Beleidsplan en meerjarenbegroting. coöperatie Erfgoed Gelderland -----

Beleidsplan en meerjarenbegroting coöperatie Erfgoed Gelderland 2014 – 2016 ----Activiteitenplan 2014

Erfgoed Gelderland Westervoortsedijk 67-D 6827 AT Arnhem www.erfgoedgelderland.nl [email protected]

Beleidsplan Erfgoed Gelderland 2014 – 2016

1.

Coöperatie Erfgoed Gelderland

Voor u ligt het eerste meerjaren beleidsplan van de coöperatie Erfgoed Gelderland. 2012 en 2013 stonden in het teken van het opzetten van een nieuwe organisatie en overdragen van bestaande projecten naar de coöperatie. De komende jaren zal duidelijk worden wat de kwaliteit en meerwaarde van de samenwerking van 121 Gelderse erfgoedorganisaties is. Op 1 januari 2010 is de coöperatie Erfgoed Gelderland opgericht door de Stichting Gelders Erfgoed en het Gelders Archief. In de zomer van 2012 is een uitnodiging uitgegaan naar het brede erfgoedveld in Gelderland om lid te worden van deze coöperatie. In het najaar van 2013 heeft de coöperatie 121 leden, bestaande uit musea, historische verenigingen, archieven, bibliotheken, monumentenorganisaties en organisaties voor archeologie. De eerste grote ledenraadsvergadering vond plaats in het najaar van 2012; sindsdien wordt er hard gewerkt aan de versterking van, en het onderlinge draagvlak binnen, de coöperatie. De richting waarin de coöperatie zich de komende jaren wil ontwikkelen, staat beschreven in dit beleidsplan. Missie Het historische verhaal van een regio kan het beste in samenhang worden verteld. Door de verhaallijnen met elkaar te verbinden ontstaat een stevig fundament van verhalen en van organisaties die de verhalen vertellen. Door deze samenhang en verbondenheid staat de erfgoedsector sterk en is er onderlinge solidariteit: ‘samen verleden toekomst geven’. Visie De coöperatie Erfgoed Gelderland is een netwerkorganisatie die haar leden activeert om op een innovatieve manier om te gaan met het materiële en immateriële erfgoed dat zij beheren. Door intensief samen te werken en krachten te bundelen ontstaan aan de ene kant duurzame activiteiten en producten en aan de andere kant zelfstandige en zelfbewuste organisaties. Doelstellingen De coöperatie heeft ten doel in de materiële behoeften van haar leden te voorzien, door hen te ondersteunen bij hun werkzaamheden op het gebied van Gelders erfgoed. 1. Onderlinge samenwerking 2. Promotie van het erfgoed van Gelderland in z’n totaliteit 3. De belangen behartigen van de leden 4. Uitwisseling van kennis 5. De bedrijfsvoering van de leden versterken

2.

Uitwerking van de doelen

In deze eerste beleidsperiode van de coöperatie is veel aandacht nodig voor het opbouwen van de organisatie. Er is weinig ervaring met coöperaties in de erfgoedsector, laat staan dat er een ‘reisplanner’ voorhanden is voor het opzetten van een erfgoedcoöperatie. De doelen die gericht zijn op onderlinge samenwerking en promotie, worden gerealiseerd met de activiteiten die al langer lopen of waar al eerder ervaring mee is opgedaan (MijnGelderland, Gelderse Museumdag, erfgoedfestival e.a.). Van de overige doelen is op dit moment minder duidelijk hoe deze gerealiseerd gaan worden. Het is echter niet de bedoeling dat de activiteiten vanuit de Raad van Bestuur top-down worden aangestuurd. De komende jaren wordt van de leden gevraagd met initiatieven te komen om deze doelen te realiseren. Vanuit de Raad van Bestuur wordt gestuurd op netwerkbijeenkomsten en contactmogelijkheden van de leden onderling. Activiteiten vanuit de Raad van Bestuur om te komen tot uitwisseling van kennis en ideeën: - Organiseren van de ledenraadsvergaderingen met randprogrammering

Dit is een gecombineerd document met beleidsplan – meerjarenbegroting – activiteitenplan 2014 www.erfgoedgelderland.nl

1


-

Actueel houden van website en nieuwsbrief met actualiteiten Organiseren van de Gelderse Erfgoeddag over trends en ontwikkelingen (jaarlijks) Bijeenroepen van werkgroepen en partnerbijeenkomsten gerelateerd aan lopende activiteiten

Activiteiten die worden verwacht van de leden: - actieve inbreng en betrokkenheid bij ledenraadvergaderingen - bereidheid kennis uit te wisselen en te delen met andere leden - actieve deelname aan projecten, werkgroepen en partnerbijeenkomsten - bereidheid om coördinerende of uitvoerende taken op zich te nemen De huidige activiteiten zijn vooral gericht op de gezamenlijke promotie. De Raad van Bestuur zal in de komende periode de realisatie stimuleren van activiteiten die horen bij de doelen: samenwerking, belangenbehartiging, uitwisselen van kennis en versterken van de bedrijfsvoering.

3.

De organisatie

Een coöperatie is een vereniging van leden. De leden zijn zelfstandige organisaties met elk een eigen bedrijfsvoering. De basis van een coöperatie wordt gevormd door het onderlinge vertrouwen en de overtuiging dat samenwerken leidt tot synergie. Er is een gedeeld gemeenschappelijk doel en ieder lid is bereid te investeren in het geheel. Zowel de coöperatie als de individuele leden hebben daar profijt van. De leden stellen hun productiemiddelen geheel of gedeeltelijk in dienst van de coöperatie. De leden van de coöperatie EG houden zich bezig met het beheer, behoud en/of de 1 beschikbaarstelling van het Gelderse erfgoed. De leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland zijn: −

musea (77)

−

historische verenigingen (27)

−

archieven (5)

−

monumentenorganisaties (6)

−

archeologische werkgroepen (2)

−

bibliotheken (2)

−

erfgoedplatform (1)

− ondersteuningsorganisatie (1) De verwachting is dat het aantal leden het komende jaar groeit tot ca. 150. De ledenlijst is te vidnen op de website www.erfgoedgelderland.nl. Openstelling van de coöperatie voor leden uit Overijssel behoort op termijn tot de mogelijkheden. De Ledenraad bestaat uit vertegenwoordigers van de leden. Naast de goedkeuring van de jaarrekening wordt vanuit de ledenraad input gegeven voor de wijze waarop de doelstellingen worden nagestreefd. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de coöperatie. De Raad van Toezicht bestaat uit 2 tot 4 leden en een onafhankelijke voorzitter. De Raad van Bestuur is belast met de dagelijkse uitvoering van coöperatieaangelegenheden en wordt op dit moment gevormd door drie personen: de algemeen directeuren van het Gelders Archief en Gelders Erfgoed en de directeur bedrijfsvoering van beide organisaties. De samenstelling van zowel de Raad van Toezicht als van de Raad van Bestuur kan de komende jaren wijzigen.

1

December 2013 Dit is een gecombineerd document met beleidsplan – meerjarenbegroting – activiteitenplan 2014 www.erfgoedgelderland.nl

2


Uitvoering activiteiten Bestaande activiteiten die afgelopen jaren tot stand zijn gekomen door samenwerking van verschillende Gelderse erfgoedorganisaties worden overgebracht naar de coöperatie. Deze activiteiten werden voor een groot deel uitgevoerd door medewerkers van Gelders Erfgoed. Vóór 1 januari 2014 zijn al deze activiteiten overgebracht naar de coöperatie. Het gaat om de volgende activiteiten: - Mijn Gelderland: website, magazine en webwinkel - Collectie Gelderland - Collectiewacht - Erfgoedfestivals De komende jaren zullen er nieuwe activiteiten en projecten ontstaan vanuit ideeën en wensen van de leden. Deze activiteiten en projecten worden vanaf de start ondergebracht in de begroting van de coöperatie. Dit geldt allereerst voor het Erfgoedfestival 2015: Gemaakt in Gelderland.

4. Activiteiten 2014-2016 Geplande activiteiten Kenmerken van alle activiteiten van Erfgoed Gelderland: o Leden van de coöperatie dragen actief bij aan de invulling en doorontwikkeling o Leden van de coöperatie kunnen tegen gunstige voorwaarden deelnemen o Er wordt samengewerkt met partners van buiten de coöperatie, waarmee de kwaliteit en het draagvlak verhoogd kan worden (o.a. Bureau Storia, RBT-KAN) Mijn Gelderland, Collectie Gelderland en Collectiewacht Deze al bestaande activiteiten worden verder ontwikkeld en uitgebouwd. De medewerkers van het kenniscentrum Gelders Erfgoed blijven als adviseurs betrokken bij de activiteiten. Festival ‘Gemaakt in Gelderland’ Medewerkers hebben een dienstverband bij de coöperatie, gedurende de looptijd van dit project (najaar 2013 – najaar 2015). Gelderse Museumdag Voor de realisatie van deze dag stellen de Provinciale Staten van Gelderland jaarlijks € 125.000,beschikbaar. Gelders Erfgoed is budgethouder, maar organiseert deze dag voor de musea die zijn opgenomen in het Nederlands Museumregister en/of lid zijn van de coöperatie Erfgoed Gelderland. In overleg met de musea wordt gekeken op welke wijze de andere leden van de coöperatie kunnen meeprofiteren van de promotionele kracht van dit project. Belangenbehartiging Uit periodieke bijeenkomsten en door het samenwerken bij activiteiten kunnen gedeelde behoeften zichtbaar worden. De coöperatie als geheel kan besluiten actie te ondernemen richting politiek of overheden, maar ook kleinere of grotere groepen leden kunnen hun gezamenlijke belangen vanuit hun coöperatie behartigen. Kennis delen Bij dit doel gaat het zowel om het delen van kennis tussen de leden onderling, als om het delen van de kennis met het grote publiek. Met de concretisering van beide aspecten wordt in 2014 een start gemaakt. Intern kennis delen: het maken van een inventarisatie van de kennis en kunde van bestuursleden en medewerkers van de leden. Zij zijn bereid hun kennis te delen met andere leden, in de vorm van een advies of training. De juridisch specialist van de ene organisatie stelt bijvoorbeeld zijn kennis beschikbaar aan een andere of medewerkers lopen ‘stage’ bij elkaar. Inventariseren en openbaar maken aan alleen de leden (besloten deel van de website) brengt deze kennisuitwisseling op gang.


3


Extern kennis delen: het publiceren van een overzicht van personen die bereid zijn lezingen en voordrachten te houden over uiteenlopende (historische of Gelderse) onderwerpen. De leden kunnen hiervan gebruik maken voor de invulling van hun openbare (leden-)avonden. Versterken van de bedrijfsvoering Door nadere gesprekken met de leden wordt de uitvoering van dit doel geconcretiseerd. Eerste ideeën hierover zijn bijvoorbeeld: - Gezamenlijke inkoop van ict, energie of kantoorbenodigdheden - Delen van depots of andere gebouwen - Delen van personeels- of bestuursleden - Onderling afstemmen van doelgroepen-, collectie- of verzamelbeleid Alle hier genoemde activiteiten kennen een eigen projectplan met begroting. Criteria voor overige activiteiten Leden van de coöperatie kunnen samen activiteiten ontwikkelen. Deze worden uitgevoerd onder de vlag van de coöperatie waarbij zij gebruik maken van alle bestaande promotiemiddelen en activiteiten (gebruik logo, aansluiten bij en promotie via www.mijnGelderland.nl e.a.). Om een nieuw initiatief het predicaat ‘activiteit van de coöperatie Erfgoed Gelderland’ mee te geven, wordt het voorgelegd aan de Raad van Bestuur die het beoordeelt aan de hand van een aantal criteria: - de activiteit is een samenwerkingsverband van minimaal twee coöperatieleden, eventueel aangevuld met andere organisaties of bedrijven - de activiteit sluit aan bij de algemene doelen van de coöperatie - de activiteit heeft een sluitende begroting waarbij het streven is dat de coöperatie iets verdient aan de uitvoering van de activiteit Activiteiten die aan deze criteria voldoen: - worden vermeld op de website www.erfgoedgelderland.nl en komen aan de orde tijdens de ledenraadsvergadering - gebruiken het logo van de coöperatie in het colofon of als afzender - stemmen af met andere activiteiten om te komen tot een optimale synergie

5. Communicatie De communicatie van de coöperatie speelt zich af op verschillende niveaus: - Het verhaal van de coöperatie als samenwerkingsvorm. De corporate communicatie richt zich op zowel de eigen leden als op de potentiële nieuwe leden en het brede externe veld dat interesse heeft getoond in onze coöperatieve samenwerkingsvorm. - Communicatie rondom de activiteiten en projecten van de coöperatie. Informeren, enthousiasmeren en erbij betrekken van de leden zijn van belang. De programmacommunicatie richt zich allereerst op de eigen leden; daarnaast op de partners in de projecten. - Communicatiemiddelen voor corporate- en programmacommunicatie: huisstijl, website, nieuwsbrief en bijeenkomsten. De communicatie als output van de activiteiten en projecten richt zich op een andere doelgroep: het publiek met interesse in erfgoed of afgeleide erfgoedproducten. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd de diverse projecten in elkaar over te laten lopen, zowel qua herkenbare vormgeving (logo Mijn Gelderland) als de activiteiten op elkaar te laten aansluiten (promotie Erfgoedfestival ook gekoppeld aan www.mijnGelderland.nl). Maar ook aan de organisatorische kant wordt er gestreefd naar efficiency, door nieuwe projectwebsites aan de achterkant te verbinden met het content management systeem van www.mijnGelderland.nl. Ook bij nieuwe publieksprojecten zal steeds gekeken worden hoe er via www.mijnGelderland.nl promotie voor gemaakt kan worden. Communicatiemiddelen voor de publiekscommunicatie zijn: websites (Mijn Gelderland, Collectie Gelderland, Erfgoedfestival e.a.) en magazine Mijn Gelderland. Het korte logo van de coöperatie zal op de uitingen van de publieksprojecten terug te vinden zijn.


4


6. Meerjarenbegroting Coöperatie Erfgoed Gelderland Realisatie Begroting Begroting Begroting Begroting 2012 2013 2014 2015 2016 Baten Contributie Bijdragen Overige opbrengsten

0

10.000

23.500

24.000

25.000

Baten

0

1.450 11.450

23.500

24.000

25.000

-13.350 0 -13.350

-23.500

-24.000

-25.000

Lasten

-3.900 25 -3.875

-23.500

-24.000

-25.000

Bedrijfsresultaat

-3.875

-1.900

0

0

0

80.000 -80.000 0 12.000 -11.500 500 7.500 -6.500 1.000 8.000 -8.000 0 30.000 -25.000 5.000 802.100 -802.100 0 125.000 -125.000 0 0

80.000 -80.000 0 14.000 -13.000 1.000 10.000 -8.500 1.500 8.000 -8.000 0 30.000 -25.000 5.000 0 0 0 125.000 -125.000 0 0

Lasten Personeel Organisatie Fin baten en lasten

Projecten MG website

M magazine

MG webwinkel

Collectie Gld

Collectie Wacht

Festival Gemaakt in Gld

Gld Museum Dag

B L Res B L Res B L Res B L Res B L Res B L Res B L Res

0

-1.800 0

0

0

0

0

0

0

0

0 700

80.000 -80.000 0 10.000 -10.000 0 5.000 -4.500 500 8.000 -8.000 0 30.000 -25.000 5.000 0 0 0 125.000 -125.000 0 0

Projectresultaat

11.595 11.595

15.500 1.900

0 5.500

0 6.500

0 7.500

Exploitatieresultaat

7.719

0

5.500

6.500

7.500

Educatie Overige projecten en historie

0

0

0 12.500 -25.000 -12.500 -1.800


5


Toelichting: - de hosting van de websites mijnGelderland.nl en Collectie Gelderland wordt gefinancierd door de leden, partners van deze activiteiten. Daarmee is in het voortbestaan van de websites voorzien door de leden en gebruikers. Voor de verdere ontwikkeling en uitbouw van de activiteiten wordt een beroep gedaan op de leden zelf en wordt gezocht naar aanvullende financiering van overheden of fondsen. De winst die wordt gemaakt met de verschillende activiteiten van de coöperatie, komt ten goede aan de leden of wordt gebruikt voor de verdere ontwikkeling en uitbouw van de activiteiten.

Activiteitenplan 2014 coöperatie Erfgoed Gelderland

Kenmerken van alle activiteiten van Erfgoed Gelderland: o Leden van de coöperatie dragen actief bij aan de invulling en doorontwikkeling o Leden van de coöperatie kunnen tegen gunstige voorwaarden deelnemen o Er wordt samengewerkt met partners van buiten de coöperatie, waarmee de kwaliteit en het draagvlak verhoogd kan worden (o.a. Bureau Storia, RBT-KAN) Mijn Gelderland en Collectie Gelderland De coöperatie Erfgoed Gelderland vormt een netwerk van kleine en grote musea en erfgoedorganisaties in Gelderland. De verzamelde informatie op mijnGelderland en Collectie Gelderland is illustratief voor de vensters van de Nederlandse Canon. - Daar waar lacunes bestaan, worden uit het netwerk van de coöperatie organisaties en auteurs gezocht om onderwerpen en voorwerpen bij de vensters te onderzoeken en hierover te publiceren. - Versterken van de canons op de site door ontwikkelen van historische beleefroutes. Via vernieuwende markeringen en QR codes ter plekke worden de historische informatiepunten verrijkt met audio, video en 3D animaties.(Samenwerking met RBT-KAN) - Er verschijnt vier maal per jaar het magazine Mijn Gelderland, een multimediaal magazine dat sterk verbonden is met de websites en multimediale toepassingen - De webwinkel van Mijn Gelderland wordt versterkt en verbreed, streven is eind 2014 20 partners van de webwinkel te hebben - De leden van de coöperatie dragen gezamenlijk de kosten voor hosting en onderhoud van de websites Collectiewacht - Specifieke kennis over het beheer van collecties en de wisselwerking tussen collecties en monumenten komt beschikbaar voor de leden via de samenwerking van de Collectiewacht met de Monumentenwacht Gelderland. - 14 collectiebeherende erfgoedorganisaties maken gebruik van de diensten van de Collectiewacht Festival ‘Gemaakt in Gelderland’ Voor de realisatie van dit project wordt een aparte projectorganisatie in het leven geroepen. Deze projectorganisatie zorgt voor: - Betrekken van de leden bij de inhoudelijke invulling van het programma van het festival - Deelname van de leden aan de overkoepelende activiteiten van het festival - Interne nieuwsbrieven en informatie om de leden op de hoogte te houden en te betrekken bij de activiteiten


6


Gelderse Museumdag Voor de realisatie van deze dag stellen de Provinciale Staten van Gelderland jaarlijks € 125.000,beschikbaar. Gelders Erfgoed is budgethouder, maar organiseert deze dag voor de musea die zijn opgenomen in het Nederlands Museumregister en de musea die lid zijn van de coöperatie Erfgoed Gelderland. In overleg met een werkgroep vanuit de musea wordt gekeken op welke wijze de andere leden van de coöperatie kunnen meeprofiteren van de promotionele kracht van dit project. - Invulling inhoudelijke thema en programma in samenhang met het thema en de activiteiten van de Maand van de Geschiedenis, - Ontwikkelen promotiecampagne (in samenwerking met Prima Donna) Ledenvergadering Elke ledenvergadering (twee maal per jaar) kent een randprogrammering waardoor de leden elkaar beter leren kennen en worden uitgenodigd samen activiteiten te ontwikkelen. Dit kan leiden tot gezamenlijke belangenbehartiging of tot concrete projecten. MijnGelderland Academie - Er wordt een lijst samengesteld (digitaal) van sprekers die te boeken zijn voor lezingen en presentaties over de historie van Gelderland. - Sprekers van deze lijst zijn leden, maar ook andere betrokkenen bij de historie van Gelderland - De leden kunnen deze lijst gebruiken voor de samenstelling van het eigen programma Kennis delen: binnen de coöperatie - Inventariseren van de aanwezige kennis bij de leden - Delen van deze kennis via een intern informatiesysteem (besloten deel website) - Gebruik maken van deze kennis voor o.a. de uitvoering van het festival Gemaakt in Gelderland Versterken van de bedrijfsvoering Er wordt een werkgroep samengesteld die gaat nadenken over activiteiten rondom deze doelstelling: - Gezamenlijke inkoop van ict, energie of kantoorbenodigdheden - Delen van depots of andere gebouwen - Delen van personeels- of bestuursleden - Onderling afstemmen van doelgroepen-, collectie- of verzamelbeleid Algemeen Alle activiteiten kennen een eigen gedetailleerd projectplan met begroting. Er wordt met de leden gecommuniceerd over de activiteiten en projecten via de interne nieuwsbrief, de website www.erfgoedgelderland.nl en bijeenkomsten van de ledenraad, werkgroepen en partneroverleggen van diverse projecten.


7

Beleidsplan en meerjarenbegroting. coöperatie Erfgoed Gelderland -----

Recommend Documents