Zevende bestuurs- en managementrapportage

i-NUP

Waterland heeft Antwoord © EGEM i-Realisatieplan overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-NUP)

Zevende bestuurs- en managementrapportage Fase 2 2012 (Status t/m 31 december 2012)

Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg Documentnummer: IT13.00408

1. Inleiding

Deze rapportage, de zevende alweer, naar aanleiding van het Realisatieplan ‘Waterland heeft Antwoord©’ (het handvat om de gemeentelijke doelstellingen m.b.t. de elektronische overheidsdienstverlening te realiseren) gaat in op de resultaten tot zover, maar ook worden de nog te nemen stappen en de benodigde middelen benoemd. Het jaar 2015 is het jaar waar wij ons op richten. In dat jaar hebben wij qua elektronische dienstverlening (24 uur per dag, alle dagen van het jaar) veel zaken anders georganiseerd. De kernboodschap is ‘één digitale overheid, betere service, meer gemak’. Nog twee jaar te gaan dus…. Het is echt een ambitieus plan, want het is buitengewoon complex en omvangrijk om de bouwstenen van het programma Nationaal Uitvoerings Plan Dienstverlening en eOverheid (NUP) in 2015 in beheer en gebruik te nemen. Rijk en medeoverheden zijn ervan overtuigd dat digitaal zaken doen met de overheid een belangrijk middel is om snelle en zekere dienstverlening op de kaart te zetten, met de vraag van de gebruiker centraal. In het huidige regeerakkoord is vastgelegd dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Concreet valt in dit regeerakkoord overigens te lezen dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. Er komt meer nadruk op het gebruikersperspectief, en dat is een goede zaak. Het streven is dat de dienstverlening en informatie-uitwisseling van de overheid met burgers en bedrijven, waar mogelijk, via de digitale weg loopt. En dat andere kanalen, zoals balie, telefoon en post, hieraan ondersteunend zijn. Daar waar het elektronische kanaal niet voldoende of onwenselijk is, blijft het belangrijk dat overheidsorganisaties persoonlijk contact met burgers, bedrijven en instellingen mogelijk houden. We zijn in deze ontwikkelingen absoluut goed op weg, op onze Waterlandse wijze. De eerste fase van dit Realisatieplan stond in het teken van het op orde brengen van de basisvoorzieningen. Bestuurlijk zijn achttien resultaatverplichtingen overeengekomen. Deze strekken ertoe dat gemeenten op de basisregistraties aansluiten, een aantal koppelingen tussen basisregistraties realiseren en de ‘digi’s’ gebruiken voor de basisregistraties personen, adressen en gebouwen, en het nieuwe Handelsregister. Daarnaast geldt -als negentiende resultaatverplichting- dat de standaarden, die het College Standaardisatie als verplichte open standaard heeft gesteld, worden toegepast. Deze resultaatverplichtingen moeten vóór 2015 door (bijna) alle gemeenten zijn gehaald. In het verslagjaar is voor en door onze organisatie de tweede fase (2012-2015) gestart. Dat is vooral een implementatiefase, waarin de nieuwe functionaliteiten zichtbaar worden voor gebruikers. Zoals gezegd is Waterland hiermee op de goede weg. Dat geldt overigens niet voor alle ingeslagen wegen. We moeten helaas constateren dat van de met veel Waterlandse energie en goede bedoelingen gestarte pogingen om te komen tot specifieke ICTsamenwerking met de buurgemeenten Edam-Volendam en Landsmeer, niet veel is terecht gekomen. De eerder gememoreerde overeenkomst tussen deze gemeenten en Waterland, van 13 september 2011, is formeel gestopt. Wel is en blijft er ruimte voor beperkte collegiale samenwerking, maar dat laat onverlet dat we teleurgesteld zijn in dit resultaat.

2. i-NUP Onder regie van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wordt vorm gegeven aan de agenda voor de e-overheid voor de periode 2011 tot en met 2014. De i-NUP is de Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid. De genoemde implementatieagenda, voor de jaren tot 2015, bestaat uit de volgende afspraken: Afronden en opleveren van de voorzieningen voor zover dit gaat om eerder afgesproken functionaliteiten. Geen verdere ontwikkeling tenzij dit nodig is voor de realisatie van de visie op dienstverlening en dit door de vragende partij wordt gefinancierd; In beheer brengen van de basisvoorzieningen tot een overheidsbrede, toekomstbestendige informatiearchitectuur; Grootschalige implementatie van de basisvoorzieningen. Er is een implementatieprogramma NUP (iNUP) ingericht, om de invoering van de elektronische overheid in gemeenten te bespoedigen. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de implementatie en worden hierbij vanuit de eigen behoefte gefaciliteerd. Over de financiering van dit programma is afgesproken dat gemeenten zelf de Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

2

i-NUP

gemeentespecifieke kosten dragen en het Rijk bijdraagt aan de generieke kosten. De gemeenten worden in de door hen te maken kosten gefaciliteerd door middel van voorfinanciering uit het gemeentefonds. Zie verder 2.1. De opzet van het implementatieprogramma is niet vrijblijvend, maar gekoppeld aan resultaatverplichtingen. De transparante monitoring van de voortgang is binnen het programma zodanig ingericht dat die zo min mogelijk administratieve lasten voor gemeenten oplevert en anderzijds voldoende inzicht biedt in de voortgang en de risico’s daarbij. Deze agenda wordt in de volgende deelonderwerpen vormgegeven: 1. Het Front-office van de e-overheid voor burgers; 2. Het Front-office van de e-overheid voor bedrijven; 3. Het stelsel van basisregistraties; 4. Implementatieondersteuning voor gemeenten ‘operatie NUP’

2.1 Operatie NUP Operatie NUP is een voor gemeenten specifiek onderdeel van een bredere ondersteuning, zoals tussen het Rijk en gemeenten is overeengekomen in de Bestuursafspraken 2011-2015. Met de uitvoering van het programma is landelijk een bedrag van € 26,4 miljoen gemoeid. Dit bedrag wordt betaald door gemeenten en het Rijk. Naast die genoemde € 26,4 miljoen komt er via een zogeheten ‘kasschuif’ € 104 miljoen beschikbaar, waarmee gemeenten extra advies of voorzieningen kunnen inkopen. Die bijdrage wordt door het ministerie van BZK als een renteloze lening aan de gemeenten verstrekt. In de ‘Meicirculaire gemeentefonds 2011’ werd aangegeven dat gemeenten in 2011, 2012, 2013 en 2014 een bedrag van € 1,50 per inwoner extra uit het gemeentefonds krijgen uitgekeerd. Het Rijk stort dit bedrag op de rekening van de gemeente, gelijk met de reguliere uitkering van het gemeentefonds. Dit bedrag gebruiken we bijvoorbeeld om implementatieondersteuning in te schakelen. Met die implementatieondersteuning kunnen we de i-NUP-voorzieningen invoeren en het gebruik ervan stimuleren in de organisatie. Het uitgangspunt is dat we vanaf 2015 tegen lagere kosten kunnen werken, juist door de generieke i-NUP bouwstenen goed te gebruiken in onze processen. Dat is dan ook de reden dat het Rijk in 2015 een extra uitname uit het gemeentefonds doet. Het betreft een uitname ter grootte van de eerder extra uitgekeerde gelden. Het kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) is in oktober 2011, in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), begonnen met de genoemde Operatie NUP. Dit ondersteuningsprogramma helpt gemeenten de komende jaren hun (elektronische) dienstverlening te verbeteren door kennisdeling, standaardisatie en handreikingen. We volgen die ontwikkelingen nauwgezet. In ons huidige tijdperk is informatie in enorme hoeveelheden beschikbaar. Daarbij is ICT niet meer weg te denken uit ons huidige leven. Wij zien dan ook, als informatieverwerkende organisatie, de kansen en mogelijkheden van ICT en nieuwe technologieën. Toch is de overheid, anderhalve eeuw na ‘Thorbecke’, haar informatievoorziening nog altijd ingericht naar de tijd van Thorbecke. Een gemeente, zo ook Waterland, is nog steeds uniek in zijn procesvoering en onze softwarekeus is nog immer autonoom. En dat terwijl de uitvoering van taken steeds meer vanuit netwerken georganiseerd en geregisseerd wordt. Gegevens worden in ketens beschikbaar gesteld en gebruikt t.b.v. een integrale en betere dienstverlening. Resultaatverplichtingen op dit gebied zijn door individuele, vooral kleinere gemeenten zoals Waterland, niet zonder meer te halen. Vandaar dat er een begeleidings- en ondersteuningstraject loopt, met een prominente rol voor KING. Vanuit dat krachtenveld is weer een deelprogramma i-Ondersteuning (met specifieke ‘i-Versnellers’) opgestart, waarvan wij gebruik (kunnen) maken. Zo wordt bijvoorbeeld in Operatie NUP in 2013 extra ondersteuning geboden aan het versneld doorvoeren van het zgn. zaakgericht werken. De essentie daarvan is dat alle subject- en objectgegevens die voor de behandeling van een zaak nodig zijn, in het zaakdossier worden opgenomen. Een zaakdossier is dan niet langer een lichtbruine kartonnen map of doos gevuld met papieren archiefstukken, maar een digitaal record met digitale subject- en objectgegevens en digitale documenten. Over deze materie is door ons een separaat organisatieproject gestart, samen met de gemeente Landsmeer, genoemd ‘Informatiehuishouding’.

2.2 Elektronische voorzieningen overheidsinformatie

Officieel maken ‘zaakgericht werken’ en ‘documenteren’ trouwens geen onderdeel uit van het i-NUP. Dat hiaat is door KING erkend en de noodzaak daarvan voor i-NUP staat niet ter discussie. Onze organisatie Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

3

i-NUP

had in dit hiaat reeds bij de start van het Realisatieplan voorzien, door de benoeming van de projecten ‘10 - Implementatie Document Management Systeem (Digitaal Werken)’ en feitelijk ook ‘18 - Ontsluiten Historische Informatie’. Wat dat laatste project betreft: in januari 2013 hebben Minister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) daarover concrete afspraken gemaakt. In een zogenaamd Archiefconvenant hebben de partijen vastgelegd dat het digitaal archief van de overheid duurzamer en toegankelijker moet zijn. Ook wordt de historische archiefinformatie beter toegankelijk via een landelijke portal. Een flinke duw in de richting voor het op ons aangeven gestarte (inmiddels regionale) project 18. Als belangrijke doelen voor 2016 zijn geformuleerd: een landelijk dekkend netwerk van elektronische depotvoorzieningen voor alle overheden (e-depots), snellere overdracht van relevante overheidsinformatie naar een archief (nu kan dat nog 20 jaar of meer duren) en digitale toegang tot archieven van de overheid. De minister stelt negen miljoen euro ter beschikking voor de periode 2013-2016 om de archiefsector te innoveren. Hiervoor start het Nationaal Archief dit jaar een programma. De provincies, gemeenten en waterschappen dragen bij door inzet van menskracht of financiën. Het Nationaal Archief wordt verder ontwikkeld als kenniscentrum voor archiefzorg en archiefbeheer.

2.3 Decentralisatie van taken De grote uitdagingen waar gemeenten de komende jaren voor staan, vragen aanpassingen in de huidige informatievoorziening en nog meer samenwerking en standaardisatie in diverse ketens. Door de decentralisaties in het sociaal domein worden gemeenten verantwoordelijk voor vrijwel de volledige ondersteuning aan kwetsbare burgers. Een gezamenlijke aanpak met diverse partners en medeoverheden in het sociaal domein is nodig. In de regio Waterland trekken wij hier samen op met de andere gemeenten in onze regio. In het kader van i-NUP moeten gemeenten in 2015 de 'basis op orde' hebben als het gaat om de elektronische overheid. Samenwerking aan het Stelsel van het Basisregistraties, en het gebruik van generieke voorzieningen, staan hierbij centraal. Sinds 1 januari van dit jaar werken gemeenten eveneens samen in Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD's) in het kader van milieuwet- en regelgeving. Daarnaast zijn nog diverse andere uitdagingen te benoemen waarbij het verbeteren van de informatie-uitwisseling en informatievoorziening als cruciaal kan worden aangemerkt. Denk hierbij aan het recht op elektronisch zaken doen met de overheid en het voorkomen van overheidsbrede beveiligingsincidenten. Voortbordurend op het eerder geopperde idee van de ‘basisgemeente’ is KING, samen met een tiental pilotgemeenten, aan het kijken in hoeverre de (nieuwe) informatiestromen in het sociale domein geoptimaliseerd en gestandaardiseerd kunnen worden. Er is bij de decentralisatie niet alleen sprake van het overdragen van bestaande werkprocessen (transitie), maar ook het aanpassen ervan (transformatie). Dat vereist uitgebreide informatie-uitwisseling, omdat bij probleemjongeren of -gezinnen erg veel organisaties betrokken zijn. De gemeenschappelijke aanpak mag niet leiden tot een ‘megalomaan nieuw centraal systeem’, maar tot een architectuur, een heldere opzet van informatiestromen. De insteek is te voorkomen dat de gemeenten 408 keer een applicatie bestellen en kijken of die gaat werken met de rest. Haast is geboden, omdat de jeugdzorg dus al op 1 januari 2015 overgaat naar de gemeenten. Dit jaar zal KING, via het project ‘Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein’ (VISD), kijken welke procesbeschrijvingen en gegevensuitwisselingen in het sociale domein nodig en haalbaar zijn. Standaardisatie speelt daarin bijvoorbeeld een grote rol, maar ook andere vragen, zoals juridische. Zo is veel rechtmatig gewoonweg niet haalbaar vanwege privacyregels, maar het moet wel mogelijk worden signalen met elkaar te kunnen verbinden. Mede daarom zijn wij lid van

3. Project 9: Implementatie Mid-Office De gemeente Waterland is sinds 18 augustus 2010 aangesloten bij Dimpact. Dat is een, in de vorm van een coöperatieve vereniging gegoten, samenwerkingsverband van meer dan 30 gemeenten door heel Nederland. Samen hebben die de handen ineen geslagen om vraagstukken rondom dienstverlening en bedrijfsvoering op te pakken. In de regio West zijn dat, naast Waterland, de gemeenten Purmerend, Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

4

i-NUP

Landsmeer, Velsen en de BEL-gemeenten (Blaricum-Eemnes-Laren. De Dimpact-gemeenten bedienen samen ruim 1.3 miljoen inwoners. In Dimpact worden kennis, capaciteit en middelen gebundeld om samen de uitdagingen van de e-overheid aan te gaan. Door gezamenlijke ICT inkoop, hosting, ondersteuning en regievoering bij samenwerking, worden betere resultaten geboekt tegen lagere risico’s en investeringen. Dimpact verbindt dienstverlening aan bedrijfsvoering. Hiervoor koopt Dimpact de benodigde digitale bodemplaat in van de markt. Daardoor kunnen alle lidgemeenten gebruik maken van dezelfde oplossing voor hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Hierdoor is ook gezamenlijk hosting mogelijk, evenals samenwerken bij beheer, innovatie en implementatie. Steeds meer gemeenten haken aan bij die samenwerking. Onze organisatie hoopt door die aansluiting bij Dimpact vroegtijdig aan te haken bij de gedachten over standaardisatie en harmonisatie, zoals bedoeld in paragraaf 2.3. Zeker op onze schaal is dat gewoon broodnodig. Zie voor de specifieke rapportage de toelichting op project 9.

4. Project Klant Contact Centrum (KCC) - Waterland heeft Antwoord© Dit project is misschien wel de kern van het Realisatieplan Elektronische dienstverlening. Zoals bekend is het KlantContactCentrum (KCC) bij ons ondergebracht in de op 1 januari 2011 gevormde afdeling Publiekszaken. Uitgangspunt daarbij was en is het landelijk uitgerolde concept Antwoord@. Dit concept gaat er van uit dat alle Nederlandse gemeenten vanaf 2015 hét loket vormen voor alle overheidsproducten. Dat volgen wij waar mogelijk en naar onze overtuiging zinvol. Ook in het collegeakkoord is ingezet op het verbeteren van de dienstverlening aan de burger. Inmiddels worden steeds meer producten van verschillende afdelingen door de afdeling Publiekszaken afgehandeld en is het KCC ingericht naar de nieuwe werkwijzen. Er is een nieuwe telefooncentrale in gebruik genomen en de centrale publiekshal is verbouwd, met als rode draad een verbeterde dienstverlening en grotere klantvriendelijkheid. Vooral de zitbalies springen in het oog, maar er zit dus meer achter dan alleen klantvriendelijkheid. Onze organisatie heeft het afgelopen jaar echt veel meters gemaakt op het gebied van de elektronische dienstverlening. Door inzet van de eerder genoemde Dimpact-producten zijn inmiddels vijftien gedigitaliseerde diensten (eFormulieren) in productie. Ook is een Producten- en Diensten Catalogus (PDC) in gebruik genomen, waardoor klanten eenvoudig het door hen gewenste product kunnen opzoeken én vinden. Zowel via de website, ook een succesvol opgeleverd project vanuit dit programma, via het loket of telefonisch aangevraagde producten komen automatisch in de werkvoorraad van de betreffende afdeling terecht. Ook ketenpartners die een rol spelen bij het afhandelen van deze meldingen (bijvoorbeeld het bedrijf dat de afvalinzameling uitvoert) hebben toegang tot dit portaal. Zij wikkelen hun werkvoorraad zonder verdere tussenkomst van de gemeente af. Deze ketenpartners worden middels managementinformatie uit dit systeem door ons gemonitord.

5. Nieuw project Basisregistratie Ondergrond Op 1 januari 2015 moet de BRO, de nieuwe wet Basisregistratie Ondergrond, in werking treden. Met deze wet worden in de toekomst alle relevante bodem- en ondergrondgegevens, veelal in de vorm van kaarten en profielen, op een centraal punt beheerd en beschikbaar gesteld. Dit is waardevol omdat hergebruik van data dan mogelijk is en dubbel onderzoek wordt voorkomen. Die gegevens zijn bijvoorbeeld van belang voor overheden die zich bezig houden met stijging van de zeewaterspiegel, bodemdaling, ondergronds bouwen, natuurbeheer, koude-warmteopslag of opslag van CO2. In de BRO wordt naast de registratie Data en Informatie van de Nederlandse Ondergrond (DINO) van TNO ook het Bodem Informatie Systeem (BIS) van Alterra opgenomen. In een later stadium worden mogelijk gegevens over archeologie en milieukwaliteit toegevoegd. De BRO bevat geen informatie over kabels en leidingen. Aan gemeenten wordt een rol als bronhouder (=primair verantwoordelijk voor gegevens binnen het grondgebied) toebedacht. Op dit moment is het organiseren van deze basisregistratie nog niet als gemeentelijk (Back-Office)project benoemd. Zeker is dat dit een complex, kostbaar en tijdrovend project gaat worden. We oriënteren ons daarom eerst op mogelijke samenwerking met, dan wel uitbesteding aan de gemeente Purmerend. Aan deze gemeente is in onze regio ook het beheer van de BAG (project 2) uitbesteed.

Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

5

i-NUP

6. Projectenrapportage De status is geijkt op 31 december 2012. Met de kosten worden de uitgegeven kosten alsmede de geboekte verplichtingen bedoeld. De urenbesteding is hierin niet meegenomen. Daar waar nodig/ mogelijk is binnen het programma met budgetten geschoven, wat in de vorige rapportages steeds transparant is verklaard. Zie daarvoor het separate financiële overzicht. Deze rapportage is voor de eerste keer nu eens per jaar, in dit geval over het gehele jaar 2012 dus. Dit keer zijn of worden binnenkort de volgende (tien) projecten afgerond: - 1 - Basisregistratie Personen (GBA): opgeleverd; - 2 - Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG): opgeleverd; - 5 - Basisregistratie Kadaster (afname); - 8 - Wet Informatie-uitwisseling ondergrondse netten (WION); - 9 - Implementatie Midoffice: wordt 2013 formeel opgeleverd; - 10 - Implementatie Document Management Systeem (DMS): wordt 2013 formeel opgeleverd; - 11 - Invoering van de Wabo (omgevingsvergunning): opgeleverd; - 17 - Klant Contact Centrum (KCC) - Waterland heeft Antwoord©: wordt 2013 formeel opgeleverd; - 19 - Optimalisatie website: opgeleverd en - de Verwijsindex Risicojongeren (voorbeeldproject Back-Office (VIR, opgeleverd) Als bijlage is een overzicht opgenomen van de status van alle i-NUP projecten. Tot dusver zijn, sinds de start van dit programma, veertien projecten formeel en volledig opgeleverd. De inschatting voor de benodigde middelen voor project 6 ‘Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT, afname)’ is naar boven bijgesteld (er is dus bij geraamd). Dat is opvallend, maar heeft vooral te maken met meer inzicht in landelijke ontwikkelingen. Zie voor uitgebreidere verslagen de betreffende projectrapportages. Daarbij is in cursief aangegeven waar de status e.d. is veranderd t.o.v. de vorige rapportage.


6

i-NUP

A. Back-Officeprojecten Project 1: Basisregistratie Personen (GBA) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Peter Verkerk Projectexpert : Sonja van den Bosch Doelen van het project : Het opzetten en invullen van dé basisregistratie voor persoonsgegevens. Een aantal belangrijke GBA-gegevens heeft na invoering de status van authentiek gegeven, waarvan afnemende instanties uit moeten gaan en een terugmeldplicht hebben bij afwijkingen Fases Inventarisatie gebruik en beheer van persoonsgegevens in de organisatie Inrichten van een binnengemeentelijke Basisregistratie Personen Aanvraag bij het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties voor de autorisatie tot afnemer op het GBAnetwerk Organisatorisch en technisch regelen dat persoonsgegevens op één plek in de organisatie worden geregistreerd en beheerd Organisatorisch regelen dat deze persoonsgegevens, middels correcte autorisaties, verplicht worden gekoppeld met andere applicaties Waarborgen van kwaliteit Aansluiting bij de landelijke voorziening Financiële middelen Raming Totaal: € 50.000, -

Status/ planning Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Vindt voortdurend plaats Afgerond

Uitgegeven tot 1 januari 2013 €

Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen

49.423, -

Geen. Het project is afgerond binnen het beschikbaar gestelde budget en is opgeleverd. Het college heeft het budget afgesloten op 23 december 2012

Project 1a: Register Niet-ingezeten (RNI) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Peter Verkerk Projectexpert : Sonja van den Bosch Doelen van het project : Opnemen in het stelsel van basisregistraties. Specifiek gaat het om

inschrijving (=‘woonachtig in Nederland’) mogelijk te maken van niet-ingezetenen met een relatie met de Nederlandse overheid. Een niet-ingezetene is een persoon die voor zijn/haar adres niet voldoet aan de inschrijfcriteria van de GBA Fases Status/ planning RNI aansluiten bij het GBA.

Financiële middelen Raming Eenmalige kosten (aanschaf nieuwe release)


Voor wat betreft de invoering volgen we de landelijke ontwikkelingen. Het project kan daardoor nog niet worden opgestart en dus ook niet worden afgerond € 20.000, -


0, -

Ja. Het krediet is teruggebracht naar € 0,-. Op het moment dat er landelijke ontwikkelingen wél van start gaan, kan het zijn dat ook onze gemeente alsnog moet investeren in bijvoorbeeld nieuwe releases

Project 2: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Tom van den Berg Projectexpert : Patrick Wierda Doelen van het project De invoering en toepassing van de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen, incl. de daarop volgende basisregisters; Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

7

i-NUP

Een verbeterde informatiehuishouding wat betreft het procesmatig opvoeren, gebruiken, muteren en archiveren van adres- en gebouwgegevens; Het verhogen van de kwaliteit van de (elektronische) dienstverlening; Het positioneren van de functie ‘gegevensbeheer’ (in dit geval t.a.v. de BAG) in onze organisatie; Het organisatorisch regelen dat deze adres- en gebouwgegevens verplicht worden afgenomen door andere applicaties Fases Status/ planning Projectorganisatie op orde (besluit uitbesteding aan gemeente Purmerend) Gereed Adressenbestand op orde brengen/ referentiebestand ontwikkelen Gereed Woonplaatsbesluit nemen Gereed Applicatie aanschaffen (gemeente Purmerend) Gereed Koppeling tussen pandgeometrie en administratie Gereed Lokale beheerorganisatie inrichten Gereed Aansluittoets Gereed Toelatingsaudit 16 november 2010 (geslaagd) Aansluiting op landelijke voorziening (1 juli 2009) 13 december 2010* Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 Eenmalige kosten: opschonen van gegevensbestanden: € 250.000, € 304.947,92 Structurele kosten: - applicatie- en gegevensbeheer: 58.000, - luchtfoto’s (overgeheveld krediet):25.000, Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Niet aan de orde * Regionale samenwerking heeft geleid tot uitbesteding van het BAG-beheer aan de gemeente Purmerend, samen met -op Edam-Volendam na- alle Waterlandse gemeenten. Daarbij is gekozen voor continuïteit en kwaliteit van onze basisgegevens (adressen en gebouwen). Van de voortgang en deze ontwikkelingen zijn directie en college op de hoogte gehouden. En de gemeenteraad uiteraard via deze rapportages. De uitbesteding aan de gemeente Purmerend is geëvalueerd en heeft o.a. geleid tot het instellen van een stuurgroep, die overigens weer vrij snel opgeheven werd. Alle facturen van de gemeente Purmerend zijn uiteindelijk, na lang discussiëren over de onderbouwing, voldaan. De koppeling met het GBA is in oktober 2011 gerealiseerd, ruim binnen de gestelde tijd. Dit project is opgeleverd en aan de organisatie overgedragen

Project 3: Basisregistratie WOZ Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Frank Schreutelkamp Projectexpert : Leen Bakker Doel van het project : Uitwisselen van gegevens tussen de Basisregistratie WOZ (de Centricapplicaties GISVG/ MWB4ALL) met de landelijke voorziening Fases Inventarisatie wensen en eisen

Opstellen gedetailleerd Projectplan Aanschaf benodigde software

Implementatie benodigde software Aansluiting bij de landelijke voorziening

Organisatorische inbedding van het verplichte gebruik van deze gegevens

Status/ planning De bestandsindeling en de geregistreerde gegevens in GISVG/ MWB4ALL voldoen aan de eisen zoals deze gesteld zijn voor de basisregistratie WOZ Gezien de geringe omvang van het project is geen gedetailleerd Projectplan opgesteld Dit project is in afwachting van het beschikbaar komen van de landelijke voorziening. Zodra de planning met betrekking tot deze landelijke voorziening bekend is en de software beschikbaar komt zal tot implementatie worden overgegaan. De huidige verwachting is dat deze in het eerste halfjaar van 2013 beschikbaar komt Zie ‘aanschaf benodigde software’ De specificatie voor de aansluiting van de gemeentelijke systemen is beschikbaar. Het wachten is op het beschikbaar komen van de software. Zie verder ‘aanschaf benodigde software’ Is bij deze basisregistratie niet van toepassing. WOZ is het enige organisatieonderdeel dat met belanghebbenden correspondeert over WOZ objecten. Vanzelfsprekend wordt dan de ‘eigen’


8

i-NUP

WOZ administratie gebruikt Financiële middelen

Raming

Uitgegeven tot 1 januari 2013 Eenmalige kosten: € 4.000, - € (van de oorspronkelijke € 20.000, - is € 16.000, - overgeheveld naar project 11 – Wabo) Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Geen. Hier is sprake van landelijke ontwikkelingen die wij volgen

3.075, -

Project 5: Basisregistratie Kadaster (afname) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Pascal Verkroost Projectexpert : Leen Bakker en Nanda Hellingman Doelen van het project : Deze activiteit is gericht op het organisatiebreed beschikbaar stellen van de kadastrale kaart en bijbehorende kadastrale gegevens volgens de nieuwe standaarden betreffende Basisregistraties. Deze gegevens worden gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie. Hierdoor kunnen medewerkers snel complete en actuele informatie inzien Fases Planning Status Inventarisatie van gebruik Kadastrale gegevens binnen de gemeentelijke organisatie Inventarisatie van wensen en eisen basisregistratie Kadaster

januari - maart 2009

100%

maart 2009 t/m april 2010 december 2011 december 2011 december 2011

100%

Aanwijzen beleid en beheersverantwoordelijke 100% Implementeren kadaster online 100% Vastleggen werkmethoden 100% Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 Eenmalige kosten: - Implementatie in programmatuur € 50.000,- € 0,Verantwoording Bij het opstarten van het project zijn kosten geraamd voor het implementeren en aanschaffen van programma’s en apparatuur om de kadastrale gegevens. Uiteindelijk is gebleken dat dit niet nodig was en dat volstaan kon worden met reeds aanwezige programmatuur. Gebleken is voorts dat het hier om het opnieuw vastleggen/ actualiseren en formaliseren van bestaand beleid en producten gaat. De beschikbaar gestelde financiële middelen zijn dan ook in zijn geheel niet nodig en zijn teruggevloeid in de financiële middelen van het totale programma (projectkrediet). Zie project 19 (Optimalisatie website). Middels de Gis-viewer worden de kadastrale gegevens zichtbaar gemaakt voor iedere medewerker. Opgemerkt dient te worden dat deze indicatief zijn, doordat ze niet dagelijks ververst worden. Voor de meeste taken is dit echter ook niet noodzakelijk. Binnen de organisatie beschikken de afdelingen AJZ en Financiën over de mogelijkheid om rechtstreeks gegevens uit het kadaster op te vragen. Alleen deze gegevens worden gebruikt bij formele stukken en correspondentie met derden Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Gebruik van verouderende kadastrale gegevens: Hierbij wordt opgemerkt dat dit risico beperkt is, aangezien er al (informele) werkafspraken bestaan om dit te voorkomen

Oplevering De planning was begin 2010 een duidelijk beeld te hebben van de situatie en de (wettelijke) verplichtingen vanuit deze Basisregistratie. Dit is gelukt en gedurende het proces is naar voren gekomen dat de meeste zaken al gewaarborgd waren binnen onze organisatie. Hierdoor was het mogelijk -eigenlijk direct na de inventarisatiefase- het project af te sluiten. Door beperkte capaciteit heeft deze formele afsluiting geduurd tot 13 maart 2013. Achteraf kan geconcludeerd worden dat de feitelijke werkzaamheden met het in het leven roepen van deze basisregistratie marginaal waren. Het Kadaster was en blijft als organisatie verantwoordelijk voor de kadastrale gegevens. De gemeente neemt deze gegevens af van het Kadaster. Dit gebeurt en gebeurde op twee manieren: incidenteel en locatiespecifiek bij formele stukken (bijvoorbeeld koopovereenkomsten en WOZ-aanslagen) en structureel als bulk, die wordt ontsloten via de Gis-viewer en Cad-stations. Kortom, ook dit project is opgeleverd

Project 6: Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT, afname) Gedelegeerd opdrachtgever Projectleider Projectexpert

: Danny Broere : Pascal Verkroost : Patrick Wierda


9

i-NUP

Doelen van het project Het doel van de realisatie van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is dat de hele overheid gebruik maakt van dezelfde basisset Grootschalige Topografie van Nederland. De huidige Grootschalige Basiskaart van Nederland (GBKN) vormt, samen met een aantal andere bestaande registraties, de basis voor de nieuwe BGT. In het voorjaar van 2010 is al een intentieverklaring ondertekend door alle partijen die deelnemen aan de programmaorganisatie van de BGT. Het BGT-programma bestaat uit drie fasen: ontwerp, realisatie en implementatie. Concreet bestaan de doelen voor de gemeente uit: Het vervaardigen en invoeren van de BGT (overgang GBKN naar BGT); Het (verder) verankeren van de BGT in de gemeentelijke organisatie; Het structureren en in de organisatie vastleggen van het melden en terugkoppelen van veranderingen en onjuistheden op het kaartmateriaal Planning Fases

Planning

Input leveren ontwerpfase BGT-programma Voorbereiden transitie GBKN naar BGT

2010/2011 Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen (2013) Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen (2014/2015) Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen (2015/2016)

Realisatie transitie GBKN naar BGT Implementatie beheer BGT

Status 100 % 0% 0% 0%

Financiële middelen

Raming Eenmalige kosten: - Implementatie Structurele kosten: - bijhouden bron gegevens


100.000,- 1

0

€

15.000,-2

0

1 Hier is sprake van ‘voortschrijdend inzicht’. Schattingen van het benodigde bedrag bij andere gemeenten variëren tussen de € 80.000,- en € 150.000,-. Vooralsnog

vergelijken wij dit project qua kosten en impact met het eerder door ons opgeleverde project 2. BAG en ramen we dit bedrag nu op een ton. Dat is dus € 60.000,- hoger dan het oorspronkelijk geraamde bedrag. 2 Op basis van inschattingen door andere gemeenten is het oorspronkelijk geraamde bedrag voor de structurele kosten met de factor 10 naar boven bijgesteld

Risico’s


De wetgeving is nog steeds in voorbereiding. De verwachting is dat gemeenten per 1-1-2017 verplicht zijn om met de BGT te gaan werken. Wat de gevolgen zijn als we daar niet aan voldoen is nog onduidelijk, te meer opdat er nog geen wetgeving is. Het project wordt nu zo ingestoken dat wij niet vooroplopen, maar mee draaien in de middenmoot/achterhoede. Dit houdt in dat we de ontwikkelingen volgen en waargevraagd door partners deelnemen

Project 7: Basisregistratie Bedrijven/ Nieuw Handelsregister (afname) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Frank Schreutelkamp Projectexperts : Leen Bakker/ Freek Visser Doelen van het project : Afnemen en verwerken van de bedrijfsgegevens in onze financiële softwarepakket (Centric Key-to-Financiën) en ons WOZ-pakket (Centric GISVG) en alle verdere systemen en applicaties waar gebruik wordt gemaakt van bedrijfsgegevens, waaronder gebruikte kantoorautomatisering Fases Inventarisatie plaatsen binnen de organisatie waar gebruik wordt gemaakt van bedrijfsgegevens

Status/ planning Er is een beeld opgesteld van de organisatieonderdelen waar gebruik wordt gemaakt van bedrijfsgegevens. Dit project wacht op het beschikbaar komen van het Nieuwe Handelsregister. De huidige verwachting is dat dit nog enkele jaren zal duren. Zodra deze Basisregistratie beschikbaar komt, kan met het koppelen worden begonnen. Momenteel onderzoeken wij of er


10

i-NUP

Inventarisatie gegevens Basisregistratie Bedrijven Opstellen Plan van Aanpak (acties per organisatieonderdeel / systeem) Software aanpassingen bestellen / realiseren

Procedurele aanpassingen implementeren

Financiële middelen Raming Eenmalige kosten voor aan te schaffen software: € 25.000,Structurele kosten (onderhoud software, gegevensbeheer): - 20.000,Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Geen. Hier is sprake van landelijke ontwikkelingen die wij volgen

voorafgaande aan het beschikbaar komen van de basis administratie vast stappen gezet kunnen worden, zoals het gebruik maken van de gegevens zoals deze nu reeds bij de Kamer van Koophandel beschikbaar zijn en het vast opzetten van de benodigde interne structuur en het structureren van de gegevens Nog niet gestart Nog niet gestart Besloten is om de koppeling te realiseren via Corsa/ WHO (software voor relatiebeheer). In verband met de wijze waarop realisatie zal plaatsvinden wordt voorgesteld de projectleiding en -expertise over te dragen aan het te vormen KCC cq DIV Het financiële administratie pakket (Key-2-Financiën) bevat verreweg de meeste adressen van bedrijven en instellingen. Omdat het belangrijk is ook voor kantoorapplicaties de centrale adressenbestanden te ontsluiten is er voor gekozen de koppeling met de landelijke voorziening middels Corsa/WHO te realiseren. De initiële voeding van Corsa / WHO zal vanuit de financiële administratie plaatsvinden. Vanaf uiterlijk 2014 moeten gemeenten verplicht gebruik maken van de gegevens die in het Nieuwe Handelsregister staan


0,-

Project 8: Wet Informatie-uitwisseling ondergrondse netten (WION) Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Pascal Verkroost Projectexpert : Justin Verleg Doelen van het project  Het implementeren van de Wet Informatie-uitwisseling ondergrondse netten (WION), met als doel het aantal graafincidenten, waarbij kabels en leidingen in de ondergrond beschadigd raken, te reduceren;  Het opzetten van een elektronisch en kwalitatief goede dienstverlening voor de uitwisseling van leidinggegevens;  Het verankeren van de informatiehuishouding wat betreft het procesmatig opvoeren, gebruiken, muteren en archiveren van gemeentelijke leidinggegevens Fases Planning Status Inmeten vrijvervalstelsels riolering Digitaliseren vrijvervalstelsel riolering op basis van analoge revisie, inmeting en leiding inspecties Converteren gegevens van gemeentelijke OV-kabels die nu in het beheer zijn van NUON Controleren door NUON aangeleverde gegevens OV-kabels

sept. 2007 - juli 2008 okt. 2007 - dec. 2008

100% 100%

juli 2009 - dec. 2009

100%

juli 2009 - dec. 2009

100%


11

i-NUP

Converteren analoge revisies persleidingen naar tijdelijk digitaal bestand juli 2008 - dec. 2008 100% Registratie gemeente als netbeheerder en grondroerder sept. 2008 100% Proef inmeten en opzoeken persleidingen tweede kwartaal 2009 100% Aanbesteding digitaal inmeten persleidingen tweede kwartaal 2010 100% Opzoeken en digitaal inmeten persleidingen juni 2010 - dec. 2010 100% Inmeting persleidingen verwerken tot digitaal beheersbestand juli 2010 – feb. 2011 100% Realiseren digitale koppeling tussen kadaster en gemeente jan. 2010 - juli 2010 100% Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 Eenmalige kosten: a. Digitalisering kabels openbare verlichting: € 10.000,- € 241, b. Digitalisering persleidingen riolering: € 290.000,- € 121.827,c. Implementatie koppeling met kadaster € 15.000,- € 0, Structurele kosten: d. Applicatie- en gegevensbeheer € 10.000,- € 0, Verantwoording a. De kosten voor het digitaliseren van de openbare verlichtingskabels zijn erg meegevallen doordat het aangeleverde niveau van gegevens door Alliander van een goed niveau waren en de mutaties door de eigen ambtelijke dienst zijn meegenomen. De resterende kosten kunnen terugvloeien in de financiële middelen t.b.v. het totale NUP-programma (projectkrediet) b. De werkzaamheden voor het inmeten van de persleiding zijn aanbesteed en uitgevoerd. Door de gunstige aanbesteding en het verfijnen van de persleidingen die daadwerkelijk ingemeten moeten worden vallen de kosten veel lager uit. Het resterende bedrag komt ten gunste van het de rioolvoorziening c. De koppeling bestaat al in het beheerpakket Kikker, waardoor geen aanvullende kosten gemaakt worden. De resterende middelen zijn teruggevloeid in de financiële middelen t.b.v. het totale NUP-programma (projectkrediet) d. Na een jaar van testen is voor de riolering gekozen om met een ander (goedkoper) beheerpakket te gaan werken. Hierdoor is het niet nodig om een softwarepakket voor de ontsluiting aan te schaffen en vervallen dus ook de structurele lasten

Kaders/realisatie: Het project kan in hoofdlijnen opgedeeld worden in tweeën: 1. Het digitaliseren, controleren en aanvullen van de revisiegegevens Planning was om begin 2011 een accuraat revisiebestand te hebben voor de leidingen die in het beheer zijn bij onze organisatie. Dit bestand is in februari 2011 opgeleverd 2. Het aansluiten op de landelijke voorziening Het opleveren van de landelijke voorziening stond in eerste instantie gepland in het voorjaar van 2009. Door vertragingen bij het Rijk is deze voorziening echter pas in 2010 opgeleverd. Onze organisatie is in het tweede kwartaal van 2010 als een van de eerste aangesloten op de voorziening Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Het project is afgerond en op 14 maart 2013 formeel opgeleverd. Er zijn dan ook geen risico’s meer door het overschrijden van de termijnen

Oplevering Door in eerste instantie de bestaande gegevens te inventariseren en steekproefsgewijs te controleren is inzichtelijk gemaakt welke zaken wel en niet buiten fysiek ingemeten moesten worden. Uiteindelijk heeft dit geleidt tot een aanzienlijke kostenbesparing. De benodigde personele uren zijn ondergebracht binnen de bestaande producten Riolering en Openbare Verlichting. Na een jaar testen is ervoor gekozen om het beheerprogramma DgDialog van de Grontmij te vervangen door het (goedkopere) programma Kikker. Naast het gewenste gemak en eenvoud van het programma beschikt dit beheerpakket over de benodigde koppeling met de landelijke voorziening om onze leidinggegevens te ontsluiten. De vraag of de gestelde doelen zijn bereikt kan volmondig met ‘ja’ worden beantwoord. De gestelde doelen zijn binnen de beschikbare tijd en ruimschoots binnen de beschikbare middelen uitgevoerd


12

i-NUP

Overige (voorbeeld)projecten Back-Office: Project Invoering Verwijsindex Risicojongeren (makelaar Ada van der Zwet): Eenmalige kosten (aanschaf software):€ 15.000, Structurele kosten (onderhoud software): - 5.000, vervallen

Doorontwikkeling Wkpb (Wet kenmerkende publiekrechtelijke beperkingen) (makelaar Eric Schiedon, projectexpert Patrick Wierda): Eenmalige kosten (aanschaf software): € 15.000, Structurele kosten (onderhoud software):- 5.000, -

DigiD Machtigen (makelaar Harm van Dommelen) eHerkenning (DigiD) bedrijven (makelaar Harm van Dommelen) Digimelding (Terugmeldfaciliteit) (makelaar Harm van Dommelen)

Status/ planning Ingaande 1 januari 2010 moesten alle Nederlandse gemeenten zijn aangesloten op de landelijke Verwijsindex Risicojongeren (VIR). Daartoe was het noodzakelijk een lokale of regionale verwijsindex in te voeren die ervoor zorgt: dat jeugdigen aan wie hulp moet worden verleend, sneller kunnen worden gesignaleerd; dat professionals weten welke instanties aan dezelfde jongeren hulp bieden en weten wie verantwoordelijk is voor de regie op de hulpverlening. Onze organisatie heeft zich aangesloten bij de regiogemeenten die gezamenlijk de regionale verwijsindex Matchpoint hebben opgezet/ ingericht. De gemeentelijke initiële kosten van het project tot inrichting van deze verwijsindex zijn gedekt uit het NUP/EGEM i‘Leerplicht’ krediet. Matchpoint is inmiddels in gebruik en volledig en succesvol ingezet. De structurele kosten voor het gebruik van het Matchpointsysteem worden volledig gedekt vanuit het CJG-budget. Conclusie: dit project is succesvol opgeleverd Uitgegeven tot 1 januari 2013: Eenmalige kosten (aanschaf software, implementatie en communicatie): € 16.019,79. De meerkosten (incidenteel) t.o.v. de oorspronkelijk geraamde € 15.000, - zijn gedekt via het CJG budget. Structurele kosten (kosten beheer & exploitatie en kosten proces & organisatie) worden volledig gedekt via het CJG budget Koppeling met RO-Online Het doel van dit project is een inhaalslag te maken met de actualisering van de gemaakte besluiten. Na goedkeuring van de startnotitie door de directie is gestart met het registreren van Wkpb-besluiten. Er is aandacht besteed aan het vergroten van de bekendheid van de Wkpb onder de medewerkers door berichtgeving via e-mail, het interne communicatiebulletin PZ info en door gerichte uitleg aan de medewerkers die Wkpb-besluiten maken. Het Wkpbregister is sinds mei 2011 voor 100% actueel. Het is belangrijk om aandacht te blijven hebben voor het actueel houden van dit register. Sinds 2011 wordt er gesproken over de mogelijke uitbreiding van de Wkpb met een tweede tranche. Er is geen nieuws te melden over deze uitbreiding, waardoor het nog steeds onzeker is of deze nog gaat plaatsvinden. In de komende periode wordt bekeken of er regionale samenwerking tussen zes gemeenten kan plaatsvinden wat betreft de geo-informatie en de BAG. Mogelijk dat de Wkpb hier ook in wordt betrokken. Dit moet dan financieel aantrekkelijk zijn en een verbetering opleveren van de gebruiksvriendelijkheid van de software die op dit moment wordt gebruikt voor het registreren en bijhouden van de Wkpb-besluiten Dit is nog steeds niet aan de orde voor ons. De Belastingdienst is de enige partij die hierop aangesloten is. Status is dus wachten op landelijke acceptatie/doorvoeren hiervan eHerkenning wordt ondersteund door het bedrijvenloket van Dimpact, onze oplossing voor het MidOffice (project 9). De focus van de implementatie van Dimpact ligt op het burgerloket. Naar verwachting wordt dit bedrijvenloket niet eerder dan in de tweede helft van 2013 opgezet Digimelding krijgt, na jaren een sluimerend bestaan te hebben geleid, in 2013 landelijk zijn beslag. Invoering in Waterland wordt daarom in 2013 opgepakt


13

i-NUP

B. Mid-Officeprojecten Project 9: Implementatie Mid-Office Gedelegeerd opdrachtgever Projectleider Projectexperts Doel van het project

: Tom van den Berg : Harm van Dommelen : Experts Dimpact, Elsa Koerse : Verbetering van de dienstverlening door inzet van ICT-oplossingen Status/ planning

Fases Aanpassing van onze werkmethoden e.d. (zgn. multichannelling) zonder daarbij de traditionele klantcontacten (van fysiek bezoek tot telefoon) te vergeten Zodanig inrichten van de (vernieuwde) website dat de klanten vooral daar het antwoord vinden op de meest gestelde vragen

Inrichten KCC (separaat project, nr. 17) Afnemen van de negen landelijk meest gebruikte elektronische diensten (ze zgn. top-9 diensten) en de daarvoor benodigde ondersteunende ICT-oplossingen af te nemen Eind eerste kwartaal van 2009 zijn de eerste negen diensten volledig gedigitaliseerd. Eind 2009 is dat aantal opgelopen naar achttien

Het KCC gebruikt sinds eind 2012 het Medewerkerportaal van Dimpact om binnenkomende verzoeken langs meerdere kanalen af te handelen en te documenteren Het vinden van informatie op de heringerichte website is sterk verbeterd. Daarnaast worden sinds halverwege 2012 raadsstukken rechtstreeks vanuit het document management systeem (DMS) gepubliceerd op de website. Hierdoor is zeker gesteld dat de juiste versie van de raadsstukken op de website gepubliceerd wordt De KCC-functionaliteit is eind 2012 door het KCC (de afdeling Publiekszaken) in gebruik genomen Gereed

1. Er zijn vijftien gedigitaliseerde diensten (eFormulieren) in productie; 2. Er is een Producten- en Diensten Catalogus (PDC) in gebruik genomen, waardoor klanten eenvoudig het door hen gewenste product kunnen opzoeken én vinden; 3. Zowel via de website, via het loket als telefonisch aangevraagde producten komen automatisch in de werkvoorraad van de betreffende afdeling terecht. Ook ketenpartners die een rol spelen bij het afhandelen van deze meldingen (bijvoorbeeld het bedrijf dat de afvalinzameling uitvoert) hebben toegang tot dit portaal. Zij wikkelen hun werkvoorraad zonder verdere tussenkomst van de gemeente af. Deze ketenpartners worden middels managementinformatie uit dit systeem door ons gemonitord

Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 Initiële projectkosten: € 298.239,- € Structurele kosten: € 55.000,Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Vertraging van verbeterde dienstverlening leek de enige consequentie Dit project wordt medio 2013 formeel opgeleverd

290.198,47

Project 10: Implementatie Document Management Systeem (DMS) Gedelegeerd opdrachtgever Projectleider Projectexperts

Extern adviseur

: Danny Broere : Cees Willems : Jeroen Eeken/ Gerard de Vries : André Plat van januari t/m oktober 2011

Doelen van het project - Het realiseren en organiseren van een goed beheer, goede archivering en ontsluiting van digitale documentaire informatie; - Het sturen en beheersen van informatiestromen, (werk)processen en werkvoorraden; - Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening; - Aansluiten bij de ontwikkelingen in het kader van dit EGEM i-Realisatieplan, het Mid-Office (project 9) en het Klant Contact Centrum (KCC, project 17) door onder andere integratie/ Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

14

i-NUP

koppeling met de diverse applicaties, basisregistraties, enz. Fases Offerteaanvraag uitbreiding DMS, inclusief facturen/ contracten en digitale handtekening Beoordeling offerte en gunning (oktober 2008) Inventarisatie (taken/processen, stappen/activiteiten en bijbehorende documenten) (november 2008 februari 2009) Implementatie DMS (november 2008 - februari 2009) Aanschaf randapparatuur (januari 2009) Opleiding en voorlichting (februari 2009) Inrichten DMS (februari - maart 2009) Testfase (medewerkers DIV en gebruikers pilots ‘facturen’ en ‘contracten’), evaluatie en bijstelling (juni september 2009) Start gefaseerde invoering in de organisatie inclusief voorlichting en training, ondersteuning, evaluatie en bijstelling (oktober 2009 - medio 2011)

Inrichten, testen en in gebruik nemen van toepassingen als de digitale handtekening en rechtstreeks publiceren op de website vanuit het DMS

Financiële middelen Raming - Eenmalige kosten (aanschaf soft- en hardware): €

Status/ planning Gereed Gereed (opdracht februari 2009) Voor 1e inrichting gereed augustus 2009 Vooruitlopend op het zakenmagazijn van Dimpact wordt i.s.m. de gebruikers zoveel mogelijk structuur aangebracht op basis van producten en dossierstructuur Gereed augustus 2009 Gereed augustus 2009 Gereed (applicatiebeheerders en gebruikers pilots facturen en contractbeheer) Gereed, doorlopend optimaliseren inrichting basis en modules Gereed DMS augustus 2009 – september 2010 Facturen oktober – december 2010 Contracten november 2010 – januari 2011 DMS: - digitale postbehandeling pilot AJZ nov. 2010; - WOZ-bezwaren Financiën januari 2011; - organisatiebrede uitrol MyCorsa in fases: fase 1 ‘zoeken en vinden’ maart 2011; fase 2 ‘digitaal post behandelen’ AJZ, FZ en Brandweer september, KCC november 2011; fase 3 organisatiebreed behandelen en (zelf) registreren in MyCorsa maart 2012 Facturen Digitale verwerking facturen bij de Buitendienst en FZ januari 2011; Organisatiebreed per 1 april 2011 Contractbeheer: Februari 2011 in productie bij FZ/ werkeenheid Inkoop en contracteigenaren Installatie digitale handtekening in de testomgeving Corsa gerealiseerd in juli 2011 Inbouw in de sjablonen van de documentengenerator SmartDocuments en overzetten naar productie in 2013. Het rechtstreeks exporteren van documenten vanuit Corsa op de nieuwe website is gerealiseerd

Uitgegeven tot 1 januari 2013 180.000,-

Uitgaven: BCT/DMS Extra consultancy BCT SAN netwerk Apparatuur testomgeving Monitoren DIV + Financiën Koppeling Centric/DIS4fin Stufkoppeling Centric/DDS Scanner Onderhoud 2008 en 2009 Datasafe opslag

Totaal uitgaven excl. BTW Restant excl. BTW

€ € € € € € € € € €

€ €

103.791, 1.335,24.000, 2.598,64 4.047,95 17.174,55 1.200, 6.414, 5.501,63 3.799, -

169.861,77 10.138,23

In Key2Financiën is nog een restant krediet beschikbaar van € 8.684,65 (bedrag wijkt af i.v.m. gering BTW-percentage dat Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

15

i-NUP

------------------------------------------------------------------Structurele kosten (onderhoud software) Eerste jaar (daarna via budget I&A) :€ 16.000, -

gehanteerd wordt in Key2Financiën) Een deel van het restant wordt dit jaar nog gebruikt voor het invoegen van de digitale handtekening in de sjablonen van de documentengenerator SmartDocuments. In de loop van dit jaar wordt het krediet formeel afgesloten via het college -------------------------------------------------------------------DMS onderhoud € 14.107,40 Onderhoud scanner € 1.394, Centric koppeling € 1.372, -

Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Planning in overleg met BCT en bij de pilots facturen en contracten ook met de overige in- en externe betrokkenen. Geen financiële risico’s

Oplevering van het project Documenten worden inmiddels via MyCorsa organisatiebreed digitaal geregistreerd, opgeslagen, gedistribueerd en behandeld. Facturen worden digitaal gedistribueerd en geaccordeerd. Contracten worden digitaal geregistreerd, opgeslagen en bewaakt. Het project is daarmee feitelijk overgedragen aan de organisatie en formeel opgeleverd in november 2012. Dat betekent niet dat “we” klaar zijn. Digitaal werken is continue in beweging. Inspelend op ontwikkelingen blijven we werken aan uitbreiding en verbetering van het DMS. * Relatie met andere projecten Project 1. Basisregistratie Personen Betreft gebruik persoonsgegevens/adresbepaling uit de GBA. De module Corsa/Who (relatiebeheer), dat de gegevens uit de GBA via DDS4all (datadistributie) van Centric binnenhaalt, is een module binnen het DMS. Om deze reden is het applicatiebeheer van Corsa/Who ook daar ondergebracht. De koppeling Corsa met DDS4all is gerealiseerd. Sinds 1 november 2010 worden de gegevensbestanden van de binnengemeentelijke natuurlijke personen vanuit DDS ingelezen in Corsa/Who en dagelijks geactualiseerd. Met de leveranciers Centric en BCT lopen momenteel contacten om ook de koppeling op de landelijke voorziening te realiseren voor het bevragen van gegevens van buitengemeentelijke natuurlijke personen. Project 11. Invoering Wabo (omgevingsvergunning) Voor de registratie van omgevingsvergunningen wordt gebruik gemaakt van de vergunningenapplicatie Squit-XO. De koppeling met het DMS is succesvol gerealiseerd en werkt tweezijdig. Vanuit Squit worden documenten digitaal opgeslagen in (het externe DMS) Corsa. In dit DMS (Corsa dus) geregistreerde documenten zijn, zodra ze een Squit zaaknummer meekrijgen, eveneens via Squit te raadplegen.


16

i-NUP

C. Front-Officeprojecten Project 11: Invoering Wabo (omgevingsvergunning) Gedelegeerd opdrachtgever Projectleider

Projectexpert Doel van het project omgevingsrecht

: Danny Broere : Sybren Bruinsma : -: Tijdige en adequate implementatie van de Wet Algemene bepalingen

Fases Vaststellen Startnotitie Inventariseren impact Vaststellen Invoeringsplan Aanschaf en implementatie nieuw vergunningensysteem Aanschaf en implementatie overige software

Aanpassen werkplekinrichting Aanpassing werkprocessen Aanpassing standaarddocumenten Aansluiting op landelijke voorziening Communicatie naar medewerkers

Opleiding medewerkers

Afstemming met andere overheidsdiensten

Oplevering

Status/ planning Afgerond 18 mei 2009 Afgerond 18 mei 2009 Afgerond 17 februari 2010 Afgerond 3 februari 2010 geïnstalleerd Afgerond Vooralsnog is geen andere software geïmplementeerd dan de vergunningenapplicatie. Op dit moment wordt gewerkt aan het digitaliseren van toetsing en toezicht. Mogelijk dat in dat kader nog een behoefte ontstaat aan uitbreiding van de applicatie(s) Afgerond In september 2010 zijn de werkplekken ingericht Afgerond Het Wabo werkproces is vastgesteld Afgerond De standaarddocumenten zijn in Squit XO opgenomen Afgerond De aansluiting op de landelijke voorziening (OLO) is ingeregeld en werkt naar behoren. Afgerond Via het interne informatiebulletin PZ-info en op Waterweb is de organisatie geïnformeerd over de inwerkingtreding van de Wabo. Verder hebben de medewerkers, die te maken hebben met Waboprocedures, een instructie gehad en scholing in het werken met de vergunningenapplicatie SquitXO Afgerond Een organisatiebrede kennismakingsworkshop heeft plaatsgevonden en de projectexpert heeft een specifieke opleiding afgerond. In februari 2010 hebben met name medewerkers van BWT de door het ministerie van VROM georganiseerde seminars bijgewoond. Daarnaast hebben alle medewerkers die met de Wabo werken 28 juni 2010 gelegenheid gehad een incompany Wabocursus te volgen Afgerond Met de Milieudienst Waterland heeft op 27 september 2010 een afstemmingsoverleg plaatsgevonden. In februari 2011 hebben verschillende afstemmingsoverleggen met het Hoogheemraadschap plaatsgevonden. Er is geen dienstverleningsovereenkomst met de provincie afgesloten. De noodzaak hiervoor wordt niet gezien Afgerond Op 1 oktober 2010 is de Wabo inwerking getreden. Inmiddels is een afrondingsdocument opgesteld wat


17

i-NUP

is geaccordeerd door de gedelegeerd opdrachtgever. Voorlopig is nog sprake van een doorontwikkeling, waarbij vooral gewerkt wordt aan het digitaliseren van processen Financiële middelen Raming Uitgegeven kosten tot 1 januari 2013 - Eenmalige kosten (soft- en hardware): € 142.500, - - Eenmalige kosten ± € 76.335,- Structurele kosten (onderhoud software): € 24.000, - - Structurele kosten € 24.000,T.a.v. de eerdere raming van € 97.500,- is € 45.000,overgeheveld vanuit de projecten 1, 3 en 13. Koppelingen met bestaande automatiseringssystemen Het resterend budget is ± € 66.165,-.Uit dit krediet wordt De vergunningenapplicatie Squit XO moet kunnen in 2013 een aantal investeringen gedaan die het mogelijk communiceren met een aantal andere bestaande maken om toetsing en handhaving te digitaliseren, waarna automatiseringssystemen binnen het gemeentehuis. Squit dit project formeel zal worden afgesloten bezit deze stekkers al, maar er moeten bij de andere applicaties ook stekkers worden ingekocht. Hiervoor is het bovenvermelde budget overgeheveld binnen het overkoepelende ‘Egem-i Realisatieplan’. Er is rekening gehouden met een drietal koppelingen à € 15.000,Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Geen. De invoering van de Wabo is sinds 1 oktober 2010 een feit. Het project is succesvol opgeleverd

Project 16: TenderNed Gedelegeerd opdrachtgever : Tom van den Berg Projectleider : Anna van der Naaten Projectexpert : Pascal Verkroost Doelen van het project : Het invoeren van TenderNed (het elektronische aanbestedingsysteem) in de gemeente Waterland; Bij de invoering de ondernemers in de regio Waterland meenemen; In 2010 wordt 50% van de aanbestedingen elektronisch afgewikkeld Fases Status/ planning Voorbereiding door TenderNed/ participatie in klankbordgroep (2008-2009) Implementatie pakket in Waterland in pilotfase - oplevering publicatiemodule (voorjaar 2009) - oplevering marktplaatsmodule (zomer 2009)

De opdracht voor het bouwen van de applicatie TenderNed is gegund. Het project is overdragen naar de beheerorganisatie. De klankbordgroep is overgegaan naar gebruiksgroep De openbare aanbesteding van de gemeente worden sinds september 2012 op TenderNed gepubliceerd. De marktplaatsmodule is operationeel. Ten tijde van het opstellen van deze rapportage was onze organisatie bezig met de voorbereidingen van de eerste elektronische aanbesteding. Bedrijven binnen de gemeentegrens van Waterland zijn uitgenodigd kennis te maken met deze module. Tot nu toe heeft één bedrijf hier gebruik van gemaakt. Nog niet bekend Het eerste deel (elektronisch publiceren) is opgeleverd. Het elektronische aanbesteden wordt in 2014 opgeleverd

- oplevering overige functionaliteiten (najaar 2009 - 2010) Oplevering: alle aanbestedingen worden elektronisch gepubliceerd en de helft daarvan wordt elektronisch afgewikkeld Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 Nvt Nvt Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Omdat dit een landelijk project is zijn we volstrekt afhankelijk. We lopen geen (financiële) risico’s bij overschrijding van de termijnen


18

i-NUP

Project 17: Klant Contact Centrum (KCC) - Waterland heeft Antwoord© Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Peter Verkerk Projectexperts : Mieke van Hal en Tom van den Berg Doelen van het project : Het Klant Contact Centrum (KCC) van de gemeente wordt het unieke portaal waar burgers, bedrijven en instellingen terecht kunnen voor alle producten en diensten van de overheid en daarmee samenhangende producten en diensten van de ketenpartners. Uiterlijk 2015 is op basis van de behoefte en logica van de burger sprake van een sterk gedigitaliseerde en burgergerichte publieke dienstverlening, waarbij 80% van de eerste contacten met de burger direct wordt afgehandeld door de gemeente Fases Status/ planning 1. Dienst heeft Antwoord©: een apart Front-Office voor enkele productenclusters: Geplande start 2011 2. Kanaal heeft Antwoord©: per kanaal één duidelijke ingang 3. Front-Office heeft Antwoord©: de klant komt aan de hand van zijn specifieke situatie of vraag op een logische plek bij de gemeente binnen: het Front-Office 4. Waterland heeft Antwoord©: het KCC neemt de regie op de afhandeling van het contact met de burger 5. Overheid heeft Antwoord©: de gemeente (Waterland) is voor de burger dé ingang voor nagenoeg alle vragen aan de overheid en handelt 80% van de vragen van de burger aan de overheid in één keer goed af: Geplande oplevering 2015 Financiële middelen Raming - Krediet van € 189.900,- voor de verbouwing van de Publiekshal; - Krediet van € 45.000,- voor de aanschaf van een klantenbegeleidingssysteem


Onze organisatie biedt met de afdeling Publiekszaken een Front-Office, waar alle producten aangevraagd kunnen worden. Opgeleverd 2012 De afdeling Publiekszaken is via alle kanalen voor de meeste productaanvragen de meest gebruikte ingang Bijna alle klantcontacten komen binnen bij de afdeling Publiekszaken De regie is steeds meer komen te liggen bij de afdeling Publiekszaken Voor bijna alle producten is de afdeling Publiekszaken, zeker na de verbouwing in 2012, de ingang waar alles wordt afgehandeld


180.413,35

€

33.268,68

Het krediet voor het klantenbegeleidingssysteem is afgesloten. Het krediet voor de verbouwing moet nog aangewend worden voor een nieuw, nog aan te schaffen kassasysteem

Project 18: Ontsluiten Historische Informatie Gedelegeerd opdrachtgever : Tom van den Berg Projectleider : Waterlands Archief (Fenna Brouwer) Projectexpert : Gerard de Vries Doel van het project : Het organiseren van een goed beheer en een goede ontsluiting van blijvend te bewaren digitale informatie (eDepot) Fases Fase 1: Ontsluiting historische informatie Er is een overzicht gemaakt van het aantal gedigitaliseerde archiefbestanddelen (van de aangesloten gemeenten) die berusten bij het Waterlands Archief (WA) alsmede van de omvang en opslag hiervan. Het gaat hierbij zowel om digitale archieftoegangen als om gedigitaliseerde bronnen welke via de website van het WA beschikbaar worden gesteld aan de verschillende doelgroepen van WA (gemeenten, waterschappen, historisch onderzoekers, scholen etc.). Het betreft hier dus nog geen ‘digital born’ archief, maar papieren archief dat gedigitaliseerd is met het doel het gebruik ervan te stimuleren en de toegankelijkheid te vergroten. De toegangen (zoekinstrumenten) maken het mogelijk via internet/ website na te gaan welke archieven zich bij WA bevinden (overheids- en niet-overheidsarchieven) en welke informatie zich hierin bevindt. Voor het raadplegen van de documenten zelf is veelal nog een fysiek bezoek aan het WA nodig. De tot nu toe gedigitaliseerde archiefbronnen, kranten tot 1945 (wegens auteursrecht) en beeldmateriaal zijn voor wie dat wil via internet/ website kosteloos raadpleegbaar. Voor zover het archiefbronnen betreft gaat het vooral om genealogische bronnen zoals het Zevende rapportage i-NUP (voorheen EGEM i)-Realisatieplan Datum: 2 mei 2013 Versie: 1.0 Steller: Tom van den Berg

Status/ planning Gestart april 2010

19

i-NUP

bevolkingsregister (1850 – 1939) en het notarieel archief vanaf 1842. Het eerste kwartaal van 2011 is een aantal archieftoegangen toegevoegd, zodat steeds meer archieven digitaal te raadplegen zijn. De komende jaren wordt doorgegaan met het digitaliseren van het meest gevraagde bronmateriaal. De website van WA wordt gefaseerd uitgebouwd tot digitale studiezaal. Gezien de hoge kosten van digitalisering vindt dit in een bescheiden tempo plaats. Sinds 2011 vindt de bezoekers- en uitleenregistratie geheel digitaal plaats. Bezoekers kunnen zo ook vanuit huis stukken aanvragen en reserveren. De digitale bestanden zijn thans op verschillende plaatsen opgeslagen. In de nabije toekomst moeten deze een plaats krijgen in het te ontwikkelen digitaal depot. In maart 2012 is begonnen met het nader toegankelijk maken van de doop- trouw- en begraafboeken, door middel van het standaardiseren en digitaliseren van de nadere toegangen (PDF). Dit project loop door tot zeker eind 2013. Zonder deze toegangen is het niet mogelijk deze bronnen digitaal te doorzoeken. In november 2012 is begonnen met de oriëntatie op de overgang naar een nieuwe digitale beheeromgeving zodat de afzonderlijke collecties (archieven, bibliotheek, kranten en beelddocumentatie) met één zoekactie tegelijk te doorzoeken zijn. De keuze is gevallen op Memorix Maior van Picturae te Heiloo. Dit nieuwe beheerssysteem maakt aanpassingen van de bestaande website noodzakelijk. Sinds januari 2013 wordt dan ook samen met Picturae gewerkt aan het ontwerpen van een nieuwe website. Die is interactief, zodat voor de publieksdienst van het Waterlands Archief gebruik gemaakt kan worden van Sociale Media (twitter, facebook, e.d.). Ook wordt in fasen gewerkt aan het overgaan op Memorix Maior. De digitale dienstverlening kan zo worden uitgebreid en verbeterd Fase 2: Bouw digitaal depot (incl. bouw digitaal te vormen archieven van aangesloten gemeenten) Het ontwikkelen van een e-depot voor het duurzaam digitaal toegankelijk houden van overheidsinformatie maakt formeel geen onderdeel uit van het NUP. Maar een e-depot vormt wel een noodzakelijke component in de totale informatieketen en als zodanig in de totale basisstructuur. Vandaar dat dit punt hier toch bij betrokken wordt. Augustus 2010 is binnen het WA een kerngroep gevormd die de mogelijkheid onderzoekt om samen met de bij ISW aangesloten gemeenten te komen tot een gezamenlijk e-depot. Een voorstel hiertoe is in de vorm van een startnotitie aangeboden in het secretarissenoverleg van 2 maart 2011. Voorgesteld werd een intergemeentelijke werkgroep in te stellen (onder supervisie van het secretarissenoverleg), met als opdracht het gemeentelijk archiefbeheer in de regio gereed te maken voor aansluiting op een regionaal, provinciaal of landelijk e-depot. Het Waterlands Archief vervult hierbij een coördinerende functie. In het secretarissenoverleg van 21 september 2011 werd hiermee ingestemd en werd de opdrachtformulering voor zowel de stuurgroep als de projectgroep vastgesteld. Op 9 november is ook het Dagelijks Bestuur van het ISW met het voorstel akkoord gegaan. Eind november 2011 vond de kick-off plaats met een bijeenkomst over RODIN (=Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) bij het Waterlands Archief. RODIN beoogt een heldere wegwijzer te zijn voor iedereen die werkzaam is in het groeiende domein van digitaal informatiebeheer en te maken krijgt met een veelheid aan weten regelgeving, normen en standaarden. In 2012 kwam de stuurgroep (secretarissenoverleg) op 25 april en 26 september bij elkaar om te worden geïnformeerd over de voortgang van het project e-depot. De intergemeentelijke werkgroep kwam drie keer bij elkaar, op 28 juni, 30 augustus en 16 oktober 2012. Dit resulteerde o.m. in een conceptlijst Metadata t.b.v. de digitale archivering. De intergemeentelijke werkgroep komt eind april 2013 weer bij elkaar en gaat dan verder met de procedures t.a.v. de digitale archivering. Verder werd samen met Regionaal Archief Alkmaar gebruik gemaakt van de diensten van een zzp-er, die een concept-businessplan voorbereidt om de verschillende mogelijkheden tot aansluiting bij een e-depot in kaart te brengen (SA Amsterdam, Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland, Nationaal Archief). Voor het zover is moeten de gemeenten in deze regio en het Waterlands Archief hard werken aan het op orde brengen van de digitale beheeromgeving zodat z.s.m. overgegaan kan worden op volledig digitale archivering Financiële middelen Raming Te bepalen na 2013 Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen -

Gestart maart 2012 Gestart november 2012

Gestart januari 2013

September 2011 Gestart november 2011

Gestart april 2012

November 2012 Gestart maart/april 2013

Uitgegeven tot 1 januari 2013 € 0, -


Gestart januari 2011 Gestart oktober 2011

20

i-NUP

Project 19: Optimalisatie website Gedelegeerd opdrachtgever : Danny Broere Projectleider : Tom van den Berg Projectexperts : Elsa Koerse/ José van de Geer Doel van het project : Onze website dusdanig te verbeteren opdat die tot de beste websites van de (kleine) Nederlandse gemeenten wordt gerekend (ranking top 10 kleine gemeenten). Dat kan door de volgende subdoelen te behalen: - zo spoedig mogelijk (uiterlijk 1 januari 2011) verbeteren van de zoekfunctie binnen de website; - optimaliseren (opnieuw logisch opzetten) van de website qua structuur, techniek, toegankelijkheid en content (=inhoud); - in de organisatie verankeren van werkwijzen/beheer van de website door de diverse onderdelen in onze organisatie; - aanbevelingen doen voor de ‘look en feel’; - vormgeven van het eenmalige gebruik van gegevens; - aanbevelingen doen voor meer klantgericht maken van onze e-dienstverlening (sms-alert, digitale nieuwsbrief e.d.) Fases Status/ planning 1. Behandeling startnotitie/ PvA/ Business Case door DT/ MT; Gereed 2. Verbeterde zoekfunctie; Gereed 3. Quick wins (kleine aanpassingen huidige website); Gereed/ continue 4. Optimalisatie (nieuwe) website: 4a. Fase 1: Inventariseren; Gereed 4b. Fase 2: Bepalen functioneel ontwerp; Gereed 4c. Fase 3: Concept en Ontwerp; Gereed 4d. Fase 4: Uitwerken en technische realisatie; Gereed oktober 2011 4e. Fase 5: LIVE en onderhoud Eerste oplevering oktober 2011 Financiële middelen Raming Uitgegeven tot 1 januari 2013 € 27.220,€ 27.220,Mogelijke risico’s bij overschrijding termijnen Vertraging van verbeterde dienstverlening De website heeft relaties met vrijwel alle andere NUP-projecten. De website is een elementair onderdeel van onze (elektronische) dienstverlening. Naast het zijn van een communicatiemiddel evolueert onze website naar een digitale vorm van ons Front-Office. Behalve het zoeken van algemene informatie ontwikkelt de website -sneller dan menigeen denkt- zich tot een persoonlijk (digitaal) loket tussen gemeente en klant. En dat ook nog eens 24 uur per dag, zeven dagen per week, 365 dagen per jaar. Fundamenteel is het verankeren van kwaliteit en continuïteit en daarom aandacht voor webredactie. Gekozen is voor de aanpak om medewerkers zoveel mogelijk zelf verantwoordelijk te maken voor webteksten. Daarvoor is een specifieke training gevolgd. De taken die behoren bij continue verbetering van de kwaliteit en dienstverlening van de website zijn geborgd in de organisatie. Veel aandacht is besteed aan het verbeteren van de zoekfunctie en de specifieke raadsinformatie. In 2012 is het -na veel inzet en een lange doorlooptijd- gelukt om de raadsstukken op te slaan in ons Document Management Systeem, Corsa (zie project 10) en beschikbaar te stellen via de website. Daarbij is volhardend vastgehouden aan het principe van éénmalige opslag en meervoudig raadplegen, via meer dan één applicatie dus. Dit project is in twee stappen (succesvol) opgeleverd. De eerste oplevering in oktober 2011 werd gevolgd door de definitieve oplevering in januari 2012. Overigens is in 2012 ook besloten op zoek te gaan naar een nieuwe hostingpartner voor de website en hebben het contract met de huidige partner per 1 juni 2013 beëindigd. Wij zijn van mening dat deze partner onvoldoende betrokkenheid en saamhorigheid toonde


21

i-NUP

Overige (voorbeeld)projecten Front-Office: Project Digitaal Klantendossier (makelaar Anke van Veen)

Antwoord voor Bedrijven (makelaar Elsa Koerse)

MijnOverheid.nl (makelaar Elsa Koerse)

Status/ planning Door het intrekken van de huishoudtoets Wet Werk en Bijstand moet het e-formulier voor aanvragen op grond van die wet opnieuw worden aangepast. De verwachting is dat dit nieuwe e-formulier voor 1 juli 2013 klaar is Als Dimpactgemeente hebben we ons digitaal loket geïntegreerd met de websites ‘MijnOverheid.nl’ en ‘AntwoordvoorBedrijven.nl’. Op onze website bieden we een banner en directe link aan naar ‘AntwoordvoorBedrijven.nl’. In ons digitale loket maken wij later, op basis van proven technology, een aparte ingang voor bedrijven met een persoonlijk (afgeschermd) deel: ‘Mijn Bedrijven Loket’. Via eHerkenning komt de ondernemer dan op het gepersonaliseerde gedeelte van het Bedrijvenloket. Daar treft men vervolgens de actuele status, geprognosticeerde afhandeldatum en alle zaken en contacten met de gemeente aan. En ook kunnen ondernemers in de toekomst dan transacties zelf digitaal afhandelen, bijvoorbeeld een aanvraag van een evenementenvergunning Voor overheidsorganisaties zijn MijnOverheid en Overheid.nl extra kanalen om hun doelgroepen efficiënter te bereiken en daarmee hun diensten toegankelijker te maken en transparantie te claimen. I. MijnOverheid is gericht op de persoonlijke situatie/gegevens van de burger en bestaat uit drie onderdelen: - Berichtenbox: via deze Berichtenbox kunnen burgers hun persoonlijke elektronische berichten van de overheid ontvangen. De Berichtenbox is te beschouwen als een elektronische opvolger van de papieren post. We zijn nog niet aangesloten op deze dienst. Dimpact levert een koppeling met de Berichtenbox (Landelijk), naar verwachting derde kwartaal 2013. Wij nemen deze 2014/2015 in gebruik en dan kan een bevestiging van digitaal aangevraagde producten worden verstuurd - Lopende Zaken: dat biedt burgers een overzicht van, toeleiding naar en toegang tot hun zaken met de overheid. Ook op deze dienst zijn we nog niet aangesloten. Ook hiervoor haken wij aan bij Dimpact, die een koppeling Lopende Zaken (Landelijk), in het derde kwartaal 2013 oplevert. Het is onze bedoeling deze dienst in 2014/2015 in gebruik te nemen - Persoonlijke gegevens: dat biedt burgers overzicht van, toeleiding naar en toegang tot hun persoonlijke gegevens bij de overheid. Wij zijn inmiddels aangesloten op het onderdeel WOZ van deze dienst II. Overheid.nl publiceert een grote hoeveelheid informatie voor onze burgers. Wij zijn aangesloten op de het onderdeel CVDR (Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving) van deze dienst. Het aansluiten op de onderdelen ‘Lokale bekendmakingen’ en ‘Lokale Vergunningen’ staat gepland in de periode vanaf de tweede helft van 2013 tot en met het eerste kwartaal van 2014


22

i-NUP

Bijlage Overzicht na zeven i-NUP rapportages: 1. Sinds de start van het Programma (2009) zijn de volgende veertien projecten opgeleverd:

Projectnummer

Projectnaam

Opgeleverd

1 2 4 5 8 12 13 14 15 19 Overig

Basisregistratie Personen (GBA) - Afgerond en vrijwel opgeleverd BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) Invoering Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen (DURP) Basisregistratie Kadaster (afname) Wet Informatie-uitwisseling ondergrondse netten (WION) Samenwerkende catalogi Digitaal WMO-loket Vermindering administratieve lasten Raad op Internet Optimalisatie website - Landelijk Digitaal loket Schoolverlaters - Digikoppeling (voorheen Overheids Servicebus) - Gemeenschappelijke ontsluiting Basisregistraties (GOB) - Invoering Verwijsindex Risicojongeren (VIR)

2013 2012 2010-II 2013 2013 2009-I 2011-I 2011-2 2009-I 2012 2010-II 2011-I 2011-I 2012

2. Projecten die goed op schema liggen:

Projectnummer Projectnaam 3 6 7 9 10 11 16 17 18 Overig

Basisregistraties WOZ - Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) - Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen Basisregistratie Bedrijven / Nieuw Handelsregister (afname) - Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen Implementatie Mid-Office - Wordt medio 2013 opgeleverd: is gekoppeld aan project 17 Implementatie Document Management Systeem (DMS) -Wordt 2013 formeel opgeleverd Invoering Wabo (omgevingsvergunning) –Vrijwel afgerond, financieel nog niet opgeleverd TenderNed (landelijk elektronisch aanbestedingssysteem) Klantcontactcentrum (KCC) - Waterland heeft Antwoord© - Zowel organisatorisch als bouwkundig vrijwel afgerond en opgeleverd Ontsluiten historische informatie - Gestart als regionaal project - Antwoord voor Bedrijven - Verwachte realisatie in 2013 - MijnOverheid.nl - Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen. Oplevering 2015 - E-herkenning (DigiD) bedrijven - Verwachting is opzet tweede helft van 2013 - Digimelding (voorheen TerugMeld-Faciliteit) - Verwachte realisatie in 2013

3. Vertraagde projecten:

Projectnummer Projectnaam

Opmerkingen

Overig

Het Wkpb-register is sinds mei 2011 volledig actueel. Het is nog steeds onduidelijk of en in welke vorm er een tweede tranche van de Wkpb komt; Door het intrekken van de huishoudtoets Wet Werk en Bijstand moet het e-formulier voor aanvragen op grond van die wet opnieuw worden aangepast. De verwachting is dat dit nieuwe eformulier voor 1 juli 2013 klaar is

- Doorontwikkeling Wet Kenmerkende Publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb) - Digitaal Klantendossier (DKD)


23

i-NUP

4. Nog niet gestarte projecten:


Opmerkingen

1a Overig

Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen Afhankelijk van landelijke ontwikkelingen

Register niet-ingezeten DigiD Machtigen

5. Te verwachten projecten (i-NUP-2):


Opmerkingen

2-1

Nog geen projectopdracht. Deze Basisregistratie moet op 1-1-2015 in werking getreden zijn

Basisregistratie Ondergrond (BRO)


24

i-NUP

Zevende bestuurs- en managementrapportage

Recommend Documents