BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II PERSIAPAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN ----------------------------BAB III PELAKSANAAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH -------------------------------------------------------BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH ---------------------------------------DAFTAR PENYUSUN

Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 38


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melaksanakan pembukaan dokumen penyawaran penyedia barang/jasa.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Mempersiapkan

pembukaan

dokumen

penawaran

yang meliputi

kegiatan

menjelaskan pengertian dan ruang lingkup pembukaan dokumen penawaran sebagai bagian dari proses pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa

secara

komprehesif

merujuk

kepea

ketetntuan yang diberlakukan, mencatat dokumen penawaran yang diterima, dalam daftar penerimaan sesuai dengan waktu dan ketentuan yang berlaku serta metode penyampaian penawaran yang digunakan (satu sampul/file atau dua sampul/file), memasukkan dokumen penawaran yang sudah dicatat ke dalam kotak/tempat yang sudah disiapkan sesuai dengan waktu dan ketentuan yang berlaku. 2. Melaksanakan

pembukaan

dokumen

penawaran

yang

meliputi

kegiatan

menyiapkan kotak dokumen penawaran yang akan dibuka, ditempat yang telah ditetapkan; membuka, memeriksa dan mencatat kondisi kelengkapan dokumen penawaran dengan metode satu sampul dihadapan para saksi yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; membuka, memeriksa dan mencatat kondisi kelengkapan dokumen penawaran administrasi dan teknis dengan metode dua sampul dibuka dihadapan para saksi yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; membuka, memeriksa dan mencatat kondisi kelengkapan dokumen penawaran harga dengan metode dua sampul dihadapan para saksi yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 3 dari 38


Kode Modul

3. Menyusun berita acara pembukaan dokumen penawaran yang meliputi kegiatan mencatat hasil pembukaan dan pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran penyedia barang/jasa, baik yang diselenggarakan dengan netode satu sampul maupun dua sampul, secara tepat, lengkap dan akurat; menyusun Berita Acara pembukaan dan pemeriksaan dokumen penawaran penyedia.


Halaman: 4 dari 38


Kode Modul

BAB II PERSIAPAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN 2.1.

PENGERTIAN

Pembukaan dokumen penawaran merupakan tahapan penting pengadaan terkait prinsip transparansi dan akuntabilitas, dimana pada tahapan ini semua penyedia barang/jasa yang menyampaikan penawarannya bisa hadir dalam tahap ini untuk menyaksikan bahwa dokumen penawaran yang telah disampaikan masih dalam keadaan tertutup. Sehingga kerahasiaan dari setiap dokumen penawaran terjamin dan tidak dimungkinkan adanya kecurangan yang dilakukan penyedia barang/jasa lain dengan mengganti dokumen miliknya. Selanjutnya setiap dokumen dibuka secara bersama-sama dengan tata cara seperti yang tertuang pada dokumen pemilihan. Kemudian setiap dokumen yang sudah dibuka ataupun setiap sampul yang masih belum dibuka diberi tanda berupa paraf/tanda tangan oleh perwakilan peserta bersama-sama anggota pokja ULP/ Pokja ULP Pengadaan sehingga selama proses evaluasi selanjutnya dokumen-dokumen tersebut akan sulit menggantinya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dan adanya kewajiban untuk menjamin terjadinya efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam belanja keuangan negara, maka

dilaksanakan

elektronik (e-procurement). Penyelenggaraan

pengadaan

pengadaan

barang/jasa

secara

elektronik

secara diatur

dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 Pasal 131 Ayat 1, bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Peraturan Presiden ini sejalan dengan dengan Instruksi Presiden No.1 Tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi Tahun 2013, dimana K/L/D/I didorong untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik seluruhnya (100 % e-proc). Sesuai dengan amanat peraturan diatas, maka setiap pokja ULP/Pokja ULP pengadaan wajib memahami tata cara pelaksanaan pemilihan pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan secara manual maupun secara elektronik mulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang dan sanggahan pertama.


Halaman: 5 dari 38


2.2.

Kode Modul

BEST PRACTICE

Secara best practice, prosedur penerimaan dan pembukaan penawaran dalam formal tender harus dilaksanakan secara ketat untuk meminimalisasi terjadinya tindakan kecurangan yang dilakukan baik oleh penyedia ataupun pengelola pengadaan. Beberapa prosedur tersebut antara lain: (untuk proses tender manual) o

Dokumen penawaran hanya bisa diterima dalam amplop tertutup dan diberikan perekat lem serta diberikan tanda sesuai dengan perintah dalam dokumen pengadaan.

o

Dokumen penawaran yang diterima akan diberikan tanda dan dicatat dalam berkas penerimaan dokumen penawaran.

o

Dokumen penawaran disimpan dalam ruangan tertutup dan terkunci sampai dengan waktu pembukaan penawaran.

o

Tahap pembukaan penawaran dilakukan sesuai dengan jadwal dalam dokumen pengadaan dan disesuaikan bila ada perpanjangan waktu pembukaan penawaran yang telah ditentukan sebelumnya dalam addendum dokumen pengadaan.

o

Pokja ULP yang sudah ditunjuk sebelumnya yang mempunyai kewenangan melaksanakan pembukaan penawaran dan dihadiri oleh perwakilan dari para penyedia yang menyampaikan penawaran.

o

Nama penyedia dan total nilai penawarannya dibacakan dihadapan para peserta tender dan dilakukan pencatatan saat dilakukan pembukaan penawaran. Dan hasil pencatatan ini dapat diperoleh oleh para peserta tender.

o

Dokumen penawaran yang sudah dibuka harus ditandatangani atau di paraf oleh Pokja ULP pengadaan dan halaman yang berisi harga penawaran juga diberikan paraf.

o

Semua aspek penting dalam tender seperti tanggal, harga penawaran, masa berlaku surat penawaran dll harus di catat dalam dokumen rekapan hasil pembukaan penawaran yang ditandatangani oleh seluruh Pokja ULP pengadaan.

o

Penawaran yang masuk terlambat maka harus ditolak dan dikembalikan kepada penyedia dengan amplop tertutup (tidak dibuka saat pembukaan penawaran), dan dijelaskan kondisinya mengapa penawaran tersebut ditolak didalam satu surat. Situasi ini harus dimasukan juga di dalam dokumen rekapan hasil pembukaan penawaran.


Halaman: 6 dari 38


Kode Modul

2.2.2 Pembelajaran dalam best practice yang dapat digunakan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pembelajaran best practice yang dapat kita ambil pada modul ini yang dapat digunakan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah: •

Di dalam menentukan sistem pengadaan yang salah satunya juga menetapkan cara menyampaikan penawaran dan pembukaan penawarannya, maka pokja ULP dapat melakukan kajian strategi pengadaan terlebih dahulu dengan pendekatan

Supply Positioning Model (SPM). •

Setelah mengetahui posisi barang/jasa berada pada kuadran tertentu (routine,

leverage, bottleneck dan critical) maka pokja dapat menentukan menggunakan metoda pemilihan yang sesuai, apakah melalui pendekatan informal, semi informal

atau

formal

tender,

disesuaikan

dengan

peraturan

pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah, sekaligus juga menetapkan cara menyampaikan penawarannya. (satu sampul/file, dua sampul/file atau dua tahap) •

Penggunaan formal tender akan memakan waktu cukup lama dan biaya proses yang cukup signifikan, sehingga pokja harus cerdas dalam menetapkan metode pemilihannya karena pendekatan formal tender juga berpotensi terjadi kegagalan lelang.

•

Untuk barang/jasa standar sebaiknya menggunakan sistem e-purchasing dengan menggunakan barang/jasa yang ada dalam e-katalog untuk mempercepat proses pengadaan dan mengurangi biaya administrasi perolehan barang/jasanya.

•

Penerimaan dan pembukaan penawaran dalam proses formal tender atau lelang formal

membutuhkan

prosedur

dan

pelaksanaan

yang

ketat

untuk

meminimalisasi terjadi kecurangan yang mungkin dilakukan oleh penyedia atau Pokja ULP pengadaannya, oleh sebab itu penggunaan sistem pengadaan secara elektronik merupakan instrumen yang efektif dan efisien untuk meminimalisasi hal tersebut. 2.3.

IDENTIFIKASI

METODE

PEMASUKAN

PENAWARAN

DALAM

PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH Pokja ULP Pengadaan menyusun dan menetapkan metode penyampaian dokumen penawaran. Metode pemasukan dokumen penawaran secara manual terdiri atas: a.

Metode satu sampul.

b.

Metode dua sampul; atau

c.

Metode dua tahap


Halaman: 7 dari 38


Kode Modul

Sedangkan metode penyampaian dokumen penawaran untuk e-procurement ditetapkan secara: a.

Satu

file, maka

dokumen-dokumen penawaran

administrasi,

teknis dan

hargadisampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi. b.

Dua file, maka dokumen penawaran administrasi dan teknis disampaikan dalam satu

file terenkripsi,

serta penawaran hargadisampaikan dalam satu file

penawaran terenkripsi lainnya yang disampaikan bersamaan. c.

Dua tahap, maka dokumen penawaran administrasi dan teknis disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi, serta penawaran harga disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi lainnya sesuai waktu yang ditentukan.

Untuk lebih jelasnya perbedaan istilah metode pemasukan secara manual dan e-proc disajikan dalam tabel 1dibawah ini: Tabel 1. Perbedaan istilah dalam Metode Pemasukan Penawaran Secara Manual dan E-proc

Manual

Eprocurement

Satu sampul

Satu file

Dua sampul

Dua file

Dua tahap

Dua tahap

2.3.1. Metode Satu Sampul/ file Metode satu sampul/ file digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, dimana evaluasi teknis tidak dipengaruhi oleh harga dan memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Pekerjaan yang bersifat sederhana dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah. b. Pengadaan Jasa Konsultansi dengan KAK yang sederhana; atau c. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam Dokumen Pengadaan. Selain Pengadaan Barang/Jasa yang memiliki karakteristik sebagaimana dimaksud ketentuan diatas pada metode satu sampul/ file, digunakan dalam Penunjukan Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 8 dari 38


Langsung/Pengadaan

Langsung/Kontes/

Kode Modul

Sayembara.

Contoh

pengadaan

dengan

metode satu sampul/ file dapat dilihat pada tabel2 dibawah ini: Tabel 2. Contoh Pengadaan dengan Metode Satu Sampul No

JenisPengadaan

Contohpekerjaan

1

Barang

ATK, meja kursi, computer

2

Pekerjaan konstruksi

Pembangunan gedung satu lantai

3

Jasa lainnya

Pekerjaan cleaningservice

4

Jasa konsultansi

Pengawasan gedung yang sederhana

2.3.2 Metode Dua Sampul/ file Metode dua sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa dimana evaluasi teknis dipengaruhi oleh penawaran harga, dan digunakan untuk: a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan evalua sisistem nilai atau sistem biaya selama umur ekonomis. b. Pengadaan Jasa Konsultansi yang memiliki karakteristik sebagai berikut : i. Dibutuhkan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dengan harga penawaran, agar dua tahap penilaian harga tidak mempengaruhi penilaian teknis; atau ii. Pekerjaan bersifat kompleks sehingga diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam. Contoh pengadaan dengan metode dua sampul dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini: Tabel 3. Contoh Pengadaan dengan Metode Dua Sampul No

JenisPengadaan

Contohpekerjaan

1

Barang

Peralatan laboratorium yang kompleks

2

Konsultansi

Konsultan perencana gedung lebih 2 lantai

2.3.3 Metode Dua Tahap Metode dua tahap digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnyayang memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Pekerjaan bersifat kompleks.


Halaman: 9 dari 38


Kode Modul

b. Memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharan peralatannya. c. Mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda. d. Membutuhkan waktu evaluasi teknis yang lama; dan/atau e. Membutuhkan penyetaraan teknis.

Contohnya pengadaan dengan metode dua tahap dapat dilihat pada tabel 4 dibawah ini: Tabel 4. Contoh Pengadaan dengan Metode Dua Tahap No

JenisPengadaan

Contohpekerjaan

1

konstruksi

Pembangunan deeptunnel(terowongan bawah tanah)

2

Jasa lainnya

Penyelenggaraan acara berskala internasionalantara lain pertemuan APEC 2013

2.4.

TATA CARA/MEKANISME PENERIMAAN DAN PENCATATAN DALAM PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH 2.4.1 DokumenKualifikasi(KhususPrakualifikasi) Langkah Umum (Flowchart)


Halaman: 10 dari 38


Kode Modul

Gambar1. Flowchart Alur Dokumen Kualifikasi Hal – hal yang harus diperhatikan a.

Penyedia yang memasukkan dokumen kualifikasi adalah penyedia yang mendaftar sebagai peserta.

b.

Khusus untuk e-procurement, penyedia wajib mendaftar pada aplikasi SPSE dan melakukan verifikasi pada LPSE untuk mendapatkan kode akses aplikasi SPSE.

c.

Membuat daftar pemasukan dokumen kualifikasi dan tanda terima untuk penyedia.

d.

Ketentuan-ketentuan dalam pemasukan dokumen kualifikasi.

e.

Ketentuan penambahan kelengkapan persyaratan kualifikasi


Halaman: 11 dari 38


Kode Modul

2.4.2. Dokumen Penawaran Langkah Umum (flowchart)

Gambar2. Flowchart Alur Dokumen Penawaran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan dan pencatatan : a.

Penyedia yang boleh memasukkan dokumen penawaran adalah penyedia yang mendaftar untuk mengikuti pelelangan/seleksi.

b.

Membuat daftar pemasukan dokumen penawaran dan tanda terima untuk penyedia.

c.

Ketentuan-ketentuan dalam pemasukan dokumen penawaran (aturan waktu).

d.

Ketentuan penarikan dan penggantian dokumen.


Halaman: 12 dari 38


2.5.

Kode Modul

PENYIMPANAN DOKUMEN PENAWARAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH a.

Dokumen penawaran yang sudah diterima, kemudian disimpan ditempat yang aman untuk menghindari pencurian dokumen, intervensi pihak tertentu, tindakan post bidding (tindakan yang menambah/mengurangi/mengganti kelengkapan dokumen penawaran yang sudah masuk setelah batas akhir pemasukan penawaran).

b.

Untuk sisteme-procurement dokumen yang sudah masuk akan tersimpan secara otomatis di SPSE, hanya dapat dibuka sesuai jadwal yang ditetapkan dalam SPSE.


Halaman: 13 dari 38


Kode Modul

BAB III MELAKSANAKAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 3.1.

TATA CARA PEMBUKAAN PENAWARAN

A. Satu Sampul Berikut ini langkah-langkah didalam pembukaan dokumen penawaran: 1) Dokumen

penawaran dibuka dihadapan peserta pada waktu dan tempat sesuai

ketentuan dalam dokumen pengadaan. 2) Ketidakhadiran peserta pada saat pembukaan dokumen penawaran tidak boleh dijadikan dasar untuk menolak/ menggugurkanpenawaran. 3) Perwakilan peserta yang hadir pada saat pembukaan PembukaanPenawaran dokumen

penawaran

menunjukkan

tanda

pengenal

dan

surattugaskepadapokjaULP/Pokja ULPpengadaan. 4) Bagi peserta perorangan, kehadirannya tidak boleh diwakilkan dan harus menunjukkan tanda pengenal kepada pokja ULP/ Pokja ULPpengadaan. 5) Dilakukan pada hari yang sama segera setelah batas akhir pemasukan penawaran yang dihadiri paling kurang 2 (dua) peserta sebagai saksi. 6) Apabila tidak ada peserta atau hanya ada1(satu) peserta sebagai saksi, maka pokja ULP/Pokja ULP pengadaan menunda pembukaan dokumen penawaran selama 2 (dua) jam. 7) Apabila setelah ditunda hanya ada1(satu) atau tidak ada peserta sebagai saksi, maka pembukaan tetap dilanjutkan dengan menunjuk saksi tambahan di luar pokja ULP/Pokja ULP pengadaan yang ditunjuk oleh pokja ULP/Pokja ULP pengadaan. 8) Pokja ULP/Pokja ULP pengadaan membuka kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran dihadapan para peserta. 9) Pokja ULP/Pokja ULP pengadaan meneliti isi kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran dan menghitung jumlah Dokumen Penawaran yang masuk dihadapan peserta. 10) Apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) peserta maka pelelangan dinyatakan gagal. 11) Dokumen

penawaran

dengan

sampul

bertanda“PENARIKAN”,“PENGGANTIAN”,

“PENGUBAHAN”, atau”PENAMBAHAN”, harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu. Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 14 dari 38


Kode Modul

12) Dokumen penawaran yang telah masuk tidakdibuka apabiladokumen dimaksud telah disusuli dokumen dengan sampul bertanda“PENARIKAN”. 13) Pokja ULP/Pokja ULP pengadaan membuka sampul dokumen penawaran di hadapan peserta,

kemudian

dijadikan

lampiran

Berita

Acara

Pembukaan

Dokumen

Penawaran. 14) Pokja ULP/Pokja ULP pengadaan memeriksa dan menunjukkan dihadapan peserta mengenai kelengkapan dokumen penawaran yang meliputi: a.

Surat penawaran yang didalamnya tercantum tanggal, tanda tangan yang berhak, masa berlaku penawaran dan mencantumkan harga penawaran.

b.

Jaminan Penawaran asli nilai dan jangka waktu serta bersifat unconditional. (Penawaran manual)

c.

Rincianhargapenawaran(daftarkuantitasdanharga),apabiladiperlukan.

d.

Surat kuasa dari pemimpin/direktur utama perusahaan kepada penerima kuasa yang namanya tercantum dalam akta pendirian atau perubahannya (apabila dikuasakan).

e.

Surat perjanjian kemitraan/kerjasama operasi (apabila ada).

f.

Dokumen penawaran teknis.

g.

Formulir rekapitulasi perhitungan TKDN (biladisyaratkan).

h.

Dokumen isian kualifikasi (khusus pascakualifikasi) dan;

i.

Dokumen lainnya yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pengadaan (apabila ada).

15) PokjaULP/Pokja ULP pengadaan tidak boleh menggugurkan penawaran pada waktu pembukaan penawaran kecuali untuk yang terlambat memasukkan penawaran. 16) Salah satu anggota pokjaULP/Pokja ULP pengadaan bersama1(satu) orang saksi memberikan paraf dokumen penawaran asli yang bukan miliknya. 17) PokjaULP segera membuat BeritaAcaraPembukaan Dokumen Penawaran yang paling sedikit memuat: a.

Jumlah dokumen penawaran yang masuk.

b.

Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap.

c.

Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran (apabila ada).

d.

Keterangan lain yang dianggap perlu.

e.

Tanggal pembuatan Berita Acara;dan


Halaman: 15 dari 38


f.

Kode Modul

Tanda tangan anggota pokja ULP/Pokja ULP pengadaan dan wakil peserta yang hadir atau saksi yang ditunjuk oleh pokjaULP bila tidak ada saksi dari peserta.

18)

Dalam hal terjadi penundaan waktu pembukaan penawaran, maka penyebab penundaan tersebut harus dimuat dengan jelas dalam Berita Acara.

19)

Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh anggota pokja ULP/Pokja ULP pengadaan yang hadir dan 2 (dua) orang saksi.

20)

Berita Acara dilampiri dokumen penawaran.

21)

Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran dan pokja ULP/Pokja ULP pengadaan dapat mengunggah salinan tersebut melalui website K/L/D/I masing-masing yang dapat diunduh oleh peserta.

B. Dua sampul 1.

Sampul I

Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan pembukaan dokumen penawaran di atas pada pelelangan/seleksi Satu Sampul. Hal-hal yang berbeda pada pembukaan dokumen penawaran Sampul I adalah: a.

SampulII tetap tertutup dan tidak boleh dibuka, serta di paraf oleh Pokja ULP

dan saksi. b.

Kelengkapan dokumen Sampul I yang diperiksa Pokja ULP bersama-sama

peserta sama dengan pada Pelelangan/seleksi Satu Sampul, kecuali: i). ii).

Tidak ada rincian harga penawaran karena berada pada sampul II. Tidak ada dokumen kualifikasi karena sudah di proses pada tahap

prakualifikasi. 2.

Sampul II

Penyedia yang telah nyatakan lulus sampul I akan di undang untuk pembukaan sampul II. Pada pekerjaan jasa konsultan dengan metode evaluasi kualitas, pembukaan sampul II (biaya) hanya dilakukan terhadap penawaran penyedia yang memperoleh nilai teknis terbaik (tertinggi) dan pada metode evaluasi kualitas dan biaya di lakukan terhadap semua penawaran penyedia yang lulus ambang batas pada evaluasi teknis. Perbedaan berita acara pembukaan penawaran antara metode satu sampul dan dua sampul adalah Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 16 dari 38


Kode Modul

pada metode satu sampul berita acara berisi kelengkapan persyaratan penawaran baik administrasi, teknis dan harga. Sedangkan pada metode dua sampul, pada sampul I berisi kelengkapan persyaratan administrasi dan teknis sajadan sampul II berisi penawaran biaya (harga). C. Dua tahap Pemasukan Dokumen Penawaran TahapI (Administrasi dan Teknis) Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan Pemasukan Dokumen Penawaran pada Pelelangan/seleksi metode Dua Sampul. Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap II (Biaya) Penyedia yang telah nyatakan lulus sampul I dan penyetaraan teknis akan di undang untuk pembukaan sampul II. 3.2. Pengadaan Secara Elektronik (E-proc) Pada tahap pembukaan penawaran, Pokja ULP mengunduh (download) dan melakukan dekripsi file penawaran dengan menggunakan Apendo/spam kodok. Alur Pembukaan Dokumen Penawaran:

Gambar 3. Alur Proses Pembukaan Dokumen a.

Membuka Dokumen Kualifikasi

Pada tahap pembukaan penawaran, Pokja ULP sudah dapat melihat nama penyedia barang/ jasadan tautan“tabel kualifikasi“dan tautan“dokumen penawaran rhs”sudah aktif dan dapat di unduh Pokja ULP.


Halaman: 17 dari 38


Kode Modul

Gambar 4. Proses Pembukaan Dokumen Kualifikasi

Lalu akan tampil halaman ”Dokumen Kualifikasi”.

Gambar 5. Halaman Tabel Kualifikasi a 1.


Halaman: 18 dari 38


Kode Modul

Gambar 6. Halaman Tabel Kualifikasi a 2 a. Membuka Dokumen Penawaran, Metode Pasca Kualifikasi Satu File Untuk mengunduh dokumen administrasi, teknis dan harga penawaran yang dikirim oleh peserta, klik tautan nama file pada kolom dokumen penawaran untuk setiap peserta pada halaman “view lelang”.

Gambar 7. Proses Pembukaan Dokumen Penawaran Pasca kualifikasi Satu File


Halaman: 19 dari 38


Kode Modul

Unduh semua dokumen “penawaran .rhs” pada halaman “ view lelang” dan simpan dalam 1 folder. Gunakan aplikasi pengamanan dokumen (Apendo) untuk membuka (dekripsi) dokumen penawaran peserta. c.

Membuka Dokumen Penawaran, Metode prakualifikasi Dua File

Pada metode prakualifikasi dua file, dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawaran yang dikirim oleh peserta dapat diunduh oleh pokja ULP secara terpisah setampilan sesuai dengan tahap jadwal lelang yang sedang berjalan. Berikut tampilan aplikasi pada tahap mengunduh dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawaran.

Gambar 8. Proses Unduh Dokumen Administrasi dan Teknis, Metode Prakualifikasi Dua File i)

Unduh dokumen administrasi dan teknis. Klik tautan nama dokumen yang akan

diunduh pada halaman “view lelang” pada kolom “dokumen penawaran administrasi dan teknis” lalu simpan masing-masing dokumen peserta dalam satu folder. ii)

Unduh dokumen penawaran. Klik tautan nama dokumen yang akan diunduh pada

halaman “view lelang” pada kolom “dokumen penawaran harga/biaya” lalu simpan masing-masing dokumen peserta dalam satu folder. Menggunakan APENDO Apendo (Aplikasi Pengaman Dokumen) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Lembaga Sandi Negara yang berfungsi untuk mengamankan dokumen penawaran dalam SPSE. Proses pengamanan dokumen yang dilakukan oleh pokja ULP adalah Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 20 dari 38


Kode Modul

dekripsi file berekstensi“*.rhs.”. Pokja ULP dapat mengunduh Apendo Pokja ULP pada halaman “home”Pokja ULP.

Gambar 9. Proses Unduh Apendo

Gambar 10. Halaman Unduh Apendo pada INAPROC. Pada SPSE 3.5 Apendo dapat digunakan di beberapa sistem operasi komputer. Unduh Apendo sesuai dengan sistem operasi yang anda gunakan. Klik tombol untuk mengunduh Apendo. i)

Apendo hasil unduh berupa file berekstensi *.zip gunakan aplikasi kompresi seperti

winrar atau winzip untuk mengekstrak Apendo, sehingga Apendo sudah dalam folder. ii)

Jalankan file Apendo.exe yang ada di dalam direktori...\Apendo_Pokja ULP_3.1.2-

win32(20121025)\ bin.


Halaman: 21 dari 38


Kode Modul

Gambar 11. Halaman Login Apendo User id dan password yang digunakan untuk login di Apendo berbeda dengan user id untuk login SPSE. User id default pokja ULP adalah“lpse lkpp” dan password default adalah Pokja ULP “lpse”. Klik tombol F1 pada keyboard komputer Anda untuk menampilkan petunjuk penggunaan Apendo.

Gambar 12. Halaman Setting Userid dan Password Apendo Pada halaman setting password dan kunci, terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Pokja ULP yakni sebagai berikut : Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 22 dari 38


i)

Password baru,

adalah

Kode Modul

isian password baru yang dikehendaki (minimal 8

karakter). ii) iii)

Konfirmasi, adalah isian untuk memasukkan ulang password baru. Jika anda lupa password atau user id, fasilitas untuk mendapatkan kembali user

id dan password Apendo. Pilih lengkapi pertanyaan 1, pertanyaan2, pertanyaan 3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa userid dan password.

Gambar 13. Halaman Petunjuk Penggunaan Apendo Pokja ULP Untuk memulai proses dekripsi file maka Pokja ULP memilih file berekstensi *.rhs, klik tombol untuk memilih file.

Gambar 14. Proses Memilih File yang akan Didekripsi Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 23 dari 38


Kode Modul

Gambar 15. Mencari File *.rhs dalam Komputer

Dalam Apendo 3.1, Pokja ULP dapat melakukan dekripsi lebih dari 1 file sekaligus. Seperti gambar 13,Pokja ULP memilih 3 file sekaligus untuk didekripsi.

Gambar 16. Mendekripsi File Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 24 dari 38


Untuk

menambah

file

lagi

untuk

Kode Modul

didekripsi,

Pokja

ULP

dapat

klik

tombol

untuk Menghapus file yang akan di dekripsi, Pokja ULP pilih terlebih dahulu file yang akan

dihapus,

baru

kemudian

klik

tombol

klik

tombol

untuk memulai dekripsi file penawaran. Apendo akan meminta kunci

private dokumen

Gambar 17. Memasukkan Kunci Private Dokumen

Gambar 18. Proses Salin (copy) Kunci Private Dokumen


Halaman: 25 dari 38


Kode Modul

Tempelkan (paste) kunci private dokumen dari SPSE ke dalam window private Apendo, kemudian klik tombol

Gambar 19. Menempelkan (paste) Kunci Private Dokumen di Apendo.

Gam bar 20. Window Konfi rm asi Dekri psi Dokum en Lel ang


Halaman: 26 dari 38


Kode Modul

Gambar 21. Informasi Penyedia yang Mengirimkan Dokumen Penawaran d. Memasukkan harga penawaran. Klik tautan (memasukkan harga penawaran dan terkoreksi) pada “view lelang”.

Gambar 23. Proses Pemasukan Dokumen Penawaran di SPSE Lalu akan tampil halaman “pemasukan harga penawaran terkoreksi”. Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 27 dari 38


Kode Modul

Gambar 24. Memasukkan Harga Penawaran di SPSE 1. Isikan data harga penawaran sesuai dengan yang dicantumkan dalam dokumen

2. 3.

4. 5.

6.

penawaran masing-masing peserta lelang, kemudian klik tombol padaSPSE3,5. Penyedia yang tidak mengirim dokumen penawaran, maka tidak akan tampil namanya pada halaman pemasukan harga penawaran. Jika harga penawaran lebih tinggi dari harga HPS, maka halaman “pemasukan harga penawaran & terkoreksi”, akan tampil bahwa harga penawaran lebih tinggi dari HPS. Harga penawaran yang telah dimasukkan, akan ditayangkan pada halaman“view lelang”dan juga pada portal SPSE. Harga penawaran dan hasil koreksi pada fasilitas yang tersedia pada aplikasi SPSE. Terhadap file penawaran terenkripsi yang tidak dibuka (dekripsi), pokja ULP/Pokja ULP pengadaan wajib menyampaikan file penawaran tersebut kepada SPSE, dan bila dianggap perlu SPSE dapat menyampaikan file penawaran tersebut kepada LKPP. Terhadap file penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka yang disampaikan kepada LPSE atau LKPP, maka SPSE atau LKPP akan memberikan keterpangan kondisi file penawaran kepada pokja ULP/Pokja ULP pengadaan. Berdasarkan keterangan dari LPSE/LKPP apabila file penawaran yang tidak dapat dibuka maka pokja ULP/Pokja ULP pengadaan dapat menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak memenuhi syarat sebagai penawaran dan penyedia barang/jasa yang mengirimkan file tersebut dianggap tidak memasukkan penawaran. File yang dianggap sebagai penawaran adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan dapat dievaluasi, yang sekurang-kurangnya memuat : a. Satu file : harga penawaran, daftar kuantitas dan harga untuk kontrak harga satuan/


Halaman: 28 dari 38


Kode Modul

gabungan, jangka waktu penawaran, dan deskripsi/spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan b.

Dua file atau dua tahap: daftar kuantitas dan harga untuk kontrak harga

satuan/gabungan, jangka waktu penawaran dan deskripsi/spesifikasibarang/jasa yang ditawarkan. 7. Dengan adanya proses penyampaian file penawaran yang tidak dapat dibuka (dekripsi) (sebagaimana dimaksud dalam angka 3), pokja ULP/Pokja ULP pengadaan dapat melakukan penyesuaian jadwal evaluasi dan tahapan selanjutnya.

3.3.

PENGISIAN FORMULIR UNTUK KELENGKAPAN DOKUMEN (KERTAS KERJA)

Sebelum melakukan pembukaan penawaran, Pokja ULP harus menyiapkan formulir untuk mencatat

kelengkapan dokumen

penawaran yang dipersyaratkan dalam

dokumen pemilihan, atau yang dikenal dengan kertas kerja. Bentuk kertas kerja berupa tabel atau matriks antara nama penyedia dengan kelengkapan dokumen penawaran (administrasi, teknis dan harga). Contoh kertas kerja dapat lihat pada tabel 5 dibawah ini:

No

Nama Penyedia

1

2

Administrasi 3

4

Teknis 5

6

1

7

8

Harga*

Keterangan

9

10 (lengkap/tidak lengkap)

2 3

*Untuk metode satu sampul Tata cara pengisian formulir dokumen kelengkapan (kertas kerja) sebagai berikut : 1.

Pokja ULP memeriksa kelengkapan dokumen penawaran (administrasi, teknis dan

harga) yang masuk baik dengan sistem manual maupun e-proc sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan dengan contoh tabel 6 dibawah ini :


Halaman: 29 dari 38


Kode Modul

Tabel 6. Contoh Pengisian Kertas Kerja Pembukaan Penawaran Pengadaan Barang

Catatan√ : ada,

2.

- : tidak ada

Pokja ULP mencatat kelengkapan dokumen yang ada dan mengisi kertas kerja

yang telah disiapkan dengan keterangan ada (√) dan tidak ada (-). 3.

Jika dokumen yang dipersyaratkan dokumen pemilihan ada semua (lengkap)

maka penawaran dinyatakan lengkap, jika tidak ada dinyatakan tidak lengkap. 4.

Rekapitulasi kelengkapan dokumen penawaran akan menjadi lampiran berita

acara pembukaan penawaran


Halaman: 30 dari 38


Kode Modul

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 4.1.

PENYUSUNAN BERITA ACARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Berita acara pembukaan dibuat oleh pokja ULP/panitia pengadaan dan merupakan kesimpulan dari pokja ULP/panitia pengadaan atas kelengkapan dokumen penawaran yang dipersyaratkan dalam dokumen pemilihan. Ada sedikit perbedaan pembuatan berita acara pengadaan secara manual dan e-proc. Pada sistem manual berita acara ditandatangani oleh anggota pokja ULP/panitia pengadaan yang hadir dan 2 wakil penyedia sebagai saksi; atau menunjuk 2 orang diluar pokjaULP sebagai saksi (jika tidak ada yang hadir), berita acara dibacakan dihadapan peserta dan copy berita acara dibagikan kepada peserta. Sedangkan untuk sistem e-proc, sesuai dengan Perka LKPP No. 18 Tahun 2012 pokja ULP/panitia pengadaan tidak diwajibkan untuk membuat berita acara pemasukan dan pembukaan penawaran, tetapi jika pokja ULP/panitia pengadaan membuat berita acaranya diperbolehkan. Berita acara ini membantu pokja ULP/panitia pengadaan sebagai langkah awal untuk melihat persyaratan jumlah penyedia dan kelengkapan persyaratan. Jika dari pembukaan penawaran ternyata jumlah penyedia kurang dari 3 atau semua penawaran tidak lengkap maka pelelangan/seleksi dinyatakan batal sehingga tidak perlu dilanjutkan ke evaluasi. Acara pembukaan penawaran hanya untuk melihat kelengkapan setiap penawaran yang masuk, dinyatakan lengkap/tidak lengkap. Meskipun belum ajang kompetisi, berita acara pembukaan penawaran menjadi dasar bagi pokja ULP untuk melakukan tahap selanjutnya, yaitu evaluasi penawaran (administrasi, teknis dan harga). Berita acara pembukaan penawaran minimal memuat : a. Jumlah dokumen penawaran yang masuk. b. Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap. c. Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran (apabila ada). d. Keterangan lain yang dianggap perlu. e. Tanggal pembuatan Berita Acara; dan f.

Tanda tangan anggota pokja ULP/panitia pengadaan dan wakil peserta yang hadir, atau saksi yang ditunjuk oleh Pokja ULP/panitia pengadaan bila tidak ada saksi dari peserta.


Halaman: 31 dari 38


Kode Modul

4.2 Menyusun Berita Acara Evaluasi Dokumen Penawaran Berita acara hasil evaluasi dibuat oleh ULP dan merupakan kesimpulan dari ULP atas evaluasi yang telah dilakukan terhadap dokumen penawaran. Berita acara perlu dibuat untuk setiap tahapan evaluasi,dimana pada akhir tahap tersebut harus diumumkan terlebih dahulu kepada peserta sebelum memasuki tahap evaluasi lebih lanjut dan dibuat pada tahap penetapan wewenang. Berita Acara Hasil Evaluasi Bersifat Rahasia Sampai dengan Hasil Evaluasi Tersebut Diumumkan Kepada Peserta Jenis-jenis berita acara yang perlu dibuat adalah : 1.Berita Acara Evaluasi Administrasi dan Teknis. Berita acara ini memuat kesimpulan ULP atas evaluasi yang dilakukan terhadap dokumen administrasi dan dokumen teknis dari seluruh peserta pemilihan. Berita acara ini dibuat hanya untuk pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi: a.Pemilihan penyediabarang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya dengan metode dua sampul dan dua tahap. b.Pemilihan penyedia jasa konsultansidengan metode kualitas dan

metode kualitas dan

biaya.Kesimpulan yang dibuat berupa : c.Peserta yang lulus dan tidak lulus persyaratan administrasi dan teknis. d.Pemeringkatan peserta khusus untuk pemilihan jasa konsultansi dengan metode kualitas. 2.Berita Acara Pembukaan dan Evaluasi Sampul II (Dokumen Biaya). Berita acara ini dibuat hanya untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi dengan metode kualitas. Berita acara ini memuat tentang kesimpulan ULP atas evaluasi terhadap dokumen penawaran biaya. Kesimpulan yang dibuat berupa kewajaran penawaran biaya yang diajukan calon pemenang. 3.Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) dan Berita Acara Hasil Seleksi (BAHS). Pada dasarnya BAHP dan BAHS adalah hal yang sama dan perbedaaannya terletak pada istilah. BAHP digunakan untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya.Sedangkan BAHS digunakan untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi. Keduanya mengandung substansi yang sama, yaitu memuat kesimpulan ULP atas evaluasi yang dilakukan Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 32 dari 38


Kode Modul

terhadap dokumen penawaran yang meliputi dokumen administrasi, teknis, dan dokumen biaya dari seluruh peserta pemilihan. Berita acara ini dibuat hanya untuk semua metode pemilihan penyedia barang/jasa. Kesimpulan yang dibuat pada BAHP atau BAHS adalah: a.Peserta yang lulus dan tidak lulus persyaratan administrasi, teknis, dan biaya. b.Dibuat peringkat para peserta untuk menetapkan calon pemenang, calon pemenang cadangan 1, dan calon pemenang cadangan 2. Pemeringkatan peserta dilakukan khusus untuk pemilihan jasa konsultansi dengan metode kualitas. Muatan Berita Acara Hasil Evaluasi Dalam menyusun berita acara, substansi yang harus terkandung dalam berita acara paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut : 1.Nama semua peserta. 2.Proses dan hasil evaluasi. 3.Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu. 4.Jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada tahapan evaluasi. 5.Bila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 sehingga masuk dalam katagori gagal, maka dalam berita acara tersebut harus ada pernyataan bahwa lelang atau seleksi gagal dan harus segera dilakukan lelang atau seleksi ulang. 6.Tanggal dibuatnya berita acara. 7.Ditandatangani oleh paling kurang seperdua dari jumlah Pokja ULP. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci dari masing-masing isi dari berita acara seperti yang dimaksudkan di atas dan contoh berita acara hasil evaluasi dapat dilihat pada lampiran modul ini. 1.Nama Peserta. Nama semua peserta yang dievaluasi pada tahap tersebut, yaitu : a.Untuk berita acara evaluasi prakualifikasi adalah semua peserta yang mengikuti prakualifikasi. b.Untuk berita acara evaluasi administrasi dan teknis adalah semua peserta yang lulus dan diundang untuk memasukkan dokumen penawaran. c.Untuk berita acara pembukaan dan evaluasi sampul II adalah peserta yang diundang untuk pembukaan sampul II. d.Untuk berita acara hasil pelelangan/seleksi adalah semua peserta yang mendaftarkan. e.Untuk mengikuti lelang/seleksi. Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 33 dari 38


Kode Modul

Sedangkan data-data peserta terdiri dari : i.Nama perusahaan bila badan hukum dan nama peserta perorangan. ii.Alamat peserta. iii.Nama direktur bila badan hukum. 2.Proses dan Hasil Evaluasi. Pada dasarnya semua proses yang dilakukan ULP dan kejadian-kejadian penting yang mempengaruhi hasil penilaian evaluasi harus tercatat dalam berita acara hasil evaluasi. Kesimpulan hasil evaluasi yang dilakukan pada tahap sebelum evaluasi dan berita acara ini dibuat harus dituangkan dalam setiap berita acara. Untuk lebih memudahkan penyusunan berita acara adalah dengan menambahkan lampiran berupa : a.Berita acara hasil evaluasi yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. b.Kertas kerja evaluasi yang ditandatangani oleh paling sedikit seperdua dari jumlah anggota Pokja ULP. Bila menambahkan lampiran, maka dalam berita acara perlu dinyatakan bahwa lampiran ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara yang dibuat. Muatan proses dan hasil evaluasi yang harus disajikan paling tidak adalah sebagai berikut: 1.Berita Acara Evaluasi Administrasi dan Teknis: a.Hasil

evaluasi

penawaran

administrasi

dan

teknis

termasuk

alasan

ketidakl ulusan

peserta. b.Nilai evaluasi teknis diurutkan mulai dari yang tertinggi. c.Ambang batas nilai teknis. 2.Berita Acara Pembukaan dan Evaluasi Sampul II (Dokumen Biaya): a.Kelengkapan isi sampul II. b.Besaran usulan biaya dan biaya terkoreksi. c.Kesimpulan tentang kewajaran: i.Biaya pada rincian biaya langsung personil (remuneration). ii.Penugasan tenaga ahli. iii.Penugasan tenaga pendukung; dan iv.Biaya pada rincian biaya langsung non-personil (direct reimbursable cost). 3.Berita Acara Hasil Pelelangan : Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 34 dari 38


Kode Modul

a.Lelang umum secara pascakualifikasi satu sampul untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya : i.Proses dan hasil evaluasi adminsitrasi dan teknis. Dalam hal ini sama dengan isi dari berita acara evaluasi administrasi dan teknis. ii.Proses evaluasi dokumen biaya yang meliputi: 1)Harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing peserta. 2)Metode evaluasi yang digunakan. 3)Unsur-unsur yang dievaluasi. 4)Rumus yang dipergunakan. iii.Hasil evaluasi dokumen penawaran, yaitu peserta yang lulus dan tidak lulus evaluasi administrasi, teknis, biaya, dan kualifikasi; termasuk alasan ketidaklulusan peserta. iv.Nilai evaluasi diurutkan mulai dari calon pemenang b.Lelang umum secara prakualifikasi dua sampul dan/atau dua tahap untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya: i.Kesimpulan hasil evaluasi administrasi dan teknis. ii.Proses evaluasi dokumen biaya dengan cara yang sama dengan lelang umum pasca kualifikasi. iii.Hasil evaluasi dokumen penawaran, yaitu peserta yang lulus dan tidak lulus evaluasi administrasi, teknis, biaya dan kualifikasi termasuk alasan ketidaklulusan peserta. iv.Nilai evaluasi diurutkan mulai dari calon pemenang. 4.Berita Acara Hasil Seleksi Berita acara hasil seleksi dibuat setelah masa sanggah dan klarifikasi dan negosiasi. a.Seleksi umum metode evaluasi kualitas dua sampul: i.Peserta seleksi lulus dan tidak lulus pada tahap prakualifikasi. ii.Peserta seleksi yang masuk daftar pendek. iii.Hasil evaluasi penawaran administrasi dan nilai evaluasi teknis. iv.Biaya penawaran dan biaya penawaran terkoreksi dari peserta seleksi yang memiliki peringkat teknis tertinggi. v.Hasil klarifikasi dan negosiasi. vi.Pagu anggaran dan HPS. vii.Metoda evaluasi yang digunakan. viii.Unsur-unsur yang dievaluasi. ix.Rumus yang dipergunakan.


Halaman: 35 dari 38


Kode Modul

b.Seleksi umum metode evaluasi kualitas dan biaya dua sampul : i.Besaran usulan biaya dan biaya terkoreksi. ii.Nilai/skor penawaran: (1)Nilai teknis. (2)Nilai biaya. iii.Nilai/skor gabungan penawaran teknis dan penawaran biaya. iv.Kesimpulan tentang kewajaran: 1)Biaya pada rincian biaya langsung personil (remuneration). 2)Penugasan tenaga ahli. 3)Penugasan tenaga pendukung. 4)Biaya pada rincian biaya langsung non-personil (direct reimbursable cost). c.Seleksi umum metode evaluasi biaya terendah dan/atau pagu anggaran satu sampul, baik seleksi umum, seleksi sederhana, bentuk badan maupun perorangan: i.Hasil evaluasi penawaran administrasi dan teknis termasuk alasan ketidaklulusan peserta. ii.Nilai evaluasi teknis diurutkan mulai dari nilai tertinggi. iii.Ambang batas nilai teknis. iv.Besaran usulan biaya dan biaya terkoreksi. v.Kesimpulan tentang kewajaran: 1.Biaya pada rincian biayalangsung personil (remuneration). 2.Penugasan tenaga ahli. 3.Penugasan tenaga pendukung. 4.Biaya pada rincian biaya langsung non-personil (direct reimbursable cost). 3.Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu. Keterangan lain yang dimaksudkan adalah keterangan penting yang berpengaruh pada kesimpulan terhadap hasil evaluasi penawaran dan bila disajikan dalam berita acara akan menambah menguatkan kesimpulan evaluasi yang dihasilkan, terutama terhadap kesimpulan evaluasi yang tidak memenuhi syarat. Sebagai contoh adalah menguraikan langkah-langkah ULP dalam melakukan konfirmasi atau verifikasi kepada lembaga penerbit dokumen dan menguraikan hasil konfirmasi/verifikasi tersbut. Contoh lain adalah menambah keterangan atas ketidaklulusan peserta meskipun dari persyaratan teknis sudah cukup jelas. 4.Jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada tahapan evaluasi.


Halaman: 36 dari 38


Kode Modul

Setiap berita acara harus menyajikan jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada tahap evaluasi untuk berita acara yag dibuat, termasuk jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada tahap-tahap evaluasi yang dilakukan sebelumnya. 5.Pernyataan seleksi gagal. Apabila pada tahap evaluasi yang sedang dilakukan jumlah peserta yang memenuhi syarat tidak ada, maka harus dinyatakan secara eksplisit dalam berita acara bahwa lelang atau seleksi gagal dan harus segera dilakukan lelang atau seleksi ulang. 6.Tanggal dibuatnya berita acara. Tanggal yang dimaksud adalah tanggal pada saat berita acara yang dibuat ditandatangani oleh anggota pokja ULP. 7.Ditandatangani oleh paling kurang seperdua dari jumlah Pokja ULP. Berita acara ini mempunyai kekuatan hukum bila ditandatangani oleh paling sedikit seperdua dari jumlah Pokja ULP. Kewenangan ULP Dalam Penetapan Pemenang Berita acara hasil evaluasi bukan merupakan penetapan terhadap calon pemenang, pemenang cadangan I dan pemenang cadangan II. Untuk menetapkan hal ini perlu dibuat penetapan tersendiri yang kewenangannya adalah sebagai berikut : a)Pada pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya. Kewenangan penetapan pemenang adalah sebagai berikut : 1.ULP membuat Surat Penetapan Pemenang berdasarkan BAHP untuk nilai sampai dengan Rp. 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah). 2.ULP membuat Surat Usulan Penetapan Pemenang kepada PA pada K/L/I atau kepala daerah berdasarkan BAHP untuk nilai di atas Rp. 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah). 3.PA pada K/L/I atau kepala daerah membuat Surat Penetapan Pemenang untuk nilai diatas Rp. 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah) setelah mendapatkan usulan dari ULP. b)Pada pemilihan penyedia jasa konsultansi. Kewenangan penetapan pemenang adalah sebagai berikut : 1.ULP membuat Surat Penetapan Pemenang berdasarkan BAHS untuk nilai sampai dengan Rp. 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah). Judul Modul: Melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 37 dari 38


Kode Modul

2.ULP membuat Surat Usulan Penetapan Pemenang PA pada K/L/I atau kepala daerah berdasarkan BAHP untuk nilai di atas Rp. 10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah). 3.PA pada K/L/I atau kepala daerah membuat Surat Penetapan Pemenang untuk nilai di atas Rp. 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) setelah mendapatkan usulan dari ULP.


Halaman: 38 dari 38

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA

Recommend Documents