SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
LEVERINGEN MET ALS VOORWERP
“RAAMOVEREENKOMST VOOR ANKOOP VAN KOFFIE EN TOEBEHOREN”
OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur
SAK vzw Ontwerper Dienst Administratie, Koen Viaene Bosdreef 5 te 8820 Torhout
Blz. 1
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT.................................................................................................. 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................. 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 5 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................................... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................ 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE .......................................................................................................... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................... 7 I.9 VERBINTENISTERMIJN................................................................................................................. 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................. 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN................................................................................................................. 8 I.12 VARIANTEN ............................................................................................................................ 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ................................................................................................................ 9 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ....................................................................................... 10 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ...............................................................................................................10 II.2 VERZEKERINGEN .....................................................................................................................10 II.3 BORGTOCHT ..........................................................................................................................10 II.4 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN ................................................................................................10 II.5 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................10 III. TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................................................... 12 III.1 PERCEEL NR. 1: AANKOOP KOFFIE EN TOEBEHOREN ........................................................................12 III.2 PERCEEL NR. 2: AANKOOP KOFFIE MET FLO-LABEL EN TOEBEHOREN ...................................................14 III.3 TECHNISCHE VEREISTEN ..........................................................................................................16 III.4 CRITERIA VOOR PERCEEL 2 .......................................................................................................17 III.5 BEOORDELING KWALITEIT ........................................................................................................17 III.6 CONTROLE TIJDENS UITVOERING - SANCTIES.................................................................................17 IV. AANGESLOTEN LEDEN BIJ DE OPDRACHTENCENTRALE ............................................... 18 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 19 BIJLAGE B : BANKVERKLARING ......................................................................................... 22 BIJLAGE C : INVENTARIS ................................................................................................... 23
Blz. 2
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Ontwerper Naam: Dienst Administratie Adres: Bosdreef 5 te 8820 Torhout Contactpersoon: De heer Koen Viaene Telefoon: 050/74.56.24 Fax: 050/74.56.26 E-mail:
[email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 Perceel 1: Er wordt geen borgtocht gevraagd, hoewel dit wettelijk verplicht is. Rechtvaardiging: Gezien het hier een opdracht betreft van veelvuldige kleine leveringen, beslist het bestuur om geen borg te vragen.. Perceel 2: Gezien het hier een opdracht betreft van veelvuldige kleine leveringen, beslist het bestuur om geen borg te vragen. Artikel 127 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 De betalingstermijn wordt van 30 op 60 kalenderdagen gebracht. Rechtvaardiging: Afwijking toegestaan voor gezondheidszorgen..
Blz. 3
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: Raamovereenkomst voor ankoop van koffie en toebehoren. Toelichting: Het bestek omvat de prijsvraag voor 2 percelen: Aankoop van koffie en toebehoren, en aankoop van "eerlijke" koffie en toebehoren. De opdracht is opgedeeld in volgende percelen: Perceel 1 “aankoop koffie en toebehoren” en Perceel 2 “Aankoop koffie met FLO-label en toebehoren”: Leveringsplaats: DIV
I.2 Identiteit van de opdrachtgever SAK vzw Bosdreef 5 8820 Torhout In toepassing van artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal SAK vzw optreden als opdrachtencentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.
I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.
Blz. 4
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.
I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * Attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen. * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Minimumeisen: Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * Het bewijs van de inschrijving van de kandidaat of inschrijver in het beroeps- of handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd is. Het bewijs wordt geleverd door een attest, of, bij ontstentenis, door een verklaring onder eed. * Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. Minimumeisen: Door opgave van de omzetten en het logistieke systeem aantonen dat de opdracht over gans Vlaanderen uitgevoerd kan worden. Aantonen dat hij momenteel levert in minimum 20 zorg- en welzijnsvoorzieningen
Blz. 5
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.
I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting, het besteknummer (2014-18 KOF) of het opdrachtvoorwerp en de perceelnummers. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: SAK vzw Dienst Administratie De heer Koen Viaene Bosdreef 5 8820 Torhout De drager overhandigt de offerte aan de heer Koen Viaene of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.
Blz. 6
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Domein Groenhove, Torhout Datum: 10 februari 2015 om 10.00 uur
I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Deze gunningscriteria gelden voor alle percelen : Nr. 1
Beschrijving
Gewicht
Prijs
55
Hierbij dient een all-in prijs te worden opgegeven per post. De opdrachtgever zal geen enkel supplement betalen voor accijnzen, verplaatsingen, administratiekosten of enig andere bijkomende kost. De punten worden toegekend volgens de regel van 3, in verhouding tot de laagst ingediende prijs. 2
Service
20
10 punten worden toegekend op de voorgestelde tarifiëring voor franco levering (minimumbedrag), eventueel geëist minimumbedrag voor uitlevering, levering door eigen diensten (voorkeur op transporteurs), aangeboden korting op koffie-apparaten (diverse merken) en mogelijkheid tot in bruikleen krijgen van apparatuur + voorwaarden. Deze 5 elementen bepalen de score: 0 = slecht 1 = minder goed 2 = voldoende 3 = goed 4 = zeer goed 5 = uitstekend 10 punten worden toegekend op de leveringstermijn. Hoe korter de leveringstermijn voor de voorgestelde goederen, hoe aangenamer. Er wordt door de firma een uitgebreide beschrijving gedaan van de standaard leveringstermijnen en van de uitzonderingen hierop, alsook van hun stockbeheer van de goederen in de inventaris. Deze elementen bepalen de score: 0 = slecht 1 = minder goed 2 = voldoende 3 = goed 4 = zeer goed 5 = uitstekend
Blz. 7
SAK VZW
3
Ref.: 2014-18 KOF
Verpakking
5
Verpakking voor vacuüm met een versheidsventiel geven een meerwaarde. 4
Smaak - kwaliteit
20
Dit zal beoordeeld worden door een panel van 10 personen, vertegenwoordigers uit onze diverse voorzieningen. Zij zullen bij die smaaktesten begeleid worden door een koffiedeskundige. De stalen hiertoe zullen door SAK vzw opgevraagd worden, en dienen binnen de week op onze diensten aangeleverd te worden. Zij dienen hiertoe volledig anoniem verpakt te worden. Totaal gewicht gunningscriteria:
100
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.
I.11 Prijsherzieningen Perceel 1 “aankoop koffie en toebehoren”: De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: FORMULE 1 (koffie-index op verjaardag contract, koffie-index op 30;06;2014) Prijsherziening = (herzieningscoëfficiënt (k) - 1) * herzienbaar gedeelte k = 50*c1/C1 + 50*c2/C2 + -99 herzienbaar gedeelte = post 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 FORMULE 2 (Gezondheidsindex) Prijsherziening = (herzieningscoëfficiënt (k) - 1) herzienbaar gedeelte = post (AANVULLEN) Perceel 2 “Aankoop koffie met FLO-label en toebehoren”: De prijsherziening wordt berekend met volgende formule:
I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.
Blz. 8
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan Opdracht opgedeeld in percelen De aanbestedende overheid heeft het recht om slechts enkele percelen te gunnen en eventueel te besluiten om de andere percelen op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen geplaatst worden. De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meerdere percelen. De inschrijver kan zijn offerte aanvullen met verbeteringsvoorstellen die hij per perceel toestaat in geval van samenvoeging van bepaalde percelen waarvoor een offerte wordt ingediend.
Blz. 9
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar. Bij aanvang van de uitvoering van de opdracht wordt de leidend ambtenaar aangesteld door de voorziening die intekende op de opdracht. De naam van de projectbeheerder, aangesteld in dit project door SAK vzw, zal bekendgemaakt worden aan de toegewezen leverancier. Hij zal in de loop van het contract het eerste aanspreekpunt zijn tussen de toegewezen leverancier en SAK vzw.
II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
II.3 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.
II.4 Looptijd en leveringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden Voorziene begindatum van de leveringen: 1 juni 2015 Voorziene einddatum van de leveringen: 31 mei 2019 De aanbestedende overheid specifieert geen leveringstermijn. Bijgevolg moet de leverancier zelf een leveringstermijn voorstellen in zijn offerte (in kalenderdagen).
Blz. 10
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 60 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.
Blz. 11
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
III. Technische bepalingen
III.1 Perceel Nr. 1: aankoop koffie en toebehoren 1. : 100% Robusta gemalen, verpakt per kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 2. : 100% Robusta gemalen, verpakt per ong.5kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 3. : 50-50% Robusta-Arabica gemalen, verpakt per kg Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 4. : 50-50% Robusta-Arabica gemalen, verpakt per ong.kg Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 5. : 100% Arabica gemalen, verpakt per kg Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 6. : 100% Arabica gemalen, verpakt per ong.5kg Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg – VH 7. : 100% Arabica gemalen, verpakt per 250gr Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg – VH 8. : decafeïne gemalen, verpakt per kg Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 9. : espresso bonen, verpakt per kg Hoeveelheid: 50, Eenheid: kg - VH 10. : espresso decafeïne bonen, verpakt per kg Hoeveelheid: 50, Eenheid: kg - VH 11. : vriesdroogkoffie 40-60% robusta-arabica, verpakt per 500gr Hoeveelheid: 50, Eenheid: kg – VH Géén sproeidroogkoffie!!!!!! Wil opgave doen van het aantal nodige gram koffie per liter. Dit zal getest worden, indien uw opgave niet overeenkomt met wat nodig is, wordt uw volledige offerte ongeldig verklaard! 12. : koffiefilters dessert, verpakt per 10 stuks Hoeveelheid: 10000, Eenheid: stuk - VH
Blz. 12
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
13. : koffiefilters decafeïne, verpakt per 10 stuks Hoeveelheid: 10000, Eenheid: stuk - VH 14. : espressopads (Senseo of gelijkwaardig), per 100 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: stuk - VH 15. : espressopads deca (Senseo of gelijkwaardig), per 100 stuks Hoeveelheid: 10, Eenheid: stuk - VH 16. : koffiefilters B5, per 250 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 17. : koffiefilters B10, per 250 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 18. : koffiefilters B20, per 250 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 19. : koffiefilters B40, per 250 stuks Hoeveelheid: 50, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 20. : koffiefilters XA2, per 250 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 21. : koffiefilters 90/250, per 1000 stuks Hoeveelheid: 100000, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 22. : koffiefilters 152/350, per 500 stuks Hoeveelheid: 100000, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 23. : koffiefilters 101/317, per 500 stuks Hoeveelheid: 10000, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 24. : koffiefilters152/417, per 500 stuks Hoeveelheid: 10000, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 25. : koffiefilters 203/533, per 500 stuks Hoeveelheid: 100000, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 26. : koffiefilters 280/635, per 500 stuks Hoeveelheid: 100000, Eenheid: per 1.000 stuks – VH 27. : Cacao, per 1 kg Hoeveelheid: 50, Eenheid: kg – VH
Blz. 13
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
III.2 Perceel Nr. 2: Aankoop koffie met FLO-label en toebehoren 1. : 50-50% Robusta-Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg. Hoeveelheid: 000, Eenheid: kg - VH 2. : 50-50% Robusta-Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per 5kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 3. : 100% Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 4. : 100% Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per 5kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg – VH 5. : 100% Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per 250gr. Hoeveelheid: 50, Eenheid: kg – VH 5. : Decafeïne (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 6. : Espresso bonen (FLO-erkend), verpakt per kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 7. : Espresso deca bonen (FLO-erkend), verpakt per kg. Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg - VH 8. : vriesdroogkoffie (FLO-erkend) 100% arabica, verpakt per 500gr Hoeveelheid: 100, Eenheid: kg – VH Géén sproeidroogkoffie!!!!!! Wil opgave doen van het aantal nodige gram koffie per liter. Dit zal getest worden, indien uw opgave niet overeenkomt met wat nodig is, wordt uw volledige offerte ongeldig verklaard! 9. : koffiefilters dessert, verpakt per 10 stuks Hoeveelheid: 10000, Eenheid: stuk - VH 10. : koffiefilters decafeïne, verpakt per 10 stuks Hoeveelheid: 1000, Eenheid: stuk - VH 11. : espressopads (Senseo of gelijkwaardig) (FLO-erkend), per 100 stuks Hoeveelheid: 1000, Eenheid: stuk - VH 12. : espressopads decafeïne (Senseo of gelijkwaardig) (FLO-erkend), per 100 stuks Hoeveelheid: 10, Eenheid: stuk - VH
Blz. 14
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
13. : koffiefilters B5, per 250 stuks Hoeveelheid: 100, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 14. : koffiefilters B10, per 250 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 15. : koffiefilters B20, per 250 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 16. : koffiefilters B40, per 250 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 17. : koffiefilters XA2, per 250 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 18. : koffiefilters 90/250, per 1000 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 19. : koffiefilters 152/350, per 500 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 20. : koffiefilters 101/317, per 500 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 21. : koffiefilters 152/457, per 500 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 22. : koffiefilters 203/533, per 500 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks - VH 23. : koffiefilters 280/635, per 500 stuks Hoeveelheid: 1, Eenheid: per 1.000 stuks – VH
Blz. 15
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
III.3 Technische vereisten De aanbieder kan een volledig gamma aan producten aanbieden, zoals in de inventaris beschreven. Bij het ontbreken van te veel producten, zal de aanbieder geweerd worden. De gevraagde mengelingen dienen perfect gevolgd te worden. De koffie moet vrij zijn van gruis en vreemde bestanddelen (scheikundige aroma’s, conserveermiddelen e.d.), aromatisch, van goede hoedanigheid en éénvormig van kleur. Het vochtgehalte mag niet hoger zijn dan 5% voor koffie in bonen en 8% voor gemalen koffie. De droge stof moet minstens 22% in water oplosbaar extract bevatten. Het asgehalte mag niet hoger dan 6% zijn. De as mag maximaal 1% chloriden bevatten. Het gehalte aan verontreinigingen, zoals schalen of vliesjes, mag niet hoger zijn dan 1%. Cafeïnevrije koffie, al of niet gemalen, mag niet meer dan 0,1% van de droge stof watervrije cafeïne bevatten en cafeïnevrije koffie extracten niet meer dan 0,3% van de uit koffie afkomstige droge stof. Alle producten moeten microbiologisch zuiver zijn en onder perfect hygiënische omstandigheden vervaardigd en verpakt worden. De etikettering moet een duidelijke benaming van het product bevatten, alsook het gewicht, het adres van de brander en/of distributeur en de uiterste consumptiedatum. De offerte dient vergezeld te zijn van een technische beschrijving van het product. Iedere levering zal vergezeld worden van een leveringsnota in 2 exemplaren, met vermelding van volgende gegevens: Specificatie van de goederen, opgave van het gewicht, hoeveelheden, merknamen en bestelbonnummer. Bij elke levering wordt de leveringsnota ter ondertekening aan de bevoegd persoon voorgelegd. De aanbieder moet kunnen aantonen dat hij tevens vlot verschillende systemen van koffiemachines kan aanbieden aan de inschrijver die dit wenst. De aanbieder kan een aanbod doen van korting op de standaardprijzen voor de aankoop van koffiemachines van verschillende merken. Hij geeft dit als bijlage bij het bestek. Eveneens doet hij opgave van de voorwaarden voor het gebruik van koffiemachines, verstrekt door zijn eigen diensten. De firma dient opgave te doen van 1 centraal aanspreekpunt voor de volledige looptijd van de opdracht. Er dient opgave te worden gedaan waar de meldingen kunnen worden gedaan tijdens de kantooruren, en waar bij uitzondering melding kan worden gedaan buiten deze kantooruren.
Blz. 16
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
III.4 Criteria voor perceel 2 Voor de voorzieningen die dit wensen, moet fairtrade-koffie voorzien worden. De enige koffies die hiervoor in aanmerking komen, zijn deze met een label dat volledig voldoet aan de FLO-normen. De aanbieder toont dit aan in zijn offerte. Het heeft geen zin koffies met andere labels te voorzien, zij zullen niet in aanmerking genomen worden.
III.5 Beoordeling kwaliteit In de opstartfase van het contract zullen smaaktesten uitgevoerd worden. Het panel hiervoor zal bestaan uit 10 personen, onder begeleiding van een koffie-deskundige. Zij zullen in vergadering hun beoordeling geven, met de motivatie. De stalen hiervoor zullen anoniem gemaakt worden, zodat geen enkele partij bij de proeverij weet welk staal van welke firma afkomstig is. Deze anoniem verpakte stalen dienen geleverd te worden ten laatste op 16/02/2015. Van volgende producten wordt een staal opgevraagd: Perceel 1: lotnummers 1-3-5 Perceel 2: lotnummers 1-3 Gedurende de loop van het contract zal enkele malen per jaar, op een willekeurig tijdstip, een staal genomen worden van geleverde koffie op een door ons bepaalde leveringsplaats (die telkens zal verschillen). Deze stalen zullen naar een labo gestuurd worden. Op die manier zal gecontroleerd worden of de leveringen (samenstelling) nog steeds conform de toewijzing gebeurden.
III.6 Controle tijdens uitvoering - sancties Bij een eerste substantiële afwijking van de kwaliteitsnormen gedurende de looptijd van het contract, op basis van ad random genomen stalen, zal de leverancier in gebreke worden gesteld. Bij een tweede afwijking van deze kwaliteitsnormen gedurende de looptijd van het contract zal de opdracht van rechtswege verbroken worden. De resterende looptijd van de opdracht zal automatisch toegekend worden aan de tweede in puntenaantal, bij weigering naar de derde en zo verder. De leverancier die uitgesloten werd, zal automatisch uitgesloten worden van deelname aan een volgende overheidsopdracht die door SAK vzw uitgeschreven wordt.
Blz. 17
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
IV. Aangesloten leden bij de opdrachtencentrale Volgende zorg- en welzijnsvoorzieningen (niet per naam) dienen beleverd te worden aan de ingediende prijzen: Perceel 1: 39 zorg- en welzijnsvoorzieningen, waarvan 4 aansluiten in de looptijd van het contract 1 voorziening komt uit de sector kinderopvang 12 voorzieningen voor ondersteuning van personen met een handicap 21 woonzorgcentra (+ 3 op termijn) 1 psychiatrisch ziekenhuis (+1 op termijn) Perceel 2: 3 zorg- en welzijnsvoorzieningen 2 woonzorgcentra 1 psychiatrisch ziekenhuis (gedeeltelijke leveringen)
De vermoedelijke hoeveelheden zijn geschat op basis van deze inschrijvingen, doch zijn geenszins een waarborg van effectieve afname. De ingeschreven leden verbinden zich echter wel tot effectieve afname van het contract. Na toewijzing wordt aan de toegewezen leverancier de lijst van ingeschreven leden overgemaakt. In de looptijd van het contract kunnen nog steeds leden van onze vzw toetreden, doch slechts na opgave van gegronde reden van deze laattijdige inschrijving. De aanbieder geeft de aangeboden voorwaarden enkel aan de leden van SAK vzw, en enkel nadat door ons duidelijk gecommuniceerd is dat de voorziening aan onze voorwaarden beleverd mag worden. Onze voorwaarden mogen niet aangeboden worden aan andere voorzieningen dan deze ingeschreven in de opdracht, en dit op straffe van ontbinding.
Blz. 18
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “RAAMOVEREENKOMST VOOR ANKOOP VAN KOFFIE EN TOEBEHOREN” Open offerteaanvraag Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver Perceel 1 “aankoop koffie en toebehoren” tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.
Blz. 19
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Leveringstermijn (in kalenderdagen): ................................................................................................................................................... Perceel 2 “Aankoop koffie met FLO-label en toebehoren” tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage. Leveringstermijn (in kalenderdagen): ...................................................................................................................................................
Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Korting voorgesteld door de inschrijver indien meerdere percelen gegund: ................................................................................................................................................... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,
Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
Blz. 20
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 21
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
BIJLAGE B : BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: Raamovereenkomst voor ankoop van koffie en toebehoren (2014-18 KOF) Hierbij bevestigen wij dat ................................................................................................................. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in ............................................. , op ..................................................................... . Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.
Blz. 22
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
BIJLAGE C : INVENTARIS “RAAMOVEREENKOMST VOOR ANKOOP VAN KOFFIE EN TOEBEHOREN” Perceel 1 “aankoop koffie en toebehoren”
Nr. Beschrijving
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
1
100% Robusta gemalen, verpakt per kg.
VH
kg
5000
6%
k1
2
100% Robusta gemalen, verpakt per ong.5kg.
VH
kg
12000
6%
k1
3
50-50% Robusta-Arabica gemalen, verpakt per kg
VH
kg
10000
6%
k1
4
50-50% Robusta-Arabica gemalen, verpakt per ong.5kg
VH
kg
12000
6%
k1
5
100% Arabica gemalen, verpakt per kg
VH
kg
10000
6%
k1
6
100% Arabica gemalen, verpakt per ong.5kg
VH
kg
12000
6%
k1
7
100% Arabica gemalen, verpakt per 250gr
VH
kg
50
6%
k1
8
decafeïne gemalen, verpakt per kg
VH
kg
1000
6%
k1
9
espresso bonen, verpakt per kg
VH
kg
500
6%
k1
10
espresso decafeïne bonen, verpakt per kg
VH
kg
500
6%
k1
Blz. 23
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
11
vriesdroogkoffie 40-60% robusta-arabica, verpakt per 500gr
VH
kg
500
6%
k1
12
koffiefilters dessert, verpakt per 10 stuks
VH
stuk
10000
6%
k1
13
koffiefilters decafeïne, verpakt per 10 stuks
VH
stuk
10000
6%
k1
14
espressopads (Senseo of gelijkwaardig), per 100 stuks
VH
doos
1000
6%
k1
15
espressopads deca (Senseo of gelijkwaardig), per 100 stuks
VH
stuk
1000
6%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
50
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
16
17
18
19
20
21
koffiefilters B5, per 250 stuks
koffiefilters B10, per 250 stuks
koffiefilters B20, per 250 stuks
koffiefilters B40, per 250 stuks
koffiefilters XA2, per 250 stuks
koffiefilters 90/250, per 1000 stuks Blz. 24
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
22
23
24
25
Type Eenh. Hoev.
koffiefilters 152/350, per 500 stuks
koffiefilters 101/317, per 500 stuks
koffiefilters152/417, per 500 stuks
koffiefilters 203/533, per 500 stuks
EHP. in cijfers excl. btw
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
100
21%
k1
100
21%
k1
50
6%
k1
0%
k1
26
koffiefilters 280/635, per 500 stuks
VH
per 1.000 stuks
27
Cacao, per 1 kg
VH
kg
28
Korting contant (voor betaling binnen de 8 dagen na facturatie)
PM procent 0,0001
niet bij totaal tellen
Totaal aan 0% btw : Totaal aan 6% btw : Btw 6% : Totaal aan 21% btw : Blz. 25
Totaal excl. btw Btw% Index
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
Btw 21% : Totaal perceel 1 excl. btw : Totaal btw : Totaal perceel 1 incl. btw :
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 4 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................
Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening: Perceel 2 “Aankoop koffie met FLO-label en toebehoren”
Nr. Beschrijving 1
50-50% Robusta-Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg.
2
50-50% Robusta-Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per 5kg.
Type Eenh. Hoev.
Blz. 26
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
VH
kg
1000
6%
k1
VH
kg
1000
6%
k1
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
3
100% Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg.
VH
kg
500
6%
k1
4
100% Arabica (FLO-erkend) gemalen, verpakt per 5kg.
VH
kg
500
6%
k1
5
Decafeïne (FLO-erkend) gemalen, verpakt per kg.
VH
kg
100
6%
k1
6
Espresso bonen (FLO-erkend), verpakt per kg.
VH
kg
100
6%
k1
7
Espresso deca bonen (FLO-erkend), verpakt per kg.
VH
kg
100
6%
k1
8
vriesdroogkoffie (FLO-erkend) 100% arabica, verpakt per 500gr
VH
kg
100
6%
k1
9
koffiefilters dessert, verpakt per 10 stuks
VH
stuk
2000
6%
k1
10
koffiefilters decafeïne, verpakt per 10 stuks
VH
stuk
1000
6%
k1
11
espressopads (Senseo of gelijkwaardig)(FLO-erkend), per 100 stuks,
VH
stuk
30
6%
k1
12
espressopads decafeïne (Senseo of gelijkwaardig)(FLO-erkend), per 100 stuks
VH
stuk
10
6%
k1
10
21%
k1
5
21%
k1
13
koffiefilters B5, per 250 stuks
VH
per 1.000 stuks
14
koffiefilters B10, per 250 stuks
VH
per 1.000
Blz. 27
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
Type Eenh. Hoev.
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
stuks
15
16
17
18
19
20
21
22
23
koffiefilters B20, per 250 stuks
koffiefilters B40, per 250 stuks
koffiefilters XA2, per 250 stuks
koffiefilters 90/250, per 1000 stuks
koffiefilters 152/350, per 500 stuks
koffiefilters 101/317, per 500 stuks
koffiefilters 152/457, per 500 stuks
koffiefilters 203/533, per 500 stuks
koffiefilters 280/635, per 500 stuks
Blz. 28
VH
per 1.000 stuks
2
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
2
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
5
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
5
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
3
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
3
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
3
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
3
21%
k1
VH
per 1.000 stuks
3
21%
k1
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Nr. Beschrijving
24
Type Eenh. Hoev.
Korting contant (voor betaling binnen de 8 dagen na facturatie)
EHP. in cijfers excl. btw
Totaal excl. btw Btw% Index
niet bij totaal tellen
PM procent 0,001
0%
k1
Totaal aan 0% btw : Totaal aan 6% btw : Btw 6% : Totaal aan 21% btw : Btw 21% : Totaal perceel 2 excl. btw : Totaal btw : Totaal perceel 2 incl. btw :
De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 4 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................
Blz. 29
SAK VZW
Ref.: 2014-18 KOF
Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:
Blz. 30
