Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën

Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën

22 juni 2011 © [email protected]

Doel van de sessie

Inzicht in financiële processen studenten administratie

‘high-level’, eerste kennismaking

Geen systeemsimulatie of demo

© [email protected]

Agenda - Inleiding: wat is CALI? - Studentenfinanciën : - Huidige situatie - Toekomstige situatie

- Nieuwe concepten in PSCS - Vragen ?


Wat is CALI ? • ‘Campus Lifecycle’ • Transformatieproject studentenadministratie • Proces, Organisatie, Systeem


Verbetervoorstellen • Niveau Proces: bv. uniformisering aanmeldingsproces • Niveau Organisatie: bv. oprichting van het Studentenadministratiecentrum (SAC)

• Niveau Systeem: aankoop PeopleSoft Campus Solutions (PSCS)


Financiën in de Studentencyclus Belangstelling & Aanmelding

Inschrijving Aanmelder

Student

Studie

Belang stellende

Vakken & Cijfers

Extra opleiding

Slagen

Alumni Administratie

Werken

Werk vinden

voortgang

6

Studentenfinanciën • Dienst Inschrijvingen • Sociale Dienst Studenten

• Dienst Huisvesting • IRMO (International Relations and Mobility Office) © [email protected]

8

bevindingen ‘as-is’ studiegelden • • • • • •

Geen ‘real-time’ berekening van studiegeld Gegevens uit verschillende applicaties Afhankelijkheid van andere diensten Groot aantal wanbetalers Veel manueel werk, arbeidsintensief Ondoorzichtige studiegeldberekening


‘as-is’ Sociale dienst Studenten

student

• Lening (lange termijn, korte termijn) • Financiële tussenkomst • Beurs • Huurtoelage • Gelijkstelling

Bevindingen ‘as-is’ Sociale dienst Studenten • Veelheid aan applicaties : ‘Leningen’, ‘Sam’, ‘Fiche’

• IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (studievoortgang studenten) • Veel manueel werk (opmaken contracten, opvolgen terugbetalingen,…) © [email protected]

‘as-is’ Dienst Huisvesting • Kotenbeheer • Toewijzing studentenkamers • Opmaak huurcontracten • Inning en opvolging huurgelden en waarborgbetalingen

Bevindingen Dienst Huisvesting • Veelheid aan applicaties: ‘Invoer’, ‘Kamernummer’, ‘Opzeg’, ‘Print’,… • IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (geen inventaris,…) • Veel manueel werk © [email protected]

‘as-is’ IRMO

• Beheer beurzenprogramma’s (toekenning, uitbetaling, opvolging van beurzen) • Rapportering VLIR-UOS

Bevindingen IRMO • Geen centraal beheerde applicaties • Afhankelijkheid van andere diensten voor rapportering • Grote hoeveelheid manueel werk


Algemene conclusies • Problematiek op vlak van IT-applicaties

• Hoge werklast door aanzienlijke hoeveelheid manueel werk • Studiegeldberekening niet transparant, noch voor studenten, noch voor administratie © [email protected]

Toekomstige situatie

Toekomstige situatie • Één geïntegreerd systeem : PSCS • Meer automatisering, minder manueel werk • Meer transparantie, zowel voor medewerkers als voor studenten


To be: Organisatie

SAC Admission office Inschrijvingen Financiële cel

… © [email protected]


To be: Systeem (PSCS) • • • •

Flexibele configuratie van studiegelden Real-time berekening studiegeld On-line betaling van studiegeld/huurgeld Automatische saldoberekening studiegeld bij stopzetten van studies • Student kan rekeningenoverzicht raadplegen in Selfservice • Opmaak van afbetalingsplannen of contracten voor uitgestelde betaling • Rechtstreekse rapportering uit het systeem © [email protected]

Nieuwe concepten in PSCS 1/4 Student Financials Financial Aid

• Studiegelden • Huurgelden • Aanmeldingskosten • …

• Leningen • Beurzenbeheer


Nieuwe concepten in PSCS 2/4 • ‘Business Units’

FISAC

HUVE

FISDS

FIRMO


Nieuwe concepten 3/4 ‘Lesgeldgroepen’ correctiekalenders Periodekosten

criteria

Lesgeldgroepen © [email protected]

Lesgeldgroepen VUB


Voorbeeld criteria


Criteriadetails


Voorbeeld correctiekalender


Voorbeeld periodekosten


Voorbeeld lesgeldgroep 1/4








Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS


Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS


Financiën Selfservice Student


Rekeningoverzicht Selfservice Student


Nieuwe concepten 4/4 • ‘Service-indicatoren’: bijzondere aanduiding bij een persoon  kan positief of negatief zijn  heeft bepaalde (systeem)gevolgen


Service-indicatoren in PSCS Enkele voorbeelden: • • • • •

FIN : wanbetalers SVB : bindende voorwaarden OVL : overleden studenten TSI : Tosportstatuut A-Internationaal DIV : diversiteitsstudenten © [email protected]

Service-indicatoren toekennen


Service-indicatoren in Selfservice






Prijsvraag Welk concept gebruiken we om te kunnen bepalen hoeveel studiegeld een student moet betalen? Antwoord: de lesgeldgroep


Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën

Recommend Documents