BESTEK VOOR DE OPEN OFFERTEAANVRAAG. Het Huis van de Solidariteit vzw

VZW Het Huis van de Solidariteit

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

BESTEK VOOR DE RAAMOVEREENKOMST MET ALS VOORWERP DIENSTEN VOOR "LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT"

OPEN OFFERTEAANVRAAG Aanbestedende overheid

Het Huis van de Solidariteit vzw Ontwerper Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

p. 1


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE RAAMOVEREENKOMST .................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID ................................................................................ 5 I.3 IDENTITEIT VAN DE PARTNERS ...................................................................................................... 5 I.4 GUNNINGSWIJZE ......................................................................................................................18 I.5 PRIJSVASTSTELLING ..................................................................................................................18 I.6 DOCUMENTEN DIE BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD ............................................................18 I.7 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ..................................................................................20 I.8 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES .............................................................................................21 I.9 INDIENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................22 I.10 INFORMATIESESSIE. ................................................................................................................22 I.11 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................23 I.12 GELDIGHEIDSTERMIJN .............................................................................................................23 I.14 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES ............................................................................................23 I.15 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................24 I.15.1 Criterium prijs ..............................................................................................................25 I.15.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak .......................26 Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten). .............27 Gebruiksvriendelijkheid (5 punten) .........................................................................................27 Kwaliteit van de juridische diensten (10 punten) ......................................................................27 Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule (5 punten) ..................................28 Maatwerk (10 punten) ...........................................................................................................28 I.16 KEUZE VAN DE OFFERTE ...........................................................................................................29 I.18 VARIANTEN ...........................................................................................................................30 I.19 SLUITEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST EN TEGENSPRAAK TUSSEN DE DOCUMENTEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST ................................................................................................................................................30 II. BEPALINGEN VAN DE OPDRACHT ................................................................................. 31 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ...............................................................................................................31 II.2 BORGTOCHT ..........................................................................................................................31 II.3 MAATSCHAPPELIJKE BEPALING ....................................................................................................32 II.4 UITVOERINGSMAATREGELEN ......................................................................................................33 II.4.1 1. Berekening van de termijnen .....................................................................................33 II.4.2 Resultaatsverbintenis ....................................................................................................33 II.5 DUUR ..................................................................................................................................33 II.6 OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST .............................................................................34 II.7 FACTURERING ........................................................................................................................34 II.8 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................35 II.9 IMPLEMENTATIE EN TESTS VÓÓR INGEBRUIKNEMING .........................................................................35 II.10 ONTVANGST ........................................................................................................................35 II.11 INTELLECTUELE EN/OF INDUSTRIËLE EIGENDOM ............................................................................36 II.12 MAATREGELEN MET BETREKKING TOT HET EINDE VAN DE RAAMOVEREENKOMST OF EEN OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST .................................................................................................................36 II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst ..................36 II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst ...........................................................................................................37 II.13 VERBREKING ........................................................................................................................37 II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst .........................................................................37 II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst .......................38 II.14 VERTROUWELIJKHEID – BEKENDMAKING ......................................................................................38 II.15 ONDERAANNEMING ................................................................................................................39 II.16 OVERDRACHT .......................................................................................................................39 II.17 BETWISTINGEN.....................................................................................................................39 II.18 AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN .....................................................................................40 II.19 PRIVACY .............................................................................................................................40 p. 2


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

II.21 TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE EN/OF EVOLUTIE VAN DE WETGEVING. ....................................................41 II.22 BEVEILIGDE VERBINDING .........................................................................................................41 II.23 NOODCENTRUM, BACK-UP EN NOODNUMMER.................................................................................42 III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE EISEN .............................................................. 43 III.1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT ..................................................................................................43 III.2 OMSCHRIJVING VAN DE STRUCTUUR VAN DE WERKGEVERS ................................................................43 III.2.1 De ziekenfondsen ........................................................................................................43 III.2.2 De vzw’s .....................................................................................................................44 III.2.3 Instellingen .................................................................................................................48 III.2.4 Thuishulp....................................................................................................................48 III.3 GEVRAAGDE AANPAK ...............................................................................................................49 III.4 DE LOONMOTOR ....................................................................................................................50 III.4.1 Technische voorschriften .............................................................................................50 III.4.2 Functionele voorschriften .............................................................................................55 III.5 DIENSTEN VAN HET SOCIAAL SECRETARIAAT ..................................................................................56 III.5.1 Het beheren en exploiteren van gegevens (rapportering)...............................................56 III.5.2 Het berekenen en betalen van de lonen ........................................................................59 III.5.3 Het opmaken van de payroll-documenten .....................................................................62 III.5.4 Formaliteiten t.o.v. de sociale zekerheid .......................................................................63 III.5.5 De formaliteiten t.o.v. de FOD Financiën en de RVP ......................................................64 III.5.6 De formaliteiten naar sociale fondsen ...........................................................................64 III.5.7 Specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode ....................................................64 III.5.8 Maaltijdcheques ..........................................................................................................65 III.5.9 Informatieverstrekking en support ................................................................................65 III.5.10 Dienstverlening en kwaliteit .......................................................................................66 III.6 JURIDISCH ADVIES MET BETREKKING TOT SOCIAAL RECHT, ARBEIDSRECHT EN FISCAAL RECHT. ...................67 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 68 BIJLAGE B: INVENTARIS .................................................................................................... 72 BIJLAGE C: DIVERSEN ........................................................................................................ 76

p. 3


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Ontwerper Naam: Het Huis van de Solidariteit vzw Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Emilie Delplanque Telefoon: 02/51.51.795 E-mail: [email protected] Alle administratieve inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - Mevrouw DELPLANQUE Emilie - Adres: Sint-Jansstraat 32/38, B-1000 Brussel - Tel.: 02/515.17.95 - E-mail: [email protected] Alle technische inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - Mevrouw Béatrice Ottoul en de heer Renaat Missotten - Adres: Departement Info System, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel - Tel.: 02/51.50.578 en 08/51.51.848 - E-mail: [email protected] en [email protected] Geldende reglementering 1. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 5. Algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB), welzijnswet en codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, preciseringen en toelichtingen Voor de raamovereenkomst In overeenstemming met artikel 7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn op de raamovereenkomst enkel Hoofdstuk 1 en de artikelen 61 tot 63 van toepassing. De artikelen 44 tot 51 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 zijn eveneens van toepassing.

p. 4


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de reglementering met betrekking tot de gunning van een overheidsopdracht tot de aanwijzing van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en hun latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de raamovereenkomst Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp diensten voor loon- en weddeadministratie door een erkend sociaal secretariaat volgens het Belgisch socialezekerheidsrecht en aan de hand van software. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd die vereist is voor de ingebruikneming van een nieuwe sociaal secretariaat voor alle partners (minimaal 3 jaar) en de nodige investeringen om het personeel op te leiden. Krachtens artikel 26, §1, 2°, b van de wet van 15 juni 2006 behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om nieuwe soortgelijke diensten te bestellen.

I.2 Identiteit van de aanbestedende overheid Huis van de Solidariteit vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel

I.3 Identiteit van de partners Krachtens artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten treedt Het Huis van de Solidariteit vzw op als opdrachtencentrale in die zin dat de aanbestedende overheid opdrachten gunt of raamovereenkomsten afsluit voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Meer bepaald worden de entiteiten in de volgende tabel bedoeld: 309

Socialistische Mutualiteit van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Pres. Kennedypark 2, 8500 Kortrijk Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen VZW President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Werkerswelzijn CVBA Steenstraat, 96 8000 Brugge Het Socialistisch Volkshuis vzw Pres. Kennedypark, 2 8500 Kortrijk

p. 5


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

VFG – Vereniging Personen met een Handicap West-Vlaanderen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Bond Moyson Jeugddienst West-Vlaanderen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Sociale Dienst voor Zelfstandigen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk 311

Bond Moyson Oost-Vlaanderen Tramstraat, 69 9052 Gent Inframut vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde S-plus – Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Mediotheek Bond Moyson vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde VFG – Vereniging personen met een handicap – Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Thuiszorg Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Jeugddienst Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Medisom vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde VFG-Jong Oost-Vlaanderen Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde

300

Union Nationale des Mutualités Socialistes / Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten

p. 6


Brussel

Rue Saint-Jean, 32-38 1000 Bruxelles S-Plus vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Bruxelles Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw Sint-Jansstraat 32 1000 Brussel Vlaamse Federatie Gehandicapte Jongeren vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Recreatief Aangepast Sporten vzw Sint-Jansstraat, 32-38 1000 Brussel VFG – Vereniging Personen met een Handicap vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Joetz vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Viva – Socialistische Vrouwen Vereniging vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Vlaams Socialistisch Gezondheidsfonds vzw Sint-Jansstraat 32 1000 Brussel S-Sport Federatie vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel S-Relax vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel S-Hulp vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Thuishulp vzw Sint-Jansstraat, 32-38 1000 Brussel

p. 7

Ref.: 2014-014-HVS-MP


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Steunpunt Mantelzorg vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Socialistische Vereniging van Vlaamse Gezondheidsvoorzieningen vzw Rue Saint-Jean 32 1000 Bruxelles Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl Rue Saint-Jean 32-38 1000 Bruxelles Centre Médical Pédiatrique « Clairs Vallons » asbl Rue de Mont-Saint-Guibert, 24 1340 Ottignies Fédération des Centres de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes asbl Boulevard du Nord, 19 5000 Namur Fédération des Centrales de Services à Domicile asbl Place Saint-Jean, 1 1000 Bruxelles Drive Mut asbl Rue Saint-Jean 32/38 1000 Bruxelles Espace Seniors asbl Place Saint-Jean, 1 1000 Bruxelles Formation Action Militantisme Mouvement de Promotion Socio-culturelle des Femmes Prévoyants Socialistes asbl Place Saint-Jean, 1/2 1000 Bruxelles Fête des Solidarités asbl Rue Saint-Jean 32-38 1000 Bruxelles Latitude Jeunes asbl Rue Saint-Jean 32/38 1000 Bruxelles Institut Belle Vue asbl Rue Saint-Jean 32/38 1000 Bruxelles Les Rièzes et les Sarts asbl

p. 8


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Rue Saint-Jean, 32-38 1000 Bruxelles L’Ouvroir asbl Rue Bodeghem 78-82a 1000 Bruxelles Un pass dans l’Impasse – Centre de prévention du suicide et d’accompagnement – Réseau Solidaris asbl Chaussée de Waterloo, 182 5002 Saint-Servais 304

De VoorZorg – Socialistische Mutualiteit van de provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Thuisverpleging De VoorZorg provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Fonds Fernand Geens vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Vlaamse Federatie voor Gehandicapten provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen De Nieuwe Weg – Mechelen vzw Lange Schipstraat 25 2800 Mechelen S-Plus provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen De Toekomst provincie Antwerpen vzw Désiré Boucherystraat 17 2800 Mechelen Mediotheek De VoorZorg provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Solida vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Kind en Toekomst vzw Sint-Bernardsesteenweg 200

p. 9


Brussel

2020 Antwerpen VIVA – Socialistische Vrouwen Vereniging provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen De Ceder vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel De Lasne vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel De Branding vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel Belle Vue vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel 305

Mutualité Socialiste du Brabant Wallon Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE Centre de Planning familial Rosa Guilmot asbl Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE Actions Sociales du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE Femmes Prévoyantes Socialistes du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons, 228 1480 TUBIZE Latitude Junior – Régionale du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE Centre de vacances la Rose des Sables asbl Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE Latitude Jeunes – Régionale du Brabant Wallon Chaussée de Mons 228 1480 TUBIZE

315

Solidaris Mons Wallonie Picarde

p. 10

Ref.: 2014-014-HVS-MP


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Rue du Fort 48 7800 ATH Les P’tits Doudous Asbl Avenue des Nouvelles Technologies, 36 7080 FRAMERIES Promo.com Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Jeunesse et Vacances asbl Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES La Maison Boraine asbl Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Latitude Jeunes Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Espace Seniors de Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Education et Loisirs pour Enfants et Adolescents asbl Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Les Femmes Prévoyantes Socialistes de Mons-Borinage Avenue des Nouvelles Technologies 24 7080 FRAMERIES Les Jours Paisibles asbl 140, Rue Louis Caty 7331 BAUDOUR Centre de Service à Domicile de la Région de Mons-Borinage asbl 33, Rue Chêne Hayette 7331 Baudour Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl 24, Avenue des Nouvelles Technologies 7080 Frameries Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies, 24 7080 Frameries

p. 11


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Centrale de Services à Domicile de Wallonie Picarde asbl Rue du Val 2 7700 MOUSCRON DECLIC EMPLOI – Association d’Insertion socio-professionnelle des femmes prévoyantes socialistes de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort 48 7800 ATH Femmes Prévoyantes Socialistes de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort, 48 7800 Ath Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de Tournai - Ath - Mouscron - Comines - Centre Aurore Carlier asbl Rue du Fort, 48 7800 Ath Latitude de Tournai – Ath – Mouscron – Comines asbl Rue du Fort, 48 7800 Ath COORDINATION POUR LE MAINTIEN A DOMICILE du TOURNAISIS asbl Rue de Cordes, 8 7500 Tournai Association Socialiste de la Personne Handicapée de Tournai - Ath - Mouscron - Comines asbl Rue du Fort, 48 7800 Ath Espace-Seniors de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort, 48 7800 Ath 317

Solidaris Mutualité Socialiste du Centre, Charleroi et Soignies Avenue des Alliés 2 6000 CHARLEROI Femmes Prévoyantes Socialistes du Centre et de Soignies asbl Rue Ferrer, 114 7170 La Hestre Repos Joie Santé et Solidarité asbl Rue Ferrer, 114 7170 La Hestre Espace Seniors du Centre et de Soignies asbl Rue Ferrer, 114 7170 La Hestre

p. 12


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl Rue Ferrer, 114 7170 La Hestre Espace Seniors asbl Avenue des Alliés 2 6000 CHARLEROI Mouvement des Femmes Prévoyantes Socialistes de Charleroi asbl Avenue des Alliés, 2 6000 Charleroi Animation Culture Jeunesse, Maison de Jeunes de Charleroi et environs – La Broc asbl Avenue des Alliés, 2 6000 Charleroi Association Socialiste de la Personne Handicapée, Régionale de Charleroi asbl Avenue des Alliés, 2 6000 Charleroi Mobilité en Hainaut asbl Avenue des Alliés 2 6000 Charleroi Espace Associatif asbl Place Charles II, 24 6000 Charleroi Centre de Santé asbl Avenue Max Buset, 38 7100 LA LOUVIERE Latitude Jeunes du Centre Charleroi et Soignies asbl Rue Ferrer 114 7170 La Hestre Structure asbl Rue Ferrer 114 7170 La Hestre Point Santé scrl Avenue Max Buset 38 7100 LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile du Centre et de Soignies asbl Avenue Max Buset 38 7100 LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile MUT asbl Avenue Max Buset 38

p. 13


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

7100 LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile du Bassin de Charleroi asbl Avenue des Alliés 2 6000 CHARLEROI Centre de Planning Familial des F.P.S. du Centre, Charleroi et Soignies asbl Avenue Max Buset 38 7100 LA LOUVIERE Service de Santé Mentale Ariane asbl Avenue Max Buset 38 7100 La Louvière 319

Mutualité Solidaris – mutualité socialiste et syndicale de la Province de Liège Rue Douffet, 36 4020 Liège La Maison de la Femme et de l’Enfant des Femmes Prévoyantes Socialistes asbl Pont Saint Laurent 25 4800 VERVIERS Solidaris Immo Fondation Privée Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Les Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège- Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE F.A.M. – Réseau Solidaris – Mouvement de Promotion Socioculturelle des Femmes Prévoyantes Socialistes de Liège-Huy-Waremme ASBL Rue Douffet 36 4020 LIEGE Latitude Jeunes – Réseau Solidaris – Province de Liège asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Retravailler Liège – Réseau Solidaris – Association d’insertion socio-professionnelle des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Vacances des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège – Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Centre de Planning familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège –

p. 14


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Ecole de Promotion Sociale des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège – Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, 36 4020 LIEGE Ecole de Promotion sociale des Femmes Prévoyantes Socialistes de Verviers – Réseau Solidaris asbl Pont Saint-Laurent, 25 4800 VERVIERS 325

Solidaris Mutualité – Province de Namur Chaussée de Waterloo 182 5002 SAINT-SERVAIS Asbl Jeunesse et Culture – Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo 182 5002 SAINT-SERVAIS Asbl Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Namur- Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo, 182 5002 SAINT-SERVAIS ASBL Centre de Santé du Namurois - Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo, 182 5002 SAINT-SERVAIS ASBL Association Socialiste de la Personne Handicapée de la Province de Namur - Réseau Solidaris Rue de France, 35 5600 PHILIPPEVILLE Asbl Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Namur – Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo 182 5002 SAINT-SERVAIS Asbl Solidaris Santé de la Province de Namur – Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo 182 5002 SAINT-SERVAIS Asbl Latitude Jeunes de la Province de Namur – Réseau Solidaris Rue de France 35 5600 PHILIPPEVILLE Loisirs et Vacances du Namurois – Réseau Solidaris asbl

p. 15


Brussel

Chaussée de Waterloo 182 5002 SAINT-SERVAIS 322

Vzw De Voorzorg – Mutualiteitsverbond van Limburg Capucienenstraat 10, 3500 Hasselt Vzw Vakanties De Voorzorg Capucienenstraat 10 3500 Hasselt Vzw Germinal Uitbreiding Capucienenstraat, 10 3500 Hasselt Vzw VFG – Vereniging personen met een handicap – Limburg Capucienenstraat, 10 3500 Hasselt Vzw Verpleging De Voorzorg Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Medicotheek-uitleendienst De Voorzorg Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Copipers Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw S-PLUS Limburg Capucienenstraat, 10 3500 Hasselt Vzw Informedium De Voorzorg Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Vibez Capucienenstraat 10 3500 Hasselt Vzw Thuiszorg Limburg Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw VIVA – Socialistische Vrouwen Vereniging Limburg Capucienenstraat, 10 3500 Hasselt

p. 16

Ref.: 2014-014-HVS-MP


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Vzw Gezondheidscomités De Voorzorg Limburg Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw VBVS Capucienenstraat 10 3500 Hasselt Vzw Solid Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw poliklinieken Guffenslaan 110 3500 Hasselt Vzw Katarsis Hasseltweg 439 3600 Genk Vzw DAGG Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Validag Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Didior Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw De Voorzorg-Federatie der Zelfstandigen Guffenslaan 22 3500 Hasselt Vzw Gsm Guffenslaan 22 3500 Hasselt

Voor de uitvoering van deze raamovereenkomst wordt met 'aanbestedende overheid' de instelling bedoeld die de opdracht afsluit op basis van de raamovereenkomst en die de bestelling plaatst. In geen geval mag de aanbestedende overheid omschreven in punt I.2. of een andere partner worden verontrust door de gevolgen van een bestelling van een andere partner/aanbestedende overheid.

p. 17


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I.4 Gunningswijze De raamovereenkomst wordt gegund via een open offerteaanvraag. In het kader van deze procedure wordt één enkele deelnemer per perceel weerhouden.

I.5 Prijsvaststelling Deze opdracht bestaat uit een opdracht tegen prijslijst. Een opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De vermelde vermoedelijke hoeveelheden worden dan ook puur ter informatie gegeven en verplichten de aanbestedende overheid in geen enkel opzicht; een verhoging of verlaging van de hoeveelheden kan dan ook geen aanleiding geven tot schadevergoeding. De dienstverlener wordt betaald in functie van de werkelijk gepresteerde hoeveelheden. De opdrachtnemer wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben inbegrepen voor de diensten, met uitzondering van de btw. De eenheidsprijzen omvatten elke verrichting, van welke aard ook, met inbegrip van de stappen die werden gezet en de inlichtingen die werden ingewonnen om de lonen en wedden te kunnen beheren inclusief alle kosten (verplaatsingskosten, secretariaatskosten, vertaalkosten, enz.). Deze opsomming wordt ter informatie gegeven en is dan ook niet limitatief. Uit hoofde van zijn offerte erkent de inschrijver dat alle toebehoren die nodig zijn voor zijn opdrachten integraal deel uitmaken van de opdracht om de diensten zoals voorzien in deze opdracht volledig te kunnen uitvoeren, zonder uitzondering noch voorbehoud. In de offerte wordt het btw-tarief afzonderlijk vermeld. BELANGRIJKE OPMERKING: De jaarlijkse globale prijs van de licentie voor het gebruik van het systeem voor loonadministratie, de jaarlijkse globale prijs voor onderhoud en updaten van het systeem, en de prijs voor het uitvoeren van maatwerk moeten één keer per server worden opgenomen. Dit betekent dat, ingeval van één enkele server voor meerdere entiteiten, deze prijzen slechts eenmaal worden aangerekend en uitgesplitst worden over de entiteiten die de server in kwestie delen.

I.6 Documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd Het offerteformulier (Bijlage A) moet vergezeld zijn van de volgende documenten: * De inhoudsopgave * De behoorlijk ingevulde inventaris (Bijlage B van onderhavig bestek).  Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

p. 18


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

 In de elektronische versie van de offerte is een kopie opgenomen van de inventaris, in Excelformaat. * Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in één van de gevallen vermeld onder I.7 van dit Bestek bevindt (deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld). * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste kwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet of van het land waar de werknemers gevestigd zijn. * Een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver controleert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën op basis van het attest dat werd uitgereikt door deze laatste. * Een verklaring betreffende de totale omzet tijdens de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. * De lijst van de voornaamste soortgelijke diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, in dezelfde activiteitensector, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties van de leden van de juridische dienst met het oog op de opvolging en de correcte toepassing van de geldende sociale en fiscale wetgeving in het kader van deze opdracht. Deze moeten hun juridische kennis en hun ervaring inzake sociale en fiscale wetgeving aantonen. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties en met de beschrijving, de samenstelling, het opleidingsniveau en de kwalificaties van de leden die belast zullen zijn met de loonberekening en de levering en opvolging van bijkomende diensten in het kader van deze opdracht. Deze moeten aantonen dat zij gekwalificeerd zijn om dossiers te beheren op het gebied van sociale wetgeving. * Een beschrijving van de technische apparatuur en meer bepaald de informaticatools (hardware en software), met inbegrip van de evolutie gedurende de afgelopen vijf jaar. De inschrijver moet beschikken over een up-to-date IT-infrastructuur. * Een nota over de acht toegangen waarmee de aanbestedende overheid de voorgestelde software kan testen (zie punt I.13 van dit bestek). * Het bewijs dat de leverancier over een noodcentrum beschikt. * Een nota over de migratie van de huidige gegevens en de historische gegevens sinds 2008. * Een nota over de maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren (max. 4 pagina's). * Een nota over de aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen.

p. 19


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

* Een nota over de juridische diensten (max. 2 pagina's) * Een nota over de ad-hoc rapportering en de aanwezigheid van een budgetmodule (max. 2 pagina's) * Een nota over het maatwerk (aanpassingen aan het systeem) (max. 2 pagina's) * Een lijst met de interfaces die compatibel zijn met de voorgestelde software. * De inschrijver bezorgt in bijlage een vertaling van zijn offerte (in het Nederlands of in het Frans).

I.7 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Alleen de offertes van inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria komen in aanmerking om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria van dit bestek, voor zover deze offertes regelmatig zijn op formeel en op materieel vlak. Juridische toestand van de inschrijver

– vereiste referenties (uitsluitingscriteria)

* De inschrijver legt het bewijs voor dat hij zich niet in een van de volgende uitsluitingsgevallen bevindt: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de inschrijver zich niet bevindt in een van de gevallen vermeld in de punten 1° tot 4° kan worden gegeven door middel van een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan die eisen is voldaan. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste kwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet of van het land waar de werknemers gevestigd zijn. * De inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver controleert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën op basis van het attest dat werd uitgereikt door deze laatste. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver – vereiste referenties (selectiecriteria) * Een verklaring betreffende de totale omzet tijdens de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

p. 20


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Minimumniveau(s): De minimale totale omzet bedraagt € 5 miljoen per jaar. Technische bekwaamheid van de inschrijver

– vereiste referenties (selectiecriteria)

* De lijst van de voornaamste soortgelijke diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, in dezelfde activiteitensector, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. De inschrijver moet bewijzen dat hij minstens drie vergelijkbare opdrachten heeft uitgevoerd, dat wil zeggen voor soortgelijke instellingen (gezondheidszorg, mutualiteiten en meer dan 1000 werknemers). * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties van de leden van de juridische dienst met het oog op de opvolging en de correcte toepassing van de geldende sociale en fiscale wetgeving in het kader van deze opdracht. Deze moeten hun juridische kennis en hun ervaring inzake sociale en fiscale wetgeving aantonen. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties en met de beschrijving, de samenstelling, het opleidingsniveau en de kwalificaties van de leden die belast zullen zijn met de loonberekening en de levering en opvolging van bijkomende diensten in het kader van deze opdracht. Deze moeten aantonen dat zij gekwalificeerd zijn om dossiers te beheren op het gebied van sociale wetgeving. * Een beschrijving van de technische apparatuur en meer bepaald de informaticatools (hardware en software), met inbegrip van de evolutie gedurende de afgelopen vijf jaar. De inschrijver moet beschikken over een up-to-date IT-infrastructuur.

I.8 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver stelt zijn offerte op in het Nederlands of in het Frans, in drie exemplaren, waarvan één ervan als origineel wordt geïdentificeerd, en vult de inventaris in op het model dat bij het bestek gevoegd is. Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De inschrijver bezorgt in bijlage een vertaling van zijn offerte in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver vermeldt in zijn offerte welke taal hij wenst te gebruiken voor de gunning en de uitvoering van deze opdracht. Anders zal de taal van de oorspronkelijke offerte worden behouden. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of verwijst naar technische of commerciële geheimen die niet door de aanbestedende overheid mogen worden verspreid. Alle documenten die door de inschrijver of zijn gemachtigde worden opgesteld of ingevuld, worden door hem gedateerd en ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen – zowel in de offerte als in de bijlagen – die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden (zoals prijzen, termijnen, technische specificaties) worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. De prijs van de offerte wordt in euro uitgedrukt. p. 21


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I.9 Indiening van de offertes De offerte wordt op papier gezet en in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting, het besteknummer (2014-014-HVS-MP) en het voorwerp van de raamovereenkomst. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De inschrijver die zijn offerte via een drager wil indienen, moet dit doen aan het onthaal van Het Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansplein 1 te 1000 Brussel, en dit tijdens de kantooruren (van maandag tot donderdag van 9.00 u tot 16.30 u en vrijdag van 9.00 u tot 12.30 u). Bij de indiening van de offerte door de drager wordt een ontvangstbewijs gegeven. Alleen dit ontvangstbewijs kan dienst doen als bewijs voor de indiening van de offerte. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "OFFERTE" wordt vermeld. Het geheel wordt verzonden naar: Huis van de Solidariteit vzw Hoofd Aankoopdienst – Overheidsopdrachten Mevrouw Emilie Delplanque Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de raamovereenkomst nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. De offerte wordt ook de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes via elektronische weg naar het volgende e-mailadres verstuurd: - [email protected] In geval van verschillen tussen de papieren versie en de elektronische versie of tussen de drie papieren versies wordt het originele exemplaar van de papieren versie als rechtsgeldig beschouwd.

I.10 Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren voor mogelijke inschrijvers. Deze laatsten zullen vragen kunnen stellen en de sessie bijwonen. De sessies zal plaatsvinden tussen de publicatie van de aankondiging van opdracht en de dag van de opening van de offertes. Deze informatiesessie zal worden gehouden op 27 juni 2014 om 10u op het volgende adres: SintJansstraat 32-38 te 1000 Brussel (ingang Sint-Jansplein), zaal Blanche. Tijdens deze informatiesessie zal een beknopt overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht.

p. 22


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Met het oog op het correct verloop van de informatiesessie worden de mogelijke inschrijvers die deze sessie willen bijwonen gevraagd om hun vragen per e-mail aan de aanbestedende overheid te bezorgen. Het e-mailadres is [email protected]. Alleen de vragen die uiterlijk op 19 juni door de aanbestedende overheid worden ontvangen zullen tijdens deze sessie worden behandeld. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden gevraagd om de naam en het volledige adres van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen in te vullen op een aanwezigheidslijst. De aanbestedende overheid zal daarna aan alle aanwezigen een verslag van de informatiesessie bezorgen. Mogelijke inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig kunnen zijn, kunnen het verslag opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail op het e-mailadres [email protected]).

I.11 Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats in een openbare zitting. Locatie: Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansstraat 32-38 (ingang Sint-Jansplein), Magritte-zaal Op: vrijdag 16 juli 2014 om 14u00

I.12 Geldigheidstermijn De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte gedurende een periode van 200 kalenderdagen vanaf de dag na de opening van de offertes.

I.13 Tests en demonstraties De inschrijver moet de voorgestelde software voor de loon- en weddeadministratie gratis ter beschikking stellen van de aanbestedende overheid gedurende twee maanden vanaf de dag van de opening van de offertes. De aanbestedende overheid zal in die periode tests uitvoeren. Deze tests zullen door 8 personen op onafhankelijke wijze worden uitgevoerd. Elk van hen moet over een individuele toegang beschikken. Indien de voorgestelde software niet overeenstemt met die zoals beschreven in de schriftelijke offerte, dan wordt de inschrijver bestraft met een lagere score voor de gunningscriteria. Om de 8 beoordelaars toe te laten de software te testen, worden de inschrijvers gevraagd om hun software op 28 (of 29) juli 2014 te komen voorstellen. De inschrijver moet contact opnemen met de persoon hieronder om hiervoor een concreet uur af te spreken. Contactpersoon: Emilie Delplanque, Hoofd Aankoopdienst. (Tel.+32 2/51.51.795) Doordat deze formaliteiten van substantiële aard zijn, worden offertes van inschrijvers waarin de toegangen voor het uitvoeren van deze tests niet zijn opgenomen of die niet zijn vergezeld van een demonstratie als formeel onregelmatig beschouwd.

I.14 Regelmatigheid van de offertes

p. 23


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Overeenkomstig artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 Juli 2011 gaat de aanbestedende overheid de regelmatigheid na van de offertes van de geselecteerde inschrijvers. Ze onderzoekt de regelmatigheid, zowel op formeel als op materieel vlak.

I.15 Gunningscriteria A. De volgende criteria zijn van toepassing op de raamovereenkomst en de opdrachten gesloten krachtens de raamovereenkomst: Nr.

Beschrijving

Gewicht

Sociaal secretariaat 1

100

Prijs

50

Voor elk subcriterium geldt de regel van 3. Score offerte = (prijs van de laagste offerte/prijs van de beschouwde offerte) * gewicht van het criterium prijs A

Prijs voor ontwerp en implementatie van het systeem voor loonberekening

5

B

Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk

10

C

Totale prijs voor de opdracht Loonberekening per jaar

20

D

Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten

10

E

Prijs voor payrollondersteuning

5

2

Kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak

50

Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren.

10

Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen. De aanbestedende overheid zal veel belang hechten aan:

10

-

alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de betaling van de lonen of andere binnen de termijn zoals afgesproken door de aanbestedende overheid en de inschrijver, alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de termijn voor het reageren op en oplossen van problemen, flying services

De gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de aangeboden interface. Dit criterium zal door de aanbestedende overheid worden beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13)

5

Kwaliteit van de juridische diensten

10

Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule

5

Maatwerk (aanpassingen aan het systeem)

10

B. Aan ieder criterium werd een zekere waarde toegekend. Op basis van de beoordeling van al deze criteria en rekening houdend met de waarde die aan elk criterium werd toegekend, worden de raamovereenkomst en de opeenvolgende opdrachten gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste regelmatige offerte voor de aanbestedende overheid en op basis van de uitleg hieronder.

p. 24


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I.15.1 Criterium prijs Voor het criterium prijs moeten de prijzen als volgt worden vermeld: Prijs verplicht te vermelden

Kostprijs per stuk (excl. BTW)

A. Implementatie en ontwerp van de loonberekening (5%) Implementatie en ontwerp van het systeem voor loonadministratie per eenheidsprijs per entiteit Opleiding van de gebruikers van het systeem voor loonadministratie B. Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk (10%) Globale prijs van de licentie voor het gebruik van het systeem voor loonadministratie per jaar Globale prijs voor onderhoud en updaten van het systeem per jaar Parametrage van het systeem of de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten C. Totale prijs voor de loonberekening per jaar (20%) Prijs per loonberekening per maand per werknemer (dit geldt niet bij herberekening wegens een fout van het sociaal secretariaat) Berekening van de eindejaarspremie per werknemer Berekening van het vakantiegeld per werknemer Berekening van de premie op het vakantiegeld per werknemer en berekening van de premie op de vakantie- en tewerkstellingsattesten per deeltijdse werknemer Prijs per berekening en bestelling van maaltijdcheques per maand per werknemer Prijs per berekening en bestelling van ecocheques per jaar per werknemer Prijs per werknemer voor een berekening bij uitdiensttreding, met inbegrip van het aanmaken van vakantieattesten Bezorgen van de elektronische loonfiche per werknemer per maand Bezorgen van de papieren loonfiche per werknemer per maand Prijs per werknemer voor de berekening en de opvolging van de looninhoudingen per werknemer per jaar Prijs voor het aanleveren van documenten eigen aan de werkgever en de werknemers en duplicaten, zoals de documenten van aangifte aan het ziekenfonds, in elektronische versie per werknemer Prijs voor het aanmaken van de fiscale fiches 281.10 per werknemer Jaarlijkse afsluiting, elektronische versie/globale prijs Prijs voor het aanleveren van de samenvattende opgave 325, elektronische versie

p. 25

Per entiteit Per gebruiker

Per server Per server Per uur

Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer

Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer

Per werknemer Per entiteit Per entiteit


Brussel

Prijs voor het elektronisch archief voor loonfiches en individuele rekeningen Dienstverlening (periodieke RSZ-verrichtingen, aangifte bedrijfsvoorheffing en aangifte sociale fondsen) per kwartaal/globale prijs Aanleveren van de maandelijkse boekhoudkundige documenten, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van een jaarlijks boekhoudbestand, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van de sociale balans/globale prijs Aanleveren van een rapport ter voorbereiding van de wettelijke verzekeringen, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van gegevensuitwisseling (elektronisch) voor de koppeling met de pensioenkas per werknemer per maand Loonsimulatie per maand per werknemer Berekening van de vergoeding bij einde contract Berekening van educatief verlof per werknemer D. Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten (10%) Antwoorden op standaard juridische vragen m.b.t. het beheer en de betaling van de lonen en de sociale administratie (uurtarief) Antwoorden op complexe juridische kwesties m.b.t. HR-vraagstukken en payroll (uurtarief) Aanbieden van een elektronische databank omtrent de sociale wetgeving en arbeidsrecht (kosten van de licentie …)/jaarlijkse kost SPOC juridische dienst (prijs voor onbeperkte toegang voor specialisten) per jaar E. Prijs voor payrollondersteuning (5%) Servicecontract voor het verlenen van payrollondersteuning/dagtarief (8u) Updates/ nieuwsletters Prijs voor het geven van bijkomende opleidingen aan de dossierbeheerders (op vraag van de klant) Up-to-date handleiding (zowel juridisch advies als het gebruik van de loonmotor)

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per werknemer Per werknemer Per werknemer

Per uur Per uur Per entiteit

Per entiteit

Per dag Per entiteit Per uur Per entiteit

I.15.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren (10 punten). 

Dit wil zeggen dat bij de invoer van gegevens er maximale automatische controles zijn voorzien die gedocumenteerd zijn, signalen geven die voor de gebruiker onmiddellijk te begrijpen zijn en een onmiddellijke correctie toelaten. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13)

p. 26






Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Dit wil zeggen dat bij de berekeningen eveneens controles worden uitgevoerd (voorzien zijn of voorzien kunnen worden) die signalen geven wanneer er bij de uitvoer van de berekening (mogelijke) anomalieën en/of afwijkingen worden vastgesteld. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13) Dit wil zeggen dat er controlelijsten of controlesystemen ter beschikking worden gesteld die de klant toelaten de berekende gegevens (resultaten van de berekeningen) op een efficiënte en kwalitatieve manier te controleren. Deze lijsten worden automatisch bezorgd op elektronische weg, dit wil dus zeggen dat de klant onmiddellijk het resultaat van de berekening kan controleren. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode ( zie punt 1.13).

Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten).  





Er is een duidelijke betaalkalender en timing, deze wordt doorgegeven door de klant, maar wordt opgenomen en opgevolgd door de loonmotor. Indien er zich in de periode van de betaling van de lonen technische of andere problemen voordoen die de tijdige betaling van de lonen in gevaar kan brengen, is er een set van maatregelen geboden door het sociaal secretariaat die het mogelijk maken de betaling van de lonen binnen de vooropgestelde timing uit te voeren. Deze maatregelen zijn beschreven en consulteerbaar. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie die hierover ter beschikking wordt gesteld. Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om te reageren, om een oplossing te bieden (puntensysteem). De termijn kan overschreden worden indien de vraag de tussenkomst van derden vereist. Indien de klant een probleem zou hebben naar personeelsbezetting (wegvallen van personeelsleden die noodzakelijk zijn voor de payroll kan het sociaal secretariaat medewerkers ter beschikking stellen die bij de klant komen werken (flying services) Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om een oplossing te bieden (puntensysteem). De contacten gebeuren telefonisch of per mail met de verantwoordelijke ( steeds dezelfde persoon tot wie we ons kunnen wenden) voor elk partner. De antwoorden worden telefonisch of per mail gegeven en schriftelijk bevestigd indien dit door de aanbestedende overheid gewenst is.

Gebruiksvriendelijkheid (5 punten) De user interface dient een moderne look en feel te hebben. De user- interface dient te voldoen aan de huidige normen van ergonomie en leiden tot een vanzelfsprekend gebruiksgemak. Het zelf verklarende en logische van de verschillende schermen zou er als het ware moeten toe leiden dat iemand die gewoon is om lonen te beheren quasi automatisch zijn weg kan vinden in de loonsoftware. Er is een didactische manual ter beschikking zowel elektronisch als op papier. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode en op basis van de handleidingen die ter beschikking zijn (zie punt 1.13).

Kwaliteit van de juridische diensten (10 punten) Proactief informeren over wijzigingen in de reglementering of aanpassingen en de oplossingen die hiervoor geboden worden binnen de payroll toepassing. Hiervoor stelt het sociaal secretariaat zowel elektronische nieuwsbrieven ter beschikking, als documentatie. Ter zijn eveneens technische brochures ter beschikking, en een FAQ sociale en juridische actualiteiten met modeldocumenten en steekkaarten per paritair comité. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het materiaal dat bij wijze van voorbeeld ter beschikking wordt gesteld.

p. 27


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Advies op maat bij specifieke dossiers: de klant kan beroep doen op een juridische expert bij specifieke vragen/problemen. De grondigheid van de adviezen en de snelheid waarmee ze geleverd kunnen worden zijn van doorslaggevend belang. De grondigheid van dergelijke adviezen kan aangetoond worden door het documenteren van de procedure die het sociaal secretariaat hanteert bij dergelijke vragen, en de samenstelling en profiel van het team of medewerkers die dergelijke vragen behandelt. De snelheid waarmee deze adviezen kunnen geleverd worden wordt beoordeeld op het feit of degelijk juridisch advies kan binnen maximaal 36 u na het stellen van de vraag:  De termijn kunnen verlengd worden indien de juridische dienst afhankelijk zou zijn  van een voorafgaand antwoord van derden.  Indien men voor een afdoend advies enorm veel opzoekingswerk dient te verrichten wordt er tussen partijen een redelijke termijn voor het bekomen van het advies afgesproken.  Opleiding die voorzien kunnen worden door het sociaal secretariaat indien de klant hier nood aan zou hebben vb bij gebrek aan kennis in het kader van een steeds/veel voorkomend probleem.

Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule (5 punten) 



De toepassing sociaal secretariaat laat de gebruiker toe om zelf snel een rapport te genereren met de velden en gegevens die hij bepaalt, dit naast de standaard rapporten die ter beschikking worden gesteld door de loontoepassing. Deze standaardrapporten kunnen op vraag van de klant aangepast worden. Daarnaast kunnen de gegevens ook rechtstreeks in excel worden getrokken of geëxporteerd worden in excel. Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden om rapportages in excel of andere rapportagetools te maken via OLAP, ODBC en/of rapportering services. De toepassing voorziet in een module die de klant toelaten om een personeelsbudget op te stellen, verschillende simulaties en prognoses te maken, en een vergelijking te maken tussen de reële uitgaven en het personeelsbudget om zo in een periodieke opvolging van het personeelsbudget te voorzien.

Maatwerk (10 punten) Het sociaal secretariaat is in staat om op maat van de klant gemaakte oplossingen te bieden en dit binnen een redelijke en vooraf afgesproken termijn en prijs (zie prijscriteria). Maatwerk kan gevraagd worden in functie van de algemene CAO ’s, sector CAO’s, bedrijfsCAO’s, interne processen en interne reglementen … zie ook technische vereisten. Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van voorbeelden die het sociaal secretariaat kan aanleveren over de duur van het uitvoeren van maatwerk en de prijs hiervoor ( zie prijscriteria), en de mogelijkheden die het pakket biedt aan de klant om zelf parametrage te doen. Niet-limitatieve lijst van mogelijke maatwerk: - Beheer ziekteformulieren - Sociale verkiezingen - Bijslag bij ziekte conform CAO - Vertrekpremie SWT conform cao - Bijpassing tijdskrediet 1/5de conform cao - Mobiliteitsplan - Bijzonder personeelsregister - Woon-werkverkeer conform interne regels -

Berekening attractiviteitspremie conform de sectorale en bedrijfscao ’s Elektronische fiscale fiches Doorrekenen kostenplaats Prestatiestaten DAC/gesco

p. 28


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I.16 Keuze van de offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte (rekening houdend met de gunningscriteria).

I.17 Herziening van de prijzen De prijs voor de dienstverlening mag slechts één keer per jaar worden aangepast op verzoek van de dienstverlener of de aanbestedende overheid, namelijk op 1 januari van elk jaar. Een eventuele prijsverhoging of -verlaging mag hoogstens gelijk zijn aan het resultaat van de berekening volgens de volgende formule: P = Po * (X/Xo) P = herziene prijs van de diensten Po = prijs van de diensten zoals vermeld in de inventaris (Bijlage B) bij onderhavig bestek Xo = consumptieprijsindex op de dag van de opening van de offertes X = consumptieprijsindex van de maand voorafgaand aan de prijsherziening De prijsherziening kan alleen worden toegepast indien de uit te voeren prijsverhoging of verlaging minstens 3% bedraagt van de prijs zoals vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

p. 29


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

I.18 Varianten Het is toegelaten om vrije varianten voor te stellen. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.

I.19 Sluiten van de raamovereenkomst en tegenspraak tussen de documenten van de raamovereenkomst De raamovereenkomst zal worden gesloten in overeenstemming met de bepalingen van artikel 102 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Bij tegenspraak tussen de documenten van de raamovereenkomst zal, in dalende volgorde van belangrijkheid, aan de volgende documenten voorrang worden gegeven: de bestelbon, het bestek en de offerte. De gegevens van de inventaris zoals verstrekt door de aanbestedende overheid gelden enkel als eenvoudige inlichting en kunnen slechts worden aangewend als aanvulling, in voorkomend geval, van onvolkomenheden van de andere documenten van de raamovereenkomst. De aanbestedende overheid en haar partners zullen de opeenvolgende opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst zonder de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.

p. 30


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

II. Bepalingen van de opdracht In dit tweede deel wordt de procedure vastgelegd voor de uitvoering van de raamovereenkomst en de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst. Enkel hoofdstuk 1 en artikelen 61 tot 63 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en zijn latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn van toepassing op de raamovereenkomst. Alle bepalingen van dit koninklijk besluit zijn van toepassing op de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst, behoudens andersluidende bepalingen in dit bestek.

II.1 Leidend ambtenaar Voor de aanbestedende overheid vindt de uitvoering van de leveringen plaats onder de controle van de leidend ambtenaar: Naam: De heer LUC CARSAUW, Penningmeester en de heer Alain THIRION, Secretaris gezamenlijk handelend. Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

II.2 Borgtocht Er is geen borgtocht voor de raamovereenkomst. Voor opdrachten op basis van de raamovereenkomst wordt de borgtocht bepaald op 5% van het totale bedrag excl. btw van elke opdracht voor zover de waarde van de opdracht hoger is dan of gelijk is aan € 50.000. Het aldus verkregen bedrag van de borgtocht wordt naar het hoger tiental in euro afgerond. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht op een van de volgende wijzen worden gesteld: hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht. De waarborg kan ook worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen na het sluiten van de opdracht aantonen dat de borgtocht werd gesteld door hemzelf of door een derde op een van de volgende manieren: 1°

2°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchèquerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bankrekeningnr. BE58 6792 0040 9979 (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

p. 31


3°

4°

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een maatschappij die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval: 1° 2° 3° 4° 5°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen zoals hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het adres vermeld in de betekening van sluiting van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.

II.3 Maatschappelijke bepaling De inschrijver verbindt er zich toe om tot de volledige uitvoering van de opdrachten de 8 basisconventies van de IAO na te leven, meer bepaald: 1. het verbod op dwangarbeid (overeenkomst nr. 29 betreffende de gedwongen verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

p. 32


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Krachtens artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 zal de niet-naleving van deze verbintenis worden beschouwd als een niet-uitvoering van de opdrachten volgens de voorschriften bepaald in de documenten van de raamovereenkomst, wat zal leiden tot de ingebrekestelling van de opdrachtnemer en wat krachtens artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding kan geven tot de toepassing van de maatregelen van rechtswege, namelijk de eenzijdige verbreking van de raamovereenkomst.

II.4 Uitvoeringsmaatregelen II.4.1 1. Berekening van de termijnen Voor de uitvoering van de opdrachten begint iedere termijn, behoudens andersluidende bepaling, te lopen de dag na de dag of het feit dat als startpunt van de termijn wordt beschouwd. Indien de termijn in dagen is vastgelegd, dan wordt hij, behoudens andersluidende bepaling, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Indien de termijn in maanden wordt uitgedrukt, dan wordt hij van de zoveelste tot de zoveelste berekend. Indien er geen zoveelste in de maand is of de termijn verstrijkt, dan verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, dan wordt de termijn verlengd tot op het einde van de volgende werkdag.

II.4.2 Resultaatsverbintenis Iedere verplichting van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de raamovereenkomst wordt verondersteld een resultaatsverbintenis te zijn, zelfs als dit niet blijkt uit de gebruikte bewoordingen die deze verplichting beschrijven.

II.5 Duur De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van zeven jaar, vanaf de afsluiting van deze raamovereenkomst. Niettemin kunnen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, zoals aangeduid in punt II.13 (Verbreking) van dit bestek, de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de vervaldag van de raamovereenkomst. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. De uitvoering van de opdracht loopt ten einde ten laatste op de dag van de einddatum van de opdracht. Voor de uitvoering van de opdracht zijn alle gedeeltelijke uitvoeringstermijnen dwingend.

p. 33


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

II.6 Opdracht krachtens de raamovereenkomst Elke deelneming aan de raamovereenkomst maakt het voorwerp uit van een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst. De uitvoering van de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst zijn ondergeschikt aan een kennisgeving in functie van de behoeften van de verschillende entiteiten (aanbestedende overheid of partner). De aanbestedende overheid en haar partners zullen opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst (behoudens met toestemming van de aanbestedende overheid).

II.7 Facturering De facturen die gelden als schuldvordering moeten in tweevoud worden opgesteld (waarvan het origineel als dusdanig wordt geïdentificeerd) en worden verstuurd aan de betrokken entiteit. Voor elke entiteit kan de facturering op de volgende manier gebeuren: - 25% van het jaarlijks vooropgesteld bedrag op 30 maart; - 25% op 30 juni; - 25% op 30 september; - 25% op 15 december, na het indienen van een prestatiestaat met vermelding van alle eenheidsprijzen vermenigvuldigd met de tijdens het jaar daadwerkelijk bestelde hoeveelheden. Om het bedrag van de eerste facturen te kunnen vaststellen zal de aanbestedende overheid (partner) aan de opdrachtnemer het aantal werknemers en het aantal geschatte acties doorgeven. Voor de volgende jaren zal de facturering gebaseerd zijn op het jaar dat de facturering voorafgaat. Elke factuur, zelfs indien uitgesplitst, moet worden gedateerd en ondertekend. De laatste factuur van het boekjaar moet de daadwerkelijk geleverde prestaties omvatten. Voor prestaties die worden gefactureerd tegen uurtarief moet de dienstverlener zich ervan vergewissen dat zijn personeel op een adequate wijze de prestatiefiches (timesheets) bijhoudt met betrekking tot de tijd die wordt besteed aan de opdracht, voor zover deze prestaties worden gefactureerd. De timesheets moeten dienen als basis voor het opmaken van de factuur. Ze moeten op eenvoudig verzoek aan de aanbestedende overheid worden bezorgd. Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden: - nummer (2014-014-MS-MP); - naam en adres van de aanbestedende overheid of de partner; - aard van de geleverde diensten; - de individuele prijs excl. btw; - de totale prijs excl. btw; - het btw-tarief en het btw-bedrag; - het totale bedrag incl. btw. Voor het Huis van de Solidariteit vzw zullen de facturen die gelden als schuldvordering rechtstreeks aan de dienst boekhouding van het Huis van de Solidariteit vzw worden gericht: Het Huis van de Solidariteit vzw Financiële directie Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel

p. 34


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Voor de andere partners zullen de facturen die gelden als schuldvordering rechtstreeks aan de dienst boekhouding van deze partners worden gericht.

II.8 Betalingstermijn De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de datum van ontvangst van de regelmatig opgemaakte factuur door de aanbestedende overheid of een partner. Deze factuur geldt als schuldvordering. Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid of een partner is verschuldigd in het kader van de uitvoering van de opdracht wordt in eerste instantie ingehouden op de door de opdrachtnemer om welke reden ook opeisbare bedragen.

II.9 Implementatie en tests vóór ingebruikneming Voor elke entiteit moet de dienstverlener de prestaties uitvoeren in overeenstemming met het bestek. Wanneer de prestaties correct geïmplementeerd zijn, zal de aanbestedende overheid (partner) de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren of de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor de voorlopige oplevering. De tests zullen worden uitgevoerd onder leiding van de contractbeheerder van de aanbestedende overheid, bijgestaan door de contractbeheerder van de dienstverlener. Indien de aanbestedende overheid (partner) van mening is dat de dienst niet voldoet aan de vastgelegde voorwaarden, dan zal ze de dienstverlener hiervan schriftelijk op de hoogte brengen en de gebreken en onregelmatigheden verduidelijken. Tenzij de partijen dit expliciet anders en schriftelijk overeenkomen, moet de dienstverlener binnen de 15 werkdagen na een dergelijke kennisgeving het nodige doen om de dienst in overeenstemming te brengen met de vastgelegde voorwaarden. De aanbestedende overheid (partner) zal vervolgens opnieuw de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren dat de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor ingebruikneming. De dienstverlener garandeert dat de aanbestedende overheid ten laatste binnen een termijn van 6 maanden na het versturen van de bestelbon kan overgaan tot ingebruikneming.

II.10 Ontvangst Per opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst wordt bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Wat de raamovereenkomst betreft, geldt de laatste oplevering voor een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst als oplevering ervan.

p. 35


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

II.11 Intellectuele en/of industriële eigendom Behoudens afwijkingen hieronder worden de intellectuele-eigendomsrechten die gedaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht geregeld door artikelen 19 tot 23 van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Elk bestaand werk gecreëerd door de dienstverlener of een derde dat intellectueel of ander eigendom kan vormen, wordt beschouwd als "bestaande ontwikkelingen". Alle intellectuele en andere eigendomsrechten op eender welk werk (zoals databases, software, ontwikkelingen, rapporten en maatwerk) dat de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers specifiek hebben gecreëerd voor de uitvoering van deze raamovereenkomst worden beschouwd als "specifieke ontwikkelingen". Na oplevering zijn de specifieke ontwikkelingen de exclusieve eigendom van de aanbestedende overheid (partner). De dienstverlener zal geen gebruik maken van de specifieke ontwikkelingen voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze raamovereenkomst zonder de voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid (partner); hij zal erop toezien dat zijn werknemers, gemachtigden en onderaannemers op dezelfde wijze gehouden zullen zijn aan deze verplichting. Voor zover de dienstverlener een beroep doet op bestaande ontwikkelingen voor de uitvoering van deze opdracht, verleent hij aan de aanbestedende overheid (partner) een niet-exclusieve gebruikslicentie voor de duur van de wettelijke bescherming daarvan. De prijs betaald door de aanbestedende overheid (partner) aan de dienstverlener voor de levering van de prestaties omvat de vergoeding voor de voornoemde overdracht of voor de voornoemde gebruikslicentie.

II.12 Maatregelen met betrekking tot het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst Tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst moet de opdrachtnemer steeds de nodige maatregelen en voorzorgen nemen om in geval van voortijdige verbreking van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst, ongeacht de reden, een naadloze overgang van de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst naar een nieuwe dienstverlener of naar de aanbestedende overheid mogelijk te maken en de continuïteit van de dienstlevering te waarborgen. Dit omvat de volgende verplichtingen: (1) voor alle contracten die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) aangaan en voor alle investeringen of ontwikkelingen die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) verrichten in het kader van deze opdracht, het nodige voorzien om een naadloze overgang naar een nieuwe dienstverlener mogelijk te maken, met name door bepalingen op te nemen met betrekking tot de overdraagbaarheid van deze contracten aan de aanbestedende overheid of de nieuwe dienstverlener; (2) zorgen voor de nodige back-ups en het archiveren van gegevens; en

p. 36


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

(3) systematisch relevante documentatie schrijven en bijwerken, telkens met een logisch en toegankelijk overzicht. Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid moet de dienstverlener de nodige kopieën, documenten en bewijsstukken leveren die aantonen dat de hierboven vermelde verplichtingen door de dienstverlener werden nageleefd.

II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst Vanaf het moment dat: (1) de opdrachtnemer een kennisgeving van de beëindiging van de raamovereenkomst of de opdracht ontvangt of (2) deze raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst voortijdig wordt verbroken, overlegt de opdrachtnemer met de aanbestedende overheid om te bepalen welke stappen vereist zijn voor, naar keuze van de aanbestedende overheid, het waarborgen van (a) de naadloze overgang van de dienstverlening naar een nieuwe dienstverlener en (b) de vernietiging, verwijdering, teruggave en/of beveiliging van informatie, (persoonlijke) gegevens en bestanden ontvangen door de opdrachtnemer in het kader van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst. De opdrachtnemer moet gratis de nodige personen, middelen en informatie ter beschikking stellen om deze stappen te zetten en deze maatregelen te nemen, met inbegrip van: (1) informatie over de lopende contracten, (2) toegang tot broncode, (3) de documenten (in digitale en papieren vorm), (4) een tabel (Excel) met de gegevens van de aanbestedende overheid, (5) toegang tot de software geblokkeerd op de datum van de beëindiging van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst.

II.13 Verbreking II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst De aanbestedende overheid zoals bedoeld in artikel I.2 en de opdrachtnemer mogen de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de raamovereenkomst verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1° één van de gevallen die zijn bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2° onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3° onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4° in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5° veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; p. 37


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen.

II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst De aanbestedende overheid, een partner of de opdrachtnemer mogen de opdracht op basis van de raamovereenkomst die op hen betrekking heeft, jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de opdracht verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1° één van de gevallen die bedoeld zijn in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2° onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3° onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4° in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5° veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen.

II.14 Vertrouwelijkheid – bekendmaking De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid die bij de uitvoering van de opdracht kennis krijgen, ontvangen of hebben van informatie of documenten of gegevens van gelijk welke aard ontvangen die als vertrouwelijk worden aangemerkt en met name betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van de aanbestedende overheid, nemen de nodige maatregelen om te voorkomen dat deze informatie, documenten of gegevens worden meegedeeld aan derden die er geen kennis mogen van nemen. De opdrachtnemer die bij de uitvoering van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de aanbestedende overheid of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht.

p. 38


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

De aanbestedende overheid die in het kader van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de opdrachtnemer of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer mag in geen geval reclame maken met de raamovereenkomst of de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst.

II.15 Onderaanneming In voorkomend geval vermeldt de inschrijver in het offerteformulier (Bijlage A) het aandeel van de opdracht dat hij wil uitbesteden. In overeenstemming met artikel 12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 is de opdrachtnemer verplicht om een beroep te doen op de onderaannemer(s) vermeld in zijn offerte. Voor de levering van prestaties mag de dienstverlener enkel een beroep doen op een andere onderaannemer of zijn rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht overdragen aan een derde met de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om op ieder moment de kwalificaties van de onderaannemer(s) of de overdrager(s) te evalueren. In geval van onderaanneming of overdracht zal de opdrachtnemer niet worden ontslagen van zijn verplichtingen ten opzichte van de aanbestedende overheid en zal hij volledig verantwoordelijk zijn ten opzichte van de aanbestedende overheid met betrekking tot de naleving door de onderaannemer of de overdrager van zijn verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht. Geen enkele bepaling van een overeenkomst tussen de dienstverlener en een onderaannemer of overdrager zal een contractuele betrekking doen ontstaan tussen de aanbestedende overheid en de onderaannemer of overdrager. Een onderaanneming of overdracht mag geen extra kosten meebrengen voor de aanbestedende overheid.

II.16 Overdracht Voor elke overdracht van opdracht is de instemming van de gecedeerde partij vereist. Wanneer de opdracht wordt overgedragen door de opdrachtnemer, moet de overnemer aan de passende selectievoorwaarden voldoen om deze instemming te kunnen verkrijgen. In elk geval kan deze instemming slechts worden verkregen mits de essentiële voorwaarden van de opdracht behouden blijven.

II.17 Betwistingen Geschillen met betrekking tot de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van deze raamovereenkomst kunnen in onderlinge overeenstemming worden beslecht. Bij gebrek aan een dergelijke overeenkomst en voordat ze hun rechten voor een rechtbank laten gelden, kunnen de partijen beslissen om een beroep te doen op één of meerdere experts die door hen worden aanvaard

p. 39


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

met het oog op het beslechten van de geschillen door middel van technieken zoals bemiddeling of een bindend advies. De geldigheid, interpretatie en uitvoering van deze raamovereenkomst zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Ieder geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van deze raamovereenkomst zal uitsluitend door de hoven en rechtbanken van Brussel worden beslecht.

II.18 Aansprakelijkheid en verzekeringen De opdrachtnemer sluit de nodige verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. De dienstverlener zal de verdediging opnemen van de aanbestedende overheid, zal zich garant stellen en zal de aanbestedende overheid integraal schadeloos stellen (met inbegrip van de honoraria van de advocaten) voor elke vordering of actie van derden tegen de aanbestedende overheid en zal als enige de integrale verantwoordelijkheid dragen van elke schade en/of boete die voortvloeit uit de nietnaleving door de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers van een van zijn/hun verplichtingen krachtens deze opdracht. Indien het onmogelijk blijkt om aan de voorwaarden van de opdracht te voldoen met behulp van de voorziene prestaties, dan dient de dienstverlener alle aanvullende en/of vervangende goederen en/of diensten ter beschikking te stellen op verzoek van de aanbestedende overheid tot aan de voorwaarden van de opdracht is voldaan.

II.19 Privacy Wanneer en in de mate dat de dienstverlener in het kader van deze opdracht persoonsgegevens verwerkt die van de aanbestedende overheid (of een partner) afkomstig zijn, treedt hij op als verwerker van persoonsgegevens in overeenstemming met zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en dit ten opzichte van de aanbestedende overheid, die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking. In een dergelijk geval zal de dienstverlener alleen de persoonsgegevens verwerken op verzoek van de aanbestedende overheid en in overeenstemming met diens instructies. De dienstverlener zal op zijn kosten de organisatorische en technische maatregelen treffen die, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico's, nodig zijn voor een optimale beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies en tegen de wijziging van of de toegang tot de persoonsgegevens, en iedere andere niet-toegelaten verwerking van persoonsgegevens. De dienstverlener zal de aanbestedende overheid voortdurend op de hoogte houden van die maatregelen.

p. 40


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

De dienstverlener zal in het kader van deze opdracht geen persoonsgegevens verwerken of verzenden voor verwerking buiten de Europese Unie zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Bovendien zal de verwerking van de persoonsgegevens altijd worden beheerst door het Belgisch recht, ongeacht de plaats waar die verwerking plaatsvindt.

II.20 Vervanging van een medewerker belast met het dossier De diensten moeten worden uitgevoerd door de teamleden zoals vermeld in de offerte. De aanbestedende overheid (partner) wordt op de hoogte gebracht van elke vervanging van een medewerker door middel van een kennisgeving die wordt geacht te zijn aanvaard, behoudens schriftelijke weigering door de aanbestedende overheid binnen de zes weken na de kennisgeving. In geval van weigering van de voorgestelde vervanger door de aanbestedende overheid stelt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid een andere vervanger voor. De aanbestedende overheid kan de voorgestelde vervanger ofwel aanvaarden, ofwel de raamovereenkomst of de opdracht krachtens de raamovereenkomst opzeggen. In elk geval moet de nieuwe medewerker even bekwaam zijn als de in de offerte voorgestelde persoon die hij vervangt. Bij de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst kan de aanbestedende overheid de vervanging van een medewerker vragen zonder zich hiervoor te moeten verantwoorden. In dat geval beschikt de opdrachtnemer over een redelijke termijn, onderling overeen te komen, om hem te vervangen.

II.21 Technologische evolutie en/of evolutie van de wetgeving. De diensten zoals beschreven in het bestek vormen de minimumnorm die volgens de huidige stand van de techniek vereist is. In de veronderstelling dat die diensten een technologische evolutie zullen ondergaan, rekening houdend met de duur van de opdracht en de tijd die kan verlopen tussen de opstelling van de inschrijving en het moment van de uitvoering van de opdracht, verbindt de dienstverlener er zich toe om op verzoek van de aanbestedende overheid de technologisch verbeterde toekomstige versie aan te bieden die met deze evolutie overeenstemt voor een identieke prijs als die van de diensten zoals momenteel beschreven in het bestek. Door de indiening van zijn offerte garandeert de dienstverlener dat hij, overeenkomstig alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen, de opdracht mag sluiten en uitvoeren en dat hij alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen zal naleven bij de uitvoering van de opdracht. Indien de bevoegdheden van de openbare instellingen van sociale zekerheid worden gewijzigd (gedelokaliseerd), dan verbindt de dienstverlener zich ertoe om deze te respecteren en geen prijsverhoging te eisen als gevolg van deze wijzigingen.

II.22 Beveiligde verbinding De inschrijver moet aangeven op welke manier een beveiligde verbinding met de aanbestedende overheid tot stand kan worden gebracht en een schatting geven van de directe en indirecte kosten die dit met zich meebrengt. De payrollmedewerker van de aanbestedende overheid (partner) moet ook kunnen telewerken met het systeem, eventueel via het IT-systeem van de aanbestedende overheid.

p. 41


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

II.23 Noodcentrum, back-up en noodnummer De leverancier moet beschikken over een noodcentrum om een snel herstel mogelijk te maken na elk verlies van middelen nodig om de opdrachten beschreven in dit bestek uit te voeren, en dit binnen de 24 uur na de ramp. Hij moet ervoor zorgen dat de prestaties zoals beoogd in dit bestek onder geen enkele omstandigheid meer dan 24 uur lang onderbroken zijn. Bovendien zijn de persoonsgegevens opgenomen in loonsoftware zeer belangrijk voor een organisatie. Ze mogen in geen geval verloren gaan en moeten op elk moment beschikbaar zijn. De database, de software en het materiaal moeten dus gedupliceerd zijn. Wanneer een server buiten bedrijf is, moet de andere server met dezelfde gegevens kunnen overnemen. Het is ook belangrijk dat systematisch een back-up wordt gemaakt. Wanneer de behandeling van dossiers vertraging oploopt door technische problemen, dan moet de aanbestedende overheid beschikken over een noodnummer, om zo een tussenkomst te voorzien zodat de lonen toch tijdig worden betaald. In geval van inbreuk op dit artikel door de opdrachtnemer geniet de aanbestedende overheid (partner) onmiddellijk en van rechtswege een schadevergoeding van 30.000 euro, zonder dat dit afbreuk doet aan het recht van de aanbestedende overheid (partner) om een hogere schadevergoeding te eisen indien hij dit kan bewijzen.

p. 42


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

III. Beschrijving van de technische eisen III.1 Voorwerp van de opdracht Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp loon- en weddeadministratiediensten door een Erkend Sociaal Secretariaat aan de hand van een softwareoplossing. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd nodig voor de ingebruikneming van een nieuw sociaal secretariaat en de noodzakelijke investeringen om het personeel op te leiden. De aanbestedende overheid is op zoek naar een partner die, door zijn specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaaljuridische wetgeving, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. Bovendien is de aanbestedende overheid op zoek naar een partner die haar sociaaljuridisch advies kan verschaffen in het raam van dossiers betreffende de individuele relatie tussen werkgever en werknemer en de collectieve arbeidsverhoudingen. De -

functies van een sociaal secretariaat zijn de volgende: loonmotor; diensten van het sociaal secretariaat; juridisch advies met betrekking tot sociaal recht, arbeidsrecht en fiscaal recht.

III.2 Omschrijving van de structuur van de werkgevers Het netwerk van de socialistische mutualiteiten omvat 6 grote sectoren van werkgevers: 1. De werkgevers binnen de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering (ziekenfondsen) 2. De sociaal-culturele vzw’s 3. De andere vzw’s (mantelzorgvereniging, werkgeversvertegenwoordiger) 4. De Instellingen (verschillende werkgevers actief als asielcentrum, rusthuis, …) 5. De werkgever VZW Thuishulp 6. De verzekeringsmaatschappijen van onderlinge bijstand die niet onderworpen zijn aan de wet op de overheidsopdrachten.

III.2.1 De ziekenfondsen Ziekenfondsen Union Nationale des Mutualités Socialistes / Nationaal Verbond van Socialistische Socialistische Mutualiteit van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Bond Moyson OostVlaanderen De VoorZorg – Socialistische Mutualiteit van de provincie

Koppen 768

FTE 685,71

PC 337

323

265,26

337

500

364,63

337

798

565,21

337

p. 43


Brussel

Antwerpen Vzw De Voorzorg – Mutualiteitsverbond van Limburg Mutualité Socialiste du Brabant Wallon Solidaris Mons Wallonie Picarde Solidaris Mut Soc C.C.S. Solidaris Mutualité Liège Solidaris Mutualité – Province de Namur

Ref.: 2014-014-HVS-MP

331

261,77

337

151

122,87

337

354

338,5

337

491 463 181

444,76 431,20 167,04

337 337 337

III.2.2 De vzw’s III.2.2.1 De sociaal-culturele vzw’s De socioculturele VZW’s zijn ledenorganisaties voor bepaalde doelgroepen. VZW S-plus vzw (270021) Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw (270022) Recreatief Aangepast Sporten vzw (270032) VFG – Vereniging Personen met een Handicap vzw (270034) Joetz vzw (270040) Viva – Socialistische Vrouwen Vereniging vzw (270051) S-Sport Federatie vzw (270092) S-Relax vzw (270095) S-Hulp vzw (270099) S-Plus Oost-Vlaanderen VFG Oost-Vlaanderen VFG Jong OostVlaanderen Vlaams Socialistisch Gezondheidsfonds VFG Antwerpen S-plus Antwerpen VIVA-SVV Antwerpen VFG De Voorzorg S-plus Limburg Vzw Vibez VIVA-SVV Limburg VFG West-Vlaanderen

ASPH CPF

Aantal koppen

Aantal FTE

PC

44 2

39,17 1

329.01 329.01

19

14,80

329.01

25

18,21

329.01

24 24

21,20 18,36

329.01 329.01

11

9,5

329.01

1 3 1 8 1

1 3 1 5 1

329.01 329.01 329.01 329.01 329.01

0

0

329.02

2 1 0 2 5 5 2 1 14 21

1.5 0.8 0 1.5 3.8 4.5 2 0 12.3 13.8

329.102 329.102 329.01 329 329 329 329 329 329.02 332.01 – 330.01

p. 44


ESPACE Seniors FAM Latitude Jeunes Latitude Junior asbl 315 Latitude Jeunes – Région BW Les p’tits Doudous asbl Jeunesse vacances asbl Latitude Jeunes MonsBorinage Espace seniors asbl 315 E.L.E.A. asbl Femmes prévoyantes socialistes MonsBorinage ASPH asbl 315 FPS TAM asbl Centre A Carlier FPS TAM asbl 315 Latitude TAM asbl 315 ASPH TAM asbl 315 Espace Seniors Tam asbl FPS Centre et Soignies asbl 317 Esp. Seniors du cent. Et Soignies ASPH Centre et soignies asbl Espace Seniors Charleroi asbl Mouvement des FPS asbl 317 Animation Culture Jeunesse 317 ASPH 317 Espace associatif asbl 317 Latitude Jeunes du Centre de Charleroi et Soignies Maison de F&E FPS asbl FPS Liège asbl FAM – Solidaris asbl Latitude Junior asbl CPF - FPS asbl Ecole de Prom. Sociale FPS PROMO. Soc Femmes prevoyantes ASbl Jeunesse et culture – Réseau Solidaris Asbl ASPH de la province de Namur Asbl FPS de la Province

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

7.5 67 14 0 2

7.5 52.8 17,9 0 1.5

329.01 – 329.02 329.02 – 329.04 329.02 329.02 329.02

24 4 2

28.7 3.5 1

332 329.02 329.02

1

1

329.02

15 8

15 5

329.02 329.02

3 8 21

1.8 5 11.7

329.02 329.02 329.02

2 2 1

2.1 2 0.5

329.02 329.02 329.02

3

3

329.02

1

1

329.02

1

1

329.02

2

0.9

329.02

2

3

329.02

6

3.9

329.02

4 9

3.3 2.8

329.02 329.02

19

16

329.02

1 2 14 15 14 3

1 2.09 12.06 11.48 8.32 2.62

329.02 200 329.02 329.02 305.01 152

1

0.91

329.02

7

5.72

329.02

8

7.8

329.02

2

2

329.02

p. 45


de Namur Asbl Latitude Jeunes de la Province de Namur

Brussel

32

Ref.: 2014-014-HVS-MP

25.85

329.02 - 332

III.2.2.2 De andere vzw’s VZW La Maison de la Solidarité asbl Sovervlag Steunpunt Mantelzorg Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen vzw Werkerswelzijn cvba Socialistisch volkshuis vzw Vlaamse Federatie Gehandicapten vzw Bond Moyson Jeugddienst vzw Sociale dienst zelfstandigen Inframut Mediotheek Bond Moyson Thuiszorg OostVlaanderen Jeugddienst Bond Moyson Oost-Vlaanderen Medisom Thuisverpleging De Voorzorg Antwerpen Fonds Fernard Geens De nieuwe weg De toekomst Antwerpen Mediotheek De Voorzorg Solida vzw Kind en Toekomst Vakanties De Voorzorg Germinal De Uitbreiding Verpleging De Voorzorg VZW Copipers VZW Informedium Thuiszorg Limburg Thuishulp Vzw Medicotheekuitleendienst De Voorzorg Vzw Gezondheidscomités

Aantal koppen

Aantal FTE

PC

0

0

2 2 261

2 1,5 203.39

329.01 329.02 329.02.01

3 3

2.5 3

329.02 329.02

25

18.21

329

9

6.89

329.02

1

0.5

329.02

1 26

1 20.21

100/200 100/200

10

8.14

3050202

9

6.89

329

153 133

94.30 104.55

330.01.30 270404

7 4 8 19 13 0 57 22 8 2 1 22 5883 4

6.10 2.96 6.52 17.10 7.97 0 51.87 15.83 5.79 1.5 1 7.31 3346.30 3,8

270406 319.01 329.102 329.02 330.206 331.02 100.00/200.00/302.00 200.00 200.00 200.00 200.00 200.00 331.03 200.00

1

0.28

329.02

p. 46


de Voorzorg Limburg Vzw VBVS Vzw Solid Vzw Poliklinieken Vzw Katarsis Vzw DAGG Vzw Validag Vzw Didior Vzw de Voorzorg – Federatie der Zelfstandigen Vzw Gsm VZW De Barketijn Clairs Vallons CSD Drive Mut La Fête des Solidarités Les Riezes et les Sarts L’Ouvroir Un pass dans l’Impasse Centre de Planning fam Rosa Guilmot Action Soc. Brabant Wallon asbl Les femmes prévoyantes 305 Promo Com La maison Boraine asbl Les jours paisibles asbl CSD asbl Centre de Planning Familial as 315 CSDWP asbl 315 Declic emploi asbl 315 C.M.D du Tournaises asbl Repos, Joie, Santé et Solidarité Mobilité du Hainaut Centre de Santé 317 Structure Point Santé CSD Centre et Soignies CSD Mut 317 CSD Charleroi Centre de pla. Fam. Des FPS du centre Charleroi et Soignies

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

0 0 56 42 55 24 7 1

0 0 38.14 30.71 38.51 14.86 4.5 0.11

? ? 330.04 330.01 330.00 331.00 329.00 200.00

1

1

200

247 9 7 3 72 46 10 151

168.3 8.3 6.7 2 60 45,5 10 4.02

330.02 – 330.205 330.02 337 200 330.02 327.02 332.01 – 332.02 305.01

5

10

329.02

2

1.8

200

4 13 100 106 4

4.8 7.1 81.9 78.9 3

329.02 100 - 200 330.01 318.01 - 330 332

239 7 2

189.3 6.1 2

318.01 - 330 329.02 318.01 - 330

17

10.3

323

6 8 7 0 201 30 9 31

6 4.9 4.8 0 157.82 24.16 6.05 18.52

329.02 330 329.02 201 332 330 318 332

p. 47


Ariane 317 Fondation Solidaris Immo Retravailler Liège asbl Asbl Centre de Planning fam. De la province de Namur Asbl Centre de Santé du namurois – Réseau Solidaris

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

8 12

4.5 11.80

332 200

14 15

10.91 11.75

329.02 332

22

19.47

330

III.2.3 Instellingen Binnen de koepel van de socialistische mutualiteiten zijn er ook een aantal instellingen, meer bepaald vakantiecentra, … Instellingen Aantal koppen Aantal FTE PC De Ceder De Lasne De Branding Bellevue Institut Bellevue Centre la Rose des Sables asbl Vacances FPS Prov Liège asbl Loisirs et Vacances du Namurois

30 1 8 22 1 11

23.8 0 0 18.5 0 10.3

302 302 330.01 1319 1319 302

1

0.75

302

2

2

302

III.2.4 Thuishulp De vzw Thuishulp is in Vlaanderen actief als zorgverlener met twee grote takken in de dienstverleningsportefeuille: Thuiszorg (Paritair comité 318.02) Kinderzorg (Paritair comité 331)

Thuishulp

Aantal koppen 5883

Aantal FTE 3346.30

PC zie onder

De vzw is geregistreerd met ondernemingsnummer 0.416.337.460. Het aansluitingsnummer RSZ is: 211-0820005-01 De dienstverlening thuiszorg (PC 318.02) omvat: Erkende dienst gezinszorg (± 1.500 personeelsleden en 13.500 cliënten). Erkende dienst aanvullende thuiszorg (1.200 personeelsleden en 14.000 cliënten). Erkende dienstencheque onderneming (850 personeelsleden en 9000 gebruikers). Erkende opleiding tot verzorgende (15 personeelsleden en 200 cursisten per jaar) De dienstverlening kinderzorg (PC 331) omvat:  Dienst thuisopvang zieke kinderen (65 personeelsleden)  Meer dan 10 kinderdagverblijven (250 personeelsleden) p. 48


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

-

Dienstverlening via vrijwilligers (400 vrijwilligers en 15 omkaderaars)

-

50 consultatiebureau’s (10 personeelsleden, 200 vrijwilligers, 10 artsen in loondienst en 30 artsen free lance). 380 onthaalouders (15 personeelsleden, 380 onthaalouders met het specifiek statuut als onthaalouder).

-

In totaal heeft de vzw een kleine 5.000 actieve dossiers (effectieve personeelsleden, vrijwilligers, zelfstandigen en onthaalouders).

III.3 Gevraagde aanpak Gezien de complexe structuur van de organisatie, de gevraagde functionaliteiten en de verschillende betrokken entiteiten wensen de aanbestedende overheid en zijn partners een gefaseerde implementatie. Eveneens dient de testperiode (bestaande uit het testen van de functionaliteiten en het dubbel lopen) voor de verschillende entiteiten en functionaliteiten in fases te verlopen. Dit wil dus concreet zeggen dat niet voor alle entiteiten op hetzelfde moment getest wordt, dubbel gelopen wordt, en in productie wordt gegaan. Dit wil zeggen dat niet alle functionaliteiten op hetzelfde moment in werking moeten treden. In de functionaliteiten onderscheiden we de volgende grote blokken: 1. Opstart loonmotor (loonberekening) 2. Opstart loonmotor met automatische import van de prestaties uit de tijdsregistratiesystemen en planningsmodules 3. Opstart loonmotor met interface met HR-software 4. Opstart loonmotor met interface boekhoudpakket 5. Opstart loonmotor met rapporteringsmodule

Het is de bedoeling dat één entiteit in productie gaat op 1 januari 2015 met de loonmotor op zich zonder interfaces (zie blok 1- opstart loomotor)). Het jaar 2015 zal gebruikt worden voor het ontwikkelen van de bijkomende functionaliteiten, het testen hiervan, en de dubbel draai periodes voor de andere entiteiten. Hierbij vindt u een ruw implementatieschema. In functie van de gekozen leverancier, de analyses kan deze planning inhoudelijk verschuiven maar de data van 1.1.15 voor opstart entiteit 1 en 1.1.17 als laatste gestart datum. Wanneer Oktober 2014 01/10/14-31/03/2015 November 2014 Januari 2015 Februari 2015 Maart 2015 April 2015

Wat Toewijzing opdracht Analyse en parametrage partner 1 Testing functionaliteiten loonmotor Dubbel draaien partner 1 Reprise van de gegevens Testing functionaliteiten Start analyse fase voor partner 2 en opstart van een testomgeving Startmoment 1: In productie partner 1 + bijhorende entiteiten Start ontwikkeling interface tijdsregistratie Testing functionaliteiten Afronden van de analysefase voor partner 2 en start van de ontwikkelingsfase Start ontwikkeling interface HR software p. 49


Mei 2015 Juni 2015 Juli 2015

Augustus 2015 September 2015 Oktober 2015 November 2015 December 2015 Januari 2016 Februari 2016 Maart 2016 April 2016 Januari 2017

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Testing functionaliteiten Ontwikkelingsfase partner 2 afgerond Dubbel draaien Partner 2 globale testing voor partner 2 van alle functionaliteiten, punt per punt Testing functionaliteiten Start van volledig kwartaal dubbele verwerking voor partner 2 (met vergelijking resultaten van het bestaand sociaal secretariaat en het nieuw sociaal secretariaat) Testing functionaliteiten Dubbel draaien partner 3 Evaluatie bij partner 2 van de dubbele verwerking van kwartaal 3 in 2015. Afhankelijk van deze evaluatie wordt beslist of een extra kwartaal testing nodig is of er op 1 januari 2016 kan in productie gegaan worden Dubbel draaien partner 2 Dubbel draaien partner 2 Startmoment 2: Partners 4-50 Problem solving Testing reporting tools Reporting in productie Startmoment 3: Resterende partners

Voor elke partner en voor elke fase zal een voorlopige oplevering gebeuren conform punt II.9 van dit bestek.

III.4 De loonmotor III.4.1 Technische voorschriften Hieronder vindt de inschrijver de IT-standaarden van de werkgevers. De loonmotor dient hier compatibel mee te zijn en hieraan te voldoen. Dit is een minimale technische vereiste. Omdat deze formaliteit een substantieel karakter heeft, zal de offerte van de inschrijver die deze minimumeisen niet bevat als materieel onregelmatig worden beschouwd. Windows 2008R2 SQL 2008R2 (de aanbestedende overheid werkt met SQL-databases. Oracle-databases vallen niet binnen de standaard en zullen niet in overweging worden genomen. Voor SQL werken wij met versie 2008R2.) SQL =standaardtaal voor het consulteren en aanpassen van relationele databanken (create, select, update, delete, …) IIS versie 7 Virtual server platform vmware 5.5 Geen admin-rechten toegelaten voor het draaien van de toepassing SQL DB:  Geen dbo-rechten  Geen sysadmin-rechten  Toepassing kan zelf geen SQL-back-ups nemen  Windows authentication required  Strong password policy required Authenticated SMTP

III.4.1.1 Technische vereisten met betrekking tot gegevensuitwisseling De gegevensuitwisseling dient realtime te gebeuren voor de dossiergegevens (behalve voor koppeling p. 50


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

met de boekhouding). Het gebruik van flatfiles is een minimumvereiste. Het gebruik van webservices is een pluspunt. Er dient minimum een gegevensuitwisseling mogelijk te zijn tussen de verschillende softwares 1 die momenteel een interface hebben met de huidige loonsoftware. De uitwisseling dient minstens dezelfde kwaliteit en functionaliteit te halen als de huidige. (Zie beschrijving verder per interface). Het kunnen aantonen van bewezen interfaces tussen de aangeboden loonsoftware en de verschillende softwares die hieronder beschreven staan wordt als een pluspunt gezien.

III.4.1.2 Security en toegangsrechten De gegevens van de werknemers van de verschillende partners moeten voldoen aan de hoogst mogelijke securitystandaarden. De loonsoftware en zijn gegevens uiteraard ook. De loonsoftware moet de mogelijkheid hebben om voor de verschillende gebruikers verschillende gebruikersprofielen te voorzien. De mogelijkheid moet bestaan om tot op het veldniveau te bepalen wie de verschillende gegevens kan raadplegen, creëren, wijzigen of verwijderen. De loonsoftware moet de mogelijkheid voorzien om een login -toegang te verschaffen tot de gegevens en moet toelaten om na te gaan wie, wanneer toegang had tot welke informatie. De software zal de gegevens bevatten van verschillende werkgevers. Het is nodig dat hierin selecties kunnen worden gemaakt van wie welke werkgevers kan beheren en wie niet. Daarnaast moet de software ook administrator- en trainerprofielen bevatten. Het beheer van gebruikers moet kunnen worden gekoppeld aan de Active Directory van Windows en de user-ID’s die zich daarin bevinden. Daarnaast vereist de aanbestedende overheid een integratie zodat de user-ID en het wachtwoord van de loonsoftware dezelfde zijn als die van de Windowsaccount.

III.4.1.3 Interfaces met andere toepassingen Beschrijving van de huidige toestand: Momenteel gebruiken de partners met name de loonmotor van HDP Opasys, die draait op AS400 en de loonsoftware EasyPay. De aanbestedende overheid verwacht dat de voorgestelde loonsoftware gegevens met andere systemen kan uitwisselen. Het is van het grootste belang dat de gegevens afkomstig van de verschillende interfaces altijd perfect overeenstemmen. De lijst hieronder bevat de interfaces die bij sommige partners worden gebruikt. Door deel te nemen aan de opdracht garandeert de inschrijver dat de voorgestelde software perfect compatibel is met de interfaces hieronder. De inschrijver moet een lijst indienen van de interfaces die met de voorgestelde software compatibel zijn. 1. Microsoft Dynamics AX Huidige situatie: De loonsoftware krijgt de signalitiek van de medewerkers via de HR-software die bij alle werkgevers gebruikt wordt, namelijk Microsoft Dynamics AX 4.0. De persoonsgegevens gaan in realtime van AX naar Opasys. Een sollicitant uit de database van AX wordt aangeworven en omgezet in een werknemer. Op dat moment wordt de werknemer gecreëerd in Opasys, zodat de loonverwerking voor deze persoon kan gebeuren. Met “verschillende softwares” worden de toepassingen bedoeld die werden opgesomd onder punt III.4.1.3 “Interfaces met andere toepassingen”. 1

p. 51


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Een actieve koppeling tussen deze database (HR-software) en de loonmotor is daarom een vereiste. Dit wil niet zeggen dat Microsoft Dynamics AX master is van de loongegevens want de loongegevens en loonverwerking dienen te allen tijde te worden gevrijwaard en moeten altijd kunnen doorgaan. 2. Xtremis van GET en andere tijdsregistratiesystemen GET Huidige situatie: Voor het bijhouden en verwerken van de prestaties wordt gebruikgemaakt van het tijdsregistratiesysteem Xtremis van de firma GET. Momenteel worden de prestaties in de vorm van flatfiles uit Xtremis gehaald, hieraan worden nog verschillende variabelen (kilometervergoeding, kosten …) toegevoegd. Deze flatfiles worden dan doorgezonden naar Opasys (Open PAyment SYStem) waarbij een bruto-nettoberekening (loonboeking) wordt gecreëerd. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een automatische koppeling tussen Xtremis en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. EasyTime van EasyPay Voor de partners die EasyPay gebruiken, wordt als tijdsregistratiesysteem EasyTime gebruikt. Het spreekt voor zich dat tussen deze twee systemen een verregaande integratie bestaat. De aanbestedende overheid verwacht dat deze verregaande integratie ook mogelijk is tussen de nieuwe loonsoftware en EasyTime. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een koppeling tussen EasyTime en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. Andere tijdsregistratiesystemen De dienstverlener zal een naadloze integratie tussen de interfaces voorzien

en de tijdsregistratiesystemen

3. SPX Dit is de planningsmodule van de thuisverpleging. De personeelsgegevens komen uit AX en EasyPay. De personeelsgegevens van EasyPay komen real time in SPX. De prestaties worden voor de loonberekening binnengelezen via een export bestand vanuit SPX. Dus koppeling SPX  nieuw sociaal secretariaat = te realiseren (In de bijlage zit het bestandsformaat). 4. HOST De HOST wordt enkel gebruikt door een partner. Het is een mainframe systeem op basis van een DB2-database. De communicatie gebeurt in een XML-format. De gegevens van de HOST worden ook gebruikt voor de facturering naar klanten en naar VESTA (database van de Vlaamse regering, die alle prestaties bijhoudt van alle ziekenverzorgers in Vlaanderen tot op het niveau van de individuele gebruiker, de dag, het uur en de aard van de prestatie). De gegevens uit de signalitiek worden, na de creatie in het systeem van het sociaal secretariaat, getransfereerd naar de HOST. De dagprestaties (de voorschotten en afrekening) worden twee maal per maand overgemaakt aan het sociaal secretariaat voor de loonberekening. Deze stroom bestaat uit twee XML-koppelingen (prestaties en onkosten). De gegevens van de HOST worden ook gebruikt door de partner voor de facturering naar klanten en naar VESTA.

p. 52


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

5. AXI Er wordt gebruik gemaakt van het boekhoudpakket AXI (Oracle Database). Integratie met het boekhoudpakket AXI is een strikte vereiste. De opdrachtnemer dient een identieke file af te leveren per factuur zoals in de bijlage wordt toegelicht (zie bijlage C). Deze bijlage wordt ter informatie meegestuurd. 6. Elektronisch wagenpark Huidige situatie: Er bestaat een integratie tussen de loonsoftware en de beheersoftware van het wagenpark. De gegevens uit de beheersoftware van het wagenpark worden automatisch verwerkt in de loonsoftware. De software bevat alle inlichtingen betreffende de verschillende wagens: registratienummer, CO2uitstoot, verzekering, enz. 7. Verdere interfaces Het schema hieronder geeft een overzicht van de verschillende interfaces die momenteel van dicht of ver gelinkt zijn aan de loonsoftware (EasyPay en AS-400 Opasys van HDP Partena). Voor meer uitleg over de verschillende interfaces, kan je de verklarende woordenlijst raadplegen.

p. 53


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

III.4.1.4 Kenmerken van de userinterfaces De aanbestedende overheid opteert voor een van deze twee mogelijkheden: thin clients of web clients. Fat clients worden niet in overweging genomen. Een Fat client is een computer in client-server architectuur of een netwerk die een functionaliteit biedt

(programma draait) onafhankelijk van de server. Het programma draait als fat (of zware) client op de computer en niet op de server. Thin client is een computer die voor het draaien van zijn programma ’s of toepassingen afhankelijk is van een server. Het programma draait op de server. De software kan zowel bij ons draaien of op de servers bij de leverancier. We gaan steeds voor een ontdubbelde opstelling zodat de ene server overneemt als de andere server down gaat. Indien de toepassing op de servers draait van de leverancier, verwachten wij een dedicated line i.p.v. het internet. De leverancier moet: 1) Alle garanties in het kader van de beveiliging van de gegevens waarborgen en aanduiden welke maatregelen er zullen genomen worden bij inbreuken zowel fysieke als softwarematige 2) De mogelijkheden beschrijven van die maatregelen die genomen worden tegen oneigenlijk gebruik door de leveranciers of zijn onderaannemers 3) Zijn capaciteit aantonen om de continuïteit van de dienst te garanderen (business continuity) De gegevens dienen te worden opgeslagen in België (of eventueel in Europa), De leveranciers dient een strikte scheiding van de gegevens, van het NVSM en de andere entiteiten te kunnen garanderen (data isolation). De software kan zowel intern of op de servers bij de leverancier draaien. De aanbestedende overheid gaat steeds voor een ontdubbelde opstelling zodat de ene server overneemt als de andere server down gaat. Indien de toepassing op de servers van de leverancier draait, verwacht de aanbestedende overheid een dedicated line i.p.v. toegang via het internet.

III.4.1.5 Opleidingen van het personeel van de aanbestedende overheid (partner) De aanbestedende overheid verwacht dat de opdrachtnemer de nodige opleiding biedt voor het dagelijks gebruik van de software door de medewerkers van de loondienst. Wat de nieuwe medewerkers betreft moet de mogelijkheid worden voorzien om binnen de drie maanden een opleiding over de functionaliteiten van de loonsoftware te volgen. Het is belangrijk dat deze opleiding zo vlug mogelijk na de indiensttreding van de nieuwe medewerker kan worden gevolgd. Deze mogelijkheid om zich op termijn te specialiseren in de loonsoftware door opleidingen voor ervaren gebruikers te volgen, is een strikte vereiste. De andere diensten omvatten ook de opleiding van onze IT-medewerkers, met name de medewerkers van onze serviceafdeling, zodat ze zelf een standaard installatie kunnen uitvoeren en kleine technische problemen kunnen oplossen. De nodige documentatie moet ook worden voorzien. De documentatie voor het IT-personeel en de functionele documentatie voor de medewerkers van de loondienst. Bij elke technische en functionele update moet indien nodig extra opleiding worden voorzien. In elk geval moet de documentatie ter beschikking worden gesteld en worden bijgewerkt. Het spreekt voor zich dat de IT-medewerkers en de loondienstmedewerkers worden geïnformeerd over de aanpassingen van deze documentatie om te vermijden dat ze niet op de hoogte zouden zijn.

III.4.1.6 Archiefgegevens

p. 54


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Het is nodig dat er een “archief” wordt opgebouwd met de gegevens die overgenomen werden uit het vorig gebruikte systeem. Zo moet er voor de actieve dossiers teruggegaan kunnen worden tot de datum van in dienst of tenminste tot 1998. Actieve dossiers (medewerkers die tot vorig jaar nog in dienst waren) dienen volledig te worden overgenomen in het nieuwe systeem en hierin volledig consulteerbaar zijn. Dit betreft de personeelsgegevens, contractgegevens en verdere parametrage van woon-werkverkeer, barema, gezinslast, enz… De niet actieve dossiers, dienen ook te worden overgenomen tot datum in dienst. Deze kunnen echter later worden overgenomen. Het spreekt voor zich dat eerst de actieve en daarna de niet-actieve dossiers worden overgenomen in het systeem.

III.4.1.7 Reprise van de gegevens Wij verwachten een volledige reprise van gegevens van de volledige historiek van dossiers die tot in het jaar x-1 actief waren. We verwachten dat de gegevens uit de vorige loonsoftware automatisch kunnen overgenomen worden in de nieuwe loonsoftware, zodanig dat het niet nodig is om manueel dossiers aan te maken. Wij verwachten dat de leverancier hier ervaring in heeft, de nodige procedures en controles voor voorziet. Wij zullen deze zelf corrigeren tijdens de dubbel loop periode. Hierbij verwachten we een maximum foutenpercentage van 5%. Dit wil concreet zeggen dat er slechts 5 van de 100 dossiers nog manueel moeten aangepast worden tijdens de dubbelloop periode.

III.4.1.8 Instellingen en implementatie Wat de instellingen en de implementatie van de voorgestelde software bij de werknemers betreft, wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op het feit dat voor een groot aantal onder hen de ontwikkelingen identiek zullen zijn en minder dan 20 % extra parameters zullen vereisen. De dienstverlener wordt gevraagd hiermee rekening te houden in zijn offerte (prijs).

III.4.2 Functionele voorschriften III.4.2.1 E-services In het kader van papierloos werken en automatisering is het voor de aanbestedende overheid belangrijk dat er een digitaal dossier bestaat en dat daarin de documenten zo veel mogelijk via elektronische weg worden opgemaakt en verzonden naar de instanties en werknemers waarnaar deze verzonden moeten worden. Daarnaast moet dit elektronisch dossier voor de medewerker toegankelijk zijn zodanig dat hij kan zien welke gegevens zich in de loonsoftware bevinden en ze via deze weg kan laten aanpassen. Hij vindt er ook zijn loonfiches en andere elektronisch beschikbare documenten. Uiteraard is dit digitaal dossier beveiligd en enkel toegankelijk voor de werknemer zelf door middel van het wachtwoord van zijn Windows-account.

III.4.2.2 Controlemechanismen De loonsoftware dient zo ingesteld te zijn dat het voor de gebruiker onmogelijk is om fouten te maken tegen de Belgische wettelijke eisen binnen een arbeidsrelatie. Door de indiening van zijn offerte garandeert de dienstverlener dat hij, overeenkomstig alle van kracht zijnde nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen, de opdracht mag aangaan en uitvoeren en dat hij alle van kracht zijnde nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen bij de uitvoering van de opdracht zal naleven. Daarnaast bevat de loonsoftware ook mogelijkheden om snel te controleren of de nodige zaken gebeurd zijn binnen de normale werking van een loondienst.

p. 55


-

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Zijn alle lonen berekend? Zijn alle lonen betaald? Zijn alle Dimona-aangiftes uitgevoerd? Zijn alle documenten afgeleverd? Vergelijking maken met de vorige maanden

III.5 Diensten van het sociaal secretariaat III.5.1 Het beheren en exploiteren van gegevens (rapportering) III.5.1.1 Signalitiek 1. Definitie Er zijn vier niveaus van signalitiek gegevens. Onder signalitiek gegevens verstaan we de gegevens die de kenmerken beschrijven van werkgevers, personen, werknemers en contracten. Op elk van deze vier niveaus moet het mogelijk zijn om bijkomende velden te creëren eigen aan de werkgever. 2. Taakomschrijving Standaardvereisten: De signalitiek gegevens worden beheerd door de aanbestedende overheid (partner). Het sociaal secretariaat staat in voor de veiligheid van deze gegevens. Het sociaal secretariaat staat in voor de controle van deze gegevens opdat deze geen problemen kunnen veroorzaken inzake payroll, aangifte en rapportering van deze gegevens aan de nodige overheidsinstanties. De loonsoftware laat een onbeperkt aantal vrije velden toe die door de aanbestedende overheid (partner) kunnen worden benoemd en ingevuld (bijvoorbeeld kostenplaatsen). Op basis van de signalitiek moet de payroll, boekhouding, bevoorrading van de HR-module en de rapportering kunnen verlopen, dit steeds op maat van de verschillende werkgevers. De aanbestedende overheid heeft de volledige controle over de gegevens van de werknemers. Deze moet ervoor zorgen dat ze goed worden bijgewerkt in de payroll-software. Het sociaal secretariaat staat in voor de controle op de reglementaire voorschriften. (Bijvoorbeeld bij het invoeren van een rijksregisternummer moet er een controle gebeuren op het formaat van het ingevoerde nummer). Alle payroll-procedures worden ondersteund door handleidingen ter beschikking van de aanbestedende overheid. Het programma voorziet: o de rapportering van alle gegevens uit de signalitiek (werkgever, persoon, werknemer en contract) en de loonberekening. inzake barema ’s zowel een automatische als manuele indexering en baremieke verhoging in functie van anciënniteit (eventueel bepaald door de sector).meerdere sectoren bedrijfsgebonden barema ’s. Het beheer en input van de verschillende baremalijsten in de signalitiek gebeurt door het sociaal secretariaat.de creatie en toepassing van tewerkstellingsmaatregelen conform de evoluerende regelgeving. Het sociaal secretariaat zorgt voor een gerichte controle van deze gegevens (leeftijd, scholingsgraad,…) en verschaft de nodige informatie hierover (zowel juridische als technische informatie) aan de klant.

p. 56


o

o

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

De signalitiek voorziet een automatische toekenning van het woon-werkverkeer en dit o.b.v. een dagbedrag. De berekening gebeurt o.b.v. het aantal ingegeven kilometers in de signalitiek en conform de tabel van de NMBS. Deze tabel wordt automatisch jaarlijks in februari aangepast. De klant heeft de mogelijkheid om de bedragen conform de tabel aan 100%, 80% of 60% toe te kennen. Het beheer van alle soorten mobiliteitsgevens en alle mogelijke combinaties van vervoer en staat in voor de rapportering over deze gegevens. Zie mobiliteitsplan.

Specifieke vereisten die door de partners kunnen worden gevraagd: - Het veld kostenplaats is een belangrijk gegeven, zowel naar boekhoudpakket, doorrekening, subsidiëring, facturatie, budget, … - De signalitiek laat, naast de klassieke groepen (zijnde: arbeiders, bedienden, zelfstandigen, vrijwilligers, bruggepensioneerden, jobstudenten, gepensioneerden en onthaalouders), toe bedrijfseigen groepen te creëren. - De signalitiek voorziet de creatie van bijzondere werknemerscategorieën (werkervaringsplan, DSP, dienstencheque, enz.). - Dit moet bij berekening of maatwerk : De signalitiek voorziet de berekening van verschillende vergoedingen voor vervoer. Het aantal kilometers dat vanuit de HOST voor de loonberekening wordt overgemaakt aan het sociaal secretariaat, wordt vervolgens gekoppeld en berekend o.b.v. de selectie in de signalitiek. Voorbeeld: arbeiders kunnen kiezen tussen een beperkte omnium (omnium 3) en een meer uitgebreide omniumverzekering (omnium 5). Werknemers die kiezen voor een omnium ontvangen een lagere kilometervergoeding aangezien ze voor de omnium een eigen bijdrage betalen. Aan werknemers met omnium 3 wordt een andere kilometervergoeding toegekend dan aan werknemers met omnium 5. Deze vergoedingen zijn tevens gekoppeld aan een plafond. Indien een werknemer met bijvoorbeeld omnium 3 en 5 in de loop van een kalenderjaar 7.500 km of meer aflegt, ontvangt de werknemer niet meer het verlaagde bedrag. - De signalitiek voorziet vergoedingen (bijvoorbeeld: kledijvergoeding) die per gewerkte dag aan bepaalde doelgroepen worden toegekend ongeacht het aantal contracten waarvan de uurroosters elkaar kunnen overlappen.

III.5.1.2 De betalingsgegevens De gegevens omtrent de uitbetalingen (gegenereerd door de loonmotor) worden volledig bijgehouden, en dit per werkgever, werknemer, contract, kostenplaats, dienst, betaaldatum en looncode. Deze gegevens kunnen snel en eenvoudig worden opgevraagd. Het is bovendien mogelijk om op basis van deze gegevens ad hoc- en standaardrapporten te trekken (zie verder).

III.5.1.3 Exploitatie van de gegevens en de rapportering Standaardvereisten: De gegevens binnen de loonsoftware dienen zich gemakkelijk te laten omzetten in verschillende rapporten. Dit moet automatisch gebeuren en op verschillende tijdstippen kunnen. Zo moet het mogelijk zijn om per werkgever, per paritair comité, per kostenplaats, per juridische entiteit, per technische bedrijfseenheid, enz. rapporten te trekken met de loongegevens. De rapporten bevatten zowel signalitiek gegevens als berekende gegevens. In de rapportagetool van de loonsoftware is het mogelijk om naast standaardrapporten ook gemakkelijk eigen aangepaste rapporten te maken met alle velden in het pakket (ook de nieuw aangemaakte velden). Daarnaast kunnen de gegevens ook rechtstreeks in Excel worden getrokken of ernaar worden geëxporteerd. Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden om rapportages in Excel of in andere rapportagetools te maken via OLAP, ODBC en/of rapporteringsservices. Kortom, de mogelijkheid tot BI dient te bestaan. Niet enkel op basis van standaardvelden maar ook op basis van velden specifiek voor de werkgever.

p. 57


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Voorbeelden (niet-uitputtend) van rapporten: - Maandelijks: lijst met terug te vorderen lonen (negatieve netto ’s), loonbeslagen, personen met een arbeidsongeval, tijdskrediet, gepresteerde uren en uitbetaalde lonen per kostenplaats, enz. - Jaarlijks: lijsten met jaaroverzichten, kopieën van de fiscale aangiftes, sociale balans, enz. - Mobiliteitsplan - Sociale maribel - Educatief verlof - Wetsverzekering Het opmaken van de jaarlijkse lijst van de dienstencheque-werknemers conform de RVAreglementering; Lastenverlagingen per werknemer per kwartaal (tot op het niveau van de soort lastenverlaging) Sociale balans - Lijst van werknemers in dienst getreden en uit dienst getreden in een kwartaal Ziekte-overzicht, vgl. Bradford-methode Jaarlijkse aansluiting van de loonstaat met de boekhouding (zijnde: volledige aansluiting tussen het totaal van de boekhoudbestanden en de ontvangen facturen slaand op dit boekhoudjaar enerzijds en anderzijds de afrekening naar nettolonen/bedrijfsvoorheffing/RSZ.) Naar technische vereisten of functionele vereisten (security): toegang tot alle documenten moet ook mogelijk zijn voor de boekhouding. De boekhoudingmoet zelf aan de dossiers kunnen en niet afhankelijk zijn van de loondienst om bepaalde documenten te verkrijgen. Het moet mogelijk zijn om de documenten rechtstreeks in bestandsformaat CSV/XLS te verkrijgen. Er moet een volledig automatische link met ons boekhoudpakket AXI zijn. Elke looncode is gekoppeld aan een boekhoudkundige rekening, een kostenplaats en een analytische code. Voor elke factuur die wij van het sociaal secretariaat ontvangen, ontvangen wij ook een boekingsbestand. Dit bestand splitst het totaalbedrag vermeld op de factuur uit tot op het niveau van de individuele werknemer, en de eraan gekoppelde individuele boekhoudkundige rekening en analytische opvolging. In elk geval is het van het grootste belang dat alle facturen van de maand overeenkomen met de maandelijkse loonstaten. Voorbeeld: Onder deze analytische link wordt verstaan: Veronderstelling: we hebben een werknemer X die halftijds als ziekenverzorger en halftijds als kinderverzorger werkt. De halftijdse tewerkstelling als ziekenverzorger past in het kader van een normale subsidie en de tewerkstelling als kinderverzorger kadert in een Maribel-tewerkstelling. In dat geval wordt het brutoloon als volgt in de boekhouding gecodeerd: Veronderstelling: het totale brutoloon bedraagt 2.600 EUR; in dat geval wordt het bedrag in de boekhouding als volgt uitgesplitst: - Rekening: 620100 (brutoloon werknemer) Kostenplaats: 1100 (hulp aan gezinnen) Analytische code: 1 (normale tewerkstelling) Bedrag: 1.300 - Rekening: 620100 (brutoloon werknemer) Kostenplaats: 1200 (postnatale kraamzorg) Analytische code: 2 (sociale Maribel tewerkstelling) Bedrag: 1.300 Dit geldt voor alle rekeningen (brutoloon, RSZ, verplaatsingskosten, premies, vakantiegeld, eindejaarspremie, enz.), kostencentra, analytische opvolgingen, enz. Het is belangrijk dat, voor elke factuur die we ontvangen, digitaal een loonboekingsbestand naar onze server wordt verzonden. Na een kruiscontrole (controleren of het totaalbedrag van de factuur met de totalen van het boekingsbestand overeenkomt, enz.) wordt de factuur betaald. Bovendien wordt overgegaan tot verschillende controles van de betalingen: komt het totaal van de te betalen RSZbijdragen overeen met de werkelijke factuur? Idem voor de bedrijfsvoorheffing, de betaalde nettolonen, de maaltijdcheques, enz.

p. 58


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Bovendien ontvangen wij minimaal één keer per jaar alle wettelijke verslagen (fiscale verslagen, sociale balansen, enz.) Specifieke vereisten die door de partners kunnen worden gevraagd: Productiebestand van de vorige maand: Dit bestand bevat, vanaf de loonberekening, het aantal gepresteerde dagen en uren, en alle vergoedingen tot op het niveau van de individuele werknemer en zijn tewerkstelling. Dit op het niveau van de looncode, zodat alle details kunnen worden geraadpleegd en kunnen worden bekeken via een DBMS (Cognos, Access en Excel). Op die manier kan per werknemer een goed beeld worden verkregen van het aantal gepresteerde uren bij een klant, het aantal uren opleiding, overleg, ziekte (betaald, gedeeltelijk betaald, onbetaald), tijdskrediet, betaald en onbetaald verlof, enz. die in de betrokken maand geboekt werden.

III.5.2 Het berekenen en betalen van de lonen Standaardvereisten: De software berekent de lonen aan de hand van gegevens die komen vanuit andere systemen (prestaties, schorsingen, onkosten). De software berekent de lonen en de opdracht wordt gegeven door de klant. De loonberekening gebeurt conform de geldende regelgeving en mits toepassing van de sectorspecifieke cao’s volgens paritaire comités en bedrijfscao ’s. De uitvoering hiervan gebeurt zonder meerkost. Het sociaal secretariaat controleert of de ingelezen gegevens (uurroosters, schorsingen zoals voltijds of deeltijds tijdskrediet, voltijds of deeltijds thematisch verlof, medisch deeltijds,etc.) overeenkomen met de gegevens in de signalitiek -

-

-

-

-

-

De loonberekening gebeurt 2 maal per maand (excl. Voor sommige partners). De eerste berekening gebeurt voor het einde van de maand. De tweede berekening (correctierun) gebeurt in de maand n+1. De loonberekening gebeurt volgens vaste en vrij te bepalen betaaldata) Het is mogelijk om betalingen uit te voeren die afwijken van de standaard. M.a.w. het moet mogelijk zijn om betalingen uit te voeren op data die niet vermeld staan op de betaalkalender. (zie bijlage X) Het is mogelijk om eveneens kwartaalberekeningen te maken en niet enkel maandelijkse betalingen. De kwartaalberekeningen zijn belangrijk voor de boekhouding aangezien er bij bepaalde categorieën van werknemers (vrijwilligers en onthaalouders), RSZ per kwartaal betaald moet worden. De loonberekening gebeurt volgens een met de klant bepaalde looncodetabel. De klant heeft de mogelijkheid om de omschrijving van de codes te wijzigen of bijkomende codes te voorzien. Ongeacht de looncodetabel bestaat de mogelijkheid om met de klant een overeenkomen selectie van de tabel toe te laten. De kostenplaats uit de signalitiek stroomt door naar de loonberekening. De berekening gebeurt per contract. Na elke betaling ontvangt de klant een lijst van de betalingen en de loonstaat; als alternatief moet hij die gegevens eenvoudig per kostenplaats kunnen raadplegen. Voor iedere betaling wordt een loonbrief opgemaakt en verzonden (het liefst elektronisch), . Hierbij heeft de klant de mogelijkheid om te opteren voor het al dan niet versturen van de loonbrief. De klant heeft de mogelijkheid om zelf de loonbrief te printen. Het systeem voorziet loonsimulaties (bruto  netto en netto  bruto) zowel met reële als met fictieve gegevens Zie 2.6. (specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode). De betaling gebeurt niet van één financieel rekeningnummer maar volgens verschillende financiële rekeningnummers per kostenplaats.

De berekening van de eindejaarspremie:

p. 59


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Iedereen krijgt een eindejaarspremie!. Deze wordt gebaseerd op de referteperiode van 12 maanden voorafgaand op de betaling. Berekend op totaal aantal uren met gelijkstellingen jaarlijkse vakantieregeling. Als loon wordt genomen alle brutobedragen die maandelijks weerkeren. Berekening vakantiegeld Het vakantiegeld wordt berekend volgens de geldende wettelijke regels in april en opnieuw in september. De maand september is de referentiemaand voor het loon van de medewerker. Het loon dat in aanmerking komt voor de berekening van het vakantiegeld is het brutoloon en de maandelijks weerkerende premies. Naast de wettelijke regels voor het vakantiegeld, is er een aanvullend vakantiegeld dat extra-legaal is vastgelegd. Dit is afhankelijk van je anciënniteit op 31 december van het vorige jaar, maar volgt voor de rest de wettelijke regels van gelijkstelling en dergelijke. Procedure: 1. De werkgever voert de gegevens in die nodig zijn voor een correcte loonverwerking: gegevens over nieuwe werknemers, wijziging van gegevens van werknemers die al een signalitiek hebben, de prestaties en eventuele veranderingen in de verloning. Het verwerken van meerdere actieve contracten moet mogelijk zijn. Ook meerdere verloftypes moeten mogelijk zijn (bijvoorbeeld: tijdskrediet en progressieve tewerkstelling). De werkgever geeft de opdracht tot het uitvoeren van de berekening. 2. Het sociaal secretariaat stuurt een elektronische bevestiging of het loonpakket geeft een onmiddellijk signaal van uitvoer van de opdracht. 3. Voorbereiding van de loonverwerking:  Het loonpakket berekent de lonen op basis van de signalitiek- en prestatiegegevens, eventueel aangevuld met specifieke instructies van de klant.  De dossierbeheerder vraagt verdere aanwijzingen indien de gegevens in zijn/haar bezit zijn, onvolledig of onjuist lijken.  Het systeem verwerkt de loonadministratie maar de dossierbeheerder controleert nog steeds.  De software detecteert tijdig anomalieën zodat de loonverwerking op tijd kan gebeuren. 4. Het loonpakket laat toe de status van de loonverwerking- en berekening op ieder moment te checken. 5. De dossierbeheerder en/of het loonpakket detecteert anomalieën (bijvoorbeeld: de prestatiegegevens die vanuit onze eigen systemen worden opgebouwd en doorgestuurd, bevatten tijdskrediet terwijl dit niet in de signalitiek is aangebracht of er in de signalitiek een ander verloftype is gekend) en geeft mogelijke correcties, wijzigingen, door aan de klant of verwerkt ze. 6. De klant controleert de voorgestelde betalingsgegevens. 7. De werkgever geeft zijn toestemming voor de definitieve afsluiting van de loonberekening binnen de afgesproken termijnen. Hierbij gaat men na of de loonberekeningen conform de prestaties en signalitiekgegevens zijn. Het tijdstip waarop de lonen worden doorgestuurd moet in overleg gebeuren met de klant, zodat de betaling van de lonen op de meest efficiënte manier kan gebeuren. Hiertoe wordt een uitvoeringskalender opgemaakt in samenspraak tussen de werkgever en het sociaal secretariaat. 8. Het systeem voorziet een controle op maximumbedragen die in samenspraak met de klant worden bepaald. Een loon dat of vergoeding die het maximumbedrag overschrijdt, wordt pas betaald na akkoord van de klant. Specifieke vereisten die door de partners kunnen worden gevraagd: Het systeem voorziet bij betaling controle op het dagen jaarbedrag van de vrijwilligersvergoeding. Het sociaal secretariaat bezorgt de klant een lijst na iedere betaling van vrijwilligers. Arbeiders: De prestaties, afwezigheden en vergoedingen worden aan het sociaal secretariaat overgemaakt vanuit de HOST. Het sociaal secretariaat berekent o.b.v. deze gegevens de lonen van de arbeiders. De transfert van deze gegevens gebeurt ‘s namiddag om 15u15 conform de kalender. De berekening en de voltooiing van de berekening gebeurt nog diezelfde dag. p. 60


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Voor zowel arbeiders als bedienden zijn meerdere looncodes (minstens 4) per dag mogelijk. Zowel in de loonberekening als op de loonbrief worden de looncodes geregistreerd en dit met de corresponderende uren. Bijvoorbeeld voor een dag van 8u: - 2u code wijkwerking - 1u code opleiding - 4u code gewerkt - 1u code recup De looncodes op de loonbrief worden op de achterzijde van de loonbrief in een kalender weergegeven en dit op de dag dat deze gepresteerd zijn en met de vermelding van het aantal uren. Een voorbeeld van een dergelijke kalender is terug te vinden in bijlage C. De vergoeding van vrijwilligers kan zowel manueel geboekt worden als via een transfert overgemaakt worden aan het sociaal secretariaat. Specifiek voor arbeiders is dat zij presteren volgens een flexibele en continue dienstverlening. Bij continue dienstverlening kunnen arbeiders presteren buiten het normale uurrooster, bijvoorbeeld op een zaterdag. Deze prestaties worden in de loonberekening geregistreerd maar niet onder een looncode die een RSZ-dag genereert. Flexibele dienstverlening betekent dat arbeiders meer of minder uren dan hun normaal uurrooster kunnen presteren (rekening houdende met de wettelijke grenzen). Deze prestaties worden in de loonberekening geregistreerd waarbij arbeiders steeds betaald worden volgens hun contractueel uurrooster en niet o.b.v. de uren flexibele of continue dienstverlening. Aparte tellers registreren deze uren dienstverlening zodat werknemers deze prestaties kunnen recupereren. De eindejaar- en attractiviteitspremies worden automatisch berekend en dit samen met het loon van november. Dit geldt voor zowel arbeiders als bedienden. De berekening evenals de toekenning gebeuren conform de geldende sector- of bedrijfscao’s. Jaarlijkse (index-)aanpassingen of sectorale wijzigingen worden opgevolgd door het sociaal secretariaat en kosteloos aangepast in de productieomgeving.

III.5.2.1 Correcties na de loonberekening Correcties na de loonberekening gebeuren volgens vaste verwerkingsgegevens. Op vraag van de werkgever kan hiervan afgeweken worden. Correctieberekeningen kunnen verrekend worden met loonberekeningen. Bijvoorbeeld de loonboekingen van januari worden gecorrigeerd. Ongeacht het resultaat (bij betaling of negatief saldo) kan de werkgever de correctieberekeningen samen met de loonberekeningen van februari verrekenen.

III.5.2.2 De voorschotberekening Standaardvereisten: Bij enkele klanten is de eerste betaling een voorschot. De tweede betaling is dan een loonberekening. Het voorschot is een eenmalig bedrag (per werknemer) en wordt jaarlijks herzien. De herziening van dit bedrag kan op vraag van de werkgever en wordt automatisch gesimuleerd en berekend door de loonmotor. Het voorschot of loonberekening wordt berekend en betaald conform de betaalkalender. De betaalkalender wordt in december voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar opgemaakt. De betaling van de voorschotten moet in functie zijn van de prestaties en de tewerkstellingsbreuk.De voorschotten op het NVSM worden betaald op de 25ste van de maand of de laatste (bank)werkdag hiervoor. Ze worden jaarlijks berekend op de volgende manier:

•

Je neemt alle maandelijkse weerkerende brutobedragen van toepassing op een medewerker

in de maand februari.

•

Je houdt rekening met de huidige gezinssituatie van de medewerker en

p. 61


• • •

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Doet hiermee een bruto netto berekening. Je neemt als voorschot 95% van het op deze manier bekomen nettoloon. Je houdt geen rekening met nettobedragen, maaltijdcheques, woon-werkverkeer, tussentijdse

loonindexaties.

•

Je maakt pas een herberekening als de medewerker verandert van werkregime. Met andere woorden als hij of zij meer of minder uren gaat werken.

•

Alle andere wijzigingen in loon worden slechts verrekend bij de uiteindelijke afrekening.

Specifieke vereisten die door de partners kunnen worden gevraagd: -

-

-

-

-

-

Het voorschot wordt berekend en betaald conform de betaalkalender. De betaalkalender wordt in december voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar opgemaakt. De berekening gebeurt maandelijks rond de 23e werkdag en de betaling vindt rond de 25e werkdag plaats. Deze data kunnen op vraag van de klant verschillen. Alleen de arbeiders krijgen een maandelijks voorschot. Het voorschot is geen forfaitair bedrag. Het voorschot wordt berekend en toegekend op basis van de reële prestaties en afwezigheden en de tewerkstellingsbreuk. De berekening gebeurt door middel van een normale loonberekening, rekening houdend met de reële prestaties en afwezigheden tussen de 1e en de 20e dag van de betrokken maand. Deze prestaties en afwezigheden worden op de dag van de berekening om 15u15 vanuit de HOST naar het sociaal secretariaat verzonden. De berekening op het sociaal secretariaat gebeurt automatisch diezelfde avond. Voor de berekening van het voorschot wordt het bruto belastbaar loon momenteel verminderd met 80 % en vervolgens gedeeld door 150 EUR. Het resultaat wordt afgerond en vervolgens opnieuw vermenigvuldigd met 150 EUR en afgerond volgens schijven van 600, 450, 300 of 150 EUR naargelang de tewerkstellingsbreuk. Een voltijds medewerker krijgt maximaal 600 EUR, een deeltijds medewerker maximaal 450 EUR en een halftijds medewerker maximaal 300 EUR. Voor de werknemers die van een integratietegemoetkoming of werkloosheidsuitkering genieten, wordt het verlaagd belastbaar loon verminderd met 80 % om te vermijden dat hun saldo bij het voorschot negatief zou zijn. Het sociaal secretariaat staat in voor de berekening voor het toekennen van de schijven van 600, 450, 300 en 150 EUR. Deze schijven kunnen op vraag van de klant verschillen. De klant mag het voorschot handmatig aanpassen of verwijderen tussen het moment van de berekening en de betaling. Voor de betaling van het voorschot gaat het sociaal secretariaat over tot een controle die een betaling van maximaal 600 EUR voorziet voor de werknemers. Voor de berekening van het voorschot bij de werknemers met meerdere contracten, moet er rekening worden gehouden met de cumulatie van de verschillende tewerkstellingsbreuken per contract. Als de berekening per contract gebeurt, kan het zijn dat de werknemers geen voorschot ontvangen. Bij het voorschot gaat het sociaal secretariaat over tot een systematische controle van het bedrag van de betaalde voorschotten ten opzichte van het bedrag van de berekende voorschotten. In geval van verschillen tussen de twee cumuls, zal de oorsprong hiervan worden onderzocht en opgelost. De klant ontvangt een bevestiging per e-mail bij het begin en aan het einde van de berekening.

III.5.3 Het opmaken van de payroll-documenten De dienstverlener moet de hieronder beschreven documenten opmaken. Ze dienen in elk geval te voldoen aan de wettelijke en reglementaire voorschriften van de werkgever ten opzichte van de bevoegde overheidsdiensten (met name: de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën) en de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP)). Het sociaal secretariaat staat in voor de aangiftes. -

De opmaak van de volgende documenten:

p. 62




              -

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

loonbrief (per werkgever moet men zelf kunnen beslissen welke informatie nodig is. De mogelijkheid moet bestaan om algemene en individuele communicatie te vermelden op de loonbrief. Ook het vermelden van codes zoals weekendprestaties, weekprestaties, … moet mogelijk zijn). Aangifte arbeidsongeval Vakantie-attest Tewerkstellingsattest Belastingformulieren 281 en verklaring 325 voor alle doelgroepen. Deze worden automatisch opgemaakt en verstuurd aan alle betrokkenen. Bij wijzigingen wordt automatisch een correctiefiche verzonden. Alle C-formulieren Inlichtingsblad met uitkeringen (eventueel automatische input bij het elektronisch versturen). Medisch deeltijdsen Loonstaten Educatief verlof Individuele rekening (voor alle groepen waarvoor betalingen en/of RSZ-aangiftes gebeuren) Boekhoudstaten (mits automatische doorstroming van de gegevens naar de boekhouding) Alle sociale documenten Personeelsregister Aangifte sociale Maribel

Het elektronisch raadplegen van documenten: loonbrieven, loonstaten en boekhoudingsdocumenten. Ook de automatische doorstroming van deze documenten naar de boekhouding is absoluut noodzakelijk.

III.5.4 Formaliteiten t.o.v. de sociale zekerheid Het sociaal secretariaat staat in voor alle aangiftes aan de RSZ binnen de wettelijk vastgelegde termijnen. De aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op punt II.21.

III.5.4.1 Onmiddellijke rapportage van het werk (Dimona) Het is aan de werkgever om een Dimona te maken bij elke aanvang en/of vertrek van een werknemer door middel van de payroll-software. Het sociaal secretariaat moet aangeven wanneer een persoon recht heeft op een lastenvermindering (indicaties geven aan de klant). (dit kan voor de structurele, maar niet voor de individuele.)

III.5.4.2 De multifunctionele aangifte (DMFA) De multifunctionele aangifte (DMFA): het sociaal secretariaat bereidt de DMFA voor en stuurt deze ieder kwartaal binnen de gestelde termijn naar de sociale zekerheid. Deze aangifte handelt over de uitkeringen en verloningen opgenomen op basis van de informatie verstrekt door de werkgever. Na het verzenden van de DMFA naar de sociale zekerheid wordt automatisch een kopie van elke DMFA doorgestuurd naar de werkgever.

III.5.4.3 De verklaring van de sociale risico’s (DRS/ASR) Het sociaal secretariaat stelt de DRS/ASR op volgens de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen.

p. 63


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

III.5.4.4 Controles en inspecties Begeleiding bij controles en inspecties.

III.5.5 De formaliteiten t.o.v. de FOD Financiën en de RVP De bedrijfsvoorheffing moet online worden gemeld via de applicatie “FinProf”. Een exemplaar van het document 274 wordt elke maand naar de aanbestedende overheid (partner) verzonden. Verklaring 325 en fiches 281 Verklaring beroepsactiviteiten gepensioneerden

III.5.6 De formaliteiten naar sociale fondsen Het sociaal secretariaat levert de nodige documenten af voor de diverse sociale fondsen conform de vereisten gesteld door het betrokken fonds.

III.5.7 Specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode -

Simulatie van de lonen. Dit moet niet telkens door het sociaal secretariaat gebeuren. De werkgever moet over een tool beschikken om dit zelf te doen. Berekening van de verwachte uitgaven (vooropzeg, kennisgeven van het verwachte vakantiegeld, pro rata eindejaarspremie, eigen verzekering). Berekening van het jaarlijkse voorschot. Het analyseren van rechtzettingen uit de sociale zekerheid of fiscale documenten (verklaring 325). Het elektronisch bestellen van maaltijdcheques (indien de klant daartoe de opdracht geeft). Loonbeslagen Opzegtermijnen en opzegvergoedingen VAA bedrijfswagens Het afleveren van gegevens voor de sociale balans en de verzekering. Automatisch toepassen van de jaarverhoging. Automatisch veranderen van het RSZ-statuut indien nodig. Budgettering en budgetcontrole Loonkostberekening (simulatie van de loonkost van de werkgever) Beheer van kosten eigen aan de werkgever Groepsverzekering Hospitalisatieverzekering Solidariteitsbijdrage op voertuigen Arbeidsongevallen wetsverzekering Externe Dienst voor Preventie en Bescherming Subsidiedossiers Gegevens voor het RIZIV Berekenen van het vakantiegeld en het aantal vakantiedagen Tewerkstellingsmaatregelen Mobiele enquête Berekenen en indexeren van brugpensioen Berekening quota van tijdskrediet (drempel) Tool: bijzonder personeelsregister voor mensen die gedelokaliseerd zijn Vrije velden voorzien om naar AX te versturen (bv. : RFD-codes, posities, …) Provisie brugpensioen Het sociaal secretariaat staat ons bij wanneer er sociale controles zijn. (Bijstand en advies). Niet enkel het berekenen van lonen maar ook brugpensioenen en de verschillende combinaties woon-werkverkeer (carpoolen, fietsen, trein, …) p. 64


-

Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Het sociaal secretariaat staat in voor de stortingen binnen de wettelijke voorschriften van de sociale fondsen.

III.5.8 Maaltijdcheques Elke maand wordt automatisch het exacte aantal maaltijdcheques besteld via de toepassing van de dienstverlener die instaat voor de maaltijdcheques. Voorlopig kunnen dit zowel elektronische als papieren maaltijdcheques zijn. Dit moet uiteraard ook mogelijk zijn bij de nieuwe loonmotor.

III.5.9 Informatieverstrekking en support Het adviseren, informeren en toepassen van de wettelijke en reglementaire voorschriften van de werkgever ten opzichte van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).

III.5.9.1 Informatie over wijzigingen in de sociale wetgeving en juridische bijstand Het sociaal secretariaat voorziet een abonnement inzake sociaal-juridische updates. Informatie verschaffen aan de werkgever door middel van een algemene communicatietool rond sociale wetgeving. Deze informatie is gericht op de actualiteit van de verschillende sectoren met betrekking tot de paritaire comités.

III.5.9.2 Technische assistentie De klant kan contact opnemen met het sociaal secretariaat (helpdesk) om hulp of informatie te verkrijgen over het optimale gebruik van de payroll-software. Het specifieke karakter van de interventies moeten gedefinieerd worden. De helpdesk is elke werkdag van 08:00u tot 17:00u beschikbaar. Hierbij verwachten wij onmiddellijk een antwoord en een oplossing binnen het uur. In noodgevallen kan er beroep gedaan worden op een detachering vanuit het sociaal secretariaat bij de klant of een formule van op afstand.

III.5.9.3 Algemene support De dossierbeheerder beantwoordt de vragen van de klant per e-mail en dit binnen de 24 uur. Het sociaal secretariaat moet over een trackingsysteem beschikken zodat de klant de incidenten kan opvolgen. De klant beschikt over de volgende communicatiemiddelen om de verschillende diensten van het sociaal secretariaat te bereiken: - De directe telefoonnummer van de contactpersoon aan wie het dossier werd gegeven en ook het telefoonnummer van de helpdesk voor de ondersteunende diensten. - E-mailadres van de contactpersoon - Online tool - Beheer van de users. - Opleidingen voorzien (zowel in groep als individueel). - Technische brochures, news/info en faq sociale actualiteit, - Faq technisch en juridisch, - modeldocumenten, - steekkaarten per paritair comité. - sleutelcijfers en berekentools.

p. 65


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

III.5.10 Dienstverlening en kwaliteit III.5.10.1 Toegankelijkheid Elke dienst is beschikbaar tussen 08:00u en 17:00u. Bij afwezigheid van de dossierbeheerder moet het sociaal secretariaat zorgen voor een back-up.

III.5.10.2 Organisatie: de verschillende stakeholders en hun taken (= SPOC’s) Er moet een mogelijkheid bestaan om op regelmatige tijdstippen meetings te organiseren tussen de werkgever en het sociaal secretariaat. 1. Payroll consultant -

-

De werkgever wordt ondersteund door een payroll consultant van het sociaal secretariaat. Die beheerst alle activiteiten opgenomen in het dossier van de werkgever. Deze consultant wordt bijgestaan door een back-upconsultant, die op elk moment het dossier kan overnemen bij afwezigheid van de payroll consultant. Hij waakt over een goede werking van de loonberekeningen overeenkomstig de geldende en wettelijke bepalingen. Daarnaast waakt hij over het goede verloop van de aangiftes naar RSZ, zie hierboven 2.4.

2. De klantverantwoordelijke (accountmanager) -

-

Deze persoon treedt op als single point of contact Hij laat de klant toe zijn wensen rond loonadministratie, payroll, sociale en fiscale reglementering en human resources te uiten. Hij is verantwoordelijk voor het vinden van een manier om aan de behoeften van klanten te voldoen en hij biedt hen een goede service van het sociaal secretariaat. Hij voert een driemaandelijkse rapportering uit van de geleverde diensten. De klantverantwoordelijke moet het overzicht behouden over de verschillende entiteiten. Hij is het aanspreekpunt voor de klant wanneer het dossier buiten de mogelijkheden van de dossierbeheerder ligt. Hij coördineert de verschillende tussenkomsten van het sociaal secretariaat voor de klant. Hij luistert naar en verwerkt de aanvragen, opmerkingen en klachten van klanten en formuleert antwoorden.

3. De werkgevers De persoon of personen van de loonadministratie die bevoegd is/zijn voor de werkgever (payroll consultant) maar ook alle verantwoordelijken en de dienst boekhouding. De opdrachtgever garandeert de beschikbaarheid van personeel om de continuïteit bij het sociaal secretariaat te garanderen. -

III.5.10.3 Fouten en correcties Bij fouten doet het sociaal secretariaat al het mogelijke om deze recht te zetten, met inbegrip van het informeren van personeelsleden en van eventuele terugvorderingen. Bepaalde technische problemen kunnen leiden tot sancties en/of boetes. Het flexibel imputeren van rechtzettingen via een aangeleverd bestand moet mogelijk zijn. Bijvoorbeeld: het uitbetalen van een extra kledijvergoeding aan een bepaald type werknemers moet via een Excel lijst in de loonberekening kunnen opgenomen worden.

p. 66


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

III.5.10.4 Evaluatie en herzieningen Het sociaal secretariaat staat in voor de implementatie van een monitoringsysteem voor gesignaleerde problemen en voor hun opvolging. Er moet een trackingsysteem bestaan om de gemelde incidenten te kunnen opvolgen. Daarnaast moet het sociaal secretariaat instaan voor de rapportering over de evaluatie van het programma en de dienstverlening naar de klant toe. Een driemaandelijkse meeting moet plaatsvinden tussen het sociaal secretariaat en de werkgever.

III.5.10.5 Maatregelen voor een veilig en centraal beheer Het sociaal secretariaat staat in voor het securitybeleid van de gegevens. De implementatie van het securitybeleid wordt meegedeeld aan de klant (inclusief de veiligheidsmaatregelen voor de toegang tot de informaticasystemen).

III.6 Juridisch advies met arbeidsrecht en fiscaal recht.

betrekking

tot

sociaal

recht,

De aanbestedende overheid wil advies op maat kunnen krijgen: - Deze dienst staat in voor specifieke problemen en verzoeken die de competenties van de dossierbeheerder overschrijden. - De klant kan het sociaal secretariaat contacteren om informatie of advies te verkrijgen over de toepassing van het arbeidsrecht, het recht op sociale zekerheid of de loonlasten. Daarnaast verschaft het sociaal secretariaat ook proactief informatie aan de klant. - De klant kan een beroep doen op de juridische bijstand van het sociaal secretariaat (forfait). Daarnaast biedt het sociaal secretariaat ook opleidingen aan.

p. 67


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE RAAMOVEREENKOMST MET ALS VOORWERP “ LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" Open offerteaanvraag

Belangrijk: dit offerteformulier moet volledig worden ingevuld en door de leverancier worden ondertekend. Alle bedragen moeten in cijfers én voluit in letters worden ingevuld. Indien een element van het offerteformulier niet van toepassing is, dan vult de inschrijver "niet van toepassing" in. Identificatie van de inschrijver 

Natuurlijk persoon

Naam, voornaam:

Hoedanigheid of beroep:

Nationaliteit:

Woonplaats (volledig adres):

Telefoon:

Fax:

E-mail:

OF2



Onderneming

Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm:

2

Schrappen wat niet past p. 68


Brussel

Nationaliteit:

Maatschappelijke zetel (volledig adres):

Btw-nummer:

Inschrijvingsnummer RSZ:

KBO/BCE-nummer:

Nr. HR:

Nr. IBAN:

Post- of bankrekeningnummer:

Naam van de rekening:

Telefoon:

Fax:

Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Naam, voornaam:


OF3 

Tijdelijke vereniging

(De ondergetekenden in een tijdelijke vereniging) Naam, voornaam:


3

Schrappen wat niet past p. 69

Ref.: 2014-014-HVS-MP


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Nationaliteit:

Tijdelijke zetel (volledig adres):

VERBINDT (VERBINDEN) ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN (HUN) ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT DE UITVOERING IN OVEREENSTEMMING MET DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN BOVENVERMELD BESTEK: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de bijgevoegde inventaris. - Btw-percentage:

…..%

Algemene informatie Inschrijvingsnummer RSZ: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen worden geldig uitgevoerd door overschrijving of storting op de rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. op naam van ................................. . Documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd De documenten die door het bestek worden vereist, worden gedateerd en ondertekend bij de offerte gevoegd. Onderaannemers Aandeel van de opdracht die zal worden uitbesteed: .............% Voorgestelde onderaannemers: ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

Opgesteld te ............................................................................................ Op ............................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke opmerking p. 70


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op vormgebreken in hun offerte, noch op fouten of leemten in de offerte (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

p. 71


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

BIJLAGE B: INVENTARIS “ LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" Belangrijk: dit offerteformulier moet volledig worden ingevuld en door de dienstverlener worden ondertekend. Alle bedragen moeten in cijfers én voluit in letters worden ingevuld. Indien een element van het offerteformulier niet van toepassing is, dan vult de inschrijver "niet van toepassing" in. Nr.

Beschrijving

Type

EP in cijfers (€) excl. btw

Eenheid

A. Implementatie en ontwerp van de loonberekening (5 %) Implementatie en ontwerp van het systeem Eenheidsprijs Per entiteit voor loonadministratie per eenheidsprijs per entiteit Opleiding van de gebruikers van het Eenheidsprijs Per gebruiker systeem voor loonadministratie B. Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk (10%) Globale prijs van de licentie voor het Jaarlijkse globale Per server gebruik van het systeem voor prijs loonadministratie per jaar Globale prijs voor onderhoud en updaten Jaarlijkse globale Per server van het systeem per jaar prijs Parametrage van het systeem of de Eenheidsprijs Per uur ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten C. Totaalprijs voor het berekenen van de lonen per jaar (20 %) Prijs per loonberekening per maand per Eenheidsprijs Per werknemer (dit geldt niet bij herberekening werknemer wegens een fout van het sociaal secretariaat) Berekening van de eindejaarspremie per Eenheidsprijs Per werknemer werknemer p. 72

Totale prijs (€) excl. btw voor de maximale hoeveelheid


Brussel

Berekening van het vakantiegeld per Eenheidsprijs werknemer Berekening van de premie op het Eenheidsprijs vakantiegeld per werknemer en berekening van de premie op de vakantie- en tewerkstellingsattesten per deeltijdse werknemer Prijs per berekening en bestelling van Maandelijkse maaltijdcheques per maand per werknemer eenheidsprijs Prijs per berekening en bestelling van Jaarlijkse ecocheques per jaar per werknemer eenheidsprijs Prijs per werknemer voor een berekening Eenheidsprijs bij uitdiensttreding, met inbegrip van het aanmaken van vakantieattesten Bezorgen van de elektronische loonfiche per Maandelijkse werknemer per maand eenheidsprijs Bezorgen van de papieren loonfiche per Maandelijkse werknemer per maand eenheidsprijs Prijs per werknemer voor de berekening en Jaarlijkse de opvolging van de looninhoudingen per eenheidsprijs werknemer per jaar Prijs voor het aanleveren van documenten Eenheidsprijs eigen aan de werkgever en de werknemers en duplicaten, zoals de documenten van aangifte aan het ziekenfonds, in elektronische versie per werknemer Prijs voor het aanmaken van de fiscale Eenheidsprijs fiches 281.10 per werknemer Jaarlijkse afsluiting, elektronische Jaarlijkse globale versie/globale prijs prijs Prijs voor het aanleveren van de Jaarlijkse globale samenvattende opgave 325, elektronische prijs versie Prijs voor het elektronisch archief voor Jaarlijkse globale loonfiches en individuele rekeningen prijs

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Per werknemer Per werknemer

Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer

Per werknemer Per entiteit Per entiteit

Per entiteit

p. 73


Brussel

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Dienstverlening (periodieke RSZverrichtingen, aangifte bedrijfsvoorheffing en aangifte sociale fondsen) per kwartaal/globale prijs Aanleveren van de maandelijkse boekhoudkundige documenten, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van een jaarlijks boekhoudbestand, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van de sociale balans/globale prijs Aanleveren van een rapport ter voorbereiding van de wettelijke verzekeringen, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van gegevensuitwisseling (elektronisch) voor de koppeling met de pensioenkas per werknemer per maand Loonsimulatie per maand per werknemer

Jaarlijkse globale prijs

Per entiteit


Per entiteit


Per entiteit

Jaarlijkse globale prijs Jaarlijkse globale prijs

Per entiteit


Per entiteit

Eenheidsprijs

Berekening van de vergoeding bij einde contract Berekening van educatief verlof per werknemer D. Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten (10%) Antwoorden op standaard juridische vragen m.b.t. het beheer en de betaling van de lonen en de sociale administratie (uurtarief) Antwoorden op complexe juridische kwesties m.b.t. HR-vraagstukken en de payroll (uurtarief)

Eenheidsprijs

Per werknemer Per werknemer Per werknemer

Eenheidsprijs

Per entiteit

Eenheidsprijs

Per uur

Eenheidsprijs

Per uur

p. 74


Brussel

Aanbieden van een elektronische databank omtrent de sociale wetgeving en arbeidsrecht (kosten van de licentie …)/jaarlijkse kost SPOC juridische dienst (prijs voor onbeperkte toegang voor specialisten) per jaar E. Prijs voor bijstand bij de loonadministratie (5%) Servicecontract voor het verlenen van bijstand bij de loonadministratie/dagtarief (8u) Updates/ nieuwsletters Up-to-date handleiding (zowel juridisch advies als het gebruik van de loonmotor)

Ref.: 2014-014-HVS-MP

Jaarlijkse eenheidsprijs

Per entiteit

Jaarlijkse eenheidsprijs

Per entiteit

Eenheidsprijs

Per dag

Jaarlijkse eenheidsprijs Jaarlijkse eenheidsprijs

Per entiteit Per entiteit

TOTAAL EXCL. BTW BTW:……..% Totaal incl. btw: Gelezen, gecontroleerd en aangevuld met de eenheidsprijzen, de deeltotalen en het algemeen totaal die hebben gediend voor de bepaling van het bedrag van mijn offerte op deze dag, om te worden gevoegd bij mijn offerteformulier. Opgesteld te .......................................... op ...................................................... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: .................................................................................... Handtekening:

p. 75

Huis van de Solidariteit vzw

Brussel

Ref. 2014-014-MS-MP

BIJLAGE C: DIVERSEN 1. De jaarlijkse planning Buiten de loonberekening moeten er nog andere betalingen worden berekend en andere taken worden uitgevoerd volgens de vereisten gesteld door de jaarlijkse planning. Maand Januari

-

Februari

-

Maart

-

Activiteit Het verhogen van de annuïteit van bepaalde werknemers als aan de voorwaarden voldaan werd. Berekenen van de voordelen alle aard (jaarlijkse aanpassing + bruggepensioneerden + lijsten voorzieningen + aanpassing bijdragen + herwaarderingscoëfficiënt) DMFA-aangifte in het 4e trimester. Het aantal vakantiedagen berekenen Jaarkalender ingeven voor prestaties Het aanpassen van het woon-werkverkeer Het ingeven van de bedragen voor het derdebetalersysteem van de NMBS enz. in het loonsysteem voor op de fiscale fiches. Belastingformulieren (de opmaak gebeurt in samenspraak met de klant

Het Belcotax-bestand verzenden

April

-

Mei Juni

/ Het verzenden van het educatief verlof naar het ministerie De semestriële betaling van de gepensioneerden Afsluiting van Belcotax

-

Vakantiegeld berekenen Aanvullend vakantiegeld berekenen DMFA-aangifte van het eerste trimester Gegevens van de arbeiders ingeven in het systeem Attesten automatisch verrekenen

Juli

-

Augustus September

/

Oktober -

DMFA-aangifte van het derde trimester

November

-

Geschenkencheques bestellen per werkgever

December

-

De 13e maand en de sociale-programmatiepremie betalen De semestriële betaling van de gepensioneerden Verrekening hospitalisatieverzekering Eindejaarspremie

-

Nieuwe kilometervergoedingen DMFA-aangifte van het tweede trimester Het supplement van het dubbel vakantiegeld van werknemers stijgt tussen 04 en 09.

Deze jaarlijkse kalender kan wijzigen in functie van de werkgever.

p. 76


Brussel

Ref. 2014-014-MS-MP

2. Interface formaten van AXI-bestanden Het gaat om een geautomatiseerd systeem van elektronische overdracht van boekhoudkundige gegevens: Deze gegevens vinden hun oorsprong in de facturatie en elke factuur/creditnota geeft dan aanleiding tot de creatie van een bestand in een door AXI voorgedefinieerde lay-out. Deze bestanden kunnen vervolgens via FTP van de HDP-server gehaald worden. Via deze opdracht kunnen journaalposten en bankverrichtingen in AXI worden gecreëerd. De diverse verrichtingen worden gedefinieerd door het modelnummer 202 in geval men met een flatfile werkt. Structuur van de flatfile: Beschrijving V A(lphanum) Beschrijving Beginpositie # N(um.) Posities Modulenummer J A Module = 202 1 3 Dagboekcode J A Dagboekcode 4 2 Documentnummer J A Documentnummer bestaande 6 6 uit 6 karakters Documentdatum J A Datum van boeking (als 12 6 periode gesloten dan boeking in eerstvolgende open periode) DDMMRR Klant/Leverancier/Groo J A 1=klant, 2=leverancier en 18 1 tboek 3=grootboek Debet/Credit J A 1= debet, 2=credit 19 1 Vorige boekperiode J A Hiermee kan worden 20 1 aangegeven dat de verrichting in de vorige boekperiode geboekt moet worden relatief aan de inboekdatum. Geldige waarden: J(a), N(ee) Vorig boekjaar J A J(a) of N(ee). Indien geboekt 21 1 moet worden in vorig boekjaar dat afgesloten is (correcties) Rekening courantN A Invullen indien transactie 22 15 nummer Leverancier of Klant Grootboeknummer N A Invullen indien transactie 37 8 Grootboek Basismunt bedrag J N Bedrag incl. btw in basismunt 45 13 of in vreemde munt (zie onderaan) Vreemde munt bedrag N N Bedrag incl. btw (invullen als 58 13 koers moet berekend worden) (zie onderaan) Code vreemde munt N A Muntcode indien transactie in 71 3 vreemde munt (leeg in geval van boeking in basismunt) Koers vreemde munt N N Koers vreemde munt t.o.v. 74 10 basismunt (zie onderaan) Extern nummer N A Vrij in te vullen 84 15 Vervaldag N A Vervaldag van de mutatie 99 6 (indien Klant of Leverancier) DDMMRR Btw-code N A Btw-code (beperkte codes) 105 3 Maatstaf N N Geen verwerking in huidige 108 13 versie Btw-bedrag N N Geen verwerking in huidige 121 13

p. 77


Brussel

Hoeveelheid

N

N

Analytische uitsplitsing

N

A

Analytisch nummer

N

A

Analytische post

N

A

Transactieomschrijving Kostenplaats

N N

A A

Kostensoort

N

A

Kostendrager

N

A

Profitcenters Dagboekcode factuur Documentnummer

N N N

A A A

Inboekingsdatum factuur

N

A

versie Hoeveelheid (bv. aantal artikelen) J(a) of N(ee), blanco = nee. Hiermee wordt aangegeven of de automatische uitsplitsing van kracht is op deze boeking. Zie menu 1560 Vaste gegevens analytische uitsplitsing. Analytisch nummer, verplichting afhankelijk van grootboek Analytische post, verplichting afhankelijk van grootboek Transactieomschrijving Kostenplaats, verplichting afhankelijk van grootboek Kostensoort, verplichting afhankelijk van grootboek Kostendrager, verplichting afhankelijk van grootboek Profitcenter Dagboek te delgen factuur Documentnummer te delgen factuur Inboekingsdatum te delgen factuur

Ref. 2014-014-MS-MP

134

10

144

1

145

8

153

2

155 205

50 8

213

8

221

8

229 237 239

8 2 6

245

6

Het dagboek moet een “diverse verrichtingen”-dagboek zijn (type B, P, K, M, W, T). Indien in het dagboek de muntcode is ingevuld moet de ‘code vreemde munt’ gelijk zijn aan deze muntcode. Indien het grootboek, verbonden aan het opgegeven grootboeknummer, een muntcode bevat, moet de ‘code vreemde munt’ gelijk zijn aan deze muntcode.

p. 78


Brussel

2. Voorbeeld kalender op de loonbrief bij Thuishulp

p. 79

Ref. 2014-014-MS-MP


Brussel

Ref. 2014-014-MS-MP

3. Voorbeeld van een betaalkalender Afsluitdata 2014: Arbeiders Maand

Voorschot Bijwerking Uitvoering

12/2013

18/12/2013

Vr 20/12/2013

07/01/14 => 08/01/2014 Vr 10/01/2014

01/2014

22/01/2014

5/02/2014 => 6/02/2014 Ma 10/02/2014

02/2014 03/2014 04/2014

21/02/2014 21/03/2014 23/04/2014

05/2014

21/05/2014

06/2014

23/06/2014

07/2014

23/07/2014

08/2014

21/08/2014

09/2014

23/09/2014

10/2014

22/10/2014

11/2014 12/2014

21/11/2014 18/12/2014

Vr 24/01/2014 Di 25/02/2014 Di 25/03/2014 Vr 25/04/2014 Vr 23/05/2014 Wo 25/06/2014 Vr 25/07/2014 Ma 25/08/2014 Do 25/09/2014 Vr 24/10/2014 Di 25/11/2014 Ma 22/12/2014

Bedienden Maand 12/2013 01/2014 02/2014 03/2014 04/2014 05/2014 06/2014 07/2014 08/2014 09/2014 10/2014 11/2014 12/2014

Bijwerking

Saldo Uitvoering

5/03/2014 => 6/03/2014 Ma 10/03/2014 4/04/2014 Wo 09/04/2014 6/05/2014 Vr 9/05/2014 4/06/2014 4/07/2014

Vr 06/06/2014 <= Di 10/06/2014 Wo 9/07/2014

5/08/2014

Vr 8/08/2014

4/09/2014

Di 9/09/2014

6/10/2014

Do 9/10/2014

5/11/2014

Vr 7/11/2014

4/12/2014 7/01/2015

Di 9/12/2014 Vr 9/01/2015

Betaling Vr 3/01/2014 Ma 3/02/2014 Ma 3/03/2014 Do 3/04/2014 Di 06/05/2014 (*) Di 3/06/2014 Do 3/07/2014 Ma 4/08/2014 Wo 3/09/2014 Vr 3/10/2014 Ma 3/11/2014 Wo 3/12/2014 Vr 2/01/2015

(*) loon april = betaling dubbel vakantiegeld & verrekening attesten.

p. 80

BESTEK VOOR DE OPEN OFFERTEAANVRAAG. Het Huis van de Solidariteit vzw

Recommend Documents