KATA PENGANTAR. Judul : Bahan Pelajaran Melakukan Pelayanan dan Negosiasi (Pj3) Bagian 3 Dasar-dasar Pemahaman tentang Negosiasi

KATA PENGANTAR Judul

:

Bahan Pelajaran Melakukan Pelayanan dan Negosiasi (Pj3) Bagian 3 Dasar-dasar Pemahaman tentang Negosiasi

Penyusun :

Aserani Kurdi, S.Pd

Desain, Pengetikan dan Setting :

ROLISA Komputer Tanjung Jln.Ir.P.H.M.Noor Perumahan Guru SMKN 1 Pembataan Tanjung HP. 081348840437 e-mail : [email protected]

Penerbit :

SMK Negeri 1 Tanjung Jln.Ir.P.H.M.Noor Pembataan Tanjung Telp.(0526)2021874 e-mail : [email protected]

Cetakan Ke :

ijk

a

lhamdulillah, atas izin dan karunia Allah SWT. dapatlah penyusun menyajikan tulisan ini dalam rangka upaya pemenuhan bahan pelajaran produktif pada SMK Negeri 1 Tanjung khususnya program keahlian Penjualan. Buku bahan pelajaran Melakukan Pelayanan dan Negosiasi (PJ3) ini, penyusun sajikan dalam empat buku/empat bagian, yaitu : bagian pertama tentang Konsep Dasar Ilmu Menjual ; bagian kedua tentang Layanan Prima Penjualan ; bagian ketiga Dasar-dasar Pemahaman tentang Negosiasi dan bagian keempat tentang Melakukan Negosiasi Penjualan. Bagian 1 dan 2 disajikan pada tingkat X dan bagian 3 dan 4 disajikan pada tingkat XI progli Penjualan SMK Bisnis dan Manajemen.

I, Januari 2009 M

Buku yang ada di hadapan anda ini adalah buku bagian ke 3 Dasar-dasar Pemahaman tentang Negosiasi untuk tingkat XI Progli Penjualan.

HAK CIPTA DILINDUNGI UNDANG-UNDANG

Terimakasih kami sampaikan kepada semua pihak yang turut membantu dalam proses penulisan v

iv

daftar isi

dan penggandaan buku ini. Semoga buku ini dapat membantu bagi kelancaran proses pemelajaran mata diklat produktif penjualan Melakukan Pelayanan dan Negosiasi (PJ3). Akhirnya, tegur sapa, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat kami harapkan untuk perbaikan di masa-masa yang akan datang. Tanjung, 19 Januari 2009

Penyusun,

vi

KATA PENGANTAR …..v DAFTAR ISI…..vii 1. Pengertian Negosiasi …..1 2. Macam, bentuk dan Karakteristik Negosiasi …4 A. Macam dan Bentuk Negosiasi ……4 B. Karakteristik Negosiasi …..6 3. Kemampuan Dasar Bernegosiasi …..9 A. Kemampuan yang berhubungan dengan keadaan fisik dan psikis …..9 B. Kemampuan yang berhubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan …..15 4. Melakukan Persiapan Negosiasi …..17 5. Strategi, Teknik dan Metode Negosiasi …..21 A. Strategi Negosiasi …..21 B. Teknik Negosiasi …..25 C. Metode Negosiasi …..30 6. Proses Negosiasi …..33 A. Tahap Persiapan …..33 B. Pelaksanaan Negosiasi …..34 DAFTAR KEPUSTAKAAN …...37

vii

PENGERTIAN negosiasi

negosiator yang punya kemampuan dalam melakukan negosiasi, baik dalam bentuk pelayanan maupun menjalin kerja sama di bidang usaha.

ungkin kalian sudah tidak asing lagi dengan istilah negosiasi. Dalam kehidupan sehari-hari telinga kita sering mendengarnya, bahkan di koran dan majalah pada kolum iklan kita sering membaca kata nego, masalah model, corak dan warna bisa dinego, harga bisa dinego dan banyak lagi kata-kata yang mengandung istilah negosiasi.

Negosiasi berasal dari kata negotiation yang artinya perundingan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata negosiasi diartikan sebagai berikut : 1. Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain, masingmasing pihak ini memiliki kepentingan yang sama, akan tetapi mereka memiliki kebutuhan sasaran dan motivasi yang berbeda. Oleh karena itu mereka melakukan negoisasi untuk mencapai kesepakatan; 2. Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.

1

M

Tahukah kalian, negosiasi kini sudah menjadi sebuah keahlian dan salah satu kompetensi kunci dalam dunia bisnis. Perusahaan-perusahaan yang punya ambisi untuk maju, secara agresif selalu memburu para executive yang jago dalam bernegosiasi dan mereka rela untuk mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, hanya sekedar untuk mengasah karyawan yang ada di perusahaannya agar menjadi negosiator ulung. Mengapa demikian? Alasannya sangat sederhana, karena setiap interaksi dan transaksi, khususnya dalam dunia bisnis, semua pihak tentunya ingin mendapatkan perlakuan yang terbaik dan saling menguntungkan, dan untuk meyakinkan pihak patner bisnis maupun pelanggan tentang hal tersebut, tentunya diperlukan seorang 1

Phil Baguley dalam bukunya Teach Yourself Negotiating dijelaskan, negosiasi adalah suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dengan demikian, negosiasi adalah sebuah komunikasi yang komunikatif, sebuah diskusi tetapi bukan debat, karena debat sering berujung ricuh, sementara diskusi selalu menghasilkan kesepakatan yang melegakan, karena tujuan diskusi adalah untuk mencari kebenaran dan kesepakatan. 2

Negosiasi adalah sebuah perundingan, untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Negosiasi tidak sama dengan mempengaruhi (influecing), karena negosiasi merupakan proses timbal balik atau proses dua arah (two way process), sedangkan mempengaruhi merupakan proses satu arah (one way process), ada yang mempengaruhi dan ada yang dipengaruhi. Dalam negosiasi tidak ada istilah pengaruh mempengaruhi. Menurut Alan N. Schoonmaker, negosiasi adalah suatu metode untuk mencapai perjanjian dengan unsur-unsur koperatif maupun kompetitif. Maksudnya, negosiasi dilakukan dalam sebuah rangkaian kegiatan yang terrencana dan sistematis, ada langkah-langkahnya, ada tahapan-tahapannya, urutan-urutannya dan berdasarkan cara-cara tertentu. Koperatif, maksudnya dilakukan secara bersama dan kerja sama. Dari, oleh dan untuk kepentingan bersama. Berasal dari keinginan keduabelah pihak untuk mencapai kesepakatan yang diterima bersama. Kompetitif, maksudnya adanya keinginan dari keduabelah pihak untuk mencari dan mencapai hasil yang terbaik.

2

macam, bentuk dan karakteristik negosiasi,

A. Macam dan Bentuk Negosiasi Dalam aktivitas kehidupan ini memang banyak hal yang dapat dinegosiasikan, mulai dari persoalan yang kecil dan sederhana hingga kepersoalan yang besar, ruwet dan konflik. Dari persoalan kehidupan dalam rumah tangga, hingga persoalan dalam urusan negara. Hal-hal yang dinegosiasikan bisa menyangkut masalah ekonomi, sosial, politik, pendidikan, kebudayaan dan sebagainya. Macam-macam negosiasi itu sangat banyak dan beragam, diantaranya : 1. Negosiasi untuk mencapai persetujuan antara pengusaha dengan bank dalam pengajuan jumlah kredit; 2. Negosiasi antara pengusaha dengan pemasok dalam hal pengajuan syarat penyerahan barang dan potongan harga;

3

3. Negosiasi antara penjual dengan pembeli dalam hal persetujuan harga dan pelayanan purna jual; 4

4. Negosiasi antara perusahaan dengan agen berkenaan dengan masalah keagenan; 5. Negosiasi antara agen, grosir dengan penjual eceran untuk menjalin kerjasama dalam pemasaran barang; 6. Negosiasi antara pihak pengelola dik-lat dengan pengu-saha mengenai kerjasama dalam hal pendidikan dan pe-laihan karyawan; 7. Negosiasi antara penjual dengan pembeli karena masalah penyerahan barang yang tidak sesuai dengan kualitas dan pesanan; 8. Negosiasi antara pelanggan restoran dengan pemilik restoran tentang ketidakberesan dalam pelayanan; 9. Negosiasi antara penjual dengan calon pembeli mengenai penawaran produk baru; Bentuk negosiasi ada dua macam : 1. Negosiasi yang dilakukan karena ada permasalahan/konflik sebelumnya Dalam kondisi ini negosiasi berfungsi untuk memecahkan masalah (mencari jalan keluar) dari permasalahan/konflik yang sedang terjadi agar tidak berlarut-larut atau semakin parah dan menimbulkan masalah baru. Misalnya melakukan pendekatan dan perundingan dengan pembeli terhadap keberatan/ komplin yang diajukannya; 5

2. Negosiasi yang dilakukan tanpa adanya masalah/konflik sebelumnya Negosiasi ini dilakukan misalnya untuk menjalin kerjasama, melakukan pendekatan dan promosi penjualan kepada calon pembeli, melakukan kegiatan tawar menawar mengenai barang dan jasa, memotivasi, meyakinkan dan mendorong calon pembeli ke arah kesepakatan, dsb.

B. Karakteristik Negosiasi 1. Karakteristik Umum a. Melibatkan sedikitnya dua orang atau dua kelompok orang, baik sebagai individual maupun perwakilan organisasi atau perusahaan; b. Dilakukan secara langsung, tatap muka dan menggunakan bahasa lisan; c. Kegiatan yang dilakukan berupa memberikan informasi, mengajak, menghimbau atau menyarankan, mengutarakan permasalahan, menyampaikan keluhan, menyampaikan usul, pendapat, gagasan, pemikiran atau konsep dan sebagainya, yang diselingi dengan pembahasan dan tanya jawab. Tidak jarang dalam kegiatan ini diperlukan presentasi dan sebuah konsep dalam bentuk proposal; d. Sasaran dan tujuan akhir dari proses negosiasi 6

adalah mencapai persetujuan/kesepakatan; 2. Karakteristik Khusus

sebuah kesepakatan, namun keduabelah pihak tetap sepakat dalam arti sepakat untuk bebeda, karena perbedaan bisa membawa rahmat dan hikmah yang besar.

Apabila negosiasi yang dilakukan karena ada masalah atau konflik sebelumnya, maka karakter khususnya adalah : a. Keduabelah pihak yang terlibat dalam negosiasi sebelumnya pernah atau sedang melakukan hubungan bisnis atau kerjasama secara temporer; b. Keduabelah pihak tersebut terlibat dalam sebuah konlik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan untuk bernegosiasi; c. Adanya keinginan keduabelah pihak untuk melakukan perubahan di masa yang akan datang. Dari kesalahan atau kekeliruan yang telah terjadi untuk perbaikan yang akan datang. Dari kekurangan yang ada untuk penyempurnaan ke depan. Dulu kerjasama belum terjalin erat, kini diupayakan agar lebih erat lagi dan lebih kokoh lagi; d. Sasaran dan tujuan akhir dari negosiasi adalah adanya kesepakatan bersama, kendatipun dalam kesepakatan tersebut harus diakui bahwa mungkin saja masih ada perbedaan sudut pandang, perbedaan kepentingan keduabelah pihak yang sulit untuk disatukan dalam 7

8

3

kemampuan dasar bernegosiasi

M

elakukan negosiasi diperlukan kemampuan dasar agar sasaran dan tujuan yang ingin dicapai dalam bernegosiasi dapat terwujud secara effektif dan effisien. Adapun kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin melakukan negosiasi adalah sebagai barikut: A. Kemampuan yang berhubungan dengan keadaan fisik dan psikis 1. Kecerdasan Tidak dapat dipungkiri bahwa kecerdasan sering membuat seseorang sukses dalam bernegosiasi. Kecerdasan dapat berkembang seiring dengan pengetahuan yang diperoleh melalui jalur pendidikan dan pelatihan dan dapat pula diperoleh melalui berbagai pengalaman yang pernah dilakukan, karena pengalaman merupakan ilmu yang sangat berharga dan guru yang terbaik. Dengan adanya kecerdasan, seseorang akan mudah beradaptasi dan bersikap fleksibel 9

terhadap orang lain, dalam hal ini pihak yang terlibat dalam negosiasi; 2. Berpenampilan maksimal Penampilan diri yang segar, rapi dan sopan akan menambah kepercayaan dalam diri. Hal ini dapat memberikan kebebasan dan keleluasaan pada diri seseorang dalam melakukan perundingan, memberikan saran masukan dan mempresentasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan materi yang dibahas dalam negosiasi. 3. Memiliki rasa humor Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa rasa humor dapat mengurangi ketegangan dan stress. Jadi, tidak ada salahnya sebagai pelaku negosiasi (negosiator) punyalah barang sedikit rasa humor, agar suasana tercipta lebih releks, santai dan lebih akrab. Hal ini dapat mempengaruhi terhadap keberhasilan dalam bernegosiasi. 4. Saling pengertian dan kesadaran yang tinggi Dengan adanya saling pengertian dan kesadaran yang tinggi pada diri seorang negosiator, secara tidak langsung dapat meningkatkan hubungan yang baik keduabelah pihak. Dalam penerapannya, seorang negosiator harus dapat menempatkan diri, kapan dia harus berbicara dan kapan dia harus mendengarkan pembicaraan orang lain. Jangan bicara seenaknya saja, 10

tanpa peduli orang lain. Jangan sekali-kali memotong pembicaraan orang lain, kecuali jika sangat terpaksa dan punya alasan yang sangat rasional. Sadarlah bahwa antara kita dengan orang lain punya kemampuan dan hak yang sama. Kalau kita mau dihargai orang lain, maka mulailah dengan menghargai orang lain. 5. Memberikan perhatian yang tulus Seorang negosiator diharapkan dapat memberikan perhatian yang tulus kepada calon pelanggannya dan atau calon patner bisnisnya dalam bernegosiasi, agar calon pelanggan dan atau patner bisnisnya merasa senang dan nyaman. Karena dengan perhatian yang diberikan, calon pelanggan dan patner bisnis akan merasa dihargai sehingga ia tertarik untuk mengikuti jalannya negosiasi dengan lebih seksama dan penuh perhatian pula. 6. Suka bergaul dan tidak membeda-bedakan dalam pergaulan Seorang negosiator seyogyanya seorang yang suka bergaul dengan siapa saja dan tidak membeda-bedakan golongan maupun status sosial. Dengan kebiasaan yang baik ini akan berdampak bagi aktivitas negosiasi, dimana setiap orang yang terlibat dalam proses negosiasi akan merasa diperlakukan yang sama, jauh dari perasaan minder, kurang diperhatikan, merasa dinomorduakan dan sebagainya. Sikap yang baik ini tentu akan membuat proses negosiasi 11

berjalan dengan lancar. Disamping itu, seseorang yang suka bergaul akan banyak memperoleh pengalaman dan pengetahuan terutama yang berhubungan dengan sifat dan karakter manusia, dan ini tentunya sangat membantu bagi keberhasilan proses negosiasi. 7. Memiliki sifat toleran yang tinggi Sifat toleran berhubungan dengan sikap fleksibel dalam menyikapi segala keadaan. Seseorang yang memiliki sifat toleran tidak akan pernah kaku dalam berbuat dan bertindak, dan tidak akan pernah bertindak semau gue. Dia akan selalu mendengar dan memperhatikan pendapat dan aspirasi orang lain, kendati terkadang pendapat dan aspirasi orang lain tersebut bertentangan dengan keinginannya sendiri, bahkan mungkin juga dapat menyinggung perasaannya, namun ia mampu menahan diri, ia mampu berjiwa besar, tanpa harus memperturutkan kata hati dan emosi. Memiliki sifat toleran identik dengan sikap kedewasaan dan bijaksana. Segala yang ia kemukakan bukan harga mati yang tak bisa ditawar. Segala sesuatunya bisa diatur dan disesuaikan dengan kemampuan, situasi dan kondisi yang ada. Seseorang yang memiliki sifat toleran yang tinggi tentu disukai banyak orang, terlebih-lebih seorang negosiator. 8. Tidak terpengaruh dengan rangsangan negatif Menjelang dimulainya proses negosiasi,seorang 12

negosiator sering dihujani dengan berbagai pesan dan harapan dari orang-orang yang berkepentingan. Bahkan ada yang memberikan tekanan dan ancaman. Demikian juga ketika proses negosiasi berlangsung, berbagai tekanan dan sikap tidak bersahabat, prilaku dan tindakan yang mengundang emosi, tidak mustahil bisa terjadi. Disini kemampuan mengendalikan diri seorang negosiator sedang diuji. Dan seorang negosiator yang baik, tidak akan terpancing oleh kondisi yang seperti itu. Tanggapilah semuanya dengan kepala dingin dan lapang dada serta sikap yang bijaksana. Emosi jangan dibalas emosi. Ajaklah mereka berunding dengan hati yang dingin dan rasio yang cerdas. Tapi ingat, jangan terkesan menggurui. 9. Jujur dan apa adanya Dalam melakukan negosiasi diperlukan kejujuran dan apa adanya (obyektif). Memang sangat sulit menerapkan kejujuran, tapi bagaimanapun juga seorang negosiator sedapatnya harus tetap dituntut untuk jujur dan apa adanya. Seperti misalnya tentang jujur dan apa adanya dalam menyampaikan informasi produk barang, tidak membohongi calon pelanggan. Karena dengan kejujuran dan bersikap obyektif dapat menambah kepercayaan dan hubungan yang lebih harmonis antara negosiator dengan calon pelanggan atau mitra usaha lainnya. Ingat, ketidakjujuran dapat menghapuskan kepercayaan pelanggan dan mitra usaha kita. 13

10. Punya inisiatif dan kreatifitas yang tinggi Seorang negosiator yang baik adalah seorang yang kaya dengan berbagai inisiatif. Pada saat situasi lagi pakem, inisiatifnya muncul untuk meramaikan suasana. Pada saat orang-orang bingung dan seolah habis pikir, ia mampu membangkitkan pemikiran baru bagi orang lain. Pokoknya ada saja akalnya. Disamping punya inisiatif, ia juga dituntut punya kreatifitas yang tinggi (kreatif). Memang antara kemampuan berinisiatif dengan kreatifitas ibarat dua sisi mata uang. Biasanya orang yang kreatif, kaya dengan inisiatif, demikian juga orang yang banyak ide dan inisiatifnya, ia adalah orang yang kreatif. Ketahuilah, negosiator yang kaya dengan inisiatif dan bertindak kreatif adalah negosiator idaman semua orang. Tapi ingat, perlu dijaga jangan sampai over acting, dan jangan diobral kemampuan yang satu ini. 11. Konsekuen dalam perbuatan dan tindakan Seorang negosiator yang baik adalah seorang yang konsekuen, atau seorang yang punya komitmen. Dia tidak hanya pandai bicara, mampu memberikan ide, gagasan, tetapi ia juga orang yang mampu menerapkan. Seorang negosiator yang baik, bukan seorang yang plan plin, tetapi seorang yang teguh pendirian dan punya komitmen yang tinggi. Bila ini diterapkan dengan baik maka segala upaya perundingan apapun dan seberat apapun, pasti akan membuahkan hasil yang maksimal. 14

B. Kemampuan yang berhubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan 1. Punya pengetahuan dan ketrampilan tentang negosiasi Seorang negosiator dituntut memiliki pengetahuan tentang negosiasi. Pengetahuan tentang negosiasi dapat diperoleh melalui pendidikan formal (sekolah/kuliah), dapat pula melalui diklat atau mempelajari sendiri lewat berbagai literatur atau media cetak. Ketrampilan bernegosiasi dapat dilakukan dengan banyak latihan dan pengalaman yang pernah dilakukan. 2. Punya pengetahuan tentang kepribadian Pengetahuan ini berhubungan dengan ilmu jiwa atau psikologi, baik psikologi perkembangan (psikologi anak, remaja, dewasa, orangtua, lakilaki, wanita dsb), psikologi massa/sosial dan sebagainya. Dengan memiliki pengetahuan tentang psikologi/kepribadian, seorang negosiator akan bisa membaca karakter dan kepribadiaan seseorang melalui bentuk postur tubuhnya, gaya bicaranya dsb. sehingga ia dapat beradaptasi dengan kondisi tersebut dan selanjutnya menyusun strategi dalam menyukseskan proses negosiasi. 3. Punya pengetahuan tentang lingkungan dan adat budaya setempat Seorang negosiator harus memahami betul tentang keadaan lingkungan dan adat budaya siapa 15

orang sedang diajak bicara, diajak berunding. Sesuatu yang dianggap tabu oleh kebiasaan di daerahnya, jangan sampai dilakukan. Tapi bersikaplah dan lakukanlah yang sesuai dengan ketentuan adat budaya yang sedang berlaku. Misal nya cara kita berpakaian, cara kita menyapa, bertutur kata dsb. sesuaikanlah dengan kondisi budaya setempat. Untuk mengetahui kondisi lingkungan dan adat istiadat tersebut, tentunya seorang negosiator minimal sebelumnya sudah melakukan penjajagan dan ajar kenal lingkungan satu atau beberapa hari sebelum melakukan negosiasi. 4. Punya pengetahuan tentang organisasi perusahaan Ini berlaku apabila seorang negosiator melakukan negosiasi mengatasnamakan atau mewakili perusahaan, maka ia harus tahu seluk beluk perusahaan tersebut terutama yang berkenaan dengan wewenang dan tanggung jawab. Jika dihadapkan pada persoalan pengambilan keputusan, ya atau tidak, diterima atau tidak, seorang negosiator harus tahu persis sejauh mana wewenang dan tanggung jawab dia sebagai petugas yang diserahi kepercayaan oleh pimpinan. Kalau persoalannya harus atas persetujuan pimpinan, maka seorang negosiator jangan lantas berani-beraninya memutuskan sendiri tanpa kompromi/persetujuan atasan. Dia harus tegas mengatakan, saya tidak berwenang memutuskan, nanti saya rundingkan dengan atasan saya. 16

4

Melakukan persiapan negosiasi

M

ungkin kita sudah maklum bahwa kegiatan atau aktivitas apapun yang akan kita kerjakan, apabila kita menginginkan agar kegiatan atau aktivitas tersebut dapat terlaksana dengan baik dan lancar serta hasilnya memuaskan, hasilnya maksimal atau minimal hasilnya tidak terlalu mengecewakan, maka tindakan pertama yang harus kita lakukan adalah melakukan persiapan. Melakukan persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi sebuah kegiatan. Karena dengan adanya persiapan seseorang akan merasa lebih percaya diri, sehingga ia tidak akan risih, canggung, gugup, gegabah dan sebagainya. Seseorang yang tampil dengan persiapan yang matang, dia akan nampak tenang, konsen dan mantap. Terlebih-lebih dalam kegiatan negosiasi, melakukan persiapan merupakan sesuatu yang sangat penting dan mutlak dilakukan. Kenapa? Karena kegiatan negosiasi merupakan sebuah pekerjaan yang tidak gampang. Ia membutuhkan konsepkonsep yang matang yang tentunya harus dipersiapkan terlebih dahulu. Ia memerlukan taktik dan strategi yang juga harus dirancang sebelumnya. 17

Mungkin tidak terlalu berlebihan kalau kita bilang bahwa melakukan proses negosiasi tak obahnya laksana melakukan sebuah pertempuran di medang perang, yang sebelumnya telah dilakukan latihanlatihan persiapan dan telah disusun sedemikian rupa taktik dan strateginya, kendati memang antara peperangan dengan negosiasi memiliki substansi yang jauh berbeda, karena kalau dalam peperangan sasaran dan tujuan yang ingin dicapai adalah kemenangan, sedangkan dalam negosiasi, sasaran dan tujuan yang ingin dicapai adalah mencari kebenaran dan kesepakatan, namun demikian alurnya bisa dianggap sama, artinya sama-sama melakukan perang tanding. Kalau dalam pertempuran perang tandingnya adalah adu kekuatan pisik, sementara dalam negosiasi perang tandingnya adalah adu konsep, adu gagasan, adu pemikiran dan sebagainya. Adapun hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan negosiasi, antara lain : 1. Persiapkan kondisi fisik dan psikis agar dalam keadaan sehat dan semangat. Jangan sampai terjadi, karena mungkin saking sibuk dan lelahnya melakukan persiapan, karena merasa khawatir yang berlebihan terhadap kemungkinan berhasil tidaknya negosiasi nanti, sehingga fisik terlalu diporsir dan pikiran menjadi tegang, yang pada akhirnya diri menjadi sakit. Oleh karena itu, lakukanlah upaya-upaya persiapan tetapi tetap memperhatikan kondisi kesehatan. 18

Masih berkaitan dengan kondisi fisik, soal penampilan juga perlu mendapat perhatian. Sebelum terjun ke arena negosiasi, pastikan pakaian yang kita kenakan benar-benar cocok, sopan dan rapi. Cocok dengan postur tubuh kita, co-cok dengan kondisi waktu dan cuaca, cocok dengan kondisi sosial dan adat budaya setem-pat dan cocok dengan posisi, status dan pe-kerjaan atau tugas yang kita emban. Dengan penampilan yang cocok, wajar, rapi dan sopan sangat banyak membantu meningkatkan rasa percaya diri yang tinggi. Disamping soal penampilan fisik, persiapan psikis atau mental juga sangat dominan dalam mencapai keberhasilan negosiasi. Perkuatlah mental kita. Jagalah keseimbangan rasio dan emosi kita. Usahakan rasio lebih diutamakan ketimbang emosi. Jangan mudah terpancing dengan keadaan. Cobalah selalu berjiwa besar dan lapang dada. Dan jangan lupa, berdoa kepada Tuhan. Mintalah selalu pertolongan-Nya. 2. Persiapkan sematang mungkin segala konsep, ide atau gagasan yang bakal kita ajukan dalam negosiasi nanti, baik dalam bentuk tulisan maupun yang masih tersimpan dalam memori otak kita. Tapi kalau bisa, usahakan semuanya tertulis, karena daya ingat kita terbatas. Sesuaikan segala konsep, ide atau gagasan tersebut dengan pokok permasalahan yang akan dibahas dalam negosiasi nanti. Pelajari dan pahami issu masalah yang menjadi titik pangkal negosiasi 19

secara obyektif, mulai dari latar belakang/penyebab terjadinya masalah, hingga mengidentifikasi masalah tersebut. Tentukan pula titik-titik pokok dan inti masalahnya, lalu persiapkan berbagai konsep atau gagasan yang berhubungan dengan upaya-upaya mencari jalan keluar. 3. Persiapkan segala bahan, alat, sarana dan prasarana yang dapat mendukung atau dapat dijadikan bukti pisik untuk kelancaran proses negosiasi, seperti diantaranya misalnya : berkas administrasi dan surat-menyurat, proposal, brosur, poster, gambar/photo, grafik, contoh barang atau alat, alat praga/demonstrasi, media presentasi seperti tape recorder, kamera, slide, laptop, LCD Projector dan sebagainya. 4. Persiapkan dan susun sedemikian rupa taktik dan strategi dalam melakukan negosiasi nanti.

20

5

Strategi, teknik dan metode negosiasi

A. Strategi Negosiasi Menurut bahasa, strategi bisa diartikan sebagai suatu seni dalam bersiasat, kiat atau trik-trik dalam melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu masalah. Menurut istilah, strategi diartikan sebagai suatu garis besar haluan dalam bertindak untuk mencapi suatu tujuan yang telah ditentukan. Jadi, strategi merupakan rencana permainan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Lalu, apa hubungan dan perbedaannya dengan taktik ?, sebab kita cukup akrab dengan kata ini, dan bahkan kata taktik sering dirangkaikan dengan strategi, yakni taktik dan strategi. Kendati antara taktik dan strategi mempunyai pengertian yang nyaris sama dan mempunyai substansi aktivitas yang nyaris sama pula, namun dari segi penyiapan dan waktu penggunaannya berbeda. Strategi merupakan bagian dari unsur perencanaan, artinya strategi dipersiapkan atau disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan. Dan pada saat kegiatan mulai dilaksanakan, baru strategi tersebut diterapkan. Ketika penerapan strategi mengalami hambatan atau menemui jalan buntu, 21

maka disinilah taktik mulai bermain dan berperan. Sehingga dengan melakukan taktik yang tepat, hambatan atau jalan buntu yang sedang dialami strategi dapat teratasi dengan baik. Jadi, taktik lebih diarahkan untuk memuluskan penerapan strategi, dan ia merupakan seni (kemampuan/ketrampilan) yang cukup unik yang dimiliki oleh seseorang, dan tidak setiap orang memilikinya serta mampu melakukannya. Kotler mengatakan, taktik negosiasi adalah manuver yang dibuat pada titik-titik tertentu dalam proses negosias. Strategi merupakan sebuah upaya untuk pencapaian tujuan yang dipersiapkan sebelumnya (terkonsep), sedangkan taktik merupakan sebuah upaya agar strategi yang telah disusun tersebut dapat terlaksana dengan baik, dan taktik biasanya muncul sendiri dalam benak seseorang, tanpa dipersiapkan atau direncanakan selemunya. Adapun strategi negosiasi dapat diartikan sebagai suatu komitmen untuk suatu pendekatan menyeluruh yang memiliki peluang besar untuk mencapai tujuan negosiator. Ada 3 (tiga) strategi negosiasi yang sering dilaksanakan (terjadi dalam proses negosiasi), yaitu : 1. Win-win strategy (strategi menang-menang) Yaitu pendekatan bernegosiasi yang ditujukan kepada kemenangan kedua belah pihak, dengan 22

prinsip “meminta tanpa menekan dan memberi tanpa desakan”, cara perundingan ini adalah menyelesaikan masalah yang didasari rasa saling menghormati dan menghindari konflik. Strategi inilah yang ideal dan sangat tepat untuk diterapkan dalam bernegosiasi. 2. Win-lose strategy (strategi menang kalah) Yaitu suatu strategi negosiasi untuk memperoleh kemenangan mutlak, strategi ini berdasarkan kepada keinginan untuk mengalahkan dan merugikan orang lain. Strategi ini sering menimbulkan permasalahan. Oleh karena itu setrategi ini dianggap strategi licik, dan dianjurkan untuk tidak dipergunakan, kecuali dalam keadaan yang sangat terpaksa, misalnya karena pihak lawan selalu menunjukkan sikap tidak bersahabat, keras kepala dan maunya sendiri (tidak peduli dengan kepentingan orang lain). Atau misalnya posisi kita sedang dalam keadaan terancam dan salahsalah dapat membuat bisnis kita bubar gulung tikar. Dalam keadaan yang sedemikian, kita tentu tidak bisa kompromi dan perlu melakukan serangan balik atau minimal melakukan upayaupaya mempertahankan diri. Tapi kendati demikian, kita tetap saja menunjukkan sikap yang bersahabat walaupun terkesan keras, dalam arti lemah tak dapat disudu, keras tak dapat dipatahkan. 3. Lose-lose Strategy (Strategi kalah-kalah) Strategi ini sangat merugikan kedua belah pihak 23

karena masing-masing pihak hanya melampiaskan emosinya yang cenderung tidak rasional. Strategi ini tidak akan menyelesaikan masalah, malah akan memperpanjang konflik dan memunculkan masalah baru atau masalah yang lebih besar. Strategi ini biasanya digunakan oleh seseorang yang tujuan negosiasinya hanya untuk melampiaskan emosinya sampai ia merasa puas, karena unek-unek dalam hatinya sudah tertumpahkan. Masalahnya dapat teratasi atau tidak, perkataan atau omongannya ditanggapi ataupun tidak, ia tidak peduli, yang penting bagi dia adalah, ia sudah menyampaikannya. Karena strategi ini tidak akan menghasilkan apa-apa, bahwa ada kecenderungan menimbulkan hal-hal yang negatif, maka tentunya strategi ini sekali-kali jangan diterapkan. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun strategi negosiasi, antara lain sbb. : 1. Mengenal, memahami dan mendalami segala sifat, karakter, kekuatan dan kelemahan yang dimiliki pihak lawan negosiasi; 2. Menentukan target dan sasaran yang akan dicapai dalam bernegosiasi, baik target/sasaran minimum maupun target/sasaran maksimum; 3. Menentukan langkah-langkah yang diambil dalam pencapaian target/sasaran; 4. Sesuaikan/cocokkan bentuk strategi yang akan diterapkan dengan sasaran/target yang hendak dicapai; 24

5. Jika diperlukan pembentukan tim, maka perlu ditentukan dan dipertimbangkan mengenai jumlah orang yang terlibat dalam tim tersebut, serta pembagian tugas yang tepat dan jelas; 6. Inventarisir berbagai kemungkinan masalah yang muncul dan berkembang dalam proses negosiasi nanti, serta persiapkan alternatif-alternatif jalan keluarnya; 7. Inventarisir pula berbagai peluang yang mungkin muncul serta persiapkan ide/gagasan untuk mengisi atau memanfaatkan peluang-peluang itu;

B. Teknik Negosiasi Teknik negosiasi merupakan suatu cara tertentu yang digunakan pada waktu melakukan negosiasi dalam upaya untuk memperoleh suatu hasil perundingan yang terbaik. Pemilihan dan penggunaan teknik negosiasi dilakukan berdasarkan situasi dan kondisi yang terjadi pada saat proses negosiasi sedang berlangsung. Namun, penyiapannya bisa dilakukan sebelum proses negosiasi tersebut dimulai, dengan catatan apabila sang negosiator sudah memahami betul pokok permasalahan yang akan dibahas, juga mengerti sepenuhnya apa yang menjadi keinginan, sasaran dan tujuan sang lawan negosiasi. Namun, apabila sang negosiator tidak begitu memahami apa yang menjadi keinginan, sasaran dan tujuan 25

lawan dalam bernegosiasi, maka teknik negosiasi yang dipilih dan diterapkan menyesuaikan dengan situasi dan perkembangan proses negosiasi yang sedang berlangsung. Teknik negosiasi mana yang cocok dipakai dan diterapkan dalam bernegosiasi, ini tentunya tergantung kejelian seorang negosiator dapat membaca situasi dan kondisi yang ada. Ada empat teknik negosiasi yang dapat dipilih dan diterapkan, yaitu : 1. Teknik Kolaborasi Teknik kolaborasi adalah teknik yang diterapkan dalam bernegosiasi dengan menitikberatkan pada penjalinan kerjasama antara pelaku negosiasi. Dengan menerapkan teknik ini, pelaku negosiasi dipandang sama dan tidak terjadi saling menekan, namun masing-masing pihak justeru saling menghormati, saling menghargai dan saling memberi dan menerima. Kedua belah pihak sepakat untuk bersama-sama mengatasi segala macam permasalahan yang ada. Yang di cari adalah persamaannya, kemudian dikembangkan, bukan perbedaannya. Proses negosiasi dengan menggunakan teknik ini, nampaknya memang memerlukan waktu yang cukup lama dibanding dengan penggunaan teknik lainnya, karena masing-masing pihak harus mampu mengakomodir berbagai kepentingan keduabelah pihak dengan sikap toleran, lapang dada dan jiwa besar yang tinggi. Keduabelah pihak harus siap dan bersedia apabila konsep, ide, gagasan, 26

yang diajukannya hanya sebagian yang bisa diterima dan disepakati, dan dengan lapang dada menerima dan menyepakati konsep, ide, gagasan yang dimiliki lawan, karena memang lebih berkualitas. Keduabelah pihak selalu sadar bahwa apapun keputusan dan kesepakatan yang diambil adalah demi untuk kepentingan bersama. Secara sederhana teknik negosiasi ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut. 2. Teknik Persaingan Teknik persaingan adalah teknik yang diterapkan dalam bernegosiasi dengan menitikberatkan pada upaya-upaya mencari kemenangan. Penerapan teknik ini memang menimbulkan kompetisi yang cukup alot dan cukup melelahkan, karena masing-masing pihak berupaya untuk mengunggulkan konsep, ide dan gagasan yang dimilikinya, sehingga ujung dari proses negosiasi ini, ada pihak yang unggul dan ada pihak yang harus menerima kekalahan. Jika proses penerapan teknik ini berada di dalam jalur dan alur yang benar, dalam arti tanpa adanya penekanan-penekanan, tetapi di dalam alur yang logis, obyektif, prosedural dan tidak bertentangan dengan berbagai norma, baik norma hukum, sosial dan keagamaan dan imbasnya untuk kebaikan bersama, bahkan untuk 27

kepentingan bersama, maka pihak yang kalah ada kemungkinan bisa menerima kekalahannya. Namun, manakala satu pihak memberikan penekanan yang berlebihan bahkan ada kecenderungan memojokkan pihak lain, maka proses negosiasi bisa terancam ricuh. Oleh karena itu, apabila kita menggunakan teknik persaingan dalam proses negosiasi, maka kita tentunya dengan ekstra ketat dan teliti untuk memastikan kualitas konsep, ide dan gagasan yang bakal kita tarungkan dalam ajang negosiasi nanti, benar-benar berkualitas dalam berbagai segi dan kepentingan. Juga perlu diperhatikan dalam penerapannya harus ekstra hati-hati, lebih arif dan bijaksana, agar tidak menimbukan konflik baru yang dapat merusak bahkan mengagalkan sasaran dan tujuan negosiasi. 3. Teknik Mengakomodasi Teknik mengakomodasi adalah teknik yang diterapkan dalam bernegosiasi dengan menitikberatkan pada upaya-upaya untuk menghindari kesulitan dan masalah yang lebih besar. Teknik ini digunakan apabila posisi kita memang dalam posisi yang lemah, karena yang membuat kesalahan atau biang masalahnya memang dari kita dan kita sudah berupaya memikirkan dan mencari cara, ternyata dengan jalan apapun, dengan alasan apapun, rasanya kita tidak bisa mengelak atau mungkir, kita harus mengakui kesalahan atau kekeliruan kita. Dalam kondisi yang seperti 28

ini apabila kita melakukan negosiasi dengan pihak yang terkait, maka kita lebih banyak mengalah, dalam arti lebih mengakomodir apa yang menjadi kehendak dan keinginan lawan. Yang penting bagi kita adalah segala permasalahan dapat diselesaikan dengan baik dan damai. Namun perlu dipertimbangkan juga, jika pihak lawan ada kecenderungan untuk mengekspolitir atau memeras, melecehkan dan berbagai sikap perlakuan yang diluar tata kesopanan dan adat istiadat, mungkin kita perlu juga melakukan perlawanan, dalam arti berupaya mengingatkan dan menjernihkan keadaan. Mungkin kita perlu melakukan pendekatan keagamaan, pendekatan kejiwaan (dari hati kehati) bahkan kalau masih belum mempan, sekali-kali kita lawan dengan berbagai ancaman (tapi upayakan ancaman ini hanya sekedar taktik). 4. Teknik Menghindari Konflik Teknik menghindari konflik adalah teknik yang diterapkan dalam bernegosiasi dengan menitikberatkan pada upaya-upaya untuk menghindari konflik. Teknik ini diterapkan apabila masingmasing pihat bersikeras atau ngotot dengan konsepnya sendiri, tidak mau menerima konsep pihak lain. Mungkin kondisi ini terjadi terhadap masalah-masalah tertentu saja, karena bisa saja masalahnya sangat prinsipil, sangat pribadi, berhubungan dengan sara’/keyakinan dan sebagainya, sehingga susah untuk dikompromikan sulit untuk diambil kata sepakat untuk memakai 29

salah satunya. Di sinilah pentingnya apa yang dinamakan dengan sepakat dalam perbedaan. Silahkan anda memakai dan menerapkan konsep anda, tapi biarkan kami menggunakan konsep kami. Tapi ingat, dalam penerapan teknik ini hanya pada masalah-masalah tertentu saja. Artinya, dari sekian persoalan yang sedang dinegosiasikan, sebagian besar tetap mengambil konsep, ide dan gagasan yang terbaik, namun pada persoalan tertentu masing-masing pihak silahkan menerapkan konsep, ide dan gagasannya masing-masing. Dari uraian penjelasan tentang teknik negosiasi di atas, maka dalam penerapannya tidak harus hanya satu teknik yang digunakan, tetapi dapat pula menggunakan lebih dari satu teknik. Hal ini tentu tergantung dari keperluan dan situasi dan kondisi masalah serta perkembangan jalannya proses negosiasi.

C. Metode Negosiasi Metode secara harfiah berarti cara. Dalam pemakaian yang umum, metode diartikan sebagai suatu cara atau prosedur yang dipakai untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, metode adalah cara teratur yang digunakan untuk 30

melaksanakan suatu pekerjaan agar tercapai sesuai dengan yang dikehendaki. Metode Negosiasi adalah suatu cara atau tindakan yang dilakukan oleh seorang negosiator dalam melakukan negosiasi dengan mengedepankan sikap yang keras atau lembut. Sikap keras atau lembut identik dengan sikap bertahan atau menyerah, menolak atau menerima. Sikap keras atau lembut ini memiliki dua aspek, yaitu : 1. Memutuskan kapan harus keras, bertahan atau menolak, dan kapan harus lembut, menyerah atau menerima, ini tergantung pada nilai item masalah yang dibicarakan, apakah masalahnya ringan, cukup berat/penting atau sangat berat/ penting. Juga tergantung apakah masalah tersebut jika disepakati dapat memberikan kebaikan keduabelah pihak, atau malah sebaliknya; 2. Memikirkan dampak yang ditimbulkan dari sikap keras atau lembut. Karena dibalik sikap keras atau lembut terdapat moment yang memiliki nilai dan makna bagi keberhasilan dari proses negosiasi untuk menghasilkan perundingan yang berkualitas. Dengan sikap keras yang ditunjukan salah satu pihak, mungkin akan dapat memacu pemikiran pihak lain untuk lebih optimal dan serius serta cermat melakukan analisa 31

ada apa dibalik sikap keras yang ditunjukkan lawan negosiasinya itu. Mungkin dari analisa tersebut akan ditemukan nilai-nilai cemerlang yang justeru dapat memberikan pencerahan pihak lain yang pada gilirannya dapat memberikan kebaikan dan keuntungan bagi keduabelah pihak. Sebab, kalau sebuah perundingan hanya dihiasi dengan kata-kata setuju, okey, tanpa ada pembahasan dan sanggahan, ada kecenderungan hasil yang diperoleh dari perundingan tersebut cenderung kurang bermutu. Jadi, terjadinya perdebatan sengit dan ketegangan dalam sebuah perundingan adalah suatu hal yang wajar dan justeru dapat memberikan hikmah yang besar bagi keduabelah pihak;

32

PROSES NEGOSIASI

Maksudnya, tentukan target/sasaran yang kita inginkan, baik target/sasaran minimal maupun target/sasaran maksimal ;

da dua tahapan yang harus dilaksanakan dalam proses negosiasi, yaitu : tahap persiapan dan tahap pelaksana-

3. Menganalisis situasi dan kondisi yang bakal terjadi Maksudnya, prediksi bagaimana situasi dan kondisi yang bakal terjadi pada saat pelaksanaan negosiasi nanti. Untuk mendukung semua ini kita perlu mencari tahu tentang sifat, karakter, kekuatan dan kelemahan pihak lawan, serta cari tahu pula apa yang menjadi keinginan, sasaran dan target lawan;

6

a

an negosiasi.

A. Tahap Persiapan Pada tahap persiapan ini, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Memahami persoalan/masalah/konflik Maksudnya, sebelum terjun ke arena negosiasi kita harus memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan dinegosiasikan nanti dan apa persoalan inti/utama/pokoknya. Pahami juga di mana posisi kita, apakah kita yang menjadi sumber masalah/konflik tersebut, ataukah lawan kita. Sejauhmana kepentingan kita dan kepentingan lawan terhadap penyelesaian masalah/konflik tersebut. Apakah persoalan/masalah/konflik tersebut memang memungkinkan untuk dipecahkan/ dicari jalan keluar; 2. Menentukan target atau sasaran 33

4. Susun dan tentukan strategi negosiasi Dengan memahami persoalan/masalah/konflik dan menentukan target/sasaran minimum dan maksimum serta menganalisis situasi dan kondisi yang bakal terjadi, maka berdasarkan kajian itu kita akan menyusun dan menentukan strategi apa yang cocok dan tepat dalam bernegosiasi nanti. B. Pelaksanaan Negosiasi Pada tahap pelaksanaan negosiasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Tetap fokus pada target, sasaran dan tujuan yang telah direncanakan; 2. Menerapkan strategi yang telah ditetapkan; 3. Kejelasan dalam berkomunikasi; 34

4. Hindari dan jangan terpancing dengan persoalan-persoalan pribadi dan tidak penting/tidak relevan serta kendalikan emosi; 5. Jaga selalu kejujuran, karena kejujuran dapat membangun saling percaya dan dapat menghasilkan pertukaran ide-ide baru secara terbuka; 6. Selalu berusaha memahami orang lain, memahami sudut pandang pemikirannya, dan biarlah pihak lawan mulai bereaksi, setuju atau tidak setuju dengan ide atau gagasan yang kita ajukan. Ikuti dengan seksama alur pikir mereka dan cari hal-hal yang positif yang mungkin dapat dikembangkan dan ditindaklanjuti ;

11. Jika negosiasi menemui jalan buntu, kesampingkan dulu persoalan-persoalan yang dianggap sulit dipecahkan dan diambil kata sepakat, lalu dahulukan menyelesaikan persoalan-persoalan yang ringan dan mudah ; 12. Akhiri kegiatan negosiasi dengan tetap memelihara suasana keakraban dan hubungan yang baik;

7. Jangan sekali-kali menyela pembicaraan orang lain, kendati pembicaraannya cukup pedas. Biarkan saja mereka bicara sampai selesai, baru nanti ditanggapi; 8. Cobalah menjaga suasana yang terbuka dan agak releks. Sedikit ungkapkan lelucun, mungkin dapat membantu ketegangan; 9. Arahkan pada kelanjutan pembicaraan untuk mencapai kesepakatan demi kebaikan bersama, jika suasana pembicaraan agak menyimpang, seperti mengungkit-ungkit kembali peristiwa lampau yang tidak relevan, yang tujuannya hanya mencari-cari masalah; 10. Hindari situasi yang saling memojokkan orang lain; 35

36

daftar kepustakaan Devi Puspitasari, Dra.M.Pd. Penjualan Jilid 1, Direktorat Pembinaan SMK, Dirjen Manajemen Dik-dasmen, Jakarta, 2008; ILO, Mari Belajar Bisnis, International Training Center ILO, 2005; Pamoentjak, K. St. Seluk Beluk dan Teknik Perundingan, Pradya Paramita, Jakarta, 1975; Pratomo, RS. Komunikasi Antar Pribadi, Makalah pada Instalasi Bisnis PPPG Kejuruan Jakarta, 1992; Schoonmaker, Alan N. Langkah-langkah Memenangkan Negosiasi, Pustaka Binnaman Pressindo, Jakarta, 1993; Waworuntu, Bob. Negosiasi atau Perundingan dalam Kegiatan Perusahaan, Majalah Manajemen dan Usahawan Indonesia No. 4 tahun XX April 1991;

37