provinsje fryslân provincie fryslân
t
1
postbus 20120 8900 hm leeuwarden
tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) 292 59 25 telefax: (058) 292 51 25 www.fryslan.nl
[email protected] www.twitter.com/provfryslan
Provinsjale Steaten
• F.
cl,
•— Leeuwarden, 29 juni 2015
Verzonden, 3 0 JUNI 2D13 Ons kenmerk Afdeling Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n)
01228868 Programma Leeuwarden-Fryslân 2018 E.C.R. Hamelink! (058)2928963 of
[email protected]
Onderwerp
Voortgangsrapportage le kwartaal 2015 stichting Kulturele Haadstêd 2018
Voortgangsrapportage 1 e kwartaal 2015 stichting Kulturele Haadstêd 2018
Geachte Statenleden, Hierbij ontvangt u de voortgangsrapportage van het eerste kwartaal 2015 van stichting Kultu rele Haadstôd 2018. Wij hebben de voortgangsrapportage in de GS vergadering van 23 juni 2015 ter kennisneming aangenomen. Stichting Kulturele Haadstêd 2018 informeert ons vier keer per jaar door middel van een tus sentijds inhoudelijk en financieel voortgangsverslag. U ontvangt deze rapportages ook, zo dat u goed op de hoogte blijft. Daarnaast organiseren wij na de zomer in overleg met uw griffie een gezamenlijke bijeen komst met de raadsleden van de gemeente Leeuwarden over de voortgang van Kulturele Haadstêd. De uitnodiging hiervoor ontvangt u na de zomer. WJj_\La trouwen/erop u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben. GedepeedStaten van Fryslân
1/2-
Ons kenmerk:
01228868
Voortgangsrapportage 1 januari 2015 t/m 31 maart 2015 bij het projectplan Leeuwarden-Fryslân 2018
Vastgesteld in het MT van 1 mei 2015
Inhoudsopgave
1. Organisatie .................................................................................................................................................... 2 1.1 Voortgang geplande activiteiten ........................................................................................................ 2 1.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal .............................................................. 2 1.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ............................................ 3 1.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ................................................ 3 2. Participatie .................................................................................................................................................... 4 2.1 Voortgang geplande activiteiten ........................................................................................................ 4 2.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal .............................................................. 4 2.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ............................................ 4 2.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ................................................ 4 3. Events.............................................................................................................................................................. 5 3.1 Voortgang geplande activiteiten ........................................................................................................ 5 3.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal .............................................................. 5 3.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ............................................ 5 3.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ................................................ 5 4. Communicatie .............................................................................................................................................. 6 4.1 Voortgang geplande activiteiten ........................................................................................................ 6 4.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal .............................................................. 6 4.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ........................................... 7 4.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ................................................ 8 5. Evaluatie en monitoring .......................................................................................................................... 9 5.1 Voortgang geplande activiteiten ........................................................................................................ 9 5.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal .............................................................. 9 5.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ............................................ 9 5.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ................................................ 9 6. Financien..................................................................................................................................................... 10 6.1 Voortgang geplande activiteiten ..................................................................................................... 10 6.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal ........................................................... 10 6.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen ......................................... 10 6.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen ............................................. 11 7 Begroting 2015 en realisatie ................................................................................................................ 12
1
1. Organisatie 1.1 Voortgang geplande activiteiten ORGANISATIE
Q1 2015
Q2 2015
Q3 2015
werving en benoeming vijf programmaleiders voor de regie op de thema's opzetten programma- en projectmanagement systeem verstrekken opdrachten aan projectleiders voor opstellen businessplan ontvangst businessplannen projecten/events opstellen eerste integraal en logisch samenhangend programma 2018 review op de businessplannen, gericht op wat-vraag en begroting totaal evaluatie op de doelstellingen van het bidbook terugkoppeling naar projectleiders indienen aangepaste businessplannen, incl. review businessplan uitwerken in implementatieplan (hoe-vraag) review op de businessplannen, gericht op hoe-vraag implementatie terugkoppeling naar projectleiders indienen aangepaste businessplannen, incl. review contracteren 35 %van de events contracteren 50 % van de events contracteren 90 % van de events contracteren 100 % van de events tussentijdse voortgangsrapportages events beoordelen projecten voor open programma's per kwartaal eindrapportage project/event indienen periodiek input leveren aan werkgroepen facilitair programma bestuurlijk overleg gemeente-provincie-stichting ambtelijk opdrachtgeversoverleg gemeente-provincie-stichting verbindingsoverleg gemeente-provincie-stichting gereed onder handen nog niet gestart gepland
1.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Werving programma leiders
4 van de 5 functies zijn ingevuld, invulling programma leider Community and Diversity wordt binnenkort opgesteld
Geen, wordt tijdelijk waargenomen door director Network en Legacy
Ontvangst businessplannen
Nog te ontvangen plannen die deadline in Q1 hadden: Romantic painters, Sailing on the grass, Strangers on stage, Escher en Mata Hari
Geen
Periodiek input leveren aan facilitair programma
Gewijzigde opzet en aansturing door provincie/gemeente is gestart. Nu de (concept)
geen
2
Q4 2015
businessplannen gereed zijn, kan dit verder ingevuld worden vanuit de inhoudelijke lijn en de 5 E’s. In Q2 zal dit nader worden ingevuld, bijvoorbeeld middels een bijeenkomst tussen themaproducenten en de E-teams
1.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
Q3 2015
geen
1.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Ontvangst businessplannen is een proces dat doorloopt t/m Q3 en zal daarna een iteratief proces zijn van fine tuning
is een proces dat doorloopt t/m derde kwartaal van 2015 en zal daarna een iteratief proces zijn van fine tuning
geen
3
Q4 2015
2. Participatie 2.1 Voortgang geplande activiteiten PARTICIPATIE educatieprogramma ontwikkelen basisschoolkinderen gezamenlijke aftrap voor ontwikkelen educatieprogramma voortgezet onderwijs uitwerken afspraken met MBO en HBO instellingen uitwerking samenwerking met Alliade en Talant en andere zorgpartijen voortzetten project De Reis Watercampus verbreden en ontwikkelen project De Reis doorontwikkelen informatiekantoor opening nieuw informatiekantoor De Smederij in de Blokhuispoort 1000 ideeen ontvangen voor open programma's
Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015
gereed onder handen nog niet gestart gepland
2.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal Afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Gezamenlijke aftrap voor het ontwikkelen van het educatieprogramma
Heeft niet in Q1 plaatsgevonden, is inmiddels gepland in Q2
Geen
2.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
Q3 2015
themaproducers en facilitaire werkgroep Empowerment weten hoe de afstemming loopt qua proces en inhoud. De producers van Events zoeken mogelijkheden om bijzondere doelgroepen te laten participeren.
2.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
geen
4
risico’s
Q4 2015
3.Events 3.1 Voortgang geplande activiteiten EVENTS ontvangst businessplannen 41 events beoordelen ingediende projecten/events voor de open programma's opstellen eerste integraal en logisch samenhangend programma 2018 vaststellen voorlopig programma 2018 presentatie voorlopig programma op Uitmarkt contracteren 35 % van de events doorontwikkelen projecten/events tussentijdse voortgangsrapportages events presentatie hoofdlijnen programma aan jury contracteren 50% van de events presentatie programma aan jury 90 % van de events gecontracteerd 100% van de events gecontracteerd openingsevent uitvoeren programma 2018 sluitingsevent
Q1 2015
Q2 2015
Q3 2015
Q4 2015
gereed onder handen nog niet gestart gepland
3.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Ontvangst businessplannen
Nog te ontvangen plannen die deadline in Q1 hadden: Romantic painters, Sailing on the grass, Strangers on stage, Escher en Mata Hari
Geen. Inmiddels is gestart met beoordelen van de businessplannen die wel gereed zijn.
3.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
Q3 2015
geen
3.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Ontvangst businessplannen
is een proces dat doorloopt t/m Q3 en daarna een iteratief proces is voor de projecten die niet gecontracteerd worden in Q3.
geen
5
Q4 2015
4. Communicatie 4.1 Voortgang geplande activiteiten COMMUNICATIE huisstijl en logo ontwikkelen nieuwe website online doorontwikkeling informatiecentrum ontwikkelen presentatiemateriaal 2018 opzetten beeldbank 2018 restylen social media mediasamenwerking regionale media opzetten uitbrengen nieuwsbrieven organiseren publieksbijeenkomsten zichtbaarheid 2018 realiseren in Leeuwarden en Fryslân ambassadeurs programma opzetten doelgroep gericht materiaal ontwikkelen guerillamarketing jaarplan communicatie meten resultaten communicatie in relatie tot doelstellingen uit bidbook
Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015
gereed onder handen nog niet gestart gepland
4.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Nieuwe website online
Website is gereed inclusief Friese versie vertaling, Duitse en Engelse versie gereed in Q2
Geen
Doorontwikkeling informatiecentrum
Plan is gereed inclusief afstemming met provincie, uitvoering onderhanden
Geen
presentatiemateriaal
Animatie in 3 talen gereed, film Liverpool voor sponsoring gereed. Powerpoint template gereed. Standaardpresentatie afronding in Q2
Geen
Beeldbank
Onderhanden, vooral gericht op ontsluiting en beeldredactie, afronding in Q2, daarna zal deze bijgehouden worden (regulier beeldredactie)
Geen
Restylen social media
Restylen gereed inclusief beheer. Strategie en webcare nog niet
Risico, invulling middels stagiaire is
6
ingevuld in q1, verwachting Q2
kwetsbaar
mediasamenwerking
Samenwerking lokale media is ingevuld (huis-aan-huis). Samenwerking LC, FD en Omrop Fryslan is onderhanden, gesprekken worden gevoerd, afronding verwacht in Q2
Geen
Uitbrengen nieuwsbrieven
Opzet gereed, eerste nieuwsbrief in Q2
Geen
Publieksbijeenkomsten
1 bijeenkomst was in 28 januari, e 2 bijeenkomst op 30 augustus
Geen
Zichtbaarheid (city-/provincie dressing)
Onderhanden voor de stad Leeuwarden, provincie in Q2
Geen
Ambassadeursprogramma
Uitwerken in Q2
Geen
Doelgroepgericht materiaal ontwikkelen
Gedaan tav publiek (krant) en club2018. Onderwijs nog onderhanden (lespakket PO via kunstkade)
Geen
e
In Q2 wordt algemene brochure in 4 talen uitgebracht. Guerrilla marketing
Nog geen activiteiten gepland, nader geprioriteerd
Geen
Jaarplan
Is gereed.
N.v.t
Meten resultaten
3 systemen getest, 1 geselecteerd, moet nog opdracht krijgen.
N.v.t
4.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
Webshop 2018.nl / merchandising gereed Maandelijks kernteam communicatie met gemeenten en provincie. Driewekelijks overleg met Merk Fryslân. Producenten bijeenkomsten Club2018 is opgezet en bemenst en wordt uitgevoerd tot en met 2018.
7
Q3 2015
Q4 2015
Opzetten ticketing 2018.nl. Doel om in Q3 een pilot te draaien t.b.v. dataverzameling Voeren van gesprekken met mediapartners t.b.v. strategische samenwerking (NBTC, KLM, NPO, NS/Arriva)
4.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Driewekelijks overleg met Merk Fryslân.
Sprake van een interim- situatie bij Merk Fryslân
Op dit moment niet mogelijk om lange termijn afspraken te maken
8
5. Evaluatie en monitoring 5.1 Voortgang geplande activiteiten EVALUATIE EN MONITORING analyseren doelstellingen bidbook die onder verantwoordelijkheid van de stichting vallen evaluatie van doelstellingen die onder verantwoordelijkheid stichting vallen input leveren aan de onafhankelijke monitoring en evaluatie participeren in onafhankelijke monitoring en evaluatie risico management systematiek uitgewerkt eerste meting/inventarisatie van de risico's actualisatie van de risicoinventarisatie beknopte voortgangsrapportage t.b.v. RvT en colleges van B&W en GS
Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015
gereed onder handen nog niet gestart gepland
5.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Eerste meting
Is vooral gericht op risico’s in financiering en organisatie. Projecten zijn nog niet betrokken in inventarisatie.
Geen, nog geen (meerjarige) contracten afgesloten en/of besluiten genomen over de projecten
5.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
Q3 2015
Kennis nemen van uitkomsten nulmeting zoals uitgevoerd door de onafhankelijke monitoring en evaluatie door provincie en gemeente.
5.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
geen
9
risico’s
Q4 2015
6.Financiën 6.1 Voortgang geplande activiteiten FINANCIEN start taskforce financiering tweemaandelijkse interne financiële voortgangsrapportage 60 % van de financiering beschikbaar 75 % van de financiering beschikbaar 90 % van de financiering beschikbaar onafhankelijke midtermreview financiering i.o.v. R.v.T. 100 % van de financiering beschikbaar opstellen en vaststellen jaarrekening door R.v.T. actualiseren (meerjaren)begroting actualiseren formatiebegroting vaststellen (meerjaren)begroting door R.v. T. opstellen bestedingsplan communicatie en marketing opstellen bestedingsplan events/projecten
Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015
gereed onder handen nog niet gestart gepland
6.2 Toelichting op afwijkingen en risico’s in dit kwartaal afwijking
verklaring/toelichting
risico’s
Interne doelstelling 60% financiering niet gerealiseerd
Circa 50% van de financiering is op dit moment gerealiseerd.
Onvoldoende financiering om ambities bidbook te realiseren
Opstellen en vaststellen jaarrekening
Activiteiten van boekjaar 2014 hebben onder verantwoordelijkheid van de gemeente Leeuwarden plaatsgevonden. Aldaar is ook overzicht opgesteld. Controle door de accountant is onderhanden. Afronding in Q2-2015.
geen
Daarnaast zal de stichting op basis van de statuten toch nog een jaarrekening 2014 moeten opstellen ondanks dat daar nauwelijks activiteiten hebben plaatsgevonden.
6.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal
Q2 2015
geen
10
Q3 2015
Q4 2015
6.4 Verwachte afwijkingen en risico’s in de komende kwartalen afwijking
verklaring/toelichting
geen
11
risico’s
7. Begroting 2015 en realisatie.
Hierboven is de begroting en realisatie tot en met maart 2015 weergegeven. De kolom verplichting geeft de reeds aangegane verplichtingen op basis van contracten, (arbeids-)overeenkomsten en opdrachtbevestigingen weer. De post onvoorzien is conform bidbook en meerjarenbegroting en is ten behoeve van de opbouw van een minimaal noodzakelijk weerstandsvermogen in het jaar 2018 van € 2,5 mln. De opbrengsten zoals deze op dit moment zeker zijn bedragen ca. € 3,5 mln. en een bijdrage uit het evenementenfonds. Daarnaast is € 204.500 in-directe funding publieke sector zeker gesteld. Bij de overheden is een opdracht neergelegd om de in-kind bijdragen verder te hogen naar het niveau zoals opgenomen in het bidbook. Wanneer andere opbrengsten zeker zijn gesteld kunnen middels een besluit door de directie van de Stichting meer middelen beschikbaar worden gesteld. De formatie-/personeelsbegroting wordt maandelijks geactualiseerd en gebruikt voor de optimale invulling van de prioriteiten in 2015, te weten het realiseren van de financiering van LWD2018 tot en met 2018. De formatieve ruimte bedraagt op dit moment (eind maart 2015) 104.000 euro. Er wordt gestuurd op invulling van vacatures gedekt via de in-kind bijdragen waardoor de budgettaire ruimte voor events vergroot wordt.
12
Events Aangezien het beschikbare budget 2015 voor events circa 3 maal overtekend was, is in intensief overleg met projectleiders van de events en de stichting (de director netwerk en legacy, de businessdirector en de themaproductenten) gevoerd over een sluitend bestedingsplan voor de events in 2015. Dit bestedingsplan is gebaseerd op enerzijds inhoudelijke gronden (welke projecten moeten starten gegeven hun lange looptijd (dit betreft slechts enkele geselecteerde projecten), welke projecten hebben middelen nodig voor visieontwikkeling en businessplannen inclusief funding en welke pilots en experimenten willen we reeds doen en anderzijds het beschikbare budget. Eind maart heeft de directie van de stichting het sluitende bestedingsplan vastgesteld en zijn beschikkingen verstrekt dan wel onderhanden. De formatie en loonkosten van de thema producenten is nader verfijnd en sluit aan met onderliggende overeenkomsten. Alleen de themaproducer Community and Diversity dient nog geworven te worden Organisatie Uitgaven voor bureaukosten zijn nog beperkt. Verplichtingen betreffen de kosten voor accountantscontrole, advisering inzake statuten (notaris) en fiscaliteiten, nagekomen kosten uit 2014 en wervingskosten voor RvT leden in 2015. Budget voor reiskosten nationaal lijkt toereikend, budget voor verzekeringen en huisvesting is te laag door hoge verzekeringskosten (met name ziektekosten) en aangekondigde huurverhogingen in de blokhuispoort. Participatie Het onderdeel participatie, legacy en exchange betreft onder andere de internationale reis- en verblijfkosten. Uitgaven dienen goed gemonitord c.q. gepland te worden in het najaar van 2015 om binnen het budget te blijven. Marketing en communicatie Het marketing en communicatiebudget dient nog nader gedetailleerd te worden en wordt strikt gemonitord. De opgenomen detaillering is derhalve indicatief. Verplichtingen betreffen de bijdragen aan Uitmarkt en Oerol. Evaluatie en monitoring Gebleken is dat het budget van de RvT te laag was begroot. Er was in 2014 uitgegaan van 1 voorzitter en 3 leden. In 2015 zal na het aftreden van een lid en het benoemen van 2 nieuwe leden de basisbezetting uit 4 leden en 1 voorzitter bestaan.
13
