Benchmarkstudie exploitatiekosten bedrijfsverzamelgebouwen (BVG)

Benchmarkstudie exploitatiekosten bedrijfsverzamelgebouwen (BVG)

Dit rapport is een uitgave van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De studie is een initiatief van het Steunpunt Keten Samenwerking (voorheen Steunpunt SUWI Gemeenten) en is uitgevoerd door DBAssociates met medewerking van een vijftal gemeenten.Wij zijn deze gemeenten erkentelijk voor hun medewerking. Leeswijzer

In dit rapport vindt u de resultaten van de benchmarkstudie naar de exploitatiekosten van een aantal SUWI-bedrijfsverzamelgebouwen. De hoofdstukken 1 tot en met 8 beschrijven de kwantitatieve (cijfermatige) resultaten van de studie. In hoofdstuk 9 worden de conclusies getrokken uit die kwantitatieve analyse en worden aanbevelingen gedaan. Hoofdstuk 10 gaat nader in op een aantal interessante (kwalitatieve) bevindingen, die tijdens de studie naar voren zijn gekomen. In hoofdstuk 11 wordt een opzet uitgewerkt voor de kostenopbouw van een huurcontract met CWI en UWV (of andere onderhuurders). Het doel hiervan is om de communicatie over financiële zaken te vereenvoudigen. Ook willen we het belang, om de exploitatiekosten tijdig in kaart te brengen, ermee benadrukken. Als het dienstverleningsconcept van een BVG afgerond is, moeten ook de exploitatiekosten van het BVG inzichtelijk zijn. Met die informatie kunnen beslissingen worden genomen en afspraken worden gemaakt tussen de ketenpartners. CD-rom met facilitaitre checklist

De bijgevoegde CD-rom bouwt voort op de inhoud van hoofdstuk 11. Op de CD-rom staat een programma, dat u helpt bij het in kaart brengen van alle huisvestingskosten en facilitaire kosten. Deze kosten zijn uitgewerkt in een facilitaire checklist. De installatievoorschriften en de handleiding van de facilitaire checklist vindt u terug in bijlage 2 van dit rapport, maar staan ook digitaal als MS Word-document op de CD-rom zelf.

03

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3

Opzet en uitvoering van het onderzoek Doel van het onderzoek De NEN 2748 Scope van het onderzoek

6 6 6 7

2 2.1 2.2 2.3

Gebouwen en m2-gebruik Kostenbeïnvloedende factoren m2-gebruik per werkplek Correlatie weergave ruimtegebruik per werkplek

8 8 8 8

3 3.1 3.2 3.3

Geselecteerde aandachtsgebieden Totaaloverzicht van de kosten Benchmark weergave bestudeerde kosten Breakdown van de onderzochte kosten

10 10 12 12

4 4.1

Huur Huur gebouwen

13 13

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Onderhoud Inhoud van de dienstverlening Totaaloverzicht onderhoud Bouwkundig onderhoud Installatietechnisch onderhoud

14 14 14 15 15

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Utiliteiten Inhoud van de dienstverlening Totaaloverzicht utiliteiten Elektra Gas Water

16 16 16 17 17 18

9 9.1 9.2

Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen

23 23 24

10 10.1 10.2 10.3

Samenwerking in een BVG Inleiding Bevindingen Conclusies

26 26 26 26

11

7 7.1 7.2 7.3

Schoonmaak Inhoud van de dienstverlening Totaaloverzicht schoonmaak Interne schoonmaakkosten

19 19 19 19

8 8.1 8.2 8.3

Bewaking en receptie Inhoud van de dienstverlening Totaaloverzicht bewaking & receptie Benchmark kosten bewaking

21 21 21 22

Standaardisering van een huurovereenkomst voor het CWI en UWV 11.1 Inleiding 11.2 CD-rom en facilitaire checklist 11.3 De opbouw van de kosten in een huurovereenkomst

27

Bijlage 1 Werkwijze

30

27 27 27

1.1

Plan van aanpak

30

1.2

Gegevensverzamelingsproces

30

1.3

Gegevensverwerkingsproces

30

1.4

Rekenmethodieken

31

Bijlage 2 Handleiding facilitaire checklist

32

2.1

Handleiding facilitaire checklist

32

2.2

Installatie facilitaire checklist

32

2.3

Opbouw module

33

2.4

Opbouw en werkwijze NEN 2748

37

2.5

Definitie schermen

38

2.6

Aggregatie van de kostenweergave

38

Colofon

40

05

Hoofdstuk 1 Opzet en uitvoering van het onderzoek

06

1.1 Doel van het onderzoek

1.2 De NEN 2748

In opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Directie uitvoeringsbeleid Werk en Inkomen heeft DBAssociates een benchmarkonderzoek uitgevoerd. Het project betreft een pilot study over het vergelijken van de huurkosten en de kosten van de facilitaire dienstverlening van de bedrijfsverzamelgebouwen (BVG-en).

In 1999 heeft het Nederlandse Normalisatie Instituut een norm ontwikkeld voor de rubricering en definiëring van facilitaire voorzieningen. Steeds meer organisaties erkennen dat de kosten voor de facilitaire voorzieningen gezien moeten worden als een productie-eenheid. Dit betekent dat hierover managementinformatie beschikbaar moet zijn. Het verzamelen van deze gegevens is in de praktijk moeilijk. Er doen zich grote verschillen voor in de definities en de samenstelling van de kosten van de facilitaire voorzieningen van vergelijkbare organisaties. Deze situatie heeft geleid tot de ontwikkeling van de NEN 2748.

De nieuwe wet met betrekking tot Structuur Uitvoering Werk en Inkomen leidt tot een nieuwe situatie waarin Centra voor Werk en Inkomen (CWI), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), gemeenten en andere partners op het terrein van werk en inkomen samen een gebouw delen. Al deze organisaties hebben een verantwoordelijkheid voor en belang bij de totstandkoming van een BVG. Een van de zaken waarvoor men een verantwoordelijkheid draagt is het verhogen van de efficiency van de gezamenlijke activiteiten. Het doel van dit onderzoek is inzicht te verschaffen in de opbouw van de gezamenlijke exploitatiekosten van een dergelijk bedrijfsverzamelgebouw. Hierbij is uitgegaan van de ontwikkelde NEN 2748. In totaal zijn vijf BVG-en in het onderzoek betrokken. De gegevens van deze vijf BVG-en worden ook getoetst aan de marktgegevens van vergelijkbare gebouwen (kortweg de markt). Er is uitgegaan van een eerste inventarisatie van de kosten en prestaties via een digitale vragenlijst.Vervolgens heeft locatiebezoek plaatsgevonden. Aangezien het voor de meeste BVG-en moeilijk was om op alle vragen van de vragenlijst een antwoord aan te leveren zijn de meeste benchmarks op macroniveau uitgewerkt.Waar dat kon is zo gedetailleerd mogelijk ingegaan op de diverse kostensoorten. Echter, om uiteindelijk tot een diepgaand inzicht in de geconstateerde verschillen te komen, is het van belang een meer gedetailleerde uitwerking van alle verschillende resultaten te realiseren. De gepresenteerde kengetallen moeten gezien worden als vergelijkingsmateriaal. Met behulp van de benchmarks kan men de context vaststellen die inzicht geeft in de hoogte van de eigen exploitatiekosten.

Om te benchmarken is het van belang dat de kosten van een gebouw en de facilitaire dienstverlening gestructureerd op een rij geplaatst worden om vergelijking met een andere organisatie mogelijk te maken. Als gevolg van de eenduidige definiëring en rubricering leent de norm zich uitstekend voor dergelijke externe vergelijkingen. De NEN 2748 verdeelt de kosten voor facilitaire voorzieningen in de volgende vijf rubrieken: a. b. c. d. e.

huisvesting; diensten en middelen; informatie en communicatietechnologie; externe voorzieningen; facility management.

Elke rubriek wordt onderverdeeld in functie, activiteiten, zaken en subzaken.Vrijwel alle functies, activiteiten, zaken en subzaken zijn door de NEN gedefinieerd. Per onderdeel dienen de volgende kosten in beeld gebracht te worden: a. b. c. d. e.

kosten eigen personeel; kosten ingehuurde of ingekochte goederen en diensten; afschrijvingskosten; vermogenskosten; opbrengsten.

Aangezien de NEN in het facilitaire werkterrein erkend wordt als de algemene norm en definities voor het rubriceren en beheren van de facilitaire kosten is deze norm toegepast in dit onderzoek. 1.3 Scope van het onderzoek Het benchmarkonderzoek is in 2002 uitgevoerd en heeft betrekking op de facilitaire kosten (inclusief BTW) van vijf gebouwen over 2001-2002. De hierna genoemde panden zijn in het onderzoek meegenomen. 1.3.1 BVG 1

1.3.3 BVG 4

Het bedrijfsverzamelgebouw bevindt zich aan de rand van het centrum. De gemeente is eigenaar van de locatie en draagt zorg voor het leveren van een beperkt aantal diensten. De locatie opgeleverd in 1976 en heeft een grootschalige renovatie ondergaan in 2001. De locatie heeft een oppervlak van 3497,8 m2 BVO. Het gebouw bestaat uit twee bouwlagen er is geen opgave geweest van het aantal werkplekken. 1.3.4 BVG 5

Bedrijfsverzamelgebouw 5 is een in ontwikkeling zijnde BVG. De gehanteerde kosten die in het onderzoek zijn opgenomen zijn de begrotingen van de verwachte exploitatiekosten. Oorspronkelijk was voor het onderzoek een ander BVG benaderd. De betreffende gemeente bleek echter niet in staat gespecificeerde gegevens van het BVG te kunnen leveren.

BVG 1 bevindt zich in de nabijheid van het gemeentehuis. De ruimte is gehuurd van een projectontwikkelaar en maakt deel uit van een groot multi tennant gebouw. In de locatie zijn alleen de front office functies vertegenwoordigd. Opvallend is dat de andere huurders van het gebouw (niet BVG) overweDe locatie wordt naar verwachting in 2003 opgeleverd en zal gend uitzendbureaus zijn. Dit levert een bijdrage aan de werk- 2.500 m2 BVO groot worden. uitstraling van het gebouw. De gemeente heeft met deze partijen echter geen financiële afspraken. Deze organisaties hebben directe contracten met de eigenaar van het complex De locatie is in 2000 opgeleverd en telt een oppervlak van 900m2 bruto vloeroppervlak (BVO). In het totaal is de ruimte voorzien van 35 werkplekken verdeeld over de diverse organisaties, één grote vergaderruimte en vier kleine overlegruimten. De gemeente treedt op als hoofdhuurder en draagt zorg voor het onderhoud en het leveren van diverse diensten. 1.3.2 BVG 2

Het bedrijfsverzamelgebouw bevindt zich aan de rand van het centrum. Een non commerciële projectontwikkelaar is eigenaar van het complex. Als eigenaar draagt deze zorg voor het onderhoud en de levering van een ruim scala aan diensten. In de locatie zijn zowel front office als back-office functies vertegenwoordigd. De locatie is in 2000 opgeleverd en heeft een oppervlak van 8717 m2 BVO. Het gebouw bestaat uit vijf verdiepingen en telt 250 werkplekken verdeeld over de diverse instanties. 1.3.4 BVG 3

Het bedrijfsverzamelgebouw bevindt zich aan de rand van het centrum. De gemeente is eigenaar van de locatie. De gemeente draagt de verantwoordelijkheid voor de onderhoudswerkzaamheden en het leveren van verschillende diensten. De locatie is in 2001 opgeleverd als BVG en was voorheen een gemeentelijk kantoor. De locatie heeft een oppervlak van 4.830 m2 BVO. Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen en telt 200 werkplekken verdeeld over de diverse instanties.

07

Hoofdstuk 2 Gebouwen en m2-gebruik

2.1 Kostenbeïnvloedende factoren De belangrijkste beïnvloedende factoren van de gebouwgerelateerde kosten zijn: • ruimte, bruto en nuttig vloeroppervlak (schaalgrootte); • gebouwontwerp, aard, leeftijd en kwaliteit van de gebouwinstallaties en hieraan gerelateerde onderhoud- en verbruikskosten; • aard van het bedrijfsproces; • klantverwachtingen en bezettingsgraad; • specifieke factoren met betrekking tot bedrijfscontinuïteit (no-break en noodstroomaggregaten); • ligging van de locatie, invloed op toevoer van middelen, op verschillen in arbeidsloon en op beschikbaarheid van (gekwalificeerd) personeel. 2.2 m2-gebruik per werkplek

De bandbreedte van de benchmark ligt tussen de 22m2 en de 28m2 per werkplek binnen de onderzoeksgroep met een gemiddelde van 24,93m2 per werkplek. Uit de weergave blijkt dat het gemiddelde ruimtegebruik per werkplek van een BVG te vergelijken is met het gemiddelde ruimtegebruik van een algemeen kantoorgebouw. Bij dergelijke gebouwen liggen de verhoudingen tussen de 22m2 en de 27m2 met een gemiddelde van 24,15m2. Bij locatie 4 bleek geen inzicht te zijn in de FTE’s van de aanwezige organisaties. Dit is vermoedelijk mede gevolg van de beperkte samenwerking tussen de ketenpartners. 2.3 Correlatie weergave ruimtegebruik per werkplek In het onderstaande overzicht is een correlatie weergegeven van de aantallen werkplekken (WPL) en de aantallen m2 BVO.

Onderstaande figuur geeft een overzicht van het bruto vloeroppervlak (BVO) van de BVG per werkplek. Dit overzicht geeft inzicht in de bezettingsgraad van het gebouw. Hoe hoger de bezettingsgraad, m.a.w. hoe meer mensen er in het gebouw aanwezig zijn, hoe meer invloed dit heeft op de kosten. Kosten als energiegebruik, schoonmaak, restauratieve voorzieningen, bewaking en receptie, repro en post zijn voor een belangrijk deel een gevolg van het gebruik en de bezetting van de locatie. De hoeveelheid medewerkers is een belangrijke kostenbeïnvloedende factor voor de organisatiegebonden kosten.

Figuur 2: Correlatie verhouding werkplekken – BVO gebruik-BVO tot 350 wpl. 10.000 9.000

2

8.000 7.000 BVO

08

Constateringen:

6.000 5.000 4.000 3.000 2.000

Figuur 1: Gemiddeld ruimtegebruik per werkplek

1.000

40,0

0 0

Aantal m2 BVO per werkplek

35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 Geen gegevens

5,0 0,0 1

2

3

4

5

50

100

150

200

250

300

350

Figuur 3: Correlatie verhouding werkplekken – BVO gebruik. 120000 100000

BVO

80000 60000 40000 20000 0 0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

Constateringen:

In het eerste overzicht wordt de vergelijking weergegeven van de gebouwen tot 400 werkplekken. In het tweede overzicht wordt een totaalbeeld gegeven van alle gebouwen tot 3500 werkplekken. Bij figuur 2 is sprake van een correlatie coëfficiënt van 0,89. Bij figuur 3 is sprake van een correlatie coëfficiënt van 0,95. Uit deze vergelijking blijkt dat in beide gevallen sprake is van een sterke correlatie tussen het aantal werkplekken en het ruimtegebruik (BVO). Rekening houdend met het bovenstaande gegeven kan vervolgens geconstateerd worden dat locatie 2 niet alleen boven de benchmark uitkomt ten aanzien van het ruimtegebruik per werkplek maar dat dit vervolgens ook geconstateerd kan worden uit de correlatieberekening.Volgens de marktgegevens zou men op locatie 2 met 2.000 m2 minder toe moeten kunnen. Efficiënter ruimtegebruik kan op deze locatie leiden tot een jaarlijkse huurbesparing van € 226.000 per jaar (zie ook huurkosten locatie 2). Hierbij dient opgemerkt te worden dat op locatie 2 een grote beursvloer is waarbij de werkplekken van de adviseurs niet geïntegreerd of gekoppeld zijn aan die beursvloer. Ook is de entree erg ruim bemeten.

09

Hoofdstuk 3 Geselecteerde aandachtsgebieden

10

De volgende facilitaire aandachtsgebieden zijn geselecteerd voor het benchmarkonderzoek. Daarbij is gebruik gemaakt van de definities uit de ontwerp NEN 2748 zoals deze in de maand juli 2002 bestonden. Om de kostenafbakening voor iedereen hetzelfde te kunnen uitwerken werd aanvullend op de NEN per item vastgesteld wat wel en wat niet onder de definiëring opgenomen diende te worden.

• facility management: bruto interne personeelskosten, externe kosten en gerelateerde kosten van het management van bovenstaande gebouwen en services; • servicedesk: alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op dienstverlenende en probleemoplossende ondersteuning.

In de onderstaande opsomming worden de onderdelen weergegeven die zijn geselecteerd voor het onderzoek:

In het onderzoek is uitgegaan van de aangeleverde kosten in het boekjaar 2001-2002, inclusief BTW. Gedurende het onderzoek bleek dat bij vrijwel alle BVG gebouwen de kosten niet inzichtelijk waren als gevolg van spreiding van de informatiebronnen over verschillende BVG organisaties.

• huur: huurkosten gebouw en parkeerplaatsen (exclusief afschrijvingen en investeringen); • onderhoud: bouwkundig, installatietechnisch en terreinonderhoud; • utiliteiten: gas, elektra, water; • schoonmaak: alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het reinigen en in schone staat houden van het onroerend goed en de inventaris van een organisatie; • risicobeheer: alle activiteiten, diensten en middelen gericht op receptieen bewakingsactiviteiten; • catering: alle activiteiten, diensten en middelen gericht op bedrijfsrestaurant, werkplek- en additionele werkplekservice, dranken- en versnaperingvoorziening, catering t.b.v. evenementen; • repro: alle activiteiten, diensten en middelen gericht op centrale en decentrale kopieermogelijkheden; • postdistributie: alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het verzorgen van alle fysieke binnenkomende en uitgaande documentstromen (interne en externe post); • verhuizingen: alle activiteiten, diensten en middelen gericht op het fysiek verplaatsen van een organisatorische eenheid en personen;

Gedurende de dataverzameling bleek dat het moeilijk was voor de gemeenten, om betrouwbare en valide data aan te leveren. In het bijzonder de niet gebouwgebonden serviceverlenende kosten bleken voor de meeste partijen moeilijk in kaart te brengen. Gebleken is niet altijd helder is waar de verantwoordelijkheid ligt voor de diverse facilitaire activiteiten. Oorzaken hiervoor zijn het soort huurovereenkomst, de spreiding van de informatiebronnen binnen en tussen verschillende organisaties, het verschil in beheermethodiek en het niet inzichtelijk hebben van gegevens of het detailniveau waarop de gegevens worden geadministreerd. Het onderzoek is vervolgens verder afgebakend tot de activiteiten die wel gezamenlijk worden bijgehouden zijnde huur, onderhoud, utiliteiten, schoonmaak, beveiliging. Alle overige activiteiten bleken niet centraal te worden bijgehouden of er was geen inzicht in deze kosten. 3.1 Totaaloverzicht van de kosten De navolgende figuren geven een overzicht van de totale kosten en een eerste breakdown van deze kosten. Allereerst wordt een staafdiagram weergegeven van alle kosten die centraal aangeleverd zijn. Daarna wordt in paragraaf 3.2 in een staafdiagram inzichtelijk gemaakt wat de doorzochte kosten zijn.Vervolgens wordt in paragraaf 3.3 in een staafdiagram per gebouw inzichtelijk gemaakt wat de interne verhouding is van de huurkosten en de facilitaire kosten per m2 BVO.

Figuur 4:Totaal overzicht gevraagde kosten.

De legenda komt overeen met de wijze waarop de kosten zijn gerangschikt in het overzicht. Onderaan begint de breakdown met de casco kosten en boven aan eindigt de staaf met het eventueel aanwezig zijn van de kosten voor een bedrijfsbureau. 5.2.10 Bedrijfsbureau 5.1.10 Facility Management 2.6.20 Reststoffenafvoer- en verwerken 2.3.20 Glasbewassing buiten 2.3.10.2 Glasbewassing binnen 2.3.10.1 Schoonmaak binnenzijde object 2.2.30 Receptie 2.2.20 Preventie en bestrijding calamiteit 2.2.10 Bewaking en beveiliging 2.1.10.3 Dranken- en versnaperingenvoorzieningen 2.1.10.2 Werkplek- en additionele werkplekservice 2.1.10.1 Bedrijfsrestaurant 1.6.10.9 Overig 1.6.10.5 Water 1.6.10.4 Electriciteit 1.6.10.3 Stadsverwarming 1.6.10.3 Gas 1.4.30.1/2 Verhard terrein en groen Constateringen:

Uit het overzicht blijkt dat de allocatie van exploitatiekosten van de aangeleverde locaties variëren in onderdelen en soorten bij de verschillende BVG-en. Hieruit blijkt dat de verschillende BVG-en geen gestandaardiseerde wijze hebben om de exploitatiekosten te administreren. Gezien deze verschillen is er voor gekozen om de doorlichting te beperken tot die onderdelen die in redelijke mate te vergelijken zijn.

1.4.10.2 Installaties 1.4.10.1 Bouwkundig 1.1.0.1 Casco

11

3.2 Benchmark weergave bestudeerde kosten

Figuur 7: Breakdown bestudeerde kosten excl. huurcomponent

In het onderstaande staafdiagram worden de kosten weergegeven die in het onderzoek zijn doorgelicht (huur, onderhoud, utiliteiten, schoonmaak, beveiliging). Figuur 5:Totale kosten per m2 BVO € 300

€ per m2 BVO

€ 250 € 200 € 150 € 100 € 50

12 €0 1

2

3

4

5

Constateringen:

Constatering:

Uit de grafiek blijkt dat de bandbreedte van de totale geanalyseerde kosten varieert tussen € 165 en € 204 per m2 BVO met een rekenkundig gemiddelde van € 197 per m2 BVO. In de markt varieert de bandbreedte tussen € 150 en € 232 per m2 BVO met een rekenkundig gemiddelde van € 186.Ten aanzien van locatie 5 kan worden gemeld dat dit de begrootte kosten zijn van een nog in ontwikkeling zijnde BVG.

Uit het overzicht blijkt dat er sprake is van een sterke variatie in het kostenniveau van de geselecteerde services. De spreiding van de kosten exclusief de huurcomponent varieert van € 178 per m2 BVO bij locatie 5 tot € 40 per m2 BVO bij locatie 4. Hierbij dient gemeld te worden dat locatie 5 een nog in ontwikkeling zijnde BVG is. Bij locatie 4 is er sprake van een minimale centrale registratie van de exploitatiekosten.Wat sterk opvalt is de variatie van de kosten voor risicobeheersing tussen de verschillende BVG-en.

3.3 Breakdown van de onderzochte kosten In figuur 6 is een breakdown weergegeven van de kosten die in het onderzoek zijn doorgelicht. De breakdown geeft een goed beeld van de onderlinge kostverhoudingen. In figuur 7 wordt een breakdown weergegeven van de facilitaire kosten exclusief de huurcomponent per gebouw per m2 BVO. Per gebouw wordt in de staafdiagram de onderlinge verhouding van de kosten weergegeven. Figuur 6:Totaaloverzicht pandspecifiek € 300

Dit verschil in de kosten wordt sterk bepaald door de kwaliteit van de dienstverlening. Facilitair beheer van een gebouw is een arbeidsintensief proces. Het overgrote deel van de kosten voor de facilitaire beheeractiviteiten wordt veroorzaakt door manuren besteed aan onderhoud en beheer. Beperkte kosten voor bewaking houdt in dat er sprake is van een beperkte hoeveelheid activiteiten en uren voor bewaking. Dit gaat op voor alle services. In de volgende hoofdstukken zullen de geselecteerde onderdelen verder uitgewerkt worden.

Hoofdstuk 4 Huur

4.1 Huur gebouwen De NEN 2748 kent geen echte huurdefinitie. Huur is geplaatst onder casco en is als volgt gedefinieerd:

13

• kosten of betaalde vergoeding voor het voorzien in een casco. Inclusief grondkosten, afgekochte erfpacht en sloopkosten. De huurkosten worden bepaald door de volgende factoren: de kwaliteit van het gebouw, de voorzieningen van het gebouw, de parkeermogelijkheden en de vestigingsplaats. Naast de gebouwspecifieke factoren is de huurprijs afhankelijk van het moment waarop het huurcontract tot stand komt. Huurtarieven zijn sterk afhankelijk van de marktontwikkelingen. Deze zijn op hun beurt afhankelijk van de volumes vierkante meters die vrijkomen op de markt in het algemeen en de vestigingsplaats in het bijzonder. Deze twee factoren variëren in de tijd. Figuur 8: Huurkosten pandspecifiek 160 140

€ per m2 BVO

120 100 80 60 40 20 0 1

2

3

4

5

Constateringen:

Uit de vergelijking blijkt dat de bandbreedte van de benchmark voor huurkosten varieert van € 113 tot € 138 per m2 BVO met een mediaan van € 125 per m2 BVO. Dit komt overeen met de huurtarieven zoals in de markt worden gehanteerd voor de type kantoren die in aanmerking komen voor een BVG.

Hoofdstuk 5 Onderhoud

5.1 Inhoud van de dienstverlening 14

Onderhoud betreft dagelijks en planmatig werk en onderhoudsdiensten met betrekking tot de gebouwgebonden zaken, gebruikersinstallaties (inclusief koeling, UPS [batterijen voor elektriciteitstoring] en liften) en gebouw-omgeving. Op basis van de NEN 2748 zijn de volgende definities aangehouden voor bouwkundig, installatietechnisch en terreinonderhoud: • alle activiteiten, diensten en middelen die erop zijn gericht om het object in zodanige (technische) staat te houden dat de huurinkomsten en/of gebruiksmogelijkheden gewaarborgd zijn; • alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op onderhoud dat wordt uitgevoerd voordat een gebrek/ storing is opgetreden of gericht is op het voorkomen daarvan; • alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het herstellen van opgetreden gebreken/storingen. 5.2 Totaaloverzicht onderhoud Figuur 9 geeft een grafische breakdown weer van de totale kosten voor onderhoud in Euro’s per m2 BVO van de BVG organisaties. In de staafdiagrammen is per gebouw inzichtelijk gemaakt wat de interne verdeling is van de kosten voor terreinonderhoud, gebouwonderhoud en installatie-onderhoud zoals dat is opgegeven. In de volgende overzichten zal ingegaan worden op de bouwkundige en installatietechnische onderhoudskosten.

Figuur 9: Break down onderhoudskosten

In het onderstaande overzicht is een specifieke correlatie analyse weergegeven van de gebouwen met een oppervlak tot 10.000 m2. De algemene correlatie tussen de oppervlakte van een gebouw en de kosten voor onderhoud is 0,87. In de specifieke weergave is de trendlijn voor de lineaire correlatie weergegeven tot een oppervlak van 10.000 m 2 BVO. Uit de grafische weergave blijkt dat de BVG-en 1, 2 en 3 buiten de lineaire trendlijn vallen. Belangrijk bij het vaststellen van deze kosten is het inzicht in de kostbeïnvloedende omstandigheden. Hiermee wordt bedoeld: • type installaties; • tijdstippen dat de locatie open is.

Helaas bleek deze informatie niet in alle gevallen aangeleverd of bekend te zijn. De onderhoudskosten van BVG 1 zijn zeker te laag.Vermoedelijk is er nog een deel van de kosten verwerkt in de Constateringen: servicekosten, door de eigenaar van de locatie nog niet doorbereUit Figuur 9 blijkt dat er sprake is van een sterke variatie in kend, of in de kosten van eigen personeel verwerkt. Helaas was onderhoudskosten. De bandbreedte voor onderhoudskosten er te weinig informatie voor handen over de kostbeïnvloedende varieert van € 6,50 en € 21,00 per m2 BVO met een mediaan van € 9,00 per m2 BVO. Bij andere kantoorgebouwen variëren de omstandigheden waardoor er kan geen verklaring geleverd kan worden voor het niveau van de kosten van de kosten bij BVG 2. huurderskosten voor onderhoud van € 9,86 tot € 18,11 per m2 BVO met een mediaan van € 13,73 per m2 BVO. Hieruit blijkt dat De kosten van BVG 3 zijn gebaseerd op intern gehanteerde kende weergegeven kosten voor onderhoud van de BVG-en vergeleken getallen waarin vermoedelijk nog een deel projectkosten zijn verwerkt. De kosten van locatie 5 zijn berekende kosten van een met andere kantoren aan de lage kant zijn. BVG in ontwikkeling.

5.4 Installatietechnisch onderhoud

Figuur 10: Correlatie gebouwen tot 10.000 m2. 120

€ per m2 BVO

Figuur 12 is een weergave van de kosten per m2 BVO voor installatietechnisch onderhoud.

3

100 80

Figuur 12: Installatietechnisch onderhoud 60

20 5

2

18

40

16

4

14

0 0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000 12.000

1

€ per BVO

20

12 10 8 6

BVO

4 2

5.3 Bouwkundig onderhoud

0 1

Figuur 11 is een weergave van de aangeleverde bouwkundige kosten per m2 BVO. Figuur 11: bouwkundig onderhoud

2

3

4

5

Uit het overzicht blijkt dat de bandbreedte van de kosten varieert van € 2,74 tot € 4,24 met een mediaan van € 3,00 per m 2 BVO. In de markt varieert de benchmark tussen € 8,38 en € 14,21 met een mediaan van € 11,14 per m 2 BVO.

20

Opvallend in het overzicht zijn de lage kosten voor installatietechnisch onderhoud bij BVG 1.Vermoedelijk is een deel van de servicekosten ten tijde van de uitwerking nog niet berekend.Voor BVG 5 geldt dat dit een BVG in ontwikkeling is. Bij deze BVG is uitgegaan van extra opstartkosten voor het inregelen van de installatie in het eerste jaar.

18 16 € per BVO

14 12 10 8 6 4

Er zijn geen gegevens bekend die verklaren waardoor de kosten onder de benchmarkresultaten van de markt uitkomen.

2 0 1

2

3

4

5

Uit het overzicht blijkt dat de bandbreedte van de benchmark voor bouwkundig onderhoud varieert tussen € 2,90 en € 11,00 met een mediaan van € 6,31 per m 2 BVO. In de markt varieert de benchmark tussen € 2,05 en € 5,23 per m 2 BVO. Opvallend zijn de hoge kosten voor BVG 3. Dit beeld kwam ook bij de correlatieanalyse van de totale onderhoudskosten naar voren. Uit dit overzicht blijkt dat de bouwkundige kosten ruim boven de gemiddelde kosten van de markt uitkomen. Onduidelijk is welke kosten opgenomen zijn in bouwkundig onderhoud. Net als in de correlatieanalyse rijst ook hier het vermoeden dat projectkosten zijn opgevoerd binnen de exploitatiekosten.

15

Hoofdstuk 6 Utiliteiten

6.1 Inhoud van de dienstverlening 16

De kosten voor elektriciteit, gas, diesel en water bestaan uit de verbruikskosten en de vaste kosten, direct betrokken van het energiebedrijf of geïncorporeerd in de servicekosten. Conform de NEN 2748 is de volgende definitie aangehouden:

• alle vastrecht- en verbruikskosten voor het gebruik van energie en water.

Constateringen:

Uit de vergelijking blijkt dat BVG 1 geen onderscheid kon leveren in de verschillende soorten utiliteitskosten. Uit de gegevens van de overige vier BVG locaties blijkt dat 3 gebruik maken van gas en 1 van de stadsverwarming. Opvallend zijn de hoge kosten voor watergebruik bij BVG 5. De oorzaak is gelegen in het feit dat dit een BVG in ontwikkeling is en de weergegeven kosten, begrootte kosten zijn. Figuur 14: Kosten water en energieverbruik.

Het verbruik van energie is gerelateerd aan de bezetting in een gebouw en het soort en vermogen van installaties. In het bijzonder airconditioning-installaties en computerruimten hebben invloed op het verbruik. 6.2 Totaaloverzicht utiliteiten In figuur 13 is een breakdown weergegeven van de totale kosten per pand op gebied van gas, water en elektra etc. In figuur 14 is vervolgens in een staafdiagram de totale benchmark weergegeven van de kosten voor het gebruik van energie en water. Figuur 13: Breakdown utiliteitskosten per gebouw.

Uit de berekening blijkt dat de benchmark voor energie en water varieert van € 12 tot € 22 per m2 BVO met een mediaan van € 15. In het algemeen variëren de kosten voor energie en water tussen € 11,50 en € 13,50 met een mediaan van € 12. Op basis van deze gegevens blijkt dat BVG 1 en BVG 5 verhoudingsgewijs hogere kosten hebben. Uit figuur 13 blijkt dat BVG 1 blijkt dat deze nog inzicht moet verkrijgen van de energieleverancier over de aangeleverde kosten. Zoals aangegeven is BVG 5 gebaseerd op een aanname. Indien deze twee organisaties uit de benchmarkberekening worden genomen blijkt dat de kosten voor utiliteiten variëren van € 11,80 tot € 13,60 met een mediaan van € 12,21.Dit komt overeen met de geconstateerde verhoudingen in de markt. De hoge kosten van BVG-1 zijn mogelijk het gevolg van het doorberekenen van alle energiekosten van het gebouw aan de gemeente door projectontwikkelaar. De energiekosten van de uitzendbureaus in het gebouw, die geen onderdeel zijn van het BVG en apart huren van de projectontwikkelaar, zijn mogelijk in de rekening aan het BVG verwerkt.

In de volgende paragraaf worden de kosten van elektra, gas en water nader bekeken.

6.4 Gas Figuur 17 geeft een vergelijking van de totale kosten per pand op het gebied van gasgebruik.

6.3 Elektra In figuur 15 is een vergelijking gegeven van de totale kosten per pand op het gebied van elektra.Vervolgens is er een correlatie analyse weergegeven van de kosten en de gemiddelde bezetting in een gebouw.

Figuur 17: totale kosten gas pandspecifiek 10 9 8 € per BVO

7

Figuur 15:Totale kosten elektra pandspecifiek. 30,00

6 5 4 3

25,00

€ per BVO

2 20,00

Niet gespecifceerd

0 15,00

1

10,00

2

3

4

17

5

Constateringen:

5,00

Niet gespecifceerd

0,00 1

2

3

4

5

Constateringen: Uit de vergelijking blijkt dat de benchmark voor het gebruik van elektra varieert van € 6,48 tot € 7,66 per m2 BVO met een mediaan van € 6,75 per m2 BVO. In het algemeen bedragen de kosten in de markt voor het gebruik van elektra van € 7,50 tot € 10,67 met een mediaan van € 8,48.

Uit de vergelijking blijkt dat de benchmark voor het gebruik van gas varieert van € 3,54 tot € 6,74 per m2 BVO met een mediaan van € 5,48 per m2 BVO. In de markt varieert de benchmarkkosten voor het gebruik van gas van € 2,06 tot € 3,65 met een mediaan van € 2,40. De BVG-en 1 en 5 hebben geen kosten voor het gebruik van gas aangeleverd. De kosten van BVG 3 zijn gebaseerd op aangeleverde kengetallen. Er is geen verklaring aanwezig voor het kostenniveau van BVG 4. Er is een sterke relatie tussen het aantal m2 van een gebouw en de kosten voor het gebruik van gas. Uit de weergegeven grafiek blijkt dat de kosten van de BVG gebouwen aan de onderzijde van de berekende lineaire trendlijn uitkomen.Wel blijkt dat er sprake is van een concentratie van kosten in de sector voor gebouwen tot 10.000 m2.

Figuur 16: Correlatieanalyse elektra kosten per FTE 1000 900 800 700 600 FTE

Niet gespecifceerd

1

500 400

Figuur 18: Correlatieanalyse gasgebruik

300 2

200 100

5

100.0000 90.000

3

80.000

0 0

100.000

200.000

300.000

70.000

400.000 BVO

60.000

Op basis van de aanwezige gegevens kan geen verklaring geleverd worden voor het verschil. Uit de onderstaande correlatieanalyse blijkt dat er een sterke relatie is tussen het aantal FTE’s/werkplekken en de totale kosten voor elektra. Op basis van de correlatieberekening voor gebouwen tot een bezetting van 1.000 FTE/werkplekken komt naar voren dat de weergegeven kosten van de BVG locaties 3 en 5 tegen de onderzijde uitkomen van de berekende lineaire trendlijn. BVG 2 wijkt enigszins af van de berekende lineaire trendlijn. De BVG-en 1 en 4 bleken helaas geen inzicht te hebben in de bezetting op de locatie.

50.000 40.000 30.000 3

20.000 10.000 0 2

0

50.000 4

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

6.5 Water In figuur 19 is een vergelijking weergegeven van de totale kosten per pand op het gebied van watergebruik. Figuur 19:Totale kosten watergebruik pandspecifiek 0,60

€ per m2 BVO

0,50 0,40 0,30 0,20 0,10

18

Gegevens onbetrouwbaar

Niet gespecifceerd

0,00 1

2

3

4

5

Constateringen:

Uit de vergelijking blijkt dat de benchmark voor het gebruik van water varieert van € 0,25 tot € 0,40 per m2 BVO met een mediaan van € 0,30 per m2 BVO. In de markt variëren de benchmarkkosten voor het gebruik van water van € 0,38 tot € 0,58 met een mediaan van € 0,46. De BVG 1 kon geen gespecificeerde kosten aanleveren en de berekende kosten van BVG 5 bleken ruim boven het gemiddelde te liggen. De vermoedelijke reden is dat men bij het begroten van de kosten rekening heeft gehouden met mogelijke tegenvallers. De kosten van BVG 4 blijken sterk overeen te komen met het gemiddelde in de markt. De kosten van BVG-en 2 en 3 vallen respectievelijk beneden en boven de bandbreedte van de benchmark in de markt.

Hoofdstuk 7 Schoonmaak

7.1 Inhoud van de dienstverlening

Figuur 20: Breakdown totale schoonmaakkosten

Het schoonmaakbudget bestaat hoofdzakelijk uit de dagelijkse schoonmaak van de kantoor-, computer- en algemene ruimten die doorgaans voor of na kantooruren plaatsvindt. Op basis van de NEN 2748 is de volgende definitie aangehouden:

• alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het reinigen en in schone staat houden van het onroerend goed en de inventaris van een organisatie. Bij de dienst schoonmaak worden inbegrepen de toiletbenodigdheden, ongediertebestrijding en afvalverwerking. Schoonmaakwerkzaamheden zijn arbeidsintensieve werkzaamheden. De grootste component van de schoonmaakkosten betreffen de personeelskosten. Andere belangrijke kostenbeïnvloedende factoren zijn het aantal vierkante meters dat schoongemaakt wordt, het schoonmaakbestek en de actuele marktsituatie. Constateringen: Uit de breakdown van de schoonmaakkosten blijkt dat een paar van de BVG-en voor een deel niet inzichtelijk hebben uit welke Op het basisuurloon van schoonmaakdiensten is een CAO kosten de totale schoonmaak is opgebouwd. De benchmark voor van toepassing, waardoor voor vergelijkbare activiteiten in de totale schoonmaakkosten varieert tussen € 12,90 en € 14,24 Nederland geen noemenswaardige verschillen bestaan. Hooguit de contractperiode en de aard van het schoonmaak- per m2 BVO met een mediaan van € 13,57 per m2 BVO. In de volgende paragraaf worden de kosten van de interne schoonmaak bestek kunnen een belangrijke rol spelen in mogelijke ververder toegelicht. schillen tussen de gebouwen. Als gevolg hiervan zullen de verwachte kosten van de locaties niet nadrukkelijk afwijken. 7.3 Interne schoonmaakkosten 7.2 Totaaloverzicht schoonmaak In figuur 21 worden in de staafdiagrammen de kosten van de In figuur 20 wordt een breakdown overzicht gegeven van de interne schoonmaak per BVG weergegeven. BVG-en wat betreft de totale kosten voor alle schoonmaakcategorieën per m2 BVO. In de staafdiagram is per gebouw Figuur 21:Totale kosten interne schoonmaak inzichtelijk gemaakt wat de verdeling is van de kosten voor intern schoonmaakonderhoud, vuilafvoer en externe glasbewassing en toiletartikelen.

19

Constateringen:

Uit de vergelijking blijkt dat de benchmark voor interne schoonmaakwerkzaamheden varieert van € 14,17 tot € 18,00 per m2 BVO met een mediaan van € 16,27 per m2 BVO. In de markt variëren de benchmarkkosten voor interne schoonmaakwerkzaamheden van € 9,63 tot € 13,61 met een mediaan van € 11,27. Op basis van deze gegevens blijkt dat BVG 1 uitkomt binnen de bandbreedte van de benchmark zoals in de markt berekend wordt. De kosten voor BVG 2 komen net uit boven de berekende benchmark voor de markt. De kosten voor de BVG-en 3, 4 en 5 vallen vrij ruim buiten de bandbreedte van de benchmark in de markt. Hierbij moet worden aangetekend dat de BVG-en 4 en 5 geen onderbouwing hebben aangeleverd van de kosten. Het is dus goed mogelijk dat in deze kosten per m2 ook de kosten van andere schoonmaakgerelateerde activiteiten zijn verwerkt (bijvoorbeeld de kosten voor interne en externe glasbewassing). 20

Er is een sterke relatie tussen het aantal m2 van een gebouw en de kosten voor interne schoonmaakwerkzaamheden. In de weergegeven grafiek blijkt dat de kosten van de BVG-en uitkomen aan de onderzijde van de berekende lineaire trendlijn. Het is een gegeven in de markt dat onderhandelingen over schoonmaakkosten en de uiteindelijke werkzaamheden enorm zijn uitgekleed. Een gevolg is dat er nog maar weinig variatie is in de kosten per m2 voor schoonmaakwerkzaamheden. Figuur 22: Correlatieanalyse interne schoonmaak 40.000 35.000 30.000 BVO

25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

Hoofdstuk 8 Bewaking en receptie

8.1 Inhoud van de dienstverlening

Figuur 23:Totale bewaking - en receptiekosten

In deze kostensoort zijn alle receptie- en bewakingsactiviteiten opgenomen inclusief de kosten voor bediening en onderhoud van de elektronische beveiligingssystemen, alsmede de kosten voor externe bewaking en patrouillering. Op basis van de NEN 2748 is de volgende definitie aangehouden: • alle activiteiten, diensten en middelen die erop gericht zijn het gebouw en de in het gebouw aanwezige personen te beschermen, te bewaken en de veiligheid te waarborgen; • alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het ontvangen, registreren en begeleiden van bezoekersstromen binnen een organisatie. De belangrijkste kostenbeïnvloedende factoren van beveiliging zijn de grootte van de organisatie en het gebouw, het gebouwontwerp, de aanwezigheid van beveiligingssystemen, de locatie, het aantal entrees en de vastgestelde dienstverlening. Bewaking en receptie zijn niet alleen afhankelijk van de gebouwgebonden omstandigheden als toegepaste systemen, aantal entrees, nooduitgangen e.d., maar worden ook bepaald door de omstandigheden in het primaire proces. Hierbij moet men denken aan vragen als: welk belang geeft het primaire proces aan bewaking en de receptie, moeten de gebouwen 24 uur en 7 dagen in de week bewaakt worden, welke taken voert de receptie uit? Al deze aspecten zijn niet gebouwgebonden maar wel van invloed op de hoogte van de kostprijs. Bij kleinere organisaties speelt nog het element dat de bewakingskosten over een substantieel minder aantal m2 of FTE worden verdeeld dan bij een grote organisatie, terwijl de kosten niet gerelateerd zijn aan de grootte van een gebouw maar aan het aantal uren ondersteuning. Binnen de BVG structuur wordt de functie van een receptionist(e) in bepaalde gevallen gezien als een functie van het primaire proces. In die zin is deze functie dan ook niet altijd opgenomen in dit onderzoek. 8.2 Totaaloverzicht bewaking & receptie In figuur 23 is een breakdown weergegeven van de bewakings- en receptiekosten. Per gebouw wordt de verhouding weergegeven van de kosten voor bewaking en receptie.

21

Constateringen:

Uit de grafische weergave blijkt dat er sprake is van een grote variatie aan kosten voor bewaking en receptie. Opvallend is dat er geen kosten gemaakt worden voor preventie en bestrijding van calamiteiten. Hiermee worden zaken als bedrijfshulpverlening bedoeld. Het is mogelijk dat deze kosten zijn verwerkt in andere posten.Wel is het van belang na te gaan of deze zaken zijn opgenomen in het beheerpakket. In artikel 15 van de Arbowet staat dat elke werkgever verplicht is om bedrijfshulpverlening te organiseren. Hoe die verplichting eruit ziet staat nader omschreven in het bijbehorende Arbobesluit.Uit het overzicht zoals dat is aangeleverd door de verschillende BVG-en is niet inzichtelijk dat bij een bedrijfshulpverleningsorganisatie bestaat. De BVG-en 2 en 4 hebben geen opgave geleverd van de kosten voor de receptie. De kosten voor bewaking bij organisatie 4 zijn zeer minimaal. Dit getal is waarschijnlijk een gevolg van onvolledige gegevens. De afzonderlijke organisaties zijn niet goed op de hoogte van elkaars kosten. Op locatie 4 worden alle services, behalve gas water licht, per organisatie geregeld.. De kosten van de BVG-en 1 en 5 zijn het hoogst. In de volgende paragraaf wordt ingegaan op de specifieke kosten voor bewaking.

8.3 Benchmark kosten bewaking In figuur 24 zijn met behulp van een staafdiagram de bewakingskosten per m2 BVO vergeleken. Figuur 24:Totale bewaking 100,00 90,00 80,00 € per BVO

70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00

22

0 1

2

3

4

5

Constateringen:

De benchmark voor bewaking varieert tussen € 5,00 en € 9,09 per m2 BVO met een mediaan van € 7,10 per m2 BVO. In de markt variëren de benchmarkkosten voor bewaking en receptie tussen € 6,26 en € 18,79 per m2 met een mediaan van € 14 per m2 BVO. Bepalend voor de benchmark is de relatie tussen de kosten en de input aan activiteiten en uren. Een andere belangrijke factor bij de organisatiegebonden kosten is dat deze geen directe relatie hebben met de aantallen m2 en de kosten. Hierdoor kunnen er bij relatief kleinere kantoorgebouwen grote schommelingen ontstaan in de kosten per m2 indien er veel activiteiten en uren worden uitgevoerd. Over het geheel is er wel een relatie te constateren tussen de m2 van een gebouw en de kosten voor bewaking. Echter bij de kleinere gebouwen is deze relatie juist niet zo sterk. Hier kan men een sterke spreiding van de kosten constateren. Dit wordt veroorzaakt doordat de aangeboden service bij de bewaking van dergelijke gebouwen sterk van invloed is op de gehanteerde parameter. Een soortgelijke situatie kan men vaak bij catering constateren. Ook hier is de aangeboden service sterk bepalend voor de gehanteerde parameter. Opvallend is het hoge niveau van de kosten bij BVG 5. Bij deze locatie is gezien de ervaringen in het verleden bij de gemeentelijke sociale dienst, gekozen voor de optie om de bewaking van ’s ochtends vroeg tot na sluiting op de locatie aanwezig te laten zijn. Gezien het beperkte aantal m2 stijgen de kosten voor bewaking hierdoor fors per m2. Dit is een goed voorbeeld van de relatie tussen serviceniveau en kosten.Vermoedelijk blijven de kosten voor bewaking bij de andere BVG-en beperkt tot een zogenaamde ‘open en sluitronde’ (opdracht op een gebouw ’s-ochtends te openen en ’s-avonds te sluiten door het bewakingsbedrijf) door een bewakingsorganisatie.

Hoofdstuk 9 Conclusies en aanbevelingen

9.1 Conclusies Er zijn drie belangrijke conclusies te trekken: 1. Gemeenten hebben weinig inzicht in de exploitatiekosten van een BVG. 2. Gemeenten hanteren verschillende methoden voor kostenregistratie. 3. De huidige beheersing van exploitatiekosten leidt tot ondoorzichtigheid. 1.

Gemeenten hebben weinig inzicht in de exploitatiekosten van een BVG

Uit de doorlichting blijkt dat het moeilijk was voor de gemeenten, om betrouwbare en valide data aan te leveren. Als gevolg hiervan moet men voorzichtig met de gepresenteerde kengetallen omgaan. Oorzaken hiervoor zijn de spreiding van de informatiebronnen binnen en tussen verschillende organisaties, het verschil in beheermethodiek en het niet inzichtelijk hebben van gegevens. Om toch tot een externe vergelijking te komen is in een latere fase van het project besloten om het onderzoek te beperken tot die kosten die op alle locaties voorkomen. Hieronder worden de verschillende oorzaken verder toegelicht, waarom gemeenten problemen hebben om betrouwbare en valide data te leveren. 1.1

Uit de contacten met de deelnemende gemeentes is gebleken dat de manieren waarop de exploitatiekosten worden geadministreerd verschillen. Dit wordt veroorzaakt doordat bij iedere gemeente andere afspraken bestaan met BVG partners. Als gevolg van de deze verschillende afspraken zijn de exploitatiekosten niet op dezelfde wijze geadministreerd en gefragmenteerd over de diverse BVG partners. Uit de aangeleverde overzichten blijkt dat kosten of delen van kosten niet zijn verwerkt in de overzichten. Het gevolg is dat de BVG partijen momenteel niet in staat zijn om centraal alle exploitatiekosten te beheren. Eeen goede afstemming tussen gemeenten en de ZBO’s (CWI en UWV) wordt hierdoor erg lastig. De oorzaken voor deze verschillen worden hieronder voor een deel omschreven.

1.2

Er zijn feitelijk drie contractsituaties die toepasbaar zijn. Er kan sprake zijn van nevenhuurders waarbij meerdere huurders huren van de eigenaar. Er kan sprake zijn van onderverhuur, waarbij een hoofdhuurder onderverhuurt aan meerdere onderhuurders. En uiteindelijk kan er sprake zijn van een gebruikerssituatie, waarbij een gebruiker gebruiksrecht ‘huurt’ van hoofd-, neven- of onderverhuurder. Door de verschillende huurvormen ontstaan verschillende soorten servicekostenafrekeningen. Bij een situatie met één hoofdhuurder is duidelijk wat deze aan service ontvangt. Bij twee hoofdhuurders kan er al sprake zijn van twee soorten servicepakketten. Bij een situatie waar met onderhuurders wordt gewerkt ontstaan vervolgens weer afspraken over de service die aan de onderhuurder geleverd wordt. Hierdoor ontstaat op een gegeven moment een onduidelijk overzicht over afspraken ten aanzien van de te leveren service en de bijbehorende kosten. BVG 1

Bij BVG 1 huurt de gemeente het gebouw van een projectontwikkelaar en verhuurt ruimte aan de overige partijen. In het kader van de servicekosten worden de kosten m.b.t. bouwkundig onderhoud, installatietechnisch onderhoud, schoonmaak, beveiliging en divers personeel doorbelast. De facilitaire diensten worden deels door de partijen zelf betaald. In het bijzonder onderdelen van de utiliteiten, catering, reprografie, postkamer, vuilafvoer en facilitaire ondersteuning zijn niet inzichtelijk. BVG 2

Bij BVG 2 is een externe projectontwikkelaar eigenaar van het gebouw. In deze functie draagt zij zorg voor het eigenaaronderhoud en de servicekosten. Deze organisatie verhuurt aan CWI en gemeente. Hier is geen inzicht in receptionele activiteiten, reprografie, postkamer en facilitaire ondersteuning. BVG 3

Bij BVG 3 is de gemeente hoofdhuurder en verhuurt aan de overige partijen. Er is afgesproken dat de partijen zich conformeren aan de interne richtlijnen ten aanzien van huisvesting binnen de gemeente. De situatie is dat de gemeente zorg-

23

draagt voor een groot deel van het servicepakket en dat er op een hoog abstractieniveau wordt doorbelast zonder een directe onderbouwing van de kosten.Voor de doorbelasting wordt uitgegaan van een totaalbedrag van € 357,58 per m2 netto vloeroppervlak. In dit tarief zijn de kosten opgenomen voor onderhoud van het gebouw, afschrijvingskosten voor inrichting, scheidingswanden, bekabeling, stoffering, zonwering van het gebouw, het gebruik van algemene ruimten, energie en waterverbruik, koffie en theeverbruik, bodediensten, schoonmaak en de centrale receptie. Gedurende het onderzoek bleek dat ook de kosten voor beveiliging centraal worden bijgehouden Alle meer organisatiegerichte kosten als reprografie, post, kantoorartikelen etc. worden niet centraal bijgehouden.Van de opgevoerde exploitatiekosten blijkt dat niet alle kosten door de gemeente per gebouw in de financiële administratie apart worden bijgehouden. 24

BVG 4

Bij BVG 4 is de situatie zo dat de gemeente de ruimte verhuurt aan de partijen in het BVG. Afspraak hier is dat men dit tegen minimale service doet. De partijen moeten hun diensten zelf regelen en inkopen. De huurcontracten waren ten tijde van het onderzoek nog niet getekend. In het concept staat vermeld dat de vergoedingen voor bijkomende diensten op basis van een voorschot en een latere verwerking worden verrekend. De diensten die in het contract zijn opgenomen zijn de kosten voor energie en waterverbruik. In het contract wordt de optie vermeld dat op termijn het huurcontract mogelijk uitgebreid wordt met extra services ten aanzien van het beheer. BVG 5

3.

De huidige beheersing van exploitatiekosten leidt tot ondoorzichtigheid

Uitgaande van de resultaten van het onderzoek en de getrokken conclusies kan vastgesteld worden dat de huidige wijze van exploitatiebeheersing van de huisvestingsgerelateerde kosten op termijn zal leiden tot een grote mate van ondoorzichtigheid. Dit zal het voor de landelijk opererende BVG partners lastig maken om de huisvestingskosten van hun locaties door het land te vergelijken. De huidige situatie zal uiteindelijk leiden tot onduidelijkheid en discussie over de wijze van doorbelasting en het geleverde serviceniveau.

9.2 Aanbevelingen Het is daarom van belang om te pleiten voor meer doorzichtigheid door middel van standaardisatie van de te leveren diensten en de doorbelastingsmethodiek. Hierbij kan men denken aan het ontwikkelen van een basispakket dat als een soort minimum variant voor afname van diensten kan dienen. Bijvoorbeeld een zaken als belastingen en heffingen, verzekeringen, onderhoud, energie, schoonmaak, glasbewassing, beveiliging, bedrijfshulpverlening, vuilafvoer etc.Vervolgens een aantal zaken die in een additioneel servicepakket worden gedefinieerd. Hierbij kan men denken aan zaken als catering, automatenvoorzieningen, reprografie. En uiteindelijk een groep van vrije diensten die men geheel zelf moet organiseren. Hierbij kan men denken aan projectmanagement, postverzorging, archivering, eventueel ICT etc. Als uitgangspunt voor het vaststellen en selecteren van deze diensten kan de NEN 2748 worden gehanteerd. Zoals in het begin van dit document vermeld is de NEN een ontwikkelde norm die de activiteiten binnen huisvesting en facilities rubriceert en definieert. Naarmate de samenwerking intensiever wordt en er meer services gezamenlijk worden gebruik, zullen er ook meer services worden doorbelast. De opbouw van de NEN 2748 leent zich uitstekend voor een zo transparant mogelijk weergave van de gemaakte kosten.

BVG 5 is een nog niet bestaande BVG. De BVG bij deze gemeente is in ontwikkeling en de begrote kosten zijn als vergelijkmateriaal meegenomen in het onderzoek. De reden dat uitgegaan is van de begrootte gegevens van een niet bestaande BVG is omdat de BVG die in eerste instantie gegevens zou aanleveren zich heeft teruggetrokken. Deze BVG heeft zich teruggetrokken omdat men niet in staat was om de gevraagde gegevens aan te leveren. Een tweede element dat vervolgens gekoppeld moet worden aan de kosten is een inzichtelijke weergave van het geleverde 2. Gemeenten hanteren verschillende methoden voor serviceniveau in de vorm van een facilitaire SNO (service kostenregistratie niveau overeenkomst). Er is de laatste jaren sprake van een Op basis van de resultaten uit het onderzoek blijkt dat er nog tendens om het facilitair beheer te gieten in een SNO vorm geen centrale regie of gestandaardiseerde onderbouwing van waarbij naast een zo transparant mogelijk inzicht in de kosten het beheer van de exploitatiekosten bestaat. Bovenstaande ook een relatie wordt gemaakt met het niveau van de dienstconstateringen zijn voor een groot deel een gevolg van een verlening. gebrek aan ervaring hoe exploitatiekosten binnen een BVG Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de kosten constructie doorbelast moeten worden naar externe partijen. sterk kunnen variëren ondanks het feit dat deze dezelfde Dit wordt voor een deel veroorzaakt doordat de BVG connoemer dragen. Deze variatie wordt in sterke mate bepaald structie zeer recent is. De ervaring om met meerdere partij- door enerzijds de definiëring zoals hierboven weergegeven en en geïntegreerd gebruik te maken van een gebouw is voor anderzijds het geleverde serviceniveau. In het bijzonder bij de alle betrokkenen nieuw. kosten die niet gerelateerd zijn aan de grootte van de organisaties of het aantal m2 van het gebouw speelt dit een grote rol. Immers, bewaking kan bestaan uit een open en sluitronde maar kan ook 7 x 24 uur bewaking op de locatie behelzen.

Door de service niveaus vast te stellen zal er meer transparantie ontstaan over de omstandigheden die van invloed zijn op de kosten. Uiteindelijk dient men zich te realiseren dat het definiëren en vaststellen van het servicepakket en doorbelastingspakket voor de meeste BVG partners het laatste moment is waarop men direct invloed kan uitoefenen op de activiteiten voor huisvesting en facilities. Op het moment dat er een bepaalde structuur is afgesproken wordt het moeilijk om nog als eenling wijzigingen door te voeren. Het is dus zaak om tijdig om tafel te gaan zitten en goede onderlinge afspraken te maken. De NEN 2748 is hierbij een handig hulpmiddel om de kosten, die verbonden zijn aan de gemaakte afspraken, gestructureerd in kaart te brengen. 25

Hoofdstuk 10 Samenwerking in een BVG

10.1 Inleiding

26

In voorgaande hoofdstukken zijn de kwantitatieve gegevens uit de benchmarkstudie uitgewerkt. Er is tijdens het onderzoek een aantal andere zaken onder de aandacht gekomen, die niet direct zijn te kwantificeren, maar die wel de aandacht verdienen, omdat ze een directe relatie hebben met de samenwerking tussen de ketenpartijen.

apart beveiligd. Men vindt zelf dat er meer sprake is van één gebouw met meerdere huurders zonder dat de huurders samenwerken, een zogenaamd ‘multi tennant’-gebouw. De samenwerking in het primaire proces loopt moeizamer, onder andere omdat er niet of nauwelijks wordt samengewerkt in het secundaire proces. Dit is niet zo zeer een oorzakelijk gevolg, maar eerder een wisselwerking. 10.3 Conclusies

10.2 Bevindingen Per bedrijfsverzamelgebouw verschilt de intensiteit van de samenwerking op facilitair gebied. De BVG-en 2 en 4 hebben een minimaal servicecontract. De hoofdhuurder (de gemeente) levert, naast de huur, alleen gas water en licht als service. Hierdoor is de samenwerking op facilitair gebied erg beperkt. In de BVG-en 1, 3 en 5 is de samenwerking intensiever, maar blijven bijvoorbeeld de reprografie, vuilafvoer, postkamer en facilitaire ondersteuning buiten de afspraken. • In de BVG-en 1, 3 en 5 zijn er geen afspraken over reprografie, vuilafvoer, postkamer en facilitaire ondersteuning. Dit houdt niet in dat deze zaken niet geregeld zijn, maar dat er geen sprake is van samenwerking op deze gebieden. Er zijn geen (financiële) afspraken over gemaakt; • In BVG-1 heeft men niet tot afspraken over de koffie kunnen komen. Gevolg is nu dat CWI en UWV–medewerkers en medewerkers van de sociale dienst gratis koffie kunnen drinken en dat de private partijen voor hun koffie moeten betalen (per kopje). NB Hierdoor zijn er 2 koffiemachines nodig. Deze staan overigens naast elkaar; • In BVG-5 hebben sociale dienst en CWI geen afspraken gemaakt over gebruik van de catering. Dit leidt tot de vreemde situatie, dat de helft van de medewerkers van het BVG (namelijk die van het CWI) niet van de lunchfaciliteiten gebruik mogen maken, of alleen tegen hogere prijzen. Dat er geen afspraken zijn gemaakt komt overigens voort uit de wensen van de CWI-medewerkers. De vraag blijft hoe dit in de praktijk uitpakt (BVG-5 wordt operationeel in de zomer van 2003); • In BVG-4 is men erg teleurgesteld over de samenwerking in het bedrijfsverzamelgebouw.Typerend voorbeeld is dat de openingstijden van de dienstverleners verschillen van elkaar. Ook kunnen medewerkers van de gemeente en van het CWI niet in elkaars kantoren komen. De ruimtes zijn

Uit deze resultaten en constateringen volgen de volgende conclusies en aanbevelingen: 1) Er is weinig inzicht in de exploitatiekosten van een BVG. Dit leidt tot beperkte samenwerking op facilitair gebied en het bemoeilijkt het opstellen van een huurcontract (met daarin opgenomen de servicekosten). Het is aan te bevelen om de exploitatiekosten gestandaardiseerd weer te geven. Een standaardisering van de kostenopbouw biedt gemeenten de mogelijkheid meer gestructureerd de facilitaire samenwerking uit te werken. Daarnaast maakt het huurcontracten inzichtelijker. DBAssociates heeft hiervoor een rekenmodel (in Access) ontwikkeld op basis van de NEN2748 normering. U vindt dit rekenmodel op bijgevoegde CD-rom; 2) In ieder bedrijfsverzamelgebouw is de mate van (facilitaire) samenwerking verschillend. Dit is op zich niet onlogisch, omdat dit gebouwafhankelijk kan zijn. Maar ook de ambitieniveaus van samenwerking verschillen enorm. Beperkte facilitaire samenwerking maakt de samenwerking in het primaire proces moeilijker. Het meest sprekende voorbeeld hiervan is BVG-4, maar ook in BVG-5 kunnen, door het scheiden van de catering, problemen ontstaan in de samenwerking. Het is daarom aan te bevelen om op facilitair gebied zo intensief mogelijk samen te werken; 3) De beperkte facilitaire samenwerking leidt niet tot optimale efficiency. Als de organisaties in het bedrijfsverzamelgebouw de reprografie, receptie, postverwerking en soms ook schoonmaak en beveiliging niet samen organiseren, wordt niet geprofiteerd van schaalvoordelen en is de inzet van de productiemiddelen (mens èn kapitaal) niet optimaal. Om efficiënt met de productiemiddelen om te gaan moet de samenwerking op facilitair gebied veel verder gaan dan tot nu toe gebeurt. Gemeenten kunnen profiteren van de schaalvoordelen op inkoop van het CWI en het UWV.

Hoofdstuk 11 Standaardisering van de huurovereenkomst (voor het CWI en UWV)

11.1 Inleiding In dit laatste hoofdstuk willen we een format presenteren voor de financiële paragraaf van de huurovereenkomst, die met het CWI (en UWV als onderhuurder van het CWI) wordt gesloten. Het doel hiervan is niet, om voor te schrijven wat wel en wat niet in het huurcontract wordt vastgelegd, maar om de structuur van de kostenopbouw te standaardiseren. Dit vergemakkelijkt de communicatie en de afstemming met het CWI en UWV. Het streven van CWI en UWV is om een marktconforme huurovereenkomst te sluiten. Bij voorkeur huurt het CWI haar ruimte bij een onafhankelijke derde partij. Het CWI zorgt dan ook zelfstandig voor de inrichting van hun ruimte. Hierdoor worden de geldstromen voor de huur en de investeringen volledige gescheiden. Dit beperkt in ieder geval het financiële risico van de gemeenten. Ook dient te worden opgemerkt dat deze constructie puur zakelijk is en dat het CWI de inrichting van haar ruimte goed zal overleggen en afstemmen met de andere huurders. In de meeste gevallen zal het CWI als (onder)huurder optreden van de gemeente of van een afdeling van de gemeente. Voor de kostenopbouw van een huurovereenkomst werken we in de volgende paragraaf een breed format uit op basis van de NEN-2748 norm. Het wordt lokaal bepaald welke onderdelen daadwerkelijk worden opgenomen in de financiële paragraaf van de huurovereenkomst. Dit hangt af van de mate van samenwerking.Wanneer er afspraken worden gemaakt over de schoonmaak, dan worden de bijbehorende financiële afspraken opgenomen in de huurovereenkomst. 11.2 CD-rom met facilitaire checklist Op de bijgeleverde CD-rom wordt de complete NEN-2748 structuur uitgewerkt en toegelicht.We noemen het een facilitaire checklist (zie figuur 25), omdat het alle zaken op het gebied van exploitatiekosten van een BVG opsomt en structureert. Bij het opstellen van een exploitatiebegroting voor het bedrijfsverzamelgebouw is dit model een handig hulpmiddel. Het bouwt de kosten gestructureerd op en geeft een beschrijving en toelichting per kostenpost.

Iedere kostenpost kan onderverdeeld worden in vijf kostenbronnen: • Personeelskosten • Kosten van leveranciers • Kosten van afschrijving • Vermogenskosten (rente e.d.) • Eventuele opbrengsten (negatieve kosten) Vaak worden de kosten echter niet als zodanig gespecificeerd, maar is alleen het totaal bekend. De kosten kunnen in het model worden ingevoerd op basis van een begroting en op basis van de daadwerkelijke kosten. Een evaluatie van de begrote kosten - en daarmee een herziening van het huurtarief - is dus mogelijk met dit model. 11.3 De opbouw van de kosten in een huurovereenkomst. De hieronder gepresenteerde kostenstructuur wordt steeds uitgewerkt in € per bruto verhuurd oppervlak (eenheid m2). Wanneer er dus een grote gezamenlijke entree is, dan zal het BVO relatief groot zijn. Ook dit verschilt uiteraard weer per situatie en per gebouw. Het is echter wel een factor om rekening mee te houden. Grote algemene ruimtes hebben een duidelijk effect op de kosten van de huur per m2. De opbouw van de kosten bestaat uit drie hoofdgroepen: 1. Kosten voor huur (met de servicekosten apart benoemd) 2. Kosten voor (facilitaire) diensten en middelen 3. Kosten voor de investering voor de inrichting/indeling van het gebouw

27

Figuur 25: Voorbeeld van de facilitaire checklist

Code NEN-2748

Kostensoort

Tarief

Omslageenheid

1. 1.1.10.1 1.1.20 1.4.10.1 1.4.10.2

Huur van het gebouw (huisvesting) Kale huurprijs (casco) (A Parkeerplaatsen (B Onderhoud van het gebouw (C Onderhoud van de installaties

€ € € €

m2 Parkeerplaats m2 m2

1.6.10 1.7.20

Verbruik gas, water en licht (energie) Gebouwbeheer (exploitatie)

… … … …

Servicekosten (D

Totaal Huur

2.

Diensten en middelen

€… €…

m2 m2

€…

m2

€… €… €…

m2 m2 m2

€… €… €…

m2 m2 m2

€… €…

m2 m2

€…

m2

€… €…

m2 m2

€… €…

m2 m2

(E

Kosten van catering 28

2.1.10.1 2.1.10.3 2.1.10.4

Bedrijfsrestaurant Dranken- en versnaperingsvoorzieningen Catering t.b.v. evenementen

2.2.10 2.2.20 2.2.30

Bewaking en beveiliging Preventie en calamiteitenbestrijding Receptie

2.3.10 2.3.20

Schoonmaken binnenzijde gebouw Schoonmaken glasbewassing

2.4.10

Kosten voor interne verhuizingen

2.5.30 2.5.40

Documentreproductie Documentbeheer

Kosten van risicobeheersing

Kosten van schoonmaak

Kosten van verhuizingen

Kosten van repro

Kosten van afvalverwerking

2.6.10 2.6.20

Afvalverzameling Afvalafvoer en- verwerking

2.7.10.1 2.7.10.3

Gedeelde werkplekken Gedeelde vergaderplekken/zalen (F

€… €…

m2 m2

3. 3.1.10 3.1.20 3.1.30

ICT (G Externe infrastructuur Interne infrastructuur Hardware

€… €… €…

m2 m2 m2

5. 5.2.10 5.2.30 5.2.40 5.2.50

Facility management Bedrijfsbureau Arbo Risicomanagement Inkoopmanagement

€ € € €

m2 m2 m2 m2

9.

Kosten van de investeringen van inrichting en indeling (H

€…

Totale kosten

Totaal

Totale kosten opgenomen in het huurcontract

€…

m2

Kosten van het delen van ruimtes

… … … …

Toelichting op de opbouw van de kosten in een huurovereenkomst

Algemeen: Figuur 25 is geen uitputtende opsomming van de mogelijkheden op het gebied van facilitaire samenwerking. De in de tabel benoemde punten geven een mate van prioriteit aan, maar is tevens een opsomming van de meest waarschijnlijke samenwerkingsvormen in een BVG. De complete uitwerking van deze facilitaire checklist (aan de hand van de NEN-2748 norm) is terug te vinden op de bijgevoegde CD-rom. Deze facilitaire checklist is ook daadwerkelijk een rekenprogramma (MS Excel). U kunt het dus gebruiken voor het opstellen van een begroting op facilitair gebied. (A Volgens de NEN-2748 norm kun je in de huurkosten ook de kosten voor investeringen in het pand opnemen. Hiermee worden echter gebouwtechnische investeringen bedoeld. De investering in de inrichting dient apart opgenomen te worden in het huurcontract (zie punt 9 in de tabel). (B De kosten voor parkeerplaatsen worden meestal opgenomen in de huurprijs van het gebouw. Soms is er een beperkt aantal parkeerplaatsen beschikbaar, waardoor deze worden toegewezen op basis van gemaakte afspraken. De parkeerplaatsen kunnen dan ook per stuk worden doorbelast. De parkeerplaatsen voor bezoekers dienen altijd onderdeel te zijn van de huurprijs van het gebouw. (C Meestal is onderhoud onderdeel van de huurprijs. Indien deze echter gespecificeerd wordt, is het inzichtelijker om de specificatie te continueren. (D Servicekosten worden hier gekoppeld aan de huurprijs. Ze kunnen ook als aparte post opgenomen worden bij ‘Diensten en middelen’. (E Afspraken over gezamenlijke diensten en middelen. Het verschilt per bedrijfsverzamelgebouw over welke faciliteiten afspraken zijn gemaakt. Indien hier alle posten op nul staan kun je constateren, dat er niet wordt samengewerkt op facilitair gebied. Indien alle posten zijn ingevuld, is er sprake van intensieve samenwerking op facilitair gebied. Dit is dus afhankelijk van de lokale wensen en afspraken. (F De kosten voor gebruik van de gezamenlijke vergaderruimtes kan ook op basis van daadwerkelijk gebruik achteraf worden doorberekend. Dit vereist echter een vaststelling van de huurprijs en een nauwkeurige administratie van het gebruik. (G Tot nu toe is er nauwelijks sprake van samenwerking op het gebied van ICT (Afgezien van alle projecten op het gebied van werkprocessen en informatiemanagement). Samenwerking kan wel enorme besparing opleveren, bijvoorbeeld door gezamenlijk te investeren in de hardware. De door de verschillende organisaties opgestelde veiligheidseisen, stellen hoge eisen aan eventuele samenwerking op het gebied van ICT-hardware.

(H

De kosten voor de inrichting van het pand (bij voorkeur gespecificeerd naar de ruimte van de huurder) moeten apart worden opgenomen. Bij voorkeur worden deze kosten eenmalig in rekening gebracht aan CWI/UWV. De organisaties schrijven die kosten dan zelf af. Het is dus niet de bedoeling dat de investeringen onderdeel worden van de exploitatierekening en daarmee verwerkt worden in het totale huurtarief. Het is belangrijk om te benadrukken dat investeringen in de opstal voor rekening zijn van de eigenaar of verhuurder.

29

Bijlage 1 Werkwijze

In het volgende deel wordt het gehele proces van dataverzameling tot dataverwerking toegelicht. 30

uitgedrukt in fulltime equivalenten (FTE). Gebouwgebruikers zijn eigen personeel van de organisatie, contractanten en externen;

1.1 Plan van aanpak Aan het benchmarkonderzoek ligt een door SZW goedgekeurd plan van aanpak ten grondslag dat bestaat uit de volgende activiteiten.

• Aanpassen van de standaard vragenlijst aan de specifieke omstandigheden bij de BVG organisaties. • Verzamelen van de relevante kostencijfers voor alle gebouwen door geselecteerde contactpersonen bij de BVG organisaties. • Doornemen en controleren van aangeleverde gegevens op locatie. • Verwerken en structureren van de ontvangen gegevens voor elk gebouw. • Invoeren van gegevens in de database. • Analyseren van gegevens. • Presentatie van het definitieve rapport. 1.2 Gegevensverzamelingsproces Eerste stap in het proces van de gegevensverzameling is het uitzetten van een vragenformulier gericht op diverse kostensoorten binnen facilitaire organisaties. Dit vragenformulier is besproken met het ministerie van SZW en zoveel mogelijk gebaseerd op de NEN 2748 definities over de rubricering van facilitaire kosten. Het doel van de vragenlijst is het op uniforme wijze verzamelen van:

• gegevens met betrekking tot de vloeroppervlakte, die gebruikt worden als primaire kosten-parameter bij vergelijkingen van operationele kosten (bijvoorbeeld onderhoud, schoonmaak, energieverbruik en beveiliging), te ontvangen van iedere locatie en gebaseerd op de NEN 2580; • gegevens met betrekking tot de bezettingsgraad in de gebouwen. Deze informatie is van invloed op schaalgrootte-gerelateerde kosten en is de belangrijkste verklarende variabele voor de omvang van ondersteunende diensten. De cijfers hebben betrekking op alle gebouwgebruikers

• gegevens over de financiële en kwantitatieve prestaties van de geselecteerde diensten. De vragenlijst is uitgezet bij de contactpersonen van de BVGorganisaties. Deze hebben de vragenlijst vervolgens intern uitgezet of hebben zelf de noodzakelijke gegevens verzameld.

1.3 Gegevensverwerkingsproces De gegevensverwerking vindt plaats in twee stappen. De eerste stap bestaat uit het invoeren van de gegevens in een database die de gemiddelde benchmarks en een boven- en ondermarge van het benchmarkplatform als geheel berekent. Het doel van deze berekening is de kosten in groepen te verdelen om de grootste afwijkende gegevens snel te kunnen filteren. Per kostensoort is een mediaan berekend met een boven- en ondergrens waarbinnen 50% van de geleverde data valt. Met behulp van deze eerste berekening is gezocht naar verklarende kostenbeïnvloedende factoren. De tweede stap wordt gevormd door een interpretatie van de gegevens. Hierbij worden de vergelijkingen in een context geplaatst op basis van kostenbeïnvloedende factoren. Inzicht in de context en de kostbeïnvloedende factoren van een kengetal is om twee redenen van belang. In de eerste plaats om de scores die de eigen organisatie behaalt beter op waarde te kunnen beoordelen. Een hoge score op een bepaald onderdeel hoeft lang niet altijd verontrustend te zijn. Zo hoeft een hoge kostprijs voor schoonmaak geen aanleiding tot bezorgdheid te zijn indien dit samengaat met een hoge kwaliteit en een laag aantal klachten. De kosten voor terreinonderhoud zijn niet alleen afhankelijk van het aantal vierkante meters terrein maar ook van de representatieve waarde die gehecht wordt aan een terrein. Hoge kosten voor installatietechniek kunnen veroorzaakt worden door de leeftijd, het type gebouw en de aanwezige installaties in het gebouw. De hoogte van huurkosten wordt bepaald door de locatie, de kwaliteit van het gebouw en de periode waarvoor een huurcontract

wordt gesloten. Scores dienen dus in een context geplaatst te worden om ze beter te kunnen interpreteren. 1.4 Rekenmethodieken Kwartielberekening:

Berekent de kwartielen weer van een set gegevens. Kwartielberekeningen worden vaak gebruikt om verkoop- en onderzoekgegevens te verdelen in categorieën. Een kwartielberekening kan gebruikt worden om de top 25% van inkomens of kosten in een onderzoekspopulatie te berekenen.

systematisch gepaard gaat met een toename in de andere, zal er sprake zijn van een positief verband. Als de beweging van de variabelen juist tegengesteld is, zal er sprake zijn van een negatief verband. Hoe sterker de systematiek, hoe krachtiger het verband: de puntenwolk zal dan naar een (rechte) lijn tenderen. Met behulp van regressie-analyse wordt de vorm van deze lijn berekend. Hoe groter de afwijkingen van de lijn, hoe lager de correlatie zal zijn. De berekening van de correlatiecoëfficiënt is gebaseerd op dit principe: de (gekwadrateerde) verschillen van ieder punt tot de regressielijn moet zo klein mogelijk zijn. Men noemt deze berekeningswijze dan ook de methode van de kleinste kwadraten (least squares).

Een groep van gegevens kan met behulp van de kwartielberekening als volgt worden gecategoriseerd. Minimale score:

geeft de laagste score weer in een groep van gegevens. Eerste kwartiel:

geeft de eerste 25% weer van een groep van gegevens. Dit betekent dat 25% onder de eerste kwartiel uitkomen en 75% boven de eerste kwartielberekening uitkomen. Tweede kwartiel:

de 50% kwartiel is vergelijkbaar met de mediaan. De mediaan is het getal in het midden van een groep gegevens. Dit betekent dat 50% van de gegevens boven de mediaan uitkomen en 50% van de gegevens onder de mediaan uitkomen. Derde kwartiel:

geeft de derde 25% weer van een groep van gegevens. Dit betekent dat 75% onder de derde kwartiel uitkomen en 25% boven de derde kwartielberekening uitkomen. Maximale score:

geeft de hoogste score weer in een groep van gegevens. Correlatie:

De correlatierekening vergelijkt de variaties van twee variabelen gemeten op interval- of ratio-niveau. De correlatiecoëfficiënt (R) is een maat voor het gezamenlijk variëren van twee variabelen. Het kwadraat van de correlatiecoëfficiënt (R2) wordt de determinatiecoëfficiënt genoemd. Deze geeft aan welk gedeelte van de variatie in de ene variabele door de andere wordt ‘verklaard’. Men spreekt wel van ‘verklaarde variantie’. Inspectie van het spreidingsdiagram, waarin de twee te correleren variabelen tegen elkaar worden uitgezet, levert een indruk van de sterkte en de richting van het verband. R varieert tussen -1 en 1, R2 tussen 0 en 1. Hoewel bij correlatierekening niet noodzakelijkerwijs sprake is van oorzaak en gevolg, is het bij het maken van een spreidingsdiagram gebruik om de ‘onafhankelijke’ variabele (de vermeende oorzaak) op de x-as te plaatsen en de afhankelijke variabele (het mogelijke gevolg) op de y-as. De vorm van de puntenwolk geeft aan in hoeverre een verband aanwezig is: wanneer een toename in de ene variabele

31

Bijlage 2 Handleiding facilitaire checklist

2.1 Handleiding facilitaire checklist 32

Lees de instructies aandachtig door en klik op ‘Volgende’ om de installatie te beginnen. U ziet dan het volgende scherm.

Steeds meer organisaties erkennen dat de kosten voor de facilitaire voorzieningen gezien moeten worden als een productie-eenheid. Huisvesting en facilitaire voorzieningen worden dan ook in toenemende mate gezien als het ‘vijfde productiemiddel’. Een factor die de resultaten van een organisatie mede bepaalt. Dit betekent dat er managementinformatie over beschikbaar moet zijn. Het verzamelen van deze gegevens is echter in de praktijk moeilijk. Er doen zich grote verschillen voor in de definities en de samenstelling van de kosten van de facilitaire voorzieningen in vergelijkbare organisaties. Deze situatie heeft geleid tot de ontwikkeling van de NEN 2748. De NEN 2748 is een door het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) ontwikkelde norm voor de rubricering en definiëring van facilitaire voorzieningen. (* Bijgaand treft u een handleiding aan voor het gebruik van de software module ‘facilitaire checklist’. In deze facilitaire checklist (* * wordt ingegaan op het administratieve beheer van de facilitaire en huisvestingskosten met behulp van de NEN 2748. Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan de orde. • Installatie van de facilitaire checklist. • Opbouw van de facilitaire checklist. • Opbouw en werkwijze van de NEN 2748. • Aggregatieniveau van de kostenweergave.

Lees de instructies aandachtig door en klik op ‘Volgende’ om de installatie te beginnen. U ziet dan het volgende scherm.

2.2 Installatie van de facilitaire checklist Om de facilitaire checklist te installeren gaat u als volgt te werk. Stop de CD in de CD-lade en wacht tot het installatieprogramma gestart is. Indien het installatieprogramma niet vanzelf start, kunt u dit activeren door op de Windows ‘Startknop’ te klikken en vervolgens te kiezen voor de optie ‘Uitvoeren’ (Engels: ‘Run’).Toets vervolgens D:\Checklist.exe in, waarbij D voor de letter van uw CD-Rom station staat. Nadat de benodigde bestanden zijn uitgepakt, ziet u het welkomstscherm.

Geef vervolgens aan in welke map u het programma geïnstalleerd wilt hebben. Indien u een andere map wenst, kunt u deze eenvoudig selecteren m.b.v. het knopje onder het invoerveld. Klik op de knop ‘Volgende’ en u ziet het volgende scherm.

2.3.1 Tabblad Welkom

In dit tabblad staat een algemene toelichting op de NEN 2748.

Vervolgens kunt u aangeven of u een snelkoppeling in het Startmenu en/of op uw bureaublad geplaatst wilt hebben. Klik tenslotte op ‘Installeren’ om de installatie te starten. U kunt het programma nu starten m.b.v. van de snelkoppeling. Wanneer u Windows 95 en/of 98 gebruiker bent, kan het programma een melding geven dat er extra Windows onderdelen vereist zijn voor een goede werking van het programma. U dient dan achtereenvolgens de volgende installatieprogramma’s te uit te voeren: • 40ComUpd.exe; • DCom95.exe; • MDAC_Typ.exe. U vindt deze programma’s op uw computer in de gekozen installatiemap of in de map ‘Other Files’ op de CD-rom. Na de installatie van elk onderdeel dient u uw computer te herstarten. 2.3 Opbouw module In deze paragraaf wordt ingegaan op de opbouw en werkwijze van de ontwikkelde module. De module is opgebouwd uit vier tabbladen. • Tabblad Welkom. • Tabblad Gebouwgegevens. • Tabblad Checklist. • Tabblad Overzichten. In de volgende subparagrafen worden deze vier tabbladen en hun werking uitgelegd. (*

Voor de opbouw van de gebruikershandleiding is gebruik gemaakt van delen uit de

tekst NEN doc. nr. 2001/26. In dit document wordt de opbouw en werkwijze van de NEN 2748 weergegeven.

(* *

Dit product is auteursrechterlijk beschermd. Onrechtmatige verveelvoudiging of dis-

tributie van dit programma (of delen daarvan) is verboden en strafbaar, en zal met alle juridische middelen worden bestreden.

(* * *

Zie bijlage I.

33

2.3.2 Tabblad Gebouwgegevens

In dit tabblad dienen de algemene gebouwgegevens te worden weergegeven. Deze gegevens kunnen met behulp van een pull down scherm of rechtstreeks worden ingevuld. In de linkerkolom wordt gevraagd naar gegevens die een toelichtingsfunctie hebben op de algemene functie van het gebouw. In de rechterkolom wordt gevraagd naar gegevens die later fungeren als verrekensleutel in de rapportage. Aangezien er meerdere mogelijkheden zijn om de kosten te verrekenen is de module voorzien van de in de markt meest voorkomende verreken-sleutels. Ten aanzien van het invoeren van de metrage adviseren wij u om de NEN 2580 (* * * rubricering te hanteren. Deze opbouw is ook gebruikt in de module.Waar nodig wordt in het hulpscherm ‘toelichting’ een definitie van een item weergegeven.

2.3.3 Tabblad Checklist

In dit scherm worden de kostenrubrieken weergegeven. Zoals eerder gemeld staat de gehele NEN 2748 in een mappenstructuur. Hier dienen per item de kostensoorten te worden ingevoerd. Het is mogelijk om zowel de gebudgetteerde kosten als de werkelijke kosten in te voeren.

34

2.3.4 Tabblad Overzichten

Het scherm ‘Overzichten’ is in feite het rapportage onderdeel van het programma en is opgebouwd uit twee tabbladen. In het eerste tabblad ‘Selectie’ kan men aangeven op welk niveau men de kosten weergegeven wil hebben. Hiervoor zijn vier niveaus uitgewerkt. Niveau 0:

op dit niveau worden alle kosten gecumuleerd naar het niveau totale kosten. Niveau 1:

op dit niveau worden de kosten weergegeven op het detailniveau van de ‘Functie’. Niveau 2:

op dit niveau worden de kosten weergegeven op het detailniveau van de ‘Activiteit’. Niveau 3:

op dit niveau worden de kosten weergegeven op het niveau van de ‘Zaak’. Niveau 4:

op dit niveau worden de kosten weergegeven op het niveau van de ‘Sub-Zaak’.

35

In het tweede tabblad ‘Velden’ kan men de volgende items selecteren. Type kosten:

hier kan men aangeven welke kosten men wil berekenen. Zichtbare velden:

hier kan men aangeven welke kosten men wil berekenen. Parameter:

hier kan men aangeven welke verrekensleutel men wil hanteren voor de berekening.

36

Door de toets ‘Bereken’ aan te klikken wordt de berekening geactiveerd. In het rechterscherm wordt vervolgens het overzicht weergegeven waarvoor een opdracht is gegeven. Uiteindelijk kan men de gegevens afdrukken. Het tweede tabblad ‘Velden

2.4 Opbouw en werkwijze NEN 2748 De NEN 2748 geeft een rubricering van facilitaire kosten met bijbehorende begripsomschrijving. Niet alle elementen zijn op dit moment voorzien van een definitie.Waar de NEN een definitie hanteert wordt deze in de ‘facilitaire checklist’ weergegeven. De NEN 2748 verdeelt de kosten voor facilitaire voorzieningen onder in vijf rubrieken of functies:

• • • • •

Huisvesting. Diensten en middelen. Informatie- en communicatietechnologie. Externe voorzieningen. Facility management.

analyses leggen van een causaal verband tussen indirecte kosten en kostenobjecten.

• Kosten van eigen personeel. • Kosten van ingehuurde of ingekochte goederen en diensten. • Afschrijvingskosten. • Vermogenskosten. • Opbrengsten. Figuur 3

NEN 2748 Structuur 1 - Huisvesting 1 - Voorziening in huisvesting

Elke rubriek wordt onderverdeeld in activiteiten, zaken en sub-zaken. Hieronder treft u een voorbeeld aan (Figuur 1).

2 - Afdragen van belastingen en heffingen

Figuur 1

5 - Muteren 6 - Verbruik

3 - Verzekeringen 4 - Onderhoud

NEN 2748 Structuur

7 - Beheren 8 - Betalen en ontvangen

1 - Huisvesting functie

9 - Beschikbaar stellen 2 - Diensten en middelen

1 - Voorzien in huisvesting activiteit 10 - Gebouw zaak

1 - Voorzien in

1 - Casco Sub-zaak

2 - Risicobeheersing

2 - Inbouwpakket

3 - Schoonmaken

3 - Additionele ruimte op terrein

4 - Verhuizen

4 - Additionele ruimte buiten

5 - Documentenmanagen

9 - Overig

6 - Reststoffenmanagen 7 - Verstrekken van ruimte en wekplekken 9 - Beschikbaar stellen van overige diensten

De gehanteerde NEN 2748 structuur wordt met behulp van een mappenopbouw in de module weergegeven. Zoals aangeven wordt de gehele NEN structuur gevolgd (figuur 2 en 3 ).

3 - ICT 1 - Voorzien in infrastructuur 2 - Ondersteunen 3 - Beschikbaar stellen van ...

Figuur 2 Weergave rubricering

4 - Voorzieningen

NEN 2748 Structuur

1 - Voorzien in ... 9 - Beschikbaar stellen van ...

1 - Huisvesting

5 - Facility Management

2 - Diensten en middelen 3 - ICT 4 - Voorzieningen 5 - Facility Management

Per functie, activiteit, zaak, sub-zaak of zelfs sub-sub-zaak dienen de volgende kosten in beeld gebracht te worden (figuur 4). Hierbij wordt uitgegaan van de ABC (Activity Based Costing) calculatiemethode. Bij deze calculatiemethode worden de kosten toegerekend naar de activiteit die de kosten veroorzaken. ABC is een kostprijsbepalingsmethode die de werkelijk verrichte activiteiten binnen de onderneming als uitgangspunt neemt en niet de 'papieren' organisatiestructuur, zoals bij traditionele methoden. Afhankelijk van de aard van het project - strategisch of operationeel - worden de kosten per activiteit vervolgens doorvertaald naar kosten per product, klant of distributiekanaal. ABC is het met activiteiten-

Figuur 4

37

2.5 Definitie schermen

2.6 Aggregatieniveau van de kostenweergave

Vrijwel elk begrip is in de NEN voorzien van een standaard definitie. In de module worden de verschillende gehanteerde definities met behulp van vier soorten schermen weergegeven.Voor een tekstuele weergave van de definities verwijzen wij u naar de NEN 2748.

De NEN 2748 is een limitatieve opsomming per activiteit van zaken en sub-zaken, welke betrokken moeten worden bij de bepaling van de werkelijke kosten van het gevraagde onderdeel. Dit impliceert geenszins dat elke sub-zaak tot in detail geadministreerd moet worden. Het is een utopie te veronderstellen dat organisaties de behoefte hebben een dergelijke structuur tot op het niveau sub-sub-zaak te hanteren. De ontwikkelingen binnen het vakgebied Facility Management en de behoeften van organisaties binnen de diverse branches bepalen tot op welk aggregatie-niveau kosten zullen worden vergeleken.

Invulinstructie:

in dit scherm worden algemene definities weergegeven als FTE, headcount, werkplek etc

Invulinstructie: 38

in dit scherm wordt de financiële toelichting weergegeven van de kosten die binnen een bepaalde functie, activiteit, zaak, sub-zaak of zelfs sub-sub-zaak in beeld gebracht dienen te worden.

Toelichting:

in dit scherm worden de bestaande definities van de NEN 2748 weergegeven.

Hulpvenster:

in dit scherm worden de definities van de kostensoorten personeel, leveranciers, afschrijvingskosten, vermogenskosten en opbrengsten weergegeven.

In de softwaremodule is zowel rekening gehouden met de limitatieve opsomming als met de gedachte dat niet iedere organisatie zijn kosten administreert tot op het niveau subsub-zaak. In de module wordt voor het berekenen van de totale kosten gewerkt met een sommatie van het niveau sub-sub-zaak tot het niveau van de feitelijke kostendrager (functie). Op de verschillende niveaus kan men in de module de kostencategorieën beheren. De mogelijkheid is aanwezig om de kosten weer te geven op het niveau sub-sub-zaak, sub-zaak, zaak of activiteit. Per functie worden de kosten weergegeven op basis van de activiteit waaruit de functie is opgebouwd (figuur 5). In het onderstaande voorbeeld worden de kosten getoond voor huisvesting. Conform de NEN kostenstructuur zijn er bedragen weergeven voor de functie huisvesting. In het overzicht ‘verdeling’ is te zien hoe deze kosten zijn opgebouwd. Uit dit voorbeeld blijkt dat de kosten veroorzaakt worden door de onderligger voorzien in huisvesting (activiteit).

Per activiteit worden de kosten weergegeven op basis van de zaak waaruit ze zijn opgebouwd (figuur 5a). Uit het scherm ‘verdeling’ blijkt dat de kosten ‘voorzien in huisvesting’ (activiteit) veroorzaakt worden door de onderligger ‘gebouw’ (zaak).

39

Per zaak worden de kosten weergegeven op basis van de sub-zaak waaruit deze is opgebouwd (figuur 5b). Uit het gehanteerde voorbeeld blijkt dat de kosten niet worden beheerd op het niveau van sub-zaken. Er is namelijk geen kostenopbouw weergegeven van een dieper liggende laag.

Het is vervolgens eventueel mogelijk om nog twee niveaus dieper te gaan. De kosten kunnen ingevoerd zijn op het niveau sub-zaak of zelfs sub-sub-zaak.

Colofon

Opdrachtgever 40

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Steunpunt Keten Samenwerking Postbus 90801 2509 LV Den Haag Uitgave

Steunpunt Keten Samenwerking Basistekst

DBAssociates - Rotterdam Vormgeving

BVD Buro voor design - Den Haag Met dank aan

De gemeenten die hebben meegewerkt

1e druk, mei 2003