heer G.W. Vreeman, hoofd ICT van de gemeente Amersfoort.
1.3
De onderzoeksvraag De ICT-infrastructuur van de gemeente (zie Figuur 3) is gestandaardiseerd op de producten van Microsoft. Volgens het Actieplan NOiV dienen medeoverheden per januari 2010 een implementatiestrategie voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS gereed te hebben. OSS is op veel vlakken een reëel alternatief voor gesloten source-producten zoals die van Microsoft. De gemeente Amersfoort heeft ons gevraagd een advies uit te brengen of gegeven haar huidige ICT-omgeving de keuze voor OSS een optie is en in kaart te brengen wat de consequenties zijn van een dergelijke overstap. De centrale onderzoeksvraag luidt: Met NOiV als kader, breng de mogelijkheden en onmogelijkheden in kaart om de infrastructuur van de gemeente Amersfoort te ontwikkelen naar een infrastructuur gebaseerd op OS en/of OSS.
1.4
Scope van het onderzoek De scope van het onderzoek is de ICT-infrastructuur van de gemeente. Onder infrastructuur wordt gemakshalve verstaan alle ICT-faciliteiten die standaard aan elke gebruiker worden geboden. Hieronder vallen dus ook toepassingen als kantoorautomatisering en de internet browser. Figuur 3 is afgestemd met de opdrachtgever en geeft aan op welke componenten van de ICT- infrastructuur van de gemeente Amersfoort het onderzoek betrekking heeft en wat de onderlinge samenhang is van de componenten in de infrastructuur.
3
Figuur 3. Referentiekader ICT-infrastructuur 1.5
Leeswijzer
Dit rapport bevat zeven hoofdstukken en een samenvatting. Voor beslissers is het raadzaam de samenvatting, evenals de hoofdstukken zes en zeven te lezen. De andere hoofdstukken bevatten voornamelijk de achterliggende argumentatie en vormen samen de verantwoording van het onderzoek. 0. Samenvatting 1. Onderzoeksvraag 2. Uitleg aanpak 3. Schets huidige situatie Gemeente Amersfoort 4. Toetsingskader 5. Migratie scenario’s 6. Conclusies en advies argumentatie essentie
7. Aanbevelingen en aandachtspunten voor vervolg
Figuur 4. Opbouw van dit rapport
4
Dit rapport bestaat uit 7 hoofdstukken: - hoofdstuk 1: inleiding met daarin de onderzoeksvraag; - hoofdstuk 2: uitleg van de onderzoeksaanpak. Wat zijn de stappen in dit onderzoek en hoe zijn deze stappen genomen; - hoofdstuk 3: huidige situatie. Een keuze voor of tegen OSS kan niet genomen worden zonder inzicht in de huidige situatie. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de huidige situatie van de ICT binnen de gemeente Amersfoort. Hierbij is vooral ingegaan op de infrastructuur; - hoofdstuk 4: toetsingskader. Voor de beoordeling van migratiescenario’s richting OSS is gebruik gemaakt van een toetsingskader. Het toetsingskader is in dit hoofdstuk weergegeven; - hoofdstuk 5: migratiescenario’s. In dit hoofdstuk worden een zestal migratiescenario’s gepresenteerd. Ook vindt een ranking van de scenario’s plaats: welke scenario’s passen binnen de gemeente Amersfoort; - hoofdstuk 6: conclusie en advies. In hoofdstuk 6 staat de conclusie te lezen en worden een aantal concrete adviezen gegeven; - hoofdstuk 7: aandachtspunten. In het laatste hoofdstuk geven wij een aantal concrete aandachtspunten die voortkomen uit het actieplan NOiV en die betrekking hebben op aanbestedingen en OSS.
5
2
Aanpak onderzoek
De aanpak van dit onderzoek is opgebouwd uit de volgende stappen: Stap 1: Analyse huidige situatie Stap 2: Opstellen toetsingskader Stap 3: Opstellen mogelijke scenario’s inclusief een beschrijving van de verwachte eindsituatie Stap 4: Toetsing scenario’s en opstellen advies.
Figuur 5: Onderzoeksaanpak De vier stappen staan hieronder in meer detail beschreven. 2.1
Analyse huidige situatie Als eerste wordt de huidige infrastructuur geanalyseerd. De analyse is op de volgende wijze tot stand gekomen: - deskresearch van aanwezige documentatie binnen de gemeente Amersfoort 2 ); 2
)
De gemeente Amersfoort werkt aan een nieuw ICT-beleidsplan, dit plan is niet in ons onderzoek meegenomen. De uitkomsten van ons onderzoek kunnen wel dienen als input voor het nieuwe ICT-beleidsplan.
6
- een workshop met ICT-beheerders waarin op hoofdlijnen de huidige situatie van de infrastructuur van de gemeente Amersfoort in kaart is gebracht; - contacten met andere partijen waaronder de belangrijkste applicatieleverancier om de (on)mogelijkheden van open source genuanceerder en in meer detail in beeld te krijgen. 2.2
Opstellen toetsingskader In deze stap zijn de criteria opgesteld om mogelijke scenario’s voor het toepassen van OSS door de gemeente te toetsen. De criteria zijn op de volgende wijze tot stand gekomen: - interviews met vertegenwoordigers van de klantenorganisatie3); - workshop. Tijdens een workshop met ICT-beheerders, de technisch architect en de gemeente architect zijn de criteria verder uitgewerkt; - clustering en aanvulling. Na afloop van de workshop zijn de criteria verder uitgediept. Vervolgens heeft een clustering plaatsgevonden in een aantal hoofdcategorieën. De hoofdcategorieën zijn aangevuld met beleidsmatige criteria die gebaseerd zijn op onder meer het actieplan NOiV.
2.3
Opstellen scenario’s Op basis van de huidige situatie en de ervaringen bij andere Nederlandse overheidorganisatie4) zijn een aantal scenario’s opgesteld die van toepassing kunnen zijn op de gemeente Amersfoort.
2.4
Kwaliteit van advies Workshops In een workshop zijn de mogelijke scenario’s getoetst aan de toetsingscriteria. Vervolgens heeft Twynstra Gudde op basis van de uitkomst van de workshop een voorkeurscenario bepaald en is een conclusie en advies opgesteld. Tegen lezen Conceptversies van het rapport hebben we laten tegenlezen door: - collega’s bij Twynstra Gudde. De collega’s zijn geselecteerd op hun kennis en kunde van OS en OSS en/of ICT-infrastructuur; - Paul Mak en Wim Vreeman van de gemeente Amersfoort. Zij hebben zich vooral gericht op de controle op onjuistheden bij de beschrijving van de huidige situatie binnen de gemeente Amersfoort.
3
)
In het algemeen vaak aangeduid als de gebruikersorganisatie
4
)
Deskresearch
8
3
Huidige situatie
Dit hoofdstuk geeft de situatie weer van de huidige ICT-infrastructuur. De beoordeling van de scenario’s zoals beschreven in hoofdstuk 5 gebeurd vanuit de mogelijkheden en onmogelijkheden van de huidige situatie. Een mogelijke aanvliegroute voor de beschrijving van de huidige situatie zou kunnen zijn om elke applicatie apart te beoordelen. Dit had een genuanceerd en gedetailleerd beeld opgeleverd van het huidige applicatielandschap. We hadden daarbij onder meer de volgende criteria kunnen gebruiken: - maakt de applicatie gebruik van OS; - is het een open source-applicatie; - is er een open source-alternatief op de markt? Wij hebben er echter voor gekozen om niet elke applicatie apart te beoordelen. De hoeveelheid tijd die met de bovenstaande exercitie gemoeid zou zijn, staat niet in verhouding tot de opbrengsten van een dergelijke analyse. In plaats daarvan hebben wij ervoor gekozen om in een workshop met de systeembeheerders, adviseur ICT en de technisch architect per onderwerpsgebied (zoals afgebeeld in Figuur 3) een beoordeling te doen. Tijdens de workshop is ingegaan op het toepassen van OS en OSS. Bij OSS is specifiek ingegaan op de volgende gebieden: - kantoorautomatisering, met als voorbeeld het toepassen van OpenOffice.org5); - browsersoftware; - webserversoftware (middleware); - desktop besturingssystemen; - server besturingssystemen; - databases; - mid-office (middleware inclusief Portal functie en Document Management Systeem). Voor elk toepassingsgebied is gekeken naar de gevolgen op de volgende gebieden: architectuur, ondersteuning, opleiding, hardware, applicaties, koppelingen en risico’s. De onderwerpen komen niet op elk gebied volledig aan bod. Alleen als sprake is van een duidelijk effect wordt dat effect beschreven.
5
)
Een Open Source kantoorautomatiseringpakket. Zie www.openoffice.org
9
Dit hoofdstuk bestaat uit drie delen. Eerst een feitelijke beschrijving van de huidige situatie. Vervolgens geven we op basis van de feitelijke beschrijving een aantal bevindingen ten aanzien van de mogelijkheden en onmogelijkheden. Het derde deel bevat een korte samenvatting. 3.1
Beschrijving Kantoorautomatisering De gemeente Amersfoort maakt voor de kantoorautomatisering gebruik van de nieuwste versie van de Microsoft producten. Er is sprake van een sterke integratie met andere toepassingen zoals het huidige DMS en op termijn met Microsoft Sharepoint. Verder zijn er veel macro’s in gebruik waaronder ook macro’s die behoren bij de gemeentelijke huisstijl. Browser software De gemeente maakt momenteel gebruik van Internet Explorer (IE) als standaard browser voor de klantenorganisatie. Webserver software De gemeente heeft in de afgelopen 3 jaar veel geïnvesteerd in www.amersfoort.nl. Deze website is voornamelijk gebaseerd op het contentmanagementsysteem Smartsite. Smartsite draait alleen op het Microsoft platform. De investeringen betreffen naast de inhoud ook koppelingen naar achterliggende systemen. Het e-loket waar momenteel 21 producten beschikbaar zijn is gebaseerd op Microsoft SharePoint. Daarnaast zijn er ook interne “webbased” applicaties in gebruik, een belangrijk voorbeeld is het Klant Contact Centrum. Deze toepassing vereist Windows Server als platform. Het onlangs via een Europese Aanbesteding aangeschafte mid-office (leverancier Centric) is gebaseerd op het Microsoft platform. Het mid-office zal ingezet worden om de verbinding te maken tussen burgers en bedrijven met de gemeentelijke processen. Het maakt het mogelijk om zaakgericht te werken. Desktop besturingssystemen De huidige bij de gemeente in gebruik zijnde thin clients, 80% van het aantal werkplekken, zijn gebaseerd op het Linux-besturingssysteem. Deze thin clients zijn voorzien van een Citrix-client. De overige 20% van de werkplekken zijn zogenaamde fat clients waarop rekenintensieve applicaties draaien. De gemeente onderzoekt momenteel de mogelijkheden voor “application virtualisation” en “application streaming” op de desktop. Hierin zijn nog geen keuzes gemaakt. Met deze techniek is het mogelijk om Windows applicaties te draaien op een desk- of laptop met een Linux-besturingssysteem. Daarnaast heeft er onlangs een openbare aanbesteding plaatsgevonden voor de levering van desk- en laptops. Hiervoor is gekozen voor apparatuur van de fabrikant Dell.
10
De aanschafkosten voor een Dell desk- of laptop met Windows-licentie zijn even hoog als die voor apparatuur met een Linux-licentie (OSS). Bij ICTbeheer is slechts beperkte kennis van Linux aanwezig. Server besturingssystemen Alle gemeentelijke servergebaseerde applicaties draaien op het Windowsplatform. De Oracle databases (voor de Centric-applicaties) draaien op HP/UX. Centric ondersteunt de combinatie Linux en Oracle op een beperkt aantal hardwareplatformen die zij in combinatie met hun applicaties hebben getest en vrijgegeven. Overigens ondersteunt Oracle het Linux-platform op een groot aantal hardwareplatformen en claimt zij het grootste marktaandeel te hebben voor databases op het Linux-platform. Een andere mogelijkheid voor de inzet van Linux is die voor file- en printservices. Databases Hierover kunnen we kort zijn. De applicaties van Centric ondersteunen geen OSS-databases. Wel heeft Centric aangegeven dat ze voornemens is haar applicaties in de loop der jaren te migreren en een bepaalde mate van database onafhankelijkheid te realiseren. Welke databases dit zijn en of dit OSS databases zijn daar doet Centric geen uitspraak over. Middleware Onlangs heeft de gemeente de aanbesteding van het mid-office aan Centric gegund. Deze mid-office is zoals al eerder aangegeven volledig op het Microsoft-platform gebaseerd (Onder andere BizTalk en SharePoint). Zowel BizTalk als SharePoint ondersteunen OS maar bezitten ook specifieke functionaliteiten die makkelijk leiden tot grotere leveranciersafhankelijkheid. Kader 4: Rol Microsoft Sharepoint in de ICT-architectuur Sharepoint vormt de spil van de gemeentelijke ICT-architectuur. Het wordt gebruikt in de volgende toepassingen: - E-formulieren voor de burgers: opslag en ontsluiting; - DigiD authenticatie; - Ogone elektronische betalingen; - Ontsluiting van P&O informatie voor leidinggevenden, koppelingen met PIM@all en Fucom; - Mid-office, onder andere opslag van “zaken”; - Klant Contact Centre is volledig op Sharepoint gebaseerd. Open standaarden Een onderdeel van het actieplan NOiV is het toepassen van OS. Het College en Forum Standaardisatie houdt een lijst met OS bij.
11
De basislijst6) zoals die eind maart 2009 van het internet was te downloaden (zie bijlage 2), is gebruikt in dit onderzoek. Tijdens de workshop is de lijst met OS besproken. Uit de discussie bleek dat de gemeente Amersfoort op dit moment alle OS ondersteund. Kader 3: Wat is een open standaard? 7) Onder een open standaard wordt een standaard bedoeld die voldoet aan de volgende eisen: - de standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-forprofit-organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enzovoort); - de standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren, beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs; - het intellectuele eigendom – met betrekking tot mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis; - er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard. 3.2
Bevindingen Deze paragraaf beschrijft onze bevindingen en daarmee de mogelijkheden en onmogelijkheden van de huidige ICT-infrastructuur. Op basis van deze bevindingen hebben wij de in hoofdstuk 5 beschreven scenario’s voor de toepassing van OSS gebouwd. Kantoorautomatisering De belangrijkste gemeentelijke applicaties ondersteunen het OSS-pakket OpenOffice.org.8). 6
)
De basislijst omvat de door de Overheid voorgeschreven standaarden. Momenteel is het aantal standaarden op deze lijst nog beperkt. Wel zijn er veel meer OS beschikbaar. Vaak ook meerdere standaarden per toepassingsgebied. In dat geval mag de Overheid niet een specifieke standaard voorschrijven als hier geen duidelijke reden voor is.
7
)
Bron: http://www.ososs.nl/wat_zijn_open_standaarden (2 april 2009).
8
)
De belangrijkste gemeentelijke applicatieleverancier Centric heeft aangegeven dat zij kantoorautomatiseringsproducten van derden zoals OpenOffice.org ondersteunt.
12
De integratie met het DMS (zowel het oude als het nieuw in te richten DMS) is echter een groot obstakel en momenteel een “Showstopper” en is alleen oplosbaar als er mogelijkheden komen om bijvoorbeeld OpenOffice.org te integreren met Microsoft SharePoint9). Een andere oplossing is om Sharepoint te vervangen door een alternatief dat wel OpenOffice.org ondersteunt. Dit betekent naast kapitaalvernietiging een verlies aan integratiemogelijkheden met de andere bedrijfsapplicaties. OpenOffice.org kent geen standaard mail client, hier is dus een andere oplossing voor nodig. Dit geeft extra beheerinspanningen bovendien is er geen garantie voor een generieke Look&Feel. Verder betekent de overgang naar OpenOffice.org een zekere hoeveelheid werk zoals voor het ombouwen van de in gebruik zijnde macro’s, de huisstijl, extra beheerinspanningen op Java versiebeheer, 2e lijns-ondersteuning en opleiding van personeel. Hier zijn voornamelijk kosten mee gemoeid maar betekenen geen onoverkomelijke risico’s. Hiervoor zal een businesscase inzicht in moeten geven, dit is echter pas zinvol als er OpenOffice.org mogelijkheid in Sharepoint beschikbaar is. Webbrowser Een alternatief voor het in gebruik zijnde IE is Firefox. Deze browser is de belangrijkste OSS-concurrent van IE. Voor Firefox is een IE plug-in. Deze plug-in zorgt er voor dat Firefox volledig compatibel is met IE. Er zijn geen zwaarwegende technische beperkingen voor het gebruik van Firefox. Webserver De gemeente heeft al flinke investeringen gedaan aan de webserver kant (Smartsite, Sharepoint, mid-office). De inzet van een OSS-webserver zal alleen zinvol zijn als de bestaande toepassingen daar een plek kunnen vinden. Desktop besturingssysteem Het gebruik van Linux op desk- of laptop lijkt op de korte termijn geen grote financiële voordelen op te leveren. De onlangs via een Europese aanbesteding geselecteerde computerleverancier Dell berekent dezelfde kosten voor een desk- of laptop met Linux als voor een desk- of laptop met Windows. Wel zijn er besparingen mogelijk op Enterprise-licentie-gebied maar daarmee wordt weer aan functionaliteit ingeboet bij onder andere applicatie virtualisatie en streaming. Het toepassen van application virtualisatie en streaming op Linux brengt risico’s met zich mee omdat hier nog weinig ervaring mee is en alles sterk afhankelijk is van de kwaliteit en de manier waarop de Windows besturingsysteem functies zijn ingericht op het streaming platform.
9
)
Onderzoek in de OpenOffice.org gemeenschap wijst uit dat er een grote behoefte is aan een dergelijke integratie maar er tot nu toe nog geen initiatieven zijn genomen.
13
Daarnaast is er (tijdelijk) een uitbreiding nodig bij ICT-beheer omdat hier nog de nodige Linux kennis ontbreekt. Dit betreft 2 à 3 fte. Daarnaast zullen voor de rekenintensieve toepassingen zoals Adobe Photosshop of AutoCad nog steeds fat clients op basis van Windows nodig zijn. Tenzij voor dergelijke producten een variant beschikbaar komt die op een OSS-besturingssysteem kan draaien (of een vergelijkbaar van een andere leverancier). ICT-beheer zal capaciteit en kennis moeten bezitten voor de ondersteuning van twee besturingssystemen voor zowel desk- als laptops. Server besturingsysteem De inzet van een OSS-server besturingssysteem is voor de applicatieservers op korte termijn niet haalbaar. Voor de huidige combinaties van applicaties en hardwareplatform biedt Centric geen ondersteuning. Om een OSS-serverbesturingssysteem te kunnen gebruiken zal de gemeente een keuze moeten maken uit de door Centric ondersteunde platformen of voor een specifiek platform een verzoek indienen bij het zelfde bedrijf. Database Mogelijkheden kunnen zich alleen voordoen bij nieuwe toepassingen (van andere leveranciers). Wel zal dan de nodige kennis opbouw moeten plaatsvinden en wordt er afgeweken van het standaardisatiebeleid. Middleware De gemeente Amersfoort heeft onlangs een mid-officeproduct aanbesteed. Er zijn in onze ogen geen besparingen mogelijk die dit bedrag op korte termijn kunnen terugverdienen. Open standaarden De gemeente Amersfoort ondersteunt op dit moment alle OS van de basislijst (zie bijlage 2). Een uitzondering hierop is de gemeentelijke website www.amersfoort.nl. Deze site voldoet in grote mate aan de overheid webrichtlijnen, er is een klein aantal afwijkingen op het gebied van de presentatie. Deze worden spoedig opgepakt en zijn voor het einde van 2009 gereed. Het beleid van de gemeente is om daar waar mogelijk OS toe te passen. 3.3
Samenvatting - Op korte termijn lijken vooral de database en het besturingssysteem van de database server een aanknopingspunt te bieden voor het toepassen van OSS. Op de andere gebieden zijn er op korte termijn geen voordelen te behalen en zal het toepassen van OSS zelfs leiden tot kapitaalsvernietiging; - De gemeente Amersfoort heeft keuzes gemaakt ten aanzien van de architectuur waarin Microsoft-technologie een grote rol speelt. Dat is een legitieme keuze en zorgt in combinatie met de Centric-applicaties voor een grote integratie tussen systemen met alle voordelen van dien.
14
Deze keuze maakt echter wel de afhankelijkheid van een beperkt aantal leveranciers heel groot en zorgt ervoor dat er veel afhankelijkheden ontstaan tussen onderdelen uit de architectuur. Hierdoor wordt het lastig om deze onderdelen te vervangen met applicaties van andere leveranciers, daarbij maakt het niet uit of de nieuwe applicaties OSS zijn of niet.
15
4
Toetsingskader
Het toetsingskader wordt gebruikt om de scenario’s te toetsen. De gedetailleerde versie van het toetsingskader is dusdanig generiek dat het ook in toekomstige aanbestedingen gebruikt kan worden als basis voor het programma van wensen en eisen. In dit hoofdstuk zullen we de belangrijkste onderwerpen uit het toetsingskader kort toelichten. In bijlage 2 is het toetsingskader in zijn geheel opgenomen. Het toetsingskader is tot stand gekomen door interviews met vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie, de manager IBO (Informatiebeheer en Ontwikkeling), de heer mr. D.J. Beens en het hoofd ICT de heer G.W. Vreeman. Tevens door een workshop met de systeembeheerders de heren H. Vonk en P. Roelofs, de technisch-architect de heer F. Rijckenberg en de gemeente architect de heer E.J. Denis en de ICT-adviseur de heer P. Mak. In de onderstaande tabel staan de criteria genoemd die bij de beoordeling van de scenario’s in hoofdstuk 5 worden gebruikt. Bij de beoordeling wordt de volgende schaal gebruikt: slecht, matig, goed, zeer goed, uitstekend. In de tabel worden ter verduidelijking de twee uitersten van de schaal beschreven. Criterium Omschrijving Beleidsmatige criteria LeveranciersonDe mate van vrijheid om te kiezen afhankelijkheid voor de beste aanbieding op het gebied van prijs/prestatie en of functionaliteit. Het streven naar leveranciersonafhankelijkheid maakt deel uit van het kabinetsbeleid.
Beoordeling Uitstekend: Een hoge mate van leveranciersonafhankelijkheid Slecht: een geringe mate van leveranciersonafhankelijkheid
16
Criterium Omschrijving Beleidsmatige criteria Interoperabiliteit Het vermogen van (informatie)systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties. Interoperabiliteit is een essentiële randvoorwaarde voor een toekomstvaste ontwikkeling van diensten en toepassingen die door en met ICT in brede zin mogelijk worden gemaakt.10).
Kosten op korte termijn
10
Interoperabiliteit tussen bedrijven en overheden, burgers en overheden en overheden onderling is een noodzakelijke voorwaarde in het streven van het kabinet om de volgende maatschappelijke doelen te bereiken: goede participatie van de burger, duurzaamheid van informatie en innovatie, en een administratieve lastenvermindering (onder andere door eenmalige gegevensverstrekking) Kosten voor aanschaf, beheer, onderhoud en gebruik van ICTcomponenten in een periode van 1-3 jaar
Beoordeling Uitstekend: een positieve invloed op de interoperabiliteit Slecht: een negatieve invloed op de interoperabiliteit
Uitstekend: een afname van de ICTexploitatiekosten Slecht: een grote toename van de ICTkosten
) Actieplan NOiV
17
Criterium Omschrijving Beleidsmatige criteria Kosten op lange Kosten voor aanschaf, beheer, termijn onderhoud en gebruik van ICTcomponenten in een periode van 4 jaar of meer
Politiek en publicitair draagvlak in Amersfoort
De mate waarin het gekozen scenario door de politiek en media in Amersfoort wordt ondersteund
Inhoudelijke criteria Verandervermo- De mate waarin het verandervermogen van de gen van de gemeenteorganisatie een organisatie risicofactor wordt bij de uitvoering van het scenario
Continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering moet gewaarborgd zijn
De mate waarin de continuïteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering wordt beïnvloed bij uitvoering van het scenario. Factoren die de continuïteit beïnvloeden zijn onder andere: beschikbaarheid van de systemen, snelheid van probleemoplossing, 2e lijns-ondersteuning, continuïteit/bestaanszekerheid “leveranciers” en geen toename van complexiteit.
Beoordeling Uitstekend: een afname van de ICTexploitatiekosten Slecht: een grote toename van de ICTkosten Uitstekend: een positieve invloed op het politiek en publicitair draagvlak Slecht: een negatieve invloed op het politiek en publicitair draagvlak Uitstekend: verandervermogen is een lage risicofactor Slecht: verandervermogen is een hoge risicofactor Uitstekend: kleine invloed op de continuïteit Slecht: een grote invloed op de continuïteit
18
Inhoudelijke criteria GebruikersDe mate waarin de gebruikersvriendevriendelijkheid lijkheid van de ICT-componenten wordt beïnvloed bij uitvoering van het scenario
Integratiemogelijkheden en hergebruik
Informatiebeveiliging
De mate waarin de bij het scenario behorende nieuwe ICT-componenten te integreren zijn in de bestaande omgeving. Hierbij gelden de volgende eisen: kant en klare koppelingen en geen ontwikkelwerk, integratie op alle niveaus dus technisch maar ook functioneel, hergebruik van componenten en geen toename van complexiteit De mate waarin de bij het scenario behorende ICT-componenten van invloed zijn op de informatiebeveiliging
Uitstekend: positieve invloed op het gebruiksgemak Slecht: een negatieve invloed op het gebruiksgemak Uitstekend: goede integratiemogelijkheden Slecht: slechte integratiemogelijkheden
Uistekend: positieve invloed op de informatiebeveiliging Slecht: negatieve invloed op de informatiebeveiliging
19
5
Scenario’s en toetsing
Op basis van de huidige ICT-infrastructuur van de gemeente Amersfoort en de mogelijkheden op het gebied van OSS hebben wij een zestal scenario’s gedefinieerd waarin OSS in meer of mindere mate wordt toegepast. In dit hoofdstuk beschrijven wij de scenario’s inclusief hun beoordeling ten opzichte van het toetsingskader. Deze scenario’s zijn: 1. Niets doen; 2. Voorzichtig; 3. Stap voor stap; 4. Stip aan de horizon; 5. Open Source tenzij; 6. Proactief vervangen. De scenario’s zijn gestapeld en gebaseerd op de bevindingen op de huidige ICT-infrastructuur zoals beschreven in hoofdstuk 3. Vanaf scenario 2 wordt voortgebouwd op het vorige scenario, maar wordt een extra dimensie toegevoegd. De onderlinge samenhang tussen de scenario’s worden hieronder grafisch weergegeven. De x-as geeft de verwachte hoeveelheid OSS die binnen de gemeente Amersfoort over 4 jaar gebruikt wordt. Er is hier gekozen voor een tijdshorizon van 4 jaar, omdat het ICT-beleidsplan eenzelfde periode beslaat. De y-as geeft de nieuwe trap van een scenario weer. De scenario’s worden hieronder in meer detail uitgewerkt. Allereerst echter een kort overzicht van de belangrijkste conclusies ten aanzien van de huidige situatie.
20
Figuur 6. De samenhang en gelaagdheid van de scenario’s Scenario 1: Niets doen, huidige beleid handhaven Kenmerk Handhaven van het huidige technologiebeleid voor de ICT-infrastructuur. In dit scenario besluit de gemeente Amersfoort bewust om het bestaande beleid voort te zetten. Dat betekent dat OS worden nagestreefd, maar dat OSS bij voorkeur niet wordt toegepast. Verwachte situatie over 4 jaar Huidige infrastructuur is meegegroeid met aan de gebruikte technologie gerelateerde ontwikkelingen. OSS wordt niet toegepast. Wel wordt voldaan aan de Basislijst Open Standaarden van de Overheid. Voordelen/kansen - sluit aan op de ICT-infrastructuur van buurtgemeenten wat samenwerking vereenvoudigd. Bijvoorbeeld via een shared service center ICT; - exploitatielast ICT-infrastructuur blijft op de korte termijn stabiel; - geen grootschalige veranderingen die de stabiliteit van de gemeentelijke organisatie zou kunnen bedreigen. Nadelen/risico’s - dit beleid strookt niet met het kabinetsbeleid; dit beleid heeft een grote kans op negatieve publiciteit. Er is veel media aandacht voor OS en OSS. Recentelijk is gebleken dat gemeenten en andere publieke organisaties die bewust kiezen voor Microsoft of andere gesloten software regelmatig negatieve publiciteit krijgen;
21
- nieuwe toepassingen die niet door de bestaande leveranciers zijn ontwikkeld, zijn niet of moeilijk inpasbaar in huidige ICT-infrastructuur. Dat geldt dus ook voor OSS of applicaties die op OS zijn gebaseerd; - de verwachting is dat de ICT-exploitatielasten op de lange termijn hoger zijn vanwege de grote leveranciersafhankelijkheid. Scenario “Niets doen” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Slecht Interoperabiliteit Goed. Zowel Microsoft als Centric zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Zeer goed. Geen extra investeringen nodig. Kosten op lange termijn Matig. Leveranciersafhankelijkheid zal leiden tot hogere kosten. Verwachting is wel dat Microsoft zal meebewegen op veranderingen in de markt. De verwevenheid met Centric is een groter risico op een toename van de kosten op lange termijn Politiek en publicitair draagvlak Matig in Amersfoort Verandervermogen van de Uitstekend. Geen veranderingen nodig organisatie Continuïteit van de dienstverleUitstekend. Het huidige platform presteert ning en bedrijfsvoering moet naar behoren gewaarborgd zijn Gebruikersvriendelijkheid Uitstekend. De klantenorganisatie is gewend aan de huidige Look&Feel van de programmatuur Integratiemogelijkheden en Uitstekend. Alle componenten zijn op hergebruik elkaar afgestemd en is er geen ontwikkelwerk nodig voor koppelingen Informatiebeveiliging Goed. Alle nodige hulpmiddelen zijn beschikbaar. Vanwege het grote bereik is het Microsoft platform een aantrekkelijk doelwit voor hackers. Als de populariteit van OSS toeneemt, zal dat ook voor dit platform gelden. Nu al zijn er meer lekken in Firefox gemeld dan in Internet Explorer. Daar staat weer tegenover dat de problemen in Firefox sneller worden opgelost
22
Scenario 2: Voorzichtig Kenmerken In dit scenario wordt het huidige technologiebeleid voor ICT-infrastructuur gehandhaafd. Groot verschil met het eerste scenario is dat de gemeente Amersfoort voorzichtig start met het toepassen van OSS voor specifieke, nietbedrijfskritische, toepassingen. Het doel is hiervan te leren en ervaring op te bouwen volgens “proeftuin concept”11). Nadat voldoende kennis en ervaring is opgebouwd ten aanzien van OSS, kan de strategie herzien worden. Zo kan blijken dat OSS kansen biedt die andere software niet biedt of blijken de risico’s minder groot dan aanvankelijk verwacht. Het kan ook zijn dat het gebruik van OSS tegenvalt en een groter beslag legt op beheer. Bij dit scenario geldt dat in aanbestedingen het criterium “bij gelijke geschiktheid” gehanteerd wordt. Het proeftuin concept is ook een ingrediënt dat bij de overige scenario’s wordt toegepast. Voorbeelden van open source-applicaties die geïmplementeerd worden, zijn: - OpenOffice.org Draw in plaats van Microsoft Visio; - Firefox in plaats van Microsoft Internet Explorer. Verwachte situatie over 4 jaar Huidige infrastructuur is meegegroeid met aan de gebruikte technologie gerelateerde ontwikkelingen. OSS wordt toegepast voor een aantal niet bedrijfskritische toepassingen. Kennis en ervaring met het beheer en gebruik van OSS is opgebouwd. Aan de Basislijst Open Standaarden van de Overheid wordt voldaan. Voordelen/kansen - veilige manier om kennis op te doen en mogelijke koudwatervrees weg te nemen; - enigszins in lijn met het kabinetsbeleid. Er is nog steeds grote mate van leveranciersafhankelijkheid, maar OSS wordt wel ingezet op plaatsen waar dat technisch gezien ‘veilig’ is; - verminderde kans op negatieve publiciteit, waarbij wel gezegd moet worden dat dit scenario gezien zou kunnen worden als een vorm van windowdressing; - de al eerder genoemde voordelen van het scenario “Niets doen” gelden ook voor dit scenario.
11
) In een proeftuin wordt met een select aantal gebruikers de nieuwe software in de praktijk gebruikt en daarmee getest. Kenmerk van de proeftuin is dat bij technische problemen er geen grote gevolgen zijn voor de dienstverlening en/of bedrijfsvoering.
23
Nadelen/risico’s - nieuwe OSS of OS gebaseerde toepassingen zijn niet of moeilijk inpasbaar in huidige ICT-infrastructuur; - op lange termijn hogere ICT-exploitatielasten vanwege grotere leveranciersafhankelijkheid; - specifieke risico’s door kleine afwijkingen op het technologiebeleid waardoor onduidelijkheid kan ontstaan in de interne organisatie ten aanzien van de richtlijnen. Scenario “Voorzichtig” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Matig. Er worden wel stappen gezet maar deze leiden niet direct tot grote veranderingen Interoperabiliteit Goed. Microsoft en Centric zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Goed. Geen grote investeringen nodig. Kosten op lange termijn Matig. Een verminderde leveranciersafhankelijkheid leidt tot enkele besparingen Politiek en publicitair draagvlak Matig in Amersfoort Verandervermogen van de Uitstekend. Geen significante veranderinorganisatie gen vereist Continuïteit van de dienstverleUitstekend. Het huidige platform presteert ning en bedrijfsvoering moet naar behoren gewaarborgd zijn Gebruikersvriendelijkheid Uitstekend. Er kunnen een paar afwijkingen optreden ten opzichte van de huidige Look&Feel. Integratiemogelijkheden en Zeer goed. Mogelijk zijn er kleine afwijhergebruik kingen ten opzichte van de huidige situatie Informatiebeveiliging Goed. Zie ook scenario “Niets doen” Scenario 3: Stap voor Stap Kenmerken Naast de proeftuin zoals beschreven in scenario 2 worden op natuurlijke momenten ICT-componenten vervangen. Daarbij wordt het criterium “bij gelijke geschiktheid OSS” gehanteerd. Mogelijkheden voor OSS doen zich vooral voor in de back-office waarbij componenten zonder veel voorbereiding vervangen kunnen worden. In verband met ondersteuning is goede afstemming vereist met leveranciers van de van toepassing zijnde applicaties. Voorbeelden van onderdelen waar OSS toegepast zou kunnen worden, zijn: - OSS-besturingssysteem voor database-servers; - OSS-database al dan niet in combinatie met OSS besturingssysteem.
24
Verwachte situatie over 4 jaar Huidige infrastructuur is niet alleen meegegroeid met aan de gebruikte technologie gerelateerde ontwikkelingen. OSS wordt toegepast voor een aantal nietbedrijfskritische toepassingen en mogelijk ook voor een aantal back-office componenten (bij gelijke geschiktheid). Kennis en ervaring met beheer van OSS is opgebouwd. Aan de Basislijst Open Standaarden van de Overheid wordt voldaan. Voordelen/kansen - in lijn met het kabinetsbeleid; - verminderde kans op negatieve publiciteit; - potentieel kostenvoordeel en meer keuzevrijheid (leveranciersonafhankelijkheid). Nadelen/risico’s - het criterium “bij gelijke geschiktheid”dient goed omschreven te worden om geen risico’s voor de continuïteit te laten ontstaan; - meerdere platforms in gebruik, vraagt om slim beheer, afhankelijk van welke systemen worden vervangen zal de complexiteit toenemen. Scenario “Stap voor stap” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Goed. Er worden serieuze stappen gezet richting een grotere mate van leveranciersonafhankelijkheid Interoperabiliteit Goed. Zowel Microsoft als Centric maar ook de OSS wereld zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Matig. Ook in dit scenario zullen de veranderingen leiden tot extra investeringen in opleidingen en beheer Kosten op lange termijn Goed. In dit scenario leidt een verminderde leveranciersafhankelijkheid tot enkele besparingen Politiek en publicitair draagvlak Zeer goed in Amersfoort Verandervermogen van de Zeer goed. De veranderingen komen pas organisatie later en mondjesmaat. De verwachting is dat de huidige projectenlijst is ingekort
25
Scenario “Stap voor stap” ten opzichte van het toetsingskader Continuïteit van de dienstverleUitstekend. Mogelijke wijzigingen in de ning en bedrijfsvoering moet ICT-infrastructuur gebeuren gecontroleerd gewaarborgd zijn en stap voor stap Gebruikersvriendelijkheid Uitstekend. Bij dit scenario kunnen een paar afwijkingen optreden ten opzichte van de huidige Look&Feel Integratiemogelijkheden en Zeer goed. Mogelijk zijn er in dit scenario hergebruik kleine afwijkingen ten opzichte van huidige situatie Informatiebeveiliging Goed. Zie ook scenario “Niets doen” Scenario 4: Stip aan de horizon Kenmerken In dit scenario wordt gestreefd naar verdergaande leveranciersonafhankelijkheid. In tegenstelling tot de voorgaande scenario’s wordt een nieuwe architectuur ontwikkeld waarin de systemen “losjes” zijn gekoppeld. Deze architectuur stelt de gemeente Amersfoort daadwerkelijk in staat om systemen te kiezen van andere leveranciers, zonder dat deze keuze veel extra werk met zich meebrengt. Op basis van de architectuur kunnen op natuurlijke momenten stappen worden gezet richting realisatie, waarbij OSS een reëel alternatief is. Elementen in architectuur om ontkoppeling van front en back office te bewerkstelligen, zijn: serviceoriëntatie, procesorkestratie en browser enabling. Verwachte situatie over 4 jaar De gemeentelijke architectuur is volop in ontwikkeling, systemen zijn losjes gekoppeld en op een aantal plekken is een grote mate van leveranciersonafhankelijkheid bereikt. Gebruikte koppelingen zijn standaard (niet specifiek voor Amersfoort ontwikkeld). De architectuur is waarschijnlijk een mengeling van systemen van verschillende leveranciers. De kans is groot dat ook OSS is geïmplementeerd. Immers, de architectuur maakt het toepassen van OSS laagdrempelig, waardoor sneller sprake is van gelijke geschiktheid. Voordelen - in lijn met het kabinetsbeleid; - mogelijk positieve publiciteit rondom de gemaakte keuzes en de pro-actieve houding van de gemeente richting leveranciersonafhankelijkheid; - potentieel kostenvoordeel en meer keuzevrijheid (leveranciersonafhankelijkheid) mogelijk gemaakt door architectuur. Nadelen/risico’s - investeringen nodig (architectuurontwerp) die niet direct resultaat opleveren; - impact op de continuïteit is nog niet geheel te voorspellen (is van invloed op het criterium “bij gelijke geschiktheid OSS”);
26
- meerdere platforms in gebruik en dat vraagt om slim beheer. Ook is er een reële kans op toename van de complexiteit van de infrastructuur; - uitgangspunten van standaardisatie en hergebruik van componenten kunnen in gedrang komen. Daarvoor is goede bewaking nodig. Scenario “Stip aan de horizon” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Goed. De ICT-infrastructuur wordt zodanig ingericht dat er meer keuzevrijheid ontstaat Interoperabiliteit Goed. Microsoft, Centric en leveranciers van OSS zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Matig. De veranderingen zullen leiden tot extra investeringen in opleidingen en beheer Kosten op lange termijn Goed. Een verminderde leveranciersafhankelijkheid leidt tot enkele besparingen Politiek en publicitair draagvlak Zeer goed in Amersfoort Verandervermogen van de Zeer goed. De veranderingen komen pas organisatie later en mondjesmaat. De verwachting is dat de huidige projectenlijst is ingekort Continuïteit van de dienstverleZeer goed. Er is sprake van een iets groter ning en bedrijfsvoering moet risico voor de continuïteit ten opzichte van gewaarborgd zijn de voorgaande scenario’s omdat er een meer gemengde omgeving zal ontstaan. Hierdoor scoort continuïteit zeer goed in plaats van uitstekend zoals in de voorgaande scenario’s Gebruikersvriendelijkheid Uitstekend. Bij dit scenario kunnen een paar afwijkingen optreden ten opzichte van de huidige Look&Feel Integratiemogelijkheden en Zeer goed. Mogelijk zijn er kleine afwijhergebruik kingen ten opzichte van huidige situatie Informatiebeveiliging Goed. Zie ook scenario “Niets doen” Scenario 5: Open source tenzij Kenmerken In dit scenario doet de gemeente Amersfoort een fundamentele herziening van het huidige technologiebeleid. De architectuurvisie is dezelfde als de visie onder scenario “Stip aan de horizon” maar dan met het uitgangspunt dat daar waar in open source een reëel alternatief wordt aangeboden, deze ook daadwerkelijk wordt toegepast. Er is dus sprake van een beleid “Open sourcesoftware, tenzij”.
27
Overstap naar andere systemen vindt in dit scenario plaats op natuurlijke momenten, waarbij de kans groot is dat op deze momenten bestaande applicaties worden vervangen door OSS-alternatieven. Verwachte situatie over 4 jaar De gemeentelijke architectuur is volop in ontwikkeling, systemen zijn losjes gekoppeld en op een aantal plekken is een grote mate van leveranciersonafhankelijkheid bereikt. OSS wordt toegepast voor kantoorautomatisering, besturingssysteem voor database servers en voor desktops en laptops, databases software en mogelijk als besturingssysteem voor een aantal applicatieservers. Naast OSS zal een deel van de applicaties gesloten software zijn, omdat bijvoorbeeld de kwaliteit of functionaliteit van OSS-alternatieven nog onvoldoende is. Voordelen/kansen - in lijn met het kabinetsbeleid; - positieve publiciteit. De gemeente Amersfoort heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om het bereiken van leveranciersonafhankelijkheid en de inzet van OSS; - potentieel kostenvoordeel en meer keuzevrijheid (leveranciersonafhankelijkheid) mogelijk gemaakt door architectuur; - prikkel voor de markt van gemeentelijke toepassingen. Nadelen/risico’s - toegenomen risico voor de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering; - dit scenario doet een groter beroep op het verandervermogen van de organisatie met de nodige risico’s van dien; - toename van de complexiteit van de infrastructuur. Scenario “Open source tenzij” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Zeer goed. De ICT-infrastructuur wordt zodanig ingericht dat er meer keuzevrijheid ontstaat en OSS de norm wordt. Aanname hierbij is dat de huidige OSSontwikkelingen doorzetten en het aantal mogelijke volwassen toepassingen blijft groeien mede door bijvoorbeeld de NOiVinspanningen Interoperabiliteit Goed. Microsoft, Centric en leveranciers van OSS zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Matig. De veranderingen zullen leiden tot extra investeringen in opleidingen en beheer
28
Scenario “Open source tenzij” ten opzichte van het toetsingskader Kosten op lange termijn Zeer goed. Ten opzichte van de scenario’s 1 tot en met 3 is er sprake van een grotere leveranciersonafhankelijkheid wat moet leiden tot een lagere TCO (Total Cost of Ownership) Politiek en publicitair draagvlak Uitstekend in Amersfoort Verandervermogen van de Goed. Vergeleken met de voorgaande organisatie scenario’s wordt er een groter beroep gedaan op het verandervermogen van de organisatie Continuïteit van de dienstverleZeer goed. Gelijk aan scenario 4. Er is ning en bedrijfsvoering moet sprake van een iets groter risico voor de gewaarborgd zijn continuïteit ten opzichte van de scenario’s 1 tot en met 3 omdat er een meer gemengde omgeving zal ontstaan Gebruikersvriendelijkheid Goed. Er zullen afwijkingen komen ten opzichte van de huidige Look&Feel Integratiemogelijkheden en Zeer goed. Mogelijk zijn er kleine afwijhergebruik kingen ten opzichte van huidige situatie Informatiebeveiliging Goed. Zie ook scenario “Niets doen” Scenario 6: Proactief vervangen Kenmerken In dit scenario doet de gemeente Amersfoort een fundamentele herziening van het huidige technologiebeleid. De architectuurvisie is dezelfde als in het vorige scenario. Het verschil is dat niet gewacht wordt op natuurlijke momenten. In dit scenario wordt daar waar open source alternatieven beschikbaar zijn, een overstap gemaakt naar OSS. Binnen een afzienbare periode (2-5 jaar) zal een groot deel van de infrastructuur vervangen zijn door OSS. Verwachte situatie over 4 jaar De gemeentelijke architectuur is volop in ontwikkeling, systemen zijn losjes gekoppeld en op veel plekken is een grote mate van leveranciersonafhankelijkheid bereikt. OSS wordt toegepast op alle infrastructuurgebieden zoals: - kantoorautomatisering; - besturingssysteem voor databaseservers, webservers en voor desktops en laptops; - websites en contentmanagement; - documentmanagement; - databases software en mogelijk als besturingssysteem voor een aantal applicatieservers.
29
Voordelen/kansen - in lijn met het kabinetsbeleid; - positieve publiciteit. De gemeente Amersfoort heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om het bereiken van leveranciersonafhankelijkheid en de inzet van OSS; - potentieel kostenvoordeel en meer keuzevrijheid (leveranciersonafhankelijkheid) mogelijk gemaakt door architectuur; - sterke prikkel voor de markt van gemeentelijke toepassingen. Nadelen/risico’s - het proactief vervangen van systemen zonder dat daar een aantoonbare reden voor is, leidt tot kapitaalsvernietiging op korte termijn; - verhoogd risico voor de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering; - groot beroep op het verandervermogen van de organisatie met de nodige risico’s van dien; - toename van de complexiteit van de infrastructuur. Scenario “Proactief vervangen” ten opzichte van het toetsingskader Leveranciersonafhankelijkheid Uitstekend. De ICT-infrastructuur wordt in een versneld tempo zodanig ingericht dat er meer keuzevrijheid ontstaat en OSS de norm wordt. Aanname hierbij is dat de huidige OSS-ontwikkelingen doorzetten en het aantal mogelijke volwassen toepassingen blijft groeien mede door bijvoorbeeld de NOiV-inspanningen Interoperabiliteit Goed. Microsoft, Centric en leveranciers van OSS zullen de OS van de basislijst ondersteunen Kosten op korte termijn Slecht. Door het proactief vervangen ontstaan direct flinke kosten voor implementatie en uitbreidingen op de beheerafdeling. Ook is er sprake van kapitaalsvernietiging op onlangs aangeschafte ICTcomponenten Kosten op lange termijn Uitstekend. Ten opzichte van de voorgaande scenario’s is er sprake van een optimale leveranciersonafhankelijkheid wat moet leiden tot een lagere TCO (Total Cost of Ownership) Politiek en publicitair draagvlak Uitstekend in Amersfoort
30
Scenario “Proactief vervangen” ten opzichte van het toetsingskader Verandervermogen van de Matig. Er komen op korte termijn nog organisatie meer projecten op de al overvolle projectenkalender van de ICT-afdeling. Ook zal het verandervermogen van de klantenorganisatie meer worden aangesproken
Continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering moet gewaarborgd zijn
Gebruikersvriendelijkheid
Integratiemogelijkheden en hergebruik
Informatiebeveiliging
Matig. Er is sprake van een groter risico voor de continuïteit ten opzichte van de voorgaande scenario’s niet alleen van vanwege de meer gemengde omgeving maar ook vanwege de toename van “minder” bewezen technologie Matig. Vergeleken met de voorgaande scenario’s zullen er grotere afwijkingen komen ten opzichte van de huidige Look&Feel Slecht. Er zullen meer koppelingen op maat gemaakt moeten worden. De integratiemogelijkheden van de OSS omgeving hebben nog niet die volwassenheid bereikt die de Microsoft omgeving wel bezit Goed. Zie ook scenario “Niets doen”
31
6
6.1
Conclusie en advies
Conclusie De gemeente Amersfoort past reeds op ruime schaal OS toe. Hier hoeft op dit moment niets te gebeuren. Wel zal de gemeente voor elke aanbesteding de website van het College en Forum Standaardisatie moeten raadplegen voor een actueel overzicht van de OS. We hebben in totaal zes scenario’s onderkend. De scenario’s verschillen in de mate waarin ze OSS nastreven, waarbij ten aanzien van OSS scenario 1 het meest behoudende scenario is en scenario 6 het meest vooruitstrevend. Bij de beoordeling van de scenario’s blijkt dat scenario’s 1 en 6 afvallen. De scenario’s 2 t/m 5 liggen dicht bij elkaar. Daarmee is het niet eenduidig welk scenario het beste past binnen de gemeente Amersfoort. Ook het toevoegen van wegingsfactoren zal in veel gevallen niet leiden tot een heel ander beeld van de uitkomsten. In paragraaf 6.2 wordt de ranking nader toegelicht.
6.2
Ranking van de scenario’s
Figuur 7. Overzicht gelaagdheid scenario’s
32
De ranking van de scenario’s op het toetsingskader leidt tot een aantal conclusies. Scenario 1: “niets doen” valt af Niets doen leidt niet tot risico’s voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering maar gaat in tegen het kabinetsbeleid en scoort kwalitatief slecht op politiek en publiciteit. Niets doen is in onze ogen geen gewenst scenario voor de gemeente Amersfoort. Scenario 6: “proactief vervangen” valt af Proactief vervangen van de bestaande applicaties door OSS is geen gewenst scenario. Dit scenario leidt tot te veel risico’s en kapitaalvernietiging. De voordelen van dit scenario wegen niet op tegen de potentiële nadelen en de risico’s. Dit scenario is daarmee geen verstandige optie voor de gemeente Amersfoort. Weinig verschil tussen de overige scenario’s Scenario’s 2 t/m 5 liggen qua kwalitatieve scores dicht tegen elkaar aan. Op een aantal kwalitatieve criteria scoren de scenario’s onderling net iets verschillend, maar de totale uitslag verschilt niet of nauwelijks. Door het toevoegen van wegingsfactoren wordt de uitkomst niet heel anders. De verschillen tussen de scenario’s blijven klein. Dit komt vooral doordat de scenario’s uitgaan van vervangen op natuurlijke momenten. Wat verschilt, is de mate waarin het toepassen van OSS mogelijk wordt gemaakt. In scenario 2 wordt voorzichtig ervaring opgedaan, scenario 3 gaat hier in wat verder maar blijft de drempel nog wel hoog. In de scenario’s 4 en 5 wordt de drempel actief verlaagd. Hier staan dan wel kosten tegenover. Volgens ons betekent deze uitkomst dat het toepassen van open source geen inherent grote risico’s of nadelen met zich meebrengt, maar dus ook geen inherent grote voordelen. Met andere woorden scenario’s 2 t/m 5 zijn allen een serieuze optie voor de gemeente Amersfoort. Samenvatting scenariokeuze Scenario Kern van de motivatie 1 Niets doen leidt tot onnodige risico’s 2 Ervaring op doen, erg voorzichtig 3 Ervaring opdoen, gematigd voorzichtig 4 Actief drempel verlagen, met redelijke kosten 5 Actief drempel verlagen met substantiële kosten 6 Proactief vervangen leidt tot kapitaalvernietiging
Conclusie Valt af Goed alternatief Goed alternatief Voorkeur Goed alternatief Valt af
33
6.3
Advies 1: Volg scenario 4 “Stip aan de horizon” Wij adviseren de gemeente Amersfoort om scenario 4 te kiezen: “Stip aan de horizon”. Hieronder zullen wij ons advies nader toelichten. In scenario 4 gaat de gemeente Amersfoort actief werken aan een architectuur die leidt tot minder afhankelijkheid tussen systemen. Dit scenario biedt daarmee een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van de andere scenario’s: - doordat afhankelijkheden tussen systemen worden verminderd, neemt de keuzevrijheid bij selectie van nieuwe systemen toe. Hierdoor kan de gemeente Amersfoort in de toekomst daadwerkelijk die systemen kiezen die de beste prijs/prestatie verhouding bieden (beheer en onderhoud meegerekend); - in dit scenario wordt geen stelling genomen in het debat tussen open sourceen gesloten software. Alle opties blijven open. Ook dit draagt bij aan een grotere keuzevrijheid bij toekomstige selecties; - het scenario gaat uit van migratie op natuurlijke momenten. Dit houdt in dat in principe alleen systemen worden vervangen op momenten dat zij aan vervanging toe zijn. Dat betekent dat dit scenario niet leidt tot onnodige kapitaalvernietiging; - dit scenario is relatief vooruitstrevend en past binnen het NOiV-actieplan. Dat betekent dat scenario 4 in publicitair opzicht een goede keuze is; - in technisch opzicht leidt dit scenario niet tot veel problemen. De veranderingen vinden vooral in de toekomst plaats en zijn behapbaar. Dit scenario brengt daarmee weinig risico’s met zich mee. Naast de voordelen van scenario 4 hebben de andere scenario’s een of meerdere negatieve punten waardoor ze minder geschikt zijn. Het nadeel van scenario 2 is dat ze geïnterpreteerd kan worden als een vorm van window-dressing. De gemeente Amersfoort gaat op een aantal veilige terreinen OSS toepassen, maar doet verder weinig aan het uitvoeren van de ‘geest’ van het actieplan NOiV. Nog steeds heeft de gemeente Amersfoort te maken met een grote mate van leveranciersafhankelijkheid. De implementatie van een aantal kleinere open source-componenten doet daar niets aan af. Het nadeel van scenario 3 is dat zij afhankelijk is van het tempo waarmee Centric haar applicaties voor OSS geschikt maakt. De gemeente speelt zelf geen leidende rol. Systemen blijven nauw met elkaar gekoppeld, waardoor een grote mate van leveranciersonafhankelijkheid blijft bestaan. Bij toekomstige aanbestedingen is de kans groot dat eisen gesteld kunnen worden die te interpreteren zijn als een vorm van voorkeur voor de bestaande leveranciers. Immers, aanbestedingen zullen eisen stellen aan de koppelbaarheid met andere bestaande systemen die binnen de gemeente Amersfoort beschikbaar zijn.
34
Scenario 5 is ons inziens ook niet de beste optie. Het beleid om “open source tenzij” te voeren, past binnen een gemeente die accepteert dat ze soms systemen kiest die op functioneel gebied minder mogelijkheden biedt dan gesloten software. Dat is bij de gemeente Amersfoort niet het geval. De nadruk ligt op het gebruik en de stabiliteit van de omgeving en daar horen goede systemen bij die voldoen aan technische en functionele eisen. Daarnaast vereist dit scenario dat op sommige plaatsen software ontwikkeld dan wel aangepast moet worden. Dat is strijdig met het uitgangspunt van de gemeente Amersfoort om standaardpakketten aan te schaffen. Advies 2: Herziening van rol MS Sharepoint en Biztalk De Microsoft afhankelijkheid wordt sterk vergroot door de integratie van Sharepoint met andere specifieke Microsoft-functionaliteit. Gezien de reeds gedane investeringen betekent uitfaseren van Sharepoint een flinke kapitaalsvernietiging en is daarom (op korte termijn) niet realistisch. De vraag is op welke wijze Sharepoint toegepast kan worden zonder de onderlinge afhankelijkheid tussen systemen te groot te laten worden. Advies is om Sharepoint zodanig in te zetten dat alleen op OS gebaseerde webservices geïntegreerd worden en de integratie met specifieke Microsoft functionaliteit zoveel mogelijk te vermijden. Voor document- management heeft de gemeente Amersfoort twee opties. De eerste optie is dat de gemeente op zoek gaat naar een alternatieve oplossing voor document- management, bijvoorbeeld een open source-oplossing. Het nieuwe DMS kan een plek innemen in het mid-office. De tweede optie is een OpenOffice.org plug-in voor Sharepoint. De gemeente kan wachten totdat een plug-in is ontwikkeld, maar ze zou bijvoorbeeld ook zelf de ontwikkeling kunnen stimuleren door financiering. Een kort onderzoek in de OSS-gemeenschap leverde op dat er wel behoefte bestaat aan een dergelijke plug-in, maar dat er nog geen ontwikkeling gaande is. Pas bij de implementatie van Biztalk per definitie alleen OS toe en vermijd Microsoft specifieke functionaliteit. Voor procesorkestratie betekent dit het toepassen van BPEL terwijl voor koppelingen Biztalk tal van open standaards ondersteunt. Probeer bij de koppelingen het gebruik van maatwerk “Glue12” uit te sluiten.
12
Onder Glue wordt extra programmeerwerk verstaan dat een vereiste is om specifieke koppelingen tot stand te kunnen brengen. Elke keer als er een nieuwe versie van de betreffende software wordt uitgebracht zal de Glue meestal ook aanpassingen vereisen. Dit brengt extra kosten met zich mee voor ontwikkelen en testen. Behalve extra kosten is er ook vaak sprake van extra risico's op niet goed functioneren van de koppeling en de gekoppelde software.
35
Advies 3: Geef invulling aan scenario 4 In dit rapport zijn de scenario’s in enigszins abstracte en algemene termen beschreven. Ze bieden weinig houvast voor concrete activiteiten die de gemeente Amersfoort op korte termijn kan uitvoeren. Ons advies is om het scenario daarom eerst verder uit te werken. Concreet denken wij aan de volgende twee projecten en een activiteit die opgestart kunnen worden. Project 1: Architectuur & voorbereidingen Start een architectuurtraject waarin systemen meer ‘losse’ verbindingen hebben en waardoor meer leveranciersonafhankelijkheid wordt gecreëerd. Start vervolgens - op basis van de nieuwe architectuur - projecten die nodig zijn om de nieuwe architectuur te realiseren. Het gaat hierbij niet om de vervanging van bestaande software (dat gebeurt immers op natuurlijke momenten), maar vooral om het anders inrichten van de koppelingen. Project 2: Klein oefenen Start met het toepassen van OSS voor specifieke, niet-bedrijfskritische, toepassingen. Het doel hiervan is te leren en ervaring op te bouwen met OSS. We denken hierbij aan het toepassen van applicaties als OpenOffice.org Draw en Firefox. Activiteit: Start een keuzeproces voor documentmanagement Zoals hiervoor beschreven, heeft de gemeente Amersfoort twee opties voor het tegengaan van de leveranciersafhankelijkheid die optreedt doordat MS Sharepoint specifieke koppelingen heeft met andere Microsoft-applicaties. De twee opties zijn de plug-in en een nieuw DMS. Bij de optie van de plug-in kan de gemeente Amersfoort vervolgens allerlei verschillende activiteiten ondernemen. Ze kan niets doen en wachten, ze kan de ontwikkeling stimuleren door aandacht te vestigen op het probleem of ze kan de ontwikkeling stimuleren door deze mede te financieren. Door het opstellen van een businesscase kan de gemeente Amersfoort een gefundeerde keuze maken over welke oplossing het meest geschikt is. Advies 4: Communicatie en besluitvorming over scenario 4 De keuze voor scenario 4 zal gecommuniceerd en gedragen moeten worden door de gemeente Amersfoort. Wij denken aan de volgende stappen. Stap 1: Communicatie Bespreek de uitkomst van dit onderzoek en de voorkeuze voor scenario 4 met alle medewerkers van de afdeling ICT. Betrek ook andere stakeholders in de communicatie en vraag om feedback.
36
Stap 2: Besluitvorming Leg de keuze voor scenario 4 in het juiste gremium ter besluitvorming voor. Wij denken aan een gemengde groep van vertegenwoordigers van de klantenorganisatie en de ICT-organisatie. Stap 3: Verankering in informatiebeleid Neem de keuze voor scenario 4 op in het informatiebeleid van de gemeente Amersfoort. Het pad richting leveranciersonafhankelijkheid moet immers niet een op zichzelf staand doel zijn, maar geïntegreerd worden in andere lopende initiatieven binnen de gemeente.
37
7
Aanbevelingen en aandachtspunten voor vervolg
Het actieplan NOiV heeft veel aandacht gevestigd op OS en OSS. Het doen en laten van overheden komt op die manier steeds meer onder de aandacht. Dit maakt ‘goed’ gedrag steeds belangrijker. In dit hoofdstuk willen we de gemeente Amersfoort een aantal aandachtspunten meegeven ter overweging. Andere richtlijnen voor aanbestedingen Een aantal do-nots in aanbestedingen, zijn de volgende: - vraag niet expliciet naar producten van een specifieke leverancier. De laatste tijd is een aantal publieke organisaties in opspraak gekomen omdat zij expliciet vroegen naar het product van een leverancier; - voorafgaand aan een aanbesteding is het goed om de laatste versie van de lijst met OS van het College en Forum Standaardisatie te raadplegen en in de aanbesteding op te nemen of naar te verwijzen; - de gemeente zou met een kleine groep verder vorm moeten geven aan het begrip ‘bij gelijke geschiktheid’. Bij gelijke geschiktheid is niet eenduidig, maar wordt wel geëist door het actieplan NOiV. Selectie van OSS De selectie van OSS is in veel opzichten niet anders dan de selectie van gesloten software. Toch zijn er een aantal aandachtspunten die specifiek voor OSS van toepassing zijn. Het gaat om de volgende punten: - de software wordt ontwikkeld in een actieve community. Zonder actieve community is de doorontwikkeling van de software in belangrijke mate afhankelijk van 1 of een beperkt aantal leveranciers, waarmee leveranciersafhankelijkheid op de loer ligt; - er zijn meerdere leveranciers die de software ondersteunen. Bij een te beperkt aantal leveranciers ligt afhankelijkheid op de loer; - de leverancier biedt een versie van de software die nauwelijks verschilt van de software die in de community is ontwikkeld. Hoe meer specifieke aanpassingen de leverancier heeft gedaan, hoe meer leveranciersafhankelijkheid er ontstaat. Beheer van OSS Een veel gehoord vooroordeel over OSS is dat je meer zelf zou moeten ontwikkelen of op maat moeten laten maken. ook wordt er vaak van uitgegaan dat de keuze voor OSS een alles of niets keuze is.
38
Een aantal aandachtspunten rondom beheer zijn daarom: - ook bij OSS zijn goede leveranciers te vinden. Ga daarom op zoek naar betrouwbare leveranciers (op een zelfde wijze als je dat ook bij gesloten software zou doen); - de gemeente Amersfoort wil de ondersteuning van haar infrastructuur zoveel mogelijk beleggen bij 1 leverancier. Ga daarom op zoek naar een partij die ondersteuning wil vormgeven en dat aanbiedt voor zowel gesloten software als de gangbare open source-producten. Deze bedrijven zijn voldoende te vinden; - overweeg om met de ICT-adviseurs en architecten van de gemeente Amersfoort een aantal andere organisaties (vergelijkbare gemeenten of andere organisaties) te bezoeken die open source- naast gesloten software in een gemengde omgeving toepassen. Gebruik van OSS In veel gevallen zullen gebruikers niet of nauwelijks op de hoogte zijn van het feit dat ze OSS gebruiken. Toch is het goed om een aantal trainingen of master classes te organiseren op het gebied van OSS, al was het alleen maar om duidelijk te maken dat het niet eng is en dat zij andere collega’s en familieleden kunnen uitleggen waarom zij op hun werk open source gebruiken. Borg OS en OSS in het informatiebeleid Onafhankelijk van het gekozen scenario zal de gemeente steeds meer en vaker geconfronteerd worden met ontwikkelingen en vragen op het gebied van OS en OSS. Het is goed in het gemeentelijk informatiebeleid de benodigde kennis en kunde op het gebied van OS en OSS te borgen. Hierbij horen taken als: - beantwoorden van vragen vanuit de ICT-organisatie en vanuit de gebruikers; - bijhouden van ontwikkeling in de markt in zijn geheel en in het bijzonder bij gemeentelijke organisaties.
39
Bijlagen
1. Geïnterviewde medewerkers
Tabel 2. Overzicht geïnterviewde medewerkers Naam Dirk Jan Beens
Functie Sector DIA, manager hoofdafdeling IBO Erik Buunk Sector WSO, adviseur I&A Ernest Denis Sector DIA, Gemeentearchitect, afdeling BPI Marieke van Donge-Kwakernaak Sector DIA, adviseur I&A Joost Klein –Velderman Sector DIA, adviseur I&A Mark Konings Sector DIA, Hoofd a.i. afdeling Beleid, Projecten en Innovatie Hester van der Kuur Sector WSO, teamleider van team informatiebeheer Paul Mak Sector DIA, ICT-adviseur Fred Rijckenberg Sector DIA, Technisch architect Patrick Roelofs (deelnemer workshop) Sector DIA, systeembeheerder Hans Vonk (deelnemer workshop) Sector DIA, systeembeheerder Wim Vreeman Sector DIA, Hoofd afdeling ICT Keimpe Zandvliet Sector SOB, adviseur bedrijfsvoering De heren Vreeman en Mak hebben samen met de heren Van Wendel de Joode en Vink de toetsing van de scenario’s uitgevoerd
Bijlage 1
2. Totale overzicht toetsingskader
Gebruikersvriendelijkheid: Integratiemogelijkheden en hergebruik
-
Informatiebeveiliging
-
Continuïteit
-
Standaard Look&Feel Geen ontwikkelwerk, standaard koppeling Zowel functies als gegevens Hergebruik van componenten op alle functionaliteiten niveaus Koppelingslogica voor alle componenten gelijk, 100% compatibel met MS platform granulaire, fijnmazige autorisatie mogelijkheden op informatiestromen en applicaties voor zowel interne als externe gebruikers (rolgebaseerd) Snelle response op beveiligingsproblemen geen toename van de “hackbaarheid” Ondersteuning van IAM (information Assurance management) Moet passen binnen de gemeentelijk directory service Ondersteuning van Single Sign On (Eénmalige authenticatie) Bewezen technologie Redundantie en fail-over technieken beschikbaar Vitualisatie 99,8% beschikbaarheid Backup en snelle restore SAN support Meerdere aanbieders voor ondersteuning Snelle reactie- en oplostijd Eén helpdesk voor alle infrastructuur componenten Verandervermogen organisatie: Kennisniveau Voorlopig geen projecten erbij
Bijlage 1
blad 2
3. Lijst met open standaarden
Bijlage 2
Bijlage 2
blad 2
