Besluitvorming rond geoinformatievoorzieningen in Nederlandse gemeenten 24-05-2013 Vrije Universiteit Amsterdam Nikki Hulskes
Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................................... 2 1. Inleiding..................................................................................................................................................... 4 2. Methode.................................................................................................................................................... 5 3. Gebruik van geo-informatie ...................................................................................................................... 6 3.1 Intern gebruik...................................................................................................................................... 7 3.2 Extern gebruik ..................................................................................................................................... 7 3.3 Integrale informatievoorziening ......................................................................................................... 8 4. Besluitvormingsprocessen ...................................................................................................................... 10 4.1 Positie van geo binnen de gemeente................................................................................................ 10 4.2 Stakeholders ..................................................................................................................................... 12 4.2.1 Beslissende partijen ................................................................................................................... 12 4.2.2 Stakeholders .............................................................................................................................. 14 4.3 Factoren voor besluiten .................................................................................................................... 14 4.3.1 Intern.......................................................................................................................................... 15 4.3.2 Extern ......................................................................................................................................... 16 4.3.3 Prioriteit bij besluiten ................................................................................................................ 16 5. Niveaus in besluitvorming....................................................................................................................... 17 5.1 Operationeel ..................................................................................................................................... 18 5.2 Tactisch ............................................................................................................................................. 18 5.3 Strategisch......................................................................................................................................... 19 6. Knelpunten in de organisatie .................................................................................................................. 19 6.1 Zwakke schakels in bedrijfsvoering ................................................................................................... 19 6.2 Gebrek aan beschikbare middelen ................................................................................................... 21 7. Discussie .................................................................................................................................................. 22
2
8. Conclusie en aanbevelingen.................................................................................................................... 24 8.1 Conclusie ........................................................................................................................................... 24 8.2 Aanbevelingen .................................................................................................................................. 24 Bronnen....................................................................................................................................................... 25 Bijlage .......................................................................................................................................................... 27
3
1. Inleiding Geo-informatie wordt binnen gemeenten steeds meer onder de aandacht gebracht. Technologische ontwikkelingen van de laatste jaren hebben het mogelijk gemaakt voor gemeenten om snel via internet te kunnen communiceren. Geo-informatie helpt bij de communicatie binnen de gemeenten, maar ook communicatie met burgers, bedrijven en andere externe partijen. Hoe geo-informatievoorzieningen georganiseerd zijn speelt hierbij een grote rol. In veel gemeenten is er een reorganisatie geweest waarbij er meer aandacht wordt besteed aan deze voorzieningen. Zo is er in Den Haag een nieuwe geoinformatievoorziening geïntroduceerd, namelijk WebGIS (Wortel, 2013). De organisatie van deze voorzieningen neemt problemen met zich mee en de vraag is nou wie er nu de beslissingen neemt of een geo-informatievoorziening moet worden uitgebreid. Het doel van het onderzoek is een beter inzicht te geven in de besluitvormingsprocessen rondom geoinformatievoorzieningen binnen gemeenten en welke factoren daarbij belangrijk zijn. Door middel van interviews kan er een beter beeld gevormd worden welke partijen erbij worden betrokken en tegen welke problemen een organisatie aanloopt bij dit soort processen. Ook is het interessant om binnen een gemeente te kijken hoe deze stakeholders zijn betrokken en wat hun kijk is op de besluitvormingsprocessen. Op deze manier kunnen conclusies en aanbevelingen gedaan worden over geo-informatievoorzieningen. De beoogde doelgroep van het rapport zijn de medecursisten van de cursus geo-informatie voor de lokale overheid, zij zijn tevens deel van de onderzoekspopulatie. De vraag die centraal staat in het onderzoek is: Hoe wordt bij gemeenten bepaald of de geo-informatievoorzieningen (intern en extern) moet worden uitgebreid en wat zijn de beperkende factoren die het proces belemmeren? Om verwarring te voorkomen is de definitie van een geo-informatievoorziening van een gemeente die in dit rapport wordt gehanteerd: Het toegankelijk en inzichtelijk maken van de beschikbare ruimtelijke informatie wat gericht is op de behoefte van de organisatie. Hierin wordt onderscheid gemaakt in interne geo-informatievoorziening en de externe geo-informatievoorziening. De interne voorziening is gericht op de behoefte naar geo-informatie binnen de organisatie en extern is gericht op mensen van buiten de organisatie, zoals burgers en bedrijven.
4
In het rapport zal als eerste een beschrijving van de gebruikte onderzoeksmethode (hoofdstuk 2) aan bod komen. Ten tweede zullen de resultaten worden beschreven met hierin: het gebruik van interne en externe geo-informatievoorzieningen (hoofdstuk 3), hoe de besluitvormingsprocessen zijn geregeld binnen verschillende gemeenten (hoofdstuk 4), de verschillende niveaus van besluitvormingsprocessen worden beschreven (hoofdstuk 5) en wat de knelpunten zijn binnen de organisatie omtrent geoinformatievoorzieningen (hoofdstuk 6). In hoofdstuk 7 zullen de resultaten worden bediscussieerd en in het laatste hoofdstuk zullen de conclusies van het onderzoek en aanbevelingen voor gemeenten worden beschreven.
2. Methode Achtergrond informatie over geo-informatievoorzieningen is gevonden door literatuur, waaronder beleidsplannen over geo-informatie van gemeenten, bronnen van internet en cursusmateriaal van de cursus Geo-Informatie Management voor de Lokale Overheid (GIMLO) georganiseerd door Dataland. In de cursusdagen zijn verschillende modellen aan bod gekomen om de bedrijfsvoering binnen de gemeenten overzichtelijk weer te kunnen geven. Daarom wordt er in dit verslag gebruik gemaakt van deze modellen. De modellen en figuren die worden gebruikt en bewerkt zijn: Een model over de ontwikkelingen van informatievoorzieningen (figuur 1). Het model helpt met relaties aan te tonen tussen het sturen en ontwikkelen van deze informatievoorzieningen. Organogrammen met daarin de positie van de GIS afdeling in de gemeente en organogrammen met de betrokkenen bij beslissingen over geo-informatievoorzieningen (figuur 2 en 3). Het model over bedrijfsvoering binnen een gemeente (figuur 4). Bij het analyseren van dit model is een beter inzicht te krijgen in wat de zwakke punten zijn in de bedrijfsvoering. In hoofdstuk 3 wordt er in gegaan op het gebruik van de geo-informatievoorziening van gemeenten, dit is belangrijk omdat een gemeente geen besluiten over zijn voorzieningen kan doen zonder te weten wie er gebruik maakt van de voorzieningen. Informatie over het gebruik van de geo-informatievoorzieningen is voornamelijk verkregen uit de interviews, waarbij er onderscheid wordt gemaakt in interne en externe gebruikers. In hoofdstuk 4 komen de besluitvormingsprocessen aan bod waaruit blijkt wie de beslissingen neemt binnen de gemeenten, welke belanghebbende partijen er zijn en wat de factoren zijn die bepalen of een 5
beslissing wordt genomen. De procedures over hoe de geo-informatievoorzieningen zijn geregeld, verschillen per gemeente en per voorziening (intern en extern). Om deze verschillen te inventariseren, is er een vragenlijst opgesteld en is deze beantwoord door verschillende ambtenaren bij verschillende gemeenten. Uit deze vragenlijsten zal onder andere blijken wie er binnen hun gemeenten de beslissingen neemt over geo-informatievoorzieningen, wie er betrokken zijn bij de processen, of er verschil zit in externe en interne procedures, enzovoorts. Voor verdieping van het onderzoek naar de besluitvormingsprocessen is er met verschillende mensen met verschillende functies binnen één gemeente gepraat. Zo kan er vanuit verschillende standpunten gekeken worden op welke wijze zij te werk gaan en tegen de verschillende processen rondom de geo-informatievoorzieningen. Zo kan er bijvoorbeeld gekeken worden welke problemen zij ondervinden met de voorzieningen en wat er beter kan met betrekking tot de beslissingen over geo-informatievoorzieningen. Verder wordt er voor dit hoofdstuk ook gebruik gemaakt van literatuur en materiaal uit de curses GIMLO. In hoofdstuk 5 wordt er in gegaan op de verschillende niveaus waarop besluiten kunnen worden genomen. Hierin worden drie niveaus onderscheiden: operationeel, tactisch en strategisch. Op welk niveau er wordt besloten hangt af van de grootte en het belang van het project. Dit hoofdstuk sluit verder aan op hoofdstuk 4 en bronnen worden voornamelijk uit interviews en literatuur. In hoofdstuk 6 worden de knelpunten in besluitvormingprocessen besproken. Deze worden besproken, omdat deze knelpunten een belemmering kunnen zijn in de processen. Wanneer gemeenten hier meer inzicht in krijgen kunnen zij zich beter richten op het aanpakken van deze problemen om de besluitvorming soepel te laten verlopen. De methode om deze knelpunten helder te krijgen, is door middel van interviews en literatuur.
3. Gebruik van geo-informatie Locale overheden gebruiken GIS voor het verwerken van ruimtelijke data, integreren van ruimtelijke gegevens en het toegankelijk maken voor de gebruikers van de organisatie. Deze ruimtelijke data wordt ontsloten
door
gemeenten
naar
belanghebbende
partijen.
Door
middel
van
geo-
informatievoorzieningen kunnen deze belanghebbenden toegang verkrijgen tot de door hun gewenste geo-informatie. Bij gemeenten wordt er onderscheid gemaakt tussen op intern en extern gebruik gerichte informatievoorzieningen. In deze paragraaf wordt er verder ingegaan op het gebruik van interne en externe geo-informatievoorzieningen. 6
3.1 Intern gebruik De interne geo-informatievoorziening van een gemeente is gericht op de interne afnemers binnen de gemeente. Dit zijn de ambtenaren binnen de gemeente die van verschillende afdelingen afkomstig zijn en elk op hun eigen manier de geo-informatievoorzieningen gebruiken. Zo hebben afdelingen als stedelijke ontwikkeling en stadsbeheer baat bij geo-informatie. Deze afdelingen maken steeds meer gebruik van geo-informatievoorzieningen bij werkprocessen, naast de voorzieningen aangeboden door de gemeente worden andere voorzieningen als Google Maps ook steeds meer gebruikt. (Breider & Stiggelbout, 2009) Binnen gemeenten zijn er twee soort gebruikers van geo-informatie. Je hebt de gebruikers die een voorziening gebruiken om te bekijken waar iets is en je hebt de gebruikers die daadwerkelijk kaarten kunnen combineren en analyseren. In een afdeling geo-informatie heb je beide gebruikers, degene die echt met een GIS werken en mensen die kijken in een viewer. Bij de organisatie van de diensten streeft de gemeente erna om geen dubbel werk te verrichten door degene die met GIS werken. (Wortel, 2013) In de gemeente Den Haag is er rond 2010 besloten om de huidige geo-informatievoorzieningen te vervangen door WebGIS. Dit is een kaartviewer die wordt gebruikt om de geo-informatie die de gemeente bezit, te ontsluiten naar gebruikers. Intern wordt deze voorziening al gebruikt. Omdat de kennis van ambtenaren buiten de afdeling over wat je allemaal met WebGIS kan doen beperkt is, wordt er intern wel gebruik gemaakt van geo-informatie maar worden niet de bronnen gebruikt die de afdeling geo bezit. Wat vaak gebeurd is dat ambtenaren in Den Haag zelf gegevens in een eigen systeem of Excel sheet bijhouden. Hierdoor wordt soms werk dubbel gedaan, wat geld en tijd kost. Door de mogelijkheden van WebGIS uit te leggen kunnen de taken binnen de gemeente beter worden verdeeld, waardoor verschillende afdelingen elkaar beter aanvullen. (Wortel, 2013)
3.2 Extern gebruik Naast intern gebruik van geo-informatievoorzieningen, wordt er ook extern gebruik gemaakt van de voorzieningen die gemeenten beschikbaar stellen. Dit zijn voornamelijk de burgers, maar ook bedrijven en instellingen. De burgers zoeken vooral naar de locaties van welzijnsorganisaties, stadskantoren en de bijvoorbeeld de route naar een park. Bedrijven kijken meer naar locaties waar bijvoorbeeld andere bedrijven zitten en waar een goede afzetmarkt te vinden is.
7
De soort informatie die wordt ontsloten naar externe gebruikers is niet dezelfde informatie als dat de interne gebruiker ziet. Dit heeft vooral als reden dat er privacy gevoelige informatie tussen zit, maar ook willen de externe partijen uitsluitend de informatie die voor hen van belang is. Daarom is het bijvoorbeeld vaak niet noodzakelijk om een viewer voor extern gebruik uit te breiden om tot in de kleinste details te treden in je geo-informatievoorziening, omdat er geen behoefte aan is en omdat dit kaarten onoverzichtelijk maakt. (Dzialiner, 2013) Momenteel wordt er in Den Haag gebruik gemaakt van een externe geo-informatievoorziening die door een externe partij wordt beheert. Binnen enkele maanden zal ook deze voorziening worden vervangen door WebGIS. Wanneer deze voorziening in gebruik wordt genomen, wordt er door de afdeling Content Management Organisatie (CMO) gekeken waar bezoekers van www.denhaag.nl vooral naar zoeken en wat er overbodig wordt aangeboden in WebGIS. In paragraaf 5.3 wordt verder ingegaan op wie er heeft bepaald dat de viewer moest worden vervangen. (Dzialiner, 2013)
3.3 Integrale informatievoorziening De meeste gemeenten streven naar een integrale informatievoorziening. Dit houdt in dat de informatievoorziening niet procesgericht is, maar dat er bij een organisatie wordt gekozen voor een organisatiebrede benadering met afdelingsoverstijgende werkprocessen. Geo-informatie speelt hierin een grote rol, omdat het samenhang genereert en ondersteuning bied aan werkprocessen. Klantgerichtheid staat centraal in de integrale visie, waardoor de processen van interne en externe gebruikers van geo-informatievoorzieningen beter kunnen verlopen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de basis op orde is, dat de toegankelijkheid optimaal is georganiseerd en dat informatie die wordt ontsloten ook betrouwbaar is. De doelen die gemeenten wil bereiken met een integrale geo-informatievoorziening zijn: Verbetering van de kwaliteit en ontsluiting van de interne ruimtelijke data waardoor ambtenaren beschikken over juiste geo-informatie, efficiënter en effectiever omgaan met geo-informatie en een groter aandeel van geo-informatie in maken van beleidsplannen. (Mollema & Koperdraat, 2008) In de groei naar een integrale geo-informatievoorziening worden verschillende fasen doorlopen (figuur 4). In de fase initiatie begint de ontwikkeling van een informatievoorziening door de operationele GIS medewerkers, vanwege nieuwheid is de voorziening nog aanbod gedreven. In de tweede fase is er sprake van lokale beheersing. Ambtenaren weten wat ze hebben aan geo-informatie, waardoor er vraag 8
komt naar extra informatie in de al bestaande voorzieningen. Fase 3 is de ontwikkeling van de infrastructuur, deze ontwikkeling wordt gedreven vanuit het aanbod met als doel het bereiken van de intgrale informatievoorziening. Als de infrastructuur goed zal lopen is fase 4 bereikt, de integratie. In deze fase is de basis op orde gesteld, de toegankelijkheid van de voorziening is optimaal en de informatie in de voorziening is betrouwbaar.
Figuur 1: Ontwikkeling in informatievoorziening (Jellema, 2013).
De plek in het faseringsmodel van de geo-informatievoorzieningen hangt enigszins samen met de fase waar de hele organisatie zich in bevind. Veel gemeenten zullen qua geo-informatievoorzieningen zich nog in fase 1 of 2 bevinden, aangezien de technologische ontwikkelingen op dit gebied nog redelijk nieuw zijn en het bereiken van de integrale voorziening duurt een lange tijd. In de gemeente Den Haag zitten ze tussen de 1e en 2e fase in de ontwikkeling van informatievoorziening. Dit omdat intern WebGIS al wordt gebruikt en wordt ook gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie, maar aan de andere kant is WebGIS nog niet extern ontsloten. Wanneer dit wel is gebeurt zal de verschuiving van fase 1 naar fase 2 niet meer lang duren aangezien de gemeente al enige ervaring met de nieuwe geoinformatievoorziening heeft (intern).
9
4. Besluitvormingsprocessen In
dit
hoofdstuk
zal
er
gekeken
worden
hoe
besluiten
worden
gevormd
over
geo-
informatievoorzieningen en welke factoren deze besluiten beïnvloeden.
4.1 Positie van geo binnen de gemeente Hoe de afdelingen van verschillende gemeenten is georganiseerd verschilt sterk van elkaar. De positie van geo-informatie binnen de gemeente verschilt daarom ook. Elke indeling brengt voor- en nadelen met zich mee. Maar interessant is om te kijken welke indeling nou het meest gunstig is voor de processen met betrekking tot de geo-informatievoorzieningen. Voordat geo-informatie echt een rol begon te spelen was de situatie vaak binnen gemeenten dat geo decentraal was verdeeld over verschillende afdelingen. Dit zorgt voor verspreiding van data, waardoor data niet overzichtelijk is geordend. Dit brengt allerlei problemen met zich mee zoals niet weten wat de gemeente bezit en bijvoorbeeld data dubbel inkopen. In veel gemeenten is er een reorganisatie geweest vanuit financieel oogpunt, waardoor er efficiënter gewerkt wordt en zo kosten bespaard kunnen worden. In deze paragraaf zullen drie veel voorkomende situaties besproken worden over waar geo is geplaatst binnen een gemeente. (Bakker, 2013) Geo diensten centraal Omdat geo-informatie en de voorzieningen door veel afdelingen worden gebruikt, is het voor de hand liggend dat geo een centrale rol krijgt binnen een gemeente. Voordelen hiervan zijn dat je er voor de hele organisatie kan zijn en dat je vrijer bent in beslissingen die je maakt. Een nadeel kan zijn dat geo een apart onderdeel wordt waarbij er minder contact is met andere afdelingen, wat het draagvlak van geo-informatie niet vergroot. In een aantal gemeenten speelt geo een centrale rol, dit komt voor in de gemeente Rotterdam waarbij geo-afdeling een stafafdeling is en er voor alle afdelingen evenveel kan zijn. Een ander voorbeeld is de samenwerking tussen de vijf gemeenten: Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. Sinds 2010 hebben zij een shared service center (SSC de Kempen) opgericht. Dit is een aparte afdeling welke op het gebied van automatisering, informatisering en gegevensbeheer alles regelt voor de vijf gemeenten. Dit is een grote reorganisatie, wat veel tijd kost. Maar uiteindelijk zal doordat kosten gedeeld kunnen worden door de gemeenten, blijken dat het efficiënter werken meer baten met zich 10
mee zal brengen dan kosten. Hoewel de data is gecentraliseerd op één fysieke plek, is de data wel verspreid over gemeenten, wat het ontwikkelen van informatievoorzieningen bemoeilijkt. Dit komt vooral door een gebrek aan communicatie met andere afdelingen die gebruik maken van geoinformatie. In figuur 2 is het organogram met de plaats van SSC de Kempen als centrale dienst te zien. (Jongen, 2013)
Figuur 1: Plaats van geo in organogram van 5 gemeenten (de Kempen). (Jongen, 2013)
Geo ondergebracht in één afdeling In veel gemeenten is geo ondergebracht in één van de afdelingen waar veel ruimtelijke componenten worden behandeld. Door bezuinigingen van gemeenten is er geen geld, ruimte of noodzaak om van geo een aparte afdeling te maken. Dit is ook het geval in Den Haag, welke is onder geplaatst in de afdeling stedelijke ontwikkelingen. De ambtenaren die met GIS werken vinden het vooral een nadeel, omdat je eigenlijk diensten aflevert aan bijna alle afdelingen van de gemeente en dat je niet optimaal kunt functioneren voor heel de gemeente. Een voordeel is dat er wel meer binding en samenwerking is met de afdeling waar in je werkt. In figuur 3 is het organogram van de gemeente Den Haag te zien, met de plaats van geo ondergebracht in één afdeling. (Wortel, 2013)
11
Figuur 2: Plaats van GEO in organogram gemeente Den Haag. (Wortel, 2013)
Geo diensten (outsourcing) Wat vooral bij kleine gemeenten te zien is, is dat geo-informatie gerelateerde zaken worden uitbesteed aan externe partijen. Kleine gemeenten zijn daar gebaat bij, omdat de kosten van een eigen geo-afdeling niet opwegen tegen de baten ervan. Geo materiaal (zoals data) is over het algemeen duur en in kleine gemeente speelt geo-informatie een te kleine rol om deze kosten terug te verdienen met de processen waarin geo-informatie een rol speelt.
4.2 Stakeholders Omdat gemeenten verschillend zijn georganiseerd, zijn er in elke gemeente andere mensen betrokken bij de keuze of een geo-informatievoorziening moet worden uitgebreid. Aan een aantal geo-informatie medewerkers van verschillende gemeenten is gevraagd, wie de beslissingen maakt over de uitbreiding van een voorziening en wie er betrokken zijn bij dit besluitvormingsproces. 4.2.1 Beslissende partijen De functie van de persoon die de beslissing maakt of een voorziening moet worden uitgebreid, is per project en per gemeente anders. Daarom wordt er hier onderscheid gemaakt tussen kleine/middelgrote gemeenten (< 90000 inwoners), grote gemeenten en gemeenten met een shared service centre.
12
Kleine gemeenten en middelgrote gemeenten Binnen kleine en middelgrote gemeenten neemt vaak de GIS specialist het uiteindelijke besluit of er een uitbreiding moet plaatsvinden. In veel kleine gemeenten is de GIS specialist ook vaak de enige werknemer op het gebied van geo, dus is het logisch dat degene met het meeste verstand van het vakgebied de beslissing neemt. Wanneer er extra geld of een externe specialist nodig is om een uitbreiding te realiseren wordt, overlegt de GIS specialist vaak met de teamleider over wat er moet gebeuren. Grote gemeenten De besluiten over een uitbreiding van geo-informatievoorzieningen bij grote gemeenten, hangt af wat de omvang is van de voorzieningen en wat de positie van GIS is binnen de organisatie. Anders dan in kleinere gemeenten is dat er in grote gemeente meer mensen werkzaam zijn in de afdeling geo. Hierdoor worden de uiteindelijke beslissingen gedaan door iemand die boven de GIS specialist staat. In gemeente Delft neemt bijvoorbeeld de functioneel beheerder het besluit, deze persoon is verantwoordelijk ervoor dat de informatievoorziening wordt gebruikt ten behoeve van de gebruikers (Haan, 2013). In Den Haag neemt de coördinator van de gisviewer (WebGIS) de uiteindelijke beslissing. Hij is verantwoordelijk voor het werkproces en dat alles in goede banen verloopt. Bij grotere projecten zoals het compleet vervangen van een viewer, neemt het in het geval van de gemeente Den Haag bij de aanschaf van WebGIS, de bestuursdienst het uiteindelijke besluit. Zij zijn verantwoordelijk over de financiën bij de gemeente. Elk jaar krijgt een afdeling geld toegewezen die ze kunnen gebruiken, maar bij grote projecten nemen de bestuurdienst het besluit op basis van een beleidsplan. Dit is ook het geval bij de kleinere gemeenten. (Wortel, 2013) Shared Service Centre In het geval van een samenwerkingsverband tussen gemeenten in vorm van een SSC, worden de besluiten die moeten worden genomen met meerdere partijen overlegd. Bij een uitbreiding van voorzieningen bij SSC de Kempen wordt er een advies gegeven door het kernteam, waarna de betrokken gemeente akkoord moeten gaan en een budget moeten vaststellen, waarna een inkooptraject volgt door het SSC en de uitbreiding geïmplementeerd wordt (Jongen, 2013).
13
4.2.2 Stakeholders Naast degene die echt het besluit nemen over de uitbreiding, zijn er ook andere betrokkenen bij het proces. De betrokkenen bij het proces in gemeente (exclusief gemeenten met een SSC) zijn over het algemeen (van www.functiebank.nl): GIS specialist: De GIS specialist houdt zich bezig met de visualisatie en analyse van ruimtelijke gegevens en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de GIS producten. Ook kan hij inschatten hoeveel een uitbreiding van een geo-informatievoorziening gaat kosten en informeert en adviseert hij over de geo-informatievoorzieningen. Teamleider: De teamleider geeft richting aan projecten rondom de geo-informatievoorzieningen en structureert ze. Hij beslist of er tijd en geld is om een uitbreiding te realiseren. Klant of gebruiker (extern of intern): De gebruiker of klant geeft aan, aan welke informatie in een voorziening behoefte is. In veel gevallen is dit het begin van een beslissing om een geoinformatievoorziening uit te breiden, mits de uitbreiding uit de vraag naar geo-informatie wordt gedreven (zie paragraaf 4.3). Bronhouders: Dit zijn degene die de bronbestanden beschikbaar stellen en de gegevens leveren aan de gemeenten, welke soms nodig zijn om een uitbreiding toe te voegen. Externe krachten: Wanneer binnen een gemeente er kennis mist over hoe de uitbreiding uitgevoerd moet worden, kunnen gemeenten ervoor kiezen om een externe specialist in te huren die dat voor hen doet. Dit gebeurt vaker in kleinere gemeente waar het aantal geowerknemers beperkt is. Beheerder: De beheerder wordt ingelicht over de uitbreiding en zorgt ervoor dat de interne en externe informatievoorzieningen onderhouden en beheert worden. Ook adviseert hij over ontwikkelingen in geo-informatie. Overige adviseurs geo informatie: Dit zijn de adviseurs die aangeven waar behoefte aan is en wat de klant wil. Deze adviseurs zijn vaak afkomstig uit het team communicatie.
4.3 Factoren voor besluiten Er
zijn
verschillende
factoren
waardoor
er
besloten
kan
worden
waardoor
een
geo-
informatievoorziening moet worden uitgebreid. Deze factoren verschillen voor interne en externe informatievoorzieningen.
14
4.3.1 Intern Voor de uitbreiding van interne geo-informatievoorzieningen zijn er drie hoofdfactoren die een drijfveer zijn voor besluiten. Dit zijn vraag naar uitbreidingen, wettelijke bepalingen en financiële voordelen. Vraag Veel gemeenten streven ernaar om vraaggericht te werken. Wanneer iemand van binnen de gemeente bijvoorbeeld een extra kaartlaag nodig heeft wordt dit, mits er geen extra kosten aan verbonden zijn, toegevoegd aan de viewer. Of de vraag nu vanuit één persoon komt of uit meerdere maakt niet uit. Ondanks dat gemeenten graag vraaggericht willen werken, is dit niet altijd het geval bij uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen. Dit komt vooral omdat de bekendheid van geo-informatie nog niet overal binnen de gemeente even bekend is en het nut er niet van wordt ingezien, waardoor er beperkt gebruik wordt gemaakt van de voorzieningen. Daarom gebeurt het ook vaak dat gemeenten meer aanbodgericht werken. De mensen die de beslissingen maken bepalen dan wat handig zou kunnen zijn voor collega’s om toe te voegen aan een bestaande voorziening. Wettelijke bepalingen Door de invoering van de E-overheid zijn er een aantal wettelijke bepalingen opgesteld waaraan de gemeentelijke geo-informatievoorzieningen aan moeten voldoen. Dit zijn onder andere: Het stelsel van Basisregistraties: Hieronder vallen basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Grootschalige Topografie (BGT), Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Personen (GBA). Overige wettelijke ontwikkelingen: Hieronder vallen de wetten Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB), Ruimtelijke Ordening (RO), Grondexploitatie (GREX) en Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten (WION). Huidige wettelijke verplichting over het bijhouden van: de Grootschalige Basiskaart van Nederland (GBKN), Kadastrale gegevens en gebruik van de midschalige basisregistratie topografie (Top100NL). (Breider & Stiggelbout, 2009)
15
Dit zijn allemaal grote projecten die veel tijd kosten. Omdat bovengenoemde punten wettelijk verplicht zijn, hebben deze de bepalingen een hogere prioriteit dan uitbreidingen door de vraag naar geoinformatie. Financiële voordelen Het gebruik van geo-informatie kan financiële voordelen opleveren. Dit wordt vaak door gemeenten niet gezien, waardoor er niet gekozen word voor uitbreiding van de voorzieningen wat veel geld en tijd kost. Toch kunnen veel kosten bespaard worden, volgens Jeroen Wortel (2013) kan de gemeente Den Haag al een miljoen euro uitbesparen door de geo-informatie aan te bieden zoals zij dat momenteel doen. Belangrijk is daarom bij een uitbreiding van een voorziening die veel geld en tijd kost, een kosten baten analyse te maken, waaruit blijkt dat de baten opwegen tegen de kosten die het met zich meebrengt. 4.3.2 Extern Een verschil met interne geo-informatievoorzieningen is dat externe voorzieningen vaak uitsluitend klantgericht zijn. In Den Haag is onderzocht dat ongeveer 80% van de bezoekers van de gemeente website burger is, 10% ondernemer en 10% toerist. Het grootste deel is dus de burger van Den Haag en daarom is het ook van belang dat de informatievoorzieningen vooral op deze doelgroep zijn gericht. Veel ruimtelijke gegevens die in het bezit zijn van de gemeente zijn niet relevant voor de burger. Daarom is er een speciale afdeling binnen de gemeente Den Haag, die de cijfers analyseert waar bezoekers van de website het meest naar zoeken of op klikken. Hierop kunnen de mensen van geoinformatie inspelen en besluiten of het handig is voor de burger om bijvoorbeeld een extra laag met zwembaden toe te voegen. Wanneer blijkt dat een uitbreiding overbodig is wordt deze niet gepubliceerd op de website, omdat dit de website onoverzichtelijk maakt en minder gebruiksvriendelijk. (Dzialiner, 2013) 4.3.3 Prioriteit bij besluiten Aan werknemers van verschillende gemeenten is gevraagd om de volgende factoren die invloed hebben op de uitbreiding van een geo-informatievoorziening in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk te plaatsen voor hun gemeente: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. De antwoorden verschilde erg per gemeente. In tabel 1 zijn de verschillende antwoorden gegeven met daarin de factoren die doorslaggevend zijn bij uitbreiding van een geo-informatievoorziening in volgorde van belangrijk naar minder belangrijk. 16
Wettelijke bepalingen
Financiële voordelen
Vraag naar uitbreiding
Delft
2
1
3
Den Haag
2
1
3
Opsterland
1
2
3
Laarbeek
1
3
2
Roosendaal
1
2
3
SSC de Kempen
1
2
3
Tabel 1: Beslissende factoren voor gemeenten, 1 is meest belangrijk en 3 minst belangrijk.
Opvallend is dat de twee grootste gemeenten die ondervraagd zijn, hun prioriteiten leggen bij de te behalen financiële voordelen. Deze gemeenten kiezen voornamelijk in hun beslissingen voor de “scoring method”, de uitbreiding wordt dan gebaseerd op de opbrengsten die het op zal leveren en projecten met de hoogste opbrengsten zullen dan voorrang krijgen op andere projecten (Tomlinson, 2011). In de andere gevallen staat wettelijke bepalingen op 1 en krijgen die prioriteit boven de te behalen winst en vraag naar uitbreiding, maar bij deze gemeenten gaan financiële voordelen ook voor vraag naar de uitbreiding. In de gemeente Laarbeek gaat de vraag naar een uitbreiding voor het behalen van financiële voordelen. In het boek van Tomlinson (2011), wordt deze prioriteit beschreven als “input data priorities”, hierbij staat het gebruik van de uitbreiding centraal.
5. Niveaus in besluitvorming Besluiten worden genomen op verschillende niveaus binnen de organisatie. In dit rapport wordt onderscheid gemaakt in drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Het niveau waarop een besluit wordt gemaakt hangt af van de complexiteit, grootte en de kosten van de uitbreiding. Bronnen voor deze paragraaf: Graafland (1993) en Tomlinson (2011). In figuur 5 staat een overzicht van het niveau waarop het besluit wordt genomen, de tijd die het project in beslag neemt en wie de grootste rol speelt in de beslissing.
17
Niveau
Planning
Rollen
Strategisch
Lange Termijn
Bestuur
Tactisch
Midden Lange Termijn
Teamleider
Operationeel
Korte Termijn
GIS specialist
Figuur 3: Beslissingsniveaus met betrekking tot uitbreiding van geo-informatievoorzieningen
5.1 Operationeel Op operationeel niveau zijn kosten en grootte van een uitbreiding beperkt, waardoor in de meeste gevallen de gis-specialist op basis van prioriteiten voor de organisatie kan beslissen of een uitbreiding van een geo-informatievoorziening kan worden toegepast. Het gaat hierbij om een klein project zoals het toevoegen van een extra kaartlaag in een GIS viewer. De uitbreiding gebeurt in dit geval op een kort termijn en er zijn geen of nauwelijks kosten aan verbonden, waardoor er niet hoeft worden overlegd met een teamleider. In dit soort gevallen wordt er ad hoc besloten of een uitbreiding moet worden toegepast.
5.2 Tactisch Op tactisch niveau zijn er meer kosten verbonden aan een uitbreiding. Het gaat in dit geval om een uitbreiding die een groter tijdsbestek in beslag neemt en waarbij meerdere personen betrokken zijn. Ook zijn hier meer kosten aan verbonden. Door de tijd en kosten is het aan de teamleider om te beslissen of er geld beschikbaar is vanuit de afdeling en of een uitbreiding noodzakelijk is voor de organisatie. Wanneer hij akkoord gaat zal de uitbreiding worden uitgevoerd. 18
5.3 Strategisch Op strategisch niveau gaat het om projecten die op lange termijn (een aantal jaren) gerealiseerd moeten gaan worden. De kosten zijn hoog en kunnen niet gefinancierd worden vanuit de afdeling zelf. Hierdoor moet er eerst een beleidsplan worden ingediend en worden voorgelegd aan het bestuur van de gemeente. Het bestuur maakt de beslissing of het project kan worden uitgevoerd en zullen hier alleen in meegaan wanneer de baten opwegen tegen de kosten. Het aantal personeel dat betrokken is, is aanzienlijk groter dan op tactisch en operationeel niveau. Een voorbeeld van een uitbreiding op operationeel niveau is de vervanging van de GIS viewers van de gemeente Den Haag, door één viewer: WebGIS (Wortel, 2013).
6. Knelpunten in de organisatie Er zijn altijd knelpunten in een organisatie waardoor uitbreiding van informatievoorzieningen wordt bemoeilijkt. In dit hoofdstuk wordt er verder ingegaan op deze knelpunten die gemeenten tegenkomen en hoe hiermee omgegaan kan worden.
6.1 Zwakke schakels in bedrijfsvoering In bedrijfsvoeringen is communicatie tussen de verschillende schakels belangrijk, waardoor er efficiënt gewerkt kan worden. Om de bedrijfsvoering rondom geo-informatievoorzieningen goed te laten verlopen, moeten organisatie, informatie en processen in balans zijn. Wanneer een gemeente moeite heeft met de één van deze schakels, wordt de hele bedrijfsvoering verstoord en loopt het niet soepel. Wanneer de informatiekant niet goed is geregeld, kunnen de processen niet doelgericht worden toegepast en lopen processen door knelpunten vertraging op. Ook beïnvloed dit de organisatie, wanneer informatie niet op orde is worden de organisatie van deze informatie ingewikkelder. Wanneer er in de organisatie knelpunten zijn, beïnvloed dit het overzicht op de informatie wat ongeordendheid veroorzaakt. Daarnaast heeft een slechte organisatie ook betrekking op de processen zoals een uitbreiding van een geo-informatievoorziening. (Bakker, 2013)
19
Figuur 4: Model "Jellema" (Bakker, 2013)
Een voorbeeld uit de gemeente Den Haag is de organisatie van data. Voortgangsprocessen van de ontwikkeling van de interne en externe geo-informatievoorzieningen worden vertraagd door de verspreiding van data over verschillende databases. Een van de doelen van de gemeente Den Haag is daarom ook een reorganisatie van de data. Daarbij wordt gestreefd naar een of twee ruimtelijke databases waar alle geo-informatie te vinden is. Deze reorganisatie van de data kan echter wel veel tijd in beslag nemen, omdat dit een groot project is en het gewone werk van de afdeling gewoon doorgaat. Omdat er zoveel grote projecten binnen de gemeente Den Haag lopen, zoals WebGIS voor intern en extern gebruik, op orde brengen van basisregistraties en het bij elkaar brengen van de ruimtelijke data in één database, duren de projecten door de verdeelde databases langer. Dit komt doordat de organisatie van de data een grote rol speelt in hoe vlot processen rondom geo-informatievoorzieningen verlopen, maar ook ander werk met geo-informatie, zou het eerst op orde stellen van de data efficiëntie opleveren en zo zullen geld en tijd kunnen worden bespaard. Ook heeft de organisatie invloed op de kwaliteit van de data, vanwege tekort aan het juiste personeel of gebrek aan een goede ordening van de data. Een minder goede kwaliteit van de data die je nodig hebt om een voorziening uit te kunnen breiden, kunnen de processen vertragen. Data moet namelijk betrouwbaar zijn voor de klanten. Ook wordt er vaak verder gewerkt met de data, wat een doorwerking van de fout met zich meebrengt. Wanneer er een lange tijd met foutieve data wordt gewerkt, wordt het
20
opsporen van de fouten moeilijk. Data beheerders voor het up to date houden van data zijn daarom essentieel.
6.2 Gebrek aan beschikbare middelen Naast problemen in de bedrijfsvoering zijn gebrek aan middelen een ander groot probleem waardoor uitbreidingen moeilijk verlopen. In deze paragraaf worden de middelen kosten, tijd/capaciteit, kennis, draagvlak en kwaliteit van data besproken. Kosten Het belangrijkste middel dat een uitbreiding van een geo-informatievoorziening kan tegenhouden, zijn de kosten. Als de uitbreiding intern gerealiseerd kan worden zijn de voornaamste kosten het salaris van het personeel, maar als dit een groot project betreft kunnen de kosten daarvan hoog oplopen. Wanneer er data aangeschaft moet worden, kan dit ook duur zijn. Wanneer een uitbreiding niet intern gerealiseerd kan worden, is het soms noodzakelijk om externe krachten in te huren, wat extra kosten met zich meebrengt. Een goede tip om geld te besparen is om alleen een uitbreiding te doen als deze echt nodig is. Daarbij is het noodzakelijk om te kijken of er vraag is naar uitbreidingen. Ook is het de vraag of de dat perse moet ontsloten via een GIS, soms is een spreadsheet ook voldoende. Wanneer deze toch uitgevoerd moet worden zijn kosten voor personeel en aanschaf van data noodzakelijk. Wel moet er op gelet worden of de data niet al in bezit is van de gemeente, om dubbele aanschaf te voorkomen. Tijd/Capaciteit Omdat veel GIS projecten erg omvangrijk zijn, neemt de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen veel tijd in beslag. Vanwege gebrek aan arbeidscapaciteit staat er daarom een zekere druk op de werknemers. Een veel gemaakte fout is dat er veel haast bij is wat ten koste gaat van de kwaliteit. Om dit te voorkomen moeten er prioriteiten worden gesteld en fundamentele eisen morgen daardoor niet opgeofferd worden. Het maken van een tijdsplanning is daarom ook essentieel, want een goed project begint met een goede planning, waarin het beoogde doel helder is. Omdat veel projecten toch snel uitgevoerd moeten worden, is het belangrijk om niet meteen de data in te duiken, want dit leidt tot chaos en brengt het risico met zich mee dat het werk niet in een keer wordt goed gedaan. (Beck, 1997)
21
Kennis Een derde knelpunt is gebrek aan kennis. Vaak in kleine gemeenten bestaat de afdeling geo uit een beperkt aantal werknemers waardoor kennis niet kan worden uitgewisseld. Ook snelle ontwikkelingen in de geo-informatie zorgen ervoor dat de kennis van de werknemers niet up to date is. Een veel gemaakte fout is om personeel niet te trainen. Een trainingprogramma die vanaf het begin loopt zal voor veel voordelen zorgen, omdat het succes van het project afhangt van de bekwaamheid van het personeel. (Beck, 1997) Draagvlak Het draagvlak van geo-informatie is een belangrijk onderdeel voor een uitbreiding van de voorzieningen. Zonder draagvlak is er geen behoefte aan de uitbreidingen en zal er niet geïnvesteerd worden door de gemeente in projecten met betrekking tot geo-informatievoorziening. Voorlichting over het belang van geo-informatie is daarom noodzakelijk. Vooral aan ambtenaren die er baat bij zouden kunnen hebben en die met geo-informatie geld en tijd kunnen besparen.
7. Discussie De besluitvormingsprocessen over uitbreiding van geo-informatievoorzieningen zijn per gemeente verschillend en daarbij ook verschillend op niveau. De factoren, op volgorde van prioriteit, die bepalen of een uitbreiding moet plaatsvinden zijn: Wettelijke bepalingen Financiële voordelen Vraag naar een uitbreiding Het is logisch dat wettelijke bepalingen prioriteit hebben, omdat hier al een begroting voor is gemaakt en waar nationaal in wordt geïnvesteerd. In veel gevallen wordt aangegeven dat financiële voordelen prioriteit hebben boven vraag naar een uitbreiding, maar dit ligt er waarschijnlijk aan op welk niveau het besluit wordt genomen. Op operationeel niveau zal vooral ingegaan worden op de vraag. Op strategisch niveau staan de financiële voordelen vooraan. Ook zijn er op operationeel niveau de interne informatievoorzieningen vaak zowel door aanbod als door de vraag aangedreven. Externe informatievoorzieningen zijn voornamelijk vraaggericht. 22
Ook degene die het besluit moet nemen is verschillend bij projecten. Dit hangt af van de organisatie van de gemeente, de grootte van het project en de kosten die eraan verbonden zijn. In volgorde van strategisch niveau naar operationeel niveau nemen over het algemeen de volgende personen de beslissing over uitbreiding van een geo-informatievoorziening: Het bestuur Teamleider GIS-specialist Het aantal personen dat betrokken is bij de uitbreiding is ook afhankelijk van de grootte van het project en de organisatie. Opvallend is dat de meeste gemeenten streven naar een integrale geoinformatievoorziening, welke alle afdelingen ondersteund bij de werkprocessen, maar vaak toch is onder geplaatst in een afdeling zoals stedelijke ontwikkeling. Om deze integrale geo-visie te realiseren is het belangrijk dat de afdeling geo centraal staat in de organisatie. Een groot nadeel is wel dat deze afdeling dan neigt naar isolatie en communicatie stroef verloopt. Hoe goed de besluitvormingsprocessen verlopen, hangt af of factoren die problemen veroorzaakt worden geminimaliseerd. Knelpunten die de voortgang van de processen belemmeren zijn: Kosten Tijd/capaciteit Kennis Draagvlak Bedrijfsvoering Vaak worden door het gebrek aan tijd en geld vaak niet voldoende geïnvesteerd in vergroten van kennis, draagvlak, organisatie van data en een betere bedrijfsvoering met goede communicatie. Dit resulteert in een lager efficiency.
23
8. Conclusie en aanbevelingen 8.1 Conclusie De hoofdvraag die centraal staat bij het schrijven dit rapport is: “Hoe wordt bij gemeenten bepaald of de geo-informatievoorzieningen (intern en extern) moet worden uitgebreid en wat zijn de beperkende factoren die de processen belemmeren?” Het antwoord op het eerste deel van de vraag is daarom niet eenduidig, het hangt namelijk af van het niveau (strategisch, tactisch of operationeel) en de organisatie van de gemeente. Op strategisch niveau neemt het bestuur het besluit, op tactisch niveau de teamleider en op operationeel niveau de GISspecialist. Interne uitbreiding van geo-informatievoorzieningen worden vaak gedreven vanuit: wettelijke bepalingen, financiële voordelen en de vraag naar een uitbreiding. Maar dit is niet altijd het geval en wordt de uitbreiding ook gedreven van de aanbod kant. De reden hiervoor is vaak door de onbekendheid binnen de gemeente van geo-informatie of doordat de geo-afdeling er vanuit gaat dat er financiële voordelen te halen zijn. Externe informatievoorzieningen zijn voornamelijk vraaggericht. Hoe goed deze besluitvormingsprocessen verlopen, hangt af of factoren die problemen veroorzaakt worden geminimaliseerd. Knelpunten bij deze processen zijn: beperking in financiële middelen, tijd/capaciteit, kennis, draagvlak, data kwaliteit en problemen in de bedrijfsvoering.
8.2 Aanbevelingen Om processen rondom de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen goed te laten verlopen, is een goede organisatie essentieel. Hierdoor is het overzichtelijk om naar je data te zoeken en worden bepaalde handelingen niet dubbel uitgevoerd. Wanneer deze een hogere prioriteit krijgen, zullen de besluitprocessen rondom de uitbreiding soepeler verlopen waardoor geld en tijd kunnen worden bespaard. Een goede organisatie werkt door in de knelpunten waar je mee te maken hebt bij uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen. Verder denk ik dat het centraal plaatsen van de afdeling geo organisatie zal zorgen voor de groei naar een integrale geo-informatievoorziening. Hierdoor kan geo-informatie een betere steun bieden voor de verschillende afdelingen.
24
Bronnen Bakker, M. de. (2013, Maart 14). Opleiding Geo-informatie voor de lokale overheid, Dag 2: organisatie en informatie. Dataland. Beck, D. (1997). Avoid the Top 10 GIS Project Mistakes. GIS WORLD inc. Breider, C., & Stiggelbout, C. (2009). Beheer van geo-informatie. Hoogezand: Gemeente HoogezandSappemeer. Dzialiner, D. (2013, April 29). Interview: Geo-informatievoorzieningen. (N. Hulskes, Interviewer) Graafland, A. (1993). Geo-informatievoorziening in Nederlandse gemeenten. Delft: Delftse Universitaire Pers. Haan, H. T. (2013, April 23). Interview geo-informatievoorzieningen. (N. Hulskes, Interviewer) Hart, M. 't. (2013, Maart 21). Schrijven van beleidsnotities, Spreken voor groepen en Adviesvaardigheden, GIMLO 2013. Dataland. Jellema, M. (2013, Voorjaar). Organisatie & Informatie, Opleiding Geo-informatiemanagement voor de lokale overheid. Dataland. Jongen, E. (2013, April 23). Vragenlijst Geo-informatievoorzieningen. Mollema, K., & Koperdraat, E. (2008). Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk. Langedijk. Onbekend. (sd). Functiebank gemeenten. Opgeroepen op 05 18, 2013, van Functiebank: http://www.functiebank.nl/gemeenten Somers, R. (2001). Quick Guide to GIS Implementation and Management. Park Ridge: Urban and Regional Information Systems Association (URISA). Stiggelbout, C. (2013, April 16). Opleiding GIMLO, De Nationale Geo-informatie Infrastructuur (NGII) in de keten. Dataland.
25
Tomlinson, R. (2011). Thinking about GIS: Geographical information system planning for managers. Reclands, Californië: ESRI Press. Wortel, J. (2013, April 25). Interview: Geo-informatievoorzieningen. (N. Hulskes, Interviewer)
26
Bijlage Interview Dennis Dzialiner Webadviseur Gemeente Den Haag 29 april 2013 Wat is precies uw functie binnen de gemeente? Ik ben webadviseur bij de gemeente den haag en ik hou me bezig met denhaag.nl en alles wat eromheen hangt dat kunnen nieuwsbrieven zijn, dat kunnen social media zijn, dat kan een digitale kaart zijn, noem maar op. Alles wat met het gemeentelijk internet te maken heeft daar geef ik advies over en dat advies geven wij aan alle diensten binnen de gemeente, je hebt 13 diensten en volgens mij zijn er 7800 medewerkers en die kunnen bij mijn afdeling terecht voor verzoeken over bepaalde zaken en beleid op internet gebied. Zo kun je het een beetje zien. En ik werk bij de centrale internetafdeling Van de gemeente. Heeft u een rol in de beslissing of een geo-informatievoorziening moet worden uitgebreid? Ja we hebben nu geostart op de website staan, geostart is eigenlijk een andere kaartviewer en de gemeente heeft het volgens mij in 2010 of eerder besloten we gaan naar Webgis toe en webgis wordt de standaard kaartviewer van de gemeente Den Haag. En we zijn nu bezig om het beleid samen te stellen en de werkwijze met een soort leidraad wat we wel en niet gaan plaatsen op de site en daar spelen we inderdaad een rol in en daar speel ik ook een rol in. Alleen ik geef advies daarover, ik zal niet zeggen we doen iets wel of we doen iets niet. Ik geef advies en ik heb ook een manager die zegt dat gaan we niet doen of wel. We hebben dus alleen een adviesrol maar dat gaat wel naar beleid toe. Dus als iemand een vraag heeft over een kaart of ik wil een onderwerp, dan toetsen wij dat altijd aan het kaartbeleid en op basis daarvan zal besloten worden doen we wel iets of niet. Dus op zich zou een medewerker binnen de gemeente ook zelf de papieren kunnen opzoeken en kijken waar ze aan moeten voldoen als ze een kaartje of onderwerp willen plaatsen op denhaag.nl. Ik las iets op de site over CMO, wat is dat? Dat is de afdeling. In 2009 is een nieuwe website gestart, Nieuw Den Haag, een nieuw project. We hadden een decentrale organisatie qua internet, dat betekent dat degene die het hardste riep zijn zin kreeg. Heel slecht georganiseerd, sinds 2009 hebben we een centrale organisatie dat is CMO geworden een complement met organisatie. Toen we begonnen was het vooral gericht op content, het ging puur af op artikelen en alles werd opgebouwd vanuit de content. En in drie jaar tijd is internet natuurlijk weer een stukje verder en dus de naam contentmanagement klopt niet meer helemaal, het is veel meer dan dat dus de naam social media is er bijgekomen we hebben enquetes en nieuwe e-participatietools. Er is van alles bijgekomen op internetgebied. Officieel heten wij CMO dus we zijn de internetorganisatie van de gemeente. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geo-informatievoorzieningen? Ik durf het niet te zeggen, wij houden ons echt alleen bezig met de externe communicatie. Dus wat er intern gebeurd met kaarten of iets anders, ik zou het niet weten. Wij zijn wel veel strenger dat weet ik zeker, wij zullen niet zomaar een kaart laten ontwikkelen , of toestemming geven als wij van te voren al voorzien dat daar geen behoefte aan is. Wij meten natuurlijk alles op Den Haag.nl alles wordt er bekeken , wij kijken wat de klantbehoefte is en wij focussen ons beter op dat soort zaken. Wettelijke verplichtingen of collegedoelstellingen dat zijn allemaal criteria waar wij aan moeten voldoen. Wij gaan niet zomaar een kaart ontwikkelen als iemand zegt wij willen alle rioolputten van Den Haag op een 27
kaart. De burger zit daar niet op te wachten, wij zullen dan wat strenger zijn, dat doen wij niet. Daar zit wel het verschil, bij intern zullen ze dat wel accepteren dan is het meer we hebben gewoon werk, en we voeren het uit. Dus intern is meer vanuit het aanbod gedreven en extern meer vanuit de vraag van de burger? Zeker, ja, uitzonderingen daar gelaten maar op zich gaan wij uit van de vraag van de burger, inderdaad. Weet u wie er vooral gebruik maken van de externe informatievoorzieningen? Ja, natuurlijk de burgers van Den Haag en de bedrijven en instellingen van Den Haag. We hebben ook een ondernemersportaal op DenHaag.nl staan, dus de commerciële partijen kunnen ook bijv. zzp-ers zijn, die wil weten waar zit die locatie. Op zo’n manier moet je denken. De burgers zoeken naar welzijnsorganisaties, waar zitten de ziekenhuizen en de stadskantoren en je hebt ook nog een bezoekersdeel, toeristen zoeken parken, hoe kom ik in Scheveningen, hoe kom in bij de binnenstad van Den Haag om te winkelen, of hoe kom ik op het strand. Dat soort zaken zijn gericht op burgers, bedrijven/instellingen en dan bezoekers dat zijn de toeristen. Denkt u dat de gemeente de website van de gemeente een grotere rol in speelt dan bijvoorbeeld Google? Ja, goede vraag ik denk het niet, mijn collega’s en ik hebben ervaring op internet en we komen ook van grote commerciële bedrijven en wij onderzoeken ook het klantgedrag. Wij kijken ook wat moet wel op denhaag.nl en wat niet. Als iets niet bestaat moet je het ook niet willen, als je zegt wij weten dat heel veel mensen via Google zoeken en niet via onze site. Een mens zoekt geen navigatie en dat is ook logisch. Dus wij kijken naar dat soort ontwikkelingen. We krijgen wel een nieuwe digitale kaart hoe ga je daar mee om. Het grappige is omdat we een nieuwe digitale kaart krijgen, webgis, hebben we nu de kans om iets meer vanuit de bezoeker kaartjes te plaatsen, wij gaan niet zozeer uit van wij zetten een kaart neer en wachten tot de mensen komen. We doen meer vanuit onderwerp, we weten het stadskantoor een toponderwerp is, dat het heel veel bezoek genereert. De bezoekers komen op een stadskantoor uit via Google en dan komen ze uit op een mooi artikel en daar plaatsen we dan kaartjes bij en dit kan een meerwaarde zijn. Wij gaan niet alles op een kaart plaatsen wat mensen ook op google kunnen vinden. Ze willen naar Scheveningen, moeten wij dan een kaartje maken voor de route of zeg je daar is gewoon routenet voor op de ANWB-site. Of iets anders, dan moet je afvragen of de kosten opwegen tegen de baten en dan kies je denk ik voor Google. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? Een factor moet een meerwaarde zijn voor de klant. Als wij denken daar is behoefte aan dan beïnvloedt dat de keuze en dan is daar wel budget voor. We zullen ook verzoeken krijgen waarbij we denken dat doen we dus niet. Maar als het een klant- of collegedoelstelling is (van Burgemeester en Wethouders) dat zijn de twee hoofdfactoren. De collegedoelstelling is een andere doelstelling dan de klantbehoefte, de klant wil gewoon weten wat zijn de openingstijden van bijv. de zwembaden, een college wil eigenlijk ook soms een gedrag veranderen. Dan praat je over het communicatiedeel dat er bijv. meer vrijwilligers in de stad moeten zijn, dat kan een collegedoelstelling zijn, dat is geen klantbehoefte. Dan zorgen wij dat het goed in beeld gebracht wordt, waar mensen terecht kunnen voor vrijwilligerswerk of waar een vrijwilligersorganisatie zit. Daar zit verschil in en daar kan dan budget voor worden vrijgemaakt. Dat is ook een factor inderdaad. Is het een meerwaarde voor de burger of is het een collegedoelstelling dat zijn wel de twee belangrijkste. Hebben jullie te maken met wettelijk bepalingen?
28
Ik heb nog nooit gehoord dat er iets wettelijk wordt bepaald dat , dat er iets wettelijk verplicht wordt om op internet te zetten. Iedereen roept dat moet op internet, dat is wettelijk verplicht! Volgens mij is wettelijk verplicht dat je iets moet publiceren maar dat kan ook gewoon op papier, mensen kunnen het ook aan de balie op een papiertje afhalen. Ik vind het wel lastig, laat ik het zo zeggen wij geven de dienst het voordeel van de twijfel en dan publiceren we het wel op internet. Om dat de makkelijkste weg is. En internet is bij de gemeente het primaire communicatiemiddel. Alleen de waterstand in de grond is geloof ik een wettelijke verplichting. Dat je weet als je een huis koopt, dat de kruipruimte niet vol water loopt. Dat is de enige wettelijke verplichting die ik ken, het komt ook heel weinig voor. Je moet eens navragen waar dat te lezen staat dat het wettelijk op internet gepubliceerd moet worden. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Dan zit je meer in het interne proces. Als je op een soepele manier wil werken, dan hoop je dat de data goed georganiseerd is en dat ligt dan vooral bij een dienst die zijn verantwoordelijk voor de data en wat gepubliceerd wordt. En als zij met verschillende excelbestanden werken dan weet ik nooit wat actueel is. Dus in zoverre is het belangrijker voor het interne proces en wat er verschijnt is interessant voor een burger. Een van de voorwaarden die wij hanteren is dat data altijd actueel moeten zijn als het up to date moet zijn, is dit niet het geval, dus als het slecht georganiseerd is bij een dienst dan kan het zijn dat wij gewoon een kaart verwijderen. En hoe controleren jullie dat? Ja dat is een goede vraag, wat wij doen is toch wel steekproeven nemen, meekijken. Het is niet 100% waterdicht wij kunnen niet van 400 glasbakken zeggen dat klopt. We krijgen vaak feedback van burgers van klopt dit wel , dat kan een indicatie zijn om te kijken. Het is ook een beetje een stok achter de deur naar de diensten toe, zo van we evalueren wel dus let op we gaan wel met de verantwoordelijken zitten van is dit nog wel up to date. Al zeg je het maar, dan weten ze dat ze weer alles moeten gaan checken. Meestal is het allemaal wel goed georganiseerd via een systeem bij de gemeenten. Alles wordt goed bijgehouden, dus meestal klopt het wel. Wat is momenteel binnen de gemeente het belangrijkste project rondom geo-informatievoorzieningen? Op kaartje zelf, wat je publiceert? Want een lang gesprek is natuurlijk gezellig omdat het nog niet life staat? Je bent afhankelijk van zoveel factoren om het life te krijgen. Webgis wordt een systeem opgeleverd en dan moet het nog gekoppeld worden aan het systeem waar ons internet op draait. Die koppeling zijn ze nu aan het ontwikkelen en de verwachting is dat misschien juni de eerste kaart life gaat. En daarna krijg je nog het proces dat alle oude kaarten eraf moeten en alles moet geswitcht worden en volgens het nieuwe beleid uitvoeren. Kijken wat er precies teruggaat en wat er echt af moet. Dat is wel de belangrijkste ontwikkeling nu ja, Je hebt meerdere kaartjes die interessant zijn. Het is wel handig om te weten welke de belangrijkste kaart is. We kijken naar de toponderwerpen je hebt altijd parkeren, stadkantoor, zwembaden deze zijn de top drie bij de gemeente Den Haag dus deze komen altijd goed op de kaart. En als dat op de kaart staat dan heb je misschien al 30% van je websitebezoek ze zullen eerst op artikelen uitkomen en als ze interesse hebben dat kijken ze waar het zwembad zit. Wat zijn problemen die gebruikers tegenkomen bij het gebruik van de voorzieningen? Dat weten we nog niet, we gaan wel met nieuwe kaarten alles meten dan hopen we ook inderdaad afhaakmomenten tegen te komen. Hopen ook iets meer te weten te komen waar echt op geklikt gaat worden, konden we eigenlijk nooit echt weten, dat was op gevoel vanuit andere statistieken dat je denkt oke dan moeten we die kant opgaan. Maar nu gaan we het echt allemaal meten en dan hopen we 29
echt afhaakmomenten tegen te komen en dan kun je ook usability onderzoeken, op los laten dat als hij life is gebruikersonderzoek, waar gaat het goed en waar fout. We proberen ook eerst intern een gebruiksonderzoek te laten doen dat mensen vanuit de gemeente wat gaan klikken en dan kom je al heel veel punten tegen. Je komt heel veel dezelfde punten tegen die ook een burger zou zeggen. Als het eenmaal life staat dan kan je na drie maanden nog een onderzoek doen met echte burgers en dan haal je er misschien alles uit. Maar soms kun je dingen niet switchen omdat het een geldkwestie is, iemand kan wel zeggen ik wil dat, maar dat kost soms te veel geld. Daarom wordt ook soms ergens bewust voor gekozen. Maar het is wel belangrijk om het bij te houden en we letten daar goed op, eigenlijk is het onze core-business: het volgen van internet en het gedrag van bezoekers. Kan je dan ook zien van waarvandaan bezoekers webgis binnenkomen? Ja als we straks kunnen meten, dan kan je precies zien, komen ze via Google binnen of via den Haag of een andere weg, via een externe site. En dan heb je goed inzicht in webgis en wat de behoefte echt is van de burger en op welk trefwoord zoeken mensen. Gaan ze direct naar kaart of eerst naar content en dan wordt het wel interessant. Nu staat er ook een kaart op de site, ik had het niet kunnen vinden? Nee.Toen wij met nieuw Den Haag begonnen in 2009 toen wisten we al dat webgis eraan zat te komen. We hebben toen geld gereserveerd voor de huidige kaart, en dat was echt wel summier en ze wilden ook niet doorontwikkelen want ze wisten daar komt een nieuwe kaart en dat duurde iets langer dan verwacht. Hij moest gebruiksvriendelijk worden gemaakt en dat kost gewoon tijd. Er is weinig geïnvesteerd in de huidige kaart. Hij stond op de belangrijkste pagina’s maar omdat we met de gemeente ook te maken hebben met toegankelijkheid van de site wat ook vrij nieuw is, een website moet voor elke burger toegankelijk zijn dus ook voor blinde mensen. Je moet iets met kaartjes doen dat je op een andere manier de communicatie moet doen, er zijn dingen veranderd en die zijn niet helemaal uit de verf gekomen. Het zit anders in elkaar dan een half jaar geleden. Maar omdat we weten dat webgis eraan komt, zitten we een beetje in een onderdrukkingsfase. Als webgis komt dan staan ze wel weer op plekken waar ze horen te staan. Je moet ervan uitgaan dat zoals jij zoekt, zoekt een burger niet. Jij zoekt bewust naar een kaart, een burger zoekt niet naar kaarten die zoekt naar informatie. Welke veranderingen zou u willen zien in de geo-informatievoorziening? Nu staat het op kaarten en er is nog te weinig over nagedacht, er is nog te weinig beleid. Er kunnen kaarten worden ontwikkeld waar niemand op zit te wachten. En wat wij uit ervaring weten op internet, is dat hoe meer keuzes er zijn er minder op geklikt wordt. Hoe meer kaarten je bouwt des te minder effect zal het hebben. Door die overgang kunnen we nu eindelijk beleid maken, dus we kunnen zeggen alleen die kaarten die echt van belang zijn gaan we erop zetten. Daar is behoefte aan daar focussen we ons op, dat zou echt mijn beleid zijn. Dat vragen we ook echt na, via gebruikersonderzoeken enz. Daar zit het verschil in, dus je focus op de prioriteiten leggen. Hoe weten jullie wat die echte behoefte is? We baseren ons nu op cijfers vanuit denhaag.nl. De loge?. zegt dat het wel moet kloppen met je kaart. Uitzonderingen daar gelaten je hebt altijd dat je denkt misschien zoeken de mensen dat juist per kaart en niet in context, maar dat zullen er heel weinig zijn. Bijv. een losloopgebied voor honden dat zie je liever op een kaart dan dat je het leest. Als je bijv. praat over ondernemers , bouwprojecten en bouwterreinen zie je liever op kaart dan dat je leest wat er te koop is. Waarin verschillen jullie met andere gemeente met betrekking tot de voorzieningen?
30
Ik ben echt iemand die uitgaat van onze eigen kracht en van wat je zelf weet. Uitgaan van je eigen cijfers. Je eigen kaartviewer inzetten op die manier zoals we zelf denken dat goed is. Ik kijk echt nooit naar andere gemeentes. Dat klinkt heel raar maar dat doe ik echt nooit, puur uit eigen ervaring en met je collega’s praten . Wat ik wel doe ik kijk wel naar andere gemeentes maar dan niet naar de kaart. Als wij weten wat klantbehoefte is en we hebben cijfers straks dan weet je ook hoe je een kaart moet inzetten. Ik kan dan wel kijken hoe andere gemeentes dat doen maar dat boeit me echt totaal niet. Misschien zijn we wel heel arrogant in Den Haag dat zou kunnen maar er moet voldoende kennis intern zijn. Kan je dan geen problemen voorkomen, waar zij al tegenaan zijn gelopen? Dan zit je meer op de technische kant, als wij weten dat andere gemeentes ook met webgis werken dan praten we meer over Webgis zelf. Maar dan zit je meer intern te praten, waar lopen jullie technisch tegenaan, wat zijn jullie problemen. Daar kijken we wel naar. Net als met ons internetsysteem werken ook andere gemeente daarmee en daar praten we mee. Dan kan je problemen uitwisselen en kosten delen, dat doen we wel. Als je uitgaat van de voorkant dan moet je echt uitgaan van wat je zelf weet. Qua statistiek, alles begint met meten niet zozeer bij andere gemeenten luisteren naar wat zij meten, want bij ons kan dat heel anders zijn. Wij verschillen van andere gemeenten omdat wij echt een hele grote gemeente zijn , we gaan wel eens bij andere gemeenten op bezoek en dan praat ik over andere dingen maar er zit echt veel verschil in. Het is echt een heel andere wereld bijv. Woerden, wij werken met een afdeling met 70 man die alleen met internet bezig zijn, op een andere misschien maar 3. Wij zitten dicht tegen de politiek van den haag aan, zit er ook heel veel druk bij onze wethouders, wij hebben soms andere prioriteiten. Dat is niet erg, dat maakt het erg dynamisch , maar Woerden zal daar minder last van hebben. In kleinere gemeente heb je ook veel minder onderwerpen je hebt meer keus om kaartjes te maken over andere zaken. Conclusie van mijn onderzoek is dat het niet allemaal zwart-wit is, het is overal anders. Dat maakt het ingewikkeld. Op zich moet je er vanuit gaan dat of je nu praat over kaarten of over nieuwsbrieven of over social media. Alles begint bij het meten en bij het gedrag van het bezoek , en als je dat in kaart zet, dan kan je je doelstelling nog beter bepalen. Als je uitgaat van je eigen logica zonder statistieken dan weet je niet waar je over praat. Dan kan je nooit een eigen website indelen. Als wij zien dat een kaart heel slecht bezocht wordt, waarom haal je die er dan niet af. Als je ziet mensen kijken toch via Google-maps, waar zijn wij dan mee bezig. Die beslissing moet je ook durven maken. Je moet alles met statistieken bekijken als je dat niet bezit dan houdt het op. Daar zullen mensen van geo-informatie niet blij mee zijn als je ergens mee stopt. Nee maar het gaat er mij niet om dat de mensen intern blij zijn, het gaat mij erom dat de burger de juiste informatie kan vinden. 80% van onze site is burger, 10% ondernemer en 10% toerist. Dan moet je ook de meeste tijd in de burger stoppen. Dan kunnen ze van geo-informatie roepen, ja maar mijn kaarten gaan eraf, ja, dan heb ik liever dat de burger gewoon zijn informatie kan vinden. Juist omdat iedereen wat roept en iets wil, dan weet je dat je site zo complex wordt en onoverzichtelijk, dat het juist averechts werkt. Je wilt je site compact houden, alleen die nieuwsbrieven plaatsen die echt belangrijk zijn. En niets verzinnen omdat we dan weer werk hebben, je alleen richten op de belangrijke communicatie. Ambtenaren hier werken ook met Webgistoch? Intern wel, extern niet. Een deel dat gericht is op de interne communicatie werkt met Webgis een ander deel dat zich met diensten bezighoudt werkt met internet. 31
Dus niet alles wat bekent is wordt naar buiten gepubliceerd? Nee zeker niet, dat houden we juist tegen. We hebben sowieso vooraf een intake. Als iemand een kaart wil, prima dat mag maar wat zijn je doelstellingen wordt data daarin beheerd staat er al iets van content? Op de site, waar moet het kaartje geplaatst worden. Wat wil je ermee bereiken en we kijken ook wat de beheerder bijhoudt en welke statistieken daar bij horen. Wat de burger bereikt, zijn vooral voorgeproduceerde kaarten of kunnen ze ook zoals in googlemaps zoeken? Ja het zijn voorgeprogrammeerde kaarten we zijn wel bezig om te kijken van wil je doorontwikkelen of niet. Ik weet dat er bijv. behoefte is aan openbare meldingen bijv. als een lantaarnpaal kapot is, dat mensen het kunnen melden, dat zou mooi zijn als je op een kaartje inderdaad een pinnetje kan neerzetten van dit is de lantaarnpaal met wat informatie. Het een beetje interactief maken is leuk. Dat kan nog niet maar daar zijn we wel mee bezit. Googlemaps zullen we nooit evenaren, dat is onmogelijk. Dat wil je ook helemaal niet. We willen ook niet kijken naar functionaliteiten die al bestaan. Bij andere kaartviewers maar welke functionaliteit heb je zelf nodig, om de burgers hun informatie te laten vinden. Met Webgis kan je alles, tot aan een stoeptegel inzoomen maar welke burger doet dat? Waarom zou je dat soort functies erin willen hebben. Het kan best zijn dat iemand een project heeft waarvoor die handig kan zijn. Maar je wil niet te veel functionaliteiten op Den Haag.nl hebben. Het belangrijkste is dat mensen hun informatie kunnen vinden. Het is leuk om op je huis te kunnen inzoomen maar dat is alleen maar fun, moet je dit op een gemeentesite willen hebben? Als funzoeker ga je wel naar andere sites. Gaat social media nog ergens een rol in spelen? Geen idee, dat durf ik je niet te zeggen. Ik denk wel in combinatie met E-participatie. Het zou wel kunnen dat er participatieprojecten zouden kunnen lopen en dat burgers daarop reageren. Denkt u dat het een grotere rol gaat spelen, geo-informatie? Mensen weten wel wat een kaart is, daarom vraag ik me af hoe ver je moet gaan als gemeente met kaarten. Het blijft gemeente, mensen komen vooral voor paspoorten en rijbewijzen, allemaal voor het digitaal loket dat is toch je core business. In hoeverre moet je dan kaarten gaan ontwikkelen. Het wordt interessanter als een burger echt iets met geo-informatie kan. Als je bijv. zelf iets in kunt tekenen op een kaart. Dan wordt het interactiever en kan je meer als een Googlemaps. Heeft u nog aanvullingen voor mijn onderzoek? Het is goed dat je met iemand van techniek hebt gepraat, maar wij denken vanuit een heel andere hoek. Ik heb ook contact met Jeroen, wij vullen elkaar aan, zij zitten meer in het verhaal van de mogelijkheden en ontwikkelingen op technisch gebied. Wij zijn daar niet continu mee bezig, wij wachten op het verzoek en als wij iets zien op andere sites in commerciële wereld en we vinden dat interessant, dan zullen wij deze ideeën opschrijven en doorgeven of we daar iets mee gaan doen. Wij kijken vanuit de huidige situatie en hoe kunnen we dat nu verbeteren met Webgis. Dat kan door een kaart samen te stellen en doorontwikkeling is voor ons een tweede fase. Als het straks life staat, dan kijken wat de mogelijkheden zijn die Webgis biedt. Dan kan je verder kijken en dan komen daar misschien wel heel leuke mogelijkheden uit. Ons streven is dat de layout van Webgis moet aansluiten bij Googlemaps en dat de kleuren hetzelfde zijn en dat opties op dezelfde plek staan. Hier blijven we op hameren.
32
Interview Jeroen Wortel Coördinator WebGIS Gemeente Den Haag 28-04-2013 Wat is uw functie binnen de gemeente? Ik ben senior procesmanager, ik stuur de processen van de gemeente en zorg dat ze worden uitgevoerd. Een kaartproductie is bijvoorbeeld een proces, om dat proces te sturen moet je zorgen dat er mensen zijn, dat er middelen zijn, dat er aan de vraagkant iets gebeurd en dat er aan de productie kant iets gebeurd, dat er een plotter is en dat er op tijd geleverd wordt. Maar ook dat er een mogelijkheid is om te reclameren als er iets niet klopt, daar ben ik verantwoordelijk voor . Nu ben ik ook verantwoordelijk voor het proces WebGIS en dat is de viewer die we gebruiken om onze geo-informatie op alle werkplekken te ontsluiten. Hebben andere gemeente dit ook? De Gemeente Rotterdam heeft iets soortgelijks (GISWeb) elke ambtenaar kan op elke werkplek op een E-coach klikken en dan krijgen ze in de browser een gisapplicatie en daar wordt alle informatie getoond die beschikbaar is in theorie. Dat is de ingang voor als iemand iets wilt weten, hoe ziet Den Haag eruit en als ze bronnen willen raadplegen dan staan die er op. Wordt bij een beslissing of een geo-informatievoorziening moet worden uitgebreid meer mensen betrokken? Bij ons is het zo georganiseerd dat er een bepaald budget beschikbaar gesteld wordt voor WebGIS. Dat betekent dat je daar mensen op kunt zetten die wat geld hebben om programma’s te kopen. En de hoeveelheid mensen die je daar op kunt zetten bepaald eigenlijk hoeveel informatie je op kunt nemen. Iemand stuurt bijv. een mailtje ik wil graag stoeptegels in WebGIS, want die heb ik nodig om mijn werk te kunnen doen. Die vraagt dan heeft u al een gissysteem of heeft u een database waar dat in staat of excelsheet, of kan ik dat kopen bij een dataleverancier. Dat kost tijd om dat te doen. Vervolgens komen die gegevens, die ontsluiten we, daar maken we een visualisatie van, daar geven we een kleurtje aan en combineren het met andere dingen. We communiceren dat naar de voorpagina van onze gis en dan kunnen mensen kiezen. Al die werkzaamheden kosten uren en men heeft ingeschat in een project dat in het verleden bewezen is dat je met drie mensen in principe alle geovragen zou kunnen beantwoorden of eigenlijk al die onderwerpen in Webgis zou kunnen stoppen. Dat betekent eigenlijk dat het niet zo kan zijn dat iemand komt die zegt ik wil stoeptegels en dat we zeggen: “Ja dat spijt me daar hebben we geen geld voor”. Want dat is al eigenlijk betaald. Het enige is dat ze allemaal tegelijk kunnen komen en misschien zijn bepaalde afdelingen bezig met gegevens op orde te brengen en die zijn allemaal toevallig klaar in 2013 en dan komen ze bij ons en dan willen ze alle stoeptegels, lantaarnpalen, gebouwen, kadastrale informatie, dat willen ze allemaal tegelijk hebben en dat kan natuurlijk niet. En dan moet je een keuze maken welke van deze dingen het eerst willen publiceren en welke minder haast hebben. Over die verdeling ga ik wel over. Alle informatie moet WEBGIS in daar is al een beslissing over genomen maar met name de volgorde dat is iets waar ik een rol in speel. 33
Kom ik er niet uit met die mensen die zeggen allemaal ik was eerst, nee ik was eerst, nee ik moet eerst, dan kan ik hun niet dwingen om te zeggen wie eerst komt, dan moet iemand van Beheer daar een uitspraak over doen, maar dat is wel een middel dat je niet graag inzet, want dan moeten een paar mensen hoog in de organisatie bij elkaar komen en die moeten zich bezighouden met iets dat zij eigenlijk hebben uitbesteed aan mij. Dus meestal probeer je het zelf wel in goede volgorde te regelen. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? We streven er naar dat het uit de vraag komt. We willen vraaggericht werken dus dat betekent dat je niet zelf gaat bepalen wat handig is voor collega’s. We kunnen natuurlijk wel praten met mensen maar we gaan dat niet doen tot iemand daadwerkelijk behoefte heeft aan die informatie. Dat gezegd hebbende is er vaak informatie die iedereen handig vindt, wat niemand echt nodig heeft . Voorbeeld hiervan is kadastrale informatie in heel veel processen is het handig om te weten wie de eigenaar van een perceel is, wat de erfpachtsituatie is, maar dat komt niet zo vaak voor in een jaar. Dus hebben ze een keer per jaar nodig, en dat vragen ze dan aan de kadastrale balie maar dat doen al die mensen en je zou kunnen bedenken als je dat in een geosysteem/webgids klaarzet dan hebben al die mensen daar profijt van. Maar er is niet een vrager die er heel veel profijt van heeft. En dan kun je kiezen als organisatie. Wij zien dat die vragen heel divers zijn, maar die zijn wel voortdurend aanwezig, wij vinden dat die informatie gewoon als basisgegeven erin moet. En dan doe je toch een stukje aanbod op geogebied. Heeft dat ermee te maken dat geo-informatie nog niet bekend is bij de gemeente, op alle afdelingen en dat niet iedereen er gebruik van wil maken? De meeste gebruiken wel geo-informatie maar gebruiken nog niet de bronnen die wij hebben. Dat zie je vaak gebeuren die houden vaak gegevens in Excel bij of ze gebruiken geo-informatie die wij wel bijhouden maar wat we niet via het systeem leveren, dat leveren we aan hen en zij gebruiken hun eigen systeem. En in dat speelveld probeer je ook zoveel mogelijk dingen naar je toe te trekken. Uiteindelijk is het wel allemaal vraaggestuurd. We streven er niet naar om iets aan te bieden dat uiteindelijk niet gebruikt wordt. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geo-informatievoorzieningen? Ja daar zit verschil in. Er is binnen de gemeente Den Haag een afdeling en die beoordeelt alles wat naar buiten gaat. En dat gaat erover wat er op de Webpagina van www.DenHaag.nl komt. Zoals teksten, festiviteiten, informatie voor burgers, digid, alle burgerlijke zaken, maar ook het kaartmateriaal wat er uit komt. Dus als ze vanuit de organisatie zeggen dit is voor de burgers belangrijk, dan gaan wij daar niet over. Alles wat de ambtenaren van de gemeente gebruiken daar gaan wij wel over. Dus er zit verschil tussen. Wie maken er gebruik van de externe informatievoorzieningen? Op dit moment nog niemand. Want we hebben het nog niet gerealiseerd, we hebben wel een geoinformatievoorziening op onze webpagina maar dat wordt niet door ons aangeboden. Daar hebben we een partij voor ingehuurd. We zijn op dit moment dat aan het omzetten naar onze eigen informatie. En rond mei/juni zal dat gerealiseerd zijn. 34
Denkt u dat alle informatie die hier aangeboden wordt open word?. Nee, want dat zou ook privacygevoelige informatie kunnen zijn. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? Je hebt meerdere factoren, vaak voegt het iets toe aan de werkzaamheden van degene die de geodienst gebruikt. Eigenlijk is het zo dat de gebruiker, iemand die de stad beheert of de prullenbakken leegt of de banken schildert of het groen bijhoudt of die dat moet organiseren, geo-informatie gebruikt. Die heeft vaak een plattegrond en die tekent dan met een stift wat er moet gebeuren. Dat is ook geoinformatie. Hij heeft in zijn hoofd een kaart van de gemeente en hij denkt ik moet daar en daar zijn en dan kan ik het beste die route lopen en dat is ook geo-informatie. Dus eigenlijk gebruikt hij al geoinformatie, maar met gebruik van onze geo-informatievoorziening is dat hij hopelijk sneller en efficiënter zijn werk kan doen. De mogelijkheid om dingen te combineren die hij daarvoor niet kon als hij namelijk een kaart heeft van alle dingen die hij moet bijhouden en een kaart met alle straten moet hij die naast elkaar houden en dat is lastig. Wij hopen dat hij met de geo-informatievoorziening die twee kan combineren en op elkaar kan leggen. En dat hij zo zijn route kan plannen. Dus heel veel dingen die vinden al plaats eigenlijk maar die kun je faciliteren met geo-informatie. Is er ook een beslissende factor waardoor een geo-informatievoorziening wordt uitgebreid? Ja, wettelijke bepalingen door de overheid, de BAG is natuurlijk een registratie die je verplicht moet gebruiken als gemeente, dat is dan een van de redenen dat het moet worden gebruikt. Naast wettelijk heb je financieel. In data is er een financieel belang bij, we kunnen een miljoen besparen om het op deze manier aan te bieden. Het kan een strategische beslissing zijn. Wij vinden dat we de geoinformatie naar onze ambtenaren moeten uitrollen en specifiek de kadastrale informatie en het kan om allerlei andere redenen zijn. Dat wordt dan ergens besloten maar niet door ons, als men vindt dat het moet. Maar wettelijk is een van de belangrijkste motors bij een gemeente. Als iets op nationaal niveau wordt bepaald, dan moeten wij daarin meegaan. Wij zijn een topografieproducerende gemeente. Dus wij zorgen er zelf voor dat onze straten en huizen worden ingemeten. Kleinere gemeenten besteden dat uit. Daarom hebben wij een iets grotere rol in de BGT omdat wij ook eigen ideeën hebben, van wat wij er wel of niet in willen hebben. Dus wordt het extra moeilijk. Ik heb gehoord dat er geen gebruik wordt gemaakt van een ruimtelijke database (kernregistraties, BORIS en losse bronnen) waarom is hiervoor gekozen? Wij hebben meerdere databases maar niet één grote. Waarom is hier voor gekozen? Dat is zo gegroeid. Er is bij stadsbeheer wel een database waar alles in zit, alle objecten, prullenbakken, groenbeheer, groenstroken, wegen etc. alles wat onder het onderhoud van stadsbeheer valt, hebben ze in het processysteem zitten. Geo is daar een onderdeel van maar er zitten ook een heleboel andere eigenschappen aan en dat is wat we bij stedelijke ontwikkeling nog niet hebben. Wij zijn er jaloers op 35
dat zij dat wel hebben. Daar willen wij ook naar toe. Of je dat nu samenvoegt of twee systemen naast elkaar zet, dat zal de tijd leren. Binnen grote gemeenten zijn die diensten zoals wij dat noemen vaak gescheiden, Het kost heel veel tijd om die op elkaar af te stemmen. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Ik denk dat het hebben van zo’n centrale voorziening nog heel veel efficiency zou kunnen opleveren. Daar zou je wel naar moeten streven. Maar dat is lastig, want je voert allemaal je taken uit en de ene heeft deze database en de andere weer een andere en dat zijn allemaal systemen die ingeregeld zijn en als je zegt nee dat doen we niet meer. Maar doen we alles in één, dan is dat een aanzienlijke inspanning. Maar je werk moet ook allemaal doorgaan. En er wordt natuurlijk bezuinigd door de overheid en dat moet je geleidelijk doen. Als je alles in één keer op de schop neemt, dan gebeurd er niets. Maar het is wel iets waar wij naar streven. Heeft u een voorbeeld van een gemeente die dat wel heeft? Ik heb begrepen dat de gemeente Rotterdam daar redelijk ver in is. Maar daar vallen ook wel dingetjes buiten het schip. Maar het dienstmodel is daar wat minder, wij zijn daarin beter op orde. Over kleinere gemeenten kan ik niet echt oordelen. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Door de gemeente. De basis registraties die we voor ingenieursbureaus betaald ter beschikking stellen, worden in de BGT natuurlijk gratis. Dat model verdwijnt. Wat is momenteel binnen de gemeente het belangrijkste project rondom geo-informatievoorzieningen? Op dit moment is dat de ontsluiting naar de burger toe. Hoe ga ik de informatie naar buiten toe brengen. In welk stadium zijn jullie daarmee? We staan op de vooravond dat het daadwerkelijk te zien is op de website, dus dat de burgers dat kunnen zien. Maar dat is een stukje dat we erop gaan zetten, we gaan niet alles tegelijk doen. En als je dan zegt hoe ver ben je in wat je voor ogen hebt, dan zit je ongeveer op een kwart. Dan kun je alleen kijken maar nog niet interactief melden. Bijvoorbeeld: “ Ik zie hier iets in de openbare ruimten en dan klik ik erop en dan kun je een adres invullen en dan wordt dat gelijk gemeld”. Zo komt er geen loket of papiertje meer aan te pas. Of ik wil een dakkapel bouwen en dan vul ik mijn adres in en dan zeg ik, ik wil een dakkapel of een schuur of een extra lantaarnpaal voor mijn deur en dan wordt er een module gestart waarin alle ruimtelijke aspecten daarvan zoals bestemmingsplannen, vergunningen en andere normen, worden weergegeven. Zo kan je als burger al kijken of je aanvraag haalbaar is. Dus dan hoef je niet alles uit te werken voor de gemeente en deze vervolgens zegt dat het bestemmingsplan het helemaal niet toe laat. Dat kun je dan als burger in een vroeg stadium al zien. Dan zie je al meteen bijv. een dakkapel mag hier niet of dit is een rijksmonument en dat kan je dus al aan de voorkant regelen. De burger kan nog steeds bellen en dan kan je in discussie gaan, want je hebt dan dezelfde informatie. Dit 36
scheelt veel tijd en is veel klantvriendelijker, dit is dus een van de grootste projecten maar daar zit een opbouw in. In het begin is het meer een beetje google-en en kijken waar zijn de activiteiten, de musea, de beelden en zo langzaam maar zeker komt er steeds meer zinnige informatie beschikbaar. Wanneer denkt u dat het gerealiseerd kan worden? Wij streven ernaar in 2016 klaar te zijn, maar er is altijd meer werk. Maar om dan een groot deel van die applicatie gedaan te hebben interactief melden, zelf je vergunning digitaal aan de te kunnen vragen, alles wat er dan digitaal mogelijk is met elkaar, kunnen we dan realiseren. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Capaciteit, dus mensenkracht vaak, per gemeente is dat altijd lastig in te zetten. Want je kunt niet zo maar bijkopen op de markt. Er zijn allemaal regels voor dus, dat is wel vaak een struikelblok. Kunt u iets vertellen over de integrale visie? Ja wij hebben een geovisie een in de geovisie staan enkele stippen op de horizon gedefinieerd waar we naar toe willen en belangrijke onderdelen daarvan zijn excellente dienstverlening, oftewel klantgerichtheid. Deze klanten kunnen burgers van Den Haag zijn of bedrijven maar het kunnen ook collega’s zijn. Om die zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn met geo-informatie en hun processen beter te laten verlopen. En de basis op orde, dat betekent dat de informatie die wij hebben, ontsluiten en ook bijhouden en waar we voor verantwoordelijk zijn ook klopt. Dus als je een adres opvraagt dan moet er ook iemand wonen. Dus een adres is ook een echt adres. De informatie die gegeven wordt, moet ook echt kloppen. Dat is de basis op orde. Dat zijn de twee peilers waarop de geovisie leunt. Moet de informatie aan de burger ook voor 100% betrouwbaar zijn? Het moet tenminste dezelfde informatie zijn als die je zelf gebruikt, in je contact met de klanten/burger. Dus het kan zijn dat het niet volledig is, en dat moet je dan ook communiceren, maar het kan niet zo zijn dat jij iets meer weet dat voor de burger relevant is. Even los van incidenten of technische problemen, in principe moet wat je intern ziet, ook extern te zien zijn. Anders kun je niet op gelijke voet communiceren. Waarin verschillen jullie met andere gemeente met betrekking tot de voorzieningen? Dat is een lastige vraag natuurlijk. Misschien organisatorisch dat er verschillen zijn, wij zijn onder stedelijke ontwikkelingen geplaatst en dat is een inhoudelijke afdeling die dingen in de stad wil bouwen, maar wij doen ook dingen voor de onderhoud van de stad. En dat is gek want je zit op een plek waar het eigenlijk over ontwikkelingen gaat. Bij andere steden zoals bij Rotterdam is het een stafafdeling. Dat betekent dat je niet een inhoudelijke taak hebt in de stad maar dat je eigenlijk een voorziening bent voor alle dingen die de gemeente doet, zoals beheer en ontwikkeling. Dat is een verschil met andere gemeenten.
37
Dus het maakt uit op welke afdeling je werkt? Als je iets doet voor de gehele gemeente dan is het eigenlijk wel gek dat je op een van de afdelingen van de gemeente zit. Dus als je directeur bent van meerdere scholen dan is het raar dat je maar op een locatie zit. Dat is voor u dus een nadeel? Ja. Maar het kan ook een voordeel zijn. Want je kunt natuurlijk op de afdeling waarbij je zit meer binding opbouwen, dus wij hebben meer binding met stedelijke ontwikkeling. Het is maar net van welke kant je het bekijkt, als je zegt wij zijn er voor de hele gemeente dan is het inderdaad handig om niet in een onderdeel daarvan te zitten. Maar er boven of er naast staat. Dat waren tot zover mijn vragen, heeft u nog aanvullingen voor mijn onderzoek? Wat misschien wel interessant is, je hebt een heleboel manieren waarop je geo-informatie kunt aanbieden, en wij hebben WebGIS en WebGIS is gewoon een browser waarop je op een paar laagjes kunt klikken je hebt deze gebruikers van geo-informatie en je hebt gebruikers die daadwerkelijk iets willen analyseren, die iets willen tekenen of toevoegen. Er zijn verschillende soorten gebruikersgroepen en die hebben allemaal hun eigen wensen en eisen. De gebruikers van de webapplicatie die weten vaak niet zoveel van geo-informatie maar die hebben een kaart nodig om iets te kunnen vinden en die mensen die iets edditten en die iets analyseren hebben wel verstand van geo-informatie. Die hebben meer handigheid met die applicaties. En dat zijn twee verschillende takken van sport. Deze afdeling doet beiden dus echt met ArcGIS werken maar we bieden ook kaarten aan via WebGIS voor iedereen. En als je het handig doet, dan zorg je ervoor dat je geen dubbel werk verricht.
Wie heeft het besluit genomen om de oude viewer te vervangen door WebGIS? Het besluit om de 17 viewers te vervangen is destijds genomen door de Bestuursdienst van de gemeente Den Haag, met als aanleiding het versnipperde geo-informatie landschap, dubbel beheer zowel data als ict-infrastructuur als applicaties en de 1 loket gedachte. Hier is ongetwijfeld een beleidsplan voor gemaakt maar dat heb ik niet paraat.
38
Herman Tjesse de Haan Geoinformatie specialist/adviseur Gemeente Delft 1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? De functioneelbeheerder 1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? De functioneelbeheerder van GBO (Gemeentelijke Basis Ondersteuning) en de klant 2a. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? Vanuit de vraag. 2b. Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? Vaak rechtstreeks van een gebruiker van de GIS Viewer, bv een archeoloog, een verkeersdeskundige of een databeheerder Openbare Ruimte. Er zit over het algemeen geen manager tussen. 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? Bij externe geo-informatie voorziening speelt het team Communicatie een grote rol en moet ICT ook uitvoerend werk doen (plaatsen bestanden op de internet server), bij interne geo-informatievoorziening speelt communicatie en ICT geen rol. 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? Actualiteit, betrouwbaarheid, is de kaart technisch en makkelijk goed te plaatsen, is de kaart toonbaar of duidelijk genoeg voor de gebruiker (staan er bv. Niet te veel objecten op), privacygevoelig. 4b. Wat is de beslissende factor? Eigenlijk is het een mix van bovenstaande factoren. De keuze wordt gelegd bij de klant, bronhouder. Als de bronhouder bepaalt dat de kaart getoond mag worden, dan wordt de kaart geplaatst. De bronhouder is verantwoordelijk. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? Beide, er is een ruimtelijke database voor de GISviewer en Desktopapplicatie, maar er zijn ook nog veel kaarten die in een file of andere database staan. 5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Ja, het is voor sommige mensen niet altijd duidelijk waar de data staat. 6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Door de gemeente. 7. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Nog niet, maar de onbekendheid van de geo-informatievoorziening kan dit wel veroorzaken. 39
8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. Dat is best een lastige vraag. Hierbij mijn volgorde, ik weet niet of dit voor de gemeente ook zo is.
1. Financiële voordelen die te behalen zijn 2. Wettelijke bepalingen 3. Vraag naar geo-informatie De “vraag naar geo-informatie” zit eigenlijk al verwerkt in de andere twee factoren.
40
Antoine Gribnau Projectleider DuurzaamHeidsPortaal Gemeente Den Haag 1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? Coordinator WebGIS 1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? adviseurs GEO informatie, bronhouders 2a. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? Volgens mij vanuit de vraag 2b. Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? Proceseigenaren/bronhouders 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? Daarvoor kun je het beste met twee partijen praten namelijk: Jeroen Wortel en Dennis Dzialiner 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? Jeroen Wortel kan je hier verder mee helpen. 4b. Wat is de beslissende factor? Jeroen Wortel kan je hier verder mee helpen. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? beide, we hebben kernregistraties, BORIS en losse bronnen, wat verwarrend is. 5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Ja 6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Gemeente. 7. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Ja : integrale visie = tevens de uitdaging 8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. 1) Financiële voordelen die te behalen zijn 2) Wettelijke bepalingen 3) Vraag naar geo-informatie
41
Lourens Hengst Stedenbouwkundig tekenaar Gemeente Opsterland 1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? Gis specialist in overleg met de teamleider(tijd) 1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? de vakspecialist, die behoefte heeft aan de informatie in de gis viewer, de gis specialist, voor de uitwerking van de techniek, de teamleider, voor het beschikbaar stellen van de tijd, 2a. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? meestal vanuit de vraag, uitbreidingen vanuit het pakket, middels enquete(gemeentebreed) of in teamoverleg(specifieke groep) zijn aanbod 2b. Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? De vraag, vanuit vakgroepen, afdelingen, vaak in relatie met andere taken binen de gemeente, Ruimtelijke ordening wil bestemmingsplannen bekijken, vastgoed, die wil informatie over gebouwen, belastingen wil informatie over gebouwen en personen(koppelingen met adressen) Vergunningverlening wil ook de bestemmingsplannen in zien. De vraag komt ook meestal als men weet wat er kan. In de afdelingen ligt er vaak ook een verborgen vraag. men uit zich niet zo snel naar de geo toe met de vraag of iets kan. 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? Interne uitbreidingen worden gewoon meegenomen als daar behoefte aan is en met niet al te veel moeilijkheden realiseerbaar is. Externe uitbreiding heeft vaak te maken met updates, soms met nieuwe features. Deze updates gaan gewoon door, daar hoeft geen beslissing over te worden genomen. Een upgrade, kost vaak meer en daarvan wordt overwogen willen we dat wel, hebben we niet genoeg aan wat er nu is? Wij zijn net over gestapt van Gis4Web naar Key2Geo. onderhuids zijn er veel veranderingen, uiterlijk ziet het er ook anders uit, maar wezenlijke verschillen heeft dit nog niet gebracht. Er zijn wel uitbreidingsmogelijkheden en daarvan wordt wel overwogen wel of niet doen, dat heeft met aanschafkosten te maken, daar moet budget voor zijn,die moeten worden aangevraagd . 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? Betere ontsluiting van informatie, meer informatie kunnen vergelijken met elkaar, een kadastrale kaart met de bestemmingsplannen, en met bodembverontreinigingskaarten 4b. Wat is de beslissende factor? Het gebruik en dus de vraag/behoefte. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? Er is voor diverse gebieden een ruimtelijke database aanwezig, BAG, Bestemmingsplannen
42
5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Niet naar mijn idee, zolang eenvoudig koppelingen kunnen worden gelegd. 6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Door de gemeente 7. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Technische maar vaak ook vanuit management. Er moet echt goed duidelijk gemaakt worden dat het geld opleverd. 8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. Naar mijn ervaringen tot nu toe, gaat het als volgt: 1. Voldoen aan wettelijke regelgeving dit kost momenteel al veel inzet, waardoor er weinig ruimte is voor nieuwe ontwikelingen 2. financiele voordelen die te behalen zijn er moet enorm worden bezuinigd in gemeenteland, ruimte voor nieuwe ontwikkelingen is er alleen als dit iets oplevert. 3. vraag naar geo-informatie dit kost extra investering, levert wel een stuk ervaring op.
43
Hans Menting Medewerker Geo-Informatie Gemeente Laarbeek 1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? voor een extra laag in de Gis viewer neem ik de beslissing. 1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? de vraag komt uit de organisatie van bijvoorbeeld Ruimtelijke Ordening of Maatschappelijke Ontwikkeling. Als het mogelijk is plaats ik de laag dan in de Gisviewer als het mij niet lukt en er is budget voor dan huur ik een externe in om de laag te plaatsen soms gebeurt dit in samenspraak met onze automatisering afdeling.
2a en b. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? de uitbreiding wordt gedreven vanuit de vraag en aanbodkant. Onze Geo-afdeling is minimaal bemand (1 fte), mijn collega’s (van andere afdelingen) zien de mogelijkheden van Geo-gerelateerde producten bij externe organisaties en willen ook gebruik maken van deze functionaliteit. De aanbodkant komt van mij daar ik de ontwikkelingen zie en volg en deze probeer toe te passen. 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? Wij hebben geen of bijna geen externe geo-informatie voorzieningen. 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? de overheid (denk aan basisregistraties, Wion, ect.), de interne organisatie bv medewerkers hebben een vraag, automatisering, financiën, organisatie ontwikkeling (bv de komst van het Klanten contact centrum). 4b. Wat is de beslissende factor? de beslissende factor is de “wettelijke verplichting” van de overheid. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? Er is geen ruimtelijke database, de data is verspreid. 5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? ja, wij zijn een Centric gemeente (voor administratieve data) en deze is in het verleden tot het heden nogal dominant geweest voor de keuze van een Gisviewer. Dit geld ook voor onze beheerpakketten van de BOR, deze pakketten zijn vrij dominant wat betreft hun data.
44
6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Uitbreidingen worden gefinancierd door de gemeente. 7. er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Ja, door de onbekendheid is er weinig draagvlak en dus ook weinig geld om het door te ontwikkelen. Het is wel zo dat we met een organisatie verandering bezig zijn en hierop kan de informatie voorziening meeliften omdat het een en ander in balans moet zijn. 8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. De factoren in volgorde van belangrijk; - wettelijke bepalingen, - vraag naar geo-informatie, - financiele voordelen die er te behalen zijn.
45
Gert Elst Data-analist Gemeente Roosendaal 1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? In het geval van een uitbreiding waaraan financiële consequenties (directe kosten) hangen neemt de teamleider van team Informatie het besluit op advies van de GIS specialist. Als een uitbreiding intern gerealiseerd kan worden neemt de GIS specialist zelf het besluit. 1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? De gebruikers; in geval van een uitbreiding voor breed gebruik via team Communicatie. De toekomstig beheerder van de uitbreiding en de leverancier van de gegevens. Als het nodig is ook de leverancier van de software. 2a. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? Meestal vanuit het aanbod en soms vanuit een vraag van één of meerder gebruikers. 2b. Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? De oorzaak van uitbreiding/wijziging van aanbod (vanuit GI) ligt vaak bij nieuwe regelgeving of wetgeving. De oorzaak van uitbreiding/wijziging van de vraag (van gebruiker) ligt vaak bij uitbreiding of verschuiving van taken. 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? In geval van uitbreiding van externe GI voorziening wordt altijd team Communicatie erbij betrokken. Bij een interne GI voorziening is dat niet altijd het geval. 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? De voornaamste factor is het breed gebruik van de informatie. De vraag of het een viewer functionaliteit is of een backoffice app functionaliteit wordt altijd gesteld. Een andere factor is de mutatiegraad. Als het dynamische informatie is (met een hoge mutatiegraad) moet het beheer van de achterliggende data en de ETL procedure (om de informatie in de viewer te krijgen) goed geregeld zijn. Bij statische informatie is dat minder van belang. Onderhoud van Metadata is daarbij ook belangrijk. 4b. Wat is de beslissende factor? Er wordt een afweging gemaakt tussen de informatiewaarde voor breed gebruik en de energie/middelen die het kost om het te realiseren en in stand te houden. Een soort van prijs/kwaliteit verhouding. Een positieve of negatieve prijs/kwaliteitverhouding is de beslissende factor. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? Beide. Voor breed gebruik wordt gebruik gemaakt van een ruimtelijke database. Voor CAD gebruik is de data verspreid. Omdat CAD en GIS steeds verder naar elkaar toe groeien is dit probleem steeds beter op te lossen.
46
5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Zeker .Verspreide data levert veel meer tijd en inspanning voor het beheer van de data op. Tijd die je anders kunt besteden aan bijvoorbeeld innovatie. 6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? Dit wordt gefinancierd door de gemeente. 7. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Het grootste probleem is het beheer van de achterliggende data. Ieder mutatie aan de structuur van de achterliggende data levert een probleem op voor de informatievoorziening. Een ander probleem kan het gebrek aan flexibiliteit van de software zijn in combinatie met het gebrek aan open standaarden. Uitwisseling van gegevens wordt dan het grootste knelpunt. 8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. Voor de gemeente Roosendaal geldt de volgende prioriteit: 1- Wettelijke bepalingen 2- Financiële voordelen die te behalen zijn 3- Vraag naar geo-informatie Als de vraag naar geo-informatie (3) onderdeel is van een proces waarvoor wettelijke bepalingen gelden hoort die vraag bij de eerste prioriteit. Als de vraag naar geo-informatie (3) onderdeel is van een proces waarvoor financiële voordelen te behalen zijn hoort die vraag bij de tweede prioriteit. Kortom de vraag naar geo-informatie staat bijna nooit op zich zelf, maar is vaak onderdeel van.
47
Erik Jongen Teamcoördinator Advies, Beleid en Projecten SSC de Kempen Wij doen de ICT- en Geo-dienstverlening voor 5 gemeenten. Afspraak: - Basisdiensten - Aanvullende diensten - Jaarbijdrage (offertefactuur)
48
1a. Wie maakt besluiten over de uitbreiding van een geo-informatievoorziening (bijvoorbeeld extra laag in een GIS viewer)? Afhankelijk van uitbreiding: 1. Nieuw software of uitbreiding bestaande software a) Bespreken + advies dan kernteam b) Offerte voor (1 tot 5) gemeenten c) Akkoord + budget door gemeente d) Inkooptraject door SSC e) Implementatie 2. Nieuw bouwen Team GEO+TC
1b. Welke partijen worden hierbij betrokken? 1) Aanvrager (klant in de gemeente) 2) Kernteam 3) SSC – TC GEO 4) SSC – Medewerker 5) SSC – Manager SSC 6) Evt. Inkoopbureau 7) Evt. Directie 2a. Wordt de uitbreiding gedreven vanuit de vraag naar geo-informatie of vanuit het aanbod? Bij ons duidelijk vraag gedreven, soms door de techniek gedreven. 2b. Vanuit wie komt deze vraag of aanbod? Vraag komt vanuit afdeling van de gemeente. 3. Zit er verschil in de procedures voor de uitbreiding van interne en externe geoinformatievoorzieningen? Nee, niet zo zeer op intern/extern, maar meer op basisdienst of aanvullende dienst. 4a. Welke factoren beïnvloeden de keuze om een geo-informatievoorziening (zoals een gisviewer) uit te breiden? 1) Noodzaak/nut 2) Kosten 3) Omvang/complexiteit 4) Voor 1 gemeente of meer 4b. Wat is de beslissende factor? Meestal combinatie van nut/noodzaak en kosten. 5a. Wordt er binnen de gemeente gebruik gemaakt van een ruimtelijke database of is data verspreid? Data is wel verspreid over meerdere databases (per gemeente apart), maar gecentraliseerd op 1 fysieke plek.
49
5b. Heeft de manier waarop de data georganiseerd is invloed op ontwikkelingen in de informatievoorzieningen? Ja, vooral door koppelingen, wat lastiger om nieuwe software uit te rollen, maar door centralisatie beter beheerbaar. 6. Worden uitbreidingen van geo-informatievoorzieningen gefinancierd door de gemeente of door externe partijen? In feite door de gemeente waarbij het verschil zit in: a) Basisdienst zit in budget van het SSC (jaarbijdrage van gemeente) b) Aanvullende dienst wordt doorbelast naar de gemeenten (factuur) 7. Zijn er problemen die je tegenkomt bij de uitbreiding van geo-informatievoorzieningen? Problemen kunnen zijn: - Softwarematige beperkingen - Koppelingen met andere pakketten - Tijd/capaciteit te kort - Geen afspraken over actualiteit/beheer - Slechte kwaliteit van data 8. Nou is de vraag of je voor jouw gemeente de volgende factoren in volgorde van meest belangrijk naar minder belangrijk zou kunnen zetten: Vraag naar geo-informatie, Wettelijke bepalingen en Financiële voordelen die te behalen zijn. Dit is een lastige vraag. Ten eerste omdat we vijf gemeenten hebben, die niet allemaal dezelfde speerpunten hanteren. Verder is het ook vaak afhankelijk van soort uitbreiding (klein, groot, complex, kosten, uren etc.). Voorbeeld: extra laag in onze gis-viewer. Geen extra kosten, meestal kleine uitbreiding, niet complex en kost weinig uren om te implementeren, geen wettelijke bepaling. Dan is de volgorde: vraag naar geo-informatie, financieel voordeel, wettelijke bepaling Voorbeeld: BGT Dit kost tonnen, grote uitbreiding, complex en kost veel uren voor zowel beheer als gemeenten om het te implementeren en het is wettelijk verplicht vanaf 2017. Dan is de volgorde: wettelijke bepaling, financieel voordeel, vraag naar geo-informatie. Voorbeeld: uitbreiding bestaande geo-software (nieuwe versie of extra modules) Extra investering, grote uitbreiding, niet complex en kost behoorlijk aantal uren om te implementeren, geen wettelijke bepaling. Dan is de volgorde: financieel voordeel, vraag naar geo-informatie, wettelijke bepaling. Kortom, het is moeilijk om eenduidig aan te geven wat de standaard volgorde is. Samengevat komt het erbij ons op neer dat: 1) Indien er een wettelijke bepaling inzit dan zal dat de belangrijke factor worden, waarbij de tijdtermijn waarop het geldt wel bepalend is voor de uitvoering (zo lang mogelijk uit stellen wordt vaak toegepast).
50
2) Wij zijn een shared service center en een van onze opdrachten is: standaardiseren en kosten besparen, dus als het mogelijk is (ook op geo-uitbreidingen) zal die factor bepalend zijn. 3) Daar waar de kosten vrij laag of nihil zijn zal de vraag naar geo-informatie bepalend zijn. Ik hoop dat je hiermee wat kunt.
51
