Beleidsplan Een toertocht naar de toekomst

Beleidsplan 2014 - 2018

Een toertocht naar de toekomst

Versie Datum Status Auteur

: : : :

1.0 14-01-2014 Definitief Bestuur ATV Ruiten Drie

Beleidsplan 2014 - 20178 Een toertocht naar de toekomst

Almelose Tourvereniging Ruiten Drie

ADMINISTRATIEVE PAGINA Wijzigingshistorie Versie Datum

Auteur

Reden wijziging

1.0

Bestuur ATV Ruiten Drie

Definitief

14-01-2014

Inhoud afgestemd met Naam Functie

Datum

Adri Ruiter

Voorzitter

14-01-2014

Piet Battjes

Secretaris

14-01-2014

Marco Ensing

Penningmeester

14-01-2014

Jurgen Holslag

Race Toercoördinator

14-01-2014

Tonny Post

MTB Toercoördinator

14-01-2014

Versie: 1.0 Status: Definitief

Pagina 2 van 49


Almelose Toervereniging Ruiten drie

INHOUDSOPGAVE ADMINISTRATIEVE PAGINA ............................................................................................ 2 INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................ 3 1.

INLEIDING ..................................................................................................... 6 1.1. Achtergrond.............................................................................................. 6 1.2. Doel van dit document .............................................................................. 6 1.3. Bereik ....................................................................................................... 6

2.

MISSIE EN VISIE ............................................................................................. 7 2.1. Inleiding ................................................................................................... 7 2.2. Missie ....................................................................................................... 7 2.3. Visie ......................................................................................................... 7 2.4. Beleidsterreinen ....................................................................................... 8

3.

DOELGROEPEN BELEID .................................................................................... 10 3.1. Strategisch doel ...................................................................................... 10 3.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 10 3.3. Doelgroepen ........................................................................................... 10 3.4. Productgroepen ...................................................................................... 11

4.

LEDENBELEID ............................................................................................... 13 4.1. Strategisch doel ...................................................................................... 13 4.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 13 4.3. Ledenwerving ......................................................................................... 13 4.4. Ledenbinding en ledenbehoud ................................................................ 14

5.

VRIJWILLIGERSBELEID ................................................................................... 16 5.1. Strategisch doel ...................................................................................... 16 5.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 16 5.3. Aanname vrijwilligers ............................................................................. 16 5.4. Contact tussen commissies en bestuur ................................................... 17 5.5. Vrijwilligersvergoedingen ....................................................................... 17 5.6. Onkostenvergoedingen ........................................................................... 17 5.7. Verzekeringen ........................................................................................ 17 5.8. Attenties ................................................................................................. 17 5.9. Cursussen en trainingen ......................................................................... 17 5.10.Budget .................................................................................................... 18


Pagina 3 van 49


6.


ORGANISATIEBELEID...................................................................................... 19 6.1. Strategisch doel ...................................................................................... 19 6.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 19

7.

FINANCIEEL BELEID ....................................................................................... 23 7.1. Strategisch doel ...................................................................................... 23 7.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 23 7.3. Inkomsten .............................................................................................. 23 7.4. Uitgaven ................................................................................................. 24 7.5. Begroting ................................................................................................ 25 7.6. Financiele administratie ......................................................................... 25

8.

SPONSOR BELEID .......................................................................................... 26 8.1. Strategisch doel ...................................................................................... 26 8.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 26 8.3. De aard van de sponsors ........................................................................ 26 8.4. Sponsoring en externe communicatie ..................................................... 27 8.5. Sponsormodellen .................................................................................... 27 8.6. Werving van sponsoren .......................................................................... 28 8.7. De sponsorovereenkomst ....................................................................... 28

9.

COMMUNICATIE BELEID .................................................................................. 29 9.1. Strategisch doel ...................................................................................... 29 9.2. Concrete doelstellingen .......................................................................... 29 9.3. Doelgroepen ........................................................................................... 30 9.4. Middelen ................................................................................................. 31

BIJLAGE A: FUNCTIEOMSCHRIJVING VOORZITTER ............................................................. 34 BIJLAGE B: FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARIS ............................................................. 35 BIJLAGE C: FUNCTIEOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER ...................................................... 36 BIJLAGE D: FUNCTIEOMSCHRIJVING RACE TRAININGSCOÖRDINATOR .................................... 37 BIJLAGE E: FUNCTIEOMSCHRIJVING WEGKAPITEIN ........................................................... 38 BIJLAGE F: FUNCTIEOMSCHRIJVING RACE INSTRUCTEUR .................................................... 39 BIJLAGE G: FUNCTIEOMSCHRIJVING MTB TRAININGSCOÖRDINATOR ..................................... 40 BIJLAGE H: FUNCTIEOMSCHRIJVING MTB INSTRUCTEUR ..................................................... 41 BIJLAGE I: FUNCTIEOMSCHRIJVING EVENEMENTENCOÖRDINATOR ........................................ 42 BIJLAGE J: FUNCTIEOMSCHRIJVING TOERTOCHTCOORDINATOR ............................................ 43


Pagina 4 van 49



BIJLAGE K: FUNCTIEOMSCHRIJVING LEDENADMINISTRATEUR .............................................. 44 BIJLAGE L: TAKEN ACTIVITEITENCOMMISSIE ................................................................... 45 BIJLAGE M: TAKEN COMMUNICATIECOMMISSIE ................................................................ 46 BIJLAGE N: TAKEN KLEDINGCOMMISSIE ......................................................................... 47 BIJLAGE O: TAKEN SPONSORCOMMISSIE ........................................................................ 48 BIJLAGE P: TAKEN VEILIGHEIDSCOMMISSIE .................................................................... 49


Pagina 5 van 49



1. INLEIDING 1.1. Achtergrond ATV Ruiten Drie bestaat al ruim 30 jaar, echter het is nu voor het eerst dat er een beleidsplan geschreven is. Aanleiding hiervoor zijn de bestuurswisselingen van de afgelopen jaren. Deze hebben aangetoond dat de vereniging minder afhankelijk moet zijn van vrijwilligers die op een bepaald moment in het bestuur zitten. Daarnaast zorgen sociale en maatschappelijke ontwikkelingen ervoor dat het aantal traditionele leden met een verenigingshart afneemt en het aantal minder vereniging gebonden sportconsumenten binnen de vereniging toeneemt. Deze laatste groep is zeer kritisch ten aanzien van wat een vereniging te bieden heeft en een eventuele inzet als vrijwilliger. Aangezien ATV Ruiten Drie bestuurd wordt door vrijwilligers en de uitvoering van het beleid uitgevoerd wordt door vrijwilligers, is het belangrijk om de plannen van het bestuur en de uitvoering van het beleid goed te documenteren. Hierdoor weten vrijwilligers waar ze aan toe zijn en wat er van hun verlangd wordt. Dit beleidsplan is opgesteld door het bestuur van ATV Ruiten Drie. Voor de totstandkoming van het beleidsplan is gebruik gemaakt van informatie afkomstig van een grote diversiteit aan bronnen, waar onder de leden enquête 2013, visies en standpunten van andere toerfietsverenigingen, ontwikkelingen binnen de NTFU en de toerfietssport in het algemeen.

1.2. Doel van dit document Het doel van dit beleidsplan is om een realistisch toekomstbeeld neer te zetten van de vereniging en de daaruit voortkomende beleidsterreinen voor de periode 2014-2018 te beschrijven. Deze vormen voor de komende jaren de kaders van de vereniging, waardoor het voor alle betrokkenen duidelijker en gemakkelijker wordt om hier uitvoering aan te geven. Hierdoor wordt de vereniging minder afhankelijk van vrijwilligers die op een bepaald moment in het bestuur van de vereniging zitten, waardoor de continuïteit van de vereniging beter gewaarborgd wordt. Tevens is het een instrument voor de leden, om te toetsen of het bestuur handelt volgens de afspraken die tijdens de algemene ledenvergadering zijn gemaakt. De beschreven doelstellingen en plannen zullen ieder jaar getoetst worden en waar nodig aangescherpt of bijgesteld worden, om deze vervolgens weer ter goedkeuring aan de leden voor te leggen. Op deze manier wordt samen door bestuur en leden gewerkt aan het verwezenlijken van de visie en het realiseren van de doelstellingen van ATV Ruiten Drie. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleidsplan, echter van ieder lid wordt verwacht dat hij/zij er invulling aan wil en zal geven en zich zal conformeren aan het beleid.

1.3. Bereik Dit beleidsplan is in eerste instantie bestemd voor de leden van ATV Ruiten Drie, maar kan tevens informatief zijn voor externe partijen die geïnteresseerd of betrokken zijn bij de vereniging. Het beleidsplan beschrijft de beleidsterreinen voor de periode 2014-2018. De daaruit volgende jaarplannen die concreet beschrijven welke stappen ondernomen worden om de beleidsdoelstellingen te realiseren zijn niet in dit beleidsplan opgenomen. Deze jaarplannen zullen in aparte documenten worden beschreven.


Pagina 6 van 49



2. MISSIE EN VISIE 2.1. Inleiding De missie definieert het bestaansrecht en identiteit van ATV Ruiten Drie. De missie geeft aan wie ATV Ruiten Drie is, wat de vereniging doet en wat we willen bereiken. De missie is tijdloos en toe te passen binnen de maatschappelijke veranderingen en tijdsgeest. De visie beschrijft hoe ATV Ruiten Drie in de periode 2014-2018 invulling willen geven aan onze missie. Het geeft een visionair en ambitieus beeld van wat ATV Ruiten Drie in 2018 wil zijn en waar de vereniging wil staan. De beleidsterreinen van ATV Ruiten Drie zijn afgeleid van de missie en visie. De beleidsterreinen geven die aspecten weer die ATV Ruiten Drie belangrijk vind en vormen de basis voor de te volgen strategie om de doelstellingen te behalen. De doelstellingen zijn tastbare resultaten die nagestreeft worden om de missie, visie en strategie van ATV Ruiten Drie te verwezenlijken.

2.2. Missie De missie van ATV Ruiten Drie is:

Samen meer genieten van toerfietsen!

  

Wij bieden de regionale toerfietser de mogelijkheid om de toerfietssport samen met andere toerfietsers uit te oefenen; Wij organiseren activiteiten die optimaal zijn afgestemd op de beleving, leeftijd, niveau en ambitie van onze leden; Wij stimuleren mensen mee te doen, mee te denken en betrekken mensen actief bij de vereniging en verenigingsactiviteiten.

2.3. Visie Anno 2018 is ATV Ruiten Drie een bloeiende en actieve toerfietsvereniging. ATV Ruiten Drie is er voor de regionale toerfietser, die van harte welkom is om op zijn of haar eigen niveau de toerfietssport uit te oefenen. Daarbij staat het plezier van de leden in de toerfietssport en de activiteiten rond het toerfietsen centraal. De vereniging kent geen politieke kleur, geen religieuze achtergrond of andere voorkeuren, die mensen uitsluiten van het lidmaatschap. ATV Ruiten Drie richt zich binnen de segmenten Race en MTB op een breed toerfietsend publiek. Voor een ieder die dat wil moet het mogelijk zijn om op zijn/haar eigen (gewenste) niveau en verantwoorde wijze actief betrokken te zijn bij het toerfietsen binnen de vereniging. Hiervoor voert ATV Ruiten Drie een doelgroepenbeleid en maakt hierbij onderscheidt in de doelgroepen prestatieve toerfietsers, sportieve toerfietsers en recreatieve toerfietsers. Binnen deze doelgroepen onderkent ATV Ruiten Drie de doelgroepen senioren en vrouwen. Om de onderkende doelgroepen optimaal te bedienen voert ATV Ruiten Drie een productportfolio dat is opgebouwd uit de productgroepen trainingen, clinics, evenementen en activiteiten. De productgroepen zijn optimaal afgestemd op het niveau, beleving, leeftijd en ambities van een specifieke doelgroep. Leden kunnen die producten afnemen die aansluiten bij hun eigen wensen en behoeften. ATV Ruiten Drie wil haar huidige ledenaantal van rond de 550 leden behouden, zodat de vereniging voldoende kritische massa behoudt. Daarbij wordt gestreefd naar een meer evenwichtige opbouw van de diverse doelgroepen.


Pagina 7 van 49



Het lidmaatschap van ATV Ruiten Drie is meer dan fietsen tijdens de trainingen. Leden zijn actief betrokken bij de vereniging en verantwoordelijk voor een sportieve, gezonde en gezellige vereniging. Ieder lid verricht naar vermogen één of meerdere activiteiten binnen de vereniging. Leden zijn hierop onderling aanspreekbaar. Daarmee wordt voorkomen dat de werkzaamheden slechts op de schouders van een beperkt aantal leden liggen. We willen werken aan een zo breed mogelijke actieve betrokkenheid van leden voor de gehele vereniging. Dit onder de motto’s ‘Voor elkaar door elkaar’ en ‘Vrijwilligheid betekent geen vrijblijvendheid’. Vrijwilligerswerk is geen vervelend werk, maar geeft voldoening en is gezellig. Vrijwilligerstaken zijn duidelijk omschreven en afgebakend, zodat een vrijwilliger weet waar hij/zij van te voren aan toe is. Vrijwilligers die zich inzetten voor de vereniging voelen zich gewaardeerd en gesteund in hun belangrijke werk. ATV Ruiten Drie is een vereniging met een duidelijke structuur. Dit betreft een organisatiestructuur bestaande uit commissies, waarin per commissie voor iedereen duidelijk is wat de na te streven doelen zijn, wie de commissie vertegenwoordigd, wat de taken en verantwoordelijkheden zijn etc. Onderdeel van de structuur is tevens het vastleggen van kennis, zoals werkbeschrijvingen (werkinstructies) en draaiboeken voor toertochten. In financieel opzicht is ATV Ruiten Drie een gezonde en onafhankelijke vereniging. Er is een juiste balans tussen investeren om de gestelde ambities te verwezenlijken, sparen voor de toekomst en het streven om de contributie betaalbaar te houden.

2.4. Beleidsterreinen De vanuit de missie en visie afgeleide beleidsterreinen van ATV Ruiten Drie zijn weergeven in figuur 1. De beleidsterreinen worden hieronder kort toegelicht en in de volgende hoofdstukken verder beschreven.

Figuur 1, De vanuit de visie afgeleide beleidsterreinen van ATV Ruiten Drie.


Pagina 8 van 49



Ad. Doelgroepenbeleid ATV Ruiten Drie is er voor iedereen en ieder individu is van harte welkom om op zijn of haar eigen niveau de toerfietssport uit te oefenen. Om voor een breed toerfietsend publiek een aantrekkelijke vereniging te zijn, voert ATV Ruiten Drie een doelgroepenbeleid. Hierdoor worden de juiste randvoorwaarden gecreëerd waardoor de activiteiten van de vereniging optimaal zijn afgestemd op het niveau, beleving, leeftijd en ambities van een specifieke doelgroep. In hoofdstuk 3 is het doelgroepenbeleid verder beschreven. Ad. Ledenbeleid Om zorg te dragen voor continuïteit van de vereniging is het essentieel om nieuwe leden te werven, immers zonder leden is er geen vereniging. Het is niet alleen van groot belang om leden te werven maar ook om de leden te behouden. Het ledenbeleid van ATV Ruiten Drie is erop gericht om de huidige leden te behouden en nieuwe leden te werven en te binden aan de vereniging, zodat de ledenuitstroom wordt gecompenseerd door instroom van nieuwe leden. Daarnaast wordt gestreefd naar een meer evenwichtige opbouw van de diverse doelgroepen. In hoofdstuk 4 is het ledenbeleid verder beschreven. Ad. Vrijwilligersbeleid De vrijwilligers zijn de kurk waarop de vereniging drijft. Zij maken het mogelijk dat ATV Ruiten Drie als vereniging bestaat en functioneert. Ieder lid is bereidt om één of meerdere activiteiten binnen de vereniging te verrichten. Daarmee wordt voorkomen dat de werkzaamheden slechts op de schouders van een beperkt aantal leden liggen. Het is daarom van groot belang dat op een structurele en georganiseerde manier aandacht aan de vrijwilligers wordt geschonken. Het vrijwilligers beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht om de betrokkenheid van leden en niet leden bij de vereniging dusdanig te vergroten, dat zijn zich vrijwillig inzetten en dat zij zich gewaardeerd en gesteund voelen in hun belangrijke werk. In hoofdstuk 5 is het vrijwilligersbeleid verder beschreven. Ad. Organisatiebeleid ATV Ruiten Drie is een vereniging met een duidelijke organisatiestructuur waarin, aansturing, coördinatie en verantwoordelijkheden goed zijn geregeld. Een eenvoudige en overzichtelijke organisatiestructuur met omschreven taken en verantwoordelijkheden zorgen in combinatie met korte en duidelijke communicatie lijnen voor een effectieve en efficiënte manier van bestuur. In hoofdstuk 6 is het organisatiebeleid verder beschreven. Ad. Communicatiebeleid Een optimale communicatie is essentieel voor het goed funtioneren van de vereniging. Het communicatie beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht dat alle doelgroepen worden juist, tijdig, open en eerlijk geïnformeerd worden over wat er binnen de vereniging speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden, wat van leden verwacht wordt en wat men van ATV Ruiten Drie mag verwachten. In hoofdstuk 9 is het communicatiebeleid verder beschreven. Ad. Financieel beleid In financieel opzicht is ATV Ruiten Drie een gezonde en onafhankelijke vereniging. Er is een juiste balans tussen investeren om de gestelde ambities te verwezenlijken, sparen voor de toekomst en het streven om de contributie betaalbaar te houden. Passend binnen het doelgroepenbeleid wordt er in de begrotingen per doelgroep budgeten beschikbaar gesteld. Om investeringen goed te kunnen plannen en te budgetteren wordt er gebruik gemaakt van een meerjarig investeringsplan. In hoofdstuk 7 is het financieel beleid verder beschreven. Ad. Sponsorbeleid Sponsoring is een belangrijke bron van inkomsten voor ATV Ruiten Drie. Het sponsor beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht om een langdurige en waardevolle relatie met sponsoren op te bouwen. De relatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect, waarbij er voor beide partijen een win-win situatie ontstaat. In hoofdstuk 8 is het sponsor beleid verder beschreven.


Pagina 9 van 49



3. DOELGROEPEN BELEID ATV Ruiten Drie richt zich binnen de segmenten Race en MTB op een breed toerfietsend publiek. De vereniging heeft zich daarbij tot doel gesteld om een breed (sport)aanbod te bieden dat tegemoet komt aan de behoeften van de leden en dat optimaal is afgestemd op het niveau, beleving, leeftijd en ambities van de leden. Om deze doelstelling te realiseren heeft ATV Ruiten Drie een doelgroepenbeleid geformuleerd voor haar leden. De • • •

uitgangspunten voor het doelgroepenbeleid zijn: Leden dienen zich te kunnen identificeren met een bepaalde doelgroep. Leden bepalen zelf tot welke doelgroep ze behoren. Leden kunnen producten afnemen van verschillende doelgroepen.

3.1. Strategisch doel Het doelgroepenbeleid van ATV Ruiten Drie is erop gericht om voor een breed toerfietsend publiek een aantrekkelijke vereniging te zijn.

3.2. Concrete doelstellingen De concrete doelstellingen van het doelgroepenbeleid zijn: • Het ontwikkelen van een productportfolio passend bij de doelgroepen prestatieve toerfietsers, sportieve toerfietsers en recreatieve toerfietsers, senioren en vrouwen. • Het vormgeven van de productgroepen trainingen, clinics, evenementen en activiteiten.

3.3. Doelgroepen ATV Ruiten Drie maakt in toerfietsers onderscheidt in onderstaande doelgroepen:  Race prestatief  Race sportief  Race recreatief  MTB prestatief  MTB sportief  MTB recreatief  Vrouwen  Senioren Een omschrijving van de doelgroepen is weergeven in tabel 1. Doelgroep Race Prestatief MTB Prestatief

Race Sportief MTB Sportief


Omschrijving De prestatief ingestelde fietser streeft naar absolute prestaties, waarbij de prestatie gericht is op tijd en/of afstand. Neemt deel aan fietsevenementen met status, die gericht zijn op openbare erkenning waarbij hij/zij zich kan meten met zichzelf en anderen. Voorbeelden binnen het race segment zijn cyclosportieven, wielerklassiekers en zware toertochten en binnen het MTB segment marathons, raids en zware toertochten. Om optimaal te presteren wordt er bijna dagelijks, doelgericht en planmatig getraind. Hierbij wordt gebruik gemaakt van formele trainingsmethoden en een eventueel een trainer. De prestatieve fietser is geïnteresseerd in zaken als trainingsmethoden, materiaal, (sport)voeding etc. die bijdragen aan het bevorderen van de prestatie. De sportief ingestelde fietser streeft naar een goede mix van prestatie, gezelligheid en ontspanning. Neemt regelmatig deel aan een lange toertocht waarbij een gemiddeld prestatie niveau vereist is. Voorbeelden binnen de race en MTB segmenten zijn middelzware tot zware toertoch-

Pagina 10 van 49



ten. De training vindt meerdere keren per week plaats volgens vrije zelf gekozen methoden, waarbij gebruik wordt gemaakt van toevallige omstandigheden. De sportief ingestelde fietser heeft een zekere mate van interesse in zaken als trainingsmethoden, materiaal, (sport)voeding etc. die bijdragen aan het bevorderen van de prestatie, maar heeft hier een nuchtere kijk op. Race Recreatief De recreatief ingestelde fietser is gericht op plezier, gezelligheid, ontMTB Recreatief spanning en gezondheid. Neemt zo nu en dan deel aan een toertocht van gemiddeld prestatie niveau. De training is een op plezier gerichte oefening waarbij weinig wordt gevarieerd. De recreatieve fietser traint dan ook niet en spreekt liever van toeren. De recreatieve fietser in mindere mate interesse in zaken als trainingsmethoden, materiaal, (sport)voeding etc. Senioren De senioren zijn een specifieke doelgroep binnen de segmenten race en MTB, waarbij de fietser de gepensioneerde leeftijd genaderd of gepasseerd is. Het fietsen vind overdag plaats waarbij sportiviteit wordt gecombineerd met gezelligheid, saamhorigheid en gezond bewegen. Vrouwen De vrouwen zijn een specifieke doelgroep binnen de segmenten race en MTB die het plezierig vinden om de fietsbeleving samen met andere vrouwen te beoefenen. Zij nemen als vrouwengroep deel aan trainingen, clinics, activiteiten en evenementen. Deze kunnen specifiek voor vrouwen bedoeld zijn, maar ook een algemene opzet hebben. Tabel 1, omschrijving van de doelgroepen.

3.4. Productgroepen ATV Ruiten Drie maakt onderscheidt in onderstaande productgroepen:  Trainingen  Clinics  Activiteiten  Evenementen Een omschrijving van de productgroepen is weergeven in tabel 2. Trainingen Doel

Duur Doelgroep Voorbeelden


Trainingen worden door de vereniging georganiseerd en bestaan uit gerichte oefeningen om toe te werken naar een bepaald doel. Dit doel bestaat over het algemeen uit het vergroten van prestatie, conditie en duurvermogen. Voorbeelden van specifieke doelen zijn het op een hogere snelheid kunnen fietsen of het langer vast houden van de prestatie. Om het gewenste rendement te behalen worden trainingen begeleid door een deskundige trainer. Enkele maanden tot een heel seizoen. Vooral voor de doelgroepen prestatief en sportief. In mindere mate voor de doelgroep recreatief. • Hersteltraining • Extensieve duurtraining • Intensieve duurtraining • Tempoduurtraining • Intensieve intervaltraining • Sprinttraining • Krachtuithoudingstraining

Pagina 11 van 49


Clinics Doel


Activiteiten Doel



Clinics worden door de vereniging georganiseerd, eventueel in samenwerking met externe partijen, zoals de NTFU. Clinics worden georganiseerd voor leden en voor niet-leden. In het geval van niet-leden is het doel, vanuit de vereniging gezien, om de toerfietssport te promoten en potentiële nieuwe leden aan de vereniging te binden. Clinics bestaan uit gerichte oefeningen om toe te werken naar een bepaald doel en zijn ondersteunend aan trainingen. Dit doel bestaat over het algemeen uit het vergroten van algemene of specifieke vaardigheden op fietsgebied. Om het gewenste rendement te behalen worden clinics begeleid door een deskundige trainer, die afhankelijk van het soort clinic hiervoor is opgeleid. Een afzonderlijke clinic heeft een duur van enkele uren tot een dag. Een serie clinics heeft een duur van 4 tot 6 weken. Vooral voor de doelgroepen sportief en recreatief. • Race en MTB Clinic voor beginners (Fiets-Fit) • MTB voor gevorderden (vervolg Fiets-Fit) • MTB Downhill • Klimmen en dalen (Race) • Rijden in waaiers (Race)

Activiteiten worden georganiseerd door de vereniging en voor leden, maar kunnen ook opengesteld worden voor niet-leden. In het geval van niet-leden is het doel, vanuit de vereniging gezien, om de vereniging te promoten en potentiële nieuwe leden aan de vereniging te binden. Activiteiten betreffen zaken 'rondom' het fietsen en hebben veelal een sociaal karakter. Daarnaast kunnen ze gericht zijn op het informeren m.b.t. een bepaald onderwerp of het ontdekken van nieuwe sporten. Deelname vindt plaats in groepsverband (5 tot 100 leden). Activiteiten kenmerken zich door een korte duur van enkele uren tot een dag. Alle doelgroepen, waarbij het soort activiteit toegespitst is op één of meerdere doelgroepen. • Sleutelavond • Informatieavond m.b.t. een specifiek onderwerp, b.v. (sport)voeding, GPS • Gezamenlijk beoefenen van een andere sport, b.v. schaatsen • Bezoeken van een fietswedstrijd • Nieuwjaarsreceptie • Vrijwilligers avond • Ruiten Drie driedaagse

Evenementen Doel Evenementen worden georganiseerd door onze eigen verenigingen (clubtoertochten) maar vooral door andere verenigingen of organisaties in binnen- en buitenland. Deelname vindt plaats in groepsverband (5 tot 30 leden) en kent daardoor een sociaal aspect. Het sportieve aspect is zeker aanwezig en kan afhankelijk van het soort evenement variëren van recreatief tot prestatief. Duur Evenementen hebben een duur variërend van een dagdeel tot meerdere dagen. Doelgroep Alle doelgroepen, waarbij het soort evenement toegespitst is op één of meerdere doelgroepen. Voorbeelden • Clubtoertocht, b.v. Watermolentocht, Schoppingerberg, Senioren vistocht • NK Toerfietsen • Fietsvakantie Mallorca • Cyclosportieven, b.v. Marmotte, Maratona d'Italia • Klassiekers b.v. Ronde van Vlaanderen, Luik-Bastenaken-Luik • Toertocht b.v. Limburgs Mooiste, Mergelheuvelland 2-daagse Tabel 2, omschrijving van de productgroepen.


Pagina 12 van 49



4. LEDENBELEID ATV Ruiten Drie is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een zeer grote toerfietsvereniging, met op het hoogte punt rond de 650 leden. Sinds enkele jaren loopt het aantal leden terug. Niet schrikbarend, maar wel duidelijk zichtbaar. Door de vergrijzing van de vereniging zal het ledenaantal de komende jaren langzaam verder teruglopen. Deze waarnemingen kunnen gelaten worden voor wat ze zijn, of geprobeerd kan worden ze te doorgronden om er vervolgens wat aan te gaan doen en zo deze trends een halt toe te roepen en daar waar mogelijk om te buigen. De uitgangspunten voor het ledenbeleid zijn:  Behoud van leden is net zo belangrijk als werving van nieuwe leden.  Werving van nieuwe leden kan plaatsvinden voor specifieke doelgroepen bestaande uit gerichte acties zijn die aansluiten bij de doelgroep.  Nieuwe leden worden bij aanvang van het lidmaatschap wegwijs gemaakt binnen de vereniging, opgevangen tijdens trainingen en wordt na een bepaalde periode geïnformeerd hoe het lidmaatschap bevalt.  Nieuwe leden zullen gevraagd worden welke bijdrage zij vanuit kennis, ervaring en interesse zouden willen leveren als vrijwilliger.  Het bestuur toont belangstelling voor de leden, staat open voor de leden en weet wat er onder de leden speelt.  Leden die hun lidmaatschap opzeggen zullen actief benaderd worden wat de reden van opzegging is.

4.1. Strategisch doel Het ledenbeleid van ATV Ruiten Drie is erop gericht om de huidige leden te behouden en nieuwe leden te werven en te binden aan de vereniging, zodat de ledenuitstroom wordt gecompenseerd door instroom van nieuwe leden en er een evenwichtige opbouw van de diverse doelgroepen bereikt wordt.

4.2. Concrete doelstellingen De concrete doelstellingen van het ledenbeleid zijn:  De ledenuitstroom wordt gecompenseerd met de instroom van nieuwe leden, zodat het huidige ledenaantal van 550 leden behouden blijft.  Voor de minderheidsdoelgroepen zullen leden geworven, zodat deze doelgroepen voldoende vertegenwoordigd zijn en de continuïteit gewaarborgd is.  Realiseren van een evenwichtige leeftijdsopbouw van het ledenbestand.  Realiseren van een protocol voor nieuwe leden, waar in geregeld is dat zij bij aanvang van het lidmaatschap wegwijs gemaakt worden binnen de vereniging, opgevangen worden tijdens trainingen en er na een bepaalde periode geïnformeerd wordt hoe het lidmaatschap bevalt.

4.3. Ledenwerving ATV Ruiten Drie wil mensen informeren en overtuigen van het belang om de toerfietssport te gaan beoefenen bij de vereniging. Dit betreft het kenbaar maken waar ATV Ruiten Drie voor staat, wat de vereniging te bieden heeft en wat men van de vereniging kan verwachten. Om potentiële leden te informeren zullen diverse communicatie middelen worden ingezet, zoals de informatieavond, website, Facebook etc. Informeren is een passieve manier om potentiële leden kennis te laten maken met de vereniging, terwijl de toerfietssport een actieve sport is. ATV Ruiten Drie zal daarom ook actieve manieren van ledenwerving inzetten. Dit kunnen gerichte acties zijn die aansluiten bij een specifieke doelgroep, zoals Fiets-Fit clinics, informatieavonden m.b.t. specifieke onderwerpen ook open te stellen voor niet leden, lid introducé acties etc.


Pagina 13 van 49



4.4. Ledenbinding en ledenbehoud Het is van groot belang om niet alleen leden te werven maar ook om de leden te behouden. Ledenbehoud is dan ook essentieel voor de continuïteit van de vereniging, zonder leden is er geen vereniging. Als ATV Ruiten Drie haar leden wil behouden is het van belang dat de vereniging zich realiseert wat hun motieven zijn om lid te zijn en te blijven. Deze motieven kunnen zeer uiteenlopend van karakter zijn, maar er kunnen over het algemeen twee typen leden onderscheiden worden; traditionele leden met een verenigingshart en minder verenigingsgebonden sportconsumenten. Traditionele leden zijn vaak de ‘oudere’ leden die de verenigingscultuur bewaken en al dan niet een vrijwilligersfunctie vervullen. De minder verenigingsgebonden leden zijn vaak ‘nieuwe’ leden die vooral geboeid worden door de sport zelf, door de wijze waarop de sport beoefend kan worden en door het contact met andere, gelijkgestemde leden. Bij de minder verenigingsgebonden leden kan gesproken worden van klanten die met een leverancier afspraken hebben gemaakt over te leveren, en door hun gewenste diensten. ATV Ruiten Drie heeft beide typen leden nodig om te kunnen blijven bestaan. Het ledenbeleid van ATV Ruiten Drie is er dan ook op gericht om beide typen leden te behouden en betreft de aandachtsgebieden nieuwe leden, nevenactiviteiten, communicatie, incidenten en opzeggingen. Ad. Nieuwe leden Voor nieuwe leden, is het heel plezierig dat zij zich welkom voelen binnen de vereniging. Daarom worden nieuwe leden bij aanvang van het lidmaatschap wegwijs gemaakt binnen de vereniging, opgevangen tijdens trainingen en wordt na een bepaalde periode geïnformeerd hoe het lidmaatschap bevalt. Hoewel de website van ATV Ruiten Drie de meest belangrijke informatie bevat, wordt aan nieuwe leden een informatiepakket uitgereikt dat o.a. bestaat uit het beleidsplan, het huishoudelijk reglement, de toerfiets gedragsregels, bestelformulier kleding en de NTFU Kalender (voorheen TEP). Daarnaast worden nieuwe leden geïnformeerd over de mogelijkheden om als vrijwilliger binnen de vereniging actief te zijn en zullen leden gevraagd worden welke bijdrage zij vanuit kennis, ervaring en interesse zouden willen leveren als vrijwilliger bij ATV Ruiten Drie. Na een half jaar worden nieuwe leden persoonlijk benaderd om te informeren hoe het lidmaatschap bevalt. Deze meer persoonlijke manier van contact zoeken zorgt ervoor dat leden gewaardeerd worden, dat de mening van leden er toe doet, er naar hen geluisterd wordt en er een warm welkom en wij-gevoel gecreëerd wordt. Ad. Nevenactiviteiten Ieder lid van ATV Ruiten Drie moet minimaal eenmaal per jaar de mogelijkheid geboden worden om naast de reguliere trainingen deel te nemen aan nevenactiviteiten, die is afgestemd op de onderkende doelgroepen. Zo moet er voor alle doelgroepen iets extra’s georganiseerd worden in de vorm van een activiteit of evenement. Met deze activiteiten en evenementen worden leden de mogelijkheid geboden om binnen de vereniging leden te ontmoeten en op een andere wijze kennis te maken dan tijdens de trainingen. Daarnaast moet er binnen de trainingen aandacht geschonken worden aan sociale aspecten, bijvoorbeeld door een trainingsrit te combineren met gezamenlijke deelname aan een toertocht van een andere toervereniging binnen de regio of door tijdens de laatste trainingsavond van het trainingsseizoen gezamenlijk een terras te bezoeken. Ad. Communicatie Ledenbinding kan alleen als er vanuit de vereniging belangstelling wordt getoond voor de leden en de vereniging weet wat er onder de leden speelt. Een goede communicatie tussen bestuur, commissies en leden is dan ook essentieel. Voor contact met de commissies kunnen leden contact opnemen met de coördinatoren van de diverse commissies. Voor contact met het bestuur kunnen leden de bestuursvergadering bezoeken of direct contact op te nemen met het bestuur voor vragen, klachten en opmerkingen. Daarnaast zal het bestuur regelmatig de leden om hun mening vragen door middel van een enquête of een poll.


Pagina 14 van 49



Ad. Incidenten Bij ATV Ruiten Drie staat het plezier van de leden in de toerfietssport en de activiteiten rond het toerfietsen centraal. Negatieve ontwikkelingen, zoals incidenten tijdens trainingen (bijvoorbeeld agressief en/of onveilig gedrag) of bepaalde omgangsvormen worden als ongewenst beschouwd. Het bestuur zal in dit soort gevallen passend optreden en dit communiceren naar de leden, met als resultaat dat de aantrekkingskracht van de vereniging wordt vergroot. Voor leden en potentiële leden kan dit een bindende factor zijn om lid te worden of lid te blijven van de vereniging. Ad. Opzeggingen Leden die hun lidmaatschap opzeggen zullen actief benaderd worden wat de reden van opzegging is. Indien leden opzeggen vanwege ontevredenheid of de mogelijkheden bij de vereniging, dan kan deze informatie gebruikt worden voor het verbeteren van de vereniging.


Pagina 15 van 49



5. VRIJWILLIGERSBELEID ATV Ruiten Drie is een vrijwilligersorganisatie. Deze vrijwilligers zijn de kurk waarop de vereniging drijft. Zij zijn op vele fronten actief, in het bestuur, de ledenadministratie, diverse commissies en tijdens toeren clubtochten. Alle vrijwilligers hebben met elkaar gemeen dat zij zich met enthousiasme inzetten voor de realisering van de doelstellingen van ATV Ruiten Drie. Om te voorkomen dat de werkzaamheden slechts op de schouders van een beperkt aantal leden liggen, is het lidmaatschap van ATV Ruiten Drie niet vrijblijvend. Ieder lid verricht één of meerdere activiteiten binnen de vereniging. Vanwege het grote aantal vrijwilligers dat actief is binnen de vereniging is er een vrijwilligersbeleid vastgesteld, waarin allerlei zaken geregeld worden, zoals rechten en plichten van vrijwilligers, verzekeringen, onkostenvergoedingen, declaraties, deskundigheidsbevordering etc. De uitgangspunten voor het vrijwilligersbeleid zijn:  Van ieder lid wordt verwacht dat zich naar vermogen inspant voor één of meerdere activiteiten binnen de vereniging.  Vrijwilligerswerk gebeurt op vrijwillige basis, maar is geen vrijblijvend werk. Gemaakte werkafspraken over taken moeten dan ook worden nagekomen.  Vrijwilligers moeten bereid zijn op basis van wederzijds respect in de vereniging met anderen samen te werken.  Het bestuur moet zodanige randvoorwaarden creëren dat vrijwilligers hun werk goed kunnen uitvoeren.  Vrijwilligers ontvangen geen geld voor hun werkzaamheden voor de vereniging, zij kunnen gemaakte onkosten voor hun vrijwilligerswerk declareren.  Vrijwilligers zijn tijdens hun verenigingswerkzaamheden verzekerd.  Vrijwilligers worden in de gelegenheid gesteld hun deskundigheid, benodigd voor verenigingswerkzaamheden, te vergroten.

5.1. Strategisch doel Het vrijwilligers beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht om de betrokkenheid van leden en niet leden bij de vereniging dusdanig te vergroten, dat zijn zich vrijwillig inzetten en dat zij zich gewaardeerd en gesteund voelen in hun belangrijke werk.

5.2. Concrete doelstellingen De   

concrete vrijwilligers doelstellingen zijn: Organiseren van een jaarlijkse activiteit om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. Vergroten van het aantal leden dat zich als vrijwilliger voor de vereniging inzet. Houden van een jaarlijkse evaluatie per commissie en het vastleggen van het resultaat.

5.3. Aanname vrijwilligers Het bestuur hecht veel waarde aan het zelfstandig werken door commissies en vrijwilligers. Van commissies en vrijwilligers wordt verwacht dat zij, uiteraard binnen de kaders die het bestuur heeft vastgesteld, zelfstandig werken en op hun eigen terrein nieuwe initiatieven nemen. De commissies zijn verantwoordelijk voor het werven en selecteren van vrijwilligers voor de eigen commissie. Een uitzondering hierop vormen de vrijwilligers die de ledenadministratie verzorgen en de coördinatoren van de diverse commissies. Deze vrijwilligers worden door het bestuur aangenomen.


Pagina 16 van 49



5.4. Contact tussen commissies en bestuur In een vereniging waar een belangrijk accent ligt op het zelfstandig werken van commissies, is het belangrijk dat er goede en regelmatige contacten zijn tussen het bestuur en de diverse commissies. Binnen het bestuur zullen er bestuursleden aangewezen worden die als contactpersoon zullen optreden tussen het bestuur en een bepaalde commissie. Het bestuur deelt de commissies mee welk bestuurslid als contactpersoon optreedt. Ook de commissies wijzen iemand aan die namens de commissie contact onderhoudt met het bestuur. Op regelmatige basis zal het bestuurslid en het aanspreekpunt van de commissie overleg hebben om verslag te doen over de werkzaamheden. Uiteraard staat het een individuele vrijwilliger vrij om, indien dat wenselijk wordt geacht, zelf contact op te nemen met het bestuur. Daarnaast is het zowel in het belang van de vrijwilligers als het bestuur dat de commissies eenmaal per jaar (aan het einde van het jaar) hun eigen werkzaamheden in relatie tot het reilen en zeilen van de vereniging per commissie evalueren. De contactpersoon van het bestuur is bij dat evaluatiegesprek aanwezig. De resultaten van deze evaluatiegesprekken worden schriftelijk ter bespreking aan het bestuur aangeboden. Het bestuur kan op deze wijze gemakkelijker inspelen op de wensen van de vrijwilligers en het beleid op onderdelen zonodig bijstellen.

5.5. Vrijwilligersvergoedingen Vrijwilligers ontvangen geen geld voor de uitvoering van hun vrijwilligerswerkzaamheden.

5.6. Onkostenvergoedingen Vrijwilligers worden in de gelegenheid gesteld werkelijk gemaakte onkosten te declareren (bijv. reiskosten, vergaderkosten etc.). Voor de te maken onkosten dient vooraf goedkeuring te zijn gegeven door de penningmeester en kunnen achteraf gedeclareerd worden door het overleggen van rekeningen en kwitanties aan de penningmeester. Noodzakelijke reiskosten worden vergoed op basis van de tarieven van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding. Deze vergoeding is gelijk aan de fiscaal onbelaste kilometervergoeding.

5.7. Verzekeringen Vrijwilligers zijn gedurende hun werkzaamheden voor de vereniging WA verzekerd. Ook zijn zij verzekerd tegen ongevallen. De verzekeringen betreffen aanvullende verzekeringen, waarbij eerst aanspraak gemaakt zal worden op afgesloten privé-verzekeringen.

5.8. Attenties Het bestuur organiseert jaarlijks een activiteit om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. Vrijwilligers die zich gedurende een langere tijd voor de vereniging hebben ingezet komen bij vertrek in aanmerking voor een blijk van waardering. Het bestuur bepaalt de aard van de attentie.

5.9. Cursussen en trainingen Indien het bestuur van mening is, dat het gewenst is dat vrijwilligers voor hun vrijwilligers werkzaamheden een cursus of training moet volgen, dan zijn de kosten voor de vereniging. Indien de wens tot het volgend van een cursus of training afkomstig is van een commissie, worden verzoeken samen met een kostenoverzicht ingediend bij het bestuur.


Pagina 17 van 49



5.10. Budget Het bestuur neemt jaarlijks in de begroting een bedrag op om de onkostenvergoedingen, cursussen en trainingen, verzekeringen en attenties voor de vrijwilligers te dekken. Commissies die voor hun werkzaamheden materialen willen aanschaffen, stellen een begroting op, vergezeld van een toelichting en leggen deze via hun contactpersoon voor aan het bestuur c.q. de penningmeester.


Pagina 18 van 49



6. ORGANISATIEBELEID ATV Ruiten Drie is een vereniging met een onvolwassen organisatiestructuur en waar taken en verantwoordelijkheden niet ingevuld zijn. Daarnaast zijn uitvoeringstaken bij het bestuur belegd, die normaliter niet bij bestuurlijke taken behoren. Als gevolg hiervan is de vereniging erg afhankelijk van de vrijwilligers die op een bepaald moment in het bestuur zitten. Om deze afhankelijkheid te verminderen en de continuïteit van de vereniging te waarborgen, is het noodzakelijk om een eenvoudige en overzichtelijke organisatiestructuur te hebben, met duidelijk omschreven taken en verantwoordelijkheden. Tevens moet er een duidelijke aansturing en coördinatie te zijn tussen de diverse vrijwilligers en moet kennis geborgd worden. De uitgangspunten voor het organisatiebeleid zijn:  Vrijwilligers die werkzaam zijn binnen een bepaald kennisgebied of die gezamenlijk werken aan samenhangende taken zijn georganiseerd in een commissie.  Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten helder beschreven staan in taak- en functieomschrijvingen.  Kennis binnen bestuur of commissies wordt geborgd.

6.1. Strategisch doel Het organisatiebeleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht dat de vereniging beschikt over een duidelijke organisatiestructuur waarin, aansturing, coördinatie, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en kennisborging goed zijn geregeld, zodat er een effectieve en efficiënte manier van bestuur en uitvoering is en de continuïteit van de vereniging gewaarborgd is.

6.2. Concrete doelstellingen De concrete organisatie doelstellingen zijn: • Opzetten en inrichten van een organisatiestructuur bestaande uit commissies, waarin per commissie voor iedereen duidelijk is wat de na te streven doelen zijn, wie de commissie vertegenwoordigd, wat de taken en verantwoordelijkheden zijn etc.  Vastleggen van werkbeschrijvingen (werkinstructies) voor belangrijke functies.  Opzetten van draaiboeken voor belangrijke evenementen en activiteiten, zoals toertochten, clubtoertochten en Liedenbaum Driedaagse.  Houden van een jaarlijkse evaluatie per commissie en het vastleggen van het resultaat. De organisatiestructuur van ATV Ruiten Drie is weergegeven in het organogram van figuur 2. De taken en verantwoordelijkheden van de verschillende verenigingsonderdelen worden in dit hoofdstuk verder toegelicht.


Pagina 19 van 49



Figuur 2, Organogram van ATV Ruiten Drie. Ad. Algemene Leden Vergadering ATV Ruiten Drie wordt gevormd door haar leden. De leden hebben invloed op het beleid van de vereniging via de Algemene Leden Vergadering (ALV). Deze wordt tenminste eenmaal per jaar gehouden en hiervoor wordt elk lid uitgenodigd. Ieder lid is in de ALV stemgerechtigd. Bij de jaarlijkse ALV presenteert het bestuur de resultaten van de vereniging en de nieuwe plannen. Ook legt het bestuur verantwoording af over het financiële beheer en brengt de kascommissie verslag uit van haar bevindingen. Na advies door de kascommissie verleent de ALV al dan niet decharge aan het bestuur. De ALV wordt tevens gehouden bij een bestuurswisseling, statutenwijziging of belangrijke vraagstukken. Ad. Bestuur Het bestuur van ATV Ruiten Drie is het hoogste bestuursorgaan binnen de vereniging. Het bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris, penningmeester. Daarnaast maken de race trainingscoordinator, de mtb trainingscoördinator deel uit van het bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van ATV Ruiten Drie. De functieomschrijvingen van voorzitter, secretaris, penningmeester, race trainingscoördinator, mtb trainingscoördinator zijn opgenomen in bijlagen A t/m D, en G. Ad. Ledencommissie De ledencommissie is verantwoordelijk voor het administreren van alle leden en vrijwilligers. Tevens zorgt zij voor het voor het administreren van alle leden bij de Nederlandse Toer Fiets Unie (NTFU), het uitgeven van NTFU toerfietskaarten en het afhandelen van vragen van potentiële en nieuwe leden. Onderdeel van de ledencommissie is de ledenadministrateur. De functieomschrijving van ledenadministrateur is opgenomen in bijlage K.


Pagina 20 van 49



Ad. Kascommissie De kascommissie is verantwoordelijk voor de controle van de boekhouding van de vereniging. Tijdens de controle onderzoekt de kascommissie de balans en de staat van baten en lasten. Het bestuur is verplicht de kascommissie alle gevraagde inlichtingen te verschaffen, de kas en de waarden en de boeken te tonen, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen. Na afloop van de controle brengt de kascommissie tijdens de ALV verslag uit van haar bevindingen. De ALV verleent na advies door de kascommissie al dan niet decharge aan het bestuur. De taken van de kascommissie zijn opgenomen in bijlage K. Ad. Race trainingscommissie De Race trainingscommissie is verantwoordelijk voor het verzorgen van de race trainingen en race clinics. Onderdeel hiervan is het opstellen van een rooster voor de wegkapiteins en race instructeurs, voorbereiden van routes en andere organisatorische zaken. De race trainingscommissie valt onder verantwoordelijkheid van de race trainingscoördinator. De functieomschrijving van race trainingscoördinator is opgenomen in bijlage D. Per trainingsgroep worden de trainingen verzorgd door één of meerdere wegkapiteins. Zij bepalen de route en de snelheid en zijn verantwoordelijk voor het bij elkaar houden van de groep. De functieomschrijving van wegkapitein is opgenomen in bijlage E. De race clinics worden verzorgd door NTFU gecertificeerde race instructeurs niveau 2 en/of niveau 3. De functieomschrijving van race instructeur is opgenomen in bijlage F. Ad. MTB trainingscommissie De MTB trainingscommissie is verantwoordelijk voor het verzorgen van de mtb trainingen en mtb clinics. Onderdeel hiervan is het opstellen van een rooster voor de mtb instructeurs, voorbereiden van routes en andere organisatorische zaken. De mtb trainingscommissie valt onder verantwoordelijkheid van de mtb trainingscoördinator. De functieomschrijving van mtb trainingscoördinator is opgenomen in bijlage F. De mtb clinics worden verzorgd door NTFU gecertificeerde mtb instructeurs niveau 2 en/of niveau 3. De functieomschrijving van mtb instructeur is opgenomen in bijlage H. Ad. Evenementencommissie De evenementencommissie is verantwoordelijk voor de organisatie van de weg- en veldtoertochten welke onder auspiciën van de NTFU georganiseerd worden, de door het bestuur geaccordeerde interne evenementen (clubtoertochten) en de door het bestuur geaccordeerde deelnamen aan externe evenementen in binnen en buitenland. De evenementencommissie valt onder verantwoordelijkheid van de evenementencoördinator. De functieomschrijving van evenementencoördinator is opgenomen in bijlage I. De toeren clubtochten worden verzorgd door de toertochtcoordinator. Deze bepaald de route en is verantwoordelijk voor alle organisatorische aspecten. De functieomschrijving van toertochtcoordinator is opgenomen in bijlage J. Ad. Activiteitencommissie De activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten binnen de vereniging die aansluiten en voorzien in de behoeften van één of meerdere doelgroepen. De taken van de activiteitencommissie zijn opgenomen in bijlage L. Ad. Communicatiecommissie De communicatiecommissie is verantwoordelijk voor het stroomlijnen en bevorderen van zowel de communicatie binnen ATV Ruiten Drie, als de communicatie naar buiten. De taken van de communicatiecommissie zijn opgenomen in bijlage M. Ad. Kledingcommissie De kledingcommissie is verantwoordelijk alle zaken rond de fietskleding van ATV Ruiten Drie. Dit betreft onder andere keuze van de leverancier, werven kledingsponsors, maken kledingontwerp, afhandeling bestellingen, beheren voorraad en distributie van bestelde kleding. De taken van de communicatiecommissie zijn opgenomen in bijlage N.


Pagina 21 van 49



Ad. Sponsorcommissie De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het werven van sponsors en het onderhouden van contacten met bestaande sponsors. De taken van de sponsorcommissie zijn opgenomen in bijlage O. Ad. Veiligheidscommissie De veiligheidscommissie is (in samenspraak met het bestuur) verantwoordelijk voor het veiligheidsbeleid binnen de vereniging en bevordert het veilig beoefenen van de toerfietssport binnen de vereniging. Uitgangspunt hierbij is, dat veiligheid in de uitvoering, onder de verantwoordelijkheid valt van enerzijds de beoefenaren en anderzijds de aanbieders van activiteiten, zowel binnen als buiten de vereniging. Het veiligheidsbeleid is vastgelegd in een veiligheidsplan dat de veiligheidkaders beschrijft voor trainingen, evenementen en activiteiten. Tevens adviseert de veiligheidscommissie bestuur en commissies m.b.t. veiligheidsvraagstukken, bijvoorbeeld verzekeringen en/of andere jurische zaken. De veiligheidscommissie wordt gevormd door één of meerdere veiligheidsadviseurs. De taken van de veiligheidscommissie zijn opgenomen in bijlage P.


Pagina 22 van 49



7. FINANCIEEL BELEID Om de visie, de gestelde doelstelling en de continuiteit van de vereniging te kunnen waarborgen is gezond financieel beleid noodzakelijk. Hieronder wordt verstaan dat er een evenwichtige balans is tussen de inkomsten en de uitgaven van de vereniging. Uitgangspunten voor het financieel beleid zijn:  De begroting moet sluitend zijn.  Vaste lasten worden gedekt door vaste inkomsten.  Variabele inkomsten zijn extra en kunnen projectmatig worden ingezet.  Opbouwen van reserves is noodzakelijk voor de toekomst, maar is geen doel opzich.  Alle geldstromen lopen via de penningmeester.  Geen bankrekeningen en “kassen” in beheer van diverse commissies.  Prijsverhogingen van de NTFU worden doorberekend in de contributie.  De omzet van toertochten moet minimaal kostendekkend zijn.  Overschotten op de exploitatie kunnen worden ingezet voor de financiering van investeringen ten behoeve van de vereniging.

7.1.

Strategisch doel

Het financieel beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht om de huidige gezonde financiele positie van de vereniging te behouden en jaarlijks een (beperkt) financieel overschot te realiseren, waarbij het tevens mogelijk is de gestelde ambities te verwezenlijken.

7.2. De   

concrete financiele doelstellingen zijn: Handhaven financiele gezonde positie van de vereniging. Jaarlijks realiseren van een (beperkt) financieel overschot. Opstellen meerjarenbegroting en een meerjarig investeringsprogramma.

7.3. De    

Concrete doelstellingen

Inkomsten

inkomsten van de vereniging bestaan uit: Contributies Opbrengsten toertochten Sponsorbijdragen Subsidies, fondsen en giften

Ad 1. Contributies Contributies zijn direct verbonden aan de kosten van de vereniging, waarbij de contributies de vaste kosten van de vereniging moeten dekken. Voor ATV Ruiten Drie bestaat de contributie uit een NTFU deel en een verenigingsdeel. Het NTFU deel is voor het afnemen van NTFU diensten en producten zoals de NTFU fietsschadeverzekering, fietspas en ondersteuning aan de vereniging. Het verenigingsdeel dient ter om de kosten van de vereniging te dekken. ATV Ruiten Drie kiest ervoor om de contributie zo laag mogelijk te houden, zodat de contributie van de vereniging voor zo min mogelijk mensen een drempel vormt om lid te worden. De contributie is dan ook een basiscontributie, waardoor voor activiteiten extra betaald moet worden. Prijsverhogingen van de NTFU worden doorberekend in de contributie.


Pagina 23 van 49



De contributie wordt, op voorstel van het bestuur, vastgesteld door de leden tijdens de jaarvergadering. ATV Ruiten Drie kent vijf soorten leden namelijk hoofdleden, gezinsleden, jeugdleden, donateurs en ereleden. De contributie verschillend voor de genoemde soorten leden. De contributie wordt door middel van automatisch incasso jaarlijks geïnd. De vereniging voert geen straf incassobeleid middels een incassobureau. Bij een achterstand van zes maanden contributie worden leden bij de NTFU en de vereniging uitgeschreven. Indien het betreffende lid zich wederom zou aanmelden als lid, dan zal hij eerst de achterstallige contributie moeten voldoen. Ad 2. Toertochten De jaarlijks door de vereniging georganiseerde toertochten vormen een belangrijke extra inkomstenbron voor de vereniging. De inkomsten van de toertochten zijn variabel en dienen voor de financiering van projecten, activiteiten en investeringen. Voor de toertochten geldt dat de omzet minimaal kostendekkend moet zijn. Ad 3. Sponsoring ATV Ruiten Drie heeft een groot aantal sponsoren die een belangrijke extra inkomstenbron voor de vereniging vormen. Voor de sponsoring van lange termijn projecten dienen meerjarige sponsor contracten afgesloten te worden, zodat de sponsorinkomsten vaste inkomsten vormen gedurende de looptijd van de investering of het project. Voorbeelden hiervan zijn de sponsoring van de bus en de clubkleding. Daarnaast kunnen sponsorinkomsten gebruikt worden voor de financiering van projecten en activiteiten. Ad 4. Subsidies, fondsen en giften ATV Ruiten Drie zal waar mogelijk trachten extra inkomsten te genereren via subsidies, fondsen en giften. De vereniging zal zich op de hoogte houden van het subsidiebeleid van de gemeente en de provincie om zodoende optimaal gebruik te kunnen maken van subsidiebijdragen. De inkomsten verkregen uit subsidies, fondsen en giften zijn variabel en kunnen projectmatig ingezet worden.

7.4.

Uitgaven

De uitgaven van de vereniging zijn zeer divers en toelichting hierop vallen buiten de kaders van dit document. Om de visie en de gestelde doelstellingen te kunnen realiseren zal, binnen de financiële ruimte van de vereniging, hiervoor financiële middelen worden aangewend, zie figuur 2. Hierbij wordt gestreefd de onderkende doelgroepen door middel van een (nader te bepalen) verdeelsleutel financieel te ondersteunen. Tevens zullen er financiële middelen worden aangewend voor de beleidsterreinen leden, vrijwilligers, organisatie en communicatie. Deze financiële middelen dienen voor bijvoorbeeld het werven van nieuwe leden, de activiteit om vrijwilligers te bedanken voor hun inzet, het structureel opleiden van instructeurs en het verbeteren van de communicatie.


Pagina 24 van 49



Figuur 2, Verdeling financiele middelen.

7.5.

Begroting

De begroting is een financiële vertaalslag van het beleid, waarin de doelstellingen van de vereniging worden vastgelegd in financiële uitgangspunten. Het opstellen en bewaken van de jaarlijkse begroting is de verantwoordelijkheid van de penningmeester en moet plaatsvinden binnen de daarvoor in de statuten bepaalde termijnen. De jaarlijksebegroting geeft een redelijk gedetailleerd beeld van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging, moet sluitend zijn en moet worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Naast de jaarlijkse begroting zal er een meerjarenbegroting en een meerjarig investeringsprogramma worden opgesteld, zodat structureel aandacht wordt besteed aan bijvoorbeeld opleidingen en inversteringen in materialen en andere middelen.

7.6.

Financiele administratie

De financiële administratie moet dusdanig gevoerd worden dat het mogelijk is om op vrijwel ieder gewenst moment de actuele financiële status van de vereniging te bepalen. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de commissies zich houden aan de door de penningmeester gestelde verplichtingen aangaande begrotingen en betalingen. Voor de commissies geldt bijvoorbeeld de verplichting dat zij voorafgaande aan het nieuwe boekjaar hun plannen opstellen inclusief een begroting. Dit plan zal ter goedkeuring aan het bestuur wordt voorgelegd. Initiatieven die gedurende het seizoen ontstaan die noch in het jaarplan zijn opgenomen noch financieel neutraal zijn te realiseren dienen ter goedkeuring aan het bestuur te worden voorgelegd.


Pagina 25 van 49



8. SPONSOR BELEID ATV Ruiten Drie is buiten contributies en inkomsten van toertochten aangewezen op sponsoring om de exploitatie van de vereniging te ondersteunen, om investeringen te doen en extra activiteiten mogelijk te maken. Sponsoring binnen de vereniging gebeurd dan ook al geduurende lange tijd en is niet meer weg te denken. Uitgangspunten voor het sponsorbeleid zijn: • Sponsoring vormt een zakelijke overeenkomst. • Sponsoring moet voor beide partijen iets opleveren. • Sponsoring moet verenigbaar zijn met de doelstellingen van de vereniging. • Sponsorbeleid is integraal onderdeel van het totale beleid. • Alle vormen van sponsoring dienen een bijdrage aan de vereniging te doen, het is niet de bedoeling dat de bijdrage van de sponsor enkel aan één team, individuele sporter of groep van sporters ter beschikking wordt gesteld. • Sponsoring schept een situatie voor de leden dat sport betaalbaar blijft. • Sponsorinkomsten maken structureel onderdeel uit van de begroting van ATV Ruiten Drie tot een maximaal percentage.

8.1. Strategisch doel Het sponsor beleid van ATV Ruiten Drie is er op gericht om een langdurige en waardevolle relatie met sponsoren op te bouwen. De relatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect, waarbij er voor beide partijen een win-win situatie ontstaat.

8.2. Concrete doelstellingen De concrete sponsor doelstellingen zijn: • Versterken van de sponsorcommissie in de vorm van verjonging om de continuiteit te kunnen borgen.  Onderzoeken van nieuwe mogelijkheden om sponsoren aan de vereniging te binden. • Opstellen van een brochure met sponsormogelijkheden.  Vormgeven van het planmatig beheer van sponsorrelaties. • Versterken van sponsoringuitingen in sociale media, tijdens toertochten en andere evenementen.

8.3. De aard van de sponsors Toerfietsen is een schone sport die wordt bedreven van jong tot oud en van prestatiegericht tot gezelligheidsgericht. Toerfietsen is dan ook een voorbeeld voor hoe integratie tussen diverse doelgroepen kan plaatsvinden. ATV Ruitend Drie wil een vereniging zijn waarin door iedereen, binnen de gestelde grenzen, op een verantwoorde manier sport kan worden bedreven. Sportief gezien wil de vereniging een positief uithangbord voor Almelo zijn. Beoogde sponsoren moeten bijdragen aan het imago van de vereniging en zich er ook in herkennen. Om die reden moeten sponsoren die door de club worden aangetrokken aan een aantal criteria voldoen. Dat zijn de volgende:  Het gedrag dient onbesproken te zijn.  De sponsor dient bij voorkeur uit Almelo afkomstig te zijn of uit de directe omgeving of dient als sponsorlandelijk bij toerfietsen betrokken te zijn.  De reclameuitingen mogen geen groftaalgebruik of aanstootgevende afbeeldingen bevatten.  De producten of diensten dienen niet in tegenspraak te zijn met de sportieve doelstellingen van de vereniging.  Heel concreet is het niet toegestaan specifieke reclameuitingen te doen voor tabakswaren of sterke drank.


Pagina 26 van 49



Alle (uitingen van sponsors) worden beoordeeld door de sponsorcommissie. Bij twijfel over potentiële sponsors of uitingen wordt de finale beslissing door het bestuur van ATV Ruiten Drie genomen.

8.4. Sponsoring en externe communicatie Sponsoring en externe communicatie liggen heel dicht bij elkaar. Externe communicatie van de vereniging is naast b.v. verwante verenigingen in andere plaatsen en de NTFU met name gericht op niet leden en sponsoren. Het is belangrijk dat de externe communicatie een duidelijke boodschap bevat. Een sponsor moet zichzelf kunnen herkennen in externe boodschappen. De website, twitter en facebook zijn belangrijke middelen voor externe communicatie. De website en de facebook pagina zijn inmiddels ingrijpend vernieuwd, ondermeer vanuit de gedachte dat deze een veel belangrijker communicatiemiddel zijn dan dat zij tot nu toe werden ingezet. Doordat bij de realisatie van de nieuwe website en facebook pagina van het begin af aan rekening is gehouden met de commerciële doelstellingen, kan de kwaliteit van de externe communicatie verbeteren en een strategischer karakter krijgen. In alle uitingen via de website en facebook dient het belang van de sponsors voldoende gewaarborgd te zijn.

8.5. Sponsormodellen Om sponsoring aantrekkelijker te maken wordt uitgegaan van een pakketconcept. De volgende sponsor pakketten worden aangeboden:  Gele trui  Groene trui  Bolletjes trui  Witte trui De samenstelling van de sponsorpaketten is als volgt:

Gele trui Groene trui Bolletjes trui Witte trui

Kleding X

Bus X X

Website X X X

Evenement

X

Naast deze sponsorpaketten is in overleg met sponsorcommissie maatwerk altijd mogelijk. De diverse sponsoruitingen worden in onderstaande secties verder toegelicht. Ad. Kleding Kleding sponsoring wordt voor een periode van 5 jaar vastgelegd. De sponsor betaalt eenmalig een vast bedrag voor de sponsor periode van 5 jaar. Als tegenprestatie zijn leden van de vereniging verplicht tijdens trainingen, toertochten en andere evenementen van de vereniging de clubkleding te dragen. De doelgroep voor deze vorm van sponsoring zijn middelgrote en grote bedrijven uit Almelo. Ad. Bus Een rijdende bus met reclame is een echter blikvanger en biedt sponsoren de mogelijkheid om reclame te maken in Almelo en omstreken. Sponsoren hebben de mogelijkheid om op een specifieke plaats op de bus reclame te maken. De doelgroep voor deze vorm van sponsoring is de middenstand en kleine tot middelgrote bedrijven uit Almelo en omstreken.


Pagina 27 van 49



Ad. Website Bedrijven die onze vereniging ondersteunen als sponsor krijgen de mogelijkheid een banner op de website te plaatsen. Deze banner geeft de mogelijkheid door te klikken naar de eigen website van de sponsor. Naast de banner op de website wordt de naam van de sponsor vermeld op het reclamebord bij de hoofdsponsor van de vereniging. Voor website sponsoring wordt een bedrag gevraagd, waarvan de hoogte een lage drempel vormt om de vereniging te sponsoren. De doelgroep voor deze vorm van sponsoring is de middenstand en kleine tot middelgrote bedrijven uit van Almelo. Ad. Evenement ATV Ruiten Drie organiseert gedurende het seizoen een aantal groot aantal toertochten die publiciteitswaarde hebben. Het gaat hierbij om de volgende toertochten:  De Hel van Twente  De Liedenbaum Classic  De Mosbeektour Deze vorm van sponsoring is geschikt voor middelgrote en grote bedrijven binnen Almelo of de directe omgeving. De sponsor betaalt een vast bedrag voor de sponsoring van een evenement en in ruil daarvoor wordt een aantal nader af te stemmen publicitaire diensten verricht. Hierbij valt te denken aan vermelding van de sponsornaam in de publiciteitsuitingen t.b.v het evenement, het plaatsen van borden en vlaggen of andere reclame uitingen tijdens het evenement. Ook zou het mogelijk zijn om vanuit de vereniging als tegenprestatie een sportdag te faciliteren voor de grotere sponsoren. De totstandkoming van deze vorm van sponsoring en de prijsstelling wordt in nauw overleg tussen de sponsorcommissie en de verantwoordelijke voor deze evenementen gerealiseerd. Conform de gedachten rond pakketsponsoring worden aan evenementensponsors additionele mogelijkheden aangeboden zoals het plaatsen van een bord en/of een banner op de website.

8.6. Werving van sponsoren De vereniging bestaat voornamelijk uit mensen uit Almelo en omstreken. Deze hebben contacten met bedrijven, werken voor bedrijven of bezitten een bedrijf. Kortom een netwerk met heel veel contacten. Daar kunnen we als vereniging nuttig gebruik van maken. Om de werving te ondersteunen wordt een sponsorbrochure gemaakt waarin kort de vormen van sponsoring worden toegelicht en kort de vereniging wordt voorgesteld. De werving van sponsoren en het maken van de afspraken gebeurt in overleg met de sponsorcommissie op basis van de geaccordeerde afspraken die zijn vastgelegd in het sponsorbeleid.

8.7. De sponsorovereenkomst Voor elke afspraak met een sponsor wordt een sponsorovereenkomst opgesteld. Het streven is deze zo simpel mogelijk te houden. In de meest simpele vorm moet omschreven staan wat de prestatie en de tegenprestatie is, welk bedrag ermee gemoeid is, wat de looptijd van de afspraak is en wat de betaalmomenten zijn. Moeilijke constructies zijn niet gewenst. Afgesloten en ondertekende sponsorovereenkomsten worden gearchiveerd bij de penningmeester, die volgens het facturatieschema uit de overeenkomst jaarlijks de sponsoren factureert. De penningmeester houdt toezicht op de betalingen.


Pagina 28 van 49



9. COMMUNICATIE BELEID Leden van ATV Ruiten Drie zijn afhankelijk van informatie om te kunnen weten wat er binnen de vereniging speelt en om deel te kunnen nemen aan activiteiten. Het verkrijgen van informatie over de trainingsgroepen en clubtoertochten zijn hiervan een goed voorbeeld. Andere voorbeelden zijn informatie over bestuursbesluiten, informatie over ontwikkelingen binnen de vereniging en het kennisnemen van de gedragsregels tijdens het fietsen op de weg. Informatie wordt gegeven vanuit bepaalde doelstellingen. Informatie over de ontwikkeling van de vereniging heeft tot doel te laten zien dat de vereniging wil meegroeien met de ontwikkelingen in de samenleving, zich hierdoor ontwikkelt en aanpast aan de wensen van leden, NTFU of andere belanghebbenden. Zo schuilt achter elke informatie uitwisseling één of meerdere doelstellingen. Dus communicatie wordt niet louter en alleen ingezet om te informeren, maar vooral ook vanuit strategische doeleinden om b.v. de betrokkenheid van de leden, sponsoren of andere belanghebbenden te stimuleren. In het communicatie beleid van ATV Ruiten Drie wordt onderscheid gemaakt in: • Interne communicatie • Externe communicatie Ad. Interne communicatie Interne communicatie is communicatie binnen ATV Ruiten Drie zelf. Daarbij gaat het om de communicatie tussen bestuur, commissies en andere betrokkenen van ATV Ruiten Drie, die nodig is om de samenwerking optimaal te laten verlopen. Ad. Externe communicatie Externe communicatie is erop gericht ATV Ruiten Drie bekend te maken bij en in contact te treden met mensen en organisaties buiten de vereniging. Dit kunnen potentiële leden zijn, maar ook bestuurders, instellingen, verenigingen, bedrijven en personen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan het functioneren van ATV Ruiten Drie.

9.1. Strategisch doel Alle doelgroepen worden juist, tijdig, open en eerlijk geïnformeerd worden over wat er binnen ATV Ruiten Drie speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden, wat van leden verwacht wordt en wat men van ATV Ruiten Drie mag verwachten. Daarnaast geldt dat leden direct toegang moeten hebben tot alle relevante informatie met betrekking tot ATV Ruiten Drie en de activiteiten.

9.2. Concrete doelstellingen De           

concrete communicatie doelstellingen zijn: Leden en niet-leden weten wat de vereniging te bieden heeft. Volledige, juiste en tijdige informatieverstrekking aan leden. Werven en motiveren van vrijwilligers. Vergroten van de naamsbekendheid. Werven van nieuwe leden. Voorlichting aan (potentiële) nieuwe leden. Het profileren van de vereniging lokaal en regionaal. Promotie maken voor onze vereniging en haar activiteiten. Leden informeren over nieuws van de NTFU. Leggen en onderhouden van een goede relatie met externe organisaties. Het sponsornetwerk versterken en verstevigen.


Pagina 29 van 49



9.3. Doelgroepen De interne- en externe doelgroepen van de vereniging zijn: Intern • Leden • Bestuur  Ledenadministratie • Commissies • Race toercommissie • MTB toercommissie • MTB cliniccommissie • Toertochtencommissie • Kascommissie • Sponsorcommissie • Kledingcommissie • Communicatiecommissie • Overige vrijwilligers Extern • Sponsoren • Verwante verenigingen in andere plaatsen • NTFU • Pers • Inwoners van Almelo en omstreken • Externe relaties De interne doelgroepen zijn beschreven in hoofdstuk 2. De externe doelgroepen zijn hieronder beschreven. Ad. Sponsoren Dit zijn partners die in ruil voor hun naamsbekendheid de vereniging financieel ondersteunen. Ad. Verwante verenigingen in andere plaatsen Dit zijn toerfietsverenigingen binnen dezelfde NTFU regio als ATV Ruiten Drie. Ad. NTFU Wielersportbond NTFU behartigt de belangen van de sportieve racefietser, de mountainbiker en de recreatieve fietser. Ad. Pers De pers zijn de vormen van journalistieke media gericht op het berichten over recente gebeurtenissen aan het publiek. Hieronder vallen onder andere kranten, tijdschriften, journaals (op zowel radio als televisie), nieuwswebsites etc. Ad. Inwoners van Almelo en omstreken Dit zijn alle inwoners van de gemeente Almelo. Binnen deze doelgroep kunnen sub-doelgroepen gedefinieerd worden, zoals sporters, vrouwen, jongeren, senioren etc. Ad. Externe relaties Dit zijn de partners die op een of andere manier structureel of incidenteel verbonden zijn aan de vereniging, b.v. Sportbedrijf Almelo, andere sportverenigingen, adviseurs etc.


Pagina 30 van 49



9.4. Middelen De afgelopen jaren zijn de communicatiemiddelen die ATV Ruiten Drie inzet voor haar communicatie met de tijd meegegaan. Traditionele communicatiemiddelen zoals brieven en het verenigingsblad hebben plaatsgemaakt voor de website en email. Daarnaast wordt er door ATV Ruiten Drie gebruik gemaakt van sociale media zoals Twitter en Facebook. De website en email zijn momenteel de belangrijkste interne en externe communicatiemiddelen. ATV Ruiten Drie beschikt over het merendeel van haar leden over een emailadres en in slechts enkele gevallen wordt er nog schriftelijk gecommuniceerd. Hoewel de website en email fantastische communicatiekanalen zijn hebben deze zo hun beperkingen. Voor beide geldt dat ze minder geschikt zijn voor het snel publiceren van berichten en het bijdragen aan het intensiveren van het contact met leden. Om deze redenen zal ATV Ruiten Drie het gebruik van sociale media zoals Twitter, Facebook, YouTube etc. intensiever inzetten als communicatiemiddel. De inzet van sociale media kan ervoor zorgen dat het contact met de leden binnen ATV Ruiten Drie verder wordt geïntensiveerd. Denk bijvoorbeeld aan: • Een facebookpagina alleen voor leden. Op de facebookpagina kunnen leden op eenvoudige wijze aangeven dat ze komend weekend een toertocht gaan rijden, met de oproep of andere leden meewillen. • Het direct delen van gebeurtenissen met leden. • Het bestuur en commissies de mogelijkheid bieden tot het stellen van vragen (polls). • Het promoten van activiteiten voor leden. • Het extern promoten van evenementen. • Het promoten van sponsoren. • Het plaatsen van filmpjes in plaats van foto's. De intensivering van het gebruik van sociale media als communicatiemiddel, mag er niet toe leiden dat leden van ATV Ruiten Drie die gebruik maken van de meer traditionele communicatiemiddelen niet voldoende op de hoogte gehouden worden. Het is dan ook noodzakelijk om dezelfde informatie via de diverse communicatiekanalen aan de leden van ATV Ruiten Drie aan te bieden, zie figuur 3. De uitdaging hierbij is om de informatie voor de diverse communicatiemiddelen actueel te houden en op elkaar af te stemmen.

Figuur 3, Diverse communicatiekanalen van ATV Ruiten Drie.


Pagina 31 van 49



Er zijn meer dan honderd verschillende communicatiemiddelen bekend. Hieronder zijn de communicatiemiddelen weergegeven die structureel door de vereniging worden ingezet en zijn de communicatiemiddelen die incidenteel worden gebruikt t.b.v. projecten of campagnes buiten beschouwing gelaten:  Website  Nieuwsbrief  Email  Facebook  Twitter  YouTube  Communities  Persberichten  Advertenties  Signing  Vergaderingen en bijeenkomsten Ad. Website Op de website staat de belangrijkste informatie over de vereniging, het bestuur, de commissies, trainingen, sponsoren etc. Vanwege de statische eigenschappen van websites is de website met name gericht op het informeren van externe doelgroepen. Voor de interne doelgroepen voorziet de website alleen in de basis informatie, zoals de jaarkalender en het wegcaptains schema. Daarnaast biedt de website leden de mogelijkheid om wijzigingen t.bv. het lidmaatschap door te geven. Ad. Nieuwsbrief Periodiek verschijnt een nieuwsbrief over actuele zaken van het bestuur. De nieuwsbrief wordt via email gedistribueerd. Ad. Email Via email worden leden op de hoogte gehouden over actuele zaken die binnen de vereniging spelen. De emails kunnen afkomstig zijn van b.v. het bestuur en commissies. Ad. Facebook Facebook is een gratis internetdienst waarbij gebruikers contact met elkaar kunnen maken en houden. Gebruikers kunnen er een persoonlijk profiel samenstellen en informatie en interesses delen. De vereniging beschikt over een interne en externe facebook pagina. De externe is voor iedere gebruiker van facebook beschikbaar en de interne alleen voor leden. De interne facebook pagina zal gebruikt worden voor het vastleggen van foto’s, houden van polls en aankondigen van activiteiten. Ad. Twitter Twitter is een gratis internetdienst waarbij gebruikers elkaar kunnen volgen en op elkaar kunnen reageren. Er kunnen korte berichtjes van maximaal 140 tekens gepubliceerd worden, eventueel aangevuld met een foto of video. De vereniging beschikt over een Twitteraccount en deze heeft als doel om volgers van de vereniging, voorafgaand aan en tijdens activiteiten direct op de hoogte te houden van gebeurtenissen. Ad. YouTube YouTube is een gratis internetdienst waarbij gebruikers de mogelijkheid hebben om filmpjes te publiceren en te bekijken. YouTube zal gebruikt worden voor het plaatsen van filmpjes van b.v. activiteiten, evenementen en toertochten van de vereniging. Ad. Communities Een community is een groep mensen die communiceren en/of samenwerken, met behulp van het internet of een andere informatietechnologie, in plaats van elkaar in levenden lijve te ontmoeten. Een voorbeeld hiervan is het forum van het fietstijdschrift Fiets. Dit forum zal gebruikt worden voor het promoten van toertochten van de vereniging.


Pagina 32 van 49



Ad. Persberichten Een perbericht is een schriftelijk nieuwsfeit waarin een organisatie, bedrijf of persoon in grote kring aandacht probeert te krijgen voor een bepaald standpunt of concreet feit. De vereniging zal bij belangrijke activiteiten, evenementen en gebeurtenissen een persbericht opstellen om zo de lokale media te bereiken. Ad. Advertenties Een advertentie is een publicatie die bedoeld is de lezer ervan te verleiden tot een bepaalde actie. De vereniging zal bij belangrijke activiteiten, evenementen en gebeurtenissen een advertentie plaatsen in het medium dat het beste past bij de doelgroep. Voorbeelden hiervan zijn een advertentie voor een toertocht in de in gedrukte versie van de NTFU Kalender (voorheen TEP) en lokale kranten. Ad. Signing Signing is een reclamedrager in de vorm van belettering van auto’s panden, ramen, deuren, vrachtwagens etc, bedoeld om binnen een zeer korte tijd een boodschap over te brengen. De vereniging gebruikt signing voor het onder de aandacht brengen van de vereniging en sponsoren. Voorbeelden hiervan zijn belettering van de bus en sponsorborden. Ad. Vergaderingen en bijeenkomsten Vergaderingen en bijeenkomsten vormen een belangrijk onderdeel binnen de vereniging en dragen bij aan de informele sfeer en cultuur binnen de vereniging. Voorbeelden hiervan zijn ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen, commissiebijeenkomsten en het NTFU regio overleg. Ad. Informatiepakket In het belang van een optimale informatie aan nieuwe leden wordt een informatiepakket uitgereikt dat o.a. bestaat uit het beleidsplan, het huishoudelijk reglement, de toerfiets gedragsregels, bestelformulier kleding en de NTFU Kalender (voorheen TEP).


Pagina 33 van 49



BIJLAGE A: FUNCTIEOMSCHRIJVING VOORZITTER Functienaam

Voorzitter

Wordt gekozen door

Algemene Leden Vergadering

Wordt vervangen door Secretaris Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  



De voorzitter is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De voorzitter vormt samen met de secretaris, penningmeester, race trainingscoördinator, mtb trainingscoördinator en evenementencoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De voorzitter legt op de algemene ledenvergadering van ATV Ruiten Drie verantwoording af aan de leden.

Hoofdtaken           

Het leiden van bestuursvergaderingen. Het leiden van de algemene ledenvergadering. Verantwoordelijk voor de besluitvorming. Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. Bevordert saamhorigheid binnen vereniging. Zorgt voor een goede interne en externe vertegenwoordiging van het bestuur en de vereniging. Onderhouden van interne en externe contacten. In overleg met de andere bestuursleden beleid bepalen en bijsturen. Het stimuleren van de samenwerking met interne en externe partijen. Bemiddelen en verschillende partijen op één lijn krijgen. Aanjager, inspirator binnen bestuur en de vereniging.

Functie eisen Kennis:  Kennis van de vereniging organisatie structuur.  Kennis van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.  Kennis van en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. Vaardigheden:  Hoofd- en bijzaken onderscheiden (helicopterview).  Goede sociale en contactuele eigenschappen en vaardigheden.  Bestuurlijke ervaring en organisatorische capaciteiten.  Leidinggevende capaciteiten; enthousiasmerend en delegerend leiderschap.  Krachtig gespreksleider in vergaderingen.  Teamworker.  Ervaring met het opstellen van beleidsplannen.


Pagina 34 van 49



BIJLAGE B: FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARIS Functienaam

Secretaris

Wordt gekozen door


Wordt vervangen door Penningmeester Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  



De secretaris is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De secretaris vormt samen met de voorzitter, penningmeester, race trainingscoördinator, mtb trainingscoördinator en evenementencoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De secretaris is verantwoordelijk voor de in- en uitgaande post van het bestuur.

Hoofdtaken               

Het uitschrijven van vergaderingen. Notuleren tijdens vergaderingen. Maken van het jaarverslag. Opstellen van de jaarkalender van de vereniging. Beheert het postadres van de vereniging. Email berichtverkeer beantwoorden. Email berichtverkeer stromen /doorsturen. Onderhoudt contacten met de NTFU. Onderhoudt schriftelijk contact met externe partners. Ondersteunen van commissies in de communicatie. Aanvragen van vergunningen m.b.t. toertochten. Coördinator van bestuursevenementen. Verantwoordelijk voor de archivering van documenten. Het uitnodigingen jaarvergadering jubilea. Het uitnodigingen nieuwjaarsreceptie vrijwilligers.

Functie eisen Kennis:  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis

van van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en tourfietsen. beleidsvorming en administratieve/juridische processen. tekstverwerking en bestandsbeheer/database.

Vaardigheden:  Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden (helicopterview).  Bestuurlijke ervaring.  Goede sociale vaardigheden.  Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.  Accuratesse en stiptheid.  Administratieve ervaring.  Teamworker.


Pagina 35 van 49



BIJLAGE C: FUNCTIEOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER Functienaam

Penningmeester

Wordt gekozen door


Wordt vervangen door Voorzitter Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  



De penningmeester is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De penningmeester vormt samen met de voorzitter, secretaris, race trainingscoördinator, mtb trainingscoördinator en evenementencoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De penningmeester is primair verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging en heeft hiervoor na overleg met overige bestuursleden totale bevoegdheid.

Hoofdtaken                

Opstellen van de begroting. Betalen facturen en declaraties en versturen facturen. Voeren van de boekhouding. Opstellen van de jaarrekening. Beoordelen van budgetten. Beoordelen van begrotingen. Regelen assurantiezaken. Incasseren van de contributie. Verzorgen financiële administratie m.b.t. toeren clubtochten. Voorstellen tot financiële contracten maken en beoordelen. Financiële afwikkeling kledingactiviteiten. Brengt in de bestuursvergadering regelmatig (1 x per kwartaal) rapport uit van de financiële stand van zaken. Coördineert, in overleg met commissies en functionarissen de inkoop van de vereniging. Bewaakt de toegekende budgetten, signaleert afwijkingen t.b.v. de toegekende budgetten en kan voorstellen doen voor tussentijdse wijzigingen. Beheren van de financiële middelen. Aanvragen subsidies.

Functie eisen Kennis:  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis

van van van van van van

en ervaring met financiële administratie. de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en tourfietsen. beleidsvorming en administratieve processen. tekstverwerking en bestandsbeheer/database.

Vaardigheden:  Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden (helicopterview).  Bestuurlijke en beleidsmatige ervaring.  Goede sociale en contactuele vaardigheden.  Accuratesse en stiptheid.  Teamworker.


Pagina 36 van 49



BIJLAGE D: FUNCTIEOMSCHRIJVING RACE TRAININGSCOÖRDINATOR Functienaam

Race trainingscoördinator

Wordt gekozen door


Wordt vervangen door Mtb trainingscoördinator Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  



De race trainingscoördinator is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De race trainingscoördinator vormt samen met de voorzitter, secretaris, penningmeester, mtb trainingscoördinator en evenementencoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De race trainingscoördinator is primair verantwoordelijk voor het beleid van de vereniging ten aanzien van race trainingen en daaraan gerelateerde activiteiten en heeft hiervoor na overleg met overige bestuursleden totale bevoegdheid.

Hoofdtaken              

Zorgdragen voor het goed verlopen van de trainingen. Opstellen van een trainingsrooster. Dienen als aanspreekpunt voor trainers en trainsters. Communiceren van wijzigingen in het trainingsrooster naar de trainers, trainsters en leden. Beantwoorden van vragen m.b.t. de trainingen. Opstellen van een opleidingsplan (b.v. reanimatie, AED, GPS gebruik, NTFU race instructeur). Werven en selecteren van trainers en trainsters. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens trainingen (b.v. naleven gedragsregels op de weg). Dienen als tweede escalatiepunt in geval van misstanden tijdens trainingen. Contact opnemen met leden en andere betrokkenen die tijdens een training verongelukt zijn. Zorgen voor materiaal t.b.v. de trainingen (b.v. GPS, GPS routes, fluitjes etc.). Zorgdragen voor het nakomen van de kledingvoorschriften. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.

Functie eisen Kennis:  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis

van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. trainingsaspecten en trainingsvormen.

Vaardigheden:  Goede sociale en contactuele vaardigheden.  Organisatorische capaciteiten.  Leidinggevende capaciteiten; enthousiasmerend en delegerend leiderschap.  Teamworker.


Pagina 37 van 49



BIJLAGE E: FUNCTIEOMSCHRIJVING WEGKAPITEIN Functienaam

Wegkapitein

Wordt gekozen door


Wordt vervangen door Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  

De wegkapitein is primair verantwoordelijk voor het verzorgen van de reguliere racetrainingen binnen een bepaalde trainingsgroep. De wegkapitein valt onder verantwoordelijkheid van de race trainingscoördinator.

Hoofdtaken          

Zorgdragen voor het goed verlopen van de reguliere trainingen. Bepalen van de route en snelheid. Het bij elkaar houden van de trainingsgroep. Communiceren van wijzigingen in het trainingsrooster naar de race trainingscoördinator. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens trainingen (naleven gedragsregels op de weg). Deelnemers aanspreken op niet gewenst gedrag. Deelnemers aanspreken op niet nakomen kledingvoorschriften. Melden van ongelukken en misstanden aan de race trainingscoördinator. Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens trainingen. Deelnemen aan de eindejaarsevaluatie.


van van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. trainingsaspecten en trainingsvormen. reanimatie, AED, GPS gebruik en GPS routes maken.

Vaardigheden:  Motiveren en enthousiastmeren van sporters.  Een groep leiden en kunnen omgaan met groepsdynamiek.  Grenzen stellen en de situatie kunnen ombuigen.


Pagina 38 van 49



BIJLAGE F: FUNCTIEOMSCHRIJVING RACE INSTRUCTEUR Functienaam

Race instructeur niveau 2 en/of 3

Wordt gekozen door



De race instructeur is primair verantwoordelijk voor het verzorgen van doelgerichte race trainingen en/of race clinics voor een bepaalde trainingsgroep. De race instructeur valt onder verantwoordelijkheid van de race trainingscoördinator.

Hoofdtaken           

Geven van doelgerichte race trainingen en/of clinics voor een bepaalde trainingsgroep. Opstellen en uitvoeren van jaarplannen. Zorgdragen voor het goed verlopen van de doelgerichte race trainingen en/of race clinics. Inventariseren en afstemmen van het programma met de doelgroep. Communiceren van wijzigingen in het trainingsrooster naar de race trainingscoördinator. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens trainingen (naleven gedragsregels op de weg). Deelnemers aanspreken op niet gewenst gedrag. Deelnemers aanspreken op niet nakomen kledingvoorschriften. Melden van ongelukken en misstanden aan de race trainingscoördinator. Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens trainingen. Deelnemen aan de eindejaarsevaluatie.

Functie eisen



Kennis:  Kennis van de vereniging organisatie structuur.  Kennis van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.  Diepgaande kennis van en affiniteit met de wielersport en toerfietsen.  Diepgaande kennis van trainingsaspecten en trainingsvormen, zowel conditioneel als techniek.  Kennis van reanimatie en AED.  Kennis van materiaal, sportvoeding en fietshouding (bikefitting). Vaardigheden:  Motiveren en enthousiastmeren van sporters.  Een groep leiden en kunnen omgaan met groepsdynamiek.  Grenzen stellen en de situatie kunnen ombuigen.


Pagina 39 van 49



BIJLAGE G: FUNCTIEOMSCHRIJVING MTB TRAININGSCOÖRDINATOR Functienaam

MTB trainingscoördinator

Wordt gekozen door


Wordt vervangen door Race trainingscoördinator Verantwoordelijkheden / bevoegdheden  



De mtb trainingscoördinator is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De mtb trainingscoördinator vormt samen met de voorzitter, secretaris, penningmeester, mtb trainingscoördinator en evenementencoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De mtb trainingscoördinator is primair verantwoordelijk voor het beleid van de vereniging ten aanzien van mtb trainingen en mtb trainingen gerelateerde activiteiten en heeft hiervoor na overleg met overige bestuursleden totale bevoegdheid.

Hoofdtaken               

Zorgdragen voor het goed verlopen van de trainingen. Opstellen van een trainingsrooster voor de trainers en trainsters. Opstellen van een activiteitenkalender. Dienen als aanspreekpunt voor trainers, trainsters en activiteitenbegeleiders. Communiceren van wijzigingen in het trainingsrooster en de activiteitenkalender naar de trainers, trainsters en leden. Beantwoorden van vragen m.b.t. de trainingen en activiteiten. Opstellen van een opleidingenplan (b.v. reanimatie, AED, GPS gebruik, NTFU mtb instructeur). Werven en selecteren van trainers, trainsters en activiteitenbegeleiders. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens trainingen en activiteiten (gedragsregels in het veld). Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens trainingen en activiteiten. Contact opnemen met leden en andere betrokkenen die tijdens een training of activiteit verongelukt zijn. Zorgen voor materiaal t.b.v. de trainingen (b.v. GPS, GPS routes, fluitjes, hordes, pionnen etc.). Zorgdragen voor het nakomen van de kledingvoorschriften. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


van van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. trainingsaspecten en trainingsvormen. reanimatie, AED, GPS gebruik en GPS routes maken.



Pagina 40 van 49



BIJLAGE H: FUNCTIEOMSCHRIJVING MTB INSTRUCTEUR Functienaam

MTB instructeur niveau 2 en/of 3

Wordt gekozen door

MTB trainingscoördinator


De mtb instructeur is primair verantwoordelijk voor het verzorgen van doelgerichte mtb trainingen en/of mtb clinics voor een bepaalde trainingsgroep. De mtb instructeur valt onder verantwoordelijkheid van de mtb trainingscoördinator.

Hoofdtaken           

Geven van doelgerichte mtb trainingen en/of clinics voor een bepaalde trainingsgroep. Opstellen en uitvoeren van jaarplannen. Zorgdragen voor het goed verlopen van de trainingen en/of clinics. Inventariseren en afstemmen van het programma met de doelgroep. Communiceren van wijzigingen in het trainingsrooster naar de mtb trainingscoördinator. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens trainingen (naleven gedragsregels in het bos). Deelnemers aanspreken op niet gewenst gedrag. Deelnemers aanspreken op niet nakomen kledingvoorschriften. Melden van ongelukken en misstanden aan de mtb trainingscoördinator. Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens trainingen. Deelnemen aan de eindejaarsevaluatie.

Functie eisen



Kennis:  Kennis van de vereniging organisatie structuur.  Kennis van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.  Diepgaande kennis van en affiniteit met de mtb sport en toerfietsen.  Diepgaande kennis van trainingsaspecten en trainingsvormen, zowel conditioneel als techniek.  Kennis van reanimatie en AED.  Kennis van materiaal, sportvoeding en fietshouding (bikefitting). Vaardigheden:  Motiveren en enthousiastmeren van sporters.  Een groep leiden en kunnen omgaan met groepsdynamiek.  Grenzen stellen en de situatie kunnen ombuigen.


Pagina 41 van 49



BIJLAGE I: FUNCTIEOMSCHRIJVING EVENEMENTENCOÖRDINATOR Functienaam

Evenementencoördinator

Wordt gekozen door





De evenementencoördinator is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het beleid binnen de vereniging. De evenementencoördinator vormt samen met de voorzitter, secretaris, penningmeester, mtb trainingscoördinator en race trainingscoördinator het bestuur van de vereniging en heeft uit dien hoofd alle bevoegdheid wat van belang is voor de vereniging. De evenementencoördinator is primair verantwoordelijk voor het beleid van de vereniging ten aanzien van toeren clubtochten en heeft hiervoor na overleg met overige bestuursleden totale bevoegdheid.

Hoofdtaken                

Zorgdragen voor het goed verlopen van de toeren clubtochten. Opstellen van een toeren clubtochten kalender. Dienen als aanspreekpunt voor de organisatoren van toeren clubtochten. Vertegenwoordigen van de vereniging m.b.t. toeren clubtochten (b.v. NTFU regio overleg). Communiceren van wijzigingen in de kalender naar de leden. Beantwoorden van vragen m.b.t. de toeren clubtochten. Opstellen van een opleidingenplan (b.v. draaiboekmaken). Organisatoren van toeren clubtochten ondersteunen in het werven en selecteren van vrijwilligers. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens de toeren clubtochten (b.v. EHBO). Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens toeren clubtochten. Contact opnemen met leden en andere betrokkenen die tijdens een toer- of clubtocht verongelukt zijn. Beheren van de bus (b.v. onderhoud, APK, tanken etc.). Zorgen voor materiaal t.b.v. toeren clubtochten (b.v. pijlen, borden etc.). Opstellen van een materiaalplan t.b.v. nieuw aan te schaffen materiaal. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.

Functie eisen Kennis:  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis

van van van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. beleidsvorming en administratieve processen. tekstverwerking. GPS gebruik en GPS routes maken.



Pagina 42 van 49



BIJLAGE J: FUNCTIEOMSCHRIJVING TOERTOCHTCOORDINATOR Functienaam

Toertochtcoördinator

Wordt gekozen door

Evenementencoördinator


De toertochtcoördinator is primair verantwoordelijk voor het verzorgen van een bepaalde toer- of clubtocht. De toertochtcoördinator valt onder verantwoordelijkheid van de evenementencoördinator.

Hoofdtaken             

Zorgdragen voor het goed verlopen van de toer- of clubtocht. Bepalen van de route. Werven en selecteren van vrijwilligers. Coördineren van de vrijwilligers. Beantwoorden van vragen m.b.t. de toer- of clubtocht. Opstellen van een draaiboek. Aanvragen van vergunningen i.s.m. evenementencoördinator en secretaris. Waarborgen veiligheidsaspecten tijdens de toer- of clubtocht (b.v. EHBO). Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens de toer- of clubtocht. Melden van ongelukken en misstanden aan de evenementencoördinator. Dienen als eerste escalatiepunt in geval van misstanden tijdens de toer- of clubtocht. Organiseren van een evaluatie. Opstellen evaluatieverslag.


van van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. en affiniteit met de wielersport en toerfietsen. tekstverwerking. GPS gebruik en GPS routes maken.



Pagina 43 van 49



BIJLAGE K: FUNCTIEOMSCHRIJVING LEDENADMINISTRATEUR Functienaam

Ledenadministrateur

Wordt gekozen door

Bestuur


De ledenadministrateur valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De ledenadministrateur is primair verantwoordelijk voor het administreren van alle leden en vrijwilligers.

Hoofdtaken             

Aanmelden, afmelden en muteren van leden en vrijwilligers in de verenigingsadministratie. Aanmelden, afmelden en muteren van (actieve) leden in de NTFU verenigingsadministratie. Aanleveren van gegevens aan de penningmeester t.b.v. inning contributiegelden. Administreren van incasso machtigformulieren. Verstrekken van NTFU fietskaarten aan de leden. Bijhouden van een ledenarchief. Algemene vragen van potentiële leden of leden beantwoorden. Leden informeren m.b.t. rechten en plichten (b.v. huishoudelijk reglement). Overzichten samenstellen t.b.v. bestuur, commissies, trainers, nieuwsbrieven, website etc. Onderhouden en/of verbeteren van inschrijfformulieren. Onderhouden en/of verbeteren mutatieformulieren. Verbeteringen en/of aanvullingen t.b.v. administratieve procedures en regelingen. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.

Functie eisen Kennis:  Kennis  Kennis  Kennis  Kennis

van van van van

de vereniging organisatie structuur. de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. administratieve processen. tekstverwerking en bestandsbeheer/database.

Vaardigheden:  Nauwkeurig en zorgvuldig.  Verantwoordelijkheidsgevoel.  Zelfstandig.


Pagina 44 van 49



BIJLAGE L: TAKEN ACTIVITEITENCOMMISSIE Functienaam

Activiteitencommissie

Wordt gekozen door

Bestuur


De activiteitencommissie valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De activiteitencommissie is primair verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten binnen de vereniging die aansluiten en voorzien in de behoeften van één of meerdere doelgroepen.

Hoofdtaken        

Bedenken en organiseren van activiteiten voor leden, die aansluiten bij één of meerdere doelgroepen. Maken van promotie, uitnodigingen en aankondigingen voor de activiteit. Afspraken maken met derden (b.v. locatie waar de activiteit plaatsvind, catering, gastsprekers en uitvoerder workshop). Maken van een kostenbegroting per activiteit ter goedkeuring door bestuur. Opstellen van een jaarkalender met alle te organiseren activiteiten. Verslag doen van de activiteit via diverse media van de vereniging. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


Pagina 45 van 49



BIJLAGE M: TAKEN COMMUNICATIECOMMISSIE Functienaam

Communicatiecommissie

Wordt gekozen door

Bestuur


De communicatiecommissie valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De communicatiecommissie is primair verantwoordelijk voor het stroomlijnen en bevorderen van zowel de communicatie binnen de vereniging, als de communicatie naar buiten.

Hoofdtaken          

Inrichten en onderhouden van diverse media (Twitter, Facebook, YouTube en communities etc). Creëren en geschikt maken van aangeleverde content voor de diverse media. Het up-to-date houden van de diverse media. Bewaken van de consistentie tussen de diverse media. Het levendig houden van de communities. Het promoten van evenementen op de diverse media. Het promoten van sponsoren op de diverse media. Afstemmen en overleggen met de andere media verantwoordelijken. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


Pagina 46 van 49



BIJLAGE N: TAKEN KLEDINGCOMMISSIE Functienaam

Kledingcommissie

Wordt gekozen door

Bestuur


De kledingcommissie valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De kledingcommissie is primair verantwoordelijk voor de alle kleding binnen de vereniging.

Hoofdtaken           

Selecteren van een kledingleverancier. Werven van sponsoren i.s.m. de sponsorcommissie. Maken van een kledingontwerp. Informeren van het bestuur m.b.t. voortgang, keuzes en afspraken. Organiseren van bestelrondes (passessies, bestelformulieren, bestellen, uitdelen etc.). Beheren van de voorraad. Onderhouden van relaties met sponsoren. Informeren van de penningmeester over de te innen kleding- en sponsorgelden. Toezicht houden op en zorg dragen voor, afspraken voortkomend uit sponsorovereenkomsten. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


Pagina 47 van 49



BIJLAGE O: TAKEN SPONSORCOMMISSIE Functienaam

Sponsorcommissie

Wordt gekozen door

Bestuur


De sponsorcommissie valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De sponsorcommissie is primair verantwoordelijk voor de werving en het relatiebeheer van de sponsoren en de coördinatie van de sponsoring binnen de vereniging.

Hoofdtaken            

Jaarlijks opstellen van een sponsorplan, indusief begroting. Onderhouden en ontwikkelen van sponsormogelijkheden binnen de vereniging. Coördinatie van sponsoring binnen de vereniging. Werving van sponsoren. Ondersteunen van de commissies bij de werving van sponsoren. Onderhouden van relaties met sponsoren. Informeren van de penningmeester over de te innen sponsorgelden. Toezicht houden op de sponsoruitingen (bus, nieuwsbrief, website, toertochten etc.). Archiveren en beheren van sponsorcontracten. Toezicht houden op en zorg dragen voor, afspraken voortkomend uit sponsorovereenkomsten. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


Pagina 48 van 49



BIJLAGE P: TAKEN VEILIGHEIDSCOMMISSIE Functienaam

Veiligheidscommissie

Wordt gekozen door

Bestuur


De veiligheidscommissie valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De veiligheidscommissie is primair verantwoordelijk voor het bevorderen van het veilig beoefenen van de toerfietssport binnen de vereniging.

Hoofdtaken       

Dienen als adviseur m.b.t. veiligheidsaspecten binnen de vereniging. Ontwikkelen veiligheidsbeleid en opstellen van een veiligheidsplan. Ondersteunen van de commissies m.b.t. veiligheidsaspecten. Onderhouden van relaties m.b.t. veiligheid met andere partijen (NTFU, andere verenigingen, etc). Registreren van incidenten en ongevallen, waarbij aan de hand van de bevindingen zo nodig advies wordt uitgebracht aan het bestuur of commissies met als doel om herhaling van een soortgelijk ongeval te voorkomen. Organiseren van een eindejaarsevaluatie. Opstellen eindejaarsevaluatie verslag.


Pagina 49 van 49

Beleidsplan Een toertocht naar de toekomst

Recommend Documents