26 en 27 januari

PON Tweedaagse training

Mastersessies 2015 Blok 2 Leverancierselectie

Alex van den Bergh Quint Wellington Redwood • •

8 jaar bij Quint Wellington Redwood Sourcing Advisory Lead outsourcing, offshoring, shared services, integraties en separaties

•

Spreekt en publiceert regelmatig over de IT- en sourcingmarkt

26 en 27 januari 2015

1


26 januari 2015 08.30 uur

Inleiding

09.00 uur

Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming

10.30 uur

Koffiepauze

11.00 uur.

Module 2: Leverancierselectie

12.30 uur

Lunchpauze

13.30 uur

Module 3: Contracteren enzo

15.00 uur

Koffiepauze

15.30 uur.

Module 4: Transitie en transformatie

17.00 uur

Einde van dag 1

Agenda


1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

2


Structuur Quint Wellington Redwood

Structuur ISG Assessment 1-3 months

Transaction 6-9 months

Transition 3-12 months

Contractual Relationship 3-7 years


3


Agenda 1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

Typisch proces voor leverancierselectie 5-10

RFP

3-5

• RFP = contract; • Klant: ‘wat’ – Leverancier: ‘hoe’

3-5

• Evaluatie tegen doelstellingen • Concurrentie: 2 leveranciers verder

Evaluatie


• RFI: Is dit echt nodig? • Focus op ervaring en schaalgrootte

Voorselectie

Due Diligence

2

Onderhandelen

2

• Begrip van huidige situatie • Wegnemen van aannames in bieding • 5-7 rondes gevolgd door ‘BAFO’ • 2 contracten, 1 handtekening

4


Gerichte interactie met leveranciers is van belang • Beperkte interactie • Optioneel presentatie

Voorselectie

5-10

RFP

3-5

• Executive niveau • Procesbriefing (eventueel plenair) • Coaching: Q&A en Solutioning sessie

3-5

• Walkthrough proposal (1 of 2 keer) • “Debriefen” van verliezers!

Evaluatie

Due Diligence

2

Onderhandelen

2

• Rondleiding • Extra uitleg • Vermijd beinvloeding personeel • 5-7 rondes; tijd tussen sessies • Focus op transitie • “Debriefen” van verliezer

Selectie conform EU Aanbesteding Algemeen • Conformiteit Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). • Openbare aanbesteding of niet-openbare aanbesteding. • Invloedfactoren: complexiteit, flexibiliteit, marktmachten.

Openbare aanbesteding • Ongelimiteerd aantal partijen kan inschrijven. • Kleine winkans voor leverancier. Grote kans op ‘no bid’.

Niet-openbare aanbesteding • Na pre-selectie nodigt opdrachtgever een beperkt aantal leveranciers uit voor inschrijving. • Interessante optie: concurrentiegerichte dialoog.


5


Een omgekeerde ‘beauty contest’ De leverancier heeft een eigen checklist: • • • • • • • • • •

Is de klantstrategie duidelijk? Is het besluit om uit te besteden al genomen? Is er een business case die wij kunnen matchen? Hebben wij een relatie op executive niveau? Wat is de situatie t.a.v. personeel? OR/Bonden? Hoeveel leveranciers doen mee aan RFP? Zijn wij of andere leveranciers in het voordeel? Is het proces/planning duidelijk? Gaat de klant de planning halen? Is een sourcing-adviseur betrokken?

Ergo: Wat is de kans om dit te winnen? Wat is de benodigde investering? Gaan we aanbieden? A-, B- of C-Team?

Agenda


1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

6


Tijdlijn Typisch Sourcing Project 23-35 weken (exclusief vakanties) 6-10

6-8

RfP Voorbereiding

Bieding

4-6

5-7

Evaluatie

2-4

Onderhandelen

Contract Afronding

In/Outbound Due Diligence

Mijlpalen

RfP Verzenden

Downselect 2 leveranciers

Contract Toekenning

Ondertekenen

Agenda


1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

7


Kernteam – typische rollen en structuur Stuurgroep

Project-/ Bid-manager

Sourcingadviseur

PMO

Communicatie

Diensten

Financieel

Architectuur Security

Juridisch

Inkoop Controlling Planning

Extern? Compliance Audit

Governance

HR

Due Diligence

Transitie/ Transformatie

Toekomstig team?

Extern? OR Bonden

In/ Outbound

Toekomstig team? Exit

Alternatieve kernteam indeling - meerdere kavels IT Executive Board Steering Committee Programme Management Communication

Team Office automation

QA Risk Management

Team Network / DC

Team Telephony

HR Legal Cost Management Contract Management Services


8


Aandachtspunten Projectsturing • Stuurgroep juist bezet - wie zet handtekening? • Empowerment: onderhandelbevoegdheid • Voldoende capaciteit/kennis/ervaring • PMO-rol niet te onderschatten • Betrek diegenen die een rol spelen in toekomstige relatie – Regie, Transitie, Transformatie

• Regelmatige projectmeetings • Mijlpalen ter goedkeuring stuurgroep • RFP-document: benoem eigenaar en reviewers

Agenda


1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

9


RFP Structuur – Voorbeeld ISG RFP Directory

Instructions

What to Do 1. Contents and Structure 2. Scope 3. Contact Information 4. Client Background 5. Objectives 6. Evaluation Criteria 7. Timetable 8. Instructions to Service Provider 9. Form of Proposal

Bron: ISG

MSA

Exhibits

Terms • Key Legal Terms & Conditions Contract Term/Termination Rights Liability Proprietary Rights Scope of Services Human Resources (HR) Provisions Security/Audit Facilities Warranties Indemnities Dispute Resolution Standards Projects Assets Country Law

Requirements 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Definitions Statement(s) of Work Service Levels Pricing Provisions HR Provisions Governance Model Sites Technical Architecture Current/Planned Projects 10. Equipment Assets 11. Software Assets 12. Third Party Contracts 13. Services Reports 14. Satisfaction Survey 15. Service Towers Demarcation 16. Security 17. Transition 18. Exit Assistance

Appendices

Klantomgeving A. Server and Mainframe Environment Services B. End-User / Work Place Environment C. Cross-Functional Environment Services D. Human Resources

Prijsmodel • • • • • • •


Prijsmodel zelf voorschrijven maar ruimte laten voor leverancier Eigen prijsmodellen maken offertes vergelijkbaar Moeten doordacht zijn op alle serviceniveaus Geen ruimte laten voor vrije interpretatie (appels/appels) Denk aan termijnen, maar ook bedragen per periode Kostenstructuur leverancier volgen Prijzen pas betekenis wanneer aannames weggenomen zijn

10


Agenda 1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

Lessons Learned • Heldere strategie vooraf • Leverancier moet het ook zien zitten • Goede voorbereiding is het halve werk: duidelijk eisenpakket • Beslissingen vooraf, niet te veel open opties • Help leverancier naar optimale bieding • Betrek toekomstige governance-organisatie bij RFP • Ga niet op de stoel van de leverancier zitten • RFP is een middel, geen doel • Gebruik externe expertise, indien onvoldoende voorhanden


11


Agenda


1.

Introductie

2.

Aanpak

3.

Tijdlijn

4.

Projectsturing

5.

RFP-structuur

6.

Lessons Learned

7.

Vragen

12

26 en 27 januari

Recommend Documents