Bedrijfsplan FUMO. Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing 27 januari Concept Ter Informatie

NB: de cijfers in dit plan zijn gebaseerd op gegevens die zijn ontvangen tot 26 januari 2012 12.00u. Aanpassingen aan de gegevens die later zijn binnengekomen, kunnen de resultaten in dit plan beïnvloeden.

Bedrijfsplan FUMO Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing 27 januari 2012 Concept – Ter Informatie

Bedrijfsplan FUMO

Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Kernteam Bedrijfsplan FUMO Fryslân, 27 januari 2012 583686/LDB/RGO

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding Doel bedrijfsplan FUMO Achtergrond Totstandkoming bedrijfsplan Leeswijzer

1 1 2 3 4

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Typering van de FUMO Takenpakket Kwaliteit Prijs-kwaliteitverhouding Backoffice organisatie Eén organisatie Eén vestigingslocatie Toekomstige ontwikkelingen

5 5 6 6 7 7 7 7

3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5

Taken en benodigde formatie Inleiding Taken die worden ondergebracht in de FUMO Benodigde formatie FUMO Inrichtingen die worden ondergebracht in de FUMO Consequenties overdracht van provincie naar gemeenten Benodigde formatie primair proces Benodigde formatie overhead Totaal benodigde formatie FUMO

9 9 9 10 10 11 12 13 13

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7

Besturing Samenwerkingsmodel: Openbaar Lichaam Bevoegdhedenstructuur Stemverdeling en besluitvorming Eigenaarschap Opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap Gelijkwaardige relatie Sturen op outcome, afrekenen op output. Samenwerking beleid en uitvoering Samenwerking met (keten)partners Wetterskip Fryslân Openbaar Ministerie Fries Handhavingsoverleg Rijkstaken Klachtendienst Brandweer Brancheorganisaties bedrijfsleven

14 14 14 15 16 16 16 16 17 17 18 18 19 19 19 20 20

4.6.8

Overige samenwerking

20

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.9.1 5.9.2 5.9.3 5.9.4 5.9.5

Organisatie Inleiding Organisatiestructuur PIOFACH Procesbeschrijving op hoofdlijnen Frontoffice en backoffice Kwaliteit van de organisatie Planning en control Werklocaties Huisvesting Benodigd bruto vloeroppervlak B-locatie Huur pand met 5-jaarscontract Persoonlijke standaarduitrusting Werkplekken

21 21 21 23 23 27 28 29 30 31 31 32 32 32 32

Personeel Sociaal Beleidskader (VNG & IPO) Sociaal Plan Fryslân Medezeggenschap

34 34 35 37 39 39 40 42

7.2.4 7.3 7.4 7.5

ICT Inleiding Blauwdruk van de FUMO en gezamenlijke informatievoorziening Onderdeel A: (VTH)Proces applicatie FUMO Onderdeel B: Informatie-uitwisseling FUMO en bevoegde gezagen en Ketenpartners Onderdeel C: Aanpassingen Lokale informatievoorziening van bevoegde gezagen Onderdeel D: ICT-ondersteuning secundaire processen FUMO Vervolgstappen Planning en risico’s Kosten

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.4.1 8.4.2 8.4.3

Financiën Structurele kosten FUMO Implementatiekosten Huidige structurele kosten deelnemers Financieel resultaat Ontwikkeling structurele kosten in de tijd Achterblijvende kosten Vergelijking huidige kosten met toekomstige kosten

47 48 50 52 52 52 53 54

Contouren implementatieplan

56

6 6.1 6.2 6.3 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3

9

42 42 43 43 45 45

1 Inleiding

1.1

Doel bedrijfsplan FUMO Voor u ligt het bedrijfsplan van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (hierna: FUMO). Hiermee wordt invulling gegeven aan de betreffende deelfase uit het Plan van Aanpak voor de realisatie van een Friese RUD1, waarvoor de provincie de regie voert. De FUMO is een uitvoeringsorganisatie waarin de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân gaan samenwerken. Het is de bedoeling dat deze uitvoeringsdienst op 1 januari 2013 operationeel is. Deze FUMO is één van de ongeveer 30 Regionale Uitvoerings Diensten (RUD) die in heel Nederland worden voorbereid en een landsdekkend systeem gaan vormen. De FUMO gaat een groot aantal vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken uitvoeren op het gebied van het omgevingsrecht. De deelnemers in de FUMO voeren deze taken nu zelf uit. In een aantal gevallen is (een deel van de) uitvoering nu nog belegd bij de Milieuadviesdienst (MAD)2, het Servicebureau Friese Wouden (SFW)3 en/of andere, externe organisaties. Op termijn zal de FUMO ook enkele taken van het Rijk gaan uitvoeren, maar dat zal naar alle waarschijnlijkheid niet eerder dan in 2014 zijn beslag krijgen. De oprichting van de FUMO betekent dat er een ingrijpend transitieproces staat aan te komen. Het voorliggende bedrijfsplan geeft een beschrijving van verschillende aspecten van de FUMO. Het gaat hierbij om organisatorische aspecten (taken, structuur, personeel, ICT), juridische aspecten (besturing en gemeenschappelijke regeling) en financiële aspecten. Het doel van dit plan is om inzicht te geven in de nieuw op te richten organisatie en in de organisatorische, personele, bestuurlijke en financiële consequenties van de samenwerking in de FUMO. Dit inzicht dient de bestuurders van de deelnemende overheden in staat te stellen een besluit te kunnen nemen over hun deelname in de FUMO en over de oprichting van deze nieuwe samenwerkingsorganisatie.

1

2

3

Plan van aanpak Friese samenwerking vergunningverlening en toezicht in uitvoeringsdienst(en); d.d. 11 september 2009; Regiegroep provincie Fryslân. De Milieuadviesdienst te Leeuwarden is een samenwerkingsverband van 15 Friese gemeenten dat (semi)overheden adviseert en motiveert om gezamenlijk de kwaliteit van de leefomgeving te behouden en te verbeteren. Het Servicebureau Friese Wouden is een samenwerkingsverband van 7 gemeenten in het Zuidoosten van Fryslân. De taken van het Servicebureau liggen voornamelijk op het terrein van geluid en zonebeheer, coördinatie van regionale milieuprojecten en volkshuisvesting.

1

Het bedrijfsplan is opgesteld met de gegevens en de kennis van najaar 2011. Het is zaak nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de RUD-vorming in Nederland goed te volgen en het bedrijfsplan daar zo nodig op aan te passen. Uiteraard moet daarbij rekening worden gehouden met de bestuurlijke besluitvorming. De bestuurlijke besluitvorming door opdrachtgevers over de deelname in de FUMO staat gepland voor de maanden januari tot en met maart 2012. Na accordering van het plan zal in de maanden april tot en met juni 2012 een nadere uitwerking van het bedrijfsplan plaatsvinden ter voorbereiding op de implementatie. De feitelijke implementatie gaat daarna vanaf juli 2012 lopen, waarna in november en december 2012 de feitelijke overgang naar de nieuwe organisatie plaats vindt. Deze is dan op 1 januari 2013 operationeel. 1.2

Achtergrond De totstandkoming van de FUMO moet worden gezien in het licht van het streven naar verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving (hierna afgekort met VTH). Onder verbetering van de kwaliteit moet ook vermindering van de kwetsbaarheid van de dienstverlening worden verstaan. Een belangrijke aanleiding voor de vorming van de RUD’s is het onderzoek dat in 2008 is uitgevoerd naar de kwaliteit van het handhavingstelsel door de onderzoekscommissie Herziening Handhavingstelsel VROM regelgeving (de commissie Mans). In dit onderzoek werd onder meer aanbevolen een landsdekkend systeem van regionale uitvoeringsdiensten (toen nog omgevingsdiensten genoemd) te realiseren. In het verlengde daarvan hebben het Rijk, de VNG en het IPO afspraken gemaakt over de taken van die RUD’s en over de wijze waarop die structuur tot stand zou moeten worden gebracht. In bijlage 1 zijn de belangrijkste ontwikkelingen en mijlpalen op dit gebied genoemd. Overigens werden er in de provincie Fryslân, al voordat de commissie Mans met haar rapport kwam, gesprekken gevoerd tussen bevoegde gezagen over mogelijke samenwerking ter verbetering van de kwaliteit op basis van trends in het domein van vergunningverlening, toezicht en handhaving. De ontwikkelingen in de provincie Fryslân, over de vorming van de FUMO, hebben na een verkenning van mogelijke varianten tot een intentieverklaring geleid, die in juni 2011 door de bestuurders van 24 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân is ondertekend. Drie gemeenten (Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland) hebben bij die gelegenheid aangegeven de verklaring (nog) niet te kunnen ondertekenen. Om een zo volledig beeld te verkrijgen van de invulling en omvang van de FUMO, is de inbreng van de drie gemeenten voor het basistakenpakket wel meegenomen in het bedrijfsplan.

2

In de intentieverklaring is het volgende vastgesteld: 1. De FUMO zal per 1 januari 2013 operationeel moeten zijn, waarvoor een grote inspanning zal moeten worden geleverd. 2. De bereidheid om die inspanning te leveren is aanwezig. 3. Er zal in Fryslân sprake zijn van één robuuste FUMO die congruent is met de veiligheidsregio. 4. Er is geen onduidelijkheid over de afspraken betreffende het door partijen onder te brengen basistakenpakket uit de package deal bij de te vormen FUMO. 5. Een aantal partijen heeft reeds besloten om meer taken dan hierboven omschreven bij de FUMO onder te brengen. 6. Het staat andere partijen vrij om dat ook te doen. 7. Het is niet realistisch om bestaande samenwerkingsverbanden in dit veld naast de FUMO te laten voortbestaan. 8. Het is noodzakelijk om nog dit jaar (2011) overeenstemming te bereiken over de juridische en organisatorische vorm van de FUMO. 9. Er is verschil van mening over de verplichting om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling in relatie tot het door de FUMO uit te voeren takenpakket. 10. Het is noodzakelijk om nog dit jaar inzicht te hebben in de kosten, baten en financiële risico’s. 11. Het zal eerst op basis van voldoende inzichten realistisch zijn om voorstellen voor wat betreft deelname in de gemeenschappelijke regeling aan de raden / staten te doen. 12. Zij zullen onder deze condities de FUMO tijdig realiseren, tenzij toestemming wordt onthouden. Deze intentieverklaring vormt de basis voor dit bedrijfsplan. De in dit bedrijfsplan geschetste organisatie is een startpunt, hoewel het soms wordt ervaren als een eindpunt van een proces van onderhandelen, eerst tussen Rijk en provincie en later tussen alle deelnemende partijen binnen de provinciegrenzen. Het is het begin van de realisatie van ambitie en groei naar meer professionaliteit en kwaliteit. Deze groei zal sneller verlopen naarmate de FUMO in staat is het vertrouwen van haar deelnemers vast te houden en haar afnemers kwalitatief en doelmatig succesvol te blijven bedienen. 1.3

Totstandkoming bedrijfsplan Dit bedrijfsplan is tot stand gekomen in de periode van oktober 2011 tot januari 2012 door het Kernteam bedrijfsplan, samen met de procesmanager en penvoerder (zie bijlage 2 voor de deelnemerslijst). Er is gewerkt in een timebox, waarin de penvoerder naar aanleiding van input en feedback van de kernteamleden het bedrijfsplan steeds weer naar een hoger niveau tilde. Zwaarwegende onderwerpen zijn besproken met de Werkgroep Directeuren/Ambtelijke procesgroep, Bestuurlijke procesgroep en Regie.

3

Om de timebox optimaal te laten functioneren is een kernteam samengesteld dat ter zake deskundig is, dat als zodanig wordt erkend én waarvan hun mening ook buiten de eigen organisatie op prijs wordt gesteld en gezag heeft. In de laatste stap heeft de procesmanager samen met de penvoerder het laatste concept bedrijfsplan opgesteld dat ter integrale bespreking is aangeboden aan de Ambtelijke en Bestuurlijke Procesgroep. De procesmanager heeft het concept inclusief commentaar verwerkt tot een definitief concept bedrijfsplan. Dit definitieve concept is ter bespreking aangeboden aan de Regisseur en Bestuurlijke Procesgroep. Dit bedrijfsplan is gebaseerd op de beschikbare gegevens van de deelnemende organisaties. De kwaliteit van de gegevens is daarmee net zo goed als de kwaliteit van de gegevens van de deelnemers. Voor de gegevensverzameling heeft een langdurig uitvraagproces plaatsgevonden, waarbij gegevens regelmatig zijn teruggekoppeld, ook op hoog ambtelijk niveau. Het zou kunnen zijn dat naderhand blijkt dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden of dat er onjuiste aannames zitten in cijfers die een organisatie heeft aangeleverd. De gevolgen van onjuiste en/of gewijzigde gegevens kunnen niet worden neergelegd bij de FUMO, maar liggen in de risicosfeer van de deelnemers. 1.4

Leeswijzer In hoofdstuk 2 is een beknopte beschrijving van de FUMO opgenomen, waarna hoofdstuk 3 ingaat op de taken en formatie van de nieuwe organisatie. De besturingsuitgangspunten worden omschreven in hoofdstuk 4, terwijl in hoofdstuk 5 de uitgangspunten van de organisatie zelf aan bod komen. Hoofdstuk 6 beschrijft de hoofdlijnen van de personele transitie. Onderwerp van hoofdstuk 7 is de ICT die de FUMO nodig heeft om haar taken uit te voeren. In hoofdstuk 8 volgen de financiële consequenties van de oprichting van de FUMO. Afgesloten wordt met hoofdstuk 9 dat ingaat op de contouren van de implementatie. Het bedrijfsplan bevat 11 bijlagen.

4

2 Typering van de FUMO

De uitvoeringsorganisatie FUMO wordt gevormd door het overhevelen van de uitvoering van een aantal VTH-taken en daarvoor benodigde financiële middelen. De bundeling van taken en middelen stelt de nieuwe organisatie in staat het takenpakket op een kwalitatief goede manier uit te voeren, waarbij continuïteit van de dienstverlening wordt gegarandeerd. Ook kan de nieuwe organisatie zorgen voor een betere prijs-kwaliteitverhouding van de dienstverlening. De missie4 van de FUMO luidt: De FUMO voert op kwalitatief hoog niveau taken uit met betrekking tot het verlenen van vergunningen, het houden van toezicht en het handhaven op het gebied van het omgevingsrecht. De FUMO werkt daarbij nauw samen met al haar partners in de VTH-keten. De FUMO is een uitvoeringsorganisatie, die in opdracht van de bevoegde gezagen VTH-taken op het gebied van het omgevingsrecht uitvoert. De Friese gemeenten, de provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân zijn eigenaar én opdrachtgever van de FUMO. Wat voor een soort organisatie moet de FUMO zijn? Hieronder is deze vraag beantwoord aan de hand van een aantal uitgangspunten. Gezamenlijk karakteriseren zij de FUMO. 2.1

Takenpakket De FUMO voert vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken uit op het gebied van met name het omgevingsrecht: - gemeenten brengen het basistakenpakket in zoals is overeengekomen in de package deal (zie bijlage 3). Een aantal gemeenten zal meer omgevingsrechtelijke taken door de FUMO laten uitvoeren. Het dienstverleningsconcept van de FUMO maakt deze variabele dienstverlening aan gemeenten mogelijk. - de provincie Fryslân brengt naast het basistakenpakket ook andere taken in, zoals de uitvoering van een aantal groene wetten, het Vuurwerkbesluit, de Wet Luchtvaart, de Ontgrondingenwet, het toezicht op de Waterwet, de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden, de vergunningverlening Wet bodembescherming én de Provinciale Milieu Verordening.

4

Met de missie wordt aangegeven wat het hoogst bereikbare doel van de FUMO is. De missie omschrijft als het ware het bestaansrecht van de FUMO en vormt een kader voor de werkzaamheden van de FUMO en de manier waarop deze worden uitgevoerd.

5

- het Wetterskip Fryslân brengt, vanuit haar zorg voor de goede werking van de rioolwaterzuiveringen en de kwaliteit van het oppervlaktewater, de adviestaak met betrekking tot vergunningverlening indirecte lozingen en de hierbij behorende toezichttaken onder bij de FUMO. Deelnemers kunnen overigens besluiten ook andere VTH-gerelateerde taken bij de FUMO onder te brengen. Hiervoor kunnen afwegingen rondom de kwaliteit van de uitvoering van achterblijvende taken in relatie tot de kosten de aanleiding vormen (bijvoorbeeld in het kader van de toepassing van de kwaliteitscriteria op de achterblijvende taken). Zij zullen dan de hieraan gerelateerde benodigde middelen beschikbaar stellen aan de FUMO. 2.2

Kwaliteit De FUMO voert haar takenpakket professioneel, effectief en efficiënt uit en zal binnen een vooraf vast te stellen termijn voldoen aan de kwaliteitseisen die aan regionale uitvoeringsdiensten worden gesteld. Dit laatste betreft zowel de criteria voor kritieke massa (deskundigheden), proces en inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. Voor de FUMO is de aanwezigheid van voldoende juiste deskundigheden een voorwaarde om de genoemde doelstellingen te kunnen realiseren. Bij de bemensing van de FUMO zal hiermee rekening worden gehouden. Daar waar onverhoopt lacunes zijn, zullen deze door opleidingen of samenwerkingsafspraken met andere RUD’s worden weggewerkt. Voorbeelden zijn BRZOinrichtingen en luchtvaartwet. Bij de inrichting van de organisatie zullen de proceseisen en de eisen met betrekking tot de inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten worden vertaald in een beleidscyclus en een kwaliteitssysteem, waarin processen, procedures en werkafspraken zijn vormgegeven. Voor zover productienormen bestaan, worden die hierin meegenomen. De nadere uitwerking van de inrichting van de FUMO-organisatie vindt plaats in de implementatiefase nadat het bedrijfsplan is vastgesteld. Zodra de beleidscyclus, het dienstverleningsconcept en kwaliteitssysteem zijn ingericht, kan het opdrachtnemerschap richting de bevoegde gezagen worden ingevuld. Doordat dan ook sprake is van een robuuste organisatie die een breed takenpakket uitvoert, is de FUMO een aantrekkelijke werkgever voor haar medewerkers met ruime mogelijkheden om zich binnen het werkveld te ontplooien.

2.3

Prijs-kwaliteitverhouding Door de bundeling van taken en middelen kan de FUMO efficiëntievoordelen behalen ten opzichte van de huidige situatie. Sommige van deze voordelen

6

zullen al op korte termijn kunnen worden geboekt: bijvoorbeeld bij de inhuur van specialismen of de reductie van overhead. Om de efficiëntere inzet van medewerkers binnen het primaire proces te realiseren is een langere termijn nodig. De FUMO zal bij de start hiertoe een belangrijke aanzet geven, echter het rendement zal pas in de jaren na de opbouwfase in 2013 worden behaald. De prijs-kwaliteitverhouding van de dienstverlening zal gemiddeld genomen ten opzichte van de huidige situatie over de gehele provincie Fryslân verbeteren. 2.4

Backoffice organisatie De FUMO is een backoffice organisatie. De bevoegde gezagen blijven het eerste aanspreekpunt voor burgers en bedrijven; zij vormen de frontoffice. Medewerkers van de FUMO kunnen rechtstreekse contacten met burgers en bedrijven hebben, zoals vooroverleg in het kader van een vergunningaanvraag. Medewerkers van de FUMO zullen daarin hun rol als deskundigen (blijven) vervullen. Bevoegde gezagen hebben de mogelijkheid om de frontoffice functie bij de FUMO onder te brengen. De provincie Fryslân heeft hiertoe inmiddels besloten.

2.5

Eén organisatie De FUMO is één organisatie onder leiding van één directeur. De directeur krijgt mandaat van de bevoegde gezagen om binnen zijn organisatie bepaalde taken uit te voeren en zal worden gemandateerd om binnen nog vast te stellen kaders uitvoeringsafspraken te maken met externe partners in de keten van toezicht en handhaving, in het bijzonder het OM en de politie.

2.6

Eén vestigingslocatie De FUMO wordt gevestigd op één locatie. Er zal volop gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden van het gedachtegoed van het Nieuwe Werken, waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken belangrijke aspecten zijn. Hierin worden op de centrale locatie, de (vaste) uitvalsbasis, flexplekken ingericht voor medewerkers waarvoor strikt genomen structurele nabijheid bij de burgers, bedrijven of het lokale bestuur niet nodig is. Op die manier worden kennisuitwisseling en -opbouw maximaal gefaciliteerd en wordt een efficiënte bedrijfsvoering bevorderd. Medewerkers kunnen gebruik maken van aanwezige flexplekken bij de bevoegde gezagen, waarvoor geen kosten in rekening worden gebracht bij de FUMO.

2.7

Toekomstige ontwikkelingen Voor de toekomstige ontwikkelingen rond de FUMO zijn wetgeving en kabinetsbeleid en economische ontwikkelingen van belang.

7

De wetgeving en het kabinetsbeleid kennen naast externe effecten, die worden gekenmerkt door de roep om minder bestuurlijke drukte, ook interne aspecten te weten: kwaliteit en stelselaanpassingen. Minder bestuurlijke drukte kan worden geëffectueerd door minder vergunningplicht (verruiming van vergunningvrij bouwen) en meer algemene regels (de activiteiten AMvB). Via deze lijn zullen minder uren aan vergunningverlening worden besteed. Voor een deel verschuiven die uren richting toezicht. Aan de andere kant maakt het toezicht op veel uniforme regelgeving het toezicht eenvoudiger, in de zin van meer uniform toezicht. De intentie van de wetgever is gericht op minder last voor burgers en bedrijven. Het stellen van eisen aan opleiding, werkervaring en continuïteit leidt tot hogere kwaliteit van dienstverlening. Kwaliteitscriteria krijgen, te beginnen bij de RUD’s en naar verwachting uit te breiden naar de gemeentes en provincies voor de overige (achterblijvende) taken, een verplichtend karakter. Soms leiden calamiteiten tot een stelselaanpassing of versnelling daarvan. De brand bij Chemie Pack is de meest recente calamiteit, die een roep uit de Kamer veroorzaakt om vergunningverlening te splitsen van toezicht/handhaving van BRZO inrichtingen en daarnaast een verdere verplichte opschaling van het toezicht op deze bedrijven. Een andere “stelselaanpassing” komt voort uit de wens van politie en OM zich vooral te richten op zwaardere milieucriminaliteit. Eenvoudigere delicten worden hierbij met een bekeuringensysteem “lik op stuk” worden afgedaan: de zogenaamde “Bestuurlijke Straf Beschikking” (BSB). De lijn daarachter is snel en effectief optreden tegen standaard overtredingen. De tijd nodig om aan te schrijven (besluiten nemen) is eerstdaags voorbij. De huidige economische ontwikkelingen brengen enerzijds een afname van vergunningaanvragen teweeg. Anderzijds stimuleren afnemende rendementen bedrijven om de grenzen van het toelaatbare op te zoeken. Het toezicht zal daarop moeten anticiperen. Een ander aspect is de landelijke bezuinigingsgolf, die bezinning op de mogelijkheid om kosten te reduceren meer dan noodzakelijk maakt. Deze ontwikkelingen wijzen allen in de richting van meer samenwerken en professionaliseren. De FUMO zal zich in de toekomst moeten blijven bewijzen als leverancier van een kwalitatief hoogwaardig product. Als de FUMO zich manifesteert als effectief en efficiënte opdrachtnemer, zullen deelnemers genegen zijn meer taken af te nemen en zal het werkvolume toenemen. Een voorbeeld hiervan zijn de BRIKS-taken (bouw-, reclame-, inrit-, kap- en sloopactiviteiten) die gemeenten en MAD nu voor de provincie uitvoeren. Deze taken zijn vooralsnog meegenomen in het bedrijfsplan, de provincie beraadt zich nog over hetgeen zij met die taken wil. Door een toename in omvang zal de FUMO nog meer gebruik kunnen maken van schaaleffecten en haar doelen daarmee nog sneller bereiken.

8

3 Taken en benodigde formatie

3.1

Inleiding Dit hoofdstuk benoemt de taken die de gemeenten, de provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân in de toekomst beleggen bij de FUMO. Vervolgens wordt de formatie bepaald die nodig is om deze taken uit te voeren. Deze formatie wordt deels bepaald aan de hand van het aantal en type inrichting per deelnemer en de omvang van de ingebrachte taken. De genoemde cijfers over formatie en kosten zijn inclusief de opgaven van gemeenten Ooststellingwerf, Opsterland en Weststellingwerf.

3.2

Taken die worden ondergebracht in de FUMO Het grootste deel van de taken, dat wordt ondergebracht in de FUMO, betreft het eerder genoemde basistakenpakket. Deelnemers kunnen daarnaast meer taken bij de FUMO onderbrengen en een aantal deelnemers zal dat doen. In dit bedrijfsplan wordt de term basistakenpakket+ gebruikt voor het totaal van: - de basistaken die de gemeenten en de provincie Fryslân bij de FUMO zullen onderbrengen, - de plustaken: overige taken die deze organisaties vrijwillig bij de FUMO zullen onderbrengen. Dit betreft onder meer geluidsadvisering, geluidsmetingen, vergunningverlening bodem, ontgrondingen, toezicht groene wetten en de vrijwillige taken van het Wetterskip Fryslân. Voor zover er buiten het basistakenpakket+ nog taken op het gebied van het omgevingsrecht worden uitgevoerd door de Milieuadviesdienst (MAD) en het Servicebureau de Friese Wouden (SFW) worden deze (specialistische) taken ook ondergebracht bij de FUMO. Dit geldt ook voor taken die aan de MAD en SFW worden uitbesteed (bijvoorbeeld Externe Veiligheid door de MAD). De uitvoering van het basistakenpakket+ concretiseert zich in een palet van producten en diensten dat de FUMO aan zijn deelnemers aanbiedt: de producten- en dienstencatalogus. In bijlage 4 van dit bedrijfsplan is een aanzet tot deze catalogus opgenomen. Voor zover bekend wordt er gewerkt aan een landelijke catalogus. Uit het oogpunt van benchmarking en automatisering is het gewenst één landelijke lijst te hanteren. Voor zover mogelijk, wordt tijdens de implementatie van de FUMO hierbij aangesloten. De deelnemers nemen de producten en diensten af tegen een vastgestelde vergoeding voor het product of dienst. Voor de inrichtingen uit het basistakenpakket wordt een vergoeding per inrichting vastgesteld, op basis van normuren en het uurtarief van de FUMO. De overige producten en diensten nemen de

9

deelnemers af tegen een vastgestelde vergoeding op basis van tijdsbesteding en het uurtarief. Voor het afnemen van de producten en diensten zal de FUMO per deelnemer een dienstverleningsovereenkomst afsluiten. Om de FUMO in staat te stellen zich goed op de uitvoering van deze taken in te richten, zal eenmalig bij oprichting een nader te bepalen minimale dienstverleningsperiode in acht worden genomen. 3.3

Benodigde formatie FUMO Om de benodigde formatie voor de FUMO vast te stellen is onderscheid gemaakt tussen de formatie voor het primaire proces en de formatie voor overheadfuncties (inclusief de ondersteunende PIOFACH en leidinggevende functies). De formatie overheadfuncties wordt vanuit de formatie voor het primaire proces becijferd. Samen vormen zij de totale formatie. De formatie voor het primaire proces is dus leidend. De benodigde formatie voor het primaire proces laat zich vaststellen aan de hand van de basistaken en de plustaken. De basistaken bestaan uit taken die inrichtinggerelateerd zijn en taken die niet-inrichtinggerelateerd zijn. Voor het inrichtinggerelateerde deel van het basistakenpakket is gebruik gemaakt van een objectieve maatstaf, die uitgaat van aantal en type inrichtingen. Voor het niet-inrichtinggebonden deel van het basistakenpakket en het plustakenpakket is gebruik gemaakt van de opgaven door de deelnemers. Verder vindt bij de oprichting van de FUMO de overdracht van de milieuhandhavingbevoegdheid plaats van provincie naar gemeenten voor de zogenaamde vvgb-bedrijven. Hierdoor vindt op het moment van oprichting een wijziging plaats in het aantal inrichtingen per deelnemer: bij de provincie wordt het aantal milieu-inrichtingen lager, bij de gemeenten neemt het aantal milieuinrichtingen toe. In het totaal betreft het 193 bedrijven. In deze paragraaf komen, gelet op bovenstaande, de volgende onderwerpen aan de orde: - Inrichtingen die worden ondergebracht bij de FUMO - Consequenties overdracht van provincie naar gemeenten - Benodigde formatie primair proces - Benodigde formatie overhead - Totaal benodigde formatie FUMO

3.3.1

Inrichtingen die worden ondergebracht in de FUMO In de provincie Fryslân draait het bij de uitvoering van het basistakenpakket om in totaal 3.810 inrichtingen. Dit aantal is inclusief de inrichtingen die onder de bevoegdheid van de OWO-gemeenten vallen. Deze zijn als volgt verdeeld:

10

Aantal Inrichtingen in te brengen in FUMO

Totaal

Behorende tot het basispakket B. Meldingsplichtig in basispakket 1.445 C. Op onderdelen vergunningsplichtig Waarvan 2e tranche 2e fase 323 Waarvan 3e tranche 2e fase 109 Waarvan samenvoeging in agrarische activiteiten 191 Overige 1.554 D. Volledig vergunningplichtig (o.a. BRZO en IPPC bedrijven) 188 Totaal 3.810 Tabel 3.1. Bij FUMO onder te brengen inrichtingen/basistakenpakket

Voor een overzicht van het aantal inrichtingen per gemeente wordt verwezen naar bijlage 5. 3.3.2

Consequenties overdracht van provincie naar gemeenten Bij de inwerkingtreding van de Wabo per 1 oktober 2010 zijn gemeenten bevoegd gezag geworden voor een groot deel van de provinciale milieuinrichtingen. Voor de periode die ligt tussen de inwerkingtreding van de Wabo en het functioneren van een landelijk netwerk aan RUD’s is met betrekking tot deze bevoegdheid een overgangsregeling getroffen. Deze regeling houdt in dat provincies gedurende deze periode een deelbevoegdheid hebben: wanneer sprake is van een voormalige provinciale milieutoestemming, moeten provincies een verklaring van geen bedenkingen (vvgb) afgeven. Daarbij behouden de provincies ook de handhavingbevoegdheid voor de milieutoestemming waarvoor de vvgb is afgegeven. Landelijk is bestuurlijk afgesproken dat tot aan de vorming van de RUD’s het milieutoezicht- en handhaving voor deze vvgbbedrijven bij de provincie blijft. Na de oprichting van de RUD ligt de formele bevoegdheid volledig bij de gemeenten. Deze overdracht betekent een aantal zaken: - er vindt een formele overdracht plaats van een groot aantal inrichtingen van de provincie Fryslân aan gemeenten - deze gemeenten zijn vanaf de oprichting van de FUMO (1 januari 2013) verantwoordelijk voor de uitvoering de milieutaken bij de inrichtingen - vanaf dat moment zullen gemeenten de kosten dragen voor deze inrichtingen. Zij zullen hiervoor via het gemeentefonds worden gecompenseerd - voor de exploitatiebegroting van de FUMO betekent dit dat ten opzichte van de inventarisatie in 2011 de financiële inbreng van de provincie Fryslân zal worden verlaagd en met een even groot deel de inbreng van de gemeenten zal worden verhoogd. Bij het opstellen van de formatieberekeningen is uitgegaan van de situatie per 1 januari 2013, dus van de situatie van ná de overdracht.

11

3.3.3

Benodigde formatie primair proces De benodigde formatie voor de uitvoering van de primaire taken is berekend op basis van: - basistaken (inrichtinggebonden) - basistaken (niet-inrichtinggebonden) - de plustaken Basistaken (inrichtinggebonden) De werklast die is gemoeid met de uitvoering van de inrichtinggebonden basistaken wordt bepaald door het aantal en het type inrichting. Om die werklast te bepalen is uitgegaan van het aantal inrichtingen en type in Fryslân én normen met betrekking tot de werklast voor deze inrichtingen (bezoekfrequentie en tijdsbesteding). Het aantal inrichtingen is per bevoegd gezag en per type inrichting weergegeven in bijlage 5. De gehanteerde normen met betrekking tot de werklast voor de Friese situatie zijn eveneens in bijlage 5 weergegeven. Deze normen zijn afgeleid van de landelijke normen van Sira/Berenschot (Maatlat) die als basis voor de gewenste situatie in Nederland zijn genomen. Regionale omstandigheden kunnen reden zijn om deze normen bij te stellen. Deze bijgestelde normen, de zogeheten ‘Fryske norm’ zijn door Friese experts opgesteld en in het Kernteam bedrijfsplan bekrachtigd. Zij vormen het objectieve uitgangspunt voor de bepaling van de benodigde formatie voor de uitvoering van de inrichtinggebonden basistaken. Gebaseerd op het toepassen van de Fryske normen op de typen en aantallen inrichtingen, zoals die door de deelnemers zijn opgegeven, bedraagt het totaal aantal met deze basistaken gemoeide werklast 77,6 fte. Basistaken (niet-inrichtinggebonden) De niet-inrichtinggebonden basistaken betreffen onder meer bodemtoezicht, ketentoezicht en externe veiligheid. Deze taken zitten grotendeels bij de provincie en zijn geraamd op grond van de opgave van de provincie Fryslân. Gebaseerd op de raming van de provincie Fryslân bedraagt het aantal met deze basistaken gemoeide werklast 5,3 fte. Plustaken De werklast voor werkzaamheden die onder de plustaken vallen zijn becijferd op basis van de opgave van de deelnemers. In bijlage 5 is in tabel 5.5 per deelnemer weergegeven, hoeveel plustaken deze wenst in te brengen bij de FUMO. Gebaseerd op de raming van alle deelnemers bedraagt het totaal aantal met deze plustaken gemoeide werklast 41,1 fte. Dit is inclusief de aanvullende

12

opgave van de MAD gemeenten (10,7 fte), welke in deze versie van het bedrijfsplan nog niet aan de individuele MAD gemeenten is toebedeeld. In tabel 3.2 is weergegeven welke formatie nodig wordt geacht voor uitvoering van alle primaire taken, te weten: alle basistaken (de inrichtinggebonden en de niet-inrichtinggebonden basistaken) én de in te brengen plustaken. Benodigde formatie FUMO primair proces in fte Basistaken – inrichting gebonden Basistaken – niet-inrichting gebonden (provinciaal) Plustaken

5,3 41,1

Totaal (basistaken+)

Tabel 3.2

fte 77,6

124,0

Benodigde formatie primair proces FUMO

Deze berekening van de primaire formatie van de FUMO, die zo veel als mogelijk is gebaseerd op output, zal naar verwachting ruim draagvlak genieten binnen Fryslân. Gebaseerd op bovenstaande berekening is de benodigde formatie voor het primaire proces in de FUMO (afgerond) 124 fte. Een deel van deze capaciteit zal worden uitgevoerd als flexibele schil omdat in de bovengemelde capaciteit ook capaciteit voor incidentele vragen van deelnemers is opgenomen. 3.3.4

Benodigde formatie overhead Voor de omvang van de overhead van de FUMO wordt uitgegaan van 24% van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Deze omvang is kleiner dan wat gebruikelijk is binnen overheidsorganisaties, maar passend voor een uitvoeringsorganisatie als de FUMO. Dit betekent dat aan de formatie voor het primaire proces 32% moet worden toegevoegd om de totale formatieomvang te berekenen5. Uitgaande van een omvang voor het primaire takenpakket van 124 fte bedraagt de formatie overhead 39 fte. Net als voor de capaciteit voor het primair proces zal een deel van de capaciteit flexibele schil zijn.

3.3.5

Totaal benodigde formatie FUMO Gebaseerd op bovenstaande berekening van de benodigde formatie voor het primaire proces en overhead is de totale benodigde formatie voor de FUMO 163 fte.

5

De totale formatie inclusief 24% overhead is te berekenen door het formatieaandeel primair proces (76%) te vermenigvuldigen met 1,32 (76 x 1,32 = 100).

13

4 Besturing

4.1

Samenwerkingsmodel: Openbaar Lichaam Op basis van de Modellenstudie FUMO 2011 en een verkenning van de juridische mogelijkheden (zie bijlage 6) wordt uitgegaan van een FUMO die in juridische zin vorm krijgt als uitvoeringsorganisatie van een Openbaar Lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Omdat de FUMO wordt belast met adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken én de beleidsinhoudelijke sturing een taak blijft van het bestuur van de respectievelijke deelnemers, treffen het college van gedeputeerde staten, de colleges van burgemeesters en wethouders en het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân deze gemeenschappelijke regeling. Voor het treffen van de regeling is goedkeuring nodig van respectievelijk provinciale staten, gemeenteraden en algemeen bestuur Wetterskip Fryslân. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. Ook het dagelijks bestuur wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen en bestaat uit de voorzitter en vier andere leden. De gemeenten leveren twee wethouders, de provincie Fryslân twee gedeputeerden en het Wetterskip Fryslân levert een bestuurder. De secretaris van het algemeen bestuur/dagelijks bestuur is tevens directeur van de FUMO.

4.2

Bevoegdhedenstructuur De politieke verantwoordelijkheid voor de adviserende, voorbereidende en uitvoeringstaken blijft volledig bij gedeputeerde staten van de provincie Fryslân, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en het bestuur van het Wetterskip Fryslân. Deze verantwoordelijkheden worden niet aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling overgedragen. Bij mandatering worden taken en bevoegdheden uitgevoerd namens de betreffende deelnemers. Mandatering draagt bij aan de uniformiteit, slagvaardigheid, snelle dienstverlening en aan vermindering van de bureaucratie. Mandatering werkt in de regel kostenverlagend omdat het de verantwoordelijkheden laag in de organisatie legt waar dit kan. Elke deelnemer dient te overwegen in hoeverre aan het bestuur van de FUMO mandaat wordt verleend, waarbij als leidraad geldt dat routinematige aangelegenheden zoveel als mogelijk worden gemandateerd

14

De FUMO zal in ieder geval haar dienstverleningsconcept zodanig vormgeven dat zij voor mandatering maatwerk levert. Er zal een aantal mandateringsmogelijkheden zijn. 4.3

Stemverdeling en besluitvorming Voor het bepalen van de stemverdeling en besluitvorming binnen deze nieuwe Gemeenschappelijke Regeling worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - om het dragen van risico’s zoveel mogelijk parallel te laten lopen aan zeggenschap en invloed, zal de financiële bijdrage van deelnemers leidend zijn voor de zeggenschap in de Gemeenschappelijke Regeling. Er zal dus sprake van het uitgangspunt dat een groter (financieel) te dragen risico gekoppeld leidt tot meer zeggenschap. Er is objectief vast te stellen aan de hand van de begroting dan wel realisatie wat de financiële bijdrage is van de verschillende deelnemers, evenals de onderlinge verhouding hiervan. Dit geldt zowel bij start van de FUMO als in geval van toekomstige wijzigingen - de stemverhouding moet toekomstige ontwikkelingen kunnen opvangen. De FUMO wordt zodanig ingericht, dat deelnemers in de loop der tijd meer of minder plustaken kunnen onderbrengen. De grondslag voor de bestuurlijke stemverdeling zal deze wijzigingen in onderlinge verhouding binnen de FUMO kunnen opvangen. Concreet houdt dit in dat de overeenkomst het mogelijk maakt om het aantal stemmen per deelnemende partij – na een opstartperiode van drie jaar - jaarlijks te bepalen aan de hand van de financiële bijdragen van de deelnemers en aan dan actuele gemeentelijke herindelingen - alle deelnemers zijn vertegenwoordigd in het algemeen bestuur. Vooruitlopend op de komst van de nieuwe (herindelings)gemeente De Friese Meren is deze gemeente al als één gemeente met de gezamenlijke financiële inzet meegeteld - om een duurzame en evenwichtige besluitvorming te bevorderen, die eveneens recht doet aan de ‘kleinere’ deelnemers aan de FUMO, worden de volgende uitgangspunten aanvullend gehanteerd: . een deelnemende partij kan niet de meerderheid van de stemmen hebben . geen enkele partij verkrijgt op basis van de financiële bijdrage een vetorecht . de besluitvormingsprocedure wordt niet alleen gebaseerd op het aantal stemmen (gerelateerd aan de financiële bijdrage) maar eveneens verbonden aan een minimaal aantal deelnemers - bij de stemverdeling wordt gebruik gemaakt van de jaarlijkse financiële bijdragen per deelnemer, gebaseerd op de afname van zowel basistaken als plustaken én gebaseerd op de situatie na 1 januari 2013. Dit is de situatie ná overdracht bevoegdheid. De stemverdeling vindt plaats aan de hand van lineaire grootteklassen, een stem per € 150.000. Op basis van deze uitgangspunten is ter indicatie in bijlage 6 een stemverdeling opgenomen voor het algemeen bestuur. Deze stemverdeling is bedoeld voor situaties waarin deelnemers worden geconfronteerd met het mitigeren van

15

aanzienlijk (financiële) risico’s, zoals kostenoverschrijdingen. Deelnemers spreken de verwachting uit dat in een normale setting het wederzijds vertrouwen leidend is en zij elkaar als gelijkwaardig beschouwen. 4.4

Eigenaarschap De deelnemende gemeenten, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân zijn de eigenaren van de FUMO. In deze rol is hun belangrijkste taak het waarborgen van instandhouding, continuïteit, stabiliteit en financiering van de FUMO. Dit laatste komt onder andere tot uitdrukking in een heffing voor de kosten van instandhouding van de FUMO, die opgenomen wordt in de begroting en de verantwoordelijkheid voor het aanzuiveren van onverhoopte tekorten. De begroting van de FUMO voor het volgend jaar wordt conform de bepalingen van de Wgr voor 15 juli van het lopende jaar voorgelegd aan de deelnemers. Via de dagelijkse besturen krijgen de staten, raden en algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân inzage in de begroting van de FUMO en de bijdrage die zij aan deze dienst verschuldigd zijn.

4.5

Opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap De gemeenten, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân zullen opdrachtgever worden van de FUMO. Hiervoor zullen deelnemers enige capaciteit in huis moet hebben om dit goed in te vullen. De belangrijkste uitgangspunten bij het vormgeven van het opdrachtgeverschap volgen hierna.

4.5.1

Gelijkwaardige relatie De relatie tussen opdrachtgever (beleid) en FUMO (uitvoering) wordt op basis van gelijkwaardigheid en het erkennen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid ingevuld. Overleg en afspraken komen tot stand op basis van een gesprek tussen twee gelijkwaardige partijen. Beide partijen zijn verantwoordelijk en aanspreekbaar op hun eigen rol, maar vullen deze in overleg nader in. Dit betekent dat de deelnemers voor het opstellen van de inhoudelijke beleidskaders zoveel mogelijk gebruik maken van de expertise en ervaring van de FUMO en de FUMO in overleg treedt met de opdrachtgevers zorgen voor een naadloze verbinding tussen beleid (van de deelnemers) en uitvoeringspraktijk (van de FUMO).

4.5.2

Sturen op outcome, afrekenen op output. Vanuit het inhoudelijke beleidsproces worden outcome doelen geformuleerd (maatschappelijke effecten) op basis van de relevante beleidskaders, zoals onder andere Milieubeleidsplannen van gemeenten en provincie Fryslân en diverse convenanten. Deze outcome wordt door de provincie Fryslân, het

16

Wetterskip Fryslân en gemeenten in samenwerking met de FUMO vertaald in output (concrete prestaties) en dienstverleningsovereenkomsten. Vervolgens stelt de FUMO in samenwerking met de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en gemeenten haar jaarprogramma op in lijn met de dienstverleningsovereenkomsten. Sturing en verantwoording vindt plaats zowel op het niveau dienstverleningsovereenkomst als op het niveau van het jaarprogramma. 4.5.3

Samenwerking beleid en uitvoering De toekomstige FUMO is de uitvoeringsorganisatie voor gemeenten, Wetterskip Fryslân en provincie Fryslân op het gebied van milieu (basistaken) en in de toekomst mogelijk ook andere taken met betrekking tot de leefomgeving. De ontwikkeling van het beleid is een verantwoordelijkheid voor de gemeenten en de provincie Fryslân, maar is onlosmakelijk verbonden met de praktijk van de uitvoering. Goed beleid (helderheid/duidelijkheid) kan niet ontwikkeld worden zonder goede afstemming met de uitvoering en goede betaalbare uitvoering kan niet plaatsvinden zonder goed beleid. De FUMO zal dus in overleg met gemeenten, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân adviseren bij het ontwikkelen van beleid en het aandragen van beleidsvoorstellen vanuit zijn eigen kennis en kunde. Samen zijn de deelnemers en FUMO verantwoordelijk voor de volledige beleid- en uitvoeringcyclus, ook wel bekend als de ‘big eight’. In het bovenste gedeelte (beleid) zijn gemeenten, het Wetterskip Fryslân en provincie Fryslân verantwoordelijk, in het onderste gedeelte (uitvoering) is de FUMO verantwoordelijk.

Figuur 4.2 4.6

The big eight

Samenwerking met (keten)partners In het rapport ‘De tijd is rijp’ van de commissie Mans worden ketens beschreven als ‘reeksen van economische handelingen met producten of afvalstoffen,

17

welke worden gekenmerkt door overdrachtsmomenten. De overdrachten gaan vaak gepaard met een wisseling in bevoegd toezichthoudend gezag. Deze definitie ziet op een productieproces waaraan opvolgende partijen een bijdrage leveren aan de totstandkoming van een product’. Als voorbeelden van productieprocessen worden het transport van gevaarlijke stoffen, transport en handel in gevaarlijk afval, bouwafval en grond genoemd. De FUMO is namens het bevoegd gezag van gemeenten en provincie Fryslân één van de partijen die een rol speelt in dergelijke ketens. Voor de FUMO betekent het werken in ketens dat vergunningverlening, toezicht en handhaving en activiteiten die daarmee samenhangen plaatsvinden in situaties waarin er meer dan één bevoegd gezag is. Het optreden van de FUMO is in deze situaties onderdeel van het optreden van de overheid als geheel. De FUMO draagt dan ook verantwoordelijkheid voor het op tijd en met kwaliteit maken van haar producten en betrekt andere diensten (bijvoorbeeld brandweer, politie, VWA, OM) in haar processen. 4.6.1

Wetterskip Fryslân Met de invoering van de Waterwet op 22 december 2009 zijn de indirecte lozingen (lozingen afvalwater van bedrijven op het riool) onder de Wet milieubeheer geplaatst, waarbij de bevoegdheid van de waterschappen richting gemeenten en provincie Fryslân is verplaatst. Dit betekent automatisch dat tussen Wetterskip Fryslân en de FUMO werkafspraken voorhanden moeten zijn over het toezicht en de handhaving van deze indirecte lozingen en grondwater(onttrekkingen). Met betrekking tot de overdracht van de bevoegd gezagrol bij indirecte lozingen blijft het waterschap, vanwege het belang voor de goede werking van de RWZI’s, een verplicht advies uitbrengen over de vergunningverlening en blijft het toezicht houden bij een deel van de bedrijven. De werkafspraken hierover zijn in 2010 vastgelegd in een Samenwerkingsovereenkomst, de SOK. De FUMO zal de taken voortaan uitvoeren en daarmee deze afspraken continueren.

4.6.2

Openbaar Ministerie Reorganisaties hebben ertoe geleid dat het OM zich sinds enkele jaren vooral richt op de zware milieucriminaliteit en betekenisvolle taken. Dit gebeurt via het Functioneel Parket (FP). Deze prioriteit heeft als gevolg dat het FP meer ‘op afstand’ samenwerkt met de andere milieuhandhavende instanties. Dit is de reden dat in de kwaliteitscriteria en in de Omgevingsdienst Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s) zijn opgenomen die strafrechtelijk kunnen optreden. Met de Bestuurlijke Strafbeschikking (BsB) kunnen met processen-verbaal van de BOA’s strafrechtelijke boetes worden opgelegd. De FUMO krijgt dan een extra instrument om op te treden tegen milieuovertredingen. Politie en Functioneel Parket/OM kunnen zich dan vooral richten op de

18

zware milieucriminaliteit. Het inzetten van strafrecht door de FUMO blijft een keuze van het Bevoegd Gezag. De vorming van de FUMO zal een impuls geven aan de samenwerking en afstemming met het OM en Politie. De FUMO zal borgen dat samenwerking en afstemming - met betrekking tot wederzijdse informatie-uitwisseling, toezicht en opsporing - met het OM mogelijk is en blijft. Dit is een reden waarom de ICT in dit bedrijfsplan ruim aandacht krijgt (zie hoofdstuk 7). Op 1 maart 2012 zal de Wet OM-afdoening voor het milieudomein in werking treden. Vanaf deze datum krijgen Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om een BsB milieu op te leggen die gebaseerd is op een proces-verbaal van een BOA. Gemeenten krijgen deze bevoegdheid niet. Zodra de FUMO is opgericht krijgt de directeur van FUMO de bevoegdheid om een BsB op te leggen. Daarover vindt dan nadere besluitvorming plaats. 4.6.3

Fries Handhavingsoverleg In de provincie Fryslân is er een ambtelijk Fries Handhavingsoverleg (AFHO) en het bestuurlijk Fries Handhavingsoverleg (FHO). Deze overlegvormen en de afstemming met landelijke inzet worden gefaciliteerd door de provincie Fryslân. In dit overleg zijn alle handhavingpartners vertegenwoordigd (provincie Fryslân, gemeenten, Wetterskip Fryslân, OM, VROM-inspectie, Arbeidsinspectie en (milieu)politie Fryslân). Jaarlijks wordt een gezamenlijk handhavingprogramma vastgesteld met projecten waarop de handhavingpartners kunnen intekenen. Het gaat hierbij om beheersprojecten, uitvoeringsprojecten en ontwikkelprojecten, waaronder ketentoezicht grondstromen en ketentoezicht asbest. De FUMO zal naar verwachting hieraan gaan deelnemen.

4.6.4

Rijkstaken Afhankelijk van het verloop van de ontwikkelingen op landelijk niveau wordt op een later moment duidelijk welke samenwerkingsmogelijkheden zich de komende jaren zullen aandienen. Hierbij kan gedacht worden aan taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving voor het ministerie van Infrastructuur en Milieu, het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, e.a. In ieder geval zal de FUMO open staan voor deze ontwikkelingen. Het Rijk is systeemverantwoordelijke en zal met alle partners een deel van de prioriteiten bepalen.

4.6.5

Klachtendienst De FUMO verzorgt een klachtendienst (piketregeling), die permanent telefonisch bereikbaar is. Burgers, inrichtingen en bedrijven kunnen hier hun klachten melden, waarna de FUMO deze afhandelt voor zover het inrichtingen

19

betreft waarvoor de taken bij de FUMO zijn ondergebracht. Het bevoegd gezag wordt in alle gevallen geïnformeerd over ingediende klachten. Klachten over inrichtingen die niet zijn ondergebracht bij de FUMO worden doorgezet naar de gemeenten, provincie en Wetterskip. Bedrijven dienen tevens eventuele incidenten en calamiteiten binnen hun bedrijf te melden bij het bevoegd gezag die deze taak bij de FUMO kunnen onderbrengen. Naast de afhandeling van de klachten en meldingen informeert de klachtendienst desgewenst over de naleving van de milieuregelgeving. De invulling van de klachtendienst van de FUMO, zoals de rol bij incidenten en rampen, wordt tijdens de implementatie uitgewerkt. 4.6.6

Brandweer De (regionale) brandweer speelt een belangrijke rol bij preventie van brand, het veilig gebruik van gebouwen en bij calamiteiten. Op het gebied van externe veiligheid is de regionale brandweer (veiligheidsregio) een belangrijke partner. Ook bij de brandweer is er het nodige veranderd t.a.v. de taken en organisatie van het werk, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in wetgeving rond het Gebruiksbesluit en de Wet veiligheidsregio’s. De FUMO zal actief de samenwerking met de brandweerorganisatie zoeken om tot een goede uitvoering te komen.

4.6.7

Brancheorganisaties bedrijfsleven Brancheorganisaties spelen vaak een belangrijke rol bij het informeren van aangesloten bedrijven over belangrijke (milieu)ontwikkelingen. Hierbij kan worden gedacht aan ondernemersorganisaties als LTO, Bovag, ARN (AfvalRecycling Nederland) en VNO-NCW. Ook kunnen zij de overheid inzicht geven in aspecten die spelen binnen een branche die de naleving van bepaalde milieuregels beïnvloeden, zoals lastendruk. Afstemming met branche- en belangenorganisaties wordt door FUMO gezocht wanneer dat het begrip voor en de naleving van bepaalde milieuregels bevorderd. Contact met dergelijke organisaties is geen doel op zich.

4.6.8

Overige samenwerking De provincies, gemeenten en waterschappen in Fryslân, Groningen en Drenthe werken samen voor de BRZO-bedrijven, omdat de bevoegde gezagen individueel niet kunnen voldoen aan de geldende eisen. Deze samenwerking zal in de toekomst worden gecontinueerd, waarbij rekening wordt gehouden met besluiten op rijksniveau. Samenwerking is noodzakelijk om aan de kwaliteitseisen te gaan voldoen. De FUMO zal ook op andere gebieden samenwerkingsverbanden aangaan als dat in de toekomst nodig blijkt om haar werkzaamheden optimaal te blijven uitvoeren. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en het Regionaal Milieuteam van de politie zijn hiervan voorbeelden.

20

5 Organisatie

5.1

Inleiding In de landelijke en Friese kaders (zie bijlage 1) en de intentieverklaring zijn belangrijke uitgangspunten geformuleerd die richtinggevend zijn voor de hoofdstructuur van de organisatie van de FUMO. - één organisatie en één verantwoordelijk directeur - de FUMO is een uitvoeringsorganisatie - de FUMO is een backoffice organisatie, die na wens voor deelnemers ook frontoffice kan zijn - de te leveren kwaliteit is geborgd door de aanwezige deskundigheden (kwaliteitscriteria kritieke massa) en door sturing daarop - het is een robuuste, professionele organisatie die aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet (kwaliteitseisen proces en output) - het is een flexibele organisatie die efficiënt en effectief werkt bij de uitoefening van haar taken. Deze uitgangspunten vormen het vertrekpunt voor de beschrijving van de organisatie van de FUMO. Daarnaast zijn in de volgende paragrafen aanvullende uitgangspunten opgenomen.

5.2

Organisatiestructuur Een organisatiestructuur is opgebouwd uit drie substructuren: een organieke structuur, een personele structuur en een functiestructuur. De organieke structuur beschrijft de vorm van organisatie-eenheden binnen een organisatie. Deze structuur kennen we als ‘het organisatieschema’ of ‘de hark’ met daarin weergegeven de divisies, sectoren, afdelingen, teams enzovoort. De functiestructuur (of het functiegebouw) beschrijft alle voorkomende functies binnen de organisatie. De personele structuur, ten slotte, beschrijft de personele bezetting van functies op de organisatie-eenheden. Dit bedrijfsplan beperkt zich tot de keuze voor de organieke structuur. De functiestructuur en personele structuur komen tijdens respectievelijk de implementatievoorbereiding en de implementatie aan de orde. Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling naar organisatiefuncties (F-indeling). Voor een normaal productiebedrijf zijn dat inkoop, productie en verkoop, aangevuld met de ondersteunende functies personeel, financiën, ICT en faciliteiten.

21

Daarnaast zijn er drie andere mogelijke indelingscriteria: geografie, markt en product. De indeling naar geografische regio (G-indeling), bijvoorbeeld Fryslân Noord, komt veel voor bij verkoop- en dienstverlenende eenheden. Wij spreken van een marktindeling (M-indeling) indien eenheden ingedeeld worden naar markt of klantgroep die ze bedienen, zoals kleine gemeenten, grote gemeenten. Van een productindeling (P-indeling) is sprake wanneer eenheden ingedeeld worden naar verschillende producten zoals vergunningen of diensten zoals vergunningverlening, handhaving of toezicht. De werkzaamheden binnen de FUMO zijn te verdelen over drie hoofdprocessen, die elk eigen deskundigheden vergen en die tot op zekere hoogte gescheiden van elkaar moeten optreden om onafhankelijk te kunnen zijn. Vanuit het Rijk is ook de eis gesteld dat vergunningverlening en toezicht gescheiden moeten worden georganiseerd. Het ligt daarom voor de hand om - net als bij de overige RUD’s de hoofdstructuur van de FUMO te baseren op een P-indeling: vergunningverlening (inclusief meldingen), toezicht en handhaving én specialistisch advies. De belangrijkste voordelen van deze structuur zijn: - mogelijkheid tot het bereiken van een hoog deskundigheidsniveau - gelijkheid in werkhouding, waarden en taal - draagt bij aan rechtsgelijkheid - mogelijkheid tot het bereiken van een hoge bezettingsgraad - mogelijkheid tot snelheid in de taakuitoefening - onafhankelijkheid tussen enerzijds vergunningverlening en anderzijds toezicht en handhaving. De hoofdstructuur van de FUMO zal er hierdoor als volgt uitzien:

Figuur 5.1

Hoofdstructuur FUMO

22

Een organisatiestructuur is meer dan het organogram (het harkje), het gaat bij de organisatiestructuur ook om het stelsel van afspraken om het doelmatig functioneren van organisaties mogelijk te maken (bijvoorbeeld standaardisatie van werkwijzen), om de taakverdeling (teams), coördinatie, onderlinge relaties, bevoegdheden (waar in de organisatie worden welke beslissingen genomen) etc. Deze zullen nader uitgewerkt moeten worden in het kader van de implementatie. 5.3

PIOFACH In de hoofdstructuur van de FUMO is een ondersteunende afdeling voor de PIOFACH6 functies opgenomen. Sommige van deze functies kunnen worden uitbesteed, bij voorkeur bij latende organisaties. Hierdoor wordt bereikt dat de FUMO zich organisatorisch meer kan richten op haar kerntaken en minder exploitatielasten heeft vanwege geringere omvang. De latende organisaties hebben baat bij inbesteding omdat zij hierdoor een deel van de frictiekosten kunnen compenseren. De keuze voor ‘zelf doen’ of ‘laten doen’ verschilt per taak (of groep van taken) en is sterk afhankelijk van het type en de omvang van de betreffende ondersteunende taak. In hoeverre gekozen zal worden voor uitbesteding van PIOFACH functies aan derden hangt in ieder geval af van: - het waar wenselijk kunnen aanbieden van feitelijke dienstverlening op locatie (dat wil zeggen: in huis bij de FUMO) - het maken van duidelijke afspraken over geldende prestatie-indicatoren, waaronder die met betrekking tot kwaliteit en snelheid van handelen - de kosten. In de implementatievoorbereidingsfase zal de haalbaarheid en wenselijkheid van uit te besteden ondersteunende taken nader worden onderzocht. In bijlage 7 is een voorbeeldoverzicht opgenomen van ondersteunende taken met daarbij een inschatting van wenselijkheid zelf doen of uitbesteden.

5.4

Procesbeschrijving op hoofdlijnen Uitgangspunt voor de procesinrichting van de FUMO is het zaakgericht werken. Hiermee wordt aangesloten bij de landelijke uitgangspunten voor informatie-uitwisseling, zoals het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken. Daarnaast werken gemeenten in het kader van de omgevingsvergunning vaak ook volgens deze principes.

6

PIOFACH functies: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting (De I kan ook staan voor Inkoop en de A voor Automatisering).

23

Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden. Een proces met een duidelijk begin en eind. De uitvoering van een zaak gebeurt in opdracht van een bevoegd gezag of in afgesproken gevallen eigenstandig voor de toepassing van de bestuurlijke strafbeschikking. De regie op de uitvoering ligt eveneens bij het bevoegd gezag, tenzij deze de FUMO verzoekt ook de regie uit te voeren. In het verlengde hiervan kunnen er twee varianten worden onderscheiden: - het adviesmodel waarbij de regie bij het bevoegde gezag ligt. De regisseur bepaalt welke instanties, waaronder de FUMO, om advies gevraagd moeten worden. De organisaties, waaronder de FUMO adviseren de regisseur bij het bevoegd gezag. De regisseur integreert de adviezen tot een conceptbesluit. Het bevoegd gezag beslist over de vergunning of over de handhavingsanctie, ondertekent deze en stuurt uit - het mandaatmodel waarbij de regie via mandaat bij de FUMO ligt. De FUMO-regisseur integreert de adviezen en beslist over de vergunning of over de handhavingsanctie, ondertekent deze en voert uit. De bevoegde gezagen c.q. de bestuurders hoeven alleen geraadpleegd te worden voor bestuurlijk relevante zaken of in situaties waarvan zij in de mandaatregeling hebben aangegeven dat zij tijdig betrokken willen worden in de besluitvorming. In het adviesmodel geeft de FUMO dus advies in de vorm van een conceptvergunning of een conceptsanctie aan het bevoegd gezag. In onderstaand schema is dit geïllustreerd voor wat betreft de behandeling van een vergunningaanvraag.

24

Figuur 5.2 Voorbeeld adviesmodel voor vergunningverlening (Bron: Rud-i) Het mandaatmodel, waarbij regie via mandaat bij de FUMO is belegd, wordt in onderstaand schema weergegeven. De vergunningaanvraag of de melding komt binnen bij het bevoegd gezag. Deze zet de aanvraag of melding door naar de FUMO. Dit geldt voor zowel het basistakenpakket als eventuele andere taken die dit bevoegd gezag bij de FUMO onderbrengt.

Figuur 5.3

Voorbeeld mandaatmodel voor vergunningverlening (Bron: Rud-i)

Toezicht & Handhaving Het proces van toezicht en handhaving is nauw met elkaar verbonden en ziet er op hoofdlijnen als volgt uit, ook al leidt ieder toezicht niet altijd tot handhaving:

Figuur 5.4

Proces van toezicht en handhaving

Het proces van toezicht start veelal naar aanleiding van een planning van de controles (handhavingprogramma), opleveringscontroles of een ingekomen klacht of verzoek tot handhavend optreden. Het gehele proces van toezicht wordt uitgevoerd door de FUMO, vanaf de planning, voorbereiding van de controles tot aan de eventuele inzet van de handhavingmiddelen. Daarvoor is van belang dat de volledige bestanden van de zaak (digitaal) worden overgedragen van het bevoegd gezag naar de FUMO en na afloop van de zaak vice versa en beschikbaar blijven.

25

Binnen de FUMO ligt het accent op het milieutoezicht bij gemeentelijke en provinciale inrichtingen of activiteiten. Het toezicht wat betreft de milieutaken vloeit grotendeels voort uit de Wabo (artikel 5.1 e.v. Wabo), het Besluit omgevingsrecht (hierna: Bor), en deels nog uit de Wet milieubeheer. Het integrale karakter van de Wabo vereist daarom afstemming en samenwerking met de andere betrokken Wabo-deelnemers. Hiervoor bieden de jaarlijks door deelnemers op te stellen Uitvoeringsprogramma’s (artikel 7.3 Bor) de basis. Daarnaast gelden de procedureregels van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Gecoördineerd toezicht kent verschillende verschijningsvormen: controleren met elkaar, controleren na elkaar, controleren voor elkaar en signaleren voor elkaar. De FUMO kan daarover afspraken maken met het bevoegd gezag voor de samenloop van het toezicht op milieu en BRIKS (bouw-, reclame-, inrit-, kap- en sloopactiviteiten). Eén van de uitgangspunten is dat toezicht zo effectief en efficiënt mogelijk wordt georganiseerd. Dit kan alleen indien de uitvoering van toezicht zoveel mogelijk uniform wordt uitgevoerd (één werkwijze per product). In de implementatiefase zullen de werkwijzen worden ontworpen, waarbij zal worden gestreefd naar zo veel mogelijk uniformiteit. Hiervoor is het van belang dat de volledige bedrijvenbestanden (digitaal) worden overgedragen. Indien een gemeente of de provincie Fryslân ook de overige Wabo-taken inbrengt in de FUMO, dan heeft dit gevolgen voor de opzet van het (integraal) toezicht. Zo zal er op meer uniforme wijze gebiedsgericht en objectgericht toezicht plaatsvinden doordat de planning en coördinatie daarvan plaats kan vinden via een centraal door de directeur van de FUMO vast te stellen uitvoeringsprogramma. Het proces handhaving start vanuit de controlebevindingen van het toezicht. Dat kan het reguliere toezicht betreffen, maar ook toezicht naar aanleiding van een klacht, melding of handhavingverzoek. Voor de gemeentelijke en provinciale milieuhandhaving kan het gehele proces van handhaving onder mandaat door de FUMO worden uitgevoerd. Vooralsnog is de verwachting dat de meerderheid van de bevoegde gezagen dit niet volledig zal willen mandateren.

26

Figuur 5.5 Voorbeeld procesmodel Toezicht en Handhaving i.g.v. handhaving/sanctionering (Bron: Rud-i) In figuur 5.5. zijn drie routes geschetst waarbij een Toezicht en Handhavingszaak leidt tot vervolgstappen: - aanschrijven: er zijn discrepanties geconstateerd tussen de wet- en regelgeving en de situatie ter plaatse. Het subject wordt middels een Aanschrijving in de gelegenheid gesteld een en ander te herstellen, waarna een Herinspectie (Vervolgzaak) plaatsvindt - bestuurlijke handhaving: de aard van de discrepantie tussen wet- en regelgeving en de situatie ter plaatse is zodanig dat Bestuurlijke handhaving noodzakelijk is - strafrechtelijke handhaving: de aard van de discrepantie tussen wet- en regelgeving en de situatie ter plaatse is zodanig dat Strafrechtelijke handhaving noodzakelijk is. 5.5

Frontoffice en backoffice De frontoffice van het bevoegde gezag is de algemene ingang voor klanten (burgers en bedrijven) en zorgt voor het primaire klantcontact, de intake en registratie van (aan)vragen. In principe wordt ook vanuit de frontoffice het (inhoudelijke) vooroverleg georganiseerd. In veel gevallen zal door een medewerker van de FUMO aan dit vooroverleg worden deelgenomen vanwege de in de backoffice aanwezige kennis en ervaring. De tijd die in het voortraject geïnvesteerd wordt zal zich in het vervolgtraject terugverdienen; het belang van een goed vooroverleg is aanzienlijk.

27

In de meeste gemeenten wordt ook de regiefunctie door medewerkers van de frontoffice vervuld, maar soms doen medewerkers uit de backoffice dit. (Aan)vragen worden dan na de genoemde werkzaamheden in het frontoffice voor behandeling doorgezet naar de backoffice. Gedurende de behandeling van (aan)vragen kunnen klanten, afhankelijk van afspraken over de regie, direct contact hebben met de backoffice. In die fase worden (vragen van) klanten vanuit de frontoffice doorverwezen naar de backoffice. Eenzelfde werkwijze geldt voor de behandeling van meldingen. De voortgang wordt gemonitord in de backoffice en vastgelegd in een procesvolgsysteem dat ook door de frontoffice is te raadplegen. Dit is noodzakelijk om de informatie aan klanten te kunnen verschaffen en om de regiefunctie, ongeacht of die in de frontoffice of in de backoffice ligt, goed te kunnen invullen. 5.6

Kwaliteit van de organisatie Voor de FUMO is de “Eindrapportage kwaliteitscriteria”, de zgn. KPMG kwaliteitscriteria, het referentiekader. Door aan de gestelde criteria te voldoen betekent dit dat: - het vakmanschap van de medewerkers is geborgd; - de FUMO voldoende massa heeft om de continuïteit van de aan haar opgedragen taken te waarborgen; - de werkprocessen transparant zijn vastgelegd; - de cyclus: plan, do, check, act, is geïmplementeerd in zowel de uitvoering als de bedrijfsvoering. De verwachting is dat de kwaliteitscriteria zich in de komende jaren verder zullen ontwikkelen. De FUMO stelt zich als doel deze ontwikkelingen te volgen om blijvend te voldoen aan de eisen die aan een professionele organisatie worden gesteld. De deelnemers aan de FUMO zullen zelf ook moeten voldoen aan de kwaliteitscriteria7. Bij de oprichting van de FUMO is nog geen garantie te geven, dat aan alle (inputgerichte) criteria wordt voldaan. Daarop is ook niet getoetst. Het resultaat hangt af van de manier waarop de FUMO wordt bemenst (zie hoofdstuk Personeel). Mochten er lacunes ontstaan op deskundigheden, dan moet de FUMO in staat zijn om deze op te vullen met opleidingen, structurele samenwerking met andere organisaties en door werving & selectie.

7

Brief staatssecretaris Atsma aan Tweede Kamer d.d. 16 maart 2011. “Afspraak is dat gemeenten en provincies uiterlijk 1 januari 2013 voldoen aan de eind 2011 vastgestelde (waar nodig aangepaste) criteria, dus zowel met betrekking tot de door hen zelf uitgevoerde taken als met betrekking tot de elders of bij ‘hun’ RUD ondergebrachte taken.”

28

Het is denkbaar dat de FUMO een aanloopperiode kent waarin de verhouding tussen formatie en werkaanbod nog niet optimaal is vanwege historische redenen op personeel en budgettair gebied. Deze overgangssituatie wordt aanvaardbaar geacht mits deelnemers zich inspannen om de juiste relatie tussen formatie en werkaanbod zo snel mogelijk, in ieder geval binnen één jaar, te bereiken zodat aan de kwaliteitsdoelstellingen voldaan kan worden. 5.7

Planning en control De planning en controlecyclus start jaarlijks in het voorjaar met het vormgeven van een uitgangspuntennotitie voor het volgende jaar. In deze uitgangspuntennotitie staan op hoofdlijnen de nieuwe (milieu)relevante toekomstige ontwikkelingen vermeld en welke zaken in verband hiermee dienen te worden geregeld en/of veranderd. Deze notitie wordt bestuurlijk vastgesteld. Daarnaast wordt een voorstel gedaan voor het uitvoeringsprogramma voor het volgende jaar. Gedeeltelijk wordt dit programma vormgegeven door de jaarlijkse cyclus gegenereerd uit het inrichtingenbestand, aangevuld met accenten, waaronder branchegerichte thema’s. Dit uitvoeringsprogramma wordt in het dagelijks bestuur vastgesteld. De toekomstige FUMO werkt met een uitgebreid productenboek (zie bijlage 4 voor een voorzet hiervan). Alle werkzaamheden die worden uitgevoerd staan hierin vermeld inclusief de bijbehorende kentallen. Het productenboek wordt voor de zomer in het dagelijks bestuur vastgesteld. Elke deelnemer sluit jaarlijks een dienstverleningsovereenkomst (DVO) af met de FUMO. In deze DVO zijn alle af te nemen producten en diensten nader geduid en van kostprijs voorzien. Alle DVO’s samen aangevuld met eventuele zelf te initiëren werkzaamheden vormen het jaarprogramma FUMO. De gemeenten en de provincie Fryslân hebben een vast aanspreekpunt binnen de FUMO (accountmanager). Er is een continu procesoverleg tussen FUMO en de bevoegde gezagen. De voortgang wordt elke drie maanden cijfermatig gerapporteerd, waarbij twee keer per jaar tevens een inhoudelijke toelichting wordt gegeven op de uitgevoerde werkzaamheden. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats over de voortgang, lopende zaken en/of ontwikkelingen tussen de FUMO, de betreffende gemeente, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân.

29

Indien de halfjaarrapportage daar aanleiding voor geeft is het mogelijk om in gezamenlijk overleg door aanpassing binnen het jaarprogramma onder/overbesteding van bepaalde werkzaamheden te compenseren met andere werkzaamheden. Tevens worden de rapportages intern gebruikt om zo nodig de uitvoering van werkzaamheden bij te sturen. Dit kan zowel gebeuren per taakveld als per afnemer van deze werkzaamheden. Blijft een gemeente/de provincie Fryslân of een taakveld achter in de uitvoering, dan zal de daaropvolgende periode hier meer inzet worden gepleegd. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de FUMO dat de taken worden uitgevoerd. Ook de gemeenten, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân zijn als opdrachtgevende deelnemer mede verantwoordelijk dat afgesproken werkzaamheden ook daadwerkelijk worden afgenomen en dat informatie tijdig is aangeleverd. De uiteindelijke jaarrapportage geeft, zowel cijfermatig als beschrijvend, een gedetailleerd beeld van de uitgevoerde werkzaamheden. Deze jaarrapportage wordt aangeboden aan de colleges en dagelijks bestuur van het Wetterskip Fryslân, welke deze rapportage weer door kunnen sturen aan hun gemeenteraden, algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân of Provinciale Staten. 5.8

Werklocaties Bij de inrichting van de FUMO wordt uitgegaan van een nieuwe manier van werken, die landelijk bekend staat als ‘Het Nieuwe Werken’. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is daarin een belangrijk aspect. De FUMO heeft één centrale locatie met (flexibele) werklocaties bij de verschillende bevoegde gezagen. Door op deze nieuwe manier te werken kan de FUMO het werk beter en goedkoper doen en de afnemende partijen, burgers, bedrijven en instellingen beter van dienst zijn. De nieuwe manier van werken is een belangrijk uitgangspunt bij de verdere inrichting van de organisatie van de FUMO. Medewerkers krijgen in het kader van het nieuwe werken de ruimte om zelf mee te bepalen op welke plaats zij hun werkzaamheden uitvoeren. Naast werken op de centrale locatie van de FUMO zal de medewerker thuis kunnen werken en in de kantoren van de deelnemende organisaties. Aandachtspunt hierbij is de collegiale afstemming. Gelet op kennisdeling en -ontwikkeling is samenspraak met collega’s nodig. Het management van de FUMO dient hierop te sturen en hierover afspraken te maken met hun medewerkers.

30

In de FUMO wordt een werkplek in veel gevallen (niet voor overheadfuncties) als flexplek ingericht. Hierdoor heeft de vestiging van de FUMO minder werkplekken nodig en wordt het totaal aantal benodigde m² beperkt. Deze manier van werken heeft daarmee direct effect op de huisvestingen indirect op de dossiervorming, archivering, ICT, verantwoordelijkheid van de medewerker en stijl van leidinggeven. De dossiers en de archieven van de FUMO zijn digitaal (of worden zo snel mogelijk gedigitaliseerd). Omdat iedereen, inclusief de opdrachtgevers, de dossiers kunnen inzien wordt er gewerkt met gestandaardiseerde dossiers en volgens vastgelegde procedures en processen. Een belangrijke en onmisbare schakel in het nieuwe werken is ICT. De medewerker heeft de beschikking over de middelen die haar of hem in staat stellen tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Bij Het Nieuwe Werken is de medewerker verantwoordelijkheid voor het realiseren van het afgesproken resultaat. Leidinggevende en medewerker maken resultaatafspraken die worden besproken, vastgelegd en gevolgd in een cyclus van gesprekken. De medewerker werkt resultaatgericht vanuit vertrouwen van de leidinggevende. De leidinggevende coacht en faciliteert de medewerker bij het behalen van de afgesproken resultaten. 5.9

Huisvesting De FUMO zal centraal worden gehuisvest in Fryslân. Voor de huisvesting worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Het Nieuwe Werken - géén inhuizing bij één van de deelnemers - gebruik maken van flexplekken bij deelnemers - rekening houden met beperkte groei - het beoogde gebouw heeft een functionele uitstraling (beperkte mogelijkheid tot klantontvangst, backoffice). Voor de huisvesting is een aantal aannames gedaan dat hierna wordt beschreven.

5.9.1

Benodigd bruto vloeroppervlak Er is uitgegaan van verhouding van 1,2 werknemer per fte. Verder is in de berekening van de benodigde kantoorruimte rekening gehouden met een beperkt groeiscenario van 15% in omvang voor de komende 5 jaar, omdat de FUMO naar verwachting meer taken zal gaan uitvoeren. Voor de bepaling van de benodigde vloeroppervlakte wordt rekening gehouden met de volgende flexfactoren:

31

- flexfactor 1.0 voor de werknemers behorende tot de vaste overhead (inclusief leiding en ondersteuning primair proces) - flexfactor 0.8 voor de werknemers behorende tot het primair proces, centrale locatie - flexfactor 0.5 voor de werknemers behorende tot het primair proces, buitendienst. De aannames zijn gedaan om ervoor te zorgen dat het gebouw niet direct beperkend is voor beperkte groei en flexibel is voor de inrichting. Op basis van het hiervoor gestelde en de normering voor de Rijkswerkplek resulteert dit in een totaal benodigd bruto vloeroppervlak. 5.9.2

B-locatie Gekozen wordt voor een zogenaamde B-locatie. Dit is een locatie met een gemengde openbaar- vervoer en autobereikbaarheid, gelegen op een bereikbare afstand van het OV-station. Deze locatie heeft een snelle aansluiting op het hoofdwegennet en beschikt over goede parkeermogelijkheden. Afweging op basis van prijs, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en uitstraling maakt een B-locatie tot de beste keus voor de FUMO.

5.9.3

Huur pand met 5-jaarscontract Er wordt gekozen voor minimaal een 5-jaarscontract omdat een korter contract in verhouding duurder is. Ook voor het rendabel zijn van de aanpassing- en verhuiskosten is een dergelijke termijn gewenst.

5.9.4

Persoonlijke standaarduitrusting Het Nieuwe Werken veronderstelt dat medewerkers van een persoonlijke standaarduitrusting worden voorzien, zodat zij tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Iedere medewerker primair proces beschikt over passende digitale hulpmiddelen.

5.9.5

Werkplekken Het kantoor van de FUMO is ingericht op flexwerken. Thuiswerken mag maar wordt niet gefaciliteerd, uitgezonderd de persoonlijke standaarduitrusting. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van werkplekken bij de deelnemende organisaties. De ARBO-regelgeving voor thuiswerkplekken is van toepassing, maar leidt niet tot een verplichting van de werkgever tot het inrichten van de thuiswerkplek. Wel is de werkgever verplicht tot het geven van voorlichting, zorg en het maken van goede afspraken met de werknemer over het gebruik van de thuiswerkplek (zoals risico-inschatting, werk- en rusttijden)

32

Om vorm te geven aan het nieuwe werken zullen deelnemende organisaties tijdelijk een werkplek voor een backoffice medewerker beschikbaar stellen, zodat klantcontacten naadloos in elkaar over kunnen lopen. Dit zijn geen vast te reserveren werkplekken, maar op dat moment vrije werkplekken waaraan medewerkers van de FUMO kunnen plaatsnemen met hun eigen (mobiele) digitale hulpmiddelen..

33

6 Personeel

6.1

Sociaal Beleidskader (VNG & IPO) Met het overhevelen van taken naar de FUMO gaan in principe ook medewerkers van de Friese gemeenten, de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân, de MAD en het SFW naar deze nieuwe organisatie over. Daarbij gaat het voornamelijk om medewerkers die zijn belast met uitvoerende of ondersteunende taken. De VNG en het IPO hebben een concept Landelijk Sociaal Beleidskader8 opgesteld waarin kaders en regels zijn opgenomen met betrekking tot de personele gevolgen van overgang van ambtenaren naar een RUD. Hoewel het Sociaal Beleidskader (SBK) nog onderwerp van overleg is met de bonden (situatie december 2011), wordt voor de uitwerking van de personele gevolgen in dit bedrijfsplan van dit (concept) SBK uitgegaan. Redenen hiervoor zijn de verwachting dat het SBK op termijn zal worden vastgesteld (en een landelijke werking zal krijgen) en het gegeven dat het (concept) SBK in grote lijnen overeenkomt met de afspraken die de provincie Zuid-Holland in dit verband al eerder met de bonden gemaakt heeft. Het SBK biedt een (dwingend) kader van waaruit de sociale plannen voor iedere afzonderlijke RUD worden opgesteld en regelt verder een aantal zaken uniform voor alle RUD’s. Het SBK beperkt zich tot de hoofdlijnen en laat provincies en gemeenten (veel) ruimte voor maatwerk. Deze hoofdlijnen echter dienen integraal te worden opgenomen in de sociale plannen. Onder de hoofdlijnen die in het SBK worden geregeld vallen: - de rechtspositie in de RUD - het leidend principe ‘mens volgt taak’ - de verantwoordelijkheden van de oude werkgever (provincie, gemeente), de nieuwe werkgever (RUD) en de ambtenaar - enkele harde arbeidsvoorwaardelijke rechten/garanties (dienstverband van gelijke aard, duur en omvang; behoud primaire inkomen en salarisperspectief; behoud van vastgelegde individuele aanspraken en garanties) - een aanduiding van wat sociale partners in een sociaal plan per RUD moeten/kunnen regelen ter uitwerking en invulling van het SBK. Het SBK beperkt zich tot personeel dat naar de RUD overgaat. Het regelt dus niets voor hen die bij de provincie of gemeente blijven, maar toch gevolgen ondervinden van de RUD-operatie. Voor hen gelden de bestaande regels en

8

Dit concept SBK is te vinden op www.fryslan.nl/fumo

34

sociale plannen van de provincie c.q. de gemeente en kunnen lokaal eventueel nadere voorzieningen worden getroffen. Vanaf de overgang naar de FUMO geldt voor iedere ambtenaar direct de rechtspositie van de FUMO. Dit behoudens de overgangsvoorzieningen bij en krachtens het SBK. De RUD’ s regelen niet zelf de eigen rechtspositie, maar volgen de rechtspositie van één van beide sectoren (sector provincies of sector gemeenten). De RUD hanteert de rechtspositie van de sector (gemeente of provincie) waarvan op landelijk niveau de meeste ambtenaren overgaan naar de RUD’ s. Indien deze verhouding binnen een RUD-regio anders ligt, kan in het sociaal plan worden bepaald dat de rechtspositie van de andere sector wordt gehanteerd. Gemeenten kennen bijvoorbeeld geen reiskostenregeling, wat mogelijk wel wenselijk is voor de FUMO. Leidend principe in het SBK is dat de ambtenaar zijn taak volgt en dus met zijn taak mee overgaat naar de FUMO. De oude werkgevers moeten hun ambtenaren tijdig duidelijkheid geven wie op grond van het principe ‘mens volgt taak’ naar de FUMO overgaan. Zij kunnen daarvoor (in overleg met de vakorganisaties in het Georganiseerd Overleg) spelregels en criteria opstellen. Een goede onderlinge afstemming is van belang. Provincie en gemeenten hebben immers een gezamenlijke verantwoordelijkheid om van de FUMO een succes te maken en daartoe te zorgen voor een kwalitatief en kwantitatief goede formatie en personele bezetting van de FUMO. Voorts is in het SBK afgesproken dat ambtenaren die overgaan, volledig overgaan, ook als maar een deel van hun taken naar de RUD overgaat (dus geen dubbel dienstverband of een verplicht dienstverband voor minder uren). Hiervan kan overigens op verzoek van de ambtenaar worden afgeweken als het bedrijfs- of dienstbelang zich daartegen niet verzet. Er bestaat een kans dat het SBK niet tijdig zal worden vastgesteld. Mocht dit het geval zijn, dan zullen de onderhandelingen worden verwezen naar de lokale tafel. 6.2

Sociaal Plan Fryslân Voor de situatie in Fryslân zal het landelijke SBK worden uitgewerkt naar een Fries Sociaal Plan. Dit zal plaatsvinden na vaststelling van het voorliggende bedrijfsplan. Belangrijk element hierin is de wijze waarop de bemensing van de FUMO wordt gerealiseerd. In de Friese situatie verrichten momenteel veel medewerkers de basistaken en/of direct en indirect ondersteunende taken voor een (klein) deel van hun dienstverband. Het is niet bekend hoe deze verdeling er precies uitziet, maar het aantal medewerkers met een parttime bezetting op deze taken zal vermoedelijk groot zijn.

35

Dit betekent dat het uitgangspunt 'mens volgt taak', zoals in het (concept) SBK is opgenomen en integraal van toepassing is, nader ingevuld moet worden. Dit mede in het licht van het uitgangspunt in het SBK dat 'ambtenaren die overgaan, volledig overgaan, ook als maar een deel van hun taken naar de RUD overgaat'. Dit letterlijk invullen (bijvoorbeeld medewerkers hiertoe te rekenen ook al verrichten zij ‘slechts’ voor enkele uren per week VTH-taken) zou betekenen dat de formatie van de FUMO veel groter wordt dan op basis van de inschatting van benodigde formatie voor de uitvoering van de taken, reëel is. Anderzijds betekent het stellen van een minimale grens (bijvoorbeeld door te stellen dat een medewerker de taak volgt als dit takenpakket ten minste 0,5 fte aan VTH-taken bevat) dat de FUMO-organisatie zich niet geheel zal vullen op basis van het uitgangspunt ‘mens volgt taak’. Er zullen daarom nadere criteria, spelregels en procedures moeten worden opgesteld (en in overleg met de sociale partners vastgesteld) ten behoeve van de plaatsing van medewerkers. Het SBK geeft hiervoor, onder meer via de hardheidsclausule, ruimte. Zaken waaraan gedacht kan worden is het bepalen van een minimum ratio FUMO taken - andere werkzaamheden om voor plaatsing in aanmerking te kunnen komen en het werken met plaatsing op basis van vrijwilligheid en/of remplaçanten. Een en ander vereist dat er ook voorzieningen worden getroffen om te zorgen dat de FUMO kan beschikken over medewerkers met de juiste kennis, vaardigheden en competenties. Verder moeten in dit verband ook de aspecten 'gelijke', 'passende' of 'geschikte' functie uit het SBK worden geoperationaliseerd. Naast deze aspecten is het van belang om bij de uitwerking van het SBK naar een Fries Sociaal Plan ten minste aandacht te besteden aan de volgende zaken: - de formatie en daarmee de personele bezetting van de FUMO zal voor het grootste deel worden ingebracht door de provincie. Omdat landelijk gezien de medewerkers van de gemeente in meerderheid betrokken zijn bij de oprichting van de RUD’s is overeengekomen dat de RUD de rechtspositie van de sector gemeenten zal volgen. - de concrete invulling van garantieregelingen en overgangsvoorzieningen (artikel 8). Bijvoorbeeld de duur van salarisgaranties, het overnemen van gemaakte individuele afspraken, regelingen voor toename reiskosten en reistijd, verhuiskostenvergoedingen, terugkeergaranties bij niet passendheid functie etc. - flankerende maatregelen, bijvoorbeeld verruimde mogelijkheden voor opleiding en begeleiding in het kader van het kunnen voldoen aan de functie-eisen en/of verbreding inzetbaarheid; begeleiding van werk naar werk, stimuleringspremies bij vrijwillig ontslag, ontheffing terugbetaling studiekosten, ouderschapsverlof etc.

36

- afspraken en voorzieningen ingeval binnen een bepaalde periode, bijvoorbeeld als gevolg van (de beoogde) verbetering van kwaliteit en efficiency, overtolligheid ontstaat - voor medewerkers die overgaan naar de FUMO en daar te maken krijgen met slechtere arbeidsvoorwaarden dan bij hun oude werkgever worden in het sociaal plan overgangsregelingen getroffen. Deze regelingen zijn voor rekening van de latende organisatie. - de verantwoordelijkheden, rollen en posities van de betrokken partijen (werkgevers, FUMO) bij de totstandkoming en uitvoering van het sociaal plan. - een hardheidsclausule voor individuele gevallen waarin het SBK en het sociaal plan niet of niet in redelijkheid voorzien. - voornemen overdracht personeel. Vóór de plaatsing van de medewerkers moeten de deelnemende organisaties beslissen welke medewerkers ze willen overdragen naar de FUMO. Dit wordt onder andere gestuurd door het SBK. Het is wenselijk dat de deelnemers onderling afstemmen hoe zij dit gaan uitvoeren. Dit bedrijfsplan bevat een nadere vertaling naar financiële consequenties op grond van ervaringsgegevens. In de volgende stap, aansluitend op dit bedrijfsplan, zal het sociaal plan worden opgesteld. Tijdens het opstellen van het plan zal een meer gedetailleerde vertaling tot op medewerkerniveau verder uitsluitsel bieden aan de wijze waarop onder andere invulling aan de minimale ratio FUMO-taken zal worden gegeven. De Wet op de Ondernemingsraden (Wor), de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en de Uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) verplicht dat er overleg gevoerd wordt met de ondernemingsraden en de werknemersvertegenwoordiging in de commissie voor georganiseerd overleg (GO). Om te voorkomen dat er met 20+ commissies voor georganiseerd overleg moet worden gesproken, heeft de Bestuurlijke Procesgroep het voornemen om, in overleg met de vakorganisaties, een commissie voor Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) in te stellen. Ten behoeve van de werkgeversvertegenwoordiging in het BGO dient een bestuurder te worden gemandateerd die namens de werkgevers (colleges van B&W/GS en Dagelijks Bestuur) met de werknemersvertegenwoordiging het overleg voert. 6.3

Medezeggenschap In het proces van inrichting van de FUMO komen frequent personele en organisatorische aspecten aan de orde. Om de adviesaanvragen eensluidend te formuleren en te timen zullen de afzonderlijke Wor-bestuurders van de deelnemers worden ondersteund met standaardbrieven. Het zijn de Worbestuurders die zich echter ieder afzonderlijk dienen te beraden op de uit de Wor voortvloeiende verplichtingen jegens hun medezeggenschapsorganen. Voor het bedrijfsplan is er ruimte om per deelnemer een eigen afweging te

37

maken ter zake de medezeggenschapsrechtelijke verplichtingen. Gelet op de omvang van de verandering ligt het voor de hand dat de OR bij de provincie en bij de MAD in ieder geval adviesrecht hebben. De Wor bestuurder legt dit voor. Bij die organisaties waar de verandering weinig formatie betreft heeft de Wor-bestuurder een informatieplicht. Er is door de betrokken medezeggenschapsorganen een Bijzondere Voorbereidingscommissie (BVC) ingesteld. Deze BVC zal zich inspannen om haar leden van een eerste analyse en advies te voorzien van het bedrijfsplan en de concept gemeenschappelijke regeling. Met het oog op advisering hierover zal door en uit de betrokken medezeggenschapsorganen van de deelnemende organisaties een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) worden ingesteld. De Wor-bestuurders van de deelnemers wijzen uit hun midden een vertegenwoordiger aan die zal optreden als Worbestuurder voor de BOR. Wellicht dat de BVC kan worden omgevormd tot BOR. Op het moment dat de FUMO feitelijk van start gaat, zal er een medezeggenschapsorgaan ingesteld worden door de bestuurder conform de wettelijke regels (Wor). Op dat moment zal de BOR ophouden te bestaan.

38

7 ICT

7.1

Inleiding Een goede informatie-uitwisseling is van belang om de doelstellingen van de FUMO te realiseren. Gestreefd wordt naar een informatiearchitectuur waarbinnen op uniforme wijze wordt gewerkt, waarbij informatie onderling en met externen kan worden gedeeld. Een belangrijke succesfactor is een optimale informatievastlegging door en informatie-uitwisseling tussen de FUMO organisatie zelf en deelnemers (bevoegde gezagen) en ketenpartners van de FUMO. Dit stelt dus eisen aan de informatiehuishouding van alle deelnemers en aan het gezamenlijk overeengekomen proces. De ICT-vraag rond de realisatie van de FUMO valt in vier aspecten uiteen: - ICT-voorziening voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primaire proces binnen de FUMO organisatie zelf. Hieronder valt de verwerking en opslag van informatie alsmede het beheer van de voorzieningen - Informatie-uitwisseling tussen de deelnemers en ketenpartners van de FUMO onderling (FUMO en opdrachtgevende bevoegde gezagen) en tussen FUMO en ketenpartners (zoals veiligheidssector, CJIB en andere RUD’s (BRZO)) binnen de Vergunning, Toezicht en handhavingketen - Aanpassingen Lokale informatievoorziening van de deelnemers buiten de FUMO-organisatie (de bevoegde gezagen en ketenpartners) - ICT-voorzieningen voor een efficiënte ondersteuning van de overhead binnen de FUMO organisatie. Het ondersteunend en sturend personeel dient gebruik te kunnen maken van een geautomatiseerd systeem voor de uitvoering van haar functies. Vanwege de onderlinge verwevenheid dienen de aspecten in hun samenhang te worden bezien. Dit geldt in het bijzonder voor de ICT-voorziening primair proces en de informatie-uitwisseling tussen FUMO en bevoegde gezagen en ketenpartners. Belangrijk is om vroegtijdig afstemming en aansluiting te zoeken bij de werkgroep processen. Omwille van de start van de FUMO op 1 januari 2013 is een fasering aangebracht in de mate van ICT-ondersteuning. Concreet zal er op 1 januari 2013 een basisvoorziening beschikbaar zijn die in 2013 en 2014 verder verrijkt wordt. In fase 1 wordt gestreefd naar een minimale impact op de bestaande informatievoorziening van de bevoegde gezagen. Deze partners kunnen daarom per 2013 grotendeels aansluiten op basis van hun eigen architectuur.

39

7.2

Blauwdruk van de FUMO en gezamenlijke informatievoorziening Voor de Modellenstudie9 is vorig jaar bij alle partners een inventarisatie uitgevoerd van de huidige ICT ondersteuning van de Wabo-processen. Op basis van de Modellenstudie, marktontwikkeling, input van de deelnemers en actuele kennis zijn uitgangspunten gedefinieerd met betrekking tot de te realiseren ICT-voorziening. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de uitwerking van dit hoofdstuk. Ten slotte is voorliggend hoofdstuk ter beoordeling voorgelegd aan diverse ICT-coördinatoren van de deelnemers. Op basis van deze uitgangspunten en ervaringen vanuit eigen vakgebied is een architectuurontwerp ten behoeve van de ICT-voorziening van de FUMO opgesteld. Deze schets is pragmatisch en gebaseerd op een groeimodel met een fasering van 3 jaar. Het ontwerp is service-georiënteerd en is in principe plaatsonafhankelijk. In het onderstaande ontwerp wordt onderscheid gemaakt tussen FUMOspecifieke informatievoorziening (geel gearceerd) en generieke gezamenlijke informatievoorziening (blauw gearceerd). De keuze voor dit onderscheid komt voort uit de landelijke ontwikkeling waarbij steeds meer organisaties werken met generieke functionaliteiten als een zaakomgeving, documentmanagement systeem en samenwerkingsomgeving. Op deze manier hoeft bijvoorbeeld niet voor iedere backoffice applicatie documentmanagement functionaliteit te worden gerealiseerd. Dit zorgt enerzijds voor een positief kostenaspect (minder beheer, centraal ingeregelde archieffunctionaliteit) en anderzijds voor standaardisatie van in dit geval documenten. Deze standaardisatie zorgt onder andere voor een efficiënter proces met betrekking tot samenwerking/uitwisseling met andere organisaties. De hierboven geschetste lijn wordt dus ten behoeve van de FUMO toegepast. Er is specifieke WABO/Milieu ICT functionaliteit (applicatie) beschikbaar ten behoeve van de ondersteuning van bijvoorbeeld de inhoudelijke beoordeling van een vergunningsaanvraag. Daarnaast kunnen op generieke wijze documenten en zaakgegevens worden opgeslagen. Deze laatste categorie kan eenvoudig en flexibel gedeeld worden met alle deelnemers. Een bijkomend voordeel is dat zonder extra investering in de toekomst ook ICT-samenwerking op andere (dan FUMO) inhoudelijke onderwerpen kan worden ondersteund. De generieke ICT functionaliteit is immers al beschikbaar en procesonafhankelijk inzetbaar. De grijs gearceerde vlakken representeren de bestaande situaties bij de diverse ketenpartners en bevoegde gezagen.

9

Modellenstudie FUMO, doorrekenen modelvarianten met de best passende productieapplicatie, april 2011. Onderzoek uitgevoerd door Deloitte Consulting.

40

Figuur 7.1

Informatievoorziening fase 1 (eind 2012)

Resumerend wordt dus uitgegaan van informatievoorziening voor de FUMO op basis van een groeimodel in verband met de startdatum van 1 januari 2013. Er is vanaf de start van de FUMO een basisfunctionaliteit nodig om plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Het aangebrachte onderscheid in FUMO ICT en Gezamenlijke ICT biedt flexibiliteit in uitwisselen van informatie en in veranderende overdracht van taken. Dit onderscheid biedt tevens de mogelijkheid tot samenwerking op andere (dan FUMO) gebieden, hetgeen van voordeel kan zijn. Toepassingen gemarkeerd met ‘*’ moeten voor de start van de FUMO zijn gerealiseerd. Niet alle deelnemers beschikken over eigen KCS, Midoffice, DMS, Zaaksysteem (daarom gestippeld weergegeven in vlak ‘C’). Het Zaaksysteem bevat de informatie uit dossiers en vormt de basis voor de informatiedeling. In de beginperiode zal er nog geen sprake zijn van volledige digitale uitwisseling van gegevens en zal het toevoegen van informatie en documenten aan zaken in deze eerste fase handmatig en mogelijk via e-mail plaatsvinden. Het KlantContactSysteem biedt onder andere toegang tot alle zaakinformatie. Rapportages met managementinformatie worden ad hoc opgesteld. De volgende functionaliteiten worden in fase 2 en 3 toegevoegd (zie ook bijlage 8): Samenwerkingsomgeving, Managementinformatie (Rapportages),

41

Kennismanagement en Servicebus (ten behoeve van geautomatiseerde uitwisseling van gegevens). Hierna worden de verschillende onderdelen verder toegelicht. 7.2.1

Onderdeel A: (VTH)Proces applicatie FUMO De VTH(Proces) applicatie FUMO levert de specifieke functionaliteit ten behoeve van inhoudelijk proces van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. FUMO medewerkers leggen details van bijvoorbeeld een meting van een inrichting hierin vast, voeren de inhoudelijke beoordeling van een aanvraag uit of raadplegen specifieke gegevens ten behoeve van een Toezichtstaak. Deze component wordt waarschijnlijk ingevuld met een applicatie als: Roxit SquitXO, Genetics PowerForms of Centric OVX4all. Documenten en gegevens op hoofdlijnen worden vastgelegd met behulp van de generieke DMS-functionaliteit respectievelijk in het Zaaksysteem (onderdeel B) en zijn daarmee inzichtelijk voor alle (geautoriseerde) deelnemers. De eisen en wensen met betrekking tot deze applicatie worden in de aanbestedingsfase met de deelnemers opgesteld, waarbij zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij landelijke standaarden.

7.2.2

Onderdeel B: Informatie-uitwisseling FUMO en bevoegde gezagen en Ketenpartners Het delen en uitwisselen van informatie tussen FUMO, bevoegde gezagen en landelijke voorzieningen (OLO) is één van de kritische succesfactoren voor een goed functionerende FUMO. Het voor iedere deelnemer/partner via internet toegang verschaffen tot delen van dossier/documenten/zaakinformatie op hoofdlijnen is uitgangspunt bij de uitwerking van de benodigde informatievoorziening. Detailinformatie van zaken/dossiers is beschikbaar binnen het specifiek bevoegd gezag en/of FUMO. Het delen van informatie zal via een groeipad van handmatige via semigeautomatiseerde naar geautomatiseerde informatie-uitwisseling plaatsvinden. In bijlage 8 wordt hier inhoudelijk verder op ingegaan.

7.2.3

Onderdeel C: Aanpassingen Lokale informatievoorziening van bevoegde gezagen Omdat complexe ICT-wijzigingen over alle organisaties heen kunnen simpelweg niet worden gerealiseerd voor de start van de FUMO, gepland op1 januari 2013, is - gezien de complexiteit van deze samenwerking - bij alle partners hooguit een minimale aanpassing van de eigen informatievoorziening mogelijk. Gegevens en documenten worden vooral (op verzoek) gedeeld via het generieke Zaaksysteem en DMS en deels via de OLO.

42

In fase 2 en 3 wordt met de verschillende deelnemers onderzocht hoe informatie en documenten automatisch uitgewisseld kunnen worden tussen de generieke Zaak en DMS-omgeving (van de FUMO) en de lokale informatievoorziening van individuele deelnemers. Zo zou een deelnemer met een eigen Zaakomgeving bijvoorbeeld zaakinformatie geautomatiseerd kunnen synchroniseren met het generieke Zaaksysteem (van de FUMO). Het is belangrijk in deze fase per situatie te bepalen of de realisatie (kosten) van een dergelijke koppeling rendabel is, m.a.w. soms is het beter gegevens automatisch uit te wisselen, en soms is het handmatig toevoegen van informatie aan het eigen dan wel generieke zaaksysteem kostentechnisch gezien interessanter. Ook in de situatie waarin deelnemers nog niet beschikken over bijvoorbeeld een eigen zaaksysteem kan in deze fase 2 en 3 onderzocht worden of een deelnemer gebruik kan gaan maken van de beschikbare generieke zaakfunctionaliteit als aanvulling op de eigen informatievoorziening (er hoeft dan wellicht geen eigen zaaksysteem te worden aangeschaft). 7.2.4

Onderdeel D: ICT-ondersteuning secundaire processen FUMO Voor alle medewerkers is een basis werkplekautomatisering benodigd. Hieronder wordt verstaan een PC of laptop met daarop een Officepakket, met e-mail, agendabeheer en contactinformatie. Deze applicaties zullen in de meeste gevallen niet zijn geïnstalleerd op de werkplek, maar op servers. Alle computersystemen zijn met elkaar verbonden. Daarnaast is randapparatuur benodigd voor printen en scannen van documenten, hetgeen een aandachtspunt kan zijn op de flexibele werklocaties. Voor het sturend en ondersteunend personeel is eveneens ICT benodigd. Het betreft systemen voor: financiële administratie, salarisadministratie, HR, toegangsbeveiliging en managementinformatie. Voor selectie van deze systemen zijn de uitgangspunten: - geen maatwerkoplossingen - bewezen technologie - digitaal werken is de norm - digitaal communiceren - Het Nieuwe Werken. Deze ICT-componenten zijn voorlopig opgenomen in de geschetste blauwdruk, zullen echter voor een deel onderdeel zijn van de afweging in/uitbesteden van ondersteunende taken.

7.3

Vervolgstappen Zoals gesteld is een basisfunctionaliteit van belang voor de start van de FUMO. Voor het inrichten van die benodigde basisfunctionaliteit is naar schatting

43

minimaal één jaar doorlooptijd gemoeid. Als de geplande startdatum van de FUMO 1 januari 2013 is, betekent dat feitelijk dat de inrichting van de benodigde basisfunctionaliteit onverwijld ter hand dient te worden genomen. Zonder positief besluit over de oprichting van een FUMO kunnen slechts stappen worden gezet ter voorbereiding, waarbij geen verplichtingen worden aangegaan. Deze stappen zijn: - ontvangen en analyseren vastgestelde werkprocessen binnen en met de FUMO (eerst organiseren, dan automatiseren) - met de deelnemers de functionele eisen en wensen ICT opstellen voor de specifieke en generieke voorzieningen. De door de deelnemers aangeleverde opmerkingen en vragen + bijbehorende antwoorden (zie bijlage 8) worden hier in meegenomen - uitwerken van fase 1,2 en 3 - uitwerken diverse koppelingen en inzet OLO - verder uitwerken lokale en FUMO ICT kosten - juridische vragen uitwerken (bijvoorbeeld inzake aanschaf en gebruik softwarelicenties) - opstellen bestek. Voor de volgende stappen is een positief besluit over de oprichting van een FUMO vereist. Dit moment mag gezien de geschatte doorlooptijd niet later zijn dan 1 april 2012. Indien hiermee later wordt gestart, veroorzaakt het niet op tijd realiseren van de ICT-basisvoorziening een uitstel van de start van de FUMO. De stappen zijn: - aanbesteden opgesteld bestek - gunnen - realisatie ICT door externe partij - testen van ICT fase 1 - opleiden medewerkers - in productie nemen van fase 1 ICT - doorontwikkeling fase 2 en 3 opstellen. Specifieke aandachtspunten bij deze vervolgstappen zijn: - bij de aanbesteding: beleid bij aanbestedingen, groeipad definiëren in aanbesteding, randvoorwaarden met betrekking tot standaarden en servicebus, conformeren aan landelijke standaarden RUD-i, migratie uitgangspunten, detaileisen in bestek voor backoffice applicatie, uitzoeken juridische vorm, uitzoeken informatiebeveiliging, koppelingen op basis van harde (!) standaarden en ervaringscijfers, aanvulling van ketenkoppelingen. - bij de processen: eigenaar gegevens (toegang tot), generieke (werk en proces) afspraken over benamingen, generieke (deel) producten catalogus, type beheer organisatie voor ICT, niet-digitale zaken.

44

7.4

Planning en risico’s De planning van het onderdeel ICT is opgenomen in de contouren implementatieplan. Planning Om de voorgestelde fase 1 van de ICT-oplossing te realiseren vóór de start van de FUMO op 1 januari 2013, dient een positieve besluitvorming van de verschillende deelnemers met betrekking tot de aanbesteding van deze oplossing niet later dan 1 april 2012 te worden genomen. Het kiezen voor deze gedragen aanpak houdt dus een zeker risico in. Er zijn ook varianten benoemd die uitgaan van een meer basalere ICT-variant, die zich in eerste instantie richt op de interne FUMO-bedrijfsvoering. Deze variant gaat uit van een bestaand productiesysteem, dat de informatie over de inrichtingen en de informatie over de tijdsbesteding aankan en inzichtelijk maakt. Het creëren van een dergelijk basale ICT variant (die mogelijk sneller gerealiseerd kan worden) zorgt echter eveneens voor risico’s, zoals het toekomstig blokkeren van goede aansluiting op de verschillende lokale informatievoorzieningen en kan daarmee contraproductief zijn in het slagen van de FUMO. Het zal daarom in de pressure cooker van komende twee maanden zaak zijn bij het opstellen van het functionele eisenpakket gezamenlijk de haalbaarheid van het voorgestelde concept steeds in het oog te houden. Bemensing projectorganisatie De bemensing van de projectorganisatie voor uitvoer en implementatie van de vervolgstappen is een risico. Wij adviseren hiervoor zo spoedig mogelijk een team samen te stellen. Aannames Er is, noodzakelijkerwijs, in dit bedrijfsplan gewerkt met diverse aannames met betrekking tot kosten en functionaliteit. Het is van belang in de vervolgfase weloverwogen keuzes te maken in de aanbesteding met betrekking tot deze aannames.

7.5

Kosten De ICT kostenberekening van Deloitte uit de voorgaande modellenstudie is opnieuw met Deloitte besproken ten behoeve van de huidige situatie. Gezamenlijk is geconcludeerd dat weliswaar de opzet van de huidige informatievoorziening is gewijzigd ten opzichte van de voorgaande modellenstudie, maar dat er qua functionaliteiten ongeveer hetzelfde benodigd is. De in de modellenstudie berekende ICT-kosten kunnen daarom worden overgenomen in dit bedrijfsplan met daarbij twee opmerkingen:

45

- Extra ten opzichte van de voorgaande situatie is de toevoeging van functionaliteit voor Digitale Handtekening en ondersteuning voor het Nieuwe Werken (bijvoorbeeld kunnen werken met tablets op locatie). - In de berekeningen wordt uitgegaan van een situatie waarin de informatievoorziening (software) lokaal wordt geïnstalleerd en beheerd. Het is goed mogelijk dat aanbieders in de aanbesteding een oplossing in gehoste vorm aanbieden. Dit heeft tot gevolg dat er een verschuiving optreedt van Investeringskosten naar structurele onderhouds/hostingkosten. Netto hoeft dit niet een probleem op te leveren, het is wel zaak de juiste kostenvertaling te maken in een dergelijke situatie.

46

8 Financiën

Alvorens de financiële aspecten rond oprichting en exploitatie van de FUMO uit te werken, wordt eerst stilgestaan bij het beginsel budgettair neutraal. Dit beginsel is van toepassing op de vorming van de FUMO en heeft het volgende als resultaat. - De benodigde formatie voor de uitvoering van basistaken wordt bepaald op basis van normatieve tijdsinzet per inrichting, het aantal en type inrichtingen dat de deelnemers onderbrengen bij de FUMO. - De kosten van de uitvoering van basistaken per deelnemer worden berekend door het aantal ingebrachte inrichtingen per deelnemer te vermenigvuldigen met een volgens Fryske norm berekende kostprijs, die verschilt per type inrichting. - Voor de plustaken vormt de door de deelnemer zelf opgegeven capaciteit het uitgangspunt. Deze capaciteit, vermenigvuldigd met een normatief vastgesteld uurtarief, is het uitgangspunt. - In de kostprijzen en uurtarieven zal een opslag voor overhead zijn versleuteld. De omvang van deze overhead is gebaseerd op de ondergrenzen van de landelijk voor RUD’s toegepaste normen. De FUMO zal in de periode van de eerste drie jaar een efficiëntievoordeel bewerkstelligen, waardoor de jaarlijkse exploitatiekosten vanaf 2016 structureel met 5% zijn afgenomen. De latende organisaties dragen zelf de achterblijvende kosten (frictie), die ontstaat door het uittreden van formatie. In bijlage 10 zijn deze kosten globaal in beeld gebracht. De capaciteit en hiermee samenhangend de kosten die deelnemende partijen maken om een goede opdrachtgever van de FUMO te zijn, vallen buiten de scope van het bedrijfsplan.

47

8.1

Structurele kosten FUMO De exploitatie van de FUMO is realistisch begroot, uitgaande van objectieve normen voor de uitvoering van basistaken en een ‘leane’ productieomgeving. Deze opbouw van de begroting ‘van onderop’ gaat uit van een direct verband tussen de hoeveelheid werk die moet worden verricht per type inrichting en leunt derhalve niet op bestaande werkwijzen. Ergo, deelnemers betalen dus niet voor eventuele inefficiënties van andere deelnemers. De kosten van de producten en dienstverlening van de FUMO zijn in grote mate afhankelijk gemaakt van de kwaliteit van deze producten en diensten. Door een overheadsmarge te hanteren aan de onderzijde van de landelijk toegepaste marges, is de exploitatie van de FUMO laag gehouden. In tabel 8.1 zijn de structurele kosten van de FUMO opgenomen, die afgerond neerkomen op € 14,0 miljoen op jaarbasis. Begroting FUMO Personeel primair proces Personeelskosten management taken Pesoneelskosten bedrijfsvoering Personeelskosten externe inhuur Overige personeelskosten Kapitaallasten Wagenpark Huisvestingkosten Administratiekosten Onderhoudskosten Overige kosten Onvoorzien Totaal

Tabel 8.1

2013 8.214.930 337.500 2.012.500 0 528.247 1.072.493 270.000 948.474 50.000 390.000 50.000 150.000 14.024.144

Structurele kosten FUMO

De gehanteerde aannamen voor de exploitatiebegroting zijn in bijlage 9 toegelicht. De dekking van de structurele kosten in onderstaande tabel is gebaseerd op de genormeerde kostprijs per type inrichting en uurtarief. Bij deze gezamenlijke dekking wordt uitgegaan dat individuele deelnemers per inrichting onder hun bevoegd gezag conform de Fryske normen én de overige taken – zoals door henzelf opgegeven - conform genormeerd uurtarief afnemen. Een uitgewerkte berekening per gemeente en de berekening van de genormeerde kostprijs per type inrichting en uurtarief is opgenomen in bijlage 10. In deze bijlage is ook de berekening opgenomen van de OWO-gemeenten. In deze berekening zijn de incidenteel van de MAD te betrekken werkzaamheden als één post opgenomen. De deelnemers van de MAD hebben toegezegd op korte termijn een nadere toedeling per deelnemer van deze post te overleggen. Tot die tijd zullen de uitgewerkte berekeningen per deelnemer van de

48

MAD een disclaimer bevatten die aangeeft dat de toedeling van deze post nog ontbreekt. Als we per gemeente de huidige begrote kosten vergelijken met deze normatieve berekeningen, dan zien we verschillen. Deze verschillen kunnen meerdere oorzaken hebben: - de objectieve normering van de basispakkettaken op grond van het aantal en type inrichting (leidt vaak tot hogere kosten) - de lagere overheadkosten van de FUMO (leidt tot lagere kosten) - het gemiddeld tarief voor alle medewerkers primair proces van FUMO (leidt tot afwijkingen omdat zowel hogere als lagere tarieven in gebruik zijn) - de overdracht van bevoegdheden van provincie naar gemeenten (leidt tot hogere kosten). Voor sommige deelnemers betekent dat zij nu meer inbrengen dan gezien hun opgegeven inrichtingen op grond van de normatieve berekening nodig zou zijn. Voor andere deelnemers betekenen deze verschillen dat zij meer dan tot nu toe zouden moeten inbrengen, gezien het aantal en type van hun inrichtingen. Daar gemeenten bevoegd gezag zijn en dus zelf kunnen bepalen of zij deze normatieve calculatie volgen voor hun kosten of daar budgettaire grenzen aan willen stellen (en dan dus minder afnemen van de FUMO), is over de volledige dekkingsgraad nog geen definitief standpunt in te nemen. De overdracht van inrichtingen (de vvgb-bedrijven) van provincie naar gemeenten betreft met name type C inrichtingen. De kosten die zijn gemoeid met de uitvoering van basistaken voor deze inrichtingen komen na de overdracht voor rekening van de gemeenten. Voor deze kosten worden gemeenten - naar verluidt - gecompenseerd via het gemeentefonds. Dit wordt mogelijk gemaakt door een ontkoppeling van kosten in het provinciefonds. De mate waarin de gemeenten in staat zullen zijn het huidige kwaliteitsniveau van de uitvoering vast te houden, zal afhankelijk zijn van de hoogte van de compensatie en of de gemeenten het huidige niveau van de herbesteding van de huidige provinciale middelen handhaven.

49

Dekking Deelnemers o.b.v inrichtingen

Aantal inrichtingen Tarief per inrichting

Dekking

Basistaken gemeenten Categorie B

1.445

672

971.535

Basistaken gemeenten Categorie C

1.774

1.927

3.419.107

Basistaken gemeenten Categorie D

121

4.396

531.917

Overdracht bevoegd gezag

193

6.895

1.330.830

Basistaken provincie Categorie D Basistaken provincie Top bedrijven Subtotaal Dekking Deelnemers o.b.v capaciteit Basistaken provincie Bodem en vuurwerkbesluit

48

10.243

491.658

9

226.198

2.035.780

Aantal fte in uren

8.780.827 Dekking

Tarief per uur

6.943

86,34

599.424

Plustaken provincie

19.650

86,34

1.696.483

Plustaken gemeenten Plustaken Wetterskip Externe veiligheid (bijdrage Provincie) Aanvullende opgave MAD Subtotaal Totaal

14.633 1.834 3.600 14.073

86,34 86,34 86,34 86,34

1.263.315 158.338 310.806 1.214.950 5.243.317 14.024.144

Tabel 8.2 Dekking structurele kosten De berekening van het uurtarief en het tarief per inrichting is opgenomen in bijlage 10. 8.2

Implementatiekosten De implementatiekosten zijn eenmalige kosten die aan de implementatie van de FUMO zijn gerelateerd. Deze kosten worden voorgefinancierd door de provincie in 2012 en bij de oprichting door de FUMO terugbetaald. De kosten voor de lening hiervoor zijn opgenomen bij de kapitaallasten in de exploitatiebegroting. N.B. de voorfinanciering door de provincie is een voorstel dat momenteel nog in onderzoek is. De implementatiekosten, die naar schatting € 1,4 miljoen bedragen, zullen door een tariefsverhoging gedurende de eerste vijf jaren worden verhaald op alle deelnemers. Het meest opvallende verschil met eerdere berekeningen van de provincie Fryslân, en in vergelijking met implementatiekosten van andere RUD’s, is de positie van de ICT-investeringen. Dit zijn eenmalige investeringen, maar ze worden geactiveerd op de balans en zijn als kapitaallasten opgenomen in de exploitatiebegroting. Deze werkwijze bemoeilijkt enigszins de vergelijking van de implementatiekosten met andere RUD’s, echter door de ICT-investeringen op te tellen bij bovenstaande schatting van de implementatiekosten is deze vergelijking wel mogelijk. De totale omvang van de eenmalige kosten is gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten, zoals Omgevingsdienst Haaglanden, Flevoland en de RUD-vorming in Gelderland. Daarbij is rekening gehouden met de schaal en omvang van de FUMO.

50

In onderstaande tabel wordt de projectbegroting voor de vorming van de FUMO weergegeven. In bijlage 9 worden deze kosten nader toegelicht. Implementatiekosten FUMO Projectorganisatie Programmamanager Projectcoordinator Vrij spelen intern medewerkers Personeel inzet subtotaal

Bedrag in euro 172.800 115.200 620.400 908.400

Personeel P&O begeleiding (plaatsing procedure externe inhuur) Bijzondere OR kosten Vakbondkosten vertrouwenspersoon Functiewaardering Opleidingskosten Cultuur integratie Opstellen Organisatie & formatieplan Opstellen functieboek Subtotaal personeel

Bedrag in euro 50.000 2.500 15.000 44.100 105.649 30.000 10.000 10.000 267.249

Communicatie Communicatie (nieuwsbrieven) Ontwikkelen huisstijl Opzetten intra/ internet site Subtotaal communicatie

Bedrag in euro 5.000 10.000 10.000 25.000

Productieapplicatie (ICT) Investering in applicatie (meegenomen in begroting) Subtotaal productapplicatie

Bedrag in euro

Overige implementatiekosten Oprichten GR ondersteuning Locatie vergaderkosten Inrichtingskosten Verhuiskosten Certificering Subtotaal overige implementatiekosten

Bedrag in euro 20.000 5.000 15.000 29.400 50.000 119.400

Sub totaal kostenraming FUMO Onvoorzien 10% Totaal kostenraming FUMO Tabel 8.3 Implementatiekosten FUMO

0

1.320.049 132.005 1.452.054

51

8.3

Huidige structurele kosten deelnemers Tabel 8.4 geeft een overzicht van de huidige structurele kosten voor het uitvoeren van de taken die deelnemers zullen onderbrengen in de FUMO. Het gaat hierbij om de kosten van de uitvoerende medewerkers en van alle overhead die hiermee is verbonden. De uitgaven van de deelnemers bedragen in 2011 tezamen € 16,0 miljoen. De kosten zijn gebaseerd op een inventarisatie bij de deelnemers van de kosten voor het jaar 2011. Op basis van de individuele opgaven is het volgende totaalbeeld samengesteld:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Totaal

Uitgaven Basistaken + Personeelslasten eigen personeel Ondersteunend/ Sturend personeel (directe overhead) Kosten van inzet extern personeel/inhuur Organisatiekosten (directe overhead) Overige personeelskosten (directe overhead) IT kosten (indirecte overhead) Huisvestingskosten (indirecte overhead) Overige organisatiekosten (indirecte overhead) Financiële lasten (indirecte overhead) Budget basistaken + Bureau Externe Veiligheid Aanvullende opgave MAD Totaal

Tabel 8.4

6.445.135 201.058 2.031.586 320.925 53.989 736.584 356.852 4.256.454 33.988 14.436.571 324.000 1.266.525 16.027.096

Uitgaven basistaken+ (2011)

Deze gezamenlijke structurele kosten is inclusief een bedrag van € 324.000 voor Bureau Externe Veiligheid. Het Bureau Externe Veiligheid maakt op dit moment deel uit van de MAD en wordt separaat bekostigd door de Provincie. De aanvullende opgave van de MAD gemeenten van €1.266.525 zal nader worden toebedeeld aan die gemeenten. 8.4 8.4.1

Financieel resultaat Ontwikkeling structurele kosten in de tijd De FUMO zal in de periode van de eerste drie jaar een efficiencyvoordeel bewerkstelligen, waardoor de jaarlijkse exploitatiekosten vanaf 2016 structureel met 5% zijn afgenomen. Naast dit efficiencyvoordeel zijn de exploitatielasten lager doordat de rentekosten van de lening aan de provincie dalen. Structurele kosten Tota le kosten huidi ge s i tua tie Tota le kosten FUMO Totaal besparing structurele kosten

Tabel 8.5

2013 16.027.096 14.024.144 2.002.952

2014 16.027.096 13.778.792 2.248.304

2015 16.027.096 13.533.440 2.493.656

2016 16.027.096 13.288.088 2.739.008

2017 16.027.096 13.276.471 2.750.625

Ontwikkeling structurele kosten en besparing

52

In bovenstaande tabel worden de jaarlijkse structurele kosten van de FUMO en de besparing ten opzichte van de huidige structurele kosten weergegeven. Zoals zichtbaar in de tabel bedraagt het verschil op de structurele kosten in het eerste jaar € 2,0 miljoen en loopt op tot € 2,7 miljoen in 2017. 8.4.2

Achterblijvende kosten Het verschil tussen de huidige en toekomstige structurele kosten zou kunnen worden uitgelegd als een besparing. Dat is niet zonder meer zo. Deze besparing is namelijk pas gerealiseerd wanneer de huidige kosten tot nul gereduceerd zijn. In de praktijk blijkt dat delen van die huidige kosten niet meteen tot nul zijn te reduceren. In onderstaande tabel zijn de achterblijvende kosten weergegeven over een periode van vijf jaren. De kosten in 2011 zijn als referentie genomen en komen overeen met de - door deelnemers opgegeven - huidige structurele kosten. Door de oprichting van de FUMO zal een aanzienlijk deel van deze kosten wegvallen. Hiervoor in de plaats komen FUMO-gerelateerde kosten. Het resterende deel van de huidige structurele kosten zullen niet wegvallen door de oprichting van de FUMO. Deze achterblijvende kosten zullen door te leveren inspanning van de latende partijen kunnen worden teruggebracht. Het ligt dus in de rede bij het besluiten tot deelname aan de FUMO tevens te besluiten tot een taakstellende reductie van de achterblijvende kosten. In onderstaande tabel is gebruik gemaakt van ervaringscijfers om een beeld te geven van het tempo waarin de achterblijvende kosten kunnen afnemen. Belangrijk om op te merken is dat het ramen van achterblijvende kosten altijd een indicatief karakter heeft. De mate waarin kosten kunnen worden teruggebracht of de mate waarin voor kosten een nieuwe bestemming kan worden gevonden, is per organisatie en situatie verschillend. Op basis van ervaringscijfers en de huidige kostenopgave is een inschatting gemaakt van deze kosten. In bijlage 10 zijn deze ervaringscijfers weergegeven op basis waarvan de achterblijvende kosten zijn berekend. In de overzichten per deelnemer zijn de achterblijvende kosten per deelnemer weergegeven. Achterblijvende kosten deelnemers Personeelslasten eigen personeel Ondersteunend en Sturend personeel Kosten van inzet extern personeel/inhuur Organisatiekosten (directe overhead) Overige personeelskosten (directe overhead) IT kosten Huisvestingskosten (indirecte overhead) Overige organisatiekosten (indirecte overhead) Financiële lasten (indirecte overhead) Totaal Bureau Externe Veiligheid Aanvullende opgave MAD Totaal

Tabel 8.6

Huidige kosten 6.445.135 201.058 2.031.586 320.925 53.989 736.584 356.852 4.256.454 33.988 14.436.571 324.000 1.266.525 16.027.096

2013 966.770 100.529 0 224.648 8.098 368.292 356.852 2.979.518 16.994 5.021.701

2014 644.514 67.019 0 168.486 5.399 184.146 267.639 2.234.638 8.497 3.580.338

2015 322.257 33.510 0 112.324 2.699 0 178.426 1.489.759 0 2.138.975

Achterblijvende kosten

53

2016 0 0 0 56.162 0 0 89.213 744.879 0 890.254

8.4.3

Vergelijking huidige kosten met toekomstige kosten Uit de overzichten per deelnemer uit bijlage 10 blijkt dat de rekening voor een groot aantal deelnemers hoger gaat uitvallen. Dat lijkt vreemd, zeker als er een positief verschil bestaat tussen de huidige structurele kosten en de toekomstige structurele kosten van de FUMO. Waar ligt dat aan? Hoe kan het zijn dat er totaal een besparing mogelijk lijkt en toch de meesten een hogere rekening krijgen gepresenteerd? Dat verschil kan meerdere oorzaken hebben. We lopen deze mogelijke oorzaken één voor één langs. Wijze opgeven huidige structurele kosten verschilt Ondanks alle inspanningen van de afgelopen maanden blijven er verschillen in de wijze waarop deelnemers inzicht verschaffen in hun totale structurele kosten. De deelnemers zijn gevraagd voor het bepalen van die structurele kosten om alle kostenelementen (direct én indirect) mee te nemen in hun totaal overzicht. Voor het directe deel lukt dat de deelnemers goed. Alle deelnemers zijn ook in staat de indirecte kosten op te geven, maar ontstaan er verschillen in de mate waarin je die indirecte kosten toerekent aan de primaire taken. Zo zijn er deelnemers die zich beperken tot de kosten van het management en huisvesting in de onmiddellijke omgeving van dat primaire proces, andere deelnemers passen een meer integrale benadering toe en berekenen een deel van álle indirecte kosten toe, zoals kosten van het totale management, bestuur, huisvesting. Het moge duidelijk zijn dat een integrale kostprijsberekening hogere kosten laat zien dan een andere berekening. Bij de berekeningen van de FUMO wordt een integrale kostenberekening toegepast. Hierdoor is deze berekening het best te vergelijken met andere integrale berekeningen. Wanneer de integrale FUMO-berekening wordt vergeleken met een niet-integrale berekening van de huidige kosten, zal deze vergelijking in het nadeel uitpakken van de FUMO. Berekeningswijze structurele kosten FUMO gebaseerd op inrichtingen De berekeningsgrondslag voor het merendeel van de FUMO werkzaamheden is inrichtinggeoriënteerd. Dat is nieuw. Deze grondslag is gekozen omdat het een objectievere berekening mogelijk maakt, gebaseerd op een koppeling met een landelijk toegepaste norm, én de berekening is gekoppeld aan output: een vaste prijs voor elk type inrichting. De berekeningen van de huidige kosten daarentegen zijn veelal gebaseerd op kosten van personeel en materieel. De FUMO berekening is dus erg gevoelig voor aantallen inrichtingen en type inrichting. De huidige berekeningen zijn dat niet. Hierdoor laten de FUMOberekeningen in kosten zowel positieve als negatieve verschillen zien met de huidige kosten.

54

Hogere kwaliteitsstandaard Eén van de doelstelling van de landelijke RUD-vorming is een verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving op milieuwetgeving. De eerder genoemde koppeling van FUMO-werkzaamheden met een landelijk toegepaste norm houdt tevens in dat de werkzaamheden van de FUMO op een niveau zullen worden gebracht dat zich kan meten met dat landelijk gewenste niveau. Hoewel de meeste deelnemers als bevoegd gezag hun eigenstandige afwegingen zullen kunnen blijven maken, is bij de FUMOberekeningen uitgegaan van die koppeling met de landelijke norm. Doordat die landelijke norm, maar ook de in de FUMO-berekeningen toegepaste Friese variant daarvan, hoger uitpakt dan gemiddeld in Fryslân gebruikelijk is, ligt deels een verklaring voor de hoger uitvallende kosten per deelnemer. Differentiatie in uurtarieven Enkele deelnemers hebben het volledige takenpakket dat wordt ingebracht in de FUMO bij een externe partij belegd. Externe partijen hanteren veelal een gedifferentieerd tarief voor hun diensten. Voor de FUMO is één integraal uurtarief berekend. Indien een deelnemer taken in brengt die in verhouding eenvoudig van aard zijn wordt in dit bedrijfsplan gerekend met het integrale uurtarief terwijl bij de huidige externe partij een lager tarief in rekening wordt gebracht. Het ligt in de lijn der verwachting dat de FUMO in de toekomst ook gaat werken met gedifferentieerde tarieven waardoor de bijdrage voor deelnemers nog kan wijzigen. Dit geldt specifiek voor deelnemers die nu een relatief hoog aantal eenvoudige taken heeft belegd bij de FUMO. Overdracht bevoegd gezag Ten slotte worden de FUMO-berekeningen beïnvloed door een nagenoeg gelijktijdig met de oprichting van de FUMO samenvallende overdracht van inrichtingen van provincie naar gemeenten. Dit landelijke proces, enige tijd geleden ingezet, vindt zijn besluit wanneer er een landelijk dekkend netwerk van RUD’s is. Consequentie van deze overdracht is dat er 193 inrichtingen van provincie worden overgeheveld naar de gemeenten. Vanaf 1 januari 2013 is het dus de gemeente die deze inrichtingen dient te bedienen en dus vanaf die datum ook de kosten hiervoor draagt. Dit verhoogt de FUMO-berekeningen eveneens. Verzachtende omstandigheid hierbij is wel dat er een ontkoppeling van deze kosten zal plaatsvinden in het provinciefonds en een overheveling ervan naar gemeentefonds. In beginsel worden de gemeenten voor deze kostenverhogingen volledig gecompenseerd.

55

9 Contouren implementatieplan

In dit hoofdstuk wordt met een processchema op hoofdlijnen inzichtelijk gemaakt welke benodigde stappen in het implementatieproces voor de FUMO gezet moeten worden. De stappen zijn in hun onderlinge samenhang en goede volgorde (vanwege mogelijke afhankelijkheden) en tijdsplanning geplaatst. Zodra de Bestuurlijke procesgroep het concept bedrijfsplan en de Gemeenschappelijke regeling vrijgeven voor besluitvorming start het proces van implementatie. De huidige geplande oprichtingsdatum van de FUMO, 1 januari 2013, impliceert dat de implementatie parallel aan de bestuurlijke besluitvormingsproces dient te worden voorbereid. Dit betekent dat er tijdens deze voorbereiding geen activiteiten zullen plaatsvinden die onomkeerbaar zijn. De belangrijkste onderdelen van dat Implementatieproces zijn gerelateerd aan de hoofdstukken in het bedrijfsplan. De eerste hoofdstap bestaat uit het besluitvormingsproces voor de bestuurlijke organisatie die vastgelegd wordt in een Gemeenschappelijke regeling en de daaruit voortvloeiende stappen. De tweede hoofdstap is de besluitvorming over het bedrijfsplan. Vervolgens moeten voor een viertal hoofdthema’s belangrijke stappen gezet worden. Dat zijn personeel, financiën, ICT en huisvesting. Daarnaast is nog een aantal acties op hoofdlijnen te onderscheiden die gerelateerd zijn aan de inrichting van de organisatie, afspraken over ondersteunende (PIOFACH) taken, archieven en het transitieproces. De procesbegeleiding en communicatie zijn belangrijke activiteiten die voorwaarden scheppen voor een goede doorloop van het implementatieproces. De stappen zijn in bijgaand schema uiteengezet. Hierbij is met een signaalkleur (oranje/rood) aangegeven welke stappen essentieel zijn voor de doorloop van het implementatieproces.

56