BESTEK
Bestek:
Beheersysteem toeristische route-infrastructuur
Opdracht:
Raamovereenkomst voor de levering en het bedrijfsklaar installeren van een online systeem voor het beheer van toeristische routeinfrastructuur voor Toerisme Vlaams-Brabant
Wijze van gunnen:
De opdracht is een aanneming van diensten. Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Opdrachtgevend bestuur:
Toerisme Vlaams-Brabant vzw Provincieplein 1 3010 Leuven
De opening van de offertes heeft plaats op woensdag 29 oktober 2014 om 11.30 uur in de lokalen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Leuven.
1
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE .....................................................................................................................................................................2 1
SITUERING .........................................................................................................................................................................4
2
GELDENDE WETGEVING VOOR DEZE OPDRACHT ...................................................................................................6
3
AFWIJKINGEN KB UITVOERING ....................................................................................................................................6
4
5
6
3.1
Borgtocht ....................................................................................................................................................................................... 6
3.2
Vertragingsboetes en straffen ....................................................................................................................................................... 6
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .................................................................................................................................7 4.1
Opdrachtgever ............................................................................................................................................................................. 7
4.2
Leidend ambtenaar ....................................................................................................................................................................... 7
4.3
Voorwerp van de opdracht ............................................................................................................................................................ 7
4.4
Bijkomende informatie ................................................................................................................................................................... 8
4.5
Wijze van plaatsing........................................................................................................................................................................ 8
4.6
Taalgebruik .................................................................................................................................................................................... 8
4.7
Wijze van prijsbepaling .................................................................................................................................................................. 8
4.8
Indienen van de offerte ................................................................................................................................................................ 11
4.9
Selectiecriteria ............................................................................................................................................................................. 12
4.10
Gunningscriteria........................................................................................................................................................................... 13
4.11
Onderhandelingsprocedure......................................................................................................................................................... 14
4.12
Plaatsing van de opdracht ........................................................................................................................................................... 16
CONTRACTUELE BEPALINGEN.....................................................................................................................................17 5.1
Borgtocht ..................................................................................................................................................................................... 17
5.2
Facturatiemodaliteiten ................................................................................................................................................................. 17
5.3
Overdracht van de opdracht........................................................................................................................................................ 17
5.4
Onderaannemers ........................................................................................................................................................................ 17
5.5
Termijnen..................................................................................................................................................................................... 17
5.6
Plaats van levering en dienstverlening ........................................................................................................................................ 18
5.7
Personeel van de aanneming ..................................................................................................................................................... 18
5.8
Intellectuele rechten..................................................................................................................................................................... 19
5.9
Bescherming van persoonsgegevens......................................................................................................................................... 19
5.10
Specifieke bepalingen voor de levering, installatie en ontvangst van de opdracht .................................................................... 22
5.11
Vertragingsboetes ....................................................................................................................................................................... 22
5.12
Straffen ........................................................................................................................................................................................ 23
5.13
Geschillen - bevoegde rechtbank................................................................................................................................................ 23
TECHNISCHE SPECIFICATIES........................................................................................................................................24 6.1
Terminologie ................................................................................................................................................................................ 24
6.2
Functionele vereisten van het beheersysteem ........................................................................................................................... 25
6.3
Hosting......................................................................................................................................................................................... 41
6.4
Diensten....................................................................................................................................................................................... 43
6.5
Organisatie van het project.......................................................................................................................................................... 45
6.6
Projectverloop.............................................................................................................................................................................. 45
6.7
Varia............................................................................................................................................................................................. 47
2
7
8
OFFERTEFORMULIER EN INVENTARIS .......................................................................................................................48 7.1
Offerteformulier ............................................................................................................................................................................ 48
7.2
INVENTARIS ............................................................................................................................................................................... 51
BIJLAGEN...........................................................................................................................................................................53 8.1
Beschrijving referentie ................................................................................................................................................................. 53
8.2
Sjabloon "Profiel externe medewerker"....................................................................................................................................... 55
8.3
Illustraties bij de technische specificaties .................................................................................................................................... 56
3
1 Situering De ontwikkeling, promotie en organisatie van het toerisme in de provincie Vlaams-Brabant gebeurt door de vzw Toerisme Vlaams-Brabant, waarin naast de provincie ook de gemeenten en de bovenlokale toeristische organisaties participeren. Een belangrijk onderdeel van de taakstelling van Toerisme Vlaams-Brabant vzw is de ontwikkeling, de realisatie en het onderhoud van toeristisch-recreatieve routes (wandelen, fietsen, ruiteren en mennen).
Anno 2014 beheert Toerisme Vlaams-Brabant 6.400 km wandel-, fiets-, ruiter- en menroutes verspreid over de provincie. De verdeling over de verschillende routeproducten is als volgt:
Netwerk
Lussen
TOTAAL
Fietsen
1.800 km
1.050 km
2.850 km
Wandelen
1.500 km
1.450 km
2.950 km
Ruiteren en mennen
in ontwikkeling
600 km
600 km
TOTAAL
3.300 km
3.100 km
6.400 km
De ontwikkeling en realisatie van de routes, houdt de plaatsing in van toeristische route-infrastructuur. Toeristische route-infrastructuur is de verzamelnaam voor:
bewegwijzering (palen en borden) die de te volgen route aangeeft
overzichtsborden op de startplaatsen van de routes
picknicktafels langs de routes
rustbanken langs de routes
“wandelbomen” op kruispunten van GR-routes
tellers voor het meten van het aantal recreanten op de routes.
Elk routeproduct heeft zijn eigen specifieke route-infrastructuur. Voorbeeld: de wandelnetwerken hebben rechthoekige rood-witte bewegwijzering op houten palen, het fietsnetwerk heeft rechthoekige groen-witte bewegwijzering op ronde metalen palen.
Nadat de routes op het terrein zijn gerealiseerd en de route-infrastructuur is geplaatst, zorgt Toerisme Vlaams-Brabant voor het onderhoud van de route-infrastructuur die zij plaatst. Zij heeft hiervoor een controlesysteem opgezet van een 700-tal vrijwilligers (peters en meters) die de routes een aantal keer per jaar controleren en meldingen aangaande de route-infrastructuur en de toegankelijkheid van de wegen doorgeven. Daarnaast kunnen recreanten die tijdens hun fietstocht of wandeling problemen of tekortkomingen aan de route-infrastructuur of de wegen ondervinden, dit melden aan de “routedokter”. Voor het uitvoeren van de effectieve herstellingswerkzaamheden op het terrein schakelt Toerisme VlaamsBrabant sociale economie bedrijven in.
4
Voor meer informatie omtrent het aanbod aan toeristisch recreatieve routes in Vlaams-Brabant en het controlesysteem (peters en meters en routedokter) verwijzen we naar de website van Toerisme VlaamsBrabant: www.toerismevlaamsbrabant.be/routeinfo.
Om het beheer van de route-infrastructuur te optimaliseren en de efficiëntie van de realisatie en het onderhoud van de routes te verhogen, wil Toerisme Vlaams-Brabant overgaan tot de ontwikkeling of aankoop van een digitaal online beheersysteem (webtoepassing). Dit systeem moet enerzijds functioneren als een geografische databank waarin de routegebonden gegevens kunnen worden opgeslagen en beheerd. Anderzijds moet het de mogelijkheid bieden om de route-infrastructuur op eenvoudige, transparante manier te inventariseren, ontsluiten en uit te wisselen. Er wordt voorzien in mobiele apparatuur om het terreinwerk eenvoudig, snel en efficiënt te kunnen uitvoeren. Bovendien zorgt het systeem voor een optimale, registratie van het e-mailverkeer tussen Toerisme Vlaams-Brabant en de verschillende betrokken partners en partijen.
5
2 Geldende wetgeving voor deze opdracht De opdracht is onderworpen aan de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de volgende wetten, besluiten en bepalingen:
Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (“KB Plaatsing”);
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (“KB Uitvoering”);
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes;
De inschrijver wordt geacht rekening te houden met alle in het Bulletin der aanbestedingen en het Publicatieblad gepubliceerde wijzigingen aan dit bestek.
Bovenstaande lijst is niet limitatief.
3 Afwijkingen KB uitvoering 3.1 Borgtocht In afwijking van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, zal er geen borgtocht worden gevraagd.
Motivering Gezien elke deelopdracht binnen het project een waarde heeft van minder dan 50.000 euro en er tussentijdse deelbetalingen worden voorzien, zal geen borgtocht worden gevraagd.
3.2 Vertragingsboetes en straffen In afwijking van de bepalingen van art. 45 en 46 van het KB Uitvoering, worden vertragingsboetes en straffen in dit bestek aangepast in sectie 5.11 en 5.12.
Motivering: Wegens de specificiteit van opdrachten binnen de IT sector, zijn aangepaste boeteclausules een noodzaak om de beschikbaarheid en kwaliteit van de IT systemen te kunnen garanderen.
6
4 Administratieve bepalingen 4.1 Opdrachtgever Voorliggende opdracht wordt aanbesteed door Toerisme Vlaams-Brabant vzw, Provincieplein 1 te 3010 Leuven.
Toerisme Vlaams-Brabant vzw treedt op als opdrachtencentrale voor de provincie Vlaams-Brabant, in het kader van mogelijke uitbreidingen van het beheersysteem binnen de looptijd van de opdracht, in functie van gelijkaardige noden van provinciale diensten.
4.2 Leidend ambtenaar Het diensthoofd toerisme van de provincie of zijn afgevaardigde is leidend ambtenaar voor wat betreft de gunning en de uitvoering van deze opdracht.
4.3 Voorwerp van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten bestaande uit een basisopdracht en een raamcontract.
De opdracht omvat één perceel en 6 delen: 1. Functionele analyse van de verschillende onderdelen van het beheersysteem voor route-infrastructuur 2. Levering en bedrijfsklare installatie van de verschillende onderdelen van het beheersysteem 3. Huur van de inventarisatietoestellen 4. Hosting van het beheersysteem 5. Onderhoud na de waarborgperiode 6. Functionele ondersteuning volgens raamcontract
Het betreft een resultaatsverbintenis voor delen 1 en 2. De dienstverlener stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor, met het doel het beoogde resultaat te bereiken.
De dienstverlener draagt de eindverantwoordelijkheid voor het opleveren van alle noodzakelijke componenten om tot dit resultaat te komen.
Opmerkingen
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht of bepaalde delen van de opdracht niet te plaatsen.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht niet te plaatsen bij gebrek aan budgettaire middelen.
De opdrachtgever houdt zich steeds het recht voor om uitbreidingen en gelijkaardige diensten buiten deze procedure om af te nemen van andere dienstverleners, indien hij meent dat de voorwaarden van
7
de dienstverlener niet langer de beste prijs/kwaliteit op de markt vertegenwoordigen.
De dienstverlener kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding in geval van de hiervoor opgesomde gevallen.
4.4 Bijkomende informatie Informatie over zowel de administratieve, inhoudelijke als technische aspecten van de opdracht kan bekomen worden via
[email protected].
Eventuele vragen om bijkomende inlichtingen over het bestek kunnen enkel schriftelijk via het hierboven vermelde e-mailadres worden gesteld en dit uiterlijk tot 5 werkdagen voor de openingsdatum van de offertes.
Als de opdrachtgever van oordeel is dat de gestelde vragen over het bestek relevant zijn voor alle inschrijvers, zal een bijkomende schriftelijke toelichting worden gegeven via de website www.toerismevlaamsbrabant.be/beheerTRI. De inschrijver wordt geacht rekening te houden met alle antwoorden in deze toelichting bij het opmaken van zijn offerte.
4.5 Wijze van plaatsing Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal door middel van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (op basis van art 26, §2,1°, d van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006) de opdracht geplaatst worden bij de meest voordelige regelmatige inschrijving.
4.6 Taalgebruik Het offerteformulier en alle aanvullende stukken (met uitzondering van gedrukte technische brochures) dienen in het Nederlands te worden opgesteld. Alle betrekkingen (zowel in woord als in schrift) tussen de inschrijver, de dienstverlener en eventuele onderaannemers en de opdrachtgever zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele plaatsing van de opdracht. Het personeel dat de dienstverlener inzet voor de uitvoering voor deze opdracht is perfect Nederlandstalig, tenzij anders overeengekomen (bv. voor technische aspecten).
4.7 Wijze van prijsbepaling 4.7.1 Algemeen De opdracht is een opdracht voor een gemengde prijs (globale prijs voor bepaalde onderdelen, eenheidsprijzen voor andere onderdelen).
8
De inschrijver wordt geacht zowel in de eenheidsprijzen, als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde (btw).
In de prijzen dient te worden begrepen :
de kosten voor de te leveren producten en diensten;
de kosten voor de documentatie, modellen of testopstellingen, die eventueel door de opdrachtgever worden gevraagd;
de kosten voor verplaatsingen;
de tol- en accijnsrechten;
alle andere kosten die betrekking hebben op het leveren van de gevraagde diensten.
4.7.2 Functionele analyse en implementatie Om de ontwikkeling van het beheersysteem zo goed mogelijk voor te bereiden en de behoeften zo goed mogelijk te capteren, wordt een functionele analyse gemaakt. Op basis van de functionele analyse kan gestart worden met de implementatie of parametrisatie van de verschillende onderdelen van het beheersysteem. De analyse en de implementatie / parametrisatie worden aan vaste prijs uitgevoerd.
4.7.3 Huur van software Indien de inschrijver opteert om het gebruik van de software aan te bieden in een huurformule, dan kan er een prijs aangerekend worden voor de uitvoering van het initiële project en een maandelijkse huurprijs per gebruiker of groep van gebruikers. Er wordt aangegeven wat de huurprijs is voor de basisimplementatie zoals beschreven in het bestek (sectie 6.2) en de gebruikte formule of prijslijst voor huurprijsaanpassingen bij het in gebruik nemen van bijkomende modules.
4.7.4 Huur van inventarisatietoestellen Voor de huur van de inventarisatietoestellen kan er een huurprijs per maand worden aangerekend.
4.7.5 Overige deelprojecten Na de initiële implementatie van de functionaliteiten zoals beschreven in sectie 6.2, kan de opdrachtgever beslissen om nog bijkomende modules te laten installeren of om wijzigingen aan het systeem te laten uitvoeren. Sommige van deze zaken kunnen als een apart deelproject worden opgevat. Bij uitvoering van deze deelprojecten binnen de raamovereenkomst zal er met de opdrachtgever onderhandeld worden over de totale kostprijs van het uiteindelijke deelproject. Pas na akkoord van de opdrachtgever kan er van start gegaan worden met de uitvoering van dit deelproject aan de vastgestelde prijs.
4.7.6 Change requests In de opdracht wordt de nodige ruimte voorzien voor aanpassingen van de initieel geïmplementeerde functionaliteiten. Bij elke change request maakt de dienstverlener een schatting van de kostprijs. Het
9
voorstel wordt aan de projectleider of de stuurgroep voorgesteld die dan beslist of de change request effectief zal worden uitgevoerd. Pas na goedkeuring kan de verandering worden doorgevoerd door een persoon met het vastgesteld profiel aan de vastgestelde prijs.
4.7.7 Onderhoud Het onderhoud wordt uitgevoerd voor een vaste basisprijs per jaar (recht op probleemmelding) en een prijs in regie per opgelost probleem (time and material). De inschrijver vermeldt in zijn offerte de formule die hij zal gebruiken voor het berekenen van deze vaste basisprijs per jaar voor eventuele andere bestelde deelprojecten.
4.7.8 Hosting De opdrachtgever voorziet in zijn offerte een prijs voor het hosten van de initiële implementatie. De hosting wordt per maand gefactureerd. De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk de criteria weer die aanleiding kunnen geven tot een eventuele prijsherziening voor het hosten van de toepassing. De inschrijver geeft bij zijn offerte een duidelijke formule in verband met de herberekening van deze kosten (vb. 10 GB bijkomende data impliceert een bijkomende kost van 10 euro per maand, 100 bijkomende gebruikers impliceert een bijkomende kost van 5 euro per maand, …). Deze elementen kunnen alleen maar betrekking hebben op zaken waar de opdrachtgever een impact op heeft (vb. het aantal gebruikers, het aantal objecten binnen de databank, …). Het veelvuldig kopiëren van de databank waardoor de schijfruimte groter wordt, is geen reden tot prijsverhoging. De prijsherziening kan worden doorgevoerd na het aanleveren van de nodige cijfergegevens waarop de prijsherziening gestoeld is.
4.7.9 Prijsherziening Voor de eenheidsprijzen die betrekking hebben op huur van inventarisatietoestellen, change requests, hosting, onderhoudsprestaties en functionele ondersteuning is de volgende prijsherziening van toepassing:
P1=P0*(I1/I0) waarbij: P0 =
Prijs bij de inschrijving;
P1 =
Herziene prijs;
I0 =
Gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan de opening van de offertes;
I1 =
Gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan de vervaldag.
De indexaanpassing gebeurt van rechtswege jaarlijks, op de verjaardag van de plaatsing en rekening houdend met de gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan deze verjaardag.
10
4.8 Indienen van de offerte Voor deze opdracht worden enkel elektronische offertes aanvaard die worden ingediend via de e-tendering applicatie (internetsite: https://eten.publicprocurement.be) in overeenstemming met artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten. Papieren offertes worden niet aanvaard. Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. Door het eenvoudig indienen van een offerte vervallen de verkoopsvoorwaarden van de inschrijver zelf en worden ze vervangen door de wettelijke voorschriften en de bepalingen van dit bestek.
4.8.1 Vorm
De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten worden aangeleverd in PDF-formaat;
De verschillende documenten mogen samen in één ZIP-bestand ingediend worden;
De inventaris en/of opmetingsstaat en het offerteformulier moeten wel afzonderlijk ingediend worden;
De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan opgesplitst worden in meerdere deeldocumenten;
Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB;
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde inschrijvingsformulier en meetstaat/inventaris te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
De volgende documenten maken minimaal deel uit van de ingediende offerte:
Ingevulde inschrijvingsformulier met als bestandsnaam TRI_inschrijvingsformulier_firmanaam.pdf
Statuten met als bestandsnaam TRI_statuten_firmanaam.pdf
Ingevulde meetstaat of inventaris met als bestandsnaam TRI_inventaris_firmanaam.pdf
Alle overige informatie bij voorkeur gebundeld in één bestand met als bestandsnaam: TRI_offerte_firmanaam.pdf
Aan de inschrijver wordt gevraagd om de bestandsnaam te personaliseren door ‘firmanaam’ te vervangen door de naam van de inschrijver.
4.8.2 Elektronisch ondertekenen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd
11
certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). De aanbestedende overheid raadt aan om de offerte met een eID in te dienen. Indien u niet via eID werkt dan kan u via Certipost een e-certificaat aanschaffen (www.certipost.be). Voor het ondertekenen van een offerte is een gescande handtekening onvoldoende!
4.8.3 Handtekeningsbevoegdheid De persoon die de offerte elektronisch ondertekent, moet hiervoor gemachtigd zijn in de statuten of moet een volmacht hebben. Wanneer bij het indienen van een offerte gebruik wordt gemaakt van een volmacht, is er, volgens het arrest van 23 april 2013 van de Raad van State - Arrest. 223253 van 23/04/2013, Rolnummer A. 208.359/XII-7311 geen verplichting voor een elektronische ondertekening van de volmacht zelf door de persoon die gemachtigd is om deze volmacht te geven, met andere woorden: een ingescande handtekening op een volmacht voldoet wel: het originele exemplaar kan immers later nog steeds opgevraagd worden.
Bij zijn offerte voegt de inschrijver de statuten van de vennootschap en alle wijzigingen.
4.8.4 Bijkomende informatie Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de eprocurement helpdesk: +32 (0)2 790 52 00 of
[email protected].
4.8.5 Opening van de offertes Op woensdag 29 oktober om 11.30 u, in de lokalen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Leuven.
4.9
Selectiecriteria
4.9.1 Niet-kwalitatieve selectiecriteria Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61 t.e.m. 64 KB plaatsing. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het attest i.v.m. belastingen en btw en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. De Belgische inschrijver dient deze attesten dus NIET bij te voegen.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de
12
bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is (cfr art. 62, §2). Bijkomend voegt hij een verklaring op eer van niet-faling toe.
4.9.2 Kwalitatieve selectiecriteria 4.9.2.1
Technische en professionele bekwaamheid
De inschrijver dient bij zijn offerte de volgende gegevens te voegen:
Minimaal twee referenties die voldoen aan volgende voorwaarden:
de projecten zijn opgeleverd;
ze zijn gelijkaardig aan de opdracht beschreven in het bestek. Dit betekent dat de projecten beschreven als referentie betrekking dienen te hebben op het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van geografische gegevens met behulp van mobiele gps-toestellen;
de initiële minimale waarde van het project bedraagt 25.000 euro (exclusief kostprijs licenties);
ze zijn door de inschrijver voor minimaal 75% zelf gerealiseerd. Dit impliceert minstens de projectleiding, de analyse en de implementatie;
ze werden gerealiseerd gedurende de afgelopen vier jaar. Hiervoor wordt de datum van voorlopige oplevering als peildatum gebruikt;
de naam en het telefoonnummer van een contactpersoon bij het bedrijf waar het project werd gerealiseerd, worden vermeld.
Voor elke referentie wordt de als bijlage toegevoegde tabel (zie sectie 8.1) volledig ingevuld.
Inschrijvers die in de gevraagde periode van 4 jaar deel uitmaakten van een fusie, overgenomen werden of zelf een overname gedaan hebben, kunnen referenties indienen die werden gerealiseerd door deze bedrijven.
Zij dienen hiervoor de nodige documenten, bv. publicaties uit het Staatsblad, bij de offerte te voegen, zodat de opdrachtgever kan nagaan of de verstrekte informatie in overeenstemming is met de werkelijkheid. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opgegeven referenties te contacteren en eventueel een bezoek te brengen aan deze firma's om hun ervaringen met de voorgestelde oplossing op te tekenen.
Aangezien de selectie op basis van de ingediende documenten gebeurt, is het van groot belang dat hieraan de nodige aandacht wordt besteed en de referenties uitvoerig worden beschreven.
4.10
Gunningscriteria
Bij de te volgen onderhandelingsprocedure zal rekening gehouden worden met de volgende gunningscriteria:
13
4.10.1
Prijs
Dit criterium telt mee voor 60 punten. Onder de prijs wordt begrepen de ‘total cost of ownership’, over een periode van 4 jaar, waarbij zal rekening gehouden worden met alle aspecten zoals:
kosten noodzakelijk voor de analyse en de implementatie of parametrisatie van het beheersysteem;
huur van de mobiele inventarisatietoestellen (8 toestellen per maand);
10 dagen change requests;
kosten voor onderhoud (vaste basisprijs per jaar) en onderhoud volgens ‘time and material’ met een verdeling zoals aangegeven in de inventaris;
10 dagen functionele ondersteuning per jaar met een verdeling over de verschillende profielen zoals aangegeven in de inventaris;
kosten voor hosting van de volledige omgeving.
De formule die gehanteerd wordt voor het berekenen van de punten is de volgende: Aantal punten = 60 * (laagste prijs/prijs) afgerond op twee decimalen.
4.10.2
Functionele en technische conformiteit
Dit criterium telt mee voor 40 punten. De offertes worden gescoord aan de hand van de functionele eisen zoals vermeld in sectie 7, met volgende weging:
Voorstel van architectuur en datamodellen, geboden functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid van de aangeboden producten (20 punten);
Hosting, voorstel van onderhoudscontract, functionele ondersteuning (10 punten);
Projectaanpak en -planning en doorlooptijd van het project (10 punten).
Voor deze criteria wordt per onderdeel gewerkt met een waarde-oordeel per item volgens onderstaand schema:
++
Zeer goed voor dit onderdeel (100% van de punten)
+
Goed voor dit onderdeel (75% van de punten)
0
Normaal voor dit onderdeel (50% van de punten)
-
Onvoldoende voor dit onderdeel (25% van de punten)
--
Zwaar onvoldoende voor dit onderdeel (0% van de punten)
4.11
Onderhandelingsprocedure
De onderhandelingsprocedure zal in verschillende rondes gevoerd worden.
14
4.11.1
Ronde 1
Na de selectie op basis van de hoger vermelde selectiecriteria (zie sectie 4.9) worden bij de weerhouden offertes de gunningscriteria een eerste maal toegepast. Let hierbij op het belang van een complete offerte die de opdrachtgever voldoende elementen aanreikt om een correcte beoordeling mogelijk te maken.
4.11.2
Ronde 2
In een tweede ronde zullen, tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigt, de drie best geklasseerde inschrijvers uit de eerste ronde toegelaten worden. De inschrijvers die tot de tweede ronde zijn toegelaten, krijgen de gelegenheid om hun aanbieding te verduidelijken;
hun aanbieding toe te lichten;
hun aanbieding te verduidelijken;
vragen te beantwoorden van het opdrachtgevend bestuur i.v.m. prijzen en inhoudelijke aspecten van de offerte;
zelf vragen te stellen aan het bestuur i.v.m. de opdracht.
een project dat als referentie werd ingediend te demonstreren;
Elke onderhandelingsronde gaat door in de gebouwen van Toerisme Vlaams-Brabant en neemt maximaal 4 uren in beslag.
De inschrijver staat in voor het verslag van deze en eventueel volgende onderhandelingsrondes. Dit verslag, samen met de eventuele toelichtingen en prijsaanpassingen, worden binnen de 5 werkdagen na de presentatie overgemaakt aan de opdrachtgever.
De inschrijver dient tijdens deze ontmoeting de projectcoördinator én de applicatiearchitect aan de opdrachtgever voor te stellen, waarbij de opdrachtgever kan toetsen of de inschrijver en zijn personeel de nodige garanties kunnen geven voor het goede verloop van het project.
De datum voor de tweede onderhandelingsronde zal worden afgesproken met de inschrijver.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bijkomende onderhandelingsrondes te organiseren indien hij dit noodzakelijk acht.
4.11.3 Demonstratie Tijdens de tweede onderhandelingsronde dient de inschrijver een demonstratie te geven van een van de projecten die als referentie werd ingediend. De inschrijver voorziet hiervoor de nodige hard- en software tijdens de vergadering. De aanbestedende overheid voorziet een projectiescherm en een internetverbinding. De bedoeling van deze demo is om dit programma te beoordelen op zijn verdiensten.
15
4.11.4
BAFO
De inschrijvers die tot de tweede ronde zijn toegelaten, krijgen mogelijks de gelegenheid een “best and final offer” uit te brengen op basis van de voorstellen die de opdrachtgever tijdens de onderhandelingssessies met de inschrijver aanbrengt.
De "best and final offers" worden opnieuw beoordeeld aan de hand van de in het bestek vermelde gunningscriteria. De opdracht wordt toegewezen aan de best gerangschikte inschrijver.
4.12 Plaatsing van de opdracht De aanbestedende overheid zal de opdracht als één geheel plaatsen bij één inschrijver. De inschrijvers zijn dan ook verplicht met een compleet voorstel in te schrijven.
16
5 Contractuele bepalingen 5.1 Borgtocht Er wordt voor deze opdracht geen borgtocht gevraagd.
5.2 Facturatiemodaliteiten De facturen worden rechtstreeks gestuurd te worden naar de opdrachtgever: Toerisme Vlaams-Brabant vzw, Provincieplein 1, 3010 Leuven – btw-nummer BE 422 667 404
5.3 Overdracht van de opdracht De opdracht is overdraagbaar na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
5.4 Onderaannemers De dienstverlener kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De inbreng van onderaannemers mag op het gebied van functionele analyse en implementatie, gesommeerd over de verschillende onderaannemers onder geen enkel beding meer dan 25% van het aantal te presteren mandagen bedragen per deelproject, tenzij anders overeengekomen met de opdrachtgever. Dit moet duidelijk blijken uit de projectplanning.
De dienstverlener zal het opdrachtgevend bestuur desgevallend voorafgaand aan de bestelling van een deelproject de lijst van onderaannemers voorleggen, die door het opdrachtgevend bestuur moet goedgekeurd worden. Afwijkingen kunnen achteraf slechts aanvaard worden mits goedkeuring door beide partijen. De verbintenissen met onderaannemers vallen ten laste van de dienstverlener.
Het opdrachtgevend bestuur is enkel contractueel verbonden met de dienstverlener. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijke of definitieve verenigingen ontslaat de dienstverlener, noch ten volle noch ten dele, van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit bestek of van latere contractuele bepalingen.
5.5 Termijnen 5.5.1 Duur van de overeenkomst De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaren (48 maanden), met ingang van de dag vermeld in de betekening.
Onderhoudscontracten worden afgesloten gedurende de beschermingsduur van de software zoals bedoeld in de toepasselijke wetgeving.
17
5.5.2 Beëindigen van de overeenkomst De raamovereenkomst of het onderhoudscontract kan op elk ogenblik beëindigd worden mits naleving van volgende termijnen:
Voor de dienstverlener: 120 kalenderdagen
Voor de opdrachtgever: 90 kalenderdagen.
De opzegging dient schriftelijk (aangetekend) betekend te worden.
5.5.3 Uitvoeringstermijn De opdracht vangt aan nadat de opdrachtgever de inschrijver schriftelijk in kennis heeft gesteld van de plaatsing. De uitvoering van het initiële bestelde project dient ten laatste te worden gestart binnen een termijn van 2 weken na de hiervoor gemelde kennisgeving. De uitvoeringstermijn van elk deelproject wordt in onderling overleg bepaald en is in het verdere verloop van het deelproject bindend.
5.5.4 Betalingstermijn De betalingen van onderhavige opdracht worden gedaan binnen de dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de waarop de opdrachtgever in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting op de toegevoegde waarde (btw).
5.5.5 Waarborgtermijn De waarborgtermijn van een deelproject wordt bepaald op 4 maanden, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering ervan.
Tijdens de waarborgperiode is de dienstverlener verantwoordelijk voor het onderhoud en het corrigeren van eventuele gebreken, anomalieën, beveiligingsproblemen en functioneringsfouten van de software. Deze ondersteuning wordt tijdens de waarborgperiode gratis geleverd én is dus in de initiële prijs begrepen.
5.6 Plaats van levering en dienstverlening Het overleg en/of workshops in het kader van de functionele analyse zullen plaatsvinden in de lokalen van Toerisme Vlaams-Brabant. De implementatie van het project kan in de burelen van dienstverlener plaatsvinden. Het overleg in functie van de opvolging van het project (werkgroep / stuurgroep) zal doorgaan in de lokalen van Toerisme Vlaams-Brabant.
5.7 Personeel van de aanneming Het door de dienstverlener ingezette personeel moet de vereiste bekwaamheden bezitten om de regelmatige vooruitgang der werkzaamheden en de goede uitvoering van de opdracht te waarborgen. De dienstverlener dient onmiddellijk al de personeelsleden te vervangen die de opdrachtgever aanwijst als een bezwaar voor de goede uitvoering, wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag.
18
Alle uitvoerders van het project worden nominatief beschreven in de offerte, met toevoeging van hun cv’s (in de vorm van het aangeleverde sjabloon als bijlage). Zij blijven voor de volledige duur van het project de opdracht uitvoeren. Slechts in geval van overmacht (langdurige ziekte, verlaten van het bedrijf, enz.) of mits schriftelijk wederzijds akkoord kan een vervanging gebeuren.
5.8 Intellectuele rechten Behoudens de toepassing van artikel 19 tot en met 23 van het KB van 14 januari 2013 gelden de volgende bepalingen inzake intellectuele rechten:
De inschrijver zal de lijst van de producten, procédés en systemen opmaken waarvan de rechten van intellectuele eigendom berusten bij derden en waarvan in dit kader op één of andere wijze gebruik gemaakt zal worden.
De opdrachtgever zal de eigendom hebben van de documenten, producten, procédés en systemen ontwikkeld en geleverd of ervan afgeleid voor zover deze afgeleide producten door de aanbestedende overheid aangekocht zijn.
Toerisme Vlaams-Brabant behoudt het gebruiksrecht van de geleverde software gedurende de beschermingsduur van de software zoals bepaald door de toepasselijke wetgeving.
Alle gegevens beheerd via het beheersysteem zijn eigendom van de opdrachtgever. De gegevens moeten ten allen tijde kosteloos, digitaal en gestructureerd ter beschikking van de opdrachtgever kunnen gesteld worden, inclusief de nodige documentatie over het onderliggende datamodel.
De opdrachtgever is niet aansprakelijk voor schending van rechten van derden. In voorkomend geval zal de dienstverlener instaan voor het leveren van een gelijkaardig systeem of software ter vervanging van het bestaande systeem en dit zonder enige bijkomende vergoeding.
Toerisme Vlaams-Brabant verkrijgt door de betaling van de opdracht definitief en zonder enige beperking alle vermogensrechtelijke rechten zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding.
5.9 Bescherming van persoonsgegevens Toerisme Vlaams-Brabant beschikt als “Verantwoordelijke voor de verwerking” voor haar werking over persoonsgegevens van vrijwilligers (“peters en meters” van de routes).
Bepaalde aspecten van de verwerking wil de verantwoordelijke toevertrouwen aan een Verwerker. Onderstaande bepalingen regelen de uitvoering en de organisatie van de verwerking van de persoonsgegevens die aan de Verwerker worden ter beschikking gesteld, zoals vereist door de privacywet artikel 16 §1 2° en 5°.
19
De Verwerker verbindt er zich toe uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking te handelen, voor de verwerking van de persoonsgegevens van de Verantwoordelijke voor de verwerking.
Wet verwerking persoonsgegevens Toerisme Vlaams-Brabant en de Verwerker verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven.
Gebruik van de persoonsgegevens De gegevens mogen door de Verwerker enkel worden verwerkt voor het doeleinde dat in dit bestek wordt omschreven. Dit houdt de principiële verplichting in om de gegevens enkel intern te gebruiken of deze in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking door te sturen naar derden. De mededeling ervan aan andere derden, op welke wijze dan ook (door middel van doorzending, verspreiding, publicatie of op enigerlei andere wijze) is verboden, tenzij dit door of krachtens een wet of decreet wordt opgelegd. Elke wettelijke verplichte mededeling aan derden van de persoonsgegevens die het voorwerp zijn van deze overeenkomst, moet door de Verwerker, indien mogelijk vooraf, ter kennis worden gebracht van de Verantwoordelijke van de verwerking.
Het is de Verwerker verboden om van de ter beschikking gestelde gegevens een kopie te maken, behoudens met het oog op een back-up en – indien van toepassing - een ontdubbeling van een datacenter, of omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in dit bestek.
De Verwerker zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de dienst waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal de Verwerker ze uitwissen dan wel terugbezorgen aan de Verantwoordelijke voor de verwerking. De Verantwoordelijke voor de verwerking dient zelf initiatief te nemen voor het eventuele wissen van gegevens die hun administratieve bewaartermijn overschreden hebben.
Beveiliging De Verwerker verbindt er zich toe de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de persoonsgegevens te beveiligen. In het bijzonder zal de verwerker de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige verwerking.
De Verwerker zal de Verantwoordelijke voor de verwerking een beschrijving overmaken van de technische maatregelen die hij ten uitvoer heeft gelegd om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing en niet-toegelaten verspreiding of toegang. Deze beschrijving maakt integraal deel uit van de offerte.
20
Fysische toegangsbeperking De verwerker zal ervoor zorgen dat de plaatsen waar ten behoeve van de Verantwoordelijke voor de verwerking persoonsgegevens worden verwerkt, niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Daartoe zal hij onder meer de nodige organisatorische maatregelen nemen. De beschrijving van deze maatregelen maakt integraal deel uit van de offerte.
Functionele toegangsbeperking De Verwerker zal de toegang tot de verwerkte persoonsgegevens beperken tot die personeelsleden die de gegevens nodig hebben om de taken uit te oefenen die de Verwerker hen in uitvoering van deze overeenkomst toewijst. De Verwerker verbindt er zich toe om zijn personeelsleden uitdrukkelijk op te leggen de bepalingen van de Wet verwerking persoonsgegevens na te leven.
Voorlichting De Verwerker verbindt er zich toe om de personen die overeenkomstig deze overeenkomst toegang hebben tot de gegevens, in kennis te stellen van de bepalingen van de Wet verwerking persoonsgegevens, in het bijzonder van de artikelen 2,4,5,6,7 en 8,9,10 en 12,16 en 17 van deze wet, alsmede van de andere bepalingen die desgevallend van toepassing zijn.
Controle door de Verantwoordelijke De Verantwoordelijke voor de verwerking heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze bepalingen te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de gegevensverwerking uitvoert. Op eenvoudig verzoek van de Verantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van belang zijn bij de uitvoering van deze bepalingen over te maken aan de Verantwoordelijke.
De Verantwoordelijke voor de verwerking kan deze taken mandateren aan zijn veiligheidsconsulent, die de rol opneemt van Veiligheidsconsulent zoals gedefinieerd in het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten, en vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Aansprakelijkheid De Verwerker is alleen en volledig aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit de niet-naleving van de bepalingen van dit bestek. Indien de Verantwoordelijke voor de verwerking door een betrokkene wordt aangesproken in schadevergoeding, zal de Verwerker, op eenvoudig verzoek van de Verantwoordelijke, in de procedure tussenkomen teneinde de Verantwoordelijke te vrijwaren.
21
5.10 Specifieke bepalingen voor de levering, installatie en ontvangst van de opdracht 5.10.1 Voorlopige oplevering De dienstverlener dient per deelproject een schriftelijke aanvraag tot voorlopige oplevering in. De opdrachtgever zal binnen de vijftien (15) kalenderdagen een nazicht uitvoeren van de geleverde diensten in het kader van het deelproject. Indien tijdens deze termijn de geleverde dienst geen aanleiding tot problemen geeft, gebeurt de voorlopige oplevering stilzwijgend. Indien de geleverde dienst wel tot problemen leidt, wordt door de aanbestedende overheid een proces-verbaal opgesteld.
Er kan slechts sprake zijn van voorlopige oplevering wanneer het beheersysteem klaar is om in productie genomen te worden. Dit kan wanneer in het probleemopvolgingssysteem (zie sectie 6.6.3) geen blokkerende problemen en hoogstens 5 gewone fouten openstaan.
Het nazicht kan o.m. volgende testen en controles bevatten:
testen van de functionaliteiten;
testen van het prestatievermogen, stabiliteit, beveiliging, ....
Deze planning kan aangevuld worden met door de opdrachtgever nodig geachte testen.
De opdrachtgever zal een duidelijke en schriftelijke beschrijving geven van de problemen die zich stellen. Indien aan de dienstverlener problemen worden gesignaleerd, dient deze zonder bijkomende kosten de nodige maatregelen te nemen om die problemen te verhelpen.
5.10.2 Definitieve (deel)oplevering De oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn.
De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de toepassing gedurende de waarborgtermijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven.
5.10.3 Publiciteit De dienstverlener verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Hij mag na oplevering de opdracht vermelden als referentie.
5.11 Vertragingsboetes Het verstrijken van de afgesproken uitvoeringstermijn van een deelproject zal aanleiding geven tot een vertragingsboete van 100 euro per werkdag met een maximum van 5% van de waarde van de totale opdracht (TCO over 4 jaar).
22
5.12 Straffen In geval van gebrekkige uitvoering van de opdracht worden volgende straffen (boetes) voorzien:
Boetes wegens overschrijden van de gegarandeerde interventietijden voor een ernstige fout (zie sectie 6.6.4.1) worden berekend naar rata van 25 euro per begonnen uur.
Boetes voor het niet ter beschikking zijn van de omgeving wegens het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden die niet werden gecommuniceerd aan de opdrachtgever worden aangerekend aan 25 euro per begonnen uur.
Boetes voor het niet ter beschikking zijn van de omgeving wegens technische pannes; 25 euro per uur, vanaf het zevende gecumuleerde uur onbeschikbaarheid binnen de betrokken kalendermaand.
Boetes wegens een te lage performantie van de omgeving: 25 euro per uur, vanaf het zevende gecumuleerde uur binnen de betrokken kalendermaand.
Boetes naar aanleiding van beveiligingsproblemen: alle kosten die hiermee gepaard gaan, zijn volledig ten koste van de dienstverlener. Bovendien zal nog een bijkomende boete van 10.000 euro worden aangerekend voor de imagoschade die Toerisme Vlaams-Brabant heeft geleden.
5.13
Geschillen - bevoegde rechtbank
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van België en conform de Belgische wetgeving.
23
6 Technische specificaties Dit onderdeel van het bestek geeft aan welke de technische en functionele vereisten zijn waaraan het digitaal beheersysteem voor route-infrastructuur dient te voldoen.
Allereerst zal ingegaan worden op de functionele vereisten van de verschillende onderdelen van het beheersysteem. Ook de vereisten betreffende de mobiele apparatuur, de hosting van het systeem, het onderhoud en de functionele ondersteuning komen aan bod.
6.1 Terminologie TVB: Toerisme Vlaams-Brabant vzw, de Provinciale Toeristische Organisatie (PTO) voor Vlaams-Brabant.
Recreatieve route: een verzameling van wegen die TVB geselecteerd heeft in functie van het gebruik: fietsen, wandelen of ruiteren en die samen een lus of een netwerk vormen. Langs de recreatieve routes wordt bewegwijzering voorzien afhankelijk van het soort route (fietsnetwerk, fietslus, wandelnetwerk, …).
Traject: een onderdeel van een recreatieve route, in geval van netwerken het onderdeel van de route tussen 2 knooppunten.
Knooppunt: Het punt in een netwerk waar 3 of meer trajecten samenkomen en de recreant moet kiezen tussen 2 of meer trajecten aan de hand van het nummer van de knooppunten.
Peter / meter: een vrijwilliger die, op vraag van Toerisme Vlaams-Brabant, op regelmatige tijdstippen de recreatieve routes controleert in functie van bewegwijzering (aanwezigheid, correctheid, zichtbaarheid), randinfrastructuur, zwerfvuil, toegankelijkheid van de wegen en die na elke controlebeurt mankementen en/of suggesties meldt aan de dispatcher van Toerisme Vlaams-Brabant.
Parcours: de controle-eenheid van de recreatieve netwerken = een lusvormige route op het wandelnetwerk of fietsnetwerk die door een peter/meter gecontroleerd wordt.
Routedokter: een virtueel loket, bereikbaar via formulier of mail, waar fietsers, wandelaars en ruiters alle mankementen en suggesties betreffende de recreatieve routes kunnen melden.
Melding: een mankement of suggestie omtrent een recreatieve route. Een melding kan betrekking hebben op bewegwijzering (aanwezigheid, correctheid, zichtbaarheid), randinfrastructuur, zwerfvuil, toegankelijkheid van de wegen.
24
Melder: een persoon die een mankement of probleem langs de route signaleert of een suggestie heeft m.b.t. de route. Een melder kan een peter/meter zijn of een recreant (fietser, wandelaar of ruiter) die gebruik maakt van de routes.
Onderhoudsploeg: een groep mensen, tewerkgesteld bij externe sociale economie bedrijven, die de toeristische route-infrastructuur herstellen, reinigen of zichtbaar houden (d.m.v. snoeiwerkzaamheden errond).
Onderhoudstaak: het herstellen, snoeien of reinigen van toeristische route-infrastructuur (terugplaatsen paal en bord, vervangen bord, herstellen picknick tafel, afwassen overzichtsbord, snoeien rond bewegwijzering, …). De onderhoudstaak kan uitgevoerd worden naar aanleiding van een melding, maar kan ook “in bulk” uitgevoerd worden in opdracht van Toerisme Vlaams-Brabant (bv reinigen van bewegwijzeringsborden langs X aantal km van het fietsnetwerk).
Dispatcher: een personeelslid van Toerisme Vlaams-Brabant die de meldingen ontvangt, de onderhoudstaken doorgeeft aan de onderhoudsploeg en de communicatie i.v.m. de meldingen en onderhoudstaken voert naar melder en onderhoudsploeg.
Opvolger: de instantie die gevolg moet geven aan de melding en de nodige werkzaamheden moet uitvoeren. Naargelang het type melding is dit de onderhoudsploeg, de gemeente of anderen.
6.2 Functionele vereisten van het beheersysteem Toerisme Vlaams-Brabant wenst te beschikken over een toepassing voor het beheer van zijn routeinfrastructuur. De te beheren informatie wordt opgeslagen in een geografische databank. Sectie 6.2.1 geeft aan welke data in deze databank terecht komt en aan welke eisen die moet voldoen. Het beheersysteem is een webtoepassing die de nodige tools bevat om, met meerdere gebruikers tegelijk, de route-infrastructuur op eenvoudige, transparante manier te inventariseren, up to date te houden, te ontsluiten en uit te wisselen. Daarnaast omvat het systeem ook tools om de communicatie (mailverkeer) tussen Toerisme Vlaams-Brabant, de peters en meters, recreanten en de onderhoudsploegen te optimaliseren en te registreren. De tools zijn gestructureerd in ‘modules’. Sectie 6.2.2 omschrijft de functionaliteiten van de verschillende modules. Om het terreinwerk eenvoudig, snel en efficiënt te kunnen uitvoeren is er nood aan gebruiksvriendelijke mobiele apparaten die in verbinding staan met het centrale systeem. Sectie 6.2.3 duidt de eisen die aan deze apparaten worden gesteld.
6.2.1 Geografische datasets Met het beheersysteem moeten verschillende data types die te maken hebben met het onderhoud van de toeristische randinfrastructuur kunnen beheerd (geïnventariseerd, geactualiseerd, gevalideerd, uitgewisseld,
25
…) worden. Deze datatypes zijn bijvoorbeeld: bewegwijzeringspaal, bewegwijzeringsbord, overzichtsbord, rustbank, picknicktafel, wandelboom, teller, melding, onderhoudsopdracht, … Daarnaast zijn er ook datasets die in het systeem beschikbaar en consulteerbaar zijn, maar die niet door het systeem worden beheerd. Het gaat om de traject- en knooppuntendatasets van de recreatieve routes. Een derde groep van datasets zijn de datasets die louter worden gebruikt ter referentie en visualisatie. De laatste 2 groepen zijn bestaande geografische datasets, die al dan niet ter beschikking kunnen gesteld worden door Toerisme Vlaams-Brabant of de provincie Vlaams-Brabant. 6.2.1.1
Datasets voor route-infrastructuur, meldingen en onderhoudstaken
Deze geografische datasets zijn dé basisdatasets waar het beheersysteem rond draait. De ontwikkeling van de datamodellen voor deze datasets maakt intrinsiek deel uit van de functionele analyse van voorliggende opdracht. Indien nodig kan de opdrachtgever zowel tijdens de ontwikkeling als na in gebruik name van het beheersysteem nieuwe data types vastleggen, aan bestaande datatypes nieuwe eigenschappen toevoegen en de bestaande eigenschappen wijzigen. Dit gebeurt op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever.
Elk data type binnen deze datasets wordt gekenmerkt door een aantal elementen. Hieronder wordt aangegeven welke elementen minimaal moeten worden voorzien. Dit is geen limitatieve lijst. Uit de functionele analyse moet blijken welke elementen/velden/relaties effectief dienen te worden voorzien.
Route-infrastructuur De verzameling route-infrastructuur omvat verschillende types: palen, borden, overzichtsborden, rustbanken, picknicktafels, wandelbomen, tellers. De dataset van de route-infrastructuur bevat per dataobject de locatie, meerdere foto’s, de historiek, een unieke identifier en een aantal kenmerken die kunnen verschillen per type. Mogelijke kenmerken zijn: type, routeproduct (fietsnetwerk, wandelnetwerk, …),materiaal, ondergrond, beheerder, toestand (in orde, niet aanwezig, overbodig, niet in orde, …), actie (geen, plaatsen, vervangen, …), …
Peters/meters De dataset van de peters/meters omvat naast contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon, gsm), informatie omtrent welke route ze controleren (parcours), de tijdstippen en de frequentie.
Meldingen De dataset van de meldingen bevat per dataobject de locatie, meerdere foto’s, de historiek, een unieke identifier en een aantal kenmerken van zowel de persoon die de melding doet als van de melding zelf. Mogelijke kenmerken van de persoon die de melding doet zijn: type melder, naam melder en e-mail melder. Over de melding zelf kunnen volgende zaken worden bijgehouden: datum melding, type route, routeproduct, type melding (beschadigde bewegwijzering, ontbrekende bewegwijzering, onleesbare bewegwijzering, wegonderbreking/omleiding, …), situering van het probleem, omschrijving van het probleem, status (gemeld, doorgegeven, uitgevoerd, teruggekoppeld), type opvolger (gemeente, onderhoudsploeg, …), naam
26
opvolger. De dataset van de meldingen bevat eveneens alle communicatie (e-mail) die tussen de melder en de dispatcher wordt gevoerd.
De meldingen kunnen gekoppeld worden aan een route-infrastructuur object of een routetraject, indien het object in de databank voorhanden is.
Onderhoudstaken De dataset van de onderhoudstaken bevat per dataobject de locatie, meerdere foto’s, de historiek, een unieke identifier en een aantal kenmerken van de onderhoudstaak. Mogelijke kenmerken van de onderhoudstaak zijn: uitvoerder, datum uitvoering, soort taak, status taak (ingegeven, ingepland, on hold, uitgevoerd), omschrijving taak, kostprijs taak. De dataset van de onderhoudstaken bevat eveneens alle communicatie (e-mail) die tussen de dispatcher en de onderhoudsploeg wordt gevoerd.
Relationele eigenschappen De datasets van de route-infrastructuur, peters/meters, meldingen en onderhoudstaken zijn relationele en genormaliseerde datasets die aan elkaar en aan de vectoriële route- en knooppuntendatasets gerelateerd zijn op zo’n manier dat elke object maar 1 keer wordt opgeslagen. Voorbeeld: de borden zijn gelinkt aan de palen waarop ze bevestigd zijn (1 paal bevat meerder borden) en aan het routeproduct (bv wandelnetwerk Pajottenland) en/of route waar ze voor staan. Meldingen kunnen gekoppeld zijn aan route-infrastructuur-objecten (palen en borden) of routetrajecten. Onderhoudstaken zijn steeds gekoppeld aan meldingen. 6.2.1.2
Route- en knooppuntendatasets
Toerisme Vlaams-Brabant beschikt over de geografische datasets van alle routes en, in het geval van netwerken, alle knooppunten. De datasets worden geïntegreerd in het beheersysteem en kunnen gevisualiseerd en geconsulteerd worden. Hieronder een overzicht van de datasets met de vermelding van de eigenschappen/attributen die minimaal moeten kunnen worden geconsulteerd.
Fietsnetwerk / Ruiternetwerk / wandelnetwerken
Trajecten lijnendataset1 o
Lengte
o
Wandelgebied (enkel voor wandelnetwerken)
o
Van knooppunt
o
Tot knooppunt
o
Routetype
o
Aard verharding
o
Autovrij
1 De trajecten van het fietsnetwerk en de 4 wandelnetwerken zitten fysiek in 2 aparte datasets. De dataset van de
trajecten van het ruiternetwerk is in deze fase van de procedure van aanbesteding nog onbestaand.
27
Knooppunten puntendataset2 o
Nummer knooppunt
o
Wandelgebied (enkel voor wandelnetwerken)
Parcours polygonendataset3 o
Parcoursnummer
o
Wandelgebied (enkel voor wandelnetwerken)
o
Aantal peters/meters
Fietslussen / Wandellussen
Trajecten lijnendataset4 o
Naam
o
Naam wandelgebied (enkel voor wandellussen)
o
Aard verharding
De route- en knooppuntendatasets worden door Toerisme Vlaams-Brabant beheerd en actueel gehouden d.m.v. ArcGIS, het Geografisch Informatie Systeem van de provincie Vlaams-Brabant. Het is de bedoeling dat dit in de toekomst zo blijft, d.w.z. dat de route- en knooppuntendatasets op elk moment kunnen geïmporteerd (en dus op die manier geactualiseerd) worden in het beheersysteem (zie verder in sectie 6.2.2.3).
De kandidaat-inschrijver neemt alle kosten voor verwerking, stockage en performante ontsluiting/integratie van de hoger vermelde datasets mee in zijn offerte. De opdrachtgever kan, zowel tijdens de ontwikkeling als na in gebruik name van het beheersysteem, nieuwe route- en/of knooppuntendatasets voorstellen voor integratie in het beheersysteem of van reeds beschikbare datasets nieuwe en andere eigenschappen willen consulteren. Dit gebeurt op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever. 6.2.1.3
Referentiedatasets
Toerisme Vlaams-Brabant wenst voor visualisatie en referentie met volgende datasets te werken:
meest recente middenschalige luchtfoto-opnames van Vlaanderen: WMS-service: http://geo.agiv.be/ogc/wms/omkl
Open StreetMap: www.openstreetmap.org
De kosten voor verwerking, stockage en performante ontsluiting/integratie van deze twee datasets zitten vervat in de offerte en kunnen geen aanleiding geven tot een meerprijs na gunning van de opdracht. De
2 De knooppunten van het fietsnetwerk en de 4 wandelnetwerken zitten fysiek in 2 aparte datasets. De dataset van de
knooppunten van het ruiternetwerk is in deze fase van de procedure van aanbesteding nog onbestaand. 3 De parcours van het fietsnetwerk en de 4 wandelnetwerken zitten fysiek in 2 aparte datasets. De dataset van de
parcours van het ruiternetwerk is in deze fase van de procedure van aanbesteding nog onbestaand. 4 De trajecten van de fietslussen en de wandellussen zitten fysiek in 2 aparte datasets.
28
kandidaat-inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe deze datasets op een performante manier geïntegreerd worden in de toepassing. De opdrachtgever kan, zowel tijdens de ontwikkeling als na in gebruik name van het beheersysteem, nieuwe of andere referentie datasets voorstellen. Dit gebeurt op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever. 6.2.1.4
Data eigendom
Alle gegevens beheerd via het beheersysteem zijn eigendom van de opdrachtgever. De gegevens moeten ten allen tijde kosteloos, digitaal en gestructureerd ter beschikking van de opdrachtgever kunnen gesteld worden (zie verder sectie 6.2.2.3), inclusief de nodige documentatie over het onderliggende datamodel.
6.2.2 Modules van het beheersysteem De tools van het beheersysteem voor het inventariseren, up to date houden, ontsluiten en uitwisselen van de route-infrastructuur, de meldingen en de onderhoudstaken zitten gegroepeerd in een aantal modules:
Rechtenbeheer
Viewer module
Databeheer
Meldpunt
Onderhoud
Peter/meterwerking
6.2.2.1
Module rechtenbeheer
Het beheersysteem voor route-infrastructuur is een webtoepassing die voor verschillende interne en externe gebruikers tegelijkertijd toegankelijk is. Het systeem moet voorzien zijn van een mechanisme om toegangsen beheerdersrechten toe te kennen aan personen zowel op niveau van de geografische data als de modules die deel uitmaken van de toepassing.
Het beheersysteem bevat een onderdeel waarmee de toegangs- en beheerdersrechten van de gebruikers kunnen beheerd worden. Rechten worden toegekend aan rollen. Gebruikers krijgen dan één of meerdere rollen toegewezen. De mogelijke rechten zijn uitgewerkt in een aantal regels en elke rol omvat een aantal van die regels.
Volgende rollen worden minstens voorzien. Tijdens de functionele analyse moet het rechtenbeheer in detail worden uitgewerkt, in het bijzonder welke rollen er moeten voorzien worden en welke rechten met ieder van die rollen verbonden zijn.
Beheerder: data- en rechtenbeheerder voor het beheersysteem. Dit is een medewerker van de TVB die gebruikers aanmaakt, rollen toewijst, datasets beheert, …
29
Medewerker: medewerker van TVB die data in het beheersysteem kan bekijken, invoeren, aanpassen en verwijderen/deactiveren. De medewerker kan gegevens ingegeven door de gebruikers van het beheersysteem aanpassen en valideren.
Vrijwilliger: gebruiker van het beheersysteem extern aan TVB die bepaalde datasets in het beheersysteem kan bekijken, invoeren en aanpassen.
Onderhoudsploeg: gebruiker van het beheersysteem en medewerker van de onderhoudsploeg die bepaalde datasets in het beheersysteem kan bekijken. De onderhoudsploeg kan enkel de dataset van de onderhoudstaken aanpassen via de onderhoud-module.
Peter / meter: gebruiker van het beheersysteem en controleur van de routes die bepaalde datasets in het beheersysteem kan bekijken. De peter/meter kan enkel de dataset van de meldingen invoeren en aanpassen via de meldpunt-module.
Het beheersysteem beheert eveneens de toegangs- en gebruiksrechten voor de mobiele toestellen. 6.2.2.2
Viewer module
Het beheersysteem bevat een viewer-module die de klassieke functionaliteiten bevat om geografische datasets te visualiseren en te consulteren.
Tijdens de functionele analyse moet viewer-module in detail worden uitgewerkt. De functionaliteiten hieronder worden minstens voorzien.
Structurering in lagen: de geografische data worden voorgesteld als lagen die kunnen aan en af gezet worden, op verschillende manieren worden voorgesteld (legende op basis van attribuutinformatie), transparant worden gezet, …
Navigatietools: zoom in, zoom uit, zoom naar zoekresultaat, zoom naar geselecteerd object.
Selecteren: één of meerdere geografische elementen kunnen worden geselecteerd op kaart.
Zoeken: Er kan gezocht worden op basis van de attribuutinformatie van de beschikbare datasets.
Consulteren: de attribuutinformatie van de geografische gegevens wordt op een overzichtelijke manier getoond in een formulier, met een duidelijke link naar het kaartgegeven. De mogelijkheid bestaat om foto’s te koppelen en te tonen. Bij de bewegwijzeringsborden wordt op basis van de attribuutinformatie, in het formulier een schematische voorstelling van het bord getoond met cijfers (knooppuntinfo), letters (bv naam wandelgebied) en pijlen (te volgen wandel- of fietsrichting).
6.2.2.3
Module databeheer
De geografische gegevens, waaronder de route-infrastructuur, kunnen worden ingevoerd, gewijzigd en gevalideerd zowel hun geografische component, de alfanumerieke gegevens en eventuele afbeeldingen. Tijdens de functionele analyse wordt het databeheer in detail uitgewerkt. De functionaliteiten hieronder worden minstens voorzien.
30
Invoer Het beheersysteem bevat de nodige mechanismen om gegevens rechtstreeks in te voeren of om ze te importeren (onrechtstreekse invoer).
Het importeren van de gegevens in het beheersysteem voldoet aan volgende voorwaarden: o
De invoer van de geïmporteerde gegevens moet automatisch en op regelmatige basis kunnen gebeuren.
o
De geïmporteerde gegevens moeten kunnen worden opgeslagen als objecten van de bestaande data types in het beheersysteem.
o
De geïmporteerde gegevens kunnen afkomstig zijn van verschillende databronnen, het formaat shp-file moet minimaal kunnen geïmporteerd worden.
o
De invoer van de geïmporteerde gegevens mag de integriteit van de reeds aanwezige gegevens in de databron niet in gevaar brengen.
Voor de rechtstreekse invoer van de geografische component wordt de nodige tekenfunctionaliteiten voorzien. De invoer van de attribuutinformatie gebeurt d.m.v. een formulier (cfr consulteren van attribuutinfo), met een duidelijke link naar het kaartgegeven.
Dezelfde tekenfunctionaliteiten en overzichtelijke formulieren worden gebruikt voor het wijzigen van de gegevens.
Elke invoerder moet zich succesvol kunnen authenticeren voordat hij de gegevens waarvoor hij verantwoordelijk is, mag invoeren of aanpassen (authenticatie).
Elke invoerder moet de gegevens waarvoor hij verantwoordelijk is, op een beveiligde manier kunnen inbrengen of wijzigen, d.w.z. dat die gegevens alleen mogen worden ingevoerd of aangepast binnen het beheersysteem door de personen die daarvoor de nodige rechten hebben (autorisatie).
Elke invoeractie moet zonder onderbreking kunnen gebeuren; d.w.z. dat maar één persoon tegelijkertijd gegevens van een data object mag invoeren of aanpassen (transactionele karakter van invoeracties).
Na een invoeractie moeten de ingevoerde of aangepaste gegevens automatisch controleerbaar zijn voor de invoerder. Ze mogen pas na validatie beschikbaar zijn voor andere gebruikers (automatische terugkoppeling).
Wanneer de gegevens van een data object worden opgeslagen, moet er duidelijke feedback worden getoond of de operatie succesvol of niet is afgerond. In het tweede geval moet de feedback in detail aangeven wat er verkeerd is gelopen.
Tijdens een invoeractie mag er ook geen validatie van de desbetreffende gegevens gebeuren (locking van invoer).
Tijdens een invoeractie moet de vorige versie van de ingevoerde of aangepaste gegevens kunnen geraadpleegd worden door de andere personen binnen het beheersysteem die leesrechten hebben voor die gegevens.
Validatie Het beheersysteem bevat de nodige mechanismen om data objecten, die door gebruikers zijn ingevoerd of aangepast, te valideren. De validatie gebeurt door medewerkers met de nodige rechten binnen het beheersysteem.
31
Het beheersysteem geeft op een duidelijke en overzichtelijke manier via de kaart weer welke data objecten die zijn ingevoerd of aangepast, nog moeten gevalideerd worden.
Het beheersysteem bevat een mechanisme om de te valideren data objecten te filteren.
Wanneer een nieuw data object in het beheersysteem wordt ingevoerd, is het pas zichtbaar voor andere gebruikers na validatie.
Wanneer een gewijzigd data object ter validatie wordt aangeboden, wordt duidelijk aangegeven wat er veranderd is t.o.v. de vorige versie. Dit veronderstelt dat minstens de laatste en voorlaatste versie van een data object in het beheersysteem worden bewaard.
Indien een invoer- of wijzigingsactie wordt afgekeurd wordt teruggegaan naar de vorige (nietgevalideerde) toestand.
Output Voor de attribuutinformatie van de geografische datasets worden tijdens de functionele analyse een beperkt aantal rapporten ontwikkeld, waarmee het mogelijk is om overzichtelijke lijsten te maken. De inschrijver voorziet een prijszetting voor volgende rapporten:
5 eenvoudige rapporten (vb. lijst van peters/meters (naam, adres, postcode, gemeente, e-mail, gesorteerd per gemeente).
5 rapporten met beperkte complexiteit (vb. lijst van meldingen met vermelding van de peter/meter gedurende het laatste jaar).
5 complexe rapporten (vb. overzicht van de meldingen en daaraan gekoppelde onderhoudstaken binnen een bepaalde periode met relevante info (soort melding, status, uitvoerder onderhoud, …).
De output voldoet aan volgende vereisten:
De resultaten worden over meerdere pagina’s getoond. Het aantal resultaten per pagina moet kunnen worden geconfigureerd en bovenaan en onderaan elke pagina staat er een bladernavigatie. Met die navigatie moet de gebruiker naar de vorige, de volgende, de eerste en de laatste of een zelf gekozen pagina kunnen springen.
De resultaten in de lijsten moeten kunnen gesorteerd worden op basis van alle attribuutvelden die voorkomen in de lijst.
Het moet mogelijk zijn om te filteren op de resultaten.
De lijsten kunnen worden afgeprint en geëxporteerd naar pdf en excel.
Exporteren De (geografische) datasets kunnen op elk moment naar verschillende formaten worden geëxporteerd. De minimale dataformaten zijn shp, xls en csv. In geval van xls en csv is de geografisch referentie expliciet in de tabel aanwezig (XY coördinaten). 6.2.2.4
Module meldpunt
De mogelijkheid om mankementen en suggesties inzake recreatieve routes en route-infrastructuur te melden en ze op te volgen vormen een belangrijk onderdeel van het beheersysteem. Met de
32
meldpuntmodule kunnen zowel de gebruikers van de routes (fietsers, wandelaars, ruiters) als de peters en meters mankementen en/of suggesties langs de route signaleren. Deze module is in het beheersysteem gelinkt aan de module onderhoud en de module peter/meterwerking. Om de functionaliteiten en mogelijkheden van het meldpunt duidelijk te maken, wordt vertrokken van de AS IS situatie om daarna de TO BE situatie weer te geven.
AS IS De routedokter is het huidige meldpunt van Toerisme Vlaams-Brabant waarmee recreanten mankementen langs de route kunnen signaleren en suggesties tot verbetering kunnen doorgeven. De mankementen hebben te maken met de route-infrastructuur (bewegwijzering), de toestand en toegankelijkheid van de wegen, zwerfvuil, wegenwerken, … De routedokter bestaat momenteel onder de vorm van een webformulier (www.toerismevlaamsbrabant.be/routedokter) en mail naar
[email protected].
De peters en meters signaleren soortgelijke problemen en suggesties langs de routes, naar aanleiding van een oproep tot controle van aan hen toegewezen trajecten (parcours). Zij geven hun bemerkingen door onder de vorm van controlefiches in excel- formaat (zie voorbeeld in bijlage 8.3), aangevuld met foto’s. De controlefiches worden digitaal doorgestuurd via mail of op papier via de post.
De meldingen vanuit de routedokter en van de peters en meters komen als 2 aparte flows toe bij één medewerker van TVB (de dispatcher), die de meldingen opvolgt en zorgt voor de communicatie over de melding. Meldingen die betrekking hebben op eigen route-infrastructuur worden doorgegeven naar de onderhoudsploegen (die werken in opdracht van TVB). Meldingen die betrekking hebben op de toestand/toegankelijkheid van de weg of op andere route-infrastructuur worden doorgegeven aan de wegbeheerder (gemeente, Agentschap voor Natuur en Bos, Afdeling wegen en verkeer, …) of beheerders van de betreffende route-infrastructuur.
De melding wordt door de melder zelf niet gelocaliseerd d.m.v. XY-coördinaten (bv. door aan te duiden op een kaart). De dispatcher localiseert de melding aan de hand van een omschrijving (knooppuntnummer gecombineerd met straatnaam, huisnummer, markante elementen in het landschap) die de melder meestuurt.
De communicatie omtrent de melding gebeurt tussen melder en dispatcher, dispatcher en onderhoudsploeg en dispatcher en “derden” (bv wegbeheerders, andere routebeheerders, …). De communicatie verloopt zoveel mogelijk via mail. Er is geen opvolgsysteem waarmee de mails worden bijgehouden en geregistreerd.
TO BE Het doel van de meldpuntmodule in het beheersysteem is dat:
meldingen door de melder worden gelocaliseerd d.m.v. XY-coördinaten op een kaart;
33
de informatie omtrent de melding op een éénduidige manier wordt doorgegeven van de melder naar de dispatcher;
meldingen en het mailverkeer errond tussen melder en dispatcher worden geregistreerd en bijgehouden.
Het is de bedoeling dat het principe van webformulier blijft bestaan. Naast de invulvelden die informatie geven over de melder en de melding (naam melder, datum melding, type route, routeproduct, type melding, …), bevat het formulier een kaart waarop de melder de locatie van de melding kan prikken. De kaart bestaat uit een referentiedataset (bij voorkeur OpenStreetMaps) en de trajecten en/of knooppunten van het routeproduct dat de melder heeft gekozen in het betreffende invulveld (routeproduct). Als alle velden zijn ingevuld en de melding gelocaliseerd is, verzendt de melder het formulier naar de dispatcher.
De peters en meters geven op dezelfde manier de resultaten van hun controle in (zie ook sectie 6.2.2.6). Wanneer zij het formulier verzenden, sturen zij ook informatie omtrent hun controle mee (controlebeurt, controledatum).
Na het doorsturen van het formulier ontvangt de melder een automatisch bevestiging van ontvangst van de melding met een link waarmee de melder op elk moment de status van zijn melding kan opvolgen. De dispatcher kan de melder om extra informatie vragen. Dit mailverkeer wordt geregistreerd en gekoppeld aan de betreffende melding. De dispatcher kan de status van de melding aanpassen en ook de melding afsluiten als het mankement is opgelost. De melder wordt automatisch op de hoogte gebracht wanneer de dispatcher de voor hem relevante gegevens van de melding wijzigt (bv status van de melding).
De mogelijkheid om meldingen via e-mail door te geven (
[email protected]) blijft bestaan. Dergelijke meldingen moeten door de dispatcher kunnen ingegeven worden in de meldpunt module zodat ze in het circuit terecht komen en verder als alle andere meldingen behandeld worden.
In de meldpunt module wordt per individuele melding de informatie over de melder en de melding en het daaraan gekoppelde mailverkeer op een overzichtelijke manier voorgesteld, zowel voor de dispatcher als de melder. Deze laatste heeft via de link die via mail wordt bezorgd, toegang tot het meldpunt. De individuele melding kan zowel door de melder als door de onderhoudsploeg afgedrukt worden, incl. de kaart, met trajectlijnen, knooppunten en de aanduiding van de melding.
Naast invoer, afhandeling en e-mailregistratie, kan de dispatcher met de meldpuntmodule de dataset van de meldingen bevragen en overzichtelijke lijsten maken met informatie over de meldingen (zie sectie 6.2.2.3). 6.2.2.5
Module onderhoud
Voor het merendeel van de meldingen (de mankementen aan route-infrastructuur) moeten de nodige onderhoudstaken worden doorgegeven en opgevolgd. Met de module onderhoud gebeurt de verdere afhandeling van de melding, van het linken van de juiste uitvoerder tot het uitvoeren van de nodige
34
onderhoudstaken. Om de functionaliteiten en mogelijkheden van de module onderhoud duidelijk aan te geven, wordt ook hier eerst de AS IS situatie geschetst om daarna de TO BE toestand weer te geven.
AS IS TVB beschikt momenteel niet over een mail-opvolgsysteem waarmee de communicatie tussen de dispatcher en de uitvoerder van onderhoudstaken wordt bijgehouden en geregistreerd.
Er is wel een databank waarin de meldingen en de daaraan gekoppelde onderhoudstaken worden bijgehouden. Deze databank is volledig alfanumeriek (access) en heeft geen geografische component. De databank is ontwikkeld en wordt beheerd door de firma die eveneens één van de onderhoudsploegen te werk stelt.
Aangezien de databank bedoeld is als registratie- en communicatiemiddel van onderhoudstaken uitgevoerd door de onderhoudsploegen die werken in opdracht van TVB, worden enkel meldingen die aanleiding geven tot onderhoud van eigen route-infrastructuur hierin verzameld (dus geen meldingen omtrent toestand van de wegen). Zowel de dispatcher van TVB als de onderhoudsploegen hebben toegang tot de databank en kunnen gegevens omtrent de meldingen en de daaruit voortvloeiende werken invoeren en aanpassen.
De dispatcher van TVB kan volgende statistieken uit de databank genereren: 1. Aantal meldingen volgens:
soort melding
soort melder
routeproduct (fietsnetwerk, wandelnetwerken, wandellussen, …)
gemeente
2. Uitgevoerde werken volgens:
Soort werk
Uitvoerder
routeproduct (fietsnetwerk, wandelnetwerken, wandellussen, …)
gemeente
De onderhoudsploegen kunnen uit de databank een lijst trekken van de uitgevoerde werken met bijhorende kostprijs voor de facturatie.
De communicatie i.v.m. meldingen naar derden over de toestand van de weg en andere route-infrastructuur gebeurt momenteel volledig via mail. Gegevens omtrent deze meldingen worden niet structureel bijgehouden.
35
TO BE Met de module onderhoud behandelt de dispatcher de melding vanaf het moment dat ze onderhoudstaken genereert tot het moment dat deze onderhoudstaken zijn uitgevoerd en de melding kan worden afgesloten. Dit omvat:
Een melding toewijzen aan een uitvoerder
De status van de melding wijzigen
Onderhoudstaken koppelen aan een melding
Bijkomende commentaar invoeren
Mailverkeer omtrent de uit te voeren taken voeren
De financiële afhandeling van de uitgevoerde taken doen
De onderhoudsploegen hebben eveneens toegang tot de module onderhoud en kunnen:
De status van de melding wijzigen
Onderhoudstaken koppelen aan een melding
Bijkomende commentaar invoeren
Mailverkeer omtrent de uit te voeren taken voeren
De financiële afhandeling van de uitgevoerde taken doen
De module onderhoud beheert alle informatie omtrent de onderhoudstaken alsook alle mailverkeer die over deze onderhoudstaken word gevoerd tussen dispatcher en uitvoerder. Aangezien een onderhoudstaak altijd gekoppeld is aan een melding, zijn ook de modules onderhoud en meldpunt aan elkaar gelinkt. D.w.z. dat in de module onderhoud de info over de onderhoudstaken op een overzichtelijke manier wordt weergegeven per individuele melding, voor zowel de dispatcher als de onderhoudsploeg.
TVB hanteert voor elke onderhoudstaak vaste eenheidsprijzen naar de onderhoudsploegen toe. Binnen de module onderhoud worden de eenheidsprijzen van de verschillende onderhoudstaken beheerd. Deze eenheidsprijzen verschillen per onderhoudstaak, maar ook per onderhoudsploeg. De module onderhoud kan met behulp van deze informatie de kostprijs van de onderhoudstaken berekenen.
Naast invoer, (financiële) afhandeling en e-mailregistratie, kan de dispatcher met de module onderhoud de dataset van de onderhoudstaken bevragen en overzichtelijke lijsten maken met informatie over deze onderhoudstaken. Zo kunnen op elk moment overzichten gegenereerd worden van alle onderhoudstaken, over een bepaalde tijdspanne, met info over de uitvoerder, kostprijs, het routeproduct, soort melding, status melding, … De lijsten die worden gegenereerd kunnen op niveau van alle attributen gesorteerd en doorzocht worden. In de fase van functionele analyse worden hiervoor de queries gedefinieerd en de rapporten bepaald (zie ook sectie 6.2.2.3).
De module onderhoud vervangt de databank uit de AS IS situatie. Het is niet de bedoeling dat de gegevens uit de huidige databank worden geïmporteerd in het nieuwe beheersysteem. Wel zal het ontwerp van de databank als inspiratiebron worden gebruikt en zullen een aantal functionaliteiten worden overgenomen.
36
6.2.2.6
Module peter/meter werking
Het merendeel van de meldingen (75 %) zijn afkomstig van de 735 vrijwilligers die de routes controleren: de peters en meters. Het aandeel van de peter/meter coördinatie in de tijdsbesteding van de dispatcher is groot: 60 %, tov 20 % voor routedokter en 20 % voor opvolging onderhoudstaken. TVB wil dan ook in het beheersysteem een module voorzien die de planning en opvolging van de controles door de peters en meters grotendeels automatiseert. De toekomstige functionaliteiten en mogelijkheden van de module worden verduidelijkt aan de hand van de AS IS en TO BE situatie.
AS IS De dispatcher heeft per routeproduct (wandellussen, fietslussen, fietsnetwerk, wandelnetwerk Pajottenland, wandelnetwerk Zuid-Dijleland, wandelnetwerk Hagelandse Heuvels) een planning (in excel) die aangeeft wie, wat, wanneer controleert (zie voorbeeld in bijlage). Op basis van deze planning wordt maandelijks via mail (of brief) per routeproduct een oproep verstuurd aan de peters/meters met de vraag om hun parcours te controleren. De peters en meters ontvangen deze planning éénmalig op papier wanneer zij peter of meter worden.
De peters en meters sturen hun feedback terug via mail onder de vorm van een ingevulde controlefiche (excelformulier, zie voorbeeld in bijlage 8.3). Peter/meters die niet over een e-mail/computer beschikken, sturen hun controlefiche op met de post. De peters en meters krijgen vervolgens een ontvangstbevestiging via mail. In de planning wordt bijgehouden wie feedback heeft gegeven.
De ingevulde controlefiche omvat één of (meestal) meerdere meldingen die betrekking hebben op één parcours. De meldingen worden door de dispatcher doorgegeven aan de betrokken onderhoudsploeg via de databank (zie sectie 6.2.2.5, AS IS situatie) in geval de melding betrekking heeft op eigen routeinfrastructuur. Indien de melding betrekking heeft op de toestand of toegankelijkheid van de weg, wordt de melding doorgestuurd naar de wegbeheerder (gemeente, Agentschap voor Natuur en Bos, Afdeling wegen en verkeer, …).
TO BE Het doel van de peter/meter module in het beheersysteem is dat:
de oproep via mail van de dispatcher aan de peters/meters voor controle van hun parcours wordt geautomatiseerd en geregistreerd;
de opvolging van de controles in belangrijke mate wordt geautomatiseerd;
het resultaat van de controles (meldingen) op een éénduidige manier wordt doorgegeven en gelocaliseerd;
het resultaat van de controles en het bijhorende mailverkeer wordt geregistreerd.
De maandelijkse oproepen naar de peters en meters gebeuren als volgt:
Er kan met behulp van een filter een lijst of groep van bestemmelingen worden samengesteld.
37
De groepen kunnen op elke moment worden gewijzigd.
De oproepmail kan geëditeerd worden.
De oproepmail bevat een link naar een formulier gelijkaardig aan het formulier van het meldpunt (zie 6.2.2.4). In dit formulier kan de peter/meter alle info omtrent meldingen langs zijn parcours ingeven d.m.v. invulvelden en aanduiding op kaart. De kaart bestaat uit een referentiedataset (bij voorkeur OpenStreetMaps) en de trajecten en/of knooppunten van de parcours die gecontroleerd moeten worden.
De verstuurde mails worden bewaard alsook alle reacties die erop volgen via mail. De communicatie omtrent de controle blijft aan elkaar gelinkt.
Bij mass mailings moet er voor gezorgd worden dat we niet op de blacklist van de mail provider terechtkomen.
Na het ingeven van de meldingen versturen de peters/meters het resultaat van hun controle via mail naar de dispatcher. Wanneer zij het formulier verzenden, sturen zij ook informatie omtrent hun controle mee (controlebeurt, controledatum).
Na het doorsturen van het formulier ontvangt de melder een automatisch bevestiging van ontvangst van de controleresultaten met een link waarmee de melder op elk moment de status van zijn meldingen kan opvolgen.
Het verder verloop gebeurt op gelijkaardige manier als in het meldpunt.
Met de peter/meter module kan de dispatcher overzichten kunnen maken van de controles (al dan niet uitgevoerd en door wie), de parcours (al dan niet gecontroleerd en door wie) en de peters/meters (controle al dan niet uitgevoerd en de parcours). De lijsten die worden gegenereerd kunnen op niveau van alle attributen gesorteerd en doorzocht worden. In de fase van functionele analyse worden hiervoor de queries gedefinieerd en de rapporten bepaald (zie ook 6.2.2.3). 6.2.2.7
Extra modules
Binnen de raamovereenkomst kunnen extra modules worden ontwikkeld indien dit opportuun of nodig zou blijken voor het beheer van de route-infrastructuur. Deze nieuwe modules en applicaties moeten aan het beheersysteem kunnen worden toegevoegd zonder dat de architectuur van het systeem moet aangepast/herwerkt worden. Functionaliteiten uit reeds ontwikkelde modules, bv de zoekfunctie, worden hergebruikt in de nieuwe modules.
Indien het de werking van het beheersysteem ten goede komt, kan de inschrijver in zijn offerte reeds extra modules voorstellen. 6.2.2.8
User interface
Het beheersysteem moet volgens de meest recente regels voor een gebruiksvriendelijke user interface ontworpen zijn. Een aantal vereisten voor gebruiksvriendelijkheid zijn:
38
Er moet uitgegaan worden van het 'design for all'-principe; d.w.z. dat de webpagina’s zowel voor mensen met als mensen zonder functiebeperking moeten ontworpen zijn. Richtlijnen hieromtrent kunnen teruggevonden worden op de site http://www.anysurfer.be/nl/in-de-praktijk/checklist. Er wordt hier in de mate van het mogelijke aan tegemoet gekomen.
De interface is touch friendly en is ontworpen volgens de principes van responsive design zodanig dat hij ook op tablets en smartphones goed bruikbaar is. Dit impliceert onder andere dat de lay-out ‘meevloeit’ met de grootte van het scherm, er voldoende ruimte is tussen de schermonderdelen, buttons voldoende groot zijn, enz.
De website is toegankelijk via courant gebruikte browsers (IE 8 en hoger, Firefox 29 en later, Chrome 37 en later, Safari 5 en later).
Alle pagina’s van het beheersysteem met eenzelfde functionaliteit worden volgens eenzelfde stramien opgebouwd (bijvoorbeeld pagina’s met gegevens over route-infrastructuur, of pagina’s met lijsten van meldingen, …).
Elementen die de pagina-eenheid verstoren, worden vermeden (frames, i-frames, pop-ups, enz.)
De gebruikers van het beheersysteem worden niet geconfronteerd met de onderliggende (X)HTMLcode, ook niet diegenen die gegevens moeten ingeven of aanpassen.
Styles moeten in afzonderlijke bestanden worden bewaard zodat er een scheiding is tussen structuur en inhoud aan de ene kant en presentatie aan de andere kant.
Voor pagina’s met invoervelden: o
Het moet duidelijk zijn welke velden verplicht zijn en welke niet.
o
Foutboodschappen worden bij de fout ingevulde velden getoond.
o
Foutboodschappen worden liefst zo snel mogelijk getoond, bijvoorbeeld bij het verlaten van een ingaveveld, en niet alleen bij het opslaan van de gegevens.
o
Bij de foute ingave van een formulier worden de waarden van de correct ingevulde velden opnieuw getoond.
Horizontale schuifbalken worden in de mate van het mogelijke vermeden.
6.2.3 Mobiele apparatuur Een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling en het beheer van recreatieve routes is de inventarisatie en controle op het terrein. Om terreingegevens snel en efficiënt centraal ter beschikking te hebben, wil TVB werken met mobiele toestellen waarmee:
bestaande route-infrastructuur kan gepositioneerd, geïnventariseerd en gefotografeerd worden;
de plaatsbepaling kan gebeuren van toekomstige route-infrastructuur (incl. positionering, inventarisatie, foto);
de
opvolging
kan
gebeuren
van
te
plaatsen
route-infrastructuur
(incl.
(her)positionering,
inventarisatie/actualisatie, foto);
meldingen/onderhoudswerken kunnen worden
bekeken, ingevoerd en
afgehandeld worden
(positionering, inventarisatie/actualisatie, foto).
39
6.2.3.1
Technische vereisten
Het staat de inschrijver vrij om het type toestel (smartphone, tablet, …), het besturingssysteem, soort app (web, native, hybride), … te kiezen en voor te stellen.
De mobiele toestellen beschikken over een gps-functie voor het positioneren van de data.
De mobiele toestellen staan via het internet in verbinding met het centrale beheersysteem. Softwarematig functioneren de mobiele toestellen los van het centrale beheersysteem, maar ze gebruiken wel de data van het beheersysteem. De verbinding is minimaal 3G. Het dataverkeer moet op maandbasis 4 tot 6 Gb aankunnen.
De mobiele toestellen moeten zowel met als zonder internetverbinding (offline) kunnen werken. D.w.z. dat zowel de data (de kaartondergrond en geografische datasets) op het toestel aanwezig zijn, zodat altijd kan doorgewerkt worden, met of zonder internetverbinding.
De geïnventariseerde gegevens zijn quasi onmiddellijk beschikbaar in het centrale beheersysteem. De verbinding mobiel – centraal gebeurt automatisch, op regelmatige basis en draadloos. Handmatige synchronisaties zijn overbodig. De mogelijkheid van handmatige synchronisatie wordt wel voorzien.
Omgekeerd zijn gegevens die d.m.v. van de centrale beheermodule worden gewijzigd, ook snel mobiel beschikbaar.
6.2.3.2
Functionele vereisten
De mobiele toestellen zijn hard- en softwarematig zeer eenvoudig opgebouwd, geschikt voor niettechnisch onderlegde personen en kunnen met een minimale ondersteuning gebruikt worden.
De mobiele toestellen zijn geconfigureerd voor gebruik van 1 enkele applicatie. Alle standaard functies en functionaliteiten van de toestellen zijn niet beschikbaar (zoals gebruik telefoon en browser).
De interface van de mobiele toepassing is zeer eenvoudig opgebouwd en bestaat uit een kaartonderlegger (bij voorkeur OpenStreetMap) met de trajecten, knooppunten, de te inventariseren data-objecten en enkele buttons.
Standaard cartografische tools zoals in/uit zoomen en pannen (ook naar de huidige positie) zijn beschikbaar.
De positionering van de dataobjecten (route-infrastructuur) gebeurt d.m.v. een klik op de kaartonderlegger.
Na positionering worden de eigenschappen van de dataobjecten verzameld aan de hand van een aantal eenvoudige vragen met aanklikbare keuzes.
Met het mobiele toestel worden foto’s genomen die gelinkt zijn aan de betreffende dataobject.
De met het mobiele toestel ingevoerde dataobjecten kunnen achteraf d.m.v het mobiele toestel worden gewijzigd: zowel positie, eigenschappen als foto’s.
De info van bestaande dataobjecten kan met het mobiele toestel worden bekeken, ingevoerd en gewijzigd (positie, eigenschappen en foto’s).
De gegevens die via het mobiele toestel worden geïnventariseerd, worden centraal met het beheersysteem (module databeheer) gevalideerd.
40
De mobiele toepassing moet voldoende flexibel zijn en eenvoudig geconfigureerd en aangepast kunnen worden in functie van de soort dataobject (bewegwijzering, picknicktafel, overzichtsbord, …) en het gebruiksdoel
(inventariseren/controleren
van
bestaande
bewegwijzering,
plaatsbepaling
van
toekomstige bewegwijzering, het plaatsen van bewegwijzering, …).
6.3 Hosting 6.3.1
Algemeen
De dienstverlener is verantwoordelijk voor de hosting van het systeem en voor alle aspecten hieraan verbonden: het zoeken van een provider, contacten met de provider zowel bij normale werking van het beheersysteem als bij problemen, enz.
De inschrijver voorziet een voldoende performant en beveiligd systeem met voldoende capaciteit. De inschrijver mag uitgaan van de veronderstelling dat er initieel op het systeem 20.000 (geografische) objecten (route-infrastructuur, trajecten, knooppunten, …) en ongeveer 1000 contacten zullen worden beheerd.
De dienstverlener is verantwoordelijk voor een betrouwbare back-up- en restoreprocedure van het systeem.
Wanneer het beheersysteem onbeschikbaar is door problemen bij de host provider, wordt TVB hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht via e-mail en telefonisch. De dienstverlener legt aan TVB uit op basis van informatie hem verstrekt door de host provider hoe de onbeschikbaarheid zo snel mogelijk zal verholpen worden.
De inschrijver geeft in zijn aanbieding duidelijk en uitgebreid aan welke voorzieningen hij voorziet (vb. aard van de server, voorziene schijfruimte, disaster-recovery procedures, back-up frequentie, technische omkadering, beveiliging (antivirus, firewall, versleuteling data, encryptie wachtwoorden, ...) enzovoort. De inschrijver geeft ook duidelijk aan wat het groeipad is, indien het aantal gebruikers en/of objecten drastisch zou stijgen.
6.3.2
Beveiliging
De sofware en de datasets van het beheersysteem worden gehost bij een host provider binnen de Europese landsgrenzen.
De dienstverlener is volledig verantwoordelijk voor het beveiligingsaspect van het systeem en dit voor de hele duur van het gebruik ervan.
Alleen personen met de nodige toegangsrechten (configuratie-, lees-, schrijf-, validatierechten, enz.) kunnen daadwerkelijk het systeem gebruiken.
Alle onderdelen en layers van het beheersysteem (database(s), modules, mobiele toestellen enz.) zijn beveiligd tegen verkeerd gebruik door derden.
41
Data, e-mail, e.d. worden versleuteld. De inschrijver geeft aan hoe de versleuteling van de data gebeurt en hoe wachtwoorden worden opgeslagen / geëncrypteerd.
6.3.3 Beschikbaarheid Het beheersysteem is 99,9% van de tijd beschikbaar. Dit wil zeggen dat de maximale ongeplande downtime van het beheersysteem minder is dan 9 uur per jaar.
Gehele of gedeeltelijke aanpassingen aan het beheersysteem moeten vooraf overeengekomen worden met de verantwoordelijken voor het beheersysteem bij TVB. Op die manier kunnen die verantwoordelijken bij een eventuele geplande onbeschikbaarheid van het beheersysteem hierover tijdig de nodige communicatie opzetten met de gebruikers van het beheersysteem en andere nodige voorzieningen treffen.
6.3.4 Performantie De performantievereisten voor het beheersysteem gelden enkel voor de gebruikers binnen het provinciebestuur. Hierbij gaan we van de veronderstelling uit dat die gebruikers beschikken over een pc met standaardvoorzieningen op het ogenblik van gebruik (voldoende geheugen, courante versie van het operating systeem, recente browserversie, enz.). Er wordt gesproken over performantieproblemen wanneer bij navraag bij 10 personeelsleden van provinciebestuur Vlaams-Brabant de werking van het beheersysteem door 8 van hen als traag wordt ervaren.
6.3.5 Logging De volgende operaties op het beheersysteem worden gelogd:
inlog- en uitlogacties met registratie van de gebruikte account en de begin- en einddatum van de gebruikerssessie.
alle acties (dus ook data imports) die gegevens in het beheersysteem aanpassen, toevoegen of verwijderen. Het volgende wordt gelogd:
de gebruikte account
een aanduiding van de uitgevoerde actie
de datum en tijdstip van de actie
de id van het data object waarop de actie is uitgevoerd
welke aanpassingen er aan het object zijn uitgevoerd
of de actie succesvol of niet is afgerond. Indien niet, dan wordt de reden voor de niet-succesvol afgesloten actie ook gelogd.
6.3.6 Update traject Updates van het beheersysteem die worden uitgevoerd op vraag van de dienstverlener zijn volledig ten laste van en op kosten van de dienstverlener.
Voor elke update van het beheersysteem of een onderdeel ervan overlegt de dienstverlener eerst over alle aspecten van de update met de opdrachtgever (timing, impact, enz.).
42
De dienstverlener is ook verantwoordelijk voor alle bijkomende acties en ‘artifacts’ die een update met zich meebrengt. Voorbeelden: o
Het restoren van de vorige toestand bij ernstige fouten veroorzaakt door de update
o
Het updaten van de documentatie indien nodig
o
Het fixen van fouten veroorzaakt door de back-up
Aanpassingen en uitbreidingen aan het beheersysteem aangevraagd door de opdrachtgever zijn volledig ten laste van de opdrachtgever. Deze aanpassingen en uitbreidingen zijn het onderwerp van een deelopdracht in het kader van de huidige raamovereenkomst:
In de deelopdracht beschrijft de opdrachtgever de vereiste functionaliteit en bijkomende modaliteiten voor de aanpassingen of uitbreidingen.
In de deelopdracht vraagt de opdrachtgever op basis van deze beschrijving om een offerte voor de update van het beheersysteem (prijs, plan van aanpak, timing, enz.; deze modaliteiten zijn besproken in het administratieve gedeelte van het bestek.)
De dienstverlener voorziet een acceptatieomgeving. Deze wordt gebruikt voor de presentatie van updates die door de dienstverlener worden geïnitieerd als voor het testen van de change requests die door TVB worden aangevraagd. Alvorens een nieuwe versie of een change request in productie wordt gezet, dient deze eerst ter beschikking te worden gesteld in de gehoste acceptatieomgeving. Op deze manier kan TVB nagaan of de aangebrachte veranderingen voldoen aan de verwachtingen en foutloos werken. Pas na goedkeuring door TVB kunnen de veranderingen in productie worden gezet.
6.4
Diensten
6.4.1 Analyse De analyse wordt uitgevoerd zoals beschreven in 6.6.1.
6.4.2 Installatie, configuratie en implementatie De dienstverlener staat in voor alle werkzaamheden aan alle aangeboden producten. Het betreft het implementeren en testen van alle deelprojecten, het installeren en configureren van alle noodzakelijke software.
6.4.3 Mobiele toestellen Binnen de opdracht wordt de configuratie en de huur van de mobiele toestellen voorzien, alsook de ontwikkeling van de nodige software ervoor.
43
6.4.4 6.4.4.1
Onderhoudscontract Bepalingen
De dienstverlener verzekert als onderhoud de hierna beschreven prestaties die nodig zijn om de producten te onderhouden en in goede staat te houden. 6.4.4.2
Support
De medewerkers van TVB staan in voor de eerstelijnssupport (functioneel) van de eindgebruikers. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het operationeel houden van de omgeving d.m.v. tweede- en derdelijnssupport. De opdrachtgever schetst het probleem en geeft ook aan wat volgens haar de ernst is van het probleem. Afhankelijk hiervan betreft het een ernstig of een gewoon probleem (zie ook Fout! erwijzingsbron niet gevonden.). Na oplossing van het probleem kan hierover met de dienstverlener gediscussieerd worden.
6.4.5
Afhandeling change requests
De inschrijver voorziet in zijn offerte 10 dagen die gebruikt worden om 'change requests' te implementeren gedurende de implementatie van het project. Een volledige dag beslaat 2 blokken van 4 uren. Bij elke change request maakt de dienstverlener een schatting van de kostprijs. Het voorstel wordt aan de projectleider voorgesteld die dan beslist of de change request effectief zal worden uitgevoerd. Pas na goedkeuring kan de verandering worden doorgevoerd.
6.4.6 Bijkomende functionele ondersteuning De inschrijver voorziet 10 dagen functionele ondersteuning per jaar in functie van de verdere verfijning/customisatie van het product (vermoedelijke hoeveelheid). Deze dagen kunnen gebruikt worden voor het geven van advies, het analyseren en implementeren van bijkomende of gewijzigde functionaliteiten. Deze dagen zijn op afroep te bestellen door de opdrachtgever en te leveren binnen een termijn van 2 weken na de bestelling. De bestelling kan in blokken van 4 uren worden opgenomen en gefactureerd. Een volledige dag beslaat 2 blokken van 4 uren. Enkel de gepresteerde en overeengekomen dagen kunnen vergoed worden.
6.4.7 Kennisoverdracht en documentatie De dienstverlener zorgt voor voldoende kennisoverdracht en documentatie zodat de personeelsleden van de opdrachtgever de taken die hen zijn toegewezen voor het beheersysteem, optimaal kunnen vervullen.
6.4.8 Opleiding en handleiding Er wordt minimaal een opleiding voorzien voor de ‘beheerder’ van het beheersysteem. Deze opleiding belicht zowel de taken van de beheerder, het algemeen gebruik van het beheersysteem en de werking van
44
de mobiele toestellen. De opleiding in verband met het gebruik van de modules en mobiele toestellen worden door medewerkers van de opdrachtgever verzorgd volgens het principe teach-the-teacher. De dienstverlener levert een Nederlandstalige handleiding van het beheersysteem en de mobiele toestellen. Deze mogen door de opdrachtgever vrij en volledig gekopieerd worden.
6.4.9 Documentatie Er wordt een gedetailleerde beschrijving meegeleverd van de datamodellen voor de gegevens die beheerd worden door het beheersysteem. De entiteiten van het data model (tabellen, cross-reference tabellen, enz.) worden beschreven en de relaties tussen die entiteiten met uitleg over waarom er voor een bepaalde organisatie van gegevens is gekozen.
6.5 Organisatie van het project De opdrachtgever zet een stuurgroep en een projectgroep op om deze opdracht te begeleiden en te sturen. Tevens zal er een projectleider aan de kant van de opdrachtgever aangeduid worden.
Er wordt door de dienstverlener een projectcoördinator aangeduid. Deze persoon is in ieder geval verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de opdracht.
De projectcoördinator is bijgevolg verantwoordelijk voor planning, uitvoering en controle over zijn toebedeelde werkzaamheden en heeft volgende taken:
Opstellen, actualiseren en optimaliseren van de planning;
Bewaken van de voortgang;
Verdelen van de taken en opdrachten naar medewerkers binnen zijn organisatie;
Rapporteren over knelpunten en voortgang naar de projectleider;
Initiatieven lanceren i.v.m. de voortgang van het project;
Initiatieven lanceren i.v.m. de ontwikkeling van de toepassingen;
Advisering van beslissingen;
Begeleiden bij het implementeren van de nieuwe oplossingen.
De frequentie van vergaderen en de verslaggeving wordt binnen de projectgroep afgesproken bij de opstart van het project.
6.6
Projectverloop
6.6.1 Analyse Alvorens over te gaan tot de implementatie van het beheersysteem, dient er in elk geval een functionele analyse te worden uitgevoerd. Tijdens de functionele analyse worden de vereisten van de opdrachtgever, beschreven in sectie 6.2 en 6.3, vertaald in functionaliteiten die beschikbaar zullen zijn in het aangeboden
45
beheersysteem en de mobiele toestellen. Voor elke vereiste of groep van verwante vereisten wordt aangegeven welke functionaliteit of functionaliteiten in het beheersysteem ermee overeenkomen.
6.6.2 Ontwikkeling en testen Na de goedkeuring van de analyse door de stuurgroep, kan gestart worden met de implementatie. De medewerkers van TVB staan in voor functionele testen alvorens de toepassing ter beschikking wordt gesteld aan de toekomstige gebruikers. Er wordt hieromtrent een plan van aanpak met de dienstverlener opgesteld bij de start van het project.
6.6.3 Probleemopvolging De dienstverlener voorziet een webtoepassing waarin de opdrachtgever en de dienstverlener de voorkomende problemen kan loggen en de afhandeling ervan verder kan opvolgen. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen ernstige en gewone fouten. Deze problemen worden tijdens de implementatie en tijdens de waarborgperiode door de dienstverlener kosteloos opgelost.
6.6.4 Foutenclassificatie We maken onderscheid tussen twee categorieën van fouten namelijk: ernstige fouten en gewone fouten.
De opdrachtgever bepaalt in eerste instantie steeds tot welke foutencategorie een bepaalde fout of probleem wordt toegewezen. Na oplossing van het probleem kan hierover met de dienstverlener gediscussieerd worden. 6.6.4.1
Ernstige fout
Er wordt over een ernstige fout gesproken wanneer de producten of toepassingen onbruikbaar geworden zijn of grote functionaliteiten niet beschikbaar zijn voor de interne en eventueel externe gebruikers. Beveiligingsproblemen die worden aangeduid n.a.v. concrete gebeurtenissen worden steeds als ernstige fouten aanzien. Ook een te lage performantie en een te lage beschikbaarheid van de toepassing worden als een ernstige fout aanzien. 6.6.4.2
Gewone fout
Er wordt over een gewone fout gesproken indien de producten hun functies blijven vervullen, maar er enkele minder belangrijke functionaliteiten niet meer beschikbaar zijn of wanneer een element als hinderlijk, incorrect of niet-ergonomisch wordt beschouwd maar geen invloed heeft op de functionaliteiten van de toepassing. 6.6.4.3
Werkwijze bij ernstige fouten
Voor ernstige fouten wordt na voorlopige oplevering de interventietijd bepaald op 4 uren.
46
Hiermee wordt bedoeld dat er, na de melding van een probleem via de afgesproken kanalen, binnen de 4 uren een eerste actie dient te gebeuren ten einde een oplossing voor het probleem te vinden. Vanaf dat ogenblik dient de dienstverlener op een continue en intensieve manier aan het probleem verder te werken teneinde een oplossing te vinden. Hij dient hierover op regelmatige basis (minimum om de 4 werkuren) terug te koppelen met de opdrachtgever. Indien een herstelling wordt gestart en deze kan maar beëindigd worden na 22 uur, dan dient de dienstverlener deze herstelling verder te zetten, ook eventueel op zaterdag (niet op zon- en feestdagen). Een werkbare oplossing wordt finaal verwacht binnen twee werkdagen. 6.6.4.4
Werkwijze bij gewone fouten
Na voorlopige oplevering wordt de interventietijd in onderling overleg bepaald. Tevens wordt een indicatie van oplossingstijd opgegeven. Hiermee wordt bedoeld dat er, na de melding van een probleem via de afgesproken kanalen, binnen de afgesproken termijn een eerste actie dient te gebeuren ten einde een oplossing voor het probleem te vinden. Vanaf dat ogenblik dient de dienstverlener aan het probleem verder te werken teneinde binnen de vooropgestelde termijn een oplossing te vinden. Hij dient hierover op regelmatige basis (minimum om de 2 werkdagen) terug te koppelen met de opdrachtgever. Voor deze problemen dient de dienstverlener enkel prestaties te leveren tussen 9:00 uur en 18:00 uur, tijdens de weekdagen. De termijn waarbinnen een werkbare oplossing wordt verwacht, wordt in onderling overleg bepaald.
Een probleem is pas opgelost na controle en goedkeuring door de opdrachtgever. 6.6.4.5
Werkwijze bij gekende problemen
De dienstverlener dient alle andere fouten waarvan hij op de hoogte werd gebracht en die eveneens voorkomen in de aan de opdrachtgever geleverde producten te melden. De nodige verbeteringen dienen aangebracht te worden binnen de termijn die aangeduid werd binnen de foutenclassificatie. 6.6.4.6
Aanrekening kosten
De opdrachtgever gaat van de veronderstelling uit dat de dienstverlener over voldoende documentatie beschikt over het aangeboden systeem. Bijgevolg kunnen alleen de uren worden aangerekend die effectief werden gepresteerd voor het oplossen van het probleem, niet de uren die worden gepresteerd om het systeem te leren kennen.
6.7
Varia
De dienstverlener is verantwoordelijk voor het leveren van alle diensten, hard- en software om te komen tot een volledig werkend geheel, zelfs al zijn deze niet expliciet in dit bestek voorzien.
47
7 Offerteformulier en inventaris AANBESTEDENDE OVERHEID: TOERISME VLAAMS-BRABANT VZW PLAATS VAN DE OPDRACHT: PROVINCIEPLEIN 1, 3010 LEUVEN VOORWERP VAN DE OPDRACHT:
Raamovereenkomst voor de levering en het bedrijfsklaar installeren van een online systeem voor het beheer van toeristische route-infrastructuur voor Toerisme Vlaams-Brabant Dossiernummer: TOE/2014/PM/119
7.1 Offerteformulier De ondergetekende: (Naam en voornamen)
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats: (Land, gemeente, straat, nummer)
ofwel 5
De vennootschap (Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)
5 Doorhalen wat niet van toepassing is
48
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) 6
ofwel 7
De ondergetekende: (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming,
Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot
Raamovereenkomst voor de levering en het bedrijfsklaar installeren van een online systeem voor het beheer van toeristische route-infrastructuur voor Toerisme Vlaams-Brabant tegen de som van:
(in cijfers: inclusief btw): ............................................................................................................................................
(in letters: inclusief btw):............................................................................................................................................
6 De gemachtigden voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het "Belgische Staatsblad" waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 7 Doorhalen wat niet van toepassing is
49
A. Administratieve gegevens -
Inschrijving bij de R.S.Z. onder nr(s):
-
btw (alleen in België) onder nr(s):
B. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer8: op naam van:
C. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: -
De samenvattende inventaris van de leveringen, aangevuld met de eenheidsprijzen in letterschrift, evenals met de gedeeltelijke en totale sommen, die het bedrag van de offerte staven.
-
Een volledige, gedetailleerde opgave ter rechtvaardiging van de wijzigingen die aan de hoeveelheden van de samenvattende inventaris heb of hebben aangebracht.
-
De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te
de,
De dienstverlener(s),
Belangrijke nota.
De dienstverlener(s) wordt (worden) verzocht het offerteformulier behoorlijk in te vullen, rekening houdend met de voetnota's. Er is geen beroep mogelijk tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (Art. 87 KB van 15 juli 2011).
8 De Belgische inschrijver vermeldt de bankrekening waarop de betalingen dienen te geschieden. De buitenlandse inschrijver vermeldt de naam van de instelling waar de betalingen moeten worden verricht.
50
7.2 INVENTARIS Hierna volgt een inventaris van de leveringen, diensten en prestaties die verwacht worden. De inschrijver voegt zelf een gedetailleerde prijsvorming bij de offerte. Betreffende Raamovereenkomst voor de levering en het bedrijfsklaar installeren van een online systeem voor het beheer van toeristische route-infrastructuur voor Toerisme Vlaams-Brabant.
7.2.1 Ontwikkeling en implementatie van het beheersysteem NR.
BESCHRIJVING
HOEVEEL
EENHEIDS
TOTAAL
HEID
PRIJS.
exclusief btw
VH: vermoedelijke hoeveelheden
1.
Functionele analyse
1
2.
Ontwikkeling van het beheersysteem
1
zoals beschreven in sectie 6.2 3.
Maandelijkse huur van de software voor 1 maand de basisimplementatie
4.
Maandelijkse huur van 8 mobiele
1 maand
toestellen 5.
Acceptatieomgeving
1
6.
Documentatie
1
7.
Opleiding
1
8.
Afhandelen van change requests
10 dagen
9.
Dagprijs van een project manager i.k.v.
2 dagen
functionele ondersteuning 10. Dagprijs van een senior analist i.k.v.
2 dagen
functionele ondersteuning 11. Dagprijs van een senior programmeur
2 dagen
i.h.k.v. functionele ondersteuning 12. Dagprijs van een junior programmeur
4 dagen
i.h.k.v. functionele ondersteuning
Subtotaal Btw Subtotaal incl. btw
51
7.2.2 Onderhoud NR.
1.
BESCHRIJVING
Basisonderhoudscontract zoals
DUUR
EENHEIDS
TOTAAL
PRIJS.
exclusief btw
1 jaar
beschreven in punt 4.7.7 2.
Onderhoud gedurende de werkuren
8 uren
door een junior profiel 3.
Onderhoud gedurende de werkuren
8 uren
door een senior profiel 4.
Onderhoud na 22.00 u op werkdagen
1 uur
door een junior profiel 5.
Onderhoud na 22.00u op werkdagen
1 uur
door een senior profiel 6.
Onderhoud tijdens het weekend
1 uur
(zaterdag) door een junior profiel 7.
Onderhoud tijdens het weekend
1 uur
(zaterdag) door een senior profiel
SUBTOTAAL Btw Subtotaal incl. btw
7.2.3 Hosting NR.
BESCHRIJVING
DUUR
EENHEIDSPRIJS
TOTAAL exclusief btw
1.
Hosting voor de volledige omgeving
1 maand
SUBTOTAAL Btw Subtotaal incl. btw
Opgemaakt te .............................de................................................
De inschrijver
52
8 Bijlagen 8.1
Beschrijving referentie
Voor het vermelden van de projecten die als referentie gebruikt worden, dient onderstaande tabel ingevuld te worden. Er worden minimaal 2 referenties gevraagd (zie ook 4.9.2.1). Een referentie komt pas in aanmerking indien zij ook daadwerkelijk werd opgeleverd.
Naam en adres van het bedrijf waar het project werd uitgevoerd Contactpersoon en telefoonnummer Titel project Beschrijving project Doorlooptijd en einddatum (= datum oplevering) van het project: Initiële kostprijs project Gebruikte producten en technieken Werd dit project in samenwerking met een andere firma gerealiseerd? Indien ja, welke firma (‘s) Werd de projectleiding volledig opgenomen door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de functionele analyse uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de technische analyse uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de implementatie (=
53
programmatie, parametrisatie) uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de opleiding van de gebruikers uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was.
54
8.2
Sjabloon "Profiel medewerker"
Naam medewerker Geboortedatum Moedertaal Rol van de medewerker in het kader van de opdracht (vb. projectleider, programmeur, IT architect) Expertisedomeinen Relevante opleidingen & certificaten Relevante ervaring & projecten
55
8.3 Illustraties bij de technische specificaties Illustratie bij de module meldpunt (zie 6.2.2.4) :
ingevulde contolefiche van een peter van het fietsnetwerk
ingevulde contolefiche van een peter van het wandelnetwerk Pajottenland
Illustratie bij de module peter/meter werking (zie 6.2.2.6):
planning van de controles van het wandelnetwerk Zuid-Dijleland
56
