CHECKLIST: IS UW ZORGADMINISTRATIE DOT-PROOF?

CHECKLIST: IS UW ZORGADMINISTRATIE DOT-PROOF? Na een druk en roerig jaar kijken veel ziekenhuizen terug op de overgang van DBC’s naar DOT. Het is een flink project geweest. Maar wanneer is uw ziekenhuis nu helemaal DOT-proof? We hebben afgelopen jaar een aantal ziekenhuizen begeleid bij de voorbereidingen op DOT. Deze ervaringen hebben we gebundeld in een checklist: 10 checkpunten om te bepalen of uw zorgadministratie DOT-proof is. Auteurs: Sandra Dahmen, Ron Leenders en Frank Hugen



1. IS ER EEN AANGEPASTE PROCEDURE VOOR HET VERWERKEN VAN UITVAL?

Met de komst van de nieuwe productstructuur en het aanpassen van het ICT-landschap om met de Grouper te communiceren, moet u nadenken over een nieuwe procedure om uitval te verwerken. De analyse en het verwerken van uitval is een nieuw proces dat behoorlijk verschilt van het verwerken van DBC-uitval. De uitval kan technisch zijn (verkeerde aanlevering dataresultset) of inhoudelijk (combinatie van diagnose en zorgactiviteiten leidt niet tot een declarabel zorgproduct). Als uw organisatie ervoor gekozen heeft om verwachte zorgproducten vast te leggen, dan kunnen er blokkades ter voorkoming van te laag afgeleide zorgproducten zijn. Deze meldingen zullen leiden tot verschillende uitvallijsten in uw ZIS. Dit vergt enerzijds inzicht in de oorzaken van meldingen en anderzijds kennis over hoe de meldingen kunnen worden opgelost. Daarnaast is het belangrijk om een feedbackmechanisme naar de artsen of medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de registratie te ontwikkelen, zodat u in de toekomst fouten kunt voorkomen. Checkpunten: □

Is er voldoende capaciteit voor het verwerken van uitval?

□ □

Welke kennis hebben de medewerkers hiervoor nog nodig? Welke werkwijze kunnen uw medewerkers hierbij gebruiken?

□

Welke middelen kunnen uw medewerkers hierbij gebruiken?

□

Wie verwerkt welke uitval (technische Grouper uitval, inhoudelijke uitval etc.)?

□ □

Hoe zorgt u dat uw uitval structureel aan de bron wordt voorkomen? Hoe gaat u om met mogelijke werklastverschuivingen? Bijvoorbeeld bij het verschil tussen het verwerken van DBC-uitval en DOT-uitval?

Zeelandsingel 40, 6845 BH Arnhem | T 026 383 05 65 | F 026 383 05 67 | [email protected] | www.qconsult.nl



2. IS DE MANAGEMENTINFORMATIE M.B.T. KWALITEIT VAN REGISTRATIE AANGEPAST?

Definities, registratieregels en processen zijn aangepast op DOT per 1 januari 2012. De indicatoren op basis waarvan u tot dat moment de registratie monitorde, voldoen niet allemaal meer. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen essentiële en typerende verrichtingen. Zijn de rapportages daarop aangepast? De bestaande managementinformatie moet geëvalueerd en waar nodig aangepast zijn, om ook vanaf 2012 te kunnen sturen op de kwaliteit van de registratie. Checkpunten uitgesplitst naar specialisme of arts zijn: □

Wat is het percentage zwevende typerende verrichtingen

□ □

Is er een verschuiving van het aantal geregistreerde typerende verrichtingen tussen DBC en DOT? Wat is het aantal nieuw geopende initiële trajecten in een bepaalde periode?

□

Wat is het aantal openstaande meldingen op controlelijsten?

□

Wat is de nieuwe instroom op controlelijsten ten opzichte van het totaal aantal meldingen?



3. WORDT DE VERWIJZER JUIST GEREGISTREERD?

Een nieuw aspect bij de DOT-registratie is het registreren van verwijsgegevens bij zorgtrajecten. ICT-systemen moeten hier op zijn ingericht en er moet beleid zijn ontwikkeld over hoe en door wie de gegevens moeten worden aangeleverd. Checkpunten: □ □

Ondersteunt het ICT-systeem de verwijzerregistratie voldoende? Zijn alle bekende externe verwijzers te registreren?

□

Is bepaald wie verantwoordelijk is voor het beheer van stamtabellen met betrekking tot verwijzers?

□

Welke workaround/tijdelijke oplossing is vastgesteld als het ICT-systeem deze registratie niet ondersteunt?

□

Wie registreert de verwijzergegevens?

□

Zijn de instructies over de verwijzerregistratie aan de juiste personen gegeven?

□

Worden controlelijsten op vreemde of onmogelijke combinaties van trajecten met verwijzers gedraaid? (Een voorbeeld hiervan is een controle op ICC-trajecten met als verwijzer de huisarts).



4. IS DE REGISTRATIE VAN DURE GENEESMIDDELEN CONFORM DE REGELS?

Met de invoering van DOT is ook het registratie- en declaratieproces van dure- en weesgeneesmiddelen veranderd. Bij deze middelen wordt sinds januari de gebruikte hoeveelheid per toediening geregistreerd en als add-on gedeclareerd (mits het middel wordt gebruikt voor een aandoening die onder de beleidsregel dure geneesmiddelen valt). Het is belangrijk om vast te stellen dat de registratie nu conform de regels wordt uitgevoerd om zo financiële risico’s te beperken. Checkpunten: □

Welke controles worden uitgevoerd om te bepalen of het middel voorgeschreven wordt voor een indicatie die onder de beleidsregel valt?


□

Is er een actuele procesbeschrijving waarin staat wie wat wanneer registreert en controleert?

□

Is bekend hoe geneesmiddelen, waarbij met verpakkingen gepoold kan worden, geregistreerd worden?

□ □

Is bekend hoe geneesmiddelen uit grijpvoorraden op afdelingen worden geregistreerd? Zijn registratiesystemen en koppelingen getest?

□

Is er een procedure hoe te handelen bij het toevoegen of verdwijnen van geneesmiddelen van de lijst dure geneesmiddelen?

□



Is bepaald wanneer de add-ons worden gedeclareerd: apart of samen met bijbehorend subtraject?

5. IS HET ADMINISTRATIEVE PROCES AANGEPAST OP HET AANVRAGEN VAN MACHTIGINGEN OP BASIS VAN EEN ZORGACTIVITEIT?

Machtigingen worden niet meer aangevraagd op basis van een DBC-typering, maar op basis van een zorgactiviteit. Dit vergt aanpassingen in het administratieve proces. U moet toegang hebben tot het machtigingsportaal van VECOZO, liefst direct vanuit het ZIS. Op de afdelingen die dit betreft moet een procedure zijn met daarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodat de machtigingen op tijd worden aangevraagd. Zo voorkom je dat gemachtigde zorg verleend wordt, voordat er duidelijkheid over de machtiging is. Daarnaast kunnen controles worden ingericht om dit proces te monitoren. Checkpunten: □ Weten de specialisten en betrokken medewerkers voor welke behandelingen een machtiging moet worden aangevraagd? □

Weten de betrokken medewerkers hoe een machtiging aangevraagd en verwerkt moet worden?

□ □

Welke controles heeft u ingericht met betrekking tot machtiging registratie? Zijn er instructies en procedures opgesteld?

□

Hoe voorkomt u dat zorgactiviteiten uitgevoerd worden, zonder dat er een machtiging is afgegeven?

□

Zijn specifieke afspraken met zorgverzekeraars gedocumenteerd?



6. ZIJN UW MEDEWERKERS GEÏNFORMEERD, GEÏNSTRUEERD EN COMPETENT?

De veranderingen op de zorgadministratie stellen nieuwe eisen aan de competenties van medewerkers. Administratief medewerkers hebben een centrale rol bij het juist, tijdig en volledig registreren van zorg en zijn daarnaast cruciaal bij het verbeteren van de bronregistratie. Het belangrijkste instrument dat zij hiervoor hebben is het adviseren van de medewerkers in huis die aan de bron registreren. Dit vraagt om een proactieve rol, waarbij de zorgadministrateur resultaten analyseert, trends signaleert en gevraagd en ongevraagd adviseert. U moet weten welke medewerkers al over deze competenties beschikken en welke medewerkers nog scholing nodig hebben. Zo kunt u uw medewerkers effectief trainen en kunnen zij zich in de juiste richting ontwikkelen. Behalve specifieke wijzigingen zoals de registratie van dure geneesmiddelen, zijn er meer algemene wijzigingen in het registratieproces. Zo zijn de regels rondom parallelliteit veranderd en zijn meer zorgactiviteiten dan voorheen typerend bij het afleiden naar een zorgproduct. Deze wijzigingen vereisen andere kennis van medewerkers die betrokken zijn bij de registratie. Zijn de verantwoordelijken op de poli’s en op de afdelingen geïnformeerd en geïnstrueerd? Werken zij volgens de gewijzigde regels en kennen ze de implicaties van deze wijzigingen?


Checkpunten: □

Heeft u inzichtelijk welke medewerkers over welke competenties beschikken?

□ □

Hoe zorgt u dat medewerkers over de juiste competenties beschikken? Hoe monitort u welke afdelingen getraind zijn?

□

Hoe worden nieuwe werknemers in huis opgeleid en getraind?

□

Weten medewerkers hoe om te gaan met parallelliteit in DOT?

□

Kennen de medewerkers de typerende zorgactiviteiten van hun specialisme?

□

Weten medewerkers waar zij terecht kunnen met hun DOT-vragen?



7. WERKT HET CONTROLEMECHANISME OP GEWENSTE AFLEIDING VAN ZORGPRODUCTEN NAAR BEHOREN?

Om te zorgen dat die zorgproducten worden afgeleid die overeenkomen met de geleverde zorg, bouwen ziekenhuizen controlemechanismen in. Veel voorkomende mogelijkheden zijn het aanpassen van blokkades en signaallijsten aan de DOT-systematiek en het vooraf typeren van een verwacht (type) zorgproduct. Het is belangrijk om te bepalen in hoeverre het mechanisme – wat vaak ziekenhuisspecifiek is ingericht - werkt. Geblokkeerde producten zorgen voor een grotere werkvoorraad en deze producten worden voorlopig niet gefactureerd. Daarnaast is het belangrijk dat u kunt leren van de registratie; verbetert de registratie aan de bron? Checkpunten: □

Welke controles heeft u ingericht op de werking van het systeem?

□

Hoe controleert u of medisch specialisten het juiste verwachte zorgproduct registreren?

□ □

Weten de medisch specialisten welke blokkades zijn ingericht en wat de mogelijkheden zijn? Hoe is de terugkoppeling naar de bron ingericht?



8. HEEFT U DE AFSLUITREGELS ZOWEL TECHNISCH ALS INHOUDELIJK GETEST?

In de huidige productstructuur zijn vaste afsluitregels gedefinieerd. Naast het vaststellen van de technische werking is het belangrijk om de inhoudelijke juistheid van de geprogrammeerde afsluitregels te testen. Bovendien moet u checken of de specialismespecifieke afsluitregels bij de betreffende afdeling werken. Een gevolg van de automatische afsluitregels is dat systeemdelen met de juiste frequentie data moeten aanleveren richting het doelsysteem. Checkpunten: □

Welke controles heeft u ingericht voor de specialismespecifieke afsluitregels?

□

Welke controles heeft u ingericht op niet automatiseerbare specifieke afsluitregels (bijvoorbeeld radiotherapie)?

□

Hoe gaat het systeem om met activiteiten die later pas worden toegevoegd (deze kunnen impact hebben op zowel de afsluitdatum als op de afleiding van een reeds afgesloten subtraject)?

□

Monitort u wanneer welke systeemdelen aan te leveren aan het doelsysteem?

□

Heeft u controles ingebouwd om vertragingen te signaleren? Bijvoorbeeld bij het niet afsluiten van agenda’s.




9. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET VERZAMELEN EN VERSPREIDEN VAN NIEUWE WET- EN REGELGEVING?

Uw medewerkers zijn de DOT-kennisdragers in uw ziekenhuizen. Het is van groot belang dat zij op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en dit toepassen in hun werk. De NZa en DBC Onderhoud brengen regelmatig uitleveringen uit. Daarnaast maakt u afspraken met verzekeraars en geven de technische overleggen van de NVZ veel informatie. Deze regels en afspraken kunnen van grote invloed zijn op uw processen. Hoe zorgt u dat alle betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken? Checkpunten: □ □

Is er voldoende kennis over de gewijzigde registratieregels (parallelliteit, afsluiten etc.)? Zijn de wijzigingen uit de laatste beleidsregel NZa bekend? Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de gewijzigde definitie van de verpleegdag en het registreren van parameters ten behoeve van het schaduw-FB.

□



Hoe zorgt u dat nieuwe beleidsregels geïmplementeerd worden? Bij wie zijn de TVB’s (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden) hiervoor belegd?

10. HEEFT U EEN HELPDESKFUNCTIE INGERICHT?

Voor alle betrokkenen bij de registratie van zorg, heeft de invoering van DOT veranderingen met zich mee gebracht. Of dit nou in procedures zit of in ICT-toepassingen, er zijn veel vragen. Om de vragen vanuit het huis en de communicatie naar het huis te stroomlijnen, is ondersteuning nodig. Een goede oplossing is de inrichting van een helpdesk. Hiermee houdt u regie over de vragen en uitdagingen waar uw collega’s tegenaan lopen. Daarnaast kunt u gericht instructie geven en eventuele aanpassingen in het systeem aanbrengen om processen te verbeteren. Vragen die u zichzelf hierbij kunt stellen, zijn: □ Wie beantwoordt welke vragen (ZA, ICT etc)? □

Hoe worden vragen gemonitord (komt er van één afdeling veel binnen)?

□

Is er een procesbeschrijving van vraag naar antwoord?

□

Vindt er structurele terugkoppeling plaats richting de bron?

□

Welke vorm heeft dit?

□

Welke hulpmiddelen hebben diegenen die registreren? o

Heeft u checklists of mindjoggers voor uw medewerkers met de belangrijkste informatie?

o

Heeft u op uw website of intranet een pagina voor veel gestelde vragen?

o

Heeft u een handleiding voor het registreren van DOT in het DBC-registratiesysteem?

TOT SLOT… De gepresenteerde checklist is niet uitputtend; voor uw specifieke situatie kunnen er aanvullende thema’s spelen. Wanneer u deze tien onderwerpen heeft behandeld en de nodige maatregelen hebt getroffen, bent u een sprong dichter bij succesvol registreren, samenvatten, afleiden en declareren.


CHECKLIST: IS UW ZORGADMINISTRATIE DOT-PROOF?

Recommend Documents