September 2013 Verslag van de werkzaamheden van het ad‐interimbestuur maart‐oktober 2013 Voorstellen voor de toekomst
Een wending naar de toekomst 1. Inleiding De Algemene Ledenvergadering van vrijdag 1 maart 2013 riep een ad‐interimbestuur in het leven met de volgende opdracht: “Kortom, een slagvaardig bestuur is nodig, van bv 3 personen met op de achtergrond een raad van advies die 2 maal per jaar bijeenkomt. Een interim bestuur kan deze zaken uitzoeken en in september op een extra ALV kan dan een vast bestuur benoemd worden. De vragen die tellen zijn: a. Wat wil je als vernieuwing inzetten, b. wat is daarvoor nodig, c. bij voorkeur vooral jonge mensen(!), d. bevindingen van de enquête meenemen, e. rooster van aftreden. Er heeft zich inmiddels een aantal mensen bereid verklaard in het interim‐bestuur zitting te nemen: Trees Versteegen, Mathilde van Dijk en Arine Benschop. Ineke van Keulen en Anne‐Mareike Wetter (als excuus jongere) zijn bereid te helpen bij de overdracht. Dit interim bestuur onderzoekt genoemde vragen. Het moet vooral geen ´oude dames´ bestuur worden. Besluit: Het interim bestuur wordt benoemd, met als taak een begroting op te stellen, de e‐mail en het archief te regelen, een takenpakket met begroting te maken voor een mogelijk in te huren zzp‐er, het werkgeverschap van de UU wordt opgeheven, nadruk komt op de netwerkfunctie. Een voorstel voor een nieuw bestuur met takenpakket wordt aan de extra ALV in september voorgelegd. De accreditatie van de OPP moet in het pakket worden gewaarborgd. De website moet zolang aangehouden worden.
Het ad‐interimbestuur is zowel druk geweest met het op orde brengen van de organisatie van het IWFT, als met het overdenken van eventuele vernieuwingen, verjonging en organisatie‐ mogelijkheden in de nabije toekomst. In twee delen doen we hiervan verslag. Het eerste deel betreft het op orde brengen van de interne organisatie. In deel twee volgt een aantal voorstellen en aanbevelingen voor een toekomstig bestuur. Belangrijke inspiratiebron was de enquête onder de leden. Het huidige IWFT heeft voldoende leden, het kent – zo bleek uit de enquête ‐ een grote betrokkenheid enerzijds, maar een passief verenigingslidmaatschap anderzijds. Ledenvergaderingen en evenementen worden spaarzaam bezocht. Uit de enquête blijkt dat de leden het inhoudelijke belang van het IWFT groot achten, maar in geringe mate bereid of in staat zijn tot activiteit. Verder waarderen ze de informatievoorziening door de website en via de IWFT‐e‐mails. De OPP valt op als goed draaiend netwerk binnen het IWFT en functioneerde daardoor ook bij veel van de besprekingen van het interim‐bestuur als model. Jaarlijks wordt één activiteit georganiseerd: de OPP‐week. Deze wordt zeer goed bezocht en hoog gewaardeerd. Een van de redenen voor het succes van de OPP is vermoedelijk dat de leden zich duidelijk met hetzelfde soort werk bezig houden: onderzoek. De gedeelde ervaring van het functioneren als onder‐ zoekster maakt het hen mogelijk elkaar te ondersteunen. 1
2. Het op orde brengen van de interne organisatie Mede doordat de IWFT‐medewerkersplaats bij de Universiteit van Utrecht niet gecontinueerd wordt, moesten er veel praktische zaken geregeld worden. Hiermee heeft vooral penning‐ meester Arine Benschop zich beziggehouden. De volgende taken werden uitgevoerd: Zij had overleg met de voorzitter en de penningmeester van de Stichting Catharina Halkesfonds. Dat had te kennen gegeven door de toegenomen kosten de medewerkersplaats niet meer op dezelfde wijze te kunnen en willen financieren. Het Halkesfonds blijft werkzaamheden die tot de kerntaak van het IWFT behoren financieel steunen. Voor de toekomst is afgesproken dat in een jaarlijks overleg tussen (een afvaardiging van) de beide besturen wordt besproken om welk bedrag het voor dat jaar gaat. Voor 2013 betaalt het Halkesfonds een zzp‐er die de website kan onderhouden. Trees van Montfoort vervult deze functie in 2013, op tijdelijke basis. Zij houdt de nieuwsgaring en ‐verspreiding op de website bij, binnen de bestaande kaders van de huidige website. Daarnaast verstuurt zij de IWFT update‐e‐mails. Arine verzorgde de verzending van de uitnodigingen voor de Catharina Halkeslezing, een taak die in het verleden door de medewerkster van het IWFT werd verzorgd. Via Arine werd de versturing van de Jaarbrief van het Halkesfonds uitbesteed aan een student. Er is een begroting opgesteld voor 2013. De jaarrekening van 2012 werd met goedkeuring van de kascommissie herzien, zodat via de balans uitgaven betreffende 2012 die in 2013 gedaan zijn toch ten laste van 2012 komen. Ook de contributie‐inkomsten 2012 uit de 1e ronde automatische incasso zijn zo ten goede van 2012 gekomen. Het aantal rekeningen werd teruggebracht tot 1 betaalrekening en 2 spaarrekeningen. Het IWFT staat er financieel gezond voor. De bestuurswijzigingen werden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel en de rekeningen van het IWFT. De formele banden met de Universiteit Utrecht (UU) werden opgezegd. Het oude UU‐ emailadres van het IWFT geeft een automatisch antwoord dat de mail niet meer gelezen wordt en wat de nieuwe emailadressen zijn. Vanwege de aanwezigheid van een UU‐medewerkster in het bestuur heeft het IWFT nu nog toegang tot het oude UU‐emailadres. Wanneer zij op 12 oktober aftreedt, is dit niet meer het geval. De nieuwe e‐mailadressen zijn gekoppeld aan de domeinnaam van de IWFT‐website. Verwijzingen naar mailadressen op de website zijn aangepast. Aan alle leden die nog niet per automatische incasso betaalden is in augustus een mailing uitgegaan met een overzicht van (achterstallige) contributiebetaling sinds 2009 om aan te dringen op een machtiging. De leden van het bestuur vertegenwoordigden het IWFT op de lustrumviering van de werkgroep Womanistische theologie, de studiedag voor Riet Bons‐Storm op de Rijksuniversiteit Groningen, ‘Vrouwen in dialoog’, en bij de Halkeslezing. 3. Vooraf 3.1. Raadpleging jonge vrouwen Gezien de opdracht van de ALV en in vervolg op de eerder genoemde enquête onder de leden van het IWFT heeft het ad‐interimbestuur aan potentiële jonge (niet)‐leden gevraagd naar hun behoefte inzake religie en gender. Dit onder verwijzing naar de website. 2
“Eén van onze vragen is wat de meerwaarde is/zou kunnen zijn van een netwerk dat, zoals het IWFT, echt als vereniging georganiseerd is, ipv de meer informele en/of digitale netwerken die iedereen toch al wel heeft. Zou dat hem zitten in activiteiten (studiedagen, 'gender‐café's', retraites, ...), of in het aan elkaar linken van bijvoorbeeld aanstormend talent (of dat nou in de wetenschap of in de kerk of soortgelijke organisatie is) aan iemand met meer ervaring op dat gebied, of in de functie van spreekbuis m.b.t. onderwerpen waarop volgens ons kritisch gereflecteerd moet worden, of...? En via welke kanalen moeten we communiceren om de vergrijzing een halt toe te roepen? Moeten we met z'n allen op facebook en twitter? Hoe groot schat jij de bereidheid van mensen zoals jezelf in om bijvoorbeeld ook actief te posten en met elkaar in gesprek te gaan op een facebook‐pagina van het IWFT? Of moeten we juist onze kracht zoeken in het echt persoonlijke contact?”
De geraadpleegde vrouwen gaven weer waar hun eigen behoeftes lagen op het gebied van onderzoek naar religie en gender en becommentarieerden anderzijds het IWFT en haar middelen. Om met het laatste te beginnen: de respondentes vinden de doelgroep(en) van het IWFT onduidelijk ; het IWFT was bij hen onbekend; het IWFT heeft een (te?)christelijke uitstraling ; de website werd onaantrekkelijk bevonden; een ander bezwaar was dat de verbinding met andere websites ontbreekt; suggestie om ook via andere social media te communiceren: facebook, blogs, twitter. De jonge vrouwen gaven ook hun eigen behoeften aan: ondersteuning bij de eigen professionele loopbaan, bijvoorbeeld in de vorm van een soort mentoraat; gebruik maken van deskundigheden van andere leden. 3.2. Gevolgen van het verdwijnen van de medewerkstersplaats De taken waarvan in het verleden verwacht werd dat de vaste medewerkster ze uitvoerde, zullen in de toekomst deels bij het bestuur komen te liggen en deels door zzp‐ers, uitzendkrachten of vrijwillig/st/ers gedaan moeten worden. Dit vereist een bestuur dat, meer dan vroeger noodzakelijk was, bij de dagelijkse gang van zaken betrokken is. 4. Voorstellen en aanbevelingen: Faciliteren, niet organiseren 4.1. Faciliteren, niet organiseren Het ad‐interimbestuur concludeert dat het IWFT vooral de netwerkfunctie zou moeten versterken door faciliteiten te bieden waardoor mensen elkaar kunnen vinden. Het koppelen van jonge vrouwen aan ervaren oudere leden heeft prioriteit. De leden die de OPP‐week organiseren moeten op praktische ondersteuning kunnen rekenen. In het digitale tijdperk waarin mensen ook nog weinig tijd hebben, is inzetten op de social media, de website en de tweewekelijkse IWFT‐e‐mails belangrijker dan het organiseren van studiedagen of andere bijeenkomsten. Voor dat laatste kan aansluiting gezocht worden bij verwante organisaties wanneer deze iets dergelijks organiseren. Ook de jaarlijkse ALV biedt de mogelijkheid er – zonder veel extra organisatie – een (bescheiden) event aan te koppelen. Het blijft zeer wenselijk dat het IWFT bijdragen levert aan het openbare debat over gender en religie. Dit is goed te combineren met de inzet op sociale media en de website. Omdat mensen zich in deze tijd makkelijker binden aan projecten dan aan organisaties moeten ook niet‐leden gebruik kunnen maken van de meeste faciliteiten die het IWFT biedt. In de volgende paragrafen worden hiertoe praktische voorstellen gedaan. Het ad‐interim‐ bestuur realiseert zich terdege dat alleen faciliteren toch ook betekent dat er veel werk verzet 3
moet worden. Een bestuur van vijf personen is daarvoor noodzakelijk. Indien het niet mogelijk blijkt zo’n bestuur met ook jonge leden te vinden, moeten de ambities drastisch bijgesteld worden. Het IWFT wordt dan een old girls’ network. Een kleiner bestuur met een betaalde webredacteur zorgt in dat geval dat de website en IWFT‐e‐mails blijven functioneren en dat het voortbestaan van de OPP‐week gegarandeerd is. Binnen dat bestuur kan besloten worden of onderdelen van onderstaande aanbevelingen stapje voor stapje toch worden uitgevoerd. Daarbij zou dan prioriteit gegeven moeten worden aan het mentoraat omdat dit een goede aanzet is tot vernieuwing. 4.2. Wat is het IWFT? Op de website staan aard en doel van het IWFT nu als volgt beschreven: Het IWFT Expertisenetwerk Gender en Religie is een landelijke organisatie van en voor: studenten die geïnteresseerd zijn in gender en religie docenten werkzaam op het gebied van gender en religie onderzoekers die zich verdiepen in gender en religie mensen werkzaam op kerkelijk en/of maatschappelijk terrein voor wie het Expertise‐ netwerk Gender en Religie van belang is. Het IWFT Expertisenetwerk Gender en Religie biedt een plaats waar geschoolde of zich scholende mensen op het gebied van gender en religie elkaar kunnen ontmoeten voor uitwisseling, ondersteuning en stimulering. Welkom zijn mensen die theologie studeren, gestudeerd hebben of die op grond van haar werkzaamheden betrokken willen zijn bij het IWFT Expertisenetwerk Gender en Religie. Voorstel: Het IWFT is een organisatie van professionals en aspirant‐professionals op het gebied van gender en religie. Doelstellingen zijn: elkaar ondersteunen en stimuleren bij werk op gebied van onderzoek en onderwijs en andere functies waarbij expertise op het gebied van gender en religie gewenst is; onze expertise inzetten voor bijdragen aan debatten over gender en religie in de maatschappij, wetenschap en religieuze organisaties. 4.3. Welke organisatievorm? De vraag is gerechtvaardigd of het IWFT een vereniging moet blijven of niet beter een stichting zou kunnen worden, omdat lidmaatschap een drempel kan zijn voor (jonge) geïnteresseerden. Ook de bestaande leden zijn voor een groot deel slapend of consumptief. Een stichting als organisatievorm zou logisch zijn als het IWFT nu opgericht zou worden, maar gezien de bestaande situatie heeft veranderen op dit moment geen voordelen. De bestaande leden vormen een goede basis, zowel inhoudelijk (betrokken leden) als op financieel gebied (alle leden). Hiermee heeft het IWFT een natuurlijke, democratische achterban. De voordelen die een stichting oplevert zoals meer mogelijkheden voor incidentele betrokkenheid en donaties kunnen ook binnen een vereniging gerealiseerd worden. Juridisch gezien is er wat betreft aansprakelijkheid van bestuursleden geen verschil tussen een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een stichting.
4
Voor de financiële basis van een stichting moeten inkomsten geworven worden in de vorm van donaties van particulieren en bijdragen van fondsen bij speciale gelegenheden. De stichting dient aangemerkt te worden als ‘Algemeen nut beogende instelling’ of ‘Sociaal belang beogende instelling’ om belastingvrije donaties te kunnen ontvangen. Hieraan is allerlei regelgeving verbonden, vooral wat betreft verantwoording van gevoerd inhoudelijk en financieel beleid via de website. Het verwerven van inkomsten zou het takenpakket van het bestuur aanzienlijk uitbreiden. 4.4. Voor wie is het IWFT? Het bestuur stelt voor de doelgroep te verbreden tot: Wetenschappers op het gebied van gender en religie, dus niet alleen theologen en godsdienstwetenschappers, maar bijvoorbeeld ook historici, sociologen enzovoorts; Docenten op het gebied van gender en religie; HBO en WO‐studenten op dit terrein; Mensen werkzaam op kerkelijk, religieus en/of maatschappelijk terrein voor wie het Expertisenetwerk Gender en Religie van belang is. IWFT‐leden kunnen: zich abonneren op de tweewekelijkse IWFT‐e‐mails; het IWFT volgen via social media en er iets op plaatsen; gebruik maken van de mentoraatskoppeling tussen oudere en jongere leden; deelnemen aan de OPP‐week. Daarnaast worden de activiteiten van de IWFT gedeeld met belangstellenden. Die kunnen: zich abonneren op de tweewekelijkse IWFT‐e‐mails; IWFT volgen via social media en er iets op plaatsen bij lidmaatschap van de facebook‐groep; met een (hogere) entreeprijs deelnemen aan eventuele bijeenkomsten. 4.5. Hoe? OPP en OPP‐week blijven faciliteren. Het in stand houden van de OPP is een kerntaak van het IWFT. We bevelen aan: De OPP te laten accrediteren zodat leden kosten kunnen declareren bij werkgevers of studiepunten kunnen verzamelen. Studenten en promovendae korting te geven op het deelnamebedrag. Verbinden van leden in de vorm van een mentoraat van bijvoorbeeld een meer ervaren pastor aan een jongere, of een oudere wetenschapster aan een jongere. Stimuleren dat deze koppels deelnemen aan de OPP‐week. Niet‐leden die willen deelnemen aan de OPP of gebruik willen maken van het mentoraat betalen daarvoor (extra) het bedrag van 1 jaarcontributie. Voor bovengenoemde korting moet men echt lid worden. Faciliteren van netwerkactiviteiten, vooral van de OPP‐week. Aanleggen van een deskundigenbank, zodat leden en buitenstaanders elkaar kunnen vinden. Actief worden op social media zoals LinkedIn, Facebook en Twitter. Doorgaan met verspreiding nieuws via e‐mail. Faciliteren work in progress op de ALV. Tijdens de jaarvergadering ruimte bieden aan jonge onderzoeksters om hun werk te presenteren. Dit deel zou eventueel ook voor niet‐leden toegankelijk kunnen zijn. 5
Website actueel houden door: o Agenda‐items en info over vacatures en benoemingen o Vragenrubriek; of iets als ‘de vraag van de week’ met commentaar van een lid o Columns van leden en eventueel gasten over actuele onderwerpen o Recensies van spraakmakende boeken o Dit alles ondersteund door nieuw design van de website Over wenselijkheid van continuering van de halfjaarlijkse nieuwsbrief die aan sommige leden nog op papier wordt gestuurd, heeft het ad‐interimbestuur nog niet gesproken. (Er zijn de afgelopen tijd 2 verzoeken om die papieren nieuwsbrief binnengekomen.) De sterke kant van de OPP is dat het een verzameling is van vrouwen met gedeelde ervaringen. Wellicht zouden soortgelijke bijeenkomsten voor andere groepen binnen de IWFT gefaciliteerd kunnen worden.
4.7. De netwerkfunctie uitbreiden contact leggen met en linken aan andere netwerken met connectie tussen gender en religie: b.v. Eva en Al Nisa; pro‐actiever zijn bij het leggen van contacten met professionals uit andere disciplines dan theologie en godsdienstwetenschap die zich met gender en religie bezighouden. 4.8. Welke personele invulling past hierbij? Naast het vrijwillige bestuur zijn er betaalde krachten, stagiaires en vrijwilligers nodig. Het bestuur bestaat idealiter uit vijf personen: Voorzitter Penningmeester Secretaris Lid met als taak ‘matching’ Lid met als taak publiciteit via de social media en de website Zie voor een indruk van de bijbehorende taken de bijlage. 5. Tot slot Het huidige ad‐interimbestuur treedt voltallig af. Enkele van haar leden zijn, afhankelijk van de gekozen koers, herbenoembaar. We hebben het met plezier gedaan en zijn benieuwd naar het oordeel van de leden. September 2013 Ad‐interimbestuur: Arine Benschop Mathilde van Dijk Ineke van Keulen Trees Versteegen Anne‐Mareike Wetter
6
September 2013 Verslag van de werkzaamheden van het ad‐interimbestuur maart‐oktober 2013 Voorstellen voor de toekomst
De nieuwe organisatie van het IWFT Bijlage bij ‘Een wending naar de toekomst’ 1. Bestuursleden We raden aan bestuursleden te benoemen die beschikken over een aantal basisvaardigheden: Iedereen: in staat en bereid te zijn te werken met Word en de IWFT‐Dropbox. De penningmeester in staat en bereid te zijn te werken met Excel. Het lid met als taak publiciteit via de social media en de website heeft een flinke dosis digitale handigheid nodig. Verder verdient het aanbeveling te zorgen voor diversiteit in het bestuur, bijvoorbeeld door te kiezen voor: Leden uit verschillende werkvelden, b.v. wetenschap, pastoraat enzovoorts. Een evenwichtige leeftijdsopbouw van het bestuur. Diversiteit met betrekking tot religieuze affiliatie. We adviseren uit te gaan van vijf bestuursleden. Binnen het bestuur kunnen de taken vanzelfsprekend in overleg anders verdeeld worden dan hieronder aangegeven. Voorzitter o Contacten met verwante organisaties, contact met Halkesfonds, bijeenroepen en agenda’s vergaderingen, eindverantwoordelijk voor organisatie event gekoppeld aan ALV, 2e gemachtigde op rekeningen. Penningmeester o Begroting en jaarrekening, contracten betaalde krachten, boekhouding, 1e gemachtigde op rekeningen, betalingen en inningen, contributiedeel leden‐ administratie, digitale archivering financiële administratie in Dropbox; contact met Halkesfonds. Secretaris o Bijeenroepen, agenda’s en verslagen vergaderingen; jaarverslagen; leden‐ en contactenadministratie incl. php‐list; up‐to‐date houden inschrijving kamer van koophandel; up‐to‐date houden vermeldingen IWFT in naslagwerken/op naslagwebsites; regelen vergaderruimte; post‐ en vestigingsadres; ingekomen en uitgaande post; afhandelen mail die binnenkomt op
[email protected]; digitale archivering in Dropbox; aanvulling van het archief bij Atria; twee keer per jaar samenstellen en versturen (deels per post) van de IWFT Nieuwsbrief. 7
Lid met als taak ‘matching’ o Bemiddelen van de totstandkoming van mentoraat tussen leden onderling en van leden met niet‐leden op grond van de verzamelde info over hun deskundigheid. o Contact met organisatie OPP in verband hiermee. o Begeleiden van degene die de deskundigenbank aanlegt. o Matchen van vragen van buiten met relevante IWFT‐leden. Lid met als taak publiciteit via de social media en de website o Aansturing van en overleg met de webredacteur en de netwerkster social media; in samenwerking met hen leden en indien gewenst niet‐leden aanzoeken om een bijdrage te leveren aan het openbare debat over gender en religie, bijvoorbeeld in de vorm van een Blog, twitter, of een column op de website. o Toegangsbeheer van alle digitalia van het IWFT; actueel houden van overdrachts‐ document digitalia; contact met webhosting bedrijf. o Begeleiding van stagiaires en vrijwilligers die hieraan bijdragen (zie onder).
2. Betaalde krachten Webredacteur (betaald, zzp‐er of uitzendkracht) o Materiaal voor de website verzamelen, redigeren en erop plaatsen; afhandelen wat binnenkomt op
[email protected]; versturen van (minimaal) tweewekelijkse IWFT‐e‐mails ter attendering op nieuwe informatie op de website; archiveren hiervan; bijhouden van de deskundigenbank. o Trees van Montfoort doet dit werk als zeer ervaren kracht in 10 uur per maand. Administratieve kracht(en) voor incidentele werkzaamheden (betaald) o Bijvoorbeeld bij vacatures in het bestuur, m.n. penningmeester en secretaris; voor eenmalige administratieve klussen zoals het aanleggen van de deskundigenbank; ter ondersteuning van de OPP‐week. 3. Vrijwilligers en Stagiares Netwerkster social media (b.v. stagiaire, vrijwilligster met vrijwilligersvergoeding) o Taken: contacten via social media uitbreiden; nieuwtjes van de website verspreiden; bijdragen over actuele zaken (helpen) verzamelen en verspreiden; mail van
[email protected] afhandelen. o Bijvoorbeeld een master student in het Groningse honours college. Zij moeten een zogenoemd ‘leadership lab’ doen. Ook voor ‘gewone’ masterstudenten zou het aantrekkelijk zou kunnen zijn. Organisatoren event gekoppeld aan ALV (vrijwillig) o Met de expliciete opdracht een bepaald aantal jonge vrouwen te trekken en een programma te bieden dat ook voor de bestaande leden interessant is.
8
