Businesscase en exploitatiemodel grote toetszaal SEMINAR GROOTSCHALIGE DIGITALE TOETSZALEN
Michiel van Geloven & Marij Veugelers, mei 2014
In deze presentatie : • Introductie: voorstellen sprekers en inventariseren vragen en ervaringen • Inleiding: Waarom een business case? • Hoe ziet een business case eruit? • Welke aandachtsgebieden zijn er? • De kosten, baten, risico’s en alternatieven • De geïntegreerde baten • Exploitatie kosten en modellen
Waarom een business case? • De business case beschrijft de ‘rechtvaardiging’ van een project of investering • Anders gezegd geeft de business case antwoord op de vraag
waarom willen we dit eigenlijk? • Business case wordt vaak gebruikt om een investering te onderbouwen • en is vaak onderdeel van de gebruikte projectmethodiek (Prince2 e.a.) zonder business case geen project
Hoe ziet een business case eruit? Is soms afhankelijk van een verplicht format binnen de instelling. Algemeen: 1. Aanleiding en doel: op welke vraag geeft de BC antwoord? 2. Strategisch belang en toekomstbeeld 3. Onderzochte alternatieven 4. Kosten per alternatief 5. Baten (kwantitatief en kwalitatief) per alternatief 6. Risico’s per alternatief (samenvatting) 7. Impactanalyse 8. Conclusie en advies 9. Bijlagen: a) Kosten-batenoverzicht in detail b) Uitvoerige risicoanalyse c) Geraadpleegde bronnen
Business case Grootschalig Digitaal Toetsen: aandachtsgebieden
Digitaal toetslokaal
Toetssoftware
Support
Inspanning docenten
Digitaal toetslokaal Niets doen Veel kleine zalen Een grote zaal Vast of flexibel Extern huren
Beveiliging Te veel vraag Te weinig vraag Pieken en leegstand
alternatieven
kosten
risico’s
baten
Bouwkundige aanpassingen IT-infrastructuur Meubilair Hardware Zaalhuur
Veilig toetsen Eigentijds toetsen Verhuur aan derden Efficiënte toetsafname
Toetssoftware Niets doen Verschillende pakketten 80/20-oplossing Eén pakket
Migratie Beveiliging Gebruik is lastig
Licentie en hosting Support-contract Aanbesteding! alternatieven
kosten
risico’s
baten Veilig toetsen Eigentijds toetsen Efficiënte toetsafname
Support Niets doen Specialisten inzetten Student-assistenten
Beveiliging Versnippering Te grote afstand tot de werkvloer
alternatieven
kosten
risico’s
baten
Invoer toetsvragen Functioneel beheer Onderwijskundig Coördinatie E-surveillance
Toetskwaliteit Itembeheer Werkdruk docenten
Inspanning docenten Niets doen Specialisten inzetten Student-assistenten Items inkopen
Beveiliging Acceptatie
Werken met toetssoftware MC-vragen ontwikkelen Véél vragen ontwikkelen alternatieven
kosten
risico’s
baten
Correctietijd Toetskwaliteit Handschriftproblematiek Gestructureerd nakijken
Wat zijn de geïntegreerde baten? Gezamenlijke voorzieningen
Logistiek
Toetscorrectie
Toetskwaliteit
Imago
BATEN
Studenttevredenheid
Naar een conclusie
Puur financieel: er zal meestal geld bij moeten
De kwalitatieve afweging geeft de doorslag
Niets doen is geen optie (?)
Overweeg wat er gebeurt als je niet inzet op digitaal toetsen… … terwijl ‘iedereen om je heen’ het wel doet.
Exploitatie: definitie • Zaken en werkzaamheden die het mogelijk maken dat alle activiteiten, die voor de instandhouding nodig zijn, uitgevoerd kunnen worden. • In de praktijk van een grote digitale toetszaal: Zorgen dat alle jaarlijkse kosten gedekt worden, zodat de zaal in stand blijft en gebruikt kan worden.
Exploitatie: welke kosten? • Huur en servicekosten • Afschrijving van (ver)bouw en inrichting (o.a. meubilair) • Afschrijving van hard- en software • Onderhoud en beheer van hard- en software • Licenties en hosting • Coördinatie • De meeste van deze kosten zijn nauwelijks afhankelijk van de gebruiksintensiteit van de zaal • Een aantal kosten geldt ook voor een gewone toetszaal (huur, servicekosten, afschrijving, inrichting)
Exploitatiemodellen 1. “Centraal” betaalt alles 2. De kosten worden doorbelast aan de faculteiten via een verdeelsleutel 3. De kosten worden doorbelast per gebruik (een bedrag per afgenomen toets)
Dilemma’s en aandachtspunten • Voor elk model geldt: de totale kosten veranderen er niet door • Het is allemaal geld van de instelling • Als er (in de aanloopfase) weinig digitale toetsen worden gedaan is de prijs per toets per student erg hoog • Daarmee worden early adopters ontmoedigd (gestraft) • Daarom vaak voorkeur voor centrale financiering in de beginfase (eerste 1-2 jaar)
Rekenvoorbeeld • Jaarlijkse exploitatiekosten zaal 500 plekken: € 500.000 • Eerste jaar: 10.000 afnames € 50 per toets/student • Beheerste groei naar: 80.000 afnames € 6,25 per toets/student • Sterke groei: 150.000 afnames € 3,33 per toets/student
Meer weten? • http://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/nl/kennisbank/2013/Quickscan+Kosten+en+bat en+van+digitaal+toetsen.pdf • Er komt binnenkort een nieuwe versie uit, specifiek over de business case.
Michiel van Geloven
[email protected] www.surf.nl
Marij Veugelers
[email protected] www.uva.nl
