KONSEP DAN TEKNIK NEGOSIASI KOMUNIKASI BISNIS SESI 9 OLEH : DADANG SYAFARUDIN, SE
Program Studi Manajemen S-1 Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi “Yasa Anggana” Garut
KONSEP NEGOSIASI MANUSIA MEMILIKI KEINGINAN DAN KEBUTUHAN YANG TIDAK BISA DIPENUHI SENDIRI
SALING BERTRANSAKSI NEGOSIASI
PENDAHULUAN Orang yang mengira bisa hidup tanpa orang lain berarti membohongi dirinya sendiri, tetapi mereka yang mengira orang-orang lain tidak bisa hidup tanpa dia adalah lebih keliru lagi. Manusia adalah makhluq sosial:saling menerima dan saling memberi Negosiasi adalah bagian dari kehidupan sehari-hari Negosiasi adalah bagian dari komunikasi “Kebijaksanaan dalam berbicara lebih berharga daripada kefasihan” (Francis Bacon). “Siapa yang berbicara dengan cara yang halus, akan mendapatkan tujuan yang mendalam”
• Oxford Dictionary“ • Negosiasi adalah pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan untuk mengatur atau mengemukakan.”
KONSEP NEGOSIASI • Negosiasi adalah suatu proses di mana sekelompok orang berunding untuk mencapai suatu persetujuan guna melakukan suatu bisnis atau suatu kegiatan, yang melibatkan paling sedikit dua pihak dengan kepentingan masing-masing. • Negosiasi adalah suatu proses untuk membentuk “common interest” (KEPENTINGAN YG SAMA )dengan mengurangi perbedaan sehingga dapat mencapai persetujuan bersama yang secara minimal dapat diterima oleh semua pihak. • Hal ini berarti bahwa dalam negosiasi harus ada keinginan kerjasama sehingga masing-masing mempunyai toleransi terhadap yang lain sehingga konflik dapat dikurangi.
LANJUTAN • Di dalam suatu negosiasi hendaknya dihindarkan tercipta suatu kondisi di mana suatu pihak memiliki kekuatan lebih besar dari pihak lain sehingga dapat menekan pihak lain yang kemudian dengan terpaksa menyetujui segala sesuatu yang ditawarkan. Dalam negosiasi hendaknya tercipta kondisi “take and give” dimana semua pihak menerima perubahan-perubahan sehingga timbul “mutual adjustment” (MEKANISME KOORDINASI). • Negosiasi berbeda dengan bargaining karena dalam bargaining (biasanya digunakan dalam istilah dagang) terdapat dua pihak yang melakukan perundingan dan ke dua pihak tersebut dalam keadaan konflik serta masing-masing pihak berusaha untuk memenangkan atau merebut porsi yang lebih besar. Situasi yang dihadapi dalam bargaining adalah win lose situation
NEGOSIASI DAN BERGAINING • Contoh bargaining : • Penjual mobil bekas dengan pembeli : • Tawar menawar harga, kedua belah pihak ingin menang • Hubungan jangka pendek
• Contoh negosiasi : • Manufacturer dengan distributor : • Mencari persetujuan yang saling menguntungkan • Hubungan jangka panjang (kontrak
lanjutan • Negosiasi adalah sebuah kemampuan yang sangat penting, baik untuk kehidupan pribadi maupun bisnis. • Semua orang sebenarnya bisa menjadi negosiator ulung. Yang perlukan hanyalah kemampuan untuk mengetahui: kapan sebuah situasi siap untuk dinegosiasikan, siapa dari pihak lawan yang punya kekuasaan untuk mengambil keputusan, dan tahu teknik-teknik negosiasi.
GAMBARAN UMUM PROSES NEGOSIASI Tidak ada aturan prosedur yang baku Tiap-tiap pihak memperjuangkan kepentingannya masing-masing Melibatkan proses pembicaraan, mendengarkan dan pengamatan Tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima oleh kedua belah pihak Relatif tidah berstruktur
KARAKTERISTIK MANUSIA DALAM NEGOSIASI •
•
•
Giver yaitu kelompok orang yang sangat sosial, selalu siap memberi dan berkooperasi dengan orang lain. Orang pada kelompok ini cocok bekerja pada lembaga-lembaga sosial dan tidak cocok untuk posisi-posisi yang harus menjalankan bisnis. Prosentase orang yang termasuk ke dalam kelompok ini cukup kecil. Giver and taker adalah kelompok yang memberi dan mau berkooperasi tapi kalau perlu berani konflik. Kelompok ini cocok untuk melakukan bisnis, dan kelompok ini memiliki prosentase cukup besar. Taker yaitu kelompok yang hanya mau meminta saja dan menyenangi konflik. Kelompok ini kadang-kadang berhasil dalam bisnis untuk jangka pendek. Pada umumnya melakukan negosiasi dengan kelompok taker lebih berat daripada kelompok lainnya
BEBERAPA PENGERTIAN DALAM NEGOSIASI • Tujuan utama dari negosiasi adalah memperoleh “cooperative problem solving” dimana jumlah lebih besar dapat dibagi kepada kedua belah pihak (win-win strategy, dan bukan win-win lose strategy). Misal dalam negosiasi kenaikan gaji, fokus pembicaraan bila tetap pada gaji mungkin terbentuk pada jumlah yang tetap, tetapi kalau pembicaraan dialihkan pada kenaikan gaji dan produktivitas maka kita bicara benefit yang lebih besar di mana masing-masing pihak akan menerima keuntungan. • Dengan demikian dalam negosiasi harus terlihat kemana untuk berkooperasi dan dianggap bahwa masalah yang dibahas memiliki “mutual benefit” (berguna bagi orang lain).
Tujuan Negosiasi 1. Tujuan agresif - berusaha memperoleh keuntungan dari kerugian (damage) pihak lawan. 2. Tujuan kompetitif - berusaha memperoleh sesuatu yang lebih (getting more) dari pihak lawan 3. Tujuan kooperatif - berusaha memperoleh kesepakatan yang saling menguntungkan (mutual gain) 4. Tujuan pemusatan diri - berusaha memperoleh keuntungan tanpa memperhatikan penerimaan pihak lain 5. Tujuan defensif - berusaha memperoleh hasil dengan menghindari yang negatif 6. Tujuan kombinasi
Manfaat Negosiasi • Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga membuat hidup perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas. • Dalam sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisiens, yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan dari sebuah perusahaan.
Karakteristik Negoisasi 1. Senantiasa melibatkan orang baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok, 2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi, 3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter), 4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi, 5. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi,
Prinsip Negoisasi 1. Memisahkan perasaan pribadi dengan masalah yang sedang dihadapi, 2. Berfokus pada kepentingan bukan pada posisi, 3. Mengumpulkan beberapa pilihan sebelum membuat keputusan akhir, 4. Kharismatik, vokal yang terdengar meyakinkan pada saat negoisasi.
PERLU-TIDAKNYA BERNEGOSIASI NEGOSIASI TIDAK DIPERLUKAN MANAKALA: Salah satu atau kedua belah pihak berniat untuk merugikan atau menghancurkan pihak lain. Persetujuan atau kesepakatan bukanlah tujuan yang ingin dicapai oleh pihak-pihak. Negosiator dari salah satu pihak tidak representatif (atau mempunyai kewenangan yang terbatas atau tidak memiliki sama sekali) untuk mewakili kelompoknya dalam negosiasi.
EMPAT LANGKAH DASAR DALAM BERNEGOSIASI Hindari (minimalisir) penggunaan kata “TIDAK” dari pihak lain selama proses negosiasi Gunakan berbagai perspektif. Perkenalkan gagasan atau ide anda sebaik mungkin dengan banyak cara, termasuk feature-featurenya. Upayakan suasana terus menerus yang mengarah pada pemecahan masalah bersama. Kepung pihak lain dengan data dan fakta yang akurat. Bila perlu sodorkan ide-ide alternatif.
PERSIAPAN NEGOSIASI Ada tiga hal yang perlu dilakukan dalam persiapan: 1. Melakukan pengukuran diri 2. Melakukan pengukuran terhadap pihak lain 3. Melakukan pengukuran terhadap situasi
PENGUKURAN DIRI Pada tahap ini Negosiator perlu melakukan: Sasaran yang ingin dicapai Strategi yang akan digunakan untuk mengarahkan jalannya negosiasi Taktik yang akan digunakan selama negosiasi Menetapkan BATNA (Best Alternative of The Negotiated Agreement) Menentukan Reservation Point Menentukan komposisi anggota Tim dan peran masingmasing.
PENGUKURAN TERHADAP PIHAK LAIN Pada tahap ini Negosiator perlu melakukan: Perkiraan anggota Tim dari pihak lain dan masing-masing perannya (sekaligus memperkirakan gaya/cara negosiasi), termasuk mengenali hidden table nya. Mengidentifikasi siapa pembuat keputusan utama dari pihak lain Menentukan kepentingan pihak lain dalam bernegosiasi dan posisi (sasaran dan prioritas) yang akan diambil oleh pihak lain selama negosiasi Menentukan BATNA dan Reservation Point dari pihak lain.
PENGUKURAN TERHADAP SITUASI Pada tahap ini Negosiator perlu melakukan analisis sikon yang dapat mempengaruhi negosiasi, seperti: Perkiraan lamanya negosiasi: sekali selesai, berkali-kali, dsb. Perkiraan aspek-aspek yang mungkin berkembang dalam negosiasi (politik, hukum, dll). Memperkirakan sifat negosiasi yang akan berkembang: ada sesuatu yg dapat di Exchange atau bakal terjadi perselisihan (dispute). Memperkirakan ada tidaknya dampak berantai dari negosiasi yang akan dilakukan. Menetapkan ada tidaknya persetujuan yang harus dibuat di akhir perundingan dll
MEMULAI NEGOSIASI Sikap yang perlu dikembangkan dalam mengawali sebuah negosiasi: Pleasant (menyenangkan) Assertive (tegas, tidak plin-plan) Firm (teguh dalam pendirian) Tidak dibenarkan memegang apapun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dahulu. Jabat tangan dengan tegas dan singkat. Berikan senyuman dan katakan sesuatu yang tepat untuk mengawali pembicaraan. Mulai dengan common Ground.
JANGAN BERNEGOSIASI Jika tidak memiliki kekuatan untuk bernegosiasi Jika tidak memiliki sesuatu untuk dinegosiasikan. Jika tidak mempersiapkan dengan baik. Jika tidak mengetahui secara tepat apa sebenarnya yang anda inginkan
MEMPENGARUHI PENDAPAT ORANG LAIN Berikan rasa hormat anda dan Tim kepada pihak lain dengan pujian yang tulus. Jika menunjukkan kesalahan-kesalahan orang, lakukan dengan cara tidak langsung. Berbicaralah tentang kesalahan-kesalahan sendiri, sebelum mengecam orang lain. Sampaikan perintah dalam bentuk usul. Usahakan jangan menyinggung perasaan orang/pihak lain. Berikan penghargaan terhadap perbaikan-perbaikan yang bagaimanapun kecilnya. Hargai reputasi pihak lain dan dorongan untuk mempertahankannya. Selalu tumbuhkan semangat kepada pihak lain. Usahakanlah, supaya pihak lain senang melakukan apa yang anda inginkan.
MEYAKINKAN PIHAK LAIN Jangan mengembangkan sikap bertengkar. Hormati pendapat-pendapat pihak lain. Jangan pernah menyalahkan pihak lain. Jika pihak anda yang melakukan kesalahan, jangan segan-segan untuk meminta maaf. Mulailah dengan cara yang ramah-tamah. Cobalah segera merubah orang dalam suasana semangat “ya-ya”. Berilah kesempatan pihak lain untuk berbicara. Biarkan pihak lain mengira, bahwa gagasan itu datang dari dia. Cobalah melihat melalui kacamata pihak lain. Bersikap empatik (penuh tenggang rasa) terhadap ide-ide dan pendapatpendapat pihak lain. Selami perasaan-perasaan mereka yang mulia dan bagus-bagus. Jelaskan gagasan anda dengan cara sesederhana mungkin, sehingga mudah difahami. Ajak pihak lain untuk berargumen yang kuat
MERENCANAKAN NEGOSIASI • Dalam suatu negosiasi terdapat dua pihak yang masing-masing memiliki keiginan, dimana keinginannya memiliki perbedaan dan memiliki pula persamaan seperti tergambar : WE WANT
THEY WANT
LANJUTAN • Seringkali hanya mempertahankan keinginan kita dan mencoba meyakinkan pihak lain atau malahan kadang-kadang kita tidak tahu posisi kita terhadap pihak lain, sehingga dalam negosiasi kita hanya mengikuti perasaan kita saja. Bila hal ini terjadi, maka dapat diperoleh situasi sebagai berikut : WE WANT
THEY WANT Kita hanya mempertahankan keinginan kita dan mencoba meyakinkan pihak lain untuk menerima keinginan kita. Bisa terjadi pihak lain akan mempertahankan keinginannya pula yang berada pada daerah perbedaan dan berusaha mempertahankannya sehingga timbul konflik
LANJUTAN Seorang yang ahli dalam negosiasi akan merencanakan negosiasinya dengan terlebih dahulu memperhatikan harapan-harapan dari pihak lain dan berusaha menemukan “commond ground” (kesamaan). WE WANT
THEY WANT
Perhatikan terhadap commond ground akan :
Menciptakan ground lebih mudah diterima dalam diskusi Meningkatkan kerja sama
Menciptakan “link” dengan daerah luarnya
Macam-macam negosiasi : 1. Negosiasi kooperatif adalah negosiasi dimana konflik dapat diminimalisir dan seluruh gagasan yang ada difokuskan kepada tujuan untuk mencapai solusi yang baik.
2. Negosiasi kompetitif adalah negosiasi dimana terjadi suasana tidak ramah sebab masingmasing pihak berusaha untuk mendapatkan tawaran yang lebih baik.
GAYA NEGOSIASI 1. Gaya promotor, adalah orang dengan gaya sosial yang mempunyai sifat cepat memutuskan, agresif, kreatif, cnderung verbal dan banyak ide yang muluk-muluk. 2. Gaya fasilitator, adalah orang yang mempunyai sifat ramah, suka menolong, perasa, selalu berbicara dan bertindak diplomatis. 3. Gaya kontroler, adalah orang yang mempunyai sifat tidak sabar, ingin kuasa, penuh tekad, berorientasi pada hasilnya saja. 4. Gaya analitik, adalah orang dengan gaya sosial yang memiliki kesabaran, spesifik, terperinci, dan pemikir.
GAYA NEGOSIASI TIM Konsensus Koboy Peleton Pecah belah dan taklukan Jekyil dan hyde (berpenmpilan ganda ) Hirarkis
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM Strategi – strategi tim seringkali sulit untuk disingkap karena terdiri dari banyak gaya perorangan yang membingungkan. Namun bagaimanapun Anda harus menetapkan strategi yang efektif untuk menghadapi gaya strategi counterpart. Beberapa gaya strategi akan lebih efektif untuk menghadapi strategi counterpart jika diterapkan sesuai dengan situasi dan kondisinya.
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM • Konsensus vs konsensus • Jika waktu dan biaya untuk negosiasi tidak krusial. • Biasanya pembeli tuan rumah akan menerapkan strategi ini • Penjual dengan posisi yang lebih lemah tidak dianjurkan menggunakan pendekatan ini
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM Konsensus vs Koboi Bisa berhasil jika koboi dapat mempertahankan ketenangan dan kecerdasannya • Tidak dalam posisi penjual •
Konsensus vs Pleton •
Memiliki keunggulan yang hampir sama dengan koboi
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM • Konsensus vs Pecah belah • Bisa berhasil jika diterapkan dengan cerdas, hati – hati dan konsisten • Para praktisi konsensus berpengalaman biasanya kebal terhadap strategi pecah – belah
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM Koboi vs Peleton
• •
•
Koboi solo dapat ditangani dengan peleton, khususnya pada sesi – sesi banyak sekali masalah teknis.
Peleton vs Pecah belah • •
Karena peleton sesungguhnya tim – tim kecil, mereka menjadi sasaran pecah belah Tetapi harus diperhatikan bahwa mereka spesialisasi dan berpotensi sangat terpadu
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI TIM • Peleton vs Jekyll & Hyde • Memberi satu peleton saat – saat sulit dan memberi peleton lain dengan kemudahan akan membingungkan counterpart saat mereka berkumpul kembali.
• Pecah belah vs Koboi • Para Koboi sangat memikat bagi para praktisi pecah belah, tetapi para Koboi biasanya negosiator yang gesit.
MENGHADAPI GAYA NEGOSIASI • Jekyll & Hyde vs Konsensus • Konsensus bisa menangkis pelaku Jekyll & Hyde, dengan menekankan pada kurangnya konsistensi counterpart
Implementasi Negosiasi • Taktik cara Anda : Adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwalah Anda yang benar dan Anda terus menekan. • Taktik bekerja sama : Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif(bukan proaktif) siap bekerjasama. • Taktik tidak bertindak apa-apa :Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh pda pendirian dan tidak mudah berubah. • Taktik melangkah ketujuan lain :Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan lain.
Negosiator • Negosiator adalah perunding. Negosiasi adalah untuk mengatasi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak. Negosiasi yang baik danefektif adalah negosiasi yang berdasarkan data riil dan faktual. • Seorang negosiator harus memiliki ilmu pengetahuan, keterampilan & intuitif dalam melakukan proses negosiasi.
Gaya Negosiator • Tipe petarung (fighter) : Yaitu negosiator yang memiliki orientasi pada tugasnya, sangat tinggi. • Tipe kolaborator (collaborator) : Yaitu negosiator yang bertujuan untuk memperoleh segalanya ditempat terbuka, menghadapi berbagai masalah dan membuat transaksi yang kreatif. • Tipe kompromistis : Yaitu negosiator yang selalu berusaha mencari kompromi untuk menyelesaikan persoalan.
Karakteristik & Sifat-sifat negosiator yang baik • • • • • • • • •
Percaya diri Menciptakan penampilan yang baik Dapat mengendalikan emosi Menghargai orang lain Tidak merasa sempurna Ramah, sopan, simpatik dan humor Berpikir positif Sabar, ulet dan tidak mudah putus asa Mencintai dan memiliki profesi yang ditekuni
Prinsip-prinsip pelaksanaan Negosiator. Mempersiapkan bahan materi pembicaraan Menyusun tujuan sekaligus target yang akan dicapai Membuat janji Waktu pelaksanaan pertemuan Dengan siapa Mengenal lebih jauh yang akan di lobby (kepribadian, hobby, sifat & karakter, dll) dari orang dekat). • Kenal & akrab dengan orang dekatnya (Sekretaris, Ajudan, Rekan, dll). • Persiapan penampilan (pakaian, sepatu, dasi, alat tulis, dll), sehingga menarik simpati & meyakinkan. • • • • • •
(Mattock dan Ehrenborg)
10 hal yang diinginkan oleh pihak lawan Anda (1) merasa nyaman akan dirinya sendiri, (2) tidak merasa dibohongi, (3) sekutu yang kekal, (4) mengetahui dan memahami lebih banyak, (5) menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kera, (6) uang, barang, dan pelayanan yang bagus, (7) diperlakukan dengan ramah-artinya didengarka, (8) disenangi, (9) komunikasi yang jelas, (10) mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya.
