Checklist: Is uw ERP klaar voor SEPA ? versie juli 2012
www.ingsepa.com
Financial S upp
ly C hai n
SEPA
Deze lijst bevat elf vragen waarmee u kunt bepalen in hoeverre een ERP1-pakket gereed is voor SEPA. • De eerste drie vragen gaan over functionaliteiten die voor een SEPA-compliant ERP-pakket onmisbaar zijn. • De tweede groep van vijf vragen gaat over functionaliteiten die belangrijk zijn wanneer u als schuldeiser gebruik wenst te maken van Europese domiciliëringen. Daarmee wordt het werk vereenvoudigd. • De laatste drie vragen gaan over optionele, mogelijk wenselijke functionaliteiten. 1
ERP= Enterprise Resource Planning
1. Maakt het ERP-pakket XML-bestanden voor SEPA-transacties aan? PAIN001 voor Europese overschrijvingen PAIN008 voor Europese domiciliëringen Als het antwoord op deze vraag “nee” is, is het ERP-pakket niet SEPA-compliant.
2. Kan het ERP-pakket verplichte gegevens zoals IBAN en BIC verwerken? Als het ERP-pakket geen IBAN- en BIC-formaten kan verwerken, is het niet SEPAcompliant.
2.1. Zet het ERP-systeem zelfstandig BBAN om in IBAN en BIC?
Als het antwoord “nee” is, zal de conversie veel (handmatige) input vergen.
2.2. Kunt u conversielijsten of -bestanden in uw ERP-systeem importeren?
Als het antwoord “nee” is, zal de conversie veel (handmatige) input vergen.
2.3. Kan uw ERP-systeem de conversie van niet-Belgische BBAN naar IBAN verzorgen?
Dit is belangrijk voor invorderingen in en overschrijvingen naar andere SEPA-landen dan België. De conversie van niet-Belgische BBAN naar IBAN-BIC kan zeer complex zijn.
3. Kan uw ERP-systeem SEPA-specifieke rapportages correct verwerken? Als het antwoord op deze vraag “nee” is, is het ERP-systeem niet SEPA-compliant.
3.1. Als uw ERP-systeem SEPA-specifieke rapportage kan verwerken, worden de ISO-codes voor SEPA XML dan correct gereproduceerd en gebruikt?
Voor een positief antwoord op deze vraag is een volledige en correcte mapping van uw rapportage en verslaggeving vereist.
3.2. Worden de ISO-codes in uw rapportage automatisch behandeld (denk aan verwerking van foutmeldingen, voor domiciliëring de aanmaak van een nieuwe invordering in het geval van een R-melding)?
Een positief antwoord op deze vraag duidt op een geavanceerde verwerkingswijze van SEPA-rapportages met een zeker niveau van maatwerk en automatisering.
3.3. Kunt u in uw systeem aangeven hoe op een ISO-code gereageerd dient te worden?
Een positief antwoord op deze vraag duidt op een geavanceerde verwerkingswijze van SEPA-rapportages met een zeker niveau van maatwerk en automatisering.
Checklist: Is uw ERP klaar voor SEPA ? 2
Specifieke vragen voor schuldeisers die in België Europese domiciliëringen innen. 4. Kunt u in het ERP-systeem NBB-migratiebestanden uploaden om uw DOM80-mandaten te laten migreren? Zo ja, ga dan naar de vragen 4.2 - 4.5 hieronder. Zo nee, raadpleeg dan vraag 4.1.
4.1. Kunt u uw DOM80-mandaten handmatig migreren?
Zo ja, dan is migratie van uw DOM80-mandaten mogelijk, maar zal wel veel inspanning vergen. Zo nee, dan is uw ERP-systeem niet gereed voor het migreren van DOM80-mandaten. Neem contact op met uw leverancier of overweeg om voor al uw schuldenaren nieuwe EDD-mandaten aan te maken (en laat hen de nieuwe mandaten ondertekenen).
4.2. Welk format accepteert uw ERP-systeem?
De flexibiliteit om andere formaten te gebruiken dan het oorspronkelijke (zoals .csv, mdb...) maakt het gemakkelijker om het migratiebestand in een standaard teksteditor in te lezen of te importeren in een spreadsheet- of database-applicatie zoals Excel / Access. Dan heeft u ook de mogelijkheid om het migratiebestand na te kijken voordat u dat oplaadt in uw ERP-systeem.
4.3. Filtert uw ERP-systeem verboden karakters uit?
Het NBB-migratiebestand kan verboden karakters bevatten, zoals niet-UTF8-karakters of karakters van buiten de voorgeschreven karakterset. Dat kan tot ernstige problemen leiden binnen de betalingskanalen die gebruikt worden om EDD-instructies te versturen.
4.4. Herkent uw ERP-systeem dubbele DOM80-mandaten?
Sommige banken - waaronder ING - gebruik(t)en het BBAN-rekeningnummer als referentienummer voor de DOM80-domiciliëringsmandaat. Het is mogelijk dat een afzonderlijk domiciliëringsnummer voor een DOM80-domiciliëring meerdere malen opduikt in het NBB-migratiebestand (een schuldenaar kan meerdere DOM80mandaten bij dezelfde schuldeiser hebben lopen).
5. Controleert het ERP-systeem of de bank van de schuldenaar wel bereikbaar is voor SEPA (BIC binnen de SEPA-werkingssfeer)?
Als het antwoord “nee” is, loopt u een grotere kans op onbetaalde transacties (zeker als u facturen buiten België int). Handmatige controles zijn mogelijk, maar vergroten de werklast.
Als het antwoord “ja” is, ga dan naar de onderstaande vragen.
5.1. Controleert uw ERP-systeem dit voor zowel het Core-schema als het B2B-schema?
Alle banken in de eurozone kunnen via het SEPA EDD Core-schema bereikt worden. Dat geldt in de eurozone niet voor het EDD B2B-schema; dat is optioneel. Er bestaat een grotere kans op onbetaalde transacties bij B2B, tenzij uw ERP-systeem controleert of de deelnemer bereikbaar is.
5.2. Welke lijsten worden voor deze controle geraadpleegd (EPC, EBA…)?
De EPC-lijst informeert u welke banken de nalevingsovereenkomst getekend hebben, zonder te garanderen dat zij bijvoorbeeld via EBA bereikbaar zijn (zij kunnen ook andere clearingsystemen gebruiken, zoals STET of Equens). De EBA-lijst informeert u welke banken bereikbaar zijn via EBA (ECT en EDD).
Checklist: Is uw ERP klaar voor SEPA ? 3
6. Staat uw ERP-systeem handmatige manipulatie van sequencetypes toe (eerste, doorlopende, eenmalige of laatste domiciliëring)?
De juiste behandeling van sequencetypes vormt een essentiële factor voor een succesvolle behandeling van Europese domiciliëringen.
7. Staat uw ERP-systeem toe dat u invorderingen “herroept” en verwerkt het systeem Payment Status Reports?
SEPA voorziet in het gebruik van zogenaamde R-meldingen van de kant van de schuldeiser om invorderingen te kunnen herroepen. Voorbeelden van deze R-meldingen zijn Revocation (herroeping), Request for cancellation (annulering vóór de inningsdatum = camt.055) en Reversal (terugstorting na de inningsdatum = pain.007). Daarvoor worden Payment Status Reports (pain.002) gebruikt. Bij ING worden deze R-meldingen en de statusrapportage op dit moment ontwikkeld. Daarom raden wij u aan om te controleren of uw ERP-systeem van het gebruik van deze meldingen afhankelijk is of dat u dient te voorzien in een handmatige procedure voor het “herroepen” van invorderingen.
8. Is uw ERP-systeem uitgerust met een geavanceerde verwerkingswijze van niet-betaalde domiciliëringen?
SEPA voorziet in het gebruik van zogenaamde R-meldingen van de kant van de schuldenaar (bank), niet alleen om invorderingen te weigeren of te betwisten, maar ook om niet-betaalde invorderingen te melden: Refusal (geweigerd), Reject (onuitvoerbaar), Return (onbetaald), Refund (terugbetaalgarantie). Hierover wordt de schuldeiser door de bank van de schuldeiser geïnformeerd via Payment Status Reports. Bij ING worden deze R-meldingen en de statusrapportage op dit moment ontwikkeld. Daarom raden wij u aan om te controleren of uw ERP-systeem in staat is om deze berichten te gebruiken en of het daarvan afhankelijk is, of dat u in een handmatige procedure voor de verwerking van niet-betaalde invorderingen dient te voorzien.
Checklist: Is uw ERP klaar voor SEPA ? 4
Optionele functionaliteit die handig kan zijn. 9. Zorgt uw ERP-systeem ook voor het papierwerk rond Europese domiciliëringen, zoals het printen van mandaten en brieven?
De aanwezigheid van deze functionaliteit in uw ERP-systeem kan (dankzij de geïntegreerde oplossing) de werkdruk voor u verminderen, maar er zijn ook andere oplossingen voorhanden.
9.1. Als het ERP-systeem mandaten print, staan daarop dan ook alle juridische clausules vermeld die op een mandaat moeten staan (Core & B2B)?
Dit is cruciaal voor de geldigheid van uw mandaten. Controleer of de mandaatformulieren (Core en B2B) die uw ERP-systeem uitprint in overeenstemming zijn met de regels in onze brochure “Eerste hulp bij mandaten in België ”.
10. Kunt u getekende mandaten in het ERP-systeem archiveren (scan)?
De aanwezigheid van deze functionaliteit in uw ERP-systeem kan (dankzij de geïntegreerde oplossing) de werkdruk voor u verminderen, maar er zijn ook andere oplossingen voorhanden.
11. Kan het ERP-systeem overzichten en rapporten maken? De aanwezigheid van deze functionaliteit in het ERP-systeem kan u enorm helpen bij de opvolging van de migratie en het opsporen van fouten.
ING België nv – Bank – Vennootschapszetel: Marnixlaan 24, B-1000 Brussel – RPR Brussel – Btw: BE 0403.200.393 – BIC: BBRUBEBB – IBAN: BE45 3109 1560 2789. Verantwoordelijke uitgever: Inge Ampe – Sint-Michielswarande 60, B-1040 Brussel – 705117N – 07-12 – © Editing Team & Graphic Studio – Marketing ING Belgium
