Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
1/206
Bestek: Open offerteaanvraag voor de vernieuwing van het Platform "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing. ERRATA 3 : Pagina’s 1, 4, 7, 12, 14, 15, 127, 148 en 153 ; bijlage 11 Errata 4: pagina 29 en 30 Bekendmaking op Europees niveau Bijzonder bestek S&L/AO/390/2014 Opening van de offertes: op 11 augustus 25 augustus 2015 om 14.30 uur
1
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
2/206
2
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
3/206
A.ALGEMENE AFWIJKINGEN....................................................................................................... 6 B.ALGEMENE BEPALINGEN ........................................................................................................ 7 1.
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................ 7
1.1.
Algemeen ...................................................................................................................................... 7
2. LOOPTIJD VAN HET CONTRACT. ..................................................................................................................... 8 3. AANBESTEDENDE OVERHEID - BIJKOMENDE INFORMATIE......................................................................... 9 4. VERTROUWELIJKHEIDSVERKLARING ............................................................................................................. 9 5. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT .................................................................................. 9
5.1. Wetgeving ......................................................................................................................................... 9 5.2. Opdrachtdocumenten ........................................................................................................................ 9 6. INFORMATIESESSIE. ....................................................................................................................................... 10
C.GUNNING.................................................................................................................................. 12 1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................ 12
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes .................................................................................. 12 1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen ........................................................................... 12 1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend ................................................. 13 1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ........................................................... 14 1.2. Opening van de offertes .................................................................................................................. 15 2. OFFERTES ........................................................................................................................................................ 15
2.1. In de offerte te vermelden gegevens............................................................................................... 15 2.2. Structuur van de offerte ................................................................................................................... 16 2.3. Geldigheidsduur van de offerte. ...................................................................................................... 18 3. PRIJS. ................................................................................................................................................................ 18 4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ........................................................................................................................................... 18
4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.2.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ...................................................................................... 18 Toegangsrecht ............................................................................................................................ 18 Kwalitatieve selectie.................................................................................................................... 21 Regelmatigheid van de offertes .................................................................................................. 22
D.UITVOERING ............................................................................................................................ 33 1. LEIDEND AMBTENAAR..................................................................................................................................... 33 2. PRIJSHERZIENING....................................................................................................................................... 33
2.1.
Clausule van de meest begunstigde klant .................................................................................. 34
3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER. ..................................................................................... 34 4. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN. ....................................................................................... 35
4.1. Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht...................................................................... 35 4.2. Controles door derden..................................................................................................................... 36 4.3. Controle op en begeleiding van de opdracht, evaluatie van de gepresteerde diensten en controlehandelingen ............................................................................................................................... 36 4.4. "Go/No Go"-beslissing..................................................................................................................... 37 4.5. Gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase .................................................................................. 37 4.6. Garantie ........................................................................................................................................... 38 4.6.1. Garantie ........................................................................................................................................ 38 4.6.2. Verborgen gebreken .................................................................................................................... 38 4.6.3. SLA ............................................................................................................................................... 39 4.7. Definitieve oplevering ...................................................................................................................... 40 4.8. Opleveringsmodaliteiten en -kosten ................................................................................................ 40 4.8.1. Opleveringsmodaliteiten ............................................................................................................... 40 4.8.2. Opleveringskosten........................................................................................................................ 40 4.9. Eigendom van de ontwikkelde software .......................................................................................... 40 4.9.1. Intellectuele eigendom ................................................................................................................. 40 4.9.2. Geboden garanties ....................................................................................................................... 41 5. BORGSTELLING ............................................................................................................................................... 42
5.1. Vestiging van de borgtocht .............................................................................................................. 42 5.2. Vrijgave van de borgtocht ............................................................................................................... 44 6. UITVOERINGSMODALITEITEN. ....................................................................................................................... 44
6.1. Uitvoeringsclausule ......................................................................................................................... 44 6.2. Clausule van technologische evolutie ............................................................................................. 45 6.3. Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden ........................................................ 45 6.4. Personeel van de opdrachtnemer ................................................................................................... 46 6.4.1. Beschrijving van de profielen ....................................................................................................... 47 3
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
4/206
6.5. Onderaannemers ............................................................................................................................ 49 6.6. Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld........................................... 50 6.7. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. ......................................................................... 51 6.7.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie .......... 51 6.7.2 Eigendom ...................................................................................................................................... 53 6.7.3 Overdraagbaarheid ....................................................................................................................... 53 7. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN ........................................................................................... 54 8. GESCHILLEN..................................................................................................................................................... 55 9. BOETES EN STRAFFEN. .................................................................................................................................. 55
9.1. Straffen ............................................................................................................................................ 55 9.2. Boetes ............................................................................................................................................. 55 9.3. Aanrekening van de boetes en straffen .......................................................................................... 56 9.4 Precontentieuze procedure en geschillen ........................................................................................ 56 Lezen van het bijzonder bestek ............................................................................................................. 57
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................... 58 1. Algemene context van het project ......................................................................................... 58 1.1. STRUCTUUR VAN DE FOD .......................................................................................................................... 58
1.1.1. Situatie, rol, opdracht en visie van de dienst Fisconetplus binnen de FOD Financiën. ............. 59
2. Vaststelling van de behoeften................................................................................................ 61 2.1. HUIDIG PLATFORM "KENNISBEHEER" ...................................................................................................... 61
2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6. 2.1.7.
Grote lijnen van de evolutie van het platform Fisconetplus ........................................................ 61 Huidige technische oplossing ..................................................................................................... 62 Versiebeheer en historiekenbeheer ............................................................................................ 63 Het toekomstige platform "kennisbeheer"................................................................................... 63 Buiten de opdracht ...................................................................................................................... 66 Aandachtspunten ........................................................................................................................ 66 Planning ...................................................................................................................................... 68
2.2. DEFINITIES EN AFKORTINGEN .................................................................................................................. 69
3. Verwachte functionaliteiten ................................................................................................... 73 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.
COMMUNICATIEFUNCTIONALITEIT ........................................................................................................... 73 BEHEER VAN INKOMENDE STROMEN ...................................................................................................... 73 PRODUCTIE VAN DOCUMENTEN EN METADATA .................................................................................... 75 BEHEER VAN DE TAXONOMIE ................................................................................................................... 79 VERSIEBEHEER (VERSIONING) ................................................................................................................. 80 INDEXERINGSBEHEER ............................................................................................................................... 80 TOEGANGSBEHEER .................................................................................................................................... 81
3.7.1. 3.7.2. 3.7.3. 3.7.4.
Het gedeelte publicatie ............................................................................................................... 82 Het gedeelte raadpleging-portal ................................................................................................. 82 Het gedeelte procesbeheer ........................................................................................................ 83 Het gedeelte samenwerkingstools .............................................................................................. 83
3.8. PROCESBEHEERDER ................................................................................................................................. 83
3.8.1. Beschrijving van de geautomatiseerde publicatieworkflow ........................................................ 84 3.9. MEERVOUDIGE TOEGANKELIJKHEID ....................................................................................................... 91 3.10. ZOEKMACHINE............................................................................................................................................. 92
3.10.1. Module opzoeking – Enterprise search – Federated search ...................................................... 93 3.11. INTEGRATIE VAN VROEGERE ONTWIKKELINGEN OF AUTOMATISMEN ............................................... 99 3.12. WEBINTERFACE (PORTAL)....................................................................................................................... 100
3.12.1. Intranet/internet ......................................................................................................................... 100 3.12.2. De Look and Feel van Fisconetplus ......................................................................................... 101 3.12.3. Lay-out ...................................................................................................................................... 102 3.12.4. Services .................................................................................................................................... 111 3.12.1. Collaboration ............................................................................................................................. 112 3.13. SERVICES VOOR DE GEBRUIKERS ......................................................................................................... 112 3.14. MONITORING ............................................................................................................................................. 113 3.15. ADMINISTRATIE ......................................................................................................................................... 113 3.16. UITGAANDE STROMEN ............................................................................................................................. 114 3.17. TOEGANGSRECHTEN TOT DE CONTENT EN BEVEILIGING ................................................................. 114 3.18. SAMENWERKINGSASPECTEN ................................................................................................................. 115
3.18.1. Verwachtingen op het vlak van "samenwerking" ...................................................................... 115 3.19 DYNAMISCHE OVEREENSTEMMINGSTABEL .......................................................................................... 117
4. Verwachte technische eisen ................................................................................................ 117 4.1. OVERZICHT VAN DE VOLUMETRIE.......................................................................................................... 118 4.2. TYPOLOGIE VAN DE GEBRUIKERS ......................................................................................................... 119
4
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
5/206
4.3. VERWACHTE PRESTATIENIVEAUS ......................................................................................................... 121 4.4. CONTINUÏTEIT VAN SERVICE ................................................................................................................... 121 4.5. HARDWARE ................................................................................................................................................ 121
5. Huidige architectuur bij de FOD Financiën ......................................................................... 122 6. Specifieke behoeften van de voorgestelde oplossing ....................................................... 127 6.1. SOFTWARE ................................................................................................................................................ 127 6.2 GEBRUIKERSLICENTIES – SERVERLICENTIES ........................................................................................ 128
7. Werkstation ........................................................................................................................... 129 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5.
CLIENTSTATION......................................................................................................................................... 129 PROTOCOLLEN .......................................................................................................................................... 131 CONNECTORS ........................................................................................................................................... 131 BACK-UP ..................................................................................................................................................... 131 AANVULLENDE BIJSTAND ........................................................................................................................ 132
8. Content sharing .................................................................................................................... 133 F. KWALITEITSEISEN................................................................................................................ 134 1. Kwaliteitsplan........................................................................................................................ 134 1.1. OPSTELLING VAN ONDERSTEUNEND MATERIAAL – METHODOLOGISCHE ONDERSTEUNING ...... 134
1.1.1. Online hulp ................................................................................................................................ 135 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
OPSTELLING VAN EEN DOCUMENT ........................................................................................................ 135 ERGONOMIE .............................................................................................................................................. 135 OPLEIDING VAN DE GEBRUIKERS........................................................................................................... 136 KENNISOVERDRACHT .............................................................................................................................. 138 BEHEER VAN DE VERANDERING............................................................................................................. 138 BEHEER VAN HET PROJECT EN METHODOLOGIE: PMFIN ................................................................... 139
1.7.1. PID ............................................................................................................................................ 140 1.7.2. Governancestructuren .............................................................................................................. 140 1.8. PROJECTSTURING .................................................................................................................................... 143 1.9. TOEGANGSPERIODES - CONTINUÏTEIT VAN DE SERVICES ................................................................ 144 1.10. TOEGANGSRECHTEN ............................................................................................................................... 144 1.11. OPEN OF FREE LICENTIES ....................................................................................................................... 145 1.12. EVOLUTIVITEIT .......................................................................................................................................... 145 1.13. DAGELIJKSE BACK-UP .............................................................................................................................. 146 1.14. OMGEVINGEN ............................................................................................................................................ 146 1.15. ONDERAANNEMERS ................................................................................................................................. 146 1.16. ONDERHOUD ............................................................................................................................................. 147 1.17. BETROUWBAARHEID VAN DE EDITOR ................................................................................................... 148 1.18. BEVEILIGING .............................................................................................................................................. 149 1.19. VERTROUWELIJKHEID VAN DE GEGEVENS .......................................................................................... 149 1.20. MIGRATIE VAN DE GEGEVENS ................................................................................................................ 150 1.21. TECHNISCHE DOCUMENTATIE ................................................................................................................ 151 1.22. INTEGRATIE MET IN DE SERVICEDESK .................................................................................................. 151
BIJLAGEN .................................................................................................................................. 154 BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER .......................................................................................... 155 BIJLAGE 2: Curriculum vitae.................................................................................................... 161 BIJLAGE 3: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen ................................................ 163 BIJLAGE 4: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen ................................................ 174 BIJLAGE 5: prijstabel ................................................................................................................ 181 Tabel 1: fase 0 + fase 1 en fase 4 (gedeeltelijk) .................................................................................. 181 Tabel 2: fase 2 en fase 4 (gedeeltelijk) ................................................................................................ 184 Tabel 3: fase 3 en fase 4 (gedeeltelijk) ................................................................................................ 186 Tabel 4: te budgetteren bijzondere punten .......................................................................................... 188 Tabel 5: opleidingen ............................................................................................................................. 190
BIJLAGE 6: Vraagformulier ...................................................................................................... 192 BIJLAGE 7 : GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST................................................................ 193 BIJLAGE 8: In te vullen SLA ..................................................................................................... 196 BIJLAGE 9: Referentiemodel .................................................................................................... 197 BIJLAGE 10: Technische ICT-kenmerken................................................................................ 198 BIJLAGE 11: Fisconetplus, analyse Regionalisatie ................................................................ 203 BIJLAGE 12: huidige versie - historische versie ..................................................................... 204 BIJLAGE 13: Voorbeeld van templates .................................................................................... 206
5
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
6/206
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel
BIJZONDER BESTEK OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE VERNIEUWING VAN HET PLATFORM "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing.
A .ALGEMENE AFWIJKINGEN
OPGELET
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: - 25 betreffende draagwijdte en het bedrag van de borgtocht; - 154 met betrekking tot de vertragingsboetes; - 33 en 133 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht.
6
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
7/206
B. ALGEMENE BEPALINGEN 1. 1.1.
Voorwerp van de opdracht Algemeen
Het gaat om een opdracht van diensten betreffende de vernieuwing van het platform "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing, in overeenstemming met dit bijzonder bestek. De vernieuwing van het systeem voor kennisbeheer heeft als doel de huidige ten toekomstige juridisch-fiscale kennis, snel en doeltreffend, ter beschikking te stellen van de ambtenaren van de FOD Financiën in een geïntegreerd systeem met moderne elementen van document collaboration en van social collaboration. Deze opdracht beoogt: - de vervanging van het huidige platform voor kennisbeheer – Fisconetplus – wat de ontwikkeling van een nieuw platform voor de publicatie van inhoud, een webportal, een zoekmachine en de beveiligde toegang tot en de volledige migratie van de huidige gegevens omvat; - de toevoeging van nieuwe mogelijkheden: de documentaire samenwerking tussen gebruikers, de aanmaak en het beheer van templates om de injectie van inhoud in het platform te vergemakkelijken, de mogelijkheid om types van documenten (Document Types) toe te voegen, enz.; - de verbetering van de zoekfunctie; - de invoering van een meer intuïtieve navigatie voor de gebruiker; - de mogelijkheid om de inhoud in goede omstandigheden te raadplegen en weer te geven op alle soorten toestellen (smartphones, tablets, alle soorten laptops, ...); - Het onderhoud van de toepassing tijdens de hele looptijd van het contract, om de goede werking van de juridische en fiscale database (evolutief, adaptief en correctief onderhoud) te garanderen. In dit perspectief valt de actualisering van de juridische en fiscale inhoud van de fiscale database niet binnen het bereik van de opdracht. Uiterlijk aan het einde van de opdracht moeten de medewerkers die belast zijn met het dagelijks beheer van het platform alle processen van dit nieuwe platform op autonome wijze, dit wil zeggen zonder de hulp van een contractant, kunnen beheren. Dit betekent dat alle processen gedocumenteerd en overgemaakt moeten zijn en dat de medewerkers opgeleid moeten zijn. De gebruikte technologieën moeten zo intuïtief mogelijk zijn, voor medewerkers die over geen geavanceerde informaticakennis beschikken. Het hardwareplatform en de bijhorende diensten zullen gehost worden in de Datacenters van de FOD Financiën. Voor deze opdracht wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Het betreft een dienstenopdracht. Varianten zijn niet toegestaan. Deze opdracht bevat zes verplichte opties (zie in de prijsinventaris, Bijlage 5) 7
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
8/206
Optie 1: Mirroring van de gegevens Optie 2: Automatische indexering van de bedragen Optie 3: Dynamische overeenstemmingstabel Optie 4: Ergonomie. Optie 5: fase 2 Optie 6 :fase 3
BELANGRIJK Voor deze opdracht zijn een aantal documenten ter beschikking ter informatieve titel. Deze documenten, voor een deel in het frans, engels en in het nederlands, zullen ter beschikking gesteld worden op aanvraag,. In het geval dat de inschrijver een vertaling nodig heeft, is deze ten zijne laste en voor zijn verantwoordelijkheid. Het gaat om volgende documenten : - Taxonomie existante -Analyse van de integratie van documenten van de FOD Justitie naar het portaal Fisconetplus -Kennisbeheer en Workflow Geschillen - Fisconetplus, analyse regionalidsering De aanvragen kunnen verzonden worden naar. per e-mail op volgend adres :
[email protected] per brief op volgend adres : Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst LogistiekAfdeling Aankopen T.a.v. dhr. Pierre THONON, Adviseur North Galaxy – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 Brussel
2. Looptijd van het contract. De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor een duur van vier (4) jaar. Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: -
minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,
-
minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.
De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om middels een voorafgaande kennisgeving van 30 kalenderdagen per aangetekende brief, te allen tijde, van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, een deel van het contract te beëindigen, wanneer het systeem door de diensten van FOD FINANCIËN volledig of gedeeltelijk zou moeten worden stopgezet vóór het einde van het contract. 8
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
9/206
In deze twee gevallen (jaarlijkse opzegging of opzegging wegens stopzetting) mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen.
3. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën.
4. Vertrouwelijkheidsverklaring De persoon of personen die als gevolmachtigde(n) optreedt/optreden en die deze offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bijzonder bestek. Hieruit volgt dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • uitsluitend gebruikt zullen worden indien dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht; • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden; • niet langer zullen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
5. Documenten van toepassing op de opdracht 5.1. Wetgeving - De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – Koninklijk Besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk; - De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten; - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk; - Het Algemeen Reglement op Elektrische Installaties (AREI); - De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving; - Alle wijzigingen in de wet en in de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag waarop de offertes worden geopend.
5.2. Opdrachtdocumenten •
Dit bestek nr. S&L/AO/390/2014. 9
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
10/206
•
De in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; • De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. • De documenten waarnaar de aanbestedende overheid in het bestek verwijst. • De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
6. Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om één informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. De informatiesessie zal plaatsvinden op 13 juli 2015 om 10.u00 op het volgende adres: Koning Albert II-laan nr. 33 - 1030 Brussel. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die uiterlijk op 30 juin 2015 worden ingediend. Deze vragen zullen uitsluitend ingediend worden per e-mail, in een werkblad zoals hetgene dat in de bijlage 6 "Vraagformulier" is bijgevoegd, op het adres
[email protected]. Alle vragen moeten verplicht de precieze referenties vermelden naar het bijzonder bestek, om snelle beantwoording te vergemakkelijken (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve ook de taal van het bijzonder bestek te vermelden die u gebruikt (de paginering kan van taal tot taal verschillen). Tijdens deze informatiesessie zal het voorwerp van de opdracht kort worden voorgesteld. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Er wordt aan de geïnteresseerde ondernemingen gevraagd om zich vooraf bekend te maken per e-mail op het adres
[email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de persoon of de personen die ze zal/zullen vertegenwoordigen tijdens de informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om deelname aan de informatiesessie te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand hebben kenbaar gemaakt.
10
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
11/206
Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden of onduidelijkheden in het bijzonder bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers. De specificaties van de bestekken worden opgesteld in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het onderhavige bijzonder bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bijzonder bestek aanpassen om er rekening mee te houden.
11
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
12/206
C. GUNNING 1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie)
2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de aanbestedende overheid; 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.
1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering website e-tendering https://eten.publicprocurement.be/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, gescand in pdfformaat om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden. Meer informatie kan worden teruggevonden op website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00.
OPGELET 1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van eprocurement bij eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/. 12
Bijzonder bestek
2.
S&L/AO/390/2014
13/206
Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.
1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: -
persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer; en de offerte per aangetekend schrijven op de Post werd neergelegd uiterlijk vier kalenderdagen voorafgaande aan de datum die voor ontvangst van de offertes werd vastgesteld. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden. Hij zal in zijn offerte vermelden: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: -
-
het nummer van het bestek: S&L/AO/390/2014 de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 11 augustus 2015 25 augustus 2015 om 14.30 uur
Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - in de linkerbovenhoek: - het woord: “OFFERTE” 13
Bijzonder bestek
-
-
-
S&L/AO/390/2014
14/206
het nummer van het bestek: S&L/AO/390/2014 indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: − OPDECAM Christine 0257/63482 − DE PROOST Patricia 0257/73122 − VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 − AUBRY Céline 0257/89634 − DEBANDE Michaël 0257/79775 op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.
Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Koning Albert II-laan 33 en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen T.a.v. dhr. Pierre THONON, adviseur North Galaxy – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 Brussel
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dan moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzo nden ten laatste de dag vóór de openingszitting.
14
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
15/206
Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.
1.2. Opening van de offertes De openingsvergadering van de offertes zal op 11 augustus 25 augustus 2015 om 14.30 uur plaatsvinden in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL (zonder bekendmaking van de prijzen). Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.
2. Offertes 2.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op een of meerdere bijlagen van zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen en verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet geparafeerd). Zo niet, dan zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd.
15
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
16/206
De inschrijvers zijn gehouden expliciet alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen zal leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.
In het offerteformulier moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt: - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - alle in de bijlagen opgenomen in te vullen tabellen; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes (die gevraagd worden of op initiatief van de inschrijver).
2.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver moet verplicht worden opgesteld volgens het volgende schema: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie bijlage 1) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Selectiecriterium betreffende de technische draagkracht D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De kosten specificeren en samenvatten (zie bijlage 5: Prijstabel). Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de presentatie van punten E "Technische voorschriften" en F. "Kwaliteitseisen" van het bijzonder bestek. Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 2: de inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (verplicht volgens het model van “bijlage 2”) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht.
16
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
17/206
Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. Bijlage 3: de registratietabel met antwoorden op de functionele eisen (ExFx). Bijlage 4: de registratietabel met antwoorden op de kwaliteitseisen (ExQx). Bijlage 7: akkoord van niet-openbaarmaking (indien nodig). Bijlage 8: In te vullen SLA. Bijlage 9: Referenties van recente projecten. Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlagen A, B, C, …: bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Er wordt gevraagd om het aantal in te dienen bestanden tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke bestanden bijvoorbeeld in grotere documenten gegroepeerd worden. De bestanden moeten ook geordend worden door nummering, zodat de structuur van de offerte duidelijk is. Er wordt tevens gevraagd om in elk bestand de pagina’s van een ononderbroken nummering te voorzien. Ondertekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte en de andere bij de offerte gevoegde bijlagen (art. 82 § 1 KB 15/07/2011). Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden.
Wie de offerte heeft ondertekend moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten gepubliceerd zijn (artikel 82 KB 15/07/2011) Betreffende de onderaannemers Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Wat betreft de technische documenten De documenten met een technische inslag (geen reclamebrochures!) die in deel 5 – specifieke bijlagen bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels opgesteld zijn, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. 17
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
18/206
De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan respectievelijk deel 1 of 2, wordt geen rekening gehouden. De inschrijver vermeldt afwijkingen van het bijzonder bestek en van de functionele behoeften duidelijk in zijn offerte. Zonder deze uitdrukkelijke verduidelijking zal, in geval van geschil, het bijzonder bestek doorslaggevend zijn.
2.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.
3. Prijs. Het betreft een opdracht tegen gemengde prijs. In geval van een evolutief onderhoud tijdens de garantie zal de aanbestedende overheid de nodige prestaties bestellen op basis van de inventaris opgenomen in het offerteformulier. Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De uitvoerder van de diensten wordt geacht in deze prijzen alle mogelijke kosten die op de beoogde diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de btw. Het gebruik van het model van bijlage 5 is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met prijzen die op een andere plaats worden vermeld.
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 4.1.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
4.1.1. Toegangsrecht Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of 18
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
19/206
documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium §1
De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2° op deze aangiften geen bijdrageschuld te hebben van meer dan 3000 euro, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheids bedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; 2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°
deelname aan een criminele organisatie zoals bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 19
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
20/206
2°
omkoping zoals bedoeld in de artikelen 246 en 25 0 van het Strafwetboek;
3°
fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4°
witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: 1° Het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betr effende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 ov er vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3° het recht op organisatie en collectief overleg ( verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949)
20
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
21/206
4° Het verbod op discriminatie inzake tewerkstellin g en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr . 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2,2°, van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de belastingen en taksen. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
4.1.2. Kwalitatieve selectie 4.1.2.1 Selectiecriteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver
21
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
22/206
Om een inschrijving voor de opdracht te mogen indienen, moet de inschrijver voor elk van de drie laatste afgesloten boekjaren een jaaromzet met betrekking tot vergelijkbare diensten) van minstens 1.500.000 euro hebben geboekt (art. 67, 3° KB van 15 juli 2011). Deze financiële draagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende dienst deze kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die bij de Nationale Bank van België niet de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren hebben ingediend, moeten ze bij hun offerte voegen. Deze verplichting geldt eveneens voor de recentelijk goedgekeurde jaarrekeningen, die nog niet werden ingediend bij de Nationale Bank van België omdat de wettelijke termijn die wordt toegekend voor de indiening ervan, nog niet verstreken is. Voor de individuele ondernemingen moet door een IAB-boekhouder of een bedrijfsrevisor een document worden opgesteld dat alle activa en alle passiva vermeldt. Dit document moet naargelang het geval conform worden verklaard door een erkend IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor. Het document moet een recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden vóór de datum van opening van de offertes). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor conform verklaarde tussentijdse balans. De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle passiva van de onderneming vermeldt. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de boekhouder of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of de instelling die in het betrokken land dit soort van functie uitoefent conform verklaarde tussentijdse balans. 4.1.2.2 Selectiecriteria in verband met de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver moet bij zijn offerte minstens 3 referenties voegen van uitgevoerde diensten in de loop van de laatste drie jaren die aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen: -
in verband met informaticaopdrachten waarvan de inhoud gelijkaardig is aan die van de huidige opdracht. Web-based; van min. 500.000 euro/jaar. Met een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd.
Voor elke referentie moet een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd, worden opgegeven op straffe van het niet in overweging nemen van deze referentie. In het geval van negatieve beoordeling zal de referentie niet in aanmerking genomen worden.
4.2.
Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde kandidaten worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid in overeenstemming met artikel 95 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 en de bepalingen van het onderhavige bestek. Onregelmatige offertes worden uitgesloten.
22
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
23/206
Elk voorstel zal worden onderzocht om na te gaan of het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien er vastgesteld wordt dat er niet wordt voldaan aan een opgegeven behoefte, kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de vooronderstelde technische behoeften die gevonden kunnen worden in dit bijzonder bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat onvolledig is, dat tegenstrijdigheden of significante fouten bevat, of dat de eisen inzake de voorstelling van de prijs, zoals geformuleerd in het bestek, niet respecteert, kan als onregelmatig worden beschouwd. Enkel de als regelmatig erkende offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
4.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. De gunningscriteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
4.3.1. Lijst van gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met: Gunningscriteria 1. Prijs 2. Analyse van functionele en kwaliteitseisen 3. Technisch inzicht 4. SLA 5. Te leveren documentatie - Gebruikersdocumentatie
Punten 45 25 15 10 5
Totaal
100
1. Prijs (45)
Het criterium "Prijs" zal worden geanalyseerd voor elke prijstabel die is opgenomen in bijlage 5. Het criterium "Prijs" wordt op de volgende manier gewogen: Voor tabel 1: P=20 x (Pr min/Profferte) waarin: Profferte = prijs van de offerte, De prijs van de offerte is de prijs vermeld in het veld "Algemeen totaal: fase 0 + fase 1 + fase 4 voor wat betreft de begeleiding van fase 1 + aankoop en onderhoud van het informaticasysteem tijdens de hele duur van de opdracht+ kennisoverdracht). Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes.
23
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
24/206
P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” Voor tabel 2 en 2bis: P=6 x (Pr min/Profferte) waarin: Profferte = prijs van de offerte, De prijs van de offerte is het bedrag vermeld in het veld "Algemeen totaal" van tabel 2 en twee keer (2 X) het bedrag van de tabel 2bis. Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” Voor tabel 3 en 3bis: P=6 x (Pr min/Profferte) waarin: Profferte = prijs van de offerte, De prijs van de offerte is het bedrag vermeld in het veld "Algemeen totaal" van tabel 3 en twee keer (2 X) het bedrag van de tabel 3bis. Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” Voor tabel 4: P=6 x (Pr min/Profferte) waarin: Profferte = prijs van de offerte, De prijs van de offerte is het gecumuleerd bedrag van de bedragen vermeld voor de vier opties van tabel 4. Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P = punten toegekend aan het criterium “Prijs” Voor tabel 5: P=7 x (Pr min/Profferte) waarin: Profferte = prijs van de offerte, De prijs van de offerte is het gecumuleerde bedrag van de bedragen vermeld in de velden "realisatie van cursusmateriaal" en het bedrag "organisatie in de lokalen van de Administratie (zonder cursusmateriaal)" voor de zes te organiseren opleidingen. 1x type 1 initieel + 1x type 1 bijkomend + 2x type 2 + 1x type 3 "systems engineers" + 1x type 3 "beheerders" + 1x type 3 "Servicedesk". Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes.
24
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
25/206
P = punten toegekend aan het criterium “Prijs”
De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. 2. Analyse van de functionele eisen en de kwaliteitseisen ExQ10 en ExQ12 (/ 25) OPGELET Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht moet de inschrijver een score van minstens 60 % behalen voor het gunningscriterium "Analyse van de functionele eisen en van de kwaliteitseisen". In hoeverre de inschrijvers aan deze eisen voldoen, zal geanalyseerd worden op basis van een schaal van 1 (minimale quotatie) tot 5 (maximale quotatie) waarbij: 1 = onvoldoende, 2 = voldoende, 3 = tamelijk goed, 4 = goed, 5 = zeer goed Er moet verplicht aan alle eisen voldaan worden. Zo niet zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. Er moeten 52 eisen geanalyseerd worden. P=25 x (Pofferte/260) P = punten toegekend aan het criterium “eisen” Pofferte = aantal voor de offerte behaalde punten.
3.
Technische kennis (/15) OPGELET Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht moet de inschrijver een score van minstens 60 % behalen voor het gunningscriterium "Technisch inzicht".
Om ervoor te zorgen dat de in dit bijzonder bestek vermelde behoeften goed begrepen werden en dat alle technische en omgevingselementen goed in aanmerking genomen werden voor de uitwerking van de offerte, wordt aan de inschrijvers gevraagd om een beschrijving te geven van de technische benadering in overeenstemming met de functionele en kwaliteitseisen voor elke fase 1-2-3-4. Deze beschrijving bestaat uit 2 delen:
Eenvoudige tekstuele beschrijving die een snelle voorstelling geeft van de benadering. Deze beschrijving mag uit twee tot vier pagina’s bestaan.
Een logische kijk met alleen de elementen van hoog niveau, de belangrijkste externe of interne actoren/systemen en eventueel de elementen die belangrijk zouden lijken. De
25
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
26/206
inschrijver vermeldt duidelijk, met toevoeging van de nodige detailelementen, alle resultaatsverbintenissen waartoe hij zich verbindt. Elke technische fasebeschrijving zal gewaardeerd worden op 10. P=15 x (Qofferte/40) waarin: Qofferte P
= quotatie van de offerte, = punten toegekend aan het criterium “technisch inzicht”
4. SLA (/10) OPGELET Enkel de informatie die opgenomen is in de SLA-tabel zal in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van dit criterium. Er wordt verwezen naar bijlage 8 “In te vullen SLA” van het bestek. Schadevergoedingen worden altijd uitgedrukt in euro.
De schadevergoeding is een engagement van de inschrijver in geval van niet-naleving van de norm die de inschrijver in de SLA heeft voorgesteld, onafhankelijk van de boetes en de strafbepalingen. SLA-domein De SLA’s zullen enkel worden toegepast wanneer de incidenten of onbeschikbaarheden te wijten zijn aan het product of aan de diensten geleverd door de opdrachtnemer. De incidenten die te wijten zijn aan de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën (bv. stop van de servers, onderbreking van het netwerk, ...) of onbeschikbaarheid van een gegevensbron van buitenaf worden niet in rekening gebracht. De FOD Financiën wil vier SLA-domeinen bepalen waarvoor de opdrachtnemer verantwoordelijk is. De volgende SLA-domeinen zijn van toepassing: 1. 2. 3. 4. off.
SLA betreffende de inproductiestelling. SLA betreffende de beschikbaarheid van het systeem. SLA betreffende het beheer van incidenten. SLA betreffende de te leveren diensten, van toepassing vanaf de datum van de kick-
De inschrijver moet in zijn offerte het bedrag van de schadevergoedingen voor elk dienstenniveau voor elk van onderstaande punten bepalen. De schadevergoedingen zijn complementair aan de boetes voorzien voor de realisatiefasen van de fasen of subfasen. Het begrip “uur” wordt bepaald als werkuur, met andere woorden: voor de aanbestedende overheid moet het werk verplicht beschikbaar zijn van 8 tot 17 uur. 26
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
27/206
De termijn voor de berekening van de vertragingsvergoedingen begint vanaf de melding van het probleem aan de opdrachtnemer op gelijk welke manier. SLA betreffende de inproductiestelling Tijdens de inproductiestelling van een applicatie zal de aanbestedende overheid deze valideren (deliverables en componenten) door ze te toetsen aan de doelstellingen die bij het begin van het project tijdens de analysefasen werden gedefinieerd en geconsolideerd. De termijn tussen de geplande datum en de daadwerkelijke inproductiestelling mag niet meer dan 16 uur bedragen. De minimaal gevraagde schadevergoeding voor de vertraging betreffende inproductiestelling van het project bedraagt € 1000 per begonnen schijf van 8 uur.
de
Bovendien moet de SLA specificeren hoe er wordt omgegaan met gestelde deadlines: de aanbestedende overheid hecht veel belang aan de te nemen maatregelen in geval van overschrijdingen van deadlines voor het in productie stellen. SLA betreffende de onbeschikbaarheid van het systeem Deze SLA heeft betrekking op de garantie dat het systeem in totaal niet meer dan 24 uur gecumuleerd per jaar onbeschikbaar is. Het gevraagde minimumbedrag is € 250 euro per begonnen schijf van 8 uur onbeschikbaarheid na 24 werkuren. SLA betreffende incidenten De FOD Financiën heeft vier prioritaire niveaus erkend: • Prioriteit 1 (incident dat als blokkerende factor wordt beschouwd): betekent dat een deel van of het hele systeem niet werkt en een aanzienlijke destabilisering van alle functionaliteiten veroorzaakt. • Prioriteit 2 (incident dat als hinderlijk wordt beschouwd): een functionaliteit is niet volledig beschikbaar en/of levert onverwachte resultaten op. • Prioriteit 3 (incident dat als hinderlijk wordt beschouwd): het incident veroorzaakt een vertraging van het systeem dat de gebruikers hindert. • Prioriteit 4 (incident dat als cosmetisch wordt beschouwd): incidenten die niet worden gerangschikt in de categorieën 1 tot 3, maar die een vraag tot aanpassing van een bestaande functionaliteit betreffen, zoals een verandering op het vlak van de ergonomie. Op basis van bovenstaande prioriteiten wordt de SLA betreffende incidenten als volgt gedefinieerd: • Prioriteit 1: de opdrachtnemer moet een oplossing aanreiken binnen 4 uur (zone 1) of 8 uur (zone 2) (zie punt 2.1.6.5. beschikbaarheid). De gevraagde minimale vertragingsvergoeding bedraagt € 2500. Bovendien moet tussen twee incidenten van prioriteit 1 voor dezelfde functionaliteit minstens 3 maanden liggen. • Prioriteit 2: de opdrachtnemer moet een oplossing aanreiken binnen 16 uur. De gevraagde minimale vertragingsvergoeding bedraagt € 500. • Prioriteit 3: de opdrachtnemer moet een oplossing aanreiken binnen 24 uur. De gevraagde minimale vertragingsvergoeding bedraagt € 250. • Prioriteit 4: de opdrachtnemer moet een oplossing voorstellen binnen 80 uur. De gevraagde minimale vertragingsvergoeding bedraagt € 100. • Herhaling van incidenten van prioriteit 1:
27
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
28/206
De gevraagde minimale schadevergoeding voor een incident van prioriteit 1 voor een functionaliteit binnen de drie maanden bedraagt € 500 voor elke functionaliteit. SLA betreffende de diensten De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, onder meer de kwaliteit van de opvolging en de begeleiding van het project. De SLA’s dekken: • De ontvangst van de verslagen: • De ontvangst van de documentatie • De indiening van de offertes voor projecten binnen de toegestane termijnen De gevraagde minimale schadevergoeding bedraagt € 150 per begonnen schijf van 8 uur vertraging. Geldigheidsduur van de SLA's De geldigheidsduur van de SLA’s begint vanaf de gunning van de opdracht. Opmerking De FOD Financiën kan, als hij dat wenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau. Wat het akkoord over het niveau van de dienstverlening (SLA) betreft, worden punten toegekend op basis van de volgende formule: SLA = Pp+Pds+Pp1+Pp2+Pp3+Pp4+(Pp1+)+PpS Waarin; SLA = punten toegekend voor het criterium “SLA”
de inproductiestelling (/3)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp = 3 ×
mp
mp max
waarin: mp max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; mp = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item; Pp = punten toegekend voor het subcriterium “Inproductiestelling”
Beschikbaarheid van het systeem (/1) 28
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
29/206
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pds = 1 ×
ds
ds max
waarin: ds max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; ds = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item; Pds = punten toegekend voor het subcriterium “Beschikbaarheid van het systeem”
Prioriteit 1 (/2)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp1 = 2 ×
p1
p1 max
waarin: p1 max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; p1 = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pp1 = punten toegekend voor het subcriterium “Prioriteit 1”
Prioriteit 2 (/1)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp 2 = 1 ×
p2
p 2 max
waarin: p2max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; p2 = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pp2 = punten toegekend voor het subcriterium “Prioriteit 2”
Prioriteit 3 (/0,5)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp 3 = 0,5 ×
p3
p 3 max
29
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
30/206
waarin: p3max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; p3 = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pp3 = punten toegekend voor het subcriterium “Prioriteit 3”
Prioriteit 4 (/0,5)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp 4 = 0,5 ×
p4
p 4 max
waarin: p4max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; p4 = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pp4 = punten toegekend voor het subcriterium “Prioriteit 4”
Herhaling van incidenten van prioriteit 1 (/1)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pp1+ = 1 ×
p1 +
p1 + max
waarin: p1+max = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; p1+ = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pp1+ = punten toegekend voor het subcriterium “Herhaling van de incidenten van prioriteit 1”
Diensten (/1)
Het subcriterium wordt op de volgende manier gewogen:
Pps = 1 ×
ps
ps max
waarin: psmax = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte; ps = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de geanalyseerde offerte voor het beoordeelde item Pps = punten toegekend voor het subcriterium “Diensten”
30
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
31/206
5. Gebruikersdocumentatie (/5) De offerte moet een beschrijving omvatten van de voorgestelde oplossing voor de applicatiedocumentatie bestemd voor de interne of externe gebruikers, de systeembeheerders en de Servicedesk. De inschrijver verduidelijkt in zijn offerte de documentatie die hij aanbiedt en beschrijft ze uitvoerig. De inschrijver moet ook verduidelijken volgens welke methode hij de documentatie zal bijwerken. De voorgestelde oplossing voor de gebruikersdocumentatie zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: Subcriterium 1: Toegankelijkheid: gemakkelijke toegang voor de gebruikers (/3); Zeer goed:
3 punten
Goed:
2 punten
Voldoende:
1 punt
Zwak:
0,5 punt
Indien onmogelijk te analyseren: 0 punten. Subcriterium 2: Gebruiksvriendelijkheid: gebruiksgemak (/1); Zeer goed:
1 punt
Goed:
0,8 punt
Voldoende:
0,5 punt
Zwak:
0,2 punt
Indien onmogelijk te analyseren: 0 punten. Subcriterium 3: Flexibiliteit: gemakkelijk te updaten en aan te passen (/1). Zeer goed:
1 punt
Goed:
0,8 punt
Voldoende:
0,5 punt
Zwak:
0,2 punt
Indien onmogelijk te analyseren: 0 punten.
5.3.2. Eindquotatie De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de vijf bovenvermelde criteria op te tellen.
31
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
32/206
OPGELET De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën. De meest interessante offerte verkrijgt de hoogste score.
32
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
33/206
D .UITVOERING 1. Leidend ambtenaar. Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de Aanbestedende Overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Prijsherziening Voor de diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.
De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel.
De prijsherziening gaat in op: o
o
de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
S P = P0 * 0,8 * + 0.2 S0 waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners; buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht voorafgaat
33
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
34/206
Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven dan uitgaat van de aanbestedende overheid.
De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de ingevolge de aanvraag door te voeren prijsverhoging of -verlaging minstens 3% bedraagt ten opzichte van de in de offerte vermelde prijs (voor de eerste prijsherziening) of ten opzichte van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).
2.1.
Clausule van de meest begunstigde klant
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën als de meest begunstigde klant beschouwen. Als de opdracht over verschillende jaren loopt, zal de opdrachtnemer elk jaar vanaf het tweede jaar van de uitvoering van het contract de prijzen voor deze opdracht aanpassen, met toepassing van de laagste prijzen die hij voorstelt voor gelijkaardige prestaties aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen die golden in het begin van de opdracht. De verklaringen die de opdrachtnemer hieromtrent aflegt, die bepalend zijn voor het naleven van deze verplichting, kunnen worden nagegaan in de boeken van de opdrachtnemer door een auditeur, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditeur zal zich beperken tot het al dan niet certificeren van de relevante gegevens. Als de auditeur besluit om niet te certificeren, dan heeft de opdrachtnemer 30 kalenderdagen om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen mag eenmaal per jaar plaatsvinden.
3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volledige aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten tijdens de uitvoering van de opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155 van het KB van 14 januari 2013. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden, zullen worden uitgevoerd door voldoende opgeleid en vakkundig
34
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
35/206
personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis. De dienstverlener heeft een resultaatverbintenis om heel de in het voorwerp van deze opdracht vastgestelde oplossing te leveren en dit tegen de in de offerte van de opdrachtnemer vermelde prijs. De opdrachtnemer vrijwaart bovendien de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding en interesten ingeleid door derden omwille van zijn vertraging of tekortkoming. De dienstverlener garandeert dat alle diensten die in het kader van het contract uitgevoerd moeten worden, uitgevoerd zullen worden in overeenstemming met de beste professionele normen zoals opgenomen in punt 1 van het deel F. "Kwaliteitseisen" met betrekking tot welke hij zich heeft verbonden, en dit door voldoende opgeleid en bekwaam personeel, met inachtneming van de vastgestelde termijnen. Op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek is de opdrachtnemer in elk geval verantwoordelijk voor elk feit gepleegd door leden van zijn personeel dat een verband heeft met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.
4. Oplevering van de uitgevoerde diensten. 4.1. Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën zijn goedgekeurd vóór de uitvoering. Het FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de aanbestedende overheid. Elke overschrijding van de termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van de vertraging. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op deze controle met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen en/of prestaties worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.
35
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
36/206
4.2. Controles door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht om samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte, zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.
4.3. Controle op en begeleiding van de opdracht, evaluatie van de gepresteerde diensten en controlehandelingen Binnen de 30 dagen volgend op de bekendmaking van hun voltooiing door opdrachtnemer zal de FOD Financiën overgaan tot een volledige controle van constitutieve elementen binnen elk van de realisatiefasen zoals die werden bepaald in kalender voor de realisatie van het project. De controles hebben betrekking op geschiktheid en de goede werking van de toepassing.
de de de de
De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de fasen of subfasen beantwoorden aan de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de geleverde diensten een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: -
Vaststellen of de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; Nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en werden geprogrammeerd; De capaciteit in termen van prestaties, beveiliging, robuustheid en belasting; Eventueel testinstrumenten installeren om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; De controle of de documentatie verstrekt werd.
De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de fasen of subfasen binnen de gestelde termijnen goed scoren in de tests. Deze tests en hun tijdsschema worden in gezamenlijk overleg bepaald. Als bij de verificatieverrichtingen wordt vastgesteld dat niet of slechts gedeeltelijk voldaan wordt aan de in het bijzonder bestek en/of in de offerte en zijn aanvullende documenten gevraagde prestaties en/of functies, zal de inschrijver zich ertoe verbinden de vereiste wijzigingen of aanvullingen gratis aan te brengen of de geleverde software volledig of ten dele te vervangen door conforme leveringen, en dit binnen 30 kalenderdagen die volgen op de datum van het proces-verbaal dat de onmogelijkheid tot voorlopige oplevering vaststelt. Na deze termijn behoudt de FOD zich het recht voor om boetes wegens vertraging op te leggen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd,
36
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
37/206
nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Concreet, in het geval dat de functionele testen van een fase of subfase gebreken of elementen aantonen die niet conform zijn aan de functionele analyse, zullen de wijzigingen moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer en hertest worden door de gebruikers. In het geval dat deze wijzigingen een impact hebben op een fase of subfase die het voorwerp uitmaakt van een vorige tussentijdse levering, zullen de wijzigingen aangebracht worden op kosten van de opdrachtnemer, alvorens de FOD Financiën de tussentijdse levering van deze fase of subfase accepteert. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: -
-
ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013, dat de algemene uitvoeringsregels bepaalt voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.
Een functionele validatie door tests ontneemt de Administratie helemaal niet het recht om de garantie tegen verborgen gebreken in te roepen (punt 4.6.2).
4.4. "Go/No Go"-beslissing De FOD Financiën integreert aan het einde van fase 0 een expliciete "Go/No Go"-beslissing in alvorens de ontwikkeling voor te zetten. Een "Go"-beslissing zal de fase 1 "ontwikkeling van het platform en migratie van de gegevens" in werking doen treden. Een “No Go”-beslissing door niet-aanvaarding van de fase 0 stelt de facto een einde aan de prestaties in het kader van het project en brengt geen enkele vorm van schadevergoeding voor de opdrachtnemer met zich mee. De aanbestedende overheid behoudt zich echter in voorkomend geval het recht voor van rechtswege een maatregel toe te passen zoals voorzien in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013. Een “Go/No Go”-beslissing voor redenen van geschiktheid, door eenzijdige stopzetting van het project door de FOD Financiën zal voorwerp uitmaken van een gedeeltelijke voorlopige oplevering. Deze gedeeltelijke voorlopige oplevering brengt een gedeeltelijke facturatie teweeg van de prestaties, zie punt 7 "Facturatie en betaling van de diensten" van dit bijzonder bestek. Een "Go"-beslissing zal geen voorwerp uitmaken van een gedeeltelijke voorlopige oplevering, maar wel van een voorlopige oplevering.
4.5. Gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase Na de met succes verlopen controlehandelingen zal de FOD Financiën een proces-verbaal van gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase van de door de betrokken fase gedekte ontwikkelingen opstellen/zal de opdrachtnemer dergelijk proces-verbaal voorstellen. Het proces-verbaal van gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase zal door beide partijen worden ondertekend.
37
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
38/206
Als de diensten die deel uitmaken van deze opdracht uit zuiver intellectuele prestaties bestaan, zoals studies, analyses of andere consultancyverslagen, dan zal de gedeeltelijke voorlopige oplevering per fase beschouwd worden als een definitieve oplevering. Indien de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuwe fase of subfase een impact heeft op een fase of subfase die voordien werd opgeleverd, dan moeten de wijzigingen aan deze laatste worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer alvorens de FOD Financiën de gedeeltelijke voorlopige oplevering van deze nieuwe fase of subfase aanvaardt. De gedeeltelijke voorlopige oplevering(en) zal/zullen opgetekend worden in een door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën ondertekend proces-verbaal. Het verzoek van de opdrachtnemer zal minstens één voorstel voor een proces-verbaal voor deze gedeeltelijke voorlopige oplevering(en) bevatten. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen, vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het voorgestelde procesverbaal goed te keuren, te wijzigen of te weigeren. De aanvaarding betekent dat de oplevering wordt toegekend.
4.6. Garantie In deze paragraaf verwijst de term “element” naar elke methodologie, uitrusting of software en, bij uitbreiding, naar al wat onder garantie- en/of onderhoudsperiode valt en dat is ontwikkeld/geleverd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van onderhavige opdracht.
4.6.1. Garantie Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode van een element, die 2 jaar na de laatste voorlopige oplevering eindigt. Tijdens de garantieperiode moeten alle onverwachte gedragingen die niet beantwoorden aan de beschrijving in het document van de functionele analyse binnen de voorziene termijnen gecorrigeerd worden. De verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer strekt zich tevens uit tot het gedrag van het informaticasysteem, voor wat betreft de inhoud van de database(s) en hun coherentie.
4.6.2. Verborgen gebreken 4.6.2.1. De garantieverplichting tegen verborgen gebreken In informatieaangelegenheden wordt regelmatig de garantie tegen verborgen gebreken ingeroepen. Clausules betreffende de conformiteitscontrole en de oplevering Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om een zaak af te leveren die in overeenstemming is met wat tussen de partijen werd overeengekomen. Zodra de levering voltooid is, gaat de klant logischerwijs over tot de goedkeuring of de aanvaarding, die gedefinieerd kan worden als de uitdrukkelijke of stilzwijgende erkenning van het feit dat de geleverde zaak op alle punten in overeenstemming is (of in ieder geval lijkt) met de contractuele specificaties en vrij is van zichtbare gebreken De conformiteitscontrole geschiedt via min of meer complexe tests en proeven. De uitvoering hiervan leidt geleidelijk aan tot de oplevering. Deze oplevering is het eindpunt van een informaticaproject. Deze stap achterwege laten is onvergeeflijk. Het is essentieel om de
38
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
39/206
verschillende punten van deze conformiteitscontrole vast te stellen, met bijzondere aandacht voor de behoeften van de gebruiker. In dit verband moet de offerte doeltreffend voorzien in de uitwerking van testreeksen. De klant dient in ieder geval mee te werken en de dienaangaande nuttige inlichtingen mee te delen. Deze testreeksen moeten voldoende talrijk en gevarieerd zijn om een maximum aan functionaliteiten te kunnen testen en te kunnen nagaan of de prestatie- en beveiligingscriteria werden nageleefd. In de offerte moet de partij vermeld worden die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de testreeksen en moet aangegeven worden volgens welke procedure ze uitgevoerd zullen worden (termijn, plaats, samenwerking met het personeel van de klant, enz.). Verder moeten de gevolgen bepaald worden die voortvloeien uit de vaststelling van anomalieën (binnen welke termijn moeten deze anomalieën hersteld worden?, wordt de voorlopige oplevering automatisch uitgesteld?, enz.). De conventionele garantie van een goede werking De herstelling van defecte hardware of de correctie van softwarefouten is voor rekening van de leverancier. Om aanspraak te maken op de conventionele garantie moet de aanbestedende overheid niet het reeds bestaan van het gebrek aantonen (dit wordt conventioneel aangenomen); bij gevolg is het aan de leverancier om de bewijslast om te keren (verkeerd gebruik door de klant, gebruik van niet-erkende accessoires, interventies van derden op de hardware of de software, ... ).
4.6.3. SLA Definitie De administratie wenst een SLA (Service Level Agreement - dienstenniveauovereenkomst DNO) met betrekking tot de hele opdracht. De SLA bevat de definitie van de onbeschikbaarheid, de classificatie van de mogelijke problemen, de verschillende geëiste antwoordtijden en de activeerbare opties. Er wordt niet gevraagd dat het personeel van de opdrachtnemer ter plaatse beschikbaar blijft tijdens de kantooruren. Als er elementen defect zijn, als de functies en/of de prestaties en/of de naleving van de SLA, zoals voorgeschreven in het bijzonder bestek of meegedeeld in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts ten dele toereikend zijn, voor zover de defecten niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, dan verbindt de opdrachtnemer zich ertoe alle nodige herstellingen of correcties op zijn kosten uit te voeren of, indien nodig, de defecte elementen te vervangen binnen de in de specificaties van de SLA vermelde termijnen. Tijdens de garantietermijnen zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De SLA zal ook een definitie van de schadevergoedingen bevatten die zullen kunnen worden opgelegd aan de leverancier indien de FOD Financiën vaststelt dat de resultaatsverplichtingen en –verbintenissen niet worden nageleefd. De garantie dekt met name: - de reparatie of vervanging, ter plaatse, van defecte elementen; - de verbetering van de parameters; 39
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
40/206
de versterking van het systeem als dit niet beantwoordt aan van tevoren uitgevoerde SLA; de duur van de gepresteerde werken; de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer.
4.7. Definitieve oplevering De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer, na het verstrijken van de laatste garantieperiode, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.
4.8. Opleveringsmodaliteiten en -kosten 4.8.1. Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden gevolgd door een of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal in het begin van de levering van de diensten aan de opdrachtnemer worden meegedeeld.
4.8.2. Opleveringskosten Alle kosten voor de levering en de voorlopige en/of definitieve oplevering(en) zijn ten laste van de opdrachtnemer.
4.9. Eigendom van de ontwikkelde software 4.9.1. Intellectuele eigendom De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databases, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen waarvan de FOD Financiën eigenaar of licentiehouder is, zullen de FOD Financiën als eigenaar of licentiehouder blijven toebehoren (hierna "intellectuele eigendom van de overheid"). Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de overheid behoren automatisch toe aan de FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om elke wijziging of aanpassing nauwkeurig te documenteren. Alle documentatie in eender welke vorm die verband houdt met deze wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de overheid wordt geacht er integraal deel van uit te maken. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databases, alsmede de methodes, knowhow, 40
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
41/206
concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), in het kader van de uitvoering van de opdracht creëert, worden hierna “specifieke ontwikkelingen” genoemd. Als de dienstverlener elementen gebruikt met een Free of Open licentie, dan dient hij aan de FOD Financiën te garanderen dat geen enkele in het kader van deze opdracht uitgevoerde ontwikkeling leidt tot het verlenen van rechten, bijzondere licentievoorwaarden bevat waaraan voldoen moet worden, verplicht tot de beschikbaarheid van de broncode of bijzondere clausules bevat over het gebruik van een merk of van bijzondere technische maatregelen. De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in machinetaal), rapporten, software en databases, evenals de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de opdracht gebruikt en die de eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of van de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), worden hierna “andere componenten” genoemd. De “specifieke ontwikkelingen” behoren vanaf hun ontstaan onmiddellijk in volle en exclusieve eigendom toe aan de FOD Financiën. Voor zover nodig, teneinde de FOD Financiën toe te laten de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten) onderhouden (door derden) en/of de specifieke ontwikkelingen te reproduceren, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, en/of maakt hij zich sterk, om de FOD Financiën, wat de andere componenten betreft die gebruikt zijn tijdens en na de uitvoering van de opdracht, een nietexclusieve, overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie toe te kennen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele eigendomsrechten met het oog op het gebruik, de wijziging en de reproductie van de andere componenten. De opdrachtnemer onthoudt zich ervan om de specifieke ontwikkelingen op eender welke wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze opdracht zonder de voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de FOD Financiën; hij zal ervoor zorgen dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens aan deze verplichting onderworpen worden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën, zonder bijkomende kosten, de documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en, ingeval van software, ook de broncode van de specifieke ontwikkelingen onder de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen en deze permanent up-todate te houden. De vergoeding die de FOD Financiën betaalt voor de levering van de diensten omvat de vergoeding voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele eigendomsrechten. Het is de personeelsleden van de opdrachtnemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.
4.9.2. Geboden garanties De opdrachtnemer zal er zich van onthouden om waar ook ter wereld het intellectuele eigendomsrecht op de specifieke ontwikkelingen op te eisen of om het even welke andere 41
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
42/206
aanspraak erop te doen gelden, een aanvraag tot octrooi of om het even welke soortgelijke bescherming in te dienen. Hij zal erop toezien dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens door deze verplichting gebonden zijn. De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om de hierboven beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of er een gebruikslicentie voor te verlenen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën alle vereiste bijstand te verlenen, alle verplichte formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldige overdracht van voornoemde rechten te verzekeren en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en maakt zich sterk dat hij deze verplichting door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers zal doen naleven. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën op de hoogte brengen van alle andere componenten die gebruikt worden bij de levering van de diensten. De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in verband met de specifieke ontwikkelingen en de andere componenten geen inbreuk zullen maken op de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een vermeende inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie naar aanleiding van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op het eerste verzoek van de FOD Financiën alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en bijstand verlenen (onder andere het vrijwillig tussenkomen in een procedure op het eerste verzoek van de FOD Financiën) om de FOD Financiën in staat te stellen zijn verdediging daadwerkelijk en efficiënt te organiseren De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een dergelijke aantijging dragen (advocatenkosten inbegrepen). Indien de FOD Financiën ten gevolge van een dergelijke eis een boete en/of schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen. Indien ten gevolge van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol geleverd kunnen worden of een geleverde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de opdrachtnemer na overleg met de FOD Financiën en op zijn kosten instaan voor het herstel daarvan.
5. Borgstelling De borgtocht bedraagt 5% van het bedrag van de fasen 0-1 en 4, excl. btw. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. Voor elke gelichte optie, wordt de borgtocht vastgesteld op 5% van het bedrag van elke optie BTW exclusief. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro.
5.1. Vestiging van de borgtocht Overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen kan de borgstelling worden gevormd hetzij in speciën of openbare fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling.
42
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
43/206
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, d oor storting van het bedrag op het bpostbankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost-rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaa t, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van haar effectenbeheerder of bij een van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het een gezamenlijke borgstelling betref t, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende dienst: 1°
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2°
hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3°
hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4°
hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5°
hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse
43
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
44/206
vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheerscontrole Afdeling Vastleggingen Ter attentie van Mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33, postbus 781 1030 Brussel
5.2. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt gedeeltelijk vrijgegeven na definitieve oplevering van elke fase, uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, en op voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn.
6. Uitvoeringsmodaliteiten. 6.1. Uitvoeringsclausule De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948); 3. 4. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949); 5. 6. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 7. 8. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) Het niet-naleven van deze verbintenis wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet-uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald tot het eenzijdig verbreken van de opdracht.
44
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
45/206
6.2. Clausule van technologische evolutie Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht op het vlak van prestatievermogen of functiemogelijkheden een meer geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen dan de in de offerte voorgestelde, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de FOD Financiën hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.
6.3. Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in de lokalen van de Stafdienst ICT, North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel. Indien er, gedurende bepaalde periodes, op andere plaatsen moet worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de diensten mag ook uitgevoerd worden in de lokalen van de opdrachtnemer indien de prestatie niet elders mogelijk is of indien de FOD Financiën er een bijzonder voordeel aan ontleent. Met het oog op een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat de prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, voor zover mogelijk, hetzelfde werkrooster volgen als dat collega's van Financiën. Onder “normale kantooruren” verstaan wij alle werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 8 tot 17 uur, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. 2 november, 15 november en de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd, net als de eerste werkdag van het jaar. Er worden eveneens verplichte "brugdagen" voorzien; ze zullen ieder jaar worden meegedeeld. Leveringen Leveringen en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken opdat de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen gecontroleerd zou kunnen worden. Er mag geen enkele levering gebeuren zonder dat aan de diensten van bestemming een schriftelijk bericht gegeven werd minstens 4 werkdagen voor de datum van de verzending van de installatie van de software, behoudens andersluidend bericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De installatielokalen zullen door de FOD Financiën worden ingericht in overeenstemming met de voorschriften vermeld in de door de opdrachtnemer verstrekte offerte.
45
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
46/206
6.4. Personeel van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanwijzen (die, in het kader van PMfin1 ook beschreven wordt als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen tijdens zijn relaties met de FOD Financiën. Het is belangrijk dat het personeel van de opdrachtnemer dat de opdracht moet uitvoeren: • •
ervaring heeft in het kader van de voorgestelde oplossing of van vergelijkbare oplossingen; in staat is alle noodzakelijke teksten, rapporten, verslagen, enz. die in het kader van deze opdracht door beide partijen gebruikt of geproduceerd worden, te begrijpen, en dit zowel in het Nederlands als het Frans. voldoende mondelinge en schriftelijke kennis heeft om in het Nederlands of het Frans te kunnen communiceren, en indien mogelijk in beide talen door elkaar.
Bovendien moet de projectleider in staat zijn om: • zowel in het Nederlands als het Frans te communiceren. De ergonoom of gedragspsycholoog moet in staat zijn om: • mondeling en schriftelijk in beide talen te communiceren; • in beide talen schriftelijke of mondelinge interactieschema's te ontwikkelen. De helpdesk en de technische ondersteuning moet bovendien in staat zijn om: • vlot in beide talen te communiceren. Het personeel van de opdrachtnemer zal moeten voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België van kracht zijn op het vlak van immigratie en werkvergunningen. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën vrijwaren tegen enigerlei schade van welke aard ook die de FOD Financiën zou kunnen leiden als gevolg van de niet-naleving door de opdrachtnemer of diens personeelsleden van de wettelijke bepalingen in kwestie. De opdrachtnemer moet over voldoende personeel beschikken met de kennis die nodig is voor en afgestemd is op de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens over voldoende kennis beschikken van de in het kader van dit project gebruikte tools. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk te beantwoorden aan de behoeften die voortvloeien uit de gunning van de opdracht. Het door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde projectteam moet voldoende groot zijn om de hem toevertrouwde opdrachten uit te voeren. Het voor de uitvoering van de opdracht ter beschikking gestelde personeel moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Is dit niet het geval, dan moet het voor de uitvoering ter beschikking gestelde personeel een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring hebben. De FOD Financiën moet instemmen met de samenstelling van het voor het project voorgestelde team. De opdrachtnemer garandeert voor de hele duur van de opdracht de stabiliteit van de voor de uitvoering van de opdracht ter beschikking gestelde personen. Tijdens de uitvoering zal 1
Een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2-methode. 46
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
47/206
de opdrachtnemer geen enkele wijziging in de samenstelling van het projectteam aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag (artikel 16 KB van 14 januari 2013). De vervanging moet plaatsvinden binnen 10 werkdagen na het verzoek van de FOD Financiën, en dit zonder kosten vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver.
6.4.1. Beschrijving van de profielen Om zijn opdrachten uit te voeren, vraagt de FOD Financiën aan de opdrachtnemer om onder andere de volgende profielen ter beschikking te stellen. - projectleider; - documentatiedeskundige met ervaring in de door de opdrachtnemer ontwikkelde oplossing voor documentbeheer; - gedragspsycholoog of ergonoom; - Business Analyst; - Search Engine Expert; - IT-architect; - ontwikkelaar. De inschrijver dient de cv's van de medewerkers in die hij ter beschikking wil stellen voor dit project. Verschillende personen kunnen voorgesteld worden voor een zelfde profiel, maar de inschrijver zal ten hoogste drie cv's per profiel indienen. Eenzelfde persoon kan voorgesteld worden voor verschillende profielen, maar alle prestaties van deze persoon zullen gefactureerd moeten worden tegen de prijs van het goedkoopste profiel. Behoudens overmacht verbindt de opdrachtnemer zich ertoe dat de personen van wie het curriculum vitae werd voorgesteld, beschikbaar zijn en effectief kunnen worden ingezet voor het project. De inschrijver dient de cv's van de medewerkers in die hij voor dit project ter beschikking wil stellen op basis van de gevraagde profielen. De cv's moeten ingediend worden op basis van het cv-model in bijlage 2 "curriculum vitae". Bij de indiening van de cv's legt de inschrijver uit waarom de voorgestelde cv's volgens hem geschikt zijn voor dit project en voldoen aan de behoeften van de FOD Financiën. a. Projectleider De projectleider beheert het team en coördineert alle activiteiten van het project. Het beheert de werklast van het team, stelt de planningen op en beheert de aan het project toegewezen budgetten. Hij heeft een algemene kijk op het project, de realisaties, de samenhang met andere projecten en verschillende factoren van de context binnen en buiten de FOD Financiën. Hij dient als schakel en contactpunt met de verschillende actoren waarmee het project moet interageren. In dit opzicht verstrekt hij aan de leden van het project de nodige informatie om de coherentie van het geheel te behouden. Ten aanzien van de buitenwereld beheert hij de communicatie met de opdrachtnemer en vulgariseert hij de inhoud van de realisaties. Hij stelt de notulen van de vergaderingen op, bereidt de PowerPoint-presentaties voor, enz.
47
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
48/206
Hij moet over een PMI- of Prince 2-certificaat beschikken. b. Documentatiedeskundige Expert inzake taxonomie, workflow en documentmeertaligheid. c. Gedragspsycholoog of ergonoom Als deskundige in de studie van gebruikersgedrag en van de relaties tussen mensen en interfaces moet hij advies geven over het project tijdens de ontwikkeling van de invoer- of consultancyschermen, maar ook van de navigatiemethoden tussen de inhoud van de portal. Hij zal verantwoordelijk zijn voor de gebruikerstests. Hij moet over een diploma of certificaat beschikken. Indien dit niet het geval is, kan een afdoende ervaring van 15 jaar in het domein als equivalent beschouwd worden, maar pas nadat deze onderworpen werd aan de beoordeling van de aanbestedende overheid. d. Business analyst Hij analyseert de behoeften in termen van interfaces en componenten van de applicatie, bepaalt de termijnen, stelt de acceptatiecriteria vast, stelt het functionele testplan op, bepaald de impact op de bestaande systemen en brengt de problemen in kaart, stelt samen met Business en ICT de definitieve functionele analyse op, ontwikkelt samen met Business en ICT het applicatieproject, ontwikkelt samen met Business en ICT het infrastructuurproject, stelt een gedetailleerd acceptatieplan op, stelt het evaluatieteam samen, controleert of de vastgestelde oplossing compatibel is met de geïntegreerde omgeving waarvoor ze is ontwikkeld, verzamelt en analyseert de opmerkingen van de gebruikers, stelt verbeteringen voor, stelt de functionele documentatie en de gebruikershandleidingen op en voert samen met Business en ICT een implementatieplan uit. e. Search Engine Expert Hij is verantwoordelijk voor de implementatie van de scenario's voor de indexering van de gegevens met betrekking tot een thesaurus en de taxonomie en voor de implementatie van de crawling met externe bronnen. Hij verstrekt advies en ondersteuning bij de configuratie van de zoekmachine, geeft advies over het gebruik van de trefwoorden, van de bruikbare discriminanten om de resultaten van een zoekopdracht te verbeteren, enz. Hij draagt ook bij aan de samenstelling van een thesaurus, ten minste door het verstrekken van advies. f.
Architect
De architect is belast met het garanderen van de coherentie tussen de verschillende disciplines. Hij is met name verantwoordelijk voor de conformiteit tussen de technische architectuur van de ICT-toepassing (op het vlak van de belangrijkste componenten en de relaties die ze verenigen), de functionele behoeften en de andere behoeften. Hij kent de voordelen en de nadelen van de beschikbare technologieën en standaarden, naast hun mogelijkheden. In dit opzicht is hij in staat om de beste technologische keuze te maken om te voldoen aan de gestelde eisen. Meer specifiek moet de architect: - de toepassing ontleden in haar belangrijkste elementen; 48
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
49/206
de technische oplossingen en hun mogelijkheden kiezen in het kader van de standaarden van de FOD Financiën.
g. Ontwikkelaar Hij is belast met de volgende punten: - analyse van de studie; - programmering; - controle van de integriteit van de componenten van de toepassing; - testen van de programma’s; - documentatie en publicatie van de programma’s; - onderhoud van de programma’s; - parametrisering van de packages; - diagnose en keuze van de methode voor de oplossing; - constructie, evaluatie en integratie van de oplossing; - interactie met de databases; - bevestiging van de oplossing. Als er tests moeten plaatsvinden, dan zullen ze uitgevoerd worden door de inschrijver voor de ontwikkelingsfasen maar in overleg met de Administratie wanneer zij door haar gevalideerd moeten worden. De medewerkers van de inschrijver moeten in staat zijn om zowel in het Nederlands als het Frans met de FOD Financiën te communiceren.
6.5. Onderaannemers Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met deze derden. De aanbestedende overheid eist evenwel dat de onderaannemers van de opdrachtnemer in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten worden opgelegd. In ieder geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid: 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren. Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan.
49
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
50/206
Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt waarnaar wordt verwezen in artikel 61 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren.
6.6. Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Technische middelen De opdrachtnemer stelt zijn personeel al het nodige materiaal ter beschikking voor de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Het personeel van de opdrachtnemer beschikt over een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën en over een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing aanbrengen aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op een betere werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks betrekking heeft op de ontwikkeling van de toepassing in kwestie. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de werkposten in kwestie tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij geeft voorrang aan het gebruik van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma's zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik inbegrepen zijn in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden beschreven in het punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” voordat men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding. Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft: -
-
-
de definitie van de inhoud van het project; de deelname aan de selectie van oplossingen: architectuur, enz.; de validatie van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de kwaliteitscontroles, met name de controle van de overeenstemming van de documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval: de verplichte deelname aan de tests voor de oplevering (technische en functionele aspecten), ongeacht of het gaat om unitaire werkingstests, integratietests of tests voor de algemene werking; 50
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
51/206
de logistieke ondersteuning van de uitvoeringsteams voor wat betreft de terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie, naargelang wat in overleg is bepaald.
De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het controleren (en, indien nodig, definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, toepassingsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.
6.7. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. 6.7.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim inzake de informatie die hij zou hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarover het gaat: - kan opgeslagen zijn op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.; - kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak; - kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen. De opdrachtnemer staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van deze gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht 51
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
52/206
betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: - waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën werd meegedeeld; - die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was; - die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer. of - die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de opdrachtnemer mee te delen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: - om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld; - om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën. De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van de onderhavige opdracht werd opgelegd. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het onderhavige artikel. 52
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
53/206
De opdrachtnemer verbindt zich er eveneens toe aan de aanbestedende overheid elke door hem vastgestelde schending van de vertrouwelijkheid, ongeacht de oorsprong, mee te delen.
6.7.2 Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de opdrachtnemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavig contract werd opgemaakt door de personeelsleden van de opdrachtnemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, op het moment van hun ontstaan, eigendom van de FOD Financiën. Het is de personeelsleden van de opdrachtnemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.
6.7.3 Overdraagbaarheid De opdrachtnemer zal aan een door de FOD Financiën erkende derde partij of aan de FOD Financiën alle noodzakelijke informatie geven zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de opdrachtnemer te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. De FOD Financiën is de enige intellectuele eigenaar van de oplossingen, ontwikkeld in het kader van dit project. De opdrachtnemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name: - de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; 53
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
54/206
de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen en andere verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; de gegevensoverdracht.
7. Facturatie en betaling van de diensten De betaling zal gebeuren na de uitvoering van elke fase en opties, na overlegging van regelmatige en juist opgestelde facturen, samen met een PV van oplevering, te onderwerpen aan de btw. In geval van een NO GO voor opportuniteitsredenen, zal er enkel een facturatie zijn voor fase 0. Deze facturen zullen de bijkomende bijstand post per post ïntegreren. De facturen zijn opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheercontrole Centrale Facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 B-1030 BRUSSEL
De factuur mag ook in pdf-formaat worden gemaild naar:
[email protected] Op de facturen zal de volgende vermelding aangebracht worden: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnr. ..... op naam van ... te ..." Het bestelbonnummer (45XXXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer (5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur vermeld worden. De betaling vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. OPGELET De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in. Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
54
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
55/206
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen. Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in euro. Facturatieplan Dit plan zal bevestigd worden in functie van de elementen die verstrekt worden bij de indiening van het PID. -
-
-
Fase 0: indiening en validatie van het PID (binnen drie maanden na de kick-off); fase 1: ontwikkeling van het platform en migratie van de gegevens (binnen negen maanden na de validatie van het PID); fase 2: integratie van de tools voor documentsamenwerking; fase 3: integratie van de tools voor Social Collaboration; fase 4: veranderingsbeheer, opleiding en opstelling van de verschillende handleidingen en ondersteunende middelen (kan variëren afhankelijk van de uitvoering van de fasen 2 en 3 die de FOD niet zou kunnen realiseren).
8. Geschillen. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is Nederlands of Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband
9. Boetes en straffen. In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan de inproductiestelling binnen 9 maanden na het PID (zie fase 0 van het facturatieplan).
9.1. Straffen Elke niet-uitgevoerde dienst in het kader van deze opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een forfaitaire straf van 1250,00 EUR.
9.2. Boetes Voor elke dienst die niet wordt uitgevoerd binnen de door de aanbestedende overheid opgelegde termijnen wordt per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag vertraging van rechtswege een forfaitaire boete toegepast van 500,00 EUR voor niet-uitvoering. 55
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
56/206
De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder formaliteiten of kennisgeving.
9.3. Aanrekening van de boetes en straffen OPGELET Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen en boetes worden gevoegd. Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van het eenheidsbedrag van de schadevergoeding met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt. Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het nietnaleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
OPGELET Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.
9.4 Precontentieuze procedure en geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013. De opdracht moet worden uitgewerkt, ontwikkeld en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •
Alvorens hun toevlucht te zoeken tot andere middelen, moeten de partijen trachten de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.
•
Bij gebreke van akkoord en alvorens hun rechten in rechte te doen gelden, zullen de partijen proberen een compromis te vinden via onderhandelingen die van start zullen gaan zodra blijkt dat de zaak niet in der minne geregeld kan worden. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt “leidend ambtenaar” van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 56
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
57/206
30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is Nederlands of Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schade-eis van derden dienaangaande.
Lezen van het bijzonder bestek In het bijzonder bestek vinden de inschrijvers kaders met de eisenformuleringen: - de ExFx: dit zijn functionele eisen; - de ExQx: dit zijn kwaliteitseisen. Elke eis is genummerd. Voor sommige eisen zal een vraag worden gesteld. De antwoorden dienen opgenomen te worden in de bijvoegde Excel-antwoordtabellen. De Inschrijver moet alle eisen beantwoord hebben. Anders wordt de offerte als onregelmatig beschouwd worden en wordt ze geëlimineerd. De inschrijver dient, indien nodig, te vermelden of het antwoord op de eis een ontwikkeling en/of een bijzondere programmering op maat vraagt, dan wel of het een "off the shelf" beschikbare configuratie is. Voorbeeld van de formulering van een eis: ExQ1: hier wordt de eis beschreven. Vraag: hier wordt de vraag gesteld.
57
Bijzonder bestek
E.
S&L/AO/390/2014
58/206
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
1. ALGEMENE CONTEXT VAN HET PROJECT De structuur van de FOD Financiën, plaats en rol van Fisconetplus in deze structuur.
1.1.
Structuur van de FOD
Structuur van de organisatie van de Federale Overheidsdienst Financiën De FOD Financiën is georganiseerd in operationele diensten en niet-operationele diensten. Ze omvat ook diensten op het niveau van de Voorzitter van het directiecomité en autonome diensten. Afdeling 1. – De operationele diensten De Federale Overheidsdienst Financiën omvat de volgende algemene diensten: 1° 2° 3° 4° 5°
de Algemene Administratie van de Fiscaliteit; de Algemene Administratie der Douane en Accijnze n; de Algemene Administratie van de Inning en de In vordering; de Algemene Administratie Bijzondere Belastingin spectie; de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocu mentatie
6°
de Algemene Administratie van de Thesaurie;
Elk van deze algemene overheidsdiensten staat onder de verantwoordelijkheid van een houder van een managementfunctie -1, die de titel van administrateur-generaal draagt. Afdeling 2. - De niet-operationele diensten De Federale Overheidsdienst Financiën bevat, op het niveau van de Voorzitter van het directiecomité, de volgende stafdiensten: 1° 2° 3° 4°
de Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning ; de Stafdienst Personeel en Organisatie; de Stafdienst Budget en Beheerscontrole; de Stafdienst Informatie- en Communicatietechnol ogie;
5°
de Stafdienst Logistiek.
Elk van deze stafdiensten staat onder de verantwoordelijkheid van een houder van een staffunctie -1, die de titel van directeur stafdienst draagt. Afdeling 3. - Andere diensten op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité De volgende diensten situeren zich op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité: 1° 2° 3° 4°
de Dienst Strategische Coördinatie en Communicat ie; de Cel "Fiscaliteit van de buitenlandse invester ingen"; de Waarnemingspost gewestelijke fiscaliteit; de Dienst interne audit, in de zin van artikel 7 het Koninklijk Besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht; 58
Bijzonder bestek
5° 6° 7° 8° 9°
S&L/AO/390/2014
59/206
de Centrale juridische dienst; de Dienst van de Voorzitter van het directiecomi té; de Dienst Multikanaal dienstverlening; de Dienst Privacy; de Dienst voor Duurzame ontwikkeling;
10° de Dienst voor het beheer van persoonlijke gege vens. Afdeling 4. – De autonome diensten De Federale Overheidsdienst Financiën omvat de volgende autonome diensten: 1° de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale z aken; 2° De dienst Fiscale Bemiddeling.
1.1.1.
Situatie, rol, opdracht en visie van de dienst Fisconetplus binnen de FOD Financiën.
Fisconetplus is een afdeling binnen de stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning. De Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning is met name belast met; -
de opstelling, de coördinatie, de uitvoering en de opvolging van de wetgevingen in de materies die tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Financiën behoren;
-
de uitvoering van studies over de impact van beleidsopties en de analyse van de resultaten van het gevoerde beleid;
-
de realisatie van een doelgroepenstrategie;
-
het beheer en de terbeschikkingstelling van de relevante informatie en van de informatiebronnen.
integraal
risicobeleid
en
van
een
gecoördineerde
Fisconetplus is een juridische en fiscale database. Deze entiteit stelt gratis in elektronische vorm geactualiseerde informatie en gegevens ter beschikking van de medewerkers van de FOD Financiën en van doelgroepen buiten de FOD Financiën. Deze database bevat de geactualiseerde wetgeving in alle gebieden die tot de fiscaliteit behoren (directe belastingen, indirecte belastingen, patrimoniumdocumentatie, douane en accijnzen). Onder wetgeving worden de wetten verstaan, maar ook de Koninklijke uitvoeringsbesluiten, de autonome besluiten, enz. Daarnaast stelt de voornoemde databank aan de verschillende doelgroepen alle informatieve documentatie ter beschikking die geproduceerd wordt door de diensten van de FOD Financiën (circulaires, instructies, toelichtingen, adviezen, privépublicaties, ...). Deze database bevat eveneens documentatie die niet rechtstreeks afkomstig is van de FOD Financiën. Het gaat om de Belgische en Europese, rechtspraak, parlementaire vragen, enz. Dankzij een technische samenwerking met de FOD Justitie kunnen aan de gebruikers van Fisconetplus verschillende wetteksten ter beschikking gesteld worden: Grondwet, Burgerlijk Wetboek, Wetboek van Koophandel, Wetboek van vennootschappen, Gerechtelijk Wetboek en Strafwetboek. Deze databank bestaat uit een "website" die beschikbaar is in een intranetversie en een internetversie. De intranetversie geeft toegang tot meer informatie, bijvoorbeeld tot privépublicaties en tot vertrouwelijke documentatie zoals instructies. De internetversie, waarvoor de toegang tot de informatie beperkter is, is vooral toegankelijk voor personen van
59
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
60/206
buiten de FOD Financiën maar de medewerkers van Financiën kunnen, indien zij dit wensen, de informatie via het internet raadplegen.
1.1.1.1.
Opdracht van Fisconetplus
De opdracht van de fiscale database Fisconetplus verschilt naargelang van het type doelgroep waartoe ze zich richt. Er zijn twee versies beschikbaar: de intranetversie en de internetversie. De intranetversie is voorbehouden aan het personeel van de FOD Financiën. Voor dit personeel is Fisconetplus, naast een informatie-instrument, vooral een werkinstrument dat doeltreffend moet zijn en de medewerker van Financiën moet dienen bij de materies die deze medewerker behandelt. De beschikbare informatie werd hierboven beschreven in het deel over de taak van Fisconetplus. De internetversie, die vooral gericht is op personen van buiten de FOD Financiën, is een informatie-instrument. Daarom moet de informatie leesbaar, betrouwbaar en actueel zijn.
1.1.1.2.
Visie van Fisconetplus in de toekomst.
De toekomstige doelstellingen van Fisconetplus situeren zich op verschillende niveaus: -
het in stand houden van een zo volledig mogelijke informatie voor hetzelfde publiek als datgene dat op dit moment toegang heeft tot de informatie;
-
de steeds grotere integratie in de database van de gewestelijke en gemeenschapsfiscaliteit, gezien de overdracht van de bevoegdheden van de federale staat naar de gewesten en gemeenschappen;
-
de toegang tot de informatie op andere communicatiemiddelen dan de bestaande, zoals bijvoorbeeld tablets of gsm's;
-
de informatie doen leven via samenwerkings- en contextualiseringstools;
-
de contents van externe systemen integreren (in de dienst of het Departement) door versterking van de samenwerking;
-
Over een geïntegreerd platform beschikken dat snellere publicaties mogelijk maakt met behoud van een hoge kwaliteit.
Het huidige platform bevat meer dan 700.000 documentaire eenheden voornamelijk in html/xml- en pdf-formaat gelijk verdeeld over de 2 taalgroepen (Nederlandstalige en Franstalige). Er bestaan documenten in de Duitse taal. Er zijn enkele documenten in het Engels. Naargelang het legislatieve werk van de parlementen worden er tussen de 450 en de 1000 documentaire eenheden per maand toegevoegd. De portal wordt gemiddeld 150.000 keer per maand bezocht door iets minder dan 70.000 bezoekers die geïdentificeerd worden met een uniek IP-adres. Er zijn gemiddeld 6500 interne gebruikers per maand (jaarcijfers 2014: aantal bezoeken: 1.790.995; aantal door de lezers bezochte pagina's = 22.503.555).
60
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
61/206
Het interne publiek bestaat uit voornamelijk agenten van niveau A en B van de algemene administraties van de fiscaliteit, de douane en accijnzen, de patrimoniumdocumentatie en de belastinginspectie; in mindere mate door de medewerkers van de algemene administratie van de inning en de invordering. Op dit moment gaat het niet om de medewerkers van de Thesaurie. Het externe publiek bestaat uit de grote advocatenkantoren gespecialiseerd in fiscaal recht, uit fiduciaires en boekhoudkantoren, uit instellingen van hoger onderwijs, uit banken, uit federale of regionale overheden, ... Er zijn zeer weinig bezoekers buiten België.
2.
VASTSTELLING VAN DE BEHOEFTEN
2.1. Huidig platform "kennisbeheer" Het huidige systeem voor kennisbeheer steunt op twee basiscomponenten: enerzijds de kennis (de content) en anderzijds het elektronische platform dat de kennisstroom vastlegt, opslaat, beheert en verspreidt (het informaticaplatform). Op strategisch vlak heeft de FOD Financiën besloten om zelf de taken uit te voeren die binnen zijn bereik liggen en om aan een gespecialiseerde partner de taken toe te vertrouwen die niet tot zijn corebusiness behoren. Dit bijzonder bestek beperkt zich tot de ontwikkeling van het geïntegreerde informaticaplatform dat moet bijdragen aan het kennisbeheer in al zijn aspecten. Tenzij anders overeengekomen moeten alle functionaliteiten van de huidige oplossing overgenomen worden in het toekomstige platform.
2.1.1.
Grote lijnen van de evolutie van het platform Fisconetplus
In 2002 werd in het kader van de Coperfin-modernisering, besloten om binnen de FOD Financiën een uniek systeem te ontwikkelen voor kennis-informatiebeheer (proces 44) als onderdeel van het bredere project van kennisbeheer (proces 78). In 2002 leidde de uitvoering van proces 44 tot de applicatie Fisconet. De mogelijkheden hiervan bleven echter beperkt tot het zoeken en weergeven van expliciete kennis (documenten) die opgeslagen was in de database van de applicatie. In 2007 werden deze functies gemoderniseerd in een nieuw systeem met extra functionaliteiten. In 2012 werd de perimeter van het platform opnieuw bekeken met focus op de juridische en fiscale kennis. Aan de hand van een inventaris werd de content afgebakend die opgenomen diende te worden in Fisconetplus. Tijdens ontwikkelingen in 2013 en 2014 werden automatische of semiautomatische processen ontworpen om met het oog op de bevordering of verbetering van de informatieuitwisseling met: -
de FOD Justitie om aan de medewerkers de meest recente versie van de wetteksten aan te bieden (informatief document op aanvraag);
-
de workflow Geschillen om de invoering van content te vergemakkelijken via de automatismen in het programma van de workflow en van de geformatteerde overdracht van informatie (informatief document op aanvraag);
-
interne technische diensten, vooral die van de algemene administratie van de fiscaliteit, op basis van de conventies met betrekking tot het formaat van de MS61
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
62/206
Word-documenten, om de injectie van content te vergemakkelijken (beheer van fiscale precedenten, van circulaires, btw-handleiding, enz.) (bijlage 13). De evolutie van de navigatie in de content van het platform houdt rekening met de wetgeving betreffende de regionalisering van de fiscale materies. Vanaf het dienstjaar 2015 zal de navigatie in de fiscale content - inkomstenbelastingen - in de eerste plaats gebaseerd zijn op de drie gewesten van het koninkrijk. Deze mogelijkheid bestaat reeds voor de content van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie. De FOD Financiën heeft zijn beleid inzake content aangepast om de Wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. Binnen de dienst Fisconetplus werd een cel "scanning" opgericht. Zij houdt zich bezig met de anonimisering van jurisprudentiële documenten.
2.1.2.
Huidige technische oplossing
IAM (via CCFF) 1
(authentificatie)
Portal kennisbeheer 2 (onder CCFF) Beviliging
Digitaal inforkanaal
Personalisering Profiel DB
Alerte/news
Profiel
Zoekmotor3: IDOL 7.6
FAQ
Motor
Index
Thesaurus
Crawler
Documentbeheer4: NUXEO
FOD JUSTITIE Externe bronnen (via de CCFFmodule: Mail pooler )
Kennisdatabank5
Web Content Manager Transfertmodule via BATCH ccff VTOM
Editing
Publicatie Taxonomieën
Doc DB
Verzamelingen
Invordering
Workflow document … Scanner
E-learning
Captatie van documenten Documentair beheer
Patrimoniumdocumentatie
… …
Workflow geschillen Douane en accijnzen
1. Het identiteitsbeheersysteem (IAM via CCFF) authenticeert een interne gebruiker en geeft hem toestemming om de portal te raadplegen. 2.
Het portal voor kennisbeheer zorgt voor een beveiligde toegang tot de bronnen van het kennisbeheersysteem. Deze interface zal aan de gebruiker worden aangeboden naargelang van de in zijn profiel gespecificeerde criteria (anonieme toegang (internet)/ambtenaar of beheerder(intranet)).
3. De zoekmachine indexeert de documenten afkomstig van WCM Nuxeo DM (de attributen van het document in xml-formaat en het document in html- of pdf-formaat). Er kunnen verschillende indexen gegenereerd worden op basis van de verschillende beschikbare collecties informatie of van de taxonomieën van het 62
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
63/206
kennisbeheersysteem. De zoekmachine zoekt in alle soorten geïndexeerde html/pdfdocumenten en afwisselend met behulp van een van de verschillende aangeboden thesauri. 4.
Dankzij het beheer van documenten via een WCM Nuxeo is het mogelijk de levenscyclus van de semigestructureerde kennis te beheren. Deze laag bevat een module voor het vastleggen van papieren documenten (pdf-formaat), een omgeving voor het creëren en bewerken van documenten en een omgeving voor het beheer van de documenten voor het Web. Deze verschillende modules zijn geïntegreerd via een Workflow engine (batch VTOM CCFF) die het document tijdens de verschillende fasen van zijn levenscyclus verder leidt. Wanneer een document klaar is voor publicatie kan het ofwel ter beschikking gesteld worden in de kennisbank MS SQL Server ofwel omgezet worden voor de publicatie ervan op het intranet of het internet. In het laatste geval wordt het document naar de bewerkingsmodule geleid waar het geformatteerd en gevalideerd wordt alvorens de publicatiemodule het uploadt naar de doelsite voor publicatie.
5. Dankzij de kennisbank kan de gestructureerde kennis binnen een MS SQL Server 2008 R2 beheerd worden. Deze verschillende bronnen zullen verzameld worden in de vorm van collecties om het navigeren en het opzoeken van informatie in het systeem te vergemakkelijken. Naast de collecties worden er verschillende taxonomieën toegankelijk gemaakt om de kennis te indexeren en te doorzoeken; de taxonomie wordt opgeslagen in onze database IBM DB2. Andere informatie wordt opgeslagen op Filenet P8; momenteel is geen informatie geïndexeerd in onze zoekmachine van dit medium. Het bestaande platform dat al meer dan 7 jaar gebruikt wordt en dat vervangen moet worden, is opgedeeld in 4 modules: - eerste module: de backoffice Nuxeo (WCMS); - tweede module: de interface Batch CCFF voor de overdracht van xml/pdf-stromen; - derde module: de zoekmachine Autonomy IDOL7; - vierde module: de portal in CCFF die de gebundelde taxonomie integreert met Nuxeo en de zoekmachine.
2.1.3.
Versiebeheer en historiekenbeheer
Fisconetplus biedt in de eerste plaats ondersteuning aan de medewerkers van het Departement bij hun dagelijkse fiscale en niet-fiscale taken. Daarom is het beheer van de historieken van de juridische teksten uiterst belangrijk. Een medewerker moet in staat zijn om de specifieke juridische situatie op een bepaald ogenblik in het verleden terug te vinden om een dossier van een belastingplichtige of belastingbetaler optimaal te kunnen behandelen. Een juridische tekst zal voornamelijk minstens op twee manieren bestaan: in de huidige versie en in de historische versie.
2.1.4.
Het toekomstige platform "kennisbeheer"
Het toekomstige platform zal "geïntegreerd" zijn. De evolutie van het aantal ambtenaren binnen het Departement, de gemiddelde leeftijd en het kwalificatieniveau van de medewerkers brengt de FOD Financiën ertoe voor een geïntegreerde oplossing te kiezen om zo het aantal handelingen tijdens de verwerking van content te elimineren of op zijn minst sterk te verminderen, de oorzaak van traagheid en vergissingen (bijvoorbeeld, de manuele wijziging van het formaat tussen het originele 63
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
64/206
schriftelijke document met behulp van een officetool en dezelfde content die gepubliceerd is in Web - html/xml-formaat). Het Departement en vooral de dienst Fisconetplus wil de productiviteit verhogen. Er wordt eveneens een vermindering van de kosten voor administratieve verwerkingen verwacht. Het nieuwe platform zal gemeenschappelijke instrumenten tools aanbieden om het kennisbeheerproces te ontwikkelen, met name: de gedeelde aanmaak van documenten door middel van de standaard officetools van de FOD2, de gestructureerde opslag via een adequate taxonomie van de documenten (expliciete kennis), de mogelijkheid om processen voor de uitwisseling en de aanmaak van documenten te (inclusief Versiebeheer) te creëren, het intern of gefedereerd zoeken met behulp van een krachtige zoekmachine wat de mogelijkheid impliceert om meerdere formaten te indexeren, de uitwisseling van ervaringen en expertise (impliciete kennis) en de mogelijkheid tot samenwerking. Naast de intranetversie, die voorbehouden is voor de ambtenaren van de FOD Financiën en alleen toegankelijk is via authenticatie, moet ook een beperktere internetversie beschikbaar zijn voor het grote publiek. De volgende elementen maken deel uit van de in dit bijzonder bestek beschreven delen. -
aanmaken, verwijderen of wijzigen van documentcontent (voornamelijk teksten, afbeeldingen, office- of pdf-bestanden) in een systeem voor elektronisch documentbeheer (expliciete kennis) door eraan metadata te koppelen, die al dan niet gecreëerd zijn vanuit document types;
-
het gebruiksvriendelijk beheren van een taxonomie of een classificatieplan: toevoegen, wijzigen, verplaatsen, kopiëren/plakken, de taxonomie wijzigen (nieuwe takken aanmaken/takken verwijderen/reorganisatie van takken). Oplossingen met het gebruik van "drag/drop"-functies of met muisbewegingen krijgen de voorkeur.
-
de versies van eenzelfde documentcontent beheren;
-
een beveiligde toegang tot de gegevens volgens het profiel van de gebruiker; er zal een internet- en een intranetversie zijn. De database bevat vertrouwelijke informatie die alleen de ambtenaren van de FOD Financiën kunnen raadplegen via het VPN intranet/extranet. De ambtenaren moeten zich hiervoor identificeren. Ze worden geauthenticeerd via de applicatie IAM-applicatie (LDAP);
-
een geïntegreerd systeem voor het procesbeheer om de processen voor de aanmaak, de bewerking en de publicatie van documenten te kunnen vastleggen en volgen volgens eigen paden en met geïntegreerd versiebeheer. Ter illustratie: de aanmaak van een circulaire op basis van een standaardmodel uit een templatebibliotheek (of aanmaak van een nieuw model), de mogelijkheid om in een handomdraai een reeks acties te creëren (wie doet wat, wanneer, de validatiefasen, enz.), de aanmaak ervan door verschillende auteurs met tijdelijke validatie na elke doorlopen fase, aanmaak van een definitieve versie na een validatie door een verantwoordelijke - die geïdentificeerd en aangewezen is in het proces -, overdracht van dit gevalideerde document naar het bewerkingsproces waarbij determinanten aan het document toegevoegd zullen worden (metadata, links naar vertalingen of verwante documenten, enz.) en vervolgens naar het publicatieproces dat het document voor het publiek toegankelijk maakt via de portal voor kennisbeheer; zonder of met een zo gering mogelijke wijziging van het formaat, de structuur of de initiële presentatie;
2
Momenteel werken de medewerkers hoofdzakelijk met de Microsoft Office-suite, sommigen gebruiken de Open Office-suite. Het pdf-formaat (met of zonder OCR) is ook wijdverbreid. 64
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
65/206
-
een injector voor documenten in de verschillende door de courante office-suites gebruikte formaten, met name html, pdf, de beeldformaten en de OCR na scanning. De tool moet het ook mogelijk maken de documenten op uniforme wijze in de database te injecteren (de verwerking van audiovisuele bestanden moet mogelijk zijn);
-
een tool om automatische (bijv. via xml) de uniforme bestanden van de fiscale database om te zetten in de optimale lay-out en om ze op te slaan in de formaten die het beste geschikt zijn voor de media waarop de gebruikers de documentatie moeten kunnen raadplegen (pc, laptop, tablet, smartphone). Deze tool moet zo opgevat zijn dat de medewerkers die de kennisbank onderhouden zo weinig mogelijk handelingen moeten uitvoeren. Bovendien is het belangrijk dat er zo weinig mogelijk geconverteerd wordt om de kwaliteit van het document niet aan te tasten, met name bij de migratie van alle huidige documenten en metadata van Fisconetplus naar de nieuwe versie van de kennisbank. In het kader van de migratie moeten alle vóór de migratie en als gevolg van de migratie bestaande documenten bewaard blijven;
-
een zoekmachine om de documenten van de juridische en fiscale database op intelligente wijze te kunnen terug oproepen aan de hand van hun metadata, een text search, de taxonomie of een thesaurus. De zoekmachine moet verschillende indexen kunnen aanmaken, om zoekopdrachten te kunnen uitvoeren in andere databases van de FOD Financiën maar ook in externe databases Het moet mogelijk zijn om een "full-text search" uit te voeren. De weergavevolgorde van de resultaten zal worden gewogen (bijvoorbeeld op basis van trefwoorden in de metadata). De gezochte uitdrukkingen zullen worden gemarkeerd;
-
alle ontwikkelde processen die, zowel in termen van informatie-uitwisseling als van informatieverzameling en -verwerking, de kennisbank koppelen aan de interne en externe sites of applicaties. Bijvoorbeeld het in het kader van de samenwerking met de FOD Justitie ontwikkelde proces dat geïdentificeerde content verzamelt, herbewerkt en via de taxonomie toegankelijk maakt op de portal;
-
een webinterface (portal) met alle nodige pagina's of weergaves zodat de gebruiker op intuïtieve, gerichte, doeltreffende en gestructureerde wijze de beschikbare expliciete kennis (documenten) kan vinden en deze op een optimaal visuele manier kan raadplegen, of dit nu op het scherm of op papier is. Deze expliciete kennis zal gegroepeerd kunnen worden naar finaliteit of oorsprong (de gegevens afkomstig van de indexering van een externe database zouden bijvoorbeeld getoond kunnen worden naast de gegevens afkomstig van de database van het Departement om op die manier goed de oorsprong ervan te kunnen vaststellen). De gebruiker moet zijn profiel kunnen beheren en zo de weergave van de content kunnen beïnvloeden;
-
De portal moet eveneens diensten aan de gebruikers aanbieden zoals het opslaan van zoekresultaten, het mededelen ervan via e-mail, het ontvangen van een bericht bij wijzigingen aan content waarvoor de gebruiker interesse heeft getoond, het weergeven van de metadata van een gepubliceerde content, enz.;
-
de webinterface moet regelmatig geactualiseerd kunnen worden met nieuwe content, liefst op synchrone wijze.
-
de Administratie moet het equivalent van de huidige pagina "recente wijzigingen" (versie voor de Admin. en voor het publiek) op identieke wijze kunnen beheren;
-
indien nodig moet de Administratie een dringend document onmiddellijk kunnen publiceren;
65
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
66/206
-
de Administratie moet belangrijke informatie kunnen aankondigen in de webinterface. Deze informatie moet beelden, klikbare URL-links, tekst of iedere andere content kunnen bevatten;
-
de nieuwe applicatie moet een tool verstrekken voor de monitoring van de webinterface en de export van statistische gegevens (zie het punt over de rapportage). Het is voor de Administratie belangrijk om de manier te kennen waarop de gebruiker inzicht krijgt in de content maar ook om te weten hoe hij navigeert. Bij de publicatie van een nieuw document in pdf- of ePub-formaat is het interessant om te weten hoe vaak het gedownload wordt;
-
Het onderhoud van de toepassing tijdens de hele looptijd van het contract, om de goede werking van de juridische en fiscale database te garanderen. Aan het einde van het contract zullen alle elementen die nodig zijn voor de werking van de applicatie overgedragen worden naar de FOD Financiën die ze dan op autonome wijze kan beheren;
-
een tool voor het dagelijks back-uppen van de content van de fiscale database. Er moet ten minste één volledige kopie van de laatste back-up aanwezig zijn op systemen die zich geografisch gesproken voldoende ver van de online servers bevinden, om in geval van een ramp de gegevens te kunnen herstellen;
-
de inschrijver moet verschillende soorten van ondersteunend materiaal opstellen: een handleiding die de volledige workflow beschrijft, methodologische gidsen voor de medewerkers van de Administratie die de content van de juridische en fiscale database actualiseren, een online helpbestand (geïntegreerd in de webinterface) voor de gebruikers van de fiscale database maar ook voor de medewerkers die de applicatie gebruiken en een methodologische ondersteuning (lijst niet limitatief).
Een gebruiker moet de volgende interacties kunnen uitvoeren via de webinterface: •
Pull: de gebruiker spreekt de kennis op eigen initiatief aan door een zoekopdracht te lanceren of door binnen de taxonomie te navigeren, door zich te abonneren op content, enz.;
•
Push: het systeem stuurt proactief bepaalde informatie naar de gebruiker, op basis van diens profiel;
•
Collaboration: de gebruiker moet Social of Document Collaboration tools kunnen gebruiken om waarde aan deze kennis toe te voegen (impliciete kennis).
Deze opsomming is niet beperkend. De exacte omvang van de opdracht zal verder in het bijzonder bestek toegelicht worden.
2.1.5.
Buiten de opdracht
De volgende elementen maken geen deel uit van de in dit bijzonder bestek beschreven opdracht: -
De aanmaak van de taxonomie die zal dienen om de kennis te classificeren;
-
De actualisering van de content van de documenten en de registratie in de juridische en fiscale databank;
-
De contractuele onderhandelingen met de aanbieders van betaalde content.
2.1.6.
Aandachtspunten
Talen van de applicatie: 66
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
67/206
de oplossing zal beschikbaar zijn in verschillende talen: Frans, Nederlands, Engels en Duits. het publicatiedeel zal uitsluitend beschikbaar zijn in het Frans en het Nederlands.
De inschrijver dient met name aandacht te besteden aan het feit dat de door Fisconetplus beheerde documenten, met name op het vlak van rechtspraak, woorden en namen van buitenlandse oorsprong kunnen bevatten (Pools, Russisch, Deens, Grieks, enz.). Deze woorden en namen bevatten letters die specifiek zijn voor die talen (Â, Ã, Å, Ă, Ž, Ǿ, enz.). ExF1: de inschrijver bevestigt dat de geïntegreerde oplossing die hij voorstelt het native beheer van de speciale karakters ondersteunt zoals vermeld in het onderhavige bijzonder bestek.
2.1.6.1.
Evolutieve oplossing
De oplossing moet, zowel wat hardware als software betreft, evolutief zijn. Dit betekent niet dat de voorgestelde apparatuur eender welke toekomstige belasting moet ondersteunen, maar het moet wel mogelijk zijn om deze apparatuur te upgraden en/of uit te breiden. Verder verbindt de inschrijver zich ertoe om, bij de levering van propriëtaire software, in geval van ontwikkelingen op maat, zo dicht mogelijk bij de standaarden van deze software te blijven om het upgraden (overgang naar een hogere belangrijke versie) of het correctief onderhoud (met of zonder overgang naar een hogere minder belangrijke versie) te vergemakkelijken. In geval van "open source" of "free" software verbindt de inschrijver zich ertoe alle wijzigingen op gedetailleerde wijze te documenteren. Deze documentatie zal ter beschikking gehouden worden van de opdrachtnemer en zal gevalideerd worden door de door de ICTdienst van de FOD Financiën voor deze opdracht aangewezen projectleider
2.1.6.2.
Noodherstelplan
De leverancier verbindt zich ertoe deel te nemen aan de jaarlijkse noodhersteloefeningen; de technische herstelscenario's moeten voorbereid worden zoals aangegeven door de FOD Financiën en voldoen aan het mechanisme voor wachtwoordbeheer dat gebruikt wordt in geval van een noodsituatie.
2.1.6.3.
Beheer van het project en methodologie
PMFin is de unieke en standaard projectmethodologie van de FOD Financiën. Ze is gebaseerd op de internationale norm Prince 2. De methodologie wordt ondersteund door de ProjectMaster-tool. Deze methodologie wordt gepresenteerd in deel F: kwaliteitseisen.
67
Bijzonder bestek
2.1.6.4.
S&L/AO/390/2014
68/206
Omgevingen
De FOD Financiën vraagt dat het platform in verschillende omgevingen beschikbaar is: - een productieomgeving: bevat alle gegevens en alle ontwikkelingen in hun recentste gevalideerde versie; - een acceptatieomgeving: bevat ofwel een representatieve steekproef van de gegevens, ofwel een spiegelkopie van alle gegevens van de productie, en alle ontwikkelingen in hun laatste versie Elke ontwikkeling zal worden getest. Als ze gevalideerd wordt, dan stijgt de ontwikkeling in de productie. Indien nodig moeten alle productiegegevens overgenomen kunnen worden in de acceptatieomgeving; - een testomgeving: bevat een representatieve steekproef van de gegevens en van de vereiste ontwikkelingen naar eigen goeddunken van de inschrijver. ExF2: de inschrijver zal de meerkost vermelden van de gegevensspiegeling in de productieomgeving in de acceptatieomgeving in tegenstelling met een representatieve steekproef. De omgevingen bevinden zich in de lokalen van de aanbestedende overheid. Aangezien het om gevoelige gegevens handelt, mag geen enkel gegeven de omgeving van het Departement verlaten zonder de voorafgaande toestemming van de Administratie en zal de opdrachtnemer onderworpen zijn aan een document van "niet-openbaarmaking" (Non Disclosure Agreement).
2.1.6.5.
Beschikbaarheid
De kennisbank moet 24/7 toegankelijk zijn, opgedeeld in twee tijdzones die apart geregeld zullen worden in de SLA's: -
zone 1: van maandag tot vrijdag, van 7 tot 20 uur; zone 2: tijdens weekends, en tijdens de week buiten de tijdperiodes van zone 1.
Deze zones stemmen overeen met de bezoekpieken die momenteel worden waargenomen. De kennisbank en de toegangskanalen tot die kennisbank zullen tijdens die tijdzones beschikbaar zijn en bovendien een snel antwoord garanderen. Hierover zullen duidelijke akkoorden worden gesloten met ICT (bijvoorbeeld in de vorm van Service Level Agreements (SLA's)). De technische eisen voor de ontwikkeling van een efficiënte omgeving moeten vanaf het begin worden vastgesteld. Verder moeten eventuele prestatieproblemen geïdentificeerd en gecorrigeerd worden.
2.1.7.
tijdens
de
voorafgaande
testfasen
Planning
Na de projectlanceringsvergadering (kick off), heeft de inschrijver drie maanden om zijn PID (Project Initiatie Document) in te dienen. Dit is fase 0. Aan het einde van deze fase volgt er een "Go/No Go"-beslissing.
68
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
69/206
Fase 1, de ontwikkeling van het platform en migratie van de gegevens, met uitgevoerd worden binnen negen maanden na de validatie van het PID. Ze is onderverdeeld in drie subfasen: - subfase 1: omvat de ontwikkeling van een systeem voor de creatie en het geïntegreerd elektronisch beheer van de documenten en de migratie van de gegevens die momenteel aanwezig zijn in het WCMS Fisconetplus. Er dient voor gezorgd te worden dat de beheerders van Fisconetplus zo weinig mogelijk bewerkingen op een document moeten uitvoeren voor de publicatie ervan (wijziging van formaat, enz.). Dit is het hele deel "publicatietool.”; - subfase 2: betreft de evolutie van de centrale kennisbank (met inbegrip van de migratiefasen van de huidige gegevensbronnen, de validatie van de taxonomie zoals die momenteel gebruikt wordt, tools voor het beheer en het leveren van input aan deze kennisbank, alsook de parametrisering van de modules voor het raadplegen en de terbeschikkingstelling via webinterface van de content van deze kennisbank, opzoekingen, ...). Deze fase omvat eveneens de ontwikkeling van de nieuwe portal en, indien nodig, de herziening van de navigatiefunctie (zie deel "kwaliteit" van dit bijzonder bestek). Dit is het hele deel "raadplegingstool"; - subfase 3: betreft de evolutie van de zoektool en de parametrisering ervan in functie van de momenteel beschikbare elementen en van de geïdentificeerde of te identificeren gegevensbronnen, alsook de integratie ervan in de geïntegreerde oplossing. Aan het einde van fase 1 beschikt het Departement over een volledige geïntegreerde oplossing die de huidige oplossing volledig kan vervangen en, ten minste, dezelfde diensten kan verstrekken aan haar gebruikers. Fase 2 omvat de integratie van de tools voor documentsamenwerking. Fase 3 heeft betrekking op Social Collaboration-aspecten. Fase 4 is gewijd aan het beheer van de verandering, de opleiding van de gebruikers en beheerders en de opstelling van de verschillende handleidingen en ondersteunende middelen. Vijftien maanden na de datum van de projectlanceringsvergadering zal de oude structuur volledig gedeactiveerd en ontkoppeld worden. De inschrijver is zich ervan bewust dat ambtshalve vertragingsboetes opgelegd zullen worden indien de termijnen niet gerespecteerd worden.
2.2. Definities en afkortingen De onderstaande tabel bevat de afkortingen en/of gebruikte terminologieën. Afkorting ACL AAD&A AAPD AAFisc AAI&I API KB/WIB 92 B&B
Volledige beschrijving Access Control list Algemene administratie van de douane en accijnzen Algemene administratie van de patrimoniale documentatie Algemene administratie van de fiscaliteit Algemene administratie van de inning en de invordering; Application Programming Interface Koninklijk uitvoeringsbesluit WIB 92 Budget en Beheerscontrole 69
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
BPR CCFF CBO WIB 92 CM CSS CSV DB DMZ DRP ECM BEO ESB VTE FAQ FEDICT FR/NL GANTT EDB GIS http IAM B&I ICT ID BBI J2EE KICK-OFF KMS LAN LDAP LMS OCR P&O PATRIS Pdf PID PMO MKDV RDBMS RTF SAN SLA FOD STIMER
STIPAD
STIR
70/206
Business Process Reengineering Communicatiecentrum van de Federale Fiscaliteit Centrum voor beroepsopleiding Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 Content Management Cascading Styles Sheets Comma Separated Values DataBase Demilitarized Zone Disaster Recovery Plan Enterprise Content Management Beleidsexpertise en -ondersteuning Entreprise Service Bus Voltijds equivalent Frequently Asked Questions/Veelgestelde vragen FOD Informatie- en Communicatietechnologie Français/Nederlands Gantt-diagram Elektronische documentbeheerder Geographic Information System HyperText Transfer Protocol Identity Access Management Belastingen & Invordering Information and communication technology Identificator Bijzondere belastinginspectie Java 2 Enterprise Edition Projectlanceringsvergadering Knowledge Management System (Kennisbeheersysteem) Local Area Network Lightweight Directory Access Protocol Library Management System Optical Character Recognition Personeel & Organisatie Patrimoniale gegevensbank Portable Document Format Project Initiation Document Project Management Office Multikanaal Dienstverlening Relational DataBase Management System Rich Text Format Storage Area Network Service Level Agreement Federale Overheidsdienst Système de Traitement Intégré multi-entités pour le Recouvrement (geïntegreerd verwerkingsysteem multi entiteiten invordering) Système de Traitement intégré Documentation Patrimoniale (geïntegreerd verwerkingssysteem Patrimoniumdocumentatie) Système de Traitement Intégré Impôts et Recouvrement (Geïntegreerd verwerkingssysteem van belastingen en invordering) 70
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
TIFF Btw URI WCM WCMS XHTML XML XSL
71/206
Tagged Image File Format Belasting op de toegevoegde waarde Uniform Resource Identifier Web Content Management Web Content Management System eXtensible HyperText Markup Language eXtensible Markup Language eXtensible Stylesheet Language
Definities: -
Document Collaboration: verwijst naar de mogelijkheid voor meerdere personen om met behulp van de standaard officetools van de FOD aan eenzelfde document te werken tot de validatie ervan die resulteert in een definitieve versie, zodat het document bewerkt en gepubliceerd kan worden.
-
ingeboekt document: een tekst, deel van een tekst of afbeelding welk als één geheel werd ingeboekt in de database en dat een uniek ID-nummer heeft.
-
complex ingeboekt document: een tekst of deel van een tekst welk als één geheel werd ingeboekt in de database en dat een uniek ID-nummer heeft. In de tekst werd een link gelegd naar een of meerdere documenten (met een eigen IDnummer), welke een object bevatten. Op de website lijkt het alsof de totaliteit slechts bestaat uit één enkel document, bestaande uit tekst en afbeeldingen.
-
beheer van de verandering: geheel van acties om gebruikers aan te zetten tot een nieuw gebruik van de functionaliteiten van de portal. Niet te verwarren met "beheer van de veranderingen".
-
beheer van de veranderingen (Change Management): Iedere wijziging (scope, beoogde resultaten/producten, planning, budgetten) aan het project dat deel moet uitmaken van een wijzigingsaanvraag die de reden voor de wijziging en de impact ervan uitvoerig beschrijft. Niet te verwarren met "beheer van de verandering".
-
afbeelding: foto, schema of tekening. Ze kan op zichzelf staan of deel uitmaken van een tekst. In papieren versie beperkt de omvang zich tot maximaal 1 bladzijde. In de database zal een afbeelding (in een beeldformaat) opgeslagen worden als één ingeboekt document.
-
Indexering: er zijn twee soorten indexering in dit bijzonder bestek. De eerste is de indexering van een bedrag die plaatsvindt door de toepassing van een coëfficiënt op een bepaald bedrag, waarbij het product dan gelijk is aan het geïndexeerde bedrag. De andere indexering betreft het werk van een zoekmachine en de aanmaak van een index die het zoeken naar content vergemakkelijkt.
-
sitelicentie: licentie die alle gebruikers van de oplossing, die het voorwerp vormt van de opdracht, dekt.
-
gebruikerslicentie: licentie die een gebruiker nodig heeft om de diensten van de geïntegreerde oplossing te kunnen gebruiken.
-
documentenlijst: een lijst van de documenten als resultaat van een eenvoudige of geavanceerde opzoeking; ofwel heeft men het laatste niveau van de taxonomie geopend en deze bevatte geen TOC; ofwel heeft men een werklijst uit bij voorbeeld “Mijn bibliotheek” of “Mijn Portfolio” of andere geopend.
-
"Mijn bibliotheek": dit is een van de kanalen die de gebruiker in staat moet stellen om rechtstreeks toegang te krijgen tot de kennis. De gebruiker moet in "Mijn bibliotheek" de mogelijkheid hebben om zijn documenten en zijn werklijsten te
71
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
72/206
back-uppen, ordenen, op te roepen, te verwijderen of toe te voegen volgens een persoonlijke boomstructuur. -
horizontale navigatie: navigatie tussen verschillende ingeboekte documenten waartussen er een inhoudelijk verband bestaat en die samen één tekst vormen. Het betreft in principe documenten welke volgens een logische reeks geordend zijn en geopend kunnen worden vanuit een TOC (bijv. navigatie van artikel 95 naar artikel 96 van een wettekst of omgekeerd).
-
opeenvolgende navigatie: navigatie tussen verschillende zelfstandig ingeboekte documenten waartussen er geen inhoudelijk verband bestaat en die toevallig vanuit eenzelfde documentenlijst kunnen worden geopend. Het betreft documenten die elk een zelfstandige tekst bevatten. Het betreft in principe documenten welke geopend worden vanuit een resultatenlijst na een zoekactie; vanuit een taxonomietak indien deze geen TOC bevat of vanuit een werklijst in het profiel. (vb. navigatie van een circulaire naar een parlementaire vraag die beide voorkomen in een op datum gerangschikte resultatenlijst na een zoekactie).
-
classificatieplan: Een classificatieplan is een systeem voor de organisatie van de informatie per thema, van het meest algemene naar het meest specifieke, dat de activiteiten van een organisatie weerspiegelt.
-
platform of geïntegreerde oplossing: dit is een informaticatoepassing voor het centraliseren en beheren van alle processen - in dit kader, het beheer van kennis - door integratie van verschillende functies in eenzelfde systeem: contentpublicatie, contentbeheer, Document Collaboration, Social Collaboration, zoekmachine, procesbeheer, enz.
-
Een geïntegreerd beheersysteem biedt een grotere operationele doeltreffendheid, een grotere productiviteit, lagere IT-beheerkosten en een betere controle over de functies.
-
Social Collaboration: verwijst naar alle processen die medewerkers van het Departement in staat stellen informatie en ervaringen te delen, te interageren, hun ervaringen of documenten te ordenen, zich te identificeren en hun ervaring en capaciteit ten toon te spreiden om de organisatie toegevoegde waarde te bieden. De Social Collaboration is voor deze opdracht beperkt tot een intern gebruik.
-
tekst: een geschreven doorlopend inhoudelijk geheel dat ergens over gaat. In papieren versie wordt het als één geheel gepresenteerd en de omvang kan variëren van minder dan 1 bladzijde tot verschillende duizenden bladzijden. In de database kan een tekst (html) verdeeld zijn over een of meerdere ingeboekte documenten. Een tekst kan geen, een of meerdere afbeeldingen bevatten.
-
TOC: table of contents, inhoudsopgave. Het is een zelfstandig ingeboekt document en het vormt een middel om te navigeren tussen verschillende ingeboekte documenten waarvan de inhoud één tekst kan vormen, maar niet uitsluitend. Geeft een volledig overzicht van alle onderdelen van een tekst en kan samengesteld zijn uit verschillende niveaus (vb. hoofdstukken, afdelingen, onderafdelingen). Deze niveaus bestaan uit hyperlinks (of een ander technisch middel) waarmee het desbetreffende ingeboekt document of reeks van documenten naar waar het niveau verwijst, kan worden geopend. De TOC wordt steeds als eerste getoond indien men navigeert via de taxonomie. Dit kenmerk zit vervat in de metadata. Men kan een TOC aantreffen, zonder dat deze lijst volledig is, voor een fiscale wettekst, een TOC om tussen verschillende documenten binnen een materie (bijv. circulaires) te navigeren, enz.
-
bron: een documentenlijst of een TOC van waaruit een document werd geopend.
72
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
73/206
-
overbelasting van informatie: Er is een overbelasting van informatie wanneer de kwaliteit van de beslissingen vermindert omdat de besluitvormers te veel tijd besteden aan het zoeken van informatie in plaats van aan het nadenken en beslissen.
-
huidige versie van een tekst: de versie die heden van toepassing is. Ze zit vervat in het ingeboekt document. De huidige versie wordt als eerste getoond indien men de tekst benadert. Er kan maar één huidige versie zijn.
-
gearchiveerde versie(s) van een tekst: document(en) waarvan de tekst inhoudelijk geen enkele waarde meer heeft en door de gebruikers niet meer rechtstreeks geraadpleegd kan worden op de website. De dienst Kennisbeheer bewaart het/ze in de database bij wijze van archivering. Er wordt geen kennis vernietigd, ook al is ze niet meer relevant. (vb. een administratieve nota uit het verleden, waarvan het management beslist heeft dat ze uit de website mag verwijderd worden).
-
historische versie(s) van een tekst: Een versie zoals die vroeger van toepassing was. Er kunnen een of meerdere historische versies zijn. Iedere historische versie zit vervat in een eigen afzonderlijk ingeboekt document. Deze versies moeten steeds gemakkelijk bereikbaar zijn. Via de taxonomie kan een historische versie enkel worden getoond indien de gebruiker ze opvraagt via een link "historische versie" binnen de huidige versie. Bij een opzoeking zal zij echter in de resultatenlijst getoond worden na de huidige versie. Een historische versie is geen archief. Een "historische" tekst moet bewerkt kunnen worden zoals normale inhoud.
ExQ1: de inschrijver vult de afkortingen en definities aan die hij zal gebruiken.
3.
VERWACHTE FUNCTIONALITEITEN
3.1.
Communicatiefunctionaliteit
De Administratie wenst over een snel informatiesysteem te beschikken, op het niveau van de portal, om een of meer dringende of belangrijke publicaties bekend te maken. Deze communicatie kan bestemd zijn voor intern of extern gebruik, kan de vorm hebben van een News-pagina, van een ad-hocruimte in de structuur van elk type pagina, enz.; ExF3: de inschrijver beschrijft (communicatiefunctionaliteit).
3.2.
een
voorstel
om
aan
deze
eis
te
voldoen
Beheer van inkomende stromen
De applicatie moet documenten kunnen verwerven via injectoren die moeten zorgen voor: -
de massale verwerving van documenten (verkrijging van een pakket van binnenkomende documenten) en de injectie ervan met daaraan predefinieerbare metadata gekoppeld;
ExF4: de inschrijver beschrijft de aanbevolen of in zijn toepassing beschikbare oplossing voor massale injectie. 73
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
74/206
de verwerving van documenten uit standaard officetoepassingen; Deze documenten kunnen zich bevinden op het werkstation van de operator, op een netwerkpartitie of in een functionele e-mailbox;
-
de integratie zonder wijziging van de presentatie (naleving van de titelniveaus, lettertype, vet, grootte, ...) in een xml-schema;
ExF5: de applicatie zorgt voor de verwerving van documenten uit standaard officesuites zonder wijziging van de presentatie. De inschrijver licht het proces toe en documenteert het (al dan niet geautomatiseerd). Hij verbindt zich ertoe het te laten zien door een presentatie. -
de oplossing maakt het mogelijk om afbeeldingen op te slaan die later in complexe documenten geïntegreerd kunnen worden;
-
de oplossing maakt het mogelijk om wiskundige of chemische formules op te slaan die later in complexe documenten geïntegreerd kunnen worden.
-
de oplossing maakt het mogelijk Excel-tabellen op te slaan en ze later te integreren in complexe documenten. De tabellen kunnen formules bevatten. Deze tabellen moeten bruikbaar blijven, maar mogen niet wijzigbaar zijn;
-
de oplossing maakt het mogelijk Word-documenten op te slaan en ze later te integreren in complexe documenten. Deze Word-documenten kunnen in te vullen velden bevatten (bijvoorbeeld in een model-e-mail). Deze tabellen moeten bruikbaar blijven, maar mogen niet wijzigbaar zijn;
-
de oplossing maakt het mogelijk bestanden in pfd-formaat op te slaan en ze later als eenvoudige documenten te gebruiken of ze te integreren in een complex document;
-
de oplossing maakt het op termijn mogelijk om geluids- en audiovisuele formaten op te slaan;
-
de oplossing kan aan elk type document specifieke metadata koppelen;
ExF6: de applicatie beheert verschillende soorten documenten en maakt het mogelijk ze later in eenvoudige of complexe documenten te integreren. De inschrijver licht de injectieprocedure voor elk type document toe. ExF7: er zullen specifieke gestandaardiseerde structuren of modellen uitgewerkt worden waaraan reeksen specifieke metadata gekoppeld zullen worden. Bijvoorbeeld: een gestandaardiseerde structuur of gestandaardiseerd model "jurisprudentie" waaraan automatisch de metadata "hof/rechtbank", "plaatsen" enz. worden gekoppeld, zoals de momenteel op Fisconetplus beschikbare gestandaardiseerde structuren of modellen. De inschrijver licht de methode toe voor de aanmaak van specifieke gestandaardiseerde structuren of modellen. -
de oplossing maakt de integratie mogelijk van een scanner als invoerelement voor documentinjectie in de publicatie. Metadata zullen op automatische of nietautomatische wijze aan de gescande documenten gekoppeld kunnen worden (na specifieke configuratie). 74
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
75/206
ExF8: de inschrijver licht de integratie van een scanner als invoerelement voor documentinjectie toe. -
3.3.
De oplossing bevat een html/xml-editor waarmee de medewerkers van Fisconetplus rechtstreeks kunnen ingrijpen in de code van een pagina of van een content.
Productie van documenten en metadata
De oplossing moet de medewerkers van de dienst Fisconetplus in staat stellen om, in functie van hun profiel: -
documenten aan te maken op basis van in de oplossing geïnjecteerde elementen (content afkomstig van standaard officetoepassingen, van afbeeldingen, van Excelbestanden, pdf-bestanden, enz. Het is belangrijk om rekening te houden met het feit dat bijvoorbeeld, bij Word-documenten, de oorspronkelijke bestanden niet altijd met dezelfde softwareversie gerealiseerd zijn. Er moet ook rekening gehouden worden met het feit dat de auteurs van de documenten in twee verschillende talen schrijven. Ook is de typografische kwaliteit niet uniform: verkeerd gebruik van gedachtestreepjes, van aanhalingstekens, van harde returns, van automatismen op het vlak van geordende en niet-geordende lijsten, van hoofdletters met accenttekens, enz. Sommige delen van een tekst kunnen een "gearceerde" content bevatten of content die met kleur gemarkeerd is om de aandacht te vestigen op een bepaald gedeelte (bijvoorbeeld, de wijziging in een tekst na een juridisch update);
-
deze aangemaakte documenten zullen toegankelijk gemaakt worden door de publicatie ervan op een portal en gevonden kunnen worden via een indexering door de door de opdrachtnemer voorgestelde zoekmachine;
-
de taalequivalenten per document moeten beheerd kunnen worden. Standaard mag ieder in een taal geproduceerd document slechts gepubliceerd worden wanneer het equivalent daarvan in de andere taal aanwezig is in de oplossing. Er wordt dan vooral aan de equivalenten Frans-Nederlands gedacht, hoewel er eveneens teksten gepubliceerd worden in het Duits en het Engels. Er zal echter een uitzonderingsprocedure worden ingevoerd;
-
links naar documenten in de kennisbank zullen opgenomen kunnen worden in de content. Het document waarnaar een link gemaakt wordt zal ofwel geopend worden in een nieuw venster van de browser ofwel in een nieuw tabblad van de browser;
-
de medewerkers zullen de documenten aan elkaar kunnen linken via links van het type volgende document/vorige document. De oplossing zal deze links automatisch beheren wanneer een nieuw document in de keten wordt ingevoegd. - Bijvoorbeeld: de oplossing stelt de artikelen 25 en 26 voor die onderling verbonden zijn met links van het volgende type document (van 25 naar 26) en vorige type document (van 26 naar 25). Als er een nieuw artikel 25bis wordt ingevoegd, dan zal de applicatie de links beheren. De links van artikel 25bis naar 25 en 26 zullen de rechtstreekse links van het artikel 25 naar 26 en van het artikel 26 naar 25 die eerder werden ingevoegd, vervangen;
ExF9: de inschrijver beschrijft de werking van zijn oplossing om te beantwoorden aan de behoeften inzake contentcreatie en beschrijft verder het beheer van de links tussen documenten (taaldocumenten, volgende/vorige, ...), de invoeging van links in content, de opening van de doelcontent, enz.
75
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
76/206
bij sommige gepubliceerde documenten worden in te vullen formulieren of vragenlijsten gevoegd. De medewerkers van Fisconetplus moeten deze bijlagen in een of meer Repository(ies) kunnen plaatsen in functie van de doelgroepen (geïdentificeerd/niet-geïdentificeerd). Deze documenten zijn uitsluitend bestemd voor download. Ze mogen niet opnieuw in een Repository worden geplaatst na wijzigingen door het publiek. De oplossing moet de mogelijkheid bieden om een document van dit type te koppelen aan content die op de portal gepubliceerd wordt;
ExF10: de inschrijver licht de ontwikkelde oplossing toe om aan deze eis te voldoen (downloadbare documenten). -
de oplossing biedt de mogelijkheid om content aan te maken op basis van standaardstructuren of gestandaardiseerde modellen (Document Types). De gestandaardiseerde structuren of modellen van de toekomstige oplossing zullen gebaseerd zijn op de momenteel bestaande.
ExF11: de inschrijver beschrijft zijn voorstel wat betreft aanmaak/beheer/publicatie op basis van templates/Document Types/gestandaardiseerde modellen. -
de oplossing biedt de mogelijkheid om aan content een reeks metadata toe te voegen. Sommige van deze metadata zullen automatisch vooraf aangevuld kunnen worden in functie van Documents Types. De operatoren zullen manueel en/of op basis van drop-downlijsten met gepredefinieerde keuzes de andere metadata aanvullen. De gepredefinieerde keuzes zullen kunnen steunen op een thesaurus met trefwoorden gekoppeld aan de oorsprong van de content (bijv. per algemene fiscale administraties) en hun vertaling. Zo zijn er voor de algemene administratie van de fiscaliteit standaardtrefwoorden gekoppeld aan ieder artikel van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen. Het is wenselijk om deze lijsten te koppelen aan de pagina voor het aanvullen van de metagegevens. Een gecentraliseerd beheer van de lijsten per trefwoorden per fiscale administratie is een extra pluspunt;
ExF12: de oplossing zorgt voor een gecentraliseerd beheer van de lijsten met trefwoorden. Deze trefwoorden kunnen gemakkelijk geselecteerd worden voor de aanvulling van de metadata. De inschrijver beschrijft zijn benadering en zijn methode voor het gecentraliseerd beheer, alsook de integratie in de oplossing. -
sommige metadata moeten verplicht gemaakt kunnen worden voor het opslaan van nieuwe content. Deze verplichte metadata kunnen variëren, afhankelijk van het verwerkt gestandaardiseerd type document;
-
De manueel door de gebruiker aan te vullen metadata moeten een zo intuïtief mogelijk (lay-out-) formaat gebruiken. Bijvoorbeeld: voor een document van 3 februari 2015 zou het datumveld van het document aangevuld moeten worden met door DD.MM.JJJJ en niet met febr. 3, 2015.
-
de portal Fisconetplus biedt twee pagina's "recente wijzigingen" aan: een pagina Admin en een openbare pagina. De pagina, die beheerd wordt vanuit het Admingedeelte van de portal, bevat een lijst met nieuwe content of geactualiseerde content (belangrijke update).
76
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
77/206
Momenteel wordt alle bewerkte content weergegeven op de pagina "recente wijzigingen - Admin". De medewerkers zullen de elementen die zij niet in de openbare lijst "recente wijzigingen" willen weergeven, manueel afvinken. De openbare lijst wordt dagelijks bijgewerkt. In de lijst Admin worden de links van de nieuwe content weergegeven wanneer deze geïndexeerd is in de zoekmachine. De nieuwe content wordt momenteel gearceerd weergegeven met de vermelding "in behandeling". Zodra hij geïndexeerd is, krijgt hij de vermelding "nieuw" of "bijgewerkt”. Er moet een systeem voor de weergave van recente wijzigingen behouden blijven en zelfs verbeterd of (volledig of gedeeltelijk) geautomatiseerd worden. De administratie publiceert tussen 500 en 1000 nieuwe eenheden content per maand. Een van de doelstellingen zal erin bestaan de recente wijzigingen weer te geven met paginanummer en niet op één pagina en daarbij eerst de laatst gepubliceerde documenten weer te geven; dit om de leesbaarheid te vergemakkelijken. Een ander doel is om werking van deze pagina te verlichten. Momenteel wordt bij elke opvraging de hele DB overlopen en worden de elementen weergegeven in een lange pagina. Er moet een zuiniger systeem ontwikkeld worden. De weergave van deze lijsten moet op verzoek geconfigureerd kunnen worden met de mogelijkheid voor de gebruiker om de content te sorteren op criteria: types documenten, Algemene Administratie, nieuw/bijgewerkt, datum, enz. Hij zou dan een of meer criteria tegelijk kunnen kiezen. De inschrijver zal in zijn offerte vermelden of het mogelijk is dat de oplossing de gebruiker herkent via diens toegangslogin en hem eerst in de lijst "recente wijzigingen" de content van de Algemene Administratie aanbiedt waartoe hij behoort. Hij zal de modaliteiten beschrijven voor het ontwikkelen van deze mogelijkheid; ExF13: de inschrijver zal een voorstel geven voor het beheer van de presentatie van de lijsten "recente wijzigingen - Admin" en "recente wijzigingen" (openbaar gedeelte) van de portal. -
iedere content wordt door een unieke ID geïdentificeerd in de publicatietool en op de portal. Bij de migratie van de gegevens van de oudere applicatie naar de nieuwe is het beheer van de oorspronkelijke ID's belangrijk. Er bestaat content die links (op basis van de ID’s) naar andere content van Fisconetplus bevat. Deze links moeten bewaard blijven en functioneel zijn. Er moet ook gedacht worden aan collega's of externe gebruikers die links hebben opgeslagen naar content van Fisconetplus. Er zijn ook de momenteel geregistreerde abonnementen die steunen op links of verzoeken;
-
de oplossing maakt het mogelijk om verschillende statussen voor een document te beheren: draft, validatie aan de gang, gevalideerd, verspreid, enz. De oplossing biedt beheerstools aan om de documenten weer te geven gegroepeerd op status.
-
sommige content gaat van 'actief' naar 'archief' gaan. Zo worden bijvoorbeeld de WIB 92's die ouder zijn dan 7 jaar uit de rechtstreekse toegangslijst in de taxonomie verwijderd, maar ze moeten wel toegankelijk blijven in een archieflijst. Op die manier blijft het aantal takken binnen een knoop van de taxonomie beperkt en behoudt de navigatie een zekere snelheid;
77
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
78/206
ExF14: de inschrijver beschrijft een voorstel voor het beheer van deze documenten die het statuut 'archief' krijgen en beschrijft hun beheer, presentatie, identificatie in de publicatietool, hun toegang voor raadpleging, ... Het proces moet zo weinig mogelijk handelingen vragen van de medewerkers van Fisconetplus. -
de oplossing moet content, inclusief metadata, kunnen publiceren nadat deze vlot werd geconverteerd in pdf-formaat;
-
ten minste één metagegeven biedt de mogelijkheid om te bepalen of een content toegankelijk is voor alle doelgroepen dan wel of deze voorbehouden is aan het interne publiek (per algemene administratie of stafdienst, of alle administraties en diensten samen). Op dit moment wordt de toegankelijkheid van de content gefilterd door twee secLevel metagegevens cijfer 1 tot 7 en het businessDomain dat overeenkomt met de administratie (cf. BIJLAGE 1: bestaande taxonomie). Er worden slechts 3 niveaus gebruikt: 1 (voor iedereen toegankelijk), 3 (alleen toegankelijk voor de ambtenaren) en 7 (toegankelijk voor de beheerders). Deze 2 attributen zijn aanwezig in de Template van elk type document (standaard is het secLevel 1 en is het businessDomain niet ingevuld). IAM definieert verschillende mogelijkheden om de toegankelijkheid (cf. A.B.B.) te controleren via verschillende elementen, de URL of een toegankelijkheidsmatrix die beheerd zou worden door informatie afkomstig van de LDAP van de ingelogde gebruiker (gebruikersnaam, functie, dienst). De toegankelijkheidsgranulariteit moet ofwel plaatsvinden op het niveau van de knoop van de taxonomie ofwel het niveau van het document.
-
een verplicht metagegeven zal de mogelijkheid aangeven om de content of het document niet weer te geven op de resultatenpagina van een (eenvoudige of geavanceerde) opzoeking, bijvoorbeeld de TOC's of de navigatiepagina's gecreëerd door de operatoren van Fisconetplus.
-
een verplicht metagegeven zal in het systeem aangeven of het document op de pagina "recente wijzigingen" weergegeven moet worden. Standaard zijn alle gepubliceerde documenten zichtbaar op de pagina "Recente wijzigingen - Admin". Op deze pagina moet het metagegeven weergegeven worden en gewijzigd kunnen worden om een extra controle mogelijk te maken.
ExF15: de inschrijver beschrijft zijn voorstel om aan deze twee laatste punten te beantwoorden. Hij vult zijn voorstel aan met de mogelijkheid om binnen het interne publiek verschillende groepen te creëren en te beheren in functie van specifieke profielen/een specifieke administratie of dienst. Hij dient zich te baseren op de tools voor het beheer van het personeel (DB personeel) of van de personeelsprofielen (bijv. LDAP). -
de oplossing moet de publicatie mogelijk maken per contentpakket binnen een tak (zelfs van documenten die niet via een link "volgende document/vorige document" aan elkaar gekoppeld zijn). Dit om niet telkens een volledige boomstructuur te moeten ontvouwen.
-
De oplossing moet een publicatie mogelijk maken in verschillende takken tegelijk voor de content die toegankelijk moet zijn vanuit verschillende ingangen in de taxonomie.
78
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
79/206
Aan bepaalde content moeten "standaard" metadata gekoppeld kunnen worden. Zo moet de toegangscode die voorbehouden is aan de content voor het interne publiek gekoppeld kunnen worden aan de instructies, de controlemodellen, enz.
Ter informatie zijn bij dit bijzonder bestek bijlagen gevoegd over het beheer van de taxonomie en van de content.
3.4.
Beheer van de taxonomie
-
de oplossing maakt het beheer van een complexe taxonomie mogelijk gebaseerd op die van het huidige platform;
-
de oplossing zou de mogelijkheid kunnen bieden om deze taxonomie te koppelen aan een classificatieplan;
-
het beheer van de taxonomie zou (al dan niet automatisch) gekoppeld kunnen worden aan een of meerdere thesauri;
-
de oplossing laat toe om een specifieke tak of meerdere specifieke takken te selecteren bij de publicatie van nieuwe content of de wijziging van bestaande content. De content mag echter slechts eenmaal fysiek bestaan; Bijvoorbeeld: een document dat van belang is voor de fiscaliteitsdomeinen "inkomstenbelasting" en "successierechten", de medewerker van Fisconetplus moet met één enkele handeling in beide takken kunnen publiceren;
-
de oplossing laat een medewerker, in functie van de beheersrechten, toe om een of meer takken van de taxonomie te creëren, wijzigen, verwijderen of verplaatsen;
-
de oplossing laat verplaatsingen via drag- & drop-acties toe van de inhoud van een tak naar een andere tak en beheert het publicatieproces dat deze wijzigingen in het portalgedeelte van de oplossing aanpast;
ExF16: de inschrijver beschrijft het beheer van de taxonomie en van de acties op deze taxonomie om aan de in dit punt 3.4 voorgestelde eisen te voldoen. ExF17: de oplossing laat bij het beheer van de taxonomie het gebruik van drag & drop-acties of van acties met de aanwijzer toe. De inschrijver beschrijft de actiemogelijkheden. -
de oplossing maakt de duplicatie. van een tak mogelijk en beheert de automatische aanpassing van bepaalde metadata tijdens deze duplicatie. Bijvoorbeeld: de WIB 92 is beschikbaar per belastingjaar. Een medewerker van Fisconetplus moet de content van de tak "aanslagjaar 2015" kunnen dupliceren in een nieuwe tak "aanslagjaar 2016". De metadata in verband met het aanslagjaar zullen automatisch aangepast worden. Alle artikelen van het WIB 92 aanslagjaar 2015 zullen gedupliceerd worden in de nieuwe tak. De interne links (taallinks, volgende/vorige, ...) en de kenmerken van de content zullen worden aangepast.
ExF18: de inschrijver beschrijft de werking van zijn oplossing om aan deze eis te beantwoorden.
79
Bijzonder bestek
3.5.
S&L/AO/390/2014
80/206
Versiebeheer (versioning)
-
de oplossing zal het beheer van belangrijke en minder belangrijke versies voorstellen;
-
er zouden automatismen aan deze twee versietypes gekoppeld kunnen worden: bijvoorbeeld, alleen de belangrijke versies worden weergegeven op de pagina van de "recente wijzigingen";
-
elke wijziging van een content leidt tot de aanmaak van een nieuwe versie die opgeslagen moet worden. De informatie moet ten minste de medewerker vermelden die de wijziging heeft aangebracht alsook de datum van wijziging;
ExF19: de oplossing kent aan ieder document een versienummer toe en bewaart dit. Zij geeft dit weer en maakt het mogelijk om op dit versienummer te zoeken. ExF20: de oplossing beheert de belangrijke (1, 2, 3, …) en minder belangrijke (1.1, 1.2, 1.3, …) versies. De inschrijver vermeldt de door zijn oplossing voorgestelde parametriseringen in verband met het beheer van de versies. -
momenteel is er voor de fiscale wetteksten één content (bijvoorbeeld, de tekst van een artikel) aanwezig in drie verschillende ID's: a. de ID die de meest recente versie van de content aanbiedt (de laatste update); b. de ID die de content in historisch perspectief aanbiedt. De tekst van de historische versies wordt in één pagina bovenop de vorige tekst "gestapeld" met een interne navigatietabel (zie bijlage 12). Deze ID wordt ook gebruikt als doellink via de content Fisconetplus; c. de ID die de content in een pdf-bestand aanbiedt, met het hele of een deel van een wettekst of van een toelichting. Elke ID vertegenwoordigt momenteel een andere publicatie en vereist een gepaste handeling door een medewerker van Fisconetplus. De Administratie wenst heel of een deel van dit proces te automatiseren om het aantal handelingen van haar medewerkers te verminderen. Idealiter zouden alle taken voor de ID's "a" en "b" worden geautomatiseerd.
ExF21: de inschrijver zal een voorstel verstrekken voor het beheer van dit publicatieproces en van de stappen die geautomatiseerd worden om het aantal handelingen te verminderen.
3.6. -
Indexeringsbeheer content bevat cijferbedragen die een of meer keren per jaar geïndexeerd moeten worden. Binnen één enkele content kunnen er meerdere bedragen zijn. Hun variatie hangt af van een index of kan gekoppeld worden aan één enkele index. Indien de aanbestedende overheid de optie uitoefent, dan zal de inschrijver een mechanisme moeten invoeren om indexeringen centraal te beheren met één geautomatiseerde handeling. De invoering van het cijfer van de index zal automatisch een invloed hebben op de aan deze index gekoppelde bedragen. 80
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
81/206
Bij deze bewerking wordt de content met de oude index naar een historische ID verplaatst die toelaat de voor een vroegere periode geldende bedragen terug te vinden. Er worden andere bedragen gekoppeld aan indexeringen waarvan de nieuwe waarden gepubliceerd worden in een officiële bron. In dat geval is er geen berekening maar worden de oude waarden vervangen door de nieuwe waarde. ExF22: de inschrijver zal de door hem voorgestelde modaliteiten vermelden om de automatische indexering van bedragen in een of meer 'contents' en de verplaatsing naar historische versies te beheren. Zijn voorstel zal voorzien zijn van cijfermateriaal. Hij zal eveneens de manier vermelden om van het huidige beheer over te stappen op het automatische beheer en hij zal de overgangsmodaliteiten vermelden.
3.7. -
Toegangsbeheer Er moeten verschillende types toegang beheerd worden: -
de toegang tot het gedeelte publicatie;
-
de toegang tot het gedeelte raadpleging-portal;
-
de toegang tot de tools voor procesbeheer;
-
de toegang tot de samenwerkingstools.
Opmerking: de in de volgende punten voorgestelde profielen zijn voorbeelden. De Inschrijver zal de profielen en de types toegang in zijn offerte uiteenzetten. De medewerkers van Financiën worden normaal gesproken allemaal op unieke wijze geïdentificeerd. Elk granulometrieniveau van de Administratie (algemene administratie, dienst, cel, ...) wordt geïdentificeerd door een nummer of een reeks van nummers. Het is dus mogelijk om een content te koppelen aan een medewerker. Het is dus mogelijk om specifieke en gepersonaliseerde configuraties te beheren in functie van de dienst of van de algemene administratie van een medewerker. Voor gebruikers die zich binnen het netwerk van de FOD Financiën bevinden wordt zowel voor de authenticatie als voor de toegangsautorisatie de oplossing Oracle Identity and Access Management geïmplementeerd en gebruikt. De Access Manager zal controleren of de gebruikers voldoende rechten hebben om de gewenste businesstransacties uit te voeren. Zowel voor de interne als voor de externe gebruikers worden de toegangsregels beheerd door de Policy Manager. Er bestaan twee types Policies: degene die gebaseerd zijn op de geraadpleegde URL’s (coarse grained access control) en degene die gebaseerd zijn op de businesstransacties (fine grained access control). Een deel van de toegangsregels is de authenticatiemethode (voor de externe gebruikers), de controle van gegevens van de ingelogde gebruiker ten aanzien van de LDAP-attributen (bekijk dit samen met het IAM-team voor meer details).
81
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
82/206
Deze regels worden beheerd door de Businessverantwoordelijken van de applicaties. Deze cellen hebben als taak de toegangsrechten tot de applicaties te beheren die afhangen van hun administratie. Er wordt de mogelijkheid geboden om het wachtwoord opnieuw te activeren. Dit kan handig zijn om na te gaan of de gebruiker die is ingelogd wanneer de transactie wordt uitgevoerd, nog steeds de geauthenticeerde persoon is. Een auditapplicatie zorgt ervoor dat er opzoekingen in de auditlogs kunnen gebeuren wanneer er een vermoeden is van een frauduleus gebruik in de applicaties. Deze applicatie is alleen toegankelijk voor de beveiligingsauditors en alleen wanneer een officieel verzoek werd ingediend.
3.7.1. -
-
3.7.2.
Het gedeelte publicatie dit gedeelte is voorbehouden aan de medewerkers van de FOD Financiën; er zullen medewerkers van binnen de dienst Fisconetplus zijn, maar er zal ook een mogelijkheid bestaan om medewerkers van buiten de dienst te hebben; er zouden verschillende profielen aangemaakt kunnen worden: - beheerder: beheert de applicatie, de aanmaak van de gebruikersprofielen, enz.; - editor: persoon verantwoordelijk voor een deel van de content binnen het team van Fisconetplus. Hij valideert de publicatie na de kwaliteitscontrole; - Publiceerder: medewerker belast met de publicatie van de content die onderworpen zal worden aan de kwaliteitscontrole van een editor; - …
Het gedeelte raadpleging-portal
-
de voor dit gedeelte ontwikkelde gebruikersinterface moet een gestructureerde toegang bieden tot de content. De aan het interne of externe publiek aangeboden pagina's zullen identiek zijn op bepaalde functies na die niet weergegeven zullen worden voor het externe publiek;
-
in dit deel zullen ten minste beheerders- en lezersprofielen gecreëerd worden;
-
de beheerders moeten de portal en bepaalde erop aanwezige mechanismen kunnen beheren (communicatieaspect, lijst met recente wijzigingen, ...);
-
het lezerspubliek zal een intern (na authenticatie en toegang via internet) of extern publiek (zonder authenticatie, via intranet of internet) zijn;
-
de content die voorbehouden is aan de medewerkers van Financiën zal slechts toegankelijk zijn in de geauthenticeerde versie;
-
er zullen twee soorten lezers zijn: geregistreerde en niet-geregistreerde. Via de registratie zal de lezer toegang hebben tot extra functionaliteiten zoals het bewaren van een aantal geregistreerde opzoekingen, mogelijkheden om aantekeningen te maken, om aantekeningen te delen, enz.;
-
het is ook denkbaar dat op termijn functies in verband met reacties op het delen van aantekeningen of in verband met de samenwerkingsaspecten aangeboden kunnen worden. In dat geval moet een gebruiker duidelijk gemachtigd en geïdentificeerd worden;
82
Bijzonder bestek
-
3.7.3.
S&L/AO/390/2014
83/206
De inschrijver zal in zijn offerte vermelden of het mogelijk is dat de oplossing de gebruiker herkent via diens toegangslogin en hem eerst de navigatiestructuur met de content van de Algemene Administratie aanbiedt waartoe hij behoort. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat de oplossing een gebruiker identificeert als deel uitmakend van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, en hem eerst de taxonomie en de navigatie van zijn content aanbiedt. De inschrijver zal de modaliteiten beschrijven voor het ontwikkelen van deze mogelijkheid;
Het gedeelte procesbeheer
-
de oplossing biedt de mogelijkheid om rechten voor de creatie/verwijdering/wijziging van processen in verband met de uitwerking van content toe te kennen (zie Technische voorschriften, punt 3.7);
-
de oplossing biedt de mogelijkheid om een gebruiker te identificeren;
-
de oplossing biedt de mogelijkheid om over de acties van een gebruiker tijdens een tijdsperiode te rapporteren.
3.7.4. -
Het gedeelte samenwerkingstools in functie van de gekozen mogelijkheden ten aanzien van documentsamenwerking en social collaboration, zal de inschrijver de types profielen en het beheer van de toegangsrechten tot deze samenwerkingstool(s) moeten toelichten.
ExF23: de inschrijver zal voor ieder van de vier gedeelten zijn methode beschrijven om aan de in punt 3.7 vermelde behoeften te beantwoorden. Hij zal zijn voorstel situeren binnen de momenteel door de FOD Financiën ontwikkelde maatregelen om de toegang tot het netwerk en de applicaties (FedIAM, ...) te beheren, en binnen de publicatieomgevingen (onder andere CCFF).
3.8. -
Procesbeheerder de FOD Financiën wenst een geïntegreerde oplossing aan te schaffen voor het procesbeheer om de processen voor de aanmaak, de bewerking en de publicatie van documenten te kunnen vastleggen en volgen volgens eigen paden en met geïntegreerd versiebeheer. Ter illustratie: het proces begint met de aanmaak van een circulaire binnen een technische dienst (dus niet door een medewerker van de dienst Fisconetplus) op basis van een standaardmodel uit een templatebibliotheek (of aanmaak van een nieuw model), de mogelijkheid om in een handomdraai een reeks acties te creëren (wie doet wat, wanneer, de validatiefasen, enz.), de aanmaak ervan door verschillende auteurs met tijdelijke validatie na elke doorlopen fase, aanmaak van een definitieve versie na een validatie door een verantwoordelijke - die geïdentificeerd en aangewezen is in het proces -, overdracht van dit gevalideerde document naar het bewerkingsproces waarbij determinanten aan het document toegevoegd zullen worden (metadata, links naar vertalingen of verwante documenten, enz.) en vervolgens naar het publicatieproces dat het document voor het publiek toegankelijk maakt via de portal voor kennisbeheer; zonder of met een zo gering mogelijke wijziging van het formaat, de structuur of de initiële presentatie;
-
voor elke fase van het proces kunnen er een of meer acties gecreëerd en aan stappen gekoppeld worden: de validatie per e-mail vragen, aanmaak van een pdf83
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
84/206
versie, een herinnering sturen, het document uploaden, per e-mail een link naar een content versturen, enz.; -
de oplossing zal gebaseerd zijn op een zeer visuele modelingtool waarbij de acties vooral uitgevoerd worden met behulp van een aanwijzer (muis of touchpad) om door een zo groot mogelijk aantal personen gebruikt te kunnen worden;
-
regelt de routering van een document in de verschillende stadia van zijn levenscyclus. Ten minste, de huidige situatie;
-
het procesbeheer moet in staat zijn tot acties in functie van geparametriseerde termijnen (bijvoorbeeld "x" dagen voor een validatie, "x" dagen om een wijziging in de content aan te brengen, enz.). De parametrisering is automatisch of dient gespecificeerd te worden door de ontwerper van het proces. Herinneringen zullen geautomatiseerd worden;
ExF24: de inschrijver vermeldt of het beheer van de processen van de oplossing kan interageren met een externe instantie binnen het Departement Financiën of met instanties buiten dit Departement (verduidelijken). -
de oplossing zal een dashboard bevatten via hetwelk de gemachtigde gebruikers het traject en de staat van een document kunnen volgen, een lijst van documenten kunnen maken waarvoor acties verwacht worden, de gevalideerde documenten kunnen kennen, sorteringen op gebruiker kunnen uitvoeren, enz.
ExF25: de door de inschrijver voorgestelde oplossing omvat een dashboard dat beantwoordt aan de in dit bijzonder bestek vermelde behoeften qua opvolging van het publicatieproces.
3.8.1.
Beschrijving van de geautomatiseerde publicatieworkflow
-
het is de bedoeling dat het systeem alle inkomende documenten kan registreren (indicator);
-
als het werk opgestart wordt buiten de dienst Fisconetplus (bijvoorbeeld door een logistieke dienst), dan zal de lancering van het document gebeuren door een medewerker van buiten de dienst. Een deel van het proces zal dus buiten de dienst Fisconetplus gebeuren;
-
als het werk opgestart wordt binnen de dienst Fisconetplus, dan zal de oplossing aan een teamhoofd de mogelijkheid geven om een document toe te vertrouwen aan een medewerker voor de bewerking en de publicatie ervan. De publicatiedatum biedt de mogelijkheid om het werk van de medewerkers te volgen. Cijfergegevens, zoals de uitvoeringsduur, zouden beschikbaar zijn;
-
het systeem zal een gedetailleerde rapportage in verband met alle acties en duurtijden mogelijk maken om het werk van de teams en medewerkers, de publicatieduren, de verwerkte hoeveelheden, ... te kunnen volgen.
ExF26: de inschrijver beschrijft de mogelijkheden van de voorgestelde publicatieworkflow. ExF27: de inschrijver beschrijft de rapportagetool van de publicatieworkflow en de mogelijkheden van deze tool om cijfergegevens te exporteren. 84
Bijzonder bestek
3.8.1.1.
S&L/AO/390/2014
85/206
Herkomst van de documenten
De documenten komen op de dienst toe via verschillende kanalen: -
De screening van een bepaald aantal officiële overheidspublicaties (vb.: Belgisch Staatsblad, parlementaire vragen, enz.) vormt de eerste bron van documenten. Deze moet maximaal worden geautomatiseerd. Het resultaat van de automatische screening moet worden gevalideerd door een ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" vóór de invoer in het workflowsysteem;
-
de technische directies versturen hun documenten in ten minste de beide talen (FR + NL) als bijlagen via e-mail naar een of meer adressen, eigen aan de dienst “Beheer van de documentatie” (“KMS-TAX”). Deze documenten worden opgesteld met behulp van de standaard office-software (MS Word versies 2003 tot 2010 en volgende, OpenOffice Writer of andere). Het gaat om omzendbrieven, richtlijnen, commentaren, casestudies, precedenten, … Sommige van deze documenten bevatten complexe tabellen, afbeeldingen, en later ongetwijfeld geluid en video. Sommige van deze documenten zijn erg omvangrijk.
-
Een deel van de juridische beslissingen van de jurisprudentie bereikt ons in papieren vorm, aangevuld met een samenvatting, een bericht van de Administratie en de vertaling ervan. Al deze beslissingen moeten gedigitaliseerd worden met behulp van een optische scanner met OCR-systeem, aangezien de tekst nadien, voor natuurlijke personen en soms voor rechtspersonen, moet worden geanonimiseerd (dat wil zeggen dat alles waardoor een bepaalde partij geïdentificeerd kan worden, verwijderd moet worden, dat namen vervangen moeten worden door initialen, enz.);
-
introductie van documenten via integratie en automatische uitwisselingen tussen een systeem voor het beheer van externe documenten en Fisconetplus. Dit punt heeft onder andere betrekking op de automatismen met de FOD Justitie in verband met de verschillende wetteksten die Fisconet plus ter beschikking stelt (Burgerlijk Wetboek, grondwet, Gerechtelijk Wetboek, ...);
-
de uitwisseling van e-mails met de dienst ruling: een e-mail bevat een aantal bestanden met de te publiceren gevallen in de twee talen NL en FR of in meer talen;
Alle inkomende documenten worden bewaard op een gedeelde harde schijf (momenteel schijf K:/), of elk ander systeem voor het delen van documenten dat is geïntegreerd in de workflow, en waartoe alle editors toegang hebben. Om het gebruik van dit systeem voor het delen van bestanden te optimaliseren, zou het ideaal zijn dat ook hier rechten worden toegekend in functie van de verschillende beschreven profielen (vb.: toevoegen, lezen, aanpassen en verwijderen van bestanden). De inboeking van een binnenkomend document kan automatisch gebeuren, uitgevoerd worden door het teamhoofd, door een lid van zijn team of door een andere persoon.
85
Bijzonder bestek
3.8.1.2.
S&L/AO/390/2014
86/206
Analyse, validering en creatie van de werkfiche
Een ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" analyseert de inkomende documenten en valideert ze desgevallend, d.w.z. dat hij beslist of ze moeten worden opgenomen in de fiscale database. Voor elk gevalideerd document creëert de ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" een werkfiche (een input) in de geautomatiseerde workflow. Hij vult de verlichte basismetadata in: -
Documenttype
-
Titel
-
Datum van het document
-
Publicatiedatum
-
Taal van het document
-
... andere, zo nodig te definiëren.
Het metagegeven “Documenttype” bepaalt de keuze van het gehanteerde publicatiestramien, alsook de in te vullen metadata en de vervolgens vast te stellen relaties. Momenteel zijn ongeveer 30 documenttypes gegroepeerd in meerdere categorieën. Op heden worden alle documenten die worden gepubliceerd in Fisconetplus, in de beide landstalen gepubliceerd (Frans = FR en Nederlands = NL); de fase van de aanmaak van de werkfiche voorziet de automatische creatie van een gekoppelde fiche in de andere taal, naast de automatische creatie van een vertaalrelatie tussen de gekoppelde documenten. Maar aangezien bepaalde fiscale materies in de toekomst ongetwijfeld zullen worden geregionaliseerd, moet men ook de mogelijkheid voorzien om bepaalde documenten slechts in één taal te publiceren, en bijgevolg de mogelijkheid om de automatische relatie (FR/NL) niet toe te passen. Indien een document echter slechts in één taal bestaat, dan zal de equivalente content in de andere taal vervangen worden door de vermelding "deze tekst bestaat alleen in het Nederlands/Frans". Bepaalde documenten bestaan ook in een Duitse en Engelse versie. Men moet dus de mogelijkheid voorzien om deze documenten te koppelen aan de overeenstemmende Franse en Nederlandse versies. De ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" koppelt vervolgens de beide overeenstemmende bronbestanden (FR + NL), die eerder zijn geregistreerd in het systeem voor het delen van documenten, aan de werkfiches. Desgevallend moeten de versies in het Engels en/of het Duits eveneens worden gekoppeld aan deze zelfde werkfiche. Bepaalde documenten vertonen echter een zekere complexiteit op het vlak van de opmaak (voorbeeld: douanerichtlijn = tabellen + teksten + afbeeldingen). Indien de ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" na analyse van een document meent dat dit een nieuwe technische ontwikkeling vergt om de invoer ervan in het workflowproces mogelijk te maken, draagt hij het probleem over aan een ambtenaar voor "support kantoor- en computerprogramma’s" die een oplossing moet vinden. Bijvoorbeeld: nieuw type van document = creatie van een nieuw publicatiestramien; creatie van een nieuw relatietype, complexe opmaak, probleem met grootte, enz. 86
Bijzonder bestek
3.8.1.3.
S&L/AO/390/2014
87/206
Toewijzing aan een editor
Het systeem voor workflowbeheer moet tevens een beheer van de editorprofielen omvatten naast het beheer van hun agenda’s. Het is in functie van het documenttype en het editorprofiel dat het systeem het dossier zal toewijzen aan een "beheerder-editor". Het systeem voor het beheer van de uitgeversprofielen verdeelt de werkdruk in functie van de beschikbare mensen bij de “editors”. De aanmaak van nieuwe profielen (nog niet gedefinieerde functie, vb.: ambtenaar gespecialiseerd in video) of de openstelling van bijkomende profielen (bijkomend personeel) moet eveneens mogelijk zijn. . Hierboven werden drie soorten documenten gedefinieerd: KORT, LANG en COMPLEX. De verschillende documenttypes zullen als volgt worden verdeeld. De EENVOUDIGE EDITORS verwerken KORTE documenten: -
toevoeging van ontbrekende metadata;
-
het of de gekoppelde document(en) plakken in de xml-editor, op voorwaarde dat, dankzij het gebruik van het publicatiestramien, alle gegevens, die reeds werden ingevoerd in de metadata, automatisch verschijnen op de juiste plaats in het aangemaakte document en dat de “schermopmaak” wordt gegarandeerd door het gebruik van het voornoemde stramien;
-
toevoeging van descriptors (recente publicatie, rangschikking binnen de taxonomie, publicatie in meerdere takken, bestaan van een historiek, integratie in een inhoudstabel, enz.);
-
validering van de sleutelwoorden (AUTOMATISCHE indexering) en eventueel manuele toevoeging van bijkomende trefwoorden;
-
validering van de hyperlinks (AUTOMATISCHE lijst met hyperlinks) en eventueel manuele toevoeging van hyperlinks die niet worden aangeboden in de lijst: o
hyperlink binnen het document: vb. naar een andere paragraaf van hetzelfde document;
o
hyperlink buiten het document maar binnenin de database: vb. naar een ander artikel van de wettekst; van een erratum naar het masterdocument; van een artikel van het WIB 92 naar het art van het KB/WIB 92; enz.;
o
hyperlink buiten het document en buiten de database: vb. naar het Belgisch Staatsblad;
o
dynamisch beheer van de hyperlinks onderling;
o
…
De EDITORS, GESPECIALISEERD IN “CONTENT”, verwerken de LANGE en COMPLEXE documenten: -
Idem verwerking van korte documenten;
plus -
(manuele of automatische) creatie van nieuwe werkfiches (of inputs), bijvoorbeeld tijdens de verwerking van een wet die het WIB 92 aanpast en die de aanpassing 87
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
88/206
van een bestaand artikel en/of de creatie van een nieuw artikel vergt. De wijziging van een bestaand artikel impliceert dus dat men een “te wijzigen” kopie kan maken van de "actuele” versie van het document, met behoud van dit laatste in een gearchiveerde versie (voor de wetteksten per aanslagjaar) of in een historische versie (voor de historische wetteksten); -
integratie van een document in een reeks van gekoppelde documenten en automatische creatie met validering van de relaties volgende/vorige (bijvoorbeeld het WIB 92, het KB/WIB 92, en de andere wetteksten). Daaropvolgend automatische creatie van inhoudstafels (Table of Contents of TOC) en automatische aanpassing daarvan. Gezien de complexe nummering van de artikels van de fiscale wetteksten (vb.: art. 19, art. 19bis, art. 145/16, art. 145/16bis, …), moet de editor de inhoudsopgaven vóór hun publicatie steeds controleren, zo nodig kunnen wijzigen en valideren;
-
integratie van een document in een "historische" reeks en automatische creatie met validering van de relaties volgende versie/vorige versie, of van een ander systeem voor navigatie tussen de verschillende versies (bijvoorbeeld de historische versie van het WIB 92 en het KB/WIB 92).
WETTEKSTEN PER AANSLAGJAAR
HISTORISCHE WETTEKSTEN
Complete wettekst per aanslagjaar (jaarlijks EEN ENKELE historische wettekst een nieuwe tekst); vandaar de noodzaak om in één keer een aanpasbare kopie van de hele wettekst te kunnen maken Een enkele versie per artikel (de meest Meerdere versies per artikel (een versie recente actualisering voor het betreffende per wijzigingswet) Alle versies zijn na aanslagjaar) elkaar opgenomen in één enkel document. De recentste eerst. Dit document bevat een interne "TOC" (ankers + links naar ankers) De artikels vormen een navigeerbare reeks De artikels vormen een navigeerbare en zijn gekoppeld via relaties reeks en zijn gekoppeld via relaties volgende/vorige. volgende/vorige. Momenteel zijn alle versies na elkaar opgenomen in een uniek document. De aanpassing van een artikel leidt tot de archivering van de vorige versie ervan (d.w.z. dat het niet langer verschijnt op de website, maar dat men het als archief bewaart in de database)
De aanpassing van een artikel leidt tot de creatie van een nieuwe versie ervan. Deze wordt in het document toegevoegd boven de vorige versies + aanpassing van de interne TOC.
Het moet mogelijk zijn om makkelijk een nieuw artikel te integreren tussen twee bestaande artikels, en om de noodzakelijke relaties opnieuw in te stellen met handhaving van de navigeerbare reeks
Het moet mogelijk zijn om makkelijk een nieuw artikel te integreren tussen twee bestaande artikels, en om de noodzakelijke relaties opnieuw in te stellen met handhaving van de navigeerbare reeks De invoeging van een versie tussen twee bestaande versies gebeurt door het
88
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
89/206
unieke document en de interne TOC aan te passen. Automatische creatie van Inhoudstafels Automatische creatie van Inhoudstafels (Table of Content of TOC) en automatische (Table of Content of TOC) en aanpassing (met validering) ervan. automatische aanpassing (met validering) ervan. De bedragen moeten automatisch geïndexeerd kunnen worden (Zie voorbeeld onder deze tabel) In Fisconetplus, bijvoorbeeld: Home > FISCALITEIT > Inkomstenbelastinge n > Wetgeving en regelgeving > Koninklijke besluiten > KB/WIB 92 - aanslagjaar 2015 (inkomsten 2014) > Koninklijk uitvoeringsbesluit van het WIB 1992 Inhoudsopgave - (aanslagjaar 2015 - revenus 2014)
89
Home > FISCALITEIT > Inkomstenbelastingen > Wetgeving en regelgeving > Koninklijke Besluiten > Koninklijk uitvoeringsbesluiten van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 92 (historiek) > Inhoudsopgave uitvoerings-KB van het WIB 1992 (historiek)
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
90/206
Artikelvoorbeeld van een wettekst per aanslagjaar, waarvan de bedragen automatisch geïndexeerd zouden moeten kunnen worden:
3.8.1.4.
Kwaliteitscontrole van de opmaak (lay-out)
De beheerder-editor van het document controleert de opmaak van de verwerkte content (lay-out) in het systeem voor productie/publicatie. Op die manier kan nagegaan worden of de aanbevelingen inzake de opmaak van de in de ad-hochandleidingen opgenomen documenten goed werden toegepast.
3.8.1.5.
Kwaliteitscontrole van de inhoud
De ambtenaar voor "screening en kwaliteitscontrole" verifieert de inhoud van het document, valideert deze en verstuurt een oké voor publicatie. Tijdens deze controle controleert de ambtenaar of alle determinanten correct zijn, of de nodige links werden ingevoegd (taallinks, volgende/vorige, naar een tabel, ...). 90
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
91/206
Als de ambtenaar in kwestie een fout in de inhoud ontdekt, stuurt hij het geannoteerde dossier terug naar de beheerder-editor van het document. Deze laatste corrigeert de fout en stuurt zijn dossier opnieuw door voor validering van de inhoud. De annotatie mag alleen elektronisch worden uitgevoerd.
3.8.1.6.
Publicatie
De oplossing neemt de bewerkte content en publiceert hem op de portal zodat hij geraadpleegd kan worden door het doelpubliek van Fisconetplus. De mogelijke publicatieformaten zijn: -
html; xml; pdf; GIF; printer; tablets, notebook, smartphone, enz.; print on demand; …
Deze lijst is niet limitatief. De oplossing moet de mogelijkheid bieden om de technologische ontwikkelingen op het vlak van digitale communicatie te volgen. Er zal rekening gehouden worden met het metagegeven dat geen presentatie van een document op de resultatenpagina toelaat. ExF28: de inschrijver beschrijft, indien nodig in een genummerde bijlage, de werking, de modaliteiten en de mogelijkheden van het beheer van de processen van zijn oplossing. Hij vermeldt duidelijk de eisen van dit bijzonder bestek inzake procesbeheer waaraan niet beantwoord zou worden. Hij vermeldt eveneens complexiteitsniveau voor elk element.
3.9.
Meervoudige toegankelijkheid -
de oplossing zal een tool aanbieden om automatisch (bijv. via xml) de uniforme bestanden van de fiscale database om te zetten in de optimale lay-out om ze op te slaan in de formaten die het beste geschikt zijn voor de media waarop de gebruikers ze moeten kunnen raadplegen (pc, laptop, tablet, smartphone).
-
deze tool moet zo opgevat zijn dat de medewerkers die de content van de kennisbank onderhouden zo weinig mogelijk handelingen moeten verrichten. Bovendien is het belangrijk dat er zo weinig mogelijk geconverteerd wordt om de kwaliteit van het document niet onnodig aan te tasten;
-
de oplossing zorgt voor de migratie van alle huidige documenten en metadata; van Fisconetplus naar de nieuwe versie van de kennisbank;
-
in het kader van de migratie moeten alle vóór de migratie en als gevolg van de migratie bestaande documenten bewaard blijven.
ExF29: de inschrijver beschrijft de werking van de voorgestelde conversietool.
91
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
92/206
3.10. Zoekmachine -
deze functie omvat alle mechanismen om de informatie terug te vinden, te raadplegen en te leveren die beschikbaar is in het gedeelte publicatie en het gedeelte raadpleging van de oplossing;
-
een zoekmachine om de documenten van de juridische en fiscale database op intelligente wijze te kunnen terug oproepen aan de hand van hun metadata, een text search en de taxonomie.
-
de zoekmachine moet verschillende indexen kunnen aanmaken, om zoekopdrachten te kunnen uitvoeren in andere databases van de FOD Financiën maar ook in externe databases;
-
het moet mogelijk zijn om een "full-text search" uit te voeren;
-
de weergavevolgorde van de resultaten zal worden gewogen (bijvoorbeeld op basis van trefwoorden in de metadata). In dalende volgorde van belangrijkheid zullen de volgende criteria verwerkt worden: het gezochte woord bevindt zich 1) in de titel > 2) in de trefwoorden > 3) in de tekst 4) andere. Indien aan meerdere criteria voldaan wordt, dan zal het resultaat weergegeven worden vóór de resultaten die aan slechts één criterium voldoen;
-
de gezochte woorden of uitdrukkingen zullen gemarkeerd worden in de content die opgeroepen wordt vanuit de resultatenlijst van een opzoeking;
-
in het geval van een geïntegreerde oplossing die voor de gedeelten publicatie en raadpleging slechts één zoekmachine voorstelt, zal deze moeten toelaten om het of de doelgedeelte(n) van de opzoeking te onderscheiden; ook zal ze geavanceerde opzoekingen moeten mogelijk maken met behulp van specifieke criteria (zoals de ID van een document, een titel, een sleutelwoord, ... ) en zal ze slechts opzoekingen in het gedeelte publicatie mogen toelaten aan gemachtigde medewerkers;
-
de oplossing biedt de mogelijkheid een verschil te maken tussen eenvoudige opzoeking en geavanceerde opzoeking. Met een "geavanceerde opzoeking" kan verfijnder naar documenten gezocht worden, want zij koppelt een "full text" opzoeking aan de selectie van een aantal criteria (fiscale materie, type document, datum van het document, publicatiedatum, enz.) die gedefinieerd moeten worden in het zoekformulier;
-
de toekomstige oplossing zal geïnspireerd moeten worden door het huidige formulier en de huidige structuur van de resultatenpagina zo goed mogelijk moeten bewaren (link met de taxonomie, gebruik van pictogrammen of taalversie);
-
de oplossing moet het mogelijk kunnen maken de zoekfuncties uit te breiden tot externe systemen binnen het Departement (in een andere applicatie) of buiten het Departement (in de collecties van een privé-editor of een systeem van een andere administratie);
ExF30: de oplossing maakt het mogelijk de opzoeking uit te breiden tot externe systemen binnen of buiten het Departement Financiën. De inschrijver beschrijft zijn methode.
92
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
93/206
-
de oplossing biedt de mogelijkheid om de weergave van de resultaten te wijzigen door bijvoorbeeld te sorteren op datum, publicatie, domein, referentie, type document, enz.;
-
deze zoekmachine kan door de inschrijver gebruikt worden op alle modules van de voorgestelde oplossing zonder dat dit echter een verplichting is;
-
deze tool moet dus voldoende flexibiliteit en openheid bieden om uitgebreid te kunnen worden tot opzoekingen op niet-gestructureerde documenten;
-
de documenten moeten geïndexeerd kunnen worden op verschillende granulariteitsniveaus op het niveau van het artikel of de documenten (die verschillende artikels groeperen);
-
de tool Autonomy IDOL 7 wordt in de bestaande oplossing gebruikt en is bij de FOD Financiën beschikbaar tot februari 2016. Hij zou gebruikt kunnen worden in het kader van het onderhavige project op voorwaarde dat de uitbreiding van zijn onderhoud geïntegreerd wordt (inclusief belangrijke upgrades);
-
het beheer van de drie nationale talen om taxonomische opzoekingen mogelijk te maken, op synoniemen en semantisch.
3.10.1. -
Module opzoeking – Enterprise search – Federated search
De module "Opzoeking" groepeert de functionaliteiten die toelaten om opzoekingen te doen op de inhoud van het documentbeheersysteem (Databank Fisconetplus, privépublicaties, en databanken van andere FOD’s (bijv. de FOD Justitie)).
3.10.1.1.
Zoekmogelijkheden: zoeken via
1. Eenvoudige opzoeking: -
Een woord, een nummer, een referentie;
2. Geavanceerde opzoeking meerdere zoekcriteria om een zeer gerichte opzoeking te doen; -
eigenaar(s) van de documenten (datum, nummer, trefwoord, ...);
-
zoekterm(en) (full search);
-
combinatie van documenteigenschap(pen) en zoekterm(en);
-
gebruik van booleaanse operatoren.
Opmerking: Full search is een opzoeking die elk woord in een document vergelijkt met de zoekterm(en). 3. Het systeem moet de gebruikers toestaan om informatie te vinden via het
model pull. De informatie wordt ontvangen via een systeem van vraag en antwoord. De informatie kan gemeld worden via een kennisgeving (bijvoorbeeld, bericht over de publicatie van een nieuwe wettekst via e-mail). Waar bij het model push de verzender de controle heeft over de distributie, heeft bij het pull model de gebruiker (dus de ontvanger) de controle. 93
Bijzonder bestek
3.10.1.2.
S&L/AO/390/2014
94/206
Gebruikersprofiel - gebruikersgroep
1. Gebruikersprofiel: De zoektool moet de gebruiker toelaten om specifieke informatie op te zoeken, en dit volgens de toegangsrechten die hij gekregen heeft; m.a.w. binnen het segment dat voor hem toegankelijk is. 2. Gebruikersgroep: Een verzameling van gebruikers die allen dezelfde beveiligingsrechten hebben wordt een gebruikersgroep genoemd. In het kader van Fisconetplus zijn er twee belangrijke gebruikersgroepen te onderscheiden: -
de gebruikers van de FOD Financiën die toegang hebben tot het intranet en het internet;
-
de externe gebruikers (alle andere gebruikers dan de hiervoor genoemde ambtenaren) die toegang hebben tot het internet;
-
de personen verantwoordelijk voor de publicatie van de content die toegang hebben tot het intranet en het internet, maar eveneens tot de nietgepubliceerde, gearchiveerde content, dit is alle content die niet zichtbaar is voor de andere gebruikers.
3. Beheer van de toegangsrechten De gebruikersgroep van gebruikers van de FOD Financiën (internet en intranet) krijgt toegang via een login (identificatie). Alle leden van de groep krijgen dezelfde rechten. De groep van externe gebruikers krijgt toegang zonder login. Alle leden van de groep krijgen dezelfde rechten. Aan de externe gebruikers zou een identificatiesysteem voorgesteld kunnen worden. Hoewel ze in dat geval toegang tot de content krijgen via login, zouden ze geen toegang krijgen tot de content die voorbehouden is aan de gebruikers van de FOD Financiën.
3.10.1.3.
Opzoekingsfunctionaliteiten - vereisten
1. Privépublicaties: Voor wat de privépublicaties aangaat, zijn deze voorwaarden afhankelijk van de modaliteiten die worden afgesproken met de betreffende editors. De toegangsrechten tot indexen maken het voorwerp uit van bijzondere clausules in de contracten met de privé-editors. 2. Zoekmachine: 1. De zoekmachine moet "intelligent" zijn: Hij moet informatie terugvinden door te zoeken op woorden in de tekst, en tegelijkertijd zoeken op synoniemen, trefwoorden, … Met zaken zoals enkelvoud en meervoud of vervoegde vormen of synoniemen en afgeleide vormen dient geen rekening te worden gehouden. De zoekmachine houdt ermee rekening. Tijdens het ingeven van de zoekterm geeft de zoekmachine suggesties voor zoektermen, meer bepaald suggesties inzake andere relevante fiscale termen.
94
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
95/206
2. De zoekmachine moet het gebruik van een lexicon tijdens de opzoeking
toestaan. Onder een lexicon dient hier te worden verstaan een woordenschat; een geordende verzameling van woorden. 3. De zoekmachine moet het gebruik van een thesaurus tijdens de opzoeking
toelaten. Een thesaurus vertoont structuur door de relaties tussen de trefwoorden. In een thesaurus wordt onderscheid gemaakt tussen voorkeurstermen en synoniemen. Het is dus een geordende verzameling woorden of woordgroepen, waarvan de vorm en de onderlinge hiërarchische relaties zijn vastgelegd. 4. Indien de gebruiker dit wil is het mogelijk om de opzoeking op synoniemen en afgeleiden uit te schakelen. 5. Na invoering
van een zoekterm gaat de zoekmachine zoeken in alle informatiebronnen, op zoek naar relevante informatie. Een selectie van de informatiebronnen, indien gewild, moet mogelijk zijn.
6. Op elk niveau van de taxonomie (na navigatie), moet een geavanceerde opzoeking mogelijk zijn. 7. Aan de hand van de metadata moet de zoekmachine de taal van een document kunnen herkennen. Hij moet per taal kunnen opzoeken. 8. Een zoekopdracht moet kunnen uitgebreid worden naar de vertaling van de ingevoerde term. 9. Zoeken in meerdere talen tegelijkertijd moet mogelijk zijn. 10. Het systeem moet de mogelijkheid bieden om verschillende resultatenlijsten te combineren (door verfijning van een opzoeking in verschillende fases aan de hand van een eerste resultatenlijst). 11. Het systeem moet een opzoeking toelaten in verschillende vormen (full text of
andere) op een collectie documenten en de bijlagen of op één geselecteerd document en de bijlagen, en op de velden van de metadata. Deze tool moet kunnen opzoeken in niet-gestructureerde documenten. (full search niet enkel in tekst- of office- of openoffice- , maar ook in pdf-documenten). 12. De zoekmachine moet een opzoeking op gecombineerde velden toelaten, bijvoorbeeld volgens de datum van een wet en/of volgens de datum van de publicatie van de wet; een gerechtelijk niveau (specifiek hof of specifieke rechtbank) en een plaats. 13. De zoekmachine moet de volgende opties aanbieden: -
Booleaanse operatoren/logische operatoren; Variabelen die tegelijkertijd kunnen worden toegepast tijdens een opzoeking. Voorbeelden van deze variabelen: -
De functie AND (= de functie EN): woord1 AND woord2: documenten worden gezocht waarin woord1 en woord2 voorkomt;
-
De functie OR (= de functie OF): woord1 OR woord2: documenten worden gezocht waarin woord1 en/of woord2 voorkomt. Met andere woorden documenten waarin ten minste een van de twee voorkomt;
-
De functie NOT (= de functie NIET): woord1 NOT woord2: documenten worden gezocht waarin wel woord1 maar niet woord2 voorkomt; 95
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
-
Het asteriskteken (*): vervangt alle ontbrekende letters na een woord of deel van een woord; Het vraagteken (?): vervangt een ontbrekende letter;
-
-
96/206
Het aanhalingsteken (“): wordt gebruikt voor het opzoeken van een reeks van verwante woorden. Enkel documenten worden gezocht waarin deze woorden exact voorkomen;
-
Nabijheid (hoeveel termen tussen twee woorden);
-
Elke combinatie/alleen die term/begint met die term;
-
Zoeken in metagegevens; - per
domein (Fiscaliteit, Extern recht, …), per fiscaal domein (inkomstenbelastingen, btw, Registratierecht), per informatiesoort (rechtspraak, …), per documenttype (circulaires, instructies, …), per periode/periodes (van 1 januari 2010 tot 31 december 2011)
-
Zoeken in de content van documenten:
-
Uit te sluiten documenten:
-
Associated items zijn een aanvulling: indien mogelijk doet de gebruiker via concepten die verband houden met de oorspronkelijke opzoeking een nieuwe opzoeking.
14. Een uitdrukking (woordencombinatie die als dusdanig wordt aangeduid, bijvoorbeeld via de operator aanhalingsteken) moet door de zoekmachine als dusdanig worden herkend. Voorbeeld: "Voordeel van alle aard". 15. Het moet mogelijk zijn om verschillende woorden met dezelfde wortel of stam op te zoeken. 16. Het moet mogelijk zijn referenties van volledige of gedeeltelijke documenten op te zoeken. Voorbeelden: de circulaire Ci.RH. 331/633.424 moet gevonden kunnen worden door te zoeken op Ci.RH. 331/633.424 of 331/633.424 of 633.424, met of zonder aanhalingstekens. 17. Elke mogelijke opzoeking, met booleaanse operatoren, moet duidelijk uitgelegd worden in een handleiding (icoon help). Deze handleiding moet op elk ogenblik van de opzoeking te raadplegen zijn. 18. Het enterprise search-systeem zorgt voor snelle query response tijden (zie
“volumetrie”) 19. Het moet gemakkelijk zijn meteen een nieuwe opzoeking uit te voeren of de zoekinterface opnieuw te starten. 20. De zoekmachine moet opzoekingen op basis van concepten uit de taxonomie toelaten. 3. Indexatie door zoekmachine 1. De indexatie van de content van diverse types (Word, PowerPoint, html, xml, pdf,
enz.) die komen van verschillende types van informatiebronnen (Databank Fisconetplus, privépublicaties, en databanken overige FOD’s, ...), dus zowel intern als extern aan de FOD Financiën, moet mogelijk zijn. 2. De zoekmachine moet met meerdere zoekindexen rekening kunnen houden.
96
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
97/206
3. Elke index moet beveiligd kunnen worden. 4. De resultatenlijst: 1. De resultaten die naar voren komen uit een zoekactie zullen de relatie tussen het gezochte woord, het sleutelwoord en de metadata optimaliseren in functie van de geselecteerde booleaanse operatoren. Hoe meer het opgezochte element of concept zich in een van deze categorieën bevindt, hoe hoger het in de resultatenlijst weergegeven zal worden. 2. Wanneer een opzoeking is uitgevoerd, moet de resultatenlijst gesorteerd kunnen
worden naar een chronologische volgorde; op de datum van het document, te beginnen met de meest recente ofwel met de oudste, ofwel moet volgorde in de lijst van zoekresultaten een weergave zijn van de relevantie van de resultaten. ExF31: de inschrijver zal zijn methode beschrijven om de relevantie van een resultaat te bepalen. Hij dient dit te illustreren aan de hand van voorbeelden. 3. De resultatenlijst moet een structuur bieden volgens de criteria van de taxonomie. 4. Bij de weergave van het gevonden document moet ook worden weergegeven of het document ook in een andere taal bestaat. 5. De zoekmachine moet na een opzoeking in één taal, de link naar de tekst in de andere taal kunnen uitvoeren. 6. De resultatenpagina van de opzoeking zal de resultaten per lijst tonen met ofwel de aanduiding van de content van het metagegeven 'summary" hetzij de eerste zin van de content met het/de gezochte woord(en)/uitdrukking(en). 7. Door de muisaanwijzer op die links te plaatsen kan men, in een klein zwevend
venster of in een duidelijk zichtbare oplossing, een preview krijgen van de content van een link van de resultatenlijst. Dit kan de bestemmingspagina zijn of kan een samenvatting zijn van de content van het document gebaseerd op de metadata of de tekst zelf. 8. De gebruiker kan de volledige tekst van het document raadplegen. Het moet naar
een vorig of een volgend resultaat. kunnen navigeren. 9. De gebruiker moet kunnen terugkeren naar de resultatenlijst. 10. De resultatenlijst van een opzoeking moet het aantal documenten weergeven
die aan de zoekcriteria beantwoorden. Het aantal documenten per type moet ook weergegeven worden (bijvoorbeeld, een opzoeking van het trefwoord "onroerend goed" in het domein registratie geeft 100 resultaten, waarvan 20 circulaires en 10 instructies). De boomstructuur moet weergegeven kunnen worden naast de resultatenlijst. Het is belangrijk dat de gebruiker op die manier zijn opzoeking kan verfijnen. 11. Elk resultaat van een opzoeking moet bewaard kunnen worden. De interessante documenten moeten "gemarkeerd" kunnen worden voor een latere gebruiker. Deze markering kan de vorm aannemen van een opneming in een werklijst van "Mijn bibliotheek". 12. Het kan interessant zijn dat de resultatenlijst of de resultatenpagina afzonderlijk fysiek of visueel de documenten tonen die aanwezig zijn in de kennisbank en degene die aanwezig zijn op andere interne of externe systemen. De definitieve keuze zal gemaakt worden door het projectcomité na de presentatie van de resultaten van een analyse van gebruikersgedragingen. 13. De resultatenlijst moet afgedrukt kunnen worden, zonder beperking van het aantal gevonden hits. 97
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
98/206
ExF32: de inschrijver zal zijn project met betrekking tot een resultatenpagina beschrijven alsook de mogelijkheden om vanuit deze pagina te navigeren.
3.10.1.4.
Controle van efficiëntie (zie hoofdstuk “rapportage” en hoofdstuk “methodologie”)
1.
De efficiëntie van de opzoeking voor de verschillende gebruikerscategorieën moet gecontroleerd kunnen worden met behulp van beheerstools. De doeltreffendheid moet meetbaar zijn en moet de metingen van precisie3 en terugroeping4 bevatten.
2.
De opzoeking in de gemigreerde Fisconetplus content moet even doeltreffend zijn als hiervoor omschreven voor de content en de structuur van de rest van het documentbeheersysteem. Deze doeltreffendheid moet controleerbaar zijn met behulp van beheerstools.
3.
De performantie van de automatische classificatie moet meetbaar zijn. Deze metingen moeten toegankelijk zijn via de tools voor systeembeheer.
4.
De performantie van de ordening van zoekresultaten moet meetbaar zijn. Deze metingen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op de keuzes die de gebruiker maakt, in de resultaten5 of uit feedback van de gebruiker6. De beheerstools moeten deze metingen toegankelijk maken voor de systeembeheerder.
5. Meerdere criteria die in beschouwing genomen worden door de evaluatiefunctie moeten controleerbaar zijn door een systeembeheerder. 6. De kwaliteit van de documenten moet meetbaar zijn. Een manier om de kwaliteit van de documenten te evalueren, is om het nut van documenten te meten. Deze metingen moeten gemeten worden en toegankelijk zijn voor de systeembeheerder. ExF33: de inschrijver zal een beschrijving geven van zijn doeltreffendheidscontrole en van de methode(n) om deze doeltreffendheid te meten. Hij zal de wijze vermelden waarop controle in de toepassing of de portal toegankelijk zal zijn.
3.10.1.5.
Overbelasting van informatie
De overbelasting van informatie voor de gebruikers moet zo snel mogelijk geïdentificeerd worden en maatregelen moeten genomen worden om deze te beperken. De overbelasting van informatie moet meetbaar zijn. De criteria voor het meten van de overbelasting van het systeem moeten gedefinieerd, gemeten en toegankelijk gemaakt worden voor de systeembeheerder. Maatregelen zoals de herhaling en de redundantie zijn nuttig om de overbelasting van informatie te detecteren. Deze maatregelen zullen de basis vormen voor het beheer van de overbelasting van informatie en kunnen dienen om de juiste beslissingen te nemen om de overbelasting van informatie te verminderen/controleren.
3
De precisie wordt gedefinieerd door de verhouding van het aantal relevante documenten ten opzichte van het aantal niet-relevante documenten. 4 De terugroeping wordt gedefinieerd door de verhouding van het aantal relevante documenten dat verkregen werd ten opzichte van het aantal relevante documenten die geïndexeerd en toegankelijk zijn. 5 Indien de relevantie van de resultaten goed bepaald wordt, dan zal de gebruiker de neiging hebben om de meest relevante documenten te kiezen (deze staan dan bovenaan in de resultatenlijst). 6 Hetgeen hij gelezen had: was het relevant ? 98
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
99/206
Elke gebruiker van de push functies van het kennisbeheersysteem moet de overbelasting van informatie kunnen bepalen en melden aan de systeembeheerder, via, bijvoorbeeld, een intelligent formulier. Indien de gebruiker teveel resultaten krijgt (bijv. meer dan 100) na een opzoeking dan kan er een boodschap gegeven worden via de resultatenlijst dat hij zijn opzoeking moet verfijnen. ExF34: de inschrijver beschrijft zijn methode om de overbelasting van informatie te bepalen.
3.10.1.6.
Rapportering
Het gebruik van de zoekmotor is voor de dienst Fisconetplus een belangrijke bron van informatie nuttig voor de voortdurende bijsturing/verfijning van de werkmethodes, metadata, thesauri, … Daarom moet aan de dienst documentenbeheer een tool ter beschikking gesteld worden zodat deze informatie steeds ter beschikking is. Hieronder een aantal voorbeelden (lijst niet limitatief): -
aantal opzoekingen per dag;
-
een lijst van de meest voorkomende trefwoorden (kan eventueel aangewend worden voor de opbouw van een tag cloud);
-
lijst van de opzoekingen per domein;
-
documentdownloads;
-
…
alle overige informatie die toelaat om de opzoekingen te verfijnen. ExF35: de inschrijver geeft aan of zijn zoekmachine van het type "Enterprise Federated Search Engine" is en de hele oplossing dekt dan wel of verschillende zoekmachines nodig zijn. Hij beschrijft de volgende functionaliteiten: 1° " full text" zoeken in MS Office, xml/html, pdf, ... documenten; 2° "geavanceerd zoeken" op basis van trefwoorden, " full text", enz., gecombineerd met domeinen en taxonomieën; 3° realisatie van " crawling" op externe bronnen of sites, met indexen die verstrekt kunnen worden (URL-link naar de originele site) of een import van de inhoud van de teksten (lokale kopie); 4° mogelijkheid om de informatie op al onze standaa rd dragers te indexeren die vastgesteld zijn in de building block (abb) architectuur zoals connectors op filesystem, op filenet of op disk shared; 5° segmentatie van de indexeringen van de documente n op basis van rollen of Users Groups.
3.11. Integratie van vroegere ontwikkelingen of automatismen -
Alle in de huidige oplossing ontwikkelde processen die, zowel in termen van informatie-uitwisseling als van informatieverzameling en -verwerking, de kennisbank koppelen aan de interne en externe sites of applicaties moeten in de toekomstige oplossing bewaard worden en naar de toekomstige oplossing gemigreerd worden. 99
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
100/206
Bijvoorbeeld, het in het kader van de samenwerking met de FOD Justitie ontwikkelde proces dat geïdentificeerde content verzamelt, herbewerkt en via de taxonomie toegankelijk maakt op de portal.
3.12. Webinterface (portal) Elke ontwikkeling moet worden geïntegreerd in de standaarden die van kracht zijn bij de FOD Financiën. De webinterface (portal), met alle benodigde pagina's of weergaven zal een intuïtieve, gerichte, doeltreffende en gestructureerde navigatie bieden in de beschikbare expliciete kennis (documenten). Zij zal de content op de visueel best mogelijke wijze weergeven, ongeacht de drager (elk type scherm of op papier). De webinterface moet regelmatig geactualiseerd kunnen worden met nieuwe content, liefst op synchrone wijze. De interface moet, net als het geheel van visualisatieaspecten, de W3C-standaarden op het vlak van toegankelijkheid (wijziging lettergrootte, polariteit, beschrijving van items, ...) respecteren. ExQ2: de inschrijver verbindt zich ertoe de W3C-toegankelijkheidsstandaarden na te leven.
3.12.1.
Intranet/internet
Het kennisbeheersysteem van de FOD Financiën moet voor de gebruiker welke op zoek is naar kennis en informatie, toegankelijk zijn via een web/intranetsite. Het doel is een gebruikersinterface ter beschikking te stellen die een gestructureerde toegang biedt tot de gegevens in de fiscale database. De website zal aangeboden worden in een intranetversie, enkel toegankelijk voor de ambtenaren van de FOD Financiën na verplicht inloggen (verificatie van de gegevens via de toepassing FedIAM). Daarnaast zal er een internetversie bestaan, welke toegankelijk is voor het grote publiek en mogelijk ook met een login op basis van het emailadres, om interactiviteit ("collaboration") mogelijk te maken. De intranetversie geeft in principe toegang tot alle functies en alle documenten. De internetversie zal toegang verschaffen tot een meer beperkte reeks functies en niet alle documenten zullen hier kunnen worden geconsulteerd. Het algemeen uitzicht van de webpagina’s van de beide versies zal echter identiek zijn, met uitzondering van bepaalde functies welke op de internetpagina’s niet aanwezig zullen zijn (nog te bepalen op basis van de technische mogelijkheden). De inschrijver dient een studie te maken van de huidige website van de kennisdatabase. Alle functies welke in de huidige versie van de website beschikbaar zijn dienen, naast nieuwe, ook in de toekomstige versie beschikbaar te zijn, eventueel op een andere manier weergegeven of ingedeeld. De inschrijver dient een aantal maquettes van de nieuwe website te bouwen. Deze maquettes moeten kunnen worden getest op “usability”, door een aantal medewerkers van de FOD Financiën, zodat het best mogelijke ontwerp van web interface kan worden ontwikkeld. Er wordt verwezen naar de goede praktijken zoals vermeld in de gespecialiseerde literatuur over communicatie, ergonomie, gedragsstudie en Web usability (bijvoorbeeld Jakob Nielsen).
100
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
101/206
De inschrijver zal rekening houden met de situaties waarin de verschillende doelgroepen de content lezen.
3.12.2.
De Look and Feel van Fisconetplus
3.12.2.1.
Algemene filosofie
De informatie wordt niet opgedrongen aan de gebruiker. De gebruiker bepaalt zelfstandig welke informatie hij wil aangeboden krijgen. De nadruk ligt op zoeken en navigeren (“pull”). Dit verhindert niet dat er tevens een mechanisme aanwezig dient te zijn om kennis, vanuit een centraal punt, proactief naar de gebruikers te verspreiden (“push”), evenals een mechanisme waardoor de gebruikers interactief met de beheerders van de database, experts of met elkaar in contact kunnen treden Community, Collaboration, enz.).
3.12.2.2.
Fisconetplus is niet …
Fisconetplus is geen algemene website van een ministerie, zoals “minfin.fgov.be” of “belgium.be”. Het is evenmin een algemeen informatieve website zoals bijvoorbeeld deze van kranten of presentatiesites van bedrijven.
3.12.2.3.
Fisconetplus is wel …
Fisconetplus is een zelfstandige maar gespecialiseerde website binnen het grotere geheel van de FOD Financiën. De website Fisconetplus is in de eerste plaats een gebruikersinterface van een database betreffende de documentatie en kennis inzake de omvangrijke en complexe fiscaal-juridische materie. Het betreft een werktool voor dagelijks gebruik. Het doelpubliek is, in eerste orde, het ambtenarenkorps van de FOD Financiën (intranet). Deze gebruikers dienen zich verplicht in te loggen en hebben toegang tot de grootste massa van de documentatie. In tweede orde richt de website zich tot andere “professionals” buiten Financiën (internet), zowel overheid als privé. Deze eerste twee groepen, waarvan verondersteld kan worden dat ze reeds enig inzicht hebben in de fiscale materie, wensen op een snelle en efficiënte wijze, doelgericht de relevante documentatie (expliciete kennis) te kunnen opzoeken en raadplegen of (impliciete) kennis te verwerven door op een vlotte manier met elkaar of met experts in contact te kunnen treden of te kunnen samenwerken. De onthaalpagina (homepage) van de website dient daartoe visueel alle mogelijkheden aan te bieden om direct toegang te kunnen krijgen tot het gewenste informatiekanaal. De website als geheel, moet tevens eenvoud, degelijkheid en betrouwbaarheid uitstralen. Er moet vermeden worden dat de pagina’s van de website een overladen en te druk uitzicht hebben waardoor de gebruiker bij het zoeken en consulteren van de documentatie, afgeleid wordt of onbewust de focus kan verliezen. De frequente gebruiker moet tevens de mogelijkheid hebben om bepaalde functies te configureren naar zijn eigen behoeften (vb. abonnementen aanmaken, een opzoeking opslaan voor later gebruik, een bepaalde verzameling van individuele documenten, welke gevonden werden middels verschillende zoekacties, als groep op te slaan voor later gebruik, enz.). In derde orde kan de website, als service naar het grote publiek toe, geconsulteerd worden door de burger (internet). Gebruikers die weinig vertrouwd zijn met de inhoudelijke materie 101
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
102/206
en die sporadisch een opzoeking willen uitvoeren. De website dient dus, tegelijkertijd gebouwd te worden om een intuïtief gebruik mogelijk te maken.
3.12.2.4.
Bestanddelen van de website
De uitbouw van het portaal moet zorgen voor een integratie van de presentatielaag en moet een efficiënte toegang geven tot de verschillende onderdelen van het portaal voor kennisbeheer. Een gebruikersinterface moet ontwikkeld worden waardoor de interactie tussen de gebruiker en de fiscale database geconcretiseerd wordt. Zo nodig zullen verschillende pagina’s ontwikkeld worden waardoor de gebruiker deze verschillende onderdelen optimaal kan benutten. De volgende onderdelen moeten in de gebruikersinterface worden geïntegreerd. -
-
-
beveiliging: bepaalde delen van de content zijn vertrouwelijk en uitsluitend voorbehouden voor de ambtenaren van de FOD Financiën via het intranet. Een beveiligde toegang via authenticatie is noodzakelijk; toegang en functies op basis van het profiel en de identificatie van de gebruiker; toegang tot de kennis via een zoekmotor en via navigatie door de taxonomie, “pull”; toegang tot het digitaal informatiekanaal en alert, “push”; toegang tot externe bronnen (andere websites, binnen en buiten de FOD Financiën); een module voor personalisatie door de gebruiker; interactie tussen de gebruikers en de beheerders van de fiscale database en tussen de gebruikers onderling, “community”, enz.; toegang tot de services (export, printopdrachten, doorsturen per email, delen, enz.); weergave van de huidige en toekomstige content volgens een uniforme lay-out; weergave van de content op pc, laptop, tablet-pc en smartphone; er moet voldoende flexibiliteit voorzien worden om naast de bestaande formaten ook toekomstige formaten te kunnen integreren (zowel tekst, beeld, geluid als video); mogelijkheid tot beheer, onderhoud en monitoring door de redactie van de fiscale database, behoudens andere technische oplossingen.
3.12.3.
Lay-out
3.12.3.1.
Standaardmodel
De lay-out dient ontworpen te worden om de gebruiker op een intuïtieve manier door de database te laten surfen en een snelle en efficiënte toegang tot de kennis mogelijk te maken door deze op een optimale manier visueel aan te bieden. De gebruiker moet zich steeds kunnen situeren en oriënteren binnen de database en op zijn stappen kunnen terugkeren. Tevens moet de gebruiker, ongeacht waar hij zich op de website bevindt, snel toegang kunnen krijgen tot de andere mogelijkheden om kennis op te zoeken. Structuur van de pagina’s in de huidige website:
102
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
103/206
Model van pagina voor de nieuwe structuur:
Dit model van pagina voor de nieuwe structuur is niet noodzakelijk de gewenste lay-out voor de nieuwe versie, maar enkel een schematische voorstelling van de samenstellende elementen van een standaard pagina.
3.12.3.2.
Verschillende webpagina's of weergaven
Op basis van de in dit bijzonder bestek opgesomde onderdelen van het portaal zullen verschillende pagina’s of visuele weergaven, elk met een eigen finaliteit moeten mogelijk zijn. De lay-out van iedere pagina of weergave kan daarbij enigszins afwijken van het hoger weergegeven model indien een optimale visuele weergave van haar finaliteit dit vereist. De overgang van de ene naar de andere pagina kan gebeuren door visueel een nieuwe pagina te openen of door rechtstreeks in de pagina een wijziging door te voeren, zoals het zichtbaar maken of onzichtbaar maken van bepaalde functies (vb. de site van Wikipedia waar er wijzigingen optreden op de pagina nadat men zich als redacteur heeft ingelogd). De volgende pagina’s of weergaven zullen identificeerbaar zijn (niet limitatieve lijst):
103
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
104/206
-
een pagina waar de ambtenaar van de FOD Financiën zich verplicht moet inloggen via FedIAM;
-
een onthaalpagina (homepage) met centraal een directe toegang tot de taxonomie. Vanuit deze onthaalpagina moet de gebruiker alle overige mogelijkheden om te zoeken in de fiscale database onmiddellijk kunnen starten, zoals de functies “geavanceerd zoeken”, “Mijn bibliotheek”, toegang tot de “Privépublicaties”, andere toepassingen; enz.;
-
via de centraal weergegeven taxonomie doet de gebruiker zelf geen opzoeking als dusdanig, maar navigeert men via de taxonomieboom naar een welbepaald document (TOC) of naar een groep van documenten (resultatenlijst). Om het intuïtief karakter van deze functie te verhogen, moet de lijst met de begrippen uit het eerste niveau van de taxonomie reeds zichtbaar zijn. (Directe Belastingen; btw, successierechten, enz.). Indien men op een begrip uit de lijst van het eerste niveau, dat steeds zichtbaar is klikt, dan worden de begrippen van het tweede niveau onder het begrip waarop men heeft geklikt uitgeklapt. Vervolgens kan men het derde niveau uitplooien, enz. (Er moeten minimaal 5 niveaus voorzien worden in de taxonomie). De taxonomie kan per niveau weer dichtgeklapt worden door opnieuw op het begrip van het hogere niveau te klikken.
-
als men klikt op een begrip van het laagste niveau van de taxonomie, wordt het resultaat (een table of contents vb. van een wettekst of een documentenlijst vb. de circulaires betreffende de personenbelasting) geopend;
-
de weergave van een documentenlijst indien men navigeert naar de laatste tak van de taxonomie, en deze geen TOC bevat;
-
een pagina om een geavanceerd opzoeking uit te voeren, met invulvakken en/of selectievakken voor de zoekcriteria op basis van de metadata, zoeken in full text, enz. (zie deel “Zoekmotor”);
-
weergave van de documenten in een resultatenlijst na een eenvoudige of geavanceerde opzoeking;
-
een pagina voor beheer van de “Werklijsten” en documenten in “Mijn bibliotheek”;
-
weergave van de inhoudsopgave of TOC welke dient als navigatiemiddel doorheen een tekst welke in de database is opgesplitst in meerdere ingeboekte documenten, indien men navigeert naar de laatste tak van de taxonomie, en deze een TOC bevat of als men na het uitvoeren van een zoekactie op een TOC terechtkomt. De TOC is zelf een individueel ingeboekt document. (Indien men navigeert via de taxonomie, en men de laatste tak ervan opent moet deze TOC automatisch geopend worden);
-
weergave van een ingeboekt document met “contextualisation”;
-
weergave van een ingeboekt document “full screen” (op verzoek van de gebruiker);
-
weergave van een ingeboekt document in pdf-formaat;
-
gelijktijdige weergave van twee documenten. Bijvoorbeeld: een TOC samen met een ingeboekt document dat vanuit de TOC werd geopend; Een documentenlijst (als laatste tak van de taxonomie of als resultaat van een opzoeking) samen met een ingeboekt document dat vanuit de lijst werd geopend.
-
weergave met de lijst van de recente wijzigingen en nieuwe documenten in de fiscale database, welke meerdere malen per dag geüpdatet wordt;
-
weergave van een lijst van alle officiële formulieren welke er inzake fiscaliteit bestaan (in pdf-formaat of als objecten in beeldformaat). Indien men deze weergave opent, wordt de volledige lijst, gerangschikt volgens het eerste niveau van de taxonomie (Directe Belastingen; Btw; Successierechten, enz.) geopend in een 104
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
105/206
nieuwe pagina. De getoonde formulieren zelf zullen ofwel als ingeboekt document in de database zelf worden opgehaald ofwel worden opgehaald via een link naar de toepassing “FINFORM” (nog te bepalen); -
weergave binnen een pagina van het type "bibliotheek" van een door de dienst Fisconetplus geselecteerd geheel van pdf-bestanden of bestanden van het type epub;
-
een pagina voor directe toegang tot de websites van de fiscaal-juridische privépublicaties waarop de FOD Financiën abonnementen heeft. Ongeacht het feit of de Administratie er voor kiest om, buiten het portaal om, nog een andere directe toegang te voorzien. Deze functie betreft een onder elkaar gerangschikte lijst van hyperlinks naar de desbetreffende websites;
-
weergave van de preview van een printopdracht. Er zal een bijzondere style sheet worden ontwikkeld voor de printopdracht met als doel het resultaat en de afdruk kwaliteit te uniformiseren ongeacht de gebruikte browser;
-
een pagina waarin de gebruiker zijn “Profiel” en “Mijn bibliotheek” kan beheren;
-
een pagina voor de functies Collaboration/Blog/Community.. De ontwikkeling van deze pagina hangt samen met het opstarten van de projectfase "collaboration";
-
een pagina via dewelke de gebruiker een bericht of commentaar betreffende een bepaald document kan versturen naar de redactie van de database. Deze pagina wordt geopend door te klikken op de service “reageren” op de pagina waarin het document, waarover men iets wil zeggen, wordt weergegeven. Het betreft een intelligente pagina: met enkel een invoervak om de commentaar te typen en een functie “verzenden”. De identificatiegegevens van het becommentarieerde document worden automatisch vanuit de metadata mee verzonden evenals de identificatiegegevens van de gebruiker vanuit de logingegevens (mailadres);
-
een pagina waar audiovisuele bestanden kunnen worden opgeroepen (te voorzien);
-
weergaven voor de helpfunctie en de disclaimer;
-
een pagina die identiek is aan de huidige pagina "comments";
-
pagina’s voor beheer, onderhoud en monitoring (onder voorbehoud van een andere technische oplossing buiten de webinterface om).
3.12.3.3.
Gebruik van pop-ups
Weergave onder de vorm van een “pop-up” dient zo veel mogelijk beperkt te worden. Een pop-up kan eventueel overwogen worden om een tweede document te visualiseren naar waar in een eerste document, dat op het scherm geopend is, verwezen wordt bij middel van een hyperlink en waarbij het voor de gebruiker belangrijk is dat hij na het sluiten van het tweede document automatisch terug het oorspronkelijk actieve document voor zich heeft (vb. het tweede document is een bijlage van het eerste document). De redacteurs van de fiscale database dienen in ieder geval de mogelijkheid te hebben om zelf aan te duiden of een link wordt geopend in hetzelfde venster of in een pop-up (zie gedeelte WCM). De volgende zaken kunnen eventueel in een “pop-up” worden weergegeven: - de bijlage van een document; - de versie van een document in een andere taal; - de preview van een printopdracht; - de pagina via dewelke men een commentaar betreffende een bepaald document kan versturen naar de redactie van de database. (Geopend via “reageren”). - de tekst van de disclaimer; 105
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
106/206
- de helpfuncties.
3.12.3.4.
Uniforme navigatie doorheen de site
Navigatie doorheen de website kan gebeuren via hyperlinks, buttons of tabbladen. Op elke pagina of weergave dient dezelfde “look and feel” gegarandeerd te zijn. Zo moeten o.a. op de verschillende pagina’s de navigatietools steeds dezelfde te zijn (bij wijze van voorbeeld: om rechtstreeks naar een individueel document te gaan: steeds een hyperlink; om een bepaalde service te activeren zoals printen: steeds een button; om doelbewust naar een andere pagina te gaan vb. van de “homepage” naar “geavanceerd zoeken” of “recente wijzigingen”, steeds een tabblad). Indien later de noodzaak ervan blijkt, moeten er bijkomend navigatietools kunnen worden toegevoegd. Op iedere pagina waarop inhoudelijke documenten worden weergegeven, dient steeds een uniforme tool aanwezig te zijn om onmiddellijk de versie van het document in een andere taal te openen. Iedere tekst heeft minstens een Franstalige en Nederlandstalige versie. Sommige teksten hebben tevens een Duitstalige en/of Engelstalige versie. Elke taalkundige versie is steeds een afzonderlijk ingeboekt document. Met betrekking tot de regionalisering moet eveneens in een navigatie tussen de gewestelijke wetteksten worden voorzien wanneer dit nodig is. De lay-out moet rekening houden met de ontwikkelingen qua uitoefening van bevoegdheden tussen de federale overheid en de gewesten.
3.12.3.4.1. Header en footer (kop- en voettekst) De header en footer houden verband met de kenmerken en identificatie van de website zelf en moeten op elke pagina aanwezig zijn (behalve op de eventuele pop-up pagina’s).
3.12.3.4.2. Header (koptekst) De “header” bevat een banner (heden: ccff) welke de website identificeert als zijnde een site behorend tot de FOD Financiën. Deze dient doorheen de volledige website aanwezig te zijn om de gebruiker het gevoel te geven dat hij zich nog steeds binnen de perimeter van Fisconetplus bevindt. De elementen in kwestie moeten duidelijk en op een intuïtieve manier aangegeven zijn. Op basis van de header moet de gebruiker een inzicht hebben in de zaken welke men kan vinden via de website. De gebruiker moet, gelijk waar hij zich bevindt, via de header, direct toegang kunnen krijgen tot de “homepage”. Daarnaast moet de header de volgende elementen bevatten: een navigatietool naar de “andere talen” van de interface (NL, FR, DE en EN); een invoervak voor het direct uitvoeren van een “eenvoudige opzoeking” via het typen van een trefwoord met toepassing van de functie “auto aanvullen” (onder de vorm van een trefwoordenlijst welke korter wordt naar mate men meer letters intypt); een link naar de “disclaimer” en de “helpfunctie”, een functie voor het “wijzigen van de lettergrootte/het contrast”; “contact bij technische problemen”; eventueel een mogelijkheid om weer uit te loggen. Andere kanalen om direct toegang te krijgen tot de kennis, zoals de pagina voor “geavanceerd zoeken”; de pagina “recente nieuwigheden”; “Mijn bibliotheken” en de pagina van waaruit men toegang krijgt tot de “privépublicaties” moeten van op gelijk welke plaats op de website steeds snel toegankelijk zijn.
106
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
107/206
3.12.3.4.3. Footer (voettekst) De “footer” bevat hyperlinks naar andere interessante websites. Enkele elementen uit de header kunnen hier herhaald worden. De inschrijver kan voorstellen doen voor verbeteringen.
3.12.3.5.
Inhoud en context
3.12.3.5.1. Algemeen Op de webpagina’s waar inhoudelijke documenten uit de fiscale database worden getoond, moeten deze documenten gekaderd kunnen worden in, enerzijds hun objectieve context, nl. de eigenschappen van het document zelf (vb. de metadata; de bron van waaruit het document werd geopend zoals de TOC-pagina die gelijktijdig met het document getoond wordt; is er een historiek? en maakt het document deel uit van een groter geheel?) enz. Anderzijds in een subjectieve context nl. persoonlijke eisen gesteld door de gebruiker (vb. rangschikking volgens de keuze van de gebruiker om documenten uit een lijst te tonen of opname van documenten in een werklijst of persoonlijke bibliotheek). In geval van navigatie via de taxonomie of bij het openen van een document vanuit een documentenlijst, na een opzoeking of vanuit een persoonlijke werklijst, dienen “breadcrumbs“ aanwezig te zijn. Het navigatiepad moet zichtbaar en navigeerbaar zijn onder de vorm van achter elkaar geschakelde hyperlinks, waardoor men steeds gemakkelijk kan terugkeren naar de vorige weergave.
3.12.3.5.2. In functie van de gebruiker Functionaliteiten om het comfort en tevredenheid van de gebruiker te verhogen door onder meer het gebruik van de website te configureren in functie van de eigen behoeften. de mogelijkheid om te bepalen dat in de pagina “recente wijzigingen en nieuwigheden”, enkel maar documenten worden getoond welke behoren tot takken van de taxonomie welke de gebruiker aanbelangen; -
de mogelijkheid dat een documentenlijst (vb. de resultatenlijst na een opzoeking) door de gebruiker kan gerangschikt worden hetzij volgens de indeling van de taxonomie; op datum van de documenten of volgens pertinentie;
-
de mogelijkheid om zich op bepaalde documenten of takken van de taxonomie te abonneren (om de evolutie ervan te volgen) en om RSS-stromen te ontvangen;
-
de mogelijkheid om tijdens een sessie een “tijdelijke werklijst” aan te leggen. Door eenvoudig te klikken op een functie “toevoegen aan mijn werklijst” wordt het document welk op dat moment actief op het scherm wordt getoond, tijdelijk opgeslagen in de werklijst die de gebruiker zelf kan creëren zodat deze documenten herhaaldelijk kunnen worden geraadpleegd zonder telkens opnieuw opzoekingen te moeten verrichten. Deze werklijst dient gemakkelijk te kunnen worden aangemaakt en opgeroepen tijdens de sessie om er documenten uit te openen, aan toe te voegen of uit te verwijderen. Na het afsluiten van de sessie, verdwijnt in principe deze tijdelijke werklijst tenzij de gebruiker verkiest om ze op te slaan via een functie “De lijst opslaan in mijn Bibliotheek”;
-
een tijdelijke werklijst die is opgebouwd tijdens een sessie moet kunnen worden opgeslagen als een “permanente werklijst” onder een bepaalde titel. Verschillende permanente werklijsten rond verschillende thema’s moeten kunnen worden opgeslagen 107
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
108/206
in een zelf aangelegde verzameling “mijn bibliotheek”. Deze functie “Mijn bibliotheek” dient een van de kanalen te zijn langs waar de gebruiker direct toegang tot de kennis kan krijgen. Indien het technisch haalbaar is, moet de gebruiker binnen “Mijn bibliotheek” de mogelijkheid hebben om zijn documenten en werklijsten te ordenen volgens een persoonlijk boomstructuur. Schema van de functie “Mijn bibliotheek”: Tijdens een sessie wordt een tijdelijke werklijst aangemaakt: Tijdelijke werklijst Document 1 Document 2 Document 3 Bij het einde van de sessie: - verdwijnt in principe de tijdelijke werklijst; - tenzij de gebruiker verkiest om ze op te slaan voor later gebruik als een permanente werklijst onder een bepaalde titel X in het repertorium “Mijn bibliotheek”: Mijn bibliotheek Werklijst A Werklijst B Werklijst X Tijdens een latere sessie kan de gebruiker via “Mijn bibliotheek” een permanente werklijst opvragen en de documenten die ze bevat direct openen: Werklijst X Document 1 Document 2 Document 3 Tijdens een latere sessie kan de gebruiker aan een reeds bestaande permanente werklijst nog documenten toevoegen of eruit verwijderen of eventueel de werklijst als geheel verwijderen: Werklijst X Document 1 Document 3 Document 4 Document 5 -
de mogelijkheid om te reageren op een bepaald document;
-
de mogelijkheid om contact op te nemen met de redactie van Fisconetplus in verband met een bepaald document;
-
de mogelijkheid om een vraag te stellen via het contactcenter;
-
op termijn, de mogelijkheid om een document te delen op klassieke websites “Web 2.0”, zoals Facebook, LinkedIn, Yahoo, Twitter, Myspace, enz. (geen limitatieve lijst).
ExF36: de inschrijver beschrijft welke zijn algemene filosofie is van de gebruikersfuncties die hij zou ontwikkelen.
3.12.3.5.3. In functie van de content Gebruikte definities -
tekst; 108
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
109/206
afbeelding; ingeboekt document; complex ingeboekt document; object; TOC; documentenlijst; bron; horizontale navigatie; opeenvolgende navigatie.
Deze begripsomschrijving dient gezien te worden in een html-omgeving. Wat betreft documenten welke in pdf-formaat worden weergegeven, is de problematiek veel eenvoudiger. Dan wordt de volledige tekst meestal weergegeven in één enkel document, ongeacht de omvang ervan en met inbegrip van de afbeeldingen. Er weze aan herinnerd dat de content van de fiscale database standaard in html-formaat is. Slechts uitzonderlijk wordt er van het pdf-formaat gebruik gemaakt, namelijk als er een hoge printkwaliteit en perfecte lay-out vereist zijn (vb. vakcursussen en bepaalde formulieren). Navigatie tussen documenten weergegeven in een documentenlijst. Indien men navigeert via de taxonomie en de laatste tak bevat geen TOC of men heeft een zoekopdracht uitgevoerd of men opent een werklijst uit “Mijn bibliotheek”, dan zal er een documentenlijst worden geretourneerd als resultaat. Deze wordt in principe in eerste instantie “full screen” getoond. -
indien het gaat om een documentenlijst na een zoekactie of vanuit een werklijst, moet deze in eerste instantie standaard worden weergegeven volgens de indeling en de niveaus van de taxonomie, met telkens het aantal document die elke tak bevat. Indien men vervolgens op een (laagste) taxonomietak klikt, worden de documenten die ze bevat, weergegeven in een doorlopende (platte) lijst gerangschikt op basis van de datum van de documenten;
-
Indien men via de taxonomie tot de laatste tak heeft genavigeerd, zal de resultatenlijst per definitie reeds een doorlopende (platte) lijst zijn. Het dient mogelijk te zijn om op verzoek van de gebruiker de rangschikking van de lijst te wijzigen op basis van de datum van het document of op basis van de pertinentie.
De doorlopende resultatenlijst toont voor ieder document 3 elementen, onder elkaar gerangschikt: 1. de titel; 2. een kort overzicht (korte beschrijving aanwezig in de metadata) en 3. het taxonomiepad. De punten “1.” en “2.” bevinden zich steeds in de metadata. Indien punt “2.” zich toevallig niet in de metadata zou bevinden, moeten de twee andere punten onmiddellijk na elkaar aansluiten, zodat er in de resultatenlijst geen lege lijn getoond wordt. Vanuit de resultatenlijst moet het reeds mogelijk zijn om: -
een volledig nieuwe opzoeking uit te voeren of binnen de reeds bekomen resultatenlijst een verdere verfijnde opzoeking uit te voeren; een afzonderlijk document te openen; te zien in welke talen een document bestaat en ze in een andere taal dan de interface rechtstreeks te openen; de metadata van een document te bekijken; voor een document de services te gebruiken als afdrukken, versturen per e-mail, delen; de resultatenlijst volledig of gedeeltelijk (via het aanduiden van een bepaalde selectie) af te drukken; alle documenten of slechts een selectie van de documenten afdrukken, duidelijk van elkaar gescheiden in één enkele printopdracht; 109
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
110/206
het aantal te tonen resultaten per pagina op te bepalen (10; 20; 50 of 100).
Indien de gebruiker op een item in de documentenlijst klikt, wordt het desbetreffende ingeboekt document geopend. Om het document te kunnen situeren in de context van de documentenlijst of bron, moeten zowel het document als de bron van het document, in eerste instantie, ieder in een verkleind “frame” (vb. ieder de helft van het scherm), tegelijkertijd worden getoond (gelijktijdige weergave van 2 documenten). Alle “services” (printen, mailen, kopiëren, enz.) moeten op deze weergave van de documenten kunnen worden toegepast. De gebruiker dient hier de mogelijkheid te hebben om het document te “vergroten” zodat het “full screen” kan bekeken worden en de bron niet meer zichtbaar is (slechts 1 document zichtbaar). In deze weergave moet de gebruiker de mogelijkheid hebben om hierop een “opeenvolgende navigatie” uit te voeren waarbij men, steeds full screen, van het ene document naar het andere navigeert via een functie “volgend document” (vooruit navigeren volgens de gekozen rangschikking van de bron – volgens datum of volgens pertinentie) of “vorig document” (achteruit navigeren). Indien men in een document terechtkomt dat behoort tot een logische reeks (vb. een artikel van een wettekst), dan zal hierop een “horizontale navigatie” moeten mogelijk zijn. Via de functie “volgend document” of “vorig document”, zal men dan binnen de desbetreffende wettekst blijven navigeren. Terugkeren naar de oorspronkelijke resultatenlijst of bron, zal gebeuren via de “breadcrumbs”. De gebruiker moet de mogelijkheid hebben om het document opnieuw te “verkleinen” waardoor het document terug samen met zijn bron wordt weergegeven (terug gelijktijdige weergave van 2 documenten). In de weergave waarbij zowel de bron als het ingeboekt document, ieder in een verkleind “frame” zichtbaar zijn, moet men naar een ander ingeboekt document kunnen navigeren door in de bron op het desbetreffende item te klikken. Dit mechanisme veronderstelt dat de bron wordt weergegeven in een doorlopende (platte) lijst, nl. wanneer men gekozen heeft om de resultaten te rangschikken volgens datum of pertinentie. Indien de gebruiker gekozen heeft voor een weergave volgens de indeling van de taxonomie, zal het mechanisme pas functioneren nadat men op een van de taxonomietakken heeft geklikt en men daardoor ook een doorlopende (platte) lijst bekomt. Navigatie tussen verschillende documenten die samen één “tekst” vormen Sommige teksten zijn zodanig omvangrijk en tegelijkertijd divers, dat ze qua kennisbeheer niet als één ingeboekt document op een nuttige manier kunnen behandeld worden. Deze omvangrijke teksten worden opgesplitst in verschillende onderdelen die ieder op zich een beperktere inhoudelijke eenheid vormen. (vb. ieder artikel van een wettekst of ieder nummer van een naslagwerk in een afzonderlijk ingeboekt document). Samen vormen deze afzonderlijk ingeboekte documenten de “tekst” van het desbetreffende wetboek of naslagwerk. Ze vormen samen één groter geheel. Deze omvangrijke teksten hebben steeds een TOC. Deze wordt steeds als eerste getoond indien men navigeert via de taxonomie. Dit kenmerk zit vervat in de metadata van de TOC. De inhoud van de laagste niveaus van de TOC (de kleinste onderdelen van de tekst), kan in de fiscale database opgeslagen zijn in een of in meerdere ingeboekte documenten. Men moet de content van de tekst kunnen benaderen van op gelijk welk niveau van de TOC (vb. een hoofdstuk, een afdeling van het hoofdstuk, enz.). De content van dit niveau moet op een gebruiksvriendelijke manier kunnen worden bekeken. Indien men op een item in de TOC (bron) klikt, zal de content van het ingeboekte document samen met de bron zichtbaar zijn (gelijktijdige weergave van 2 documenten). Ook hier moet 110
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
111/206
het mogelijk zijn om het individuele document te vergroten tot “full screen” (slechts één document zichtbaar). De documenten maken deel uit van een logische reeks en in deze weergave moet er tussen dit soort documenten, “horizontale navigatie” mogelijk zijn zodat men één voor één deze documenten kan raadplegen in full screen. Deze navigatie tussen de documenten dient eveneens te gebeuren aan de hand van een functie “volgend document” en “vorig document”. De gebruiker moet weer de mogelijkheid hebben om het document te verkleinen (terug gelijktijdige weergave van 2 documenten). Naast de horizontale navigatie, moet een contextuele functie bestaan om de logische reeks van documenten te tonen via een “drop down” lijst. Deze lijst bevat de titels van al de ingeboekte documenten die samen het niveau vormen, binnen de TOC, dat men heeft opgevraagd. Deze lijst dient navigeerbaar te zijn, zodat men naast de horizontale navigatie (waarbij men document na document kan bekijken), ook de mogelijkheid heeft om een aantal documenten over te slaan en rechtstreeks van een ingeboekt document uit de reeks, naar een ander ingeboekt document verderop in de lijst te navigeren (vb. direct van artikel 75 naar artikel 84 gaan). In functie van de versie van de tekst. Betekenis van juridisch 'historische versie'. Juridisch-inhoudelijk wordt een juridische tekst geïdentificeerd door zijn officiële titel. Vb. Artikel 18, WBTW; Commentaar bij artikel 104, WIB 92; Circulaire AOIF Nr. 25/2009; enz. De geldende inhoud van de tekst kan in de loop der tijd echter verschillende malen wijzigen. Van de juridische tekst ontstaan op die manier verschillende historische versies, met een gewijzigde content. Voor een goed begrip, enige duiding: Alle feiten die vóór bepaalde datum vallen blijven onderworpen aan de regeling zoals die vervat zit in de versie van art. 18, WBTW die van kracht was tijdens de periode waarin die zaken zich hebben voorgedaan. Zo zijn alle diensten welke vandaag worden gepresteerd, onderworpen aan de versie 7 van Art. 18, WBTW. Ontstaat er vandaag echter een fiscaal geschil over een dienst die gepresteerd is op 15.10.2009, dan moet men vandaag versie 6 en niet versie 7 van Art. 18, WBTW toepassen om dat geschil op te lossen. Iedere versie heeft eenzelfde informatieve waarde. Vorige “historische” versies blijven hun belang of waarde behouden in tegenstelling tot gearchiveerde versies. Navigeren binnen de historische versies. Alle documenten bezitten een of meerdere historische versies. Eventueel samengesteld uit de huidige versie. Dit maakt het mogelijk om, indien nodig, een link te maken naar het artikel van de wettekst, een link te maken naar deze "historische versie" waarvan de ID nooit gewijzigd zal worden. Wanneer de gebruiker het document raadpleegt (in zijn huidige versie), dan moet onmiddellijk een "historiek" weergegeven worden in de "contextualisering" (link).
3.12.4. Services Op pagina’s waarin inhoudelijke documenten uit de fiscale database worden getoond, dienen de volgende services beschikbaar te zijn: 111
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
112/206
-
Printing on demand. Een afdrukvoorbeeld dient te worden getoond, met een duidelijke scheiding tussen de documenten indien er afdruk van verschillende documenten tegelijk wordt gevraagd;
-
het document exporteren of “opslaan als” andere gangbare formaten;
-
de volledige tekst of de selectie van een deel de tekst kopiëren en plakken in gangbare kantoortoepassingen zoals MS Office of OpenOffice;
-
het document opnemen in een werklijst binnen “Mijn bibliotheek”;
-
het document doorsturen via mail;
-
het document delen via sociale netwerken (nog te bepalen);
-
enz.
ExF37: de inschrijver zal een gedetailleerd voorstel indienen met betrekking tot services dat beantwoordt aan dit punt van het bijzonder bestek. Het staat hem vrij om services toe te voegen die toegankelijk zijn via de pagina's van de portal. Hij zal aangeven of de ontwikkeling van de services die hij voorstelt extra kosten meebrengt en zal deze vermelden.
3.12.1.
Collaboration
In de module “collaboration” dient het mogelijk te zijn dat de gebruikers onderling kunnen samenwerken en communiceren rond een bepaald document of rond een bepaald thema. Het concept community zal elders in dit bijzonder bestek worden ontwikkeld.
3.13. Services voor de gebruikers Een gebruiker moet de volgende interacties kunnen uitvoeren via de webinterface: •
Pull: de gebruiker spreekt de kennis op eigen initiatief aan door een zoekopdracht te lanceren of door binnen de taxonomie te navigeren;
•
Push: het systeem stuurt proactief bepaalde informatie naar de gebruiker, op basis van diens profiel;
•
Collaboration: de gebruiker moet Social of Document Collaboration tools kunnen gebruiken om waarde aan deze kennis toe te voegen (impliciete kennis).
-
De portal moet eveneens diensten aan de gebruikers aanbieden zoals het opslaan van zoekresultaten, het mededelen ervan via e-mail, het ontvangen van een bericht bij wijzigingen aan een content waarvoor de gebruiker interesse heeft getoond, het weergeven van de metadata van een gepubliceerde content, enz.
-
de Administratie moet belangrijke informatie kunnen aankondigen in de webinterface. Deze informatie moet beelden, URL-links, tekst of iedere andere content kunnen bevatten.
3.13.1.
Abonnement op content
Een gebruiker moet zich kunnen abonneren op een of meer contents. Door zich te abonneren toont hij zijn belangstelling voor een type document of een materie.
112
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
113/206
Het abonnement moet hem in staat stellen op de hoogte te blijven van de publicatie of de actualisering van content met betrekking tot het type documenten, de materie of de Algemene Administratie die hij geselecteerd heeft. Zo kan een medewerker van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit zich wensen te abonneren op de documenten "controlemodel". Met dit abonnement vraagt hij aan de oplossing om hem actief te informeren zodra er voor dat type document nieuwe content verschijnt of bestaande content geactualiseerd wordt. Hij ontvangt deze informatie via een e-mail die, naast een standaardbericht in de taal van de gebruiker, klikbare links zal bevatten naar de nieuwe of geactualiseerd content of contents. De mogelijkheid om zich te abonneren zal gekoppeld worden aan iedere pagina en iedere content. Via een klikbare link zal de gebruiker aan het systeem laten weten dat hij geïnteresseerd is om zich op die content, resultatenpagina, enz. te abonneren. De gebruiker moet in staat zijn om toegang te krijgen tot een pagina waarop hij zijn abonnementen kan beheren. De voorgestelde oplossing zal het aantal abonnementen per gebruiker tot 10 beperken. De gebruiker zal hiervan in kennis worden gesteld.
3.14. Monitoring -
Er moet een tool voor de monitoring van de webinterface en de export van statistische gegevens (zie het punt over de rapportage) verstrekt worden.
-
Het is voor de Administratie belangrijk om de manier te kennen waarop de gebruiker inzicht krijgt in de content maar ook om te weten hoe hij navigeert. Bij de publicatie van een nieuwe document in pdf- of ePub-formaat is het interessant om te weten hoe vaak het gedownload wordt. De onderschreven abonnementen en de onderschreven materies moeten ook een bron van informatie zijn.
-
Het is belangrijk dat de medewerkers van Fisconetplus de verschillende staten van een document tijdens het publicatieproces kunnen volgen.
-
Op verzoek van een operator van Fisconetplus moet een analyse van de URLlinks op de pagina's gestart kunnen worden om "broken" links in de content of de navigatie op te sporen.
ExF38: de inschrijver zal een gedetailleerd voorstel indienen dat beantwoordt aan dit punt van het bijzonder bestek.
3.15. Administratie -
Elke teamleider van Fisconetplus beheert een specifieke materie. Hij moet de door zijn team te publiceren documenten terugvinden in de functionele mailboxen en de officiële bronnen screenen.
-
Telkens als een document door zijn team behandeld moet worden, moet hij dit publicatiewerk kunnen registreren en kunnen toewijzen aan een medewerker Een 113
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
114/206
document moet ook overgemaakt of meegedeeld kunnen worden aan een andere teamleider (indien het document meerdere materies van verschillende teams bevat). -
Per type document zal de teamleider de (verplichte of facultatieve) publicatietermijnen meedelen, zoals aangegeven in het gedeelte procesbeheer.
-
De teamleider kan zo het werkplan van deze medewerkers zien. Het diensthoofd zal toegang hebben tot alle werkplannen.
ExQ3: er is een tool voor het beheer van de lopende publicaties aanwezig. De inschrijver licht zijn oplossing toe.
3.16. Uitgaande stromen -
De in de oplossing gepubliceerde content zal voor het publiek toegankelijk zijn via het portalgedeelte;
-
De oplossing zou over een interfacingoplossing kunnen beschikken naar andere interne of externe applicaties van het Departement.
ExF39: de oplossing moet de mogelijkheid bieden om de content of een reeks contents naar andere applicaties te exporteren. De inschrijver licht de mogelijkheden, beperkingen en risico's toe. -
Gebruikers kunnen wensen om een of meer contents af te drukken of ze om te zetten in pdf's.
ExF40: de inschrijver licht deze functionaliteiten en hun mogelijke parametrisering toe.
3.17. Toegangsrechten tot de content en beveiliging -
Voor de Administratie is het essentieel dat de toegang tot de inhoud perfect beheerbaar is.
-
De applicatie zal rekening houden met de behoeften voor het publicatie- en het raadplegingsgedeelte.
-
De oplossing zal opgenomen worden in de procedures die momenteel binnen het Departement van kracht zijn en zal de standaarden van de stafdienst ICT naleven.
-
Beheer van functies binnen de applicatie (productie, beheerder, ...)
-
Voor het deel "procesbeheer" zie punt 3.8) de verwachte gebruikersprofielen en het machtigingsbeheer vermelden.
-
De inschrijver garandeert dat alleen de gemachtigde gebruikers toegang hebben tot de informatie waarvoor zij een machtiging hebben.
114
editor, publiceerder,
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
115/206
ExF41: de inschrijver stelt zijn matrix voor het beheer van de toegangsrechten, zijn beheer, het granulariteitsniveau van de toegangen, de methode van rechtenvererving, ... voor in functie van de ruimten van de applicatie (publicatie/raadpleging/administratie/procesbeheer/...) en van de omgevingen (PROD/ACC/DEV).
3.18. Samenwerkingsaspecten Er zijn twee hoofdniveau van samenwerking: samenwerking op het niveau van een document en de samenwerking die gewoonlijk sociale samenwerking wordt genoemd.
-
Document collaboration
Deze samenwerking laat meerdere personen, bijvoorbeeld auteurs, toe om de uitwerking of de wijziging van een content tegelijk te delen. Elke auteur moet een wijziging aan een paragraaf kunnen voorbehouden alvorens deze beschikbaar te maken voor de andere auteurs. Er is een historiek van de wijzigingen toegankelijk. Dit gedeelte dient gerelateerd te worden aan het hiervoor beschreven procesbeheer. Zij viseert een maximum van 200 personen voor de opstart van het project maar kan verhoogd worden.
-
Social collaboration
Dit aspect van samenwerking komt tot uiting op het niveau van de gebruikers met als doelstelling kennis en ervaringen aan het licht te brengen die de algemene kennis van het Departement verrijken. We vinden hier de behoeften van een medewerker van de FOD Financiën om zich ten aanzien van de organisatie te identificeren en zo zijn kwaliteiten, opleidingen en ervaringen onder de aandacht te brengen alvorens ze te delen (belangrijk voor het aspect Ressource Locator). Eveneens: - de aspecten van blogs; - van instant messaging; - van "opvolging" van een gebruiker om zijn ervaring en zijn kennis te delen; - van het creëren van gemeenschappen (bijvoorbeeld rond een praktijk - de maatschappijcontrole - of van een activiteit - de human resources -; - forums, wiki's, …
3.18.1.
Verwachtingen op het vlak van "samenwerking"
De consultatie van de content die beschikbaar is in de databases van Fisconetplus, moet gepaard kunnen gaan met elementen voor contextualisatie en "collaboratie". Deze elementen zullen verschillend zijn in functie van de toegang en het gebruikerstype: interne gebruiker via intranet of extranet, en externe gebruiker via het internet. De contextualisatie biedt de mogelijkheid om de content te verrijken door deze binnen een geheel te plaatsen. Door koppelingen aan te bieden, waarmee het opzoeken, het
115
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
116/206
lezen of het begrijpen kan worden verbeterd. Deze koppelingen kunnen zich binnen of buiten Fisconetplus bevinden. Introductie van services ten aanzien van de site: -
doelstellingen: o verbeteren van de identificatie, de navigatie en de interactie tussen de beheerder van de site en de gebruikers; o gidsen naar de grote toegangspoorten tot de content; o aangeven dat de gebruiker het gezochte al dan niet zal vinden op de site. Deze elementen moeten intuïtief kunnen worden gehanteerd en duidelijk aangegeven zijn. Introductie van services ten aanzien van de content: -
faciliteiten zoals het doorsturen naar derden van een element van de content (één pagina, meerdere pagina’s, via een portfolio, …); versies die zijn aangepast aan mobiele toestellen van het type iPad of PDA.
Introductie van services ten aanzien van de gebruiker: -
-
-
vergemakkelijken van het contact met de beheerders van de site, signaleren van een technisch probleem of een probleem met de content, op termijn stellen van een vraag; de capaciteit om opzoekingen te onthouden, documenten te bewaren in een portfolio, personalisatie-elementen in te geven voor een gebruiker, enz.; zich abonneren op content om er de evolutie van te kunnen volgen, aangevuld met waarschuwingssystemen; de mogelijkheid om een artikel te delen, te annoteren, te reageren; tot stand brengen van een « push » van content naar een gebruiker.
Introductie van services voor “collaboratie”: Er moet een toegang tot de actuele tools van de FOD kunnen worden overwogen. De stafdienst ICT heeft een expertise uitgebouwd op het vlak van bepaalde programma’s die pogen om van die tools rechtens, zo niet feitelijk standaarden te maken. De inschrijver moet zijn visie op de introductie van deze standaarden in de pagina’s van de site van Fisconetplus voorstellen, ofwel via de voorziening van linken, ofwel via een volledige integratie, ofwel via andere middelen. De inschrijver moet denkpistes voor ontwikkelingen formuleren om de huidige tools aan te vullen. Momenteel situeren de collaboratieve tools zich op de volgende niveaus: -
-
-
collaboratieve tools "real time": o "who’s online?" instant messaging, chat, delen van een “blanco tabel”, tool voor conferencing (video en geluid), … collaboratieve tools "collaboratie" van teams: o projectbeheer, beheer van taken, management van processen, wiki, gedeelde agenda, syndicatie, newsgroups, blanco tabel, …. collaboratieve tools "messages": o forum, e-mail, abonnering op content, conversatie, post-it, opmerkingen/commentaren met betrekking tot content, … 116
Bijzonder bestek
-
-
-
S&L/AO/390/2014
117/206
collaboratieve tools "contentbeheer" (voorbehouden aan het publicatieteam): o registratie van content, taxonomie, opzoeking, systeem voor contentbeheer van de organisatie, bibliotheek, beheer van een workflow, versioning, … collaboratieve tools "kennisbeheer": o lexicon, beroep op specialisten, wiki, e-learning, best practices, semantiek, netwerk, praktijkcommunity’s, community’s van specialisten, … collaboratieve tools "socialisatie": o e-mail, adresboek, instant messaging, relatiebeheer (vrienden terugvinden), netwerk, microblogging, …
Een van de actuele technische oplossingen is Lotus Domino en zijn componenten7: -
Lotus Notes/Domino; Lotus Sametime Entry en Standard; Lotus Connections Files and Profiles; Lotus Traveler; Lotus Quickr; Sharepoint Connector.
3.19 Dynamische overeenstemmingstabel De overgang naar de nieuwe geïntegreerde oplossing zal resulteren in een wijziging van de URL-adressen van de bestaande content. Er bestaan tal van links in publicaties buiten de FOD Financiën. Om de overgang te vergemakkelijken kan aan de inschrijver gevraagd worden om een dynamisch overeenstemmingstabel van de oude URL's naar de nieuwe te ontwikkelen. Via deze dynamische tabel zouden de gebruikers dan geïnformeerd worden over de nieuwe versie van de portal maar ook over de wijziging van de adressen van de content. De omleiding wordt geautomatiseerd. Op basis van voorstellen die van de inschrijvers worden ontvangen en bij de offerte gevoegd worden, analyseert de FOD Financiën de financiële opportuniteit alvorens een implementatiebeslissing te nemen. ExF42: de inschrijver dient een gebudgetteerd technisch voorstel in om aan deze vraag te beantwoorden (dynamische overeenstemmingstabel).
4.
7
VERWACHTE TECHNISCHE EISEN
De inschrijvers worden verwezen naar de ICT-standaarden. 117
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
118/206
4.1. Overzicht van de volumetrie De meer dan 700.000 eenheden documentcontent die beheerd worden door het Fisconetplus-team bevinden zich momenteel in een WCMS Nuxeo DM en worden gedefinieerd in een taxonomie die gedeeld wordt met de portal Web Fisconetplus. Alle documenten worden geïndexeerd in de zoekmachine Autonomy IDOL 7.6 via idx/xml- en of pdf-bestanden die opgeslagen worden op SAN. Op 05/02/2015: Volume van de database IDOL: /KM/IDOL/FILES: 19 GB (xml/idx/pdf) Volume van de databases Nuxeo: BU_KM 90 G 7.9 G 25 G 24% NUXEO 90 G 26 G 25 G 52% Volume van de applicatie IDOL in: De productieomgeving: appP/KM/IDOL 32 Go De acceptatieomgeving: appT/KM/IDOL 22 Go De back-up vertegenwoordigt 20 GB opgeslagen in KM/IDOL. Per maand worden 500 tot meer dan 1000 eenheden documentcontent toegevoegd door de medewerkers van Fisconetplus die instaan voor de publicatie. Ook al is de portal Fisconetplus voor alle medewerkers via het intranet beschikbaar, toch heeft slechts een deel van die medewerkers de portal nodig om zijn dagelijks werk te kunnen uitvoeren. Maandelijks doen 6500 à 8500 medewerker een beroep op de content en op de diensten van Fisconetplus. De portal wordt maandelijks gemiddeld door 150.000 verschillende IP-adressen bezocht met een gemiddelde van 6500 bezoeken per dag. De gemiddelde grootte van een documentcontent kan variëren van 50 KB tot 2,5 MB, met uitzonderingen van 20 tot 60 MB. Het systeem moet een dagelijks gemiddelde van 50.000 tot 65.000 vanaf de site gedownloade (via internet en intranet) pagina's ondersteunen. Het systeem moet piekuren ondersteunen die goed zijn voor 950.000 requests per uur, het equivalent van het downloaden van een gemiddelde van 7 GB aan data. Het netwerk biedt de mogelijkheid om op intern apacheniveau 10.000 query's gelijktijdig te beheren. Het systeem moet een gelijktijdige toegang mogelijk maken voor een minimum van 50 gebruikers voor de aspecten die te maken hebben met de aanmaak van content. De toegang tot de portal tijdens de afgelopen 12 maanden wordt weergegeven op de statistieken van de Apache-webservers.
118
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
119/206
4.2. Typologie van de gebruikers De externe toegang tot het netwerk van de FOD Financiën wordt beschermd door een Firewall-infrastructuur. De Firewall voorziet in een beveiligde internettoegang voor de centrale diensten van de FOD Financiën en om de behoeften van de 26.000 ambtenaren te dekken en in een simultane toegang tot onze bronnen voor externe gebruikers vanaf het internet. Er wordt een schematische voorstelling van de verschillende netwerken geboden.
119
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
120/206
Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen: - Het LAN-netwerk waarop de interne gebruikers zijn aangesloten (LAN/gebruikers); - Het WAN-netwerk waarop de gebruikers van de FOD Financiën zijn aangesloten; - Het netwerk waarop de servers van de FOD Financiën (Intranet) zijn aangesloten. Interne types Dit zijn de ambtenaren van de FOD Financiën die toegang hebben tot het FINBEL-net. Voor de interne gebruikers van de FOD Financiën is de oplossing Oracle Identity and Access Management geïmplementeerd. Er wordt een Agent Policy gebruikt om de toegang tot de webservers of tot de applicatieservers te beschermen (bijv.: Apache, IIS, Websphere, Weblogic, JBOSS, …).
Externe types De externe gebruikers hebben toegang tot de internetportal www.fisconetplus.be. Voor de gebruikers die van buitenaf (burgers, ondernemingen, ...) inloggen op de interne applicaties van de FOD Financiën die een authenticatie vragen, werd de oplossing Oracle OpenSSO (FedIAM) geïmplementeerd. De authenticatie van de externe gebruikers vindt plaats via FedICT en wordt via een SAML assertion naar de FOD Financiën gestuurd. VPN De externe gebruikers (remote users) kunnen, via de beveiligingsinfrastructuur, op beveiligde wijze toegang krijgen tot de interne netwerken van de FOD Financiën. Deze gebruikers worden als volgt ingedeeld: - medewerkers van de FOD Financiën en beheerders; - partners. De gebruikers van deze verschillende functionaliteiten worden geïdentificeerd en hun activiteit wordt gecontroleerd. De gebruiker kan geïdentificeerd worden via een sterke identificatieprocedure: gebruikersnaam + wachtwoord + aanvullend identificatiemiddel dat een hoog beveiligingsniveau garandeert. De huidige gebruikers worden ingedeeld in drie grote categorieën (cf. ABB IAM-gedeelte): - natuurlijke persoon van Belgische nationaliteit; - natuurlijke persoon van niet-Belgische nationaliteit; - organisaties. Met betrekking tot natuurlijke personen van Belgische nationaliteit kan de elektronische identiteitskaart (of een token) gebruikt worden als identificatiemiddel. Er bestaat een koppeling met het interne identificatiesysteem van de FOD Financiën (Identity Management). De VPN-infrastructuur biedt aan de, behoorlijk geïdentificeerde, gebruiker een middel om toegang te krijgen tot bepaalde bronnen van het interne netwerk. Iedere gebruiker heeft slechts toegang tot de bronnen waarvoor hij een toegangsrecht heeft. De VPN-infrastructuur kan deze toegangsrechten beheren en controleren op basis van een gebruikersprofiel.
120
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
121/206
4.3. Verwachte prestatieniveaus Prestaties van de weboplossing
Prestaties van de oplossing voor de aspecten contentcreatie Prestaties van de gebruikersinterface voor het opzoeken van informatie
Het systeem moet 1000 gelijktijdige sessies ondersteunen zonder vermindering van de prestaties (< 3 seconden). Deze waarden gelden de klok rond, 7 dagen per week. Het systeem moet 50 gelijktijdige sessies ondersteunen zonder vermindering van de prestaties (< 3 seconden). Het systeem moet 300 gelijktijdige sessies ondersteunen zonder vermindering van de prestaties (< 3 seconden). Van 300 tot 500 gelijktijdige sessies moet de antwoordtijd minder dan 4 s bedragen. Van 501 tot 750 gelijktijdige sessies moet de antwoordtijd minder dan 6 s bedragen. Van 751 tot 1000 gelijktijdige sessies moet de antwoordtijd minder dan 7 s bedragen.
De tool alleen bepaalt niet de prestaties, maar hij moet in staat zijn om, op basis van de gevraagde infrastructuur (via een white paper), de aangeven cijfers te bereiken. Voorbeeld van white paper: https://technet.microsoft.com/library/hh395916.aspx
4.4. Continuïteit van service Na afloop van het contract met de opdrachtnemer (standaard of in geval van faillissement) mag er geen discontinuïteit van service zijn voor de applicaties die onder deze opdracht vallen. Het platform voor kennisbeheer moet toegankelijk blijven via internet en intranet en de verschillende databases moeten door de interne gebruikers aangevuld kunnen worden in afwachting van een toekomstige oplossing van een eventuele toekomstige opdrachtnemer.
4.5. Hardware De KM portal gebruikt momenteel 4 WebLogic-instanties die elk geconfigureerd zijn met 2 GB RAM en IDOL gebruikt ongeveer 3 GB RAM met 4 gebruikte cores. Nuxeo DM gebruikt 4 cpu's/8 GB RAM/D: 50 GB Om u een voorbeeld te geven qua volume voor een infrastructuur met één enkele oplossing (Web Portal/Search Engine/Administration Side) onze MS Sharepoint Foundation 2013 gebruikt 4 servers: - 24 GB RAM; - 4 CPU cores; - 80 GB system drive. De gegevens worden bewaard op SQL-Server 2008
121
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
122/206
5. HUIDIGE ARCHITECTUUR BIJ DE FOD FINANCIËN BESTAAND PLATFORM Huidige situatie De huidige infrastructuur is onderverdeeld in 4 geïntegreerde pakketten die beschreven worden in de schema's hieronder -
eerste module: de backoffice Nuxeo (WCMS); tweede module: de interface Batch CCFF voor de overdracht van xml/pdf-stromen; derde module: de zoekmachine Autonomy IDOL7; vierde module: de portal in CCFF met de taxonomie die gedeeld wordt met Nuxeo en de zoekmachine. Het volgende diagram specificeert de subsystemen en hun verbindingen.
Softwareproduct
Het volgende diagram detailleert de levenscyclus van het document in het systeem voor Knowledge Management en de softwareproducten in hun werking in de verschillende fases van deze levenscyclus:
122
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
123/206
123
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
Interacties tussen de subsystemen
Beschrijving
124/206
Het volgende diagram detailleert de producten die de levenscyclus van het document ondersteunen:
Dit gedeelte detailleert de verschillende subsystemen:
interacties
tussen
de
Interactie Migration tool
Beschrijving De migratietool die de bestaande documenten van de FOD Financiën verwerkt om ze om te zetten in xml-bestanden. Deze xml-bestanden worden vervolgens ingevoerd in het WCM-systeem. Wanneer er nieuw beschikbare systemen zijn die moeten worden opgenomen in het KMS, moet de migratietool in staat zijn om verbinding te maken met deze systemen met het oog op de productie van de noodzakelijke gegevens voor het WCM-systeem.
Autonomy IDOL7 Suite
De IDOL-server van Autonomy gaat verbinding maken met het SAN waar de indexbestanden zijn opgeslagen, samen met hun inhoud. Hij gaat de inhoud met zijn metadata zoeken en deze opslaan in de zoekindex van IDOL Server, zodat de gebruikers van het KMS in staat zullen zijn om deze documenten terug te vinden.
KM Portal
De portal van KM zal verbinding maken met de IDOL-server van Autonomy om de zoekopdrachten van de gebruikers uit te voeren. Zodra de gebruiker een te bekijken document heeft geselecteerd, maakt de KM-portal verbinding met het SAN om de inhoud van het document te recupereren en voor de gebruiker weer te geven. Voor de identificatie van de gebruikers zal de KM-portal verbinding maken 124
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
125/206
met het IAM om na te gaan of het een interne of externe gebruiker is. WCM Nuxeo
Het WCM Nuxeo wordt OOTB (Out Of The Box) gebruikt met minimale aanpassingen om het KM data model af te stellen en te exporteren in het geschikte xml-uitwisselingsformaat.
De IT-infrastructuur kan op twee manieren worden gezien:
Eerste manier: vanuit het oogpunt van de hardware en de software
De belangrijkste kenmerken van de hardware-infrastructuur zijn: • De omgeving is verdeeld over twee sites: op de site North Galaxy, de zetel van de FOD Financiën, en op de site South Galaxy in Anderlecht, op verschillende kilometers van de eerste site; • De web- en applicatieservers zijn geïnstalleerd op Fujitsu-Siemens BF200 en BF400. De BF200's kunnen maximaal 6 blades bevatten met ieder 2 CPU's Intel E5450 met 4 cores van 3 GHz en 32 GB RAM. De BF400's kunnen maximaal 24 blades bevatten met ieder 4 CPU's met 4 cores van 2.93 Ghz en 64 GB RAM. Het besturingssysteem is Solaris 10; • De databaseservers zijn FTS M9000's met ieder 32 CPU's, 8 cores per CPU en 512 GB RAM. Het besturingssysteem is Solaris 10; • De omgeving is volledig redundant en alle elementen werken parallel. De belasting is verspreid via clusteringmechanismen;
125
Bijzonder bestek
• •
•
•
•
S&L/AO/390/2014
126/206
De applicaties worden volledig geïmplementeerd op de applicatieservers in de interne LAN; De "Apache"-servers bevatten alleen statische content en zorgen voor de forwarding van de query’s naar de applicatieservers. Deze webservers fungeren eveneens als filter tussen de applicaties die toegankelijk zijn op het internet en de applicaties die uitsluitend toegankelijk zijn op het intranet; De load balancing van de applicatieservers is volledig gebaseerd op Bea Weblogicmechanismen. De load balancing gebeurt op het niveau van de Apache-webservers door een Bea-plugin; De "clustering" van de webservers is gebaseerd op Cisco ACE hardwareloadbalancers; Het is mogelijk om vanaf de twee omgevingen op identieke wijze toegang te krijgen tot de mainframes.
Tweede manier: vanuit communicatieoogpunt Het volgende schema geeft een overzicht van de communicatie die via de IT-infrastructuur van de FOD Financiën kan plaatsvinden:
De belangrijkste actoren van dit schema zijn:
126
Bijzonder bestek
● ● ● ● ●
S&L/AO/390/2014
127/206
CCFF: biedt toegangsabstracties tot de mainframes, communicatiemechanismen tussen applicaties en de ontwikkeling en de hosting van interne services IAM: verstrekt een Identity and Access Management oplossing die de aspecten in verband met de authenticatie en de autorisatie van gebruikers beheert RDC: beheert de relationele databases D&RMC: beheert de archivering van de digitale documenten ESM: beheer van de monitoring, geïmplementeerd via HP OVOw
6. SPECIFIEKE BEHOEFTEN VAN DE VOORGESTELDE OPLOSSING De inschrijver verduidelijkt de specifieke behoeften. De oplossing ondersteunt virtualisatie.
6.1. Software Om een oplossing te implementeren die volledig de architectuur van het kennisbeheer ondersteunt zoals hierboven beschreven, wil de FOD specifieke geïntegreerde software aanschaffen die het best aan de behoeften beantwoordt. De inschrijver stelt technisch de verschillende onderdelen voor die hij aanbiedt en verduidelijkt voor elk van deze onderdelen in welke mate zij beantwoorden aan de geïdentificeerde behoeften. Alle aangeboden licenties moeten eeuwigdurende licenties zijn. Als de inschrijver met betrekking tot een van deze softwareprogramma's een offerte indient met open source software voor een van de onderdelen, dan moet hij de garanties en de onderhoudsvoorwaarden beschrijven die hij voor deze module aanbiedt. De voorgestelde oplossing mag gebaseerd zijn op zogenaamde "Open Source", "Free" of "propriëtaire" standaarden. Voor een "Open Source" of "Free" oplossing: -
De inschrijver zal alle gebruikte licenties specificeren.
-
De inschrijver zal voldoen aan de eisen vermeld in punt 1.11 van het gedeelte kwaliteit.
-
De inschrijver zal zijn licentiebeleid beschrijven voor de producten en de gebruikers van de geïntegreerde oplossing die hij voorstelt. Hij zal de basiskosten voorstellen maar ook de kosten in geval van een capaciteitstoename van de oplossing en in geval van een gebruikerstoename.
-
De inschrijver zal zijn prijsbeleid toelichten.
Voor een zogenaamde "propriëtaire" oplossing: -
De inschrijver zal de behoeften aan productlicenties en indien nodig aan licenties voor "client" access specificeren.
127
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
128/206
-
De inschrijver zal een lijst maken van alle product- en gebruikerslicenties die nodig zijn voor de gefaseerde implementering van de geïntegreerde oplossing.
-
De inschrijver zal zijn licentiebeleid beschrijven voor de producten en de gebruikers van de geïntegreerde oplossing die hij voorstelt. Hij zal de basiskosten voorstellen maar ook de kosten in geval van een capaciteitstoename van de oplossing en in geval van een gebruikerstoename.
Taal van de oplossing. -
De inschrijver zal de verschillende talen specificeren die ondersteund worden door de oplossing die hij voorstelt: html/xml/html5/css/css3/java/…
De inschrijver zal in zijn offerte de kosten specificeren van het onderhoud van kleine en grote upgrades tijdens de looptijd van het contract.
ExF43: de inschrijver dient een technisch voorstel in om aan deze (software) vraag te beantwoorden.
6.2 Gebruikerslicenties – serverlicenties BELANGRIJK De FOD Financiën is van plan, voor al haar toepassingen, om Sharepoint Standard licenties en Enterprise Client Access License (CAL) te verwerven. De inschrijver dient hiermee rekening te houden in zijn offerte en in zijn voorstel voor het licentiebeleid (zie hieronder). Indien de inschrijver rekening houdt in haar licentiebeleid met de aankoop van verschillende CAL door de FOD Financiën, moet hij in tabel 1 van bijlage 5 van het offerteformulier in de rubriek, "verwerving van het informaticasysteem” de punten" "gebruikerslicenties "en " prijs voor bijkomende licentie" en in de rubriek "onderhoud van het informaticasysteem "het punt "onderhoud gebruiker" niet invullen. Dit ontslaat de inschrijver niet om zijn licentiebeleid te beschrijven.
De offerte zal in het bijzonder het door de inschrijver toegepaste licentiebeheer beschrijven. Ze zal melding maken van: - De licenties die nodig zijn voor de servers waarop de geïntegreerde oplossing geplaatst zal worden en voor iedere omgeving; - De vereiste licenties voor de interne en/of externe gebruikers om toegang te krijgen tot de content van de geïntegreerde oplossing. Deze gedetailleerde licenties zullen opgenomen worden in de prijstabel in de bijlage bij dit bijzonder bestek. De inschrijver zal duidelijk de dekking van deze licenties vermelden om de Administratie de mogelijkheid te bieden de offertes te vergelijken.
128
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
129/206
Zo zullen de serverlicenties duidelijk de toe te passen methode voor de berekening van de kosten vermelden: per CPU, per server, per aantal gelijktijdige toegangen, zonder beperking, enz. Op dezelfde wijze zal de inschrijver de methode voor de gebruikerslicenties beschrijven. Hij zal specificeren of er een verschil wordt aangegeven tussen interne gebruikers (die zich op het netwerk van Financiën) bevinden en externe gebruikers (die toegang tot de informatie krijgen via de internetportal Financiën). Indien de in een offerte voorgestelde oplossing geen specifieke licenties voor de gebruikers vereist, dan zal de inschrijver dit duidelijk in zijn offerte en in de prijstabel vermelden. De Administratie oordeelt dat, wat betreft de ambtenaren van de FOD Financiën die toegang hebben tot het intranet, de informatie van Fisconetplus bestemd is voor de taxatieambtenaren en de toezichthoudende ambtenaren. In 2014 vertoonde de maand oktober de meeste gebruikers, namelijk 9.301. Er moet ook rekening gehouden worden met de overdracht van gebruikende ambtenaren naar de Gewesten die resulteert in een mechanische vermindering van het gemiddeld aantal interne gebruikers. De inschrijver zal rekening houden met deze cijfergegevens om zijn gedetailleerde offerte op te stellen en de kosten van de licenties te berekenen.
7. WERKSTATION 7.1. Clientstation De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van de oplossingen ten opzichte van de 'clientstations'. De klant moet er dus voor zorgen dat de verbinding, de installatie van de componenten en de integratie met het clientstation zo weinig mogelijk impact hebben, Daartoe zal hij verplicht een web-based oplossing voorstellen. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT-standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. Bij wijze van voorbeeld moeten de eventuele installaties plaatsvinden in het kader van het SMS-project (System Management System, voor het beheer van de installatie van software van op afstand). De overeenkomstige diensten moeten worden verzekerd via deze opdracht, zonder bijkomende kosten. ExF44: de inschrijver moet een beschrijving geven van de verbinding, de installatie van de componenten en de integratie met het clientstation die zo weinig mogelijk impact hebben. Softwareoplossing/installatieplan Voor alle software en componenten die worden toegepast, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving van de voorgestelde oplossing geven. Deze beschrijving moet de technische aspecten dekken aangaande de toepassing en de interfaces tussen de verschillende systemen die in het kader van het project moeten worden geïntegreerd. De inschrijver moet een hoogwaardig installatieplan voorstellen. ExF45: de inschrijver verstrekt een installatieplan dat voldoet aan de behoeften vermeld in punt 7.1.
129
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
130/206
De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het installatieplan moet het volgende voorzien: - De installatietermijnen van de applicatie; - Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het project - De eindresultaten (deliverables) - De aan het personeel van de FOD Financiën te geven opleiding - De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk acht Tijdens de installatiefase die hij zal moeten voeren, zal de opdrachtnemer rechtstreeks samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg organiseren om de installatie te analyseren en heroriënteren. De opdrachtnemer moet op elk van deze vergaderingen een passende presentatie geven. De opdrachtnemer zal tijdens de installatie een wekelijks activiteitenverslag opstellen (naast het volledige maandverslag voor het stuurcomité). De opdrachtnemer zal samenwerken met het personeel van de FOD Financiën om de inhoud van het verslag te bepalen. ExQ4: de inschrijver verstrekt tijdens de installatie een wekelijks activiteitenverslag. ExF46: de inschrijver zal de optimale configuratie van de werkstations specificeren en zal de risico's specificeren om de huidige configuraties van de FOD te gebruiken. Huidige implementatie De lijst is niet volledig: Software
-
Windows XP (Service Pack 3) X86 32-bits Windows 7 Professional (Service Pack 1) X86 - 32 Bits
-
HP Elitebook 8530p (einde contract in 2015), 4 GB RAM, 15,4”-scherm, Intel Core 2 Duo Processor P8700 (2.53 GHz, 3 MB L2 cache) HP Elitebook 8540p (einde contract in 2016), Intel Core i5 processors, Dual Core, 4 GB RAM Dell Latitude E5520 (einde contract in 2017), 4 GB RAM, 15,6"-scherm, Intel® HM65 Express Dell Latitude E5530 vPro (einde contract in 2017), 4 GB RAM, 15,6"-scherm HP Probook 6570B (einde contract in 2017), 4 GB RAM Ddr3, 15,6"-scherm, Intel® Core™ i3 HP Probook 650 G1 (einde contract in 2018), 4 GB RAM Ddr3, 15,6"-scherm HP DC 7900 (einde contract in 2014), Pentium® Dual-Core CPU E5200 @ 2,50 Ghz, 2 GB RAM, Scherm HP L1950G (19" TFT) HP DC 8000 SFF (einde contract in 2015), Pentium® Dual Core CPU E5400 @ 2,70 Ghz,4 GB RAM, Scherm HP L1951G (19" TFT) Dell Optiplex 380 (einde contract in 2016, Intel® Core™ 2 Duo CPU E7500 @ 2.93 Ghz, 4GB RAM, Scherm Dell P190ST HP 6200 Pro SFF (einde contract in 2017), ® Core i5 3,3 Ghz, 4 GB RAM ddr3, scherm HP LA2006X
Hardware laptop -
Hardware Desktop -
130
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
131/206
7.2. Protocollen De internetprotocollen zijn gebaseerd op de IP-technologie. Dit omvat Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), Universal Datagram Protocol (UDP) en andere protocollen. TCP/IP verwijst naar een familie van netwerkprotocollen op basis van standaarden, waarbij TCP voor de host-to-hostverbinding zorgt en waarbij IP voor de gegevensrouting zorgt van een bron naar een bestemming. De TCP/IP-laag omvat de protocollen File Transfert Protocol (FTP), Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), News Transfer Protocol (NNTP), enz. De TCP/IP-protocollen zorgen ervoor dat de verschillende netwerken als één enkele gecoördineerde entiteit kunnen werken. De intranetten zijn netwerken die de internettechnologie gebruiken, maar waarbij de toegangen gecontroleerd worden door één enkele gecoördineerde entiteit. De belangrijkste service is DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) op de interne platformen van de FOD Financiën. Aanduiding van de gebruikte protocollen: http, https, SAML2, SMTP http://finances.belgium.be/fr/binaries/ABB%20FR%202014_tcm307-248874.pdf)
(cf.
ABB
7.3. Connectors De inschrijver beschrijft in zijn offerte de connectors en/of integraties die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten op te zetten. Hij moet ook de diensten specificeren die hij zal leveren en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van het opzetten van de connectors en/of de integraties. Het is duidelijk dat het systeem moet interageren met een groot aantal systemen (zie ABB), waarvan sommige misschien nog moeten worden gedefinieerd. De inschrijver zal in zijn offerte uitleggen hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met nu nog niet gekende applicaties. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan voldaan moet worden opdat een systeem connecteerbaar is. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking stellen (met of zonder menselijke controle) in de onderliggende applicaties. Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer. ExF47: de inschrijver zal de connectors en/of de integraties specificeren die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten te kunnen implementeren en zal toelichten hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met applicaties die vandaag nog niet bekend zijn.
7.4. Back-up Sinds 2003 werd gewerkt aan een centraal verwerkings- en opslagplatform, met garantie van hoge beschikbaarheid en performance. Dit platform zal het levenslicht in het kader van ATLAS. Het ATLAS-platform bevat alle nodige functies ("remote mirroring" van de gegevens, "load balancing") om na een ongeval een herstel mogelijk te maken terwijl de applicaties optimaal beschikbaar blijven. 131
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
132/206
Het platform wordt regelmatig vernieuwd (bijvoorbeeld in 2008) wegens technologische ontwikkelingen, de verhoogde capaciteitsbehoeften en de nieuwe infrastructuur- of architectuurontwerpen van de applicaties. Het back-upbeheer wordt toevertrouwd aan de software Legato Networker 8, die geïnstalleerd is op de server nwm01. Legato beheert alle back-upprogramma's (schedules) (welke gegevens, wanneer). StorageTek tape libraries worden beheerd via de server nws01; nws02 bevindt zich in standby op de DR-website. Op deze servers is de software ACSLS (Automated Cartridge System Library Software) geïnstalleerd. ACSLS stuurt de twee tape libraries aan door de query’s van nsw01 (montage, demontage van tapes) te vertalen voor StorageTek. Voor failover en load balancing wordt gezorgd door de software PowerPath. PowerPath ontdekt, gebruikt en monitort de verschillende paden die naar elke logische schijfeenheid Symmetrix, VMAX en Clariion leiden. Per schijfeenheid worden deze paden verzameld in een "path set". Wanneer een pad van een path set niet meer correct werkt, dan krijgt PowerPath een time-out en wordt ervoor gezorgd dat de communicatie hersteld wordt via een alternatief pad. De bediening is volledig transparant voor de hostapplicaties. Voor alle I/O'en zoekt PowerPath ook het optimale pad, rekening houdend met de beschikbare paden en de veronderstelde belasting. De PowerPath-laag bevindt zich onder de hostapplicaties. De applicaties zullen hun I/O via PowerPath laten lopen.
Figuur PowerPath-architectuur
Er zal een procedure voor het back-uppen van de oplossing en van de gegevens uitgewerkt worden door de inschrijver of door de ad-hocdiensten van de FOD Financiën onder leiding van de inschrijver. Een volledige back-up zal een herstel na een ramp mogelijk maken.
7.5. Aanvullende bijstand Voor de periode volgend op de voorlopige oplevering moet de inschrijver een voorstel doen voor bijkomende bijstand of onderhoud voor 150 man/dagen per jaar en dit voor de totale resterende duur van het contract. Indien nodig moet de Federale Overheidsdienst een beroep kunnen doen zowel op halve als op hele dagen bijstand, die gefactureerd worden naargelang er gebruik van wordt gemaakt op basis van een raming die uitgevoerd wordt na analyse van het op te lossen probleem en waarover onderhandeld wordt met de 132
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
133/206
opdrachtgever. Deze bijstand moet betrekking hebben op de uitbreidingen, de analyses en in het algemeen voor alles wat uit de voorgestelde oplossing voortvloeit en noodzakelijk blijkt te zijn. (cf. Onderhoud) ExF48: de inschrijver dient een gedetailleerd en becijferd voorstel voor 150 mandagen per jaar in om de aanvullende bijstand te dekken.
8. CONTENT SHARING Fisconetplus publiceert een geheel van juridische en fiscale content die, geheel of gedeeltelijk, hergebruikt kan worden door een federale, gewestelijke of lokale overheidsdienst. Content sharing laat toe deze inhoud automatisch beschikbaar te maken op andere sites of portals. Dergelijke 'sharing' heeft als voordeel dat de lasten die verbonden zijn aan de ontwikkeling en het onderhoud van deze informatie gespreid worden over de administraties of openbare diensten terwijl gestreefd wordt naar de maximale tevredenheid van de gebruiker. Doordat iedereen verantwoordelijk is voor zijn deel wordt een goede kwaliteit gewaarborgd. In tegenstelling tot 'navigeerbare' links integreert de sharing, zoals hier wordt bedoeld, de online geïmporteerde gegevens van een site om ze te integreren in het grafisch universum van een andere site. Zo kunnen we spreken van syndicatie. Sommige computertalen of standaarden vergemakkelijken gegevensstroom van de ene site naar de andere.
deze
sharing
en
de
Aan de opdrachtnemer wordt gevraagd om te vermelden of zijn oplossing de mogelijkheid biedt om de content te 'poolen' en zo ja, dan dient hij de aanbevolen methode te beschrijven. Hij zal duidelijk de basiselementen vermelden die oorspronkelijk in de technische oplossing worden opgenomen alsook de elementen die ontwikkeld moeten worden om deze sharing mogelijk te maken. ExF49: de inschrijver stelt zijn voorstel van content sharing voor en specificeert de oorspronkelijke elementen, die in de oplossing begrepen zijn, alsook de te ontwikkelen elementen.
133
Bijzonder bestek
F.
S&L/AO/390/2014
134/206
F. KWALITEITSEISEN
1.
KWALITEITSPLAN
De inschrijver zal een kwaliteitsplan opstellen, voor de hele looptijd van het contract, om het goede verloop van het project te garanderen. Dit kwaliteitsplan zal betrekking hebben op alle aspecten van het project, d.w.z. zowel op de technische aspecten van de deliverables en van de ontwikkelingen als op het beheer van het project of de technische aspecten. Indien de inschrijver zich wenst te verbinden tot de naleving van internationale standaarden, normen of aanbevelingen (ISO 15489, ISO 30300X, ISO 16175, MoReq 2010, ISO 9000, ISO 14000, ISO 27000, …), dan zal hij deze in zijn plan vermelden. Het kwaliteitsplan zal regelmatig beoordeeld worden tijdens vergaderingen van de stuurgroep (steering comittee) of van het projectteam (project team). ExQ5: de inschrijver verstrekt een kwaliteitsplan. Dit document is een integraal onderdeel van zijn offerte.
1.1. Opstelling van ondersteunend materiaal – methodologische ondersteuning In het kader van zijn opdracht zal de inschrijver ondersteunend materiaal opstellen. Dit materiaal is bestemd voor de huidige en toekomstige medewerkers van de dienst Fisconetplus. Het zal, behalve een administratief doel, ook een pedagogisch doel hebben. Het zal in het Nederlands en het Frans worden opgesteld. De lijst van het ondersteunende materiaal zal vastgesteld worden in functie van de gekozen technische oplossing en zal gespecificeerd worden in het PID. Ten minste zullen echter de volgende handleidingen worden opgesteld: - voor fase 1: - een handleiding over de metadata die in de oplossing worden gebruikt; - een handleiding over de werking van de oplossing (inzicht in alle processen ten behoeve van de medewerkers van Fisconetplus); - een handleiding voor de uitwerking van Documents Types en officesjablonen voor de uitwisseling van informatie; - een handleiding over de processen. -
indien fase 2 wordt ontwikkeld, zal een handleiding over de Document Collaboration worden opgesteld;
-
indien fase 3 wordt ontwikkeld, zal een handleiding over de Social Collaboration worden opgesteld;
134
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
135/206
in het kader van fase 4 zal een handleiding over het beheer van de verandering worden opgesteld.
ExQ6: de inschrijver verbindt zich ertoe om, in samenwerking met de Administratie, het in het PID vastgestelde ondersteunende materiaal op te stellen.
1.1.1.
Online hulp
De inschrijver zal een online hulp voor de oplossing opstellen (publicatie op de portal). ExQ7: de inschrijver stelt een online hulp op (gedeelte publicatie en gedeelte portal)
1.2. Opstelling van een document -
De oplossing biedt de mogelijkheid om de documenten te groeperen in functie van hun status en om de evolutie ervan te volgen (draft, validatie aan de gang, gevalideerd, verspreid, enz.).
ExQ8: De oplossing voorziet in een beheertool voor de in functie van zijn status gegroepeerde content.
1.3. Ergonomie -
-
-
-
De oplossing zal voorzien in gestandaardiseerde schermen die de gebruikers snel onder de knie kunnen krijgen; Een structuur van visuele indicaties en een transversale iconografie voor de gehele oplossing; Tussen de verschillende delen van de oplossing zal een visueel onderscheid ontwikkeld worden: publicatie - opzoeking – portal, ... om de gebruiker of de lezer goed te begeleiden, en in functie van de toegangsrechten; Voor het portalgedeelte zal een onderscheid zichtbaar zijn tussen de geauthenticeerde en de niet-geauthenticeerde versie; er zal op de pagina een mogelijkheid beschikbaar zijn om van de ene status over te gaan naar de andere; De contentnavigatie zal ontwikkeld worden op basis van de huidige gebruikerservaring. De nieuwe oplossing moet de huidige schermen niet overboord gooien, maar moet deze gebruikerservaring verfijnen; Ondersteuning bij de invoer; Online hulp.
ExQ9: de inschrijver verbindt zich toegankelijkheidsstandaarden van de W3C.
ertoe
zich
te
schikken
naar
de
ExQ10: de inschrijver zal zich baseren op verifieerbare gebruikerservaringen om de pagina's en de navigatie van de raadplegingsportal te ontwikkelen. maar ook om het productiegedeelte te ontwikkelen. De inschrijver zal de nodige tests uitvoeren. De inschrijver beschrijft in zijn offerte zijn testprotocol en becijfert dit.
135
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
136/206
1.4. Opleiding van de gebruikers De inschrijver verbindt zich ertoe de medewerkers van de dienst Fisconetplus alsook de externe medewerkers op te leiden om het gebruik van de oplossing te optimaliseren. De organisatie van deze opleidingen zal in gemeenschappelijk overleg met de Administratie plaatsvinden binnen het projectteam. De FOD Financiën verwacht van de opdrachtnemer dat hij regelmatig opleidingen organiseert in verband met het gebruik van de geïntegreerde oplossing. Er zullen drie types van dergelijke opleidingen zijn - opleidingen voor de medewerkers van de dienst Fisconetplus over het gebruik van de applicaties en bepaalde technische aspecten; - opleidingen van het type train the trainer voor de aspecten van de fasen 2 en 3; - opleidingen voor het ICT-personeel. Voor elk type opleiding zal ondersteunend materiaal aan de leerlingen ter beschikking gesteld moeten worden. Wat de opleidingen voor de medewerkers van de dienst Fisconetplus betreft, zal een algemene opleiding gegeven worden vóór de voorlopige oplevering van fase 1. Vervolgens zal, bij iedere wijziging van de applicatie, aan de medewerkers informatie verstrekt worden over de technische en praktische wijzigingen die in de geïntegreerde oplossing zijn aangebracht. Er is een resultaatsverplichting in verband met het feit dat de medewerkers hun competenties behouden met betrekking tot het gebruik van de geïntegreerde oplossing. Na elke opleiding zal de opdrachtnemer de handleidingen en de technische documentatie updaten. De opleidingen train de trainer zullen georganiseerd worden bij de voorlopige oplevering van fase 2 en fase 3. De opleidingen voor het ICT-personeel zullen 'ad hoc' gegeven worden in functie van de evolutie van de installatie en van de ontwikkelingen van de geïntegreerde oplossing, d.i. wanneer de ICT-diensten daarom verzoeken maar ook na iedere voorlopige oplevering van een fase. Organisatie van de opleidingen De opdrachtnemer moet de opleidingen verzorgen in het Nederlands en het Frans. Het Engels mag uitzonderlijk worden gebruikt voor bepaalde specifieke opleidingen op uitdrukkelijke voorwaarde dat de FOD Financiën hier vooraf mee akkoord gaat. Het personeel, belast met de opleidingsactiviteiten, moet: - over een bewezen ervaring beschikken inzake de opleiding die ze verzorgen; - een perfecte beheersing hebben van de taal waarin de cursus wordt gegeven; - over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers; - afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de juiste momenten van kunnen bedienen; - rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
136
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
137/206
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax of e-mail, gevolgd door een bevestiging via aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van een of meerdere docenten die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door docenten die minimaal over evenwaardige capaciteiten beschikken als de in de offerte vermelde kwalificaties. Deze opleidingsactiviteiten vinden plaats, ofwel in de gebouwen van de FOD Financiën, ofwel in de lokalen van de opdrachtnemer. Naargelang de omstandigheden zal de FOD Financiën als enige beslissen over de locatie van de opleidingen. Indien de opleiding echter zou worden gegeven in de lokalen van de opdrachtnemer, mag die laatste lokalen buiten zijn eigen gebouwen voorstellen, voor zover deze zijn gelokaliseerd in de Brusselse regio. Als de opleidingen gegeven worden in lokalen van de opdrachtnemer, dan zal hij aan de deelnemers de nodige apparatuur ter beschikking stellen voor de gegeven opleiding. Als de opleidingen gegeven worden in de lokalen van de Administratie, dan zal de opdrachtnemer de specifieke behoeften aan apparatuur voor de opleiding vroeg genoeg meedelen zodat de Administratie de nodige maatregelen kan nemen. Cursusmateriaal zal aan iedere deelnemer in zijn taal worden verstrekt. Van deze regel kan niet worden afgeweken zonder voorafgaande verwittiging en toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal de deelnemers drank aanbieden en zorgen voor een lunch voor elk van deelnemers, en dit gedurende de hele opleidingssessie (bij een opleiding buiten de lokalen van de FOD). Voor de opleidingen van het eerste type: twee groepen van maximaal tien personen (een Franstalige en een Nederlandstalige groep). Voor de opleidingen van het tweede type: twee groepen van maximaal tien personen (een Franstalige en een Nederlandstalige groep) afkomstig van de algemene partneradministraties van Fisconetplus. Daarbij komen, in functie van de behoeften en van hun beschikbaarheid, medewerkers van de dienst Communicatie maar ook van de operationele cellen die belast zijn met de communicatie binnen de Algemene Administratie (voor een maximum van 15 personen per groep). De opleidingen voor het ICT-personeel (type 3) zullen verstrekt worden aan de system engineers (maximaal 5 personen), de beheerders en de ontwikkelaars van het systeem (een groep van maximaal 6 personen). Er moet een opleiding voor de Servicedesk overwogen worden (opmerking: de servicedesk werkt volgens de ITIL-principes): hier stelt de inschrijver een korte opleiding voor, in groepen van maximaal 10 personen. De opleiding wordt zo georganiseerd dat de aanwezige leden van de Servicedesk een voldoende inzicht verkrijgen in de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers ("train the trainer"). Zij zal betrekking hebben op alle aspecten van de producten, services en software. De offerte zal de inhoud van de cursussen specificeren. Voor de opleidingen die het voorwerp uitmaken van certificeringen vanwege softwareleveranciers, moet het materiaal van de gecertificeerde opleidingen worden gebruikt. De docent van elke opleiding moet als moedertaal de taal hebben waarin de cursus wordt gegeven.
137
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
138/206
Aan elke deelnemer zullen cursusnota’s worden verstrekt, die bij voorkeur in de taal van de deelnemer opgesteld zijn. Van deze regel kan niet worden afgeweken zonder voorafgaande verwittiging en toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal de aanwezigheden van de deelnemers per halve dag opnemen. ExF50: de inschrijver dient een gebudgetteerd technisch voorstel in om aan deze vraag naar opleidingen te beantwoorden (per type).
1.5. Kennisoverdracht In aanvulling op de opleidingen die de medewerkers in staat zullen stellen om de technische evolutie en het onderhoud van de oplossing te volgen en in aanvulling op de verplichtingen om over alle componenten documentatie te verstrekken en handleidingen op te stellen, zal binnen zes maanden na het contract een overdracht van functionele en technische kennis georganiseerd worden. ExQ11: de inschrijver zal een overdracht van kennis organiseren. Hij zal in zijn offerte de raming (in dagen) vermelden van de tijd die hij nodig heeft om deze overdracht te realiseren en zal eveneens de dagprijs vermelden.
1.6. Beheer van de verandering De inschrijver beschrijft zijn methodologie en zijn benadering wat betreft het beheer van de verandering. Hij legt uit hoe hij de FOD Financiën wil helpen bij de implementering van het nieuwe systeem, met de impact op de organisatie van de werkmethodes. De inschrijver beschrijft de aan de FOD Financiën geboden meerwaarde in de context van het beheer van de verandering. In dit verband moet hij in de volgende activiteiten voorzien: •
Voorbereiding op de verandering
•
Ondersteuning van het team van de FOD Financiën bij de ingebruikname van het nieuwe systeem en tijdens de transitiefase
•
Opvolging na de implementering, met ondersteuning van het management, de gebruikers en het technisch/supportpersoneel.
Voor de aspecten met betrekking tot Social Collaboration zal de inschrijver in een document de verschillende stappen beschrijven voor een geslaagde implementatie in een organisatie zoals de FOD Financiën. Hij zal bijzondere aandacht besteden aan de creatie, de organisatie, de animatie en het onderhoud van wat gewoonlijk de Communities genoemd wordt. Voor het gedeelte Social Collaboration zal de inschrijver uitgenodigd worden om contact op te nemen met de diensten van P&O en van Communicatie die bij deze materie betrokken zijn om de ontwikkelingen goed te coördineren. ExQ12: de inschrijver beschrijft en specificeert de middelen en zijn benadering om aan dit punt te beantwoorden (beheer van de verandering). Hij becijfert het.
138
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
139/206
1.7. Beheer van het project en methodologie: PMFin De opdrachtnemer heeft toegang tot PMFin, onze methodologie en procedure voor projectbeheer. De actualiseringen van deze methodologie worden automatisch toegepast. De opdrachtnemer zal ervoor zorgen dat hij deze actualiseringen verkrijgt. PMFin is de unieke en standaard projectmethodologie van de FOD Financiën. Ze is gebaseerd op de internationale norm Prince 2. De methodologie wordt ondersteund door de ProjectMaster-tool.
139
Bijzonder bestek
1.7.1.
S&L/AO/390/2014
140/206
PID
De inschrijver wordt uitgenodigd om een “Project initiation document” (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document is voor ons een product, een werkeenheid binnen ons eigen PID. Naar aanleiding van de kick-off wordt dit PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met inbegrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel: Het plan moet voor elke fase/elk deel van een fase de taken, hun duur en het aantal betrokkenen specificeren. Het plan moet ook de samenwerking toelichten die wordt verwacht van het personeel van de FOD Financiën. Na de gunning van het project zal door de inschrijver het PID en een volledig en gedetailleerd projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De formele goedkeuring van het PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is aan de inschrijver om het PID tijdens de duur van het project up-to-date te houden. Elke wijziging aan het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de stuurgroep van het project. Het PID van de inschrijver zal voor ons eigen PID een informatiebron vormen voor de producten en werkeenheden waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn. Het Project Initiation Document beantwoordt aan minimale eisen: -
-
-
1.7.2.
beschrijving van de context van het project, definitie van het project, de doelstellingen, de omvang; een solide en goed onderbouwde PBS – project breakdown structure: producten, beschrijving, kwaliteits- en beoordelingscriteria; een volledige WBS (“Work Breakdown Structure”), een gedetailleerde en realistische planning van het project met de mijlpalen (Gannt) en de duur van de verschillende fasen, subfasen, activiteiten en taken, de (financiële, menselijke en andere) middelen die per fase moeten worden aangewend. Deze planning zal up-to-date gehouden worden; gedetailleerde risicoanalyse en definitie van de beheersmaatregelen; voorstel van projectstructuur, rekening houdend met de rolomschrijving in dit hoofdstuk; afhankelijkheid van andere projecten; kwaliteitsplan; Communicatieplan (met “change management”-aspecten); verslagen en opvolging van de uitvoering (situatie en vooruitgang).
Governancestructuren
Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheersstructuren van de FOD Financiën. Deze worden in onderstaand schema weergegeven:
140
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
141/206
Projectleider Elk project van de FOD Financiën wordt geleid door een interne projectleider (business). Deze wordt aangesteld door de sponsor, in samenspraak met de stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. De interne projectleider en de externe projectcoördinator verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project.
dragen
de
hele
Stuurgroep (Steering Committee) De stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: hij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt hij alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, naleven van de SLA's, kwaliteit van de uitvoering, enz.). Daarom brengen de projectleider en de externe projectcoördinator regelmatig verslag uit bij de stuurgroep: situatie, vooruitgang, risico's en problemen, ... De stuurgroep bestaat uit de sponsor, een seniorprofiel van de inschrijver, de projectleider en de externe projectcoördinator en een vertegenwoordiger van de gebruikers. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden afhankelijk van hun belang bij het project of voor projectspecifieke aspecten. Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (intern en extern), die ieder verslag uitbrengen bij de verantwoordelijke van hun werkeenheid ("work package") of bij de projectleider. Idealiter maken de volgende functies deel uit van het team: ICT-projectcoördinator (die zorgt voor de samenwerking met de stafdienst ICT), change coordinator (stafdienst P&O of dienst OCC, belast met het wijzigingsbeheer), externe coördinator (contractant). 141
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
142/206
Operationele PMO De operationele PMO kan de projectleider helpen bij het beheren en beheersen van het project, bij het toepassen van de PMFin-methodologie, bij het gebruik van de ProjectMasterprojecttool en bij het opstellen van de verslagen voor de stuurgroep of het directiecomité. Kick-offmeeting Binnen een periode van maximaal 1 maand na de toewijzing van de opdracht moeten de opdrachtnemer en de FOD Financiën een eerste vergadering van de stuurgroep, kickoffmeeting genaamd, houden. Deze vergadering is het officiële begin van het project. Tijdens deze eerste vergadering wordt, indien dit uit het bestek nodig blijkt, het PID onderzocht, worden de samenstelling van de teams en hun professionele vaardigheden, de agenda van de rapporteringsvergaderingen en de vergaderingen van de stuurgroep, de modaliteiten voor het projectbeheer en de planning voor de uitvoering van de opdracht voorgesteld, worden de principes van de SLA toegelicht, enz. Een document dat in tweevoud wordt opgesteld door de opdrachtnemer en wordt gevalideerd door de aanbestedende overheid bevestigt officieel het begin van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Vergaderingen van de stuurgroep Na de kick-offmeeting legt de eerste stuurgroep de datums voor zijn volgende vergaderingen vast, in principe maandelijks. De sponsor of de projectleider kunnen altijd een stuurgroep samenroepen buiten de vastgelegde datums. Andere vergadermomenten Eenmaal per week komt de projectleider samen met het projectteam en stelt een verslag op waarin de situatie van het project wordt beschreven. Het verslag wordt bezorgd aan de belangrijkste betrokken partijen (te bepalen bij de kick-off). Kwaliteit In het PID wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteit. In het PID legt de inschrijver uit hoe hij wil toezien op de kwaliteit. De FOD Financiën kan het QUAC (Quality Assurance Control Committee) overigens vragen om een bijkomende controle voor het naleven van de normen en standaarden. Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de mogelijkheden. Rapporteringen Na de voormelde vergaderingen en op afgesproken tijdstippen zal de opdrachtnemer de nodige verslagen opstellen over de gebruikte middelen (personeel, methoden, materiaal, software), de vooruitgang van het project, de projectsituatie, ... Periodiek, namelijk eenmaal per maand, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt vastgelegd tijdens de kick-offmeeting, zal de opdrachtnemer een volledig verslag over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase) opmaken voor de stuurgroep. Het verslag zal melding maken van eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen. 142
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
143/206
De opdrachtnemer zal ook coördinatie- en werkverslagen over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase), de eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen organiseren. De vergaderingen zullen op gerichte tijdstippen plaatsvinden, op vraag van de partijen. De opeenvolging van deze vergaderingen zal afhangen van de vooruitgang van de projectfasen. De FOD Financiën zal de exacte plaatsen en datums van de vergaderingen meedelen. De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om toezicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering voor de projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die wordt weergegeven in het Gantt-schema van het project, aangevuld met een korte schriftelijke toelichting met betrekking tot de belangrijkste punten, eventuele problemen en hun oplossing. Alle details met betrekking tot de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zullen bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, middelen) zullen eerst besproken worden binnen het projectteam. Als de projectleider het noodzakelijk acht, zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de stuurgroep. De projectleider rapporteert iedere maand aan de stuurgroep over de voortgang van het project.
1.8. Projectsturing De SPF-Financiën hecht veel belang aan de naleving van de planning inzake de implementatie en de terbeschikkingstelling van de geïntegreerde oplossing binnen de vastgestelde termijnen. Verandering van projectleider Deze verandering kan slechts plaatsvinden na toestemming van de Administratie. Ter herinnering: De in de offerte vermelde projectleider zal het team van de inschrijver leiden en zal ten minste tijdens de eerste twee jaren van het contract zijn functie behouden. Gespecialiseerd aanvullend personeel Het team van de inschrijver moet, indien nodig, kunnen beschikken over medewerkers die gespecialiseerd zijn in de volgende materies: specialist documentatie en GOL/RM, businessanalist, deskundige zoekmachine (installatie en configuratie), solution architect. De inschrijver zal het aantal vereiste ontwikkelaars inzetten in functie van de ontwikkelingen van de oplossing. ExQ13: de inschrijver zal een volledig organigram van zijn team en de curricula vitae verstrekken (bijlage 2). Wekelijkse installatierapporten Tijdens alle fasen zal een verslag van het installatieverloop naar de Administratie gestuurd worden. Dit verslag zal bestudeerd worden met de ICT-projectleider, die zal voorstellen om het te valideren of om het verder te leiden naar de projectleider voor de definitieve validatie. 143
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
144/206
De tests De inschrijver zal, telkens als dat nodig is, een testplan indienen. Dit plan zal melding maken van de uit te voeren tests en de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze tests en het zal de doelstellingen van de tests specificeren. De verwachtingen met betrekking tot de medewerkers van het Departement die bij de uitvoering van de tests betrokken zullen worden, zullen gespecificeerd worden. De procedure zal door de inschrijver worden verstrekt. Verslagen van de services De opdrachtnemer zal maandelijks de volgende verslagen verstrekken over de geleverde services: - beschikbaarheid van de infrastructuur; - prestaties; - incidenten; - status van de Change Requests; - open punten/acties; - status van de wijzigingen, upgrades, patches en andere onderhoudshandelingen + planning van de software-upgrades. Technische documentatie De opdrachtnemer moet aan de Administratie alle technische documentatie bezorgen in het Nederlands, in het Frans of in het Engels, in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie moet meer bepaald een documentatie omvatten van het systeem zoals het is opgebouwd, naast de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, alsook een gedetailleerde beschrijving van het hele systeem, met uitleg over de verschillende subsystemen en de bijbehorende koppelingen. De offerte moet het type van drager preciseren waarop de documentatie zal worden geleverd (papier, dvd, usb-stick), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden waartegen bijkomende exemplaren kunnen worden besteld. De opdrachtnemer is verplicht, op eenvoudig verzoek van de Administratie, alle kenmerken betreffende het gebruik van de geleverde uitrustingen te verstrekken.
1.9. Toegangsperiodes - continuïteit van de services De oplossing moet toegankelijk zijn gedurende de voordien in dit bijzonder bestek vastgestelde tijdzones (zone 1: van maandag tot vrijdag, van 7 tot 20 uur; zone 2: weekends, en tijdens de week buiten de tijdsperiodes van zone 1). ExQ14: de inschrijver verbindt zich ertoe de beschikbaarheid van de oplossing en haar toegangskanalen te garanderen en de in dit bijzonder bestek vastgestelde SLA's toe te passen.
1.10. Toegangsrechten Er zijn ten minste drie verzamelingen van toegangsrechten: -
De toegang tot de publicatietool door de medewerkers van Fisconetplus en van buiten de dienst Fisconetplus (van wie minimaal beheerders en gebruikers) 144
Bijzonder bestek
-
-
S&L/AO/390/2014
145/206
De toegang tot de Document Collaboration tool; De toegang tot de raadpleging via de portal (interne gebruikers en externe gebruikers).
ExQ15: voor elk beheer van toegangsrechten verbindt de inschrijver zich ertoe de door de FOD Financiën uitgewerkte standaarden na te leven. ExQ16: de inschrijver verbindt zich ertoe alle processen met betrekking tot het beheer van de verzameling van toegangsrechten te documenteren. Het zal voor iedere verzameling de verschillende functies specificeren.
1.11. Open of Free licenties Het staat de inschrijver vrij om voor zijn ontwikkelingen, geheel of gedeeltelijk, een beroep te doen op producten die gedistribueerd worden onder Open of Free licentie. De gebruikte licentie mag geen wederkerigheid opleggen. Elke ontwikkelde evolutie zal geen distributieverplichting impliceren en geen recht geven op een overdracht van rechten of op enige vorm van vergoeding aan haar auteurs. De inschrijver verbindt zich ertoe slechts te ontwikkelen onder de toegestane voorwaarden en binnen de grenzen van de verlening van rechten van de licentie van het Open of Free product dat hij zou gebruiken. De inschrijver zal zich vergewissen van de compatibiliteit tussen de verschillende gratis licenties; sommige combinaties van codes onder verschillende licenties zijn onmogelijk.
De inschrijver zal exhaustief alle licenties van de in het kader van deze opdracht gebruikte Open Source en Free producten vermelden. ExQ17: de inschrijver garandeert dat de combinatie van codes onder verschillende Free of Open licenties mogelijk is, dat geen enkele combinatie tegenstrijdige clausules bevat die zouden leiden tot een onbruikbare oplossing of niet de instandhouding zouden garanderen van de ontwikkelingen voor het exclusieve gebruik van de FOD Financiën (obligatie tot het verspreiden van de broncode onder bepaalde Free of Open licenties). De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om aan de inschrijver de bevestiging van deze garantie te vragen die werd opgesteld door een advocatenkantoor gespecialiseerd in intellectuele eigendom en ICT-rechten.
1.12. Evolutiviteit De FOD Financiën eist dat de omgevingen die hij aanschaft evolutief zijn. Tijdens het hele project moet voorzien worden in ontwikkelingen in termen van servers, software, werkstations, office suites, enz. Deze ontwikkelingen worden doorgaans vooral aangekondigd door de fabrikanten of de editors. De door de inschrijver voorgestelde oplossing moet de mogelijkheid bieden om voor al haar componenten, gedurende de contractperiode, belangrijke en minder belangrijke releases te installeren. 145
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
146/206
ExQ18: de inschrijver moet zijn maatregelen beschrijven in verband met het gedrag van zijn product in geval van de opvolging of actualisering van de omgeving. ExQ19: de inschrijver vermeldt of de FOD Financiën voor alle componenten gedurende de contractperiode over belangrijke of minder belangrijke releases beschikt, en of de FOD Financiën deze kan installeren. ExQ20: de inschrijver zal het type ondersteuning en de modaliteiten daarvan beschrijven. ExQ21: vóór iedere installatie van een nieuwe component zal de inschrijver zich volledig informeren om de Administratie te vrijwaren tegen ieder risico dat er een conflict is tussen deze nieuwe component en de informaticaomgeving van de Administratie. ExQ22: bij iedere installatie van een belangrijke of minder belangrijke release zal de inschrijver de verbeteringen en de door deze release opgeloste conflicten beschrijven. ExQ23: de inschrijver verbindt zich ertoe om de terugkeer naar een vorige situatie mogelijk te maken indien de installatie van een nieuwe component of van een nieuwe release tot een abnormale werking van de applicatie zou leiden. De inschrijver zal het proces met betrekking tot de terugkeer naar een vorige situatie beschrijven.
1.13. Dagelijkse back-up Er moet een procedure bij het PID gevoegd worden die een beschrijving geeft van de backup die van de oplossing en de gegevens gemaakt zal moeten worden door de inschrijver of de ad-hocdiensten van de FOD Financiën onder leiding van de inschrijver. Een volledige back-up zal een herstel na een ramp mogelijk maken. ExQ24: de inschrijver verbindt zich ertoe dat de back-upprocessen gedocumenteerd en geïmplementeerd worden.
1.14. Omgevingen In dit bijzonder bestek werden verschillende technische omgevingen beschreven: ontwikkeling, acceptatie en productie. ExQ25: de inschrijver verbindt zich ertoe de drie in dit bijzonder bestek beschreven omgevingen te configureren. Hij specificeert hoe ze geïnstalleerd en beheerd zullen worden.
1.15. Onderaannemers De inschrijver zal van tevoren aan de Administratie melden dat hij een beroep doet op een of meer onderaannemers. Voor iedere onderaannemer zal de inschrijver alle nodige informatie verstrekken om zijn/hun capaciteiten te beoordelen (uitgevoerde werken en curriculum vitae).
146
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
147/206
Na instemming van de Administratie kan de inschrijver ze inschakelen voor het project. Elke onderaannemer zal het akkoord van niet-openbaarmaking van informatie moeten ondertekenen. ExQ26: de inschrijver zal de aan de onderaannemers gedelegeerde taken en verantwoordelijkheden specificeren. Hij deelt iedere wijziging mee aan de FOD Financiën. Hij zal cv's en een ondertekend akkoord van niet-openbaarmaking van informatie verstrekken.
1.16. Onderhoud De inschrijver moet uitleggen hoe hij het onderhoud denkt te organiseren. Dit begint pas na het verstrijken van de garantieperiode. De volgende terminologie wordt gebruikt: - Het correctieve onderhoud: is het corrigeren van gebreken in de werking of van niet-conformiteiten van een software. - Het adaptieve onderhoud: bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de toepassing zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de toepassing op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering van een toepassing, bijvoorbeeld: een besturingssysteem, een systeem voor databasebeheer, ...); - Het evolutieve onderhoud: bestaat uit het laten evolueren van de toepassing door extra functies of modules toe te voegen of door een bestaande functie te vervangen door een andere, of door een andere aanpak voor te stellen. De berekening van de garantietermijn verschilt per onderhoud. Een garantie van twee jaar dekt standaard de software en de geleverde hardware. De garantie vangt aan vanaf de voorlopige oplevering. Zo begint de garantie van fase 1 in het kader van deze opdracht te lopen vanaf de voorlopige oplevering van fase 1. De garantie die een adaptief onderhoud of een evolutief onderhoud dekt begint te lopen bij de oplevering van dit onderhoud en voor de elementen waarop dit onderhoud betrekking heeft. Het correctieve onderhoud vindt plaats tijdens de garantieperiode, behoudens verborgen gebreken. Onderhoudsprogramma De inschrijver moet het onderhoud beschrijven dat verricht moet worden voor de geleverde producten. Correctief onderhoud/technische problemen De opdrachtnemer zal minstens de nodige technische bijstand verstrekken voor het geleverde systeem om technische problemen op te lossen. De technische bijstand wordt verleend tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD (van 7.30 tot 18.00 uur). De aanvragen moeten opvolgbaar zijn voor de medewerkers van de FOD Financiën. Het moet mogelijk zijn om de interventies elke dag van de week, 24 uur per dag te volgen. De applicatie zal gehost worden bij de leverancier, die ook het beheer ervan verzorgen. Ze zal dienen om het reactievermogen en de kwaliteit van de interventies te beoordelen in het 147
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
148/206
kader van de SLA. De applicatie moet verbonden kunnen worden met de Servicedesk van de FOD Financiën. Adaptief onderhoud Het adaptatieve onderhoud betreft de wijzigingen aan software en toepassingen op basis van wijzigingen en upgrades van omgevingen, cliënttoepassingen en standaarden van de Administratie. Het gaat om belangrijke en minder belangrijke upgrades van de software van de geïntegreerde oplossing. Het adaptatieve onderhoud zal uitdrukkelijk aangevraagd worden door de FOD Financiën. Na de garantieperiode die eveneens dit onderhoud dekt, wordt zij gedekt door de post "Aanvullende bijstand" van het bijzonder bestek. Evolutief onderhoud De toevoeging van nieuwe functionaliteiten, van nieuwe modules, de verrijking van de oplossing, de vervanging van een bestaande functie door een andere, enz. zal plaatsvinden op voorstel van de opdrachtnemer of van de Administratie. Ze valt buiten de garantie van de oplossing. Ze zal gerealiseerd worden door de post "Aanvullende bijstand". Interventietermijn De opdrachtnemer moet op ieder verzoek om interventie reageren binnen een termijn die in overeenstemming is met de SLA. Planning van het onderhoud De opdrachtnemer zal de grote lijnen van het onderhoudsprogramma beschrijven dat hij voor de productiesites zal toepassen. Dit betreft alle onderhoudswerken aan het systeem: dagelijks, wekelijks, maandelijks of ander onderhoud.
1.17. Betrouwbaarheid van de editor Aangezien de FOD zich voor vier jaar of langer verbindt met een partner en een specifieke oplossing, moet deze laatste de FOD Financiën in staat stellen om aan burgers en ondernemingen de levering van een service te garanderen. In het kader van deze opdracht gaat het om de terbeschikkingstelling van een fiscale en juridische kennisbank. Ongeacht de oplossing die de inschrijver voorstelt, verwacht de FOD van deze laatste dat hij de duurzaamheid van zijn oplossing garandeert. Elementen die deze duurzaamheid garanderen zijn onder andere het aantal opdrachten waarbij een implementatie zoals deze die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, succesvol of overtuigend was. Een ander element is de beschikbaarheid, binnen het team van de werknemer dat daadwerkelijk aan de implementatie van de oplossing werkt, van door de editors van de gebruikte software gecertificeerde personen of van personen van wie de opleiding voor een optimaal gebruik van een softwareprogramma gecertificeerd is. Door de organisatie van opleidingen die tot een certificering leiden verbindt een editor zich tot het duurzaam maken van zijn product of producten.
148
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
149/206
Een voorbeeld : zo organiseert Microsoft "Technology Associate", "Solution Associate" en " Solution Expert" opleidingen rond zijn Sharepoint-oplossing.
ExQ27: de inschrijver verbindt zich ertoe alle nodige informatie te verstrekken om de betrouwbaarheid van de editor te bewijzen op het gebied dat het voorwerp is van de opdracht. ExQ28: de inschrijver verbindt zich ertoe dat de meeste leden van zijn team over certificeringen beschikken in de voorgestelde oplossing. Hij zal hiervan een lijst opmaken die bij de curricula vitae gevoegd zal worden.
1.18. Beveiliging Het personeel van de aannemer dat in de lokalen van de FOD Financiën moet werken, moet zich schikken naar de veiligheidsmaatregelen die in die lokalen van toepassing zijn. Deze maatregelen omvatten maatregelen voor toegangscontrole. Iedere persoon die in de lokalen van de FOD Financiën werkt, moet worden geïdentificeerd en moet in het bezit van een identificatiebewijs zijn. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor de toegang tot zijn lokalen te weigeren aan een persoon die niet de nodige veiligheidsgaranties voorlegt. De aannemer en zijn personeel zijn gebonden door het beroepsgeheim voor alle informatie die hun in het kader van deze opdracht ter kennis wordt gebracht betreffende de organisatie van de FOD Financiën of betreffende de door de FOD Financiën verwerkte informatie. Zij zijn eveneens door het beroepsgeheim gebonden voor alle informatie die hun in het kader van deze opdracht ter kennis wordt gebracht betreffende de architectuur van het netwerk van de FOD Financiën en de middelen die gebruikt worden om dit netwerk te beschermen. De aannemer zal zijn werken en interventies op zulke wijze organiseren in de lokalen van de FOD Financiën: - dat de werking van de diensten van de administratie niet in het gedrang komt; - dat de veiligheid van de site niet in het gedrang komt; - dat de veiligheid van het personeel dat er werkt niet in het gedrang komt.
ExQ29: de inschrijver verbindt zich ertoe alle bij de FOD Financiën van kracht zijnde procedures en veiligheidsmaatregelen te respecteren. Hij beschrijft de verschillende maatregelen die hij zal nemen om deze veiligheid te garanderen.
1.19. Vertrouwelijkheid van de gegevens De vertrouwelijkheid wordt zowel gegarandeerd door de matrix die de toegang tot de door de gebruikers geraadpleegde informatie beveiligt als door de genomen maatregelen met betrekking tot de medewerkers van de opdrachtnemer. Geen enkele content van Fisconetplus mag overgedragen, gekopieerd, gewijzigd, enz. worden zonder de toestemming van de Administratie zoals vermeld in punt 6.7 "Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener". De procedures in verband met de beveiligingsmatrix worden beschreven in paragraaf 3.7 van de vaststelling van de behoeften.
149
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
150/206
Met betrekking tot de medewerkers van de opdrachtnemer, met inbegrip van de eventuele onderaannemers, verbindt de onderaannemer zich ertoe om procedures voor vertrouwelijkheidscontrole in te stellen. Data-encryptie is niet vereist. ExQ30: de inschrijver beschrijft zijn werkmethodes die de vertrouwelijkheid van de geraadpleegde gegevens van de FOD Financiën garanderen en staat in dit kader een audit toe.
1.20. Migratie van de gegevens De migratie van de gegevens van het oude naar het nieuwe platform is een fase met een zeer grote kritikaliteit. Deze gegevens vormen het hart en de rijkdom van het beheer van de juridische en fiscale kennis van het Departement vanuit een geïnformatiseerd systeem. Ze zijn van grote waarde voor alle interne en externe gebruikers. De gegevens die gemigreerd moeten worden, zijn beschikbaar op de Fisconetplus-portal en in Nuxeo. Ze komen uit drie bronnen: - de publicatie van de documenten die afkomstig zijn van Nuxeo en die zich in een knoop van de taxonomie bevinden die identiek is aan die van de portal; - de crawling met behulp van de zoekmachine van verschillende interne sites (van de invordering, de geschillen, de FAQ's van de applicatie van het contact center, van de e-learning); - de crawling met behulp van de zoekmachine van de externe sites; - de in Nuxeo bewaarde content die echter niet meer toegankelijk is op de portal. Deze gegevens moeten beschouwd worden als officiële archieven. De migratie zal de set met documenten in het Frans (~350.000) en in het Nederlands (~350.000) van Nuxeo DM moeten terugvinden. Voor elke migratiefase moet de inschrijver een migratieplan voorbereiden dat de volgende elementen moet omvatten: - frequentie van de migratie; te transfereren gegevensvolume, formaten en noodzakelijke transformaties; voorbereidende procedures die het migratieproces inleiden vanuit technisch oogpunt en vanuit een businessoogpunt; - de voorafgaandelijke voorwaarden en vereisten die een impact hebben op de migratie van specifieke bronnen, dat wil zeggen de export van de metadata, businessaudit en SLA, enz.; - de noodzakelijke opeenvolging van de te migreren bronnen en hun correlaties; - raming van de nodige tijd voor de migratie; - Checklist voor de migratie van specifieke bronnen: initiatie van audit en validering / sign-off van de manager; - raming van de noodzakelijke voorzieningen om de migratie van een bron uit te voeren; - procedure voor contingentie die moet worden opgestart in het geval van fouten voor een gedeelte of voor het gehele proces;
150
Bijzonder bestek
-
S&L/AO/390/2014
151/206
procedure voor post-migratie om de acceptatie van de migratie te bekomen, bijvoorbeeld testscript, acceptatie door het management en back-up.
ExQ31: de inschrijver zal zijn methode meedelen voor de migratie van de gegevens van het oude platform naar het nieuwe platform (contentgegevens, index van de zoekmachine, enz.). Hij zal aantonen dat er geen risico op het verlies van gegevens is en zal de manier vermelden om dit te controleren.
1.21. Technische documentatie De inschrijver vermeldt in zijn offerte de technische documentatie die hij ter beschikking zal stellen en beschrijft ze uitvoerig. De inschrijver moet verduidelijken volgens welke methode hij de documentatie zal bijwerken. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren voor de behoeften van interne verspreiding. De opdrachtnemer moet aan de Administratie alle technische documentatie bezorgen in het Frans, het Nederlands of het Engels, in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie moet meer bepaald een documentatie van het systeem zoals het is gebouwd omvatten, naast de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, beschrijven, alsook een gedetailleerde beschrijving van het hele systeem, met verduidelijkingen over de verschillende subsystemen en de bijbehorende koppelingen. De documentatie van het systeem zoals het is gebouwd en de gebruikershandleiding worden geleverd in een elektronisch formaat die de opzoekingen vergemakkelijkt. De offerte moet het type van drager preciseren waarop de documentatie zal worden geleverd (papier, dvd, usb-stick), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden waartegen bijkomende exemplaren kunnen worden besteld. De papieren documentatie moet digitaal beschikbaar gesteld worden in een vorm die een rechtstreekse opzoeking in de content vergemakkelijkt met de standaardsoftware van de FOD Financiën (bijvoorbeeld Adobe Reader). De inschrijver is verplicht, op eenvoudig verzoek van de Administratie, alle kenmerken betreffende het gebruik van de geleverde uitrustingen te verstrekken. Met het oog op de integratie in de software voor ICT-documentbeheer van de FOD wordt verplicht een elektronische versie van alle documentatie in Word bezorgd (of in pdf-formaat), die uiterlijk bij de voorlopige oplevering wordt verzonden.
1.22. Integratie met in de Servicedesk Technische ondersteuning via telefoon - servicedesk - ITIL De hierna gevraagde dienst moet op werkdagen worden verleend van 7.30 tot 18 uur. De FOD Financiën stelt een servicedesk ter beschikking van alle eindgebruikers. Deze servicedesk staat in voor de behandeling van alle soorten oproepen. De dienstverlener zal een tweedelijnshelpdesk voorzien voor problemen die verband houden met de niet- of slechte werking van de applicatie waarvoor hij verantwoordelijk is, tijdens de hele duur van 151
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
152/206
het project. Alle oproepen die de servicedesk niet van op afstand kan oplossen, worden doorgeschakeld naar deze helpdesk. De diensten die worden aangeboden door de inschrijver zullen worden ingevoerd volgens de ITIL-methodologie die bij de FOD Financiën wordt toegepast. Dat betekent meer bepaald dat bij het beheer van de incidenten, problemen, wijzigingen, enz. de methodes in overeenstemming moeten zijn met de methodes die van kracht zijn bij de FOD Financiën. De eerste lijn zal instaan voor het maken van het onderscheid tussen andere infrastructuurincidenten dan degene die voor deze opdracht geïmplementeerd worden en applicatieve incidenten. De inschrijver beschrijft de communicatie tussen de eerste en de tweede lijn. De eerste lijn moet de gebruiker in contact kunnen brengen met de tweede lijn als de eerste vermoedt dat het gesignaleerde incident een interventie ter plaatse of een communicatie tussen de tweede lijn en de gebruiker vereist. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij de ITIL-normen bij zijn taak wil toepassen en hoe hij de nodige kennis zal verwerven om zich te integreren in de bestaande processen. Hij dient de overdracht van de oproepen tussen de servicedesk van de FOD Financiën en de tweedelijnshelpdesk te organiseren. Hierbij moeten minstens de volgende kanalen worden gebruikt: - telefoon en e-mail ter beschikking van de operatoren van de servicedesk van de FOD Financiën; - automatisch of semiautomatisch, door de tool van de FOD Financiën (HP OpenView) te verbinden met de tool die de service manager gebruikt voor het beheer en de opvolging van de oproepen. De inschrijver legt in zijn offerte uit welke kanalen hij ondersteunt. Hij preciseert in het bijzonder: - de middelen waarover de administratie zal beschikken om op ieder ogenblik de staat van de open oproepen te controleren; - de middelen waarover de administratie zal beschikken om de naleving van de SLA te controleren; - de manier waarop hij eventueel voorstelt om de twee tools te synchroniseren (FOD Financiën en dienstverlener); - de rapporten die hij ter beschikking zal stellen van de FOD Financiën voor de followup van de servicekwaliteit; - de eventuele methode om op afstand bepaalde werkingsproblemen op te lossen. De dienstverlener moet de servicedesk ook feedback geven over de doorgestuurde oproepen; anders gezegd, hij moet de servicedesk informeren over de opvolging, via een vooraf meegedeeld kanaal dat de opvolging van de oproepen mogelijk maakt. De inschrijver licht deze dienst toe rekening houdend met de hier aangehaalde punten. Hij levert ook de andere geleverde diensten die hij nodig acht. Bij elke wijziging van het systeem wordt een bron- en documentatiecode geleverd die moet worden ingevoerd in het versiebeheerssysteem van de FOD Financiën. De wijzigingen worden pas doorgevoerd na het akkoord van de FOD Financiën. De dienstverlener stuurt alle nodige gegevens naar de CMDB (configuration management database), volgens de procedures die zijn bepaald door de FOD Financiën. Deze procedures zullen worden meegedeeld na de toewijzing van de opdracht. Ze kunnen tijdens de duur van het contract veranderingen ondergaan. 152
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
153/206
De FOD Financiën wijst de inschrijvers op het feit dat veel belang wordt gehecht aan het behoud van de integriteit van de CMDB. De inschrijvers geven in hun offerte duidelijk de maatregelen aan die ze hiervoor voorstellen.
OPMERKING: Dit bestek kan in geen geval worden beschouwd als een verbintenis van de FOD FINANCIEN die zich het recht voorbehoudt om de opdracht niet te gunnen.
Gelezen en goedgekeurd, De Voorzitter van het Directiecomité,
Hans D’Hondt
153
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
154/206
BIJLAGEN 1. Offerteformulier 2. Model voor curriculum vitae 3. Registratietabel van de ExFs-antwoorden 4. Registratietabel van de ExQs-antwoorden 5. Prijstabel 6. Vraagformulier 7. Akkoord van niet openbaarmaking 8.
In te vullen Service Level Agreement
9. Referentiemodel 10. ICT-kenmerken FOD Financiën 11. Analyse regionalisering 12. Huidige versie vs. historische versie 13. Voorbeeld van templates
154
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
155/206
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel BIJZONDER BESTEK NR.: S&L/AO/390/2014
OPEN OFFERTEAANVRAAG voor de vernieuwing van het platform "Fisconetplus" door een geïntegreerde oplossing (S&L/AO/390/2014)
De firma: (volledige benaming) met adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer: en waarvoor de heer/mevrouw
8
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. S&L/AO/390/2014, van de hiertoe omschreven dienst bestaande in de vernieuwing van het "Fisconetplus"-platform door een geïntegreerde oplossing, uit te voeren tegen de hieronder vermelde globale jaarlijkse prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in euro, exclusief btw:
8
Schrappen wat niet past
155
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
156/206
Voor het totale bedrag van prijstabel 1°(fase 0 + f ase 1 en gedeeltelijke fase 4):
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van prijstabel 2 (fase 2 en gedeeltelijke fase 4):
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van prijstabel 2bis (onderhoud fase 2):
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] 156
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
157/206
Voor het totale bedrag van prijstabel 3 (fase 3 en gedeeltelijke fase 4):
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van prijstabel 3bis (onderhoud fase 3):
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van optie 1 in prijstabel 4:
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
157
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
158/206
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van optie 2 in prijstabel 4:
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van optie 3 in prijstabel 4:
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
[in letters en cijfers in EURO] Voor het totale bedrag van optie 4 in prijstabel 4:
[in letters en cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
[in letters en cijfers in EURO] wat een globaal bedrag, inclusief btw, geeft van:
158
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
159/206
[in letters en cijfers in EURO]
Ik verleen de Administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen. Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan de Administratie de documenten en attesten te laten geworden waarvan het de voorlegging zou eisen krachtens het bestek of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. De vertrouwelijke informatie en/of de informatie over de technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de
Nederlands/Frans
9
taal voor de interpretatie van het contract.
Alle correspondentie betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden verzonden naar het volgende adres:
(straat) (postcode en gemeente) ( nr. en ? nr.) (e-mailadres) Gedaan:
Te
Op
20…
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam) (functie) (handtekening)
9
Schrappen wat niet past
159
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
160/206
GOEDGEKEURD,
TER HERINNERING: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD: Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning); Vergeet geen doorlopende nummering van alle pagina's van uw offerte en de bijlagen te voorzien. -
160
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
161/206
BIJLAGE 2: Curriculum vitae N. B. Het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de cv’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij moet eveneens de behaalde diploma's en de onderwijsinstellingen waar deze werden behaald duidelijk beschrijven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier zijn ingevuld als ontoereikend te beschouwen, en deze bijgevolg niet in aanmerking te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma's niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma's behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.
Naam
……………………………………………………
Functie in het project:
…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………
Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nuttig zal zijn in het project. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • Diploma behaald op (datum)
……………………………………………………
Niet-universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Beroepservaring: Bij de inschrijver: •
•
•
Huidige functie: o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Vorige functie (herhalen indien nodig) o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………….. Deelname aan de volgende projecten beoogd in de bijlage “referentiemodel” (project en functie) …………………………………………………… ……………………………………………………
161
Bijzonder bestek
•
S&L/AO/390/2014
162/206
Deelname aan andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie) …………………………………………………… ……………………………………………………
Bij maximaal drie andere bedrijven: • Functie (maximaal driemaal herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………….. Technische competenties: • Hardware • -
…………………………………………………… ……………………………………………………
Software: Besturingssystemen: …………………………………………………… Databases …………………………………………………… Programmeertalen …………………………………………………… Officetoepassingen …………………………………………………… Andere (verduidelijken) ……………………………………………………
Andere vaardigheden: • Op het vlak van management: …………………………………………………… • Op het vlak van consultancy: …………………………………………………… • Andere (alleen indien relevant) …………………………………………………… Taalkennis: • Frans: • • •
begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Nederlands: begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Engels: begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Andere (alleen indien relevant) ……………………………………………………
162
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
163/206
BIJLAGE 3: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen Er is een elektronische versie beschikbaar.
Functionele vereisten Referenties Beschrijving
Antwoorden van de inschrijver
D. Technische voorschriften 2. Vaststelling van de behoeften ExF1: de inschrijver bevestigt dat de geïntegreerde oplossing die hij voorstelt het native beheer van deze speciale karakters ondersteunt zoals vermeld in het onderhavige bijzonder bestek. ExF2: de inschrijver zal de meerkost vermelden van de gegevensspiegeling in de productieomgeving in de acceptatieomgeving in tegenstelling met een representatieve steekproef.
E. Verwachte functionaliteiten 3.1. Communicatiefunctionaliteit ExF3: de inschrijver beschrijft een voorstel om aan deze eis te voldoen (communicatiefunctionaliteit). 3.2. Beheer van inkomende stromen ExF4: de inschrijver beschrijft de aanbevolen of in zijn toepassing beschikbare oplossing voor massale injectie.
163
Administratie
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
164/206
ExF5: de applicatie zorgt voor de verwerving van documenten uit standaard officesuites zonder wijziging van de presentatie. De inschrijver licht het proces toe en documenteert het (al dan niet geautomatiseerd). Hij verbindt zich ertoe het te laten zien door een presentatie. ExF6: de applicatie beheert verschillende soorten documenten en maakt het mogelijk ze later in eenvoudige of complexe documenten te integreren. De inschrijver licht de injectieprocedure voor elk type document toe. ExF7: er zullen specifieke gestandaardiseerde structuren of modellen uitgewerkt worden waaraan reeksen specifieke metadata gekoppeld zullen worden. Bijvoorbeeld: een gestandaardiseerde structuur of gestandaardiseerd model "jurisprudentie" waaraan automatisch de metadata "hof/rechtbank", "plaatsen" enz. worden gekoppeld, zoals de momenteel op Fisconetplus beschikbare gestandaardiseerde structuren of modellen. De inschrijver licht de methode toe voor de aanmaak van specifieke gestandaardiseerde structuren of modellen.
ExF8: de inschrijver licht de integratie van een scanner als invoerelement voor documentinjectie toe.
164
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
165/206
3.3. Productie van documenten en metadata ExF9: de inschrijver beschrijft de werking van zijn oplossing om te beantwoorden aan de behoeften inzake contentcreatie en beschrijft verder het beheer van de links tussen documenten (taaldocumenten, volgende/vorige, ...), de invoeging van links in content, de opening van de doelcontent, enz. ExF10: de inschrijver licht de ontwikkelde oplossing toe om aan deze eis te voldoen (downloadbare documenten). ExF11: de inschrijver beschrijft zijn voorstel wat betreft aanmaak/beheer/publicatie op basis van templates/Document Types/gestandaardiseerde modellen. ExF12: de oplossing zorgt voor een gecentraliseerd beheer van de lijsten met trefwoorden. Deze trefwoorden kunnen gemakkelijk geselecteerd worden voor de aanvulling van de metadata. De inschrijver beschrijft zijn benadering en zijn methode voor het gecentraliseerd beheer, alsook de integratie in de oplossing. ExF13: de inschrijver zal een voorstel geven voor het beheer van de presentatie van de lijsten "recente wijzigingen - Admin" en "recente wijzigingen" (openbaar gedeelte) van de portal.
165
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
166/206
ExF14: de inschrijver beschrijft een voorstel voor het beheer van deze documenten die het statuut 'archief' krijgen en beschrijft hun beheer, presentatie, identificatie in de publicatietool, hun toegang voor raadpleging, ... Het proces moet zo weinig mogelijk handelingen vragen van de medewerkers van Fisconetplus.
ExF15: de inschrijver beschrijft zijn voorstel om aan deze twee laatste punten te beantwoorden. Hij vult zijn voorstel aan met de mogelijkheid om binnen het interne publiek verschillende groepen te creëren en te beheren in functie van specifieke profielen/een specifieke administratie of dienst. Hij dient zich te baseren op de tools voor het beheer van het personeel (DB personeel) of van de personeelsprofielen (bijv. LDAP). ExF16: de inschrijver beschrijft het beheer van de taxonomie en van de acties op deze taxonomie om aan de in dit punt 3.4 voorgestelde eisen te voldoen. ExF17: de oplossing laat bij het beheer van de taxonomie het gebruik van drag & drop-acties of van acties met de aanwijzer toe. De inschrijver beschrijft de actiemogelijkheden. ExF18: de inschrijver beschrijft de werking van zijn oplossing om aan deze eis te beantwoorden.
166
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
167/206
3.5. Versiebeheer (versioning) ExF19: de oplossing kent aan ieder document een versienummer toe en bewaart dit. Zij geeft dit weer en maakt het mogelijk om op dit versienummer te zoeken. ExF20: de oplossing beheert de belangrijke (1, 2, 3, …) en minder belangrijke (1.1, 1.2, 1.3, …) versies. De inschrijver vermeldt de door zijn oplossing voorgestelde parametriseringen in verband met het beheer van de versies. ExF21: de inschrijver zal een voorstel verstrekken voor het beheer van dit publicatieproces en van de stappen die geautomatiseerd worden om het aantal handelingen te verminderen. 3.6. Indexeringsbeheer ExF22: de inschrijver zal de door hem voorgestelde modaliteiten vermelden om de automatische indexering van bedragen in een of meer 'contents' te implementeren en de verplaatsing naar historische versies te beheren. Zijn voorstel zal voorzien zijn van cijfermateriaal. Hij zal eveneens de manier vermelden om van het huidige beheer over te stappen op het automatische beheer en hij zal de overgangsmodaliteiten vermelden.
167
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
168/206
3.7. Toegangsbeheer ExF23: de inschrijver zal voor ieder van de vier gedeelten zijn methode beschrijven om aan de in punt 3.6 vermelde behoeften te beantwoorden. Hij zal zijn voorstel situeren binnen de momenteel door de FOD Financiën ontwikkelde maatregelen om de toegang tot het netwerk en de applicaties (FedIAM, ...) te beheren, en de publicatieomgevingen (onder andere CCFF) te beheren.
3.8. Procesbeheer ExF24: de inschrijver vermeldt of het beheer van de processen van de oplossing kan interageren met een externe instantie binnen het Departement Financiën of met instanties buiten dit Departement (verduidelijken). ExF25: de door de inschrijver voorgestelde oplossing omvat een dashboard dat beantwoordt aan de in dit bijzonder bestek vermelde behoeften qua opvolging van het publicatieproces. ExF26: de inschrijver beschrijft de mogelijkheden van de voorgestelde publicatieworkflow. ExF27: de inschrijver beschrijft de rapportagetool van de publicatieworkflow en de mogelijkheden van deze tool om cijfergegevens te exporteren.
168
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
169/206
ExF28: de inschrijver beschrijft, indien nodig in een genummerde bijlage, de werking, de modaliteiten en de mogelijkheden van het beheer van de processen van zijn oplossing. Hij vermeldt duidelijk de eisen van dit bijzonder bestek inzake procesbeheer waaraan niet beantwoord zou worden. Hij vermeldt eveneens complexiteitsniveau voor elk element.
3.9. Meervoudige toegankelijkheid ExF29: de inschrijver beschrijft de werking van de voorgestelde conversietool. 3.10. Zoekmachine ExF30: de oplossing maakt het mogelijk de opzoeking uit te breiden tot externe systemen binnen of buiten het Departement Financiën. De inschrijver beschrijft zijn methode. ExF31: de inschrijver zal zijn methode beschrijven om de relevantie van een resultaat te bepalen. Hij dient dit te illustreren aan de hand van voorbeelden. ExF32: de inschrijver zal zijn project met betrekking tot een resultatenpagina beschrijven alsook de mogelijkheden om vanuit deze pagina te navigeren. ExF33: de inschrijver zal een beschrijving geven van zijn doeltreffendheidscontrole en van de methode(n) om deze doeltreffendheid te meten. Hij zal de wijze vermelden waarop controle in de toepassing of de portal toegankelijk zal zijn.
169
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
170/206
ExF34: de inschrijver beschrijft zijn methode om de overbelasting van informatie te bepalen. ExF35: de inschrijver geeft aan of zijn zoekmachine van het type "Enterprise Federated Search Engine" is en de hele oplossing dekt dan wel of verschillende zoekmachines nodig zijn. Hij beschrijft de volgende functionaliteiten: 1° " full text" zoeken in MS Office, xml/html/pdf, ... documenten; 2° "geavanceerd zoeke n" op basis van trefwoorden, "full text", enz., gecombineerd met domeinen en taxonomieën; 3° realisatie van "crawling" op externe bronnen of sites, met indexen die verstrekt kunnen worden (URL-link naar de originele site) of een import van de inhoud van de teksten (lokale kopie); 4° mogelijkheid om de informatie op al onze standaard dragers te indexeren die vastgesteld zijn in de building block (abb) architectuur zoals connectors op filesystem, op filenet of op disk shared; 5° segmentatie van de indexering en van de documenten op basis van rollen of Users Groups..
3.12. Webinterface ExF36: de inschrijver beschrijft welke zijn algemene filosofie is van de gebruikersfuncties die hij zou ontwikkelen.
170
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
171/206
ExF37: de inschrijver zal een gedetailleerd voorstel indienen met betrekking tot services dat beantwoordt aan dit punt van het bijzonder bestek. Het staat hem vrij om services toe te voegen die toegankelijk zijn via de pagina's van de portal. Hij zal aangeven of de ontwikkeling van de services die hij voorstelt extra kosten meebrengt en zal deze vermelden.
3.14. Monitoring ExF38: de inschrijver zal een gedetailleerd voorstel indienen dat beantwoordt aan dit punt van het bijzonder bestek. 3.16 Uitgaande stromen ExF39: de oplossing moet de mogelijkheid bieden om de content of een reeks contents naar andere applicaties te exporteren. De inschrijver licht de mogelijkheden, beperkingen en risico's toe. ExF40: de inschrijver licht deze functionaliteiten en hun mogelijke parametrisering toe. 3.17. Toegangsrechten tot de content en beveiliging ExF41: de inschrijver stelt zijn matrix voor het beheer van de toegangsrechten, zijn beheer, het granulariteitsniveau van de toegangen, de methode van rechtenvererving, ... voor in functie van de ruimten van de applicatie (publicatie/raadpleging/administratie/procesbeheer/...) en van de omgevingen (PROD/ACC/DEV).
171
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
172/206
3.19. Dynamische overeenstemmingstabel ExF42: de inschrijver dient een gebudgetteerd technisch voorstel in om aan deze vraag te beantwoorden (dynamische overeenstemmingstabel). 6.1. Software ExF43: de inschrijver dient een technisch voorstel in om aan deze (software) vraag te beantwoorden. 7.1. Clientstation ExF44: de inschrijver moet een beschrijving geven van de verbinding, de installatie van de componenten en de integratie met het clientstation die zo weinig mogelijk impact hebben. ExF45: de inschrijver verstrekt een installatieplan dat voldoet aan de behoeften vermeld in punt 7.1. ExF46: de inschrijver zal de optimale configuratie van de werkstations specificeren en zal de risico's specificeren om de huidige configuraties van de FOD te gebruiken.
172
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
173/206
7.3. Connectors ExF47: de inschrijver zal de connectors en/of de integraties specificeren die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten te kunnen implementeren en zal toelichten hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met applicaties die vandaag nog niet bekend zijn.
7.5. Aanvullende bijstand ExF48: de inschrijver dient een gedetailleerd en becijferd voorstel voor 150 mandagen per jaar in om de aanvullende bijstand te dekken. 8. Content sharing ExF49: de inschrijver stelt zijn voorstel van content sharing voor en specificeert de oorspronkelijke elementen, die in de oplossing begrepen zijn, alsook de te ontwikkelen elementen.
F. Kwaliteitseisen 1.4. Opleiding van de gebruikers ExF50: de inschrijver dient een gebudgetteerd technisch voorstel in om aan deze vraag naar opleidingen te beantwoorden (per type).
173
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
174/206
BIJLAGE 4: registratietabel met antwoorden op de Qx-eisen Er is een elektronische versie beschikbaar.
KWALITEITSEISEN Referenties
Beschrijving
Antwoorden van de inschrijver
E. Verwachte functionaliteiten 2.2. Definities ExQ1: de inschrijver vult de afkortingen en definities aan die hij zal gebruiken. 3.12. Webinterface ExQ2: de inschrijver verbindt zich ertoe de W3Ctoegankelijkheidsstandaarden na te leven. 3.15. Administratie ExQ3: er is een tool voor het beheer van de lopende publicaties aanwezig. De inschrijver licht zijn oplossing toe. 7.1. Clientstation ExQ4: de inschrijver verstrekt tijdens de installatie een wekelijks activiteitenverslag.
F. Kwaliteitseisen 1. Kwaliteitsplan. ExQ5: de inschrijver verstrekt een kwaliteitsplan. Dit document is een
174
Administratie
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
175/206
integraal onderdeel van zijn offerte. 1.1. Opstelling van ondersteunend materiaal – methodologische ondersteuning ExQ6: de inschrijver verbindt zich ertoe om, in samenwerking met de Administratie, het in het PID vastgestelde ondersteunende materiaal op te stellen. ExQ7: de inschrijver stelt een online hulp op (gedeelte publicatie en gedeelte portal) 1.2. Uitwerking van content ExQ8: de oplossing voorziet in een beheertool voor de in functie van zijn status gegroepeerde content. 1.3. Ergonomie ExQ9: de inschrijver verbindt zich ertoe zich te schikken naar de toegankelijkheidsstandaarden van de W3C. ExQ10: de inschrijver zal zich baseren op verifieerbare gebruikerservaringen om de pagina's en de navigatie van de raadplegingsportal te ontwikkelen. maar ook om het productiegedeelte te ontwikkelen. De inschrijver zal de nodige tests uitvoeren. De inschrijver beschrijft in zijn offerte zijn testprotocol en becijfert dit.
175
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
176/206
1.5. Overdracht van kennis ExQ11: de inschrijver zal een overdracht van kennis organiseren. Hij zal in zijn offerte de raming (in dagen) vermelden van de tijd die hij nodig heeft om deze overdracht te realiseren en zal eveneens de dagprijs vermelden. 1.6. Beheer van de verandering ExQ12: de inschrijver beschrijft en specificeert de middelen en zijn benadering om aan dit punt te beantwoorden (beheer van de verandering). Hij becijfert het. 1.8. Projectsturing ExQ13: de inschrijver zal een volledig organigram van zijn team en de curricula vitae verstrekken (bijlage 2). 1.9. Toegangsperiodes - continuïteit van de services ExQ14: de inschrijver verbindt zich ertoe de beschikbaarheid van de oplossing en haar toegangskanalen te garanderen en de in dit bijzonder bestek vastgestelde SLA's toe te passen. 1.10. Toegangsrechten ExQ15: voor elk beheer van toegangsrechten verbindt de inschrijver zich ertoe de door de FOD Financiën uitgewerkte standaarden na te leven.
176
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
177/206
ExQ16: de inschrijver verbindt zich ertoe alle processen met betrekking tot het beheer van de verzameling van toegangsrechten te documenteren. Het zal voor iedere verzameling de verschillende functies specificeren. 1.11. Open of Free licenties ExQ17: de inschrijver garandeert dat de combinatie van codes onder verschillende Free of Open licenties mogelijk is, dat geen enkele combinatie tegenstrijdige clausules bevat die zouden leiden tot een onbruikbare oplossing of niet de instandhouding zouden garanderen van de ontwikkelingen voor het exclusieve gebruik van de FOD Financiën (verplichting tot het verspreiden van de broncode onder bepaalde Free of Open licenties). De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om aan de inschrijver de bevestiging van deze garantie te vragen die werd opgesteld door een advocatenkantoor gespecialiseerd in intellectuele eigendom en ICTrechten. 1.12. Evolutiviteit ExQ18: de inschrijver moet zijn maatregelen beschrijven in verband met het gedrag van zijn product in geval van de opvolging of actualisering van de omgeving.
177
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
178/206
ExQ19: de inschrijver vermeldt of de FOD Financiën voor alle componenten gedurende de contractperiode over belangrijke of minder belangrijke releases beschikt, en of de FOD Financiën deze kan installeren. ExQ20: de inschrijver zal het type ondersteuning en de modaliteiten daarvan beschrijven. ExQ21: vóór iedere installatie van een nieuwe component zal de inschrijver zich volledig informeren om de Administratie te vrijwaren tegen ieder risico dat er een conflict is tussen deze nieuwe component en de informaticaomgeving van de Administratie. ExQ22: bij iedere installatie van een belangrijke of minder belangrijke release zal de inschrijver de verbeteringen en de door deze release opgeloste conflicten beschrijven. ExQ23: de inschrijver verbindt zich ertoe om de terugkeer naar een vorige situatie mogelijk te maken indien de installatie van een nieuwe component of van een nieuwe release tot een abnormale werking van de applicatie zou leiden. De inschrijver zal het proces met betrekking tot de terugkeer naar een vorige situatie beschrijven.
178
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
179/206
1.13. Dagelijkse back-up ExQ24: de inschrijver verbindt zich ertoe dat de back-upprocessen gedocumenteerd en geïmplementeerd worden. 1.14 Omgevingen ExQ25: de inschrijver verbindt zich ertoe de drie in dit bijzonder bestek beschreven omgevingen te configureren. Hij specificeert hoe ze geïnstalleerd en beheerd zullen worden. 1.15. Onderaannemers ExQ26: de inschrijver zal de aan de onderaannemers gedelegeerde taken en verantwoordelijkheden specificeren. Hij deelt iedere wijziging mee aan de FOD Financiën. Hij zal cv's en een ondertekend akkoord van nietopenbaarmaking van informatie verstrekken. 1.17. Betrouwbaarheid van de editor ExQ27: de inschrijver verbindt zich ertoe alle nodige informatie te verstrekken om de betrouwbaarheid van de editor te bewijzen op het gebied dat het voorwerp is van de opdracht. ExQ28: de inschrijver verbindt zich ertoe dat de meeste leden van zijn team over certificeringen beschikken in de voorgestelde 179
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
180/206
oplossing. Hij zal hiervan een lijst opmaken die bij de curricula vitae gevoegd zal worden. 1.18. Beveiliging ExQ29: de inschrijver verbindt zich ertoe alle bij de FOD Financiën van kracht zijnde procedures en veiligheidsmaatregelen te respecteren. Hij beschrijft de verschillende maatregelen die hij zal nemen om deze veiligheid te garanderen. 1.19. Vertrouwelijk karakter van de gegevens ExQ30: de inschrijver beschrijft zijn werkmethodes die de vertrouwelijkheid van de geraadpleegde gegevens van de FOD Financiën garanderen en staat in dit kader een audit toe. 1.20. Migratie van de gegevens ExQ31: de inschrijver zal zijn methode meedelen voor de migratie van de gegevens van het oude platform naar het nieuwe platform (contentgegevens, index van de zoekmachine, enz.). Hij zal aantonen dat er geen risico op het verlies van gegevens is en zal de manier vermelden om dit te controleren.
180
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
181/206
BIJLAGE 5: prijstabel Tabel 1: fase 0 + fase 1 en fase 4 (gedeeltelijk) Subtotaal incl. btw fase 0 bij de validatie van het PID, drie maanden na de kick-off. fase 1 subfase 1 - subfase 1: omvat de ontwikkeling van een systeem voor de creatie en het geïntegreerd elektronisch beheer van de documenten en de migratie van de gegevens die momenteel aanwezig zijn in het WCMS Fisconetplus. Er dient voor gezorgd te worden dat de beheerders van Fisconetplus zo weinig mogelijk bewerkingen op een document moeten uitvoeren voor de publicatie ervan (wijziging van formaat, enz.). Dit is het hele deel "publicatietool.";
subfase 2 - subfase 2: betreft de evolutie van de centrale kennisbank (met inbegrip van de migratiefasen van de huidige gegevensbronnen, de validatie van de taxonomie zoals die momenteel gebruikt wordt, tools voor het beheer en het leveren van input aan deze kennisbank, alsook de parametrisering van de modules voor het raadplegen en de terbeschikkingstelling via webinterface van de content van deze kennisbank, opzoekingen, ...). Deze fase omvat eveneens de ontwikkeling van de nieuwe portal en, indien nodig, de herziening van de navigatiefunctie (zie deel "kwaliteit" van dit bijzonder bestek). Dit is het hele deel "raadplegingstool";
subfase 3 - subfase 3: betreft de evolutie van de zoektool en de parametrisering ervan in functie van de momenteel beschikbare elementen en van de geïdentificeerde of te identificeren gegevensbronnen, alsook de integratie ervan in de geïntegreerde oplossing.
181
totaal fase incl. btw
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
182/206
Totaal fase 1
fase 4 (wat betreft de begeleiding van fase 1) het beheer van de verandering, de opleiding van de gebruikers en beheerders en de opstelling van de verschillende handleidingen en ondersteunende middelen, ... aanvullende bijstand prijs voor één mandag
X 450
Aanschaf van het computersysteem (jaar 1) - serverlicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licenties - gebruikerslicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licentie(s) totaal aanschaf van het computersysteem Prijs voor een bijkomende licentie onderhoud van computersysteem (vanaf jaar 2 van het project) - serveronderhoud - de inschrijver specificeert dit - onderhoud gebruikerslicentie(s) - de inschrijver specificeert dit totaal jaarlijks onderhoud kleine en grote updates totaal onderhoud gedurende het hele project (3 jaar) overdracht van kennis ExQ11: de inschrijver zal een overdracht van kennis organiseren. Hij zal in zijn offerte de raming (in dagen) vermelden van de tijd die hij nodig heeft om deze overdracht te realiseren en zal eveneens de dagprijs vermelden. aantal dagen prijs per dag totaal
Algemeen totaal: fase 0 + fase 1 + fase 4 voor wat betreft de begeleiding van fase 1 + aankoop en onderhoud van het informaticasysteem tijdens de hele duur van de opdracht + kennisoverdracht.
182
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
183/206
Dit bedrag is het bedrag voor de overdracht van de huidige Fisconetplus-oplossing naar de nieuwe geïntegreerde oplossing met de overeengekomen verbeteringen.
183
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
184/206
Tabel 2: fase 2 en fase 4 (gedeeltelijk) Fase 2 (integratie van de tools voor documentsamenwerking) OPTIE 5 Ontwikkelingen De offerte moet minstens voldoen aan de verwachte resultaten of functionaliteiten die in dit bijzonder bestek worden voorgesteld. De inschrijver beschrijft de extra's die hij voorstelt.
1
Aanschaf van het computersysteem - serverlicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licenties - gebruikerslicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licenties totaal aanschaf van het computersysteem voor fase 2 Prijs voor een bijkomende licentie -
2
fase 4 (wat betreft de begeleiding van fase 2) het beheer van de verandering, de opleiding van de gebruikers en beheerders en de opstelling van de verschillende handleidingen en ondersteunende middelen, ...
3
algemeen totaal 1+2+3
184
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
185/206
Tabel 2bis: onderhoud fase 2 Fase 2 (integratie van de tools voor documentsamenwerking) Onderhoud van het computersysteem (per jaar volgend op de aanschaf van deze fase) - serveronderhoud - de inschrijver specificeert dit - onderhoud gebruikerslicentie(s) - de inschrijver specificeert dit totaal jaarlijks onderhoud kleine en grote updates
185
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
186/206
Tabel 3: fase 3 en fase 4 (gedeeltelijk) Fase 3: integratie van de Social Collaboration-aspecten)
Optie 6 Ontwikkelingen De offerte moet minstens voldoen aan de verwachte resultaten of functionaliteiten die in dit bijzonder bestek worden voorgesteld. De inschrijver beschrijft de extra's die hij voorstelt. Aanschaf van het computersysteem - serverlicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licenties - gebruikerslicentie(s) - de inschrijver beschrijft de licentie of licenties totaal aanschaf van het computersysteem voor fase 3 Prijs voor een bijkomende licentie:
1
2
fase 4 (wat betreft de begeleiding van fase 3) het beheer van de verandering, de opleiding van de gebruikers en beheerders en de opstelling van de verschillende handleidingen en ondersteunende middelen, ...
3
algemeen totaal 1+2+3
186
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
187/206
Tabel 3bis: onderhoud fase 3 Fase 3: integratie van de Social Collaboration-aspecten) Onderhoud van het computersysteem (per jaar volgend op de aanschaf van deze fase) - serveronderhoud - de inschrijver specificeert dit - onderhoud gebruikerslicentie(s) - de inschrijver specificeert dit totaal jaarlijks onderhoud kleine en grote updates
187
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
188/206
Tabel 4: te budgetteren bijzondere punten Details van bepaalde aan de keuze van de Administratie overgelaten budgetposten OPTIE 1 Mirroring van de gegevens ExF2: de inschrijver zal de meerkost vermelden van de gegevensspiegeling in de productieomgeving in de acceptatieomgeving in tegenstelling met een representatieve steekproef. Indien deze post door de Administratie wordt gekozen, dan zal hij geïntegreerd worden in de kosten van fase 1 OPTIE 2 automatische indexering van de bedragen ExF22: de inschrijver zal de door hem voorgestelde modaliteiten vermelden om de automatische indexering van bedragen in een of meer 'contents' te implementeren en de verplaatsing naar historische versies te beheren. Zijn voorstel zal voorzien zijn van cijfermateriaal. Hij zal eveneens de manier vermelden om van het huidige beheer over te stappen op het automatische beheer en hij zal de overgangsmodaliteiten vermelden. Indien deze post door de Administratie wordt gekozen, dan zal hij geïntegreerd worden in de kosten van fase 1 Services toegankelijk op de portal ExF37: de inschrijver zal een gedetailleerd voorstel indienen met betrekking tot services dat beantwoordt aan dit punt van het bijzonder bestek. Het staat hem vrij om services toe te voegen die toegankelijk zijn via de pagina's van de portal. Hij zal aangeven of de ontwikkeling van de services die hij voorstelt extra kosten meebrengt en zal deze vermelden. aanvullende service: ………………………
voor de prijs van …………
aanvullende service: ………………………
voor de prijs van …………
aanvullende service: ………………………
voor de prijs van …………
zo nodig invullen Deze nieuwe ontwikkeling of ontwikkelingen zullen gebudgetteerd worden op de dagen aanvullende 188
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
189/206
bijstand. OPTIE 3 Dynamische overeenstemmingstabel ExF42: de inschrijver dient een gebudgetteerd technisch voorstel in om aan deze vraag te beantwoorden (dynamische overeenstemmingstabel). Indien deze post door de Administratie wordt gekozen, dan zal hij geïntegreerd worden in de kosten van fase 1 OPTIE 4 Ergonomie ExQ10: de inschrijver zal zich baseren op verifieerbare gebruikerservaringen om de pagina's en de navigatie van de raadplegingsportal te ontwikkelen. maar ook om het productiegedeelte te ontwikkelen. De inschrijver zal de nodige tests uitvoeren. De inschrijver beschrijft in zijn offerte zijn testprotocol en becijfert dit. Indien deze post door de Administratie wordt gekozen, dan zal hij geïntegreerd worden in de kosten van fase 1
189
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
190/206
Tabel 5: opleidingen Details van de opleidingen 1) type 1: initiële opleidingen voor de medewerkers van de dienst Fisconetplus over het gebruik van de applicaties en bepaalde technische aspecten per groep van 10 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) gecertificeerde cursus J/N 2) type 1: aanvullende opleidingen voor de medewerkers van de dienst Fisconetplus over het gebruik van de applicaties en bepaalde technische aspecten per groep van 10 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) gecertificeerde cursus J/N 3) type 2: opleidingen van het type "train the trainer" voor de aspecten van de fasen 2 en 3 per groep van 10 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) per extra persoon (opleiding in de lokalen van de Administratie) per extra persoon (opleiding buiten de lokalen van de Administratie) gecertificeerde cursus J/N
190
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
191/206
4) type 3: opleidingen voor het ICT-personeel voor "system engineer", groep van 5 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) gecertificeerde cursus J/N voor "systeembeheerders en -ontwikkelaars", groep van 6 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) gecertificeerde cursus J/N voor "Servicedesk", groep van 10 personen realisatie van cursusmateriaal organisatie in de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) organisatie buiten de lokalen van de Administratie (exclusief cursusmateriaal) gecertificeerde cursus J/N
191
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
192/206
BIJLAGE 6: Vraagformulier Identificatie van de onderneming: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Opmerking: Als de vraag niet gekoppeld kan worden aan een paragraaf, vermeld dan "algemeen" in de eerste kolom. Paragraaf Pagina nr. Taal
Vraag
192
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
193/206
BIJLAGE 7 : GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST VERTROUWELIJKHEIDSOVEREENKOMST Deze vertrouwelijkheidsovereenkomst werd opgesteld en gesloten op …………….., tussen: Federale Overheidsdienst Financiën - België, North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, B-1030 Brussel, België en …………………..., waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd in ………………… , ingeschreven in ………… in het Rechtspersonenregister en in het Handelsregister onder het nummer …………., rechtsgeldig vertegenwoordigd door ............................................., hierna aangeduid als (“Vennootschap”), Hierna gezamenlijk aangeduid als "de Partijen". OVERWEGINGEN: Overwegende dat beide partijen overeenstemmen om samen te werken aan het project Fisconetplus (Aanbesteding #................) (hierna aangeduid als het "Project") en dat de Vennootschap toegang vraagt tot vertrouwelijke gegevens van de Federale Overheidsdienst Financiën; Overwegende dat de Minister van Financiën aan de Vennootschap toegang verleent zolang de Vennootschap een vertrouwelijkheidsovereenkomst heeft ondertekend waarin de Vennootschap een vertrouwelijkheidsgarantie aangaat alvorens toegang te hebben tot deze vertrouwelijke documenten en waarin de Vennootschap zich ertoe verbindt alle vertrouwelijke gegevens te vernietigen bij het oplossen van problemen; Overwegende dat elke partij van deze Vertrouwelijkheidsovereenkomst commercieel waardevolle en andere beschermde en/of geheime technische en niet-technische gegevens ontwikkelt, gebruikt en/of behoudt die ze beschermt door ze geheim of vertrouwelijk te houden; DAAROM ZIJN DE PARTIJEN ALS VOLGT OVEREENGEKOMEN Artikel 1 - VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN In het kader van de besprekingen tussen de partijen inzake het Project en gedurende de looptijd van deze Overeenkomst, kan het voor elk van de partijen nodig zijn om Vertrouwelijke of Beschermde Gegevens bekend te maken. De partijen stemmen ermee in om geen handelsgeheimen, Beschermde Gegevens of Vertrouwelijke Gegevens bekend te maken. Onder "Vertrouwelijke Gegevens" wordt verstaan, alle informatie en documenten van beide partijen, ongeacht de vorm, hetzij geheel of gedeeltelijk, die de Partijen beschermen tegen onbeperkte bekendmaking tegenover derden, waaronder, zonder beperking alle technische, financiële en commerciële gegevens, know-how, bedrijfsgeheimen, gegevens, verslagen, tekeningen, modellen, ontwerpen, software, demonstratie- en praktijktesten, prototypes, stalen, gegevens met betrekking tot grondstoffen, productiefaciliteiten en R&D-projecten, alsook alle intelectuele en industriële eigendomsrechten die daarin zijn vermeld en/of er betrekking op hebben, die, indien in schriftelijke of andere tastbare vorm, of indien bewaard of gehouden in een permanent of geprint bestand, ongeacht de vorm, worden aangeduid als "Vertrouwelijk"; en indien mondeling bekendgemaakt, worden aangeduid als "Vertrouwelijk" onmiddellijk voorafgaand aan of op het moment van deze bekendmaking, en dat de vertrouwelijke aard schriftelijk wordt bevestigd binnen de 30 dagen overeenkomstig de bekendmaking. In het bijzonder omvatten de Vertrouwelijke Gegevens de volgende informatie: • Documenten met betrekking tot of bewaard in Fisconetplus. Onder "Aangeslotene" wordt verstaan elke entiteit die rechtstreeks of onrechtstreeks zeggenschap uitoefent, waarover zeggenschap wordt uitgeoefend, of die onder gezamenlijke zeggenschap staat van een partij van deze Overeenkomst. Onder het hierbij gebruikte begrip "zeggenschap" wordt verstaan het bezitten van de macht om direct of indirect het bestuur en het beleid van een entiteit te bepalen of doen bepalen hetzij door eigendom van een meerderheid aan uitstaande stemrechtverlende aandelen, hetzij op grond van een overeenkomst of anderszins.
193
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
194/206
Beide partijen stemmen ermee in, met betrekking tot alle Vertrouwelijke en Beschermde gegevens die worden bekendgemaakt: • Om de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens die in het kader van deze Overeenkomst werden verschaft aan een derde patij zonder voorafgaande schritelijke toestemming van de andere partij, noch geheel noch gedeeltelijk, noch mondeling noch schriftelijk bekend te maken, behalve aan werknemers, vertegenwoordigers, adviseurs of Aangeslotenen die deze gegevens moeten kennen in het kader van deze Overeenkomst. Deze werknemers, adviseurs of Aangeslotenen zijn op de hoogte van deze Overeenkomst. Elke Partij wordt verantwoordelijk gehouden voor elke inbreuk op deze Overeenkomst door één van haar werknemers, adviseurs of Aangeslotenen. Op verzoek kan elke Partij verplicht worden door de andere om de namen van de personen te verschaffen die de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens hebben geraadpleegd; • Om deze Vertrouwelijke en Beschermde gegevens enkel te gebruiken voor de doeleinden waartoe ze werden verstrekt. De Vertrouwelijke en Beschermde gegevens mogen noch direct noch indirect, noch mondeling noch schriftelijk worden gebruikt voor andere doeleinden of op een manier die de andere Partij kan schaden. Als zulke gegevens worden aangeduid als Vertrouwelijk of Beschermd of een beperkende nota dragen, blijft deze aanduiding of beperkende nota behouden op alle bekendgemaakte gegevens; • Om de vertrouwelijkheid van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens zodanig te behouden dat elke partij de vertrouwelijkheid van haar eigen Vertrouwelijke en Beschermde gegevens beschermt; • Vertrouwelijke en Beschermde gegevens of gegevens die een beperkende nota dragen, worden gestuurd met een begeleidende brief met daarin een lijst met de bijlagen, enkel naar de personen die beveogd zijn om dergelijke gegevens te ontvangen of andere daartoe aangewezen personen; • om de bekendmakende partij er onmiddellijk van op de hoogte te brengen als men zich ervan bewust is of als wordt vermoed dat Vertrouwelijke en Beschermde gegevens aan een onbevoegd persoon werden bekendgemaakt. Artikel 2 - BEPERKINGEN De verplichtingen van de partijen met betrekking tot het gebruik van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens zijn niet van toepassing als deze informatie: • Beschikbaar wordt gesteld aan de ontvangende partij via derde partijen van het grote publiek zonder beperking; • Bekend wordt voor de ontvangende partij onafhankelijk van de bekendmakende partij; • Reeds wettelijk gekend is door de ontvangende partij vóór de bekendmaking door de bekendmakende partij; • Onafhankelijk ontwikkeld wordt door de ontvangende partij; • Bekend wordt voor een partij door onderzoek of analyse van het (de) te koop aangeboden product(en). Artikel 3 - EIGENDOM De in de Overeenkomst bekendgemaakte Vertrouwelijke en Beschermde gegevens blijven eigendom van de Federale Overheidsdienst van België en zullen op verzoek onmiddellijk worden teruggestuurd. Noch deze Overeenkomst noch de bekendmaking van Vertrouwelijke en Beschermde gegevens krachtens deze Overeenkomst door één van de partijen aan de andere partij kan worden opgevat als de afgifte van een vergunning uit hoofde van enig patent, handelsmerk of auteursrecht om producten/gegevens van de bekendmakende partij te produceren, gebruiken of verkopen. Artikel 4 - TOEKOMST Andere in onderhavige Overeenkomst bedoelde gerubriceerde Vertrouwelijke en Beschermde gegevens kunnen momenteel bestaan of ontstaan in de toekomst. Indien één van de partijen niet zeker is of bepaalde gegevens Vertrouwelijke en Beschermde gegevens zijn die onder het toepassingsgebied van deze Overeenkomst vallen, behandelt elke partij deze gegevens als vertrouwelijk tenzij het tegendeel schriftelijk wordt gemeld door de andere partij. In het geval van een geschil of een rechtsgeding met betrekking tot het gebruik of de bekendmaking van Vertrouwelijke en Beschermde gegevens, stemt elke partij ermee in dat de bewijslast voor het vaststellen of het Vertrouwelijke en Beschermde gegevens betreft, bij deze partij ligt. De andere partij dient dan te bewijzen dat de bekendmaking ervan krachtens deze Overeenkomst niet verboden was. Artikel 5 - TERUGSTUREN Elke partij vernietigt of verstuurt binnen de 48 uur alle Vertrouwelijke en Beschermde gegevens die werden bekendgemaakt in geprinte vorm of een andere permanente registratie, of in een andere tastbare vorm (en alle 194
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
195/206
afschriften, nota's, bestanden, memoranda en andere documenten afkomstig van de bekendmakende partij en reproducties ervan) waarbij dit moet gebeuren op verzoek van de andere partij daartoe, of bij afloop of beëindiging van het recht om de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens te gebruiken of te raadplegen. Niettegenstaande het terugsturen of vernietigen van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens, blijven de partijen gebonden aan hun onderstaande verplichtigen. Artikel 6 - AANSPRAKELIJKHEID De bekendmakende partij zal in generlei opzicht aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens of de toepassing van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens door de ontvangende partij. Deze Overeenkomst en de bekendmaking van de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens is geen aanbod of aanvaarding om een overeenkomst te sluiten met betrekking tot het onderwerp van de besprekingen. Artikel 7 - RECHTSPROCEDURE Indien de ontvangende partij in het kader van een rechtsprocedure wettelijk verplicht is om de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens geheel of gedeeltelijk bekend te maken, stuurt de ontvangende partij hiervan onmiddellijk een schriftelijke mededeling naar de bekendmakende partij opdat de bekendmakende partij een verzoek om beschermende maatregelen kan indienen of afstand doen van de nakoming van de huidige overeenkomst. De ontvangende partij maakt in ieder geval slechts Vertrouwelijke en Beschermde gegevens bekend die zij wettelijk mag bekendmaken en neemt alle mogelijke maatregelen om er voor te zorgen dat de Vertrouwelijke en Beschermde gegevens als zodanig worden behandeld. Artikel 8 - COMPENSATIE De partijen erkennen dat deze vertrouwelijkheidsverplichting van groot belang is en dat de schending ervan de bekendmakende partij ernstig kan schaden. Daarom behoudt de bekendmakende partij zich het recht voor om een schadevergoeding te eisen in geval van niet-naleving van de vertrouwelijkheidsverplichting door de ontvangende partij en heeft het recht om een vordering tot beëindiging van de inbreuk te vragen. Artikel 9 - STRIJDIGHEID Beide partijen staan er tegenover elkaar voor in dat het nakomen van de verplichtingen in het kader van deze Overeenkomst niet strijdig is met een andere overeenkomst of verplichting waarvan één van de partijen een partij is of waartoe één van de partijen gebonden is. Artikel 10 – TOEPASSELIJK RECHT Deze Overeenkomst wordt geïnterpreteerd en uitgevoerd krachtens, en onderworpen aan, het Belgische Recht. Over juridische geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst, heeft de rechtbank van Brussel, België, nietexclusieve bevoegdheid. Artikel 11 - NIETIGHEID Indien een bepaling of een gedeelte van deze overeenkomst onuitvoerbaar, ongeldig of onwettig wordt geacht, wordt dit scheidbaar en kan dit worden geschrapt terwijl de overblijvende bepalingen geldig en bindend blijven. Verleden in 2 originelen op ………………. Elke Partij bevestigt de ontvangst van haar eigen origineel.
195
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
196/206
BIJLAGE 8: In te vullen SLA Weging /10
Item
Inproductiestelling
Onbeschikbaarheid van het systeem
3
Voorgestelde schadevergoeding in geval Basisschadevergoeding van niet-naleving van de norm (excl. btw) (in euro) die wordt voorgesteld in de offerte (excl. btw) (in euro)
Norm
16 werkuren
€ 1000 per begonnen schijf van acht uur € 250 per begonnen schijf van 8 uur onbeschikbaarheid na 24 werkuren
1
24 uren gecumuleerd/jaar
Incidenten: Prioriteit 1 Prioriteit 2 Prioriteit 3 Prioriteit 4
2 1 0,5 0,5
4 uur (zone 1) 8 uren (zone2) 16 uur 24 uur 80 uur
€ 2500 € 500 € 250 € 100
Herhaling van incidenten van prioriteit 1
1
> 3 maanden
€ 500 hernieuwd voor elke functionaliteit
Services
1
8 uur
€ 150
Gedaan te: Datum: Naam: Handtekening
196
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
197/206
BIJLAGE 9: Referentiemodel 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming. …………………………… 4. Naam van de contactpersoon …………………………… 6. Draagwijdte van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Begindatum (per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Samenvatting en korte beschrijving van de rol en het aandeel van de eventuele onderaannemers. 12. Complexiteit
……………………………………………………………………. 3. Activiteitensector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen
……………………………………………………………………. 9. Einddatum
A. Hardware …………………… A. Naam van de onderneming(en)
…………………… B. Software …………………… B. Aandeel in de opdracht
……………………
……………………
C. Services …………………… C. Competentie ……………………
Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder de pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) ……………………………………………………………………. 13. Samenvatting en korte A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsbeschrijving van de omgeving bronsystemen …………………… …………………… …………………… 14. Samenvatting en korte A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsbeschrijving van de omgeving systemen voor de …………………… …………………… …………………… uitvoering van het project 15. Projectbeheermethode Instrument/methode ……………………………………………………………………. 16. Overzicht van de Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 profielen tewerkgesteld voor het project; (aantal …………………… …………………… …………………… (TOTAAL) personen en mandagen voor het Profiel 4 Profiel 5 Profiel … volledige project …………………… …………………… ……………………
197
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
198/206
BIJLAGE 10: Technische ICT-kenmerken 1. Opdeling van de computerzaal North Galaxy Het computercomplex omvat meerdere computerzalen (CZ) naast speciale lokalen voor de centrale apparatuur voor gegevenstransmissie (Data). Men vindt er ook een consolelokaal op een andere verdieping. De actuele consoles voor het beheer van de toepassingen zijn in dit lokaal geïnstalleerd. 1.1. Inrichting van de zalen De machines zijn geïnstalleerd in rijen van 90 cm breed, met 1,5 m vrije ruimte tussen de rijen. Deze tussenruimte is beperkt tot 90 cm in de ‘datalokalen’ (netwerkuitrustingen). Opmerking: Machines van meer dan 90 cm diepte kunnen worden geïnstalleerd in de CZ (met een absolute limiet van 1,2 m) voor zover hun installatie de vrije doorgang in de zaal niet hindert. Deze overschrijdingen worden niet toegestaan in de ‘datalokalen’. Het Canalis-systeem voor elektriciteitsvoorziening is bevestigd aan het plafond. De stroom komt langs boven toe bij de machines. De kabels voor gegevenstransmissie bevinden zich in de blinde vloer. Langs de rijen met machines is elke vloerplaat voorzien van een opening met een deksel van 30 x 30 cm. Deze opening dient voor: - de aansluiting van de kabels voor gegevenstransmissie; - de toevoer van de koellucht. 1.2. Vloerbelasting Minimaal gegarandeerde belasting overal: 4,7 kN/m² = 479 kg/m²
Minimaal gegarandeerde belastingen Centrum Computerzalen (CZ) 5,0 Telecomlokalen (Data) 4,7 Gangen 4,7
kN/m² Rand 4,7 4,7 479
kN/m² kg/m² kg/m² Centrum Rand 510 479 479 479
Punctuele belasting: maximaal 500 kg 1.3. Hoogte, breedte Computerzalen (CZ): Nominale hoogte van de zaal: 2,40 m (NB: aanwezigheid van lijnen op 2,40 m op bepaalde plaatsen) Gegarandeerde hoogte zonder obstakels: 2,30 m Toegangsdeur goederen: - hoogte: 2,40 m - breedte: 2 vleugels (1,66 m) Telecomlokalen (Data): Nominale hoogte van de zaal: 2,40 m (NB: aanwezigheid van lijnen op 2,40 m op bepaalde plaatsen) Gegarandeerde hoogte zonder obstakels: 2,30 m Toegangsdeur goederen: - nuttige hoogte: 2 m - breedte: 1 vleugel (1,03 m) Gangen Nominale hoogte: 2,40 m (NB: aanwezigheid van lijnen op 2,40 m op bepaalde plaatsen) Gegarandeerde hoogte zonder obstakels: 2,30 m Minimale gegarandeerde breedte: 1,40 m Bijzonderheid:
198
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
199/206
Gang telecomlokaal Data 1: Nominale hoogte: 2,40 m (NB: aanwezigheid van lijnen op 2,40 m op bepaalde plaatsen) Gegarandeerde hoogte zonder obstakels: 2,30 m Hoogte toegangsdeur: 2,10 m Minimale gegarandeerde breedte: 1,20 m Toegangsdeuren tot de site Met hoofdlift - hoogte: 2,30 m - breedte: 2 vleugels (1,66 m) Met hulplift - hoogte: 2 m - breedte: 2 vleugels (1,66 m) 1.4. Toegang tot het gebouw De uitrustingen en de goederen komen in het gebouw toe via de losplaats van het Solvay-plein. 1.5. Lift Hoofdlift Nuttig last: 1875 kg Lengte: 2,85 m Breedte deur: 1,30 m Hoogte deur: 2,40 m Hulplift Nuttig last: 1875 kg Lengte: 2,85 m Breedte: 1,30 m Hoogte: 2,09 m 1.6. Elektriciteitsvoorziening Elektriciteitsvoorziening via Canalis: standaardcapaciteit: 40 A (driefase) (het verbruik van een machine mag dus niet hoger liggen dan 40 A monofase of driefase). Het Canalis-systeem is bevestigd aan het plafond. De stroomkabels komen dus van het plafond. Er zijn geen stopcontacten in de blinde vloer. Per machinekamer zijn er twee Canalis-goten. De Canalis-goten worden gevoed via twee aparte verdeelborden. Om een ongepaste aansluiting van ongeschikte apparaten te voorkomen, zijn de 16 A-aansluitingen uitgerust met Wieland-stekkers. De stroomkabels worden gevoed via UPS. De UPS worden op hun beurt gevoed via: het publieke net, via een algemene voedingstransformator die is voorbehouden voor het computercentrum; een dieselgenerator. Bij een panne van de algemene stroomvoorziening worden de computers gevoed via UPS. Deze zijn opgedeeld in twee autonome batterijen van elk twee of drie UPS-modules. De twee batterijen zijn gesynchroniseerd. 1.7. Netwerkkabels De computerzalen zijn uitgerust met een gestructureerde bekabeling. Men vindt in elke computerzaal: - een netwerk met kabels van het type UTP categorie 6; - een netwerk met kabels in optische vezel (multimode OM3/50 µm); - verdeelkasten. Naast de machines vindt men schakelborden pro rato van één bord per vloerplaat. Elke vloerplaat stemt overeen met: - 6 RJ45-aansluitingen
199
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
200/206
- 2 optische SC-duplexaansluitingen (= 4 draden) De computerzaal is verbonden met twee ‘datalokalen’ via een optisch vezelnetwerk (multimode 50/125 µm OM3). Elke zaal is met elk van de beide ‘datalokalen’ verbonden. De ‘datalokalen’ zijn overigens ook onderling verbonden. Een UTP-kabelnetwerk cat. 6 verbindt de computerzalen met de beide ‘datalokalen’. Elke zaal is met elk van de beide ‘datalokalen’ verbonden. De ‘datalokalen’ zijn overigens ook onderling verbonden. Opgelet: de kabels kunnen langer zijn dan 100 m. Alle kabels bevinden zich in goten. Alle bijkomende kabels moeten eveneens worden aangebracht in de goten. 1.8. Klimaatregeling De klimaatregeling produceert een stroom van koude lucht in de blinde vloer. De koude lucht wordt naar de machines geleid via openingen van 30 x 30 cm met deksel in de vloerplaten onder de machines. Het gebruik van geperforeerde vloerplaten kan worden overwogen, maar is niet de standaard. De warme lucht wordt aangezogen door openingen bovenin de omringende muren. Er bestaat geen systeem voor waterkoeling in de computerzalen en dit procedé is ook niet gewenst. 1.9. Varia De zalen zijn uitgerust met een automatisch brandblussysteem met FM200-gas. Deze installatie wordt vervolledigd door CO2-brandblussers. De waterblusinstallatie bevindt zich in de gangen buiten de zalen. Men voorziet noch wenst systemen op basis van water in de zalen. 1.10. Door de inschrijver te verschaffen inlichtingen De inschrijver moet in zijn offerte de gegevens vermelden die aantonen dat de voorgestelde uitrusting compatibel is met de omgeving van de computerzalen. Hij moet in het bijzonder de volgende twee berekeningsnota’s voorleggen: Berekening van het gewicht Voor de berekening van het gewicht stemt een geïnstalleerde unit, naargelang het geval, overeen met: - een machine die één enkele plaats inneemt; - een geheel van op elkaar gestapelde machines; - een kast voor meerdere uitrustingen. Voor elke geïnstalleerde unit moet de inschrijver de afmetingen (breedte, diepte, hoogte), het gewicht van de afzonderlijke elementen en het totale gewicht van de unit specificeren. Berekening van stroomsterkte Voor elke elektrische aansluiting op het Canalis-systeem moet de inschrijver het elektriciteitsverbruik per apparaat en het totale verbruik specificeren. Het stroomverbruik wordt berekend in staat van werking en bij het opstarten. Nodige netwerkkabels In zijn offerte moet de inschrijver de aansluitingen specificeren waarvan zijn systeem gebruik zal maken. Aansluitingen op bestaande netwerkkabels: - aantal en aard van de aansluitingen op het netwerk van Financiën; - aantal en aard van de rechtstreekse aansluitingen tussen afgelegen machines in dezelfde zaal; - aantal en aard van de rechtstreekse aansluitingen tussen afgelegen machines in verschillende zalen; Speciale aansluitingen (alleen indien voorzien in het bestek): - aantal en aard van de rechtstreekse aansluitingen tussen afgelegen machines in dezelfde zaal; - aantal en aard van de rechtstreekse aansluitingen tussen afgelegen machines in verschillende zalen.
200
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
201/206
Speciale inrichtingen In zijn offerte moet de inschrijver uitleg geven over de speciale inrichtingen die hij noodzakelijk acht voor de werking van zijn uitrusting. Deze inrichtingen kunnen betrekking hebben op de plaats of op de uitrusting, naargelang het geval. Alleen inrichtingen, voorzien in deze bijlage van het bestek, worden toegelaten. De inrichtingen voor de uitrusting zijn volledig ten laste van de opdrachtnemer. 1.11.
Mogelijke inrichtingen
De FOD Financiën zal zich zelf ontfermen over de volgende inrichtingen: -
plaatsing van de elektriciteitskasten voor de aansluiting op het Canalis-systeem; Het gaat hier om: - verdeelkasten - vermogensautomaten - stroomkabels - Wieland-verdeeldoos
vervanging van bepaalde vloerplaten in de blinde vloer door geperforeerde vloerplaten aansluiting op de gestructureerde bekabeling aansluiting van de kabelcircuits op het netwerk van de FOD Financiën De aansluiting van de machines op de schakelborden in de blinde vloer moet worden uitgevoerd door de opdrachtnemer in samenwerking met de FOD Financiën. De opdrachtnemer is belast met de levering van aansluitkabels van de juiste lengte. meubels De FOD Financiën levert de nodige tafels en stoelen voor de installatie van de uitrustingen. In zijn offerte moet de inschrijver het specifieke meubilair voorzien dat hij noodzakelijk acht voor de installatie van zijn uitrusting. De FOD Financiën behoudt zich niettemin het recht voor om de uitrusting te laten installeren met door de FOD voorzien speciaal meubilair. De opdrachtnemer moet deze inrichtingen voldoende tijdig aankondigen. Onder normale omstandigheden bedraagt deze termijn twee maanden. Er zal geen enkele andere inrichting van de site worden toegestaan als deze niet uitdrukkelijk is voorzien in het bestek.
2. Technische eigenschappen van de computersite DRS Anderlecht 2.1. Organisatie van de site De DRS-site bestaat uit een grote computerzaal die de systemen van meerdere klanten huisvest. Alle systemen van de FOD Financiën bevinden zich in dezelfde zaal. 2.2. Organisatie van de zalen De machines zijn geïnstalleerd in rijen van 90 cm breed, met 1,5 m vrije ruimte tussen de rijen. Opmerking: Er kunnen machines van meer dan 90 cm diep worden geïnstalleerd in de zaal, met een absolute limiet van 1,2 m, als hun installatie de vrije doorgang in de zaal niet belemmert. 2.3. Limieten van de zalen Vloerbelasting: 1000 kg/m² verspreide belasting 350 kg punctuele belasting Hoogte van de zaal: 3 m Hoogte van de toegangswegen: 2,10 m
201
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
202/206
2.4. Netwerkbekabeling De computerzaal is uitgerust met de volgende gestructureerde bekabeling: - een netwerk met kabels van het type UTP categorie 6; - een optisch vezelnetwerk (multimode OM3/50 µm) met LC-connectors; - kasten voor bundeling van de kabels. Alle kabels zijn geplaatst in goten. Alle nieuwe kabels moeten worden geplaatst rekening houdend met de bestaande goten.
3.
Beschrijving van het interne netwerk.
Het laatste referentiedocument is beschikbaar op de pagina: http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#A ICT Fundamenten van de FOD Financiën - Architectural Building Blocks De tekst die volgt wordt meegedeeld ter informatie. 3.1.
Netwerkservices
De netwerkservices bieden een gemeenschappelijke kijk op de transportsemantiek ter ondersteuning van de services op het vlak van systemen en toepassingen op het hoogste niveau, en dit transparant en onafhankelijk van de laag van het netwerktransport. De netwerkservices omvatten 5 Services: - Data Connectivity Services; - IP Telephony Services; - Diagnose van de gegevensstromen; - Extranet Connectivity; - Time Synchronization. De FOD Financiën gebruikt een uitgebreid TCP/IP-netwerk, verspreid over het hele Belgische grondgebied, dat ongeveer 30.000 gebruikers telt. Het WAN van de FOD Financiën is vandaag geïmplementeerd met Bilan. Dit netwerk is verbonden met diverse andere netwerken: - Fedman geeft toegang tot het internet en tot andere FOD’s en overheidsinstellingen; - gehuurde lijnen naar bepaalde partners van de FOD Financiën, ongeacht of het gaat om overheidspartners (Europese Commissie) of privépartners (dienstverleners). De externe toegang tot het netwerk van de FOD Financiën wordt beschermd door een Firewallinfrastructuur. De firewall werd ingevoerd met het oog op een beveiligde toegang tot het internet in het raam van de behoeften van de centrale diensten van de FOD Financiën.
202
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
203/206
BIJLAGE 11: Fisconetplus, analyse Regionalisatie : Bijlage geschrapt
203
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
204/206
BIJLAGE 12: huidige versie - historische versie Huidige ID
De huidige ID bevat een link naar de historische versie-ID. Historische ID
204
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
205/206
205
Bijzonder bestek
S&L/AO/390/2014
206/206
BIJLAGE 13: Voorbeeld van templates Inhoud van een MS-Word “xxx.dot”-template Model "fiscale precedenten – volledige publicatie" Dit model standaardiseert de overdracht van informatie tussen de administratie van de Fiscaliteit en het team belast met de publicaties in Fisconetplusplus. Hoe dit model te gebruiken 1. Open het model 2. Wijzig niets en "sla op onder" door een unieke naam te geven aan het document dat overgemaakt zal worden (bijvoorbeeld, het referentienummer, enz.) 3. Het document invullen. Om van het ene veld naar het andere te gaan kunt u de tabtoets gebruiken. 4. Na titel
de trefwoorden plaatsen. 5. Sla het document op wanneer u klaar bent met het in te vullen. 6. Verstuur het naar [email protected] <strong>VERTROUWELIJK
<strong>De beslissing wordt uitsluitend gepubliceerd in de verwerkingstaal van het dossier
Materie: Dienst OEO: Referentie: Datum:
<em>
Overzicht
Beslissing
Wettelijke of regelgevende bepaling(en)
<strong>Dit precedent betreft een officieel standpunt van de N1-diensten van de AAFisc over een specifieke situatie. Het is genomen op basis van de elementen waarvan de administratie op de datum van de beslissing kennis had.
Opmerkingen en commentaren ter attentie van het Fisconetplus-team (zullen als dusdanig niet gepubliceerd worden) Opmerking 1 Opmerking 2 Varia
206
