Managementrapportage Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Managementrapportage 2014

Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Over periode: januari t/m juni 2014

Managementrapportage FUMO 2014 – eerste halfjaar

Inhoud

Managementsamenvatting ...................................................................................................................... 2 1.

Inleiding ............................................................................................................................................ 4 1.1

Algemeen................................................................................................................................. 4

1.2

Uitgangspunten........................................................................................................................ 4

1.3

Leeswijzer ................................................................................................................................ 4

2.

Productie .......................................................................................................................................... 5 2.1

Algemeen................................................................................................................................. 5

2.2

Afdeling Toetsing Vergunningverlening ................................................................................... 5

2.3

Afdeling Toezicht en Handhaving ............................................................................................ 6

2.4

Afdeling Specialistisch Advies ................................................................................................. 6

2.5

Afdeling Administratieve ondersteuning .................................................................................. 7

3. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................... 9 3.1

Financiën ................................................................................................................................. 9 e

3.1.1

Financiële uitkomsten 1 halfjaar en prognose .................................................................... 9

3.1.2

Planning en control ............................................................................................................ 10

3.2

Organisatie ............................................................................................................................ 10

3.3

Huisvesting ............................................................................................................................ 10

3.4

HRM en Personeel ................................................................................................................ 10

3.4.1

Algemeen ........................................................................................................................... 10

3.4.2

Formatie ............................................................................................................................. 11

3.4.3

Kwaliteitscriteria ................................................................................................................. 11

3.4.4

Ziekte ................................................................................................................................. 12

3.5

ICT en Automatisering ........................................................................................................... 12

3.6

Communicatie en Accountmanagement ............................................................................... 12

4.

Kansen en bedreigingen ................................................................................................................ 14

5.

Vooruitblik 2 halfjaar ..................................................................................................................... 15

e

Bijlage .................................................................................................................................................... 16 1.

Overzicht lasten eerste halfjaar en prognose ............................................................................ 16

2.

Organogram FUMO ................................................................................................................... 18

Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 1

Managementsamenvatting Na een lange voorbereidingsperiode is de FUMO op 1 januari 2014 van start gegaan. Deze managementrapportage schetst in hoofdlijnen een sfeerbeeld, de productieresultaten en de bedrijfsvoering over de periode januari t/m juni 2014. De basis van de rapportage betreft het bedrijfsplan 2012 en de conceptbegroting 2014. Een nieuwe organisatie betekent vaak dat er in de beginperiode de nodige aanloopperikelen zijn. Bij de FUMO, zo is gebleken, is dat niet anders. Ondanks de lange voorbereidingsperiode betekende dit niet dat alle processen en alle zaken volledig op orde waren. Verdere uitlijning in het eerste half jaar heeft inmiddels geleid tot verbetering. Ook in de komende periode zal hier sterk op worden ingezet. Dit en wijzigende opdrachten en onduidelijkheden op enkele terreinen zijn feiten waar de FUMO mee heeft moeten werken. Echter na een halfjaar kan worden gesteld dat de FUMO goed op weg is om een efficiënt werkende organisatie te worden. De FUMO is van start gegaan met een formatie van 103 FTE, waarvan 95 FTE in het primaire proces en 8 FTE management en ondersteuning. De medewerkers van de FUMO komen – vooral via ‘mens-volgt-werk’ – van verschillende organisaties: de Provincie Fryslân, Milieuadviesdienst, Servicebureau De Friese Wouden en enkele gemeenten. Hoewel de plaatsing succesvol is verlopen, zijn er een paar kanttekeningen te plaatsen. Zo bleek dat de bezetting per afdeling niet geheel aansluit bij de benodigde capaciteit op basis van het werkaanbod in basis- en plustaken. Daarnaast is er sprake van cultuurverschillen. Vanwege de verschillende achtergronden en werkwijzen van de latende organisaties heeft de FUMO een organisatieontwikkelingstraject gestart, om een eigen e cultuur te creëren waarbij alle ‘neuzen’ dezelfde kant op staan. Dit krijgt in het 2 halfjaar een vervolg waarbij met name wordt ingezet op individuele en teamprestaties. De ingehuurde ondersteuning op bedrijfsvoering van de provincie heeft voldaan en kan als succesvol worden aangemerkt, evenals de facilitaire en huisvesting ondersteuning van de gemeente Leeuwarden. Op HRM gebied is interne en externe mobiliteit ontstaan. Opvallend is het hoge ziekteverzuim, wat vooral is veroorzaakt door een aantal langdurig zieke medewerkers. Het grote stuwmeer aan verlofuren is een aandachtspunt voor het komende halfjaar. De externe inhuur was noodzakelijk mede omdat vacature ruimte nog niet was ingevuld en vervanging i.v.m. ziekte noodzakelijk was. Financieel werden deze uitgaven gedekt door beschikbare middelen vanuit genoemde vacatures. De interne en externe communicatie verloopt steeds beter, maar heeft het komende halfjaar verdere versterking nodig. De relatie met de deelnemers is vorm gegeven door de volgende activiteiten:  Het opzetten van een controllersoverleg (financiële en bedrijfsvoering zaken).  Twee maal per jaar een overleg tussen accountmanager en coördinatoren van de FUMO bij de deelnemers  Jaarlijks overleg tussen de directeur van de FUMO en de bestuurders van de deelnemers. De relatie op diverse niveaus geeft veel inzicht in wensen en knelpunten van de deelnemers en van de FUMO. Er wordt een opdrachtgevers platform ingesteld om inhoudelijke zaken vroegtijdig te bespreken en draagvlak te creëren. Tot slot wordt een strategisch beraad gevormd vanuit de gemeentesecretarissen/directeuren voor alle strategische vraagstukken en het bedrijfsplan 2015. Dit geheel geeft invulling aan een goede participatie van deelnemers. Verdere versterking door inzet van het management moet leiden tot regelmatig en gestructureerd overleg op alle niveaus met de deelnemers als klant van de FUMO. Er zijn verschillen tussen afdelingen. De afdeling Toetsing en Vergunningverlening en de afdeling Ondersteuning, waarvan het Front/Midoffice onderdeel uitmaakt, zijn goed op weg en zijn al redelijk in control op de te leveren producten. De afdeling Specialistisch Advies laat dit voor een deel ook Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 2

zien, maar vooral bij het team geluid is er overbezetting als gevolg van een tekort aan opdrachten. De afdeling Toezicht en Handhaving heeft last gehad van het feit dat basisgegevens bij de start van de FUMO ontbraken waardoor de productie pas later op gang is gekomen. De opgelopen achterstanden worden individueel met de deelnemers besproken om bestuurlijk verantwoorde keuzes te maken voor het komende halfjaar. Op financieel gebied kan worden geconcludeerd dat de lasten in de pas lopen met de begroting. De prognose voor 2014 laat zien dat er een voordeel ontstaat van circa € 300.000. Aan de batenkant is de situatie onzeker. Omdat voor de basistaken een abonnementstarief geldt heeft deze onzekerheid betrekking op de plustaken. De plustaken voor de provincie lopen naar behoren maar de plustaken voor gemeenten blijven achter. Hoewel er hard gewerkt wordt om ook deze opdrachten uit te voeren is het onzeker of de uiteindelijke begrote aantallen plusuren ook wordt gerealiseerd. Dit kan effect hebben op het uiteindelijke financiële resultaat van de FUMO. Al met al dus een turbulente start van de FUMO. Binnen de FUMO is een beeld hoe verder stappen e moeten worden gezet in het 2 halfjaar om uiteindelijk de visie, missie en strategie te realiseren. Voor een organisatie die nog maar een halfjaar operationeel is kan in dit perspectief worden gesteld dat de FUMO op de goede weg is .


1.

Inleiding

1.1

Algemeen

Na een gedegen voorbereiding is de FUMO per 1 januari 2014 van start gegaan. Op 7 januari vond de officiële opening plaats en is vol enthousiasme gestart met de werkzaamheden. Ondanks de lange voorbereidingsperiode betekende dit niet dat alle processen en zaken volledig op orde waren. Naast de interne organisatie, diende uiteraard ook de externe organisatie te worden opgezet. Door het wegwerken van onduidelijkheden en niet goed functionerende zaken en het opzetten van platforms om draagvlak te creëren zijn hierbij stappen gezet.

1.2

Uitgangspunten

De uitgangspunten voor de FUMO zijn vastgelegd in het bedrijfsplan 2012. Dit is samen met de begroting 2014 de basis voor dit jaar. De visie, missie en strategie van de FUMO zoals vastgelegd in het bedrijfsplan was en is leidend en is verder uitgewerkt en heeft geleid tot de volgende formulering: Visie: 1. De FUMO moet zich ontwikkelen tot een professioneel, effectief en efficiënt werkend bedrijf, dat aan gestelde kwaliteitseisen zal voldoen, zowel voor de criteria voor kritieke massa (deskundigheden), proces en inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. .De FUMO moet zich profileren als Kenniscentrum dat ontzorgt, ondersteunt en helpt, waarbij er sprake zal zijn van intensive klantcontacten. 2. De FUMO wordt een innovatief centrum dat nieuwe ontwikkelingen zal oppakken en aanbieden. 3. De FUMO zal bijdragen aan een betere werken leefomgeving. Missie FUMO: Kennis en kunde met betrekking tot het omgevingsrecht vergaren en inzetten voor haar klanten, waarbij de fysieke afstand geen belemmering is. Slogan: FUMO: “KENNIS DICHTBIJ”. FUMO Strategie 2014: 1. De milieu basistaken op gewenste niveau (visie) uitvoeren tegen een zo laag mogelijk contracttarief; 2. De milieu plustaken uitvoeren met een goede prijs/kwaliteit verhouding; 3. Manifesteren als effectieve en efficiënte opdrachtnemer; 4. Omzet vergroten op de plustaken; 5. In de loop van 2014 verder ontwikkelen van de BRIKS taken en inspelen op wensen van onze klanten.

1.3

Leeswijzer

Deze eerste management rapportage is als volgt opgezet. In het volgende hoofdstuk wordt verantwoording gegeven over de productie van de verschillende afdelingen. In hoofdstuk 3 wordt e ingegaan op de bedrijfsvoering. Tot slot wordt in hoofdstuk 4 een vooruitblik over het 2 halfjaar gegeven.


2.

Productie

2.1

Algemeen

De primaire registratie van de verschillende vindt plaats in het zaaksysteem en VTH applicatie Powerforms. Hieraan is een urenregistratie gekoppeld. In het eerste halfjaar van 2014 zijn ruim 2.000 zaken geregistreerd en zijn er circa 42.000 declarabele uren gerealiseerd. Dit komt neer op een productiviteit van circa 55%. Dit ligt lager dan was begroot (1400 uren op jaarbasis voor 1 fte wat overeenkomt met circa 82 %). Voor de lagere productiviteit is een aantal oorzaken te benoemen: -

-

-

-

-

-

De module voor de urenregistratie was vanaf april beschikbaar. De medewerkers hebben de eerste maanden de uren handmatig moeten bijhouden. De uren zijn daarna door alle medewerkers ingevoerd. De werkdruk bij de Front/Midoffice was erg hoog. De Front/Midoffice is o.a. verantwoordelijk voor het aanmaken van zaken. Het kwam voor dat er werkzaamheden zijn verricht terwijl er nog geen zaak aangemaakt was. Hierdoor zijn mogelijk niet alle uren productief geboekt. De eerste maanden van het jaar was vooral bij de afdeling Toezicht en Handhaving sprake van het (deels) ontbreken van basisgegevens, zoals controle- en handhavingsprogramma’s en actuele bedrijvenlijsten. Hierdoor kon het werk niet optimaal worden uitgevoerd. Bij de afdeling Toezicht en Handhaving was sprake van een overcapaciteit in de formatie ten opzichte van de benodigde formatie. Vanwege de nieuw opgerichte organisatie was veel tijd nodig om de organisatie in te richten, elkaar te leren kennen en te wennen aan de nieuwe organisatie en werkwijze. Met name het zaakgericht werken vergde een gewenning van de medewerkers. Dit heeft in de beginfase bijgedragen aan een lagere productie. Diverse medewerkers leveren een bijdrage aan de opbouw en inrichting van de FUMO. Zij nemen deel aan diverse (tijdelijke) werkgroepen. Op andere deskundigheidsgebieden is sprake van een heel andere werksetting met een grote afhankelijkheid van de concrete opdrachten vanuit deelnemers. Het is zowel voor deelnemers als voor de FUMO nieuw om zakelijke afspraken te maken. Dit vraagt inzet voor productontwikkeling, acquisitieinspanningen en het opstellen van offertes. De capaciteit die hiermee gemoeid is kan niet productief/declarabel worden aangewend. Het ziekteverzuim bedroeg circa 7% en was aanzienlijk hoger dan begroot (4,5%). e

Daarnaast zijn er ook de nodige positieve ontwikkelingen in het 1 half jaar: -

-

2.2

Door opdrachtgevers worden meer plustaken bij de FUMO ondergebracht ten aanzien van klachtenafhandeling van milieuzaken. Met een aantal gemeenten is het contact geïntensiveerd wat tot goede afspraken over de wijze van uitvoering van werk heeft geleid alsmede de verantwoording daarvan. Deze gesprekken zullen worden gevoerd met alle gemeenten voor medio september. De samenwerking met de deelnemers begint steeds beter te lopen. Door extra inzet van de medewerkers van de FUMO zijn de controles en de informatievoorziening daarover goed en adequaat verlopen. In de productie is de laatste maanden een duidelijk stijgende lijn waarneembaar.

Afdeling Toetsing Vergunningverlening

De afdeling Toetsing en Vergunningverlening bestaat uit drie teams, te weten: Industrie, Agrarisch en Afval en Plustaken (incl. BRIKS). Door het team Plustaken worden taken uitgevoerd in het kader van de Wet bodembescherming, de Ontgrondingenwet, het Vuurwerkbesluit en de Wet luchtvaart. Daarnaast worden BRIKS-activiteiten door dit team afgehandeld. De beide andere teams houden zich bezig met vergunningen en meldingen in het kader van het milieugedeelte van de WABO. Op basis van de beschikbare tijdschrijfgegevens blijkt dat er in de eerste helft 11.500 productieve Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 5

uren zijn gemaakt door de afdeling T&V (excl. BRIKS). Dit komt overeen met een percentage van 68%. Voor een startende organisatie is dit een acceptabel percentage. Door de afdeling T&V zijn in de 1e helft van 2014 804 zaken (excl. BRIKS) opgepakt, waarvan bijna de helft is afgerond. BRIKS taken Met ingang van april 2014 voert de FUMO BRIKS-taken uit voor de gemeente Terschelling. Voor vergunningverlening is één medewerker van deze gemeente overgenomen. Voor de verdere uitvoering van deze taak is in het kader van mobiliteit één collega intern deels vrijgemaakt en worden een aantal mensen extern ingehuurd: twee van Friese gemeenten en twee zogenaamde ZZP’ers. In totaal is er 2,75 fte beschikbaar voor de BRIKS-taken. Voor het verrichten van BRIKS-taken voor (ex) provinciale inrichtingen is op dit moment in beginsel geen eigen capaciteit beschikbaar. Hiertoe wordt in eerste instantie een beroep gedaan op collega’s bij gemeenten waarin de inrichting is gelegen. In situaties waar deze capaciteit (tijdelijk) niet beschikbaar is wordt extern ingehuurd. Er zijn in het eerste deel van 2014 (vanaf 1 april) 58 BRIKS procedures afgerond, waarvan 11 meldingen. Daarnaast heeft het team ondersteuning vele telefoontjes van burgers en bedrijven over het onderwerp bouwen en bestemmingsplannen afgehandeld voor de gemeente Terschelling.

2.3

Afdeling Toezicht en Handhaving

De afdeling Toezicht en Handhaving bestaat uit drie teams, zijnde Industrie, Agrarisch en Afval en Plustaken. Binnen het team industrie wordt toezicht gehouden bij bedrijven in de procesindustrie (onder andere chemische industrie en voedingsmiddelen) en andere industriële activiteiten zoals bijvoorbeeld de metaalelektrobranche. Het team industrie voert ook toezicht uit bij BRZO-bedrijven in Fryslân en Drenthe. Het team Agrarisch en afval houden zich bezig met het WABO toezicht in alle landbouwsectoren , het toezicht op autodemontagebedrijven, recyclingbedrijven, metaal- en constructiebedrijven, destructiebedrijven, zuivelbedrijven, baggerdepots, energiebedrijven, gasmengstation, gascompressorstation, asbestsaneringen, coördinatie Milieu Alarmnummer Fryslân, het uitvoeren van de nazorg voor stortplaatsen en het uitvoeren van BRZO inspecties. Tot slot heeft het team Agrarisch en Afval drie Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s). De Friese BOA’s werken nauw samen met collega BOA’s van o.a. gemeente, waterschap, politie, Rijkswaterstaat en de Provincie Fryslân. Het team Plustaken kent een grote diversiteit aan werkzaamheden, voornamelijk de provinciale taken. Tevens wordt een aantal grote projecten opgepakt binnen dit team. Dit zijn onder meer het toezicht WHVBZ, Ontgrondingen en Wet bodembescherming. Tevens wordt het project Ketentoezicht grondstromen uitgevoerd. Daarnaast voeren de 4 groene BOA’s hoofdzakelijk de toezichttaken uit zoals deze voorheen bij de provincie werden uitgevoerd. Nieuw onderdeel is het toezicht op de wet bodembescherming en de toezicht BRIKS (Terschelling). Het toezicht op de Luchtvaartwet valt ook binnen het teamplustaken hiervoor is echter “nog” geen capaciteit beschikbaar. In totaal zijn voor alle teams binnen toezicht en handhaving 478 zaken afgerond. Tevens zijn 408 zaken in behandeling. De zaken variëren van onder andere het toezicht houden op type B, C en D inrichtingen, toezicht vuurwerkbesluit en toezicht Waterwet. Er zijn in het eerste half jaar 219 klachten bij de FUMO binnengekomen. Deels zijn deze klachten bij het milieu alarmnummer binnengekomen. Deels zijn de klachten afkomstig van opdrachtgevers. Op alle klachten is gereageerd. Doorgaans is de klacht in behandeling genomen en afgehandeld. De productiviteit van de afdeling toezicht en handhaving is over het eerst halfjaar vastgesteld op 45%.

2.4

Afdeling Specialistisch Advies


De werkvoorraad van de afdeling SA kan worden onderverdeeld in enkele groepen: 1) Adviesvragen vanuit de eigen organisatie, de afdelingen T&V en T&H; 2) Plustaken die deelnemers bij de FUMO hebben ondergebracht. Een deel van deze plusuren betreffen taken die door de afdeling SA uitgevoerd moeten worden; 3) Taken op het gebied van Externe Veiligheid. Deze worden gefinancierd vanuit rijksgeld. Op grond van afspraken binnen de Stuurgroep Externe Veiligheid Fryslân kunnen gemeenten en provincie adviesuren binnen dit taakveld opnemen; 4) Extra, incidentele opdrachten waarvoor deelnemers bij ons een offerte vragen. Een deel van deze offertes heeft geresulteerd in een opdracht. Uit de urenregistratie blijkt dat de afdeling SA circa 50% declarabele uren heeft gemaakt. Binnen de afdeling zijn verschillen per team en individuele medewerkers zichtbaar. Hierbij spelen de onderstaande punten een rol:    





 

2.5

Op sommige onderdelen is sprake van een situatie waarbij het takenpakket al duidelijk vaststaat en de werkzaamheden vanaf 1 januari 2014 binnen de FUMO konden worden gecontinueerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor deskundigheidsgebieden als Externe veiligheid, Wet Luchtvaart,, MER-advisering en Ontgrondingen. De advisering aan de afdelingen T&V en T&H komt gedurende het eerste halfjaar beter op gang. De afdeling SA is hierin volgend op de productie binnen deze beide afdelingen. Gebleken is ook er bij de latende organisatie verschillen in de werkwijzen waren. Er wordt gewerkt aan het verduidelijken van de werkafspraken tussen verschillende afdelingen binnen de FUMO. Het team Juristen heeft de bestaande werkverdeling in het eerste halfjaar gecontinueerd om zodoende continuïteit te behouden in de afwikkeling van lopende dossiers. Er is een aantal dossiers, dat een forse juridische bijdrage vraagt. Daarnaast werkt het team Juristen aan de BRIKS-taken die de FUMO uitvoert voor Terschelling en het inlopen van de achterstand in de behandeling van bezwaarschriften voor deze gemeente. De juristen van de FUMO worden in mindere mate ingezet bij bezwaar en beroep tegen vergunningen en handhavingsbeschikkingen. Hier speelt mee dat een aantal Friese gemeenten het basistakenpakket zo interpreteert dat deze werkzaamheden niet daarbinnen vallen. Dit onderwerp is in het rapport van de Commissie Rafelranden benoemd. Na de zomer wordt dit onderwerp door ons ingebracht in het Opdrachtgeversoverleg i.o. Dit voorgaande punt valt vooral op bij de inrichtingen die tot 1 januari 2014 onder het bevoegd gezag van de provincie vielen. Het team Juristen levert daarnaast een bijdrage aan de juridische kwaliteit van FUMO producten (mandaatregelingen, asbestnotitie, offertesjabloon, model-DVO’s, etc.). Op enkele onderdelen blijkt dat voor enkele medewerkers onvoldoende werk is op het gebied waar zij deskundig in zijn. Uit analyse volgt dat deze situatie niet nieuw is; ook bij de latende organisatie was al sprake van teruglopend werkaanbod. Het aantal plusuren dat gemeenten bij de FUMO onderbrengen laat een daling zien. Op verschillende deskundigheidsgebieden is dan ook onvoldoende werk voorhanden. Dit wordt versterkt nu een aantal deelnemers heeft aangegeven geen opdrachten bij de FUMO neer te leggen in afwachting van gegevens over de gebruikte/beschikbare plusuren. Vanuit de afdeling zijn verschillende initiatieven ondernomen en voorstellen aan de deelnemers gedaan. Enkele voorbeelden zijn: - Swung = Samenwerking bij de uitvoering van nieuw geluidbeleid; - Lichthinder: gebruikmaken van de subsidiemogelijkheden om lichthinder in de agrarische sector te beperken.

Afdeling Administratieve ondersteuning

Team Ondersteuning omvat vier taakgebieden: 1) FoMo (Front/Midoffice) Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 7

2) AO/IC/IM (Administratieve Organisatie/Interne Controle/Informatiemanagement) 3) Bestuurs- en afdelingssecretariaat 4) Facilitaire ondersteuning. Afdeling ondersteuning ontzorgt de medewerkers en de deelnemers en zorgt voor een goede digitale en telefonische bereikbaarheid van de FUMO. Door veel werkaanbod en een krappe bezetting blijft de werkdruk hoog. Daardoor is er sprake van een hoge productiviteit maar blijft wel de dreiging van achterstanden. Het FoMo heeft de eerstelijns klantencontacten. Doordat de telefooncentrale vijf dagen in de week van 8.00-16.30 uur bemenst wordt krijgt men altijd iemand aan de lijn. Naast deelnemers en bedrijven sinds 1 april 2014 krijgt ook burgers van gemeente Terschelling in verband met het uitvoeren van de BRIKS-taken door de FUMO. Door de frontoffice zijn circa 5.300 productieve/declarabele uren gerealiseerd. Dit komt neer op een percentage van 84%. Dit is conform de begroting. De Front/Midoffice medewerkers hebben eerst aan elkaar en aan de nieuwe werkwijze van zaakgericht werken moeten wennen. De Front/Midoffice medewerkers hebben de eerste-lijn-contacten met de deelnemers. Naast de frontofficetaken voor de provincie Fryslân en gemeente Ferwerderadiel, zijn daar sinds april de frontoffice-BRIKS-taken voor de gemeente Terschelling bijgekomen. Zij hebben onderstaande output geleverd, waarvan de helft plustaken voor de provincie (procedurewerkzaamheden) zijn. Output (aantallen van januari tot juli 2014): Geregistreerde bezoeken e-mails via [email protected] ontvangen: Telefoontjes via 0566 750 300 ontvangen: Terugval telefoontjes: Zaken aangemaakt in Powerforms: Waarvan aantal digitale aanvragen via Omgevingsloket online verwerkt

145 1.652 3.138 1.119 2.020 132


3. Bedrijfsvoering 3.1

Financiën

3.1.1

Financiële uitkomsten 1 halfjaar en prognose

e

Baten De baten voor de FUMO kunnen worden onderscheiden in basis- en plustaken. Voor basistaken geldt dat deze niet worden nagecalculeerd, omdat hiervoor een zogenaamde abonnementsprijs geldt. Van de in totaal aan begrote baten van circa € 11,8 miljoen bedraagt het aantal basistaken ongeveer 52%, € 6,2 miljoen . De overige € 5,6 miljoen betreft derhalve plustaken. Voor deze plustaken geldt dat op basis van de gerealiseerde uren wordt afgerekend. Van het totaal aan plustaken bedraagt het aandeel van de provincie (inclusief het bureau externe veiligheid) circa 2/3, dit is een bedrag van € 3,7 miljoen. Voor plustaken voor gemeenten is een bedrag van ruim € 1,9 miljoen begroot. Op basis van de resultaten van het eerste halfjaar kan worden geconstateerd dat de invulling van de plustaken voor de provincie naar behoren verloopt. Bij de plustaken voor gemeenten blijkt dat het aanbod op dit moment achterblijft bij de verwachting. Het is onzeker of de lagere omvang van de opdrachten in het eerste halfjaar kan worden gecompenseerd in het 2e halfjaar. Dit vormt een risico voor de totale opbrengsten voor de FUMO over 2014. Het is op dit moment moeilijk om dit risico concreet te vertalen naar een bedrag. Lasten In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de gerealiseerde lasten over het 1e halfjaar in vergelijking met de begroting 2014. Tevens is een prognose gemaakt van de verwachte lasten over heel 2014. Uit dit overzicht blijkt dat de lasten in het algemeen passen binnen de begrote bedragen. Over het eerste halfjaar zijn er voor een bedrag van € 5,4 miljoen aan lasten geboekt. Hiervan is het grootste deel (ruim 75%) loonkosten (inclusief de dienstverleningsovereenkomst met de provincie en externe inhuur). De verwachting is dat over heel 2014 op een bedrag van ruim € 11,5 miljoen wordt uitgekomen. Ten opzichte van de begroting is dit een voordeel van circa € 0,3 miljoen. De voordelen zitten vooral in lagere kapitaallasten (ca € 140k), lagere kosten wagenpark (ca. € 100k), lagere ICT kosten (ca. 65k) en vrijval van de post onvoorzien (voordeel € 75k). De lagere kapitaallasten hebben vooral te maken met een lager rentepercentage dan was begroot. Er is nog geen lening afgesloten voor het terugbetalen van de door de provincie voorgeschoten implementatiekosten en ICT investeringen. Dit zal dit najaar gaan gebeuren. Met de provincie is wel overeenstemming bereikt over de omvang van de implementatiekosten. De door de provincie gemaakte interne uren zullen niet worden doorberekend aan de FUMO. Daar staat tegenover dat FUMO zelf ook nog aanvullende implementatiekosten heeft moeten maken. Per saldo zal er sprake zijn van een voordeel. Met dit voordeel is nog geen rekening gehouden. Het voordeel op de kosten van het wagenpark is ontstaan doordat terughoudend is omgegaan met het leasen en huren van auto’s vooruitlopend op een analyse van de vervoersbewegingen die worden vertaald in een tractienota. De verwachte lagere salariskosten van circa € 600k worden vooral veroorzaakt door niet ingevulde vacatures. Resultaat e e Indien de opdrachten voor plustaken voor gemeenten in het 2 halfjaar niet de achterstanden in het 1 halfjaar zullen compenseren zal het uiteindelijke resultaat naar verwachting negatief zijn. Positief is wel dat de totale lasten naar verwachting € 300.000 lager uit zullen vallen.


3.1.2

Planning en control

In het eerste halfjaar zijn er 2 begrotingen opgesteld. De begroting over 2014 is in de vergadering van 15 mei door het AB vastgesteld. De begroting 2015 is in de vergadering van het DB van 10 juli goedgekeurd en op route gebracht voor de zienswijze procedure. De deelnemers hebben tot 1 november de tijd om een zienswijze in te dienen. Het is de bedoeling dat de begroting 2015 in de vergadering van het AB op 11 december 2014 wordt vastgesteld. Deze begroting 2015 is vooral cijfermatig (lasten en baten) van aard. Een meer programmatische begroting is dit nog niet. In het eerste half jaar zijn enkele financiële regelingen opgesteld die de FUMO volgens de Gemeenschappelijke Regeling (GR) moet hebben. Dit betreft de financiële verordening, de controleverordening en het treasurystatuut. Deze regelingen liggen inmiddels voor aan het DB en worden in beginsel op 2 oktober in het AB vastgesteld. Daarnaast is ook het programma van eisen voor het aantrekken van de accountant opgesteld en ter vaststelling aan het DB aangeboden. Het is de bedoeling dat na vaststelling offertes worden gevraagd bij een aantal accountantskantoren en dat vervolgens het AB in de vergadering van 2 oktober de accountant wordt benoemd.

3.2

Organisatie

De FUMO kent 3 afdelingen en een team ondersteuning. De 3 afdelingen zijn:   

Toetsing en Vergunningverlening Toezicht en Handhaving Specialistisch advies

Deze afdelingen staan onder leiding van een afdelingsmanager die samen met de directeur het managementteam (MT) vormt. Het MT wordt ondersteund door een beperkte staf op het gebied van control, HRM, Communicatie en ICT. Daarnaast wordt een groot deel van de ondersteuning verzorgd door de provincie. Het organogram is weergegeven in bijlage 2.

3.3

Huisvesting

De FUMO heeft het gemeentehuis van de voormalige gemeente Boarnsterhim gehuurd van de gemeente Leeuwarden. Naast de verhuur van het pand levert de gemeente Leeuwarden ook de ondersteuning op facilitair gebied zoals de huismeesters, schoonmaakwerkzaamheden, beveiliging en (deels) catering. Tijdens de eerste maanden van het in gebruik hebben van het pand zijn nog enkele investeringen gedaan, zodat de huisvesting beter aansluit bij de wensen en behoeften van de medewerkers. Zo zijn er enkele douches gerealiseerd en is de fietsenstalling uitgebreid.

3.4

HRM en Personeel

3.4.1

Algemeen

De uitvoerende HR werkzaamheden (zoals salarisadministratie, ziekteverzuimregistratie, archivering etc) is uitbesteed aan de afdeling P&O van de Provincie Fryslân. Daarnaast heeft de FUMO ook een eigen HRM adviseur in dienst (gedetacheerd vanuit de provincie voor 24 uur). Bij de start van de FUMO waren diverse regelingen en beleidsstukken nog niet aanwezig. Deze zaken zijn grotendeels in de eerste helft van 2014 opgesteld. Dit betreft:     

het werving en selectiebeleid arbobeleid verzuimbeleid RI&E beleid werktijdenregeling Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 10

       

reiskostenregeling piketregeling compensatieverlof regeling BHV beleid integriteitbeleid email en internet reglement procesbeschrijvingen maken functioneren en beoordelingsbeleid

Al deze beleidsstukken zijn gereed en liggen momenteel ter besluitvorming bij het MT en/of OR. Daarnaast heeft de HRM-adviseur in het kader van het cultuurtraject voor de gehele organisatie een Persoonlijk Profiel Analyse assessment afgenomen en teruggekoppeld. Dit assessment meet de geprefereerde werkstijl en geeft o.a. een analyse of een medewerker op de functie past.

3.4.2

Formatie

In het bedrijfsplan was de formatie voor het primaire proces begroot op 100,8 fte. Dit is ook het uitgangspunt geweest bij het plaatsingsproces. Uiteindelijk zijn circa 95 fte geplaatst over de vier afdelingen. Het plaatsingsproces is gebeurd op basis van het principe mens volgt taak. Uit de herziene begroting 2014, gebaseerd op de in 2013 uitgevraagde aantallen bedrijven (basistaken) en plustaken bleek een benodigde formatie van circa 97 fte. Dit was 4 fte lager dan volgens het bedrijfsplan. Na de plaatsing bleek dat de aantallen per afdeling niet geheel aansloot met de verdeling op basis van de benodigde capaciteit. Zo ontstonden bij de afdeling Toetsing en Vergunningverlening en Specialistische Adviezen vacatures, terwijl bij de afdeling Toezicht en Handhaving sprake was van overbezetting. Daarnaast is de FUMO vanaf de start geconfronteerd met enkele langdurig zieken waardoor zowel de capaciteit als ook specifiek benodigde expertise onder druk kwam te staan. Hierdoor was inhuur noodzakelijk om te voldoen aan de wensen van klanten, ook op kwalitatief gebied. Vanwege de onevenwichtigheid in het plaatsingsproces is interne en externe mobiliteit nodig. Waar mogelijk zijn als mensen overgeplaatst naar een andere afdeling. Verder zal met natuurlijk verloop de onevenwichtigheid per afdeling mogelijk worden opgelost.

3.4.3

Kwaliteitscriteria

De FUMO moet gaan voldoen aan de landelijke set kwaliteitscriteria voor de uitvoering van VTHtaken. Ditzelfde geldt voor de uitvoering van taken op het deskundigheidsgebied Externe Veiligheid (de zogenoemde Maatlat Externe veiligheid). Medio april 2014 is een intern project gestart om de kwaliteitscriteria binnen de FUMO te implementeren. Er is gestart met het uitvoeren van een zelfevaluatie. De zelfevaluatie is nog niet volledig afgerond. Op het niveau van elk individueel deskundigheidsgebied wordt getoetst in hoeverre de FUMO aan de gestelde kwaliteitscriteria kan voldoen. De voorlopige uitkomst van de zelfevaluatie is de volgende:  Op enkele deskundigheidsgebieden beschikt de FUMO over te weinig op dat terrein  gespecialiseerde medewerkers;  Op enkele deskundigheidsgebieden lijkt het volume aan werk binnen dat  deskundigheidsgebied te gering om aan de frequentie-eis te kunnen voldoen. Nadat de zelfevaluatie is afgerond worden in een verbeterplan verbeteracties benoemd. De verwachting is dat de FUMO na uitvoering daarvan aan de meeste kwaliteitseisen kan voldoen. Op onderdelen zal daarbij samenwerking worden gezocht met omgevingsdiensten in Groningen, Drenthe en Flevoland.


3.4.4

Ziekte

Het ziekteverzuim bedroeg in het eerste half jaar circa 7%. Dit is te hoog ten opzichte van de begroting en ook te hoog om een effectieve en efficiënte organisatie te kunnen realiseren. Het ziekteverzuim is vooral veroorzaakt door enkele langdurig zieken. Deze medewerkers waren al ziek bij de vorige organisatie, Samen met de bedrijfsarts wordt op individueel niveau gekeken welke reintegratiemogelijkheden er zijn.

3.5

ICT en Automatisering

Op 1 januari 2014 was de basisfunctionaliteit voor de informatievoorziening beschikbaar om plaats onafhankelijk te werken en was in Grou de basis werkplekautomatisering gerealiseerd. Alle sjablonen voor standaardbrieven waren beschikbaar. Verschillende mobiele devices zijn ter beschikking gesteld. Het beheer door de Provincie verloopt goed. De informatievoorziening bestaat uit verschillende onderdelen:  VTH-Zaaksysteem FUMO De applicatie Powerforms van de firma Genetics is volledig ingericht met de werkprocessen. Aan de zaken worden de digitale documenten gekoppeld en in SharePoint opgeslagen. Verfijning van het zaaksysteem en de bijbehorende procedures is nu een ‘hot-item’. Verder is begonnen met de inrichting van het ‘urenregistratiesysteem’.  Informatie-uitwisseling FUMO en bevoegde gezagen en ketenpartners Alle deelnemers beschikken over de applicatie Powerbrowser van Genetics. Hiermee kan het verloop van de eigen zaken op afstand gevolgd worden.  Aanpassingen Lokale informatievoorziening van bevoegde gezagen Automatische uitwisseling is nu nog niet volledig mogelijk. Hier zal in de toekomst aandacht aan moeten worden besteed. De Webportal, het digitaal (werk)archief, wordt door bijna alle bevoegde gezagen gebruikt als uitwisselingsmedium. De Webportal bevat inmiddels 225.000 documenten. Het beheer wordt door Ondersteuning van de FUMO uitgevoerd. Naast de kantoorautomatisering op de (flexibele) werkplek zijn mobiele apparaten als UltraBook, iPad en mobiele telefoon onder de medewerkers verspreid. De tekstverwerkingssjabloonomgeving ‘dStyle’ is volledig in gebruik. Achterstanden – opgelopen bij de overgang van de Provincie naar de FUMO zijn inmiddels procedureel ingelopen.

3.6

Communicatie en Accountmanagement

Er liggen veel uitvoerende werkzaamheden bij communicatie. Deze werkzaamheden kosten veel tijd mede door de opbouwfase van de nieuwe organisatie. De uitvoerende werkzaamheden die in het 1e half jaar van 2014 hebben plaatsgevonden, zijn onder andere:  Huisstijlhandboek  Ontwerpen van een digitale nieuwsbrief voor deelnemers  Organiseren van proces om intern nieuws te krijgen voor de nieuwsbrief en het bepalen van de frequentie en het versturen van deze nieuwsbrief  Website indeling  Er is een film over de afdeling specialistisch advies gemaakt  Projectmanagement organisatieontwikkeling  Ondersteunen bij themabijeenkomsten voor deelnemers  Aanschaffen van een Smoelenboek en aanpassingen verrichten  Beeldbank  SharePoint indeling bepalen voor de intranetsite  Opzetten systeem met webbeheerders SharePoint Accountmanagement De communicatie met de deelnemers is van groot belang om de wensen en de knelpunten goed in Managementrapportage 2014 | eerste halfjaar 12

beeld te krijgen, en binnen de FUMO te kunnen oppakken. Om deze reden heeft de FUMO een accountmanager benoemd die klantencontacten onderhoud. Naast de accountmanager onderhoudt het managementteam ook contacten met de deelnemers. De directeur voert gesprekken op bestuurlijk niveau. Deze vinden 1x per jaar in de zomerperiode plaats. De accountmanager spreekt 2 x per jaar (jan/feb en juli/aug) met de contactpersonen van de gemeenten. Wanneer er sprake is van strategische keuzes, zoals bij de ontwikkeling van nieuwe taakgebieden (BRIKS), nieuwe samenwerkingsvormen met deelnemers of met derden (steunpunt monumentenzorg, Veiligheidsregio) of andere OD’s ligt het primaat bij het MT. Wanneer het gaat om incidentele opdrachten of aanvullende taken neemt de accountmanager het voortouw. De accountmanager vervult een spilfunctie tussen deelnemers en de FUMO-organisatie. Zij ontvangt allerlei signalen, zoals: vragen van opdrachtgevers over uitgezette opdrachten, vragen over voortgang van de werkzaamheden, klachten over de uitvoering, vragen over nieuwe taken die de FUMO uit kan voeren en intern vragen over de wensen van de deelnemers. Voortgang:  Overzicht met FUMO-contactpersonen is gereed en wordt actueel gehouden.  Coördinatoren binnen de FUMO zijn bekend.  Kennismakingsbijeenkomsten waarin FUMO-contactpersonen kennis hebben gemaakt met coördinatoren. e  1 ronde gesprekken met alle deelnemers door accountmanager. Van elk gesprek is een verslag. e  2 ronde gesprekken met deelnemers is gaande. Van elk gesprek wordt verslag gemaakt. In de gesprekken met de deelnemers wordt gevraagd naar verbeterpunten voor de FUMO. Deze verbeterpunten worden meegenomen in verbeteringsacties in de bedrijfsvoering waar de FUMO actief mee bezig is.


4. Kansen en bedreigingen De FUMO maakt deel uit van de maatschappelijk omgeving en is als uitvoeringsorganisatie ook deels afhankelijk van zowel wetgeving als van haar deelnemers. Omdat deze omgeving niet stil staat betekent dat er zowel kansen zijn als er bedreigingen ontstaan. Kansen: - Uitvoeren van Frontoffice en/of Midoffice-taken, voor gemeenten met onderbezetting, door voldoende kritieke massa en kennis bij FUMO. - Informatiemanagement op orde in de provincie Fryslân. - Het aanschaffen van een ander VTH/zaak-systeem kan mogelijk (netto) kostenverlagend zijn. - Efficiënter en effectiever uitvoeren van processen door verder digitaliseren van werkstromen (digitale handtekening, workflows hierop inrichten, mandaatregeling hierop aanpassen, substitutie regelen). - Verdere stap voorwaarts ten aanzien van voldoen aan de kwaliteitscriteria. - Afstemming/samenwerken met de gemeenten, de noordelijke RUD’s, brandweer, Wetterskip De rijkssubsidie voor Externe Veiligheid wordt na 2014 gecontinueerd. Deze subsidie wordt deels aan de Veiligheidsregio en deels aan de FUMO toegekend. De verwachting is dat de taken op het deskundigheidsgebied Externe Veiligheid in de periode 2015-2018 op hetzelfde niveau kunnen worden voortgezet. - Onderzoeken van mogelijkheden om subsidiegelden te verwerven om daarmee projecten met de deelnemers uit te kunnen voeren. In voorbereiding zijn een project op gebied van energiebesparing en een project voor de geluidssanering wegverkeerslawaai. - Duidelijkheid over de invulling van de niet inrichtinggebonden (basis)taken - Uitvoering van taken op het gebied van Ruimtelijke Ordening (RO) en Briks Bedreigingen: -

Het niet kunnen behouden van een kritieke massa die nodig is voor een efficiënte organisatie en te kunnen voldoen aan kwaliteitscriteria Niet in huis kunnen halen van goede en ervaren mensen ( in geval van vacature) Kwaliteit leveren versus de strakke kengetallen en normen (Fryske norm, 1400 productieve uren) Blijvende hoge werkdruk kan gevolgen hebben op het ziekteverzuim. De aanbesteding van een nieuw VTH/zaaksysteem kan eerst vertragend werken. Bezuinigingen bij deelnemers kunnen leiden tot vermindering van plustaken


5. Vooruitblik 2e halfjaar Het tweede halfjaar staat volledig in het teken van sturing op productie, het welbevinden van medewerkers en het behalen van resultaten en successen. Hiervoor zijn al de nodige acties in gang gezet. De volgende acties kunnen o.a. worden genoemd: 

 



   

Opzetten van een planning en control cyclus met goede sturingsinformatie. Dit betekent dat in de systemen nog een aantal aanpassingen moeten worden doorgevoerd, en dat medewerkers van goede instructies worden voorzien. Dit moet leiden tot betrouwbare sturingsinformatie, zodat goede sturing mogelijk is. Tevens is deze sturingsinformatie ook van belang voor het aanleveren van managementrapportages. Compleet maken van alle bedrijvenlijsten. Zoals het er nu naar uitziet zijn medio september alle bedrijvenlijsten compleet en in de systemen ingevoerd. Contact met gemeenten. Uiterlijk eind augustus hebben de coördinatoren met alle gemeenten contact gehad over de voortgang van de productie en de verwachtingen tot eind dit jaar. Hierbij is het van belang dat prioriteiten worden gesteld zodat de capaciteit binnen zo goed mogelijk kan worden benut. Welbevinden van medewerkers. Met medewerkers worden gesprekken gevoerd waarbij knelpunten worden besproken en zo mogelijk opgelost. Tevens wordt ingezet op het maken van productie, deels ook om achterstanden vanuit het eerste half jaar gedeeltelijk in te halen. Tot slot wordt met medewerkers ingezet op kwaliteit vanuit het project kwaliteitscriteria (zie onderdeel kwaliteitscriteria). Basis- en plustaken. Voor een aantal zaken is verdere uitdieping nodig of het een basistaak betreft dan wel een plustaak. In het op te starten opdrachtgeversoverleg zal dit worden geagendeerd en tot expliciete keuzes leiden. Er komt een voorstel voor het hanteren van gedifferentieerde tarieven. Hierdoor is de verwachting dat de producten van de FUMO beter in de markt kunnen worden weggezet. Het vullen van de Webportal; het beheren van bedrijfsgegevens in Powerforms; het verzorgen van procedurepost voor projecten. Alle afgehandelde zaken van 2014 moeten nog juist worden gearchiveerd in Powerforms, omdat dit nu nog niet mogelijk met selectielijsten; data in Powerforms moet worden hersteld, aan de hand van controlelijsten.

Als gevolg van bovenstaande punten is de verwachting voor de 2e helft van dit jaar dat het aantal productieve uren zal toenemen, het aantal uren voor opleidingen t.b.v. de kwaliteitscriteria vrij groot zal zijn en er nog relatief veel verlofuren moeten worden opgenomen. De gegevens in Powerforms zullen betrouwbaarder worden en er zal meer eenheid komen in het tijdschrijven van de verschillende medewerkers. De kwaliteit van de rapportages zal daardoor sterk toenemen. Ook zal de kwaliteit van de producten verder toenemen. Onder andere door grotere uniformiteit, meer op de activiteiten van de FUMO geënte sjablonen en processen en minder overschrijding van termijnen. Daartoe zijn al meerdere acties ingezet. Ten aanzien van de ICT staan voor het 2e halfjaar de volgende zaken op het programma:  De vervanging/vernieuwing van het VTH-pakket. Hiermee wordt aan de eventuele verplichting tot Europese aanbesteding voldaan.  Uitbreiding van de functionaliteit en acceptatie van de Portal; de ‘archief-uitwisselplek’.  Verdere ontwikkeling en optimalisatie van het urenregistratiesysteem.  Een ‘puntjes op de i’ verbeterslag m.b.t. het archiveren. Dit onder meer als gevolg van het NEN2028 onderzoek.  Een verduidelijkingsproject over de mogelijkheden van PowerBrowser;  toegang tot statusinformatie voor de FUMO-deelnemers;  Het verder ontsluiten van digitale gegevens bv in de vorm van digitaal kaartmateriaal.


Bijlage 1.

Overzicht lasten eerste halfjaar en prognose



2.

Organogram FUMO

Algemeen en dagelijks bestuur

Algemeen directeur

STAF

HRM

Ondersteuning

Communicatie

BKA

Secretariaat

Frontoffice

Midoffice

I&A

Controller Facilitair

Afdeling Specialistisch advies

Afdeling Toetsing en Vergunningverlening

Afdeling Toezicht en Handhaving

SA Juristen

TV Afval/agrarisch

TH Afval/agrarisch

SA Geluid

TV Industrie

TH Industrie

SA Divers

TV Plustaken

TH Plustaken


Managementrapportage Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Recommend Documents