Bestek AD-ALL

TUSSENGEMEENTELIJKE MAATSCHAPPIJ DER VLAANDEREN VOOR WATERVOORZIENING Stropstraat 1 B-9000 GENT Telefoonnummer: 09 240 02 11 Faxnummer: 09 222 91 11 BIC GKCCBEBB - IBAN BE07 0910 0070 2166 Btw-nummer: BE 0200.068.636

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Bestek AD-ALL-12-001 Raamovereenkomst voor het huren/aankopen van multifunctionele apparaten (print-scan-copy-fax) Inhoud:  Deel 1:

Algemene informatie

 Deel 2:

Administratieve bepalingen

 Deel 3:

Technische en inhoudelijke bepalingen

 Deel 4:

Bijlagen

 Deel 5:

Inschrijvingsbiljet

 Deel 6:

Technische fiches

 Deel 7:

Inventaris

Indienen van de offertes: Uiterlijk maandag 29 april 2013 om 10 uur, in de bestuurlijke zetel van de TMVW, Stropstraat 1 te 9000 GENT. De kantoren van TMVW zijn geopend van 9u-12u en van 13u-16u.

DEEL 1 - ALGEMENE INFORMATIE 1

ALGEMENE GEGEVENS

1.1 DE PARTIJEN Deze opdracht wordt uitgeschreven door: 

de Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Watervoorziening (TMVW), Stropstraat 1 te 9000 Gent, vertegenwoordigd door de heer L. Modderie, algemeen directeur.

TMVW treedt hierbij eveneens op als opdrachtencentrale/aankoopcentrale overeenkomstig artikel 2 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten – voor de vennoten (bestaande of toekomstige) van TMVW of andere aanbestedende overheden, hierna klanten/deelnemers genoemd. Op grond van deze opdracht zal de weerhouden inschrijver tijdens de looptijd van de raamovereenkomst dezelfde voorwaarden ook aanbieden aan de aanbestedende overheden die daarom via TMVW verzoeken. Op vraag van iedere deelnemer kan TMVW optreden als: -

ofwel aankoopcentrale waarbij TMVW en/of de deelnemer de bestellingen bij de leverancier zal plaatsen en de leveringen bij de deelnemers laat uitvoeren. De betalingen zullen verricht worden door TMVW.

-

ofwel opdrachtencentrale waarbij de deelnemer na de sluiting van de opdracht zelf en rechtstreeks met de leverancier alle bestellingen en andere modaliteiten zoals bepaald in dit bestek zal afhandelen. TMVW beperkt zich in dit geval tot het afsluiten van de raamovereenkomst.

Enkele deelnemers/klanten zullen pas instappen in dit raamcontract na het aflopen van hun huidige overeenkomst(en). De deelnemers/klanten kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst worden gewijzigd en/of aangevuld. Worden beschouwd als inschrijvers, de dienstverleners/leveranciers die een offerte indienen voor onderhavige opdracht. De inschrijver waarvan de offerte werd weerhouden voor gunning wordt de leverancier genoemd. Benadrukt wordt dat het raamcontract geen exclusiviteit belooft. De vermoedelijke afnames hangen af van toekomstige behoeften en zijn nu niet gekend. De klanten/deelnemers zullen hun behoefte duidelijk maken via bestelbons. Een minimale afname is enkel gegarandeerd bij TMVW, namelijk de vervanging na doorlichting van het huidige park printers-copiers zoals beschreven in bijlage 1 van dit bestek. De vermelde inlichtingen worden alleen als indicatie gegeven en vormen geen vermoedelijke hoeveelheden. Hogere of lagere hoeveelheden geven bijgevolg geen recht op enige schadevergoeding. De administratieve entiteit die met de opvolging van deze opdracht belast is: TMVW – Divisie Aankoop Tel: 09 240 03 19 Fax: 09 240 03 53

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 1 – 2 van 51

1.2 VOORWERP VAN DE OPDRACHT De opdracht betreft de huur zonder aankoopoptie of aankoop, de indienststelling (met uitrol van de testpagina), de (basis)opleiding van de gebruikers en het onderhoud van multifunctionele apparaten (print-scan-copy-fax, zwart/wit en kleuren). Van de inschrijver wordt ook volgende dienstverlening verwacht: 

screening en optimalisatie geïntegreerde oplossing;

van



oplevering van een oplossing;



remote management;



fleet management rapportage.

het

“printerpark”

en

uitwerken

van

een

De inschrijver zal de meest recente toestellen voorstellen en de geleverde toestellen dienen nieuw en ongebruikt te zijn. In geval van een korte huurtermijn kan de leverancier een gebruikt toestel aanbieden. Dit toestel zal evenwel dezelfde mogelijkheden hebben als een nieuw toestel en zal voldoen aan alle criteria betreffende waarborg, …. . De inschrijver dient aan te tonen dat hij tevens de fabrikant is van de toestellen die hij als leverancier aanbiedt. De beschrijving van de te leveren toestellen en de opdracht is in deel 3 “Technische en inhoudelijke bepalingen” opgenomen. De inschrijver dient een omnium onderhoudscontract voor te stellen. In geval van huur van de toestellen en in overeenstemming met art. 23 §2, 2° van de AAV blijft de leverancier verantwoordelijk voor het verhuurde toestel en dient de leverancier alle onderhoud en nodige herstellingen gedurende de ganse duur van het huurcontract uit te voeren. Er wordt in dit laatste geval gesproken van het verzekerde onderhoud. Het verzekerde onderhoud bij huur verplicht de leverancier tot: 

Het regelmatig reinigen, het nazien en op punt stellen van het toestel;



Een bepaalde beschikbaarheidsgraad van het materieel te verzekeren (zie ook deel 3) en elk defect toestel te vervangen door een identiek of gelijkaardig nieuw toestel met op zijn minst dezelfde opties en prestaties;



Het uitvoeren van herstellingen, de levering van verbruiksgoederen (met uitzondering van papier en nietjes), de vervanging van versleten of defecte stukken inclusief alle verplaatsingen en kosten (levering, werkuren, …). De verbruikte verbruiksgoederen dienen per deelnemer/klant teruggenomen en daadwerkelijk gerecycleerd te worden;



Het verzekeren zonder onkosten en binnen de in de offerte voorgestelde termijn van elke gevraagde tussenkomst in gevolge de slechte werking van het toestel. De tussenkomsten gebeuren tijdens de werkuren van de betrokken deelnemer/klant.

De onderhoudspremie afdrukken/kopieën.

zal

in

verhouding

staan

tot

het

aantal

gemaakte

In geval van huur dient de leverancier het toestel te verzekeren voor volledig of gedeeltelijk verlies met inbegrip van brandschade, diefstal in een gesloten gebouw, … . De maandelijkse huurprijs bevat enerzijds een niet herzienbaar financieel huurbedrag en dekt anderzijds alle onkosten verbonden aan de huur van het toestel. De aankoopprijs van het toestel dient gedekt te worden door het totaal van de financiële huurbedragen. De huurperiode zal tussen de partijen overeengekomen worden, maar zal een minimum van 48 en een maximum van 60 maanden bedragen. Ingeval van een korte huurtermijn

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 1 – 3 van 51

(kleiner dan of gelijk aan 36 maanden) kan de leverancier een gebruikt toestel aanbieden. Dit toestel moet dezelfde mogelijkheden hebben als een nieuw toestel en zal voldoen aan alle criteria betreffende waarborg, …. . Op expliciete vraag van klanten/deelnemers dienen toestellen aangekocht te kunnen worden aan de in het bestek en de offerte vermelde voorwaarden. De inschrijver geeft aan of de toestellen aangekocht kunnen worden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Deze mogelijkheid zal positief geëvalueerd worden. De toestellen kunnen aangekocht worden met of zonder het afsluiten van een omnium onderhoudscontract. Het omnium onderhoudscontract bij aankoop verplicht de leverancier tot: 

Het regelmatig reinigen, het nazien en op punt stellen van het toestel;



Een bepaalde beschikbaarheidsgraad van het materieel te verzekeren (zie ook deel 3) en elk defect toestel te vervangen door een identiek of gelijkaardig nieuw toestel met op zijn minst dezelfde opties en prestaties;



Het uitvoeren van herstellingen, de levering van verbruiksgoederen (met uitzondering van papier en nietjes), de vervanging van versleten of defecte stukken inclusief alle verplaatsingen en kosten (levering, werkuren, …). De verbruikte verbruiksgoederen dienen per deelnemer/klant teruggenomen en daadwerkelijk gerecycleerd te worden;



Het verzekeren zonder onkosten en binnen de in de offerte voorgestelde termijn van elke gevraagde tussenkomst in gevolge de slechte werking van het toestel. De tussenkomsten gebeuren tijdens de werkuren van de betrokken deelnemer/klant.

In geval van aankoop zal het onderhoudscontract afgesloten worden bij bestelling van het toestel en treedt in werking op het ogenblijk van het proces verbaal van de voorlopige oplevering van het toestel. Het onderhoudscontract zal één jaar duren te rekenen vanaf zijn inwerkingtreding en zal jaarlijks met 12 maanden stilzwijgend verlengd worden zonder dat de totale duur van het onderhoudscontract 60 maanden mag overschrijden. Na 60 maanden eindigt het onderhoudscontract van rechtswege. Na de eerste stilzwijgende verlenging kan de deelnemer/klant mits een schriftelijke vooropzeg van ten minste 3 maanden een einde stellen aan het onderhoudscontract. De onderhoudspremie zal in verhouding staan tot het aantal gemaakte afdrukken/kopieën. Varianten zijn niet toegelaten. De leverancier dient een opleiding (basis) voor de gebruikers te voorzien. De kostprijs van deze opleiding is in de huur- of aankoopprijs begrepen. De opleiding zal in de taal van de gebruikers (Nederlands of Frans) gegeven worden. Aan een aantal key-users zal de nodige instructies en achtergrondinformatie gegeven worden omtrent alle functionaliteiten, het juiste gebruik van het toestel, de werking van het beheersysteem en het systeembeheer van de voorgestelde hardware en software en dit indien de toestellen hiermee uitgerust zijn. De opleidingen worden georganiseerd in overleg met de deelnemer/klant waarmee de leverancier voorafgaand contact dient op te nemen en zullen bij voorkeur doorgaan bij de deelnemer/klant. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht van leveringen (in de zin van art. 5 van de wet van 24 december 1993). De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via een algemene offerteaanvraag, genoemd in artikel 16 van de wet van 24 december 1993. Op basis van de bepalingen van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996, behoudt TMVW zich het recht voor om de opdracht slechts gedeeltelijk of niet te gunnen of de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 1 – 4 van 51

De inschrijvers verklaren zich door hun inschrijving akkoord met deze aanpak en zijn bereid de opdracht te aanvaarden volgens de voorwaarden van dit bestek. Ze erkennen hierbij dat uit deze aanpak geen enkel recht op enige schadevergoeding kan geput worden.

1.3 CONTRACTUELE PERIODE Door de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte komt de overheidsopdracht tot stand en wordt de overeenkomst gesloten. Gelijktijdig en samen met deze kennisgeving zal de aanbestedende overheid meedelen wanneer de uitvoering van de overeenkomst dient aan te vangen, d.w.z. de datum waarop de deelnemers/klanten bestellingen op het contract zullen kunnen plaatsen. Deze datum zal in elk geval niet later liggen dan 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag volgend op de verzending van de kennisgeving bij aangetekend schrijven. De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 5 jaar waarbinnen de klanten de mogelijkheid hebben tot het aankopen van toestellen of om over te gaan tot het afsluiten van huur- of onderhoudscontracten (geen enkele nieuwe aanvraag zal na deze datum toegestaan worden). Deze afwijkende looptijd wordt gemotiveerd door de verwachte technische levensduur van de toestellen. Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van art. 20 en 66 van de bijlage aan het KB van 26 september 1996 de algemene aannemingsvoorwaarden, wordt er in de volgende gevallen een einde gesteld aan de opdracht:

2



De gemotiveerde beslissing van de leidende dienst, wanneer blijkt dat de leverancier zijn opdracht niet vervult en/of ernstig verzaakt aan de voorziene voorwaarden van het bestek. Bovendien stelt de leverancier zich bloot aan de voorziene sancties zoals vermeld onder art. 20 § 8 van de algemene aannemingsvoorwaarden de bijkomende sancties nl. de uitsluiting van volgende opdrachten;



Op beslissing van de leidende dienst, indien de vertraging in de uitvoering 30 kalenderdagen overschrijdt.

LIJST VAN BEPALINGEN WAARVAN WORDT AFGEWEKEN

Aangezien de door de aanbestedende overheid afgesloten opdracht deels ten behoeve is van de verschillende deelnemers/klanten, stellen voor de uitvoering van de opdracht in de algemene aannemingsvoorwaarden de benamingen: “bestemmeling”, “bestellende deelnemer/klant”, “betalende deelnemer/klant” zich in de plaats van “aanbestedende overheid” en dit voor alles wat de bestellingen van deze deelnemers/klanten betreft. In het bijzonder is dit van toepassing op de bepalingen betreffende de betalingen, de opleveringen, de boetes wegens laattijdige uitvoering en de maatregelen van ambtswege. Lijst van bepalingen waarin wordt afgeweken van de bijlage aan het KB van 26 september 1996 de algemene aannemingsvoorwaarden: -

Art. 5 en art. 9: betreffende de borgtocht – zie pagina 16 van onderhavig bestek;

-

Art. 20 §4 en §7: betreffende de straffen – zie pagina 20 van onderhavig bestek;

-

Art. 52 §3 en art. 69: betreffende de leverings- en uitvoeringstermijn – zie pagina 22 van onderhavig bestek;

-

Art. 55 §5: betreffende de aansprakelijkheid van de leverancier in geval van huur – zie pagina 23 van onderhavig bestek;

-

Art. 57: betreffende de opleveringen – zie pagina 24 van onderhavig bestek.

-

Art. 63: betreffende de waarborg – zie pagina 24 van onderhavig bestek.

-

Art. 66 : betreffende de boetes voor laattijdige uitvoering – zie pagina 25 van onderhavig bestek.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 1 – 5 van 51

3

INLICHTINGEN

Voor inlichtingen kunnen de inschrijvers terecht bij: 

mevr. H. Van Belleghem (tel. 09 240 03 19);



mevr. M. D´Hoker (tel. 09 242 57 01);



mevr. V. Vergauwen (tel. 09 240 02 35).

Eventuele vragen die gedurende deze procedure ontstaan, dienen uitsluitend schriftelijk gesteld te worden aan TMVW, Divisie Aankoop, per fax (09 240 03 53) of per e-mail ([email protected]). TMVW behoudt zich het recht voor om alleen die vragen te beantwoorden die relevant zijn voor het bestek. Relevante informatie zal aan alle geïnteresseerde firma‟s worden medegedeeld. Vragen die betrekking hebben op zaken die buiten de scope van het bestek vallen, zullen niet beantwoord worden. Alle vragen dienen uiterlijk 12 dagen voor de indieningsdatum van de offerte schriftelijk te zijn overgemaakt.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 1 – 6 van 51

DEEL 2 - ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Het geheel van de opdracht wordt beheerst door het Belgisch recht, de bepalingen van het bestek en door de volgende bepalingen, zoals gewijzigd op het ogenblik van de bekendmaking van het bestek, die er integraal deel van uit maken:   



  

 

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage, zijnde de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken De artikelen die reeds in werking getreden zijn van de wet van 15 juni 2006 en latere wijzigingen (wet van 12 januari 2007): Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten De wet van 25 februari 1991 betreffende de aansprakelijkheid van de producten met gebreken De codex over het welzijn op het werk Alle specifieke wetgeving en reglementering van toepassing op het moment van de levering, op de producten, het logistiek proces en de hierbij ingezette middelen en ingeschakelde medewerkers, m.b.t. – niet-limitatief - de veiligheid, de gezondheid, het welzijn, het A.R.A.B, het A.R.E.I., de procedure werken met derden, enz. dienen onverkort toegepast en/of nageleefd te worden Werken volgens de vigerende wetgeving VLAREM I/II en VLAREMA Indien de toepasselijke wetgeving en/of reglementering gedurende de uitvoering van de overeenkomst wijzigt, wordt deze onmiddellijk op conforme wijze toegepast.

De hierboven opgesomde wettelijke bepalingen zijn van toepassing, tenzij er uitdrukkelijk wordt van afgeweken. Ingeval van tegenstrijdigheid in bovenvermelde documenten dient de inschrijver de meest strenge en veilige interpretatie te volgen, zonder dat dit aanleiding kan geven tot het eisen van prijswijziging of vergoeding. De verschillende documenten moeten geïnterpreteerd worden de ene in functie van de andere, in die zin dat de strengste voorschriften van toepassing zijn. De berichten en terechtwijzingen die minstens zeven (7) dagen vóór de datum, bepaald voor de ontvangst van de offertes, zijn verschenen, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opstellen van zijn offerte.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 7 van 51

ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KB VAN 8 JANUARI 1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN (BS van 26 januari 1996), gewijzigd bij latere besluiten.

ART. 42 TOT EN MET 47 - KWALITATIEVE SELECTIE Teneinde na te gaan of de inschrijver zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt moeten bij de offerte volgende documenten worden bijgevoegd: 

Een verklaring op eer waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt en aan de gestelde voorwaarden (volgens art. 43) voldaan wordt;



Een uittreksel uit het strafregister, niet ouder dan 3 maand op de uiterste datum van indiening van de offerte, waaruit de professionele integriteit blijkt van de zaakvoerder of de afgevaardigd bestuurder en/of de gemachtigde ondertekenaar van de offerte;



Een getuigschrift (model 276 C2), niet ouder dan 3 maand op de uiterste datum van indiening van de offerte, uitgereikt door de Administratie der Directe Belastingen;



Een attest, niet ouder dan 3 maand op de uiterste datum van indiening van de offerte, uitgereikt door de btw-administratie.

Conform art. 46 §4 zal de opdrachtgever controleren of de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt door het digitaal opvragen van de attesten m.b.t. nietfaillissement en rsz bij de bevoegde instanties. OPGELET: Buitenlandse inschrijvers die zelf niet onderworpen zijn aan de Belgische regelgeving, dienen bij hun offerte wel de bewijsstukken te voegen dat zij hun verplichtingen (inzake sociale zekerheid, belastingen, btw, niet-faillissement,...) hebben vervuld volgens de desbetreffende wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd zijn. Zijn financiële en economische draagkracht toont hij aan door het voorleggen van: De inschrijver zal een verklaring toevoegen betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in producten waarop de opdracht betrekking heeft, over de laatste 3 boekjaren. Deze specifieke jaaromzet zal minimaal € 5 000 000 bedragen. Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door: De inschrijver zal zijn bekwaamheid aantonen door middel van: 

een lijst (de referentielijst) van de voornaamste leveringen (inclusief onderhoud), vergelijkbaar in aard en in omvang, die hij gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht, hun bedrag (excl. btw), data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. In het bijzonder zal aangetoond worden dat de levering (gelijktijdige levering of levering gespreid over meerdere dagen) van ten minste 3 bestellingen bestaande uit 10 tot 20 toestellen stipt werd uitgevoerd. Indien het leveringen aan een overheid betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke instellingen, worden de certificaten opgesteld door de koper, bij ontstentenis daarvan is een verklaring op eer van de inschrijver toegelaten.



een bewijs dat de inschrijver structuren en processen heeft ingesteld met als doel klachtenopvolging, kwaliteitsbewaking en service management;



een bewijs dat de inschrijver reeds 5 jaar onderhoud levert op vergelijkbare schaal.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 8 van 51

De inschrijver voegt de volledige beschrijving van de technische dienst die de waarborg en het onderhoud uitvoert bij zijn offerte; 

een attest of verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver tevens de fabrikant is van de toestellen die hij als leverancier aanbiedt;



een attest of verklaring waaruit blijkt dat de aangeboden toestellen nieuw zullen zijn bij aankoop en bij huur voor minimum 48 maanden en dus voor de eerste maal in gebruik zullen worden genomen.



de inschrijver beschrijft de ingevoerde recyclagekanalen en het ophalingssysteem van de gebruikte verbruiksgoederen. Hij voegt de certificaten erbij, die hij of zijn verwerker(s) bezitten en die deze werkzaamheden dekken (vernietiging en gebruiksklaar maken).

Om in aanmerking te komen voor selectie moeten de inschrijvers voldoen aan alle voormelde uitsluitings- en selectiecriteria. ART. 78 - ONVERENIGBAARHEDEN Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. ART. 86 TOT EN MET 88 - PRIJSBEPALING Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De prijzen omvatten alle kosten verbonden aan de te leveren prestaties, inclusief alle verplaatsingen, leveringen, documenten, … zoals gevraagd in dit bestek. AANKOOP De inschrijver wordt geacht in zowel zijn eenheidsprijzen als in de totale prijzen rekening te houden met alle kosten en taksen, welke ook, die de leveringen en dienstverlening belasten en dit met uitzondering van de btw en de reprobel bijdrage. De prijzen zijn op te geven in euro, excl. btw en excl. reprobel bijdrage met maximum 2 decimalen. Elementen eveneens in de aankoopprijs inbegrepen: 

Het laden en lossen, het uitpakken en de onmiddellijke opstelling op de plaats van gebruik. In geval van levering waarbij het gebruik van een buitenlift vereist is, kunnen de kosten hiervan ten laste gelegd worden van de deelnemer/klant en afzonderlijk gefactureerd worden;



De indienststelling (met inbegrip de installatie/integratie in het netwerk van de deelnemer/klant en implementatie in mogelijks aanwezige beheerssystemen) met uitrol van een testpagina;



De opleiding van de gebruikers en de technische documentatie evenals de gebruiksaanwijzingen in het Nederlands en/of Frans volgens de taal van de deelnemer/klant;



Waarborgperiode van minimum 2 jaar; verplaatsingen, werkuren en wisselstukken inbegrepen;



De terugname en het laten recycleren van verpakkingen en ander afval;



In het geval dat het nieuwe toestel een oud toestel vervangt, de afhaling van het afgedankte toestel en de levering ervan in het filiaal van recyclage.

HUUR De maandelijkse huurprijs betreft het ter beschikking stellen van een gebruiksklaar toestel gedurende de volledige contractduur. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 9 van 51

De inschrijver wordt geacht in zijn huurprijzen rekening te houden met alle kosten en taksen, welke ook, die de leveringen en diensten belasten en dit met uitzondering van de btw en de reprobel bijdrage. De maandelijkse huurprijs bevat een financieel huurbedrag en volgende elementen zijn eveneens in het huurbedrag inbegrepen: 

Het laden en lossen, het uitpakken en de onmiddellijke opstelling op de plaats van gebruik. In geval van levering waarbij het gebruik van een buitenlift vereist is, kunnen de kosten hiervan ten laste gelegd worden van de deelnemer/klant en afzonderlijk gefactureerd worden;



De indienststelling (met inbegrip de installatie/integratie in het netwerk van de deelnemer/klant en implementatie in mogelijks aanwezige beheerssystemen) met uitrol van een testpagina;



De opleiding van de gebruikers en de technische documentatie evenals de gebruiksaanwijzingen in het Nederlands en/of Frans volgens de taal van de deelnemer/klant;



De aflossing van het materieel volgens de duur van de huur. De verzekering van het toestel voor volledig of gedeeltelijk verlies met inbegrip van brandschade, diefstal in een gesloten gebouw;



De vervanging van het toestel door een nieuw toestel met dezelfde gebruiksmogelijkheden bij een niet te herstellen defect of veelvuldige defecten aan het zelfde toestel;



De terugname en het daadwerkelijk recycleren van verpakkingen en ander afval;



In het geval dat het nieuwe toestel een oud toestel vervangt, de afhaling van het afgedankte toestel en de levering ervan in het filiaal van recyclage;



De terugname van de toestellen op het einde van het huurcontract.

Het maandelijkse huurbedrag wordt berekend door een coëfficiënt (op te geven door de inschrijver) te vermenigvuldigen met de aankoopprijs van het toestel, welke opties ook inbegrepen. De inschrijver dient in zijn offerte de te gebruiken coëfficiënten om het maandelijkse huurbedrag te berekenen op te geven en dit voor 48 en 60 maanden. De opgegeven coëfficiënt bevat maximum 6 decimalen. Voorbeeld: De opgegeven coëfficiënt voor 4 jaar bedraagt 0,030 voor een toestel met aankoopprijs van € 2 000. Het maandelijks huurbedrag voor een huur van 48 maanden bedraagt € 60. ONDERHOUDSPREMIE De onderhoudspremie dient zowel in huur als in aankoop hetzelfde te bedragen. Het onderhoud gebeurt volgens dezelfde modaliteiten. De inschrijver wordt geacht in zijn onderhoudspremies rekening te houden met alle kosten en taksen, welke ook, die de leveringen en diensten belasten en dit met uitzondering van de btw. De onderhoudspremies zijn op te geven in euro, excl. btw met maximum 4 decimalen. De onderhoudspremie is een enige prijs per kopie/afdruk ongeacht het formaat (A4 = A3 = 1 click, maar recto-verso = 2clicks) en ongeacht de paginadekking. Scans worden dus niet als een click beschouwd. Elementen in de onderhoudspremie inbegrepen: 

Al de kosten die voortvloeien uit het onderhoud zoals reinigen, nazicht, oppuntstelling van het toestel, herstellingen, levering van de verbruiksgoederen met uitzondering van het papier en de nietjes, vervanging van de gebruikte of beschadigde stukken en/of onderdelen, verplaatsingen, gevraagde tussentijdse

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 10 van 51

bezoeken, alle werkuren, … . 

De terugname en het daadwerkelijk recycleren van de verbruikte gebruiksgoederen (toners, wisselstukken, …), verpakkingen en ander afval.

Voor de toestellen die in kleur kunnen afdrukken kan de inschrijver een onderscheid maken tussen zwart/wit-prijzen en kleurenprijzen. Het globaliseren van de tellers van een park (apparaten met dezelfde onderhoudsprijs en gesitueerd in eenzelfde gebouw) dient op vraag van de klant mogelijk te zijn. ART. 89 TOT EN MET 92 - VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte en zijn bijlagen moeten in het Nederlands opgemaakt worden. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op de bij het bestek behorende invulformulieren (namelijk: inschrijvingsbiljet, technische fiches en inventaris resp. deel 5, 6 en 7 van het onderhavig bestek). Een digitale versie van deze documenten is bij dit bestek gevoegd. Elke inschrijving die op andere dan deze documenten is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder van deze documenten moet verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Het inschrijvingsbiljet en de inventaris wordt ondertekend door de inschrijver of een persoon die gemachtigd is om de firma te verbinden in het kader van deze opdracht, hetzij krachtens de statuten, hetzij krachtens een authentieke of onderhandse volmacht. De bevoegdheid tot ondertekenen wordt gestaafd door bij de offerte een kopie te voegen van het Belgisch Staatsblad waarin deze machtiging werd gepubliceerd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen,… in de offerte en haar bijlagen, die de essentiële voorwaarden van deze opdracht kunnen beïnvloeden moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend zijn. De offerte is slechts volledig als alle antwoorden, documenten en bijlagen die in dit bestek worden gevraagd, door de inschrijver zijn bijgevoegd. Het ontbreken ervan kan leiden tot het niet aanvaarden van de offerte. Om het overzicht op het ingediende dossier te behouden, dient het dossier voor de offerte volgens de hieronder opgegeven volgorde te worden aangeleverd. De verschillende documenten 1. t.e.m. 6 dienen te worden gescheiden door een tussenblad: De samenstellende onderdelen van de inschrijving zijn: 1. Ingevuld en ondertekend inschrijvingsbiljet; 2. Bewijs ondertekeningsbevoegdheid; 3. Documenten van toepassing op kwalitatieve selectie: - Verklaring op eer - Uittreksel strafregister - Getuigschrift belastingen - Btw-attest - Document m.b.t. financiële en economische draagkracht - Documenten m.b.t technische bekwaamheid 4. Documenten van toepasiing op gunningscriteria: - Ingevulde en ondertekende inventaris; - Het algemeen plan van aanpak; - De voorgestelde oplossing van de case; - De ingevulde technische fiches; 5. Een dossier met de technische bijlagen per voorgesteld toestel; 6. Een dossier bijlagen aan de offerte (voorbeeld certificaten, …). De verschillende bijlagen dienen te worden gescheiden d.m.v. een gekleurd tussenblad. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 11 van 51

ART. 98 - VERGISSINGEN OF LEEMTEN Indien de inschrijver in de inventarissen bij dit bestek zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat deze vergissing of leemte zou leiden tot voor TMVW onvergelijkbare offertes, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan TMVW, uiterlijk tien dagen vóór de voorziene opening van de offertes. In voorkomend geval zal TMVW oordelen of het wegens de belangrijkheid van de gesignaleerde vergissing en/of leemte verantwoord is de opening van de offertes te verdagen en een rechtzetting te publiceren. ART. 104 - INDIENEN VAN DE OFFERTE Gelet op het vertrouwelijk karakter moet de offerte verplichtend in een definitief gesloten (niet zelfklevende) omslag geschoven worden. Wordt de offerte verstuurd over de post dan moet de vermelde omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag, voorzien van zelfklevende etiketten met volgende vermelding: Offerte voor offerteaanvraag

TMVW

Bestek AD-ALL-12-001 Raamovereenkomst multifunctionele apparaten (copiers-scanners-fax) Openingszitting: maandag 29 april 2013 om 10u00

Divisie Aankoop Stropstraat 1 9000 Gent

De inschrijving bestaat uit één origineel dat de vermelding “ORIGINEEL” moet dragen, en twee duplicaten, behoorlijk ingevuld en ondertekend. Tevens dient een kopie van de offerte op digitale drager (CD-Rom of geheugenstick) aan de offerte te worden toegediend. De technische fiches en inventarissen formaat.

dienen te worden ingediend in excel-

De offertes worden uitsluitend gericht aan TMVW, t.a.v. Divisie Aankoop, Stropstraat 1 te 9000 Gent. ART. 106 - OPENING VAN DE OFFERTES De offertes worden geopend in de gebouwen van TMVW, Stropstraat 1, 9000 Gent op maandag 29 april 2013 om 10u00. ART. 110 - GUNNINGSCRITERIA Alvorens de offertes te evalueren, wordt nagegaan of de offerte technisch conform is. De niet-conforme offertes komen niet in aanmerking voor verdere evaluatie. De opdracht zal, conform artikel 16 van de wet van 24 december 1993, gegund worden aan de geselecteerde inschrijver die, na onderzoek van de formele en inhoudelijke conformiteit van de offerte, de voordeligste, regelmatige inschrijving heeft ingediend. De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan een aantal criteria getoetst: 1. De prijs; 2. De aanpak; 3. De kwaliteit; 4. Interventietijden en beschikbaarheidsgraad. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 12 van 51

De quotaties voor deze 4 criteria zullen worden opgeteld en de bekomen eindquotatie zal toelaten om een eindklassement te bekomen. De raamovereenkomst zal worden gesloten met de inschrijver die de hoogste eindquoatatie heeft gehaald. 1. De prijs (ponderatie 50 %) Voor evaluatie van de offerte zal voor de levering van de toestellen enkel huur in aanmerking genomen worden. Het criterium prijs wordt opgesplitst in: a) De inventaris (ponderatie 25%) De inschrijver vult op de inventaris de prijzen van de minimumconfiguratie , de prijzen voor de opties (uitbreidingen), de clickprijzen (onderhoudspremie), de prijzen voor additionele dienstverlening (consultancy), … in. De inschrijver zal aantonen dat de prijszetting voor de opties conform met de prijszetting van de minimumconfiguratie is, bijvoorbeeld door aan te geven dat eenzelfde korting op de catalogusprijs voor de minimumconfiguratie en op de catalogusprijs van de opties toegepast wordt. Per toestel (MF) wordt de totale kostprijs bepaald als de som van: 

toestel (minimumconfiguratie) gehuurd gedurende 5 jaar + clickprijs*60*gemiddeld aanbevolen pagina´s per maand (zoals bepaald in de minimumconfiguratie)







Indien de MF zowel geschikt is voor zwart/wit als kleur afdrukken dan wordt het gemiddeld aantal aanbevolen pagina´s per maand verdeeld met als verdeelsleutel 65 % zwart/wit en 35% kleur en worden de overeenkomstige clickprijzen (zwart/wit of kleur) gebruikt. Het inschrijvingsbedrag wordt bepaald als de som van de totale kostprijzen per MF. Vervolgens worden de quoteringen berekend aan de hand van onderstaande formule:

Quotatie  ponderatie * (50 

(Gemiddelde van de inschrijvingsbedragen  inschrijvingsbedrag ) x 50 ) Gemiddelde van de inschrijvingsbedragen

b) De case (ponderatie 25 %) De offertes worden met elkaar vergeleken door een gesimuleerde bestelling uit te voeren op basis van de bijgevoegde case beschreven in bijlage 2. Deze gesimuleerde bestelling heeft uitsluitend tot doel de prijzen te vergelijken en betreft een huurperiode van 5 jaar (60 maanden). De inschrijver werkt de bijgevoegde case (zie bijlage 2) uit en geeft een totale prijs op, uitgesplitst over de verschillende componenten (inclusief reprobel). De prijzen, zoals opgegeven in de inventaris worden verplicht gebruikt voor het berekenen van deze totaalprijs. Vervolgens worden de quoteringen berekend aan de hand van onderstaande formule:

Quotatie  ponderatie * (50 

(Gemiddelde van de totaalprij zen  totaalprij s) x 50 ) Gemiddelde van de totaalprij zen

2. De aanpak (ponderatie 30%) Er wordt aan de inschrijver gevraagd een plan van aanpak voor te stellen. Hierbij wordt toegelicht hoe de inschrijver aan het gevraagde invulling zal geven. De inschrijver zal zijn voorgesteld plan van aanpak toepassen op de case beschreven in bijlage 2 en dit voor AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 13 van 51

alle gevraagde aspecten. De mate waarin de toestellen eveneens kunnen worden aangekocht en de bijhorende voorwaarden, zullen meegenomen worden in de evaluatie van dit criterium. Uitgebreidere aankoopmogelijkheden zullen een positieve evaluatie krijgen. Methodiek: Voor het beoordelen van dit criterium wordt uitgegaan van een globale startscore. Hierbij worden opvallend positieve of negatieve elementen respectievelijk met “+/–” benaderd. 3. De kwaliteit (ponderatie 10 %) Hierbij wordt rekening gehouden met de gebruiksmogelijkheden en de eigenschappen met betrekking tot duurzaamheid van de toestellen, dit op basis van de ingevulde technische fiches, bijgevoegde documentatie en case beschreven in bijlage 2. Methodiek: Voor het beoordelen van dit criterium wordt uitgegaan van een globale startscore. Hierbij worden opvallend positieve of negatieve elementen respectievelijk met “+/–” benaderd. 4. Interventietijden en beschikbaarheidsgraad (ponderatie 10%) De kosten voor de basis SLA (service level agreement) zijn verwerkt in de klikprijs. De leverancier zal zijn SLA preciseren en beschrijft deze dienstverlening in een nota. In het bijzonder zal de inschrijver opgeven hoe de beschikbaarheidsgraad zal bepaald/gemeten worden. De inschrijver kan een aangepaste SLA voorstellen en per apparaat gaan differentiëren. Uitbreidingen op de basis SLA dienen overzichtelijk vermeld te worden in de offerte. Methodiek: Voor het beoordelen van dit criterium wordt uitgegaan van een globale startscore. Hierbij worden opvallend positieve of negatieve elementen respectievelijk met “+/–” benaderd. ART. 115 - VRIJE VARIANTEN Er zijn geen vrije varianten toegestaan. ART. 116 - GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtwintig (120) kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 14 van 51

KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

ART. 3 – AFWIJKENDE BEPALINGEN De lijst van bepalingen waarvan dit bestek afwijkt van de bepalingen van het KB van 8 januari 1996 en de bijlage bij het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden) zijn opgenomen in deel 1: “Algemene informatie” van dit bestek. ART. 21 – AANSPRAKELIJKHEID VAN DE KLANT De klant verbindt zich de apparaten te gebruiken volgens de behoeften zoals voorzien door het bestek en conform de door de leverancier geleverde gebruiksaanwijzing. In het geval van huur verbindt de deelnemer/klant zich niets zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de leverancier aan de apparaten te veranderen en dit onder voorbehoud van toepassing van art. 27§3. Elke verandering deelnemer/klant.

AD-ALL-12-001

gebeurt

onder

de

04-03-2013

volledige

verantwoordelijkheid

van

de

Deel 2 – 15 van 51

BIJLAGE: ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN VOOR DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

ART. 1 - LEIDEND AMBTENAAR De leidend ambtenaar is de vertegenwoordiger en de woordvoerder van TMVW in haar betrekkingen met de leverancier. De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de eenvoudige uitvoering van de opdracht, die TMVW heeft gegund. Onder eenvoudige uitvoering dient te worden verstaan: het treffen van alle maatregelen en het nemen van alle beslissingen om de opdracht te verwezenlijken. Beslissingen in verband met de technische uitvoering van de opdrachten zoals wijzigingen, bijkomende opdrachten,… mogen enkel door de leidend ambtenaar of zijn aangestelde bevolen worden. De leidend ambtenaar belast één of meer aangestelden met de controle en het toezicht op de prestaties van de leverancier zonder dat hierdoor de verantwoordelijkheid van de leverancier vermindert. Deze aangestelden zijn gemachtigd alle technische richtlijnen te verstrekken die ze nodig achten. ART. 5 – ART. 9 BORGTOCHT De aanbestedende overheid treedt op als opdrachtencentrale. De finaliteit van de opdracht bestaat dus niet enkel uit het voorzien in de eigen behoefte maar ook in deze van de deelnemers/klanten zoals is vermeld in punt 1.1 van dit bestek. De omvang van de behoefte wordt door de deelnemers/klanten slechts tijdens de uitvoering van de opdracht uitgedrukt. Bijgevolg kan bij de omvang van de opdracht geen totale aannemingssom worden bepaald en heeft de aanbestedende overheid geen zicht op een geraamd maandelijks bedrag van de opdracht. Om deze redenen wordt afgeweken van art. 5 §1 2e lid en wordt het bedrag van de borgtocht forfaitair vastgesteld op € 75 000. Binnen de 30 kalenderdagen volgend op de postdatum van de bestelbrief en in elk geval vóór de aanvang van de opdracht, moet de leverancier het bewijs leveren dat de borgtocht jegens de TMVW gesteld werd door storting of neerlegging van waardestukken: 1. storting in speciën bij de Nationale Deposito- en Consignatiekas; 2. neerlegging bij de Rijkskassier van publieke fondsen voor rekening van de Nationale Deposito- en Consignatiekas; 3. neerlegging bij de Nationale Deposito- en Consignatiekas van een akte van solidaire borgtocht door een erkende gezamenlijke borgtochtmaatschappij; 4. een verbintenisakte van een kredietinstelling of van een verzekeringsmaatschappij; 5. vennootschappen, andere dan in punt 1 tot 4, die deze activiteiten al uitoefenden vóór 29 maart 2002, datum van inwerkingtreding van het KB van 14 maart 2002 betreffende de gezamenlijke borgtochten voor de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten. De kredietinstelling dient te voldoen aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen. De verzekeringsonderneming dient te voldoen aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen toegelaten tot tak 15 (borgtocht). Het bewijs van de borg, ondertekend door de deponent, vermeldt waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, de voornamen AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 16 van 51

en het volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met vermelding „geldschieter‟ of „gemachtigde‟, naar gelang van het geval. Dit bewijs van borgstelling jegens de TMVW moet uitsluitend gericht worden aan TMVW, t.a.v. Departement Financieel Beleid en Deelnames, Stropstraat 1 te 9000 Gent. Indien het bewijs niet wordt geleverd binnen voormelde termijn geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot de toepassing van een straf. Aangezien bij aanvang van de opdracht geen totale aannemingssom kan bepaald worden en dit omwille van dezelfde redenen als hoger aangehaald, wordt voor de berekening van de straf afgeweken van art. 6 § 2 1e lid, zonder dat de relatieve zwaarte van de straf wordt gewijzigd. Om deze redenen wordt de straf bepaald op 0,4 % van het bedrag van de forfaitair vastgelegde borgtocht per kalenderdag vertraging met een maximum van 40 % van de borgstelling. ART. 9 § 2 – VRIJGAVE BORG De borgtocht wordt vrijgegeven op schriftelijk verzoek van de leverancier. Dit verzoek mag worden ingediend ten vroegste 1 maand na de definitieve oplevering. ART. 13 § 2 - PRIJSHERZIENING Op elk ogenblik kan de leidende dienst een neerwaartse prijsherziening eisen als vastgesteld wordt dat de leverancier/dienstverlener geniet van nieuwe meer voordelige voorwaarden (dalende marktprijzen). De leverancier verbindt er zich toe de toestellen te leveren, de huur, het onderhoudscontract en de dienstverlening uit te voeren, tegen de prijzen voorzien in de inventaris. Deze prijzen blijven behouden (geen enkele prijsherziening kan op vraag van de leverancier/dienstverlener toegepast worden) gedurende minstens 24 maanden na datum van notificatie van de opdracht. Wanneer de leverancier de voorwaarden wenst te wijzigen, moet hij een gemotiveerde nota voorleggen. De gemotiveerde nota zal minstens bestaan uit: 

de motivering waarom de voorwaarden aangepast worden;



het bewijs dat deze wijziging voor alle klanten van toepassing is;



een gedetailleerd voorstel.

Op basis van deze nota zal in gemeenschappelijk overleg met de leverancier een consensus bereikt worden. Indien geen consensus bereikt wordt zullen de voorwaarden behouden blijven. In geval van vraag om prijswijziging en na akkoord, worden de gewijzigde prijzen toegepast op de bestellingen, geplaatst 30 dagen na schriftelijke bevestiging van de prijswijziging. Er wordt maximaal één (1) prijswijziging per jaar toegestaan. ART. 14 - INTELLECTUELE RECHTEN De leverancier die de rechten van een derde niet heeft geëerbiedigd of hen niet aan de aanbestedende overheid heeft meegedeeld staat borg voor elk verhaal dat een derde tegen haar zou stellen. Deze waarborg beperkt zich tenminste tot het bedrag van de in het kader van de opdracht geleverde eindproducten waarop octrooirechten ontstaan. De leverancier zorgt ervoor dat de reeds geleverde eindproducten door de aanbestedende overheid verder mogen gebruikt worden zolang de inbreuk niet bewezen is, en voor de vervanging van deze eindproducten op zijn kosten (d.w.z. met inbegrip van de gebeurlijke plaatsing), indien het octrooirecht geschonden is. Zelfs bij vermoeden van inbreuk op de intellectuele rechten kan de aanbestedende overheid de leverancier verplichten alle twijfelachtige of betwistbare procédés, producten AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 17 van 51

of eindproducten te vervangen door gelijkwaardige zonder gebreken, dit alles op kosten van de leverancier. Bijzondere verbintenissen van de inschrijver: De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie is enkel voor TMVW-gebruik en kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de gegevens te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang tot heeft. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en gekregen van TMVW. ART. 15 – BETALINGSREGELING EN FACTURATIE Algemene bepalingen 

Alleen verstrekte en door de bestemmeling aanvaarde leveringen mogen worden gefactureerd.



Elk onvoorziene of aanvullende levering uitgevoerd zonder een bestelbon, komt niet in aanmerking voor betaling.



Gebrekkige en/of onvolledige uitgevoerde leveringen komen in geen geval in aanmerking voor facturatie.



Het facturatieregime bijvoorbeeld 1 jaarlijkse afrekening, maar de mogelijkheid om elke 3 maanden een voorschot te factureren wordt in onderling overleg bepaald.

Facturatie De factuur moet conform zijn met de btw-wetgeving (KB nr. 1 van 29 december 1992, BS 31 december 1992) De factuur wordt verzonden naar het “facturatieadres” (betalende klant) zoals aangegeven op de bestelbon van de klant. Op elk ogenblik kan de leidende dienst een kopie van de facturen opvragen. AANKOOP Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden:  Nummer van het bestek AD-ALL-12-001; 

Nummer en datum van de bestelbon (een kopie van de leveringsbon wordt bij de factuur gevoegd);



Naam en adres van de bestellende klant, van de betalende klant (indien verschillend) en van de bestemmeling (indien verschillend);



Hoeveelheid en aard van de geleverde toestellen;



De eenheidsprijs , excl. btw en excl. forfaitaire reprobel vergoeding;



Het totale bedrag, excl. btw en forfaitaire reprobel vergoeding;



De forfaitaire reprobel-vergoeding excl. btw;



Het percentage van de btw en het bedrag van de btw;

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 18 van 51



Het totaal bedrag, btw en forfaitaire reprobel vergoeding inbegrepen;



Eventueel andere elementen opgelegd door de reglementering toepasbaar voor de betalende klant.

HUUR Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden: 

Nummer van het contract;






De identificatie van het toestel;



Het huurbedrag , excl. btw en excl. forfaitaire reprobel vergoeding;



Het totale bedrag, excl. btw en excl. forfaitaire reprobel vergoeding;



De forfaitaire reprobel-vergoeding excl. btw;






Het totaal bedrag, btw en forfaitaire reprobel vergoeding inbegrepen;




ONDERHOUD Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden: 

Nummer van het contract;






De identificatie van het toestel;



De onderhoudspremie per pagina, excl. btw;



Het aantal gefactureerde pagina´s;



Het totaal bedrag excl. btw;






Het totaal bedrag incl. btw;




Tijdens de regularisatie dient op vraag van de deelnemer/klant de globalisatie van de tellers van een park (toestellen met dezelfde onderhoudsprijs en gesitueerd in eenzelfde gebouw) uitgevoerd te worden. Betaling De betalende klant is rechtstreeks en als enige verantwoordelijk voor de betaling van wat aan hem gefactureerd wordt. De leidende dienst is bijgevolg geen schuldenaar, noch van de hoofdsom, noch van de eventuele intresten. De betaling geschiedt binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de correct opgestelde facturen, gericht aan de betalende klant.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 19 van 51

AANKOOP Overeenkomstig art. 50 heeft de betaling de eigendomsoverdracht als gevolg. HUUR Voor de huur geschiedt de betaling door middel van een huurprijs. Deze mag niet geschieden voor de terbeschikkingstelling van de leveringen, vastgesteld bij proces-verbaal van voorlopige oplevering die opgemaakt wordt door de bestemmeling. Vanaf de datum van dit proces-verbaal loopt de voor de betalende klant gestelde termijn van betaling van de huurprijs. De leverancier is evenwel verplicht ieder jaar binnen de 15 dagen, te rekenen vanaf de datum van het PV van voorlopige oplevering voor de huurprijs telkens een schuldvordering in te dienen. In afwijking van art. 50 heeft de betaling geen eigendomsoverdracht als gevolg. ART. 18 - RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de leverancier wordt ingesteld overeenkomstig de Belgische wetgeving en bij een rechtbank te Gent, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. ART. 19 OPLEVERINGEN EN WAARBORGTERMIJNEN De opleveringskosten zijn ten laste van de leverancier. De waarborg en waarborgtermijn worden beschreven in art. 63 van dit bestek. ART. 20 MIDDELEN VAN OPTREDEN Overeenkomstig art. 20 §1 4° wordt de leverancier in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht. T.O.V. DE LEIDENDE DIENST Aangezien bij de aanvang van de opdracht geen totale aannemingssom kan worden bepaald, en dit om dezelfde redenen als vermeld onder art. 5 borgstelling, wordt afgeweken van art. 20 §4 wat betreft de straffen op inbreuken op de verplichtingen die dit lastenboek voorschrijft t.o.v. de leidende dienst. Indien voor dergelijke inbreuken geen rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn wordt verstrekt, worden deze van rechtswege bestraft met een forfaitaire straf van € 55 per kalenderdag van niet-uitvoering. Aangezien de leverancier in beginsel geen opeisbare bedragen heeft t.o.v. de leidende dienst, zal het bedrag van deze straffen, in afwijking van art. 20 §7 van de algemene aannemingsvoorwaarden op de borgtocht ingehouden worden. T.O.V. DE BESTELLENDE KLANT Wat betreft de inbreuken op de verplichtingen die dit lastenboek voorschrijft t.o.v. de bestellende klant, behoudt art. 20 van de algemene aannemingsvoorwaarden haar integrale toepassing, voor zover er niet van afgeweken wordt elders in dit lastenboek en met dien verstande dat dergelijke straffen worden opgelegd door de bestellende klant en berekend op het bedrag van de bestelling. ART. 49 - ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN INBEGREPEN De kosten van de levering en het lossen op het leveringsadres zoals vermeld op de bestelbon, zijn ten laste van de leverancier, evenals het uitpakken, het onmiddellijk opstellen op de plaats van gebruik of op een door de bestemmeling aangeduide plaats, de inwerkingstelling met uitrol van de testpagina, de (basis)opleiding van de gebruikers AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 20 van 51

en de technische documentatie evenals de gebruiksaanwijzingen in het Nederlands, de terugname en het daadwerkelijk recycleren van verbruikte gebruiksgoederen, verpakkingen en ander afval, de afhaling van het afgedankte toestel, … . Zie ook art.86 tot en met art. 88 van het KB van 08.01.1996 van dit bestek. Indien het gebruik van een buitenlift nodig blijkt, kan de leverancier de kost hiervan (afzonderlijk) factureren. ART. 51 VERLOOP VAN DE OPDRACHT De gedeeltelijke bestellingen zullen door de bestellende diensten aan de leverancier worden overgemaakt. Het leveringsadres zal vermeld worden op de bestelbon. Deze bestellende diensten zullen als enige verantwoordelijk zijn voor alle inlichtingen (ingevuld of niet) op hun bestelbons. De bestellende dienst moet al de nodige inlichtingen betreffende de toegankelijkheid op de plaats van de levering vermelden (bijvoorbeeld: levering op verdieping, geen goederenlift, …). De leverancier is niet aansprakelijk voor een vertraging in de levering wegens het ontbreken van inlichtingen over de toegankelijkheid op de plaats van de levering. Ingeval van twijfel dient de leverancier alvorens de dienst uit te voeren onmiddellijk contact op te nemen met deze dienst. De leidende dienst kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele problemen. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die toelaat de datum van de verzending te bepalen, naar de leverancier verstuurd. De bestelbons vermelden alle nuttige inlichtingen betreffende de levering: 

De bestellende deelnemer/klant, de betalende deelnemer/klant en de bestemmeling;



De naam van de te contacteren persoon met telefoonnummer en faxnummer;



Het nummer van het bestek;



De te leveren artikelen.

De opeenvolgende briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de levering) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. AANKOOP Op het ogenblik van de aankoop van een apparaat kan een onderhoudscontract afgesloten worden. Dit contract is jaarlijks verleng- of opzegbaar met een maximumduur van 60 maanden. Het onderhoudscontract (de bestelling) vermeldt: 

Het aantal kopieën die maandelijks gefactureerd zullen worden. Dit aantal kopieën is ten minste jaarlijks herzienbaar na de regularisatie van de tellers;



De periodieke telleropname (standaard jaarlijks);



De onderhoudspremie die zal toegepast worden;



De bijzonderheden van het contract (globalisatie, …).

HUUR Het huurcontract vermeldt: 

De duur van de huur (van minimum 12 maanden tot maximum 60 maanden);



Het bedrag van het maandelijks huurbedrag ;



Het aantal kopieën dat maandelijks zal gefactureerd worden. Dit aantal kopieën is ten minste jaarlijks herzienbaar na de regularisatie van de tellers;



De periodieke telleropname (standaard: jaarlijks);



De onderhoudspremie die zal toegepast worden;

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 21 van 51



De bijzonderheden van het contract (globalisatie van het park, …).

ART. 52 LEVERINGSTERMIJNEN EN ART. 69 UITVOERINGSTERMIJN De leverancier dient ongeacht de bestelde hoeveelheden, binnen de 30 kalenderdagen te leveren. De exacte leveringsdatum wordt met wederzijds akkoord van de deelnemer/klant vastgelegd. Geen levering kan geschieden zonder de bestemmeling tenminste 4 werkdagen voor de leveringsdatum daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen. Indien de bestellende dienst /bestemmeling oordeelt dat de ontvangst van de levering niet kan doorgaan op de vooraf bepaalde leveringsdatum, dan dient deze de leverancier hiervan zo vlug mogelijk schriftelijk op de hoogte te brengen. In afwijking van art. 52 §3 en art. 69 §4 dient de verzending van de bestelbon per fax of enig ander middel dat onomstotelijk toelaat de datum van verzending te bepalen niet binnen de 5 kalenderdagen per aangetekend schrijven te worden bevestigd opdat de datum van verzending als bewijs zou kunnen gelden. De leveringstermijn begint te lopen vanaf: 

De 1e werkdag volgend op de datum van verzending van de bestelbon als deze verzonden werd voor 15 uur;



De 2e werkdag volgend op de datum van verzending van de bestelbon als deze verzonden werd na 15 uur.

De voor elke bestelbon vastgestelde leveringsdatum wordt als bindend beschouwd en de niet-naleving ervan brengt de boetes wegens laattijdige uitvoering met zich mee. AFWIJKING VAN DE NORMALE LEVERINGSTERMIJNEN Op vraag van de deelnemer/klant kan er van de normale leveringstermijn afgeweken worden. In dit geval dient de vraag duidelijk op de bestelbon te staan. Tijdens de jaarlijkse verlofperiode van de leverancier begint de leveringstermijn, voor de bestelbonnen ontvangen in deze verlofperiode, te lopen vanaf de eerste werkdag volgend op het jaarlijks verlof. Indien de jaarlijkse verlofperiode valt binnen de normale leveringstermijn, wordt de leveringstermijn met evenveel verlengd. De leverancier is verplicht de deelnemer/klant zo spoedig mogelijk van de verlenging van de leveringstermijn op de hoogte te brengen. ART. 55 – LEVERING EN AANSPRAKELIJKHEID VAN DE LEVERANCIER VERZEKERINGEN Binnen de 15 kalenderdagen die volgen op de betekening van de goedkeuring van de inschrijving legt de leverancier het bewijs voor van een verzekering tegen arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid bij ongevallen, die aan derden kunnen overkomen, gedurende de leveringen. De sommen die voor de verzekeringen betaald worden moeten begrepen zijn in de prijzen die opgegeven werden bij de inschrijving. FORMALITEITEN VAN LEVERING De leveringsbons in 2 exemplaren worden met de levering aan de bestemmeling voorgelegd en voor ontvangst ondertekend en gedateerd door de bestemmeling (1 exemplaar voor de bestemmeling en 1 exemplaar voor de leverancier). De leveringsbon vermeldt: 

De naam van de leverancier;

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 22 van 51



Het nummer van het bestek;



Het nummer van de bestelbon;



De naam en het adres van de bestemmeling;



Het adres van de levering;



De datum van levering;



De geleverde toestellen en de geleverde aantallen.

De leveringsbon zal ondertekend en gedateerd worden door de bestemmeling (duidelijke vermelding van naam en dienst) en zal voorzien worden van een eenduidige identificatie. Indien om één of andere reden de levering niet kan worden uitgevoerd binnen de contractueel opgelegde termijn, dient de reden vermeld te worden op alle exemplaren van de origineel ondertekend en gedateerde leveringsbon. In het geval van huur en overeenkomstig art. 24 §2 van het KB van 26.09.1996 wordt de levering vastgelegd door middel van een proces-verbaal van voorlopige oplevering dat door de deelnemer/klant opgesteld wordt. De volledige documentatie van het toestel dient bij elke levering in het Nederlands bijgevoegd te worden. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE LEVERANCIER De toestellen moeten in perfecte staat geleverd worden. De verklaring van de bestemmeling op de leveringsbon duidt enkel op het aantal te leveren toestellen en de eventuele zichtbare schade. De eventuele schade veroorzaakt aan de roerende en onroerende goederen van de bestemmeling als gevolg van de levering en de opstelling van het materieel zijn de verantwoordelijkheid van de leverancier of zijn leveringsdienst en zullen op de kosten van de leverancier zo spoedig mogelijk hersteld worden, in zoverre de schade door de dienst van bestemming bij de levering werd vastgesteld. De aanbestedende overheid en de deelnemers/klanten zijn in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten van de leverancier die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid en de deelnemers/klanten tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. De leverancier is verantwoordelijk voor zijn onderaannemers. Alle aan de leverancier opgelegde verplichtingen gelden eveneens voor de prestaties die betrekking hebben op zijn onderaannemers. In geval van huur en in afwijking van art. 55§5 blijft de leverancier tot op het einde van het huurcontract verantwoordelijk voor het verhuurde toestel. ART. 56 – VERPAKKINGEN, AFVAL EN AFGEDANKTE TOESTELLEN Wanneer de toestellen op paletten geleverd worden dienen deze paletten door de leverancier op het ogenblik van de levering terug meegenomen te worden en mogen deze in geen geval achtergelaten worden. De verpakkingen evenals de afvalstoffen (kapotte onderdelen, …) dienen door de leverancier terug opgehaald te worden. De leverancier verbindt zich ertoe dit afval en/of deze verpakkingen te verwerken of te recycleren overeenkomstig de wettelijke, reglementaire of andere bepalingen die deze materie regelen. De leverancier verbindt zich ertoe de afgedankte toestellen weg te halen en te recycleren overeenkomstig de wettelijke, reglementaire bepalingen en tevens de hiervoor van kracht zijnde maatregelen over duurzame ontwikkeling te zullen uitvoeren. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 23 van 51

De verbruikte gebruiksgoederen (toners,…) daadwerkelijk gerecycleerd te worden.

dienen

teruggenomen

te

worden

en

De verwerking van de toners/cartridges dient volgens de vigerende wetgeving te gebeuren. TMVW moet maandelijks een overzicht krijgen van de opgehaalde en verwerkte toner/cartridges (volume/gewicht, EURAL-code, OVAM-nummer ophaler en verwerker, ophalingsdatum) en verwijderingsattesten. Voor de opslag van lege toners dient een gepast recipiënt aangeboden te worden. ART. 57 – WIJZEN VAN OPLEVERING AANKOOP – VOORLOPIGE OPLEVERING De voorlopige oplevering van de levering gebeurt door de deelnemers/klanten op de plaats van levering en dit zonder dat de leverancier een aanvraag hiertoe dient te doen. Het nazicht geschiedt op een aantal toestellen, door de deelnemer/klant te bepalen naargelang de belangrijkheid van de levering. Het resultaat van dit gedeeltelijk nazicht geldt voor de ganse levering. Mocht bij het keuren of bij het gebruik van de toestellen worden vastgesteld dat sommige daarvan een gebrek vertonen of niet overeenstemmen met hetgeen besteld werd, dan moet de leverancier deze op verzoek van de desbetreffende deelnemer/klant of van de leidende dienst zelf op zijn kosten vervangen. HUUR – VOORLOPIGE OPLEVERING De afgevaardigden terbeschikkingstelling opgemaakt wordt.

van de deelnemers/klanten de voorlopige oplevering uit,

voeren op de dag van waarvan het proces-verbaal

Het nazicht geschiedt op een aantal toestellen, door de deelnemer/klant te bepalen naargelang de belangrijkheid van de levering. Het resultaat van dit gedeeltelijk nazicht geldt voor de ganse levering. In het geval dat er tijdens de oplevering of tijdens het gebruik van de toestellen zou vastgesteld worden dat sommige van hen gebreken vertonen of niet overeenkomen met wat besteld werd is de leverancier op order van de betrokken deelnemer/klant of van de leidende dienst er toe gehouden deze op zijn kosten te vervangen. AANKOOP – DEFINITIEVE OPLEVERING De definitieve oplevering valt samen met het einde van de waarborgperiode. Zij is impliciet en indien de levering en het gebruik geen problemen heeft gegeven, geeft zij ook geen aanleiding tot enige formaliteit. HUUR – DEFINITIEVE OPLEVERING De afgevaardigden van de deelnemers/klanten voeren op einddatum van het huurcontract de definitieve oplevering uit en het toestel wordt overgemaakt aan de leverancier die het moet komen ophalen. Een proces-verbaal van overmaking zal opgesteld worden. ART. 63 - WAARBORG EN BESCHIKBAARHEIDSGRAAD De waarborg dekt de vervanging ten laste van de leverancier van de toestellen die defecten vertonen waardoor ze geen gebruik overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht toelaten (fabricagefout, abnormale slijtage, …). Een herstelling kan uit de waarborg uitgesloten worden als bewezen kan worden dat het defect te wijten is aan slecht gebruik of door het gebruik (van de bestemmeling) van niet-conforme gebruiksgoederen (toners). Al het nieuwe vervangmaterieel is eveneens gedekt door de waarborg gedurende een periode die gelijk is aan deze oorspronkelijk voorzien in de offerte.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 24 van 51

AANKOOP Voor alle toestellen bedraagt de waarborg minimum twee jaar. De inschrijver kan een langere waarborgperiode aanbieden, op het geheel of op een gedeelte van zijn offerte. Deze termijn zal bepaald worden in de offerte. Gedurende de waarborgperiode, zullen slecht werkende toestellen die geen normale werking verzekeren en waarvan herstelling mogelijk is, ten koste van de leverancier hersteld worden. Indien blijkt dat de termijn van herstelling niet toelaat de beschikbaarheidsgraad te eerbiedigen, is het in belang van de leverancier om zo vlug mogelijk te voorzien in een vervangtoestel. Als een toestel in herstelling wordt gegeven, dan wordt de waarborgtermijn opgeschort tot de inwerkingsstelling van dit toestel. Indien zo een herstelling onmogelijk is, vervangt de leverancier de betrokken levering op zijn kosten, binnen een termijn gelijk aan de contractuele leveringstermijn. Deze vervangleveringen zijn onderworpen aan de volledige waarborg. HUUR In afwijking van art.55 § 5 blijft de leverancier tot op het einde van het huurcontract verantwoordelijk voor het verhuurde toestel en dient hij al het onderhoud en de herstellingen uit te voeren. Ingevolge art. 23§2 2° van het KB van 26.09.1996 heeft de leverancier er zich toe verbonden het onderhoud te waarborgen en alle nodige herstellingen uit te voeren om de toestellen gedurende de hele duur van de huur in goede staat van gebruik te houden. BESCHIKBAARHEIDSGRAAD De leverancier is er toe gehouden alle verplichtingen na te leven die hem door het onderhoudscontract opgelegd worden. De bestemmeling stelt de onbeschikbaarheid van het toestel vast door middel van een proces-verbaal waarop de datum en uur van de aanvraag tot tussenkomst en van heropstarten na tussenkomst vermeld staat. De beschikbaarheidsgraad kan op basis van de PV´s berekend worden. Overeenkomstig art. 27§3 3° alinea van het KB van 26.09.1996, is de onderhoudspremie (aankoop en huur) en de huur door de deelnemer/klant niet verschuldigd tijdens de periodes waarin de toestellen door het in gebreke blijven van de leverancier niet kunnen gebruikt worden. Deze verminderingen zal bij de jaarlijkse regularisatie verrekend worden. ART. 66 - GEBREKKIGE UITVOERING - MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID In afwijking van art. 66 § 1, in geval van laattijdige uitvoering, zullen door de deelnemer/klant boetes worden toegepast vanaf de eerst werkdag volgend op het verstrijken van de bepaalde uiterste termijn. Het bedrag van de boete wordt afgetrokken van het aan de klant te factureren bedrag. LEVERING AANKOOP EN HUUR In geval van niet-naleving van de leveringstermijn, kunnen door de klant boetes toegepast worden. De boetes worden per toestel als volgt berekend: 

Niet naleving van de termijn: € 100



Vanaf de 16e kalenderdag vertraging, per werkdag bijkomende vertraging: € 100.

ONDERHOUD AANKOOP EN HUUR De leverancier heeft zich verbonden tot alle tussenkomsten binnen een in zijn offerte vastgelegde termijn. Deze termijn begint te lopen vanaf het overmaken (per fax of op ieder andere manier die toelaat de datum van versturing éénduidig te bepalen) van vraag tot tussenkomst door de deelnemer/klant. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 25 van 51

In geval van niet naleving van deze termijn , kunnen door de deelnemer/klant boetes toegepast worden. De boetes worden per toestel als volgt berekend: 

Niet naleving van de termijn: € 100



Per werkdag bijkomende vertraging: € 100.

Bovendien, overeenkomstig art. 27 § 3 3e alinea van het KB van 26.09.1996, is de huurprijs door de deelnemer/klant niet verschuldigd tijdens de periodes waarin deze toestellen door het in gebreke blijven van de leverancier niet kan gebruiken. BESCHIKBAARHEIDSGRAAD Ingeval de gewaarborgde beschikbaarheidsgraad niet gehaald wordt kan de deelnemer/klant een boete toepassen. Deze boete wordt per toestel en per trimester toegepast en wordt bepaald op 3% op het totaal te factureren trimestrieel bedrag van het desbetreffende toestel. Deze boete zal bij de jaarlijkse regularisatie verrekend worden.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 2 – 26 van 51

DEEL 3 – TECHNISCHE EN INHOUDELIJKE BEPALINGEN Dit deel beschrijft de inhoudelijke elementen van de opdracht. De specificaties zijn te beschouwen als minimumspecificaties tenzij anders aangegeven in het bestek en/of technische fiches. Er zijn een 20-tal apparaten gedefinieerd:

Technische fiche Hoofd Functionaliteit : P:print / S:scan /C:Copy/F:fax ZwartWit / Kleur Formaat min. Verplichte optie FAX Constante uitvoersnelheid in ZW ppm ≥ Geïntegreerde netwerkkaart Gemiddeld aanbevolen pagina's per maand ≥




nr 1

PRINT A4 (ZW & CO) nr 2 nr 3

nr 4

P

P

P

P

ZW A4 N

ZW A4 N

ZW/CO A4 N

ZW/CO A4 N

25

35

20

30

J

J

J

J

-

-

-

-

P,S,C,F A4 (ZW & CO) nr 5 nr 6 P,S,C,F

P,S,C,F

ZW A4 J

ZW/CO A4 J

15

25

J

J

2.000

2.500

P,S,C,F A3/A4 (ZW) nr 10 nr 11 nr 12

nr 7

nr 8

nr 9

nr 13

nr 14

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C

P,S,C

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 J

ZW A3/A4 N

ZW A3/A4 N

20

30

40

50

60

70

80

95

J

J

J

J

J

J

J

J

4.000

8.000

10.000

20.000

25.000

30.000

75.000

100.000

nr 15

nr 16

P,S,C,F A3/A4 (ZW & CO) nr 17 nr 18

nr 19

nr 20

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

P,S,C,F

ZW/CO A3/A4 J

ZW/CO A3/A4 J

ZW/CO A3/A4 J

ZW/CO A3/A4 J

ZW/CO A3/A4 J

ZW/CO A3/A4 J

20

30

40

50

60

70

J

J

J

J

J

J

3.000

5.000

10.000

12.000

25.000

35.000

Voor elk apparaat moet er een technische fiche ingevuld worden (zie deel 6). Aan de hand van deze fiche zal de inschrijver zijn standaardtoestel configureren. Tevens dient de inschrijver op te lijsten welke accessoires en/of mogelijke opties worden aangeboden om het toestel uit te breiden of het toestel optimaal te gebruiken in een hedendaagse informatica-/bureauticaomgeving. In de inventaris (zie deel 7) worden de prijzen voor

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 3 – 27 van 51

het standaardtoestel, de accessoires en/of opties en de clickprijzen (onderhoudspremie) per toestel opgegeven. Aldus wordt een catalogus opgebouwd. De leidende dienst behoudt zich het recht voor om bepaalde aangeboden accessoires en/of opties te schrappen, hetzij tijdens de gunning van de opdracht, hetzij later door een unilaterale notificatie. Bepaalde accessoires en/of opties die eerder werden geschrapt kunnen opnieuw opgenomen worden in het contract wanneer de leidende dienst dit noodzakelijk acht. De catalogus is dus geen vaste lijst en kan door de leverancier worden aangepast, mits akkoord van de leidende dienst, op voorwaarde dat men binnen het domein blijft dat door dit bestek beoogd wordt. In de loop van het contract kan de selectie van de artikels (apparaten en accessoires/opties) op aanvraag van de leverancier of van de leidende dienst aan de nieuwigheden van de markt aangepast worden. Deze aanvragen voor selectiewijziging kunnen vanaf de notificatie van gunning en op elk moment gebeuren. De selectiewijzigingen geven geen aanleiding tot een prijsherziening naar boven toe. Kwaliteitswijzigingen zullen slechts aanvaard worden indien de kwaliteit beter is dan deze van de offerte. Al de geleverde apparaten moeten: 

nieuw en ongebruikt zijn. In geval van een korte huurtermijn ( kleiner dan of gelijk aan 3 jaar) zal de leverancier een gebruikt toestel aanbieden. Dit toestel moet dezelfde mogelijkheden hebben als een nieuw toestel en zal voldoen aan alle criteria betreffende waarborg, …. . De inschrijver zal aangeven hoe zijn prijszetting voor deze toestellen zal zijn. Deze huurprijzen kunnen echter nooit hoger zijn dan de opgegeven huur- en/of clickprijzen van de “nieuwe toestellen”;



geleverd worden met een “reservekit” met extra toner en toebehoren die de leverancier noodzakelijk acht voor de goede werking zoals bijvoorbeeld opvangbak voor toner;



(minimum) A3 en A4 papier kunnen verwerken. Dit is niet noodzakelijk voor de printers (technische fiche 1 tot en met 4) en de multi-functionals A4 (technische fiche 5 en 6);



met gerecycleerd papier kunnen werken;



uitgerust zijn met een display/aanraakscherm met de gebruiksaanwijzing en probleemmeldingen in het Nederlands of Frans. Dit is niet noodzakelijk voor de printers (technische fiche 1 tot en met 4). Er zal een duidelijke opsplitsing van de verschillende functionaliteiten (print/scan/copy/fax) zijn;



kunnen vergroten en verkleinen;



beschikken over een automatische documententoevoer;



duplex (recto verso) kunnen printen. Dit is niet noodzakelijk voor de printers (technische fiche 1 tot en met 4);



uitgerust zijn met 2 laden. Dit is niet noodzakelijk voor de printers (technische fiche 1 tot en met 4);



beveiligd kunnen printen. Dit is niet noodzakelijk voor de printers (technische fiche 1 tot en met 4);



ingeval van scanning naar doorzoekbare pdf´s en pdf´s met maximale compressie scannen (bijvoorbeeld PDF/A);



foutloos printen in onze netwerkomgeving en uit onze ERP systemen. De beschrijving van deze omgeving en het ERP pakket is weergegeven in bijlage 2 “Case”;



beantwoorden aan al de eisen van de Europese normen inzake veiligheid en in het bijzonder NBN EN 61140 Bescherming tegen elektrische schokken en de Richtlijn 2004/108/EG betreffende de elektromagnetische comptabiliteit;

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 3 – 28 van 51



dienen voorzien te van het wettelijk vereiste CE-keurmerk;



uitgerust zijn met een ozonfilter;



de voedingskabels en aansluitkabels moeten meegeleverd worden;



gevoed worden met een netspanning van 230 V (+/- 10%) en met een frequentie gelijk aan 50 Hz (+/- 3%).

De inschrijver dient in de technische fiche een aantal waarden op te geven: 

de lawaai-emissie ter hoogte van de operator bij gebruik van de machine in db(A);



de lawaai-emissie ter hoogte van de operator bij stand-by van de machine in db(A);



de warmte-emissie bij gebruik van de machine in kW;



de warmte-emissie bij stand-by van de machine in kW;



de emissie van chemische stoffen zoals, fijn stof, ozon, benzeen, TVOC,… in mg/uur en de concentraties van de emissies in mg/m³;



de grootte van de aanbevolen ruimte waarin het toestel kan geplaatst worden zonder afzuigsysteem in m³;



de aanbevolen luchtverversing indien het toestel in een ruimte geplaatst wordt kleiner dan de aanbevolen ruimte in m³/uur.

Bij de offerte zullen alle documenten gevoegd worden die aantonen dat de toestellen voldoen aan de voorgestelde emissies. Voor de uitrol van de diverse toestellen dient er, per deelnemer/klant, een „roll out‟ document gemaakt te worden waarin alle parameters en settings (ook de variabele) beschreven staan specifiek voor die deelnemer. Alle toestellen die bijgevolg bij die deelnemer geleverd worden, dienen geconfigureerd te worden zoals beschreven in het eerder opgemaakte „roll out‟ document om aldus tot een uniforme configuratie van alle toestellen te komen. Vooraleer een herstelling uit te voeren dient de inschrijver (leverancier) alle mogelijke middelen aan te wenden om een copy te maken van het adresboek, de gebruikersinstellingen en de ingestelde parameters zodat het toestel na de interventie in zijn oorspronkelijke toestand kan terug geplaatst worden. Indien dit niet mogelijk is, dient bij herconfiguratie van het toestel het „roll out‟ document gevolgd te worden. Het verzekerde onderhoud bij huur of het omnium onderhoudscontact bij aankoop verplicht de leverancier tot: 

het regelmatig reinigen, het nazien en op punt stellen van het toestel;



het uitvoeren van herstellingen, de levering van verbruiksgoederen (met uitzondering van papier en nietjes), de vervanging van versleten of defecte stukken inclusief alle verplaatsingen en kosten (levering, werkuren, …);



de ondersteuning van de gebruikers door een helpdesk;



een beschikbaarheidsgraad van 95 % (per trimester) van het materieel te verzekeren. De inschrijver zal opgeven hoe de beschikbaarheidsgraad zal bepaald/gemeten worden (zie gunningscriteria). Indien de beschikbaarheidsgraad niet gehaald wordt dan zal een boete toegepast worden (cfr. art. 66 pag. 26). Preventief onderhoud op afspraak en interventies ten gevolge van gebruikersfouten worden niet in rekening gebracht ;



een defect toestel wordt vervangen door een identiek of gelijkaardig nieuw toestel met op zijn minst dezelfde opties en prestaties indien een toestel 4 interventies per maand heeft en dit gedurende twee opeenvolgende maanden of indien het toestel niet beschikbaar is gedurende 7 dagen;

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 3 – 29 van 51



het verzekeren zonder onkosten en binnen een interventietermijn van 8 uur van elke gevraagde tussenkomst in gevolge de slechte werking van het toestel. De tussenkomsten gebeuren tijdens de werkuren van de betrokken deelnemer/klant. De reparatietijd bij panne mag de interventietermijn niet overschrijden. Bij niet naleving van deze termijnen zal een boete toegepast worden (cfr. art. 66 pag. 26);



het bijhouden van een (digitaal/on line) onderhouds/interventie/logboek per toestel dat ten allen tijde door de deelnemer/klant kan geraadpleegd worden;



de updates van de gebruikte systeemsoftware en/of drivers, wanneer deze updates worden vereist door de leverancier en wanneer ze worden goedgekeurd door de deelnemer/klant;



de updates van de systeemsoftware, de gebruikte configuratieen exploitatieprogramma´s en/of drivers in het geval de vervanging van defecte onderdelen dit nodig zou maken;



indien een beheersysteem wordt aangekocht/gehuurd het onderhoud van dit beheersysteem.

Het preventief onderhoud kan plaatsvinden tijdens de normale werkuren van de deelnemer/klant volgens een overeen te komen planning die het normale gebruik van de systemen/toestellen zo min mogelijk verstoort. Goed onderhoud is essentieel om de kwaliteit te handhaven en storingen te voorkomen. De leverancier geeft aan hoe het onderhoud van de verschillende apparaten wordt opgevolgd en welke de maatregelen zijn om het park in optimale conditie te houden. De te leveren diensten en daaraan verbonden service niveaus zoals beschikbaarheidsgraad en interventietermijn worden overeengekomen tussen de bestellende overheid en de leverancier en worden formeel vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). De specificaties die hierboven beschreven worden zijn te beschouwen als minimale specificaties die samen een basis SLA vormen. De leverancier dient zijn service management of SLA te preciseren en beschrijft deze dienstverlening in een nota (zie gunningscriteria). De inschrijver kan een aangepaste SLA voorstellen en per apparaat gaan differentiëren. De onderhoudspremie zal in verhouding zijn tot het aantal gemaakte afdrukken/kopieën. Volgende dienstverlening wordt van de leverancier verwacht: 

screening en optimalisatie van het “printerpark” en geïntegreerde oplossing;



oplevering van een oplossing;



remote management;



fleet management rapportage.

het uitwerken van een

Voor het ontwerpen van een geïntegreerde oplossing zal de leverancier rekening houden met onderstaande aspecten: 

doordat organisaties en in het bijzonder TMVW steeds meer onderhevig zijn aan veranderingen is flexibiliteit zeer belangrijk. Elke organisatie is op zoek naar de meest uitgebalanceerde afdrukomgeving waardoor een kostenbesparing wordt gerealiseerd en waarbij duurzaam printen niet uit het oog verloren wordt. Door over te gaan naar een nieuwe afdrukomgeving wordt een verlaging van de Total Cost of Printing nagestreefd. Het standaardiseren en consolideren van de infrastructuur is een belangrijke verbetermaatregel voor duurzaamheid en kostenreductie. Op basis hiervan kan een efficiënte en effectieve uniforme infrastructuur worden gedefinieerd;



verscheidene afdelingen werken met vertrouwelijke stukken. De nieuwe afdruk omgeving zal het moeten mogelijk maken dat er beveiligd kan geprint worden bijvoorbeeld via PIN code printen. De documenten worden pas afgeprint na het

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 3 – 30 van 51

ingeven van de pincode. Deze mogelijkheid kan per individuele gebruiker aan en uitgeschakeld worden. In het kader van duurzaam printen kan overwogen worden om opdrachten welke niet worden vrijgegeven na verloop van tijd automatisch te verwijderen. Eventueel kan er gewerkt worden met Pull-printing; 

de meeste apparatuur heeft functionaliteiten om bij te dragen aan de duurzaamheid, waaronder de slaapstand, nachtschakeling en dubbelzijdig afdrukken. Het is belangrijk dat deze worden toegepast en periodiek worden getoetst;



een efficiënte en geautomatiseerde logistiek voor toner en standaardsupplies zorgt voor just in time levering. Bijvoorbeeld levering van de juiste toner op basis van het daadwerkelijke tonerverbruik van de individuele apparatuur. De voorraad wordt geminimaliseerd en er worden geen verkeerde toners besteld;



het fleet management van de toestellen bij een deelnemer/klant;



de aangereikte oplossingen zijn bij voorkeur door IT te beheren vanuit het gebruikersprofiel in de Active Directory.

De focus van de opdracht is dus niet enkel het leveren van apparatuur en het contracteren van volume. De inschrijver dient ook aan te geven in een plan van aanpak hoe de dienstverlening wordt ingevuld en welke specifieke meerwaarde de inschrijver kan aanbieden. Dit plan van aanpak zal de inschrijver in het bijzonder toepassen op de case (zie bijlage 2). De inschrijver geeft duidelijk aan welke dienstverlening inbegrepen is in de huur/aankoopprijs van de apparaten of de prijs van het onderhoudscontract. De overige kosten voor dienstverlening worden beschouwd als consultancy en de inschrijver geeft in de inventaris de consultancytarieven op per uur, per halve dag en per dag. De verplaatsingskosten zijn inbegrepen in deze tarieven.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 3 – 31 van 51

DEEL 4 BIJLAGEN

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 32 van 51

BIJLAGE 1 OVERZICHT TOESTELLEN TMVW LOCATIE TMVW beschikt momenteel over een printer en multi-functional park van 79 toestellen verspreid over verschillende vestigingen. Het grootste aantal apparaten staan opgesteld in: Asse, Brugge, Gent Strop, Gent ICC en Ronse, hier zitten ook de meeste medewerkers. De details en een schatting van een gemiddeld maandverbruik per vestiging zijn weergegeven in onderstaande tabel :

Vestigingen

Aantal

Gemiddeld maandverbruik

toestellen

per vestiging (zonder scans)

Gent Strop

37

323 791

Asse

7

21 306

Brugge

7

24 933

Ronse

5

19 532

Gent ICC

4

36 458

Gent Scheldegebouw

3

24 116

Beersel

2

3 969

Hautrage

1

212

Buggenhout

1

107

Dendermonde

1

493

11

301

Aquafit Sportaccomodaties ( 11 sites met elk 1 toestel)

Door een aantal herschikkingen en de ingebruikname van een aantal nieuwe locaties is bovenstaande verdeling deels hertekend en is er geen 1 op 1 vervanging van de opgelijste toestellen. SAMENSTELLING Het totale park bestaat uit 58 zwart/wit en uit 21 kleur toestellen en deze worden grotendeels als volgt gebruikt : Toepassing Afdrukken (z/w) Afdrukken (kleur) Kopie (Z-W) Kopie (kleur) Fax (Z-W) Scannen

AD-ALL-12-001

Gemiddeld (mnd) 209 48 169 27 1 72

968 116 168 472 686 884

04-03-2013

Deel 4 – 33 van 51

De verdeling van het aantal multi-functionals ten opzichte van het aantal printers bedraagt: 47 multi-functionals ten opzichte van 32 printers. Er wordt gebruik gemaakt van 14 families (groep van types). Een gedetailleerde beschrijving van het park in de hoofdzetel wordt beschreven in bijlage 2 “De case”. FUNCTIONALITEITEN Alle multi-functionals en enkele printers kunnen duplex afdrukken. De meeste toestellen zijn uitgerust met een fax-functionaliteit. Alle multi-functionals zijn uitgerust met een display in combinatie met een toetsenbediening. De snellere machines beschikken over een touchscreen of aanraakscherm. Enkele machines zijn uitgerust met een finisher en de hoog volume printer is uitgerust met een bookletfinisher.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 34 van 51

BIJLAGE 2 CASE Recent heeft TMVW een aantal nieuwe vestigingen in gebruik genomen en zal in de toekomst een nieuwe printerinfrastructuur uitgebouwd worden. Hierdoor zal er geen 1 op 1 vervanging van de toestellen (printers en MF) aan de orde zijn maar dient de leverancier een screening en optimalisatie van het “printerpark” uit te voeren en een geïntegreerde oplossing uit te werken. Voor onderstaande situatie wordt gevraagd een oplossing uit te werken. De hoofdzetel van de TMVW is recentelijk verhuisd naar een nieuw opgetrokken gebouw. Dit gebouw bestaat uit een gelijkvloerse verdieping en twee bovenverdiepingen. Bijna alle afdelingen hebben hun vroegere multi-functional (mfp) en/of printer meegenomen naar hun nieuwe werkomgeving. Alle multi-functionals maken deel uit van een contract. Het IT-platform bestaat uit Win2008 R2 SP1 64bit servers. Indien de software dit toelaat worden de servers gevirtualiseerd. Het virtualisatie platform is VMWare Versie ESX 4.1 Update 1 en zal later omgeschakeld worden naar de versie ESX 5.0 Update1. Het citrix platform bij TMVW is Citrix XenApp for Windows Version: 6.0.0 (Product Build Number: 6410) draaiende op Windows Server 2008 R2 Enterprise Service Pack 1, 64Bit. Later zal overgeschakeld worden naar versie 6.5 van Citrix. Het OS van de clients is hoofdzakelijk Win7 SP1 64 bit met nog een paar oude WinXP. De basis versie van de ERP systemen (SAP) is 7.31. De componenten PPM en BW staan momenteel op versie 7.02. De Solution Manager staat op versie 7.01. De voorkeur gaat naar drivers/printers die het PCL 6 protocol ondersteunen. Naast ondersteuning voor SAP is ook ondersteuning voor SAP Document Presentment by Open Text gewenst. OPDRACHT De case bevat 2 opdrachten namelijk toepassing van het algemeen plan van aanpak op deze omgeving (zie gunningscriterium 2) en toepassing van de voorgestelde prijzen op de voorgestelde oplossing (zie gunningscriterium 1). Deelopdracht 1 Beschrijf in detail (max. 10 A4-pagina‟s, arial 10):           

plan van aanpak van dit specifiek project; functionaliteitsanalyse; technische analyse en design; implementatietraject (testing, …); integratie met Active Directory (LDAP); uitroltraject; training en opleiding; nazorg, SLA‟s, …; visie op de toekomst en mogelijke actiepunten die kunnen mee opgenomen worden; de aankoopmogelijkheden van de toestellen tijdens de looptijd van de overeenkomst; …

Hierbij wordt rekening gehouden met enerzijds de gegevens van het bestek en anderzijds alle aspecten hierna aangehaald. Deelopdracht 2 Bepaal de totale kostprijs van de voorgestelde oplossing en dit op basis van de ingevulde technische fiches, inventarissen en de voorgestelde tarieven voor consultancy. Pas de aangeboden prijzen (tarieven) toe op de voorgestelde oplossing. AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 35 van 51

DOELSTELLING Het is de bedoeling om vanuit de bestaande omgeving (zie beschrijving verder in dit document) een voorstel uit te werken om tot een optimaal en toekomstgericht platform te komen rekening houdend met onderstaande punten : ALGEMEEN Totale kostprijs Er dient gestreefd te worden naar een verlaging van de TCoP (Total Cost of Printing) maar ook naar efficiëntie- en effectiviteitsverbetering. Via welke maatregelen zal de inschrijver deze TCoP proberen te verlagen? Het decentraal aanbieden van kleur heeft tot gevolg dat er meer kleurafdrukken of kopieën worden gemaakt, wat zeker zijn invloed heeft op het afdrukbudget. Hoe zal de inschrijver dit in de hand houden? Wat ook tot besparing kan bijdragen is het routeren van printopdrachten op basis van in te stellen regels. De regels moeten gekoppeld zijn aan Active Directory/LDAP en deze dienen tot doel te hebben:  grote printopdrachten om te leiden naar grotere meer kostefficiëntere printers;  mails standaard in zwart/wit af te drukken doch voor een beperkte groep moet nog de mogelijkheid bestaan om mails in kleur af te drukken;  maken van groepen/profielen en budgets om users al dan niet toe te laten om in kleur te printen, …;  printopdrachten moeten kunnen worden doorgestuurd naar printers die minder worden gebruikt;  automatisch printen naar de next available printer binnen een bepaalde groep bij defect toestel of toestel met een lege toner; Beschrijf hoe je dit zou realiseren en wat je hiervoor aan hardware en software nodig hebt. Flexibiliteit Doordat de organisatie steeds meer onderhevig is aan veranderingen, is flexibiliteit zeer belangrijk. Via opvolgmeetings en rapportagetools wordt het park geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig en mogelijk. Deze rapportagetools moeten toelaten om het gebruik van uw printinfrastructuur te begrijpen en te optimaliseren zoals bijvoorbeeld de rapportage op gebruikers-, afdelings- of projectniveau. De tools moeten ook toelaten om het gebruik van printen, kopiëren, scannen, … in zwart/wit en in kleur binnen de organisatie in kaart te brengen en dit via rapporten en statistieken. Redundantie Er dient gekeken te worden naar consolidatie doch steeds met redundantie in het achterhoofd en met bijkomstige voorwaarde dat je alle afdrukapparatuur dient netwerk geconnecteerd te maken. Kwaliteit Het streven naar een park dat uitgerust is met toestellen die een goede kwaliteit afleveren en zelden in storing gaan (dus vermindering van de down time) is een hot topic. Welke kwaliteitsgaranties biedt de inschrijver aan en onder welke vorm ? Service Men kan door het proactief capteren van: onderhoudsbeurten, foutmeldingen, nood aan toners en andere supplies de service naar de gebruikers toe verbeteren. Hierbij is een

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 36 van 51

goede en vlotte pechverhelping (mogelijks vastgelegd in SLA‟s) essentieel. Hoe worden de SLA´s gebruikt om dit te ondersteunen (per machine en/of het park) ? TOEKOMSTGERICHT Er dient een voorstel uitgewerkt te worden naar beveiligd printen, follow-me printing, guest printing en mobile printing. Bijzondere aandacht dient besteed te worden aan de schaalbaarheid van de omgeving en aan scanning of digitalisering. Beveiligd printen Sommige afdelingen werken met vertrouwelijke documenten en maken daarom gebruik van lokale printers. Bij het nieuw printpark dient elke user over de mogelijkheid te beschikken om beveiligd te printen en dit minimaal via de ingave van een pincode. Op die manier wordt vermeden dat geprinte documenten onbeheerd achtergelaten worden bij de printer en/of door de andere personen kunnen worden opgehaald. Deze mogelijkheid moet ook, per individuele gebruiker, aan- en uitgeschakeld kunnen worden. Door het gebruik van pincode printing verhoogt de productiviteit van de gebruiker als er geen login/password dient ingevoerd te worden op het afdrukapparaat. Badge printing is een uitbreiding hierop doch valt buiten de scope. Follow-me printing (of pull printing) Dit leunt sterk aan bij beveiligd afdrukken doch hier wordt niet meer geprint naar één welbepaalde printer. De afdruk dient dus de gebruiker te volgen of met andere woorden op eender welk toestel waar de gebruiker zich aanbiedt, verschijnt na authenticatie automatisch de doorgestuurde opdracht. Is het geviseerde toestel bezet of defect, dan biedt men zich dus gewoon aan bij een ander toestel. Alle voordelen van beveiligd afdrukken zijn hier ook van toepassing. Schaalbaarheid De nieuwe omgeving moet toekomstvast zijn en schaalbaar om toekomstige (digitale) ontwikkelingen hierop te kunnen aansluiten. Scanning of digitalisering Gelieve te beschrijven hoe onderstaande items kunnen opgelost worden, welk platform hiervoor nodig is (welke hard- en/of software) en of er aanpassingen aan de TMVWinfrastructuur nodig zouden zijn en zo ja welke:     

rechtstreeks scannen naar SharePoint vanaf elke MFP; van op elke multi-functional dient color scanning mogelijk te zijn; scannen naar doorzoekbare pdf‟s vanaf elke multi-functional; voorstel om aan hoog-volume scanning te doen naar PDF/A zoals bepaald in de norm ISO 19005 zowel vanaf een centraal punt als vanaf decentrale punten; scannen met de hoogst toegelaten compressie om zo, minimale storageruimte in te nemen.

TRAINING EN ONDERSTEUNING Bij de implementatie en integratie alsook de fine-tuning en nazorg van de omgeving zowel op server als op cliënt niveau dient de nodige begeleiding voorzien te worden. Welke tools stelt de inschrijver ter beschikking van de helpdesk om de users die zich op een remote locatie bevinden te ondersteunen bij mogelijke vragen en/of problemen ? Aandacht dient ook besteed te worden aan gebruikers- en beheerderstraining. Hoe wordt de training opgezet en volgens welk principe ?

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 37 van 51

GEBRUIKSMOGELIJKHEDEN EN GEBRUIKSGEMAK Er dient gekeken te worden om de functionaliteiten op de werkplekken te verbeteren. Enkele aandachtspunten zijn hierbij:     

vlotte aansturing van de diverse laden; welke drivers worden er gebruikt; eenvoudig scanning via users uit een adresboek met centrale backup van het adresboek (indien mogelijk); handige toestel display in de Nederlandse/Franse taal; een oplossing om op een locatie boekjes te kunnen maken. Op welke copier zou je deze optie voorzien ?

BEHEERSBAARHEID EN REMOTE SERVICES De druk op de beheersbaarheid van het park neemt toe naarmate het aantal afdrukapparaten afneemt en het totaal aantal afdrukken blijft stijgen. Met beheersoftware kan het overbodig printen kopieergebruik aan banden gelegd worden. En door de verdere integratie van kopieer, scan en printomgeving dient er zeker gedacht te worden aan vereenvoudiging in beheer en beheersbaarheid. Hierbij dient aandacht te gaan naar: asset-beheer, driverbeheer, centraal beheermanagement, uniforme configuratie en proactief verhelpen van storingen en/of een vlotte afhandeling ervan. Beheer van de toestellen  

Hoe ver reikt het asset beheer en beschrijf hoe de toestellen remote kunnen beheerd worden zonder aanschaf van extra te betalen software. Hoe kunnen zowel beheerders als gebruikers de status van hun printer en tonerinhoud zien ? Behoort het sturen van een e-mail naar de verantwoordelijke van de printer bij een laag tonervolume tot de mogelijkheden ? Zelfde vraag voor het sturen van een mail naar de systeembeheerders bij netwerk- en communicatieproblemen.

Remote Services Hieronder verstaan we voornamelijk het beheer van de toestellen en de automatische doorgifte van tellerstanden en aanvulling van verbruiksartikelen zoals inkt/toner. Door dit te automatiseren wordt veel tijd en moeite bespaard en de down time tot een minimum herleid. Tellerstanden Beschrijf hoe het uitlezen van de tellerstanden van alle printers en multi-functionals verspreid over het volledige netwerk (diverse locaties) kan geautomatiseerd worden. Worden deze cijfers automatisch doorgegeven of dient de organisatie hier nog een manuele actie voor uit te voeren: zo ja, welke ? Op welke manier krijgt TMVW toegang tot deze cijfers en hoe worden deze gepresenteerd (lijsten, rapporten) ? Verbruiksartikelen Kan er gewerkt worden met automatische verwerking en afhandeling van verbruiksmaterialen. Met andere woorden: zijn de afdrukeenheden in staat om automatisch een mail te versturen of een ander signaal te lanceren naar de toeleveraar zodat zonder tussenkomst AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 38 van 51

van de gebruiker steeds voorzien wordt in een reserve toner en/of andere supplies. De levering hiervan dient dan uiteraard te gebeuren op de locatie van het toestel.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 39 van 51

GEGEVEN Print- en Kopieeromgeving In de hoofdzetel aan de Stropstraat 1 wordt er hoofdzakelijk gewerkt met 5 printlokalen :   

1 centrale copy room op de gelijkvloerse verdieping 3 printlokalen op de 1e verdieping 1 printlokaal op de 2e verdieping

Naast deze 5 printlokalen staan nog enkele printers en/of multi-functionals verspreid opgesteld. Een inplantingsplan van de printlokalen per verdieping is bijgevoegd in bijlage 3, 4 en 5. In bijlage 6 is een overzicht van het aantal gemaakte afdrukken. Deze cijfers zijn grotendeels gebaseerd op de situatie van voor de ingebruikname van de nieuwbouw. Daar deze nog maar 2 maanden in gebruik genomen is zijn deze aantallen dus slechts een indicatie voor het gebruik van de toestellen. 0e verdieping Personeelsbezetting : op deze verdieping bevinden zich weinig users. 





In de centrale copy room (lokaal 2) bevinden zich onze zwart/witte business multifunctional MFP105 en een hoog volume kleuren multi-functional MFP106. Beide toestellen zijn uitgerust met meer functionaliteiten dan de andere toestellen binnen TMVW. Hier gebeurt vooral het centraal copy werk door 2 operators in opdracht van andere diensten. Verhoudingsgewijs wordt hier minder op geprint. Naast de centrale copy room is er ook een klantenbalie ingericht (lokaal 1). Hier staan 2 kleine netwerkprinters met eerder beperkt gebruik (geen concrete cijfers beschikbaar). Er bevindt zich ook een kleine netwerkprinter MFP101 in het lokaal van de vakbondsvrijgestelden (lokaal 3).

1e verdieping Personeelsbezetting: op deze verdieping bevinden zich 5 diensten met in totaal 148 users: aankoop (25), bedrijfsinfrastructuur (13), financiën (24), audit & methode (8) en klantenwerken (78). 





In printlokaal nr.1 staan : 2 mid-size multi-functionals MFP110 & MFP111 samen met een kleine printer MFP138. Deze worden hoofdzakelijk gebruikt door „Klantenwerken‟ en „Audit & Methode‟. In printlokaal nr.2 staan : 2 mid-size multi-functionals MFP109 & MFP148 samen met een kleine printer MFP134. Deze worden hoofdzakelijk gebruikt door „Klantenwerken‟ en „Financiën‟. In printlokaal nr.3 staan : 2 mid-size multi-functionals MFP102 & MFP149 samen met een kleine printer MFP163. Deze worden hoofdzakelijk gebruikt door „Aankoop‟ en „Bedrijfsinfrastructuur‟.

2e verdieping Personeelsbezetting: op deze verdieping bevinden zich 4 diensten met in totaal 50 users: marketing (9), HRM (19), directie (10) en Algemeen administratief beheer (12). 

In het enige printlokaal (lokaal 1) staan: 2 mid-size multi-functionals MFP104 & MFP114. Deze worden zowat door elke dienst gebruikt.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 40 van 51

   

De algemeen directeur (lokaal 2) beschikt over een individuele z/w printer (niet aangesloten op het netwerk) opgesteld in zijn bureau. In het lokaal van de secretaris van de „algemeen directeur‟ (lokaal 3) staat een kleine multi-functional MFP164 die tevens dienst doet als centrale fax voor de TMVW. Op het bureau van het diensthoofd van HRM staat ook nog een z/w netwerkprinter MFP136 opgesteld (lokaal 4). Eén printer MFP137 van de afdeling HRM wordt gebruikt voor het uitprinten van loonfiches en staat op de 2e verdieping bij de dienst HRM op een lage kast (locatie 5).

Scan omgeving De TMVW heeft met haar huidige afdrukomgeving de mogelijkheid tot het breed digitaliseren van papieren documenten (scannen). Dit kan naar verschillende locaties :  

UNC path op een file-server of lokaal op disk; naar een e-mail adres met op de achtergrond verschillende bestemmingen zoals SAP, Public Folders in Outlook en persoonlijke inbox van de users.

Daar de opslag van ingescande files in de praktijk niet meer gebeurt op een dedicated file-server via een UNC-path doch op onze SharePoint omgeving en ook meer en meer mails met hun bijlage(n) opgeslagen worden op SharePoint is het wenselijk dat de ingescande documenten niet meer van het type ondoorzoekbare pdf doch van het type doorzoekbare pdf zijn. Tevens zou het kunnen inscannen in kleur zeker een meerwaarde zijn. De huidig ingescande documenten worden bijna overal omgezet naar ondoorzoekbare PDF bestanden. Gezien de papier-opslagcapaciteit beperkt te houden zal er in de toekomst meer en meer gedigitaliseerd worden. De hoeveelheid te digitaliseren data zal daarom sterk toenemen en bijgevolg zal de verwerking ook vlotter dienen te verlopen. Fax omgeving Meerdere multi-funtionals zijn uitgerust met een fax module. Er zijn echter slechts 4 faxen actief. Voor de dienst Klantenwerken wordt er gewerkt met een windows fax-server en niet met een fax module van een multi-functional. Er komen op onze windows fax per werkdag gemiddeld 70 faxen binnen en er worden er 4 per dag verstuurd. Er wordt momenteel niet gezocht naar een andere faxoplossing dus deze opdracht valt buiten de scope van de case.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 41 van 51

BIJLAGE 3 INPLANTINGSPLAN VERDIEPING 0

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 42 van 51


AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 43 van 51


AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 44 van 51

BIJLAGE 6 OVERZICHT GEMAAKTE AFDRUKKEN De bijlage 6 met het overzicht van het aantal gemaakte afdrukken is bijgevoegd als het excel-bestand: “ Jaarcijfers printers blok J”. Deze aantallen zijn enkel ter informatie opgegeven en de inschrijver is verantwoordelijke voor de wijzigingen die aan deze file worden aangebracht.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 45 van 51

BIJLAGE 7 LIJST MET POTENTIEEL BESTELLENDE OVERHEDEN TMVW treedt hierbij eveneens op als opdrachtencentrale/aankoopcentrale overeenkomstig artikel 2 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten – voor de vennoten (bestaande of toekomstige) van TMVW of andere aanbestedende overheden, hierna klanten/deelnemers genoemd. Op vraag van iedere deelnemer kan TMVW optreden als: -

ofwel aankoopcentrale waarbij TMVW en/of de deelnemer de bestellingen bij de leverancier zal plaatsen en de leveringen bij de deelnemers laat uitvoeren. De betalingen zullen verricht worden door TMVW.

-

ofwel opdrachtencentrale waarbij de deelnemer na de sluiting van de opdracht zelf en rechtstreeks met de leverancier alle bestellingen en andere modaliteiten zoals bepaald in dit bestek zal afhandelen. TMVW beperkt zich in dit geval tot het afsluiten van de raamovereenkomst.

Op grond van deze opdracht zal de weerhouden inschrijver tijdens de looptijd van de raamovereenkomst dezelfde voorwaarden ook aanbieden aan de aanbestedende overheden die daarom via TMVW verzoeken. Enkele geïnteresseerde deelnemers/klanten zullen pas instappen in dit raamcontract na het aflopen van hun huidige overeenkomst(en). De deelnemers/klanten kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst worden gewijzigd en/of aangevuld. Momenteel betonen volgende deelnemers/klanten, vennoten of andere aanbestedende diensten interesse om bestellingen op dit raamcontract te kunnen plaatsen: 

Stad Blankenberge;



OCMW Brugge;



Gemeente Knesselare;



Gemeente Wetteren;



OCMW Machelen;



Gemeente Middelkerke;



Stad Oostende;



Gemeente Machelen;



Gemeente Opwijk;



….

Er kunnen geen gegevens over de samenstelling van de diverse parken worden gegeven. Het gaat het om ongeveer 220 toestellen en een jaarverbruik van ongeveer 19 miljoen afdrukken/kopies/scans/faxen.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 4 – 46 van 51

DEEL 5 - INSCHRIJVINGSBILJET 1. Bestek nr.: AD-ALL-12-001 2. Aard van de procedure: Algemene offerteaanvraag 3. Voorwerp van de inschrijving Raamovereenkomst voor het huren/aankoop van multifunctionele apparaten (print-scan-copy-fax) met bijhorend onderhoud 4. Identificatie van de inschrijver(s)1 4.1

De firma Handelsnaam of benaming: .............................................................. Rechtsvorm: .................................................................................. Nationaliteit: .................................................................................. Maatschappelijke zetel: ................................................................... Ondernemingsnummer: ...................................................................

OF 4.2

De ondergetekende(n) Na(a)m(en), voorna(a)m(en): .......................................................... Hoedanigheid of beroep: .................................................................. Nationaliteit: .................................................................................. Woonplaats: ...................................................................................

OF 4.3 De ondergetekenden (voor elk van hun gegevens als hierboven), die zich tijdelijk verenigd hebben voor deze aanneming: ....................................................................................................... ....................................................................................................... 1

Schrappen wat niet past

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 5 – 47 van 51

....................................................................................................... 5. Data van de sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. 6. Gegevens contactpersoon van de inschrijver:

Naam

Telefoonnummer/Faxnummer/GSM- e-mailadres nummer

7. Betalingen De betalingen zullen gebeuren op rekeningnummer: .................................... van: ....................................................................................................... voor rekening van: .................................................................................. 8. Bijlagen In bijlage aan deze inschrijving zijn gevoegd: .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. ..............................................................................................................

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 5 – 48 van 51

9. Ondertekenaars Naam en voornaam: ................................................................................ Hoedanigheid of functie: ........................................................................... Opgemaakt te (plaats): ............................................................................ Datum: ................................................................................................... Handtekening(en): ................................................................................... 10. Volmachten De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door : …………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………. Hun volmacht blijkt uit: De akte in bijlage OF Bijlage aan het Belgisch Staatsblad nr. ………………………… van ……………………… ……………………………………………………………………………………………………………………….. OF ................De volmacht neergelegd op ……………………………. bij …………………………. te

……………………………………………………………………………………………………………………...

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 5 – 49 van 51

DEEL 6 TECHNISCHE FICHES De technische fiches zijn bijgevoegd als excel-bestanden, elk bestand komt overeen met een technische fiche van een toestel en dient ingevuld te worden. Voor elk apparaat moet er dus een technische fiche ingevuld worden. Aan de hand van deze fiche zal de inschrijver zijn standaardtoestel configureren. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de gevraagde minimumspecificaties. Door in de laatste kolom een “S” (standaard) in te vullen worden de specificaties voor het standaardtoestel door de inschrijver vastgelegd. In de technische fiche dient dus zeker een “S” te staan bij de gevraagde minimumspecificaties. Tevens dient de inschrijver op te lijsten welke accessoires en/of mogelijke opties worden aangeboden om het toestel uit te breiden of het toestel optimaal te gebruiken. Door in de laatste kolom een “O” (optie) in te vullen worden de mogelijke opties door de inschrijver vastgelegd. Er is een voorbeeldfiche (bestand “technische fiche voorbeeld”) ingesloten. Dit is een volkomen fictief voorbeeld en heeft enkel tot doel om te tonen hoe de fiches dienen te worden ingevuld.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 6 – 50 van 51

DEEL 7 INVENTARIS In de inventaris worden de prijzen voor het standaardtoestel, de opties en de clickprijzen (onderhoudspremie) per toestel opgegeven. Per toestel wordt er een excel-bestand ingevuld. De catalogusprijzen zijn op te geven in euro, excl. btw en excl. reprobel met maximum 2 decimalen. Aldus wordt een catalogus opgebouwd. De inschrijver zal aantonen dat de prijszetting voor de opties conform met de prijszetting van de minimumconfiguratie is, bijvoorbeeld door aan te geven dat eenzelfde korting op de catalogusprijs voor de minimumconfiguratie en opties toegepast wordt. Het maandelijkse huurbedrag wordt berekend door een coëfficiënt te vermenigvuldigen met de aankoopprijs van het toestel, welke opties ook inbegrepen. De inschrijver dient in zijn offerte de te gebruiken coëfficiënten om het maandelijkse huurbedrag te berekenen op te geven en dit voor 48 en 60 maanden. De opgegeven coëfficiënt bevat maximum 6 decimalen. De inschrijver zal ook aangeven hoe de prijszetting is in geval van een korte huurtermijn (<= 36 maanden). De onderhoudspremies zijn op te geven in euro, excl. btw met maximum 4 decimalen. De onderhoudspremie is een enige prijs per kopie/afdruk ongeacht het formaat (A4 = A3 = 1 click, maar recto-verso = 2clicks) en ongeacht de paginadekking. Scans worden dus niet als een click beschouwd. Voor de toestellen die in kleur kunnen afdrukken kan de inschrijver een onderscheid maken tussen zwart/wit-prijzen en kleurenprijzen. De inschrijver geeft duidelijk aan welke dienstverlening inbegrepen is in de aankoop/huurprijs van de apparaten of de prijs van het onderhoudscontract. De overige kosten voor dienstverlening worden beschouwd als consultancy en de inschrijver geeft in de inventaris de consultancytarieven op per uur, per halve dag en per dag. De verplaatsingskosten zijn inbegrepen in deze tarieven. De consultancy tarieven worden in het bestand “Inventaris consultancy” ingevuld.

AD-ALL-12-001

04-03-2013

Deel 7 – 51 van 51

Bestek AD-ALL

Recommend Documents