BUKU INFORMASI MELAKUKAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

BUKU INFORMASI MELAKUKAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Sektor Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II KONSEP DASAR ----------------------------------------------------------------------BAB III PENYUSUNAN MATERI DAN INSTRUMEN KLARIFIKASI/NEGOSIASI ---------BAB IV PELAKSANAAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN ------------------BAB V TINDAK LANJUT KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI ----------------------------------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

3

Halaman: 3 dari 73


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Menyusun materi dan instrumen klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa meliputi kegiatan Menjelaskan pengertian dan ruang lingkup serta fungsi klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehensif sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan; Menyiapkan dokumen penawaran, dokumen pemilihan/pelelangan, dokumen HPS dan berita acara evaluasi dokumen penawaran

penyedia

barang/jasa

secara

lengkap;

Menetapkasn

materi

penawaran pemenang pemilihan penyedia barang/jasa, baik administrasi, teknis maupun harga, yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasi secara cermat; Membuat Instrumen klarifikasi dan negosiasi secara tepat dan lengkap sesuai dengan materi penawaran yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasi. 2. Melaksanakan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa meliputi kegiatan mengklarifikasi

materi

teknis

dan/atau

harga

yang

perlu

negosiasi

kebenarannya; Melakukan negosiasi atas materi teknis dan/atau harga penawaran secara persuasif, rasional dan proporsional; Mencatat materi teknis dan/atau harga yang disepakati dalam negosiasi, secara cermat dan lengkap; 3. Membuat berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia penyedia barang/jasa meliputi kegiatan membuat berita acara klarifikasi dan negosiasi penawaran pemenang pemilihan penyedia barang/jasa secara cermat dan lengkap, dengan dilampiri dokumen pendukung; Mendokumentasikan Hasil klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa secara lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang berlaku. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

4

Halaman: 4 dari 73


Kode Modul

BAB II KONSEP DASAR Definisi Klarifikasi dan Negosiasi Istilah klarifikasi dan negosiasi sudah tak asing lagi bagi seluruh komponen masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari sudah menjadi kata-kata yang lazim didengar, atau disebutkan di media cetak, elektronik, dan di dunia maya sekalipun. Bagi yang sering berbelanja online sudah sering juga mendengar kata klarifikasi dan khususnya negosiasi serta mempraktekkannya secara langsung. Beberapa gerai online besar di Indonesia saat ini memberikan fitur-fitur klarifikasi perihal barang yang dijual, misalnya perihal spesifikasinya, minimal pembelian, dan lainlain dengan memberikan menu “Diskusi” atau Talk About It. Klarifikasi juga dapat dilakukan dengan bertanya kepada penjual perihal barang yang akan dibeli dengan cara memberikan alamat email atau nomor kontak penjual. Begitu juga perihal harga barang, jika pembeli mau menawar, fitur “Negosiasi” acap kali diberikan untuk beberapa barang, khususnya barang bekas pakai atau bahkan yang baru pun dapat dinegosiasikan. Artinya, klarifikasi dan negosiasi kini sudah menjadi sebuah keahlian dan salah satu kompetensi kunci dalam dunia usaha. Perusahaan-perusahaan yang punya ambisi untukmaju, secara agresif selalu memburu para eksekutif yang mahir, khususnya dalam bernegosiasi dan rela untuk mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, hanya sekedar untuk mengasah karyawan yang ada di perusahaannya agar menjadi negosiator ulung. Mengapa demikian? Alasannya sangat sederhana, karena setiap interaksi dan transaksi, khususnya dalam dunia bisnis, semua pihak tentunya ingin mendapatkan perlakuan yang terbaik dan saling menguntungkan, dan untuk meyakinkan pihak partner bisnis maupun pelanggan tentang hal tersebut, tentunya diperlukan seorang negosiator yang punya kemampuan dalam melakukan negosiasi, baik dalam bentuk pelayanan maupun menjalin kerja sama di bidang usaha. Pada pengadaan barang jasa, baik sektor swasta dan publik, kompetensi melakukan klarifikasi dan negosiasi sangat penting untuk mendapatkan yang terbaik dalam memilih penyedia barang jasa dan hasil bersifat value for money. Untuk memahami dasar dari klarifikasi dan negosiasi dalam pengadaan barang jasa, perlu dikaji pengertian dasarnya, baik dari segi epistemologi dan dasar teorinya. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

5

Halaman: 5 dari 73


Kode Modul

Apa itu Klarifikasi? Berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) dinyatakan bahwa: Klarifikasi adalah penjernihan, penjelasan, dan pengembalian kepada apa yang sebenarnya. Sedangkan Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Kemendikbud menyatakan bahwa klarifikasi adalah penjernihan masalah hingga menjadi transparan dan tidak ada yang dirahasiakan. Klarifikasi dalam pengadaan barang jasa adalah penjelasan terhadap suatu konten dalam dokumen penawaran yang belum jelas atau terdapat keraguan yang memerlukan penjelasan lebih lanjut dari penawar. Klarifikasi dalam pengadaan ditangani dengan pertemuan, penting untuk tidak menganggapnya sebagai hasil negosiasi pasca evaluasi lelang/seleksi. Sebaliknya hal itu adalah proses mencari pemahaman yang jelas oleh kedua belah pihak dari apa yang dibutuhkan dan apa yang ditawarkan, dan untuk memahami arti dari kata-kata yang digunakan oleh kedua belah pihak, baik pemilik atau pengguna barang jasa dan penawar. Apa arti Negosiasi? Wibowo (2008) dalam bukunya Melakukan Negosiasi mendefinisikan bahwa negosiasi adalah proses komunikasi antara penjual dan calon pembeli baik perorangan maupun kelompok yang di dalamnya terjadi diskusi dan perundingan untuk mencapai kesepakatan tujuan yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Sedangkan KBBI mendefinisikan negosiasi sebagai berikut: Negosiasi adalah 1 proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain; 2 penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa; Sebagai tambahan pengetahuan di bawah ini diuraikan beberapa definisi negosiasi oleh beberapa ahli, antara lain: •

Fisher & Ury (1977) Negotiationis a basicmeans of getting what you want from others. It is back-and-for

the communication designed to reach an agreement when you and theo ther side have some interests that are shared and others that are opposed. •

Mc Carthy & Hay (2015)


6

Halaman: 6 dari 73


Kode Modul

Negotiation is the voluntary and systematic exploration of both parties’ interests with the objective of agreeing on a mutually accept able compromise that resolves their conflict. •

Goldwich (2010) Negotiationis a way of satisfying your interests, of getting what you need or want.

We live in a web of relationships and interdependencies, and rely on others to help us. Similarly, other sapproachusto helm satisfy their own interests. Negotiation is the barter system that’s tream lines these exchanges. Negotiationis a form of persuasive communication. It is a way of getting others to do what we want them to do. As such, it require sustouse all of our communication skills: listening, asking questions, sharing information, interpreting information, Framing proposals, reading body language, influencing and persuading. It require sempathy and understanding, knowledge and in sight, diplomacy and tact. Negotiationisan opport unity to solve a problem incollaboration with a partner. Unfortunately, most people think of negotiation as an opportunity tobe at an opponent, tosqueeze as muchout of him as possible. However, when two or more people are squeezingat the same time, they are not likely to get what they want. This adversarial approach also does not bode well for any future relationship. If both parties can look at negotiation as a shared problem and strive to solve it together, they are both more likely to satisfy their interests. Unfortunately, thisis not the way most people approach negotiation, but my goal in writing this book is to help you change that mindset and become a win-win negotiator. Negotiationis a process. Many people tend to think of negotiation as anevent, where we sit at a table with someone, playing the negotiation game, trying to satisf your own interests by squeezing or perhaps by engaging in collaborative problem solving. The Ruth is that negotiation begins sooner than we think. It begins as soon as we set out to satisfy an interest, and culminates in an agreement that ideally satisfies our interestsfully. Do not confuse the grand finale — thehandshake, thes igning of thecontract — with the work, research, and preparation that gets us there. Negotiationis a game. Itmay not feellike a game, because we take it seriously. But it is a game, complete with rules — a game of skill and chance. If you learn to play the game more skillfully, you can reduce the effects of chance. Like most games, negotiation is meant tobefun. A good negotiation well played can leave us feeling fulfilled and Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

7

Halaman: 7 dari 73


Kode Modul

rewarded. But funis in the mind of theplayer. With the right min dset, negotiation can be Bun and rewarding indeed. Negosiasi dalam pengadaan barang jasa dapat didefinisikan sebagai sebuah proses dimana dua atau lebih pihak, dengan perbedaan pandangan pada mulanya, berusaha mencapai sebuah kesepakatan dengan tujuan yang sama dengan menggunakan pilihan metode pendekatan yang berbeda (terjemahan bebas Modul Learning System Supply

Chain Management International Trade Center). Tujuan negosiasi pasca evaluasi lelang/seleksi Adalah untuk mendapatkan hasil terbaik dan ekonomis (value for money) untuk pemilik, yang pada sektor publik adalah pemerintah. Negosiasi seharusnya tidak hanya dilihat sebagai proses pemilihan harga terendah, namun penawaran yang memenuhi dan tunduk pada persyaratan. Negosiasi harus dianggap sebagai bagian penting dari strategi pengadaan atau pembelian di semua pengadaan termasuk pengadaan di sektor publik di pemerintah. Dalam konteks umum, negosiasi adalah proses tawar-menawar antara dua pihak atau lebih, masing-masing dengan sudut pandang dan tujuan sendiri, berusaha untuk mencapai kesepakatan yang saling memuaskan, atau penyelesaian masalah yang menjadi perhatian bersama. Dalam konteks pengadaan, negosiasi adalah proses yang mengantarkan kepada kesepakatan tentang kondisi kontrak, melalui diskusi antara pemilik pekerjaan atau pembeli dan penyedia barang jasa atau penjual. Negosiasi yang efektif harus menghasilkan biaya yang efektif, perjanjian yang adil, tahan lama, memenuhi kebutuhan yang sah dari kedua belah pihak dan meningkatkan (atau setidaknya tidak merusak) hubungan antara pihak. Klarifikasi vs. Negosiasi Klarifikasi untuk evaluasi adalah proses menjelaskan secara lisan maupun tertulis, yang dilakukan oleh peserta lelang/seleksi klarifikasi untuk negosiasi ini adalah dilakukan hanya terhadap calon pemenang hingga mencapai kejelasan pemahaman atau asumsi terhadap hal yang ada pada penawaran peserta pemilihan penyedia barang jasa. Sedangkan negosiasi adalah proses perundingan antara peserta lelang/seleksi yang ditetapkan sebagai calon pemenang dengan pokja ULP/pejabat pengadaan Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

8

Halaman: 8 dari 73


Kode Modul

terhadap penawaran teknis dan atau harga yang diajukan calon pemenang dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan biaya pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang wajar berdasarkan HPS atau harga pasar termasuk mencapai kesepakatan teknis. Klarifikasi untuk negosiasi dan pelaksanaan negosiasi merupakan kegiatan yang tidak bisa dipisahkan karena penawaran harga yang dinegosiasikan harus diawali dengan pelaksanaan klarifikasi terhadap penawaran teknis yang diajukan terkait dengan penawaran harga yang akan dinegosiasikan. Secara umum hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan adalah: 1.

Teknis pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan yang meragukan.

2.

Jumlah satuan untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan dalam dokumen penawaran biaya dikaitkan dengan penawaran teknis yang diajukan tidak konsisten harga satuan untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan dalam dokumen penawaran biaya dengan kewajaran harga.

3.

Usulan teknis jasa konsultan

yang dalam evaluasi teknis diberikan nilai kurang

karena tidak memenuhi ketentuan dari Kerangka Acuan Kerja (KAK) khususnya dan dokumen seleksi pada umumnya. Klarifikasi digunakan jika terdapat salah satu kondisi di bawah ini: •

Terdapat inkonsistensi atau informasi kontradiktif pada suatu hal dalam penawaran;

•

Tidak jelas ketika menjelaskan satu hal dalam penawaran;

•

Terdapat kesalahan atau kehilangan minor; dan/atau

•

Tidak sesuai dengan spesifikasi yang non-wajib. Telah disebutkan bahwa klarifikasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

negosiasi, namun permintaan klarifikasi bukanlah negosiasi. Akan tetapi, di dalam sebuah negosiasi sangatlah diperlukan klarifikasi untuk menjadikan semua informasi lebih valid dan akurat, sehubungan dengan keputusan yang akan diambil pada saat negosiasi dilakukan. Informasi yang akurat akan menghasilkan keputusan yang akurat juga. Gambaran di atas menyimpulkan bahwa klarifikasi merupakan himpunan bagian dari negosiasi. Negosiasi dapat terjadi salah satunya dengan adanya klarifikasi. Jika digambarkan dalam diagram Venna di bawah ini, dapat digambarkan sebagai berikut:


9

Halaman: 9 dari 73


Kode Modul

KOMUNIKASI Dan lain sebagainya

NEGOSIASI ANALISIS MATERI

KLARIFIKASI

Gambar 1. Klarifikasi bagian dari negosiasi

Berdasarkan penjelasan di atas bahwa klarifikasi adalah bagian dari negosiasi, dan menjelaskan negosiasi akan menjelaskan klarifikasi, oleh karena itu akan jauh lebih membahas teori dasar negosiasi. Mengapa Negosiasi? Ada banyak alasan yang sah untuk melakukan negosiasi pada berbagai tahap pengadaan. Sejauh ini yang paling penting dari ini adalah bahwa perjanjian dinegosiasikan biasanya menghasilkan kepemilikan yang kuat oleh pihak daripada ketika pengaturan dipaksa. Akibatnya, perjanjian dinegosiasikan lebih mungkin untuk menjadi sukses dan bertahan dalam pelaksanaannya. Beberapa alasan lebih umum untuk melakukan negosiasi dalam pengadaan tercantum di bawah ini : •

Untuk memperjelas masalah antara pihak;

•

Untuk mengembangkan hubungan dan memperdalam pemahaman antara pihakpihak;

•

Untuk memperbaiki tawaran saat ini (misalnya harga, kondisi, tingkat layanan);

•

Jika terdapat kondisi yang tidak biasa atau kompleks, dan ini perlu eksplorasi oleh para pihak yang akan berkontrak;


10

Halaman: 10 dari 73


•

Kode Modul

Ketika risiko substansial terlibat dalam pengadaan dan pihak-pihak yang akan berkontrak mencari cara untuk mengurangi atau mentransfer paparan risiko; 

•

Selama pelaksanaan kontrak; Bila ada kekhawatiran kinerja pemasok, adalah lebih baik untuk bernegosiasi dan memecahkan masalah daripada litigasi;

•

Ketika terdapat variasi kontrak atau perubahan kontrak, maka mungkin diperlukan untuk menegosiasikan syarat dan kondisi untuk variasi atau perubahan; dan/atau

•

Ketika kondisi yang tidak biasa atau kompleks muncul, dan ini perlu dieksplorasi oleh para pihak.

Kinerja negosiasi yang baik akan menghasilkan beberapa hal berikut ini antara lain: •

Biaya persediaan keseluruhan yang rendah;

•

Kualitas, ketahanan dan kinerja yang lebih baik;

•

Waktu tunggu yang lebih pendek;

•

Kontrak yang dilaksanakan lebih efektif dan tepat waktu;

•

Keandalan dan pelayan pemasok semakin meningkat; dan/atau

•

Perselisihan dengan pemasok lebih sedikit. Dampak dari perbaikan kinerja di atas berpengaruh kepada peningkatan

keuntungan seperti yang digambarkan pada ilustrasi berikut ini.

Gambar 2. Struktur Biaya Tipikal dari Perputaran Perusahaan Manufaktur Rata-rata pada perusahaan manufaktur, bahan yang dibeli sekitar 60 persen dari omzet/perputaran. Melalui peningkatan keterampilan negosiasi, jika sebuah perusahaan berhasil mengurangi total biaya bahan sebesar 10 persen, maka akan membawa biaya bahan sebagai bagian dari total omzet turun dari 60 persen menjadi 54 persen. Hal ini Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

11

Halaman: 11 dari 73


dapat

secara

substansial

meningkatkan

Kode Modul

profitabilitas

perusahaan,

seperti

yang

ditunjukkan pada contoh di atas. Oleh karenanya, keuntungan telah meningkat sebesar 60 persen . Untuk mencapai peningkatan yang sama keuntungan tanpa pemotongan biaya, penjualan perusahaan akan harus juga meningkat sebesar 60 persen. Dalam kebanyakan kasus, hal ini akan jauh lebih sulit untuk dicapai. Kapan Negosiasi? Sebagai pembeli atau pemilik uang/pekerjaan, seseorang mungkin perlu untuk melakukan “negosiasi” dengan dengan orang-orang dalam perusahaan/instansi sendiri pada isu-isu antara lain sebagai berikut: •

Persyaratan kualitas;

•

Spesifikasi tertentu yang akan membantu atau menghalangi sumber kompetitif;

•

Persyaratan waktu tunggu untuk pengiriman barang yang realistis; dan/atau

•

Jumlah pemasok yang diundang untuk membuat penawaran.

Faktor yang diperhitungkan ketika mengevaluasi penawaran Bagaimanapun, bagi pembeli/pemilik, pihak yang paling penting dimana harus bernegosiasi, akan menjadi pemasok/penyedia barang jasa. Negosiasi dengan pemasok tidak selalu diperlukan atau diinginkan, karena proses ini memakan waktu dan mahal. Namun, sangat relevan dalam kasus-kasus antara lain sebagai berikut : •

Untuk produk atau layanan bernilai tinggi;

•

Ketika jaminan jangka panjang pasokan diperlukan;

•

Jika pembelian/pengadaan yang kompleks, dan ada banyak faktor untuk dipertimbangkan selain harga (misalnya spesifikasi, pengiriman dan layanan);

•

Ketika hanya satu atau beberapa pemasok yang ada (misalnya untuk dipatenkan produk dan barang-barang milik lainnya), atau ketika pemasok tertentu yang diinginkan dengan mengesampingkan yang lain; dan/atau

•

Jika tidak ada titik acuan (misalnya pengalaman masa lalu atau di luar informasi) ada untuk persyaratan kontrak, dan harga, penyelesaian dan teknis hanya dapat ditentukan sebagai hasil dari proses klarifikasi.


12

Halaman: 12 dari 73


Kode Modul

Dalam proses penawaran yang kompetitif atau pengadaan yang melalui proses negosiasi, negosiasi dengan pemasok potensial seharusnya tidak dilakukan sebelum seluruh penawaran dievaluasi secara penuh. Sebagai hasil dari proses evaluasi ini, penawar yang terpilih/terseleksi dalam daftar pendek penawar yang telah teridentifikasi. Negosiasi dapat terjadi pada berbagai tahap selama proses pengadaan. Namun, tidak ada negosiasi yang harus dilakukan kecuali manfaat yang diharapkan dari negosiasi melebihi biaya yang diperkirakan terkait dengan pengadaan itu. Proses yang membutuhkan negosiasi ada pada tahapan: a.

Sebelum kontrak • setelah seleksi penawar yang terpilih dalam daftar pendek penawar • sebelum tanda tangan kontrak

b.

Setelah Kontrak • sebelum variasi/perubahan kontrak • setiap kali masalah timbul selama pelaksanaan kontrak.

Apa yang Dinegosiasikan? Harga sering dianggap sebagai titik awal untuk banyak negosiasi pengadaan. Namun, negosiator terampil pertama kali akan mengeksplorasi peluang yang lebih luasuntuk meningkatkan "value for money" pada keseluruhan paket yang ditawarkan kepada instansinya dengan menegosiasikan syarat dan kondisi yang lebih baik termasuk hal-hal antara lain sebagai berikut: •

aspek dukungan teknis - jaminan, dukungan siklus hidup, perjanjian pemeliharaan;

•

aspek keuangan - deposito, syarat pembayaran, diskon, jadwal pembayaran, biaya perjalanan, pembatalan hukuman;

•

aspek manajemen risiko - obligasi dan jaminan keuangan, asuransi, jaminan, jenis kontrak yang digunakan, standar pelayanan, klausa pencairan kerusakan;

•

aspek informasi manajemen - akses ke informasi, pelaporan, dokumentasi, kehadiran pada rapat kemajuan pekerjaan;

•

aspek dukungan Pemerintah - Pemerintah menyediakan fasilitas dan informasi, akses ke staf pemerintah;

•

kerangka waktu - tanggal penyelesaian, tanggal pengiriman, waktu penyelesaian, panjang kontrak;

•

insentif kinerja;


13

Halaman: 13 dari 73


•

Kode Modul

hal-hal umum termasuk kemasan dan pengiriman, penggunaan personel yang ditentukan, pengaturan subkontrak; dan/atau

•

Setelah

hal-hal

ini

telah

dinegosiasikan,

maka

akan

lebih

pantas

untuk

menegosiasikan harga. Fase Negosiasi Kebanyakan negosiasi terdiri dari tiga fase kunci sebagai berikut: a.

Persiapan Tahapan persiapan adalah salah satu tahapan yang paling penting dalam

negosiasi, dan bahwa untuk setiap jam pertemuan negosiasi memerlukan berjam-jam persiapan. Hal ini memang sangat dibutuhkan untuk negosiasi pada kasus pengadaan dengan pengeluaran dan/atau risiko tingkat tinggi. Untuk pembelian yang kurang signifikan, tahap perencanaan dapat lebih pendek. Persiapan umumnya melibatkan memahami konteks pembelian/pengadaan dimana negosiasi dilakukan, mengetahui fakta-fakta tentang pasar dan tentang pihak lain, dan menyusun strategi dan tujuan negosiasi.

PERSIAPAN

TINDAK LANJUT

PERTEMUAN

Gambar 3. Fase Negosiasi

b.

Pertemuan Negosiasi Fase ini (dimana dapat melibatkan satu atau dua sesi) dikarakterisasikan oleh:

1)

Diskusi Termasuk tahap pengujian asumsi, mengajukan proposal, analisis pilihan dan tawar

menawar (melalui penggunaan teknik pendekatan yang tepat pada situasi). Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

14

Halaman: 14 dari 73


Kode Modul

2) Kesimpulan Tahap menyimpulkan kesepakatan dan membuat jelas semua pihak dimana tanggung jawab utama masing-masing sesuai kesepakatan. c.

Tindak Lanjut Fase ini termasuk pengambilan langkah-langkah untuk memastikan bahwa

perjanjian tersebut diimplementasikan sebagaimana diatur. Hal ini juga memerlukan evaluasi kinerja negosiasi masing-masing pihak. Evaluasi ini akan membantu untuk menentukan apakah tujuan negosiasi telah dipenuhi, dan jika tidak, mengapa tidak terpenuhi. Ini juga akan menjadikan pembelajaran dari pengalaman negosiasi, agar mencapai hasil lebih baik di kemudian hari.


15

Halaman: 15 dari 73


Kode Modul

BAB III PENYUSUNAN MATERI DAN INSTRUMEN KLARIFIKASI/NEGOSIASI

Konsep dasar yang telah dipelajari sebelumnya menyatakan bahwa terdapat tiga fase dalam negosiasi, yaitu fase persiapan, fase pertemuan negosiasi itu sendiri dan fase tindak lanjut hasil pertemuan negosiasi. Pada modul ini Penyusunan Materi dan Instrumen Klarifikasi dan Negosiasi ini dapat dikategorikan Tahap Persiapan Negosiasi. Tahap ini adalah yang paling penting dari proses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik, maka hasil negosiasi tidak akan menguntungkan pihak pemilik pekerjaan atau pembeli. Beberapa ahli manajemen rantai pasokan mengatakan 3 (tiga) hal penting dalam negosiasi adalah persiapan, persiapan dan persiapan.

PERSIAPAN

TINDAK LANJUT

PERTEMUAN

Gambar 4. Fase Negosiasi - Persiapan Memahami Konteks Seperti yang telah dijelaskan bagian sebelumnya, waktu yang diinvestasikan dalam perencanaan dan persiapan sebelum negosiasi secara substansial akan meningkatkan hasil dari setiap negosiasi pada proses pengadaan atau pembelian. Sebuah frase klise lama "gagal merencanakan berarti merencanakan untuk gagal" sangat sesuai dengan konteks negosiasi. Kegagalan untuk merencanakan dengan baik sering menyebabkan tujuan tidak jelas untuk negosiasi, penggunaan gaya negosiasi atau taktik yang tidak sesuai dan rasa bahwa hasil yang lebih baik dapat dicapai. Kebanyakan tim negosiasi sangat memandang remeh terhadap jumlah waktu yang diperlukan untuk persiapan, penelitian terhadap latar belakang negosiasi. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

16

Halaman: 16 dari 73


Kode Modul

Klarifikasi dan negosiasi yang efektif melibatkan membutuhkan strategi perencanaan yang mengembangkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan kunci antara lain sebagai berikut: •

Apa konteks pekerjaan atau pembelian yang akan dilakukan?

•

Apa yang ingin dicapai?

•

Masalah apa yang mungkin dihadapi ?

•

Negosiasi

selalu

mempunyai

konteks,

apakah

isu

penting

yang

perlu

dipertimbangkan dalam memahami konteks negosiasi? dan/atau •

Apa sifat dari pengadaan/pembelian dalam hal tingkat risiko, tingkat pengeluaran dan kompleksitas barang atau jasa yang sedang diperoleh?

Mengetahui Apa yang Harus Dicapai •

Apa sifat dari pasar pasokan - sepenuhnya kompetitif, didominasi oleh beberapa besar pemasok, pemasok canggih, dan isu-isu pedesaan dan terpencil?

•

Apakah negosiasi ini sekali pakai atau akan dibutuhkan hubungan jangka panjang dengan pemasok ini?

•

Apakah pernah bernegosiasi dengan pemasok ini sebelumnya? Apa pendekatan khasnya untuk melakukan bisnis dengan pemerintah? Apa keadaan hubungan yang ada antara pihak?

•

Apakah ada kepekaan politik atau komunitas tertentu yang mungkin timbul sebagai akibat dari negosiasi ini?

•

Bagaimana terampil dan berpengalamannya Tim Negosiasi? dan/atau

•

Siapa yang memiliki keseimbangan kekuasaan dalam negosiasi? Setelah konteks untuk negosiasi pengadaan dipahami, teknik standar dapat

diterapkan untuk merencanakan negosiasi. Mengetahui apa yang harus dicapai dalam negosiasi sangat penting dan pengetahuan ini membantu dalam menentukan pendekatan yang paling tepat untuk digunakan untuk negosiasi. Minimal perlu untuk memahami tujuan umum atau hasil yang diinginkan dari pengadaan/pembelian. Ketika petunjuk dari pimpinan tingkat yang lebih tinggi ini jelas dipahami, akan sangat mungkin untuk menentukan tujuan yang konsisten untuk negosiasi dan untuk mengembangkan rencana negosiasi. Rencana ini harus mencakup rincian komposisi tim negosiasi, kerangka waktu untuk negosiasi, gaya negosiasi yang akan diadopsi, strategi, taktik jika ada yang akan dinegosiasikan. Tim Negosiasi/Negosiator Untuk pengadaan/pembelian yang signifikan, tim negosiator mungkin tepat. Pertimbangan harus diberikan pada komposisi (misalnya, ahli teknis dan keuangan Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

17

Halaman: 17 dari 73


Kode Modul

daerah, pengguna akhir). Seorang pemimpin harus dipilih dan peran anggota harus ditetapkan dan diklarifikasi. Negosiator ini harus terlatih dan terampil. Disarankan bahwa negosiator menghabiskan waktu berlatih dan bermain peran pilihan yang mungkin timbul. Jika negosiasi dengan pendar adalah suatu kegiatan yang sedang berlangsung di instansi, perlu mempertimbangkan memiliki sejumlah negosiator terampil yang dapat berpartisipasi dalam sebuah tim. Keseimbangan Kekuatan dalam Negosiasi Tiga variabel penting menentukan keseimbangan kekuasaan ketika melakukan negosiasi. Variabel-variabel itu adalah kekuatan, waktu dan informasi. 1) Kekuatan Sangat penting untuk membuat penilaian yang realistis perihal hubungan kekuatan dalam negosiasi pengadaan. Kadang-kadang keseimbangan kekuatan berada di instansi, hanya karena ukuran Pemerintah yang kecil dan daya beli yang besar yang diwakilinya. Kadang-kadang keseimbangan kekuatan yang disukai pemasok dimana instansi adalah pelanggan kecil atau pemasok memiliki monopoli yang sebenarnya, monopoli geografis atau posisi monopoli di pasar. Hubungan kekuasaan antara instansi dan perusahaan pemasok besar cenderung lebih sama, sementara keseimbangan kekuatan ketika instansi berhadapan dengan perusahaan UKM cenderung kekuatan pada instansi. Menjadi pihak yang kuat dalam negosiasi adalah, ada dalam dirinya sendiri, baik maupun buruk, etis atau tidak etis. Namun, setiap kekuatan pasar tidak harus disalahgunakan untuk merusak, menghilangkan atau mengesampingkan pesaing dari pasar. Instansi mengidentifikasi

dapat

meningkatkan

sejumlah

alternatif

kekuatan

negosiasi

produk/jasa

yang

mereka dapat

dengan

memenuhi

kebutuhan mereka dan dengan memiliki berbagai kemungkinan pemasok, sehingga mengurangi ketergantungan mereka pada membeli item tertentu dari penjual tertentu. 2)

Waktu Kebanyakan orang menggambarkan negosiasi seolah-olah itu sebuah

acara. Ini berarti memiliki awal dan akhir yang pasti dalam kerangka waktu yang tetap. Faktanya, negosiasi adalah suatu proses bukan sebuah kejadian (event) dan titik awal yang sebenarnya dari negosiasi selalu jauh sebelum dimulainya fase negosiasi tatap muka formal. Pada tahap persiapan adalah bijaksana untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin baik tentang kepentingan lembaga dan alternatif dan kepentingan dan alternatif dari pemasok. Setelah tahap Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

18

Halaman: 18 dari 73


negosiasi

resmi

telah

selesai

Kode Modul

dan

kesepakatan

telah

tercapai

harus

didokumentasikan, secara resmi disepakati, diimplementasikan dan dimonitor. Investasi

waktu

yang

diperlukan

untuk

mengeksplorasi

isu-isu,

mengidentifikasi kebutuhan dan kepentingan dibalik posisi yang dinyatakan dan mengembangkan solusi kreatif dan inovatif saling menguntungkan untuk negosiasi. Waktu adalah komoditas yang berharga dalam negosiasi pengadaan. Instansi dapat menggunakan waktu terbaik yang tersedia untuk meningkatkan posisi negosiasi secara substansial dengan mengumpulkan informasi yang berguna yang memungkinkan pengembangan alternatif solusi yang diusulkan oleh pemasok dengan siapa negosiasi saat ini sedang berlangsung. 3)

Informasi Informasi adalah jantung dari negosiasi. Perhatian yang memadai untuk

mengumpulkan informasi selama tahap persiapan negosiasi secara signifikan dapat meningkatkan kemungkinan kesepakatan yang saling memuaskan yang dicapai selama fase formal negosiasi. Selama fase formal, dapat menjadi strategi umum untuk pihak mencoba untuk menyembunyikan kepentingannya yang sebenarnya dan prioritas. Kesempatan memperoleh informasi yang akurat dari negosiator yang berpengalaman selama negosiasi yang berlawanan cukup rendah. Informasi biasanya paling mudah untuk mengumpulkan selama fase persiapan sebelum negosiasi resmi dimulai . Informasi

lebih

lanjut

tentang

situasi

keuangan,

prioritas

nyata,

kebutuhan, tenggat waktu, biaya dan tekanan organisasi dari pihak lain, akan lebih mudah untuk mengembangkan proposal negosiasi dan lebih menguatkan posisi negosiasi. Penyiapan Dokumen Pendukung a. Dokumen Penawaran Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk proses negosiasi, dibutuhkan penyiapan dokumen-dokumen yang mendukung proses penyusunan materi negosiasi. Proses penyiapan dokumen yang dibutuhkan akan dijelaskan di bawah ini. Dokumen penawaran yang disampaikan peserta terdiri dari dokumen kualifikasi, dokumen administrasi, dokumen teknis, dan dokumen biaya. Dalam klarifikasi dan negosiasi, dokumen penawaran yang digunakan adalah dokumen teknis dan biaya. Sebelum pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi, ULP/pejabat pengadaan perlu melakukan persiapan agar pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dapat mencapai tujuannya. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan dan dokumen ini merupakan acuan untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi adalah: Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

19

Halaman: 19 dari 73


Kode Modul

a) Dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai dasar pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi ; b) Materi penawaran yang akan diklarifikasi dan negosiasi ; c)

Penyusunan instrumen klarifikasi dan negosiasi untuk memudahkan prosesnya; dan/atau

d) Mempersiapkan diri agar sikap pada saat klarifikasi dan negosiasi dapat menunjang tercapainya tujuan klarifikasi dan negosiasi. b. Dokumen Pelelangan/ Pemilihan Dokumen teknis digunakan untuk melihat kualitas barang/ jasa yang ditawarkan dan proses analisis yang dilakukan sehingga peserta yang bersangkutan dapat menetapkan komponen biaya yang diperlukan meliputi kuantitas atau jumlah satuan untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan. Ini penting untuk membandingkan antara spesifikasi teknis yang diperlukan dengan spesifikasi teknis yang ditawarkan. Dokumen biaya digunakan untuk melihat secara lebih rinci kuantitas atau jumlah satuan dan harga satuan setiap komponen biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang/ jasa yang ditawarkan oleh peserta. Bagian-bagian dokumen pelelangan/pemilihan yang digunakan dalam proses negosiasi adalah: 1. Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis dan gambar, metode pelaksanaan (untuk konstruksi). • Digunakan sebagai acuan atas spesifikasi teknis barang/jasa yang harus dipenuhi oleh penyedia. 2. Daftar kuantitas dan harga • Digunakan sebagai acuan atas kuantitas barang/jasa yang harus diserahkan oleh penyedia dan lingkup komponen harga yang sudah termasuk dalam harga yang ditawarkan. 3. Draft kontrak a) Digunakan sebagai acuan atas kewajiban-kewajiban yang dipenuhi oleh penyedia yang memberikan konsekuensi terhadap harga penawaran. b) Dokumen Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Dokumen HPS digunakan sebagai acuan atas kuantitas barang/jasa yang harus diserahkan oleh penyedia dan harga satuan yang akan digunakan sebagai pembanding terhadap harga satuan yang ditawarkan oleh penyedia. c) Dokumen Analisis Biaya Satuan Pada pengadaan pekerjaan konstruksi, dokumen ini merupakan bagian dari HPS. ULP/Pejabat Pengadaan dalam menyusun HPS selalu menggunakan analisis biaya satuan. Sebagai contoh, harga satuan setiap m2 pasangan Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

20

Halaman: 20 dari 73


Kode Modul

lantai, diperoleh dengan melakukan analisis jumlah setiap bahan yang diperlukan untuk memasang lantai tersebut sehingga didapatkan harga satuan setiap m2 pasangan lantai. Dokumen analisis biaya satuan ini digunakan sebagai pembanding terhadap analisis biaya satuan yang dibuat oleh calon pemenang. d) Dokumen Berita Acara Hasil Evaluasi Dokumen Penawaran Dokumen berita acara hasil evaluasi yang digunakan adalah : Berita acara hasil evaluasi dokumen teknis digunakan untuk mengetahui klarifikasi teknis yang

sudah

dilakukan

dan

mengetahui

kualitas

barang/jasa

yang

ditawarkan, termasuk bila dilakukan pengujian lapangan, dalam menilai kewajaran terhadap harga yang ditawarkan. Kewajaran yang dimaksud adalah relatif bila dibandingkan dengan HPS atau harga pasar bila kualitas yang ditawarkan tidak sama dengan dasar perhitungan HPS. 4. Berita acara hasil evaluasi dokumen biaya •

Digunakan untuk mengetahui koreksi aritmetika, klarifikasi biaya, dan hasil evaluasi kewajaran harga yang sudah dilakukan. Koreksi Aritmetika dilakukan terhadap semua penawaran harga. Klarifikasi biaya dilakukan terhadap pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya termasuk yang dua tahap, klarifikasi biaya untuk jasa konsultan dilakukan bersamaan dengan kegiatan negosiasi, dan dilakukan hanya terhadap calon pemenang.

5. Slip Gaji Terakhir Slip gaji terakhir yang Diaudit oleh Akuntan Publik atau Bukti Setor Pajak Penghasilan, yang Terakhir untuk Klarifikasi dan Negosiasi Jasa Konsultasi. Identifikasi Materi Penawaran dan Diklarifikasi dan Dinegosiasikan Sebelum dilakukan klarifikasi dan negosiasi, pokja ULP/ pejabat pengadaan harus memahami penawaran teknis yang disampaikan karena hal ini akan berimplikasi secara langsung terhadap konsekuensi biaya pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Untuk itu pokja ULP/pejabat pengadaan perlu memahami dan mengidentifikasi bagian-bagian dari dokumen penawaran yang akan dilakukan klarifikasi dan negosiasi. Secara umum bagian dari dokumen penawaran tersebut terdiri dari dokumen penawaran teknis dan dokumen penawaran biaya, yaitu : 1. Dokumen Penawaran Teknis a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya Seperti sudah dijelaskan di atas, pada dasarnya untuk pemilihan penyedia barang. Pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya tidak dilakukan klarifikasi dan Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

21

Halaman: 21 dari 73


Kode Modul

negosiasi untuk mencapai kesepakatan harga kecuali untuk pengadaan langsung, penunjukan langsung dan pelelangan dua tahap bila terjadi kondisi tertentu seperti yang dijelaskan di atas. Dengan demikian klarifikasi teknis hanya dilakukan untuk pengadaan langsung dan penunjukan langsung. Secara umum hal-hal yang diklarifikasi terhadap dokumen penawaran teknis dalam rangka negosiasi adalah sebagai berikut : •

Spesifikasi teknis

•

Metode pelaksanaan pekerjaan

•

Jumlah dan jenis peralatan yang digunakan

•

Jumlah dan kualifikasi personil inti yang digunakan

•

Jumlah dan kualifikasi personil teknis yang digunakan

•

Jadwal waktu penyerahan

•

Fasilitas penunjang

•

Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan, bila dalam dokumen pemilihan

dimungkinkan adanya pekerjaan yang disubkontrakkan. b. Pengadaan Jasa Konsultasi •

Lingkup dan sasaran jasa konsultasi;

•

Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;

•

Kualifikasi tenaga ahli;

•

Organisasi pelaksanaan;

•

Program alih pengetahuan;

•

Jadwal pelaksanaan pekerjaan;

•

Jadwal penugasan personil;

•

Fasilitas penunjang.

2. Dokumen Penawaran Biaya a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya 

Harga satuan biaya untuk setiap komponen pekerjaan yang ditawarkan

b. Pengadaan Jasa Konsultasi  Kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;  Volume kegiatan untuk setiap jenis pengeluaran biaya bila volume kegiatan ini tidak ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Bila ditetapkan dalam dokumen pemilihan tidak dilakukan negosiasi.  Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran. Klarifikasi dan negosiasi untuk mencapai kesepakatan biaya pelaksanaan pengadaan pada pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya materi klarifikasi dan negosiasi di atas hanya berlaku bila dilakukan dengan pengadaan langsung atau penunjukan langsung. Untuk selain pengadaan langsung dan penunjukan Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

22

Halaman: 22 dari 73


Kode Modul

langsung materinya adalah harga satuan biaya untuk setiap komponen pekerjaan yang ditawarkan. Setelah melakukan inventaris terhadap materi klarifikasi dan negosiasi, maka dalam proses identifikasi materi yang akan diklarifikasi dan dinegosiasikan, perlu dilakukan langkah-langkah selanjutnya yaitu memahami dan menganalisis fakta berdasarkan proses di atas, dan menentukan tujuan dan strategi klarifikasi dan negosiasi. a.

Memahami dan Menganalisis Fakta

1)

Memahami Konteks Pembelian/Pengadaan

a)

Kebutuhan yang Akan Dipenuhi Sebelum melakukan negosiasi jelas negosiator harus tahu apa yang dibutuhkan

sebelum bernegosiasi apapun. Ketika membeli, ini berarti mengetahui, misalnya: •

Kualitas diperlukan

•

Jumlah yang dibutuhkan

•

Jadwal pengiriman yang dibutuhkan

•

Lokasi pengiriman yang diinginkan

•

Tingkat layanan yang diperlukan dari pemasok

•

Anggaran yang tersedia untuk pembelian Untuk mengidentifikasi kebutuhan ini, negosiator harus tetap berhubungan dekat

dengan klien (baik internal maupun eksternal) dan pengguna akhir. Negosiator juga harus memahami kendala dalam proses penyediaan yang mungkin memiliki batasan pada bagaimana kebutuhan ini harus dipenuhi (misalnya jadwal transportasi, kapasitas pergudangan, dll.). Jika negosiator tidak tahu persis kebutuhan organisasi, maka tidak akan dapat menegosiasikan kesepakatan yang optimal . b)

Kondisi Pasar Pemasok Dalam ekonomi global saat ini, melihat pasar ketika mempersiapkan negosiasi

hampir sama dengan melihat seluruh dunia. Hal ini penting untuk menjaga informasi dari biaya, risiko dan peluang yang diberikan pasar internasional. Ini berarti memperoleh dan menganalisis informasi pada hal-hal seperti: ♦ Kondisi pasokan global untuk produk atau jasa menjadi dibeli (misalnya kapasitas, ketersediaan, waktu tunggu, tren dan perspektif). ♦ Perkembangan teknologi dan produk pengganti. ♦ Harga dan tren harga. ♦ Elemen biaya utama yang terlibat selain harga (misalnya logistik/transportasi).


23

Halaman: 23 dari 73


Kode Modul

♦ Struktur pasar dan tingkat persaingan (yaitu jumlah dan pangsa pasar dari pemasok dan pembeli di pasar). ♦ Segmen pasar pasokan yang berbeda (berdasarkan faktor-faktor seperti lokasi geografis, teknologi dan saluran distribusi). ♦ Kebijakan dan peraturan yang mempengaruhi pasar Pemerintah. ♦ Kondisi dan perspektif ekonomi dan sosial politik yang memiliki batasan pada pasar pasokan tertentu (misalnya inflasi, tukar, stabilitas politik, kondisi tenaga kerja, hukum sistem, komunikasi, infrastruktur, dll.). c)

Strategi Pembelian dan Persediaan Sebelum memasuki negosiasi, negosiator juga harus baik menyadari pembelian

dan pasokan strategi barang yang akan dibeli. SupplyPositioning Model adalah alat yang memungkinkan Negosiator untuk mengembangkan strategi pasokan dengan menimbang kepentingan relatif barang pembelian Negosiator berdasarkan faktor-faktor berikut: •

Tingkat pengeluaran tahunan pada item Aturan Pareto adalah dasar untuk analisis ini. Ini menyatakan bahwa 20% item

pembelian Negosiator cenderung untuk mengambil sekitar 80% dari total pengeluaran, dan bahwa 80% sisanya dari item pembelian dengan demikian akan mengambil hanya sekitar 20% dari total belanja. Pilihan lain adalah dengan menggunakan sistem ABC, di mana "A" item umumnya merupakan sekitar 60% -70% dari total pengeluaran, "B" item melibatkan sekitar 20% -30% dari total belanja, dan "C" item membentuk sekitar 10% -15% dari total belanja. Semakin besar total pengeluaran tahunan pada pembelian tertentu item, semakin besar kebutuhan untuk melihat kemungkinan pengurangan biaya, dan untuk fokus pada masalah ini dalam strategi pasokan dan dalam negosiasi. •

Dampak pasokan, peluang dan risiko Peringkat gabungan ini menunjukkan, pada satu sisi, apa efek atau dampak pada

perusahaan - umumnya dalam keuntungan yang hilang - jika tidak dapat memenuhi target pasokan. Juga mengukur sejauh mana pasokan item kondisi pasar akan meminta Negosiator untuk membuat upaya tertentu baik untuk menghindari risiko jatuh singkat target pasokan dan/atau mengambil keuntungan dari peluang pasokan yang akan memungkinkan perusahaan untuk bergerak maju dari kompetisi. Jika risiko pasokan dapat memiliki konsekuensi penting bagi Perusahaan, maka negosiator harus sangat berhati-hati ketika mengembangkan strategi pasokan dan ketika negosiasi pembelian.


24

Halaman: 24 dari 73


Kode Modul

Kedua dimensi utama Supply Positioning Model yang diilustrasikan pada gambar berikut.

Gambar 5.SupplyPotitioning Model Pengeluaran diplot pada sumbu horizontal. Ketika Negosiator bergerak dari kiri ke kanan, tingkat kenaikan pengeluaran. Dampak/kesempatan pasokan/peringkat risiko untuk setiap item diplot pada sumbu vertikal. Peringkat ini dipecah menjadi empat berikut kategori: Tinggi, Sedang, Rendah dan Dapat Diabaikan. SupplyPositioning Model umumnya melayani dua tujuan utama: •

Untuk memandu dalam memprioritaskan upaya berinvestasi dalam negosiasi

dengan pemasok Jumlah perhatian yang diberikan kepada negosiasi akan beli tergantung pada seberapa banyak menghabiskan item, apa item ini dampak pada perusahaan, dan risiko pasar pasokan. •

Untuk memandu dalam menentukan fokus negosiasi Strategi pasokan, hubungan pemasok yang diinginkan dan pendekatan untuk

negosiasi akan bervariasi tergantung pada keseimbangan faktor-faktor yang telah diidentifikasi dalam SupplyPositioning Model. Misalnya, negosiasi dengan pemasok untuk nilai tinggi tetapi pasokan rendah akan jelas berbeda untuk bernegosiasi dengan pemasok yang melibatkan item yang risiko pasokan tinggi tetapi rendah belanja. SupplyPositioning Model dipecah menjadi empat kuadran atau kategori item pembelian – rutin (routine), pengumpil (leverage), leher botol (bottleneck) dan kritis (critical). Setiap kategori panggilan untuk strategi pasokan tertentu, jenis hubungan


25

Halaman: 25 dari 73


Kode Modul

pemasok dan pendekatan untuk negosiasi, seperti yang dijelaskan dalam paragraf untuk mengikuti.

-

Item Rutin Item rutin ditandai dengan rendahnya tingkat Dampak / peluang / risiko (IOR)

dan rendahnya tingkat pengeluaran. Tujuan utama pasokan dengan barang-barang ini adalah untuk meminimalkan upaya administratif. Oleh karena itu, negosiasi pada item rutin akan fokus untuk mengurangi biaya administrasi. Bagi banyak item rutin, namun, negosiasi akan bahkan tidak diperlukan sama sekali. Ini mungkin cukup hanya untuk mengetahui apakah pemasok menawarkan layanan yang diperlukan untuk menempatkan perintah langsung. -

ItemLeverage Itemleverage yang dinegosiasikan dengan rendahnya tingkat IOR dikombinasikan

dengan tingkat pengeluaran. Karena pengeluaran tinggi, negosiasi item leverage akan berkonsentrasi pada harga dan keseluruhan pengurangan biaya. -

ItemBottleneck Item hambatan dinegosiasikan dengan risiko tinggi dan rendah tahunan belanja.

Negosiasi pada item tersebut karena itu akan berkonsentrasi pada masalah yang bertujuan untuk mengurangi risiko pasokan. Karena pembelian mungkin kecil dan tidak menarik untuk pemasok, namun, Negosiator

mungkin

mengalami

kesulitan

dalam

meyakinkan

pemasok

untuk

menghabiskan waktu dan usaha bernegosiasi dengan Negosiator. Ini mungkin terbesar Negosiator menantang ketika membeli jenis item. -

Item Kritis Seperti item hambatan, risiko untuk perusahaan di kasus item penting yang

signifikan. Untuk item ini, bagaimanapun, tingkat pengeluaran perusahaan akan lebih tinggi. Oleh karena itu Negosiator mungkin memiliki kemampuan yang lebih besar untuk mempengaruhi pasokan. Item kritis secara mendasar sangat penting untuk membedakan produk perusahaan atau untuk mencapai keuntungan biaya, dan bisa karenanya menjadi kontributor kunci untuk profitabilitas. Tujuan utama pada item ini adalah untuk menjamin kelangsungan dan kualitas pasokan sekaligus mengurangi biaya. Negosiasi dalam kasus item kritis akan fokus pada isu yang bervariasi yang bertujuan

untuk

mengurangi

biaya

dan

pasokan

risiko,

terutama

dengan

mengembangkan tipe hubungan kemitraan dengan perusahaan pemasok.


26

Halaman: 26 dari 73


d)

Kode Modul

Jenis hubungan pemasok Seperti yang telah kita lihat di atas, perusahaan biasanya akan ingin

mengembangkan berbagai jenis hubungan dengan pemasok tergantung pada apa yang yang dibeli. Hal ini akan tergantung posisi item pada SupplyPositioning Model. Untuk beberapa item pembelian mungkin lebih baik untuk tempat membeli dari pemasok terbaik saat ini , sedangkan untuk orang lain jangka panjang pengaturan kemitraan dengan satu pemasok mungkin menawarkan solusi terbaik. Jenis hubungan yang dicoba dibangun dengan pemasok akan memiliki pengaruh langsung pada negosiasi. Berbagai jenis hubungan pemasok mungkin ditunjukkan pada gambar di bawah, mulai dengan jenis yang paling dasar (pembelian spot) dan berlanjut seterusnya untuk bentuk yang paling canggih (kemitraan dan usaha patungan).

Gambar 6. The supplier-buyerrelationshipcontinuumanditseffect on negotiation

2)

Analisis Harga dan Biaya

a)

Pentingnya Analisis Harga dan Biaya Harga dan biaya akan menjadi elemen utama dari hampir setiap negosiasi.

Dengan demikian, penting untuk memiliki akses untuk informasi yang akurat dan up-todate pada hal ini. -

Harga berbasis biaya Pemasok dapat menggunakan biaya dari berbagai produksi sebagai dasar untuk

menetapkan harga produk atau jasa. Ini disebut biaya berdasarkan harga. Harga berbasis biaya sering berlaku dalam kasus pembelian peralatan dan barang-barang industri. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

27

Halaman: 27 dari 73


-

Kode Modul

Berbasis Permintaan harga Namun, kadang-kadang pemasok mendasarkan harga produk atau jasa, bukan

biaya, tetapi hanya pada apa yang dipikir pembeli dapat mampu dan bersedia membayar, tergantung pada pilihan pasokan. Ini adalah disebut harga berbasis permintaan, dan dapat mengakibatkan pembeli harga menerima penawaran yang jauh di atas biaya yang sebenarnya. Kelebihan permintaan berbasis harga dapat terjadi bila: •

Ada sedikit persaingan di pasar.

•

Penjual percaya bahwa pembeli sangat membutuhkan item, atau menilai tinggi item.

•

Pemasok menganggap bahwa pembeli tidak tahu kondisi pasar dan struktur biaya yang sebenarnya

•

Pemasok tahu jumlah uang yang pembeli memiliki yang sudah dianggarkan untuk pembelian.

-

Ketika harga terlalu rendah Selain mengawasi keluar untuk harga yang terlalu tinggi, pembeli harus waspada

terhadap penawaran dengan harga yang tampaknya terlalu rendah. Ini mungkin karena: •

Pemasok ingin memenangkan bisnis pertama di biaya apapun, dan kemudian "memukul" pembeli ke ketergantungan pasokan di masa depan (misalnya, suku cadang).

•

Pemasok menghadapi kesulitan keuangan dan sangat membutuhkan untuk melakukan penjualan.

•

Barang yang berkualitas di bawah standar, usang.

Untuk menghindari risiko ini dan untuk memperkuat posisi dalam negosiasi untuk menegosiasikan harga yang adil, harus dicoba sebisa mungkin untuk melaksanakan analisis daftar harga dan/atau mengidentifikasi biaya yang sebenarnya untuk pemasok produk atau jasa yang dibeli. Oleh karenanya harus dapat memperoleh, menganalisis dan menginterpretasikan harga yang diperlukan dan informasi biaya . b)

Analisis Harga Pemasok Sebuah analisis daftar harga termasuk meninjau harga pemasok sendiri untuk

jumlah pesanan yang berbeda dan dari informasi ini, dicoba untuk menentukan dasar termurah yang mungkin untuk menghitung pemasok biaya tetap dan variabel (menggabungkan keuntungan).


28

Halaman: 28 dari 73


Kode Modul

Gambar 7. Analisis Harga Pemasok Hal ini dapat membantu karena pemasok tidak selalu menerapkan logika yang hati-hati untuk menetapkan keuntungan, dan dengan mengekspos kurangnya logika bisa memperkuat posisi dalam negosiasi. Ambil contoh berikut, di mana pemasok menawarkan tiga kuantitas keuntungan. A.

Jumlah ( Q ):

100

500

1000

B.

Harga (P):

$ 10

$9

$ 7,50

B. Harga ( P ) : Jumlah total diminta harus dibayar oleh pemasok untuk setiap pembelian akan menjadi: C.

Berdasarkan

$ 1.000

Q x P:

informasi

ini,

dapat

$ 4.500

membuat

$ 7.500

perhitungan

berikut,

dengan

mempertimbangkan perbedaan dari satu kuantitas istirahat yang lain: D.

Perbedaan Q x P (C):

E.

Perbedaan Kuantitas (A):

-

$ 3.500

$ 3.000

-

400

500

Perkiraan biaya variabel per unit (yaitu peningkatan biaya untuk setiap peningkatan unit produksi) kemudian dapat ditentukan sebagai berikut: F.

Perkiraan biaya variabel per Unit (D / E):

-

$ 8,75

$6

Argumen yang dapat digunakan dengan pemasok dalam kasus seperti itu adalah bahwa biaya variabelnya pada dasarnya adalah sama untuk semua produksi yang sedang berjalan. Dengan demikian, dapat diambil perhitungan biaya variabel termurah per unit ($ 6) sebagai dasar untuk menghitung total biaya variabel termurah untuk masingmasing berjalan produksi, berikut: G.

Biaya variabel terendah per Unit:

$6

H.

Total biaya variabel untuk setiap menjalankan produksi (A x G):

$ 600

$6 $ 3,000

$6 $ 6,000

Jika Negosiator mengambil total biaya variabel untuk jangka pertama, yaitu $ 600, dan menghitung selisih antara nilai ini dan total dikutip oleh pemasok untuk menjalankan itu, yaitu $ 1.000, maka akan memberikan pemasok biaya tetap $ 400. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

29

Halaman: 29 dari 73


Kode Modul

Dengan menambahkan biaya tetap ini untuk variabel masing-masing biaya variabel berjalan ini, dapat dihitung kemungkinan biaya termurah pemasok adalah: I.

Biaya tetap:

$ 400

J.

Total biaya (H + I):

$ 1,000

$ 400 $ 3,400

$ 400 $ 6,400

Akhirnya, membandingkan perhitungan ini dengan jumlah yang harus dibayar seperti yang dikutip oleh pemasok untuk berbagai jumlah, dapat diperkirakan potensi untuk negosiasi penghematan melalui pengurangan harga: Potensi penghematan (C - J):

-

$ 1,100

Persentase jumlah awal:

-

24%

$ 1,100 15%

Terlihat bahwa pendekatan ini dapat membantu untuk melihat lebih jelas inkonsistensi dalam metode harga pemasok. Bahkan jika itu adalah hanya perkiraan kasar, pendekatan ini dapat membantu dalam mempersiapkan negosiasi. c)

Membangun Model Biaya Hal ini juga dimungkinkan untuk sampai pada gambar struktur biaya item hendak

dibeli. Seperti yang akan kita lihat nanti, informasi tersebut akan sangat berharga dalam negosiasi. Untuk membangun model biaya, Negosiator harus mulai dengan mengetahui harga. Harga (Atau total biaya) pada dasarnya terdiri dari unsur-unsur berikut: •

Biaya bahan

•

Biaya tenaga kerja langsung

•

Biaya overhead

•

Profit. Negosiator mungkin dapat meminta pemasok untuk memberikan rincian biaya

ini. Bahkan jika pemasok sesuai, Negosiator masih akan ingin memperkirakan dan memverifikasi biaya ini untuk diri sendiri. d)

Mendapatkan Informasi Pasar Untuk Harga dan Biaya Sebelum negosiasi, Negosiator harus mencoba untuk mendapatkan informasi

sebanyak mungkin dari pasar mengenai harga dan biaya item yang akan dibeli. Ini akan membantu Negosiator untuk memiliki secara independen di mana untuk menilai tawaran pemasok, dan untuk mengatur pasokan target harga/biaya sendiri. Berikut ini adalah contoh bagaimana informasi harga dan biaya dapat diperoleh: � kutipan � harga referensi � analisis tren � perkiraan independen oleh para ahli


30

Halaman: 30 dari 73


3)

Kode Modul

Memahami Organisasi Pemasok Penilaian pemasok merupakan aspek penting dari beli dan proses pasokan.

Negosiator harus hati-hati mengevaluasi kemampuan dan kepentingan pemasok sebelum memasuki negosiasi. penting evaluasi ini akan membantu menentukan apakah atau tidak itu akan mungkin untuk mencapai jenis yang diinginkan dari hubungan dengan pemasok dengan siapa akan bernegosiasi. a)

Meninjau Kapabilitas dan Strategi Pemasok

Penilaian pemasok potensial seharusnya melihat hal-hal yang ada pada pemasok: •

Kapabilitas teknik, misal produksi teknologi, riset investasi, dll.

•

Kondisi keuangan, misal peringkat kredit, rasio keuangan, dll.

•

Kapabilitas terkait pasar, misalnya sistem distribusi, layanan purna jual, dan dukungan teknis.

•

Kemampuan Manajemen: misalnya sistem manajemen, keahlian dan aspek terkait.

•

Budaya Manajemen dan gaya: keterbukaan, etika, pengambilan keputusan proses dan fleksibilitas.

•

Hubungan Industrial: misalnya omzet tenaga kerja, perselisihan perburuhan, pemogokan, dll. Akan sangat berguna untuk mencoba untuk menentukan strategi yang digunakan

oleh pemasok untuk mencapai keunggulan dan kepemimpinan pasar yang kompetitif. Hal ini akan menunjukkan kekuatan dan kepentingan pemasok. Pemasok biasanya mencoba untuk mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing mereka melalui satu atau lebih dari hal berikut: •

Biaya kepemimpinan: yaitu menjual produk dan jasa yang harga kompetitif.

•

Diferensiasi: yaitu berfokus pada produk dan jasa yang berbeda dari kompetisi, misalnya melalui teknis inovasi dan / atau dengan membangun di fitur-fitur khusus (perbedaan ini hanya dapat dirasakan, dan tidak nyata).

• b)

Keandalan: yaitu dari segi kualitas, pengiriman dan layanan dukungan. Bagaimana Pemasok Memandang Instansi Pemilik/Pembeli Sama seperti Negosiator akan melihat keuntungan dan kerugian dari melakukan

bisnis tertentu dengan pemasok, Negosiator harus menyadari bahwa pemasok juga akan akan melihat bagaimana menariknya instansi pembeli/pemberi kerja sebagai potensi mitra bisnis. Apa yang dipikirkan pemasok tentang instansi pembeli/pemberi kerja akan menjadi pertimbangan mendasar di seluruh proses negosiasi. Pemasok dapat terlihat mendasar pada dua faktor: •

nilai bisnis

•

tingkat daya tarik bisnis Bahkan jika bisnis tersebut bernilai tinggi bagi pemasok, mungkin tidak menarik

karena berbagai alasan, misalnya karena sangat tidak menguntungkan, karena Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

31

Halaman: 31 dari 73


menyebabkan

pemasok

banyak

masalah

Kode Modul

(misalnya

karena

prosedur

rumit

,

keterlambatan pembayaran, harus berurusan dengan korupsi , dll. ), atau karena menyangkut produk yang pemasok keluarkan. Model Persepsi Pemasok (SupplyPerception Model) , ditunjukkan pada gambar di bawah, kelompok-kelompok berikut pemasok cara melihat pelanggan ke dalam empat kategori

Gambar 8. Model Persepsi Pemasok Model ini dapat membantu Negosiator untuk memahami bagaimana pemasok yang ada atau yang potensial memandang instansi pembeli/pemberi kerja. Empat kategori ditampilkan dalam model adalah sebagai berikut: ♦ Marginal Jika volume bisnis instansi relatif rendah atau jarang - tidak menarik - pemasok akan menganggap bisnis ini sebagai marginal. Dalam kasus seperti itu, pemasok pada umumnya

tidak

akan

terlalu

memperhitungkan

instansi

ini.

Upaya

untuk

mengembangkan hubungan yang tidak mungkin berhasil. Negosiasi dengan pemasok ini merupakan tantangan nyata! ♦ Eksploitasi Bahkan jika volume bisnis instansi pembeli/pemberi kerja adalah penting untuk pemasok, bisnis, mungkin saja tidak menarik untuk satu atau alasan lain. Jika ini terjadi, maka pemasok melihat bisnis pada instansi pembeli/pemberi kerja sebagai kesempatan langsung untuk mengeksploitasi, bukan untuk keuntungan jangka panjang. Dalam hal demikian, pemasok mungkin mengenakan harga yang sangat tinggi atau mungkin tidak menaruh perhatian yang cukup untuk kualitas dan pelayanan. Faktor-faktor ini harus dibangun di dalam strategi negosiasi pembeli. ♦ Membangun Kategori ini mencerminkan situasi di mana pemasok menganggap bahwa meskipun fakta bahwa nilai sekarang dari penjualan relatif rendah - daya tarik dari Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

32

Halaman: 32 dari 73


Kode Modul

perusahaan pembeli bisnis tetap tinggi. Ini bisa jadi karena prospek jangka panjang, peluang pengembangan, potensi keuntungan yang tinggi atau keuntungan lainnya kepada penjual. Dalam situasi ini, pemasok mungkin ingin mengejar hubungan jangka panjang mengandalkan pembeli untuk meningkatkan pembelian dari waktu ke waktu. Untuk mencapai hal ini, pemasok mendorong pembelian melalui upaya pemasaran yang signifikan dan diskon harga. Ini kemungkinan akan membuat negosiasi yang cukup menguntungkan bagi pembeli. ♦ Inti Kategori terakhir dari pelanggan untuk pemasok adalah bahwa dari bisnis ‘inti’. Kategori ini merupakan penjualan yang menarik kepada penjual dan di mana nilai pembelian instansi pembeli signifikan. Tujuan dari penjual dalam kasus ini biasanya untuk terus membangun hubungan dan meningkatkan pangsa penjualan dalam omzet keseluruhan. Negosiasi dengan jenis pemasok ini biasanya didasarkan pada asumsi dari hubungan jangka panjang dan pengembangan. Pendeknya, kinerja pemasok - baik sebelum dan setelah negosiasi - Merupakan fungsi dari kemampuan untuk melaksanakan apa yang diharapkan, dan motivasi untuk melakukannya. Dengan demikian, tidak harus hanya mencari pemasok sangat mampu; pembeli/pemberi kerja juga harus menemukan pemasok yang termotivasi untuk menyediakan kepada pembeli/pemberi kerja! 4)

Memahami Orang-orang yang Terlibat Terlepas dari menganalisis pemasok sebagai organisasi, instansi pembeli/pemberi

kerja juga perlu untuk mempertimbangkan orang yang bekerja dan yang terlibat dalam negosiasi. a)

Gaya Negosiasi Kombinasi unik dari kepribadian dan gaya negosiasi dapat memiliki dampak

langsung pada hasil negosiasi. Kinerja orang-orang yang mewakili pemasok menjadi fungsi dari kompetensi dan kepentingan atau motivasi pemasok. Ada banyak gaya negosiasi yang akan dihadapi sebagai pembeli. Hal ini penting bagi Negosiator untuk memahami gaya ini, dan tahu bagaimana berurusan terbaik dengan mereka.


33

Halaman: 33 dari 73


Kode Modul

Gambar 9. Gaya Negosiasi Ketika mempersiapkan negosiasi, Negosiator harus mencoba untuk berpikir gaya negosiasi di atas dan sejauh mana gaya negosiasi tersebut dapat diaplikasikan kepada orang-orang yang akan dihadapi sewaktu negosiasi. Jika tidak tahu orang-orang yang akan dihadapi ketika negosiasi, tetapi orang lain tahu, coba untuk mendapatkan informasi dari orang tersebut sebanyak mungkin. Berikut ini adalah deskripsi dari setiap gaya negosiasi: ♦ Seorang negosiator yang hangat : biasanya akan fokus pada hubungan manusia yang terlibat dan dianggap sebagai terbuka, mudah diakses dan pendengar yang baik. ♦ Seorang negosiator tangguh : adalah salah satu yang mudah orang jenis ini akan mengambil peran utama dan yang tampil sebagai ditentukan dan menentukan. ♦ Seorang negosiator logis : akan tepat dan metodis dan akan fokus pada detail, fakta dan angka-angka dan hubungan antar mereka ♦ Seorang negosiator kreatif : berfokus pada gambaran global , melihat solusi inovatif dan menghasilkan ide-ide dengan mudah . ♦ Pembuat kesepakatan : adalah negosiator yang persuasif, melihat peluang dengan mudah, membuat keputusan yang cepat dan menikmati proses tawar-menawar. Berkenaan dengan pendekatan Negosiator sendiri untuk negosiasi, penting untuk dicatat bahwa tidak ada gaya negosiasi yang “ideal”, dan bahwa menjadi negosiator yang baik bukanlah pertanyaan dari pembelajaran pada metode tertentu. Kepribadian serta pola budaya mempengaruhi gaya negosiasi, dan berusaha untuk menjadi sesuatu yang salah tidak jarang menghasilkan hasil yang baik. Sebaliknya, Negosiator harus fokus pada membuat baik penggunaan kekuatan Negosiator dan menyadari kelemahan Negosiator, dan meminimalkan kekurangan. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

34

Halaman: 34 dari 73


b)

Kode Modul

Posisi dan Kepentingan Dalam negosiasi, pembeli dan pemasok kadang-kadang mengambil posisi yang

tidak mencerminkan kepentingan mereka yang sebenarnya. Hal ini karena mereka tidak bisa selalu membedakan antara dua dimensi yang berbeda. Mereka mungkin mengambil posisi tertentu yang tampaknya benar dan wajar kepada mereka, tanpa menyadari bahwa posisi ini mungkin benar-benar akan menghalangi mereka dari mencapai apa yang mereka butuhkan. Posisi adalah apa yang dikatakan di depan, sering sangat tegas! Minat, di sisi lain, adalah apa yang ada di balik posisi tersebut . Minat adalah kebutuhan yang memotivasi baik individu dan organisasi. Minat tidak selalu transparan atau mudah untuk mengetahui. Bahkan, mereka kadang-kadang sengaja disembunyikan!

Gambar 10. Posisi vs. Kepentingan Membayangkan dan memahami kepentingan dan posisi pihak lain membutuhkan banyak empati. Ketika berpikir kreatif tentang yang kebutuhan kedua belah pihak, mencoba untuk menemukan cara-cara di mana kepentingan-kepentingan ini mungkin dipenuhi dengan cara yang mungkin paling konstruktif selama negosiasi. Cara menemukan kepentingan yang mendasari pihak lain adalah dengan: ♦ " Menempatkan diri pada posisi pihak lain " . ♦ Bertanya " mengapa ? " ♦ Bertanya " mengapa tidak ? " 5)

Menentukan Keseimbangan Kekuatan Kekuatan relatif antara pembeli dan pemasok ditentukan oleh sejumlah faktor.

Dua tipe kekuatan dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada negosiasi. Faktor tersebut adalah faktor organisasi dan faktor personal. a)

Kekuatan Organisasi

Di bawah ini adalah daftar tipe-tipe kekuatan yang berbeda di setiap level organisasi: •

Kekuatan pasar

•

Kekuatan nilai relatif

•

Kekuatan keuangan

•

Kekuatan reputasi

•

Kekuatan waktu


35

Halaman: 35 dari 73


•

Kekuatan penghargaan

•

Kekuatan pilihan

b)

Kekuatan Personal

Kode Modul

Sama seperti keseimbangan kekuatan dapat ditentukan di tingkat organisasi, kekuatan juga berasal dari karakteristik pribadi dari orang terlibat dalam negosiasi. Sangat penting penting menyadari dinamika kekuatan dalam negosiasi. Gambar berikut merangkum berbagai jenis kekuatan pribadi yang dapat dilakukan dalam negosiasi, dan sumber-sumber daya ini. Kekuatan ini berlaku tentu saja, untuk kedua belah pihak. Negosiator harus mencoba untuk memahami sifat dan tingkat kekuatan pribadi yang dibawa untuk menanggung pada negosiasi dengan pihak lain. Negosiator juga harus menyadari bagaimana menggunakan kekuatan tim negosiasi Negosiasi sendiri sebagai bijaksana dan seefektif mungkin. Gambar di bawah karena itu juga memberikan beberapa saran bagaimana untuk menangani setiap jenis kekuatan.

Gambar 9. Menangani Setiap Jenis Kekuatan


36

Halaman: 36 dari 73


6)

Kode Modul

Analisis SWOT SWOT adalah singkatan dari Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan) ,

Opportunity

(Peluang)

dan

Threat

(Ancaman).

Sebuah

analisis

SWOT

dapat

memberikan ringkasan yang bermanfaat dari berbagai aspek yang berkaitan dengan persiapan untuk negosiasi. Kekuatan perusahaan instansi sebagai pembeli dapat mencakup, misalnya, ukuran pembelian di istilah moneter, atau prospek yang menawarkan untuk masa depan bisnis. Persyaratan instansi dapat mewakili kesempatan menarik bagi pemasok, mungkin kontrak pertama kontrak bagi mereka di pasar baru (misalnya Negosiator mungkin mereka klien pertama di negara Negosiator), sehingga mereka mungkin ingin mengesankan. Di sisi lain, instansi pembeli juga harus menyadari kelemahannya. Jika pembeli adalah instansi kecil, itu akan menjadi lemah oleh ukuran yang terbatas dan ketidakmampuannya

untuk

menawarkan

kepada

pemasok

prospek

substansial

memperluas bisnis di masa depan. Ini berarti bahwa perusahaan akan harus memiliki atau mengembangkan kekuatan lainnya, misalnya, spesialis keahlian, dinamisme, baik pemasok dan pelanggan hubungan, dll. Instansi pembeli juga harus menentukan peluang yang terbuka melalui perjanjian yang akan dinegosiasikan, misalnya dalam hal pengurangan biaya, dijamin ketersediaan pasokan, waktu respons lebih cepat ke pasar, akses ke teknologi baru, dan pertimbangan lainnya. Potensi ancaman bahwa kesepakatan dapat menimbulkan masalah harus diperhatikan hati-hati. Ancaman dapat mencakup, misalnya, kendala setiap kesepakatan mungkin memaksakan instansi pembeli, risiko ketergantungan, kemungkinan kenaikan biaya dalam jangka panjang dan teknologi usang.


37

Halaman: 37 dari 73


Kode Modul

Gambar 10. Analisis SWOT (Sebuah Contoh) Dapat dilihat dari gambar di atas bahwa penilaian dari kekuatan dan kelemahan dari kedua belah pihak dapat membantu pembeli untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman

yang

ada.

Di

sini,

pembeli

menyiapkan

SWOT

Analisis

yang

mempertimbangkan: ♦ Fakta bahwa kita adalah "klien pertama mereka di pasar baru" dan " kecil tapi tumbuh bisnis "- dikombinasikan dengan mereka" kelebihan kapasitas "- mungkin berarti bahwa mereka akan siap untuk menyetujui jangka panjang kontrak pasokan. ♦ "baik kapasitas dukungan teknis" mereka bisa berarti bahwa mereka siap untuk melatih operator kami. ♦ Fakta bahwa mereka "kesepakatan di kedua bahan baku dan selesai produk "mungkin berarti bahwa mereka mungkin bersedia untuk membeli kembali sebagian produksi kami. ♦ Karena "volume pembelian yang relatif kecil" kami, mereka dapat mencoba untuk memaksa kita ke dalam kontrak-satunya sumber dan / atau menjual ke kami pesaing. ♦ Karena kenyataan bahwa mereka memiliki "kurangnya pengalaman di kami pasar ", mereka mungkin siap untuk keluar dari perjanjian jika hal-hal tidak berjalan dengan baik dengan cepat, dan meninggalkan kami terdampar. ♦ Di sisi lain, jika mereka berhasil, mereka mungkin siap untuk menaikkan harga mereka setelah mereka telah membentuk pijakan perusahaan di pasar kami. Penting untuk dicatat bahwa jenis analisis mencerminkan persepsi instansi pembeli terhadap situasi pemasok, dan mungkin hanya sebagian benar. Untuk alasan ini, kesimpulan pembeli harus divalidasi melalui pertanyaan yang hati-hati pada tahap awal pertemuan negosiasi. Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

38

Halaman: 38 dari 73


b.

Menyusun Tujuan dan Strategi Negosiasi

7)

Menyusun Tujuan Negosiasi

Kode Modul

Bagian-bagian sebelumnya berurusan dengan mengumpulkan dan menganalisis berbagai jenis informasi yang dibutuhkan untuk negosiasi. Pada bagian ini, akan fokus pada pengaturan tujuan dan sasaran untuk tertentu negosiasi dan pada pengembangan strategi negosiasi. Adalah penting bahwa tujuan Negosiator untuk negosiasi dengan pemasok tertentu sepenuhnya kompatibel dengan tujuan perusahaan Negosiator sama dengan tujuan fungsi pembelian Negosiator.

Gambar 11. Tujuan dari Variasi Level Tujuan negosiasi harus menunjukkan hasil yang terukur yang dicari melalui negosiasi. Hasil tersebut harus dapat menjawab pertanyaan, " Apa yang ingin saya capai melalui negosiasi ? " Contoh ilustrasi bagaimana tujuan negosiasi untuk pembelian peralatan komputer dapat dinyatakan : ♦ Untuk memastikan bahwa peralatan teknologi maju yang paling mungkin, dan sepenuhnya kompatibel dengan sistem pada instansi pembeli, dan mampu mengolah setidaknya 50.000 dari kami standar pengolahan operasi " X " per jam . ♦ Untuk memastikan bahwa peralatan dipasang dan beroperasi penuh di tidak lebih dari waktu 2 bulan. ♦ Untuk memastikan sistem penghentian tidak lebih dari 30 menit per bulan. ♦ Untuk memastikan bahwa peralatan akan memiliki siklus hidup yang beroperasi jangka waktu minimal 5 tahun.


39

Halaman: 39 dari 73


8)

Kode Modul

Mengembangkan Strategi Mengembangkan

strategi

negosiasi

melibatkan

pendefinisian

pendekatan-

pendekatan yang terbaik untuk pencapaian tujuan dan target negosiasi. Semua informasi yang telah dikumpulkan selama fase persiapan akan membantu Negosiator untuk menentukan strategi negosiasi. Mengembangkan strategi negosiasi sebenarnya titik di mana semua isu yang dipertimbangkan sebelumnya datang bersama-sama. Ini melibatkan melihat : ♦ Tujuan dan target negosiasi sendiri dan (dimana meliputi strategi pembelian dan hubungan yang diinginkan dengan pemasok). ♦ Posisi dan kepentingan yang paling mungkin dari pihak lain. ♦ Kekuatan dan kelemahan dari kedua belah pihak, tercermin dalam keseimbangan kekuatan.

Gambar 12. Mengembangkan Strategi Negosiasi Mengembangkan

strategi

negosiasi

Negosiator

melibatkan

mengambil

serangkaian keputusan. Ini termasuk: ♦ Apakah akan mengadopsi menang-menang (win-win) atau pendekatan menang-kalah (win-lose). ♦ Apa posisi awal pembeli. ♦ Apakah posisi pembeli diungkapkan atau tidak. ♦ Urutan masalah yang akan dinegosiasikan. ♦ Teknik persuasi untuk digunakan. ♦ Taktik negosiasi untuk dipakai. ♦ Siapa yang akan menjadi tim negosiasi pembeli. ♦ Di mana tempat negosiasi. ♦ Waktu dan durasi negosiasi . Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

40

Halaman: 40 dari 73


Kode Modul

♦ Apa rencana kontingensi pembeli jika ada yang salah atau jika masalah tak terduga muncul a)

Win-Win vs. Win-Lose Salah satu keputusan strategis utama yang akan dibuat dalam negosiasi adalah

apakah untuk mengejar pilihan "menang-menang" (win-win) atau "menang-kalah" (winlose). Berdasarkan pendekatan win-win, kedua belah pihak berusaha untuk mencapai kesepakatan yang menghasilkan kepuasan bersama. Dalam kasus win-lose, salah satu pihak mencoba untuk mendapatkan keuntungan dan mengorbankan yang lain . Bahkan dengan pendekatan win-win, bagaimanapun, Negosiator masih akan mengutamakan untuk memenuhi tujuan Negosiator sendiri. Hal ini penting untuk memahami bahwa win-win tidak berarti membuat konsesi tambahan hanya agar sisi lain juga memenangkan sesuatu. Ini benar-benar berarti tiba pada kesepakatan yang memaksimalkan manfaat/keuntungan bagi kedua belah pihak dimana pun hal ini bisa dicapai. Ketika situasi muncul di mana tampaknya ada tidak ada ruang untuk kesepakatan karena tidak ada tumpang tindih jelas antara target dari kedua belah pihak, negosiasi mungkin gagal. Bahkan dalam situasi seperti ini, bagaimanapun, adalah tetap mungkin bagi kedua belah pihak untuk mencari solusi yang melampaui target, untuk memenuhi tujuan dan kepentingan utama masing-masing. Ini adalah esensi dari pendekatan "menang-menang" (win-win). Sementara "menang-menang" umumnya lebih banyak dipilih, menjadi suatu kesalahan untuk berpikir bahwa pendekatan ini harus selalu berlaku. Situasi yang berbeda mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda. Faktor utama yang perlu dipertimbangkan adalah jenis hubungan yang Negosiator inginkan - atau bahwa Negosiator merasa akan mungkin – untuk mengembangkannya dengan pemasok. Beberapa situasi (misalnya posisi arus kas yang sangat ketat) mungkin mengharuskan Negosiator untuk membuat keuntungan jangka pendek untuk memaksimalkan keuntungan Negosiator perusahaan tanpa terutama mempertimbangkan pemasok akan keluar dari kesepakatan, selama Negosiator yakin bahwa Negosiator memiliki pilihan pasokan lainnya dan tidak terlalu perlu untuk bergantung pada pemasok di masa depan. Gambar berikut ini menunjukkan perbedaan utama antara kedua pendekatan:


41

Halaman: 41 dari 73


Kode Modul

Gambar 13. Pendekatan Win-Win dan Win-Los Ini menjadi jelas dari atas bahwa pendekatan menang-menang adalah sangat cocok untuk kontrak jangka panjang dan hubungan. Namun, bahkan jika Negosiator menegosiasikan kesepakatan jangka pendek, Negosiator harus ingat bahwa Negosiator mungkin harus kembali ke pemasok tersebut di masa depan, ketika kondisi mungkin telah berubah. Dengan demikian, Negosiator dapat bergantung pada pemasok dengan kekuatan penuh di masa lalu, dan akan “dibalas” apa yang Negosiator menangkan sebelumnya ... dan bahkan mungkin lebih! Mengembangkan semangat kerja sama dari awal umumnya lebih dipilih karena juga dapat menyebabkan peluang tak terduga dan keuntungan. Hal ini biasanya terbaik, oleh karena itu, untuk pilihlah pendekatan "menang-menang" (win-win) kecuali ada alasan yang menarik untuk tidak melakukannya . Keputusan strategis kunci apakah akan memilih untuk "menang-menang" atau "menang-kalah" akan akan memiliki efek langsung pada semua keputusan lainnya yang dijelaskan di bawah ini. b)

Menentukan posisi awal Berdasarkan target yang telah Negosiator tetapkan sebelumnya, berikutnya

Negosiator harus menentukan posisi awal Negosiator untuk setiap variabel yang akan dinegosiasikan.

Negosiator juga harus menentukan pada titik mana negosiasi,


42

Halaman: 42 dari 73


Kode Modul

Negosiator mungkin bersedia untuk pindah posisi, jika sama sekali (berlawanan dengan konsesi tertentu di sisi lain). Negosiator mungkin, misalnya, memutuskan posisi awal untuk variabel yang sangat penting untuk Negosiator seharusnya sangat dekat dengan “target terbaik" Negosiator. Negosiator mungkin hanya akan bersedia untuk bergerak dari posisi ini dalam kondisi yang sangat tertentu. Di sisi lain, posisi awal untuk item yang kurang signifikan bagi Negosiator mungkin lebih jauh dari target terbaik. Ingat bahwa posisi ditandai dengan: ♦ Hal yang Negosiator katakan Negosiator inginkan, dan ♦ Hal yang Negosiator katakan Negosiator akan atau Negosiator tidak akan melakukannya. Juga ingat, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa kadang-kadang target Negosiator pembeli dan negosiator pemasok mungkin tidak kompatibel. Kemudian, negosiasi mungkin gagal. Atau, kedua belah pihak mungkin dapat bekerja di luar pengaturan - menggunakan pendekatan "menang-menang" - yang melampaui target dan posisi untuk menemukan solusi yang memenuhi tujuan yang lebih luas dan kepentingan kedua belah pihak. c)

Apakah atau tidak untuk mengungkapkan posisi awal Negosiator Isu lain yang perlu dipertimbangkan dengan hati-hati adalah apakah perlu atau

tidak untuk mengungkapkan posisi Negosiator ke pihak lain pada awal negosiasi. ♦ Tidak mengungkapkan posisi Negosiator mungkin pendekatan yang benar jika keseimbangan kekuasaan ada di sisi Negosiator. Misalnya, Negosiator mungkin hanya ingin menunggu untuk mengetahui apa diajukan pihak lain, dan melihat seberapa baik hal itu sebelum Negosiator menempatkan posisinya. Penawarannya mungkin lebih baik dari Negosiator harapkan untuk dicapai! Tidak mengungkapkan posisi Negosiator mungkin juga menjadi hal terbaik untuk dilakukan jika Negosiator tidak memiliki informasi bebas untuk mendukungnya. Namun, jika ini mencerminkan fakta bahwa Negosiator belum cukup siap perihal apa yang diharapkan dari negosiasi, maka negosiator harus kembali ke fase persiapan sebelum melanjutkan! ♦ Mengungkap posisi Negosiator dari awal (biasanya sasaran terbaik) dapat menjadi pendekatan yang tepat jika Negosiator memiliki semua informasi di tangan untuk Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

43

Halaman: 43 dari 73


Kode Modul

mendukungnya. Selain itu, Negosiator mungkin ingin untuk mengungkapkan posisi Negosiator lebih awal jika dirasakan bahwa jika pihak lain dapat menimbulkan awal posisi yang mungkin terlalu ekstrem, dan mungkin kemudian menjadi terlalu sulit baginya untuk mundur. Jika Negosiator memiliki hubungan yang sangat terbuka dan saling percaya dengan yang lain sisi, Negosiator mungkin kadang-kadang siap untuk mengungkapkan target terburuk yang dapat diterima, yaitu titik di mana Negosiator tidak akan bersedia untuk mencapai sebuah kesepakatan. Diskusi kemudian akan dilanjutkan atas dasar memiliki "semua kartu Negosiator di atas meja". d)

Urutan masalah yang akan dinegosiasikan Urutan yang Negosiator usulkan untuk menangani isu-isu di negosiasi juga

merupakan pertanyaan kunci. Sebagai contoh, Negosiator mungkin ingin menempatkan semua isu yang mudah di depan, sehingga untuk menyelesaikan dengan cepat dan menciptakan

rasa

kemajuan

sebelum

menangani

pertanyaan-pertanyaan

sulit.

Sebaliknya juga mungkin benar dalam kasus lain, karena Negosiator mungkin merasa bahwa tidak ada isu lain yang dapat ditangani sampai masalah utama teratasi. Dalam hal apapun, Negosiator mungkin ingin memiliki agenda rancangan untuk diajukan ke pihak lain sebelum memulai negosiasi. Hal ini bisa menempatkan Negosiator dalam posisi yang kuat, karena Negosiator telah "menyebutkan isu". Agenda rancangan harus mencakup semua poin yang Negosiator anggap penting. Namun, seorang negosiator yang baik harus selalu tetap fleksibel pada agenda. Ingatlah untuk selalu mempertimbangkan isu-isu yang menjadi perhatian pihak lain juga. Selain draft "resmi" agenda, Negosiator mungkin harus memiliki Agenda "Internal" sendiri. Ini akan berfungsi untuk: ♦ Mengingatkan setiap poin tambahan untuk menjadi cadangan, tergantung pada bagaimana negosiasi berlangsung. ♦ Tampilkan bagaimana Negosiator berniat tahapan pertemuan negosiasi untuk mempunyai kemajuan, dan apa yang akan menjadi tonggak untuk mencapai setiap tahap. ♦ Untuk merekam sinyal tertentu yang tim Negosiator gunakan selama negosiasi (misalnya, untuk meminta reses).


44

Halaman: 44 dari 73


e)

Kode Modul

Teknik Persuasi yang Digunakan Teknik-teknik persuasi yang akan digunakan akan tergantung pada jenis isu yang

akan dibahas dan pada gaya negosiasi dari orang-orang yang berada di tim pihak lain. Ada lima metode dasar persuasi : ♦ Emosi : Membuat pihak lain memahami perasaan Negosiator pada isu. ♦ Logika : Menggunakan argumen rasional berdasarkan fakta dan angka . ♦ Tawar Menawar : Variabel dagang, yaitu 'jika Anda bisa melakukan itu, maka kami bisa melakukan ini. ' ♦ Kompromi : Setuju untuk bertemu di suatu tempat di antara dua posisi . ♦ Ancaman : Menunjukkan konsekuensi dari tidak sesuai dengan tuntutan Negosiator . f)

Taktik Negosiasi Strategi negosiasi akan mensyaratkan Negosiator untuk memutuskan dan

mempersiapkan taktik - atau set taktik - yang mungkin digunakan ketika negosiasi. Taktik harus berfungsi untuk memajukan strategi negosiasi. Ingat bahwa taktik dapat sangat membantu, tapi hati-hati untuk tidak terlalu sering menggunakan taktik. Berikut ini adalah deskripsi dari beberapa taktik yang Negosiator dapat pertimbangkan: •

Teknik “membangun blok”

•

Diam

•

Ulangi, ulangi, ulangi.

•

Reses

•

Memisahkan dan memerintah

•

Empati

•

Meningkatkan permintaan

•

Satu lagi

•

Memilah

g)

Tim Negosiasi Menentukan anggota Tim Negosiasi adalah bagian penting dari strategi pembeli.

Siapa yang harus menjadi Tim Negosiator akan tergantung pada pentingnya dan kompleksitas negosiasi dan pada jenis keahlian dan pengalaman yang diperlukan (teknis, komersial , keuangan , dll.). Hal ini juga tergantung pada siapa yang datang dari pihak lain, karena pembeli mungkin mencoba untuk mengimbangi keahlian dan posisi/status tim anggota pemasok. Mungkin juga ada persahabatan pribadi yang terlibat, yang bisa memfasilitasi diskusi . Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

45

Halaman: 45 dari 73


Kode Modul

Pembeli harus menyadari bahwa hanya mendapatkan sekelompok orang bersama-sama tidak akan membuat tim. Membangun tim negosiasi akan membutuhkan yang anggotanya: ♦ Apakah sepenuhnya berkonsultasi dalam proses mendefinisikan tujuan negosiasi . ♦ Memahami - dan bekerja sama menuju – tujuan negosiasi. ♦ Merasa memiliki tugas sebagai anggota tim, dan mengambil inisiatif sendiri dalam konteks tujuan negosiasi. ♦ Apakah menyadari tugas dan pencapaian (goal) masing-masing dalam konteks negosiasi dan saling mendukung setiap saat. ♦ Berkomunikasi secara informal dan tidak ragu untuk memberikan pandangan satu sama lain di luar dari negosiasi. ♦ Jangan ragu untuk menawarkan positif kritik satu sama lain (sekali lagi, di luar kehadiran pihak lain), karena lingkungan tim yang mendukung . ♦ Bekerja sama untuk menemukan alasan untuk perbedaan pendapat dalam tim, dan untuk mengatasinya . ♦ Mengakui kontribusi masing-masing dan mencari alasan saat ada yang salah, bukan untuk seseorang untuk disalahkan . h) Di mana melakukan negosiasi Sementara

isu

di

mana

untuk

mengadakan

negosiasi

juga

melibatkan

menetapkan beberapa rincian operasional, sejumlah keputusan pada area ini memiliki implikasi strategis. Lokasi negosiasi yang diambil mempertimbangkan: -

Akses ke staf, para ahli, file dan informasi

-

Kemungkinan kebutuhan mengunjungi premis pemasok untuk menilai kapabilitas,

fasilitas, staf, manajemen mutu, dll. -

Faktor biaya

i ) Waktu dan durasi Waktu negosiasi harus diatur, jika mungkin, untuk yang terbaik sesuai dengan kepentingan perusahaan pembeli (misalnya urgensi, kondisi pasar, ketersediaan staf, dll.). Isu-isu praktis lainnya meliputi menghindari liburan, masa liburan dan acara khusus yang mungkin mengganggu negosiasi . Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

46

Halaman: 46 dari 73


Kode Modul

Durasi direncanakan harus cukup panjang untuk memastikan bahwa negosiasi dapat cukup diselesaikan, dengan fleksibilitas tertentu di mana negosiasi cenderung menjadi kompleks atau sulit. j ) Mempersiapkan rencana ikutan Beberapa reaksi pihak lain untuk pilihan dan agenda yang diusulkan mungkin tak terduga, dan negosiasi kadang-kadang bisa berubah tiba-tiba ke berbagai arah. Dengan demikian penting untuk berpikir tentang semua yang mungkin terjadi selama negosiasi, dan setuju dengan Tim Negosiasi tentang apa yang harus dikatakan dan dilakukan jika dan ketika sesuatu tidak berjalan seperti yang diharapkan. Penyusunan Instrumen Klarifikasi dan Negosiasi Instrumen klarifikasi dan negosiasi diperlukan untuk mempermudah proses klarifikasi dan negosiasi. Instrumen yang bisa digunakan adalah : 1)

Daftar simak dan hasil pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi. Daftar simak dibuat

dalam bentuk tabel paling tidak terdiri dari 4 (empat kolom) yang masing-masing kolom berisi informasi sebagai berikut : a)

Materi klarifikasi dan negosiasi

Berisi materi dokumen penawaran yang diklarifikasi dan dinegosiasikan. b)

Hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan Berisi hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan terhadap materi dokumen

penawaran seperti yang dimaksud dalam kolom a. Yang materinya bisa lebih dari satu jenis materi. c)

Hasil klarifikasi dan negosiasi

Berisi kesimpulan dari proses klarifikasi dan negosiasi terhadap hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan. d)

Bukti pendukung

Berisi hal-hal yang dijadikan dasar dalam memperoleh kesimpulan proses klarifikasi dan negosiasi. Bila bukti pendukung tidak cukup disajikan pada tempat yang ada atau bukti pendukung

berupa

dokumen,

maka

bukti

pendukung

ini

dilampirkan

sebagai

kelengkapan tabel ini. Contoh-contoh dokumen sebagai bukti pendukung klarifikasi dan negosiasi yang dilampirkan dalam format daftar simak dan hasil pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi : Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Buku Informasi Versi: April 2016

47

Halaman: 47 dari 73


Kode Modul

i. Audit payrolldan bukti pemotongan pajak sebagai dasar negosiasi biaya personil pada pemilihan penyedia jasa konsultasi. ii. Jumlah personil yang dimobilisasi didasarkan pada perhitungan koesien jumlah tenaga kerja iii. Jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan didasarkan pada perhitungan analisis harga satuan iv. Harga satuan suatu komponen biaya yang relatif jauh di bawah harga satuan HPS didasarkan pada bukti yang ditunjukkan oleh penyedia bahwa penyedia yang bersangkutan mempunyai persediaan yang tidak terpakai

akibat kelebihan

persediaan pada pekerjaan sebelumnya. v. Bukti yang ditunjukkan oleh penyedia bahwa penyedia yang bersangkutan mempunyai persediaan yang tidak terpakai akibat kelebihan persediaan pada pekerjaan

sebelumnya.

Bukti

ini

sebagai

pendukung

bagi

penyedia

yang

menawarkan harga satuan suatu komponen biaya yang relatif jauh di bawah harga satuan HPS. Contoh tabel daftar simak ini dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini.

2)

Format Hasil Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi Format hasil pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dibuat dalam bentuk tabel yang

terdiri dari 3 (tiga) tabel yang disandingkan yang terdiri dari : a)

Tabel Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

b)

Tabel harga penawaran sesuai usulan biaya penyedia

c)

Tabel hasil negosiasi.


48

Halaman: 48 dari 73


Kode Modul

Tabel hasil negosiasi berisi rincian biaya berdasarkan hasil proses negosiasi yang sudah dilakukan. Tabel ini merupakan komponen biaya yang disepakati untuk dituangkan dalam kontrak pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Contoh format hasil pelaksanaan negosiasi ini dapat dilihat pada tabel 3 berikut ini. Tabel 3. Format Hasil Pelaksanaan Negosiasi


49

Halaman: 49 dari 73

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

BAB IV PELAKSANAAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN Setelah pada bagian sebelumnya mempelajari bagaimana mempersiapkan klarifikasi dan negosiasi, pada bagian ini akan dipelajari hal-hal apa saja yang akan dilakukan pada saat pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi. Apa yang telah disiapkan sebelumnya seperti tujuan, target dan strategi negosiasi, akan diaplikasikan pada fase pelaksanaan negosiasi ini.

PERSIAPAN

TINDAK LANJUT

PERTEMUAN

Gambar 14. Fase Negosiasi – Pertemuan (Meeting)

1.

Pelaksanaan Negosiasi

Pelaksanaan negosiasi sebenarnya dapat dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu: a.

Tahap Pembukaan

b.

Tahap Pengujian

c.

Tahap Pengajuan

d.

Tahap Tawar Menawar

e.

Tahap Kesepakatan

Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 51 dari 73


Kode Modul

PERSIAPAN

TINDAK LANJUT

Fase Negosiasi

PERTEMUAN

TAHAPAN DALAM PERTEMUAN NEGOSIASI 2

3

4

Pembukaan (Open)

Pengujian (Test)

Pengajuan (Propose)

Tawar Menawar (Bargaining)

5

SETUJU (A G R E E )

1

Gambar 15. Tahapan dalam Pertemuan Negosiasi

c.

Tahap Pembukaan Ketika menghadiri negosiasi, harus tepat waktu, kecuali kedua sisi sepenuhnya

memahami apa yang dinyatakan diharapkan. Jika menjadi tuan rumah pada negosiasi, kesan pertama adalah sangat penting. Menunjukkan rasa hormat, bersikap sopan dan menyambut hangat membantu untuk menciptakan iklim yang menguntungkan bagi diskusi. Ada kemungkinan bahwa agenda yang telah disepakati telah disusun sebelumnya dan dikomunikasikan kepada semua peserta. Jika hal ini tidak terjadi,maka tidak ada isuisu substantif harus dibicarakan sebelum agenda disepakati. Agenda menetapkan pola pertemuan: topikakan dibahas dan urutan pembahasannya. Jika kedua belah pihakmengusulkan agenda mereka sendiri pada tahap pembukaan, hal pertamayang harus dilakukan adalah untuk "bernegosiasi" ini dan menyepakati agenda bersama. Menegosiasikan agenda adalah hal yang penting, karena di sinilah setiap pihak memastikan bahwa topik atau isu yang dianggap kritis termasuk dalam pembahasan. Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 52 dari 73


Kode Modul

Di bawah ini adalah tabel ringkasan yang “Boleh” dan “Tidak Boleh” pada tahap pembukaan: Tabel “Boleh” – “Tidak Boleh” Tahap Pembukaan Tahap Pembukaan Boleh

d.

Tidak Boleh

 Jika menjadi tuan rumah, jadilah hangat dan menunjukkan hormat dan minat  Selalu memastikan kesegaran

 Menjadi penuntut

 Melakukan pembicaraan kecil dengan tujuan

 Merujuk pas kontrak dengan pemasok lain atau negosiasi lainnya yang telah dilakukan

 Menerima kondisi apapun

 Memeriksa otoritas pihak lain untuk bernegosiasi  Hangat sebagai pribadi, tetapi tegas pada isu

 Membuat pihak lain tidak tenang

 Sepakat pada agenda, diharapkan hasil dan jangka waktu

 Memulai diskusi substantif sebelum menyepakati agenda

Tahap Pengujian Pada tahap ini kedua belah pihak menguji persepsi dan pemahaman masing-

masing terhadap berbagai isu yang dipertaruhkan. Pada tahap inilah setiap masingmasing pihak mengklarifikasikan apa yang menjadi informasi yang ada, asumsi dan pemahamannya dan bahkan mendapatkan informasi tambahan lain. Negosiator seharusnya menanyakan pertanyaan yang tepat untuk mendapatkan informasi yang hilang dan mengembangkan pilihan baru dari informasi yang diterima. Pada saat ini sebaiknya: •

Eksplorasi topik yang sama

•

Mencoba mendapatkan kebutuhan dasar dan kepentingan dari pihak lain

•

Menanyakan pertanyaan “apa?”, “mengapa?”, dan “bagaimana?” untuk mengidentifikasi kebutuhan, kepentingan dan harapan pihak lain.

•

Mengklarifikasikan persepsi dan asumsi kedua belah pihak

•

Mendengarkan dengan seksama jawaban, pernyataan dan pertanyaan pihak lain

•

Menunjukkan perhatian untuk kebutuhan dan kepentingan pihak lain Negosiator seharusnya menghindari untuk membuat pengajuan yang tetap sebelum

memastikan semua yang penting telah diklarifikasikan. Mempresentasikan pengajuan secara prematur akan membuat pihak lain defensif, di bawah tekanan yang tidak perlu dan keluar dari negosiasi. Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 53 dari 73


e.

Kode Modul

Tahap Usulan Tahap selanjutnya dari proses pertemuan ini adalah membuat usulan. Ketika

menentukan strategi negosiasi sebelum pertemuan, negosiator seharusnya telah memutuskan apakah memposisikan atau mengajukan usulan lebih dulu atau tidak. Jika memutuskan yang pertama mengusulkan seharusnya usulan harus dinyatakan dengan jelas dan singkat. Pada tahap ini , sangat penting untuk memajukan pilihan, alternatif dan solusi yang baru. Tambahan lagi, negosiator harus ingat untuk: •

Meringkas secara teratur

•

Menghubungkan variabel-variabel berbeda

•

Membangun ide dan usulan yang akan ditawarkan

•

Menanyakan pertanyaan untuk mengklarifikasi setiap hal

•

Memperhatikan dengan seksama

•

Mengusulkan waktu istirahat, jika perlu, untuk meninjau pilihan-pilihan yang ada

Hal yang tidak boleh dilakukan negosiator: •

Menolak usulan seketika itu juga

•

Langsung membuat usulan balik terhadap usulan pihak lain

•

Menggunakan kata-kata yang menjengkelkan seperti “kami butuh penawaran yang adil dan masuk akal” atau “hanya itukah yang dapat ditawarkan?”

f. Tahap Tawar Menawar Perubahan dari tahap usulan ke tawar menawar dapat dilakukan sangat tiba-tiba, dan sering kali saling tumpang tindih (overlap) di antara dua tahap ini. Tahap tawar menawar dapat dilakukan dengan cepat jika kedua belah pihak saling bergerak berdekatan selama tahap usulan. Aturan dasar pada tahap tawar menawar adalah sebagai berikut: •

Selalu mengikatkan kondisi ke konsesi: “Jika kami melakukan ini, maka Anda melakukannya?”

•

Mencoba untuk merelakan variabel yang mungkin bernilai kecil bagi negosiator yang satu, namun bernilai bagi pihak lain.

•

Fokus

pada

semua

variabel

yang

terlibat

dan

menghubungkannya

jika

memungkinkan Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 54 dari 73


•

Kode Modul

Mencoba untuk membuat konsesi kecil yang banyak, daripada membuat hanya satu konsesi besar. Tambahan lagi, selalu menyimpan rekaman dari semua konsesi dimana tawar

menawar telah dilakukan. Akan sangat sulit pada akhir pertemuan untuk mengingat semua yang telah disepakati kecuali telah membuat catatan-catatan. Pada tahap tawar menawar, tidak diperbolehkan untuk: •

Tersangkut pada isu baru yang diperkenalkan

•

Membuat konsesi yang tidak direncanakan

•

Kehilangan pandangan dari tujuan negosiasi

g. Tahap Kesepakatan/Persetujuan Tahap kesepakatan adalah tahap yang kritis ketika kesepakatan final telah dicapai. Pada tahap ini sangat penting untuk meringkas dan menyatakan dengan jelas apa yang telah disepakati. Tahap ini adalah waktu untuk memutuskan apa yang akan datang selanjutnya, dan peran dan tanggung jawab untuk melaksanakan perjanjian. Tahap kesepakatan bukanlah tahap akhir, namun tahap awal sebuah hubungan kerja. Kecuali jika kedua belah pihak puas atas perjanjiannya, dan jelas tentang apa yang disepakati, masalah akan datang cepat atau lambat. Tabel “Boleh”–“Tidak Boleh” Tahap Kesepakatan Tahap Pembukaan Boleh  Menunggu sinyal penutupan dari pihak lain  Memastikan bahwa semua isu telah diselesaikan  Hati-hati terhadap godaan pihak lain untuk membuka negosiasi baru untuk isu khusus  Membuat ringkasan bersama untuk menyelesaikan kesepakatan  Meraih kesepakatan yang utama jika tidak ada otoritas tertinggi  Menggunakan bantuan visual untuk meringkas bila dibutuhkan (flipchart, White Board, dll)  Menetapkan tanggung jawab untuk setiap tindak lanjut pertemuan (siap, apa dan kapan)  Menawarkan untuk menyiapkan dokumen perjanjian


Tidak Boleh  Menekan perjanjian dengan membuat “penawaran akhir”  Memaksakan untuk taktik “kesepakatan cepat” dari “memisahkan perbedaan”  Berikan atau menanyakan konsesi tambahan yang mungkin saja membuat kembali pada tahap tawar menawar  Mengatakan bahwa akan terjadi kesepakatan yang bagus jika dilakukan sesuatu yang berbeda

Halaman: 55 dari 73


2.

Kode Modul

Ketentuan Umum Klarifikasi dan Negosiasi Setelah sebelumnya dipelajari tentang tahapan pertemuan dua belah pihak yang

melakukan negosiasi, maka pada bagian ini akan dibahas ketentuan umum dan yang perlu diperhatikan pada tahap klarifikasi dan negosiasi pada Pengadaan Barang Jasa Pemerintah. Hal-hal atau materi apa saja yang perlu diklarifikasikan atau dinegosiasikan. Apakah dari sisi teknis dan biaya atau keduanya dan bagaimana hubungannya terhadap berbagai jenis pengadaan baik pengadaan barang atau jasa. Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan bahwa klarifikasi dan negosiasi dapat dilakukan

sebelum

kontrak

ditandatangani

(prakontrak)

dan

setelah

kontrak

ditandatangani (pasca kontrak). Berikut ini adalah pada saat apa (kapan) diperlukan klarifikasi dan/atau negosiasi pada Pengadaan Barang Jasa. Klarifikasi dan negosiasi sebelum kontrak dapat dilakukan pada saat: • Setelah evaluasi penawaran yang dilakukan oleh Pokja ULP • PreAwardMeeting (PAM) yang dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.  Klarifikasi dan negosiasi setelah kontrak dapat dilakukan pada saat: • Perubahan kontrak atau variasi kontrak • Rapat Keterlambatan (ShowCauseMeeting) • Setiap ada permasalahan yang signifikan terhadap pelaksanaan kontrak Namun pada modul ini dikhususkan pelaksanaan sebelum kontrak, yaitu klarifikasi dan negosiasi penawaran peserta pemilihan penyedia barang/jasa. Ketentuan-ketentuan

umum

yang

harus

diperhatikan

dalam

pelaksanaan

klarifikasi dan negosiasi adalah sebagai berikut : a. Total biaya pelaksanaan sudah termasuk biaya overheaddan keuntungan serta semua pajak, bea, retribusi, dan pungutan lain yang sah serta biaya asuransi yang harus dibayar oleh penyedia untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa. b. Tidak diperbolehkan adanya syarat tambahan terhadap biaya pelaksanaan diluar ketentuan yang ada dalam dokumen pengadaan. Sebagai contoh biaya pelaksanaan disepakati dengan syarat furnituresebagai kelengkapan kantor proyek disediakan oleh pengguna barang/jasa, sementara itu persyaratan tersebut tidak ditetapkan dalam dokumen pemilihan. c. Para pihak dalam pelaksanaan klarifikasi dan atau negosiasi dilakukan antara ULP dengan calon pemenang, yang diwakili oleh : Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 56 dari 73


•

Kode Modul

Direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi atau penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang tercantum dalam akta pendirian badan hukum atau perubahannya; atau

•

Pihak lain yang bukan direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang namanya tidak tercantum dalam akta pendirian/anggaran dasar, sepanjang pihak lain tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan/karyawan koperasi yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat kuasa atau pendelegasian

wewenang

yang

sah

dari

direktur

utama/

pimpinan

perusahaan/pengurus koperasi berdasarkan akta pendirian/anggaran dasar; •

Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik seperti yang diatur pada akta pendirian badan hukum atau perusahaan yang bersangkutan bila mendirikan kantor cabang; atau

•

Pejabat yang menurut perjanjian kemitraan/kerja sama operasi (KSO) berhak mewakili kemitraan/KSO.

•

Peserta perorangan tidak boleh diwakilkan

d. Khusus untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya yang dilakukan dengan metode dua tahap bila yang memasukkan penawaran pada tahap kedua kurang dari 3 (tiga) peserta, negosiasi biaya dilakukan terhadap semua peserta yang memasukkan dokumen penawaran pada tahap kedua. 3.

Pelaksanaan Klarifikasi dan Pelaksanaan Negosiasi Penawaran Pada dasarnya langkah klarifikasi dan negosiasi untuk mencapai kesepakatan

biaya pelaksanaan sudah diatur cukup jelas dalam Perka LKPP No. 14 Tahun 2012, sehingga langkah-langkah klarifikasi harus mengacu pada peraturan Kepala LKPP tersebut. Langkah-langkah berikutdimaksudkan untuk memperjelas langkah-langkah klarifikasi dan negosiasi yang sudah tertuang dalam Perka LKPP No. 14 Tahun 2012. Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dapat dibedakan berdasarkan hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan. Dalam hal ini dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu : 1)

Klarifikasi dan Negosiasi Teknis Biaya Klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan terhadap penawaran teknis maupun biaya

yang memungkinkan terjadinya perubahan penawaran teknis dan biaya penawaran. Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 57 dari 73


Kode Modul

Klarifikasi dan negosiasi ini digunakan untuk pemilihan penyedia barang dan jasa yang meliputi : i. Pemilihan penyedia jasa konsultasi yang berbentuk badan dan perorangan, baik dengan seleksi nasional maupun internasional yang menggunakan metode evaluasi kualitas, serta metode kualitas dan biaya. ii. Pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan penunjukan langsung dan pengadaan langsung. iii. Pelelangan dan seleksi ulang pada pemilihan penyedia barang/jasa bila yang memasukkan penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta. 2)

Klarifikasi dan Negosiasi Teknis Klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan terhadap penawaran teknis tetapi tidak

mengubah nilai total penawaran biaya yang memungkinkan terjadinya perubahan penawaran teknis. Klarifikasi dan negosiasi teknis digunakan untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi yang berbentuk badan dan perorangan, baikdengan seleksi nasional maupun internasional yang menggunakan metode evaluasi berdasarkan pagu anggaran dan metode evaluasi berdasarkan biaya terendah. 3)

Klarifikasi dan Negosiasi Biaya Negosiasi yang dilakukan hanya terhadap penawaran biaya yang memungkinkan

terjadinya perubahan biaya penawaran. Klarifikasi yang dilakukan sebelum negosiasi ini bukan merupakan bagian dari negosiasi biaya tetapi bagian dari kegiatan evaluasi penawaran biaya sehingga pelaksanaan klarifikasi dilakukan terhadap semua peserta yang memenuhi syarat untuk memasukkan dokumen penawaran biaya. Klarifikasi dan negosiasi ini digunakan untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya dengan metode dua tahap bila : a) Peserta yang memasukkan penawaran pada tahap kedua kurang dari 3 (tiga) peserta. b) Peserta yang memasukkan penawaran pada tahap kedua semuanya melebihi nilai total HPS.


Halaman: 58 dari 73


4)

Kode Modul

Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya Klarifikasi dan negosiasi terhadap usulan teknis diperlukan untuk mencapai

outputyang diharapkan sesuai dengan kerangka acuan kerja. Sedangkan klarifikasi dan negosiasi terhadap usulan biaya diperlukan bila dalam proses penawaran tidak terjadi persaingan di antara peserta seleksi/lelang. Dengan demikian tujuan pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi adalah : •

Mengklarifikasi dan melakukan negosiasi teknis untuk menguji konsistensi antara teknis pelaksanaan pekerjaan dengan jenis, jumlah dan spesifikasi barang/bahan danperalatan yang diperlukan, jumlah dan kualifikasi personil dan/atau tenaga ahli yang ditugaskan termasuk tenaga pendukung, serta jenis, jumlah dan spesifikasi perangkat/fasilitas pendukung yang diperlukan.

•

Memperoleh

kesepakatan

biaya

yang

efisien

dan

efektif

dengan

tetap

mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang diajukan peserta sehingga dicapai hasil negosiasi tanpa mengurangi kualitas penawaran teknis. •

Negosiasi biaya dilakukan terhadap total penawaran biaya terkoreksi yang melebihi pagu anggaran, agar didapatkan total penawaran biaya hasil negosiasi yang tidak melampaui HPS.

Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Jasa Konsultasi Badan Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini : 1)

Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis, meliputi : a)

Lingkup dan sasaran jasa konsultasi; Membandingkan antara usulan peserta dengan kerangka acuan kerja, lingkup dan sasaran jasa konsultasi harus sesuai dengan kerangka acuan kerja

b)

Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja; i. Meyakinkan bahwa metodologi yang diusulkan cukup efektif untuk mencapai sasaranpekerjaan. Bila ULP belum yakin, dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan metodologi yang digunakan. ii. Meyakinkan

bahwa

tahapan

atau

langkah-langkah

pelaksanaan

pekerjaan sudah sesuai dengan metodologi yang disepakati. Bila belum,


Halaman: 59 dari 73


Kode Modul

dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan. iii. Meyakinkan

bahwa

tahapan

atau

langkah-langkah

pelaksanaan

pekerjaan sudah sesuai dengan lingkup pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan. c)

Kualifikasi tenaga ahli; i. Meyakinkan bahwa setiap tenaga ahli yang dilibatkan sudah ditugaskan untuk menyelesaikan setiap tahapan sesuai dengan kualifikasinya. Bila belum sesuai dan sudah dilakukan pengurangan nilai dalam evaluasi teknis maka dilakukan negosiasi untuk penggantiannya sehingga dicapai kesepakatan penugasan tenaga ahli yang sekurang-kurangnya sama dengan kualifikasi tenaga ahli dalam KAK. ii. Meyakinkan bahwa setiap tenaga pendukung yang dilibatkan sudah proporsional sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan setiap tahapan

pelaksanaan

pekerjaan,

baik

dari

kualifikasi

maupun

jumlahnya. Bila tidakproporsional dilakukan kesepakatan kualifikasi dan jumlah tenaga pendukung sesuai kebutuhan. d)

Organisasi pelaksanaan; Meyakinkan bahwa struktur organisasi cukup efektif untuk mencapai sasaran pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi : (1) Hubungan garis komando dan koordinasi di internal tim konsultan (manajemen, anggota tim pelaksana) (2) Hubungan garis komando dan koordinasi antara tim konsultan (manajemen, anggota tim pelaksana) dengan pengguna barang/jasa dan PPK.

e)

Program alih pengetahuan; Meyakinkan bahwa program alih pengetahuan merupakan bagian dari langkah- langkah pelaksanaan pekerjaan. Bila belum ada dilakukan negosiasi sehingga tercapai kesepakatan langkah-langkah untuk program alih pengetahuan.


Halaman: 60 dari 73


f)

Kode Modul

Jadwal pelaksanaan pekerjaan; Meyakinkan

bahwa

setiap

tahapan

pelaksanaan

pekerjaan

diselesaikan dalam waktu yang realistis dan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang diminta dalam kerangka acuan kerja. Bila belum tercapai, dilakukan negosiasi untuk menyepakati jadwal yang realistis dan sesuai kerangka acuan kerja. g)

Jadwal penugasan personil; i.

Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga ahli, sudah dialokasikan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas sisa dilakukan negosiasi untuk menambah beban kerja sesuai lingkup pekerjaan dalam KAK.

ii.

Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga pendukung, sudah dialokasikan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas sisa dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan jumlah tenaga pendukung sesuai kebutuhan.

h)

Fasilitas penunjang Meyakinkan bahwa jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang dibutuhkan sudah proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi kesepakatan jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang dibutuhkan.

2)

Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek biaya, meliputi : i)

Rencana kerja berdasarkan hasil negosiasi teknis disesuaikan dengan jenis

pengeluaran biaya. Rencana kerja ini meliputi : i.

Kualifikasi, jumlah dan beban kerja personil

ii.

Jenis, jumlah dan beban kerja fasilitas penunjang

iii.

Aktivitas pengambilan data di lokasi tertentu

iv.

Aktivitas uji laboratorium dalam rangka pelaksanaan pekerjaan

v.

Aktivitas diskusi, seminar, dan workshop dalam rangka pelaksanaan pekerjaan

vi.

Kebutuhan operasional harian kantor

vii.

Kebutuhan pembuatan laporan


Halaman: 61 dari 73


viii.

Dan

lainnya

sesuai

rencana

Kode Modul

kerja;

misalnya

menghilangkan

mata

pembayaran yang tidak diperlukan dan menambah bila ada yang tertinggal dari kegiatan di KAK; j)

Volume kegiatan dan jenis pengeluaran disesuaikan dengan hasil negosiasi

teknis; k)

Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya personil yang diusulkan

dilakukan berdasarkan bukti pendukung berupa daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan. Biaya yang diusulkan harus memenuhi ketentuan: i.

Biaya satuan dari biaya langsung personil, maksimum 4,0 (empat koma nol) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau maksimum 2,5 (dua koma lima) kali penghasilan yang diterima oleh tenaga ahli tidak tetap berdasarkan perhitungan dari daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan;

ii.

Bila nilai usulan biaya non-personil menurut tidak termasuk yang dibolehkan ditawar/ dinegosiasikan tetapi harganya jauh dari harga biaya personil dalam HPS maka diminta penyedia mengganti tenaga ahli sekurang-kurangnya

kualifikasinya

sama

dengan

KAK

dandilakukan

negosiasi sehingga biaya personilnya memadai dengan HPS. iii. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan sebagai berikut: (1) 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja; (2) 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja. iv.

Biaya langsung personil yang dinilai tidak wajar berdasarkan ketentuan tersebut dapat dinegosiasikan.

l)

Klarifikasi dan negosiasi terhadap biaya tenaga pendukung, dilakukan

berdasarkan harga pasar tenaga pendukung tersebut. Untuk meyakinkan bisa disertakan bukti-bukti pendukung yang bisa dipertanggungjawabkan. m)

Biaya langsung non-personil yang dapat diganti (directreimbursablecost) : Harga satuan yang diusulkan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di

pasaran. Bila belum sesuai dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 62 dari 73


Kode Modul

harga sesuai dengan harga yang berlaku di pasar dan dalam hal ini bisa mengacu pada HPS. Apabila hasil evaluasi sampul II serta klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya tidak ditemukan hal-hal yang tidak wajar, total penawaran biaya dapat diterima sepanjang tidak melebihi pagu anggaran. Untuk metode evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya, bila hasil evaluasi sampul II serta klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya tidak ditemukan hal-hal yang tidak wajar, maka total penawaran biaya dapat diterima sepanjang tidak melebihi pagu anggaran. Bila nilai usulan biaya non personil menurut tidak termasuk yang dibolehkan ditawar/dinego tetapi harganya jauh dari harga biaya personil dalam HPS maka diminta penyedia mengganti tenaga ahli sekurangkurangnya kualifikasinya sama dengan KAK dan dilakukan negosiasi sehingga biaya personilnya memadai dengan HPS. Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Jasa Konsultasi Perorangan Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi untuk jasa konsultasi perorangan meliputi beberapa aspek berikut : 1)

Aspek Teknis, meliputi : •

Lingkup dan sasaran jasa konsultasi;

•

Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;

•

Kualifikasi tenaga ahli;

•

Program alih pengetahuan;

•

Jadwal pelaksanaan pekerjaan;

•

Fasilitas penunjang

2)

3)

Aspek Biaya, meliputi : •

Kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;

•

Volume kegiatan dan jenis pengeluaran;

•

Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran. Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya personil dilakukan berdasarkan

perhitungan penghasilan yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan, dengan ketentuan : a. Biaya satuan dari Biaya Langsung Personil, maksimum 2,5 (dua koma lima) kali penghasilan yang pernah diterima berdasarkan perhitungan penghasilan yang telah Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 63 dari 73


Kode Modul

diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan Penyedia jasa konsultasi perorangan yang bersangkutan; b. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan sebagai berikut:

4)

•

1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja;

•

1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non-personil yang

dapat diganti (directreimbursablecost) dan/ atau biaya langsung personil (remuneration) yang dinilai tidak wajar berdasarkan ketentuan pada angka 3). Apabila hasil evaluasi biaya serta klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya tidak ditemukan hal- hal yang tidak wajar, maka total penawaran biaya dapat diterima sepanjang tidak melebihi pagu anggaran. Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lainnya Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini : 1) Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis, meliputi : a) Lingkup dan sasaran pekerjaan; Membandingkan antara usulan peserta dengan kerangka acuan kerja, lingkup dan sasaran jasa konsultasi harus sesuai dengan kerangka acuan kerja b) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja; i. Meyakinkan bahwa metodologi yang diusulkan cukup efektif untuk mencapai sasaran pekerjaan. Bila ULP belum yakin, dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan metodologi yang digunakan. ii. Meyakinkan bahwa tahapan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan metodologi yang disepakati. Bila belum, dilakukan negosiasi

sehingga

dicapai

kesepakatan

langkah-langkah

pelaksanaan

pekerjaan yang akan dilakukan. iii. Meyakinkan bahwa tahapan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuaidengan lingkup pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan dengan lingkup pekerjaan.


Halaman: 64 dari 73


Kode Modul

c) Kualifikasi tenaga ahli; i.

Meyakinkan bahwa setiap tenaga ahli yang dilibatkan sudah ditugaskan untuk menyelesaikan setiap tahapan

sesuai dengan kualifikasinya. Bila belum,

dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan penugasan tenaga ahli. ii.

Meyakinkan

bahwa setiap tenaga pendukung yang dilibatkan

sudah

proporsional sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan, baik dari kualifikasi maupun jumlahnya. Bila tidak dilakukan kesepakatan mengenai kualifikasi dan jumlah tenaga pendukung sesuai kebutuhan. d) Organisasi pelaksanaan; Meyakinkan bahwa struktur organisasi yang meliputi: i. Hubungan

garis

komando

dan

koordinasi

di

internal

tim

konsultan

(manajemen, anggota tim pelaksana) ii. Hubungan garis komando dan koordinasi antara tim konsultan (manajemen, anggota tim pelaksana) dengan pengguna barang/jasa dan PPK cukup efektif untuk mencapai sasaran pelaksanaan pekerjaan. Bila ULP belum yakin dilakukan negosiasi untukmencapai kesepakatan struktur organisasi yang efektif e) Program alih pengetahuan; Meyakinkan bahwa program alih pengetahuan merupakan bagian dari langkah- langkah pelaksanaan pekerjaan. Bila belum ada dilakukan negosiasi sehingga tercapai kesepakatan langkah-langkah untuk program alih pengetahuan. f) Jadwal pelaksanaan pekerjaan; Meyakinkan bahwa setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan diselesaikan dalam waktu yang realistis dan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang diminta dalam kerangka acuan kerja. Bila belum tercapai dilakukan negosiasi untuk menyepakati jadwal yang realistis dan sesuai kerangka acuan kerja. g) Jadwal penugasan personil; i. Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga ahli, sudah dialokasikan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas sisa dilakukan negosiasi untuk menambah beban kerja.


Halaman: 65 dari 73


Kode Modul

ii. Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga pendukung, sudah dialokasikan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas sisa dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan jumlah tenaga pendukung. h) Fasilitas penunjang Meyakinkan bahwa jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang dibutuhkan proporsional sesuaidengan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi kesepakatan jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang dibutuhkan. 2)

Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek biaya, meliputi : a) Rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan hasil negosiasi teknis disesuaikan dengan jenis pengeluaran biaya. Rencana kerja ini meliputi : i.

Jumlah dan jenis peralatan yang digunakan

ii.

Jumlah dan kualifikasi personil inti yang digunakan

iii.

Jumlah dan kualifikasi personil teknis yang digunakan

iv.

Jumlah dan jenis fasilitas penunjang

v.

Bagian pekerjaan yang disub-kontrakkan

vi.

Dan lainnya sesuai rencana kerja;

b) Volume kegiatan dan jenis pengeluaran disesuaikan dengan hasil negosiasi teknis; c) Terhadap harga yang timpang, perlu diteliti dengan cara membandingkan perhitungan analisis harga satuan yang dibuat ULP dalam menyusun HPS dengan perhitungan analisis harga satuan penawaran yang digunakan peserta dalam menyusun harga penawaran. Bila koefisien yang digunakan dalam analisis harga satuan berbeda, maka harus disamakan terlebih dahulu. d) Langkah negosiasi berdasarkan jenis kontrak : i. Untuk kontrak harga satuan dilakukan negosiasi

terhadap setiap harga

satuan: a. Harga satuan yang dinilai tidak wajar dinegosiasikan sehingga dicapai harga satuan yang wajar dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan.


Halaman: 66 dari 73


Kode Modul

b. Harga satuan yang lainnya dinegosiasikan sehingga dicapai harga satuan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. ii. Untuk kontrak lumpsum, dilakukan terhadap total penawaran harga sehingga tercapai harga keseluruhan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Langkah negosiasi dilakukan dengan mengklarifikasi harga satuan setiap komponen harga yang menyusunnya sehingga diperoleh harga total penawaran e) Untuk kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan, pada bagian komponen kontrak harga satuan dilakukan negosiasi dengan cara yang sama seperti negosiasi kontrak harga satuan.Negosiasi dilakukan hingga diperoleh total pelaksanaan pekerjaan hasil negosiasi paling tidak sama atau lebih kecil dari HPS.Bila hasil negosiasi masih di atas HPS, maka penawaran calon pemenang dinyatakan

gugur

dan

negosiasi

dilanjutkan

dengan

calon

pemenang

berikutnyabila ada, meskipun calon pemenang tersebut mengajukan harga penawaran total yang melebihi HPS dua-duanya harus dinegosiasikan. 5)

Klarifikasi dan Negosiasi Teknis Dilakukannya klarifikasi dan negosiasi hanya terhadap usulan teknis karena proses

penawaran biaya sudahterjadi persaingan dengan memilih peserta yang memberikan penawaran biaya yang paling rendah. Dengan demikian tujuan yang akan dicapai dalam pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi ini hanya untuk meyakinkan kejelasan dan kesepakatan teknis dengan tidak mengubah biaya penawaran. Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis dengan cara yang sama dengan klarifikasi dan negosiasi teknis pada pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya jasa konsultasi. Hasil klarifikasi dan negosiasi teknis ini tidak mengubah biaya penawaran. 6)

Negosiasi Biaya Dilakukannya klarifikasi dan negosiasi terhadap usulan biaya diperlukan karena

dalam proses penawaran tidak terjadi persaingan di antara peserta seleksi/lelang atau Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 67 dari 73


Kode Modul

harga yang ditawarkan terlampau mahal dibandingkan dengan HPS. Dengan demikian tujuan yang akan dicapai dalam pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi ini adalah memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang diajukan peserta sehingga dicapai kesepakatan biaya yang tidak melampaui HPS, tanpa mengurangi kualitas penawaran teknis. Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi Pada dasarnya pelaksanaan klarifikasi tidak perlu dilakukan lagi dan kebutuhan klarifikasi bisa didasarkan pada berita acara hasil evaluasi harga. Dengan demikian yang dilakukan pada tahap ini utamanya adalahmelakukan negosiasi biaya. Negosiasi yang dilakukan terhadap aspek biaya, meliputi : a)

Langkah negosiasi berdasarkan jenis kontrak : i. Untuk kontrak harga satuan dilakukan negosiasi terhadap setiap harga satuan : •

Harga satuan yang dinilai tidak wajar dinegosiasikan sehingga tercapai harga satuan yang wajar dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Bila tidak dicapai kesepakatan, maka kembali pada berita acara hasil evaluasi harga.

•

Harga satuan yang lainnya dinegosiasikan sehingga tercapai harga satuan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Bila tidak dicapai kesepakatan, maka kembali pada berita acara hasil evaluasi harga.

ii. Untuk kontrak lumpsum, dilakukan terhadap total penawaran harga sehingga tercapai harga harga keseluruhan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Langkah negosiasidilakukan dengan mengklarifikasi harga satuan setiap komponen harga yang menyusunnya sehingga diperoleh harga total penawaran lumpsum. iii. Untuk kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan, pada bagian komponen kontrak hargasatuan dilakukan negosiasi dengan cara yang sama seperti negosiasi kontrak harga satuan. b)

Negosiasi dilakukan hingga diperoleh total pelaksanaan pekerjaan hasil negosiasi

paling tidak sama atau lebih kecil dari HPS. Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J Buku Informasi Versi: 2016

Halaman: 68 dari 73


Kode Modul

Untuk kasus pemasukan penawaran kurang dari 3 (tiga), negosiasi dilakukan terhadap semua peserta dan pemenangnya adalah yang memberikan hasil negosiasi paling kecil dan di bawah HPS. Penyusunan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi Berita acara klarifikasi dan negosiasi adalah dokumen yang berisi tentang semua proses yang terjadi hingga kesimpulan atau hasil dalam pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan. Berita acara ini merupakan salah satu bagian dari komponen kontrak antara pelaksana pengadaan barang/jasa pemerintah dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang mengikat kedua belah pihak dalam perjanjian pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam menyusun berita acara, substansi yang harus terkandung dalam berita acara paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut: a. Nama para pihak. b. Proses dan hasil klarifikasi dan negosiasi (termasuk hal- hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan serta hasilnya) c. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu d. Tanggal dibuatnya berita acara. e. Ditandatangani oleh seluruh anggota ULP dan pihak yang mewakili penyedia. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci dari masing-masing isi dari berita acara, antara lain 1)

Nama para pihak Pada bagian ini diuraikan secara lengkap identitas para pihak, yaitu pokja

ULP/pejabat pengadaan dan calon pemenang. Identitas untuk masing-masing pihak yang diuraikan adalah : a) Nama (calon penyedia/Pokja ULP/pejabat pengadaan) b) Alamat c) Jabatan d) Dasar hukum (surat kuasa dan atau identitas akta pendirian badan hukum/KSO Kemitraan/ SK Pokja ULP/SK Pengangkatan) 2)

Proses dan hasil klarifikasi dan negosiasi


Halaman: 69 dari 73


Kode Modul

Pada dasarnya semua proses klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan termasuk kesimpulan atau kesepakatan yang dihasilkan harus tercatat dalam berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi. Bukti-bukti atau data-data pendukung yang dijadikan dasar untuk mencapai kesepakatan harus dijelaskandan dilampirkan dalam berita acara ini. Untuk mempermudah penyusunan berita acara, boleh menambahkan lampiran berupa tabel-tabel yang digunakan sebagai instrumen klarifikasi dan negosiasi seperti yang sudah dijelaskan pada sub bab 2.3, yaitu: a) Tabel daftar simak pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi beserta lampiran-lampiran yang melengkapinya. b) Tabel hasil klarifikasi dan negosiasi Bila menambahkan lampiran, maka dalam berita acara perlu dinyatakan bahwa lampiran ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara yang dibuat. 3)

Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu Keterangan lain yang dimaksudkan adalah keterangan penting yang berpengaruh

pada kesimpulan terhadap hasil klarifikasi dan negosiasi dan bila disajikan dalam berita acara akan menambah dan menguatkan hasil klarifikasi dan negosiasi. Sebagai contoh adalah acuan hukum atau sumber-sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan digunakan sebagai acuan dalam melakukan klarifikasi dan negosiasi, seperti standar biaya yang dikeluarkan oleh asosiasi. 4)

Tanggal dibuatnya berita acara Tanggal yang dimaksud adalah tanggal penandatanganan oleh para pihak atas

berita acara klarifikasi dan negosiasi yang dibuat.Ditandatangani oleh seluruh anggota ULP dan pihak yang mewakili badan hukum calon penyedia atau tenaga ahli konsultan perorangan. Berita acara ini mempunyai kekuatan hukum bila ditandatangani oleh semua anggota pokja ULP dan pihak yang mewakili calon pemenang.


Halaman: 70 dari 73


Kode Modul

BAB V TINDAK LANJUT KLARIFIKASI/NEGOSIASI Formalisasi Kesepakatan Setelah sebuah kesepakatan dicapai, perlu dipastikan bahwa apa saja yang telah disepakati dalam negosiasi akan dilaksanakan. Kesimpulan sebuah negosiasi tidak berakhir pada kesimpulan tersebut, namun hal itu adalah awal mula hubungan kerja dengan pemasok. Melakukan formalitas terhadap kesepakatan meliputi beberapa hal yang yang harus dilakukan, yaitu: •

Mengembangkan target untuk kunci tahap monitoring kesepakatan

•

Memeriksa kesepakatan oleh ahli hukum jika diperlukan

•

Melakukan pengaturan untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan yang perlu dengan waktu keterlambatan minimum.

Pada tahap formalisasi kesepakatan, tidak diperbolehkan untuk: •

Menambah sesuatu yang bukan bagian dari kesepakatan awal

•

Menggunakan terminologi yang membingungkan atau tidak jelas atau bahasa yang dapat membuat salah interpretasi.

•

Membiarkan waktu terlalu panjang untuk selang antara akhir negosiasi dan penyusunan kontrak.

Monitoring dan Pengelolaan Implementasi Akan sangat penting untuk terus memonitor sehubungan dengan ketentuanketentuan perjanjian untuk memastikan bahwa ketentuan tersebut dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu perlu: •

Melacak kinerja pemasok Anda berkaitan dengan harga, kualitas, pengiriman dan isu-isu lainnya.

•

Membuat pertemuan dengan pihak-pihak yang terlibat untuk mendiskusikan penyimpangan penting dari perjanjian.

•

Gunakan pertemuan monitoring yang disepakati untuk meningkatkan dan mengembangkan hubungan dengan pemasok jika perlu.

•

Gunakan setiap kesempatan informal untuk meninjau kepatuhan terhadap kesepakatan .


Halaman: 71 dari 73


•

Kode Modul

Dengarkan baik-baik selama pertemuan ini untuk informasi tentang kebutuhan dan kepentingan pemasok dan informasi tentang kinerja pemasok yang akan sangat berharga ketika mempersiapkan untuk negosiasi selanjutnya.

•

Mencatat dan menyimpan rekaman.

•

Mempercepat tindakan di mana pun diperlukan .

•

Jika masalah muncul, ingatlah untuk memisahkan orang darimasalah

Evaluasi Kinerja Negosiasi a.

Apa yang Membuat Negosiator Sukses Sebelum

menilai

kinerja

negosiator,

akan

sangat

berguna

untuk

mempertimbangkan apa yang dilakukan negosiator yang sukses. Riset memperlihatkan bahwa negosiator yang sukses sering: Meluangkan

waktu

berkualitas

untuk

merencanakan

dan

mempersiapkan

negosiasi mempertimbangkan berbagai hasil dan pilihan memberikan banyak waktu untuk membahas bidang yang sama •

Jelas membedakan fakta dari asumsi.

•

Mengatur tujuan yang jelas.

•

Menggunakan pertanyaan terbuka ( pertanyaan yang tidak bisa menjadimenjawab dengan " ya" atau "tidak " ).

•

Mendengarkan dan mengamati dengan baik.

•

Gunakan lebih komentar jangka panjang.

•

Menangani baik dengan negosiasidi bawah tekanan.

•

Fokus pada pengembangan kepercayaan.

•

Carilah informasi lebih lanjut.

•

Berbagi pengetahuan dengan mudah.

•

Uji pemahaman lebih sering.

•

Meringkas/menyimpulkan secara teratur.

•

Memperjelas masalah berulang kali.

•

Jauhkan diskusi terfokus

Di sisi lain, negosiator tidak diperbolehkan untuk: •

Memberikan banyak alasan untuk menjelaskan posisi, karena akan memberikan pihak lain peluang untuk melihat kelemahan

•

Menjadi defensif atau menyerang


Halaman: 72 dari 73


Kode Modul

•

Menggunakan kata-kata yang menjengkelkan

•

Membuat usulan tandingan seketika itu juga, karena kadang hal ini sering diterima pihak lain sebagai respons negatif.

b.

Meninjau Negosiasi Mungkin masalah yang paling penting bagi yang terlibat dalam negosiasi adalah

untuk dapat menganalisis pelajaran dari pengalaman. Negosiator yang berhasil lebih cenderung untuk menyadari kesalahan dan menjadi kritis pada diri sendiri atas kinerjanya. Hal ini penting untukmempertahankan tingkat tinggi kepercayaan diri yang dibutuhkan ketika melakukannegosiasi di masa depan . Oleh karena itu penting untuk meninjau proses dan hasilnegosiasi sebagai dasar untuk melanjutkan perbaikan. Evaluasi pasca - perjanjian ini merupakan bagian penting dari proses negosiasi. Tujuan dari evaluasi penting ini adalah untuk menganalisis apakahtujuan negosiasi tercapai dan - jika ada yang tidak -alasan untuk ini . Tujuan Anda mungkin tidak tercapai, misalnya karena: •

Pihak lain tidak realistis.

•

Negosiator tidak dapat membujuk pihak lain untuk setuju dengan posisi negosiator selama negosiasi, untuk mengamankan jeniskesepakatan yang ingin diraih.

•

Perjanjian ini tidak dilaksanakan seperti yang diharapkan karenafaktor yang bisa diramalkan pada tahap perencanaan. Ketika meninjau negosiasi yang telah Anda miliki dengan pemasok, hal yangharus

diingat adalah: •

Mendiskusikan hasil negosiasi dengan atasan,rekan dan anggota tim.

•

Mengidentifikasi pelajaran yang telah dipelajari dari seluruh proses, dan berpikir tentang apa yang akan dilakukan waktu berbeda berikutnya.

•

Meninjau semua tahapan negosiasi. Fokustidak hanya pada apa yang salah, tetapi juga pada apa yang terutama baik, dan mengapa .

•

Membuat catatan dan menggunakan catatan ini ketika mempersiapkan untuk negosiasi yang akan datang.


Halaman: 73 dari 73

BUKU INFORMASI MELAKUKAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

Recommend Documents