Beleidsplan Informatievoorziening & ICT. Erfgoed Leiden en Omstreken

Beleidsplan Informatievoorziening & ICT Erfgoed Leiden en Omstreken

Karin van der Heiden (PARKC) Martijn Andela (Erfgoed Leiden en Omstreken) Ike Ruiter (Erfgoed Leiden en Omstreken) Versie april 2014

1

2

Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting

5

2. Inleiding

6

3. Toekomstdromen

8

Klaartje ontdekt Claire ontwikkelt Clara onderzoekt Carlo ontwerpt

8 8 9 10

4. Visie op de informatievoorziening 4.1 Uitgangspunten 4.1.1 Open Data (tenzij) 4.1.2 Data slechts eenmaal opslaan 4.1.3 Geen bronhouder, dan elders betrekken 4.1.4 Ontsluiting afgestemd op de gebruiker 4.1.5 Duurzaamheid als leidend principe 4.1.6 Collecties op gelijke wijze beheren en ontsluiten

4.2 Open infrastructuur – voorkant en achterkant gescheiden 4.3 Beheersorganisatie 4.3.1 Software - functioneel beheer 4.3.2 Software - technisch beheer 4.3.3 Gegevens – functioneel beheer & technisch beheer 4.3.4 Back up 4.3.5 Digital born data

4.4 Samenwerking noodzakelijk

5. Gewenste situatie 2016 5.1 Ontsluiting collecties (digitaliseren) 5.2 Ontsluiting data (presenteren) 5.2.1 5.2.2 5.2.3

Snelle toegang (voor professionals) Digitale onderzoeksomgeving Presentatie van collectie en informatie – visuele verleiding

11 11 11 12 12 12 13 14

14 15 15 15 15 15 16

16

17 17 17 17 18 19

Slotwoord

19

Bijlage 1 - Vertrekpositie (december 2013)

21

B1.1 Collecties B1.1.1 Archief B1.1.2 Monumenten B1.1.3 Archeologie

B1.2 Digitaal collectiebeheer B1.2.1 Archief B1.2.2 Monumenten B1.2.3 Archeologie B1.2.4 Gemeenten

B1.3 Wijze van ontsluiting B1.3.1 Archief B1.3.2 Monumenten en archeologie B1.3.3 Gemeenten (GISkit) B1.3.4 Provincie Zuid Holland (Archeologische vondsten)

21 21 22 22

22 22 23 23 23

24 24 25 26 27

3

Bijlage 2 - Collecties

28

Bijlage 3 - ICT - infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (IST)

30

Bijlage 4 - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL)

31

Bijlage 4a - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL-backoffice)

32

Bijlage 4b - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL-frontoffice)

33

Bijlage 5 - Structuur ArcheoLINK

34

Bijlage 6 - Gemeentelijke informatie architectuur

35

4

1. Managementsamenvatting Erfgoed Leiden, hét cultuurhistorisch kenniscentrum voor de gemeente Leiden en omliggende gemeenten, ziet het als haar opdracht om bronnen te beheren en deze met een zo groot mogelijk publiek te delen. Ze wil het verzamel- en vertrekpunt zijn waar kennis van het verleden van Leiden en de regio bij elkaar komt en beschikbaar wordt gemaakt voor toepassingen in het nu. Daarvoor is een laagdrempelige, gemeenschappelijke en onbelemmerde digitale toegang tot informatie en collecties (archeologie, monumentenzorg en archief) nodig. Dit vormt de komende jaren het belangrijkste speerpunt voor de organisatie. Toekomstdromen zullen de komende jaren werkelijkheid worden. In dit beleidsplan zijn missie en ambities beschreven en van uitgangspunten voorzien. Zo kunnen de doelstellingen alleen gerealiseerd worden als (waar mogelijk) met Open Data wordt gewerkt. Op die manier zijn informatie en bronnen niet alleen beschikbaar voor onderzoek maar ook voor innovatieve ( bijvoorbeeld ‘gameachtige’) ontwikkelingen buiten de organisatie. Om te voorkomen dat veel digitale depotruimte nodig is voor opslag, moeten data slechts eenmaal opgeslagen worden. Data kunnen wel op verschillende manieren opgevraagd worden. Dat maakt ook dat de data minder kwetsbaar zijn voor fouten in bijvoorbeeld schrijfwijze. Daaruit vloeit de logische conclusie dat wanneer Erfgoed Leiden geen bronhouder is van data, deze van elders betrokken worden. En bij beheer en ontsluiting van de informatie wordt te allen tijde de duurzaamheid als meetlat gebruikt. Tot slot moet dit alles leiden tot een presentatie via een website die volledig is afgestemd op de behoeften van de gebruiker, professional én non-professional. Deze moet niet alleen kunnen vinden wat hij zoekt, hij moet tevens geïnspireerd worden om juist door de innovatieve presentatie tot andere of nieuwe inzichten te komen. Door regelmatig grote hoeveelheden data aan te bieden in een crowdsourcingproject en de bezoeker in staat te stellen eigen content hieraan toe te voegen, wordt de kennis over de stad en haar omstreken verrijkt en krijgt het verhaal nog meer dimensies. Dit alles vraagt de nodige aanpassingen van de informatiearchitectuur. Deze moet een geïntegreerd, flexibel en open karakter hebben zodat het betrekkelijk eenvoudig is aanpassingen te doen bij nieuwe ontwikkelingen; dit alles binnen een kader van heldere afspraken over beheer en opslag van data. Om informatie digitaal beschikbaar te maken moet deze, vanzelfsprekend, gedigitaliseerd zijn. Niet alle collecties zijn op dit moment al zo ver dat ze digitaal toegankelijk gemaakt kunnen worden voor publiek. De activiteiten in de toekomst richten zich daarom op twee gescheiden en tegelijk sterk met elkaar verbonden ontwikkelingen. Naast het digitaliseren van een zo breed mogelijke collectie, zullen middelen worden gezocht om de digitale collecties op toonaangevende en innovatieve wijze toegankelijk te maken. Op deze wijze worden meer mensen en meer verschillende doelgroepen bereikt dan de organisatie zelf zou kunnen bedenken. Alle objecten in de verschillende collecties zijn vergelijkbaar door de betrokkenheid van mensen bij hun ontstaan en omdat zij in een zekere tijdsperiode zijn gebruikt op een bepaalde locatie. Door toepassing van deze drie kenmerken kunnen de collecties integraal worden ontsloten. Uiteindelijk is het doel dat Erfgoed Leiden op zoveel mogelijk manieren het verhaal van Leiden en Omstreken benaderbaar en overdraagbaar maakt. Zo ontstaat een verhaal met vele dimensies wat weer bijdraagt aan de kwaliteit van de moderne leefomgeving.

5

2. Inleiding Voor u ligt het Beleidsplan informatievoorziening en ICT van Erfgoed Leiden en Omstreken. Dit beleidsplan zal richting geven aan automatiseringsambities en geeft tevens een beeld van de huidige staat van de informatievoorziening. De looptijd van dit beleidsplan – van 2012 tot 2016 – is gelijk aan het Beleidsplan Erfgoed en omstreken dat in 2012 is geschreven en dat de beleidsbasis vormt voor de nieuwe instelling. Het Beleidsplan Informatievoorziening en ICT wordt jaarlijks gebruikt bij de plannen voor het komende kalenderjaar. Activiteiten in de jaarplannen moeten ook een bijdrage leveren aan het realiseren van de in dit plan geformuleerde doelen. Daarom worden ze jaarlijks als (nieuwe) bijlage gevoegd bij dit beleidsplan. Hiermee wordt beoogd dat dit plan een dynamische leidraad zal zijn voor het realiseren van de ambities en tegelijkertijd moet het voorkomen dat het als een statisch document in de ‘archieven’ verdwijnt. In Bijlage 1 (B1) vindt u de vertrekpositie voor dit Beleidsplan. Context Erfgoed Leiden en Omstreken is een zelfstandige instelling binnen de gemeente Leiden. Sinds maart 2013 vormen de – voorheen gescheiden – gemeenteonderdelen Regionaal Archief Leiden (RAL) en het team Monumenten en Archeologie (M&A) samen één cultuurhistorisch kenniscentrum voor sleutelstad en regio. Ook Molenmuseum De Valk is sinds die datum onderdeel van Erfgoed Leiden. Deze samenvoeging levert historisch gezien meerwaarde op. Aanwezige kennis, expertise en collecties vullen elkaar op mooie wijze aan. Collecties zijn vergelijkbaar in oorsprong en gebruik, en vooral ook zijn ze complementair. Bestudering van archeologische en bouwhistorische bronnen op zichzelf levert andere informatie op dan bestudering van een archief, maar wanneer deze met elkaar worden gecombineerd ontstaat een completer, een voller en levendiger beeld van het verleden. Erfgoed Leiden ziet het enerzijds als haar opdracht om deze informatie te beheren en anderzijds is de ambitie om deze te delen, ze voor een zo breed mogelijk publiek toegankelijk en bruikbaar te maken. Ontwikkeling van de digitale toegang tot kennis en collecties is een belangrijk middel om deze ambitie vorm te geven. Daarnaast moet het ook mogelijk gemaakt worden dat collecties digitaal benaderd kunnen worden voor onderzoek en dat resultaten van onderzoek de verhalen van de stad verder verrijken doordat zij aan de collectie kunnen worden toegevoegd. Beleid en missie Erfgoed Leiden moet hét cultuurhistorisch kenniscentrum voor Leiden en de regio worden. Het is bewaarplaats voor vele kilometers archief van Leiden en een groot aantal regiogemeenten, maar ook voor een deel van de archeologische vondsten van de gemeente Leiden. Daarnaast beschikt zij over zeer veel informatie over het gebouwde archief dat Leiden als derde monumentenstad van Nederland heeft. Vanuit dat gegeven is Erfgoed Leiden een sterke speler binnen het erfgoedveld, niet alleen in stad en regio maar ook nationaal en internationaal. De missie van Erfgoed Leiden en Omstreken luidt dan ook: Erfgoed Leiden en Omstreken brengt kennis van het verleden bij elkaar en maakt deze bruikbaar voor iedereen vanuit de overtuiging dat erfgoed bijdraagt aan de kwaliteit van de moderne leefomgeving.

Doelstelling van dit plan Het gezamenlijk beheren en aanbieden van historische informatie is een vertaling van de missie van Erfgoed Leiden. Van de Leidenaren geeft 81% aan historisch geïnteresseerd te zijn (Stadsenquête 2013). Een bijzonder hoog gemiddelde dat deels is te verklaren door het relatief hoge opleidingsniveau van de inwoners. Daarnaast moet deze belangstelling ook worden gerelateerd aan de rijke stadsgeschiedenis en de vele belangrijke, fraaie en interessante overblijfselen daarvan. Erfgoed Leiden stelt zich ten doel deze historische

6

interesse blijvend te verankeren in de Leidse samenleving. Zij ziet cultuurhistorisch erfgoed als een onmisbaar onderdeel van die samenleving. Bovendien vindt zij dat interesse in en kennis over erfgoed een voorwaarde is voor gebruik én behoud ervan. Op dit moment zijn nog niet alle collecties gereed om digitaal toegankelijk gemaakt te worden voor publiek. Dit beleidsplan richt zich daarom op twee noodzakelijke en sterk met elkaar verbonden ontwikkelingen. Enerzijds het digitaliseren van een zo breed mogelijke collectie. Alles digitaliseren is (té) kostbaar zowel in geld als in tijd; er zullen dus keuzes gemaakt moeten worden. Anderzijds zal de aandacht zich richten op de ontsluiting van de collecties. Het is een wens om op verrassende wijze gebruik te maken van innovatieve ontwikkelingen uit het veld. Vanzelfsprekend wordt bij dit alles ook aandacht besteed aan de beheersstructuur. Een blik op de toekomst Aan het einde van de looptijd van dit beleidsplan verwachten we de volgende resultaten te hebben geboekt: • Een zo breed mogelijke collectie is digitaal ontsloten. Verschillende archieven, bouwhistorische informatie en de archeologische collectie zijn niet alleen gedigitaliseerd maar ook online beschikbaar en doorzoekbaar. • Erfgoed Leiden heeft één digitale toegang (website) waar een bezoeker met elke cultuurhistorische vraag terecht kan, of hij nu een professional is of een nieuwsgierige inwoner • De website maakt verkeer in twee richtingen mogelijk. Men kan gegevens gebruiken voor eigen onderzoek en men kan eigen bevindingen aan de website toevoegen. • De website is geschikt voor het ontwikkelen van innovatieve toepassingen op basis van de data die Erfgoed Leiden beheert • De website is op alle mogelijke media (PC, tablet en smartphone) te openen.

7

3. Toekomstdromen Bovenstaande lijken nu nog toekomstdromen. Niets is minder waar. De toekomst is dichter bij het verleden dan we ons realiseren. Als het aan Erfgoed Leiden ligt zullen de volgende dromen in de nabije toekomst realiteit worden. Klaartje ontdekt Klaartje studeert sinds een half jaar in Leiden en vandaag gaat ze samen met haar moeder een dagje winkelen. Om zelf nog een beetje de stad te verkennen en tegelijk haar moeder rond te leiden. Het is een warme zonnige dag en na een aantal uren beginnen ze hun voeten wel te voelen. Ze hebben inmiddels ook haast alle hippe mode- en mooie antiekwinkels van Leiden gezien en Klaartje heeft nog een mooie afsluiting in gedachten. Een koel glaasje wijn in café de Bonte Koe, dat schijnt het mooiste café van Leiden te zijn. Voor een zaterdagmiddag is het niet al te druk in het café en Klaartjes moeder kan bij binnenkomst een bewonderende kreet niet onderdrukken. Het café heeft inderdaad een indrukwekkend fraai interieur. De grote ruiten, het koperwerk en de glanzend houten meubelen vormen tezamen een stijlvol decor. Maar het meeste indruk maken de bijzondere tegeltableaus aan de muur. Nog maar recent gerestaureerd, weet Klaartje, met hulp van de gemeente en een aantal particulieren. Ze las daarover iets in het huis-aan-huis blad dat in het studentenhuis rondslingerde. Zo was ze er ook op gekomen om haar moeder hier mee naar toe te nemen. Meer wist ze eigenlijk niet over het café of de tableaus, behalve dat ze bijzonder zijn. En dat terwijl zij nog wel Geschiedenis studeert, eigenlijk best gênant. In het krantenartikel stond ook iets over een website met meer informatie over de tegeltableaus, herinnert ze zich. Wanneer haar moeder even haar handen gaat wassen, zoekt Klaartje op haar smartphone naar de website. Erfgoed Leiden was het, of iets wat er op lijkt. De mobiele website van Erfgoed Leiden die ze via Google snel gevonden heeft, stelt haar voor de keuze om met coördinaten te zoeken. Dat lijkt haar handig en voor ze het weet zoomt ze in op Leiden en belandt ze in het digitale café. Daar leest ze over de geschiedenis van het café en de recente restauratie van de tegeltableaus. Wanneer haar moeder terug is, lezen ze samen verder. Er zijn ook verhalen van mensen die het café nog van vroeger kennen, en een overzicht met andere tegelwerken in Leiden. Een virtuele doos met foto’s levert de prachtigste plaatjes op en ook de eerste vergunning van het café is te zien. Haar moeder is enthousiast al lezende en pratende is hun glas wijn zo leeg. Ze twijfelen niet lang of ze er nog een zullen nemen, liever gaan ze naar buiten met de telefoon paraat. Nieuwsgierig naar wat de omgeving nog meer te bieden heeft en al meteen om de eerste hoek treffen ze een fraaie gevelsteen waarover de mobiele kaart meer informatie biedt. Klaartje is verbluft over de verborgen geschiedenis die ze op deze manier ontdekt. Er is haast geen straat waar de kaart geen historische objecten aangeeft, ze kan zelfs zien wanneer ze over een archeologische hotspot loopt. Gelukkig vinden ze tegenover de oude Hooglandse kerk een fijn restaurant. Het wordt de hoogste tijd om wat te eten en bij te komen van deze dag. Hoewel ze de telefoon van Klaartje al hebben weggeborgen, weet haar moeder dat ze misschien, heel misschien, tussen het hoofdgerecht en dessert, zeker zullen checken of de coördinaten wat weten te vertellen over de geschiedenis van het restaurant. Claire ontwikkelt Als ervaren ontwikkelaar weet Claire precies hoe ingewikkeld het is om in een historische binnenstad als Leiden projecten te realiseren. Ze werkt nu al vijftien jaar in deze prachtige stad, niet voor niets de derde monumentenstad van Nederland. En er worden nog regelmatig nieuwe panden aangewezen als beschermd gemeentelijk monument. Soms vindt ze dat lastig, zeker de laatste weken, nu ze naast haar werk ook nog eens voor de uitdaging staat om een nieuw huis te vinden voor haar en haar partner. Liefst in de binnenstad van Leiden, daar waren ze het beiden meteen over eens, en het liefst een pand met een cultuurhistorisch karakter! Haar partner stuurt haar nu elke dag nieuwe internet links naar huizen die mogelijk aan hun eisen en wensen voldoen. Het is Claire die vervolgens mag uitzoeken wat de kansen en bedreigingen van het beoogde pand zijn. Het is immers belangrijk om te weten of het een beschermd pand is. Het zou wel eens ingewikkeld kunnen worden om dan de gewenste serre

8

te bouwen, een dakkapel te plaatsen of een uitbouw te realiseren. Claire is vaak erg gecharmeerd van zo’n mooi historisch of monumentaal pand, maar ze vraagt zich tegelijk ook af of haar partner zich wel realiseert wat de verantwoordelijkheid is die het bezit van zo’n pand met zich mee brengt. Vorige maand wees een collega haar op de nieuwe website van Erfgoed Leiden, daar kijkt ze nu dagelijks op. Nu kan ze in één oogopslag zien of er iets met een bepaald perceel aan de hand is, wat het verleden is en welke beperkingen er zijn op het pand. Altijd handig om te weten of er ooit een gasfabriek stond, of dat de achtergevel monumentale waarde heeft. Ook archeologische vondsten in de tuin komen in beeld. Laatst had haar partner haar het adres gegeven van een huis waar een compleet tinnen servies uit de tijd van het beleg van Leiden in de tuin was opgegraven. De kaart op de website laat zelfs zien of er archeologische resten verwacht kunnen worden onder het perceel. Nu heeft Claire weliswaar op dit moment nog geen serieuze plannen voor een wijnkelder; die kelder kan er over tien jaar best komen. Dus surft Claire elke dag - met steeds meer plezier - naar de website van Erfgoed Leiden en droomt en wikt en weegt over hun potentiële nieuwe huis. Ondertussen ook, krijgt ze een steeds beter beeld van de geschiedenis van Leiden en kijkt ze met een groeiend respect naar de vele monumenten die de stad rijk is. Nee, het valt niet mee, denkt ze wel eens, en makkelijker kunnen ze het zoeken van een huis niet maken, maar gelukkig wel wat leuker. Clara onderzoekt Ze vraagt zich wel eens af hoe het zou zijn als ze vroeger had geleefd, wat als ze ziek was geworden? Sinds ze met haar onderzoek bezig is, gaat ze geen ziekenhuis voorbij zonder de moderne verworvenheden te zegenen. Dat zoiets onbeduidends als hygiëne en riolering zoveel verschil kan uitmaken wist ze wel voordat ze met haar dissertatie begon. Maar de impact daarvan op het bestaan van zoveel mensen, daar had Clara slechts een flauw vermoeden van. En daarom is ze dat nu al een paar jaar intensief aan het onderzoeken. Ze hoopt stiekem ook dat ze met haar onderzoek kan bijdragen aan beter begrip voor zulke basale verworvenheden. Natuurlijk is riolering geen sexy onderwerp, maar sinds WillemAlexander het begrip ‘watermanagement’ in de mond heeft genomen, zijn er gelukkig meer mensen die niet meteen beginnen te lachen als ze vertelt dat ze promoveert op de gezondheidseffecten van de aanleg van het rioolstelsel in Leiden aan het einde van de negentiende eeuw. Clara is nu al maanden aan het lezen en verheugd zich er op om eindelijk iets aan ‘veldonderzoek’ te kunnen doen. Maar eerst morgenvroeg het archief van de stadsarchitect doorpluizen, volgens haar professor kan ze daar het beste mee beginnen. Efficiënt als ze is, besluit Clara vanavond eerst te kijken welke informatie ze al online kan vinden, dat scheelt tijd. Op de website van Erfgoed Leiden vindt ze eenvoudig de inventaris van het archief van de stadsarchitect, de beschrijving van de onderliggende stukken klinkt veelbelovend. Vooral de “lijst van in de 19e eeuw voor rekening van de stad aangelegde riolen (ca. 1867)” en een “lijst van aan te leggen en te vernieuwen riolen, 1897”, klinken veelbelovend, die wil ze zeker bestuderen. En tot haar geluk zijn deze stukken al gescand en kan ze deze direct downloaden, dat scheelt haar tijd morgen. Dan valt haar oog op een de verwijzing naar de plattegrond van Leiden naast de beschrijving. Ze herkent direct de historische laag van de periode van de aanleg van de riolering, waar de stadsarchitect mee bezig was. De informatie op de kaart is natuurlijk veel overzichtelijker dan een lijst. Het zou geweldig zijn als ze de kaart dynamisch kon maken, om de chronologie van de aanleg van afwatering en riolering zichtbaar te maken. En nog mooier als ze die kan combineren met de archeologische kaart die ze eerder al vond, waarop de bekende beerputten staan gemarkeerd. En als ze die over de kaart kan leggen met de sterfgevallen van de cholera, heeft ze een geweldige bron voor haar promotie. In de toelichting op de website leest ze dat ze alle kaarten en data kan downloaden. ‘Hoera, open data!’ juicht Clara in zichzelf, en toetst direct het nummer van haar broertje. Dat is zo’n nerd, die kan haar ongetwijfeld helpen om de verschillende documenten samen te voegen tot één bestand. In wat voor een geweldige tijd leeft ze toch, dat de technologie haar zo kan helpen. Ze is ervan overtuigd dat het op deze manier mogelijk is om écht nieuwe inzichten te krijgen, maar ze had niet gedacht dat ze zó

9

snel zó veel verschillende Leidse bronnen zou vinden en kunnen gebruiken. Haar broertje is ook enthousiast, die ziet zelfs meteen allerlei andere mogelijkheden voor de data. En terwijl hij eerst nog grapjes maakte over haar ‘rioolpromotie’, hoort ze hem nu al hardop fantaseren over virtuele rondleidingen en digitaal schatgraven in beerputten. ‘Het gaat wel over historische informatie’ probeert ze hem nog te temperen, maar het lijkt hem niet te deren. Enfin, laat hem maar z’n gang gaan, denkt Clara, zolang ik maar mijn gegevens kan verwerken vind ik het best. En tevreden sluit ze het gesprek af om nog even op haar laptop naar de Leidse kaart te kijken.

Carlo ontwerpt Met tegenzin duwt Carlo zijn laptop van zich af. Er is maar weinig wat hem van zijn programmeerwerk af kan houden maar voor een bezoekje van zijn zus wil hij toch echt even douchen. Ze is één van de weinigen voor wie hij dat belangrijk vind, hoewel ze waarschijnlijk de enige is die er niets om geeft. Zijn altijd loyale tweelingzus. Vandaag komt ze langs om de laatste vondsten in haar promotieonderzoek te bespreken. Sinds hij haar onderzoeksgegevens heeft bewerkt in een nieuwe grafische weergave, is er een hoop gebeurd. Hij heeft - vindt hij zelf - een fantastisch gat in de markt ontdekt en hij had nooit gedacht dat hij z’n boterham zou willen verdienen met zoiets als ‘historische data’. Maar de aanvragen voor zijn ‘virtual reality tours’ beginnen echt binnen te stromen en binnenkort hoopt hij de laatste hand te leggen aan z’n eerste app. Dat was natuurlijk allemaal niet gebeurd als z’n zusje hem niet had gewezen op de fascinerende verhalen die verborgen zitten in de historische bronnen van Erfgoed Leiden. Dat hij die informatie gewoon mag gebruiken om er mooie nieuwe dingen mee te maken is ook een belangrijke factor in zijn succes. Nachtenlang heeft hij in de archeologische, bouwhistorische en archiefdatabases gespit, op zoek naar de leukste combinatie voor een onderwerp. Wel honderd ideeën borrelden in hem op: virtuele ridderslagen op de burcht, schatgraven in middeleeuwse beerputten, puzzeltochten langs gevelstenen, poorten en torens om hun verborgen betekenissen te onthullen. Prachtige archeologische en bouwhistorische informatie had hij gevonden, bovendien geweldige afbeeldingen van oude prenten, kaarten en foto’s. Een goudmijn voor iemand met programmeerkennis, handige handjes en een rijke fantasie. Hij had de eerste drie dagen al een paar fraaie datavisualisaties gemaakt, vingeroefeningen vindt hij zelf, en weer toegevoegd aan de website van Erfgoed Leiden. Voor wat hoort wat, zei z’n vader altijd. En hij merkte aan de reacties op het forum dat veel bezoekers er enthousiast op reageren. Misschien maakt hij er binnenkort weer een paar, hij heeft al zoveel mooie nieuwe ideeën en hij ziet dat anderen er nu ook mee aan de slag gaan. Maar eerst de app en de virtuele tours, daar gaat hij zelf de boer mee op, daar heeft hij nu zoveel in geïnvesteerd, dat kan hij niet meer laten liggen.

10

4. Visie op de informatievoorziening Om het verhaal van stad en omstreken te kunnen vertellen is de ontwikkeling van een goede, laagdrempelige, digitale toegang tot kennis en collecties van het archief, monumenten en archeologie noodzakelijk. Dat betekent dat zoveel mogelijk kennis en informatie digitaal beschikbaar moet zijn. Niet alle collecties zijn zo ver dat ze digitaal toegankelijk gemaakt kunnen worden voor publiek. Dit beleidsplan richt zich daarom op twee noodzakelijke maar sterk met elkaar verbonden ontwikkelingen. Enerzijds gaat het om het digitaliseren van een zo breed mogelijke collectie. Zo breed mogelijk betekent dat zoveel mogelijk van de collecties - over de volle breedte van het erfgoed digitaal beschikbaar wordt gemaakt. Het verhaal krijgt immers meer dimensies als het vanuit verschillende invalshoeken benaderd kan worden. Echter, alles digitaliseren is zeer kostbaar, zowel in geld als in tijd. We kunnen derhalve niet uitputtend zijn, er zullen keuzes gemaakt moeten worden. Anderzijds richt de aandacht zich de komende jaren op het digitaal toegankelijk maken, het ontsluiten van de collecties. Daarbij is het de bedoeling om gebruik te maken van innovatieve digitale - ontwikkelingen uit het veld. Dat is ook één van de redenen waarom het gebruik van open data een principieel uitgangspunt is. Data moeten niet alleen beschikbaar zijn voor onderzoek maar ook voor totaal nieuwe toepassingen. Bovenstaande heeft gevolgen voor infrastructuur, toegankelijkheid en presentatie. Tot slot wordt als vanzelfsprekend bij de ontwikkelingen aandacht besteed aan de beheersstructuur. Hieronder wordt bovenstaande uitgewerkt en toegelicht. Om dit alles te kunnen realiseren, zijn goede uitgangspunten noodzakelijk. 4.1 Uitgangspunten Uitgangspunten vormen met elkaar de meetlat waarlangs elke toekomstige ontwikkeling wordt gelegd. Zij moeten ook helpen bij de inrichting van de technische infrastructuur en de beheersstructuur. Erfgoed Leiden hanteert de volgende uitgangspunten die vervolgens worden toegelicht: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Open Data, tenzij dit niet mogelijk of niet toegestaan is Data slechts eenmaal opslaan Geen bronhouder, dan elders betrekken Ontsluiting van informatie is afgestemd op de gebruiker Duurzaamheid als leidend principe Collecties op gelijke wijze beheren en ontsluiten

4.1.1 Open Data (tenzij) Open Data betreft informatie die - onder bepaalde voorwaarden - vrij beschikbaar wordt gesteld. Open Data stelt anderen in staat stelt om (complexe) vragen te stellen en de antwoorden te verwerken tot nieuwe kennis of toepassingen. Dat levert vaak heel nieuwe inzichten op - al dan niet gevisualiseerd. Door data breed beschikbaar te maken, op een herbruikbare manier en in open standaarden, wordt het mogelijk dat ook andere partijen kunnen meedenken of deze zelfs gebruiken voor nieuwe toepassingen. Een bijkomend voordeel van Open Data is dat de informatie in één vorm aangeboden wordt. Dat betekent dat minder tijd besteed wordt aan het op maat (laten) maken van informatie voor specifieke toepassingen of voor het delen met samenwerkingspartners van Erfgoed Leiden. Ook de landelijke overheid ondersteunt initiatieven voor het hergebruik van open overheidsdata en hanteert daarbij de volgende definitie (https://data.overheid.nl). Open Data R
zijn openbaar
berusten geen auteursrechten of andere rechten van derden op
zijn bekostigd uit publieke middelen en beschikbaar gesteld voor de uitvoering van die taak

11





voldoen bij voorkeur aan open standaarden. Ze hebben geen barrières voor het gebruik door ICT-gebruikers of ICT-aanbieders zijn bij voorkeur computer-leesbaar zodat zoekmachines informatie in de documenten kunnen vinden.

Archieven worden bij Erfgoed Leiden al langer als Open Data (via zogenaamde Creative Commons http://creativecommons.org) opgeslagen. Veel andere kennis en informatie (data) wordt echter nog bewaard in gesloten informatiesystemen die niet (eenvoudig) toegankelijk zijn voor (her)gebruik. Met het gebruik van Open Data komt een groot deel van de collecties – archieven, beelden én beschrijvingen – vrij beschikbaar voor onderzoek en toepassingen. 4.1.2 Data slechts eenmaal opslaan Opslag vraagt om ruimte, véél ruimte en daarmee véél geld. Om ruimte en dus kosten te besparen is het noodzakelijk dat alle gegevens slechts eenmaal worden opgeslagen. Bovendien is het minder foutgevoelig omdat er slechts één juiste schrijfwijze is. Dit vraagt wat van het beheer, van de technische infrastructuur van de backend, en heeft ook gevolgen voor de ontsluiting van de informatie. Want hoe worden verschillende gegevens met elkaar gecombineerd en dus doorzoekbaar en vindbaar? 4.1.3 Geen bronhouder, dan elders betrekken Uit het voorgaande volgt logischerwijs dat gegevens waarvan Erfgoed Leiden geen bronhouder is niet worden beheerd in haar systemen. Erfgoed Leiden ziet het echter wel als haar taak om deze gegevens te ontsluiten; ze moeten wel beschikbaar zijn voor haar gebruikers. Dit heeft tot gevolg dat gegevens waar Erfgoed Leiden geen bronhouder van is, elders ‘gehaald’ moeten worden. 4.1.4 Ontsluiting afgestemd op de gebruiker Informatiesystemen zijn nuttige hulpmiddelen om de bruikbaarheid van kennis en collecties te bevorderen. Ze zijn echter niet altijd optimaal ingericht op gebruikers van die informatie. Het is daarom van belang om de verschillende gebruikers, hun vragen en hun competenties te kennen. Dit bepaalt mede aan welke eisen de informatievoorziening moet voldoen om afgestemd te zijn op de gebruiker, maar ook hoe het (her)gebruik van de informatie kan bevorderen. Er is de afgelopen jaren veel onderzoek gedaan (Sociaal Cultureel Planbureau, 2006) naar gebruikers van erfgoed en digitaal erfgoed. Archiefbezoekers worden middels de kwaliteitsmonitor van de Brancheorganisatie van Archiefinstellingen (Brain) eens in de twee jaar gevraagd naar de dienstverlening door archiefdiensten. Als er één ding is wat daaruit duidelijk wordt, is het wel dat de gebruiker niet in één definitie is te vangen en bovendien dat gebruikers steeds kritischer zijn. Profilering van bezoekers van digitaal erfgoed en de ontwikkeling van nieuwe digitale toepassingen heeft invloed op de manier waarop gebruikers vragen stellen, informatie vinden en resultaten beoordelen. Digitale ontwikkelingen maken het noodzakelijk om na te denken over de wijze waarop een gebruiker van digitaal erfgoed het best geholpen kan worden. Wíe de gebruiker is is minder belangrijk dan de vragen die hij heeft, waarnaar hij op zoek is en over welke (digitale) competenties hij beschikt. Binnen de ontwikkeling van informatiediensten heet deze benadering ‘user-centered design’ (UCD). Erfgoed Leiden onderscheidt een drietal digitale bezoekers. Als eerste de doelgerichte, vaak ervaren bezoeker met een concrete vraag die in staat is om het resultaat van zijn zoekactie te interpreteren. Deze doelgerichte gebruiker is vaak de ‘professionele’ gebruiker, zoals medewerkers van Erfgoed Leiden maar ook hun (externe) collega’s in de erfgoedbranche. Hij zal een vraag stellen voor de uitoefening van zijn taak. Een relevant verschil tussen beide professionals is dat de eerste meestal aan de ‘achterzijde’ (backoffice) werkzaam is en dat de tweede via de ‘voorzijde’ (frontoffice) bediend zal worden. Ook kan het in sommige gevallen zijn dat de interne gebruiker ook de voorkant raadpleegt terwijl hij aan de achterzijde de collectie beheert of administreert. Ten tweede is er de doelgerichte bezoeker met een (som s

12

nog) vage vraag die enige toelichting of hulp nodig heeft om het resultaat te kunnen interpreteren. Tot slot kennen we de niet-doelgerichte bezoeker met cultuurhistorische interesse maar zonder concrete vraag. Bij deze twee categorieën kan door middel van de resultaten op de website de nieuwsgierigheid worden gewekt naar meer of andere informatie dan aanvankelijk werd gedacht. Bovendien is met deze groepen ook interactie mogelijk om de beschikbare informatie aan te vullen en dus te verrijken. Welke gebruiker ook bediend wordt, voor allen geldt dat dienstverlening door middel van vormgeving (beeld en taal), navigatie en content optimaal moet worden afgestemd op een zo prettig en zo effectief mogelijk gebruik (zie ook verder hoofdstuk 5.2). Ook ten aanzien van gebruikers is daarom een aantal uitgangspunten vastgesteld. Er moet: • • • • •

een op de bezoeker toegespitste zoekfunctie zijn aan de hand van verschillende invalshoeken gezocht kunnen worden door middel van een intuïtieve benadering gezocht kunnen worden niet alleen gekeken kunnen worden maar ook downloaden, gebruiken en verrijken moet mogelijk zijn gebruik gemaakt worden van visualisaties of visuele elementen om de nieuwsgierigheid op te wekken; men kan daardoor mogelijk meer vinden dan men verwachtte.

4.1.5 Duurzaamheid als leidend principe Duurzaamheid in het kader van digitaal erfgoed gaat over het voor de toekomst beschikbaar houden van digitale informatie. Het betreft hier zowel kwaliteit als toegankelijkheid. Om mogelijk te maken dat digitale kennis en collecties ook in de toekomst kunnen worden gebruikt is het van belang om voortdurend aandacht te besteden aan digitale duurzaamheid. Er wordt veel onderzoek gedaan naar de beste methode om digitale gegevens voor lange tijd beschikbaar te houden maar de ultieme oplossing lijkt voorlopig nog niet binnen bereik. Duurzaamheid raakt bij Erfgoed Leiden aan opslag en aan de koppeling van back- en frontend. Daarnaast is het noodzakelijk te investeren in kennis over digitale duurzaamheid, juist omdat dit een relatief onbekend terrein is dat steeds actueler wordt. Aandacht voor duurzaamheid van digitale informatie begint al vanaf het moment dat deze gecreëerd en opgeslagen wordt. Op dát moment moeten al belangrijke beslissingen genomen zijn over bestandsformaten en -namen; beslissingen die het risico op toekomstig verlies kleiner moeten maken. Waar nodig en zo mogelijk worden documenten in gesloten formaten naar open formaten geconverteerd. Collecties in gesloten formaten worden als risicovol aangemerkt. Bij de opslag wordt ook uitgegaan van open standaarden die internationaal worden gebruikt, zoals de Dublin Core. Dit vereenvoudigt internationale uitwisseling van gegevens en maakt ook aansluiting met websites als die van Europeana (http://www.europeana.eu), een internationale site voor bibliotheken, musea en diverse cultuurhistorische instellingen mogelijk. Opslag en beheer van data is nadrukkelijk gescheiden van de ontsluiting ervan in de frontend (website). Wel is het noodzakelijk dat er op flexibele wijze uitwisseling kan plaatsvinden tussen die twee. Data worden in principe eenmaal opgeslagen maar moeten op meer manieren opgevraagd kunnen worden. Dit heeft ook gevolgen voor de informatiearchitectuur (zie ook hoofdstuk 4.2). Voor het duurzaam toegankelijk houden van digital born informatie is het gebruik van een edepot noodzakelijk. Bij de ontwikkelingen van een e-depot en het duurzaam toegankelijk houden van digital born objecten is samenwerking met andere (erfgoed)partners onontbeerlijk. Binnen de archiefsector worden afspraken voor het inrichten van een gezamenlijk e-depot gemaakt (zie ook http://www.nationaalarchief.nl/archief2020/programma-archief-2020).

13

4.1.6 Collecties op gelijke wijze beheren en ontsluiten Alle objecten in de verschillende collecties zijn vergelijkbaar door de betrokkenheid van mensen bij hun ontstaan en omdat zij in een zekere tijdsperiode zijn gebruikt op een bepaalde locatie. Vanwege deze drie kenmerken kunnen de collecties integraal worden ontsloten. En met name met dit uitgangspunt onderscheidt Erfgoed Leiden zich van andere erfgoedinstellingen. Feitelijk laat zij de grenzen tussen de verschillende vakdisciplines – archief, archeologie en monumentenzorg – zoveel mogelijk vervagen in het belang van het verhaal van de stad. Het acquireren van archiefstukken of archeologische vondsten kent weliswaar heel andere handelingen, per saldo komt het op hetzelfde neer: het verkrijgen van nieuwe bronnen kent een aantal routinematige handelingen. Datzelfde geldt ook min of meer voor beheer en ontsluiting. Door de soms kunstmatig aandoende grenzen te laten vervallen wordt integraal denken en werken bevorderd, wat vervolgens ten goede komt aan de kwaliteit van dienstverlening en de producten. Het aanbieden via één loket van één verhaal sluit ook weer aan bij een maatschappelijke interesse die geen rekening houdt met een specialisme. Men heeft ‘gewoon een vraag over de geschiedenis van de stad of een pand’. Dit alles betekent dat automatisering de workflow van de verschillende handelingen moet faciliteren. 4.2 Open infrastructuur – voorkant en achterkant gescheiden Integrale toegang aan de voorkant vraagt om een integraal beheer aan de achterzijde. Het beheer van de historische omgeving, van archieven en van de archeologische collectie kent vergelijkbare processen zoals adviseren, conserveren, documenteren en deponeren. Eenduidigheid in registratie vergemakkelijkt gemeenschappelijke ontsluiting. Daarom zal de komende jaren ook veel aandacht worden besteed aan het samensmeden van de verschillende backoffice systemen. De verschillende systemen voor beheer, opslag (back office) en presentatie (front office) worden van elkaar gescheiden maar communiceren ‘open’ met elkaar, dat wil zeggen volgens een gestandaardiseerde en gestructureerde manier (via zogenaamde protocollen). Het verwerken, beheren en publiceren van digitale gegevens zijn verschillende taken die elk specifieke eisen stellen aan systemen en mensen. Informatiesystemen aan de voor- (website) en achterkant (de database met collecties) zijn losgekoppeld van elkaar. Zo is het mogelijk om bedrijven, instellingen én particulieren nieuwe, innovatieve toepassingen te laten ontwikkelen met of voor de data van Erfgoed Leiden. Hiermee wordt een klimaat geschapen van een innovatieve, dynamische en optimale digitale dienstverlening. Een ander voordeel van het scheiden van informatiesystemen is dat op deze manier kan worden voldaan aan de specifieke, soms wettelijke, eisen die horen bij het beheren van de afzonderlijke collecties. Systemen hoeven zich niet aan elkaar aan te passen maar worden op een ‘open’ maar uniforme en gestructureerde manier gekoppeld om gezamenlijk de communicatie met de voorzijde (de website) te verzorgen. Het principe van het scheiden van voor- en achterkant volgens het open architectuur model creëert een flexibel, eenvoudig aanpasbaar en uit te breiden systeem waarbij ook minder onderlinge afhankelijkheden wordt bereikt. Het moet altijd mogelijk zijn om binnen het informatiesysteem specifieke taken te kunnen uitvoeren (back- en frontoffice). In de hierna volgende afbeelding wordt de oorspronkelijke en de gewenste inrichting van de automatisering. Van een inrichting die gebaseerd is op vakdisciplines, zal deze vervangen worden door een meer procesgerichte inrichting, gebaseerd op overeenkomstige handelingen en overeenkomsten binnen de afzonderlijke collecties.

14

ADVIES

CONSERVERING

DOCUMENTATIE

MID OFFICE

COLLECTIES

MID OFFICE

ARCHIEVEN

FRONT OFFICE

MONUMENTEN

ARCHEOLOGIE

FRONT OFFICE

4.3 Beheersorganisatie Een architectuur als boven beschreven vraagt om goede afspraken om deze naar behoren te laten werken, zowel intern als met leveranciers, zowel technisch als functioneel. In de hierna volgende paragraaf wordt hier nader op in gegaan. Bij het beschrijven de beheersituatie wordt onderscheid gemaakt tussen technisch en functioneel beheer. Dit wordt gedaan vanuit een onderscheid tussen het beheer van software en van gegevens. 4.3.1 Software - functioneel beheer Functioneel beheer ten aanzien van de programmatuur betreft voornamelijk logische toegangsbeveiliging, gebruikersrechten en gebruiksinrichting. Dit laatste komt overigens tot stand in nauw samenspel tussen functioneel en technisch beheer. Erfgoed Leiden voert dit beheer zelf uit maar is voor de technische ondersteuning aangewezen op hetzij de gemeente Leiden (netwerktoegang) of de softwareleverancier. Dit geldt ook voor de webdomeinen. 4.3.2 Software - technisch beheer Erfgoed Leiden heeft het technisch beheer van haar software volledig uitbesteed aan de leveranciers van de software. Dit geldt ook voor de webdomeinen die zij beheert. 4.3.3 Gegevens – functioneel beheer & technisch beheer Erfgoed Leiden kent data - gegevens die iets beschrijven - en digitale afbeeldingen - analoge informatie die digitaal beschikbaar is gemaakt. Het beheer van data vindt in principe buiten de organisatie plaats. Uitzondering hierop zijn databestanden die nog gereed gemaakt moeten worden voor gebruik. Het gaat hierbij om de zogenaamde nadere toegangen, een verdieping op inventarissen. Ook de digitale afbeeldingen worden buiten de organisatie beheerd. Daarnaast bestaat nog een enorme collectie van afbeeldingen die nog op geen enkele wijze toegankelijk zijn voor het grotere publiek. 4.3.4 Back up Het maken van een back ups is geen wettelijke plicht. Toch wordt er [dagelijks / wekelijks / maandelijks] een backup gedraaid van [ welke gegevens]. Piicturae heeft een zeer uitgebreid twincentre in Amsterdam waar een back up feitelijk dubbel wordt bewaard en daarmee te allen tijde beschikbaar blijft. Mochten echter alle data om welke reden dan ook verloren gaan, bestaat de mogelijkheid om de informatie opnieuw te digitaliseren.

15

4.3.5 Digital born data Een geheel nieuwe ontwikkeling die op de voet gevolgd wordt en aandacht vraagt, betreft het zogenaamde digital born archief. Informatie die digitaal is ontstaan en veilig en duurzaam bewaard moet worden. Voor deze ontwikkelingen is nog geen definitieve aanpak bekend. 4.4 Samenwerking noodzakelijk Ontwikkelingen als boven geschetst kán en wíl Erfgoed Leiden niet in haar eentje realiseren. Er wordt daarom nadrukkelijk gezocht naar samenwerking met diverse partners uit het veld, zowel nationaal en regionaal als ook internationaal. Vaak is dat ook een voorwaarde voor verstrekkers van (Europese) subsidies. Samenwerking wordt echter niet alleen ingegeven door financiële motieven. Erfgoed Leiden staat juist ook open voor bijdragen van creatieve en innovatieve partijen die met of voor de collecties aan de slag willen. Een aparte alinea moet ook worden gewijd aan crowdsourcing. Met crowdsourcing wordt het publiek direct bij de processen van de organisatie betrokken. Erfgoed Leiden verwacht uiteindelijk baat te hebben bij de inspanningen maar ook van de verbeteringen, ideeën en van degenen die bijdragen aan haar informatie(bronnen). De projectsite Vele Handen biedt aan verschillende (archief)instellingen een platform om hun collectie zodanig te (laten) bewerken dat ze snel en goedkoop online toegankelijk kunnen worden. Erfgoed Leiden neemt hieraan deel met het project Missing Links. Het doel van dit project is om de (ook al!) door vele vrijwilligers gemaakte database te koppelen aan de exacte afbeelding uit een register. Een onderzoeker kan daardoor direct bij het gevraagde record uitkomen. Al ruim 2800 vrijwilligers zijn thuis achter hun computer van betekenis voor de instellingen die met een project meedoen op Vele Handen. Het is bedoeling in de toekomst meer gebruik te maken van dit middel om collecties op de juiste wijze te ontsluiten.

16

5. Gewenste situatie 2016 Met de toekomstdromen aan het begin van dit beleidsplan in het achterhoofd, wordt in het hiernavolgend hoofdstuk dieper ingegaan op ontsluiting en presentatie van de collecties die Erfgoed Leiden rijk is. Het moet uiteindelijk zo zijn dat er ‘voor elk wat wils’ te halen valt op het gebied van cultuurhistorie, op welke manier de vraag ook gesteld wordt. 5.1 Ontsluiting collecties (digitaliseren) Hiervoor is uiteengezet dat Erfgoed Leiden zoveel mogelijk kennis en informatie beschikbaar wil maken voor uiteenlopende gebruikers met uiteenlopende vragen en competenties. Daartoe is het nodig de collecties te digitaliseren. Voor wat betreft het archief is op dit gebied al veel gerealiseerd. Voor de monumentenzorg en de archeologie wordt de komende jaren een inhaalslag gemaakt. Dit krijgt een hoge prioriteit omdat gestreefd wordt naar een zo breed mogelijke digitale collectie (zie ook hoofdstuk 4). Voor het verhaal van de stad moet men kunnen putten uit digitale bronnen en informatie uit archieven, archeologie en monumenten(zorg). De objecten in de collecties van de archeologie, monumentenzorg en het archief hebben met elkaar gemeen dat ze zijn vervaardigd en gebruikt door mensen op een bepaalde locatie op een bepaald moment in de geschiedenis. De Leidse Canonsite bijvoorbeeld, gebruikt deze drie ingangen (mensen, locatie en moment) bij de presentatie van de Leidse geschiedenis. Het is de bedoeling dat alle informatie van Erfgoed Leiden ook op deze wijze aangeboden wordt. Mogelijk zal het bij sommige collecties nodig zijn aanvullende metadata in te voeren, omdat bij de ontsluiting van deze collecties in het verleden wel één of twee van de hierboven genoemde drie elementen is opgenomen, maar niet alle drie. Daarnaast kan het nodig zijn informatie te standaardiseren als dat voor de toegankelijkheid of de presentatie noodzakelijk blijkt. Dit blijkt vooral bij het element geografische aanduiding. Deze wordt in archiefdocumenten alleen in tekst weergeven. Dit verschilt met de geografische aanduiding die bij monumenten of archeologische opgravingen wordt gehanteerd, namelijk coördinaten uit een centraal GIS (geografisch informatie systeem). Afhankelijk van de gekozen presentatie voor de collecties, kan bekeken worden in welke mate aanpassingen noodzakelijk zijn. 5.2 Ontsluiting data (presenteren) Uitgangspunt is zoveel mogelijk informatie als Open Data ter beschikking te stellen en dat via één geïntegreerde website met historische informatie in zijn gehele samenhang; informatie over archeologie, archief, monumenten(zorg) wordt zo integraal aangeboden. Cruciaal bij de informatievoorziening wordt de manier waarop informatie kan worden gezocht. Daarom is besloten tot een zoek-indeling op drie ‘niveaus’. Wat onder deze niveaus wordt verstaan wordt hierna toegelicht. 1. snelle toegang tot kennis en collectie voor professionals; 2. digitale onderzoeksomgeving voor gerichte (of minder gerichte) onderzoekers van historische informatie; 3. betekenisvolle presentatie van gegevens en collectie, visueel aantrekkelijk en in een context geplaatst, voor bezoekers die geen gerichte vraag hebben maar wel cultuurhistorische interesse. 5.2.1 Snelle toegang (voor professionals) Een aanzienlijk deel van de gebruikers van de informatie van Erfgoed Leiden zoekt gericht naar antwoord op vragen als ‘Heb ik een vergunning nodig?’ of ‘Waar kan ik met mijn archief naar toe?’ of ‘Wat is de monumentale waarde van deze locatie?’. Deze gerichte (be)zoekers moeten op efficiënte wijze een eenduidig antwoord kunnen vinden, zonder omwegen en zonder franje.

17

Met een online dashboard op de website moet de belangrijkste informatie over erfgoed in Leiden en haar omgeving in één oogopslag zichtbaar zijn. Een dashboard, in deze context, is een visuele weergave van informatie, met tabellen, kaarten, grafieken, thermometers, stoplichten en dergelijke. Dashboards worden al langere tijd gebruikt door webmasters om, bijvoorbeeld, websitebezoek te monitoren. Met de komst van de smartphone zijn dit soort dashboards ook steeds bekender geworden. Het ‘bureaublad’ van de telefoon krijgt een persoonlijk tintje met verschillende toepassingen. Hierop staat bijvoorbeeld wat het weer is, hoeveel nieuwe email er is en wat de nieuwste berichten op Twitter zijn. Door middel van ‘drill down’ technieken kan naar dieperliggende detailinformatie worden doorgeklikt. Een dashboard biedt een snelle toegang tot antwoorden op de meest gestelde vragen, maar ook tot specifieke kennis over beheer en behoud van archieven, monumenten en archeologie in de regio en tot slot biedt het een directe toegang tot de collectiedatabases. Medewerkers van Erfgoed Leiden worden ook tot de professionele gebruikers gerekend. Om snel en efficiënt hun werk te kunnen doen is naast een directe toegang tot relevante informatie ook het vastleggen van repeterende werkprocessen in software belangrijk. Het gaat om zaken als advisering bij vergunningverlening (archeologie, monumentenzorg, cultuurhistorie) of ruimtelijke ordening, depotbeheer en aanwijzing monumenten. Parallel aan de ontwikkeling van de informatievoorziening, loopt ook een project om de administratieve organisatie aan te passen aan de nieuwe organisatiestructuur en –ambities. Ook hier is vormgeving een essentieel onderdeel. Waar bij digitale ‘passanten’ vooral wordt gekeken naar de verleiding om nader en breder kennis te maken met de collecties en de verhalen, is het bij de professionals van belang efficiënt, dus in één oogopslag het antwoord in de visuele presentatie weer te geven. 5.2.2 Digitale onderzoeksomgeving Hoewel de functionaliteit van de digitale studiezaal succesvol is gebleken, reiken de ambities inmiddels verder. Om dienstverlening aan onderzoekers te verbeteren wordt op basis van de functionaliteit van de huidige digitale studiezaal een digitale onderzoeksomgeving ontwikkeld, waarin de archeologische, archief- en monumenten(zorg)collecties te raadplegen zijn. In de digitale onderzoeksomgeving kunnen bezoekers met vragen over Leidse voorouders, woonomgeving en andere historische onderwerpen terecht. Denk aan vragen als ‘Waar woonden mijn overgrootouders?’ ‘Wie heeft dit huis gebouwd?’ ‘Wie erfde het bezit van mijn betovergrootvader?’. Ook kan gelijktijdig gezocht worden in andere digitale collecties van Erfgoed Leiden als het krantenarchief of de beeldbank. Niet alleen tussen maar ook binnen de onderscheiden groepen is het verschil in digitale vaardigheden en behoeften groot. De historische onderzoekers zijn binnen de drie onderscheiden gebruikers van de informatie van Erfgoed Leiden het best vertegenwoordigd. Het is de ambitie om de onderzoeksomgeving zodanig in te richten dat álle onderzoekers ermee uit de voeten kunnen. Een ervaren onderzoeker moet vrij door de collecties kunnen zoeken; een minder ervaren bezoeker moet mogelijk meer bij de hand genomen worden. Voor de laatste moet bijvoorbeeld voortdurend inzichtelijk zijn in welke collectie – binnen of buiten de collecties van Erfgoed Leiden – gezocht wordt. Ook moet de ontwikkelde functionaliteit uit Uw verhaal, ons verhaal en de verhalen van anderen ingebed worden in deze onderzoeksomgeving met een verbeterde navigatie en presentatie. Dat moet resulteren in een website die tweerichtingsverkeer mogelijk maakt. Niet alleen kan men ten behoeve van onderzoek gegevens downloaden via de website, ook moet het mogelijk worden om onderzoeksresultaten en nieuwe vondsten te uploaden. Zo wordt het verhaal over Leiden en Omgeving ook werkelijk een verhaal van de stad en haar ommelanden. Iedereen kan er aan bijdragen.

18

5.2.3 Presentatie van collectie en informatie – visuele verleiding Erfgoed Leiden beschikt over een unieke collectie digitale gegevens. Door gebruik van nieuwe technologische middelen kunnen tegenwoordig heel eenvoudig nieuwe inzichten worden verworven met bestaande erfgoeddata. Met het visualiseren van deze data worden – vaak abstracte en dus visueel weinig aantrekkelijke – onderwerpen inzichtelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het verloop van de cholera epidemie in de vorige eeuw. De weergave van een rijtje indrukwekkende getallen is veelzeggend maar wanneer we op een kaart aangeven in welke huizen, in welke periode een bepaalde hoeveelheid mensen overlijden, dan wordt de omvang van de epidemie ineens in zijn volle betekenis zichtbaar. Het op deze wijze visueel weergeven van gegevens werd al in de 19e eeuw gebruikt, het was een Engelse arts die op basis van zo’n kaart ontdekte waar de bron van besmetting lag. Erfgoed Leiden wil iedereen in de gelegenheid stellen om net als deze arts nieuwe ontdekkingen te doen door erfgoeddata beschikbaar te stellen als Open Data en de tools te bieden om zelf verschillende selecties van informatie in onderlinge samenhang te visualiseren. De mogelijkheden zijn eindeloos: een kaartbeeld met opgegraven pottenbakkersafval in combinatie met archiefstukken die betrekking hebben op pottenbakkers, een cirkeldiagram met percentages van het aantal dopen per kerk in Leiden in een gegeven jaar, een lijst met nog bestaande historische gebouwen die in bezit waren bij één familie. Voor de historisch geïnteresseerden zonder gerichte vraag en de minder ervaren onderzoekers kunnen door Erfgoed Leiden middels bovenstaand model voorselecties worden gemaakt. De waarden- en waarderingskaarten die op basis van monumenten- en archeologische gegevens worden ontwikkeld zijn ook een mooi voorbeeld van wat zo’n voorselectie zou kunnen zijn. Hierop wordt in één oogopslag duidelijk waar de waardevolle historische sporen aanwezig zijn of verwacht worden. Daarmee wordt een inzicht gegeven in een deel van de historische ontwikkeling van de stad. Voorbeelden van onderwerpen die voor datavisualisatie geschikt zijn, zijn de cholera epidemie, de stadsontwikkeling (oudere periode erbij), industrialisatie (ontwikkeling van fabrieken en arbeiderswijken), woningnood en stadsvernieuwing, vrijwoningen, alleenstaande vrouwen en armenzorg etc. Het is de bedoeling dat geïnteresseerden op verschillende manieren verleid worden. Naast voorselecties van datavisualisatie, worden bezoekers ook verleid om zelf verder te zoeken door verwijzingen naar de Beeldbank en webexposities. Zo’n expositie kan hoogtepunten uit de collecties tonen, als de Atlas van Blaeu, een opgegraven beschilderde middeleeuwse schoen of het fraaie stadhuis van C.J. Blaauw. Samengevat betekent dit dat de ontsluiting van de kennis en collectie moet plaatsvinden op basis van onderwerp, locatie, personen en periode. Het betreft zowel zakelijke onderwerpen (vergunningen, archiefinspectie) als inhoudelijke (cholera, industrialisatie, nederzettingen, en dergelijke). Een locatie moet op een kaart worden aangegeven met een geografische aanduiding en coördinaten. Voor de aanduiding van persoonsnamen en periode wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een standaard notatie. En tot slot worden bezoekers nadrukkelijk uitgenodigd tot interactie, tot delen en samenwerken. Op deze wijze wordt de website een dynamische omgeving en het verhaal van de stad krijgt meer dimensies en diepgang. Daarom is het nodig een (technische) omgeving te realiseren die deze interactie soepel laat verlopen en waarbij veel aandacht uitgaat naar vormgeving en navigatie, met Open Data waar mogelijk.

Slotwoord Toekomstdromen over het verleden is een bezigheid waar men bij Erfgoed Leiden geen genoeg van kan krijgen. Niets is zo uitdagend om samen met anderen te kijken hoe op zoveel mogelijk digitale manieren een rijke collectie ontsloten kan worden. Moge het einde

19

van dit beleidsplan het begin zijn van een uitdagende periode, een periode die met mooie resultaten afgesloten mag worden.

20

Bijlage 1 - Vertrekpositie (december 2013) Deze bijlage beschrijft de vertrekpositie ten tijde van het ontstaan van dit beleidsplan; het beschrijft de huidige ‘digitale temperatuur’ van Erfgoed Leiden. Hoewel Erfgoed Leiden een integraal kenniscentrum is, is het in dit stadium niet te vermijden toch nader in te gaan op de onderscheidende disciplines die het verenigt: archief, monumenten en archeologie. Per discipline wordt kort ingegaan op samenstelling van het bronnenmateriaal, hoe deze (digitaal) wordt ingevoerd en beheerd, de mate van digitalisering en de mate en wijze van ontsluiting. In Bijlage 2 is een meer uitgebreide beschrijving te vinden van de verschillende onderdelen binnen de collecties. Hieronder is schematisch weergegeven hoe de collecties beheerd en ontsloten worden. De paragrafen gaan per collectie hier nader op in. Archief

Monumenten

Archeologie

Gegevens invoeren in

Carin Memorix

Amis / Memorix Monumenten

ArcheoLINK

Beheren met

ABS Archeion Memorix Joomla

Amis / Memorix Monumenten

MS Access databases via ArcheoLINK

Delen met

Erfgoedhuis Zuid-Holland, deels de hele wereld (open data)

Gemeente Leiden (o.a. via Bars) RCE

RCE (Archis) EDNA

Presenteren via

• •

leidenarchief.nl pilgrimarchives.nl

• • •

erfgoedleiden.nl GISKIT (intern) leiden.nl/gemeente  procedures/ statusinformatie

deleidsecanon.nl

B1.1 Collecties B1.1.1 Archief Het onderdeel archieven van Erfgoed Leiden verwerft, beheert en stelt collecties uit Leiden en de regio beschikbaar voor onderzoek. Daarnaast ziet het toe op de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten in het kader van de Archiefwet (1995). Erfgoed Leiden richt zich daarbij vooral op projecten en processen die de vorming en het beheer van archief betreffen, zoals een digitaal personeelsdossier (You Force) of zaakgericht werken (Decos). De collectie archieven omvat ruim 10 strekkende kilometers archiefbescheiden, verdeeld over meer dan 1100 verschillende archieven. Enkele hoogtepunten uit de collectie archieven vormen de pre kadastrale gegevens uit het stadsarchief, de koorboeken van de Pieterskerk en een bijna volledige set verenigingsarchieven van studentenverenigingen. Naast de archiefcollectie heeft Erfgoed Leiden een bibliotheek met alles wat over Leiden gedrukt is, een digitale krantencollectie vanaf de 17e eeuw, een beeldcollectie van ruim 125.000 items en een audiovisuele collectie. Digitale beschikbaarheid

De afgelopen jaren is veel gerealiseerd op het gebied van digitaliseren van archiefcollecties. Naast het beheer van de fysieke collectie worden digitale objecten en wordt digitale informatie over deze objecten gecreëerd en beheerd. Alle catalogi zijn digitaal toegankelijk en er is een functionerende virtuele onderzoeksruimte ontwikkeld waar onderzoekers de collectie kunnen bevragen zonder het archief persoonlijk te hoeven bezoeken. Daarmee is de ambitie voor digitale toegankelijkheid uit het informatiebeleidsplan uit 2008 voor een belangrijk deel gerealiseerd. Daarnaast zijn ruim één miljoen pagina’s archief, vooral Doop-, Trouw en Begrafenis (DTB) registers, Burgerlijke stand, Bevolkingsregisters en notarieel

21

archief en kranten digitaal beschikbaar. Via Vele Handen (www.velehanden.nl) worden databases door middel van crowdsourcing aan digitale akten gekoppeld. B1.1.2 Monumenten Leiden is de derde monumentenstad van Nederland, met de op één na grootste historische binnenstad, de oudste schouwburg én de oudste universiteit als ook een rijk bodemarchief met de resten van een heus Romeins fort binnen de stadsgrenzen. Archeologen en bouwhistorici zien de stad dan ook als één grote historische bron. Zij hebben het dan over het 'bodemarchief' of het 'gebouwd archief'. In zekere zin zou men cultuurhistorische elementen in de stad inderdaad kunnen beschouwen als de collectie van de archeoloog en de bouwhistoricus. Erfgoed Leiden is echter geen eigenaar is van deze 'collectie' en kan ook maar zeer beperkt invloed uitoefenen op de behandeling. In dit kader besteden we daarom slechts aandacht aan afgeleiden van het bodem- en gebouwd archief. Te denken valt aan documentatie, statusinformatie en bouwdelen of bodemvondsten in het depot. Digitale beschikbaarheid

Informatie over monumenten is niet zo digitaal ontwikkeld als het archief. Veel documentatie over gebouwen is of nog niet gedigitaliseerd of wel als digitaal bestand beschikbaar op harde schijven maar niet makkelijk raadpleegbaar. Een andere mogelijkheid is dat het wel is gedigitaliseerd, beheerd in een database, maar exclusief beschikbaar voor intern gebruik. Binnen enkele jaren moet alle mogelijke informatie digitaal beheerd en ontsloten zijn. Hierbij moet wel de kanttekening geplaatst worden dat dit slechts kan mits er geen belemmeringen zijn op juridisch vlak of op het gebied van privacy. Daarmee kunnen werkprocessen efficiënter ingericht worden en wordt informatie breder beschikbaar. Dat moet ook bijdragen aan de verwachting dat het draagvlak voor erfgoed in de ruimtelijke omgeving toeneemt; onbekend maakt immers onbemind. Een mooi voorbeeld is de ontwikkeling van de Cultuurhistorische Atlas: elementen zijn op de kaartlagen voorzien van een tabel met gegevens, waardoor ze zijn op te nemen in elk Geografisch Informatie Systeem (GIS). B1.1.3 Archeologie Voor de archeologische collectie geldt een vergelijkbare situatie als bij de monumenten. Veel materiaal is weliswaar gedigitaliseerd maar nog niet op een wijze beschikbaar die ontsluiting en doorzoekbaarheid mogelijk maakt. Daarnaast staat het toekomstig gebruik van het huidige systeem, ArcheolLink nog ter discussie. B1.2 Digitaal collectiebeheer Deze paragraaf gaat – wederom per discipline – nader in op de wijze waarop de collecties worden geregistreerd en beheerd en vooral met welke software dit (nu nog) wordt gedaan. B1.2.1 Archief Voor de registratie, het beheer en gebruik van archieven wordt van verschillende systemen gebruik gemaakt. Carin  EAD

archiefinventarissen worden digitaal vervaardigd in Carin en daarna omgezet naar EAD (zal in de toekomst worden uitgefaseerd richting Memorix Maior Archief)

Memorix Maior

Indexen, bibliotheek- en afbeeldingencatalogi worden vervaardigd in Memorix Genealogie en Memorix. De migratie naar Memorix Maior is in 2013 gestart.

ABS Archeion

Het beheer van de fysieke archieven in depot en bezoekersregistratie (zal in de toekomst worden uitgefaseerd richting Memorix Maior Archief)

Joomla (CMS, website)

Verhalen van bezoekers worden beheerd en bewaard. Daarnaast is het mogelijk om middels scanning on demand

22

via de website stukken te bestellen.

B1.2.2 Monumenten Sinds augustus 2013 is ook de monumentendatabase opgenomen in Memorix Maior (Memorix Objecten). Hiermee is de migratie van de objectregistratie uit het verouderde en niet meer ondersteunde AMIS voltooid. In de database zijn ruim 7.400 objecten met een monumentenstatus geregistreerd. Bijna 3.000 objecten hiervan zijn rijks- of gemeentelijk monument en voorzien van een redengevende omschrijving. Aan 469 objecten is ook nadere (digitale) cultuurhistorische documentatie gekoppeld. Het is de ambitie om alle openbare informatie voor iedereen beschikbaar te stellen via een online toegang. B1.2.3 Archeologie De collectie archeologie wordt beheerd en ontsloten via het informatiesysteem ArcheoLINK. Hierin worden veld-, vondst- en depotgegevens opgeslagen, beheerd en bevraagd (zie ook bijlage 2). De applicatie werkt als een schil om een database systeem en kan worden gebruikt als een singleproject systeem of als een multiproject systeem waarbij verschillende opgravingen (ArcheoLINK spreekt van projecten) binnen één database benaderbaar zijn. In het laatste geval is het ook mogelijk om project overschrijdende analyses uit te voeren. Erfgoed Leiden gebruikt ArcheoLINK nu nog als een single project systeem in combinatie met MS Acces voor de database. Iedere opgraving kent nu nog een eigen Acces-database. Bouwhistorische vondsten in het depot zijn geregistreerd in een Acces-database maar nog zónder koppeling met ArcheoLINK; zij zijn nog niet verbonden zijn met een opgraving. Het is van belang dat project overschrijdende archeologische analyses mogelijk worden gemaakt door alle archeologische gegevens samen te brengen in één database. Daarvoor moet ArcheoLINK worden vervangen of worden ingezet als multiproject systeem in combinatie met een zwaarder database systeem dan het huidige Acces. Het grootste gedeelte van de Leidse archeologische collectie bevindt zich momenteel in het archeologisch depot van de provincie Zuid-Holland in Alphen aan den Rijn. Hier gebruikt men The Museum System (TMS), een pakket voor collectieregistratie dat vooral door musea wordt gebruikt. Dit systeem ondersteunt - net als ArcheoLINK - de verplichte archeologische 'pakbon', een gestandaardiseerde beschrijving van de opgraving en van het te deponeren materiaal die (digitale) uitwisseling van gegevens mogelijk maakt. Het is niet ondenkbaar dat deze collectie in de toekomst ook door Erfgoed Leiden in depot wordt genomen, waarmee de collectie compleet op één plaats wordt beheerd en ontsloten. B1.2.4 Gemeenten Gebruik van cultuurhistorie bij ruimtelijke ontwikkelingen kan veel opleveren op het gebied van kwaliteit, draagvlak en een snel planproces met minder bezwaarprocedures. Erfgoed Leiden is met enige regelmaat een van de actoren in het planproces. Zij adviseert, begeleidt, toetst, onderzoekt en informeert dan op basis van de cultuurhistorische kennis en de informatie die zij verzamelt en beheert. Ontsluiting van informatie vooraf bevordert dit proces. Ontsluiting vraagt in dit kader ook om aansluiting op gemeentelijke gegevens. De gemeente Leiden gebruikt als Geo Vastgoed Registratie (GVR) de applicatie Neuron Registratie, een ruimtelijke database met administratieve en geografische gegevens. Ook de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) met gemeentelijke basisgegevens over alle gebouwen en adressen in Leiden valt hieronder, en tot slot ook het register ten behoeve van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB-register), waarin alle gemeentelijke publiekrechtelijke beperkingen bij onroerende zaken zijn vastgelegd, zoals een beschermde gemeentelijke monumentenstatus (zie bijlage 3). Op dit moment is er geen directe koppeling tussen de informatiesystemen van de monumentenzorg en de archeologie en de GVR.

23

Met de komst van Memorix Maior is wel (weer) een koppeling met de BAG mogelijk; deze zal dan ook, zodra mogelijk, worden gelegd. B1.3 Wijze van ontsluiting Erfgoed Leiden heeft de ambitie hét cultuurhistorisch kenniscentrum te worden voor Leiden en de regio, hét centrum voor verzamelen en beheren maar vooral het delen van kennis van de Leidse geschiedenis. Omdat de organisatie is ontstaan uit de samenvoeging van twee gemeentelijke onderdelen, het Regionaal Archief en het team Monumenten & Archeologie – met elk hun eigen historie – verschillende collecties en verschillen in wel of niet in eigendom hebben van een collecties, bestaat er een duidelijk verschil in de wijze waarop en de mate waarin informatie beschikbaar is en voor wie. Dit verschil is het meest nadrukkelijk te zien in het bestaan – nog steeds – van twee verschillende websites, www.leidenarchief.nl voor het archief en erfgoed.leiden.nl voor monumentenzorg en archeologie. Het spreekt voor zich dat deze op de kortst mogelijke termijn opgaan in één toonaangevende website onder de naam erfgoedleiden.nl. Voor deze paragraaf wordt echter nog uitgegaan van de gescheiden situatie. Naast de beschrijving van de huidige situatie, zal hier en daar ook een doorkijk naar de gewenste situatie te lezen zijn. B1.3.1 Archief In het kader van het ter beschikking stellen van informatie uit archieven is de website leidenarchief.nl het belangrijkste instrument. De website is in 2010 ontwikkeld en heeft een virtuele studiezaal. Deze site wordt zeer frequent bezocht en kent een groot aantal pageviews. Destijds betekende dit al een belangrijke stap in de digitale dienstverlening. Via de website kan gezocht worden in (genealogische) bronnen die dan ook veelvuldig worden geraadpleegd (zie tabel). Er kan gebladerd worden door bijzondere digitale beeldcollecties en ook kan men verhalen over historische onderwerpen delen. Domeinnaam

unieke bezoekers

bezoeken

pageviews

archiefleiden.nl

96.520

284.165

4.551.072

leiden.courant.nu

42.972

114.329

2.568.182

pilgrimarchives.nl

2.676

3.804

20.101

deleidsecanon.nl

5.554

7.006

36.823

Websitebezoek van 1 april 2011 t/m 31 maart 2012

Voor de website leidenarchief.nl geldt dat - hoewel innovatief en nog steeds functioneel succesvol - inmiddels behoefte is aan verbetering en innovatie. Uit reacties van gebruikers blijkt dat men sommige onderdelen en keuzes niet goed begrijpt. Enkele toepassingen worden nauwelijks gebruikt en sommige delen van de collectie zijn niet makkelijk vindbaar, onder andere omdat men niet weet dat ze beschikbaar zijn. Bij doorontwikkeling van de website zal daarom specifiek gelet worden op navigatie, bewegwijzering door de site, vormgeving, interactie met de gebruiker, presentatie van bijzondere onderwerpen, crowdsourcing en educatie. Te denken valt aan verbetering van de zoekfunctionaliteit, het optimaliseren van de transcribeermodule en het plaatsen van de verhalen in een betekenisvolle context. Deze verbeteringen kunnen deels al meegenomen worden wanneer de beide websites Leidenarchief.nl en ErfgoedLeiden.nl samengevoegd gaan worden, begin 2014. Dan zullen ook de archeologische en monumentencollecties hun podium krijgen. Archiefleiden.nl biedt nu toegang tot: • Archiefinventarissen – deze zijn te downloaden in Encoded Archival Description (EAD) /XML.

24

•

•

• •

•

Genealogische bronnen - veel bezoekers zijn op zoek naar informatie over een bepaalde persoon of plaats (dorp of straat). De bekendste ingang is meestal genealogische informatie in bronnen van het bevolkingsregister, de burgerlijke stand, DTB-registers en dergelijke. Nadere toegangen en indexen van specifiek archiefcollecties. Naast een inventaris kunnen ten behoeve van bepaalde gebruikersgroepen zogenaamde nadere toegangen gemaakt worden, zoals klappers, alfabetische en chronologische indexen, die helpen bij een specifieke wijze van zoeken. Prenten- en bibliotheekcatalogus – Erfgoed Leiden heeft een uitgebreide collectie van bijna alles wat over Leiden gedrukt is. Kranten – de website leiden.courant.nu bevat meer dan één miljoen pagina’s Leidse en regionale geschiedenis vanaf 1720. De kranten, inclusief de advertenties(!) kunnen hier doorzocht worden. Dit digitale archief bestaat uit; de Leids(ch)e Courant, de Leydse Courant, de Nieuwe Leidsche Courant, Het Leidsch Dagblad, het Zuidhollandsch Dagblad, de Burcht en het Dagblad voor Leiden en Omstreken. De krantencollectie staat op een externe site, omdat de digitalisering samen met het Leidsch Dagblad is gedaan. Verhalen – onder de noemer Verhalen worden delen uit de collectie die samen één verhaal vertellen getoond. Dit kan variëren van een digitale tentoonstelling of een database rond een bepaald onderwerp tot een site met databases die toegang bieden tot bepaalde delen van onze collectie of een digitale kopie van een topstuk met extra informatie.

Bezoekers die de studiezaal van Erfgoed Leiden in persoon bezoeken, maken gebruik van dezelfde website om stukken aan te vragen. De digitale beschikbaarheid van bronnen heeft ertoe geleidt dat het bezoek aan de website sterk is gestegen, terwijl het aantal bezoeken aan de studiezaal afneemt. Het aantal unieke bezoekers blijft echter min of meer gelijk. Het lijkt er dus op dat men op internet het voorwerk doet voordat men feitelijk een bezoek brengt aan de studiezaal van Erfgoed Leiden. Erfgoed Leiden heeft ook het beheer over de Leidse Canonsite. Op deze site is de Leidse historie op verschillende manieren toegankelijk gemaakt. Bijvoorbeeld als zeven tijdvakken, opgenomen in een tijdslijn met voor elk tijdvak een eigen kleur. Maar ook als 35 vensters, die elk zicht geven op een belangrijk onderwerp uit de Leidse geschiedenis. Tevens is een plattegrond met 64 monumenten en hun verhalen opgenomen. Deze gebouwen zijn ook terug te vinden in een overzicht samen met belangrijke jaartallen en markante personen gerangschikt per tijdvak. Bij enkele vensters wordt een geluidsfragment met een kort verhaal over een historische plek in de stad aangeboden. Deze verhalen horen bij de stadswandeling De Leidse Loper. Tot slot beheert Erfgoed Leiden een site over de Pilgrim Fathers. De Pilgrim Archives zijn de digitale tegenhanger van een expositie over de Pilgrim Fathers die voorheen in het Regionaal Archief en nu in de Pieterskerk is opgesteld. De website besteedt aandacht aan de Pilgrims zelf én aan het zeventiende-eeuwse Leiden, de stad waar in dezelfde tijd ook Rembrandt leefde en werkte. De site kent een bescheiden bezoekersaantal. B1.3.2 Monumenten en archeologie Zoals al eerder gemeld hebben de oorspronkelijke fusiepartners, Archief en Monumenten & Archeologie hun eigen organisatorische historie. Het Archief kent van oudsher veelal ‘amateur’ onderzoekers. Men is op zoek naar verhalen en informatie over personen, plaatsen of gebeurtenissen. De adviseurs van Monumenten en Archeologie ontlenen hun bestaansrecht daarentegen aan het cultuurhistorische advies dat in het kader van ontwikkelingen en beleidsvorming wordt gegeven. Zij werken vooral voor en met professionals.

25

Voor een (bouwkundig) advies is onderzoek nodig dat gedeeltelijk binnen Erfgoed Leiden wordt uitgevoerd. Vanuit de aard van de opgaven zijn veel van de informatieproducten die Monumenten en Archeologie heeft ontwikkeld gericht op de professionele gebruiker. Te denken valt aan het register met beschermde gemeentelijke monumenten, documentatie over historische panden of opgravinglocaties en cultuurhistorische waardestellingen in de ruimtelijke omgeving. Met professionals worden in dit kader ontwikkelaars, architecten, makelaars, aannemers of collega-ambtenaren – bijvoorbeeld van het Projectmanagementbureau of in de vergunningverlening – en vakgenoten bedoeld. Zo wordt informatie over de status van monumenten en adviezen voor monumentaanwijzingen en vergunningverlening intern binnen de gemeente Leiden gedeeld met collega’s. Ook worden omissies in het rijksregister gemeld aan de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) of worden archeologische gegevens uit opgravingen aangeboden aan het archeologisch informatiesysteem Archis van de RCE en aan het archeologisch edepot EDNA. Met een kleine extra investering is de informatie die aanvankelijk alleen voor professionals was bedoeld, ook toegankelijk gemaakt voor breder publiek. Daarom is in 2010 de website Erfgoed Leiden gelanceerd. Helaas worden bezoekersaantallen deze site nog niet bijgehouden. Uit de Stadsenquête van 2013 blijkt dat van alle bezoeken aan Erfgoed Leiden, fysiek en digitaal tezamen, de website Erfgoed Leiden door 26% van hen is bezocht. Erfgoedleiden.nl biedt informatie over: • stadsgeschiedenis • producten waaronder verschillende publicaties die als PDF te downloaden zijn • procedures en regelgeving op het gebied van monumentenzorg, ruimtelijke ontwikkeling of subsidies ter bevordering van het historisch stadsbeeld B1.3.3 Gemeenten (GISkit) Erfgoed Leiden werkt voor verschillende gemeenten in de Leidse regio als ook voor de Omgevingsdienst West Holland. De geleverde diensten kunnen variëren. Soms wordt alleen het gemeentelijk archief beheerd en in andere gevallen wordt op verzoek cultuurhistorisch advies gegeven. Afhankelijk van de vraag kan dit leiden tot een onderzoek in archieven, gebouwen of bodem. Voor de eerste twee categorieën kan Erfgoed Leiden beschikken over eigen materiaal. Voor de laatste categorie is zij afhankelijk van de GISkit-viewer die bij de meeste gemeenten in gebruik is. Binnen een gemeentelijke organisatie zijn grafische en administratieve gegevens veelal verspreid opgeslagen bij verschillende afdelingen. Men kan hierbij denken aan Kadastrale gegevens, GBKN, luchtfoto’s, WOZ, GBA, bestemmingsplannen enzovoort. Het beschikbaar stellen van deze gegevens is daardoor vaak een probleem. De GISkit Viewer maakt het mogelijk om deze gegevens vanuit verschillende systemen op een gebruikersvriendelijke en eenvoudige wijze te presenteren en te ontsluiten. Kaartlagen die betrekking hebben op het werkgebied van Erfgoed Leiden worden geopend en bewerkt in ArcGIS Desktop. Het bestandsformaat van de kaarten is echter niet gebonden aan een specifiek GISpakket. Informatie in GISkit is slechts beschikbaar voor ambtenaren; buiten de gemeente heeft men geen toegang tot GISkit. In Leiden zijn in GIS onder het tabblad Historisch Erfgoed drie soorten kaartlagen te raadplegen die betrekking hebben op het werkgebied van monumenten en archeologie en zijn samengesteld met eigen informatie op het gebied van monumenten, bouwhistorie en archeologie. • De monumentenkaartlagen tonen de contouren van de beschermde stadsgezichten en de monumenten op basis van informatie over de gemeentelijke monumenten uit het systeem voor de WKPB-register (Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen), de digitale contouren van de Rijksmonumenten (dico’s) zijn getekend

26

•

•

bij het rijksproject Actualisering Monumenten Register (AMR), op basis van informatie van het Rijk. Op de kaart is nogal wat aan te merken. De bouwhistorische kaartlagen tonen de perceelgrenzen die sinds de schaalvergroting in de binnenstad vanaf ca.1850 niet zijn gewijzigd. Ook toont ze de verwachting dat er nog bouwhistorische waarden aan te treffen zijn in de individuele gebouwen. Het onderzoek waarop de bouwhistorische verwachtingskaart is gebaseerd is afgerond in 2009. Sindsdien is de kaart niet meer geactualiseerd, hoewel zeer wenselijk. Een dergelijke actualisatie moet handmatig worden uitgevoerd. Een nadeel van deze kaart is dat vlakken die de verwachting uitdrukken niet zijn verbonden met het onderliggende pand of perceel, maar begrensd worden door de eerder genoemde historische perceelgrenzen. Hierdoor het kan voorkomen dat verschillende panden worden afgedekt door één vlak. Dit bemoeilijkt het aanpassen van de verwachting voor individuele panden. De archeologische kaartlagen bestaan uit een verwachtingskaart waarin de kans op archeologische resten onder de grond wordt uitgedrukt, een kaart met de bodemverstoringen als gevolg van onderheien, afgraven of onderkelderen, en een kaart met archeologisch onderzochte gebieden. Zowel bodemverstoringen als onderzoeken zijn van invloed op de verwachting. De kaartlagen worden eenmaal per jaar handmatig geactualiseerd door gemeente Leiden. Dit kan slechts op aangeven van Erfgoed Leiden dat verantwoordelijk is voor de aanlevering van de gegevens.

B1.3.4 Provincie Zuid Holland (Archeologische vondsten) Zoals gezegd ligt het grootste gedeelte van de Leidse archeologische collectie in het archeologisch depot van de provincie Zuid-Holland in Alphen aan den Rijn. Een gedeelte van deze collectie is digitaal ontsloten. Hiertoe beheert de provincie de website www.archeologie.zuid-holland.nl waar gezocht kan worden naar bijzondere voorwerpen uit de gehele provinciale collectie. De website kent een indeling in tijdvakken en een pagina over topvondsten. Er worden ca. 90 vondsten getoond.

27

Bijlage 2 - Collecties De collecties van Erfgoed Leiden met aanduiding van omvang, eventuele digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid. Collectie

omvang

Archieven

A. ruim 1100 archieven B. DTB en bevolkingsregisters C. Notarieel archief

Bibliotheek

± 1 km boeken, (ca. 35.000 titels) tijdschriften (ca. 400 titels) en ca. 15.000 knipsels in portefeuilles 150 meter - 70 titels

Kranten Foto's, prenten, tekeningen en affiches

Audiovisueel materiaal Verhalen Documentatie monumenten en andere cultuurhistorisch waardevolle objecten en structuren

A. circa 120.000 foto’s, prentbriefkaarten, gravures en kaarten B. 20.000 affiches circa 1000 beeld- en geluidsdragers 280 bijdragen A. ca. 7400 objectregistraties B. 2823 redengevende omschrijvingen C. 1.100 dossiers met bouwhistorische documentatie (11 m1) D. 250 rapporten hist. kleuronderzoek, 160 rapporten hist. winkelpuionderzoek E. 10-12 informatiekaarten + max. 5 waarderingskaarten (in uitvoering)

omvang digitaal toegankelijke deel A. nagenoeg volledig B. & C. ruim 3.500.000 records DTB, burgerlijke stand en notarieel archief

Wijze van toegankelijkheid

1.200.000 pagina’s Leidse kranten (75 meter) A. bijna 14.000 digitale objecten B. ruim 4.000 digitale objecten

fulltext online doorzoekbaar

beeld is ten dele digitaal beschikbaar, geluid niet Volledig A. volledig B. volledig C. notities/ rapporten volledig, aantekeningen, analoge foto’s, schetsen etc. niet. D. volledig E. volledig; kaartelementen zijn voorzien van een tabel met gegevens en op te nemen in een Geografisch Informatie Systeem (GIS)

niet via website, deels YouTube via website A. intern, in objectregistratie en gemeentelijke Gisviewer Wordt nu overgezet in systeem voor site B. intern, in objectregistratie C. intern, op netwerkschijven, 469 via objectregistratie D. intern, op netwerkschijven E. intern, 3 kaartlagen in gemeentelijke Gisviewer, overige voorbereid

A. digitaal ontsloten, via website kunnen inventarissen in EAD/XML formaat worden gedownload. B. online index C. zie A. verder collectie zelf ook digitaal, deels op website gezet titelbeschrijvingen volledig, via digitale catalogus m.u.v. handbibliotheek toegankelijk M&A (in uitvoering, ca. 45 m1)

beschrijving (bijna compleet) en afbeelding deels via website

28

Collectie

omvang

Archeologische documentatie

A. 2800 tekeningen B. 115 rapporten excl. BOL, BOBL en BUL (hieronder bij publicaties) C. bij overname provinciale collectie komen daar nog documentatie (4 m1) en foto’s (1,5 m1) bij. 60.000 monumentenz. 11.000 archeologie 60.000 digitale foto's

Foto’s, dia's en negatieven M&A

Archeologisch en A. ca.1900 bouwhistorisch vondstnummers1 depot 39 stellingen van 110x50cm en vier planken hoog

Publicaties

1

omvang digitaal toegankelijke deel A. ca. 50% gevectoriseerd in verschillende bestandsformaten, maar niet gekoppeld aan database B. grotendeels C. niet

Wijze van toegankelijkheid

negatieven monumentenzorg gedigitaliseerd maar nog niet beschreven archeologische foto's niet digitaal toegankelijk A. ca. 50% beschreven op vondstniveau in specialistentabellen

intern, opgeslagen in fotokasten (negatieven/ afdrukken) of op netwerkschijven (digitale foto's)

B. beschreven op doosniveau

B. bij overname van de provinciale Leidse collectie komen daar 130 stellingen of 2500 dozen bij A. 39 rapporten A. 15, digitalisering B. 8 publieksboeken overige rapporten in C. 3 jaarverslagen uitvoering B. commerciële uitgave, deels in te zien C. volledig

A. intern, op netwerkschijven, zowel voor gevectoriseerde als voor ingescande tekeningen geldt dat er verschillende bestandsformaten zijn gebruikt B. intern, op netwerkschijven

A. intern, sommige tabellen gekoppeld aan archeologisch informatiesysteem of oude database, deel niet gekoppeld, verschillende bestandsformaten B. enkele ‘specials’ via website; verder intern in eigen op verzoek te raadplegen als PDF bestand op website

Deze vondsten zijn al per categorie ondergebracht (aardewerk, leer etc.), maar per vondstnummer kan het nog wel om tussen de 1 en 100 concrete vondsten gaan.

29

Bijlage 3 - ICT - infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (IST)

30

Bijlage 4 - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL)

31

Bijlage 4a - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL-backoffice)

32

Bijlage 4b - Infrastructuur Erfgoed Leiden en Omstreken (SOLL-frontoffice)

33

Bijlage 5 - Structuur ArcheoLINK

34

Bijlage 6 - Gemeentelijke informatie architectuur

35