BUPATI ALOR PERATURAN BUPATI ALOR NOMOR 14 TAHUN 2012 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI ALOR, Menimbang
: a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi penyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor; b. bahwa dengan berlakunya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah maka Peraturan Bupati Alor Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bupati Alor Nomor 5 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Alor Nomor 13 Tahun
2005
tentang
Pedoman
Tata
Naskah
Dinas
di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan, sehingga perlu ditinjau kembali; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor; Mengingat
: 1.
Undang-Undang
Nomor
69
Tahun
1958
tentang
Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II Dalam Wilayah Daerah-Daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1
1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 2. Undang-Undang
Nomor
32
Tahun
2004
tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang
Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang
Negara
serta Lagu Kebangsaan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 5. Undang-Undang
Nomor
12
Tahun
2011
tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5234); 6. Peraturan
Pemerintah
Nomor
66
Tahun
1951
tentang
Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176); 7. Peraturan
Pemerintah
Nomor
43
Tahun
1958
tentang
Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636); 8. Peraturan Pedoman
Pemerintah Pembinaan
Nomor dan
79
Tahun
Pengawasan
2005
tentang
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4539); 9. Peraturan
Pemerintah
Nomor
38
Tahun
2007
tentang
Pembagian Urusan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi
dan
Pemerintahan
2
Kabupaten/Kota
(Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 10. Peraturan
Pemerintah
Nomor
41
Tahun
2007
tentang
Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di lingkup Pemerintah Daerah. 12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah. 13. Peraturan Daerah Kabupaten Alor Nomor 4 Tahun 2007 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Kabupaten Alor (Lembaran Daerah Kabupaten Alor Tahun 2007 Nomor 4, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Alor Nomor 436); 14. Peraturan Daerah Kabupaten Alor Nomor 1 Tahun 2012 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja daerah Kabupaten Alor Tahun Anggaran 2012 (Lembaran Daerah Kabupaten Alor Tahun 2012 Nomor 01, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Alor Nomor 496); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ALOR. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan: 1.
Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Alor.
2.
Bupati adalah Bupati Alor.
3.
Wakil Bupati adalah Wakil Bupati Alor.
4.
Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Alor.
5.
Perangkat
daerah
adalah
unsur
pembantu
kepala
daerah
dalam
penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari sekretariat daerah,
3
sekretariat dewan perwakilan rakyat daerah, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan dan lembaga lain. 6.
Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah yang ada di Daerah.
7.
Unit Pelaksana Teknis selanjutnya disingkat UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan.
8.
Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis,
format,
penyiapan,
pengamanan,
pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 9.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah.
10. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan stempel/cap dinas. 11. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD. 12. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian tengah atas kertas. 13. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian tengah atas sampul naskah. 14. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan. 15. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. 16. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. 17. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. 18. Peraturan Daerah adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh Bupati setelah mendapat persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Daerah untuk mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan.
4
19. Peraturan Bupati adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh Bupati. 20. Peraturan Bersama adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh dua atau lebih Kepala Daerah. 21. Keputusan Bupati adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, konkrit, individual, dan final. 22. Instruksi Bupati adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari bupati kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan. 23. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 24. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran. 25. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. 26. Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu. 27. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 28. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 29. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 30. Surat perintah perjalanan dinas selanjutnya disingkat adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. 31. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 32. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
5
33. Surat keterangan melaksanakan tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang
berisi
pernyataan
bahwa
seorang
pegawai
telah
menjalankan tugas. 34. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. 35. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat
atau dari atasan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada atasan. 36. Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. 37. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. 38. Telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis. 39. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. 40. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. 41. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. 42. Surat Pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima. 43. Telegram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik. 44. Lembaran Daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan daerah. 45. Berita Daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan kepala daerah. 46. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak. 47. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. 48. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu.
6
49. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. 50. Piagam
adalah
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang
berisi
penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan. 51. Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan selanjutnya disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu. 52. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu. 53. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas. 54. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut. 55. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan. 56. Ralat adalah merubah kekeliruan kecil dari suatu kata atau kalimat dari suatu naskah dinas. BAB II ASAS DAN PRINSIP Pasal 2 Tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan asas: a. efisien dan efektif; b. pembakuan; c. akuntabilitas; d. keterkaitan; e. kecepatan dan ketepatan; dan f.
keamanan. Pasal 3
Penyelenggaraan tata naskah dinas menganut prinsip: a. ketelitian; b. kejelasan; c. singkat dan padat; dan d. logis dan meyakinkan.
7
BAB III PENYELENGGARAAN Bagian Kesatu Umum Pasal 4 Penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas: a. pengelolaan surat masuk; b. pengelolaan surat keluar; c. tingkat keamanan; d. kecepatan proses; e. penggunaan kertas surat; f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan g. warna dan kualitas kertas. Bagian Kedua Pengelolaan Surat Pasal 5 Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, dilakukan melalui: a. instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan: 1) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit pengelola; 2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan 3) surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang. Pasal 6 Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b, dilakukan melalui tahapan:
8
a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian; b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan kerja perangkat daerah; c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha. Pasal 7 Tingkat keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut: a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara. b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa. c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat. d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambat jalannya pemerintahan dan pembangunan. e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak. Pasal 8 Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d, sebagai berikut: a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 (duapuluh empat) jam setelah surat diterima; b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali duapuluh empat) jam setelah surat diterima; c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali duapuluh empat) jam setelah surat diterima; dan
9
d. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima. Pasal 9 Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf e, sebagai berikut: a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram; b. penggunaan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram; d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm); e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm). Pasal 10 (1) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf f, sebagai berikut: a. penggunaan jenis dan ukuran huruf arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan b. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan. (2) Pengetikan naskah dinas memperhatikan ketentuan sebagai berikut : a. ruang tepi sebelah atas 2,5 cm dari tepi kertas sebelah atas untuk kop naskah dinas; b. 2 (dua) enter dibawah garis kop Naskah Dinas untuk kepala surat; c. 4 cm sebelah bawah dari tepi kertas sebelah bawah; d. 4 cm dari tepi kiri kertas; dan e. 3 cm dari tepi kanan kertas. Pasal 11 Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf g, berwarna putih dengan kualitas baik.
10
BAB IV NASKAH DINAS Bagian Kesatu Bentuk Dan Susunan Pasal 12 (1) Bentuk
dan
susunan
naskah
dinas
produk
hukum
di
lingkungan
pemerintah daerah, terdiri atas: a. peraturan daerah; b. peraturan bupati; c. peraturan bersama bupati; dan d. keputusan bupati. Pasal 13 Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah daerah, terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat biasa; d. surat keterangan; e. surat perintah; f.
surat izin;
g. surat perjanjian; h. surat perintah tugas; i.
surat perintah perjalanan dinas;
j.
surat kuasa;
k. surat undangan; l.
surat keterangan melaksanakan tugas;
m. surat panggilan; n. nota dinas; o. nota pengajuan konsep naskah dinas; p. lembar disposisi; q. telaahan staf; r.
pengumuman;
s. laporan; t.
rekomendasi;
u. surat pengantar;
11
v. telegram; w. lembaran daerah; x. berita daerah; y. berita acara; z. notulen; aa. memo; ab. daftar hadir; ac. piagam; ad. sertifikat; dan ae. STTPP. Bagian Kedua Pemberian Nomor Naskah Dinas Pasal 14 (1) Setiap naskah dinas yang telah ditandatangani diberi nomor agenda. (2) Pemberian nomor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk naskah dinas dalam susunan surat agar mencantumkan kode SKPD, indeks urusan, nomor agenda dan tahun pembuatan. (3) Pemberian nomor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) untuk naskah
dinas
dalam
susunan
produk
hukum
disesuaikan
dengan
ketentuanyang berlaku. (4) Pemberian kode SKPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa singkatan nomenklatur SKPD. BAB V PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN PENJABAT Pasal 15 (1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam
hubungan
internal
antara
atasan
kepada
pejabat
setingkat
dibawahnya. (2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.
12
(3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggung jawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Pasal 16 (1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. (2) Plt. sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan Keputusan Kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. (3) Plt. sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukannya. Pasal 17 (1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh. merupakan pejabat sementara pada
jabatan
tertentu
yang
mendapat
pelimpahan
wewenang
penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. (2) Plh. sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan Keputusan Kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. (3) Plh. sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif. Pasal 18 (1) Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan Bupati. (2) Penjabat sebagaimana pada ayat (1) melaksanakan tugas pemerintahan daerah sampai dengan pelantikan pejabat definitif. Pasal 19 Pejabat yang disingkat pj. adalah jabatan satu tingkat di bawah pangkat yang diisyaratkan dalam menduduki jabatan tertentu.
13
BAB VI PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Bagian Kesatu Paraf Pasal 20 (1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf. (2) Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar. (3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan vertikal. (4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas. (5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi: a. paraf hierarki; dan b. paraf koordinasi. Bagian Kedua Penulisan Nama Pasal 21 (1) Penulisan nama Bupati dan Wakil Bupati pada naskah dinas: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan b. dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar. (2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (1) menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat Bagian Ketiga Penandatanganan Naskah Dinas Pasal 22 (1)
Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) terdiri atas: a. peraturan daerah; b. peraturan bupati; c. peraturan bersama bupati; dan 14
d. keputusan bupati. (2)
Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat biasa; d. surat keterangan; e. surat perintah; f.
surat izin;
g. surat perjanjian; h. surat perintah tugas; i.
surat kuasa;
j.
surat undangan;
k. surat keterangan melaksanakan tugas; l.
surat panggilan;
m. nota dinas; n. lembar disposisi; o. pengumuman; p. laporan; q. rekomendasi; r.
telegram;
s. berita acara; t.
memo;
u. piagam; v. sertifikat; dan w. STTPP. Pasal 23 (1)
Bupati mendelegasikan penandatanganan perizinan dibidang pelayanan yang bersifat lintas sektor kepada SKPD yang membidangi pelayanan perizinan terpadu.
(2)
Penyelenggaraan perizinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) secara fungsional tetap menjadi tanggung jawab SKPD yang bersangkutan.
15
Pasal 24 (1) Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. surat pengantar; t. lembaran daerah; u. berita daerah; v. berita acara; w. notulen; x. memo; y. daftar hadir; dan z. sertifikat. (2)
Sekretaris Daerah
atas
nama Bupati menandatangani naskah dinas
meliputi: a. dalam
bentuk
dan susunan produk hukum berupa Keputusan
Bupati; dan b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: 1) surat edaran;
16
2) surat biasa; 3) surat keterangan; 4) surat perintah; 5) surat izin; 6) surat perjanjian; 7) surat perintah tugas; 8) surat undangan; 9) surat keterangan melaksanakan tugas; 10) surat panggilan; 11) nota dinas; 12) pengumuman; 13) telegram; 14) berita acara; 15) piagam; 16) sertifikat; dan 17) STTPP. Pasal 25 (1) Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. nota dinas; b. nota pengajuan konsep naskah dinas; c. lembar disposisi; d. telaahan staf; e. laporan; f. surat pengantar; g. notulen; dan h. mem o. (2) Asisten atas nama sekretaris daerah menandatangani naskah dinas bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat perintah tugas; e. surat perintah perjalanan dinas; f. surat undangan;
17
g. surat panggilan; h. nota dinas; i. nota pengajuan konsep naskah dinas; j. laporan; k. surat pengantar; dan l. daftar hadir. Pasal 26 Staf ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. nota pengajuan konsep naskah dinas; b. telaahan staf; dan c. laporan. Pasal 27 (1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara;
18
t. memo; u. daftar hadir; dan v. sertifikat. (2) Kepala SKPD atas nama Bupati menandatangani naskah dinas yang meliputi: a. dalam bentuk
dan susunan
produk
hukum berupa Keputusan
bupati; dan b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas: 1) surat biasa; 2) surat keterangan; 3) surat perintah; 4) surat undangan; dan 5) sertifikat. Pasal 28 (1) Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan;
19
r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; dan u. daftar hadir. (2) Sekretaris
Dewan
Perwakilan
Rakyat
Daerah
atas
nama
Bupati
menandatangani naskah dinas meliputi: a. dalam bentuk dan susunan produk hukum Keputusan Bupati; dan b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: 1) surat biasa; 2) surat keterangan; dan 3) surat perintah. Pasal 29 (1) Kepala UPT Dinas/Badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat perintah; c. surat perjanjian; d. surat perintah tugas; e. surat perintah perjalanan dinas; f. surat kuasa; g. surat undangan; h. surat keterangan melaksanakan tugas; i. surat panggilan; j. nota dinas; k. nota pengajuan konsep naskah dinas; l. lembar disposisi; m. telaahan staf; n. pengumuman; o. laporan; p. rekomendasi; q. berita acara; r. memo; dan s. daftar hadir.
20
(2) Kepala UPT Dinas/Badan atas nama Kepala Dinas/Badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. nota dinas; dan e. daftar hadir. Pasal 30 (1) Sekretaris SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat kuasa; e. surat undangan; f. nota dinas; g. nota pengajuan konsep naskah dinas; h. lembar disposisi; i. telaahan staf; j. laporan; k. memo; dan l. daftar hadir. (2) Sekretaris SKPD atas nama Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. nota dinas; dan e. daftar hadir. Pasal 31 (1) Camat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas:
21
a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; dan u. daftar hadir. (2) Camat atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; dan d. surat undangan. (3) Sekretaris Camat atas nama Camat menandatangi naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas : a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas;
22
g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita acara; t. memo; dan u. daftar hadir. Pasal 32 (1) Kepala Bagian, Kepala Bidang, Sekretaris Camat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat perintah; b. nota dinas; c. nota pengajuan konsep naskah dinas; d. lembar disposisi; e. telaahan staf; f. laporan; dan g. daftar hadir. (2) Kepala Bagian, Kepala Bidang atas nama Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. nota dinas; dan e. daftar hadir.
23
Pasal 33 (1) Lurah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita daerah; t. berita acara; u. memo; dan v. daftar hadir. (2) Lurah atas nama Camat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan; c. surat perintah; dan d. surat undangan. (3) Sekretaris Lurah atas nama Lurah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat biasa; b. surat keterangan;
24
c. surat perintah; d. surat izin; e. surat perjanjian; f. surat perintah tugas; g. surat perintah perjalanan dinas; h. surat kuasa; i. surat undangan; j. surat keterangan melaksanakan tugas; k. surat panggilan; l. nota dinas; m. nota pengajuan konsep naskah dinas; n. lembar disposisi; o. telaahan staf; p. pengumuman; q. laporan; r. rekomendasi; s. berita daerah; t. berita acara; u. memo; dan v. daftar hadir. Pasal 34 (1) Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi, menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. nota dinas; b. nota pengajuan konsep naskah dinas; c. telaahan staf; dan d. laporan. (2) Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi atas nama Sekretaris, Kepala Bagian, Kepala Bidang menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: a. surat perintah; b. nota dinas; dan c. daftar hadir.
25
Pasal 35 Kepala Sekolah menandatangani naskah dinas meliputi : a. dalam bentuk susunan produk hukum keputusan; dan b. dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri atas: 1) surat biasa; 2) surat keterangan; 3) surat perintah; 4) surat izin; 5) surat perjanjian; 6) surat perintah tugas; 7) surat perintah perjalanan dinas; 8) surat kuasa; 9) surat undangan; 10) surat keterangan melaksanakan tugas; 11) surat panggilan; 12) nota dinas; 13) nota pengajuan konsep naskah dinas; 14) lembar disposisi; 15) telaahan staf; 16) pengumuman; 17) laporan; 18) rekomendasi; 19) berita acara; 20) memo; dan 21) daftar hadir. Bagian Keempat Pendelegasian Penandatanganan Naskah Dinas Pasal 36 (1) Ketentuan mengenai pendelegasian penandatanganan naskah dinas diatur dalam Peraturan Bupati. (2) Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan naskah dinas ditetapkan dengan Keputusan Bupati.
26
Bagian Kelima Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas Pasal 37 (1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam. (2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas berwarna biru tua. (3) Tinta yang
dipergunakan untuk keperluan keamanan
naskah dinas
berwarna merah. BAB VII STEMPEL Bagian Kesatu Jenis Pasal 38 Jenis stempel untuk naskah dinas di terdiri atas: a. stempel jabatan; dan b. stempel perangkat daerah. Pasal 39 (1) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf a, adalah stempel jabatan Bupati; (2) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara dengan pembatas tanda bintang. Pasal 40 Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf b, terdiri atas: a. stempel SKPD dan atau lembaga lain; b. stempel SKPD untuk keperluan tertentu; c. stempel Unit Pelaksana Teknis; dan d. stempel Sekolah.
27
Bagian Kedua Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 41 Stempel jabatan Bupati dan stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 berbentuk lingkaran. Pasal 42 Ukuran stempel jabatan dan stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 meliputi : a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 4 cm; b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan perangkat daerah adalah 3,8 cm; c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan perangkat daerah adalah 2,7 cm; dan d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm. Pasal 43 (1) Ukuran stempel SKPD untuk keperluan tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf b, meliputi : a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 1,8 cm; b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 1,7 cm; c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 1,2 cm; dan d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 0,5 cm. (2) Stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipergunakan untuk Kartu Tanda Penduduk, Kartu Pegawai, Tanda Pengenal, Asuransi Kesehatan dan sejenisnya.
Pasal 44 (1) Stempel jabatan berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara dengan pembatas tanda bintang.
28
(2) Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf a dan huruf b, berisi nama kabupaten, nama SKPD yang bersangkutan. (3) Stempel UPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf c, berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD dan nama UPT yang bersangkutan. (4) Stempel Sekolah sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 huruf d, berisi
nama pemerintah kabupaten dan nama Sekolah. Bagian ketiga Penggunaan Pasal 45 (1) Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf a, Bupati dan Wakil Bupati. (2) Pejabat yang berhak menggunakan stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf b, kepala SKPD, kepala lembaga lainnya, kepala UPT, Kepala Sekolah atau pejabat yang diberi wewenang. Pasal 46 (1) Perangkat daerah kabupaten yang berhak menggunakan stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf b meliputi: a. sekretariat daerah; b. sekretariat DPRD; c. dinas daerah; d. lembaga teknis daerah; e. kecamatan; f. kelurahan; dan g. lembaga lainnya. Pasal 47 Stempel untuk
naskah dinas
menggunakan tinta berwarna ungu
dan
dibubuhkan pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.
29
Bagian Keempat Kewenangan Pemegang dan Penyimpan Stempel Pasal 48 (1) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan untuk naskah dinas dilakukan
oleh
unit
yang
membidangi
urusan
ketatausahaan
pada
Sekretariat Daerah. (2) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel perangkat daerah dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan pada setiap SKPD. (3) Unit yang membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) bertanggung jawab atas penggunaan stempel. (4) Penunjukan
pejabat
pemegang
dan
penyimpan
stempel
sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) ditetapkan dengan Keputusan kepala SKPD. BAB VIII KOP NASKAH DINAS Bagian Kesatu Jenis Pasal 49 Jenis kop naskah dinas terdiri atas: a. kop naskah dinas jabatan; dan b. kop naskah dinas perangkat daerah. Bagian Kedua Bentuk dan Isi Pasal 50 (1) Kop naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a, untuk Bupati menggunakan: a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum; b. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.
30
(2)
Kop naskah dinas perangkat daerah memuat lambang daerah, sebutan pemerintah kabupaten, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos.
(3)
Kop
naskah
dinas
kecamatan
memuat
lambang
daerah,
sebutan
pemerintah kabupaten, nama kecamatan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos. (4)
Kop
naskah
dinas
kelurahan
memuat
lambang
daerah,
sebutan
pemerintah kabupaten, nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos. (5)
Kop naskah dinas UPT memuat lambang daerah, sebutan pemerintah kabupaten, nama nama SKPD, nama UPT, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos.
(6)
Kop naskah dinas sekolah memuat lambang daerah, sebutan pemerintah daerah, nama dinas, nama sekolah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos. Paragraf Ketiga Penggunaan Pasal 51
(1)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (1), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh bupati dan wakil bupati.
(2)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (2), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh kepala SKPD, lembaga lainnya, Staf Ahli Bupati atau pejabat lain yang ditunjuk.
(3)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (3), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Camat yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk.
(4)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (4), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Lurah yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk.
(5)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (5), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk.
31
(6)
Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (6), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh kepala sekolah yang bersangkutan. BAB IX SAMPUL NASKAH DINAS Bagian Kesatu Jenis Pasal 52
Jenis sampul naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas: a. sampul naskah dinas jabatan; dan b. sampul naskah dinas perangkat daerah. Bagian Kedua Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 53 Sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 berbentuk empat persegi panjang. Pasal 54 (1) Ukuran sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi: a. sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm; b. sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm; c. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm; dan d. sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm. (2) Jenis kertas sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan kertas casing dengan warna: a. putih untuk sampul naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud Pasal 52 huruf a; dan b. coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud Pasal 52 huruf b.
32
Pasal 55 (1) Sampul naskah dinas jabatan berisi lambang negara berwarna kuning emas, nama jabatan, alamat, nomor telepon, faksimile, e-mail, website dan kode pos dibagian tengah atas dan stempel jabatan pada bagian kiri bawah. (2) Sampul perangkat daerah
berisi lambang daerah,
nama pemerintah
kabupaten, nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon, faksimile, e-mail, website dan kode pos dibagian tengah atas dan stempel perangkat daerah pada bagian kiri bawah. BAB X PAPAN NAMA Bagian Kesatu Jenis Pasal 56 Jenis papan nama di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas: a. papan nama kantor Bupati; dan b. papan nama perangkat daerah. Bagian Kedua Bentuk, Ukuran, Isi Pasal 57 Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 berbentuk persegi panjang. Pasal 58 Ukuran papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 disesuaikan dengan besar bangunan. Pasal 59 (1) Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf a berisi tulisan kantor bupati, alamat, nomor telepon dan kode pos. (2) Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b berisi tulisan pemerintah kabupaten dan nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon serta kode pos.
33
(3) Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama kantor bupati, perangkat daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) terbuat dari papan dan atau semen, warna dasar putih tulisan berwarna hitam, ukuran huruf 3:4:2 (tiga berbanding empat berbanding dua). Bagian Ketiga Penempatan Pasal 60 Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf a dan huruf b, ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya. Pasal 61 Bagi beberapa SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD. BAB XI PERUBAHAN, PENCABUTAN DAN RALAT Pasal 62 (1) Perubahan, pencabutan dan ralat naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam bab ini dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis. (2) Pejabat yang menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang menandatangani atau pejabat diatasnya. BAB XII PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 63 Bupati melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan naskah dinas di lingkungan Pemerintah Daerah.
34
BAB XIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 64 Bentuk dan susunan naskah dinas, penempatan a.n, u.b, Plt, Plh, Pj, pj, dan paraf, bentuk, ukuran, isi stempel, kop naskah dinas, sampul Naskah Dinas dan papan nama sebagaimana dimaksud dalam bab III, bab IV, bab V, bab VI, bab VII, bab VIII, dan bab IX tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 65 Dengan ditetapkannya Peraturan Bupati ini, maka Peraturan Bupati Alor Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor (Berita Daerah Kabupaten Alor Tahun 2005 Nomor 11) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bupati Alor Nomor 5 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Alor (Berita Daerah Kabupaten Alor Tahun 2009 Nomor 338, Tambahan Berita Daerah Kabupaten Alor Nomor 574), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 69 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Alor. Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal 30 November 2012
Diundangkan di Kalabahi pada tanggal 30 November 2012
BERITA DAERAH KABUPATEN ALOR TAHUN 2012 NOMOR 14
35
PENJELASAN ATAS PERATURAN BUPATI ALOR NOMOR 14 TAHUN 2012 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN ALOR I.
UMUM Bahwa
dalam
rangka
efisiensi
dan
efektifitas
administrasi
penyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu penyeragaman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah yang merupakan amanat dari Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Bahwa Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Bahwa tuntutan pelayanan prima dalam paradigma birokrasi moderen telah menjadi kebutuhan urgen setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah namun dalam pelaksanaan tugas pelayanan dimaksud aparatur juga dituntut untuk senantiasa memperhatikan kode etik dan atau aturan yang mengatur
secara
administratif
dan
aturan
dimaksud
diatur
dalam
Peraturan Bupati ini untuk dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format penyiapan,
pengamanan,
pengabsahan,
distribusi
dan
penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Bupati ini maka seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam Lingkup Pemerintah Kabupaten Alor dalam hal ini pejabat strutural termasuk semua staf lingkup Pemerintah Kabupaten Alor dalam pelaksanaan tugas sdan fungsinya menggunakan Peraturan Bupati ini sebagai acuan atau pedoman. Dengan demikian dalam konteks layanan sebagai aparatur yang juga adalah abdi negara dan abdi masyarakat dalam aplikasi tugas dan fungsinya senantiasa didasarkan pada kewenangan yang diberikan.
36
II.
PASAL DEMI PASAL Pasal 1 Cukup Jelas Pasal 2 Huruf a Yang
dimaksud
dengan
asas
efisien
dan
efektif
adalah
penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. Huruf b Yang dimaksud dengan asas pembakuan adalah tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. Huruf c Yang
dimaksud
penyelenggaraan
dengan tata
dipertanggungjawabkan
asas
naskah dari
segi
akuntabilitas dinas isi,
adalah
harus format,
dapat prosedur,
kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. Huruf d Yang dimaklsud dengan asas keterkaitan adalah tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. Huruf e Yang dimaksud dengan asas kecepatan dan ketepatan adalah tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. Huruf f Yang dimaksud dengan Asas keamanan adalah penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi. Pasal 3 Huruf a Yang dimaksud dengan Prinsip ketelitian adalah diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Huruf b Yang dimaksud dengan prinsip kejelasan adalah diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
37
Huruf c Yang dimaksud dengan prinsip singkat dan padat
adalah
diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Huruf d Yang dimaksud dengan prinsip logis dan meyakinkan adalah diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif. Pasal 4 Cukup Jelas Pasal 5 Cukup Jelas Pasal 6 Cukup Jelas Pasal 7 Cukup Jelas Pasal 8 Cukup Jelas Pasal 9 Cukup Jelas Pasal 10 Cukup Jelas Pasal 11 Cukup Jelas Pasal 12 Cukup Jelas Pasal 13 Cukup Jelas Pasal 14 Cukup Jelas Pasal 15 Cukup Jelas Pasal 16 Cukup Jelas Pasal 17 Cukup Jelas
38
Pasal 18 Cukup Jelas Pasal 19 Cukup Jelas Pasal 20 Cukup Jelas Pasal 21 Cukup Jelas Pasal 22 Cukup Jelas Pasal 23 Cukup Jelas Pasal 24 Cukup Jelas Pasal 25 Cukup Jelas Pasal 26 Cukup Jelas Pasal 27 Cukup Jelas Pasal 28 Cukup Jelas Pasal 29 Cukup Jelas Pasal 30 Cukup Jelas Pasal 31 Cukup Jelas Pasal 32 Cukup Jelas Pasal 33 Cukup Jelas Pasal 34 Cukup Jelas Pasal 35 Cukup Jelas
39
Pasal 36 Cukup Jelas Pasal 37 Cukup Jelas Pasal 38 Cukup Jelas Pasal 39 Cukup Jelas Pasal 40 Cukup Jelas Pasal 41 Cukup Jelas Pasal 42 Cukup Jelas Pasal 43 Cukup Jelas Pasal 44 Cukup Jelas Pasal 45 Cukup Jelas Pasal 46 Cukup Jelas Pasal 47 Cukup Jelas Pasal 48 Cukup Jelas Pasal 49 Cukup Jelas Pasal 50 Cukup Jelas Pasal 51 Cukup Jelas Pasal 52 Cukup Jelas Pasal 53 Cukup Jelas
40
Pasal 54 Cukup Jelas Pasal 55 Cukup Jelas Pasal 56 Cukup Jelas Pasal 57 Cukup Jelas Pasal 58 Cukup Jelas Pasal 59 Cukup Jelas Pasal 60 Cukup Jelas Pasal 61 Cukup Jelas Pasal 62 Cukup Jelas Pasal 63 Cukup Jelas Pasal 64 Cukup Jelas Pasal 65 Cukup Jelas Pasal 66 Cukup Jelas Pasal 67 Cukup Jelas Pasal 68 Cukup Jelas Pasal 69 Cukup Jelas
TAMBAHAN BERITA DAERAH KABUPATEN ALOR NOMOR 656
41
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI ALOR NOMOR : 14 Tahun 2012 TANGGAL : 30 November 2012
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS, PENEMPATAN a.n, u.b, Plt, Plh, Pj, pj, DAN PARAF, PENANDATANGANAN, BENTUK UKURAN, ISI STEMPEL, KOP NASKAH DINAS, SAMPUL NASKAH DINAS DAN PAPAN NAMA
A. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS. 1. Peraturan Daerah 1. Susunan peraturan Daerah terdiri atas : a. Kepala Peraturan Daerah. Kepala Peraturan Daerah terdiri atas : 1. Tulisan “PERATURAN DAERAH KABUPATEN ALOR”; 2. Nomor dan Tahun; 3. Nama Peraturan yang ditulis “TENTANG…” b. Pembukaan. Pembukaan Peraturan Daerah terdiri atas : 1. Tulisan “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa”; 2. Tulisan “Bupati Alor”; 3. Konsideran; 4. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN ALOR dan BUPATI ALOR; 5. Judul. c. Isi Peraturan Daerah. Isi Peraturan Daerah terdiri atas : 1. Pasal-pasal dan ayat-ayat; 2. Apabila materinya luas dapat dibagi dalam bab-bab, bagianbagian dan paragraph. d. Bagian Akhir Peraturan Daerah. Bagian AKhir Peraturan Daerah terdiri atas : 1. Penyebutan tempat ditetapkan; 2. Tangga,l bulan dan tahun ditetapkan; 3. Nama Jabatan Bupati; 4. Nama terang Bupati; 5. Stempel Jabatan Bupati. 2. Konsideran terdiri atas : a. Menimbang, memuat alasan-alasan pertimbangan-pertimbangan pembuatan Peraturan Daerah dan konstattering fakta-fakta secara singkat; b. Mengingat, memuat dasar hukum untuk penetapan Peraturan Daerah mulai dari Undang-undang, Peraturan Pemerintah dan lain-
42
3.
4.
5.
6.
7.
lain Peraturan Perundang-undangan yang menjadi dasar hukum pembuatan Peraturan Daerah. Judul terdiri atas ; a. Tulisan “Memutuskan”; b. Tulisan “Menetapkan”; c. Tulisan “Peraturan Daerah Kabupaten tentang…” Penandatanganan : a. Peraturan Daerah Kabupaten Alor ditandatangani oleh Bupati; b. Otentikasi Peraturan Daerah Kabupaten dilakukan dengan Kepala Bagian Hukum Kabupaten; c. Peraturan Daerah Kabupaten dibuat diatas kertas ukuran folio dengan Lambang Negara bertuliskan “Bupati Alor” Dibawah sebelah kiri berturut-turut ditulis : a. Diundangkan dalam Lembaran Daerah; b. Menyebutkan nomor, tahun dan seri; c. Tanggal Diundangkan; d. Sekretaris Daerah; e. Tanda tangan Sekretaris Daerah; f. Nama Sekretaris Daerah, Pangkat dan NIP. Untuk salinan ditulis : a. Disalin; b. Sesuai dengan; c. Bagian Hukum; d. Nama Pejabat, Pangkat dan NIP. Bentuk/Model Naskah Dinas Peraturan Daerah, sebagaimana tertera pada halaman berikut :
43
Berwarna Kuning Emas
BUPATI ALOR PERATURAN DAERAH KABUPATEN ALOR NOMOR ..... TAHUN ..... TENTANG ................................................................................. ................................................................................. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Menimbang
Mengingat
BUPATI ALOR, : a. bahwa ...................................................................... .....................................................................................; b. bahwa .......................................................................... .....................................................................................; c. dan seterusnya; : 1. Undang-Undang ..........................................................; 2. Peraturan Pemerintah ..................................................; 3. dan seterusnya
Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN ALOR dan BUPATI ALOR MEMUTUSKAN: Menetapkan :
PERATURAN DAERAH TENTANG......................................... ………................................................................................... BAB I KETENTUAN UMUM ............................................................................. (1) (2)
Pasal 1 …………………………………………………………………; …………………………………………………………………. BAB II (dan seterusnya) ……………………………………………………
44
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah. Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ……………. BUPATI ALOR,
………………(nama) Diundangkan di Kalabahi pada tanggal ……….…. SEKRETARIS DAERAH,
NAMA Pangkat NIP
LEMBARAN DAERAH KABUPATEN ALOR TAHUN …… NOMOR …….
45
2.
Peraturan Bupati Susunan peraturan Bupati terdiri atas : 1. Susunan : a. Kepala Peraturan Bupati terdiri atas : 1. Tulisan “BUPATI ALOR”; 2. Nomor dan Tahun; 3. Nama Peraturan yang ditulis “TENTANG…” b. Pembukaan Peraturan Bupati terdiri atas : 1. Tulisan “ Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa”; 2. Tulisan “BUPATI ALOR”; 3. Konsideran menimbang dan mengingat; (Menimbang, memuat alasan-alasan pertimbanganpertimbangan pembuatan peraturan dan konstattering faktafakta secara singkat, sedangkan Meningat, memuat dasar hokum untuk penetapan peraturan dimulai dari Undangundang, Peraturan Pemerintah dan lain-lain Peraturan Perundang-undangan yang menjadi dasar hukum pembuatan Peraturan tersebut) 4. Menetapkan Judul, terdiri atas : a. Tulisan “Memutuskan”; b. Tulisan “Menetapkan’; c. Tulisan “Peraturan Bupati Alor tentang…” c. Isi Peraturan Bupati; 2. Dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat; 3. Apabila materinya luas dibagi dalam bab-bab, bagian-bagian dan paragraf. d. Bagian akhir Peraturan Bupati. 1. Nama, tempat ditetapkan 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Tanda tangan Pejabat; 4. Nama Pejabat; 5. Stempel Jabatan. 2. Penandatanganan : a. Peraturan Bupati ditandatangi oleh Bupati dibuat diatas formulis ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati dengan lambang negara berwarna kuning emas. b. Pengundangan Peraturan Bupati dilakukan oleh Sekretaris Daerah. c. Otentikasi Peraturan Bupati yang ditandatangi oleh Bupati atau Sekretaris Daerah. d. Keabsahan salinan Peraturan Bupati dilakukan Kepala Bagian Hukum Setda. 3. Bentuk/Model Naskah Dinas Peraturan Bupati, sebagaimana tertera pada halaman berikut :
46
Berwarna Kuning Emas
BUPATI ALOR PERATURAN BUPATI ALOR NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………………………………………… .......................................................................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Menimbang :
Mengingat
BUPATI ALOR, a. bahwa ………………………………………………. ........………………………………………………….; b. bahwa .......................................................... ...................................................................; c. dan seterusnya;
: 1. Undang-Undang ........................................................ .................................................................................; 2. Peraturan Pemerintah ............................................... ..................................................................................; 3. dan seterusnya;
MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG.................................. ................................................................... BAB I KETENTUAN UMUM .................................... Pasal 1 ………………………………………………………………….. : (1) ……………………………….……………………………….; (2) ………………………………………………………………….. (3) dan seterusnya BAB II (dan seterusnya) ………………………………………………….. Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Alor.
47
Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ……………… BUPATI ALOR,
…… (Nama) Diundangkan di Kalabahi pada tanggal …………. SEKRETARIS DAERAH
NAMA Pangkat NIP. BERITA DAERAH KABUPATEN ……. TAHUN ……….. NOMOR ………
48
3.
Peraturan Bersama Bupati Susunan Peraturan Bersama Bupati terdiri atas: 1. Susunan a. Kepala Peraturan Bersama terdiri atas: 1. Tulisan “PERATURAN BERSAMA BUPATI ALOR DAN ….”; 2. Nomor dan Tahun; 3. Nama Peraturan yang ditulis: “TENTANG…” b. Pembukaan Peraturan Bersama terdiri atas : 1. Tulisan Bupati Alor. 2. Konsideran : (Menimbang, memuat alasan-alasan pertimbanganpertimbangan pembuatan peraturan dan Konstattering faktafakta secara singkat, sedangkan Meningat, memuat dasar hokum untuk penetapan peraturan dimulai dari Undangundang, Peraturan Pemerintah dan lain-lain Peraturan Perundang-undangan yang menjadi dasar hukum pembuatan peraturan tersebut). 3. Judul terdiri atas : a. Tulisan “Memutuskan”; b. Tulisan “Menetapkan”; c. Tulisan “Peraturan Bersama Bupati Alor dan …” c. Nama Peraturan yang ditulis: “TENTANG…” 2. Penandatanganan a. Peraturan Bersama ditandatangi oleh masing-masing Kepala Daerah yang melakukan kerjasama, dibuat diatas formulir ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati pemrakarsa kerjasama, dengan lambang negara berwarna kuning emas. b. Keabsahan salinan Peraturan Bersama Bupati dilakukan Kepala Bagian Hukum Setda pemrakarsa. 3. Bentuk/Model Naskah Dinas Peraturan Bersama Bupati sebagaimana tertera pada halaman berikut;
49
Berwarna Kuning Emas
BUPATI ALOR PERATURAN BERSAMA BUPATI ALOR DAN BUPATI/WALIKOTA ……… NOMOR …. TAHUN … NOMOR …. TAHUN … TENTANG ............................................................................................... ............................................................................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI ALOR DAN ……….., Menimbang : a. bahwa ...............................................................; b. bahwa ...............................................................; c. dan seterusnya; Mengingat
: 1. Undang-Undang ................................................; 2. Peraturan Pemerintah .......................................; 3. dan seterusnya; MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN BERSAMA BUPATI ALOR DAN BUPATI/WALIKOTA........................ BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 1 ………………………………………………….…; 2 …………………………………………………….; 3 dan seterusnya. Pasal 2 ……………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………… BAB II (dan seterusnya) ………………………………….
50
Peraturan Bersama Bupati dan Bupati/Walikota …. ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan dengan penempatannya dalam Berita Daerah …… Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal …………… BUPATI/WALIKOTA ……… ,
BUPATI ALOR,
…………….
..………..
Diundangkan di Kalabahi pada tanggal …………. SEKRETARIS DAERAH (Pemrakarsa),
NAMA Pangkat NIP.
BERITA DAERAH KABUPATEN (Pemrakarsa) .....TAHUN …… NOMOR …..
51
4.
Keputusan Bupati Susunan Keputusan Bupati terdiri atas : 1. Susunan. a. Kepala Keputusan Bupati terdiri atas ; 1. Tulisan “Bupati Alor ”; 2. Nomor; 3. Tentang; 4. Judul Keputusan. b. Pembukaan Keputusan Bupati terdiri atas : 1. Tulisan “Bupati Alor”; 2. Konsideran Menimbang dan Mengingat; (Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundangan-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya Keputusan tersebut); 3. Memutuskan; 4. Menetapkan. c. Isi Keputusan Bupati terdiri atas : 1. KESATU; 2. KEDUA, KETIGA dan seterusnya. d. Bagian Akhir Keputusan Bupati terdiri atas : 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Tanda tangan pejabat; 4. Nama pejabat; 5. Stempel jabatan. 2. Penandatanganan. a. Keputusan Bupati yang ditanda tangani oleh Bupati dibuat diatas formulir ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati dengan lambang negara warna hitam; b. Otentikasi Keputusan Bupati yang ditandatangani oleh Bupati atau Sekretaris Daerah. c. Untuk keabsahan salinan keputusan oleh Kepala Bagian Hukum dan HAM Setda. 3. Bentuk/model naskah dinas Keputusan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
52
Berwarna Kuning Emas
BUPATI ALOR KEPUTUSAN BUPATI ALOR NOMOR …. TENTANG …………………………………………………… BUPATI ALOR, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………….; b. bahwa ………………………………………………………….; c. dan seterusnya; Mengingat
: 1. Undang-Undang ……………………………………………..; 2. Peraturan Pemerintah ………………………………………; 3. dan seterusnya; MEMUTUSKAN :
Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT
: : …………………………………………………………………… : ……….........…………………………………………………… : …………………………………………………………………… : ................................................................................. Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ……………… BUPATI ALOR,
………….. Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM,
……………….
53
5. Keputusan Bupati yang ditandatangani oleh Sekda Susunan Keputusan Bupati yang ditandatangi oleh Sekda terdiri atas : 1. Susunan. a. Kepala Keputusan terdiri atas ; 1. Tulisan “Keputusan Bupati Alor ”; 2. Nomor; 3. Tentang; 4. Judul Keputusan. b. Pembukaan Keputusan terdiri atas : 1. Tulisan “Bupati Alor; 2. Konsideran menimbang dan mengingat (Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundangan-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya Keputusan tersebut). 3. Memutuskan; 4. Menetapkan. c. Isi Keputusan terdiri atas : 1. Diktum “KESATU”; 2. Diktum “KEDUA”, “KETIGA” dan seterusnya. d. Bagian Akhir Keputusan terdiri atas : 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Tanda tangan pejabat; 4. Nama Pejabat; 5. Stempel Jabatan. 2. Penandatanganan. a. Keputusan Bupati yang ditanda tangani oleh Sekretaris Daerah dibuat diatas formulir ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah; b. Otentikasi Keputusan Bupati yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah. c. Keabsahan salinan keputusan oleh Kepala Bagian Hukum Setda. 3. Bentuk/model naskah dinas Keputusan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
54
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR SEKRETARIAT DAERAH BATUNIRWALA - KALABAHI Jln. Soekarno – Hatta Telp. 085253044709 Fax (0386)21121 Kode Pos 85813 KEPUTUSAN BUPATI ALOR NOMOR… TENTANG ........................................................ BUPATI ALOR, Menimbang : a. bahwa ............................................................................; b. bahwa ............................................................................; c. dan seterusnya; Mengingat : 1. Undang-Undang ..............................................................; 2. Peraturan Pemerintah .....................................................; 3. dan seterusnya; MEMUTUSKAN : Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT
: : .........................................................................................; : .........................................................................................; : .........................................................................................; : ......................................................................................... Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ……………… a.n. BUPATI ALOR SEKRETARIS DAERAH,
NAMA Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM,
NAMA
55
6. Instruksi Bupati Susunan Instruksi Bupati terdiri atas: 1. Susunan terdiri atas: a. Kepala Instruksi terdiri atas: 1) Tulisan “Instruksi Bupati Alor; 2) Tentang; 3) Judul Instruksi. b. Pembukaan Instruksi Bupati terdiri atas: 1) Tulisan “Bupati Alor; 2) Konsideran terdiri atas: - Menimbang; - Mengingat; - Memperhatikan. 3) Menginstruksikan. c. Isi Instruksi dirumuskan dalam Diktum “Kepada”, “Untuk”, “KESATU”, “KEDUA”, dst. d. Bagian Akhir Instruksi terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan; 4) Tandatangan pejabat; 5) Nama jelas; 6) Stempel jabatan. 2. Penandatanganan. a. Instruksi Bupati ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas formulir ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati dengan lambang negara warna hitam; b. Keabsahan salinan Instruksi Bupati ditandatangani oleh Kepala Bagian Hukum Setda. 3. Bentuk/model naskah dinas Instruksi Bupati, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
56
BUPATI ALOR INSTRUKSI BUPATI ALOR NOMOR ………. TENTANG ........................................................................................ BUPATI ALOR, Dalam rangka …...…………………................................................................ ................................................................................................................... dengan ini menginstruksikan: Kepada
Untuk KESATU KEDUA KETIGA
: 1. ................................................................. 2. ................................................................. 3. ................................................................. 4. ................................................................. : : ........................................................................................ : ........................................................................................ : dan seterusnya;
Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ……………. BUPATI ALOR,
……………..
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www...............................
57
7. Surat Edaran 1. Susunan Surat Edaran terdiri atas : a. Kepala Surat Edaran terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Pejabat/alamat yang dituju; 4) Nomor; 5) Sifat; 6) Lampiran; 7) Hal, dan; 8) Kata “Surat Edaran” ditempatkan ditengah lembar isi naskah dinas. b. Isi Surat Edaran dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian Akhir Surat Edaran terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama , Pangkat dan NIP bagi PNS; 4) Stempel jabatan/Instansi; 5) Tembusan. 2. Penandatanganan. a. Surat Edaran yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor ” dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat Edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Surat Edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Edaran, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
58
BUPATI ALOR
Kalabahi, ………………20…. Kepada Yth. ................................... ................................... di....................... SURAT EDARAN NOMOR……………… TENTANG .................................................................................................................. ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... .................................................................................................................. ........................................................................................................................... .................
BUPATI ALOR,
NAMA
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www.........................
59
8. Surat Biasa 1. Susunan Surat Biasa terdiri atas : a. Kepala Surat Biasa terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Pejabat/alamat yang dituju; (ditempatkan pada tepi kanan atas naskah dinas) 4) Nomor surat; 5) Sifat surat; 6) Lampiran surat; 7) Hal surat. (ditempatkan pada tepi kiri atas naskah dinas) b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian Akhir Surat Biasa terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat, pangkat dan NIP bagi PNS; (ditempatkan pada tepi kanan bawah naskah dinas) 4) Stempel jabatan/instansi; (ditempatkan pada bagian kiri nama pejabat) 5) Tembusan. (ditempatkan pada tepi kiri bawah naskah dinas setelah nama pejabat) 2. Penandatanganan. a. Surat Biasa yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat Biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Surat Biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Suarat Biasa, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
60
BUPATI ALOR
Kalabahi, ……………… 20… Kepada Yth. ………………………………. ………………………………. di …………….
Nomor : Sifat : Lampiran : Hal : …………………………. ………………………….
......................................................... ............................ ................................................................................................ ......................................................... ............................ ................................................................................................ ......................................................... ............................ ................................................................................................
BUPATI ALOR,
…………..
Jalan. ……………. Nomor. …........,....................... Telp. (........) ............... (E-mail).........., Website ...............................
61
9. Surat Keterangan 1. Susunan Surat Keterangan terdiri atas: a. Kepala Surat Keterangan terdiri atas: 1) Kata “Surat Keterangan” ditempatkan dibagian tengah lembar naskah; 2) Nomor dan tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan. b. Isi Surat Keterangan terdiri atas: 1) Nama dan jabatan yang menerangkan; 2) NIP, pangkat/golongan, umur, kebangsaan, agama, pekerjaan, alamat dan identitas yang diperlukan dari pihak yang diterangkan; 3) Maksud keterangan. c. Bagian Akhir Surat Keterangan terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama jabatan; 5) Nama jelas pejabat; 6) Pangkat dan NIP; ditempatkan pada bagian kanan bawah naskah dinas). 7) Stempel jabatan/instansi; 8) Tembusan. (ditempatkan pada bagian kiri bawah naskah dinas setelah pangkat dan NIP). 2. Penandatanganan. a. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan dengan lambang daerah yang ditempatkan dibagian kiri atas; c. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Keterangan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
62
BUPATI ALOR
SURAT KETERANGAN NOMOR ………………… Yang bertandatangan dibawah ini: a. Nama : .................................. b. Jabatan : Bupati Alor dengan ini menerangkan bahwa: a. b. c. d.
Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan Maksud
: : : :
................................../NIP...................... ......................../.................................... .............................................................. ..............................................................
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. Kalabahi, ……………… BUPATI ALOR,
………………
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www......
63
10. Surat Perintah. 1. Susunan Surat Perintah terdiri atas: a. Kepala Surat Perintah terdiri atas: 1) Tulisan “Surat Perintah”; 2) Nomor. b. Isi Surat Perintah terdiri atas: 1) Nama pejabat dan jabatan yang memberikan perintah; 2) Nama pejabat yang diberi perintah, jenis perintah khusus yang harus dilaksanakan dan waktu pelaksanaan. c. Bagian Akhir Surat Perintah terdiri atas: 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan; 4) Tanda tangan pejabat; 5) Nama jelas pejabat berikut pangkat dan NIP bagi PNS; 6) Stempel jabatan/instansi; 7) Tembusan. (ditempatkan pada bagian kiri bawah naskah dinas setelah pangkat dan NIP). 2. Penandatanganan. a. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Perintah, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
64
BUPATI ALOR
SURAT PERINTAH NOMOR. …………………
Nama (yang memberikan perintah) : ............................................... Jabatan : ............................................... MEMERINTAHKAN : Kepada
:
a. Nama b. Jabatan
: ................................................... : ....................................................
Untuk : ............................................................................................. ...................................................................................................... ............................................................................................. ....................................................................................................... Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal ………….. BUPATI ALOR,
……………….
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) ............. (E-mail).........., Website www........
65
11. Surat Izin 1. Susunan Surat Izin terdiri atas : a. Kepala Surat Izin terdiri atas : 1) Tulisan “Surat Izin” yang ditempatkan ditengah lembar atas naskah dinas; 2) Nomor; 3) Tulisan “Tentang”. b. Isi Surat Izin terdiri atas : 1) Dasar; 2) Nama; 3) Jabatan; 4) Alamat; 5) Keperluan izin. c. Bagian Akhir Surat Izin terdiri atas : 1) Nama tempat dikeluarkan; 2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tandatangan; 5) Nama Pejabat berikut Pangkat dan NIP; 6) Stempel Jabatan/Instansi; 7) Tembusan. 2. Penandatanganan. a. Surat Izin yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat Izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Surat Izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Izin, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
66
BUPATI ALOR
SURAT IZIN BUPATI ALOR NOMOR ………………… TENTANG ............................................... Dasar
: a. ............................................................................... b. ............................................................................... ............................................................................... MEMBERI IZIN:
Kepada Nama Jabatan Alamat Untuk
: : : : :
................................................................ ............................................................... ................................................................ ................................................................ Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal …………………
BUPATI ALOR,
………………(Nama)
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) ............... (E-mail).........., Website www.............
67
12. Surat Perjanjian 1. Susunan Surat Perjanjian terdiri atas : a. Kepala Surat Perjanjian terdiri atas : 1. Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; 2. Nomor; 3. Tulisan “Tentang”; 4. Judul Surat Perjanjian. b. Isi Surat Perjanjian terdiri atas: 1. Hari, tanggal, bulan dan tahun serta tempat pembuatan; 2. Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihakpihak yang terlibat dalam perjanjian; 3. Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Sanksi-sanksi hukum; 5. Penyelesaian-penyelesaian. c. Bagian Akhir Surat Perjanjian terdiri atas: 1. Tulisan “Pihak ke ……..”; 2. Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian; 3. Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian; 4. Materai; 5. Nama jelas pihak-pihak penandatangan; 6. Pangkat dan NIP bagi PNS; 7. Stempel jabatan/instansi; 8. Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan). 2. Penandatanganan. 1. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; 2. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; 3. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Perjanjian, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
68
BUPATI ALOR
SURAT PERJANJIAN NOMOR …/…/…/…. TENTANG ...................................................................................................
Pada hari ......., Tanggal ........., Bulan .......dan Tahun ....., bertempat di .............., kami yang bertanda tangan dibawah ini: 1. ........................................................................................................ ................................................................................. PIHAK KE I 2. ......................................................................................................... ….............................................................................. PIHAK KE II Pasal ..... .................................................................................................. ................................................................. Pasal ..... ....................................................................................... ................................................................. (isi perjanjian) Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut diatas.
PIHAK KE II ……….
PIHAK KE I BUPATI ALOR, METERAI
NAMA Pangkat NIP
………..(NAMA)
Saksi-saksi: 1. ........................... (tandatangan) 2. ............................(tandatangan) 3. dst.......................
69
13. Nota Kesepakatan NOTA KESEPAKATAN ANTARA PEMERINTAH ………………… REPUBLIK INDONESIA DAN PEMERINTAH ……………… REPUBLIK ……………..
Pemerintah ……., Republik Indonesia dan Pemerintah ……, Republik ………, yang dalam hal ini disebut sebagai “Para Pihak”. Berkeinginan untuk meningkatkan hubungan baik dan kerjasama antara masyarakat kedua belah pihak : Mengakui pentingnya prinsip kesetaraan dan saling menguntungkan Merujuk kepada Nota Kesepahaman antara Pemerintah .……………., Republik Indonesia dan Pemerintah, Republik ................., dalam upaya untuk meningkatkan kerjasama, yang ditandangani di Kota ……….., tgl…..bln…. tahun. Sesuai dengan hukum, peraturan dan prosedur administratif yang berlaku pada Negara masing-masing Telah mencapai kesepakatan sebagai berikut: ARTIKEL 1 TUJUAN DAN RUANG LINGKUP KERJASAMA Para pihak akan membentuk sebuah kerjasama Kota ................ untuk meningkatkan dan memperluas kerjasama yang efektif dan saling menguntungkan bagi pengembangan kedua kota, dalam batas kemampuan keuangan dan teknis yang dimiliki, pada bidang-bidang sebagai berikut : 1. 2.
......................................................................................................... ......................................................................................................... ARTIKEL 2 PEMBIAYAAN
Segala kegiatan yang mengacu kepada Nota kesepakatan ini bergantung kepada ketersediaan dana dan personal Para Pihak, serta sumber lain yang tersedia, yang disepakati oleh Para Pihak.
70
ARTIKEL 3 PENGATURAN TEKNIS Untuk memfasilitasi pelaksanaan dari Nota kesepakatan ini, Para Pihak dapat membuat pengaturan program, proyek atau rencana tindak yang tercakup dalam keseluruhan dari Nota Kesepakatan ini, yang meliputi bidang-bidang sebagaimana tersebut didalam Artikel 1. ARTIKEL 4 KELOMPOK KERJA 1. ......................................................................................................... 2. ......................................................................................................... ARTIKEL 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Setiap perselisihan yang timbul dalam penafsiran atau pelaksanaan Nota kesepakatan ini, akan diselesaikan secara damai melalui konsultasi negosiasi antara Para Pihak. ARTIKEL 6 PERUBAHAN Nota kesepakatan ini dapat diubah atau diperbaiki. Masing-masing pihak dapat meminta perbaikan atau perubahan. Segala bentuk perubahan ataupun perbaikan yang disepakati kedua belah pihak harus merupakan bagian integral dari Nota Kesepakatan ini. Perbaikan atau perubahan tersebut diberlakukan pada tanggal yang telah ditentukan oleh Para Pihak. ARTIKEL 7 PEMBERLAKUAN, MASA BERLAKU DAN PENGAKHIRAN 1. ......................................................................................................... 2. .........................................................................................................
Dengan disaksikan oleh, Pihak-pihak bawah ini, sebagaimana telah disahkan oleh Pemerintah Daerah masing-masing, telah menandatangani Nota Kesepakatan ini.
BUPATI ALOR,
BUPATI ………
………….(NAMA)
………..(NAMA)
71
14. Surat Perintah Tugas 1. Susunan Surat Perintah Tugas terdiri atas: a. Kepala surat terdiri atas: 1. Tulisan “Surat Perintah Tugas” pada margin tengah atas naskah dinas; 2. Nomor surat tugas pada bagian bawah tulisan surat tugas; 3. Dasar, berisi acuan pemberian surat tugas dimaksud. b. Isi surat perintah tugas terdiri atas: 1. Tulisan “MEMERINTAHKAN” pada margin tengah; 2. Tulisan “kepada” (kepada siapa surat perintah tugas diberikan) 3. tulisan “pangkat, NIP, jabatan” (dapat lebih dari 1 orang) 4. Tulisan “Untuk” (berisi maksud dari surat perintah tugas yang diberikan. c. Bagian akhir surat perintah tugas terdiri atas: 1. Tempat, tanggal, bulan dan tahun dibuat; 2. Nama jabatan; 3. Tanda tangan pejabat; 4. Nama, pangkat dan NIP; (ditempatkan pada bagian kakan bawah naskah dinas). 5. Stempel jabatan/SKPD pada bagian kanan nama pejabat. 4. Penandatanganan. 1. Surat perintah tugas yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Bupati Alor” dengan lambang negara berwarna hitam; 2. Surat perintah tugas yang ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; 3. Surat perintah tugas yang ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan. 5. Bentuk/model naskah dinas surat perintah tugas, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
72
BUPATI ALOR SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR BO.065/ /2012 Dasar
:
................................................................................ ................................................................................ MEMERINTAHKAN :
Kepada
Untuk
: 1. Nama Pangkat/gol NIP Jabatan
: : : :
....................................................... .............,,,,,,,,.................................. ..........,.,,,,,,,..................................... .......................................................
2. Nama Pangkat/gol NIP Jabatan
: : : :
....................................................... ....................................................... ....................................................... .......................................................
: 1. ....................................................................... 2. ....................................................................... Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal …………………….. BUPATI ALOR,
………(NAMA)
Jalan. ………… No. …. ........, ................. Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www..........
73
15. Surat Perintah Perjalanan Dinas 1. Susunan Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas: a. Kepala surat perintah perjalanan dinas terdiri atas: 1) Tulisan “Nomor” di sebelah kanan atas; 2) Tulisan “Lembaran ke….” diketik dibawah kata “Nomor”; 3) Tulisan “Surat Perintah Perjalanan Dinas” ditempatkan ditengah lembar isi naskah; 4) Tulisan “(SPPD)” diketik secara simetris dibawah kata “Surat Perintah Perjalanan Dinas “. b. Isi Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas : 1) Nama jabatan yang memberikan perintah; 2) Nama dan NIP pejabat/pegawai yang diberi perintah; 3) Jabatan/pangkat dan golongan pegawai yang diberi perintah; 4) Nama tempat dari dan kemana perjalanan dinas dilakukan; 5) Lama perjalanan dinas; 6) Maksud perjalanan dinas; 7) Perhitungan biaya perjalanan dinas; 8) Keterangan mengetahui kedatangan dan kepergian yang diberi perintah perjalanan dinas dari pejabat yang didatangi. c. Bagian akhir surat perintah perjalanan dinas terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan pemberi perintah; 3) Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah; 4) Stempel jabatan/stempel instansi. d. Halaman ke 2 SPPD, berisi tulisan : 1. Nomor SPPD (Nomor SPPD seperti pada halaman 1) 2. Berangkat dari (tempat kedudukan pegawai) 3. pada tanggal (tanggal berangkat) 4. Ke (tujuan yang ditugaskan) 2. Penandatanganan. a. Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah dan Pimpinan Perangkat daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; b. Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas SPPD, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
74
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR SEKRETARIAT DAERAH KALABAHI Jln. Soekarno-Hatta Telp. 085239301025 Fax (0386) 21121 Kode Pos 85800
Lembar ke : ………………….. Kode No : ........................... Nomor : ........................... SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) 1. Pejabat yang memberi perintah 2. Nama Pegawai yang diperintah 3. a. Pangkat dan Golongan menurut PP No. 6 Tahun 1997 b. Jabatan c. Tingkat menurut peraturan perjalanan 4. Maksud Perjalanan Dinas
Sekretaris Daerah
5. Alat angkut yang dipergunakan 6. a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan 7. a.Lamanya Perjalanan Dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali 8. Pengikut 9. Pembebanan Anggaran a. Instansi b. Mata Anggaran 10. Keterangan lain-lain
Dikeluarkan di: ……………… pada tanggal : SEKRETARIS DAERAH,
……………(NAMA)
75
SPPD No. : ......................... Berangkat dari (tempat kedudukan): .......................... Pada tanggal : ......................... Ke : ......................... Selaku Pejabat Pelaksana Teknis kegiatan, Tiba di Pada tanggal Kepala
: II. ............... : ...............
Berangkat dari Ke Pada tanggal Kepala
: ......................... : ......................... : .........................
III
Tiba di Pada tanggal Kepala
: ............... : ...............
Berangkat dari Ke Pada tanggal Kepala
: ......................... : ......................... : .........................
IV
Tiba di Pada tanggal Kepala
: ............... : ...............
Berangkat dari Ke Pada tanggal Kepala
: ......................... : ......................... : .........................
V
Tiba kembali di Pada tanggal
: ............... : ............... Telah diperiksa, dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut diatas benar dilakukan atas perintahnya dan semata-mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu yang sesingkatsingkatnya. SEKRETARIS DAERAH NAMA
VI
CATATAN LAIN-LAIN
VII PERHATIAN Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba serta Bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan Negara apabila Negara mendapat rugi akibat kesalahan, kealpaannya.
76
16. Surat Kuasa 1. Susunan surat kuasa terdiri atas : a . Kepala Surat Kuasa terdiri dari : 1) Tulisan “Surat Kuasa” ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; 2) Tulisan “Nomor” Surat Kuasa ditempatkan dibawah tulisan “Surat Kuasa”. b. Isi Surat Kuasa terdiri atas : 1) Nama pejabat, pangkat, NIP dan Jabatan yang memberi kuasa; 2) Nama jabatan yang memberi kuasa; 3) Tulisan “Memberi Kuasa”; 4) Tulisan “Kepada”; 5) Nama pejabat yang diberi kuasa; 6) Nama jabatan yang diberi kuasa; 7) Tulisan “Untuk”; 8) Hal-hal yang menyangkut jenis tugas dan tindakan yang dikuasakan. c. Bagian Akhir Surat Kuasa terdiri atas : 1) Nama tempat dikeluarkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan; 3) Nama jabatan pemberi kuasa. (pada bagian kanan naskah dinas); 4) Tanda tangan Pejabat pemberi kuasa; 5) Nama Jelas pemberi kuasa (pangkat dan NIP bagi PNS); 6) Stempel Jabatan/Instansi; 7) Tulisan “Yang memberi kuasa”; 8) Nama Jabatan yang diberi kuasa (pada bagian kiri naskah dinas); 9) Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa’ 10) Nama Jelas, pangkat dan NIP yang diberi kuasa. 2. Penandatanganan. a. Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Bupati dan Wakil Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara berwarna hitam; b. Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; c. Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Kuasa, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
77
BUPATI ALOR
SURAT KUASA Nomor ............................ Yang bertandatangan dibawah ini : a. Nama : ........................................................ b. Jabatan : ........................................................ MEMBERI KUASA Kepada: : ........................................................ : ........................................................ : ........................................................
a. Nama b. Jabatan c. NIP. Untuk : ......................................................................................................... ................................................................................................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Kalabahi, ……………. 20.. Yang diberi kuasa NAMA JABATAN
Yang memberi kuasa BUPATI ALOR,
NAMA Pangkat NIP.
………..(NAMA)
Jalan. ……………. No. …. ........, ............... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www...............
78
17. Undangan 1. Susunan Surat Undangan terdiri atas : a. Kepala Surat Undangan terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan dikanan atas; 2) Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun; 3) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas. b. Isi Surat Undangan terdiri atas : 1) Maksud dan tujuan; 2) Hari penyelenggaraan; 3) Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan; 4) Acara yang akan diselenggarakan; 5) Tulisan Penutup. c. Bagian Akhir Surat Undangan terdiri atas : 1) Nama jabatan pengundang; 2) Tanda tangan pejabat pengundang; 3) Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang; 4) Stempel jabatan/instansi; 5) Tembusan pada bagian kiri bawah naskah dinas; 6) Catatan yang dianggap perlu. 2. Penandatanganan. a. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara berwarna hitam; b. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah; c. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas surat undangan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
79
BUPATI ALOR
Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
Kalabahi, ……………..20... Kepada Yth. ............................. ............................. di......................
....................... ....................... ....................... Undangan
............................................................................................... ...................................................................................... Hari : ................................................ Tanggal : ................................................ Waktu : ................................................ Tempat : ................................................ Acara : ................................................ ............................................................................................... ......................................................................................
BUPATI ALOR,
………(NAMA) Tembusan, dengan hormat disampaikan kepada: 1. ...........................................; 2. .....................dan seterusnya Catatan : 1. ................................................. 2. .................................................
Jalan. ……………. No. …. ........, .................. Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www........
80
18. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas 1. Susunan Surat Keterangan Melaksanakan Tugas terdiri atas : a. Kepala Surat terdiri atas : 1. Tulisan ”SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS” 2. Nomor surat dibawah judul surat. b. Isi Surat terdiri atas : 1. Tulisan “ yang bertanda tangan dibawah ini”; 2. Nama, NIP, Pangkat, Golongan jabatan pejabat yang memberi tugas; 3. Nama, NIP, Pangkat, Jabatan pegawai yang berangkat; 4. Dasar penempatan; 5. Kalimat Penutup. c. Bagian Akhir Surat Undangan terdiri atas : 1. Tempat, tanggal bulan tahun; 2. Jabatan Bupati atau pimpinan SKPD; 3. Nama, pangkat, NIP; 4. Tanda tangan pejabat 4. Bentuk/model naskah dinas Surat Keterangan Melaksanakan Tugas, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
81
BUPATI ALOR
SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR ………………
Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ................................................... NIP : .................................................... Pangkat/Golongan : .................................................... Jabatan : .................................................... Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa : Nama : ................................................... NIP : .................................................... Pangkat/Golongan : .................................................... Jabatan : .................................................... Yang diangkat berdasarkan Peraturan ................................................ ................. Nomor ......................... terhitung ....................................... telah nyata menjalankan tugas sebagai ................................................. di..................................................................................................... Demikian surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai negeri sipil dan apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini ternyata tidak benar yang berakibat kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut. Kalabahi, ……………………20.. BUPATI ALOR,
………(NAMA)
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www...................
82
19. Surat Panggilan 1. Susunan surat panggilan terdiri atas : a. Kepala Surat Panggilan terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama instansi pemerintah/ badan hukum/ swasta/ perorangan yang dipanggil; 3) Nomor, sifat, lampiran dan hal. b. Isi Surat Panggilan terdiri atas : 1) Hari, tanggal, pukul, tempat, menghadap kepada, alamat pemanggil; 2) Maksud surat panggilan tersebut. c. Bagian akhir surat panggilan terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama, pangkat dan NIP pejabat. 4) Stempel jabatan/instansi; 5) Tembusan apabila diperlukan. 2. Penandatanganan. a. Surat panggilan yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati dengan lambang negara berwarna hitam; b. Surat panggilan yang ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas nama Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; c. Surat panggilan yang ditandatangani oleh pimpinan perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Surat Panggilan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
83
BUPATI ALOR Kalabahi, …………..20...
Nomor Sifat Lampiran Hal
Kepada Yth. ................................ …………………… di........................
: ............................ :............................. : ............................ : Panggilan.
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor ....... ..................................................................................., pada: Hari : ..................................................... Tanggal : ........................................................ Pukul : ......................................................... Tempat : .......................................................... Menghadap kepada : ............................................................ Alamat : ............................................................. Untuk : ............................................................. ................................................................................. Demikian sepenuhnya.
untuk
dilaksanakan
dan
menjadi
BUPATI ALOR,
……(NAMA)
Tembusan, dengan hormat disampaikan kepada:
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www...........
84
perhatian
20. Nota Dinas 1. Susunan nota dinas terdiri atas : a . Kepala nota dinas terdiri atas : 1) Tulisan “Nota Dinas”. ditempatkan ditengah-tengah isi naskah ; 2) Pejabat/ alamat yang dituju ; 3) Pejabat yang mengirim. 4) Tanggal,bulan dan tahun ; 5) Nomor,dapat ditambahkan kode sesuai dengan kebutuhan ; 6) Sifat, Lampiran dan Hal. b. Isi Nota Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian akhir naskah dinas terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama, pangkat dan NIP; 4) Tembusan. 2. Penandatanganan. a. Nota Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja dilingkungan perangkat daerah atau atas nama pimpinan perangkat daerah dan atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; b. Nota Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan unit kerja dilingkungan satuan organisasi atau atas nama pimpinan satuan organisasi atau atas wewenangn jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; 3. Bentuk/model naskah dinas nota dinas, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
85
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KALABAHI Jln. Eltari No. 12 Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. NOTA – DINAS Kepada : ..................................................................... Dari : ..................................................................... Tanggal : ..................................................................... Nomor : BKD.800/…./2012 Sifat : ..................................................................... Lampiran : ..................................................................... Hal : ........................................................................................... __________________________________________________________________ ......................................................................................................... ........................................................................................................................... ................................................................................... ......................................................................................................... ........................................................................................................................... .............................................................................................. ......................................................................................................... ........................................................................................................................... .............................................................................................. KEPALA BKD,
NAMA Pangkat NIP.
86
21. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas 1. Susunan nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri atas : a . Kepala Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) tanggal, bulan dan tahun; 3) Pejabat/alamat yang dituju; 4) Nomor agenda; 5) Tulisan “Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas” ditempatkan ditengah atas lembar naskah. b. Isi Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : 1) Jenis naskah yang dituju; 2) Pejabat/alamat tujuan naskah dinas disampaikan; 3) Dari pejabat yang mengirimkan naskah dinas; 4) Tentang isi naskah dinas; 5) Catatan yang diperlukan; 6) Lampiran; 7) Permohonan mendapatkan tanda tangan atas pengesahan atau persetujuan. c. Bagian Akhir Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat berikut pangkat dan NIP; 4) Tulisan “DISPOSISI PIMPINAN “. 2. Penandatanganan. Nota pengajuan konsep naskah dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja di lingkungan perangkat daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah satuan organisasi yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
87
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS PERTANIAN DAN PETERNAKAN KALABAHI Jln. Jend. Sudirman No. …. Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. Kalabahi, …………..20..
Nomor
Kepada Yth. ...................................... ........................................ di .............................
: Distanak.400/ /2012
NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS Disampaikan dengan hormat Tentang Catatan Lampiran Untuk Mohon persetujuan dan tanda tangan atas
DISPOSISI PIMPINAN,
: : : :
......................................... .......................................... ........................................... ...........................................
: ........................................... ……..................................... KEPALA ............
Tindak lanjut staf
NAMA Pangkat NIP
88
22. Lembar Disposisi 1. Susunan lembaran disposis terdiri atas : a. Kepala Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tulisan “Lembar Disposisi”; 2) Surat dari; 3) Nomor surat; 4) Tanggal surat; 5) Diterima tanggal; 6) Nomor Agenda; 7) Sifat; 8) Hal ; 9) Diteruskan kepada; 10) Catatan. b. Isi Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tulisan “Lembar Disposisi“ ditempatkan ditengah lebar lembar naskah; 2) Isi Disposisi dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian Akhir Lembar Disposisi dibubuhi paraf atasan yang memberi disposisi beserta tanggalnya. 2. Pemberian paraf. Lembar Disposisi diparaf oleh : a. Bupati; b. Sekretaris Daerah; c. Kepala Perangkat Daerah. Lembar Disposisi yang diparaf oleh Pejabat dimaksud huruf a, b dan c diatas, dibuat diatas kertas ukuran ½ folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Disposisi, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
89
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KALABAHI Jln. Eltari No. 12 Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos…..
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : No. Surat : Tgl. Surat :
Perihal
Diterima Tgl : No. Agenda : Sifat : Sangat segera
Segera
Rahasia
:
Diteruskan kepada Sdr.: ........................... ............................. ............................... Dan seterusnyanya ……….
Dengan hormat harap: Tanggapan dan Saran Proses lebih lanjut Koordinasi/konfirmasikan …………………………… ……………………………
Catatan :
Nama Jabatan Paraf dan tanggal
Nama Pejabat
90
23. Telaahan Staf 1. Susunan Telaahan Staf terdiri atas : a. Kepala Telaahan Staf terdiri dari : 1) Tulisan “Telaahan Staf” diletakkan ditengah lembar naskah; 2) Pejabat/alamat yang dituju; 3) Pejabat yang mengirim; 4) Tanggal, Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal. b. Isi Telaahan Staf terdiri atas : 1) Pokok persoalan; 2) Pra Anggapan; 3) Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan (bila ada); 4) Pembahasan/Analisis; 5) Kesimpulan; 6) Saran tindak. c. Bagian Akhir Telaahan Staf terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama jelas pejabat berikut pangkat dan NIP; 4) Tembusan. 2. Penandatanganan. Telaahan Staf yang ditandatangani oleh Pejabat Perangkat Daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Telaahan Staf sebagaimana tertera pada halaman berikut.
91
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS PENDIDIKAN KALABAHI Jln. …… No. ……Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. TELAAHAN STAF Kepada : ........................................................... Dari : ........................................................... Tanggal : ........................................................... Nomor : ........................................................... Lampiran : ........................................................... Hal : .............................................................................................. ________________________________________________________________________ I.
Persoalan.
II.
Pra anggapan
III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi IV. Analisis
V.
Kesimpulan
VI. Saran NAMA JABATAN NAMA Pangkat NIP
92
24. Pengumuman 1. Susunan Pengumuman terdiri atas : a . Kepala Pengumuman terdiri atas : 1) Tulisan “Pengumuman” diletakkan ditengah lembar naskah; 2) Nomor ditempatkan dibawah tulisan Pengumuman; 3) Tulisan “Tentang”; 4) Nama judul Pengumuman. b. Isi pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian Akhir Pengumuman terdiri atas : 1) Nama tempat pengumuman ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan yang menetapkan; 4) Tanda tangan pejabat berikut pangkat dan NIP; 5) Stempel jabatan/instansi. 2. Penandatanganan. a. Pengumuman yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan lambang negara warna hitam; b. Pengumuman yang ditandatangani oleh Sekretaris Dewan atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan Kop Naskah Dnas Sekretariat Daerah; c. Pengumuman yang ditanda tangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas satuan organisasi yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas Pengumuman, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
93
BUPATI ALOR
PENGUMUMAN NOMOR : …………… TENTANG .......................................................................... ..........................................................................
......................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................... ......................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................... ......................................................................................................... ........................................................................................................................... ...........................................................................................................
Ditetapkan di Kalabahi pada tanggal……………………… BUPATI ALOR,
NAMA
Jalan. ……………. No. …. ........, ...................... Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www..............
94
25. Laporan 1. Susunan Laporan terdiri atas : a. Kepala Laporan terdiri atas Nama /Judul Laporan; b. Isi Laporan dirumuskan dalam bentuk uraian; c. Sistimatika Laporan terdiri atas : 1. Pendahuluan; memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan sistimatika Laporan; 2. Materi Laporan; memuat tentang kegiatan yang dilaporkan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan-hambatan yang dihadapi dan lain-lain; 3. Kesimpulan dan Saran; memuat rangkaian pelaksanaan tugas dan saran-saran sebagai bahan pertimbangan. 4) Bagian Akhir Laporan terdiri atas : a) Nama tempat; b) Tanggal, bulan dan tahun; c) Nama jabatan pembuat laporan; d) Tanda tangan pejabat; e) Nama, pangkat dan NIP; f) Stempel jabatan/instansi. 2. Penandatanganan. a. Laporan yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas bupati dengan lambang negara berwarna hitam; b. Laporan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat daerah; c. Laporan yang ditandatangani oleh pimpinan satuan organisasi atas nama Bupati atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas laporan, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
95
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KALABAHI Jln. …… No. ……Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. LAPORAN TENTANG ............................................................................. I.
Pendahuluan. A. Umum/latar belakang B. Landasan Hukum C. Maksud dan Tujuan
II.
Kegiatan yang dilaksanakan,
III.
Hasil yang dicapai,
IV.
Kesimpulan dan Saran
V.
Penutup. Dibuat di pada tanggal Nama Jabatan…
NAMA Pangkat NIP.
96
26. Rekomendasi 1. Susunan Rekomendasi terdiri atas : a. Kepala Rekomendasi terdiri atas : 1) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah; 2) Nomor dan tahun ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “; 3) Tulisan “Tentang “; 4) Nama / Judul Rekomendasi. b. c.
Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian. Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas : 1) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; 2) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi; 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama Jelas, Pangkat dan NIP; 5) Stempel jabatan/instansi. 2. Penandatanganan. a. Rekomendasi yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara berwarna hitam; b. Rekomendasi yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Rekomendasi yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah ditentukan oleh jenis, sifat organisasinya, menurut wewenang yang ada, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Bentuk/model naskah dinas Rekomendasi, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
97
BUPATI ALOR
REKOMENDASI ................... NOMOR ……………
........................................................................................................... ........................................................................................................................... ..................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………. .............................................................................................................. ........................................................................................................................... ..................................................................................................................... Kalabahi, ……………….20.. BUPATI ALOR,
……(NAMA)
Jalan. ……………. No. …. ........, ................ Telp. (......) .................. (E-mail).........., Website www................
98
27. Surat Pengantar 1. Susunan Surat Pengantar terdiri atas : a. Kepala Surat Pengantar terdiri atas : 1) Tempat, tanggal bulan tahun pembuatan 2) Nomor; 3) Pejabat/alamat yang dituju; 4) Tulisan “Surat Pengantar” ditempatkan ditengah lembar isi naskah. b. Isi Surat Pengantar terdiri atas : 1) Kolom nomor urut; 2) Kolom jenis yang dikirim; 3) Kolom banyaknya naskah/barang dan sebagainya; 4) Kolom keterangan. c. Bagian Akhir Surat Pengantar terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan pembuat pengantar; 4) Tanda tangan; 5) Nama, pangkat dan NIP; 6) Stempel jabatan/instansi; 7) Penerimaan. 2. Cara Pembuatan. Surat Pengantar dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan. 3. Bentuk/model naskah dinas surat pengantar, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
99
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR KECAMATAN TELUK MUTIARA KALABAHI Jln. …… No. ……Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. Kalabahi, …………… Kepada, Yth. ............................ ............................. di. ..................
SURAT PENGANTAR NOMOR : …………… No.
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Diterima tanggal ……………. Penerima Nama Jabatan,
Pengirim Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP.
Nama Pangkat NIP.
Nomor telepon . . . . . . . . . .
100
Keterangan
28. Formulir Berita 1. Susunan Berita terdiri atas : a. Kepala Berita Telegram terdiri atas : 1) Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP; 2) Pejabat/alamat yang dituju; 3) Tembusan. b. Isi Berita Telegram terdiri atas : 1) Klasifikasi; 2) Nomor; 3) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas; 4) Singkatan titel jabatan Gubernur; 5) Tanggal, bulan dan tahun. c. Bagian Akhir Berita Telegram terdiri atas : 1) Nama pejabat yang mengirim; 2) Nama jabatan yang mengirim; 3) Tanda tangan pejabat yang mengirim. 2. Penandatanganan. a. Naskah berita telegram yang dikirim dengan menggunakan telekomunikasi elektronik Sekretariat Daerah dibuat dalam formulir Sekretariat Daerah; b. Naskah berita telegram yang dikirim melalui kantor telegram menggunakan formulir sesuai dengan ketentuan yang berlaku; c. Keabsahan isi berita telegram yang dirumuskan dalam formulir berita dimaksud pada huruf a setelah ditandatangani oleh pejabat dimaksud huruf c; d. Pengiriman berita telegram dilakukan oleh Bagian Sandi dan Telkom. 3. Cara Pengiriman . Pengiriman Telegram dilaksanakan dengan menggunakan telekomunikasi elektronik Sekretariat Daerah atau kantor-kantor telegram. 4. Bentuk/model naskah dinas Telegram, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
101
FORMULIR BERITA
PANGGILAN DARI UNTUK TEMBUSAN
JENIS
NOMOR
Registrasi No : …………… DERAJAT
: ................................................................. : ................................................................. : ..................................................................
KLASIFIKASI : SEGERA Nomor : ……………………… ................................................................................................KMA ........................................................................................................................... .............................................................................................. TTK AAA TTK ....................................................... KMA ............................... .................................................................................. TTK BBB TTK ....................................................... KMA .............................. .................................................................................. TTK CCC TTK
DAN SETERUSNYANYA TTK HBS
No.Kode Pengirim Nama Jabatan Tanda tangan
: : : :
102
Tanggal waktu pembuatan ……………. Waktu Lalu Paraf Operator Terima Kirim Lintas
29. Lembaran Daerah 1. Susunan Lembaran Daerah terdiri atas : a. Tulisan LEMBARAN DAERAH; b. Nomor Tahun (pada bagian kiri naskah dinas); c. Seri Nomor ( pada bagian kanan naskah dinas); d. Tulisan judul PERATURAN DAERAH; e. Nomor; f. Tentang (Judul Peraturan Daerah). g. Tulisan “diundangkan pada lembaran daerah’; h. Nomor seri tanggal i. Sekretaris Daerah nama pangkat NIP (pada bagian kanan bawah naskah dinas)
103
LEMBARAN DAERAH KABUPATEN ALOR Nomor …… Tahun ……..
Seri …. Nomor .,..........
PERATURAN DAERAH KABUPATEN ALOR Nomor ……….. TENTANG …………………………………………………………… …………………………………………………dan seterusnya
Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kabupaten Alor
Nomor ……. Tahun …….. Seri ……. Tanggal …………. SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN ALOR,
NAMA PEJABAT Pangkat NIP.
104
30. Berita Daerah 1. Susunan Berita Daerah terdiri atas : a. Kepala Berita daerah terdiri atas : 1) Nomor tahun pada bagian kiri naskah dinas; 2) Seri nomor pada bagian kanan naskah dinas; b. Isi Berita Daerah terdiri atas uraian tentang peraturan/Keputusan Bupati. c. Bagian Akhir Berita Daerah terdiri atas : 1) Nomor tahun; 2) Seri; 3) Tanggal; 4) Sekda, nama, pangkat, NIP 5) Tembusan. 2. Penandatanganan. Berita Daerah yang ditandatangani oleh Sekda dibuat diatas formulir ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati dengan lambang negara berwarna hitam; 3. Bentuk/model naskah dinas Berita Daerah, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
105
BERITA DAERAH KABUPATEN ALOR
Nomor …… Tahun ……..
Seri …. Nomor ………..
PERATURAN BUPATI ALOR Nomor : ……….. TENTANG …………………………………………………………… ……………………………………………………………dan seterusnya
Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kabupaten Alor Nomor ……. Tahun …….. Seri ……. Tanggal …………. SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN ALOR,
NAMA Pangkat NIP.
106
31. Berita Acara 1. Susunan Berita Acara terdiri atas : a. Kepala Berita Acara terdiri atas : 1) Tulisan “Berita Acara” ditempatkan ditengah lembar naskah; 2) Nomor Berita Acara; 3) Nama Berita Acara. b. Isi Berita Acara dirumuskan dalam bentuk uraian yang didalamnya dicantumkan : 1) Tempat, Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun; 2) Nama, NIP, Pangkat/ Golongan dan alamat; 3) Permasalahan pokoknya. c. Bagian Akhir Berita Acara terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Tulisan “Pihak” yang terlibat dalam Berita Acara; 3) Tanda tangan pihak yang terlibat dalam Berita Acara; 4) Nama jelas pihak Pejabat yang terlibat dalam Berita Acara; 5) Stempel jabatan/instansi; 6) Tulisan “Dilakukan dihadapan …… (siapa yang menyaksikan Berita Acara tersebut); 7) Nama jelas dan NIP bila ada; 8) Tanda tangan yang menyaksikan; 9) Tulisan “Demikian Berita acara ini dibuat dalam rangkap ……”. 3. Penandatanganan. a. Berita Acara yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat didalamnya, termasuk Pejabat yang menyaksikan; b. Berita Acara yang ditandatangani oleh Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara warna hitam; c. Berita Acara yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah; d. Berita Acara yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 4. Bentuk/model naskah dinas Berita Acara, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
107
BUPATI ALOR
BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal .............................................................. ................................................................................ kami masing-masing: 1. ................................................................................ yang selanjutnya disebut Pihak Pertama 2. ................................................................................. yang selanjutnya disebut Pihak Kedua ....................................................................................................... ................................................................................................................... Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap….. untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di ......................... PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA BUPATI ALOR,
NAMA Pangkat NIP.
NAMA
Mengetahui/Mengesahkan
NAMA Pangkat NIP.
108
32. Notulen 1. Susunan Notulen terdiri atas : a. Kepala Notulen terdiri atas tulisan “Notulen”. Keterangan tentang Notulen Sidang/Rapat terdiri atas : 1) Nama Sidang/Rapat; 2) Hari, Tanggal; 3) Waktu sidang/rapat; 4) Tempat; 5) Acara; 6) Pimpinan sidang; 7) Ketua/Wakil Ketua; 8) Sekretaris; 9) Pencatat; 10) Peserta Sidang/Rapat. b. Isi Notulen terdiri atas : 1) Kata Pembukaan; 2) Pembahasan; 3) Pembacaan Peraturan; 4) Waktu penutupan. c. Bagian Akhir Notulen terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan; 3) Nama pejabat, pangkat dan NIP. 2. Penandatanganan. a. Notulen yang ditandatangani oleh Pejabat di Lingkungan Sekretariat Daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah; b. Notulen yang ditandatangani oleh Pejabat di Lingkungan Perangkat Daerah dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan; c. Notulen ditandatangani oleh : 1) Ketua/ Wakil Ketua; 2) Sekretaris; 3) Pencatat yang ditunjuk. 3. Bentuk/model naskah dinas Notulen, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
109
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR KECAMATAN ALOR BARAT LAUT KELURAHAN ADANG KOKAR Jln. …… No. ……Telp. (0386)……….. Fax…….Kode Pos….. NOTULEN Sidang/Rapat Hari/Tanggal Waktu Panggilan Waktu sidang/rapat Acara
: : : : :
................................................................. .................................................................. ................................................................. .................................................................. 1. ............................................................ 2. dan seterusnya 3. Penutup. Pimpinan Sidang/Rapat Ketua : ................................................................. Sekretaris : .................................................................. Pencatat : .................................................................
Peserta sidang/rapat : 1. .............................................................. 2. dan seterusnya. Kegiatan Sidang/Rapat: 1. ................................................... 2. dan seterusnya. 1. Kata Pembukaan : ………………………………………………….. 2. Pembahasan : ……………………………………………………... 3. Peraturan : ……………………………………………………… …………………………………………….……………. PIMPINAN SIDANG/RAPAT NAMA JABATAN NAMA Pangkat NIP.
110
33. Memo 1. Susunan Memo terdiri atas : a. Kepala Memo terdiri atas : 1) Tulisan “Memo” ditempatkan ditengah lembar isi naskah; 2) Nama pengirim memo, ditempatkan disebelah kiri atas naskah dinas; 3) Nama pejabat dan alamat yang dituju, ditempatkan disebelah bawah nama pengirim. b. Isi memo memuat pemberitahuan atas sesuatu permasalahan. c. Bagian akhir memo terdiri atas tanda tangan dan pembuat memo. 2. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. a. Memo dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan : 1) Kop naskah dinas Bupati bagi memo yang dipergunakan oleh Bupati dengan lambang negara berwarna hitam. 2) Kop naskah dinas perangkat daerah bagi memo yang dipergunakan oleh pejabat di lingkungan perangkat daerah yang bersangkutan. b. Memo diparaf atau ditandatangani oleh pembuat memo; c. Pembuatan Memo dapat diketik atau cukup ditulis tangan. 3. Bentuk/model naskah dinas memo, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
111
BUPATI ALOR
MEMO
Dari : .................................................................. Kepada : .................................................................. _____________________________________________________________
ISI: ............................................................ ................................................................................... ................................................................................... ................................................................................... ................................................................................... ...............
Kalabahi,…………..20.. BUPATI ALOR,
(Tanda Tangan atau Paraf) …………..
112
34. Daftar Hadir Pertemuan Rapat PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI KALABAHI Jln. …… No. …Telp. (0386)……. Fax…….Kode Pos…..
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT Hari Tanggal Waktu Tempat Acara
NO.
: : : : :
.................................................................. .................................................................... .................................................................... ..................................................................... ...........................................................................
NAMA
JABATAN/ PANGKAT
TANDA TANGAN
KET
1. 2. 3. dst
Kalabahi, ………………20.. NAMA JABATAN,
NAMA Pangkat NIP.
113
35. Daftar Hadir 1. Susunan daftar hadir terdiri atas : a. Kepala Daftar Hadir terdiri atas : 1) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah; 2) Tempat, hari, tanggal, waktu dan acara ditulis dibawah tulisan daftar hadir sebelah kanan. b. Isi Daftar Hadir terdiri atas : 1) Kolom nomor urut; 2) Kolom nama; 3) Kolom jabatan/instansi; 4) Kolom tanda tangan/paraf; 5) Kolom keterangan; 6) Untuk daftar hadir masuk Kantor (kerja) dilengkapi dengan kolom tanggal dalam satu bulan yang terbagi atas kolom paraf masuk pagi dan siang; 7) Kolom pengesahan penanggungjawab daftar hadir. c. Bagian Akhir Daftar Hadir terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan penanggung jawab (pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan); 4) Tanda tangan pejabat penanggung jawab; 5) Nama, pangkat dan NIP Pejabat penanggung jawab. 3. Penandatanganan. a. Daftar hadir masuk kantor dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; b. Daftar hadir untuk rapat-rapat dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; c. Daftar hadir yang ditandatangani oleh pejabat penanggung jawab; d. Daftar hadir tidak perlu dibubuhi stempel instansi. 4. Bentuk/model naskah dinas daftar hadir, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
114
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI KALABAHI Jln. …… No. …Telp. (0386)……. Fax…….Kode Pos…..
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT Hari Tanggal Waktu Tempat Acara
NO.
: : : : :
.................................................................. .................................................................... .................................................................... ..................................................................... ...........................................................................
NAMA
JABATAN/ PANGKAT
TANDA TANGAN
KET
1. 2. 3. dst
Kalabahi, ………………20.. NAMA JABATAN,
NAMA Pangkat NIP.
115
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR KECAMATAN TELUK MUTIARA KALABAHI Jln. …… No. …… Telp. (0386)…….. Fax…. Kode Pos …..
DAFTAR HADIR BULAN MINGGU
NO. 1
NAMA 2
PANGKAT/ GOL 3
: :
1 P 4
S 5
TANGGAL 2 3 P S P S 6 7 8 9
KET
4 P 10
S 11
KEPALA SUB BAGIAN/ SEKRETARIS
Kalabahi, …………… 20.. NAMA JABATAN,
NAMA Pangkat NIP.
116
12
36. Piagam Penghargaan 1. Susunan Piagam Penghargaan terdiri atas : a. Kepala Piagam terdiri atas : 1) Tulisan “Piagam Penghargaan”; 2) Tulisan “Nomor”. b. Isi Piagam terdiri atas : 1) Uraian berisikan pejabat yang memberikan penghargaan; 2) Nama, tempat/tanggal lahir, NIP/NRP, jabatan dan instansi; 3) Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi keteladanan yang telah dicapai atau diwujudkan. c. Bagian Akhir Piagam terdiri atas : 1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan dan instansi; 3) Tanda tangan; 4) Nama jelas. 2. Penandatanganan. Piagam ditanda tangani : a. BUPATI; b. WAKIL BUPATI. 3. Bentuk/model naskah dinas Piagam, sebagaimana tertera pada halaman berikut.
117
BUPATI ALOR
PIAGAM PENGHARGAAN Nomor : Bupati Alor dengan ini memberikan penghargaan kepada
:
Nama : ................................................................. Tempat/tanggal lahir : .................................................................. NIP/NRP : .................................................................. Jabatan : .................................................................. Instansi : .................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. ......................................................................................
Kalabahi, ………………20.. BUPATI ALOR,
SIMEON TH. PALLY
118
37. Sertifikat
BUPATI ALOR
SERTIFIKAT
Diberikan kepada :
Nama NIP Instansi
: : :
Sebagai/Atas partisipasinya dalam …………….………………………. ………………… yang diselenggarakan oleh …………………….. dari tanggal ..... s.d …. bertempat di …….……………..…
Kalabahi, ……………. 20.. BUPATI ALOR,
……(NAMA)
119
38. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan 1. Susunan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan terdiri atas a. Bagian Kepala terdiri atas : 1) Tulisan “Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan”; 2) Tulisan “Nomor”. b. Bagian Isi STTPP terdiri atas : 1) Uraian berisikan pejabat yang memberikan STTPP; 2) Nama, Tempat/tanggal lahir, NIP/NRP, Pangkat Golongan Ruang, Jabatan dan Instansi; 3) Pernyataan Lulus mengikuti jenis pendidikan dan pelatihan; 4) Dibagian tengah terdapat transparan lambang negara. c. Bagian Akhir STTPP terdiri atas : 1) Dibagian sebelah kanan. a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama jabatan dan instansi; c) Tanda tangan; d) Nama jelas; e) NIP. 2) Dibagian tengah. Photo peserta Diklat dengan cap instansi dibagian sebelah kiri. 3) Dibagian belakang. a. Agenda pembelajaran; b. TEMA : a. Umum (ditentukan Badan Diklat). b. Khusus (ditentukan penyelenggara dengan mengacu pada tema umum dan issue aktual setempat). c) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; d) Kepala instansi penyelenggara; e) Tanda tangan; f) Nama jelas dan NIP. 3. Penandatanganan. STTPP ditanda tangani oleh Bupati : a. Bupati; 4. Bentuk/model naskah dinas STTPP, sebagaimana terlampir pada halaman berikut.
120
BUPATI ALOR SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Nomor : ...................../..................../DDN Bupati Alor Berdasarkan PP Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ketentuan-ketentuannya menyatakan bahwa : Nama : ........................................................................................... Tempat/Tanggal lahir : .................................../.................................. NIP/NRP : 000000000/0000 Pas foto Pangkat/Gol. Ruang : ................................../.................................... 4x6 Jabatan : ........................................................................................... Instansi : ............................................................................................ LULUS Kualifikasi
:
Pada Pendidikan dan Pelatihan ...................... Kabupaten Alor yang diselenggarakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Alor dari tanggal .......... sampai dengan ...... yang meliputi ................... Kalabahi, …………..20… BUPATI ALOR,
……(NAMA)
126
Bagian Belakang STTPP AGENDA PEMBELAJARAN TEMA Umum
:
(ditentukan Badan Diklat Depdagri) ……….………………….......................................…………………………….……. …………………………………………………………………………………………….…................................................ ……………………………………………………………………………………………….….................................................
Khusus
:
(ditentukan oleh penyelenggara dengan mengacu pada tema umum dan issue aktual setempat) ..……… ……………………………………………………………………………………................................................……………. ………………………………………………………………………………………………….................................................
Kalabahi, …………….20.. KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN ALOR,
NAMA PANGKAT NIP.
127
CONTOH FORMAT MAP
LAMBANG NEGARA/ DAERAH LOGO
128
B. PENEMPATAN a.n, u.b, u.p, Plt, Plh, Pj dan pj. 1. Penggunaan “a.n.”:
a.n. BUPATI ALOR SEKRETARIS DAERAH,
……………………………. Pangkat NIP. ………..
a.n. CAMAT TELUK MUTIARA SEKRETARIS CAMAT,
a.n. LURAH MUTIARA SEKRETARIS LURAH,
ZAINAL NAMPIRA, S.Pi Penata NIP. 198001012003011001
................................... Pangkat NIP.
2. Penggunaan “ u.b.”: a.n. BUPATI ALOR SEKRETARIS DAERAH u.b. ASISTEN ADMINISTRASI UMUM,
Drs. OKTOVIANUS LASIKO Pembina Utama Muda NIP. 19551020 198205 1 001 a.n. SEKRETARIS DAERAH ASISTEN ADMINISTRASI UMUM u.b. KEPALA BAGIAN ORGANISASI DAN TATALAKSANA,
............................................ Pangkat NIP
129
3. Penggunaan “Plt”: Plt. KEPALA DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN, ............................................ Pangkat NIP 4. Penggunaan “Plh” : Plh. SEKRETARIS DAERAH ASISTEN ADMINISTRASI EKONOMI PEMBANGUNAN, ............................................ Pangkat NIP 5. Penggunaan “Pj” : Pj. BUPATI ALOR, .................................... 6. Penggunaan “pj” : pj. KASUBAG. UMUM DAN RUMAH TANGGA, ............................................ Pangkat NIP (digunakan untuk menyebutkan terhadap pejabat yang ketika menduduki jabatan masih menduduki pangkat/golongan satu tingkat dibawah pangkat golongan yang disyaratkan).
C. PARAF DAN PENULISAN NAMA. 1. Pembubuhan Paraf Hirarkhis. a. Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati, sekretaris daerah, asisten, sekretaris DPRD, kepala dinas, kepala badan, inspektur dan direktur rumah sakit umum harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara berjenjang untuk bertanggung jawab terhadap substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut pada lembar terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam dimulai dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani. b. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf. c. Paraf untuk surat perintah perjalanan dinas, dibubuhkan pada lembar pertama.
130
d. Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman, sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut kanan bawah setiap halaman. e. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat yang lebih dari satu lembar, setiap lembarnya di paraf pada pojok kiri kertas bagian bawah. f. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang mempunyai lampiran, pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis lampiran:surat, nomor dan tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 2. Pembubuhan paraf koordinasi. a. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait dan bagian hukum pada setiap lembar naskah. b. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait pada lembar terakhir naskah. c. Paraf koordinasi dibuat dalam bentuk stempel persegi empat. Contoh paraf hierarkhis dalam bentuk searah jarum jam: (2) BUPATI ALOR (3) Ket. (1) Kabag/Sek Dinas/badan (2) Asisten/Kadis/Kaban (3) Sekda
(1) Drs. Simeon TH. Pally
(2) Kepala Bappeda Kab. Alor (3) Ket. (1) Konseptor Bid/Pengetik (2) Kabid. (3) Sekretaris
(1) Drs. M. L. Hitikana Pangkat NIP Contoh paraf hierarkhis dalam bentuk matrik: PARAF HIERARKHIS
Sekda…... Ass. …...… Bag... dst
131
3. Penulisan nama pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas. a. penulisan nama bupati dan nama wakil bupati pada naskah dinas dalam bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar; b. penulisan nama bupati dan nama wakil bupati pada naskah dinas dalam bentuk surat dapat menggunakan gelar; c. nama pejabat yang menduduki jabatan struktural dan fungsional menggunakan gelar, NIP dan pangkat.
D. BENTUK UKURAN DAN ISI STEMPEL. Yang menggunakan lambang.
*
*
2,7 cm
3,8 cm
4 cm
Lambang Negara/Daerah
Yang tidak menggunakan lambang
1 cm
2,7 cm
STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD. a. contoh stempel jabatan.
132
3,8 cm
4 cm
b. stempel sekretariat daerah dan sekretariat dewan.
c. stempel satuan kerja perangkat daerah.
d. stempel kecamatan, kelurahan.
e. stempel unit pelaksana teknis daerah.
133
f. stempel satuan kerja perangkat daerah untuk keperluan tertentu.
0,5 cm 1,2 cm
1,7 cm
1,8 cm
Contoh stempel untuk KTP dengan skala 4 : 1.
E. BENTUK, UKURAN DAN ISI KOP NASKAH DINAS. 1. Perbandingan huruf pada kop naskah dinas antara tulisan nama pemerintah daerah dan nama satuan kerja perangkat daerah adalah 3 : 4. a. tulisan nama pemerintah daerah dengan huruf arial 14. b. tulisan nama SKPD dengan huruf arial 18. 2. Bentuk dan isi kop naskah dinas seperti pada contoh berikut : Contoh 1 : Kop Naskah Dinas Bupati
BUPATI ALOR
................................................................................. .................................................................................. ................................................................................... ................................................................................. ....................................................................................
Jalan. Soekarno Hatta Kalabahi – Alor – NTT Telepon. 08523044709 Faks.: (0386) 21121
134
Contoh 2 : Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
SEKRETARIAT DAERAH Jln. Soekarno – Hatta Kalabahi Alor – NTT Telepon. 08523044709 Faks.: (0386) 21121
Contoh 3 : Kop Naskah Dinas Sekretariat DPRD.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
SEKRETARIAT DPRD Jln. Soekarno – Hatta Kalabahi Alor – NTT Telepon. (0386) 00000 Faks.: (0386) 000000
Contoh 4 : Kop Naskah Dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
DINAS KEHUTANAN Jalan ……. Nomor ….. Kalabahi – Alor Kode Pos.......... Telepon (0386) 000000 Faks. (0368) 000000
Contoh 5 : Kop Naskah Dinas Kecamatan dan Kelurahan.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
KECAMATAN TELUK MUTIARA Jalan Dr. Soetomo No. 12 Kode Pos …… Telepon. (0386) Faks. (0386)……..
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR KECAMATAN TELUK MUTIARA
KELURAHAN KALABAHI KOTA Jalan Dr. Soetomo No. 12 Kode Pos …… Telepon. (0386) Faks. (0386)……..
135
F. BENTUK, UKURAN DAN ISI SAMPUL NASKAH DINAS. Ukuran huruf. Perbandingan huruf pada sampul Naskah Dinas antara tulisan nama pemerintah daerah dan tulisan nama satuan kerja perangkat daerah adalah 3 : 4 a. tulisan nama pemerintah daerah dengan huruf arial 14. b. tulisan nama satuan kerja perangkat daerah dengan huruf arial 18. Contoh 1 : Kop sampul Naskah Dinas bupati.
BUPATI ALOR Jln. Soekarno – Hatta Nomor …. Kode Pos............... Telepon. (0386) ….. Faks. (0386) …… Email : …………… Website :...............
Nomor
Contoh
Nomor
Kepada Yth. Sdr. ……………………… di…………… Kode Pos
: ….../…../…. Stempel
2 :
Kop sampul Naskah Dinas sekretariat daerah dan sekretariat DPRD
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR SEKRETARIAT DAERAH Jln. Soekarno – Hatta No 25 Kode Pos......... Telepon. (0386) 225020 Faks. (0386) 240746 Email : …………………….Website :...................... Kepada : ….…/…../… Yth. .......................... Stempel di……………… Kode Pos
136
Nomor
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR SEKRETARIAT DPRD Jln. Soekarno – Hatta No. 11 Kalabahi Kode Pos..... Telepon. (0386) …… Faks. (0386) .......... Email : ……… Website :............. Kepada : …../…../… Yth. Sdr. ……………………… Stempel di………………… Kode Pos
Contoh 3 : Kop sampul naskah dinas satuan kerja perangkat daerah.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR DINAS PENDAPATAN KEUANGAN DAN ASET Jln. El Tari Nomor 12 Kalabahi Kode Pos………….. Telepon. (0386) …… Faks. (0386) .......... Email:
[email protected] www.dipenda.go.id
Nomor
Kepada Yth. Sdr. ……………………… di………………… Kode Pos
: ….…./…../… Stempel
137
G. BENTUK, UKURAN DAN ISI PAPAN NAMA. 1. BENTUK. Papan nama satuan kerja perangkat daerah berbentuk empat persegi panjang berbentuk segi empat. Contoh :
2. UKURAN. Perbandingan ukuran huruf 3:4. a. ukuran huruf “3“ untuk tulisan pemerintah kabupaten. b. ukuran huruf “4“ untuk tulisan nama satuan kerja perangkat daerah. 3. BAHAN. 1. Bahan papan nama satuan kerja perangkat daerah disesuaikan dengan kebutuhan daerah, misalnya dari bahan kayu, beton, seng/plat dan lain sebagainya. 2. Bahan huruf papan nama diatur sesuai kebutuhan, dapat menggunakan cat atau dari bahan lain seperti seng/plat atau semen dan lain sebagainya.
138
Contoh 1 : Papan nama Kantor Bupati.
KANTOR BUPATI ALOR Jln. Soekarno – Hatta Nomor 11 KALABAHI Kode Pos….. Telepon. 0852393021025 Faks. (0386)21121
Contoh 2 : Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah.
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH Jalan El Tari nomor 15 Kalabahi, Kode Pos 85813 Telepon (0386) 21156 Faks. (0386) 21156
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
KECAMATAN TELUK MUTIARA Jalan J Jalan Dr. Soetomo Nomor 10 Kalabahi, Kode Pos 85812 Telepon (0386) 21156 Faks. (0386) 21156
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR
KECAMATAN TELUK MUTIARA DESA LENDOLA Jalan Cendrawasih No. 11 Kalabahi (kode pos) Telepon (0386) 2222456
139
Contoh 3.
Papan nama komplek.
yang
terletak
satu
atap/satu
PEMERINTAH KABUPATEN ALOR 1. DINAS PENDAPATAN KEUANGAN DAN ASET 2. DINAS PEKERJAAN UMUM 3. INSPEKTORAT DAERAH Jalan El Tari Nomor 10 Kalabahi (85813)
140
