Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
INDEX Beroeps- en opleidingsprofiel Customs Consultant (declarant) ..................................................................... 2 Inleiding ....................................................................................................................................................... 2 Beroepsopleidingsprofiel ................................................................................................................................ 2 1. Recente ontwikkelingen binnen het vakgebied Douane ......................................................................... 2 2. De beroepscontext van Customs Consultant (declarant) ........................................................................ 5 3. Werkvelden .............................................................................................................................................. 6 4. De kernrollen en functies van een Customs Consultant (declarant) ....................................................... 7 5. Kernopgaven (dilemma's) van de Customs Consultant (declarant) ........................................................ 8 6. Kerntaken van de Customs Consultant (declarant) ................................................................................. 9 Opleidingsprofiel ........................................................................................................................................... 11
Page 1 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
BEROEPS- EN OPLEIDINGSPROFIEL CUSTOMS CONSULTANT (DECLARANT ) INLEIDING In deze notitie is het beroeps- en opleidingsprofiel van een Customs Consultant (declarant) beschreven. In het beroepsprofiel worden de volgende onderwerpen behandeld: 1.
De recente ontwikkelingen binnen het vakgebied Douane.
2.
De beroepscontext, dit omvat de organisationele condities die van invloed zijn op de beroepsuitoefening.
3.
De werkvelden van een Customs Consultant (declarant).
4.
De kernrollen en functies van een Customs Consultant (declarant).
5.
De kernopgaven c.q. dilemma's voor een Customs Consultant (declarant).
6.
De kerntaken van een Customs Consultant (declarant).
Het opleidingsprofiel bevat vervolgens de uitgangspunten en eisen, nodig voor de concrete inrichting van het opleidingsprogramma. Het bevat de eindkwalificaties van de Customs Consultant (declarant) die in de opleiding centraal staan om een adequate invulling te geven aan het beroep van declarant of douanedeskundige binnen een bedrijf die zelf douaneaangiften doet, laat doen of voor derden doet of anderszins met douanezaken in aanraking komt.
BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL 1. RECENTE ONTWIKKELINGEN BINNEN HET VAKGEBIED DOUANE Douane is de algemene aanduiding voor alle douanegerelateerde ontwikkelingen waarmee het bedrijfsleven te maken heeft. Dit betreft zowel de ontwikkelingen op wereld-, Europees-, landelijk- als regionaal niveau. De douaneformaliteiten scheppen verhoudingen tussen de (Europese en nationale en lokale) overheid en het bedrijfsleven. Op wereldniveau is het doel hiervan om de wereldhandel en daarmee de wereldeconomie en –welvaart te bevorderen. Op europees niveau is het doel hiervan om europa te beschermen, zowel niet-fiscaal als fiscaal gezien waarbij de doelstellingen van de Europese Unie worden nagestreefd, zoals werkgelegenheid. Op landelijk niveau is het doel hiervan om de Europese wetgeving naar behoren uit te voeren en daarbij de internationale
concurrentiepositie
van
Nederland
zoveel
mogelijk
te
verstevigen
en
daarmee
de
werkgelegenheid in Nederland zo groot mogelijk te houden en te maken. Op regionaal niveau zijn de verschillende douaneaangiftekantoren betrokken, die ieder hun specialisaties kennen en daarmee de interacties tussen de declarant en de douane beïnvloeden. Deze verhoudingen worden gestuurd door de internationale goederenstromen, die zich op alle genoemde niveaus afspelen en de internationale organisaties die daarbij betrokken zijn. Dit zijn zowel de bestuursorganen van Brussel tot en met regionale douanekantoren als non-profit organisaties als WCO en WTO op wereldniveau en landelijke brancheorganisaties die deze ontwikkelingen verder drijven. Binnen het vakgebied douane worden onderstaande onderwerpen onderscheiden waarop zich ontwikkelingen kunnen plaatsvinden: 1.
Wetgeving. Hierbij gaat het om de ontwikkelingen op het niveau van de Europese Unie, die steeds de huidige wetgeving wijzigt en nieuwe wetgeving introduceert. Er is sprake van een aanstaande wijziging op het gebied van wetgevig omtrent de Union Customs Code (USS). De nieuwe wetgeving zorgt voor een inzicht in wetgeving
Page 2 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
om deze nieuwe wetgeving goed toe te kunnen passen. Deze kennis wordt overgedragen middels de opleiding en incidentele toepasselijke trainingen. 2.
Internationale ontwikkelingen die resulteren in kwaliteitsnormen. Door de eerste aanslagen in New York is het wereldbewustzijnsniveau verhoogt omtrent veiligheid. Deze veiligheid op zowel fysieke veiligheid als procedurele veiligheid wordt groter en is in de eerdere genoemde gewijzigde wetgeving meegenomen. Deze internationale ontwikkelingen dragen bij aan de noodzaak van het hebben van kennis om het procedurele proces te begrijpen en er in verschillende situaties naar te kunnen handelen. De focus ligt op het vertalen van de ontwikkelingen op wereldniveau naar de operationele bijsturing van dagelijkse activiteiten en processen.
3.
Organisatorisch
binnen
de
douane
en
andere
betrokken
partijen,
waaronder
WTO
en
WCO
en
brancheorganisaties. Door de ontwikkelingen op wereldniveau zijn steeds meer partijen zich bewust van een eensgezinde wereld waarbij geen belemmeringen opgeworpen worden. Dit zorgt voor een uniforme opleiding tussen bedrijfsleven en douane. Ontwikkelingen De douaneomgeving is zowel binnen als buiten organisaties die bij de internationale handelsstroom zijn betrokken sterk in beweging. Dit heeft zijn weerslag op de werkzaamheden en vereiste competenties van declaranten. KGH Douaneopleidingen signaleert, op basis van literatuurstudie en consultatie van het werkveld, onderstaande trends: Trend 1. Toenemende nauwkeurigheid van douaneprocessen In de douane is vereiste nauwkeurigheid van uitgevoerde douaneprocessen binnen organisaties behoorlijk toegenomen. Een declarant moet zijn weg kunnen vinden binnen en tussen verschillende wetgevingen op nationaal en Europees niveau en daarbij rekening houdend met de logistieke processen en informatievoorziening vanuit de (interne) klant. Een gezamenlijke verantwoordelijkheid tussen importeur/exporteur, expediteur en douaneexpediteur wordt steeds gebruikelijker. Er worden integrale douaneprocedures opgezet, waarbij verschillende partijen betrokken zijn voor de informatievoorziening en controle voor het uiteindelijk op correcte wijze kunnen verzorgen van de douaneformaliteiten, zowel voorafgaand aan het verzenden van de goederen als na afloop bij eventuele douanecontroles. Daaromheen neemt de invloed van Europees toezicht hierop toe. Er ontstaan controleopdrachten en mogelijke boetegevolgen voor de Nederlandse douane, vanuit Brussel welke worden ingegeven door de controle op onder andere verleende vergunningen. Veel bedrijven hebben te maken met meerdere vergunningen en douaneaspecten waarbij meerdere partijen zoals klanten, klanten van klanten en leveranciers van klanten, betrokken kunnen zijn, die allemaal leiden tot het wel of niet correct aangeven van de goederen bij de douane. Ook voor professionals op de werkvloer zijn de eisen, gesteld aan arbeid toegenomen. Zij moeten behalve vakmanschap diverse sociale en organisatorische taken vervullen en over brede competenties beschikken, zoals kunnen werken in teamverband, klantgericht en flexibel kunnen opereren. Nauwkeurigheid en kunde op alle douanevlakken zijn kernwoorden op weg naar een nog efficiëntere en resultaatgericht organisatie. Een omgeving waarin de vereiste nauwkeurigheid verhoogt vereist van declaranten een hoog omgevingsbewustzijn, organisatiesensitiviteit, flexibiliteit en inzicht in de integrale samenhang tussen douaneprocessen op meerdere niveaus en binnen meerdere stakeholders. Trend 2. Veranderende samenleving en toenemende nadruk op kwaliteitssystemen De omgeving van de organisatie verandert snel. Een globaliserende samenleving eist snelle adaptatie, flexibiliteit en proactief beleid. Nederland en Europa en de wereld kampen met een economische crisis met voelbare gevolgen voor internationale handelsstromen, werkeloosheid en mogelijke fraude en smokkel. Verminderde financiële armslag voor
Page 3 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
zowel het bedrijfsleven als de douane betekent onder meer dat de komende jaren nog meer het accent nog sterker komen te liggen op samenwerking, efficiency en organisatie omdat er minder middelen beschikbaar zijn voor dezelfde taken. Bijzondere aandacht verdient daarbij het omgaan met de aanhoudende moeilijkheid van opgeleid eigen personeel. Het omgaan met deze aanhoudende onvoldoende douanekennishoudende arbeidspopulatie zal voor bestaande opgeleide declaranten een essentiële competentie worden. Op de arbeidsmarkt ontstaat er aan de ene kant schaarste aan bekwame vaklieden, terwijl een groter deel van vooral lager geschoolden aan de kant blijft staan. Het zittende personeel vergrijst. Wellicht biedt een parallele ontwikkeling naar een basisvak in huidige opleidingen een oplossing, maar dat is een ontwikkeling op langere termijn. Het vereist in ieder geval huidige ideeën over kennisdeling, -management, generatiemanagement en ouderenbeleid. De declarantenopgave voor de komende jaren bestaat in dit verband uit het leren benutten van bestaande kennis, andere vaardigeden en het omgaan met het bijbrengen van kennis aan collega’s. De ideaaltypische declarant van de toekomst beschikt over kennisuitwisselingflexibiliteit waarbij deze, samen met collegialiteit wordt aangepast aan externe contingentiefactoren en situationele condities in de organisatie, waaronder de vakkundigheid en de leeftijd met bijbehorende generatiekenmerken van het personeel. Door de aanslagen in New York en het verhoogd veiligheidsbewustzijn in de Europese Unie is de nadruk op interne kwaliteitssystemen verhoogd. Trend 3: Ontwikkelingen in de bedrijven die met douane in aanraking komen Hierboven zijn de veranderingen in de samenleving gesignaleerd en de consequenties voor de het werk van declaranten. Deze veranderingen hebben ook hun weerslag op de interne organisatie van de bedrijven die met douane in aanraking komen. De introductie van het AEO en de ontwikkelende controle hierop van de Douane, laat zien dat de interne procedures omtrent douane in bedrijven veranderd is. er is meer sprake van interne beleidsregels, procedures en controles hierop. Het management heeft een groeiende aandacht voor de interne organisatie van de douaneformaliteiten er er is een toename van interne audits in de douanecompliance. Doordat compliance, risico’s en verantwoordelijkheden voortvloeiende uit douanewerkzaamheden meer centraal staat, is er veel meer oog voor het correct uitvoeren van douaneformaliteiten. Dit stelt eisen aan de nauwkeurigheid en kunde en kennis van een Customs Consultant. Er wordt veel nauwkeuriger en compliant gewerkt, waarbij kwaliteitscriteria gemten worden. Dit vereist meer registratie en het uitvoeren van de juiste toepassing van de douanegerelateerde wetgeving. De aan de douaneformaliteiten gerelateerde transportsector is tevens een sector die vanwege de huidige economische toestand onder druk staat. Snel verwerken van goederenstromen is aan de orde van de dag. Dit kan gevolgen hebben voor enerzijds de kwaliteit van douaneformaliteiten en douaneaangiften waarbij sprake is van een verdere niet compliante toepassing van de wetgeving, maar ook voor de risico’s die de klant loopt. Mogelijke naheffingen achteraf, die voorkomen uit de gedane douaneaangifte uit naam en op naam van de klant. De declarant zal efficiënter, resultaatgerichter, commerciëler en flexibeler moeten opereren. Trend 4. Centrale rol IT in combinatie met vormen van internationalisering Douaneaangiften worden in toenemende mate gekenmerkt door de ontwikkeling op It technisch vlak met een sterken focus op de controle van data. De aard van de douaneaangifte en internationale goederenstromen evolueert van individuele controle op vakken, naar gecombineerde controle op totale aangiftes. De declarant is daarbij meer dan in het verleden aansprakelijk voor de inhoud en daarbij afhankelijk van zijn kennis en kunde als vakman. Ook de niet in de douaneaangifte verwerkte meetpunten worden bewust ingezet als controlemechanisme. Hierbij wordt gecontroleerd op niet feitelijk in de aangifte aanwezige zaken als eerdere aangiftes, type klant en aanlevering van
Page 4 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
gegevens door de klant. Er ontstaan vormen van eigen controles binnen de bedrijven die met douane in aanraking komen. Er ontstaat een paradoxale beweging: om een vertrouwd resultaat te garanderen moet een declarant zowel control-denken als durven loslaten en het eigen gevoel vertrouwen, die soms niet concreet onderbouwd kan worden. De snelle technologische ontwikkeling op ICT-terrein vergroot de nadruk op interne controles om de compliance te behouden
en
vergroot
wenselijkheden
en
mogelijkheden
voor
verdere
ontwikkeling
en
sturing
van
de
douanewerkzaamheden. Trend 5. Grotere aanwezigheid van de Europese Unie in de lidstaten De aanwezigheid van de Europese Unie neemt toe in de lidstaten. Controle op resultaten van de lidstaten op de toepassing van de communautaire wetgeving neemt toe, versterkt door de invloed van politiek Europees beleid en meetgegevens. Data van verschillende landen worden met elkaar gecontroleerd en Europese controlepunten vastgesteld. Zowel op procedures, kwaliteitssystemen als door de communautaire wetgeving mogelijk gemaakte te verlenen vergunningen. De grotere aandacht van de Europese Unie voor de lidstaten betekent een grotere aandacht van de lidstaten op de bedrijven met aan de basis eigen verantwoordelijkheid en documentatie en verantwoording richting de lidstaten in eerste instantie en via de lidstaten aan de Europese Unie op het niveau van de uitvoering van de compliance van met name de communautaire wetgeving. Omwille van de maatschappelijke legitimiteit wordt van organisaties en declaranten in het bijzonder verwacht dat zij verantwoording afleggen aan de douane. Bij het maken en uitvoering van de aangiftes spelen niet alleen zakelijke of politieke argumenten een rol. Declaranten moeten integriteit tonen en rekening houden met de Europese en landelijke percepties. Dit alles stelt eisen aan de verantwoordelijke competenties van de declarant. Behalve nauwkeurige competenties als oplettendheid, consciëntieusheid, en resultaatgerichtheid vereist het internationale controlesysteem ook administratief en controlerend gedrag, dus sterke compliante en controlerende competenties.
2. DE BEROEPSCONTEXT VAN CUSTOMS CONSULTANT (DECLARANT ) Algemeen bekende functiebenamingen van een Customs Consultant (declarant) kunnen zijn: declarant, customs consultant, douane-declarant en customer service operator. Als startpunt van de douaneformaliteiten is de Customs Consultant (declarant) verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de wetgeving waarmee bedrijven te maken krijgen die een douaneaangifte doen of laten doen. De Customs Consultant (declarant) participeert in verbetertrajecten ten behoeve van de compliance en ziet toe op de uitwerking van nieuwe procedures, structuren en systemen. De Customs Consultant (declarant) initieert zelf ook verbeteringen en speelt daarnaast een rol in begeleiding, training en opleiding van nieuwe kennis en vaardigheden van de collega’s. In het ideale geval is er sprake van participatie tijdens de ontwikkeling van nieuwe plannen; in de praktijk vindt dikwijls tijdens implementatie nog confrontatie plaats met onvolledigheid en onvolmaaktheid van organisatieplannen. De Customs Consultant (declarant) moet dan in samenspraak met het verandermanagement improviseren en aanpassen. En dat terwijl 'de winkel gewoon open is'. De Customs Consultant (declarant) is zeer operationeel gericht. Zijn primaire verantwoordelijkheid is het verzorgen van een correcte compliante douaneafhandeling van de betreffende goederen voor de eigen interne of externe klant. Dit betekent dat de douaneaangiften en de bijbehorende administratie al dan niet voorbereid, ingediend of gecontroleerd zullen moeten worden. De te verwachten resultaten en condities worden doorgaans door anderen opgesteld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijven, waarin Managers in het operationeel- en middenkader de procedures
en
controles
vaststellen
en
de
Customs
Consultant
(declarant)
de
gegeven
instructies
en
(douane)wetgeving volgt. De Customs Consultant (declarant) heeft contact met de (interne) klanten indien er zich bijvoorbeeld problemen voordoen in de uitvoering van douanegerelateerde afhandeling. De Customs Consultant (declarant) zal als geen ander de sterk aanwezige druk op resultaten, efficiency, kwaliteit en klantgericht handelen voelen. De Customs Consultant (declarant) is verantwoordelijk voor planning en coördinatie van de douaneafhandeling van de goederenzendingen, controles en de personele bezetting met een planningshorizon dagelijks tot een week. Het
Page 5 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
betreft o.a. de zorg voor de juiste informatie, administratie op het juiste moment op de juiste plek. Denk aan vergunningen, verklaringen, gecontroleerde goederen en contracten (zoals Directe Vertegenwoordiging of Fiscaal Vertegenwoordiging). De Customs Consultant (declarant) deelt zijn kennis en ervaringen met collega’s. De Customs Consultant (declarant) heeft een bijsturende rol op de uitvoering van het werk waarbij hij zijn kennis en ervaringen kan onderbouwen naar collega’s en waardoor de compliance in de organisatie gehandhaafd, verbeterd en continue uitgevoerd blijft. Zowel door zichzelf als door collega’s waarmee hij in discussie gaat om de beste antwoorden voor de interne dan wel externe klant boven tafel te krijgen en compliant te werken. De Customs Consultant (declarant) kan acteren op stuurinformatie en proactief handelen. De Customs Consultant (declarant) controleert zijn eigen aangiftes en die van collega’s en bespreekt wat hij vindt en welke aandachtspunten er zijn voor de komende aangiftes en kan hiermee terugblikken op gedane aangiftes. Waar nodig zoomt de Customs Consultant (declarant) in op details en detailinformatie. Doorgaans betreft het taakaspecten waarin beroepsroutines een vast onderdeel vormen en gaat het om kennisgebieden waarin de Customs Consultant (declarant) vakkundig is. Zonder terreinbekendheid wat betreft vakkennis en proces- en keteninzicht is functie-uitoefening voor de Customs Consultant (declarant) nauwelijks mogelijk. De Customs Consultant (declarant) dient te beschikken over ruime kennis van en inzicht in het primaire (logistieke) proces van de het eigen bedrijf of het bedrijf van de klant, kan denken in processen en heeft inzicht in het verloop van de goederenstromen en de samenhang daarvan met bestuurlijke en toeleverende (secundaire) processen. Kwaliteit en compliance staan hoog in het vaandel. De Customs Consultant (declarant) is ook op deze terreinen de disciplinaire uitvoerder van richtlijnen, regels en specificaties, opgesteld door 'anderen', te weten stafafdelingen, kwaliteitsdiensten, overheden en beroepsorganisaties. Kwaliteitsbewaking is gekoppeld aan administratieve registratie
van
procesgegevens
en
implementatie
van
verbeteracties
na
reflectie
en
analyse
van
kwaliteitsrapportages. De resultaat- en efficiencyfocus van de Customs Consultant (declarant) wordt gecombineerd met sociale collegialiteit. De Customs Consultant (declarant) vervult een belangrijke rol in en voor het bedrijf. Hij is gesprekspartner over uiteenlopende goederenstromen als procesinrichtingen, hij signaleert, steunt en draagt voorstellen aan. Hij functioneert dan ook als adviseur van de operationeel manager, weet wat er leeft en treedt op als behartiger van het bedrijf. Waar nodig durft de Customs Consultant (declarant) namens het bedrijf te adviseren richting de douane en onderbouwd opkomen voor de belangen van de (interne) klant. Voor de Customs Consultant (declarant) kan een eventuele bufferrol tussen douane en klant (in het kader van vertegenwoordiging) een flinke 'loyaliteitsdruk' opleveren: als 'linking pin' tussen klant en autoriteit waant hij zich letterlijk tussen twee vuren. De Customs Consultant (declarant) is de veronderstelde stabiele spil in gereguleerde uitvoeringsprocessen op de werkvloer. Dit vereist enerzijds discipline en uitvoerder en anderzijds een pragmatische, stressbestendige hands-on basishouding en een sociale collega om flexibel te kunnen inspelen op onvoorziene omstandigheden en veranderende eisen.
3. WERKVELDEN De Customs Consultant (declarant) is werkzaam in uiteenlopende branches ofwel werkvelden in de transport, internationale handel, import, export, expediteurssector. Voor het onderscheiden van de verschillende werkvelden worden in de douanesector verschillende indelingen gebruikt. De meest voor de hand liggende indeling is de importeur, exporteur, opslaghouder, expediteur, douane-expediteur. Een andere indeling is de trapsgewijze indeling van de aangever en indiener van de aangifte waarbij gesproken wordt van de vertegenwoordigde, vertegenwoordiger en de partij die zelf aangiftes doet. Een andere gebruikte indeling is die van de douanebestemmingen en – regelingen.
Page 6 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
4. DE KERNROLLEN EN FUNCTIES VAN EEN CUSTOMS CONSULTANT (DECLARANT ) Er zijn in het Customs Consultant beroep vijf rollen te onderscheiden: Dagelijkse operatie; dit betekent inhoudelijke correcte afhandeling van de aangiftes; Control: monitoren en evalueren van resultaten op de doelen Reflectie en leren Bijsturen, verbeteren of vernieuwen De beroepsrol van een Customs Consultant is gericht op de kwalitatieve en compliante uitvoering van de douaneformaliteiten, bijsturing op processen en informatie voorziening en op organisatieverbetering. De Customs Consultant (declarant) werkt vooral aan de uitvoering van directe klantgerichte uitvoeringsprocessen op de korte termijn, controle hierop, operationele resultaten en bijsturing of verbetering van het primaire douaneproces ten behoeve van de internationale goederenstromen. Een rol is een verzameling van verwachte gedragspatronen die aan iemand met een bepaalde positie in de sociale eenheid kan worden toegeschreven. In elke functie bevindt zich meerdere kernrollen van uiteenlopende aard. De combinatie van kernrollen geeft een kernachtig beeld van de stereotiepe (natuurlijke) verwachtingen die vanuit de organisatiedoelen passen bij het betreffende beroepstype. De Customs Consultant (declarant) vervult de rollen van uitvoerder, controleur, adviseur en procesmanager.. Als ‘uitvoerder’ zorgt de Customs Consultant (declarant) vooral voor de inhoudelijk correcte afhandeling van aangiftes. Hij is gesprekspartner voor de andere betrokkenen als inkopers, verkopers, vervoerders en douane en management. Hij is het aanspreekpunt voor de (interne) klant. De
Customs Consultant (declarant)
is
verantwoordelijk voor de uitvoering van de compliante douanezaken, correcte communicatie richting de klant en tijdige afhandeling van douanezaken. De Customs Consultant (declarant) is een kei in het dagelijkse douaneproces, die zorgt voor de juiste deskundigheid in het juiste proces. Als
‘controleur’
zorgt
de
Customs
Consultant
(declarant)
voor
een
borging
van
de
kwaliteit
van
de
douaneformaliteiten. Kwaliteitsmanagement is een belangrijk aspect van de rol. De Customs Consultant (declarant) houdt toezicht op gedisciplineerd gebruik van procedures, kwaliteitsvoorschriften, cyclische registratie van resultaten, proces- en kwaliteitsgegevens en implementatie van verbeteracties na reflectie en analyse van kwaliteitsrapportages. De Customs Consultant (declarant) heeft contact met interne kwaliteitsdiensten, maar ook met de klanten en zijn omgeving over deze kwaliteitsaspecten. De Customs Consultant (declarant) vervult de rol van ‘adviseur’, vaak als de 'primus inter pares', de expert binnen het team van inkoper, verkoper, logistiek dienstverlener, etc. In het bedrijf. Mede door de grote terreinbekendheid wat betreft vakkennis en proces- en keteninzicht. Bij problemen in het verloop van het primaire proces van de (interne) klant coördineert de Customs Consultant (declarant) een snelle oordeel- en besluitvorming, waarna oplossingen
direct
worden
geïmplementeerd.
betrokkenen
zijn
cultuur-
en
De
sectorspecifiek.
communicatievaardigheden De
Customs
Consultant
van
een
betrokkenen
Customs kan
Consultant
verschillende
communicatiestijlen hanteren, zoals: Instrueren: veel sturing geven aan de betrokkenen en weinig ondersteuning; Overtuigen: veel sturing en veel ondersteuning geven aan de betrokkenen; Overleggen: veel ondersteuning en weinig sturing geven aan de betrokkenen; Delegeren: weinig ondersteuning en weinig sturing geven aan de betrokkenen. Als 'procesmanager' zorgt de Customs Consultant (declarant) voor een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de operationele douaneprocessen. Hij houdt rechtstreeks toezicht op een gedisciplineerd procesverloop en treedt tijdens interacties tussen douane en (interne) klant op als expert. De Customs Consultant (declarant) stuurt direct bij wanneer er procesverstoringen zijn.
Page 7 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
5. KERNOPGAVEN (DILEMMA'S) VAN DE CUSTOMS CONSULTANT (DECLARANT ) Kernopgaven zijn kritische beroepssituaties waarmee de beroepsbeoefenaar regelmatig in aanraking komt. Ze zijn kenmerkend voor het beroep en de manier waarop van de beroepsbeoefenaar een aanpak en oplossing wordt verwacht. Het gaat om cruciale beschrijfsituaties of dilemma's waarin een verkeerd oordeel of handeling van de beroepsbeoefenaar kan leiden tot een hoog afbreukrisico. Het functioneren van de Customs Consultant (declarant) staat onder invloed van een verwachtingspatroon dat almaar stijgende kwaliteitseisen, resultaat- en doelmatigheidseisen van de Europese Unie en de Nederlandse Douane en daarmee de eigen leidinggevenden 'als vanzelfsprekend' gehaald zullen worden. Met een zo efficiënt mogelijke bezetting moet meer werk van hoge kwaliteit worden verzet. Er lijkt de laatste jaren een ontwikkeling gaande dat er minder handen zijn. Met minder mensen moet de douaneregelgeving nagevolgd worden. Dit vraagt om stabiliteit wat betreft planning en werkcondities, om discipline en toezicht. Tegelijkertijd vragen diezelfde actoren om flexibiliteit en wendbaarheid vanwege fluctuaties in de vraag en is de beschikbaarheid en de kwaliteit van het personeel niet altijd optimaal. Dit laatste vraagt om snel reageren op onvoorziene omstandigheden en stressbestendigheid. In een dergelijke dynamisch krachtenveld moet een Customs Consultant (declarant) kunnen omgaan met uiteenlopende partijen, die verschillende en soms tegengestelde eisen stellen aan zijn functioneren. Ook onder hoge loyaliteitsdruk dient hij weerstand te bieden aan overvraging en oog te hebben voor de compliance van het eigen werk van en voor het eigen bedrijf en de klant. Een adequaat functionerende Customs Consultant (declarant) moet in staat zijn om te gaan met de volgende kenmerkende kernopgaven en dilemma's: Uniformiteit versus diversiteit. Toenemende
resultaatgerichtheid
en
efficiëntie
versterken
de
modernistische
managementopvatting
van
maakbaarheid en homogeniteit van de werkoutput. In de huidige maatschappij en in de organisatie en goederenstroom
worden verschillen in oorsprong, herkomt en bestemming en mogelijke tussenstops van de
goederen juist groter. Dit wordt versterkt door de verschillende producten die ontwikkeld worden met uiteenlopende fabricageprocessen
die
werkzaam
samenkomen
in
één
product
en
douaneaangifte.
Er
is
een
declaranten/douanecultuur nodig die verbinding legt tussen de organisatiebehoefte aan gelijkheid (efficiëntie en resultaat; 'alle neuzen dezelfde kant op') en gelijkgerichtheid met respect voor ontwikkelende diversiteit (variatie, creativiteit
en
technische
ontwikkeling),
maar
ook
diversiteit
ontstaan
op
basis
van
internationale
productiemogelijkheden. Een hoge doelmatigheid dient te worden gecombineerd met 'aanvoelen' wat er leeft en aansluiten bij wat klanten of het eigen bedrijf wil en zoekt en gebruikmaking van de mogelijkheden. Uitvoeren van douaneaangiftes met een verhoogde diversiteit is een niet meer weg te denken thema voor de ontwikkeling van de declarant. Immers de organisatie wordt qua inspanning en deskundigheid meer en meer afhankelijk van de declarant. Resultaatgericht douanewerkzaamheden vormgeven moet qua stijl en vorm ruimte bieden aan de natuurlijke (toenemende) behoefte aan product- en procesontwikkeling bij het bedrijf. Eigen ding versus samen: klantgedrevenheid graag! Door de toenemende verwevenheid van processen is de complexiteit en dynamiek in de organisatie toegenomen. Voor de Customs Consultant (declarant) is het een taak om enerzijds zelfstandig hierin te kunnen functioneren, anderzijds echter voortdurend af te tasten dat het past in de organisatie. Het is van belang dat hij duidelijkheid heeft over hoever zijn bevoegdheden liggen. De Customs Consultant (declarant) heeft een goed inzicht nodig in de totale keten waaruit het primaire proces is opgebouwd. Samenwerken en onderhandelen is noodzakelijk, met zowel interne als externe partners. Alle medewerkers moeten ervan doordrongen zijn dat klanttevredenheid belangrijk is voor de continuïteit van de organisatie. Het optimaal afstemmen van deelprocessen vormt daarvoor een voorwaarde. Om
Page 8 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
deze grondhouding te bereiken is een klantgedreven cultuur nodig die zowel de interne als externe klantgerichtheid versterkt. In een klantgedreven cultuur gaat het er om dat de optimale douaneprocessen ten goede komt aan de klant. Open communicatie richting de betrokken partijen is van belang. Flexibiliteit, samenwerken en onderhandelen zijn kernwoorden die goed passen in een basishouding op weg naar een nog efficiëntere organisatie met een beter resultaat. Procesbeheersing én procesverbetering. Kwaliteit voor de klant staat voorop. Voor de klant wezenlijke kwaliteit leveren kan alleen via efficiënt procesmanagement. Procesbeheersing en kwaliteitsborging vormen basisvoorwaarden voor een gecontroleerd procesverloop, leidend tot de gewenste positieve resultaten. Een vandaag beheerst proces is echter geen garantie voor het succes van morgen. Systematische kwaliteitsanalyses moeten leiden tot voortdurende verbetertrajecten. Verschillende externe partijen waaronder de douane, NVWA en belastingdienst stellen steeds meer kwaliteitseisen aan (de indieners voor) de aangevers. Taakgericht (processen volgend) en zelfsturend (interne discussie aan kunnen gaan). De Customs Consultant (declarant) heeft doorgaans een sterk ontwikkeld normatief kader, gepaard gaan met een behoefte aan autonomie. Hij gedraagt zich alsof het een vrije beroepsuitoefenaar is met intern gerichte kwaliteitsnormen. De Customs Consultant (declarant) moet er enerzijds van overtuigd zijn dat resultaatgerichtheid in ieders voordeel werkt en dat kwaliteits- en cliëntspecificaties noodzakelijk zijn. Anderzijds moet hij, waar het niet strijdig is met het primaire aangifteproces, zelfsturend zijn op terreinen waar dat mogelijk is en daartoe vertrouwen opbouwen. Daarmee kan vakmanschap en collegiaal overleg binnen teams aangewend worden in de richting van het gezamenlijke resultaat. Er moet worden geïnvesteerd in een open en directe communicatie en werksfeer. Om dit dilemma effectief te kunnen hanteren zijn onderhandelings- en sociale vaardigheden essentieel. De Customs Consultant (declarant) dient te beschikken over flexibiliteit om situationeel te kunnen schakelen tussen taakgericht en zelfsturend werk.
6. KERNTAKEN VAN DE CUSTOMS CONSULTANT (DECLARANT ) Een kerntaak geeft de essentie van een beroep weer in geclusterde hoofdactiviteiten. Bij de beschrijving van een kerntaak worden beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheden omschreven in een handeling en een object van handeling. Door verantwoordelijkheden nadrukkelijk te koppelen aan kerntaken kunnen gerichte resultaatafspraken worden gemaakt op basis van aan kerntaken gekoppelde competenties. Kerntaken en de daaraan verbonden competenties en kennisgebieden vormen gezamenlijk ook het uitgangspunt voor het opleidingsprofiel. De hierboven genoemde kernrollen en kernopgaven kunnen worden herleid tot de volgende kerntaken, resultaatgebieden en competentieniveaus van de Customs Consultant. De nadruk zal met name liggen op het uitvoeren van douaneaangiftes en de inbedding hiervan in de goederenstroom en de organisatiestructuur. 1.
Het uitvoeren van werkprocessen om het primaire douaneaangifteproces te verwezenlijken.
Verantwoordelijkheden: kan op efficiënte wijze de douanekennis inzetten om efficiënt en compliant het primaire douaneaangifteproces te verzorgen, passend bij de gestelde organisatieregels. De kwaliteit van de gemaakte aangifte hierbij van zeer groot belang. Weet correct te communiceren, specifieke klantwensen te onderscheiden en kan bijdragen aan de compliante uitvoering van de douanewerkzaamheden, ofwel er wordt op correcte wijze de douaneformaliteiten uitgevoerd.
Page 9 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
Te verwachten resultaat: compliante douaneaangiftes die passen bij de goederenstroom, tijdigheid, administratieve borging en tevredenheid van klanten. Benodigde competenties: plannen en organiseren, besluitvaardigheid, nauwkeurigheid, overtuigingskracht, prestatiemotivatie, aanpassingsvermogen, inlevingsvermogen. 2.
Het klantgericht inrichten van de douaneprocessen rondom de primaire goederenstroom van een eigen bedrijf of derde.
Verantwoordelijkheden: kan vragen stellen over de douaneprocessen die spelen en deze klantgericht inrichten, compliant inrichten en over adviseren en daarbij toezien op gedisciplineerd gebruik van voorschriften. Hij herkent tijdig mogelijke knelpunten bij de douane-inrichting gebaseerd op het goederenstroomproces en treed op als adviseur waar nodig. Signaleert direct wanneer er mogelijke wijzigingen zijn. Zal ook zelf veel communiceren, waardoor Customs Consultant herkent tijdig mogelijke knelpunten een goed overzicht van de werkzaamheden en werkprocessen heeft. Bewaakt kwaliteitseisen en implementeert verbeteracties. Bevordert een constructieve kwaliteitscultuur. Te verwachten resultaat: effectiviteit (gerealiseerde kwantiteit en kwaliteit) Benodigde competenties: resultaatgerichtheid, besluitvaardigheid, discipline, klantgerichtheid. 3.
Samenwerken in interdisciplinair verband
Kan adequaat samenwerken met mensen uit verschillende afdelingen, organisaties en opleidingsniveaus en daarbij optredende belangenverschillen constructief hanteren. Kan diversiteit en verschillen constructief hanteren. Vormt de sociale buffer tussen de (interne) klant en de douane. Te verwachten resultaat: tevredenheid van klanten, interne en externe contacten (waaronder douane, NVWA en belastingdienst) Benodigde competenties: klantgerichtheid, samenwerken, discipline, organisatiesensitiviteit, communicatievaardig.
Page 10 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
OPLEIDINGSPROFIEL Het opleidingsprofiel geeft een omschrijving van de eisen waaraan een afgestudeerde van de opleiding Customs Consultant (declarant) moet voldoen. Dit gebeurt in de vorm van kennis, vaardigheden en beroepshouding. Uitgangspunt hierbij is dat het opleidingsprofiel nauw moet aansluiten op het beroepsprofiel. In dit opleidingsprofiel geven de kerntaken van de Customs Consultant (declarant) richting aan de inhoud van het onderwijs. In het opleidingsprofiel worden de specifieke competenties geordend, die worden verworven binnen de opleiding, en wordt structuur geboden aan het opleidingstraject. De modules in het opleidingscurriculum sluiten aan op de benodigde kennis, inzicht en vaardigheden van de kerntaken. In het portfolio dat de student zelf kan opzetten geeft hij aan hoe hij invulling geeft aan de kerntaken. Hierbij staat de toepassing van competenties centraal. De student dient deze competenties tot uitdrukking te brengen en te verantwoorden. Om de kerntaken uit te kunnen oefenen en om te kunnen gaan met kernopgaven, zijn competenties nodig. Competenties zijn een integraal geheel van kennis, vaardigheden en houding die een persoon binnen een beroepsen/of wetenschappelijke context adequaat weet in te zetten. De combinatie van kerntaken, resultaatgebieden en competenties geeft een duidelijk en kernachtig beeld van de functie Customs Consultant (declarant). De competenties voor de Customs Consultant (declarant) zijn hiervan afgeleid, maar het eindniveau ligt uiteraard lager en is specifiek gericht op het invulling geven aan operationele uitvoering binnen organisaties die met douaneformaliteiten in aanraking komen. Dit is aangegeven door achter de beroepskwalificatie/opleidingscompetentie het betreffende niveau aan te geven. Hierbij worden de volgende niveaus onderscheiden: Competentieniveau
Complexiteit
Verantwoordelijkheid
Niet
De Customs Consultant (declarant) hoeft niet over deze competentie te beschikken. Deze competentie heeft met name betrekking op de strategische en tactische managementvaardigheden
e
1 niveau
- Werkt met routines - Krijgt instructies, volgt aansturing door leidinggevende
- Draagt verantwoording voor eigen takenpakket, formuleert doelen - Legt over voortgang verantwoording af
e
2 niveau
- Werkt met richtlijnen en procedures in complexe situaties - Verdiept zich in vraagstukken van complexiteit in het werk
- Zet eigen trajecten uit, onderhandelt over de trajecten - Legt verantwoording af over keuzes en resultaten (en weegt deze af met een termijnperspectief)
e
3 niveau
- Analyseert problemen, vragen en knelpunten in complexe situaties - Ontwikkelt zelf nieuwe procedures
- Werkt proactief - Verantwoordt op professionele wijze de informatieverzameling,
of een nieuw plan van aanpak;
theoriekeuze en -vorming en de
gebruikt creativiteit in het
gekozen oplossingen naar de
aanpakken van douaneprocessen.
opdrachtgever en naar collega's (en staat daarbij open voor kritisch oordeel).
Page 11 of 12
Title:
QDoc nr
Beroeps- en opleidingsprofiel
EC_NL 03-002
To Dept. Type
Approved by:
Last change by:
Date
Version
CC
Anthea van Os
Anthea van Os
2014-02-18
1.0.0
De Customs Consultant (declarant) is met name verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid dat op een hoger managementniveau is afgesproken en is hoofdzakelijk operationeel werkzaam. Wanneer de nadruk op operationele uitvoering ligt, wordt het handelen gekenmerkt door werkzaamheden ten behoeve van de korte termijn, uitvoerende taken ten behoeve van klanten en een gedetailleerde wijze van werken. In de Customs Consultant (declarant) staan de volgende beroepskwalificaties/opleidingscompetenties uit het landelijke beroeps- en opleidingsprofiel Logisitek (2013) centraal: De Bachelor logistiek is competent op het gebied van: “Het op professionele wijze ontwikkelen, uitvoeren en aansturen van logistieke processen.”. professioneel duidt op HBO niveau. Ontwikkelen, uitvoeren en aansturen verwoorden de verschillende (beroeps)rollen en de logistieke processen zijn gedefinieerd in de belangrijkste deelgebieden waarin het logistieke thema (marktverkoop, inkoop, productie, distributie (warehousing en transport), supply chain) een rol speelt: de beroepssituatie. 1. werken in en aan een organisatie. Deze competentie komt tot uitdrukking in de volgende gedragskenmerken, die gemeten kunnen worden: Inrichten, beheersen en verbeteren van bedrijfsprocessen die de samenhang en wisselwerking tussen de verschillende onderdelen in de organisatie versterken. Vanuit een specifieke deskundigheid het initiëren en creëren van producten en diensten die een bijdrage leveren aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. 2. Omgaan met de markt en de klanten. Deze competentie komt tot uitdrukking in de volgende gedragskenmerken, die gemeten kunnen worden: Opzetten, uitvoeren en evalueren van activiteiten binnen een specifiek onderdeel van het businessproces die aansluiten op ontwikkelingen in de markt. Vanuit een specialisme binnen het businessproces klantgericht kunnen werken. 3. Management en ontwikkelen van beleid. Deze competentie komt tot uitdrukking in het volgende gedragskenmerk, dat gemeten kan worden: Aansturen van en creëren van draaglak voor activiteiten die uitgevoerd worden binnen een specialisme in het businessproces (een bijdrage leveren aan) het ontwikkelen van beleid gericht op een specifiek onderdeel van het businessproces. 4. Monitoren van de business omgeving. Deze competentie komt tot uitdrukking in het volgende gedragskenmerk, dat gemeten kan worden: Signaleren, analyseren en vertalen van trends en ontwikkelingen in de omgeving naar specifieke businessprocessen en activiteiten. Aangaan en vormgeven van relaties met stakeholders.
Page 12 of 12
