VBS De Schatkist Westmeerbeek 23 mei 2013 Verslag ouderpanel Aanwezigen: Tine Spaepen, Bart Ceulemans, Joke Verduyckt, Sandy Serneels, Cindy De Veuster, Tina Van Cleynenbreugel, Nancy Clé, Daisy Vannuffelen Brigitte Deckers (directie, moderator) Tom Aernouts (uittredend lid schoolraad, verslaggever) -
8 ouders zijn aanwezig, er werden er 30 uitgenodigd; verschillenden hebben zich wel verontschuldigd en aangegeven dat ze het spijtig vonden dat ze er niet bij konden zijn
Thema: Communicatie op onze school Brigitte heet iedereen welkom en vraagt naar een eerste reactie op het ontvangen van de uitnodiging: - Het was even schrikken bij het ontvangen van een persoonlijke brief van de school, maar na het lezen was er zeker interesse om deel te nemen - De opzet en het bestaan van een ouderpanel was onbekend bij de meesten Vervolgens krijgt iedereen kort even de gelegenheid om zich voor te stellen en licht Brigitte het doel van een ouderpanel en de reden waarom dit opgestart wordt toe. Het programma van vanavond en enkele belangrijke afspraken worden overlopen. De ouders worden opgesplitst in twee groepen van telkens 4 personen. Het thema van de avond – communicatie op onze school – wordt ingeleid aan de hand van een algemene vraag: - Ken je manieren waarop de school communiceert naar de ouders? Kan je ze noemen? o Iedere groep krijgt een aantal minuten om hierover te overleggen. Nadien brengt elke groep zijn lijstje naar voor voor de ganse groep. Dit levert het volgende uitgebreide overzicht op: Website, nieuwsbrief, persoonlijke briefjes, e-mail, heen-en-weertasje (in kleuterschool), agenda (in lagere school), babbel aan de schoolpoort, telefoon, oudercontact, info-avond (september), schoolraad, ouderraad/comité, schoolreglement en info-boekje Hier wordt bij het gezamenlijk overlopen ook nog het rapport aan toegevoegd
Na deze inleidende vraag worden er een aantal specifiekere vragen gesteld, die telkens eerst in de kleine groepen besproken worden om daarna in de gezamenlijke groep toegelicht te worden. 1/ Jullie krijgen op verschillende manieren informatie over de school (zie ook algemene vraag): - Kan je ten minste 3 dingen noemen waarvan jij vindt dat we die goed doen? De nieuwsbrief: - Wordt zeer goed bevonden, het is ook goed dat deze zowel op papier als digitaal wordt aangeboden o Sommigen krijgen blijkbaar wel nog beide versies o Vermoedelijk printen vele mensen de digitale versie thuis toch nog af De website: - Velen kijken regelmatig op de website naar de foto’s om een idee te krijgen van de verschillende activiteiten die met de klassen gedaan worden o Er is wel een duidelijk verschil tussen hoeveel en hoe vaak de verschillende leerkrachten dit updaten voor hun klas De info-avond: - Is een goede gelegenheid om de school- en klasomgeving waarin je kind elke dag vertoeft beter te leren kennen - Het wordt als positief ervaren dat de info-avond in de klas zelf doorgaat, maar het maakt wel dat je moet kiezen indien je voor meerdere van je kinderen op dezelfde moment moet komen o De school probeert hier al zoveel mogelijk rekening mee te houden door de info-avonden te spreiden over verschillende avonden De babbel aan de schoolpoort: - Vooral de leerkrachten van de kleuterschool zijn op deze manier gemakkelijk aanspreekbaar omdat ze ook mee oversteken om de kinderen tot bij de ouders te brengen o De leerkrachten van de lagere school doen dit niet en zijn daardoor minder gemakkelijk aan te spreken. Er is wel de verwachting dat indien er iets over je kind meegedeeld moet worden dat de leerkrachten zelf toch zeker ook op de ouders afstappen om hen aan te spreken. Het schoolreglement: - Bevat veel en duidelijke informatie Kan je ten minste 3 dingen noemen waarvan je vindt dat die beter kunnen? De website: - Er zou geprobeerd moeten worden om ze beter up-to-date te houden o Er is nogal wat verschil tussen hoe vaak dit gebeurt voor de verschillende klassen -
Er ontbreekt een duidelijk overzicht van “wie is wie” op de school o Ook wanneer er een verandering of vervanging van leerkracht is, zou dit zeker ook op de website moeten terug te vinden zijn - Algemeen zou de gebruiksvriendelijkheid mogen verbeteren; bijvoorbeeld het vinden van het telefoonnummer van de school blijkt toch een opgave te zijn o Brigitte geeft aan dat er aan een nieuwe versie gewerkt wordt om dit inderdaad al zo goed mogelijk te verbeteren Het oudercontact: - Dit mag vaker, tweemaal per jaar wordt als te weinig ervaren zowel voor de lagere school als voor de kleuters, zeker op het einde van het schooljaar zou er nog een moeten zijn - Over de tijdstippen zou sowieso nagedacht moeten worden: o Voor het eerste leerjaar zou dit ook al vroeger op het jaar mogen; een eerste keer pas tegen Kerstmis terwijl je kind al zoveel nieuwe dingen en veranderingen heeft meegemaakt, vinden de meeste ouders te laat o Voor de kleuters wordt dan weer aangegeven dat ze vaak nog een hele evolutie maken doorheen het jaar dus daar hoeft het oudercontact dan ook niet te vroeg te komen, hoewel ook voor hen voldoende oudercontacten moeten voorzien worden Het rapport: - Ook dit zou vaker mogen, om de evolutie van je kind beter te kunnen opvolgen Het ontbreken van een manier om korte mededelingen door te geven: - Vooral in de kleuterschool is het wel eens nodig om aan de leerkracht iets te laten weten over je kind, omdat je kind dit zelf nog niet altijd kan of omdat je toch zeker wil zijn dat het niet vergeten wordt; bijv. of het die dag naar de opvang moet of door iemand anders zal worden opgehaald dan normaal. Meestal gebeurt dit dan door gewoon een briefje mee te geven in de boekentas, maar je bent dan niet altijd zeker of dit wordt afgegeven door je kind of dat het niet ergens verloren zou gaan. - Een heen-en-weerschriftje zou hier een oplossing voor kunnen zijn. - Een andere suggestie is om iets herkenbaar aan de boekentas te hangen, zoals een bepaald symbool, om aan te geven of je kind al of niet naar de opvang moet of zo. School- en ouderraad/comité: - Het is onbekend wat ze precies doen en wat er zoal besproken wordt o Een verslag bekendmaken via de nieuwsbrief of op de website zou dit al sterk kunnen verbeteren -
2/ Vind jij dat de school geïnteresseerd is in de mening van de ouders? - Maak jij jouw mening aan de school duidelijk? Via welke weg? - Kan je aangeven wat de school hier zou kunnen verbeteren? Het inrichten van een ouderpanel zoals vanavond is een duidelijk signaal dat de school zeker geïnteresseerd is in de mening van de ouders.
Indien je je mening duidelijk wil meegeven kan je uiteraard zelf deelnemen aan de school- of ouderraad/comité. Wanneer je iets wil meedelen of bespreken, is de school gemakkelijk telefonisch bereikbaar. Er wordt ook aangegeven door verschillende ouders dat ze in zo’n geval steeds de bereidheid hebben ondervonden van de school om kort op de bal te spelen en snel de nodige actie te ondernemen. Een suggestie om de drempel nog verder te verlagen zou kunnen zijn door gebruik te maken van sociale media. Een duidelijke eerste stap zou het invoeren van geformaliseerde, gelijkaardige e-mailadressen voor elke leerkracht zijn, in de vorm van bijvoorbeeld
[email protected]. Op dit moment geven sommigen leerkrachten wel hun e-mailadres maar anderen zijn minder geneigd om dit te doen omdat dit dan hun privé-adres is. Dus ook voor de leerkrachten kan zo’n “schatkist”-adres de drempel verlagen om e-mail te benutten als communicatiemiddel met ouders. 3/ Kan jij in de school voldoende met jouw vragen terecht? - Heb jij naar jouw mening voldoende contact met de leerkracht van je kind? Kan je voldoende bij hem/haar terecht? Suggesties voor verbetering? Over het algemeen wordt dit positief ervaren. Wel wordt het soms onduidelijk bij wie je terecht kan in het geval van vervangingen, bijv. bij ziekte of zwangerschap van de leerkracht. o Werken met foto’s in de nieuwsbrief of op de website om duidelijk te maken wie de vervanger is, zou dit gemakkelijker kunnen maken. o Bijkomend geeft Brigitte aan dat zeker naar het einde van het schooljaar het niet gemakkelijk is om vervangingen te vinden, wat soms ook spijtig genoeg wel tot wat onduidelijkheid kan leiden. Zoals eerder al aangehaald werd is er wel een verschil tussen de bereikbaarheid van de leerkrachten van de kleuterschool en die van de lagere school. De suggestie van een uniform e-mailadres wordt opnieuw vermeld. Ook wordt het gebruik van een ideeënbus voorgesteld om op een laagdrempelige manier meningen en suggesties aan de school door te geven. o Brigitte haalt aan dat er zo’n bus hangt bij de zorgklas, maar erkent dat het beter zou zijn indien die ergens meer vooraan op de school zou hangen. Kan jij voldoende bij de directie terecht met vragen? Suggesties voor verbetering? Er wordt duidelijk erkend dat Brigitte steeds duidelijk zichtbaar aanwezig is op school en op die manier gemakkelijk aanspreekbaar is. Ook wordt getuigd dat interacties met haar altijd op een positieve manier zijn verlopen. Een suggestie kan opnieuw zijn om een duidelijk e-mailadres te hebben voor haar of toch zeker duidelijk te maken dat e-mails die verzonden worden naar
[email protected] bij haar terechtkomen. -
Kan jij voldoende terecht bij het ondersteunend personeel (zorgcoördinator, …) met vragen en opmerkingen? Suggesties voor verbetering? Ook hiervan wordt erkend dat zij erg toegankelijk zijn wanneer je vragen voor hen hebt. Van iemand als een zorgcoördinator wordt wel verwacht dat die zelf ook initiatief neemt om de ouders te contacteren indien er iets zou zijn met je kind. -
4/ De ouders participeren aan de schoolwerking via oudercomité en schoolraad. - Ben jij op de hoogte hiervan? Via welke weg ben jij op de hoogte? - Vind jij het nodig dat ouders participeren? Waarom wel/niet? - Maak je zelf gebruik van deze participatieorganen om te communiceren naar de school? Hoewel ze vermeld zijn in het infoboekje en er af en toe iets over gemeld wordt in de nieuwsbrief, is de eigenlijke werking van deze organen toch onbekend. o Als voorbeeld wordt aangehaald dat er onlangs de mogelijkheid was aangekondigd om je kandidaat te stellen voor de schoolraad, maar achteraf is er geen nieuws meer gegeven over de stand van zaken van deze verkiezingen. Brigitte haalt aan dat inderdaad de schoolraad zal vervangen worden, maar dat de eerste vergadering van de nieuwe schoolraad nog moet plaatsvinden. Daarop zal pas de volledige nieuwe samenstelling duidelijk worden, dus ze wilde wachten met een mededeling hierover in de nieuwsbrief tot het zover is. Participatie van de ouders in de schoolwerking is zeker nodig. Er moet niet alleen contact of communicatie zijn tussen ouders en school op het moment dat er zich een probleem stelt. Er wordt niet direct veel gebruik gemaakt van deze participatieorganen om iets te melden aan de school, maar er is wel de indruk dat wanneer leden van oudercomité of schoolraad iets opvangen van andere ouders, bijvoorbeeld tijdens gesprekken aan de schoolpoort, dat dit dan wel besproken wordt binnen die organen.
Tot slot wordt aan de hand van een kort formuliertje gevraagd om een eerste evaluatie te maken van dit ouderpanel. De meeste aanwezigen vinden het een goed initiatief dat zeker verder gezet mag worden volgend schooljaar. Het is leuk om betrokken te worden bij de school en tof om samen met andere ouders te discussiëren en je mening te kunnen delen met hen. De open sfeer geeft aan dat er met deze meningen ook rekening zal worden gehouden in de toekomst. De aanwezigen vinden het wel spijtig dat de opkomst niet erg hoog was. Het zou goed zijn dat er meer deelnemers zijn zodat er nog meer ideeën naar boven kunnen komen. Er wordt gesuggereerd om de volgende keren nog meer ouders uit te nodigen of om met een reservelijst te werken. De uitgenodigde ouders een week vooraf nog eens een herinnering sturen of het onderwerp vooraf bekend maken kan misschien ook helpen.
Er wordt wel aangegeven dat het een goed idee is om elke keer andere ouders uit te nodigen zodat iedereen aan bod komt. Als onderwerpen voor een volgend ouderpanel worden de sportactiviteiten of de verkeersveiligheid voorgesteld. De opvolging van wat er op dit eerste ouderpanel besproken werd, wordt ook aangehaald als mogelijk onderwerp om volgende keer te bespreken.
