Projectplan Peel en MaasNet Projectnaam
: Peel en MaasNet
Datum
: 4 februari 2014
Opsteller
: Stuurgroep Peel en MaasNet
1. Aanleiding In de gemeente Peel en Maas is er sprake van een groeiende behoefte aan een nieuwe wijze van omgaan met het aanwezige culturele erfgoed in brede zin. Daar waar in 2010 de tijd nog niet rijp bleek voor de ontwikkeling van een dergelijk project, is nu door diverse partijen in het erfgoedoverleg (heemkundeverenigingen, musea en kunstinstellingen) aangegeven dat er belangstelling is voor de gezamenlijke ontwikkeling van een database waarin de groeiende hoeveelheid informatie op het gebied van cultureel erfgoed op een goede, efficiënte, duurzame en verantwoorde wijze kan worden beheerd. Ruim 150.000 objecten, al dan niet op enige wijze beschreven, wachten op een goede verwerking in een database. De partijen hebben deze vraag neergelegd bij de gemeente Peel en Maas die daar positief op heeft gereageerd, mede ook omdat dit past in de visie van de Gemeente op basis van het beleid “Wissels om”. Hierbij gaat het niet om de vraag wat de Gemeente kan doen voor de burger, maar wat wil de burger doen voor de gemeenschap. In de provincie Limburg zijn in een aantal gemeenten projecten gestart om het aanwezige culturele erfgoed te digitaliseren. Een goed voorbeeld is het project RooyNet in de gemeente Venray dat als voorbeeld heeft gediend voor projecten in o.a. Horst aan de Maas, Kerkrade en Gulpen. De tijd is inmiddels gekomen, mede ten gevolge van technologische ontwikkelingen, om een kwaliteitsslag te maken en een database en website te ontwikkelen die als standaard kan dienen voor alle projecten op dit terrein binnen de provincie. In dit projectplan wordt aangegeven op welke wijze getracht wordt onderstaande doelstellingen (beoogd resultaat) te realiseren. In alle gevallen betreft het cultureel erfgoed in de huidige gemeente Peel en Maas. 2. Het resultaat 1. Een database waarin het culturele erfgoed in de gemeente Peel en Maas digitaal ligt opgeslagen en toegankelijk gemaakt is. Organisaties en individuele gebruikers kunnen hier, ieder op een door hen zelf gewenste wijze, gebruik van maken. Eenmalige opslag, meervoudig gebruik, gemakkelijk doorzoekbaar en professionaliteit zijn hierbij kernwoorden. 2. Een website met een zoeksysteem dat resultaten toont uit de hierboven vermelde database, maar tevens resultaten toont uit andere databases (o.a. Meertens-instituut en Sociaal Historisch Centrum). 3.Een informatiesysteem dat aansluit bij www.limburgerfgoed.nl. 3. Gestelde eisen aan het resultaat a. Het resultaat is gebaseerd op een zo volledig mogelijke inventarisatie van het aanwezige culturele erfgoed b. Het beoogde resultaat wordt breed gedragen door de erfgoedinstellingen in de gemeente Peel en Maas c. Het culturele erfgoed wordt beschreven volgens de door de Provincie Limburg vastgestelde normen (DEN-standaard), uitgebreid met de eisen die door het systeem Europeana gesteld worden. d. Opslag van gegevens vindt plaats in een beveiligde database e. Er is sprake van professioneel beheer van digitale collectiegegevens en website 1
f. g. h. i. j. k. l. m. n.
Presentatie van collecties (of onderdelen daarvan) wordt gerealiseerd Toegankelijk voor educatieve doeleinden Informatieverstrekking aan alle belangstellenden vindt plaats Levert informatie voor het fysieke beheer van collecties (conservering/restauratie/verzekering) Stimuleert de lokale verbinding en verankering van het culturele erfgoed in de samenleving Biedt een platform voor cultuurliefhebbers in brede zin Gemeente Peel en Maas garandeert voortgang van het project in de exploitatiefase na 2015 Keuzes voor systemen en apparatuur worden gemaakt op basis van vergelijkbare offertes Een database dat kan aansluiten op www.limburg.portal.nl
4. Aanvullende eisen van de gemeente Peel en Maas De op te bouwen database draagt bij aan een homogeen digitaal collectiemanagement en registratiesysteem binnen de gemeentelijke organisatie Peel en Maas. Denk hierbij aan waardebepaling, verzekering, conservering en onderhoud van fysieke collecties, maar ook aan objectbestemming (inclusief bruikleenbeheer). Het systeem levert een bijdrage aan en is bruikbaar voor toeristische en culturele doeleinden (publieksactiviteiten). Het project dient te passen binnen de vastgelegde doelstellingen van de gemeente Peel en Maas als het gaat over Kunst en Cultuur (programma 3.5) en Informatievoorziening (programma 5.3) 1. Alle inwoners in de gelegenheid stellen om kennis te maken met, zich te verdiepen in en uiting te geven aan traditionele, diverse en innovatieve vormen van kunst en cultuur. 2. Het beschermen en in stand houden van kunstwerken en cultuurhistorische waarden. 3. Verbeteren van de digitale dienstverlening. 5. Projectmatige aanpak Het project is van zodanige omvang dat een planmatige manier van werken noodzakelijk is om te komen tot gewenste resultaten. Doorlooptijd wordt geschat op 2 jaar. 6. Organisatie Uit het voortraject dat is opgestart door de gemeente Peel en Maas is een stuurgroep ontstaan die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het projectplan. De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers (al dan niet afgevaardigd door stakeholders in dit project) uit het culturele veld en gemeente. Na afloop van de projectplanperiode dient de verantwoordelijkheid van de voortgang van het project in de exploitatiefase te worden gedragen door een nader te bepalen rechtspersoon. Doelstelling van deze rechtspersoon is, behalve instandhouding en beheer database en website, instandhouding en bescherming van het aanwezige culturele erfgoed in brede zin (dus met name ook van het fysiek aanwezige erfgoed), maar ook stimulering van cultuurparticipatie, deskundigheidsbevordering middels cursussen en symposia en de rechtspersoon zal zich profileren als aanspreekpunt en kenniscentrum. Er zijn diverse stakeholders in dit project zoals de gemeente, de Groeibibliotheek, het Streekmuseum ’t Land van Peel en Maas en erfgoedverenigingen. De gemeente Peel en Maas is verantwoordelijk voor het project tijdens de subsidieperiode en legt verantwoording af aan de subsidieverstrekkende instantie en via de stuurgroep aan de deelnemende organisaties. In het cultureel erfgoedoverleg hebben de meeste cultuurhistorische verenigingen een intentieverklaring getekend. Het Streekmuseum ’t Land van Peel en Maas wordt daarbij gezien als vertegenwoordiger van de op erfgoed gerichte verenigingen van de gemeente Peel en Maas. Vanuit deze positie wordt het project ondersteund en wordt er draagvlak gecreëerd.
2
Het organiseren en mobiliseren van een actieve groep vrijwilligers die een bijdrage levert aan het vullen van de database is, gezien de ervaringen bij andere, vergelijkbare projecten, van het grootste belang. Dit betreft met name een werkgroep Digitaliseren (vullen database) en een Redactieraad (kwaliteitsbewaking) die een belangrijke plaats innemen in de organisatie. 7. Projectleider Marcel van Ewijk, voormalig projectleider RooyNet en TerHorstNet is beoogd projectleider. In het cultureel erfgoedoverleg van 12 februari 2014 zal hij worden voorgesteld. 8. Taken van de betrokken partners De stuurgroep a. adviseert het college van burgemeester en wethouder over het beheer en het toekennen van de ter beschikking staande middelen b. bewaakt de voortgang van het proces en het project c. stuurt op kwaliteit en content d. faciliteert de werkgroepen e. legt verantwoording af aan de subsidieverstrekker f. bestaat uit: onafhankelijke voorzitter. vertegenwoordiger van het cultureel erfgoed vertegenwoordiger van kunst en cultuurveld vertegenwoordiger van de Groeibibliotheek archivaris van de gemeente Peel en Maas. De voorzitter: a. zit het regelmatige overleg van de stuurgroep voor b. stuurt de uitvoerende projectleider aan c. is verantwoordelijk voor de communicatie met het cultureel erfgoedveld, gemeente Peel en Maas en Provincie Limburg De projectleider: a. b. c. d. e. f.
heeft de gedelegeerde leiding over de uitvoering van het project adviseert de stuurgroep begeleidt de werkgroepen tijdens het gehele project ondersteunt de vrijwilligers zo optimaal mogelijk verzorgt de aansturing van de digitaliseringprocessen legt verantwoording af aan de stuurgroep
De gemeente Peel en Maas: a. faciliteert het proces in de onderzoeksfase b. geeft opdracht aan de stuurgroep c. overlegt met de onafhankelijke voorzitter over het project d. faciliteert de implementatiefase van het project e. faciliteert en financiert de meerjarige exploitatie van het project na de implementatiefase f. geeft ambtelijke ondersteuning g. beslist over de adviezen van de stuurgroep De werkgroepen: De volgende werkgroepen worden opgericht: Werkgroep Inventariseren
3
ontwikkelt zich op termijn tot een redactieraad (verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van de kwaliteitsnormen) en legt afspraken vast over handleidingen, criteria en protocollen. Werkgroep website en communicatie vormt de verbinding met de gebruikers op basis van een te schrijven communicatieplan en plan van eisen ten aanzien van de website. Werkgroep digitaliseren ondersteunt het digitaliseringstraject van de collecties. Werkgroep educatie formuleert de educatieve doelstellingen (oprichten in fase 2). De klankbordgroep: Regelmatig vindt overleg plaats tussen Gemeente en cultureel erfgoedinstellingen in het Cultureel Erfgoedoverleg. In dit overleg zal in de projectplanperiode de stuurgroep verslag doen van de stand van zaken van het project “Peel en MaasNet”. De Provincie Limburg: De Provincie Limburg faciliteert via de formele aanvrager (de gemeente Peel en Maas) door middel van een projectsubsidie. 9. Plan van aanpak/ de planning. Voorbereidingsfase (Fase 0) Periode: september 2013 t/m maart 2014. De voorbereidingsfase is de fase waarin de gemeente Peel en Maas verschillende partijen heeft samengebracht. Er is m.n. gezocht naar betrokkenheid en draagvlak. Een eerste globale inventarisatie heeft plaatsgevonden. Aandachtspunten in deze fase: o Instellen van een stuurgroep waarin de betrokken partijen vertegenwoordigd zijn o Aanstellen van projectleider o Eerste verkenning van software en mogelijke aanbieders o Projectplan vaststellen (onderdeel van de aanvraag) o Projectbegroting vaststellen (onderdeel van de aanvraag) o Informeren van achterban ( Erfgoed overleg) o Aanvraag Provincie o Schriftelijke bevestiging van draagvlak van de verenigingen Implementatiefase (Fase 1) Periode: maart 2014 t/m december 2014. In deze periode gaat de stuurgroep Peel en MaasNet formeel van start. Deze periode kenmerkt zich door het concretiseren van de voorgenomen plannen. De stuurgroep formuleert de opdracht voor de projectleider. Onderdelen van deze opdracht zijn: o Inrichten van de projectorganisatie o Benoemen van werkgroepen en hun rol in het project o Aantrekken vrijwilligers o Opleidingsplan vrijwilligers m.b.t. digitaliseren o Programma van eisen opstellen t.b.v. digitaliseringsstraat o Aanschaf apparatuur o Schrijven en vaststellen “Handboek digitaliseren” o Inventarisatie collecties & vaststellen van de voorbeeldcollecties o Programma van eisen schrijven en vaststellen m.b.t. software en database o Keuze voor een systeem o Inrichting en implementatie database o Programma van eisen website 4
o
Functioneel en grafisch ontwerp website
Digitaliseringfase (Fase 2) Periode: december 2014 t/m september 2015 In deze periode worden de ervaringen van de voorbeeldcollecties meegenomen in de uitrol naar de andere organisaties / collecties. De werkzaamheden worden tastbaar door de lancering van de portaal Peel en MaasNet maar zeker ook de aansluiting bij Limburgserfgoed.nl en Europeana. Mijlpalen: o Afronding van digitalisering voorbeeldcollecties. o Aansluiten vervolgcollecties o Aansluiting www.limburgserfgoed.nl o Aansluiting Europeana o Lancering Website: www.PeelenMaasNet.nl. Afrondingsfase (Fase 3) Periode: september 2015 t/m december 2015 De afronding van de projectfase en overdracht naar de organisatie die verantwoordelijk wordt voor exploitatie van Peel en MaasNet is de laatste fase van het project: o o o o
Oprichting rechtspersoon t.b.v. exploitatie Overdracht verantwoordelijkheden Opheffen stuurgroep Verantwoording naar provincie
10. Kosten projectplanperiode (2 jaar) Wordt mondeling toegelicht tijdens het overleg. 11. Exploitatiekosten Wordt mondeling toegelicht tijdens het overleg. 12. Continuïteit en kwaliteit De continuïteit wordt gegarandeerd door de Gemeente Peel en Maas. Na de implementatiefase draagt de Gemeente Peel en Maas zorg voor het faciliteren van de op te richten stichting die beheer en onderhoud van het systeem voor haar rekening neemt en die tevens zorg draagt voor het uitdragen van het beoogde resultaat. De kwaliteit van het eindresultaat wordt gewaarborgd door de samenwerkende partijen, waaronder de Groeibibliotheek Maas en Peel. Kwaliteitsnormen die worden gehanteerd door de Provincie Limburg en Europeana zullen hierbij leidend zijn. 13. Provinciale uitstraling Dit project heeft de potentie om leidend te zijn voor de verdere doorontwikkeling van de op RooyNet gebaseerde erfgoedsites. Deze basis kan één op één worden gebruikt voor de conversie van de inmiddels verouderde software die nu nog gebruikt wordt. De kosten van het Peel en MaasNetconcept hebben dus een gunstig effect op de kwaliteit van de andere erfgoedsites in de Provincie Limburg. 14. Cultureel erfgoed Cultureel erfgoed is een verzamelnaam voor (archeologische) monumenten, vondsten en opgravingen, nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en verzamelingen, archieven en beschermde stads- en dorpsgezichten. Deze hebben een grote cultuurhistorische en wetenschappelijke betekenis. Het erfgoed maakt ons bewust van onze cultuur en geschiedenis. Daarom is het belangrijk dat er zo veel mogelijk van behouden en toegankelijk blijft.
5
6
