BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMILIHAN PENYEDIA DENGAN SISTEM E-TENDERING

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMILIHAN PENYEDIA DENGAN SISTEM E-TENDERING

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II PENGENALAN APLIKASI ------------------------------------------------------------BAB III PELAKSANAAN

PENGADAAN

BARANG/JASA

DENGAN

SISTEM

E-

PROCUREMENT ----------------------------------------------------------------------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 72


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E-Tendering.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi melakukan pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E-Tendering ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Mengunggah

dokumen

pengadaan

barang/jasa

yang

meliputi

kegiatan

menjelaskan pengertian dan ruang lingkup pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E tendering secara komprehensif merujuk dengan ketentuan yang diberlakukan; menyiapkanDokumen pengadaan barang/jasa disiapkan secara cermat dan lengkap sesuai dengan paket-paket pekerjaan yang akan diadakan; mengunggah (upload) dokumen pengadaan barang/jasa secara cermat dan lengkap sesuai dengan format dan persyaratan yang ditentukan. 2. Memberi penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan mengidentifikasi materi penjelasan dokumen dan menyiapkan secara cermat dan lengkap; melakukan penjelasan secara online tentang dokumen pengadaan barang/jasa secara jelas dan

lengkap; membuat jawaban secara atas

pertanyaan calon peserta yang masuk dan menyampaikan secara online. 3. Mengelola pendaftaran penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan mengunduh (download) dokumen penawaran penyedia barang/jasa secara cermat dan mendeskripsikan; mendeskripsikan dokumen penawaran yang tidak dapat disampaikan kembali kepada yang bersangkutan; melakukan pemunduran jadwal penawaran secara tepat (apabila diperlukan). 4. Melakukan evaluasi penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan melakukan koreksi aritmatik terhadap harga penawaran secara cermat sesuai ketentuan yang berlaku; melakukan Evaluasi terhadap 3 (tiga) penawaran terendah secara cermat; melakukan evaluasi secara manual (off line) terhadap Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 3 dari 72


Kode Modul

aspek administrasi, teknis, harga dan kualifikasi penyedia barang/jasa secara cermat dan obyektif dengan metode yang telah ditetapkan; memverifikasi surat jaminan penawaran secara cermat isi/substansi dan keabsahannya; melakukan pembuktian kualifikasi penyedia barang jasa dengan meminta dokumen penawaran

asli;

menetapkan

peringkat

pemenang

pemilihan

penyedia

barang/jasa secara obyektif sesuai dengan ketentuan. 5. Mengumumkan dan menjawab sanggahan penetapan pemenang pemilihan penyedia

barang/jasa

yang

meliputi

kegiatan

mengumumkan

peringkat

pemenang pemilihan penyedia barang/jasa secara online sesuai dengan ketentuan; mempelajari sanggahan atas penetapan pemenang pemilihan penyedia dan mengkaji secara cermat keabsahan dan kebenarannya; menyusun jawaban

atas

sanggahan

secara

cermat

dan

tepat untuk

selanjutnya

menyampaikan kepada peserta penyanggah. 6. Menbuat surat penunjukan penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan memastikan

pemenang

pemilihan

penyedia

barang/jasa

validitasnya;

menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa dan mengunggah (upload) dalam aplikasi yang ditetapkan; membuat berita acara pelaksanaan e-tendering secara cermat dan lengkap sesuai dengan ketentuan; mendokumentasikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa melalui E-Tendering secara lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang berlaku.


Halaman: 4 dari 72


Kode Modul

BAB II PENGENALAN APLIKASI 1. PENJELASAN MENGENAI LPSE DAN SPSE Regulasi dalam Pelayanan Publik Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik yang muncul dalam beberapa tahun belakangan ini merupakan salah bentuk perhatian, peningkatan dan pengembangan pelayanan pemerintah terhadap pengadaan barang dan jasa. Sebagai wujud komitmen pemerintah tersebut, agar pelayanan barang dan jasa tersebut legal dan dapat dipertanggungjawabkan, maka pemerintah telah mengeluarkan beberapa regulasi dalam pelayanan publik. Regulasi dalam pelayanan publik didasarkan pada UU No. 25 Tahun 2009 yang mengamanatkan bahwa pelayanan publik haruslah berasaskan kepentingan umum, kepastian hukum, kesamaan hak, keseimbangan hak dan kewajiban, profesional, partisipatif, tidak diskriminatif, terbuka, akuntabel, tepat waktu, cepat, mudah, dan terjangkau. Dalam UU tersebut juga menyebutkan bahwa masyarakat juga berhak mengetahui kebenaran isi, mengawasi pelaksanaan, mendapatkan tanggapan atas pengaduan, mendapatkan pemenuhan pelayanan, mendsaptkan pelayanan yanga berkualitas dan bahkan dapat mengadukan penyimpangan. Pemenuhan hak tersebut tentunya juga harus diimbangi dengan kewajiban masyarakat untuk mematuhi dan memenuhi ketentuan dan peraturan seperti memelihara sarana, prasarana, dan/atau fasilitas pelayanan publik. Pelayanan standar dengan berbagai ketentuan dan peraturan dapat diwujudkan dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sehingga pelayanan dapat menjadi cepat dan lebih mudah. Penyelenggara juga akan merasa lebih aman karena aturan kepatuhan telah terwujudkan dalam teknologi yang digunakan. Kehadiran UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) juga semakin menguatkan peran TIK dalam pelayanan publik. Pasal 4 dalam UU ITE menyebutkan bahwa TIK juga ditujukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik. UU ITE juga menegaskan bahwa informasi elektronik maupun dokumen elektronik serta hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Kesemua hal ini dapat memberikan rasa aman dan kepastian hukum dalam pemanfaatan TIK untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan publik. Dalam menyelenggarakan pelayanan publik, badan publik juga terikat dengan UU

No. 14

Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) untuk dapat menyampaikan informasi secara terbuka. Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 5 dari 72


Kode Modul

Hal ini berarti bahwa siapa saja yang menjalankan tugas dan fungsi dengan dana yang bersumber dari APBN / APBD dan sumbangan dana publik, harus menyampaikan informasi secara terbuka kepada masyarakat kecuali informasi yang dirahasiakan seperti informasi strategi, rahasia bisnis perusahaan, informasi rahasia negara, informasi intelijen, dan informasi yang bersifat pribadi. Keterbukaan

informasi

publik

menjadi

sarana

untuk

mengoptimalkan

pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik lainnya, serta segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik. Di dalam UU KIP disebutkan bahwa setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik dan setiap orang berhak memperoleh informasi publik, dan berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan UU KIP. Hadirnya UU KIP semakin menegaskan pentingnya menyelenggarakan pelayanan publik yang profesional, tidak diskriminatif, terbuka dan akuntabel. Regulasi dalam Pengadaan Pemerintah Pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Pemerintah telah memberikan perhatian serius berkaitan dengan proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang ditandai dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 54 tahun 2010 dan perubahannya;

tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa

Pemerintah. Kehadiran Keppres tersebut diharapkan membuat pengadaan barang/jasa pemerintah menjadi lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil, serta akuntabel. Keppres tersebut menjadi standar regulasi di bidang pengadaan bagi seluruh lembaga pemerintah di seluruh wilayah hukum negara Republik Indonesia. Sama seperti penyelenggaraan pelayanan publik lainnya, pengadaan pemerintah dapat diselenggarakan secara konvensional atau dengan memanfaatkan teknologi. Selama ini, pengadaan pemerintah yang dilakukan secara konvensional dinilai memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan pertama terkait dengan transparansi. Pengadaan konvensional dinilai tidak memberi informasi tentang seluruh pemasok potensial kepada unit pengadaan. Pengadaan konvensional juga dinilai tidak menyediakan mekanisme pengawasan kepada khalayak umum. Akibatnya, persaingan menjadi terbatas, dampak terhadap pertumbuhan ekonomi menjadi melemah, terjadi eksklusi terhadap pemasok potensial dan pemberian hak khusus terhadap pemasok tertentu. Melakukan pengadaan pada waktu dan lokasi yang berbeda. Kemungkinan bahwa pasokan dan kebutuhan (supply and demand) akan saling cocok menjadi Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 6 dari 72


Kode Modul

terbatas, dan pada akhirnya lembaga akan meminta penawaran, membeli barang, dan mengontrak jasa dari sekumpulan pemasok yang mereka kenal. Jumlah penawar untuk peluang tersebut pun juga terbatas meski mereka telah mengetahui kebutuhan lembaga. Situasi ini menimbulkan pertanyaan dari sisi keadilan proses pengadaan dan memunculkan kebutuhan akan mekanisme pengukuran dan pengawasan yang lebih ketat. Kurangnya transparansi mengurangi kredibilitas proses pengadaan, mengurangi kepercayaan masyarakat umum, dan membuatnya rentan korupsi. Hal ini bertentangan dengan keinginan Indonesia untuk memberantas korupsi seperti yang tertuang dalam Inpres No. 17 tahun 2011 tentang Rencana Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi. Ruang lingkup kompetisi yang terbatas dan prosedur pengawasan yang lebih ketat membuat proses pengadaan menjadi kurang efisien (kelemahan kedua), yang akhirnya membuat waktu pengiriman (delivery time) menjadi lebih lama dan biaya menjadi lebih mahal, baik bagi pemerintah maupun pemasok. Harga barang/jasa yang diperlukan menjadi lebih tinggi. Di beberapa negara, biaya administratif terkait dengan pengadaan bahkan lebih mahal dari biaya produk atau jasa yang dibeli. Kekurangan dari sisi efisiensi dan transparansi seperti tergambar di atas membuat

pengadaan

pemerintah

kurang

berfungsi

sebagai

perangkat

untuk

memajukan pembangunan (kelemahan ketiga) mengingat operasi pengadaan yang ada mengurangi efektivitas program dan proyek pemerintah serta kurang berkontribusi terhadap produktivitas dan pertumbuhan yang seimbang. Selain itu, prosedur pengadaan yang ada lebih berpusat pada pemasok dan kawasan yang memiliki kekuatan negosiasi yang lebih, daripada berpihak pada sektor usaha kecil menengah (UKM) atau pembangunan daerah. Inovasi layanan pengadaan dengan memanfaatkan TIK diharapkan dapat mengatasi permasalahan di atas seperti halnya TIK membantu mempercepat dan mengefisienkan penyelenggaraan pelayanan publik lainnya. Pengadaan secara elektronik (e-procurement) bagi pemerintah diharapkan tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga memberikan efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya transaksi yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek Selain sebagai alat bantu efektif untuk mengurangi korupsi, e-procurement juga meningkatkan produktivitas tidak hanya pada pemerintah tetapi juga kepada usaha kecil dan menengah (UKM). E-Procurement juga meningkatkan kinerja organisasi terhadap beberapa hal yaitu untuk mendapatkan produk berkualitas dengan harga yang tepat, yang kemudian dikirimkan pada saat yang tepat, dengan jumlah dan dari sumber yang tepat. Keinginan politik pemerintah akan pentingnya e-procurement secara eksplisit dinyatakan oleh pemerintah semenjak dikeluarkannya Inpres No. 3 Tahun 2003 tentang Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 7 dari 72


Kode Modul

Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government dimana dalam Lampiran I disebutkan bahwa e-procurement dapat dimanfaatkan oleh setiap situs pemerintah. Selanjutnya dalam Inpres No. 5 Tahun 2003 tentang Kebijakan Ekonomi Selama dan Setelah Program Kerjasama dengan IMF (International Monetary Fund) disebutkan bahwa sebagai bagian dari Program Stabilitas Ekonomi Makro – Rencana Tindak Kebijakan Peningkatan Efisiensi Belanja Negara, empat instansi yaitu Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian PPN/Bappenas, Kementerian Komunikasi dan Informatika dan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian diwajibkan mengembangkan dan mengimplementasikan e-procurement. Keppres No. 54 Tahun 2010 dengan perubahannya juga menyebutkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat menggunakan sarana elektronik. Pelaksanaan e-procurement disesuaikan dengan kepentingan pengguna barang/jasa dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selanjutnya dalam Inpres No. 17 Tahun 2011 tentang Rencana Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi

yang diinstruksikan kepada para menteri Kabinet

Indonesia Bersatu II, Sekretaris Kabinet, Jaksa Agung, Kepala Kepolisian Negara Repulik Indonesia, Panglima TNI, Kepala Unit Kerja Presiden Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan, Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Para Gubernur, Para Bupati /Walikota. Pencegahan Korupsi diinstruksikan kepada Kementerian Koordinator Bidang Perkonomian,Kementerian Keuangan, dan Kementerian PPN/Bappenas untuk melakukan kajian dan uji coba pelaksanaan sistem e-procurement yang dapat digunakan bersama oleh Instansi Pemerintah. Di akhir tahun 2006, dikeluarkan Perpres No. 20 Tahun 2006 tentang Pembentukan Dewan TIK Nasional (DeTIKNas) yang mengemban empat tugas, yaitu: 2. Merumuskan kebijakan umum dan arahan strategis pembangunan nasional, terkait pendayagunaan TIK; 3. Melakukan pengkajian dalam menetapkan langkah penyelesaian permasalahan strategis yang timbul dalam rangka pengembangan TIK; 4. Melakukan koordinasi nasional dengan Instansi Pemerintah Pusat/Daerah, Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah, Dunia Usaha, Lembaga Profesional, dan komunitas TIK, serta masyarakat pada umumnya dalam rangka pengembangan TIK; dan 5. Memberikan persetujuan atas pelaksanaan program TIK yang bersifat lintas kementerian agar efektif dan efisien.


Halaman: 8 dari 72


Kode Modul

LPSE dan SPSE Pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-pengadaan) yang diterapkan merupakan sistem pengadaan barang/jasa yang proses pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi, dan sistem aplikasi serta layanan pengadaan elektronik yang disediakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Nasional dari LKPP. Metode pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik yang sudah digunakan saat ini adalah e-lelang umum (eregular tendering). Metode pemilihan lainnya akan diterapkan secara bertahap sesuai dengan pengembangan sistem dan aplikasi pengadaan elektronik serta kerangka hukum yang menopangnya. Untuk memperluas akses e-pengadaan ke seluruh instansi pemerintah, LKPP memberi kesempatan kepada departemen, kementerian, LPNK (Lembaga Pemerintah Non Departemen) pemerintah provinsi, kabupaten, kota, dan instansi pemerintah lainnya untuk mendirikan LPSE di instansi masing-masing. LPSE menyelenggarakan layanan e-pengadaan menggunakan aplikasi SPSE.

Gambar 1. Keterhubungan antar Pihak Terkait Pengadaan Barang/Jasa Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan, unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara Elektronik disingkat LPSE. LPSE adalah Layanan Pengadaan Secara Elektronik merupakan unit kerja yang dibentuk

oleh

K/L/D/I

untuk

menyelenggarakan

sistem

pelayanan

pengadaan

barang/jasa secara elektronik (SPSE) dan memfasilitasi K/L/D/I kepada portal nasional. Portal pengadaan nasional adalah pintu gerbang sistem informasi elektronik

yang

terkait dengan pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh LKPP.


Halaman: 9 dari 72


Kode Modul

Dalam hal pembentukkan LPSE, pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dapat membentuk 1 LPSE untuk memfasilitasi ULP dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. Inisiatif pembentukan LPSE juga bisa berasal dari K/L/I , namun jika K/L/I tidak membentuk LPSE dapat melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik dengan menjadi pengguna LPSE K/L/D/I lain, dengan ketentuan sudah membuat kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement/SLA) antara K/L/D/I dengan LKPP. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. LPSE memiliki tugas dan fungsi yang sudah diatur berdasarkan ketentuan dari LKPP. Adapun yang menjadi tugas dan fungsi dari LPSE antara lain: 1. Tugas LPSE a) Memfasilitasi PA/KPA mengumumkan rencana umum pengadaan b) Memfasilitasi ULP menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan c) Memfasilitasi

pokja

ULP/pejabat

pengadaan

melaksanakan

pemilihan

barang/jasa secara elektronik d) Memfasilitasi Penyedia Barang/Jasa dan pihak pihak yang berkepentingan menjadi pengguna SPSE e) LPSE dapat melayani kebutuhan BUMN/BUMD/organisasi

non-pemerintah

melaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik f)

LPSE tidak melaksanakan dan tidak bertanggungjawab terhadap

pembuatan

paket pengadaan barang/jasa pemerintah, penentuan metode dan persyaratan pengadaan, penyusunan

jadwal pengadaan dan perubahannya, isi dokumen

pengadaan beserta adendumnya, isi pengumuman, isian data kualifikasi dan penyedia

barang/jasa,

berita

acara

pemberian

penawaran, hasil evaluasi, berita acara

penjelasan,

isi

dokumen

hasil pelelangan/seleksi/pemilihan

langsung, penetapan pemenang dan pengumuman , serta isi sanggahan dan jawaban. 2. Fungsi LPSE a) Penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan laporan pengelolaan. a) pengadaan barang/jasa secara elektronik di Lingkungan K/L/D/I b) Pengelolaan SPSE dan infrastrukturnya c) Pelaksanaan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE d) Pelaksanaan Pelayanan Pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE Penyedia dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya. LPSE melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan. LPSE berada di bawah pengawasan LKPP Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 10 dari 72


Kode Modul

Deputi Bidang Monitoring, Evaluasi, dan Pengembangan Sistem Pelayanan Informasi Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik yang dikenal dengan SPSE. Landasan hukum yang mendasari lahirnya layanan ini adalah: 1. Keputusan Presiden No. 54 Tahun 2010 serta perubahannya tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah; 2. Instruksi Presiden No. 5 Tahun 2003 tentang Paket Kebijakan Ekonomi Menjelang dan Sesudah Berakhirnya Program Kerjasama dengan International Monetary Fund (IMF); 3. Instruksi Presiden No. 17 Tahun 2011 tentang Aksi Percepatan Pemberantasan Korupsi; SPSE (Sistem Pengadaan secara Elektronik) merupakan aplikasi e-pengadaan yang dikembangkan oleh Direktorat E-Procurement - LKPP untuk digunakan oleh LPSE di instansi pemerintah seluruh Indonesia. Aplikasi ini dikembangkan dengan semangat efisiensi nasional sehingga tidak memerlukan biaya lisensi; baik lisensi SPSE itu sendiri maupun perangkat lunak pendukungnya. 1. SPSE dikembangkan oleh LKPP bekerja sama dengan Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg) untuk fungsi enkripsi dokumen 2. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) untuk sub sistem audit 3. Beberapa Perguruan Tinggi Keanggotaan Pengguna 1.

Registrasi pengguna a) Penyedia Barang/Jasa Penyedia barang /jasa (perusahaan), rekanan yang akan mengikuti pelelangan pada instansi pemerintah wajib melakukan pendaftaran secara elektronik dengan mendatangi pengelola LPSE pada masing masing instansi. Penyedia Barang/Jasa yang melakukan pendaftran e-procurement harus mengirimkan salinan dokumen – dokumen untuk memverifikasi kebenarannya b) Instansi Pemerintah (PPK/Panitia/Pokja ULP) Instansi pemerintah selaku pengguna barang dalam menjalan proses eprocurement menunjuk seorang administrator untuk mengelola data instansi. Setelah terdaftar, sistem memberikan akses bagi administrator Instansi Pemerntah untuk dapat masuk ke dalam sistem e-Pengadaan Pemerintah (SePP) dan menjalankan menu-menu yang sudah disediakan.

2.

Persyaratan Registrasi Pengguna a) Penyedia Barang/Jasa Untuk penyedia Barang/Jasa Non Konstruksi , dokumen yang harus dikirimkan antara lain:


Halaman: 11 dari 72


i)

Kode Modul

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

ii) NPWP iii) Surat Keterangan Terdaftar dari Ditjen Pajak iv) Surat Keterangan Domisili Perusahaan v) KTP Direktur Utama atau KTP sesuai dengan susunan Direksi vi) Akta pendirian perusahaan yang terdiri dari cover depan akta perusahaan dan pasal yang menerangkan

tentang susunan anggota direksi dan

komisaris vii) Akta perusahaan terakhir yang terdiri dari cover depan akta perusahaan dan pasal yang menerangkan tentang susunan anggota direksi dan komisaris Untuk keperluan validasi semua dokumen disetiap lembarnya

harus

ditandatangani oleh direktur dan distempel perusahaan. Sedangkan untuk pengadaan jasa konstruksi ditambahkan dengan dokumen ijin Usaha Jasa Konstruksi dan Sertifikasi Bidang Usaha. Setelah seluruh proses dipenuhi maka bagi setiap penyedia barang/jasa akan diberikan user ID dan passsword. Seluruh proses input

diserahkan kepada masing-masing penyedia

untuk menunjuk

administrator yang bertugas menjalankan proses elektronik yang berhubungan dengan proses pengadaan. b) PPK/Panitia/Pokja ULP Pengadaan Surat Keputusan pengangkatan sebagai PPK/Panitia/Pokja ULP Pengadaan Kewajiban Pengguna 1. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. 2. Masing-masing penyedia barang/jasa hanya diperkenankan memiliki 1 (satu) user ID dan password. 3. Setiap pengguna bertanggungjawab melindungi kerahasiaan hak akses, dan aktivitas lainnya pada SPSE; 4. Setiap penyalahgunaan hak akses oleh pihak lain menjadi tanggung jawab pemilik user ID dan password; 5. Penyedia barang/jasa wajib memutakhirkan data kualifikasi (jika terjadi perubahan seperti alamat, status kepemilikan, kondisi keuangan, contact person, klasifikasi bidang usaha, jenis barang/jasa yang disediakan, dan data atau informasi lain yang dianggap perlu dalam SPSE); 6. Menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi yang tidak diperuntukkan bagi khalayak umum; 7. Penyedia barang/jasa bertanggung jawab terhadap setiap kekeliruan dan/atau kelalaian atas penggunaan data kualifikasi yang tidak mutakhir Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 12 dari 72


Kode Modul

(update) yang tidak menjadi tanggung jawab LPSE maupun Panitia/Pokja ULP pengadaan. Ketentuan Pengguna 1. Pengguna setuju bahwa transaksi yang dilakukan melalui SPSE tidak boleh melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. 2. Pengguna wajib tunduk dan taat pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia yang berhubungan dengan penggunaan jaringan dan komunikasi data baik di wilayah Indonesia maupun dari dan keluar wilayah Indonesia melalui website LPSE. 3. Pengguna bertanggungjawab penuh atas isi transaksi (contents of data) yang dilakukan dengan menggunakan SPSE. 4. Pengguna dilarang saling mengganggu proses transaksi dan/atau layanan lain yang dilakukan dalam SPSE. 5. Pengguna setuju bahwa usaha untuk memanipulasi data, mengacaukan sistem elektronik dan jaringannya adalah tindakan melanggar hukum. Pembatalan Keanggotaan Pengguna 1. Pengelola LPSE berhak membatalkan/menunda/menghalangi sementara hak akses Pengguna apabila ditemukan adanya informasi/transaksi/aktivitas lain yang tidak dibenarkan sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Pengguna mengundurkan diri dengan cara mengirimkan surat permohonan dan disampaikan kepada pengelola LPSE (tempat Pengguna terdaftar) yang dapat dikirimkan melalui sarana elektronik (email). Aktivitas yang dapat dilakukan oleh penyedia dalam SPSE 1. Pendaftaran penyedia 2. Melengkapi data penyedia 3. Mendaftar untuk ikut lelang 4. Mengunduh dokume lelang 5. Mengikuti penjelasan lelang 6. Mengirim dokumen kualifiakasi 7. Mengirim dokumen penawaran 8. Melakukan sanggahan 9. Menggunggah tembusan sanggah banding


Halaman: 13 dari 72


2.

Kode Modul

PENGENALAN APLIKASI

Tampilan Awal Untuk dapat melihat tampilan awal LPSE maka terlebih dahulu pengguna harus mengakses website LPSE yang dituju. Tampilan awal dari LPSE tersebut seperti gambar di bawah ini.

Pada bagian atas sebelah kiri atas terdapat logo Instansi dan sebelah kanan atas terdapat logo LPSE. Pada tampilan ini terdapat beberapa menu utama pada bagian atas antara lain adalah Home, Tentang Kami, Regulasi, Site Map, dan Kontak Kami. Selain menu utama, pada halaman beranda terdapat menu E-Procurement, Pengumuman, dan Berita. Untuk dapat masuk ke dalam aplikasi, penguna harus memiliki User ID dan Password LPSE. Penyedia yang belum memiliki User ID dan Password LPSE dapat Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 14 dari 72


Kode Modul

mendaftar secara online dengan meng-klik menu “mendaftar sebagai penyedia barang/jasa” yang terdapat di atas menu e-Procurement, yaitu daftar lelang yang sedang dalam tahap pengumuman. Pengguna selain penyedia (ULP, Pejabat Pengadaan, dan PPK) yang belum memiliki User ID dan Password LPSE dapat menghubungi LPSE yang dituju untuk diarahkan kepada admin agency (pengelola data instansi) masing-masing instansi. Fitur ULP Dalam Aplikasi Pada sub bab ini akan dijelaskan menu aplikasi beserta fungsinya, antara lain: 1) Beranda Menu ini berisi informasi lelang yang sedang aktif dan yang sudah selesai. Dalam menu ini terdapat link untuk masuk ke dalam aplikasi e-procurement lainnya yaitu inproc yang akan terhubung dengan aplikasi Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah (SPLKP), Trouble Ticketing Sistem. Terdapat pula link untuk mengunduh Aplikasi Pengaman Dokumen (Apendo) dan buku petunjuk penggunaan aplikasi untuk Panitia/Kelompok Kerja. Selain itu juga terdapat filter untuk melihat data lelang yang masih berupa draft, aktif, dibatalkan.

Gambar 3 Halaman Utama (Home) Panitia Pada halaman ini buku petunjuk penggunaan sebagai Panitia dapat langsung di-download

(diunduh)

oleh

pengguna

dengan

cara

klik

link

(tautan)

. Dan terdapat link yang menghubungi apalikasi SPLKP,TTS, Monev online dengan cara klink link (tautan)


Halaman: 15 dari 72


Kode Modul

2) Daftar Paket Menu ini digunakan untuk membuat paket lelang baru. Menu ini berisi informasi seluruh paket lelang, baik yang statusnya berupa draft, aktif, selesai, dibatalkan atau ditolak.

Gambar 1 Halaman Daftar paket

3) Non E-Procurement Menu ini digunakan untuk mengumumkan pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara manual/tidak secara elektronik. Terdapat dua pilihan dalam membuat pengumuman lelang non eproc, yaitu pengumuman model A yang digunakan untuk membuat pengumuman yang terdiri dari satu paket saja, dan pengumuman model B yang digunakan untuk membuat pengumuman yang terdiri dari beberapa paket pekerjaan termasuk pekerjaan konstruksi.


Halaman: 16 dari 72


Kode Modul

Gambar 7 Halaman Menu Lelang Non e-proc 1) Berita Menu ini digunakan untuk membuat berita yang akan ditampilkan pada halaman utama SPSE. Untuk membuat berita, klik tombol

pada halaman ”Berita”.

 Judul, adalah judul dari berita; Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 17 dari 72


Kode Modul

 Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah apabila ada dokumen yang terkait dengan berita. Kolom ini akan tampil apabila data isian berita telah disimpan. Klik tombol

untuk mengunggah dokumen (lihat Bab 9 untuk melakukan

proses unggah dokumen).  Isi, adalah isi dari berita. Untuk mengedit berita yang telah dibuat klik nama berita di halaman ”Berita”. Untuk menghapus data berita, klik pada ikon (√) di sebelah nama berita sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol

.

Gambar 2 Halaman Berita (edit/hapus data berita)

1) Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia

2) Gambar 3 Halaman Catatan/Log Akses Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 18 dari 72


Kode Modul

3) Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.

,.; Gambar 4 Halaman mengganti password

 Password Lama, adalah password lama dari akses login Panitia;  Password Baru, adalah password baru yang diinginkan;  Ulangi Password, adalah untuk memastikan password baru yang diinginkan. Klik tombol

untuk proses mengganti password.


Halaman: 19 dari 72


Kode Modul

BAB III PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN SISTEM E-PROCUREMENT 1. Persiapan Pelaksanaan Membuat Paket Lelang di Aplikasi SPSE Pembuatan paket Lelang dilakukan oleh Pokja ULP dalam aplikasi SPSE secara lengkap dengan

informasi paket

dan sistem pengadaan, berdasarkan

informasi yang diberikan PA/ KPA/PPK maupun keputusan internal ULP. Setelah itu ULP memasukan nama paket pekerjaan, lokasi pekerjaan, nama satuan kerja, nama PPK, pagu anggaran, kode anggaran, nomor surat dan file atau soft copy yang diterbitkan oleh PPK yang menjadi dasar pembuatan paket. Paket pemilihan yang dilakukan dalam aplikasi SPSE merupakan paket pemilihan baru/awal. Untuk penyedia barang/jasa yang saling bergabung dalam suatu konsorsium atau bentuk kerjasama lain, maka pendaftaran lelang dilakukan oleh pimpinan (leadfirm) konsorsium atau bentuk kerjasama lain. File dokumen pengadaan diunggah (upload) pada aplikasi SPSE Membuat Persiapan Lelang Pada tahapan ini kegiatan yang dilakukan adalah memasukan kategori pekerjaan, metode pemilihan, metode kualifikasi, metode penyampaian, metode evaluasi, mengentri HPS, kualifikasi usaha ( kecil/non kecil), jenis kontrak, syarat kualifikasi , jadwal lelang. Pada pemiihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, metode pemilihan pada prinsipnya dilakukan melakui metode pelelangan umum yaitu metode pemilihan yang dilakukan secara terbuka melalui media massa dan papan pengumuman resmi. Namun dalam hal jumlah penyedia barang/jasa kompleks, maka pemilihan penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas maka dapat dilakukan dengan metode pelelangan terbatas. Namun dalam hal pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metode pemilihan langsung, yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan


Halaman: 20 dari 72


Kode Modul

dengan membandingkan sebanyak banyaknya penawaran, sekurang kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Pada metode pemilihan jasa konsultasi pada prinsipnya harus dilakukan melalui seleksi umum. Seleksi umum merupakan metode pemilihan peserta dipilih melalui proses prakualifikasi secara terbuka. Seleksi terbatas adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut jumlahnya terbatas. Dalam hal metode seleksi umum atau seleksi terbatas dinilai tidak efisiensi dari segi biaya seleksi, maka pemilihan penyedia jasa konsultasi dapat dilakukan dengan seleksi langsung yaitu meode pemilihan penyedia jasa konsultasi yang daftar

pendek pesertanya ditentukan melalui

proses prakualifikasi. Metode penyampaian pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan, jasa lainnya dapat dipilih 1 (satu) dari 3 (tiga) metode penyampaian dokumen penawaran berdasarkan jenis barang/jasa yang akan diadakan dan metode penyampaian dokumen penawaran tersebut harus dicantumkan dalam dokumen lelang yang meliputi : 1.

Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari

persyaratan

administrasi,

teknis,

dan

penawaran

harga

yang

dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan. Metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas, 2.

Metode dua sampul; yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II,

3.

Metode

dua

tahap

yaitu

penyampaian

dokumen

penawaran

yang

persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I. sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 tahap terpisah dan dalam waktu yang berbeda. Sedangkan metode penyampaian dokumen penawaran pada pemilihan penyedia jasa konsultasi, penyedia jasa konsultasi dapat memilih salah 1 (satu) dari 3 (tiga) metode penyampaian dokumen penawaran yang


Halaman: 21 dari 72


Kode Modul

ada, berdasarkan jenis jasa konsultasi

jenis jasa konsultasi yang ada

diadakan dan harus diumumkan dalam dokumen seleksi. Metode evaluasi penawaran dalam pemilihan penyedia jasa konsultasi dapat dipilih 1 (satu) dari 3 (tiga) penyampaian dokumen penawaran yang ada dan akan diadakan dan metode evaluasi penawaran tersebut harus dicantumkan dalam dokumen lelang meliputi; sistem gugur; sistem nilai; sistem penilaian biaya selama umur ekonomis. Sedangkan dalam penilaian penyedia jasa konsultasi dapat dipilih salah 1 (satu) dari 5 (lima) metode evaluasi penawaran berdasarkan jenis jasa komunikasi yang akan

diadakan dan harus dicantumkan dalam

dokumen seleksi yaitu; metode evaluasi kualitas; metode evaluasi kualitas dan biaya; metode evaluasi pagu anggaran; metode evaluasi biaya terendah; metode evaluasi penunjukan langsung. Setelah melaksanakan seluruh aktivitas yang dijelaskan di atas pokja ULP membuat jadwal pelaksanaan pemilihan pengadaan, dimana penentuan hari dan jam pada jadwal pemilihan untuk tahap pengumunan, pengambilan dokumen lelang dan pemasukan dokumen penawaran menggunakan hari kalender dan menghiraukan jam kerja. Mengunggah Dokumen Pengadaan Mengunggah dokumen pengadaan berarti melakukan pengiriman secara online data data yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi persyaratan yang diminta pada suatu paket lelang. Pada SPSE sudah tersedia menu untuk dapat mengunggah dokumen pengadaan tersebut. Namun sering terjadi unggah yang dilakukan sering gagal. Untuk unggah dokumen, selain mencari ISP yang bandwidthnya besar, bisa juga datang langsung ke LPSE terkait untuk melakukan unggah di ruang bidding yang telah disediakan.


Halaman: 22 dari 72


Kode Modul

2. Pelaksanaan Pemilihan Secara Elektronik

Membuat Paket Untuk membuat paket, klik tombol

pada halaman ”Daftar Paket”.

Gambar 5 Halaman daftar paket

Lalu akan tampil halaman ”Tambah Paket”.


Halaman: 23 dari 72


Kode Modul

Gambar 6 Halaman Tambah Paket

 Nama Paket, adalah nama paket lelang yang akan dilaksanakan;  Lokasi Pekerjaan, adalah lokasi paket lelang dilaksanakan;  Satuan Kerja, adalah satuan kerja dari paket lelang;  PPK, adalah nama PPK yang membuat paket lelang. Pilih salah satu yang tersedia;  Anggaran, adalah kode anggaran dari paket lelang. Inputkan kode anggaran sesuai dengan format;  Nilai Pagu Paket, adalah nilai pagu dari paket lelang;  Kepanitiaan, adalah nama kepanitiian yang akan melaksanakan paket lelang. Untuk dapat melanjutkan membuat lelang klik tombol

terlebih

dahulu. Apabila tombol tersebut sudah diklik, maka data isian paket tidak dapat diedit ataupun dihapus.


Halaman: 24 dari 72


Kode Modul

4.1 Membuat dan Mengumumkan Lelang Klik link Buat Lelang sesuai dengan paket yang akan dibuat draft lelangnya pada halaman “Daftar Paket”

Gambar 7 Halaman Paket Belum Dilelang

Lalu akan tampil halaman ”Lelang Baru”.

Gambar 8 Halaman Lelang Baru Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 25 dari 72


Kode Modul

 Kode Lelang, adalah nomor kode lelang. Kode lelang ini otomatis terisi oleh sistem;  Paket, adalah nama paket yang telah dibuat oleh Panitia;  Kategori, adalah nama kategori lelang. Pilih salah satu yang tersedia;  Jenis Pelelangan, adalah jenis pelelangan. Pilih salah satu yang tersedia;  Metode, adalah jenis metode lelang. Pilih salah satu yang tersedia;  Kualifikasi Usaha, adalah kualifikasi usaha perusahaan yang dapat mengikuti lelang. Pilih salah satu kualifikasi usaha yang tersedia;  Penetapan Pemenang, adalah jumlah pemenang yang akan ditetapkan;  Nilai Pagu Paket, adalah nilai pagu yang telah ditetapkan PPK;  Nilai HPS, adalah nilai Harga Perkiraan Sendiri paket lelang;  Lokasi, adalah lokasi pekerjaan paket lelang dilaksanakan;  Jenis Kontrak, adalah jenis kontrak paket lelang yang terdiri dari ’Bentuk Imbalan’, ’Jangka Waktu’, dan ’Jumlah Pihak’. Pilih satu dari jenis kontrak yang tersedia dari masing-masing jenis kontrak;  Syarat Kualifikasi, adalah syarat bagi Penyedia untuk dapat mengikuti lelang. Klik link [Detail Kualifikasi] untuk mengisi data syarat kualifikasi. Lalu akan tampil halaman ”Checklist Syarat Kualifikasi”.

Gambar 9 Halaman Detail Kualifikasi


Halaman: 26 dari 72


Kode Modul

Gambar Halaman Detail Kualifikasi

Pilih syarat kualifikasi yang tersedia dengan klik ikon (□) pada masing-masing syarat kualifikasi yang diinginkan hingga muncul tanda √. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data syarat kualifikasi. Lalu akan kembali

ke halaman ”Lelang Baru”. Jika kolom syarat yang tersedia kurang, kolom baru untuk menambahkan syarat kualifikasi akan tampil setelah data tersebut disimpan, klik kembali link

[Detail

Kualifikasi] untuk menambah syarat kualifikasi;  Jadwal Lelang, adalah jadwal tahapan lelang yang akan dilaksanakan. Lelang akan berjalan sesuai dengan jadwal yang dibuat. Klik link [Jadwal Lelang] untuk mengisi data jadwal lelang, dan akan tampil halaman ”Jadwal Lelang”.


Halaman: 27 dari 72


Kode Modul

Gambar Halaman Jadwal Lelang

Pada halaman tersebut terdapat kolom isian untuk masing-masing tahapan, berurut adalah tanggal, jam, menit untuk waktu mulai tahapan, dan tanggal, jam, menit untuk waktu selesai tahapan, serta kolom keterangan untuk memberikan keterangan pada tiap tahapan. Untuk mengisi tanggal, klik tombol

lalu pilih tanggal yang diinginkan.

Jika terdapat jadwal lelang yang telah dibuat sebelumnya sama dengan jadwal lelang yang akan dilaksanakan pilih jadwal dengan klik klik tombol

, lalu

.

Klik tombol

jika telah selesai mengisi data jadwal lelang.

Klik tombol

jika telah disimpan.


Halaman: 28 dari 72


Kode Modul

 Dokumen lelang, adalah dokumen lelang yang akan digunakan oleh Penyedia untuk mengikuti lelang. Untuk mengunggah dokumen lelang akan tampil setelah data isian pada halaman ”Lelang Baru” disimpan atau setelah klik tombol. Klik tombol

untuk mengunggah dokumen lelang (Lihat Sub Bab

3.10 langkah untuk mengunggah dokumen). Panitia dapat mengunggah dokumen lelang lebih dari satu kali apabila file dokumen lelang terdiri dari beberapa file (tidak perlu dikompresi agar tidak menyulitkan peserta lelang saat membukanya). Untuk menghapus dokumen lelang yang sudah diunggah (jika terjadi kesalahan dalam mengunggah atau ada perbaikan pada dokumen lelang) klik ikon

di sebelah nama

dokumen lelang

Gambar Pakta Integritas pada Halaman Lelang Baru

Setelah dokumen lelang diunggah, akan tampil pakta integritas untuk disetujui. Klik tombol untuk menyetujui pakta integritas tersebut, sekaligus paket lelang yang telah dibuat akan otomatis diumumkan sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan pada jadwal lelang.


Halaman: 29 dari 72


Kode Modul

4.2 Penjelasan Dokumen Panitia memberikan penjelasan dokumen lelang atau menjawab pertanyaan yang terkait dengan dokumen lelang melalui SPSE. Klik link nama lelang pada halaman ”Home”.

Gambar 10 Halaman Home

Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Klik link [kirim penjelasan] atau link [Penjelasan Lelang] untuk menjawab atau memberi penjelasan dokumen lelang.

Gambar 11 Halaman View Lelang

Kemudian akan tampil halaman ”Penjelasan Lelang”. Klik tombol Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 30 dari 72


Kode Modul

Gambar 12 Halaman Penjelasan Lelang

Lalu akan tampil pop up window ”Kirim Penjelasan”.

Gambar 13 Kotak Pop Up Kirim Penjelasan Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 31 dari 72


Kode Modul

 Dokumen, adalah nama dokumen lelang terkait dengan yang akan dijelaskan;  Bab, adalah nama bab dalam dokumen terkait;  Uraian, adalah uraian dari penjelasan;  Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah file yang terkait dengan penjelasan atau jika penjelasan berupa suatu file. Klik tombol

, lalu pilih file yang

akan diunggah. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data penjelasan dokumen.

4.3 Unggah Dokumen Adendum Lelang Jika pada tahap penjelasan lelang menghasilkan suatu adendum, file dokumen adendum dapat diunggah ke dalam aplikasi. Klik tombol

untuk mengunggah file adendum

pada halaman ”View Lelang”.


4.4 Pembukaan Dokumen Penawaran Klik link nama lelang pada halaman ”Home” untuk membuka dokumen penawaran.


Halaman: 32 dari 72


Kode Modul


4.5 Melihat Dokumen Kualifikasi 4.6.1 Menggunakan Metode Pascakualifikasi Satu File Untuk melihat dokumen kualifikasi yang dikirim oleh peserta, klik link [Tabel Kualifikasi] masing-masing peserta pada halaman ”View Lelang”.

Gambar 16 Halaman kualifikasi Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 33 dari 72


Kode Modul

Lalu akan tampil halaman ”Dokumen Kualifikasi”.

Gambar 17 Halaman Dokumen Kualifikasi

Gambar 18 Halaman Dokumen Kualifikasi Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 34 dari 72


Kode Modul

4.6.2 Unduh Dokumen Administrasi dan Teknis, serta Dokumen Penawaran

4.6.2.1

Menggunakan Metode Pascakualifikasi Satu File Untuk mengunduh dokumen administrasi, teknis dan penawaran yang dikirim oleh peserta, klik link nama file pada kolom dokumen penawaran untuk setiap peserta pada halaman ”View Lelang”.


Simpan dokumen peserta dalam folder tertentu. Untuk memudahkan proses dekripsi dan evaluasi simpan dokumen penawaran (*.rhs) pada folder yang berbeda untuk masingmasing peserta. Gunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (Apendo) untuk membuka (dekripsi) dokumen penawaran peserta.

4.6.2.2

Menggunakan Metode Prakualifikasi Dua File Pada metode prakualifikasi dua file, dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawaran yang dikirim oleh peserta dapat diunduh oleh Panitia secara terpisah sesuai dengan tahap jadwal lelang yang sedang berjalan. Berikut tampilan aplikasi pada tahap mengunduh dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawaran: 

Unduh Dokumen Administrasi dan Teknis


Halaman: 35 dari 72


Kode Modul

Klik link nama dokumen yang akan diunduh pada halaman ”View Lelang” pada kolom ”Dokumen Penawaran Administrasi & Teknis” lalu simpan masing-masing dokumen peserta dalam folder yang berbeda.


 Unduh Dokumen Penawaran Klik link nama dokumen yang akan diunduh pada halaman ”View Lelang” pada kolom ”Dokumen Penawaran Harga/Biaya” lalu simpan masing-masing dokumen peserta dalam folder yang berbeda.


Halaman: 36 dari 72


Kode Modul


Gunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (Apendo) untuk membuka dokumen penawaran peserta.

4.7 Penggunaan Apendo Panitia (Dekpripsi Dokumen Penawaran) 4.7.1 Unduh Apendo Panitia Panitia dapat mengunduh Apendo Panitia pada halaman “Home” Panitia.

Gambar 22 Halaman Home Panitia


Halaman: 37 dari 72


Kode Modul

4.7.2 Akses ke Dalam Apendo Panitia Masukkan user id dan password pada form login. Apabila Apendo Panitia baru pertama kali dijalankan, gunakan user id dan password default, yaitu user id adalah lpselkpp dan password adalah panitialpse.

Gambar 23 Form Login Apendo Panitia

 Mengganti User Id dan Password Apendo Panitia Klik tombol

untuk mengganti user id dan password.


Halaman: 38 dari 72


Kode Modul

Gambar 24 Setting Password dan Kunci Apendo Panitia

Pilih tab menu “Password dan Kunci” pada jendela “Setting” seperti berikut.  User Id, adalah isian user id baru yang dikehendaki;  Password Lama, adalah isian password lama dari akses login Apendo Peserta;  Password Baru, adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8 karakter);  Konfirmasi, adalah isian untuk memasukkan ulang password baru.


Halaman: 39 dari 72


Kode Modul

 Memilih File yang Akan Didekripsi Klik tombol

untuk memilih file.

Gambar 25 Apendo Panitia

Lalu akan tampil kotak dialog untuk memilih file yang akan didekripsi.

Gambar 26 Pilih File Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 40 dari 72


Kode Modul

Gambar 27 Apendo Panitia Setelah Memilih File

 Menghapus File yang Telah Terpilih Untuk menghapus file, pilih file yang akan dihapus lalu klik tombol


.

Halaman: 41 dari 72


Kode Modul

Gambar 28 Apendo Panitia – Hapus File

Lalu akan tampil konfirmasi untuk menghapus file.

Gambar 29 Konfirmasi Hapus File


Halaman: 42 dari 72


Kode Modul

 Dekripsi File Untuk melakukan dekripsi file yang telah dipilih klik tombol dekripsi.

Gambar 30 Apendo Panitia - Dekripsi File

Lalu Apendo Panitia akan meminta Kunci Private Dokumen.


Halaman: 43 dari 72


Kode Modul

Gambar 31 Kolom Masukkan Kunci Private Dokumen

Copy Kunci Private Dokumen dari SPSE sesuai dengan peserta yang mengirim dokumen penawaran pada halaman ”View Lelang”.

Gambar 32 Halaman View Lelang (Bagian Bawah)

Paste Kunci Private tersebut pada Apendo Panitia lalu klik tombol

dan proses dekripsi

akan berjalan.


Halaman: 44 dari 72


Kode Modul

Gambar 33 Kolom Masukkan Kunci Privat

Lalu akan tampil konfirmasi tentang informasi Kunci Private yang dimasukkan.

Gambar 34 Konfirmasi Informasi Kunci Private

Setelah proses dekripsi selesai akan tampil informasi peserta yang mengirim dokumen penawaran tersebut.


Halaman: 45 dari 72


Kode Modul

Gambar 35 Informasi Peserta Pengirim Dokumen Penawaran pada Apendo Panitia

Hasil dekripsi dokumen penawaran akan tersimpan dalam folder di mana file sumber (file dokumen penawaran terenkripsi) disimpan.

Gambar 36 Lokasi File Hasil Dekripsi


Halaman: 46 dari 72


Kode Modul

4.8 Memasukkan Harga Penawaran dan Terkoreksi Klik link [Memasukkan Harga Penawaran dan Terkoreksi] pada halaman ”View Lelang”.


Lalu akan tampil halaman “Pemasukan Harga Penawaran dan Terkoreksi”. Isikan data harga penawaran sesuai dengan yang dicantumkan dalam dokumen penawaran masing-masing peserta lelang, kemudian klik tombol

.


Halaman: 47 dari 72


Kode Modul

Gambar 38 Halaman Pemasukan Harga Penawaran dan Terkoreksi

4.9

Evaluasi Setelah mengunduh dan membuka dokumen penawaran, Panitia mengevaluasi dokumen tersebut secara manual atau di luar sistem. Kemudian hasil evaluasi tersebut dimasukkan/entry ke dalam sistem.

4.9.1

Menggunakan Metode Pascakualifikasi Satu File Untuk melakukan evaluasi, klik link nama lelang pada halaman ”Home”.


Halaman: 48 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Klik link [Evaluasi Lelang] untuk memasukkan hasil evaluasi yang sudah dibuat.


Halaman: 49 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”Evaluasi” dengan form untuk evaluasi sesuai dengan tahap yang sedang berjalan. Pada metode pascakualifikasi urutan evaluasi dalam aplikasi adalah evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi biaya (kewajaran harga) dan evaluasi kualifikasi.


Halaman: 50 dari 72


Kode Modul

4.9.1 Evaluasi Administrasi

Gambar 41 Halaman Evaluasi

Klik ikon lulus (□) pada masing-masing peserta sehingga muncul tanda √ jika peserta tersebut lulus evaluasi administrasi. Jika peserta tersebut tidak lulus kosongkan ikon lulus (□) dan beri alasan kenapa peserta tersebut tidak lulus pada kolom alasan. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data evaluasi administrasi.


Halaman: 51 dari 72


Kode Modul

4.9.2 Evaluasi Teknis Setelah evaluasi administrasi disimpan maka akan tampil form untuk evaluasi teknis pada bagian bawah halaman.


Klik ikon lulus (□) pada masing-masing peserta sehingga muncul tanda √ jika peserta tersebut lulus evaluasi teknis. Jika peserta tersebut tidak lulus kosongkan ikon lulus (□) dan beri alasan kenapa peserta tersebut tidak lulus pada kolom alasan. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data evaluasi teknis.

Jika data evaluasi administrasi dan teknis sudah disimpan, namun terjadi kesalahan dalam melakukan evaluasi, data tersebut masih dapat diubah selama tahap evaluasi administrasi dan teknis belum selesai. Ubah data tersebut dengan klik ikon (□) untuk masing-masing peserta sehingga muncul/hilang tanda √. Lalu simpan kembali.


Halaman: 52 dari 72


Kode Modul

4.9.3 Evaluasi Biaya (Kewajaran Harga)


Masukkan harga penawaran dan harga terkoreksi pada masing-masing kolom untuk setiap peserta. Kemudian klik ikon lulus (□) pada masing-masing peserta sehingga muncul tanda √ jika peserta tersebut lulus. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data evaluasi biaya.

Jika data evaluasi biaya sudah disimpan, namun terjadi kesalahan dalam melakukan evaluasi, data tersebut masih dapat diubah selama tahap evaluasi biaya belum selesai. Ubah data tersebut dengan memasukkan nilai harga penawaran atau harga terkoreksi yang baru, kemudian simpan. Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 53 dari 72


Kode Modul

4.9.4 Evaluasi Kualifikasi Klik link nama peserta untuk memasukkan hasil evaluasi kualifikasi.


Lalu akan tampil halaman ”Checklist Kualifikasi”.

Gambar 45 Halaman Checklist Kualifikasi

Klik ikon Ada/Memenuhi (□) pada masing-masing syarat kualifikasi sehingga muncul tanda ”√” jika peserta tersebut memenuhi kualifikasi yang disyaratkan.


Halaman: 54 dari 72


Kode Modul

Jika peserta tersebut tidak memenuhi kualifikasi yang disyaratkan, kosongkan kolom Ada/Memenuhi pada ikon (□) sehingga tidak muncul tanda ”√”. Klik tombol

jika telah mengisi data checklist kualifikasi dan akan kembali ke halaman

”Evaluasi”. Jika semua syarat kualifikasi terpenuhi maka pada ikon lulus (□) akan muncul tanda ”√” yang berarti peserta tersebut lulus evaluasi kualifikasi. Jika pada salah satu syarat kualifikasi tidak terpenuhi maka pada ikon lulus (□) tidak akan muncul tanda √ atau kosong, di mana artinya peserta tersebut tidak lulus evaluasi kualifikasi. Klik tombol

jika telah mengisi data checklist kualifikasi pada semua peserta.

Jika data evaluasi kualifikasi sudah disimpan, namun terjadi kesalahan dalam melakukan evaluasi, data tersebut masih dapat diubah selama tahap evaluasi kualifikasi belum selesai. Ubah data tersebut dengan klik nama peserta, lalu klik ikon Ada/Memenuhi (□) untuk masing-masing kualifikasi yang disyaratkan sehingga muncul/hilang tanda ”√”, kemudian simpan. Klik tombol kembali pada halaman ”Evaluasi” setelah selesai mengubah data evaluasi kualifikasi.

4.10 Unggah Berita Acara Evaluasi Penawaran dan Berita Acara Hasil Pelelangan Berita acara dibuat manual atau di luar sistem kemudian diunggah ke dalam SPSE. Klik nama lelang pada halaman “Home”


Halaman: 55 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Klik link [Upload Berita Acara Evaluasi Penawaran] untuk mengunggah dokumen berita acara.



Halaman: 56 dari 72


Kode Modul

Setelah dokumen diunggah maka pada halaman ”View Lelang” akan tampil status unggah dokumen berita acara dan hasil unggah dokumen akan tampil pada kolom ”Download Berita Acara”.

Gambar 48 Halaman View Lelang – Setelah Unggah Berita Acara Evaluasi Penawaran

Jika setelah dokumen berita acara diunggah kemudian ada perubahan pada dokumen berita acara tersebut, dokumen yang baru dapat diunggah kembali dengan cara yang sama seperti pada saat mengunggah dokumen Berita Acara Evaluasi Penawaran. Dokumen yang tersimpan dalam aplikasi LPSE adalah dokumen yang terakhir diunggah.

4.11 Penetapan Pemenang/Evaluasi Akhir Klik link nama lelang pada halaman “Home”


Halaman: 57 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Klik link [Evaluasi Lelang] untuk menetapkan pemenang lelang.


Lalu akan tampil halaman ”Evaluasi”.


Halaman: 58 dari 72


Kode Modul


Masukkan angka urutan calon pemenang pada kolom ’Urutan’ sesuai dengan hasil evaluasi. Lalu pilih salah satu peserta yang akan diusulkan/ditetapkan sebagai pemenang pertama dengan klik radio button (O) sehingga muncul tanda ”•” di dalamnya (sebagai tanda bahwa peserta tersebut merupakan peserta yang dipilih oleh panitia sebagai pemenang). Klik tombol

jika telah selesai mengisi data usulan calon pemenang. Setelah disimpan akan

tampil tombol

yang digunakan untuk menetapkan

pemenang pada lelang tersebut.


Halaman: 59 dari 72


Kode Modul


4.12 Pengumuman Pemenang Dalam aplikasi LPSE pada tahap pengumuman pemenang Panitia mengirimkan undangan atau pemberitahuan kepada peserta melalu email. Klik link nama lelang pada halaman “Home”.

Gambar 53 Halaman Home Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 60 dari 72


Kode Modul

Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”.


Klik link [Pengumuman Pemenang], kemudian akan tampil halaman ”Pengumuman Pemenang Lelang”.


Halaman: 61 dari 72


Kode Modul

Gambar 55 Halaman Kirim Undangan Pemenang Lelang

Klik tombol

.

4.13 Menjawab Sanggahan Panitia mempunyai wewenang untuk menjawab sanggahan dari peserta. Sanggahan yang dimaksud yaitu :  Sanggahan terhadap hasil evaluasi prakualifikasi (untuk lelang metode prakualifikasi dua file);  Sanggahan terhadap pemenang (untuk semua metode lelang). Klik link nama lelang pada halaman “Home”.


Halaman: 62 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Kemudian klik link [Lihat Sanggahan].


Lalu akan tampil halaman ”Sanggahan Lelang”, kemudian klik link [Balas].


Halaman: 63 dari 72


Kode Modul

Gambar 58 Halaman Sanggahan Lelang

Lalu akan tampil Pop Up Window “Balas Sanggahan”.

Gambar 59 Pop Up Window Balas Sanggahan

 Uraian, adalah uraian jawaban sanggahan;


Halaman: 64 dari 72


Kode Modul

 Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah dokumen yang terkait dengan jawaban sanggahan (jika diperlukan). Klik tombol

, lalu pilih dokumen yang

akan diunggah. Klik tombol

untuk mengirim sanggahan.

Apabila peserta lelang tidak puas akan jawaban sanggahan dari Panitia, peserta lelang dapat mengunggah tembusan file sanggah banding kepada Panitia yang akan tampil pada halaman ”Sanggahan Lelang”.

Gambar 60 Halaman Sanggahan Lelang

4.14 Evaluasi Ulang Apabila sanggahan dari peserta lelang terbukti benar, Panitia dapat melakukan evaluasi ulang. Klik link nama lelang pada halaman “Home”.


Halaman: 65 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”. Kemudian klik tombol

.



Halaman: 66 dari 72


Kode Modul

Gambar 63 Halaman jadwal evaluasi ke-2

Pada halaman ”View Lelang” akan terlihat jumlah evaluasi yang telah atau akan dilakukan, serta link untuk melakukan evaluasi ulang. Untuk melakukan evaluasi ulang klik link [Evaluasi Lelang] atau link Evaluasi Ke 2 (apabila evaluasi ulang tersebut adalah evaluasi yang kedua dan seterusnya).



Halaman: 67 dari 72


Kode Modul

4.15 Membatalkan Lelang atau Mengulang Lelang Jika pada proses lelang terdapat masalah yang mengakibatkan lelang harus dibatalkan atau diulang, Panitia dapat membatalkan lelang pada tahap di mana proses lelang tersebut mengalami masalah. Klik link nama lelang pada halaman “Home”


Lalu

akan

tampil

halaman

”View

Lelang”.

Kemudian

Klik

tombol

.


Halaman: 68 dari 72


Kode Modul


Lalu akan tampil halaman ”Membatalkan Lelang.

Gambar 67 Halaman Membatalkan Lelang

Berikan alasan kenapa lelang tersebut dibatalkan atau diulang pada kolom yang tersedia. Klik tombol

untuk

membatalkan

lelang

atau

klik

tombol

untuk mengulang lelang. Jika lelang dibatalkan maka akan tampil halaman ”View Lelang” dengan tombol baru yaitu

.

Jika lelang diulang maka akan tampil halaman ”Lelang Baru” dengan status lelang ulang.


Halaman: 69 dari 72


Kode Modul

Gambar 68 Halaman Lelang Baru

Gambar 69 Halaman Lelang Baru Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 70 dari 72


Kode Modul

4.16Mengubah Jadwal Tahap Proses Lelang Jika pada proses lelang terdapat masalah yang mengakibatkan lelang harus diubah jadwalnya, maka Panitia dapat mengadakan perubahan jadwal, selama tahapan yang akan diubah belum terlewati jadwalnya. Klik tombol edit ( ) pada halaman “Home”,


Lalu akan tampil halaman ”Edit Lelang”. Klik link [Jadwal Lelang].


Halaman: 71 dari 72


Kode Modul

Gambar 71 Halaman Edit Lelang

Lalu akan tampil halaman ”Jadwal Lelang”. Ubah data jadwal yang akan diubah dan isikan alasannya, lalu klik tombol

.

Gambar 72 Halaman Jadwal Lelang Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 72 dari 72

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMILIHAN PENYEDIA DENGAN SISTEM E-TENDERING

Recommend Documents