Projectplan en businesscase stadsinitiatief BUURbook. Stadsinitiatief BUURbook: projectplan en Businesscase

Projectplan en businesscase stadsinitiatief BUURbook

Stadsinitiatief BUURbook: projectplan en Businesscase

Auteurs: team BUURbook: Maarten van der Velde Ria Voesten Niels Koopman Nick van der Hoeven

Bestandsnaam: BUURbook projectplan 13feb13 Auteur: Versie: 2.0 Config.ID: Datum opgeslagen: 13-2-13 Project:

MvdV, RV, NK & NvdH BUURbook

i/21


Management samenvatting BUURbook.nl is een onafhankelijk platform waarop professionele partijen en bewoners die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de stad elkaar kunnen ontmoeten, informatie uitwisselen, zichzelf kunnen organiseren, elkaar kunnen ontmoeten en vinden en van elkaar kunnen leren. De totale investering voor de ontwikkeling van BUURbook bedraagt €608.890,‐ en is als volgt gefaseerd: Fase

Wat

Kosten uren

Kosten hulpbronnen

Overige kosten

Totaal

1 Ontwikkeling en bouw platform 2 Testperiode, wijzigingen

135.750

6.370

3.000

145.120

18.000

3.640

3.000

24.640

3 Inschakelen stagiaires promotiematerialen

46.000

3.000

6.000

55.000

82.000

39.550

36.650

158.200

122.000

81.200

22.730

225.930

€ 403.750

€ 133.760

71380

€ 608.890

4 Extra functionaliteiten en promotie 5 Bouw app en spiegelsites en promotie totaal

De investeringsanalyse indien de subsidie wordt toegekend ziet er als volgt uit: Investeringsanalyse indien subsidie toegekend

t/m 2013

Jaar 2014

Jaar 2015

Jaar 2016

Jaar 2017

Jaar 2018

410.290

183.600

0

0

0

0

5.000

10.000

10.500

11.025

11.576

12.155

0

0

80.400

84.420

88.641

93.073

Totale kosten

415.290

193.600

90.900

95.445

100.217

105.228

Subsidie

152.223

152.222

0

92.250

138.375

207.563

311.344

467.016

Netto resultaat

‐263.067

50.872

47.475

112.118

211.127

361.788

Discount factor n 1/(1+i) (i=6%)

1

1

1

1

1

1

ontwikkelkosten Onderhoud kosten Lopende kosten

Baten

Discounted netto resultaat

=1*netto =0,94*netto =0,89*netto =0,85*netto =0,85*netto =0,85*netto res. res. res. res. res. res.

Netto Contante Waarde

‐263.067

Cumulatief

‐263.067

47.992

42.388

95.015

‐215.075

‐172.686


‐77.671

178.921

306.600

101.249

407.849


ii/21


Inhoudsopgave 1

Inleiding en achtergrond BUURbook ................................................................ iv

2

Projectdefinitie ................................................................................................... v 2.1 Doelstellingen ................................................................................................... v 2.2 Doelgroep ......................................................................................................... v 2.3 Aanpak en fasering .......................................................................................... vi 2.4 Resultaten ........................................................................................................ vi 2.5 Omvang ........................................................................................................... vi 2.6 Randvoorwaarden & beperkingen ................................................................. vii 2.7 Relaties met andere projecten ....................................................................... vii

3

Initiële Business Case ...................................................................................... viii 3.1 Redenen ......................................................................................................... viii 3.2 Aannames ...................................................................................................... viii 3.3 Kosten .............................................................................................................. ix 3.4 Baten................................................................................................................ ix 3.5 Investeringsanalyse .......................................................................................... x

4

Organisatiestructuur ........................................................................................ xii

5

Initiële Projectplanning .................................................................................... xiv 5.1 Randvoorwaarden .......................................................................................... xiv 5.2 Externe afhankelijkheden ............................................................................... xiv 5.3 Communicatieplan ......................................................................................... xiv 5.4 Planning aannames......................................................................................... xv 5.5 Projectplanning .............................................................................................. xv 5.6 Benodigde Hulpbronnen ................................................................................ xvi 5.7 Kosten ............................................................................................................. xvi

6

Beheersingsmechanismen .............................................................................. xvii 6.1 Toleranties .......................................................................................................... 6.2 Voortgangsrapportage .................................................................................. xvii 6.4 Kwaliteitsrapportages .................................................................................... xvii

7

Projectrisico’s ................................................................................................. xviii

Bijlage 1:

begroting ....................................................................................................

Bijlage 2:

communicatieplan ......................................................................................

Bijlage 3:

steunbetuigingen ........................................................................................

Bijlage 4:

raming Bitselect en overzicht aanvullende functionaliteiten .....................



iii/21


1

Inleiding en achtergrond BUURbook

BUURbook.nl is een onafhankelijk platform waarop partijen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de stad elkaar kunnen ontmoeten. BUURbook richt zich op bewoners omdat deze partij is ondervertegenwoordigd en nog onvoldoende is georganiseerd terwijl onder bewoners zich de meeste gebiedskennis bevindt en zij de feitelijke consumenten zijn van hun leefomgeving. Het begrip ‘buurboek’ komt voor het eerst voor in de geschiedenis in 1596. In die tijd werd in zogenaamde ‘buurboeken’ vastgelegd wat de verordeningen en besluiten van de buurt waren tijdens de zogenaamde ‘buurspraak’, in die tijd de volksvergadering én wetgevende macht van een buurt. BUURbook is een moderne, online variant van het aloude buurboek. BUURbook is vanaf april 2011 bedacht en ontwikkeld door architect en stedenbouwkundige ir. Maarten van der Velde, MCD. Onderdeel van dit ontwikkelproces was diepgaand wetenschappelijk onderzoek naar het effect van sociale media op de invloed van eindgebruikers op hun leefomgeving. Dat heeft geresulteerd in een diepgaand inzicht en antwoorden op de hoe‐vraag waar het gaat om het bij elkaar brengen van bewoners en professionals in stedelijke gebiedsontwikkeling. Maarten van der Velde en Ria Voesten hebben besloten te investeren en hebben samen met Niels Koopman gewerkt aan de ontwikkeling van een basisplatform BUURbook.nl met een beperkt aantal functionaliteiten, bedoeld om te testen of een dergelijk concept functioneert en aanslaat. De eerste versie van BUURbook is sinds januari 2013 online en zodanig opgezet dat dit naar wens kan worden aangepast dan wel uitgebreid met functionaliteiten die nodig blijken. BUURbook zal samen met de verschillende gebruikers verder worden ontwikkeld zodat het zo goed mogelijk aansluit op de specifieke wensen van verschillende partijen. Met BUURbook krijgen bewoners weer meer invloed op hun leefomgeving in de een tijd waarin de afstand tussen bewoners en gemeente in de loop der tijd steeds groter is geworden. In de volgende hoofdstukken komt achtereenvolgens aan de orde: ‐ de projectdefinitie (o.a. doelstellingen, aanpak en resultaten); ‐ de initiële Business Case (kosten/baten analyse); ‐ de organisatiestructuur; ‐ de initiële projectplanning; ‐ de beheersingsmechanismen; ‐ de projectrisico’s, inclusief tegenmaatregelen. In de bijlagen zijn opgenomen: ‐ de begroting ‐ het communicatieplan ‐ de steunbetuigingen



iv/21


2

Projectdefinitie

2.1

Doelstellingen

BUURbook is een platform waarop partijen die een rol spelen in de (her)ontwikkeling van de stad informatie uitwisselen. Gemeenten, woningcorporaties en projectontwikkelaars hebben nu de meeste invloed op de stad. Bewoners hebben dat nog relatief weinig. BUURbook richt zich daarom op de bewoners. Doel van BUURbook is om bewoners en ondernemers (winkeliers, werknemers, etc) van Rotterdam meer invloed te geven op hun leefomgeving. Op BUURbook kunnen bewoners en en ondernemers (winkeliers, bedrijven, etc) elkaar op de hoogte houden, ideeën uitwisselen, draagvlak creëren en zich gemakkelijker organiseren. Daardoor kunnen zij meer en gemakkelijker invloed uitoefenen op hun leefomgeving, het vergroot de onderlinge samenwerkingsbereidheid en het begrip tussen bewoners en professionals. Plannen komen zo meer tot stand in een netwerk van bewoners, bedrijven, winkeliers, bewonersorganisaties en medewerkers bij gemeenten, woningcorporaties en andere professionals. Zo kunnen vakkennis van professionals en gebiedskennis van bewoners beter worden gekoppeld en kunnen problemen transparanter en meer intersectoraal worden opgelost. BUURbook is nadrukkelijk geen vervanging van face‐to‐face contact of echte ontmoetingen in de buurt. Integendeel: BUURbook faciliteert en stimuleert juist deze echte ontmoetingen. Dat biedt kansen voor het versterken van de sociale cohesie en de leefbaarheid in de buurt. 2.2

Doelgroep

BUURbook heeft twee belangrijke doelgroepen: bewoners en professionals in stedelijke gebiedsontwikkeling. ‘Bewoners’ Onder bewoners verstaat dit businessplan feitelijk de eindgebruikers. Zij die de consumenten zijn van hun leefomgeving: de bewoners, de winkeliers, de (horeca)ondernemers en werknemers. Ook de bewonersverenigingen en de winkeliersverenigingen scharen we in dit businessplan onder bewoners. Professionals Met professionals wordt hier bedoeld de partijen die zich professioneel bezig houden met de inrichting en verbetering van de leefomgeving, de medewerkers bij gemeenten, woningcorporaties, projectontwikkelaars, ontwerpers, etc. De berichten en plannen die bewoners plaatsen geven waardevolle informatie voor professionals en BUURbook is een waardevolle tool voor bewoners die meer invloed willen op hun leefomgeving. BUURbook is daarmee een zogenaamd Multi‐sided platform, er is sprake een driehoeksrelatie bewoners, platform, professionals.



v/21


In het communicatieplan zal dieper worden ingegaan op bovenstaande doelgroepen vanuit communicatie‐oogpunt, zie hiervoor bijlage 2. 2.3

Aanpak en fasering

Het project BUURbook bestaat uit de volgende fasen: 1. 2011 – januari 2013: ontwikkeling, bouw en lancering BUURbook 2. januari 2013: BUURbook online 3. januari‐februari 2013: promotie en marketing van BUURbook binnen Hillegersberg‐ Schiebroek, presentaties aan bewoners(organisaties) en winkeliers(verenigingen), stimuleren van pilots, presentaties bij woningcorporaties en deelgemeenten en scholen. 4. februari 2013 – juni 2013: deelname aan het stadsinitiatief: promotie en marketing binnen heel Rotterdam, genereren van zoveel mogelijk gebruikers en berichten, presentaties en pilots met bewonersorganisaties, bewoners, deelgemeenten, woningcorporaties, scholen en ondernemers in heel Rotterdam 5. Juni‐ december 2013: bij winst stadsinitiatief: stapsgewijze bouw aanvullende functionaliteiten, marketing en reclame binnen Rotterdam 6. 2014: Bouw app en spiegelsites en bredere implementatie ook buiten Rotterdam 2.4

Resultaten

Het project levert de volgende hoofdproducten op: A. internetplatform: www.BUURbook.nl (online sinds januari 2013) B. aanvullende functionaliteiten (2e helft 2013, begin 2014) C. BUURbook, the app en spiegelsites (planning 2014) D. BUURbook database, waaruit middels query’s rapportages kunnen worden gedraaid. E. Opbouw netwerk van specialisten die gemeenten en woningcorporaties en bewonersorganisaties kunnen ondersteunen in het samenwerkingsproces (in samenwerking met de wijkalliantie en het idealenkompas) F. Opbouw netwerk van kennis en allianties (in samenwerking met kennislabvoor urbanisme en TNO‐ Smart Cities en bijvoorbeeld hogescholen en universiteiten) G. Opbouw netwerk van franchisers en ambassadeurs voor het uitrollen van BUURbook buiten Rotterdam. Product A is inmiddels gerealiseerd. De aanvullende functionaliteiten (B, C) zijn omschreven en gespecificeerd in de raming van Bitselect (bijlage 4) Alle informatie op BUURbook wordt opgeslagen in een database (D) waaruit informatie kan worden gefilterd en gerapporteerd. BUURbook bouwt al sinds 2011 aan een netwerk van specialisten en partners om kennis uit te wisselen, kennis te delen. Dit moet op termijn gaan leiden tot een netwerk van franchisers en ambassadeurs die BUURbook ook buiten Rotterdam kunnen gaan uitrollen 2.5

Omvang

De totale investering voor de ontwikkeling en bouw van BUURbook bedraagt €608.890,‐ Hiervan zal de helft als subsidie worden aangevraagd, zie de gespecificeerde begroting in de bijlage 1



vi/21


2.6

Randvoorwaarden & beperkingen

Voor het slagen van BUURbook zijn drie belangrijke randvoorwaarden: 1. het platform moet stabiel en goed blijven functioneren. Hiervoor is een goede programmeur nodig, een betrouwbare hosting en server en moet het beheer verzekerd zijn zo dat eventuele storingen direct en adequaat worden verholpen. 2. De organisatie moet goed verlopen en voldoende kennis bezitten. ‐ Hiervoor is een team nodig dat brede kennis heeft van stedelijke gebiedsontwikkeling, stedenbouwkunde, beheerstechnische zaken, projectonwikkeling, problematiek rondom woningcorporaties, goed contact met bewoners, communicatieve vaardigheden en politiek gevoel en acquisitievaardigheden. ‐ Voor het platform is een diepgaand inzicht in programmeervaardigheden en kennis van wat technisch nodig is om een platform met een groot aantal bezoekers goed en snel te laten functioneren. ‐ Verder is organiserend vermogen, projectmanagement en projectleiding, planning en tijdsbewaking cruciaal. ‐ Met name tijdens de campagne voor het stadsinitiatief en daarna zijn meer handjes nodig die kunnen helpen met het in kaart brengen van bestaande initiatieven, bewonersoranisaties, woningcorporaties en die helpen met de externe communicatie en de campagne. 3. Belangrijke financiële randvoorwaarde is dat de financiële investering door initiatiefnemers is beperkt tot €25.000,‐ + tijd tot een totale waarde van €400.000,‐ (waarvan de helft voor en de helft na winst van het stadsinitiatief). Om BUURbook verder te ontwikkelen en breed uit te rollen is een kickstart nodig. Het stadsinitiatief is hiervoor ideaal. 4. Buurbook heeft voldoende kritische massa nodig. Hiertoe is een campagne/communicatieplan opgesteld wat er voor moet zorgen dat BUURbook voldoende naamsbekendheid krijgt en voldoende wordt gebruikt. 2.7

Relaties met andere partijen

De kracht van BUURbook is dat het een onafhankelijk platform is. BUURbook heeft geen bindende directe relaties met andere partijen. Dit is nodig om met name bewoners het vertrouwen te geven dat hun inbreng vrij is. Ook voor professionals, zoals bijvoorbeeld de gemeente, is dat prettig omdat ze dan niet verplicht zijn op alle berichten te reageren, terwijl ze toch een uitstekend gevoel krijgen bij wat er in een buurt speelt. Het is immers niet hún platform. Ze hoeven alleen te reageren op berichten die ze zelf plaatsen. Daar waar professionals specifiek benadert worden door bewoners of kansen zien kunnen ze deelnemen aan een discussie en bijvoorbeeld faciliterend optreden. BUURbook onderzoekt of op termijn samenwerking mogelijk is met bestaande initiatieven die de kracht en werking van BUURbook verder kunnen versterken en gebruikers van BUURbook verder kunnen helpen. Voorbeelden hiervan zijn het idealenkompas, de wijkalliantie, konnektid, sites voor crowdfunding en beheer, zoals BuitenBeter en TNO‐smart cities. BUURbook is hierover met een aantal van deze organisaties in gesprek.



vii/21


3

Initiële Business Case

Doel van het project BUURbook is dat BUURbook zichzelf kan bedruipen en uiteindelijk kostendekkend is. 3.1

Redenen

Gemeenten zijn al jaren bezig meer vraaggestuurd te werken en bewoners te betrekken bij plannen in hun buurt. Hiervoor gebruiken ze de participatieladder, bewonersavonden en steeds vaker ook crowdsourcing. De opkomst en deelname hieraan is vaak matig. Gemeenten worstelen er mee hoe ze meer bewoners kunnen bereiken, meer draagvlak kunnen krijgen voor hun plannen en bewoners meer kunnen betrekken bij hun leefomgeving. Bewonersparticipatie resulteert nu vaak in een stroom van sterk uiteenlopende individuele reacties waarover de gemeente uiteindelijk een Salomonsoordeel moet vellen. De kosten en inspanningen voor bewonersparticipatie zijn relatief hoog terwijl het lang niet altijd resulteert in een groter vertrouwen of meer tevredenheid onder bewoners. Bewoners voelen zich nog regelmatig van het kastje naar de muur gestuurd als ze iets willen, voelen zich niet serieus genomen; voelen zich regelmatig verrast als er iets in hun omgeving gaat veranderen waar ze niets van wisten of voelen zich te laat bij plannen betrokken. Er heerst een kloof van onbegrip, onwetendheid en wantrouwen tussen bewoners en de gemeente. Kort door de bocht leidt tot tot een impasse: gemeenten hebben het gevoel dat bewoners niet betrokken zijn bij hun buurt en alleen maar klagen terwijl bewoners het gevoel hebben dat de gemeente toch uiteindelijk doet wat ze zelf wil en dat hun inspanningen dus nergens toe leiden. 3.2

Aannames

De werking van BUURbook berust op een aantal aannames: 1. Belangrijkste aanname voor deze businesscase is dat een onafhankelijk platform waarop transparant wordt gediscussieerd over plannen bovenstaande impasse kan doorbreken en het vertrouwen geleidelijk kan herstellen. 2. Het aan elkaar koppelen van de vakkennis van professionals en de gebiedskennis van bewoners leidt tot fysiek, sociaal en economisch betere plannen. 3. De mogelijkheid voor bewoners altijd online te kunnen reageren op plannen in hun buurt versterkt hun gevoel van invloed. Een groter gevoel van invloed op je leefomgeving leidt tot (het) meer (zichtbaar worden van de) bewonersbetrokkenheid, en een grotere leefbaarheid.



viii/21


4.

Transparante discussie over plannen tussen bewoners onderling legt de gemeenschappelijke vraag uit de samenleving bloot, verbetert de sociale cohesie in de buurt, geeft bewoners een gevoel van betekenis en vergroot de samenwerkingsbereidheid. 5. Meer en transparante communicatie tussen bewoners onderling en tussen bewoners en professionals kan leiden tot meer onderling begrip en vertrouwen. 6. Professionele organisaties op termijn bereid zijn te betalen voor de informatie en meerwaarde die BUURbook biedt zodat BUURbook zichzelf kan bedruipen en niet afhankelijk is van subsidies. BUURbook is een waardevolle tool voor bewoners die meer invloed willen op hun leefomgeving. De berichten en plannen die eindgebruikers plaatsen geven waardevolle informatie voor professionals. BUURbook is daarmee een zogenaamd Multi‐sided platform. Daar zit dan ook meteen de grootste uitdaging. Er is voldoende kritische massa nodig van gebruikers, bewoners zowel als professionals. Nominatie voor het stadsinitiatief kan een kickstart betekenen voor BUURbook in de zin van het sneller bereiken van deze kritische massa. Winst van het stadsinitiatief zorgt er voor dat BUURbook snel kan uitgroeien tot een fullservice platform wat in staat is zichzelf te bedruipen. 3.3

Kosten

De totale kosten van het project zijn nader gespecificeerd in de projectplanning (zie paragraaf 5.5) en bedragen: €608.890,‐. De helft hiervan bedraagt een investering door de initiatiefnemers in de vorm van geld en tijd. Na afsluiting van het project eind 2014 moet rekening worden gehouden met jaarlijkse kosten van €90.900,‐ (onderhoud, lopende kosten, consumables, personeelskosten). 3.4

Baten

De baten van BUURbook bestaan uit abonnementen die BUURbook zal verkopen aan professionele partijen voor het onbeperkt gebruik van BUURbook als middel voor bewonersparticipatie, het publiceren van berichten en bekendmakingen en het verkrijgen van informatie in de vorm van rapportages uit de database. Schatting is dat de baten zullen komen als er voldoende kritische massa van gebruikers is bereikt. Dat is volgens planning vanaf 2014 realistisch. De baten van BUURbook zijn nader gespecificeerd in de projectplanning (zie paragraaf 5.5) De baten van BUURbook bedragen naar verwachting in 2014: €92.250,‐ in 2015 als BUURbook ook buiten Rotterdam wordt uitgerold kan dit jaarlijks groeien.



ix/21


3.5

Investeringsanalyse

In de onderstaande tabel worden de éénmalige kosten, de jaarlijkse kosten en de baten uitgezet in de tijd. Investeringsanalyse indien subsidie toegekend

t/m 2013

Jaar 2014

Jaar 2015

Jaar 2016

Jaar 2017

Jaar 2018

410.290

183.600

0

0

0

0

5.000

10.000

10.500

11.025

11.576

12.155

0

0

80.400

84.420

88.641

93.073

Totale kosten

415.290

193.600

90.900

95.445

100.217

105.228

Subsidie

152.223

152.222

0

92.250

138.375

207.563

311.344

467.016

Netto resultaat

‐263.067

50.872

47.475

112.118

211.127

361.788

Discount factor 1/(1+i)n (i=6%)

1

1

1

1

1

1


Baten




‐263.067

Cumulatief

‐263.067

47.992

42.388

95.015

178.921

306.600

101.249

407.849

‐215.075

‐172.686

‐77.671

Investeringsanalyse indien subsidie niet toegekend

t/m 2013

Jaar 2014

Jaar 2015

Jaar 2016

Jaar 2017

Jaar 2018

410.290

183.600

0

0

0

0

5.000

10.000

10.500

11.025

11.576

12.155

0

0

80.400

84.420

88.641

93.073

Totale kosten

415.290

193.600

90.900

95.445

100.217

105.228

Subsidie

Baten

0

92.250

138.375

207.563

311.344

467.016

Netto resultaat

‐415.290

‐101.350

47.475

112.118

211.127

361.788

Discount factor 1/(1+i)n (i=6%)

1

1

1

1

1

1





‐415.290

Cumulatief

‐415.290

‐95.613

42.388

95.015

‐510.903

‐468.515


‐373.500

178.921

306.600

‐194.579

112.020


x/21


De conclusie is dat BUURbook tijd en een kickstart in de vorm van een initiële investering nodig heeft om snel genoeg de benodigde extra functionaliteiten te kunnen bouwen en campagne te kunnen voeren en zo een kritische massa te bereiken zodat het gaat werken. Nominatie voor het stadsinitiatief is bij uitstek het middel om in één keer vodoende naamsbekendheid én draagvlak te creëren onder Rotterdamse bewoners en professionele organisaties en om de benodigde aanvullende functionaliteiten te kunnen bouwen. Winst van het stadsinitiatief zorgt er voor dat BUURbook zichzelf kan bedruipen en op termijn als een zelfstandige organisatie, onafhankelijk van subsidies kan functioneren.



xi/21


4

Organisatie

De organisatie van BUURbook bestaat uit oprichters ir. Maarten van der Velde, MCD en Ria Voesten en is in eigendom van BUURbook BV. Ir. Maarten van der Velde is architect, stedenbouwkundige en gebiedsontwikkelaar. Hij heeft jarenlange ervaring bij gemeentes, met projectontwikkelaars en heeft zich steeds meer in de breedte ontwikkeld tot iemand met een zeer brede kennis van alle aspecten van stedelijke gebiedsontwikkeling. Daarnaast heeft hij in 2012 diepgaand wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het effect van sociale media op de invloed van eindgebruikers op hun leefomgeving. Dat laatste heeft geleid tot diepgaand inzicht in het proces tussen bewoners en professionals wat de inspiratie is geweest voor de oprichting van BUURbook. Ria Voesten is zelfstandig professional op het gebied van de implementatie van banksoftware, projectmanagement, projectleiding en operationeel management. Zij heeft veel ervaring met het implementeren van nieuwe systemen in een organisatie, het testen er van, het creëren van draagvlak en het bewaken van de kwaliteit. BUURbook BV werkt nauw samen met websitebouwer Bitselect in de persoon van Niels Koopman. Niels heeft ruim 30 jaar ervaring met het programmeren en de bouw van websites en staat garant voor de werking van een snel en betrouwbaar platform en het beheer er van. Niels werkt regelmatig samen met andere programmeurs, webdesigners en interactie‐designers. De rolverdeling is als volgt: BUURbook BV: Maarten van der Velde is verantwoordelijk voor de inhoud, de uitstraling, de functionaliteiten, de onderling samenhang, het ontwerp, testen van nieuwe functionaliteiten, de presentaties, contacten met professionele organisaties als gemeenten, woningcorporaties, projectontwikkelaars, etc. Ria Voesten: verantwoordelijk voor het projectmanagement, het opleveren van het project binnen tijd en budget, marketing, promotie, medeverantwoordelijk voor presentaties Bitselect: Niels Koopman, Bitselect: verantwoordelijk voor de bouw, technische werking, onderhoud, hosting en beheer. In fase 4 (zie paragraaf 2.2) zal worden samengewerkt met een team van studenten/afstudeerstagiaires communicatie van de hogeschool Rotterdam en communicatiewetenschappen aan de VU, Amsterdam: ‐ Nick van der Hoeven, student marketing en communicatie, Hogeschool Rotterdam ‐ Marinho Bouwland, international business and management studies, Hogeschool Rotterdam ‐ Stefan Jonkers, student communicatie aan de Hogeschool Rotterdam



xii/21


Deze studenten zullen de organisatie bijstaan waar het gaat om het uitwerken en uitvoeren van het communicatieplan, de marketing, het houden van presentaties, het in kaart brengen van bewoners initiatieven, bewonersverenigingen, winkeliersverenigingen en professionals bij woningcorporaties en gemeenten. De focus zal liggen op het voeren van een campagne gericht op naamsbekendheid in heel Rotterdam en het genereren van zoveel mogelijk bezoekers. Steunbetuigingen tot dusver. BUURbook wordt alleen een succes als het gebruikt wordt en is dus afhankelijk van haar gebruikers. Om die reden werkt BUURbook nauw samen met alle partijen die een rol spelen in stedelijke gebiedsontwikkeling. Dat heeft in de afgelopen weken al geleidt tot louter enthousiaste reacties uit alle gelederen van de samenleving, zowel onder bewoners als professionele partijen: (zie bijlage 2 voor de volledige steunbetuigingen tot dusver). ‐ Deelgemeente Hillegersberg‐Schiebroek ‐ Deelgemeente Noord ‐ Deelgemeente Prins Alexander ‐ Woningcorporatie Havensteder ‐ Winkeliersvereniging Winkelcentrum Schiebroek ‐ Leven in Schiebroek, overkoepelende bewonersorganisaties in Schiebroek ‐ Kunstfestival Schiebroek ‐ Prof. dr. Roland Blonk, hoogleraar Arbeidsparticipatie en psychische klachten aan de Universiteit Utrecht en senior scientist bij TNO‐smart cities ‐ Greenwish/idealenkompas ‐ Openbare basisschool de Wilgenstam De komende maanden gaat BUURbook verder op pad en heeft inmiddels onder andere afspraken in de agenda bij de helft van de deelgemeenten in Rotterdam. Hieruit blijkt dat er veel belangstelling is voor BUURbook.



xiii/21


5

Initiële Projectplanning

De projectplanning geeft aan welke acties wanneer door wie worden ondernomen en wat de bijbehorende kosten zijn. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en / of nieuwe gegevens. 5.1

Randvoorwaarden

Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen: ‐ Het platform moet goed blijven functioneren en worden beheerd. ‐ Er is voor eind 2013 voldoende kritische massa nodig in de vorm van bewoners en professionele gebruikers. ‐ Er zijn inkomsten nodig om extra functionaliteiten te kunnen bouwen en de campagne te kunnen bekostigen. ‐ Nominatie voor het stadsinitiatief het winnen van het stadsinitiatief functioneert hierin als kickstarter. 5.2 Externe afhankelijkheden Er zijn een aantal externe afhankelijkheden die een risico betekenen voor de planning van BUURbook. ‐ ziekte of overlijden van een van de leden van de organisatie. Dit heeft geen directe gevolgen voor het functioneren van het platform, wel voor de voorgang van het project. In het geval van langdurige ziekte of overlijden van een van de leden van de organisatie zal vervanging worden gezocht die de rol en taken van degene overneemt. ‐ disfunctioneren van de hosting/server. De servers van hosting.nl hebben een backup in een streng beveiligde bunker. Vernietiging van deze servers door externe oorzaak of natuurramp leidt hooguit tot een tijdelijk disfunctioneren van BUURbook. ‐ Het niet winnen van het stadsinitiatief leidt tot vertraging van de planning omdat dan de middelen ontbreken voor het voeren van een campagne en het bouwen van extra functionaliteiten. In dat geval zal BUURbook eerst op zoek moeten naar externe financiering of inkomsten. 5.3

Communicatieplan

Een van de grootste bedreigingen voor BUURbook is dat het platform onvoldoende kritische massa bereikt waardoor het onvoldoende snel functioneert en de baten uitblijven of tegenvallen. Om deze reden is er een ruim budget beschikbaar voor campagne/communicatie. Een uitstekende campagne en marketing is een belangrijke voorwaarde om voldoende kritische massa te bereiken onder bewoners en professionals zodat het platform gaat functioneren zoals bedoeld.



xiv/21


In het communicatieplan staat het genereren van naamsbekendheid centraal omdat BUURbook een nieuwe organisatie is. Om naamsbekendheid te vergroten zullen de verschillende doelgroepen via verschillende kanalen worden benaderd om in een periode van 4 maand (maart tot juni 2013) gemeentelijke dekking te genereren en te zorgen dat BUURbook door een groter percentage van de doelgroep gebruikt gaat worden. Het contact zal met name voor de professionals en organisaties pro‐actief zijn dat wil zeggen in de vorm van direct en persoonlijk contact. Dit om de doelgroepen zowel te informeren als te binden aan BUURbook. In de bijlage 2 is het volledige communicatieplan opgenomen. Het communicatieplan is nog in ontwikkeling. Het actieplan en de actieplanning zal in de komende weken verder worden uitgewerkt. 5.4

Planning aannames

De planning van BUURbook berust op een aantal aannames: 1. Belangrijkste aanname voor deze planning is dat BUURbook het stadsinitiatief wint. Dat genereert de benodigde inkomsten die nodig zijn om de nodige naamsbekendheid te genereren en de extra functionaliteiten te kunnen ontwikkelen. 2. Tweede belangrijke aanname is dat de organisatie functioneert zoals bedoeld en dat de bouw van aanvullende functionaliteiten geen vertraging oploopt. Mits er geen grote veranderingen optreden zoals beschreven onder 6.2 voorziet BUURbook hierin geen problemen. 5.5

Projectplanning

Het project BUURbook bestaat uit de volgende fasen: 1. 2011 – januari 2013: ontwikkeling, bouw en lancering BUURbook 2. januari –februari 2013: BUURbook online, test periode, eventuele aanpassingen en kleine wijzigingen, promotie en marketing van BUURbook in beginsel binnen de deelgemeente Hillegersberg‐Schiebroek, presentaties aan bewoners(organisaties) en winkeliers(verenigingen), stimuleren van pilots, presentaties bij woningcorporaties, deelgemeenten en scholen. 3. februari 2013 – juni 2013: deelname aan het stadsinitiatief: promotie en marketing binnen heel Rotterdam, genereren van zoveel mogelijk gebruikers en berichten, presentaties en pilots met bewonersorganisaties, bewoners, deelgemeenten, woningcorporaties, scholen en ondernemers in heel Rotterdam 4. Juni‐ december 2013: bij winst stadsinitiatief: stapsgewijze bouw aanvullende functionaliteiten, marketing en reclame binnen Rotterdam 5. 2014: Bouw app en spiegelsites en bredere implementatie ook buiten Rotterdam



xv/21


Per fase zullen de volgende uren worden besteed: Fase

Geplande Startdata April 2011 Jan 2013 15 februari 1 juni 2013 Jan 2014

1 2 3 4 5

5.6

Geplande Einddata Jan 2013 14 feb 2013 Juni 2013 Jan 2014 Dec 2014

Geplande Uren 1600 210 540 965 1435

Doorlooptijd cumulatief 605 43 105 210 365

TOTAAL:

4750 uur

1328 dagen

Benodigde Hulpbronnen

Fase

Wat

Globale vereiste

Tarief

totaal

65

6370

70

3640

1000

3

3000

1 Bitselect

Niels Koopman

beschikbaarheid (uur) 98

2 Bitselect

Niels Koopman

52

3 Promotie/campagne

3 studenten

4 Bitselect

Niels Koopman

565

70

39550

5 Bitselect

Niels Koopman

1160

70

81200

5.7

Wie

Kosten

De kosten voor de uitvoering van het project bedragen als volgt: Fase

Wat

Kosten uren

Kosten hulpbronnen

Overige kosten

Totaal

1 Ontwikkeling en bouw platform 2 Testperiode, wijzigingen

135.750

6.370

3.000

145.120

18.000

3.640

3.000

24.640

3 Inschakelen stagiaires promotiematerialen

46.000

3.000

6.000

55.000

82.000

39.550

36.650

158.200

122.000

81.200

22.730

225.930

€ 403.750

€ 133.760

71380

€ 608.890

4 Extra functionaliteiten en promotie 5 Bouw app en spiegelsites en promotie

De indirecte kosten bedragen in totaal €1050,‐ De jaarlijkse kosten (onderhoud, lopende kosten en consumables) bedragen zo’n € 90.900 Zie de volledige gespecificeerde begroting in bijlage 1.



xvi/21


6

Beheersingsmechanismen

6.1

Voortgangsrapportage (incl tijd en kosten gewoon 1 rapport)

Tijdens de verschillende fases zal regelmatig een voortgangsrapportage worden geleverd waarin de voorgang wordt gerapporteerd, over de bestede tijd en kosten en de planning. Elke voortgangsrapportage zal bestaan uit een rapportage over de reguliere kwantitatieve en kwalitatieve voortgang, over eventuele wijzigingen in de planning of uitgaven naar aanleiding van feedback door gebruikers, een evaluatie van de afgelopen periode en een vooruitblik op de volgende fase. 6.2

Tijd‐ en kostenrapportages

De bestede tijd en kosten zullen worden geadministreerd en maken onderdeel van de voortgangsrapportage 6.3

Kwaliteitsbewaking

Om de kwaliteit van BUURbook te bewaken wordt een testteam van vrijwilligers en ambassadeurs samengesteld. Dat zijn mensen uit alle lagen van de bevolking en uit verschillende leeftijdsklassen en met verschillende culturele achtergrond en opleidingsniveau. Met hun feedback zal BUURbook zodanig verder worden geoptimaliseerd dat BUURbook gemakkelijk, laagdrempelig en leuk is in het gebruik. Eventuele opmerkingen door het testteam worden doorlopend verzameld in een formulier. Eens in de vier weken worden deze voorstellen geëvalueerd waarna er integraal keuzes worden gemaakt tot welke wijzigingen dit op korte of langere termijn moet leiden om de conversie te verhogen en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Sommige wijzigingen kunnen direct worden verwerkt, anderen zullen later worden meegenomen omdat dit bijvoorbeeld samen hangt met een nog te bouwen functionaliteit later in de planning. Op BUURbook zal een nieuws‐ en ontwikkelpagina komen waarop alle geplande functionaliteiten als een soort verlanglijst worden gepresenteerd. Gebruikers kunnen hierop stemmen welke functionaliteiten zij als eerste gerealiseerd willen zien. Zo worden mensen ‘mede‐eigenaar’ van BUURbook.



xvii/21


7

Projectrisico’s

De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1tot 5) 1 . De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een Logboek risico’s, met een uitgebreidere beschrijving van de risico’s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. Bedreiging Tegenmaatregel Kans Effect Risico Ziekte of overlijden

Vervanging zoeken

1

3

3

Disfunctioneren hosting of server Geen belangstelling, niet bereiken kritische massa Angst voor machtsverlies door bewonersorganisaties of professionals

Herstel backup

1

2

2

Campagne/ communicatieplan

2

5

10

Publiciteit zoeken, bottom‐ up druk uitoefenen

2

2

4

Onderscheid met betere functionaliteiten en gevoel, continue ontwikkeling en verbetering Publiciteit zoeken, bottom‐ up druk opvoeren, crowdsourcing

3

3

9

Concurrerende platforms

Tegenvallende 2 4 8 opbrengsten / free‐ ridergedrag Geen belangstelling, niet bereiken kritische massa Belangrijkste bedreiging is dat BUURbook onvoldoende gebruikt wordt door bewoners, professionals of beiden en dat er onvoldoende kritische massa ontstaat. Dit staat of valt met een uitstekende campagne. De aanpak en fasering van deze campagne is beschreven in paragraaf 5.3, het communicatieplan. Tegenvallende opbrengsten / free‐ridergedrag Belangrijke tweede bedreiging ligt in het feit dat BUURbook onvoldoende baten genereert. Dat kan een direct of indirect gevolg zijn van de belangrijkste bedreiging: dat er onvoldoende deelname is. Of omdat deelgemeenten en woningcorporaties kampen met krimpende budgetten. Deze bedreiging wordt naar verwachting kleiner als bewoners massaal gebruik 1

1 = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect



xviii/21


maken van BUURbook. Dan levert BUURbook immers veel informatie die bruikbaar is voor professionals. BUURbook kan de woningcorporaties en (deel)gemeente(n) op termijn bovendien kosten besparen op reguliere bewoners participatietrajecten. De bereidheid producten af te nemen wordt dan automatisch groter. BUURbook voorziet dan in een behoefte aan unieke informatie die elders niet te vinden is. Overigens hebben de deelgemeente Noord en, in iets mindere mate woningcorporatie Havensteder al aangegeven sowieso bereid te zijn te bekijken of hier budget voor kan worden gevonden. Concurrerende platforms Derde bedreiging vormen concurrerende websites. Voorbeelden hiervan zijn facebook, Buurtlink, en Verbeterdebuurt maar ook de websites van de gemeente of de woningcorporaties zelf. BUURbook ondervangt dit door zich te onderscheiden van deze concurrenten, zich doorlopend met haar klanten te blijven ontwikkelen en de samenwerking te zoeken met bestaande sites die de functionaliteiten van BUURbook kunnen versterken. Veel bewonersinitiatieven maken al gebruik van facebook om onderling contact te houden. BUURbook onderscheidt zich van facebook door: ‐ een overzicht te bieden van alle initiatieven in een buurt. Dat maakt bewonersinitiatieven in jouw buurt makkelijker vindbaar . Dat genereert meer bezoeken. Het wordt dus ook voor huidige facebookinitiatieven aantrekkelijk hun plan op BUURbook te plaatsen (en op BUURbook naar facebook te verwijzen) Voor nieuwe initiatieven is het aantrekkelijker op BUURbook te beginnen. ‐ Tweede voordeel van BUURbook is dat de dwarsverbanden tussen plannen en initiatieven op BUURbook inzichtelijk kunnen worden gemaakt (nog te bouwen functionaliteit) Dat verbetert kennis‐uitwisseling en netwerkvorming. ‐ Derde voordeel is dat je via BUURbook in contact kunt komen met je buurtgenoten ook als je ze (nog) niet kent. Dat bevordert de sociale cohesie in de buurt. ‐ Vierde voordeel tot slot is dat niet iedereen op facebook wil om verschillende redenen. Je bent verplicht tot uitgebreide registratie. Als je ‘vrienden’ wordt met het buurtinitiatief kunnen je buurtgenoten zien wat jij in je privéleven doet. Buren zijn niet altijd je vrienden. BUURtlink is redelijk wijdverbreid maar is rommelig en onoverzichtelijk van opzet en mist de focus. In de praktijk wordt het veel gebruikt voor het melden van vermiste huisdieren. BUURbook communiceert zorgvuldig dat het primair bedoeld is voor stedelijke gebiedsontwikkeling en biedt de hiervoor van belang zijnde functionaliteiten. Verbeterdebuurt is een site die zich richt op problemen in de buitenruimte en het doorgeven hiervan aan de afdeling beheer van de gemeente. Er is wel de mogelijkheid een idee te plaatsen maar in de praktijk functioneert het vooral als doorgeefluik voor klachten. Verbeterdebuurt kampt bovendien op haar beurt weer met concurrentie van BuitenBeter, een mobiele app die zich primair richt op het doorgeven van klachten. De gemeente Rotterdam heeft hier een overeenkomst mee gesloten. BUURbook onderzoekt of hiermee een samenwerking mogelijk is. BUURbook wil een zodanig gevoel uitstralen dat mensen geneigd zijn positief en pro‐actief deel te nemen en een gevoel krijgen van betekenis en invloed. Het feit dat de bewoners centraal staan is hierin belangrijk. BUURbook functioneert ook of misschien wel vooral als



xix/21


sociaal medium. Hier zal aanvullend nader onderzoek worden gedaan in samenwerking met onder andere het kennislab voor urbanisme en TNO‐smart cities. Tot slot hebben professionele organisaties zoals de gemeente Rotterdam en woningcorporaties zelf websites via welke ze met bewoners communiceren. BUURbook heeft als voordeel dat het een onafhankelijk platform is. Dat is belangrijk om vertrouwen te wekken onder bewoners. Maar ook omdat het dan voor een professionele partij niet perse noodzakelijk is te reageren op een bericht (tenzij het een reactie is op een door deze professionele partij zelf geplaatst plan. BUURbook wil zich blijven focussen op het samenbrengen van partijen in stedelijke ontwikkeling en in de buurt. BUURbook zal zich samen met al deze partijen blijven ontwikkelen en bouwen aan aanvullende nieuwe functionaliteiten die de werking van BUURbook verder kunnen versterken. De ambitie van BUURbook is op termijn hét landelijke platform te worden via waar je contact onderhoudt met je buurtgenoten en met de professionele partijen die een rol spelen in de (her)ontwikkeling van de stad.



xx/21


Bijlage 1 begroting Bijlage 2 communicatieplan Bijlage 3 steunbetuigingen Bijlage 4 raming Bitselect en overzicht aanvullende functionaliteiten



xxi/21

Projectplan en businesscase stadsinitiatief BUURbook. Stadsinitiatief BUURbook: projectplan en Businesscase

Recommend Documents